1

Herinrichting Dijkhuizen Dorpsstraat van Ruinerwold

Van voorlopig ontwerp naar een definitief ontwerp

2 oktober 2014

2

Inhoud

1. Inleiding ........................................................................................................................................... 3

2. Doel .................................................................................................................................................. 4

3. Stakeholders .................................................................................................................................... 4

4. Projectorganisatie ............................................................................................................................ 5

5. Rolverdeling ..................................................................................................................................... 6

6. Processtappen ................................................................................................................................. 7

Definitiefase................................................................................................................................ 7

Aanbestedingsfase...................................................................................................................... 8

Ontwerpfase ............................................................................................................................... 9

7. Risicobeheersing ............................................................................................................................ 10

8. Financiën/Budgetten en budgethouderschap ............................................................................... 11

9. Communicatieplan ......................................................................................................................... 11

10. Planning ......................................................................................................................................... 12

Bijlage 1: Kostenraming

Bijlage 2: Notitie advies projectaanpak

Bijlage 3: Samenvatting herinrichtingsplan Dijkhuizen

DORPSBELANGENVERENIGING RUINERWOLD/BERGHUIZEN

Herinrichting Dijkhuizen is een initiatief van dorpsbelangenvereniging Ruinerwold / Berghuizen

om samen met de gemeente De Wolden tot een nieuwe inrichting van Dijkhuizen te komen.

Dit project is een pilot in overheidsparticipatie.

3

1. Inleiding In het seizoen 2010/2011 heeft Dorpsbelangen Ruinerwold/Berghuizen (DB) de “dorpsvisie

Ruinerwold, Berghuizen en Weerwille” gemaakt en in juni 2011 is deze gepresenteerd aan het

college en leden van de raad van de gemeente De Wolden. Een belangrijk thema uit die dorpsvisie

gaat over Dijkhuizen waarbij als thema’s de leefbaarheid en veiligheid van Dijkhuizen met name voor

de schoolroutes als belangrijke punten worden genoemd. Ook de problemen voor bewoners en

weggebruikers en de niet al te fraaie uitstraling van de weg werden genoemd. De geplande

rioleringswerkzaamheden hebben Dorpsbelangen ertoe aangezet om samen met een brede

klankbordgroep een projectplan op te stellen voor een volledige herinrichting van Dijkhuizen.

Met dit plan verwacht Dorpsbelangen de vanuit het verleden ontstane gevaarlijke situaties op te

lossen en tegelijk de weg voor al haar gebruikers, de bewoners en ondernemers beter bruikbaar te

maken en waar mogelijk het dorpskarakter beter te accentueren.

Het plan dat in september 2013 aan de bevolking kenbaar is gemaakt, voorziet in een gedetailleerd

schetsplan voor de inrichting en een beschrijving van de werkzaamheden die nodig zijn om het plan

te realiseren.

In de raadsvergadering van 26 september 2013 heeft een meerderheid van de gemeenteraad van De

Wolden de plannen voor Dijkhuizen omarmd. Er is uitgesproken dat gekeken dient te worden hoe tot

realisatie kan worden gekomen en dat er geld voor dit plan gevonden moet worden.

Na de presentatie van het plan aan de wethouder heeft het college de herinrichting van Dijkhuizen

aangewezen als pilot voor overheidsparticipatie. Dorpsbelangen heeft het plan met enthousiasme

opgepakt.

In dit plan van aanpak heeft de geformeerde projectgroep de stappen beschreven om van het

voorlopige ontwerp te komen tot uitvoering van de plannen. De directe belanghebbenden wordt

gevraagd om de plannen te bekijken en verbeterpunten aan te dragen. Ook voor de klankbordgroep

blijft hierin een rol weggelegd.

De projectgroep probeert zoveel mogelijk alle financiële mogelijkheden te verkennen en financiële

bijdrages voor dit project te ontvangen, zodat een maximale uitvoering van de plannen gerealiseerd

kan worden.

Wij hopen dat Dijkhuizen een veilige, bruikbare en mooie straat zal worden waar de komende jaren

met veel plezier gebruik van gemaakt gaat worden.

4

2. Doel Doel van dit plan is om dorpsbelangen Ruinerwold/Berghuizen en het gemeentebestuur van De

Wolden te informeren op welke wijze wij tot een definitief plan willen komen. Hierbij gaat het zowel

om de projectorganisatie, het werven van financiering, de planning van het project, de communicatie

en de borging van de kwaliteit.

3. Stakeholders Om tot een door het dorp gedragen plan te komen is het belangrijk om inzicht te hebben in de bij

Dijkhuizen betrokken personen en organisaties en hun belangen. Hiermee kan in de definitiefase de

juiste informatie ingewonnen worden en kan gericht gestuurd worden in de communicatie naar de

diverse stakeholders . De volgende stakeholders zijn betrokken:

