PROVEDBA UGOVORA O PRUŽANJU USLUGA - Napredni trening-

Sadržaj

• Uvod (definicija, glavni sudionici) • Početak provedbe ugovora • Upravljački odbor • Izvješćivanje (vrste izvještaja, obrasci, procedure) • Stručnjaci (ključni i ostali stručnjaci) • Popratni troškovi (vrste troškova, procedura odobrenja) • Izmjene/dodaci ugovoru (addendum + administrative order) • Vidljivost projekta • Sporovi i mirenje • Plaćanje (interna praksa SAFU) • Korisne poveznice • Zaključak • Kontakt

5.9.2013.

Što podrazumijeva “provedba”?

Upravljanje projektom Učinkovito upravljanje financijskih sredstvima Postizanje rezultata i ispunjavanje ciljeva propisanih

ugovorom Praćenje i izvještavanje o provedenim aktivnostima i

rezultatima

Ključna faza projekta –

realiziraju se (isporučuju) planirani rezultati

Glavni sudionici

Ugovaratelj

Krajnji korisnik – Jedinica za

provedbu projekta (JPP)

Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata EU

(SAFU)

Ministarstvo regionalnog razvoja i

fondova EU

Početak provedbe ugovora

POČETAK PROVEDBE: (ČL. 4 SC) unutar 3 mjeseca nakon potpisa ugovora izdaje se nalog za

početak / Commencement order (CO)

PRVO PLAĆANJE Pre-financing payment

KICK-OFF SASTANAK unutar 1-2 tjedna od početka provedbe

POČETNI PERIOD 4 - 8 tjedana (ToR, 4.2.)

POČETNO IZVJEŠĆE neposredno nakon početnog perioda, 4.2. ToR – sastanak

upravljačkog odbora (Project Steering Committee)

Sastanak upravljačkog odbora

Periodičko praćenje napretka i izvršenja projekta

Strateške odluke na razini projekta

Razgovor o problemima i preporuke

Predstavnici institucija (ugovaratelj, korisnik, SAFU, MRRFEU)

Svakih 3/6 mjeseci rasprava o napretku

Najčešće vezani uz izvješća (Inception, Interim, Final)

Izvješćivanje

čl. 26 Općih uvjeta ugovora

1. Izvješće o zatečenom stanju Inception report Neposredno nakon početnog perioda (ToR 4.2.) Nije vezano uz plaćanje Komentira se na prvom sastanku upravljačkog odbora

2. Polugodišnje izvješće o napretku Interim progress report

3. Završno izvješće Final report

Izvješće o zatečenom stanju SADRŽAJ I OBRAZAC Priručnik za JPP-e, (D - Contract Implementation_ Management

of the Contracts 5.4\Annexes) D - Annex D1 - Project Report Templates Aktivnosti su u Opisu poslova 4.2. Specific activities. samo narativni dio

ROK ZA DOSTAVU Opis poslova (Terms of Reference), 7. Reporting

SUGLASNOST VODITELJA PROGRAMA Priručnik za JPP-e, (D - Contract Implementation_ Management

of the Contracts 5.4\Annexes) D - Annex D4 - Project Report submission sheet

SLUŽBENO ODOBRENJE - SAFU 45 dana od službene dostave (GC, čl. 27)

Polugodišnje izvješće o napretku

SADRŽAJ I OBRAZAC (ToR, 7. Reports, Priručnik za JPP-e, D - Contract Implementation_

Management of the Contracts 5.4\Annexes)

D - Annex D1 - Project Report Templates

narativni dio – ToR

financijski dio – račun, mjesečne liste, popratni troškovi, revizorsko izvješće, račun za revizorsko izvješće (GC. 27)

rok za dostavu 6 mjeseci

Polugodišnje izvješće o napretku

SUGLASNOST VODITELJA PROGRAMA Priručnik za JPP-e, Priručnik za JPP-e, D - Contract

Implementation_ Management of the Contracts 5.4\Annexes

D - Annex D4 - Project Report submission sheet

Polugodišnje izvješće o napretku

SLUŽBENO ODOBRENJE

SAFU 45 dana od službene dostave (GC, čl. 27)

