QD 1428 Ban Hanh Quy Dinh Che Do Thu Chi Va Quan Ly Tai Chinh BIC (27!04!2011)

TỔNG CÔNG TY BẢO HIỂM BIDV–––––––––––––

Số: 1428 /QĐ-TCKT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà nội, ngày 27 tháng 04 năm 2011

QUYẾT ĐỊNHV/v: Ban hành Quy định chế độ thu chi và quản lý tài chính

TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY BẢO HIỂM BIDV

Căn cứ Điều lệ Tổng Công ty Bảo hiểm BIDV ban hành kèm theo Quyết định số 001/QĐ-HĐQT ngày 01/10/2010 của Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Bảo hiểm BIDV;

Căn cứ Quy chế tài chính Tổng Công ty Bảo hiểm BIDV ban hành kèm theo Quyết định số 005/QĐ-HĐQT ngày 01/10/2010 của Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Bảo hiểm BIDV;

Căn cứ Nghị quyết số 036/NQ-HĐQT ngày 23/02/2011 của Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Bảo hiểm BIDV;

Theo đề nghị của Giám đốc Ban Tài chính kế toán,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định chế độ thu chi và quản lý tài chính của Tổng Công ty Bảo hiểm BIDV”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/5/2011.

Điều 3. Ban Tổng Giám đốc, Chánh Văn phòng, Giám đốc các Ban/Trung tâm tại Trụ sở chính, Giám đốc các Công ty thành viên và các đơn vị, cá nhân có liên quan căn cứ quyết định thi hành.

Nơi nhận:- Như Điều 3;- Các thành viên HĐQT: để b/c;- Lưu VT, TCKT.

TỔNG GIÁM ĐỐC

Phạm Quang Tùng

TCKT/Quy định chế độ thu chi và quản lý tài chính 1/40

QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ THU CHI VÀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1428/QĐ-TCKT ngày 27/04/2011của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bảo hiểm BIDV)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

I. Mục đích và phạm vi áp dụng

- Mục đích: Quy định hệ thống, cách thức thực hiện các khoản thu và các khoản chi trong các hoạt động quản lý, kinh doanh của Tổng Công ty Bảo hiểm BIDV (BIC).

- Phạm vi áp dụng: Quy định này áp dụng tại Trụ sở chính và các Công ty thành viên hạch toán phụ thuộc trong toàn Tổng Công ty (sau đây gọi tắt là đơn vị). Các đơn vị thành viên có thể ban hành các quy định cụ thể hơn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình nhưng không trái với quy định này.

II. Nguyên tắc thực hiện

- Mọi khoản thu, chi phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và phải được quản lý chặt chẽ, đúng chế độ quy định về phân cấp, quy trình, thủ tục, định mức, hóa đơn, chứng từ.

- Các khoản thu, chi bằng ngoại tệ, bằng vàng phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy đổi do Ngân hàng Nhà nước quy định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để hạch toán.

- Các khoản giao dịch, mua sắm trang thiết bị phải đảm bảo đúng mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh, hiệu quả, tiết kiệm, không vượt quá nguồn được phép chi và tuân thủ đúng quy định của Nhà nước và Tổng công ty.

- Người được giao thực hiện việc chi tiêu, mua sắm có trách nhiệm tuân thủ đúng các quy định của Tổng công ty và pháp luật. Người được giao quản lý, sử dụng tài sản phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản, sử dụng đúng mục đích, tuân thủ theo đúng quy trình kỹ thuật và quy định của Tổng công ty.

- Hạn mức tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các định mức chi phí được quy định tại các Phụ lục đính kèm. Tổng công ty xem xét điều chỉnh các hạn mức và định mức phù hợp với tình hình thực tế từng thời kỳ. Các đơn vị thành viên chủ động điều hành, quản lý chi phí đảm bảo tuân thủ các giới hạn được Tổng công ty cho phép.

- Giám đốc các Công ty thành viên chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch thu, chi tài chính và thực hiện các quy định quản lý tài chính theo quy định này và các quy định liên quan khác của Tổng Công ty và pháp luật hiện hành.

III. Trách nhiệm cá nhân khi thực hiện thu, chi

- Tổng giám đốc và Giám đốc Ban Tài chính kế toán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp lệ của các khoản thu và các khoản thanh toán chi phí liên quan tới hoạt động kinh doanh và các hoạt động kinh tế phát sinh tại Trụ sở chính Tổng công ty.


- Giám đốc và Trưởng phòng Kế toán hành chính các đơn vị thành viên chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về tính hợp lệ của các khoản thu và các khoản thanh toán chi phí liên quan tới hoạt động kinh doanh phát sinh tại Công ty thành viên.

- Ban Tài chính kế toán/Phòng Kế toán hành chính các Công ty thành viên chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, phù hợp với quy định của pháp luật và Tổng công ty trước khi trình Lãnh đạo duyệt chi.

- Trưởng đơn vị/người uỷ quyền ký tên trên giấy đề nghị thanh toán là người chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về các nội dung thực tế chi tiêu trong bộ chứng từ thanh toán.

- Cá nhân trong Tổng công ty ký tên mua hàng hoá/dịch vụ trên hóa đơn tài chính làm căn cứ thanh toán và trên hóa đơn bảo hiểm là người chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về các nội dung ghi trên hóa đơn và hàng hoá thực tế theo nội dung ghi trên hoá đơn.

- Cá nhân duyệt chi sai chế độ, vượt định mức và nguồn chi được giao theo quy định của Tổng công ty và pháp luật phải hoàn toàn chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và Tổng công ty đồng thời bồi hoàn thiệt hại theo quyết định của Tổng giám đốc và pháp luật.

IV. Tài liệu liên quan

- Luật thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03/06/2008 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

- Luật kinh doanh bảo hiểm và các văn bản hướng dẫn thi hành.

- Quyết định số 005/QĐ-HĐQT ngày 01/10/2010 của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Bảo hiểm BIDV về việc ban hành Quy chế tài chính của Tổng Công ty Bảo hiểm BIDV.

- Các văn bản liên quan khác.

Chương II

QUẢN LÝ TIỀN MẶT VÀ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

I. QUẢN LÝ TIỀN MẶT

1. Hạn mức số dư tồn quỹ tiền mặt

- Hạn mức số dư tiền mặt là số tiền mặt đơn vị được phép để tồn quỹ nhằm đáp ứng nhu cầu chi tiền mặt thường xuyên của đơn vị. Tổng công ty quy định hạn mức số dư tiền mặt tại Phụ lục 01.

- Tại một thời điểm trong ngày, để đáp ứng kế hoạch chi tiêu và giảm thiểu thời gian tới ngân hàng nộp tiền, số dư tiền mặt tại quỹ có thể vượt hạn mức, nhưng cuối ngày các đơn vị đảm bảo duy trì tồn quỹ theo đúng hạn mức cho phép.

- Trường hợp hết giờ giao dịch ngân hàng mà khách hàng đến nộp tiền bằng tiền mặt dẫn đến số dư tồn quỹ tiền mặt vượt quá hạn mức cho phép, các đơn vị được phép thu tiền vào quỹ và ghi rõ thời gian thu tiền mặt trên phiếu thu.


2. Nguyên tắc quản lý thu, chi bằng tiền mặt

- Mọi khoản thu, chi bằng tiền mặt phải đúng đối tượng và phải được lập phiếu thu, phiếu chi, đảm bảo thu, chi đúng đối tượng. Nghiêm cấm hành vi thủ quỹ chi tiền mặt khi chưa có phiếu chi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Đơn vị không được phép thu, chi ngoại tệ bằng tiền mặt.

- Kiểm quỹ tiền mặt: định kỳ, khi kết thúc tháng hoặc đột xuất (nếu cần), kế toán tiền mặt và thủ quỹ phải tiến hành kiểm quỹ tiền mặt, lập biên bản và đối chiếu số dư tồn quỹ thực tế với sổ sách. Trường hợp phát sinh chênh lệch với sổ sách phải tìm hiểu nguyên nhân và báo cáo lãnh đạo trực tiếp phụ trách.

- Bảo quản tiền mặt tồn tại quỹ: đơn vị phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt tại quỹ. Két bạc đựng tiền phải để tại nơi an toàn, đảm bảo phòng cháy chữa cháy tốt, tránh ẩm mốc, nước tràn.... Khi tiền mặt tồn quỹ bị mất, đơn vị phải lập ngay biên bản đồng thời báo cáo với cơ quan Công an và Tổng công ty (Ban Quản lý rủi ro và Ban Tài chính kế toán).

3. Trách nhiệm của các cá nhân trong công tác quản lý tiền mặt

- Trách nhiệm của Thủ quỹ:

+ Thủ quỹ là người trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt của đơn vị và phải chịu trách nhiệm cá nhân nếu thực hiện sai quy định về thực hiện thu, chi tiền mặt, bảo quản tiền không tốt dẫn đến mất/hư hỏng tiền tại két;

+ Mở sổ quỹ theo dõi thu, chi, số dư và đối chiếu với kế toán tiền mặt hàng ngày;

+ Báo cáo kịp thời Giám đốc Ban Tài chính kế toán/Trưởng phòng Kế toán hành chính khi phát hiện tiền mặt tồn quỹ thừa hay thiếu so với sổ sách hoặc khi số tiền tồn quỹ vượt mức phải nộp. Trường hợp Thủ quỹ không báo cáo hoặc không thực hiện nộp tiền mặt vào ngân hàng theo đúng quy định, nếu xảy ra mất tiền do khách quan như trộm, cướp, cháy, nổ... thì Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm cá nhân.