Stakeholder Belang

Aanwonenden Dijkhuizen + Molenplein Woongenot, verkeersveiligheid, parkeerruimte

Dorpshuis Uitnodigend, parkeerruimte, verblijfsruimte

Dorpsbelangen Gedragen project, gedelegeerd opdrachtgever

Gemeente De Wolden Opdrachtgever (administratief), eigendom, wegbeheerder,

financiën (raad), politiek

Hulpdiensten Bereikbaarheid, aanrijtijden

Landbouwers (incl. grasdrogerij) Doorstroming, voldoende wegbreedte, doorrijhoogte, beperken

overlast/snelle realisatie

Ondernemers Uitnodigend, parkeerruimte, beperken overlast/snelle realisatie

Ondernemend Ruinerwold Uitnodigend, aantrekkelijke verblijfsruimte, toerisme

Openbaar Vervoer Doorstroming, bereikbaarheid, toegankelijkheid OV, beperken

overlast/snelle realisatie

Inwoners Ruinerwold Verkeersveiligheid, verblijfsruimte, parkeerruimte, dorpskarakter

Scholen Bereikbaarheid, verkeersveiligheid

Schoolgaande kinderen Verkeersveilige inrichting

Stichtingen Gebruiksmogelijkheden, uitvoeringsperiode

Evenementen(terrein) Bereikbaarheid evenement

Diverse (sport)verenigingen Bereikbaarheid

Voetgangers, fietsers en doorgaand

verkeer Verkeersveiligheid, doorstroming en aantrekkelijke verblijfsruimte

5

4. Projectorganisatie Om de herinrichting van Dijkhuizen te organiseren waarbij de gemeente De Wolden participeert in

de plannen van dorpsbelangen is de onderstaande projectorganisatie ingericht. De rollen van de

verschillende organisatieonderdelen wordt in hoofdstuk 5 toegelicht.

Dorpsbelangen heeft gekozen om het werk te realiseren in bouwteamverband. De overwegingen

hiertoe en de wijze waarop dit bouwteam tot stand komt staat beschreven in bijlage 2.

Voor het werken in het bouwteam worden de verplichtingen van de opdrachtgever en

opdrachtnemer vastgelegd in een bouwteamovereenkomst.

Hierin dient in ieder geval opgenomen te zijn:

• Afbakening verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden;

• Van toepassing zijnde algemene voorwaarden;

• Prijsvorming en gunning van de opdracht;

• Beëindiging van de opdracht.

Dorpsbelangen

Projectgroep

Projectleider

Aannemer

Klankbordgroep Landschapsarchitect

Gemeente

Bouwteam

6

5. Rolverdeling Om te komen tot een definitief plan zijn en worden diverse partijen betrokken. Hierbij vervullen ze

de volgende rol:

Dorpsbelangen: Draagt zorg voor een plan dat past binnen de dorpsvisie van Ruinerwold.

Initiatiefnemer project. DB is in lead voor de realisatie van het project.

Gedelegeerd opdrachtgever1. Zoekt de dekkingsmiddelen voor het project. Is

verantwoordelijk voor het ontwerp en een deugdelijke uitvoering van het

project. Deze verantwoordelijkheden worden door respectievelijk

goedkeuring van de gemeente op het definitieve ontwerp en de acceptatie

van het opgeleverde werk overgenomen. Besteed het werk passend binnen

het gemeentelijk aanbestedingsbeleid aan.

Gemeente: De gemeente is formeel opdrachtgever. Gemeente faciliteert. Verleent de

goedkeuring op de verschillende onderdelen van het plan

(aanbestedingsvorm, p.v.e, definitieve ontwerp, oplevering van het werk) .

Neemt het werk na goedkeuring over. Legt verantwoording af aan de

subsidiënt. De gemeenteraad stelt de middelen beschikbaar.

Projectgroep: Vormt het dagelijks bestuur van dit project. Hierin zitten de interne

opdrachtgever en de projectadviseur bij de gemeente, een

vertegenwoordiging van de ondernemers, een vertegenwoordiging namens

de bewoners en een vertegenwoordiger namens DB.

Projectleider: De dagelijkse vertegenwoordiger van de projectgroep. Voert directie namens

DB.

Klankbordgroep: Deze grotere groep vertegenwoordigd meerdere belangengroepen uit het

dorp. Hierin zitten onder andere aanwonenden, verkeersouders,

ondernemers, landbouwsector, busmaatschappij. Deze groep geeft

richtinggevend advies aan het ontwerp.

Landschapsarchitect: Werkt het voorlopig ontwerp uit naar een definitief ontwerp. Verwerkt

hiervoor de opmerkingen uit de verschillende afstemmingen met

stakeholders.

Civieltechnisch adviseur: Draagt bij aan een realiseerbaar definitief ontwerp. Adviseert de

projectgroep over de constructie van de weg en de detailuitwerkingen.

Stelt de contractdocumenten op. Heeft tijdens de uitvoering een

controlerende taak.

1 Door gedelegeerd opdrachtgeverschap kan DB de lead nemen op de uitvoering van het project. De

verantwoordelijkheid blijft daarbij bij de formeel opdrachtgever liggen. Op belangrijke momenten worden de

tekeningen/documenten ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeente. Door al dan niet in te stemmen met

deze plannen kan de gemeente sturen op de gevraagde kwaliteit.

7

Communicatiemedewerker: Draagt onder andere zorg voor het opstellen, coördineren en (mede)

uitvoeren van het communicatieplan. Zij redigeert teksten en verzorgt de

berichtgeving over bijvoorbeeld de voortgang en ontwikkelingen van het

project.