PLAĆANJE

45 dana nakon odobrenja (GC, čl. 27)

Završno izvješće

SADRŽAJ I OBRAZAC (ToR 7. Reports, Priručnik za JPP-e, D - Contract

Implementation_ Management of the Contracts 5.4\Annexes)

D - Annex D1 - Project Report Templates

narativni dio – ToR

financijski dio – račun, mjesečne liste, popratni troškovi, revizorsko izvješće, račun za revizorsko izvješće (GC. 29)

Popratna dokumentacija vezana za provedbu (izvještaji o izvršenim treninzima, ostvarenim rezultatima i sl.)

Završno izvješće

ROK ZA DOSTAVU IZVJEŠĆA Nacrt – ne kasnije od 1 mjeseca od kraja provedbe. Unutar 1 mjeseca od primanja komentara na nacrt završnog

izvješća

SUGLASNOST VODITELJA PROGRAMA Priručnik za JPP-e, D - Contract Implementation_ Management of

the Contracts 5.4\Annexes D - Annex D4 - Project Report submission sheet

ROK ZA ODOBRAVANJE – 60 dana (GC, čl. 27)

SLUŽBENO ODOBRENJE – SAFU

PLAĆANJE – 45 dana nakon odobrenja (GC, čl. 29)

Obrasci za izvještaj (inception)

Executive Summary 1. Implementation Framework 2. Overall Work Plan (entire project duration) 3. Detailed Work Plan (next implementation period) 4. Sustainability (background and present situation) 5. Conclusions & Recommendations Annexes Updated Log Frame Updated Implementation Schedule Overall Work Plan Resource Schedule for the entire period Annual (or 6 monthly, or quarterly) Work plan Annual (or 6 monthly, or quarterly) Resource Schedule General estimation for use of Incidental expenditure for the entire period

Obrasci za izvještaj (interim)

Executive Summary 1. Implementation Framework 2. Project Performance and Impact 3. Detailed Work Plan (next implementation period) 4. Sustainability (progress towards sustainability) 5. Conclusions & Recommendations Annexes Updated Log Frame Updated Implementation Schedule Updated Overall Work Plan Updated Resource Schedule Annual (or 6 monthly, or quarterly) Work plan Annual (or 6 monthly, or quarterly) Resource Schedule Summary of the Incidental expenditure for previous period General estimation of the Incidental expenditure for the next period

Obrasci za izvještaj (final)

Executive Summary 1. Implementation Framework 2. Project Performance and Impact 3. Sustainability (measures undertaken and prospects for sustainability) 4.Conclusions & Recommendations Annexes Updated Log Frame Updated Implementation Schedule Updated and final Overall Work Plan Updated Resource Schedule Updated Annual (or 6 monthly, or quarterly) and final Work plan Summary of the Incidental expenditure for entire period of project duration

Odobrenje izvještaja

Obavezno dostaviti uz

dopis s kojim se izvještaj:

- odobrava

- vraća sa komentarima

Izvještaj ne mijenja ugovor!!!

Ključni stručnjaci (key experts)

Tražena ekspertiza definirana opisom poslova Predmet su ocjene odbora za ocjenjivanje tijekom postupka

ocjenjivanja ponuda Životopisi čine sastavni dio ugovora (aneks IV) Nije potrebno tražiti odobrenje voditelja projekta za njihov

rad Izmjena ključnog stručnjaka zahtjeva dodatak ugovoru

(addendum): U slučaju smrti, bolesti ili nezgode stručnjaka U slučajevima izvan kontrole ugovaratelja (otkaz) U slučaju da izmjenu zahtjeva ugovarateljno tijelo / korisnička

institucija Novi stručnjak mora zadovoljiti iste kriterije kao i zamijenjeni

stručnjak.

Ostali stručnjaci (other experts)

GC, čl. 16.1, 16.4. c Junior ili Senior short term experts / non-key experts

Nisu predmet ocjenjivanja tijekom postupka ocjenjivanja ponuda, ne moraju biti priloženi ponudi i ne čine sastavni dio ugovora

Konzultant predlaže stručnjake krajnjem korisniku i ugovarateljnom tijelu tijekom provedbe ugovora.