- Trách nhiệm của Kế toán tiền mặt:

+ Theo dõi phát sinh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày;

+ Phối hợp với Thủ quỹ thực hiện kiểm quỹ và lập Biên bản kiểm quỹ khi kết thúc tháng hoặc đột xuất;

+ Báo cáo kịp thời Lãnh đạo Ban Tài chính kế toán/Phòng Kế toán hành chính khi phát hiện tiền mặt tồn quỹ thừa hay thiếu so với sổ sách.

II. QUẢN LÝ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

1. Nguyên tắc mở tài khoản tiền gửi thanh toán

- Mỗi đơn vị thành viên chỉ được mở 01 tài khoản thanh toán do Giám đốc Công ty đứng tên chủ tài khoản tại Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam trên địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở. Số dư của các tài khoản này được Tổng Công ty quản lý thông qua dịch vụ Smart Account. Mọi giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh và thanh toán qua ngân hàng bao gồm các khoản thu như thu phí, thu hoa hồng,… các khoản chi như thanh toán bồi thường, chi tiêu nội bộ… được sử dụng thông qua 01 tài khoản thanh toán này.


- Các Công ty thành viên khi có giao dịch với khách hàng (nộp phí) bằng ngoại tệ được giao dịch tại tài khoản ngoại tệ của Tổng Công ty số: 120.103.70.099769 (USD) và 120.101.40.88085 (EUR) mở tại Chi nhánh Sở Giao dịch 1 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam.

2. Hạn mức số dư tài khoản

- Hạn mức số dư của tài khoản thanh toán được quy định cho từng đơn vị theo Phụ lục 01. Nếu số dư của tài khoản cuối mỗi ngày vượt hạn mức quy định nêu trên sẽ được tự động chuyển về tài khoản tiền gửi của Tổng Công ty tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam thông qua dịch vụ Smart Account.

- Trong trường hợp nhu cầu sử dụng tiền vượt quá số dư của tài khoản, đơn vị đề nghị Tổng công ty chuyển vốn nội bộ.

Chương III

QUẢN LÝ CÁC KHOẢN DOANH THU

I. DOANH THU HOẠT ĐỘNG KINH DOANH BẢO HIỂM

1. Nguyên tắc xác định doanh thu

Doanh thu hoạt động kinh doanh bảo hiểm là số tiền phải thu phát sinh trong kỳ sau khi đã trừ các khoản phải chi để giảm thu phát sinh trong kỳ.

- Số tiền phải thu phát sinh trong kỳ bao gồm:

+ Thu phí bảo hiểm gốc.

+ Thu phí nhận tái bảo hiểm.

+ Thu hoa hồng nhượng tái bảo hiểm.

+ Thu phí về dịch vụ đại lý bao gồm giám định tổn thất, xét giải quyết bồi thường, yêu cầu người thứ ba bồi hoàn, xử lý hàng bồi thường 100% (thu phí giám định tổn thất không kể giám định hộ giữa các đơn vị trong công ty).

+ Các khoản thu liên quan đến hợp đồng đồng bảo hiểm.

- Các khoản phải chi để giảm thu phát sinh trong kỳ bao gồm:

+ Hoàn phí bảo hiểm gốc.

+ Giảm phí bảo hiểm gốc.

+ Phí nhượng tái bảo hiểm.

+ Hoàn phí nhận tái bảo hiểm.

+ Giảm phí nhận tái bảo hiểm.

+ Hoàn hoa hồng nhượng tái bảo hiểm.

+ Giảm hoa hồng nhượng tái bảo hiểm.


- Đối với các khoản thu còn lại: doanh thu được ghi nhận ngay khi hoạt động kinh tế phát sinh, có bằng chứng chấp thuận thanh toán của các bên, không phân biệt đã thu hay chưa thu được tiền.

Đối với các khoản chi để ghi giảm thu: được xác định vào giảm thu ngay khi hoạt động kinh tế phát sinh, có bằng chứng chấp thuận thanh toán của các bên, không phân biệt đã chi hay chưa chi tiền.

- Đơn vị có phát sinh doanh thu hoặc các khoản chi để ghi giảm thu bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá bán ra của BIDV công bố tại thời điểm phát sinh.

2. Điều kiện ghi nhận doanh thu bảo hiểm gốc

Đơn vị hạch toán khoản thu phí bảo hiểm gốc vào thu nhập khi phát sinh trách nhiệm bảo hiểm đối với bên mua bảo hiểm, cụ thể như sau:

- Khi hợp đồng bảo hiểm đã được giao kết với bên mua bảo hiểm và bên mua bảo hiểm đã đóng đủ phí bảo hiểm.

- Có bằng chứng đơn vị đã chấp nhận bảo hiểm và bên mua bảo hiểm đã đóng đủ phí bảo hiểm.

- Hợp đồng bảo hiểm đã được giao kết và đơn vị có thoả thuận cho bên mua bảo hiểm nợ phí bảo hiểm trong hợp đồng bảo hiểm.

+ Trường hợp đơn vị cho bên mua bảo hiểm gia hạn nợ phí bảo hiểm thì phải lập thành phụ lục hợp đồng bảo hiểm trong thời gian hợp đồng bảo hiểm còn hiệu lực và trước ngày xảy ra tổn thất.

+ Trường hợp đơn vị thoả thuận với bên mua bảo hiểm việc đóng phí bảo hiểm theo kỳ thì doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập tương ứng với kỳ hoặc các kỳ phí bảo hiểm đã phát sinh, không hạch toán vào thu nhập phần phí bảo hiểm chưa đến kỳ bên mua bảo hiểm phải nộp phí theo thoả thuận.

+ Trong mọi trường hợp, thời gian nợ phí bảo hiểm không được vượt quá thời hạn bảo hiểm của hợp đồng bảo hiểm. Riêng trường hợp bảo hiểm hàng hóa vận chuyển cho khách hàng có nhiều chuyến hàng tham gia bảo hiểm trong năm, nếu đơn vị và bên mua bảo hiểm có ký hợp đồng bảo hiểm nguyên tắc (hay hợp đồng bảo hiểm bao) về cách thức tham gia bảo hiểm và phương thức thanh toán, thì thời hạn thanh toán phí bảo hiểm của các hợp đồng bảo hiểm ký kết trong tháng này không được chậm sau ngày 15 tháng sau.

+ Trong trường hợp bên mua bảo hiểm không đóng đủ phí bảo hiểm hoặc không đóng phí bảo hiểm theo thời hạn thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng bảo hiểm sẽ chấm dứt hiệu lực bảo hiểm vào ngày kế tiếp ngày bên mua bảo hiểm phải đóng phí bảo hiểm theo thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm.

+ Đơn vị ghi giảm doanh thu tương ứng với thời gian hợp đồng bảo hiểm không phát sinh trách nhiệm bảo hiểm do bên mua bảo hiểm không thực hiện đóng phí bảo hiểm theo đúng thoả thuận nợ phí.

- Đối với các hợp đồng bảo hiểm không có thoả thuận thời hạn đóng phí bảo hiểm, hợp đồng bảo hiểm sẽ không phát sinh trách nhiệm bảo hiểm và đơn vị không được hạch toán vào doanh thu.


- Trường hợp đồng bảo hiểm, doanh nghiệp bảo hiểm hạch toán vào thu nhập tiền thu phí bảo hiểm gốc được phân bổ theo tỷ lệ đồng bảo hiểm.

- Lưu ý: việc ghi nhận doanh thu trong tháng phải phù hợp với phát hành hóa đơn cho khách hàng của tháng đó. Đơn vị chỉ được xuất hóa đơn trước khi ghi nhận doanh thu đối với trường hợp khách hàng thanh toán tiền phí bảo hiểm trước khi hợp đồng bảo hiểm phát sinh trách nhiệm. Đơn vị, cá nhân xuất hóa đơn hoặc ghi nhận doanh thu không đúng quy định này hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Tổng công ty, pháp luật và bồi hoàn thiệt hại (nếu có).

II. DOANH THU HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH

Doanh thu hoạt động tài chính là số tiền phải thu phát sinh trong năm tài chính bao gồm:

1. Thu từ hoạt động đầu tư gồm :

- Gửi tiền tại các tổ chức tín dụng;

- Mua trái phiếu Chính phủ;

- Mua cổ phiếu, trái phiếu doanh nghiệp;

- Kinh doanh bất động sản;

- Góp vốn vào các doanh nghiệp khác;

- Cho vay theo quy định.

2. Thu từ hoạt động mua bán chứng khoán

3. Thu lãi trên số tiền ký quỹ

4. Thu cho thuê tài sản

5. Thu khác theo quy định của Pháp luật

III. THU NHẬP HOẠT ĐỘNG KHÁC

- Thu từ nhượng bán, thanh lý tài sản cố định.

- Các khoản nợ khó đòi đã xoá nay thu hồi được.

- Thu tiền phạt vi phạm hợp đồng.

- Thu khác theo quy định của pháp luật.

Chương IV

QUẢN LÝ CÁC KHOẢN CHI PHÍ

I. CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH BẢO HIỂM

1. Chi bồi thường bảo hiểm

- Chi bồi thường bảo hiểm là khoản tiền bồi thường thuộc trách nhiệm của Tổng công ty phải trả cho khách hàng/các nhà nhượng tái bảo hiểm khi xảy ra rủi ro được bảo hiểm theo các cam kết tại Hợp đồng bảo hiểm đã ký kết. Chi bồi thường bao gồm:


+ Chi bồi thường bảo hiểm gốc;

+ Chi bồi thường nhận tái bảo hiểm;

+ Các khoản phải thu để giảm chi: thu bồi thường nhượng tái bảo hiểm; thu đòi người thứ ba bồi hoàn; thu hàng đã xử lý bồi thường 100%.