Projectadviseur: Is namens de gemeente nauw betrokken bij dit project. Draagt zorg voor de

vragen vanuit de projectorganisatie aan de betrokkenen binnen de

gemeentelijke organisatie. Adviseert over de wijze waarop de verschillende

fases in het proces worden doorlopen. Vraagbaak over de gemeentelijke

kwaliteitscriteria. Draagt zorg voor de betaling van de door de projectgroep

goedgekeurde nota’s. Bewaakt de subsidievoorwaarden.

Aannemer: Denkt mee en adviseert in een efficiënt ontwerp van het definitieve

plan. Beprijst het definitieve plan. Realiseert het plan. Vanaf de aanbesteding

vormt de aannemer samen met de projectgroep het bouwteam.

6. Processtappen In het reeds doorlopen traject om te komen tot een projectplan is gekozen voor een duurzame

inrichting. Gebakken klinkers, duurzame wegconstructie, en streekeigen bomen en groen. Tevens is

hierbij de aansluiting gevonden met de bouwplannen van het dorpshuis/bibliotheek.

Definitiefase

In deze fase worden de in het projectplan gestelde en mogelijk ook aanvullende randvoorwaarden

(verkeerskundig, welstandseisen, groen- en civieltechnisch, financieel, planologisch, vergunningen

e.d.) vastgesteld. De kwaliteit van het werk wordt vastgelegd in functionele eisen.

Een aantal vragen liggen nu voor die tot een definitief plan gaan leiden. In de definitiefase worden

deze vragen ingevuld. Een aantal zijn concreet te noemen:

Welke materialen passen we nou precies toe (kleur, formaat), waar worden de perrons van bushalte

dorpshuis ingepast, waar komen bomen en parkeerplaatsen, wordt er in de uitvoering van het

project gekozen voor een fasering in de uitvoering.

Om verderop in het proces voldoende informatie te hebben is het belangrijk dat in deze fase de

afstemming met de gebruikers/stakeholders plaats vindt. Hierbij gaat het niet alleen over de wensen

maar ook over het inventariseren van risico’s. Sommige vragen zullen in het interactieve proces met

belanghebbenden ontstaan en worden beantwoord.

In deze fase wordt de gemeente gevraagd het plan te toetsen op kwaliteit en vergunningen. Daarna

kan de gemeente de benodigde verkeersbesluiten gaan voorbereiden.

8

Activiteit Actoren Terugkoppelen

Communicatie met stakeholders waarin middels het

gericht stellen van vragen duidelijkheid ontstaat over de

wensen waarmee invulling kan worden gegeven aan het

programma van eisen. Boomplaatsen en parkeerplaatsen

afstemmen met aanwonenden.

Projectgroep

Landschapsarchitect

Communicatie

Klankbordgroep

Afstemming met de gemeente over toetsen plan op

kwaliteit (verkeerskundig, vormgeving, techniek) en

vergunningen (bestemmingsplan, wet geluidhinder).

Voorbereiden verkeersbesluit.

Projectgroep

Verkeerskundige

Stedenbouwkundige

Wegbeheerder

Beleidsmedewerker RO

Projectgroep

De projectgroep doet een risico-inventarisatie en stelt

hiervan een document op met beheersmaatregelen. Projectgroep Gemeente

Resultaat

Een door de bewoners en gebruikers gedragen voorlopig ontwerp met een programma van eisen. Op basis van

dit document wordt het voorlopig ontwerp uitgewerkt tot een technisch uitvoerbaar definitief ontwerp. De

boomplaatsen en parkeerplaatsen zijn voor 75% afgesproken. Er is een analyse gemaakt van de risico’s en

bijbehorende beheersmaatregelen. Op basis van de genoemde resultaten wordt gekeken of dit definitieve

ontwerp gevolgen heeft voor de raming bij het voorlopig ontwerp.

Aanbestedingsfase

In deze fase wordt een aannemer geselecteerd om zitting te nemen in het bouwteam. Deze selectie

vindt plaats door een meervoudig onderhandse aanbesteding onder 3 aannemers. Hiervoor worden

EMVI criteria geformuleerd. Prijs is een van de criteria. Er wordt gegund op waarde. In de op te

stellen selectiecriteria dient nog vastgesteld te worden welke waarde aan de kwaliteit wordt

toegekend. De fase start met het beschikbaar stellen van de contractstukken aan de deelnemers aan

de inschrijving. De fase eindigt met de uitnodiging aan de aannemer met de economisch meest

voordelige inschrijving om middels het ondertekenen van een bouwteamovereenkomst zitting te

nemen in het bouwteam.

Een toelichting op de selectie van de aannemer vind u in bijlage 2.

Activiteit Actoren Terugkoppelen

Opstellen gunningscriteria EMVI (gunnen op waarde). Projectgroep Gemeente

Uittrekken hoeveelheden uit voorlopig ontwerp,

uitwerken raming voorlopig ontwerp Civieltechnisch adviseur Projectgroep

Opstellen bouwteamovereenkomst Projectgroep Gemeente

Kiezen deelnemers aan aanbesteding. Samenstellen

beoordelingscie. Projectgroep Gemeente

Keuze aannemer, ondertekenen bouwteamovereenkomst. Beoordelingscie.

