Mata Kuliah : Manajemen Proek Citra Buana Indonesia Cab. CidurugNama Mahasisa : Bebed Jubaedillah Kelas : KA9/B1

Proyek Sistem Informasi Kesekretariatan

Ruang Lingkup Sekretaris adalah sebuah profesi yang dituntut adanya profesionalitas. Dikatakan sebuah profesi karena pekerjaan yang dilakukan berhubungan dengan orang lain. Dikatakan profesi yang membutuhkan profesionalitas, karena pekerjaan sekretaris juga terikat oleh tuntutan profesionalitas dan terikat pada kode etik sekretaris. Secara umum tugas-tugas sekretaris yang dijalankan adalah menerima telepon, melaksanakan korespondensi, menyimpan dokumen atau arsip yang dinilai penting, menerima tamu-tamu pimpinan, membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan relasi maupuun kegiatan lainnya, menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya, bertindak sebagai perantara pimpinan dan bawahan, mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dan bawahan, menemani pimpinan dalam pertemuan penting dan menyusun sambutan atau pidato untuk pimpinan dan bahkan menjadi salah satu dasar dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan keuangan. Dalam menjalankan tugasnya seorang sekretaris memerlukan sarana dan prasarana agar dapat bekerja secara efisien. Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif. Dalam pelaksanaan Proyek Sistem Informasi Kesektretarian juga melingkupi beberapa infomasi yang harus menjadi landasan dalam pembuatan sistem, yakni terintegrasi/mencakup : Modul Kepegawaian

a. Sub Modul menambahkan data kepegawaian dalam perusahan, menambahkan detail pegawai dari mulai Nama, tempat tanggal lahir, anggota keluarga dan lain lain

b. Sub Modul Hapusc. Sub Modul Editd. Sub Modul Recorde. Sub Modul Absensi Pegawaif. dst (disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan)

Modul Tata Usaha a. Sub Modul kebutuhan rumah tangga kantorb. Sub Modul Penilaian Kepegawaianc. Sub Modul Surat Masukd. Sub Modul Surat Keluare. Sub Modul Disposisi Suratf. Sub Modul Modul Pengumumang. dst (disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan)

Modul Evaluasi Pelaporan a. Sub Modul Evaluasi Pelaksanakan Pekerjaan

Mata Kuliah : Manajemen Proek Citra Buana Indonesia Cab. CidurugNama Mahasisa : Bebed Jubaedillah Kelas : KA9/B1

b. Sub Modul Laporan Pekerjaanc. Sub Modul Laporan Kepegawaiand. Sub Modul Evaluasi Kepegawaiane. dst (disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan)

Modul Keuangana. Sub Modul Tentang informasi Forecastb. Sub Modul Investasi c. Sub Modul Budget Modal d. Sub Modul Kinerja Keuangna e. Sub Modul Financingf. Sub Modul Budget Modal g. Sub Modul Financial Budget

Tujuan Proyek Tujuan Proyek ini adalah untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan aktifitas kesekretaritan dalam perusahaan XY, yang akan mempermudah perusahaan dalam pembuatan laporan pegawai, keperluan tata usaha, pelaporan pelaksanaan pekerjaan, budgeting dan kemudahan-kemudahan untuk karyawan yang menjadi inplementasinya adalah kelancaran perusahaan.

Faktor Keberhasilan Proyek Keberhasilan proyek ini tergantung dari unsur berikut ini : Komitmen dan Dukungan Pihak Managemen Komitmen dan Dukungan dari tim proyek Ketersediaan Sumber Daya Manuasia sesuai dengan kompetensi masing-masing Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi) Disiplin dalam pelaksnaan peroyek sesuai dengna run down proyek Tersedianya semua fasilitas proyek yang sesuai dan memadai

Keuntungan yang diharapkanBeberapa keuntungan yang diharapkan dalam membangun sistem informasi kesekertariatan : Lebih mudah dalam melihat Cash Flow keuangan yang berkaitan dengan masalah penggajihan,

kebutuhan perusahaan, dan hal lain yang berkaitan dengan keungan Lebih mudah melakukan monitoring/pengawasan terhadap kinerja pegawai Dengan kinerja yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan produktivitas perusahaan Pertanggungjawaban perusahaan terhadap Karyawan (dalam hal penggajian) akan lebih mudah

Mata Kuliah : Manajemen Proek Citra Buana Indonesia Cab. CidurugNama Mahasisa : Bebed Jubaedillah Kelas : KA9/B1

Jadwal Proyek

Untuk melakasanakan Proyek Pembangunan Informasi Kesekretariatan ini memerlukan waktu kurang lebih 12 bulan atau satu tahun dengan rincian pekerjaan sebagai berikut :

NO Deskripsi Tugas/Pekerjaan Task Durasi (Hari Kerja) Mulai Selesai 1 . Analisa dan Desain Sistem 60 01-06-2015 30-07-20152. Desain Aplikasi 45 31-07-2015 13-09-20153. Programing 90 14-09-2015 13-12-20154. Testing Program 30 14-12-2015 14-01-20165. Instalasi program 10 15-01-2016 25-01-20166. Trainin dan Dokumentasi 90 26-01-2016 26-04-20167. Maintenant 14 27-04-2016 10-05-20168. Administrasi Pelaporan Proyek 25 06-05-2016 31-05-2016

Mata Kuliah : Manajemen Proek Citra Buana Indonesia Cab. CidurugNama Mahasisa : Bebed Jubaedillah Kelas : KA9/B1

Rencana Anggaran Biaya Proyek

Total rencana anggaran yang diserap dalam pelaksanaan tugas pembuatan Sistem Informasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

NO Deskripsi Tugas/Pekerjaan Task Durasi (Hari Kerja)

Biaya Pokok Biaya Lain Total

1 . Analisa dan Desain Sistem 60 1.000 jt 500 jt 1.500 jt2. Desain Aplikasi 45 1.000 jt 1.000 jt3. Programing 90 3.850 jt 3.850 jt4. Testing Program 30 500 jt 500 jt5. Instalasi program 10 550 jt 550 jt6. Training dan Dokumentasi 90 500 jt 500 jt7. Maintenant 14 1.500 jt 1.500 jt8. Administrasi Pelaporan Proyek 25 600 jt 600 jt

Total 10.000 jtTotal Rp. 10.000.000 (sepuluh milyar rupiah)