Ugovarateljno tijelo provjerava minimalne zahtjeve određene Opisom posla (6.1.2. Other experts) i odobrava njihovo sudjelovanje/rad na projektu (broj dana, period, lokaciju)

Voditelj projekta odobrava rad ostalih stručnjaka tijekom provedbe projekta

Ostali stručnjaci (other experts)

Izmjena ostalih stručnjaka ne zahtjeva dodatak ugovoru (addendum)

SAFU mora biti obaviješten o novim stručnjacima (2 tjedna prije)

Službeni pismeni zahtjev od strane ugovaratelja uz pismo

suglasnosti krajnjeg korisnika (ugovaratelj korisnik SAFU)

životopis, broj dana, period rada, aktivnosti na kojima će stručnjak raditi te pozicija

• Postotak radnih dana provedenih u Hrvatskoj • Timesheets (obrazac – Priručnik za JPP-e, annex D5) – dostavljaju se

na mjesečnoj bazi

• Potpisi timesheeta – Voditelj projekta, stručnjak i voditelj programa institucije krajnjeg korisnika

• Svi stručnjaci (ključni i ostali) se se upisuju u satima, a zaokružujemo ih na dane na kraju mjeseca

• Javni službenici i ostalo osoblje javne administracije zemlje korisnice ne mogu raditi na projektu ukoliko Europska Komisija ne izda prethodno odobrenje.

Ostali stručnjaci (other experts)

Ostali stručnjaci (III)

Timesheet moraju potpisati: Stručnjak

Voditelja projektnog tima

(team leader)

Voditelj programa

Popratni troškovi (I)

Svi troškovi projekta osim troškova stručnjaka i troška revizije: • iznajmljivanje dvorana za treninge, • audio-video oprema • usluge cateringa, • tiskanje materijala, • prijevod / interpretacija • studijska putovanja i popratni troškovi • putovanja stručnjaka unutar zemlje i sl. • materijali za osiguranje vidljivosti (brošure, letci)

Definirani su u opisu poslova (ToR 6.5.), + iznos ukupnih troškova.

Zabranjeno kupovanje opreme iz proračunske stavke

Za sporedne troškove koji nisu definirani opisom poslova kao aneksom II ugovora potreban je dodatak ugovoru (addendum) ili administrativno odobrenje (ovisno o zahtjevu)

Popratni troškovi (II)

Nakon usuglašavanja zahtjeva za odobrenjem sporednih troškova s krajnjim korisnikom zahtjev se šalje u SAFU na privremeno odobrenje prije nastanka troška (ugovaratelj korisnik SAFU)

Sporedni troškovi moraju biti u skladu s točkom 6.5 ToR-a

Privremeno odobrenje, finalno odobrenje s odobrenjem

financijskog dijela izvješća

Popratni troškovi (III)

Preporuka: detaljnu tablicu s planiranim troškovima dostaviti u Izvješću o zatečenom stanju (inception report)

Za studijska putovanja i treninge dostaviti plan, proračun i listu sudionika (1 mjesec prije predviđene aktivnosti)

Izmjene/dodaci ugovoru (I)

Izmjene ugovora (čl. 20 Općih uvjeta ugovora) Administrativno odobrenje: manje izmjene koje ne utječu na svrhu projekta odobrenje ostalih stručnjaka (non-key experts) izmjena pod-aktivnosti uvjetno odobrenje korištenja popratnih troškova (incidental

expenditure) nije moguće produžiti provedbu projekta potrebna suglasnost korisnika (ugovaratelj korisnik SAFU) stupa na snagu danom izdavanja dopisa

Izmjene/dodaci ugovoru (II)

Addendum – dodatak ugovoru Potrebna je suglasnost korisnika Stupa na snagu danom zadnjeg potpisa Addenduma Značajne izmjene ugovora (GC, čl. 20.1) trajanje provedbe, ugovoreni iznos, ključni stručnjaci

(GC, čl.17)

Procedura pripreme i potpisa dodatka ugovoru jednaka je kao i za sam ugovor – pravovremeno dostavljanje zahtjeva u SAFU, detaljno obrazloženje razloga za izmjenu, suglasnost korisničke institucije