Projectgroep Opdrachtgever

Resultaat

Een ondertekende bouwteamovereenkomst. Een besteksraming die inzicht geeft in de te verwachten

aanneemsom.

9

Ontwerpfase

Ruimtelijke kwaliteit

In deze fase wordt gezocht naar de balans tussen:

• Het gebruik. Wat zijn de huidige eisen?

• Welke (verdwenen) kwaliteit uit verleden vraagt aandacht?

• Welke beeldtaal wordt geciteerd, met andere woorden: waar wordt naar verwezen?

• Welke karakteristieken moeten behouden, versterkt of teruggebracht worden?

• Hoe wordt er bij kwaliteitsaanpassingen omgegaan met toevoegingen?

• Hoe kan het werk ontworpen worden zodat een efficiënte uitvoering mogelijk is?

Technische kwaliteit

Om de gevraagde duurzaamheid te waarborgen wordt in deze fase het definitief ontwerp getoetst

aan de nader uit te werken kwaliteitscriteria.

In de uitwerking naar de uitvoeringstekening wordt een actieve bijdrage van de aannemer in het

bouwteam verwacht. Binnen het bouwteam wordt het plan tot in detail besproken om het

uitvoeringsproces later te kunnen optimaliseren en faalkosten te kunnen beperken. Hierbij gaat het

ook over haalbaarheid, beperken overlast en uitvoeringskosten.

Tekeningen

Als de kwaliteit voldoende duidelijk is wordt gestart met de uitvoeringstekeningen. De volgende

tekeningen worden door de aannemer vervaardigd:

• Een opruimtekening van de bestaande verharding / riolering / groen (schaal 1:500);

• Een tekening met hoogten en grondboringen

• Een tekening van de nieuwe situatie verharding / riolering / groen (schaal 1:500);

• Een tekening met dwarsprofielen / details situatie (schaal 1:100 / 1: 50);

Ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden worden de volgende bijlagen vervaardigd:

• Het maken van een verkeerscirculatieplan; (ook aandacht voor bereikbaarheid)

• Het maken van een verlichtingsplan;

• Het maken van een concept V&G-plan, ontwerpfase;

De uitvoeringstekeningen worden vervaardigd door de aannemer in overleg met de

landschapsarchitect en de civieltechnisch adviseur. De aannemer stemt de producten af binnen het

bouwteam.

De definitieve tekening van de nieuwe situatie dient daarna voorgelegd te worden aan de bewoners.

Een plan door en voor Ruinerwold wordt gedragen door de aanwonenden van Dijkhuizen.

Werkomschrijving en hoeveelheden

Op basis van de vastgestelde definitieve ontwerptekeningen wordt een werkomschrijving met lijst

met hoeveelheden vervaardigd, met hierin opgenomen o.a. de opruimwerkzaamheden, grondwerk,

rioleringen, verhardingen, straatmeubilair en de groenvoorzieningen. De tekeningen,

werkomschrijving en lijst met hoeveelheden worden ter toetsing aan de gemeente aangeboden. Op

basis van eventuele opmerkingen worden de genoemde producten definitief uitgewerkt en

vastgesteld. Er wordt een directiebegroting opgesteld met daarin de definitieve opgave van kosten

en bijkomende kosten. De gemeente accepteert aan het einde van deze fase het definitieve plan en

10

neemt daarmee de verantwoordelijkheid van het definitieve plan over van Dorpsbelangen

Ruinerwold-Berghuizen.

Activiteit Actoren Terugkoppelen

Uitwerken definitief ontwerp. Technische tekening,

beplantingsplan, verlichtingsplan. Boomplaatsen en

parkeerplaatsen definitief vaststellen. Eventuele fasering

vastleggen.

Bouwteam Projectgroep

Actualisatie risicoinventarisatie Bouwteam Projectgroep

Terugkoppeling definitieve plan.

Projectgroep

Bouwteam

Communicatie

Stakeholders

Opstellen werkomschrijving met lijst van hoeveelheden.

Vaststelling aanneemsom. Toetsing en acceptatie door

gemeente. Verantwoordelijkheid plan naar gemeente

Bouwteam Gemeente de Wolden

Opstellen raadsvoorstel met kredietaanvraag Projectadviseur Gemeente De Wolden

Resultaat

Een goedgekeurd raadsvoorstel met voldoende middelen

Een overeenkomst met de aannemer in het bouwteam voor uitvoering van de werkzaamheden.

7. Risicobeheersing Een risico in een project is de kans op een niet-geplande gebeurtenis die een nadelig effect heeft op

scope, tijd en/of geld. Een beheerst project heeft tijdig inzicht nodig in risico's om er op te kunnen

anticiperen. Risico = Kans x Gevolg

In projecten lopen dingen vaak anders dan verwacht. Soms in gunstige zin, maar vaak ook niet. Dan

gaat er kostbare tijd verloren met het blussen van brandjes - tijd die beter kan worden besteed aan

de voortgang van het project. Met behulp van risicomanagement kunnen mogelijke knelpunten

vroegtijdig geopenbaard worden.

De projectgroep inventariseert samen met het bouwteam risico’s, kent voor zover mogelijk gevolgen

aan de risico’s en verbindt er maatregelen aan. Door al in een vroeg stadium na te denken over de

mogelijke risico’s, zijn deze mogelijk te voorkomen, te beperken of zijn eventuele (ernstige) gevolgen

ervan te beperken.