- Các hình thức bồi thường: bồi thường cho khách hàng có thể thực hiện theo hai hình thức là sửa chữa, thay thế khắc phục sự cố hoặc bồi thường bằng tiền. Việc áp dụng các hình thức này được thực hiện theo Quy trình giám định bồi thường của Tổng công ty.

- Nguyên tắc quản lý chi bồi thường bảo hiểm gốc:

+ Chi bồi thường bảo hiểm gốc phải đảm bảo đúng phạm vi bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm quy định tại hợp đồng bảo hiểm đã được thỏa thuận giữa các bên và có bằng chứng chứng minh thiệt hại. Khi phát sinh sửa chữa, thay thế tài sản cho khách hàng, đơn vị phải thực hiện các biện pháp nhằm quản lý tốt chi phí như: chào hàng cạnh tranh, đấu thầu sửa chữa,... theo Quy trình giám định bồi thường của Tổng công ty.

+ Việc lập, kiểm soát, luân chuyển và phê duyệt hồ sơ bồi thường được thực hiện theo Quy trình giám định bồi thường của Tổng công ty. Đơn vị, cá nhân xét duyệt bồi thường sai thì phải chịu trách nhiệm bồi hoàn về kinh tế và có thể bị xử lý kỷ luật tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của vụ việc đồng thời Lãnh đạo đơn vị đó phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật.

- Quản lý tài sản, hàng hoá thu hồi sau bồi thường bảo hiểm gốc:

+ Hàng hoá thu hồi do bồi thường phải được quản lý chặt chẽ và phải tiến hành xử lý (bán hoặc thanh lý) nhanh chóng kịp thời, đặc biệt là những hàng hoá đang có nguy cơ bị hư hỏng, huỷ hoại theo thời gian.

+ Đơn vị (kế toán và bộ phận bồi thường) phải mở sổ theo dõi tài sản thu hồi sau bồi thường theo giá trị ước tính của bộ phận bồi thường để quản lý tài sản thu hồi nếu vụ bồi thường xác định hiện vật thu hồi còn giá trị.

+ Việc xử lý tài sản hàng hóa thu hồi sau bồi thường thực hiện theo Quy định của Tổng công ty. Trong phạm vi được phân cấp, Giám đốc đơn vị có thể uỷ quyền cho đơn vị khác (nơi để hàng hoá bị tổn thất) xử lý hộ. Đơn vị được uỷ quyền xử lý hộ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc xử lý của mình.

- Quản lý các khoản thu đòi người thứ ba:

+ Đơn vị (kế toán và bộ phận bồi thường) phải mở sổ theo dõi để quản lý các khoản phải thu đòi người thứ ba theo từng hồ sơ bồi thường.

+ Đơn vị chỉ được hạch toán giảm chi bồi thường bảo hiểm gốc khi đã thu được tiền của người thứ ba.

- Quản lý thu bồi thường nhượng tái bảo hiểm:

+ Mọi khoản phát sinh thu bồi thường nhượng tái bảo hiểm phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời vào hệ thống dữ liệu tập trung.

+ Ban Tài bảo hiểm có trách nhiệm thu hồi đầy đủ các khoản thu bồi thường thuộc trách nhiệm của các nhà tái bảo hiểm. Hàng quý, Ban Tài chính kế


toán và Ban Tái bảo hiểm đối chiếu tình hình thu đòi bồi thường nhượng tái bảo hiểm đảm bảo mọi khoản thu phát sinh được theo dõi và thu đòi đầy đủ.

2. Chi giám định tổn thất

- Nội dung chi: bao gồm các khoản chi phí phát sinh phục vụ trực tiếp công tác giám định tổn thất và các chi phí liên quan khác.

- Hình thức chi:

+ Chi giám định thuê ngoài: là khoản chi phí phải trả cho các công ty giám định độc lập, các tổ chức hoặc các cá nhân có đủ năng lực chuyên môn làm công tác giám định .

+ Chi giám định tự làm: là các khoản chi phí chi trả cho cán bộ giám định khi thực hiện công tác thu thập hồ sơ, giám định tổn thất như chi phí dịch thuật tài liệu, chi phí tàu xe, chi phí khách sạn, phụ cấp công tác ...

- Chi giám định hộ giữa các đơn vị thành viên: được thực hiện theo Quy định của Tổng công ty.

3. Trích lập quỹ dự phòng nghiệp vụ

- Dự phòng phí chưa được hưởng: Thực hiện theo phương pháp đã đăng ký với Bộ Tài chính.

- Dự phòng bồi thường:

+ Dự phòng bồi thường cho các yêu cầu đòi bồi thường chưa được giải quyết: được trích lập cho từng nghiệp vụ bảo hiểm theo phương pháp ước tính số tiền bồi thường cho từng vụ tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm đã thông báo hoặc đã yêu cầu đòi BIC bồi thường nhưng chưa được giải quyết tại thời điểm báo cáo.

+ Dự phòng bồi thường cho các tổn thất đã phát sinh thuộc trách nhiệm bảo hiểm nhưng chưa thông báo hoặc chưa yêu cầu đòi bồi thường: thực hiện trích theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và được trích lập tập trung cho từng nghiệp vụ bảo hiểm tại Trụ sở chính Tổng công ty.

- Dự phòng dao động lớn về tổn thất: dự phòng cho các dao động lớn về tổn thất được trích lập hàng năm từ 3% - 5% cho đến khi khoản dự phòng này bằng 100% phí thực giữ lại trong năm tài chính của Tổng công ty. Mức trích lập cụ thể hàng năm do Hội đồng quản trị quyết định.

4. Chi hoa hồng bảo hiểm

4.1. Chi hoa hồng bảo hiểm gốc

- Mục đích, đối tượng chi: Hoa hồng bảo hiểm là khoản chi cho đại lý và các doanh nghiệp môi giới bảo hiểm được phép hoạt động tại Việt Nam khi họ tìm, thuyết phục khách hàng, giới thiệu dịch vụ cho BIC.

- Đối tượng không được chi hoa hồng bảo hiểm:

+ Tổ chức, cá nhân không được phép hoạt động đại lý bảo hiểm và hoạt động môi giới bảo hiểm tại Việt Nam;

+ Tổ chức, cá nhân trực tiếp mua bảo hiểm tại đơn vị;


+ Cán bộ, nhân viên của BIC.

- Mức chi hoa hồng bảo hiểm: Các đơn vị chỉ được chi trả hoa hồng bảo hiểm từ phần phí bảo hiểm thực tế thu được theo tỷ lệ hoa hồng bảo hiểm do Bộ Tài chính, Tổng công ty quy định đối với từng nghiệp vụ bảo hiểm.

+ Tỷ lệ hoa hồng bảo hiểm trả cho đại lý bảo hiểm: được xác định trên cơ sở thỏa thuận với đại lý bảo hiểm được ghi trong hợp đồng đại lý bảo hiểm và tối đa được không vượt quá tỷ lệ quy định của Bộ Tài chính và Tổng công ty.

+ Tỷ lệ hoa hồng bảo hiểm trả cho doanh nghiệp môi giới bảo hiểm: thực hiện theo thoả thuận giữa BIC và doanh nghiệp môi giới bảo hiểm phù hợp với luật pháp Việt Nam và tập quán quốc tế. Tuỳ thuộc vào phạm vi, mức độ và nội dung dịch vụ môi giới bảo hiểm cung cấp, hoa hồng môi giới bảo hiểm được trả tối đa không vượt quá tỷ lệ quy định của Bộ Tài chính (hiện nay là 15% trên phí bảo hiểm thực tế thu được).

4.2. Chi hoa hồng nhận tái bảo hiểm

- Chi hoa hồng nhận tái bảo hiểm là khoản chi hoa hồng cho các nhà nhượng tái bảo hiểm trong và ngoài nước theo tỷ lệ (%) trên số phí BIC nhận tái bảo hiểm.

- Tỷ lệ hoa hồng nhận tái bảo hiểm được ghi trên hợp đồng nhận tái bảo hiểm tuỳ thuộc vào thoả thuận của BIC với công ty nhượng tái bảo hiểm phù hợp với luật pháp và thông lệ trên thị trường.

5. Chi đánh giá rủi ro đối tượng bảo hiểm

- Mục đích: Chi đánh giá rủi ro đối tượng bảo hiểm là khoản chi phí phải chi ra khi thu thập, điều tra, thẩm định các thông tin về đối tượng bảo hiểm phục vụ công tác định phí và xác định điều kiện, điều khoản phù hợp khi ký kết hợp đồng bảo hiểm.

- Nội dung chi: Chi đánh giá rủi ro đối tượng bảo hiểm gồm các khoản chi phí thuê tư vấn kỹ thuật, thu thập thông tin để điều tra, thẩm định về đối tượng bảo hiểm.

- Hình thức chi: Chi tự làm hoặc thuê ngoài.

6. Chi đề phòng hạn chế tổn thất

- Mục đích, đối tượng chi: Chi đề phòng hạn chế tổn thất nhằm phòng ngừa hạn chế tổn thất, đảm bảo an toàn cho đối tượng (con người, tài sản) đang được BIC bảo hiểm sau khi được sự đồng ý của bên mua bảo hiểm hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Nguyên tắc: Chi đề phòng hạn chế tổn thất phải đúng mục đích theo quy định của pháp luật, đảm bảo có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hoặc bằng chứng chứng minh.

- Nội dung chi:

+ Chi tổ chức tuyên truyền giáo dục để phòng ngừa, hạn chế rủi ro tổn thất;

+ Chi tài trợ, hỗ trợ các phương tiện, vật chất để đề phòng hạn chế rủi ro, tổn thất;


+ Chi hỗ trợ xây dựng các công trình nhằm mục đích đề phòng, giảm nhẹ mức độ rủi ro, tổn thất cho các đối tượng bảo hiểm;

+ Chi tổ chức kiểm tra để phát hiện các nguy cơ xảy ra tổn thất nhằm hạn chế rủi ro cho đối tượng bảo hiểm.

