PROYECTO“PROCEDIMIENTOS PARA BAJAS DE LOS BIENES MUEBLES DEL

FOSCECMI”

I. Finalidad y Alcances

El presente Documento tiene como finalidad, establecer los procedimientos para las bajas de bienes muebles, orientados a lograr una administración ordenada, simplificada y eficiente. II. Órgano Responsable ilidad

Las disposiciones aprobadas en el presente Procedimientos son de responsabilidad, de la Junta Directiva y la Gerencia. el Jefe de Administración del FOSCECMI. No no hay administrador

Responsabilidad de la Gerencia de FOSCECMI

La Gerencia del FOSCECMI es el órgano responsable de la Administración de los bienes patrimoniales del FOSCECMI y deberá cumplir con las siguientes funciones específicas.

1. Administrar, controlar, disponer el registro de bienes, cautelar y fiscalizar el patrimonio mobiliario del FOSCECMI.

2. Aprobar el alta y baja de bienes y la disposición final de los bienes muebles de Propiedad del FOSCECMI.

3. Coordinar con la oficina de contabilidad - Control Patrimonial para ver estado los valores en libro de bienes, para posteriormente proceder a la baja definitiva.

4. Ejecutar los procedimientos establecidos para la baja y enajenaciones de los bienes en desuso del FOSCECMI.

5. Realizar las acciones administrativas correspondientes para el alta y/o la baja de los bienes en desuso del FOSCECMI, en coordinación con la Comisión de baja.

6. La Resoluciones que aprueben la transferencia de bienes dados de baja, serán notificadas por la Gerencia del FOSCECMI.

III. De los bienes muebles sujetos a la aplicación

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Están sujetos a las disposiciones del presente Procedimientos:

3.1. Aquellos bienes tangibles que reúnan las siguientes características: 3.1.1. Existencia útil estimada mayor de un año. 3.1.2. Son Objeto de acciones de mantenimiento y/o reparación. 3.1.3. Son inventariables. IV. De los bienes no sujetos a la aplicación

No estarán sujetos al presente Procedimientos:

4.1. Los bienes adquiridos con la finalidad de ser donados en forma inmediata a aquellos adquiridos con el fin de ser entregados a terceros en cumplimiento de los fines institucionales. (no se entiende)

4.2. Los repuestos, herramientas y accesorios. 4.3. Los bienes decomisados, incautados o embargados en cumplimiento de las

normas administrativas vigentes.

V. Procedimientos para baja de bienes muebles

5.1. Nombramiento de la Comisión de Baja de bienes muebles

La Comisión de Baja será nombrada anualmente por la Junta Directiva en la cual deberá incluirse un miembro del Consejo de Vigilancia como órgano de control.

5.2. La Administración deberá contar con un espacio físico de bienes para la ¿ baja. ¿

5.3. La BajaLa baja es el procedimiento que consistente en la extracción física y contable de bienes patrimoniales de la institución. Se autoriza mediante Acuerdo de Junta Directiva con indicación expresa de las causales que la originaron.

5.4. De las Causales para la baja de bienes

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Son causales de Baja de Bienes las siguientes:

5.4.1. Causal por Excedencia del bien

El Jefe de la oficina área o responsable de la unidad orgánica a la que se encuentra asignado el bien, presentará un informe Técnico, a la Gerencia (al Jefe de Administración (No), en el cual se indicará el estado de conservación del bien y explicará la razón del porque éste no será usado en las labores propias del área. La Gerencia (El Jefe Gerente de Administración (No) remitirá los (el) informes a la Comisión de Baja, una vez al año cuando se haya designado la comisión de baja, para la verificación y conformidad de los informes. En el caso de bienes declarados excedentes por haber desaparecido las condiciones que originaron su adquisición, se recomendará el destino del bien, siendo necesaria la tasación correspondiente, en caso se decida su venta.