Een eenmalige risicoanalyse is niet voldoende. Gedurende het gehele project zal de risicoanalyse

regelmatig worden herhaald en geactualiseerd.

11

8. Financiën/Budgetten en budgethouderschap Begin mei is een bijdrage vanuit de BDU aangevraagd bij de provincie Drenthe. Deze aanvraag is

gebaseerd op een uitvoering van het gehele project, van de rotonde tot aan de oostelijke entree van

het dorp. De projectgroep is daarbij nog zoekende naar aanvullende financiële bronnen. Zo wordt

een aanvraag ingediend voor het “Vitaal platteland”.

Op 26 september 2013 heeft de gemeenteraad een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld.

Dit krediet wordt gebruikt om te komen tot de volgende documenten:

Er wordt een onderbouwing opgeleverd voor het benodigde uitvoeringskrediet, en een (concept-)

aannemersovereenkomst met bijbehorende uitvoeringstekeningen. Op basis van deze stukken wordt

aan de gemeenteraad gevraagd een uitvoeringskrediet beschikbaar te stellen. Wanneer de raad

hiermee instemt kan, wanneer dit past in de planning in Ruinerwold, direct gestart kan worden met

de uitvoering.

9. Communicatieplan Draagvlak creëren is een cruciaal onderdeel van dit project. Hoe zorgen we er bijvoorbeeld voor dat

de doelgroepen zich betrokken en gehoord voelen? Nu het op uitwerking en realisatie aankomt is het

voor de projectgroep belangrijk om af te spreken hoe die communicatie er uit gaat zien. Er wordt

daarom een doordacht communicatieplan opgesteld. Een communicatieplan is de basis voor

efficiënte communicatie met de betrokkenen.

Wanneer wordt welk communicatiemiddel ingezet, voor welke doelgroep en met welk doel. Het

communicatieplan bestaat uit de volgende elementen: analyse, doelgroepen, doelstellingen,

strategie, boodschap, communicatiemiddelen, planning, budget en evaluatie.

12

10. Planning

Initiatieffase

Opstellen communicatieplan Week 38 - 42

Goedkeuren plan van aanpak “van VO naar DO” en aanbieden aan

gemeenteraad Week 41

Definitiefase

Communicatie met stakeholders waarin middels het gericht stellen

van vragen duidelijkheid ontstaat over de wensen waarmee

invulling kan worden gegeven aan het programma van eisen.

Boomplaatsen en parkeerplaatsen afstemmen met aanwonenden.

Week 42 - 52

Afstemming met de gemeente over toetsen plan op kwaliteit

(verkeerskundig, vormgeving, techniek) en vergunningen

(bestemmingsplan, wet geluidhinder). Voorbereiden

verkeersbesluit.

Week 1 - 4 (2015)

De projectgroep doet een risico-inventarisatie en stelt hiervan een

document op met beheersmaatregelen. Week 1 - 4 (2015)

Aanbestedingsfase

Opstellen gunningscriteria EMVI (gunnen op waarde). Week 45 – 49

Opstellen bouwteamovereenkomst Week 45 - 49

Kiezen deelnemers aan aanbesteding. Samenstellen

beoordelingscie. Week 46 – 50

Uittrekken hoeveelheden uit voorlopig ontwerp, uitwerken raming

voorlopig ontwerp Week 49 – 50

Rekenperiode, keuze aannemer, ondertekenen

bouwteamovereenkomst.

Week 50 – 6 (2015)

Ontwerpfase

Uitwerken definitief ontwerp. Technische tekening,

beplantingsplan, verlichtingsplan. Boomplaatsen en

parkeerplaatsen definitief vaststellen. Eventuele fasering

vastleggen.

Week 7 - 14 (2015)

Actualisatie risico-inventarisatie Doorgaand proces

Terugkoppeling definitieve plan. Week 15 (2015)

Opstellen werkomschrijving met lijst van hoeveelheden.

Vaststelling aanneemsom. Toetsing en acceptatie door gemeente.

Verantwoordelijkheid plan naar gemeente

Week 16 - 20 (2015)

Opstellen raadsvoorstel met kredietaanvraag Week 19 - 23 (2015)

Realisatiefase

Beoogde uitvoering Week 38 - 49 (2015)

13

Bijlage 1: Kostenraming

14

Bijlage 2: Notitie advies projectaanpak

KYBYS | Voorstel projectaanpak| Inrichtingsplan Dorpsstraat Ruinerwold I

Projectnaam Inrichtingsplan Dorpsstraat

Ruinerwold

Opdrachtgever Dorpsbelangen

Ruinerwold/Berghuizen

Projectnummer T4877HA1 Contactpersoon R. van Kasteren

Documentnummer T4877HA1_ Projectaanpak Auteur(s) R. van Kasteren/P. Smilde

Datum 17 september 2014 Vrijgave Definitief

Inrichtingsplan Dorpsstraat Ruinerwold

Voorstel projectaanpak

Doel en inleiding

De projectgroep “Dijkhuizen in de volle breedte” is in opdracht van Dorpsbelangen

Ruinerwold/Berghuizen bezig met de verdere uitwerking van de herinrichting van Dijkhuizen. Het project

wordt in samenwerking met de Gemeente De Wolden uitgevoerd als pilotproject voor

overheidsparticipatie.