- Mức chi: không quá 2% số phí bảo hiểm thực tế thu được trong năm tài chính của đơn vị.

- Hình thức chi :

+ Đơn vị tự làm: là các khoản chi do đơn vị trực tiếp tiến hành (trực tiếp mua sắm, xây dựng, tổ chức... ) để bàn giao cho khách hàng.

+ Khách hàng tự làm: là khoản chi phí BIC tài trợ cho khách hàng để khách hàng tự tiến hành mua sắm, xây dựng, tổ chức… theo phương án đề phòng hạn chế tổn thất đã được BIC và khách hàng thống nhất.

7. Chi phí nộp Quỹ theo quy định của pháp luật

- Quỹ cháy nổ bắt buộc: trích 5% tổng số phí bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc thu được hàng năm đóng góp kinh phí cho các hoạt động phòng cháy, chữa cháy.

- Quỹ bảo hiểm xe cơ giới: trích tối thiểu 2% doanh thu phí bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới hàng năm để đóng góp vào Quỹ bảo hiểm xe cơ giới.

- Quỹ khác: thực hiện các khoản trích kinh phí về nghiệp vụ bảo hiểm khác theo quy định của pháp luật.

8. Chi phí quản lý đồng bảo hiểm

Là khoản chi phí thanh toán cho công ty bảo hiểm đứng ra thu xếp hợp đồng đồng bảo hiểm (Leader) theo thỏa thuận tại hợp đồng đồng bảo hiểm.

II. CHI PHÍ BÁN HÀNG

1. Chi phí marketing

- Chi phí marketing là khoản chi phí tiếp khách, chi phí tặng phẩm, chi phí khuyến mại khi cán bộ kinh doanh giới thiệu, cung cấp dịch vụ bảo hiểm tới các khách hàng, đối tác của BIC.

- Đối tượng khách hàng không được phép tặng quà giao dịch, khuyến mãi (dưới bất kỳ hình thức nào) là các khách hàng chỉ mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc của chủ xe cơ giới.

- Mức chi: Trên cơ sở hạn mức, định mức chi phí theo quy định của Tổng công ty, Trưởng các đơn vị thành viên chủ động quyết định việc chi tiêu và chịu trách nhiệm về việc chi tiêu tại đơn vị.

2. Chi quản lý đại lý

- Chi quản lý đại lý là khoản chi đào tạo và thi cấp chứng chỉ đại lý, chi đào tạo nâng cao kiến thức cho đại lý. Không được chi hỗ trợ đại lý bảo hiểm dưới mọi hình thức ngoài mức hoa hồng bảo hiểm đại lý được hưởng theo quy định của Bộ Tài chính.

III. CHI PHÍ QUẢN LÝ


1. Chi phí cho nhân viên

1.1. Chi phí tiền lương: thực hiện theo Quy chế chi trả thu nhập của Tổng công ty.

1.2. Chi làm thêm giờ: theo Quy định về làm thêm giờ tại Phụ lục 06 và mức lương cơ bản, công việc, phụ cấp lương theo Quy chế chi trả thu nhập của Tổng công ty.

1.3. Chi phí tiền ăn ca

- Đối tượng chi: Cán bộ nhân viên ký hợp đồng lao động có thời hạn.

- Mức chi: Chi theo số ngày làm việc thực tế trong tháng với mức chi theo chế độ tài chính hiện hành không vượt quá mức quy định của Nhà nước theo từng thời kỳ. Trường hợp làm thêm giờ đủ 8 tiếng/ngày được thanh toán tiền ăn ca theo quy định.

- Không thanh toán tiền ăn ca đối với trường hợp đi học dài hạn theo hoặc đi học không theo chương trình của Tổng công ty/Công ty thành viên;

1.4. Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

- Đối tượng: Cán bộ ký hợp đồng lao động dài hạn, hợp đồng không xác định thời hạn, cán bộ hợp đồng ngắn hạn từ đủ ba tháng trở lên (trừ hợp đồng thử việc, khoán gọn).

- Mức trích bảo hiểm: Thực hiện trích trên cơ sở lương cơ bản bao gồm tiền lương cấp bậc chức vụ tính trên cơ sở mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước từng thời kỳ, không có hệ số vùng.

- Trường hợp nghỉ ốm: Những ngày nghỉ ốm (nghỉ dài ngày), người lao động được hưởng lương do BHXH chi trả. Tuy nhiên, căn cứ tình trạng sức khoẻ và sự đóng góp của người lao động, Giám đốc đơn vị phối hợp cùng Công đoàn có thể trình Tổng giám đốc phê duyệt hỗ trợ thêm tiền lương cho người lao động từ nguồn quỹ thu nhập của Tổng công ty.

- Trường hợp nghỉ việc: Kể từ ngày 01/01/2009, người lao động bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động thì được hưởng các chế độ bảo hiểm thất nghiệp đối với thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp và được hưởng trợ cấp thôi việc đối với thời gian đã làm việc chính thức tại BIC trước ngày 01/01/2009.

1.5. Chi phí cho lao động nữ

- Chi thai sản: cán bộ nhân viên nữ khi sinh con, ngoài hưởng lương theo chế độ quy định của bảo hiểm còn được trợ cấp một lần với mức chi tương đương một tháng lương trước khi nghỉ sinh từ nguồn quỹ tiền lương Tổng công ty. Ngoài ra cán bộ nữ sinh con lần thứ nhất và lần thứ hai còn được trợ cấp thêm 500.000 đ/lần từ nguồn chi phí quản lý của đơn vị.

- Trường hợp nhân viên nữ nếu đủ sức khỏe và tự nguyện đi làm trước khi hết thời gian nghỉ thai sản thì ngoài hưởng chế độ thai sản còn được hưởng tiền lương của những ngày làm việc đó.

- Chi tổ chức khám sức khoẻ thêm trong năm như khám bệnh nghề nghiệp, mãn tính hoặc phụ khoa cho nữ công nhân viên.

- Chi khác cho lao động nữ theo chế độ quy định.TCKT/Quy định chế độ thu chi và quản lý tài chính 12/40

1.6. Chi trang phục

- Đối tượng: Cán bộ ký hợp đồng lao động từ 01 năm trở lên.

- Mức chi: Do Tổng giám đốc quyết định tuỳ theo thời gian làm việc thực tế nhưng không vượt quá quy định của Nhà nước.

1.7. Chi nghỉ phép cho cán bộ nhân viên

- Đối tượng: Cán bộ ký hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên, cán bộ ký hợp đồng ngắn hạn (trừ hợp đồng thử việc), cán bộ nhân viên xin về hưu trước tuổi và cán bộ đang trong thời gian nghỉ chế độ để chờ nghỉ hưu.

a. Chi trong những ngày nghỉ phép:

+ Chi lương: Trong những ngày nghỉ phép cán bộ được hưởng nguyên lương.

+ Chi phụ cấp tầu xe cho cán bộ nghỉ phép hàng năm được thực hiện theo quy định của Bộ Luật Lao động, cụ thể thanh toán tiền tàu, xe đi và về cho những ngày đi đường ở trong nước 1 năm/lần bằng phương tiện thông thường (ô tô, tàu hoả, ca nô, tàu chạy ven biển) cho đối tượng sau là cán bộ làm việc tại những đơn vị ở địa bàn vùng núi, vùng sâu, hải đảo được cấp có thẩm quyền tại đơn vị cấp giấy phép năm để về thăm vợ hoặc chồng, con, cha mẹ (kể cả bên chồng hoặc bên vợ);

b. Chi đối với những ngày không nghỉ phép

+ Đối với cán bộ ký hợp đồng dài hạn, cán bộ hợp đồng ngắn hạn (trừ hợp đồng thử việc) do công việc nhiều, Tổng công ty/Công ty không thể bố trí nghỉ hết số ngày phép theo quy định (có xác nhận của Lãnh đạo đơn vị) thì được thanh toán tiền nghỉ phép.

+ Cán bộ thôi việc chưa nghỉ phép hàng năm, cán bộ nhân viên xin về hưu trước tuổi và cán bộ đang trong thời gian nghỉ chế độ để nghỉ hưu có đề nghị thanh toán và được cơ quan chấp thuận thì được thanh toán tiền phép năm.

+ Mức thanh toán một ngày không nghỉ phép bằng tiền lương cố định (lương cơ bản và lương chức danh) tại thời điểm cuối năm tài chính (được hưởng phép) hoặc tại thời điểm cán bộ thôi việc, nghỉ hưu chia 22 ngày công.

1.8. Chi khám sức khỏe định kỳ

- Chi khám sức khỏe định kỳ là các khoản chi liên quan đến khám bệnh định kỳ hàng năm bao gồm: các khoản chi phí phải trả cho cơ sở y tế, tiền thuê phương tiện đi lại, phòng nghỉ đối với trường hợp các đơn vị tổ chức khám tại các cơ sở y tế ở các thành phố lớn do cơ sở y tế trên địa bàn không đáp ứng được yêu cầu.

- Đối tượng: Cán bộ ký hợp đồng lao động từ 01 năm trở lên, cán bộ học việc.

- Mức chi: theo chương trình dự toán được phê duyệt hàng năm của Tổng công ty một năm một lần.

- Trường hợp chi phí khám bệnh định kỳ hàng năm nằm trong chương trình bảo hiểm sức khỏe cho người lao động thì sẽ không chi thêm khoản chi này.