Izmjena se ne može odobriti retroaktivno

Vidljivost projekta

Definirana općim uvjetima ugovora (GC, čl. 7.7)

Ugovaratelj dužan osigurati vidljivost financiranja EU, sukladno pravilima propisanim u priručniku o vidljivosti EK ‘Komunikacija i vidljivost – Priručnik za vanjske aktivnosti EU’

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manual_en.pdf

JPP uključena

Visibility event(s) (početni i završni sastanak) – ToR

‘Priručnik za jedinice za provedbu projekata’

(D – Contract implementation; 1.9. Visibility Guidelines)

Svi troškovi moraju biti prethodno odobreni (popratni troškovi)

Procjena izvoditelja ugovora

Contractor assessment form for EU-funded service contracts (EuropeAid -> PRAG service annexes > B15 form)

Dostavlja se zajedno sa odobrenjem finalnog izvještaja izvođaču ugovora.

Ocjenjuje se:

Izvedba cjelokupnog ugovora Ostvarivanje ciljeva ugovora (kao što je navedeno u opisu posla) Poštivanje zadanih rokova Kvaliteta usluge

Izvedba pojedinog ključnog stručnjaka

Procjena izvoditelja ugovora

SAFU

Korisnička institucija

(PIU/JPP)

Korisnička institucija

(PIU/JPP)

Procjena izvoditelja ugovora

Navesti sve ključne stručnjake

Ocjenjuje se pojedini ključni stručnjak:

• Odnosi sa korisničkom institucijom

• Pisana komunikacija

• Verbalna komunikacija

• Radni elan i predanost radu

• Dobro upravljanjem poslom

• Osobna učinkovitost

• Tehnička osposobljenost

• Ukupna ocjena

Sporovi (settlement of disputes)

Postupak rješavanja sporova (General Conditions, čl. 40)

Važni koraci: Pokušaj prijateljskog dogovora (amicable meeting) Postupak mirenja pred trećom stranom (conciliation) Pokretanje sudskog spora

Upute za mirenje

Mirenje nije obvezujuće Informacije iznesene u postupku mirenja ne smiju se koristiti van

postupka Pred miriteljem, stranka sama određuje što želi i što ne želi iznijeti pred

drugu stranku Obje stranke moraju svojevoljno pristati na konačni dogovor Prisutni predstavnici stranaka koji imaju moć odlučivanju Rokovi propisani u General Conditions

Plaćanje – interna praksa SAFU

Smjernice na osnovu kojih se vrši planiranje sredstava za ugovore o uslugama:

Predujam (potpis ugovora + 1-2 mj.)

Međuplaćanje (početak provedbe ugovora + 6mj. + 3 mj.)

Završno plaćanje (završetak implementacije + 2 mj. + 3 mj.)

Gore navedene smjernice ne predstavljaju OBVEZU pri planiranju, već

pomoć pri samoj izradi CFF.

Ukoliko je poznato stvarno stanje situacije, ono ima primat u planiranju.

Korisni linkovi

PRAG

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

Dokumentacija za ugovore o uslugama

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do;jsessionid=pqfYQr9BQq2d49xlsv26yPGx2b9nyTdnvvpNFPK9vfpQVXYj4yqq!-1929634082?group=B

Priručnik za JPP-e http://www.safu.hr/hr/Dokumenti

Zaključak

Poznavati i pratiti ugovor

Pravovremeno odrediti „pravila igre” Pravovremeno i pravovremeno reagirati na potencijalni problem

Suradnja svih projektnih partnera ključ je uspješne provedbe

ugovora

Hvala na pažnji!

Denis Matas Voditelj odjela 2 / služba 2

Ured za pripremu i provedbu projekata iz programa IPA I i Prijelaznog instrumenta

- - - SREDIŠNJA AGENCIJA ZA FINANCIRANJE I

UGOVARANJE PROGRAMA I PROJEKATA EUROPSKE UNIJE

Ulica grada Vukovara 284, objekt C 10 000 Zagreb

Tel: +385 1 4591 410 Mail: denis.matas@safu.hr