Door Dorpsbelang is een inrichtingsplan opgesteld wat de basis vormt voor de verdere uitwerking. In deze

notitie wordt door Dorpsbelang een voorstel gedaan hoe het proces van de voorbereiding en uitvoering

van de herinrichting naar mening van het projectteam het beste aangepakt kan worden.

Voorop voor het proces staat de toegevoegde waarde voor het project en de belanghebbenden. Zowel de

te volgen aanbestedingsprocedure als het voorbereidings- en uitvoeringstraject zijn er op gericht te

voldoen aan deze doelstelling.

Voorstel, proces en rolverdeling

Door het projectteam zijn verschillende wijzen van aanbesteding overwogen. Het projectteam stelt voor

om het project, na een selectie van 1 partij uit 3 plaatselijke/regionale partijen, op basis van EMVI

(economisch meest voordelige inschrijving), uit te voeren in bouwteamverband met een

afstandsverklaring. Hierna wordt deze keuze gemotiveerd.

Door de keuze voor uitwerking in bouwteamverband wordt specifieke kennis en kunde ingebracht.

Hierdoor wordt de kans op faalkosten verkleind en het bouwproces geoptimaliseerd. In een traditioneel

bouwproces bestaat een groter risico op tegenstrijdige belangen tussen partijen en eenzijdige

benadering. Door in een vroeg stadium de aannemer erbij te betrekken kunnen aspecten als technische

kwaliteit, haalbaarheid, beperken overlast en uitvoeringskosten worden geoptimaliseerd.

Een andere reden voor het bouwteam is de planning. Een van de ontbindende voorwaarden in de

afstandsverklaring betreft namelijk een financieringsvoorbehoud. Dit omdat de Gemeenteraad van De

Wolden nog geen budget voor het project beschikbaar heeft gesteld. Op deze wijze kan de

uitwerkingsfase worden afgesloten met een definitief ontwerp waarvoor een taakstellend budget kan

worden gevraagd. Als de gemeenteraad dan haar goedkeuring verleend kan direct worden overgegaan

tot opdrachtverstrekking waarna met het werk kan worden gestart.

Voordelen bouwteam

Enkele andere voordelen van het werken in een bouwteamverband zijn:

§ Goede afstemming ontwerp en realiseerbaarheid

Notitie

KYBYS | Voorstel projectaanpak| Inrichtingsplan Dorpsstraat Ruinerwold II

§ Inbreng specifieke kennis aannemer

§ Medeverantwoordelijkheid aannemer voor kwaliteit en kosten

§ Efficiënt bouwproces

§ Samenwerking op basis van overleg

Een nadeel van een bouwteam zou kunnen zijn dat de aannemer teveel gericht is op inzet van standaard

en/of bij hem bekende uitvoeringstechnieken en materialen. Dit wordt ondervangen door in het

bouwteam te zorgen voor deskundigen zoals een landschapsarchitect en een civieltechnisch adviseur.

Het bouwteam kan bestaan uit:

· projectteam (m.n. belangen bewoners, gemeente)

· landschapsarchitect (m.n. esthetische kwaliteit en beleving)

· civiel- en cultuurtechnisch adviseur (m.n. technische kwaliteit, contractvorming en toezicht)

· aannemer (m.n. uitvoeringsaspecten, technische kwaliteit)

De voorzitter van het bouwteam draagt zorg voor een juiste organisatie en samenwerking.

Fase Doel Door

1. Opstellen definitief ontwerp Vastgesteld

inrichtingsplan

Projectteam

2. Selecteren aannemer Selecteren aannemer met

hoogste toegevoegde

waarde

Projectteam

3. Opstellen uitvoeringsontwerp Vastgesteld

uitvoeringsontwerp

Projectteam

Aannemer

4. Opstellen uitvoeringscontract Vastgesteld

uitvoeringscontract

Projectteam

Aannemer

5. Prijs- en contractvorming Marktconforme prijs

Juridisch kader

Projectteam

Aannemer

6. Budgetvraag aan Gemeenteraad Goedgekeurd budget Projectteam /

College

7. Opdrachtverstrekking Aannemersovereenkomst Projectteam

8. Uitvoering Uitvoering binnen

contract (financieel,

kwaliteit)

Aannemer

Aanbestedingsprocedure

Indien de gemeente opdrachtgever is, is zij gebonden aan het aanbestedingsbeleid van De Wolden. De

aanneemsom is geraamd op ca. € ………. Volgens artikel 11 van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid

dient het werk meervoudig onderhands (3-5 aannemers) aanbesteed te worden. In dit geval leidt dat tot

een nationaal onderhandse procedure volgens ARW hoofdstuk 7. Er is geen reden om af te wijken van het

beleid.