2. Chi về tài sản

2.1. Chi mua sắm và khấu hao tài sản cố định


- Việc mua sắm tài sản thực hiện theo Quy chế tài chính, Quy chế quản lý tài sản của Tổng Công ty.

- Việc trích khấu hao tài sản cố định được thực hiện hàng tháng đối với mọi tài sản tham gia quá trình hoạt đông kinh doanh. Tỷ lệ trích khấu hao quy định tại Phụ lục 02.

2.2. Chi mua bảo hiểm tài sản cố định

- Hàng năm, căn cứ vào danh mục các tài sản cố định đơn vị quản lý và sử dụng, các đơn vị lập danh sách các tài sản cần mua bảo hiểm, tiến hành việc mua bảo hiểm.

- Các tài sản mua bảo hiểm gồm: máy tính; xe ôtô; xe máy; trụ sở làm việc.

2.3. Chi phí sửa chữa tài sản hàng năm được chi tối đa không quá 5% tổng nguyên giá tài sản cố định do đơn vị quản lý và sử dụng. Đối với các khoản sửa chữa có giá trị dự toán từ 50 triệu đồng trở lên, đơn vị phải trình Tổng công ty phê duyệt trước khi thực hiện.

2.4. Chi phí thuê tài sản, văn phòng được phân bổ theo thời gian sử dụng vào chi phí quản lý trong kỳ. Việc thuê tài sản, văn phòng phải trình Tổng công ty phê duyệt trước khi thực hiện. Trong phạm vi được phê duyệt, Tổng công ty có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho đơn vị thực hiện ký kết hợp đồng với bên cho thuê.

2.5. Chi mua sắm công cụ dụng cụ

- Chi phí mua sắm công cụ lao động thực hiện theo kế hoạch kinh doanh hàng năm được Tổng công ty phê duyệt. Trong trường hợp phát sinh nhu cầu mua sắm làm vượt kế hoạch được giao, đơn vị trình Tổng công ty phê duyệt trước khi thực hiện.

- Công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ được phân bổ toàn bộ giá trị vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Các đơn vị mới thành lập thực hiện phân bổ theo quyết định của Tổng giám đốc.

2.6. Chi phí ngân hàng như phí chuyển tiền, phí mua séc, các khoản phí khác khi sử dụng dịch vụ ngân hàng: thanh toán theo chứng từ thực tế phát sinh của ngân hàng.

3. Chi hoạt động quản lý công vụ

3.1. Chi phí đi công tác trong nước

a. Mục đích, đối tượng chi

- Mục đích chi: Chi phí đi công tác là các khoản thanh toán tiền tàu xe, cước hành lý, tài liệu mang theo (nếu có), chi phí sử dụng dịch vụ khách sạn/nhà nghỉ và phụ cấp công tác phí trong quá trình đi công tác.

- Đối tượng chi: Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát chuyên trách, Ban Tổng Giám đốc, lãnh đạo các đơn vị thành viên và các cán bộ ký hợp đồng lao động chính thức, cán bộ khoán gọn là lái xe.

- Căn cứ thanh toán chi phí đi công tác:


+ Đối với cấp lãnh đạo Tổng công ty/Công ty: Thông báo kế hoạch đi công tác bằng văn bản hoặc thông qua hệ thống email nội bộ cho cán bộ đơn vị và Văn phòng Tổng công ty.

+ Đối với cán bộ còn lại: Tờ trình được duyệt/Quyết định cử đi công tác của cấp có thẩm quyền.

- Những trường hợp không được thanh toán chi phí dịch vụ khách sạn và tiền công tác phí:

+ Thời gian nghỉ ốm, điều trị tại bệnh viện, bệnh xá, nhà điều dưỡng, dưỡng sức trong khi đi công tác;

+ Thời gian nghỉ phép, nghỉ việc riêng trong khi đi công tác;

+ Thời gian học ở trường lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn được hưởng chế độ đối với cán bộ được đơn vị cử đi học.

+ Thời gian dự hội nghị, hội thảo... đã được đài thọ tiền ăn, nghỉ;

+ Thời gian được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác.

b. Nội dung thanh toán

* Tiền tàu xe đi và về từ cơ quan đến nơi công tác:

Trường hợp đi công tác bằng phương tiện giao thông đường bộ, đường thuỷ, đường sắt:

- Người đi công tác sử dụng các phương tiện giao thông công cộng nếu có đủ vé tàu, vé xe hợp lệ thì được thanh toán tiền tàu xe theo giá cước thông thường (giá không bao gồm các dịch vụ khác, ví dụ như: tham quan du lịch, tiền ăn, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu).

- Tiền tàu, xe được thanh toán bao gồm tiền mua vé tàu, xe, cước qua phà, đò ngang cho bản thân người đi công tác, phí sử dụng đường bộ và cước chuyên chở tài liệu phục vụ cho chuyến đi công tác (do cơ quan cử đi công tác yêu cầu) mà người đi công tác trực tiếp chi trả.

Trường hợp người đi công tác bằng phương tiện xe ô tô cơ quan thì không được thanh toán tiền tàu xe.

Trường hợp đi công tác bằng phương tiện máy bay:

- Cán bộ đi công tác bằng máy bay phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Cán bộ đi công tác bằng máy bay được thanh toán các khoản tiền vé máy bay hạng phổ thông và tiền cước phương tiện vận tải công cộng từ nơi công tác ra sân bay và ngược lại (trong trường hợp đơn vị không bố trí được xe đưa đón).

- Trường hợp người đi công tác không được phê duyệt phương tiện đi công tác bằng máy bay, nếu đi bằng máy bay thì chỉ được thanh toán theo giá cước vận tải tàu hỏa /ô tô hành khách công cộng thông thường.

Đối với cán bộ tự túc phương tiện đi công tác:

- Trong trường hợp cán bộ đi công tác không sử dụng phương tiện vận tải công cộng hoặc của cơ quan mà tự túc phương tiện đi lại thì được thanh toán tiền tàu


xe theo giá cước vận tải tàu hỏa/ô tô hành khách công cộng thông thường tại địa phương tương ứng tuyến đường đi công tác. Trường hợp tại địa phương không có phương tiện công cộng đi đến địa bàn công tác thì cán bộ công tác được thanh toán căn cứ theo giá cước/1 km thông thường tại địa phương và độ dài quãng đường đến nơi công tác.

- Căn cứ để thanh toán gồm Giấy đi đường của người đi công tác có xác nhận của cơ quan nơi đến công tác và bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình Tổng Giám đốc/Giám đốc đơn vị duyệt thanh toán.

* Phụ cấp công tác phí:

- Phụ cấp công tác được tính từ ngày người đi công tác bắt đầu đi công tác đến khi trở về đơn vị của mình (bao gồm thời gian đi trên đường, thời gian lưu trú, ngày lễ, ngày nghỉ theo quy định).

- Phụ cấp công tác được quy định bao gồm: phụ cấp tiền ăn và tiền tiêu vặt.

- Điều kiện được hưởng chế độ công tác phí: Có Giấy đi đường được xác nhận thời gian đến công tác tại địa phương;

- Mức chi: quy định tại Phụ lục 03. Trường hợp được cử đi công tác về trong ngày thì được thanh toán công tác phí bằng một nửa hạn mức trên.

* Tiền dịch vụ khách sạn/nhà nghỉ tại nơi đến công tác:

- Người đi công tác được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác. Mức chi tiền thuê phòng nghỉ được thanh toán theo hoá đơn theo tiền thực tế, nhưng tối đa không quá hạn mức quy định tại Phụ lục 03.

- Trường hợp cán bộ phải sử dụng phòng đôi (quy định tại Phụ lục 03) đi công tác theo đoàn thì chỉ được bố trí phòng riêng khi có lẻ người hoặc có người khác giới, mức thanh toán tối đa không quá định mức trên.

- Cán bộ được cử đi công tác nghỉ lại các địa phương không có nhà nghỉ, nhà khách hoặc tự túc chỗ nghỉ (không có hoá đơn thanh toán) thì được thanh toán theo mức khoán tối đa không quá 1/2 định mức trên.

- Trường hợp là đoàn công tác liên ngành, liên cơ quan thì cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác là người thực hiện chi cho những công việc chung của đoàn (như: tiền ăn, nghỉ, tiền thuê xe ôtô, phụ cấp công tác). Đơn vị cử người đi công tác có trách nhiệm thanh toán lại cho đơn vị chủ trì chi phí công tác cho người thuộc cơ quan mình cử đi (bao gồm tiền tàu xe, phụ cấp công tác phí, tiền thuê chỗ nghỉ).

3.2. Chi phí công tác phí nước ngoài

a. Mục đích, đối tượng

- Đối tượng chi: CBCNV được cấp có thẩm quyền cử đi công tác nước ngoài; các đối tác khách hàng quan trọng của Tổng công ty được cử đi công tác ngắn hạn (từ 30 ngày trở xuống) bằng kinh phí được Tổng công ty phê duyệt.

- Thẩm quyền duyệt đi công tác nước ngoài: Việc cử cán bộ đi công tác nước ngoài theo các chương trình và kinh phí do Chủ tịch HĐQT phê duyệt.

- Điều kiện để được thanh toán chi phí công tác:


+ Có quyết định cử đi công tác của cấp có thẩm quyền;

+ Có đủ các chứng từ hợp lệ để thanh toán.

- Những trường hợp sau đây không được thanh toán công tác phí:

+ Thời gian điều trị tại bệnh viện.

+ Thời gian nghỉ phép, nghỉ việc riêng trong khi đi công tác.

b. Nội dung chi

Khoản thanh toán trực tiếp cho cá nhân người đi công tác nước ngoài:

- Tiền vé cho các phương tiện đi lại, bao gồm tiền vé máy bay, vé tàu, xe từ Việt Nam đến nước công tác và ngược lại (kể cả vé máy bay, tàu xe đi lại trong nội địa nước đến công tác): theo chứng từ thực tế.