5.4.2. Causal por Obsolescencia

La calificación de obsolescencia técnica recae en los bienes que encontrándose en condiciones operables, en posesión real y uso de la entidad no permiten un mejor desempeño de las funciones inherentes a ellas. Para calificar la obsolescencia se emplearan, entre otros criterios, los siguientes: 5.4.2.1. Carencia de repuestos por cambio de tecnología. 5.4.2.2. Variación y nuevos avances tecnológicos.

5.4.3. Causal por Mantenimiento Antieconómico y/o Reparación Excesivamente

Oneroso del Bien.

Se requerirá de un informe técnico en el cual se indicará el monto de la reparación a efectuar y la disponibilidad de los repuestos a utilizarse. Las solicitudes de baja se sustentarán en informes técnicos emitidos por personal especializado o avalados por un profesional en la materia, en los que se indicarán en forma detallada, las características generales del bien, el estado actual, el motivo de la baja y el costo aproximado de reparación o mantenimiento del bien.

5.4.4. Cualquier otra causa justificable debidamente sustentada.

Las cuales deberán estar debidamente sustentadas justificada en un informe técnica que sustente la causal no prevista.

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Los Jefes y/o Encargados están obligados bajo responsabilidad a informar y poner a disposiciones de la Gerencia (Jefe de Administración) los bienes en desuso indicando la causal de dicha disposición. 6. Solicitud de Baja

Los Jefes y/o Encargados de la Institución remitirán a la Gerencia (Jefe de Administración) sustentado con sus correspondientes documentos probatorios; en caso de no estarlo, serán devueltas y este lo remitirá a la comisión de baja de bienes muebles.

7. La Comisión ¿ (Administración) verificará la ubicación física, tenencia y tomará muestra fotográfica, para el Expediente administrativo para la baja de bienes y remitirá al Responsable de Inventario de Activos fijos muebles el cuadro para corroborar el código patrimonial, si se encuentran registrados en el activo de la institución.

8. Expediente Administrativo para baja de bienes

La Comisión de Baja es responsable de verificar que el Expediente Administrativo contenga la documentación de los bienes muebles a dar de baja: 8.1. La solicitud del Jefe o Funcionario responsable del Área usuaria solicitando la baja del bien. 8.2. Muestra fotográficas de los bienes a darse de baja.8.3. Relación de bienes con las descripciones y características de cada uno,

estado de conservación, ubicación, Código Patrimonial , de ser el caso. 8.4. Informe Técnico. 8.5. Acuerdo de la Junta Directiva que aprobó la baja de los bienes.

La Comisión de Baja, por intermedio de especialistas evaluará el informe conforme lo dispone el Numeral 9 del presente procedimiento. 9. Evaluación de la solicitud de baja.

La Comisión de Baja estudiará y analizará el informe a que se refiere el numeral precedente y de ser el caso, pudiendo solicitar información adicional al Jefe y/o encargado usuaria, si el caso lo amerita. De encontrarlo conforme elaborará el acta en donde se recomiende la baja de aquellos bienes sobre los

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cuales recae alguna de las causales previstas para dicho fin en el presente Procedimiento.

El expediente administrativo con el acta de conformidad mencionada en el párrafo precedente y los antecedentes respectivos serán remitidos al Jefe de Administración y este al Gerente General para la aprobación ante la Junta Directiva.De ser observados, previa devolución de los antecedentes, procederá a su reconsideración o a su confirmación debidamente fundamentada, devolviéndolos para el Gerente General lo ponga a consideración de la Junta Directiva para su aprobación mediante el acuerdo respectivo.

10. Documentación Sustentatoria para la baja de bienes muebles.

Culminado el acto administrativo de aprobación de la baja de bienes, el Gerente General deberá remitir el Expediente Administrativo acompañando el Acuerdo de la Junta Directiva al Jefe de Administración, asimismo deberá remitir a la oficina de contabilidad memorándum autorizando la baja de bienes para que realicen los ajustes contables en el Sistema de Contabilidad CONCARD.

11. EL Gerente General con el Administrador deberá proponer a la Junta Directiva los procesos de comercialización, donación y destrucción de los activos fijos según corresponda.

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