EMVI

De aannemer wordt geselecteerd op basis van kwaliteit en prijs (EMVI-criteria). De volgende aspecten

zouden daar onderdeel vanuit kunnen maken:

§ Vakmanschap

§ Kosten

§ Ontzorgen

§ Omgeving

§ Kansen en risico’s

§ Duurzaamheid

KYBYS | Voorstel projectaanpak| Inrichtingsplan Dorpsstraat Ruinerwold III

§ Social return

§ Projectmanagement

In de beschrijving van de EMVI-criteria wordt zo concreet mogelijk aangegeven wat belangrijk gevonden

wordt. De inschrijver dient in een plan van aanpak te beschrijven hoe hij tegemoet komt aan deze

belangen. Dit plan van aanpak kan beknopt zijn (enkele A4-tjes). Het beoordelingsteam beoordeelt deze

plannen en hieruit volgt een aannemer. De onderdelen uit het plan van aanpak worden verder uitgewerkt

in het bouwteam.

Behalve voor de kosten is het vrijwel niet mogelijk de aspecten volledig objectief te definiëren en te

beoordelen. Dat is ook niet nodig. Door de inzet van een professioneel en evenwichtig beoordelingsteam

(min. 5 leden) wordt voldoende objectiviteit gewaarborgd.

Aanneemsom

Door de wens om een aannemer in een vroeg stadium te selecteren is het niet mogelijk het werk met een

definitieve aanneemsom aan te besteden, het werk is immers nog niet volledig gedefinieerd. De

aanbesteding vindt daarom plaats op basis van het voorlopig ontwerp en een op te stellen fictieve

inschrijfstaat, zoveel mogelijk gebaseerd op de verwachte werkelijkheid. Bij de inschrijving geven de

aannemers een vaste prijs onderbouwd met een open begroting met uurlonen, eenheidsprijzen,

bouwplaatskosten, algemene kosten, winst en risico. De definitieve bouwprijs wordt later in het traject

bepaald op basis van een op te stellen uitvoeringscontract. De aannemer krijgt de verantwoordelijkheid

binnen het afgegeven budget het plan te realiseren, met inachtneming van de bij de inschrijving

aangegeven tarieven. De aannemer levert een open begroting aan die door een kostendeskundige

getoetst kan worden op marktconformiteit.

Uit te nodigen aannemers

Het uitnodigen van 3 aannemers geniet de voorkeur. Door het uitnodigen van 3 aannemers wordt

voldaan het aanbestedingsbeleid en is voldoende concurrentie gewaarborgd. Meer aannemers

uitnodigen heeft geen toegevoegde waarde. Door het aantal te beperken tot 3 worden onnodige

maatschappelijke kosten voorkomen. Het selecteren van de aannemers kan op basis van een groslijst,

ervaringen uit het verleden, vestigingsplaats, beleidsdoelen of marktkenmerken. Om voldoende

concurrentie te waarborgen is het aan te bevelen om naast plaatselijke aannemers, ook een regionale

partij uit te nodigen.

Contract

In het contract worden onder andere de volgende onderdelen beschreven:

1. Juridisch kader

2. Kosten voor deelname aan bouwteam

3. Kosten voor realisatie van het plan (aanneemsom)

4. Randvoorwaarden en uitgangspunten (ruimtegebruik, overlast, planning, administratieve

bepalingen e.d.)

5. Technische en kwalitatieve omschrijving inrichtingsplan

Het detailniveau van het contract kan naar behoefte worden ingevuld, zowel concreet als functioneel.

Het contract voorziet in een afstandsverklaring waarin geregeld wordt dat de opdrachtgever het contract

kan ontbinden indien de aannemer onredelijk c.q. niet-marktconforme kosten in rekening brengt en

onderhandelingen niet tot het gewenste resultaat leiden. Daarnaast is het verkrijgen van financiering een

ontbindende voorwaarde.

KYBYS | Voorstel projectaanpak| Inrichtingsplan Dorpsstraat Ruinerwold IV

Bijlage A. Aanbestedingsbeleid

Beleidsregels inkoop en aanbesteding, gemeente De Wolden

(bron: gemeentelijke website 1 september 2014)

Beleidsregels ten aanzien van inkoop- en aanbesteding:

Artikel 1

Deze beleidsregels zijn van toepassing op inkopen en aanbestedingen door gemeente De Wolden, tenzij

specifieke regels zijn vastgesteld.

Artikel 2

In afwijking van het gestelde in de artikelen 2 en 3 kan gekozen worden voor een zwaardere vorm van

aanbesteding. In afwijking van het gestelde in de artikelen 2 en 3 geldt voor opdrachten onder de

Europese drempelwaarde nooit een zwaardere vorm dan die zou hebben gegolden wanneer de

waarde van de opdracht hoger dan de Europese drempelwaarde zou zijn geweest.

Artikel 3

Op het aanbesteden van Werken wordt het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2012) van toepassing

verklaard. Voor de uitvoering wordt aangegeven welke voorwaarden op het betreffende werk van

toepassing zijn.

Artikel 4

Bij elke aanbestedingsprocedure wordt een passende mate van openbaarheid in acht genomen en

voldoende concurrentie gewaarborgd, waarbij wordt gelet op het economische belang en de aard

van de opdracht, de omvang van de markt en de omstandigheden van het geval. Aan deze

openbaarheid kan (onder meer) worden voldaan door publicatie van de aanbesteding op de

gemeentelijke website en het ter inzage leggen van de aanbestedingsdocumenten.

Artikel 5

Indien een opdracht wordt verstrekt, dient dit op basis van een schriftelijke overeenkomst te geschieden.