- Tiền thuê phương tiện từ sân bay đến nơi ở và ngược lại khi nhập và xuất cảnh nước đến công tác (tính cho 1 lần nhập và xuất cảnh nước đến công tác): theo mức khoán quy định tại Phụ lục 4.

- Tiền dịch vụ khách sạn/ phòng nghỉ tại nơi đến công tác: theo dự toán đã được phê duyệt.

- Tiền ăn và tiêu vặt: Quy định tại Phụ lục 04.

- Tiền lệ phí sân bay trong và ngoài nước; Lệ phí visa, lệ phí cấp hộ chiếu; Lệ phí hội nghị, hội thảo; Tiền bảo hiểm; Tiền chờ đợi tại sân bay...: theo chứng từ thực tế.

Những khoản thanh toán chung cho cả đoàn:

- Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày tại nơi đến công tác; Tiền điện thoại, telex, fax, internet; Tiền cước phí hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho đợt công tác;

- Tiệc chiêu đãi: đối với các đoàn đi công tác nước ngoài mà trưởng đoàn là Tổng giám đốc Tổng công ty hoặc có quyết định của Tổng giám đốc cho phép tổ chức tiệc chiêu đãi thì lập dự toán để làm căn cứ thanh toán.

Thanh toán trọn gói:

Trường hợp đi công tác ngắn hạn nước ngoài do các tổ chức hoặc doanh nghiệp của Việt Nam hoặc nước ngoài tổ chức, mà cán bộ được cử đi công tác phải thanh toán trọn gói (gồm tiền vé, tiền ăn, tiền phòng nghỉ...) thì chỉ thanh toán khi tổng chi phí trọn gói đó tối đa bằng định mức tiêu chuẩn tại quy định này.

Thanh toán chi phí đi công tác đối với trường hợp phía nước ngoài đài thọ một phần hoặc toàn bộ kinh phí:

- Trong trường hợp đi công tác mà phía nước ngoài đài thọ một phần kinh phí, cán bộ đi công tác chỉ được thanh toán các khoản chi mà phía mời không đài thọ theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính, Tổng công ty.

- Trong trường hợp đi công tác mà phía nước ngoài đài thọ toàn bộ kinh phí thì người đi công tác không được thanh toán bất kỳ khoản chi phí nào kể cả trường hợp kinh phí nước ngoài đài thọ thấp hơn so với mức khoán Tổng công ty quy định. Trường hợp đặc biệt do Tổng giám đốc quyết định.


- Thời gian được hưởng công tác phí bao gồm:

+ Thời gian công tác thực tế tính theo quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền, kể từ ngày bắt đầu đi máy bay cho đến khi trở về nước. Những ngày đi đường trong nước được tính theo mức công tác phí trong nước.

+ Trường hợp thời gian thực tế công tác ở nước ngoài ít hơn thời gian ghi trong quyết định thì chỉ thanh toán theo thời gian thực tế công tác; hoặc trường hợp thời gian thực tế công tác nhiều hơn thời gian ghi trong quyết định thì chỉ được thanh toán thời gian kéo dài khi có quyết định phê duyệt bổ sung của cấp có thẩm quyền.

+ Thời gian đi đường, ngày lễ, ngày tết theo lịch trình công tác.

+ Thời gian chờ đợi: là khoảng thời gian ngoài thời gian công tác theo quyết định phê duyệt và do khách quan mà cán bộ đi công tác phải đến trước hoặc ở lại ở nước ngoài, tối đa không quá 6 ngày. Trường hợp này cán bộ được cử đi công tác nước ngoài được hưởng 100% mức khoán phụ cấp công tác phí quy định tại Quy định này.

c. Thủ tục, chứng từ thanh toán

Loại ngoại tệ, tỷ giá áp dụng khi thanh toán

- Loại ngoại tệ áp dụng trong việc xác định định mức, mức chi, tạm ứng và quyết toán là đô la Mỹ (USD) và được thanh toán bằng đồng Việt nam theo tỷ giá bán ra của BIDV công bố tại thời điểm thanh toán.

- Trường hợp thực tế chi bằng ngoại tệ khác với đôla Mỹ sẽ được quy đổi trên cơ sở tổng số được chi tính bằng đôla Mỹ. Tỷ giá quy đổi giữa đồng đôla Mỹ (USD) và đồng ngoại tệ khác được căn cứ vào chứng từ đổi tiền hợp pháp của nước đến công tác. Trường hợp không có chứng từ tỷ giá qui đổi thì áp dụng tỷ giá quy đổi ra đôla Mỹ theo tỷ giá do BIDV công bố.

Chứng từ tạm ứng cho các đoàn đi công tác ngắn hạn tại nước ngoài

- Thủ tục tạm ứng:

+ Quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền;

+ Dự toán tạm ứng chi đoàn đi công tác nước ngoài;

+ Lịch trình công tác (nếu có);

+ Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của Hãng hàng không;

+ Giấy mời của phía nước ngoài có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có);

- Thời hạn thanh quyết toán tạm ứng chi phí đi công tác: trong thời gian 15 ngày kể từ khi về nước, cán bộ đi công tác nước ngoài phải gửi báo cáo quyết toán kèm theo đầy đủ chứng từ để thanh toán.

Thủ tục thanh toán trong trường hợp thanh toán theo mức khoán:

- Các khoản chi dưới đây được chi theo mức khoán thì khi quyết toán không cần phải xuất trình hoá đơn, chứng từ:


+ Tiền thuê phòng nghỉ, tiền ăn và tiêu vặt được định mức theo các nhóm nước đến công tác qui định tại Phụ lục 03.

+ Riêng đối với tiền thuê phòng nghỉ, nếu mức khoán không đủ chi, sẽ được thanh toán theo thực tế theo phê duyệt của Tổng giám đốc.

- Mức khoán tiền thuê phòng nghỉ, tiền ăn và tiêu vặt quy định trong Phụ lục 03. Đối với thời gian công tác từ ngày thứ 31 đến ngày thứ 180 được hưởng 2/3 mức khoán.

- Tiền thuê phương tiện từ sân bay đến nơi ở và ngược lại khi nhập và xuất cảnh nước đến công tác theo định mức qui định tại Phụ lục và chỉ thanh toán đối với trường hợp phía mời không đài thọ phương tiện đưa đón.

Thủ tục thanh toán trong trường hợp thanh toán theo chứng từ thực tế:

- Đối với các khoản thanh toán theo thực tế thì khi quyết toán nhất thiết phải có đầy đủ hoá đơn chứng từ hợp lệ gồm:

+ Tiền thuê phòng nghỉ;

+ Tiền vé máy bay: Thanh toán theo hoá đơn kèm theo cuống vé máy bay. Tiền thuê các phương tiện vận chuyển khác: thanh toán theo hoá đơn, chứng từ trả tiền hợp pháp kèm theo cuống vé (nếu có).

+ Tiền cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho các đoàn công tác: thanh toán theo hoá đơn của hãng hàng không, tối đa không quá 100 USD/1 đoàn công tác.

+ Thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày tại nơi đến công tác: thanh toán theo hoá đơn nhưng không quá 50 USD/1 người/1 nước đến công tác.

+ Tiền điện thoại, telex, fax, internet: thanh toán theo hoá đơn nhưng không quá 50 USD/1 đoàn đối với các đoàn đi tham quan, khảo sát.

- Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày tại nơi đến công tác, tiền điện thoại, telex, fax, internet do Trưởng đoàn quyết định.

3.3. Chi phí lưu động

- Hình thức chi:

+ Chi trả khoản khoán phụ cấp lưu động bằng tiền.

- Đối tượng chi trả phụ cấp lưu động bằng tiền:

+ Cán bộ giám định, bồi thường;

+ Cán bộ kế toán thuế, kế toán giao dịch với Ngân hàng, nhân viên bảo hiểm xã hội;

+ Các đối tượng khác theo phê duyệt của Tổng Giám đốc trong định mức chung.

- Mức chi:

+ Đối với phụ cấp bằng tiền: Phụ lục 03.

3.4. Chi phí in ấn


Chi phí in ấn bao gồm các chi phí liên quan đến việc in ấn chỉ, tài liệu, các loại mẫu phong bì thư, tiều đề thư, các ấn phẩm dùng cho giao dịch, quảng cáo,...

3.5. Chi phí văn phòng phẩm

Thực hiện theo định mức khoán chi phí đối với các văn phòng phẩm cá nhân theo quy định chi tiết tại Phụ lục 03.

Văn phòng phẩm dùng chung, Văn phòng/Phòng Kế toán hành chính lập kế hoạch mua sắm chung của đơn vị và xuất dùng theo các đơn vị có nhu cầu.

3.6. Chi phí tài liệu sách báo, sách tham khảo, tâp san chuyên ngành,... đảm bảo hiệu quả, thiết thực, đáp ứng yêu cầu nâng cao trình độ nghiệp vụ, hiểu biết, cập nhật thông tin về pháp luật, kinh tế, xã hội chi theo chứng từ thực tế phát sinh.

3.7. Chi phí hội phí hàng năm đóng cho các tổ chức, hiệp hội mà Tổng công ty là thành viên.

3.8. Chi phí dọn dẹp vệ sinh chi theo quy định của đơn vị cho thuê văn phòng hoặc theo hợp đồng thuê tạp vụ hàng tháng.

3.9. Chi bảo vệ cơ quan là khoản chi tại các đơn vị phải trả cho công ty bảo vệ chuyên nghiệp trên cơ sở hợp đồng được ký kết.

3.10. Chi phí điện, nước chi theo hoá đơn thực tế phát sinh tại đơn vị trên nguyên tắc sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.

3.11. Chi bưu phí chi theo thực tế phát sinh tại đơn vị. Chi phí bưu phí để gửi thư từ giao dịch giữa đơn vị với khách hàng và nội bộ Tổng công ty, không sử dụng vào mục đích cá nhân.

3.12. Chi phí điện thoại, fax, đường truyền dữ liệu chi theo thực tế phát sinh tại đơn vị. Mức chi phí điện thoại di động cho cán bộ được quy định Phụ lục 03, các trường hợp khác do Tổng giám đốc quyết định.

3.13. Chi phí chuyên gia tư vấn là các chi phí phát sinh tại Tổng công ty do thuê các chuyên gia trong việc tư vấn nghiệp vụ và các lĩnh vực chuyên môn trong việc biên soạn chương trình, quy trình nghiệp vụ, thuế, tài chính, kế toán, luật pháp,... nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại đơn vị.

Chứng từ thanh toán bao gồm: Hợp đồng cung cấp dịch vụ, văn bản trả lời của doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ.

3.14. Chi phí kiểm toán báo cáo tài chính là chi phí phải trả cho Công ty kiểm toán độc lập trên cơ sở hợp đồng kiểm toán được ký kết.

3.15. Chi phí xăng dầu ôtô:

- Là khoản chi mua xăng dầu vận chuyển phục vụ hoạt động kinh doanh của đơn vị. Việc thanh toán dựa theo định mức tiêu hao nhiên liệu tại Phụ lục 05.

- Với các phương tiện, thiết bị động cơ không có trong bảng Phụ lục 05, áp dụng theo mức tiêu hao không vượt quá mức quy định đối với động cơ có dung tích/công suất tương đương. Trường hợp đặc biệt, Tổng Giám đốc quy định cụ thể.

- Các đơn vị phải mở sổ theo dõi lịch trình sử dụng xe.


3.16. Chi phí bến bãi, lệ phí cầu đường chi theo thực tế phát sinh phù hợp với lịch trình chạy xe. Chứng từ thanh toán là vé gửi xe, vé lệ phí cầu đường, qua phà...

3.17. Chi phí giao dịch, lễ tân, khánh tiết

- Nội dung chi là các khoản chi phí giao dịch, tiếp khách liên quan hoạt động chung của Tổng công ty/Công ty thành viên.

- Mức chi: Tổng giám đốc/Giám đốc Công ty thành viên hoặc người được phân cấp ủy quyền quyết định định mức chi cho từng lần phát sinh trên cơ sở định mức chi phí chung của Tổng công ty/Công ty thành viên.

3.18. Chi phí quảng cáo

- Nội dung chi:

+ Chi làm biển quảng cáo tấm lớn;

+ Chi quảng cáo trên báo, tạp chí;

+ Chi làm vật phẩm quảng cáo;

+ Chi in tờ rơi quảng cáo,...

- Hình thức thực hiện:

+ Tổng công ty thực hiện và phân bổ chi phí các đơn vị;

+ Đơn vị tự thực hiện.

- Thủ tục thực hiện tại đơn vị:

+ Đơn vị phải trình Tổng công ty phê duyệt chủ trương trước khi thực hiện đối với trường hợp làm biển quảng cáo tấm lớn; quảng cáo hình ảnh BIC trên báo, tạp chí (kể cả báo điện tử); in tờ rơi quảng cáo.

+ Các trường hợp còn lại, đơn vị chủ động thực hiện trong hạn mức chi phí kinh doanh, đảm bảo tiết kiệm, mang lại hiệu quả.

3.19. Chi phí hội nghị

- Nội dung chi:

+ Chi phí thuê hội trường trong những ngày tổ chức hội nghị (trong trường hợp đơn vị tổ chức hội nghị không có địa điểm phải thuê).

+ Tiền in (hoặc mua), sao chụp tài liệu phục vụ hội nghị.

+ Chi phí thuê thiết bị nghe nhìn, thu phát âm thanh cho hội trường.

+ Chi phí thuê xe ô tô đưa đón đại biểu từ nơi nghỉ đến nơi tổ chức hội nghị.

+ Chi phí nước uống, ăn nhẹ giữa giờ.

+ Chi ăn hoặc hỗ trợ tiền ăn, thuê chỗ nghỉ (trong trường hợp hội nghị từ hai ngày trở lên), tiền tàu xe cho đại biểu là khách mời không hưởng lương.

+ Các khoản chi khác như: tiền thuốc chữa bệnh thông thường, trang trí hội trường, âm thanh ....

- Định mức chi: Theo Phụ lục 03

+ Chi phí thuê chỗ nghỉ: theo chứng từ thực tế nhưng không vượt quá định mức khoán của Tổng công ty về chế độ công tác phí.


+ Các khoản chi khác: theo dự toán chi phí được duyệt đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, trong phạm vi nguồn chi kinh doanh của đơn vị.

- Thủ tục thực hiện:

+ Chi phí tổ chức hội nghị phải có tờ trình phê duyệt chủ trương nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung, chương trình tổ chức hội nghị;

+ Tổng giám đốc ủy quyền Giám đốc Công ty thành viên ký phê duyệt chủ trương các hội nghị tại đơn vị có chi phí dự toán từ 30 triệu đồng trở xuống. Các trường hợp còn lại phải trình Tổng công ty phê duyệt chủ trương trước khi thực hiện.

+ Trên cơ sở chủ trương tổ chức hội nghị đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, đơn vị lập dự toán chi tiết làm căn cứ thực hiện.

+ Khi kết thúc hội nghị, đơn vị lập quyết toán, so sánh với dự toán ban đầu. Trường hợp phát sinh thực tế lớn hơn dự toán phải giải trình lý do chi vượt.

+ Giám đốc đơn vị là người phê duyệt dự toán, quyết toán tại đơn vị.

3.20. Chi phí đào tạo, hội thảo

a. Cách thức thực hiện

- Mục đích: Chi đào tạo (bao gồm các hoạt động đào tạo và đào tạo lại), chi tổ chức hội thảo chuyên ngành nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ quản lý cho CBCNV đáp ứng yêu cầu phát triển của Tổng công ty.

- Hình thức thực hiện:

+ Cử cán bộ tham gia các khóa học, hội thảo do các tổ chức bên ngoài Tổng công ty tổ chức;

+ Tổ chức khóa học đào tạo của Tổng Công ty hoặc đơn vị thành viên tự tổ chức.

+ Tổ chức hội thảo chuyên đề do Tổng công ty tổ chức.

- Nguyên tắc thực hiện:

+ Chi đào tạo:

Đào tạo cho cán bộ phải gắn với lợi ích của Tổng công ty nhằm nâng cao được trình độ của CBCNV để phục vụ công việc tốt hơn;

Đào tạo đúng người, đúng đối tượng, tiêu chuẩn và yêu cầu công việc;

Trường hợp cán bộ nhân viên sau khi được cơ quan hỗ trợ kinh phí đào tạo mà có nhu cầu chuyển công tác ra các đơn vị khác ngoài hệ thống BIC trừ trường hợp điều chuyển về Ngân hàng ĐT&PT Việt nam (BIDV) phải có trách nhiệm bồi hoàn kinh phí theo quy định của BIC.

+ Chi tổ chức hội thảo chuyên đề: phải được Tổng giám đốc phê duyệt tờ trình chủ trương trong đó nêu rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung của hội thảo. Căn cứ Tờ trình chủ trương đã được phê duyệt,


đơn vị tổ chức hội thảo lập dự toán, quyết toán và trình phê duyệt theo quy định.

b. Nội dung chi

- Chi tiền học phí tham dự các khoá học, hội thảo (đối với trường hợp cử cán bộ tham gia khóa học hoặc hội thảo bên ngoài);

- Chi phí tổ chức hội thảo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ:

+ Chi cho giảng viên thuê ngoài;

+ Chi bồi dưỡng cho CBCNV khi biên soạn tài liệu, giảng dạy khoá học;

+ Tiền photocopy tài liệu, giáo trình liên quan đến chương trình đào tạo hoặc hội thảo;

+ Tiền thuê cơ sở vật chất phục vụ khoá đào tạo, hội thảo;

+ Tiền ăn (nếu tổ chức ăn tập trung theo chương trình), tiền nghỉ cho cán bộ và giảng viên trong thời gian đào tạo, hội thảo hoặc tham dự các kỳ thi.

- Các chi phí khác phục vụ tổ chức đào tạo, hội thảo khác (nếu có).

c. Định mức chi

- Định mức chi tổ chức lớp học, chi bồi dưỡng giảng viên, học viên tham dự khóa học do Tổng công ty tổ chức: Phụ lục 03.

- Định mức chi hỗ trợ học viên tham dự khóa học không do Tổng công ty tổ chức:

+ Đối với cán bộ được cử đi học ngắn ngày (dưới 1 tháng): được hưởng chế độ chi phí đi công tác.

+ Đối với cán bộ cử đi học trên 1 tháng thì không được thanh toán tiền công tác phí và được thanh toán tiền tàu xe mỗi kỳ học 1 lượt đi về, tiền nghỉ tối đa theo chế độ chi phí đi công tác.

- Chi hỗ trợ đối với cán bộ tự túc đi học: Cán bộ đi học ngoài giờ hành chính theo nguyện vọng cá nhân nhằm nâng cao trình độ hiểu biết, phù hợp với công việc chuyên môn đang đảm nhiệm thì sẽ được Tổng công ty xem xét hỗ trợ một phần hoặc toàn bộ kinh phí của khóa học khi có kết quả học tập theo hướng dẫn trong Quy chế đào tạo của Tổng công ty.