Artikel 6

Bij iedere opdracht voor een levering of een dienst worden, zo mogelijk reeds bij de offerteaanvraag, de

Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente De Wolden van toepassing verklaard.

Artikel 7

Alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente De Wolden worden op objectieve, transparante en

nondiscriminatoire wijze uitgevoerd.

Artikel 8

KYBYS | Voorstel projectaanpak| Inrichtingsplan Dorpsstraat Ruinerwold V

Bij onderhandse aanbestedingen streeft de gemeente ernaar om tenminste 50% van het aantal uit te

nodigen kandidaten uit het lokale c.q. regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn.

Artikel 9

Het college kan afwijken van deze beleidsregels, voor zover dit niet in strijd is met wet- en regelgeving.

Een voorstel aan het college om af te wijken van het beleid gaat altijd vergezeld van een advies van de

juridische consulent.

Artikel 10

Voor de aanbesteding van opdrachten voor leveringen of diensten geldt:

Geraamde waarde (ex BTW): Procedure:

Minder dan € 30.000 Enkelvoudig aanbesteden / gunning uit de hand

€ 30.000,- en minder dan € 207.000 Onderhands aanbesteden (min. 3 en max. 5 offertes)

€ 207.000 en meer Europees (evt. met voorafgaande selectie)

Artikel 11

Voor de aanbesteding van opdrachten voor werken geldt:

Geraamde waarde (ex BTW): Procedure:

Minder dan € 150.000 Enkelvoudig aanbesteden / gunning uit de hand

€ 150.000,- en minder dan € 2.000.000 Onderhands aanbesteden (min. 3 en max. 5 offertes)

€ 2.000.000,- tot € 5.186.000, Nationaal (evt. met voorafgaande selectie)

€ 5.186.000,- en meer Europees (evt. met voorafgaande selectie)

Sluiting

Deze beleidsregels treden in werking op 1 mei 2014. Op dat moment vervalt het Inkoopbeleid van

18 december 2007.

Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van De Wolden op 8 april 2014.

de secretaris, de burgemeester

Bijlage 3: Samenvatting herinrichtingsplan Dijkhuizen

De inrichting van Dijkhuizen mist de uitstraling van een dorpsstraat. De herinrichting moet deze

sfeer terugbrengen. In de historische dorpsstraat zaten gebakken materialen en groenelementen

die in de huidige situatie zijn verdwenen en zo mogelijk opnieuw ingebracht dienen te worden.

Het is de ambitie om Dijkhuizen als dorpsstraat te ontwikkelen tot een openbare ruimte met een

hoog kwaliteitsniveau.

Kenmerken van het uitgewerkte plan zijn:

· 30-km zone/verblijfsgebied

· Het handhaven/versterken dorps karakter met groen

· Alleen maar gelijkwaardige kruisingen

· Attentie vergroten, bij de routes naar de scholen, bushalten en winkels

· Duidelijk herkenbare kruispunten

· Alleen gebruikmakend van hoogwaardige materialen (gebakken stenen)

· Versmalling rijbaan naar 5,50m

· Visuele versmalling door toepassing van bomen en hagen

· Goed uitzicht

· Gemengde verkeersstromen voor auto en fiets

· Meer ruimte voor voetgangers

· Voldoende parkeer gelegenheid

· Ruim en overzichtelijk dorpsplein

· Veiligheidsbeleving

· Toegankelijkheid en betrokkenheid

· Volledig nieuwe openbare verlichting

· Dorpsstraat voorzien van brede betonbanden

Snelheidsregime

De verkeersveiligheid in Dijkhuizen dient verbeterd te worden. Bij het versterken van Dijkhuizen

als verblijfsruimte krijgt de verkeersfunctie een minder prominente rol. Daarbij past een

aanpassing in het snelheidsregime naar 30 km/u.

· De snelheidslimiet van 30 km/uur is in overeenstemming met het wegbeeld ter plaatse

· De 30 km-straat heeft voornamelijk een verblijfsfunctie

· De 30 km-straat is zodanig ingericht dat de intensiteit van het gemotoriseerde verkeer de

verblijfsfunctie niet aantast

· De overgangen tussen de verschillende snelheidsregimes zijn herkenbaar vormgegeven

(80/60/50/30

De inrichting van Dijkhuizen

Dijkhuizen wordt ingericht met een rijbaan van gebakken materiaal en een breedte van 5,50m.

Deze rijbaan is opgesloten tussen brede betonbanden met een minimaal hoogteverschil met de

naast gelegen voetpaden. Door deze betonbanden in antracietkleur uit te voeren is de rijloper

duidelijk herkenbaar. De voetpaden worden ook uitgevoerd in gebakken straatmateriaal echter

met een van de rijbaan afwijkend verband. In het voetgangersgebied naast de weg worden

parkeerplaatsen aangegeven en zijn groenvoorzieningen als bomen en hagen opgenomen.

Door de beperkte breedte van de rijloper, in combinatie met de toepassing van een donkere

betonband ontstaat een smal wegbeeld dat desondanks voldoende mogelijkheden biedt te

anticiperen op het onderling passeren van zware landbouwvoertuigen. Gebruik van de aanwezige

groenelementen en parkeervoorzieningen ondersteunen het visueel smalle wegbeeld.