3.21. Chi nghiên cứu đề tài khoa học

a. Mục đích chi

- Nghiên cứu, hoạch định chiến lược, chính sách phát triển của Tổng công ty.

- Nghiên cứu triển khai sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm bảo hiểm;

- Nghiên cứu đánh giá thị trường, nghiệp vụ, sản phẩm bảo hiểm;

- Nghiên cứu, xây dựng, cải tiến, ứng dụng: phần mềm quản lý, quy trình, quy chế, định mức; các văn bản quản lý nội bộ,.... phục vụ hoạt động kinh doanh của các đơn vị và Tổng công ty.

b. Nội dung chi


Chi nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ, triển khai sản phẩm mới được thực hiện theo hình thức đề tài khoa học bao gồm các nội dung chi phí như sau:

+ Chi phí biên dịch tài liệu (nếu có).

+ Chi phí điều tra, lấy số liệu trên thị trường.

+ Chi phí lập phiếu điều tra tham gia ý kiến.

+ Chi phí bồi dưỡng cho nhóm nghiên cứu đề tài.

+ Chi phí tổ chức thẩm định đề tài của Hội đồng khoa học.

c. Định mức chi: Phụ lục 03.

d. Căn cứ lập quyết toán chi phí: Theo dự toán được phê duyệt và Biên bản nghiệm thu của Hội đồng nghiệm thu đề tài khoa học do Tổng Công ty quyết định thành lập.

3.22. Chi phí công tác đoàn thể

Trường hợp mức chi cho hoạt động đảng, đoàn thể từ nguồn kinh phí không đủ, đơn vị được phép chi hỗ trợ cho hoạt động đoàn thể trong phạm vi nguồn chi của đơn vị. Điều kiện và cách thức chi hỗ trợ như sau:

- Hàng năm, Tổ Công đoàn của đơn vị lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động trong năm và tiến hành cân đối với nguồn thu để xác định những nội dung hoạt động cần chính quyền hỗ trợ kinh phí.

- Trên cơ sở mức kinh phí thiếu hụt do Công đoàn đề nghị hỗ trợ đã được bộ phận kế toán thẩm định, Giám đốc đơn vị quyết định tổng mức kinh phí hỗ trợ trong năm.

- Căn cứ nội dung hoạt động tương ứng với mức hỗ trợ đã được duyệt, đơn vị thực hiện tạm ứng kinh phí trên cơ sở đề nghị của Công đoàn để Công đoàn chủ động trong việc chi tiêu.

- Sau khi tổ chức thực hiện hoàn tất nội dung công việc nào, Công đoàn thực hiện báo cáo nội dung công việc hoàn thành, kèm toàn bộ dự toán, quyết toán và chứng từ hợp lệ, hợp pháp để bộ phận kế toán tài chính thực hiện quyết toán và tất toán tạm ứng vào chi phí của đơn vị.

Trước khi kết thúc năm tài chính, Công đoàn thực hiện hoàn tất các hồ sơ để quyết toán và tất toán toàn bộ tạm ứng trong năm. Trường hợp không thể tất toán được trong năm sẽ được tính vào phần kinh phí hỗ trợ của năm tiếp theo.

3.23. Các chi phí tài trợ, ủng hộ, từ thiện: Theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn hiện hành.

3.24. Chi phí trích lập dự phòng công nợ khó đòi: thực hiện theo quy định của pháp luật.

IV. CÁC KHOẢN KHÔNG ĐƯỢC TÍNH VÀO CHI PHÍ HỢP LÝ TRONG KỲ

- Các khoản chi không có hoá đơn, chứng từ theo chế độ quy đinh hoặc chứng từ không hợp pháp.


- Các khoản tiền phạt vi phạm luật giao thông, phạt vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, phạt vay nợ quá hạn, phạt vi phạm chế độ kế toán thống kê, phạt vi phạm hành chính về thuế và các khoản phạt khác.

- Các khoản chi không liên quan đến doanh thu và thu nhập chịu thuế như: chi về đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định; chi ủng hộ, từ thiện (trừ các khoản chi ủng hộ từ thiện được quy định tại Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp); và các khoản chi khác không liên quan đến doanh thu, thu nhập chịu thuế.

- Các khoản chi do nguồn kinh phí khác đài thọ.

- Chi phí không hợp lý khác theo quy định của pháp luật hiện hành.

V. NGUỒN CHI PHÍ KINH DOANH TẠI ĐƠN VỊ

- Nguồn chi phí kinh doanh tại đơn vị được xác định trên cơ sở định mức chi phí kinh doanh do Tổng công ty quy định riêng cho từng thời kỳ phù hợp với chính sách kinh doanh của Tổng công ty, đảm bảo tính chủ động trong kinh doanh, cạnh tranh trên thị trường, đạt hiệu quả cao, phù hợp với các quy định của pháp luật.

- Trong phạm vi nguồn chi được giao, Giám đốc đơn vị được quyết định các khoản chi phí tại đơn vị theo quy định của pháp luật và quy định của Tổng công ty.

- Ngoài việc tuân thủ hạn mức chi phí kinh doanh theo định mức trên, các khoản chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân, khánh tiết, chi phí giao dịch, đối ngoại, chi hỗ trợ, chi phí hội nghị tại đơn vị đảm bảo không vượt quá 10% tổng số các khoản chi phí hợp lý được trừ (bao gồm chi phí nhượng tái bảo hiểm) theo quy định của pháp luật. Cách xác định cụ thể nguồn chi phí này quy định tại Phụ lục 07.

Chương III

QUẢN LÝ THU CHI HỘ GIỮA CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN

1. Nguyên tắc

Việc thu, chi hộ giữa các đơn vị phải có văn bản đề nghị của đơn vị nhờ thu, chi hộ. Đơn vị thực hiện thu chi hộ khi không có yêu cầu của đơn vị nhờ thu, chi hộ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và pháp luật về việc thu chi hộ và phải bồi thường thiệt hại (nếu có).

2. Chế độ trách nhiệm

- Đơn vị nhờ chi hộ và đơn vị thực hiện chi hộ phải thống nhất phương án chi (nội dung chi, định mức chi) trước khi thực hiện. Sau khi hoàn thành, đơn vị thực hiện chi hộ báo nợ đơn vị nhờ chi theo phương án chi đã được hai bên thống nhất. Trường hợp đơn vị thực hiện chi hộ chi không đúng với phương án đã thống nhất, đơn vị nhờ chi hộ có quyền không nhận nợ.

- Đơn vị thu chi hộ phải tuân thủ đúng nội dung được yêu cầu thu chi hộ và các qui định, qui trình, thủ tục khi thực hiện các khoản thu chi hộ.


3. Quy định về chứng từ khi báo nợ, báo có

Bộ chứng từ báo nợ, báo có gồm:

+ Giấy báo nợ, báo có có xác nhận của Lãnh đạo đơn vị nhờ thu, chi hộ và đơn vị thực hiện thu, chi hộ (mẫu đính kèm);

+ Văn bản có nội dung nhờ, thu chi hộ;

+ Phiếu thu, chi hoặc uỷ nhiệm thu, chi (bản copy);

+ Các chứng từ liên quan đến thu chi hộ (bản copy): hợp đồng, hoá đơn, giấy đề nghị thanh toán....

4. Thanh quyết toán và báo nợ báo có

- Đơn vị thực hiện thu chi hộ: Đơn vị thực hiện thu chi hộ phải thực hiện quyết toán kịp thời, đầy đủ, rõ ràng đồng thời phải báo nợ, báo có chậm nhất là 05 ngày kể từ ngày kết thúc việc thu chi hộ, nếu phát sinh thu chi hộ vào ngày cuối tháng thì phải báo nợ ngay trong ngày để kip thời hạch toán trước khi đóng tháng. Trường hợp báo nợ chậm quá thời hạn trên thì đơn vị nhờ chi hộ có quyền từ chối không nhận nợ.

- Đơn vị nhờ thu chi hộ: theo dõi việc nhờ thu chi hộ và đôn đốc đơn vị thu chi hộ báo nợ, báo có.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Tại các Công ty thành viên

Căn cứ quy định này, Giám đốc Công ty thành viên xác định định mức chi hàng năm của đơn vị để xây dựng các định mức cụ thể cho từng đối tượng chi làm cơ sở cho cán bộ nhân viên của đơn vị thực hiện.

Phòng Kế toán hành chính tại Công ty thành viên có trách nhiệm kiểm soát, phân tích cơ cấu chi phí, nguồn chi hàng tháng tại đơn vị để đề xuất phương thức quản lý và mức chi hợp lý.

2. Tại Trụ sở chính

Ban Tài chính kế toán có trách nhiệm kiểm soát, phân tích cơ cấu thu nhập, chi phí hàng tháng của Trụ sở chính và toàn Tổng công ty, thu thập các thông tin phản ánh và trên cơ sở chế độ tài chính hiện hành để có đề xuất về cách thức quản lý ngày càng tốt và hiệu quả hơn.

3. Tổ chức thực hiện

Quy định này thay thế các quy định trước đây về chế độ quản lý thu chi tài chính của Công ty Bảo hiểm BIDV đã ban hành.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Ban Tài chính kế toán để phối hợp giải quyết./.


Phụ lục 01

HẠN MỨC TỒN QUỸ TIỀN MẶT VÀ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

STT ĐƠN VỊ

HẠN MỨC (đồng)

Tiền gửi ngân hàng Tiền mặt tồn quỹ1 BIC HÀ NỘI 400,000,000 70,000,0002 BIC HỒ CHÍ MINH 400,000,000 70,000,0003 BIC ĐÀ NẴNG 200,000,000 60,000,0004 BIC HẢI PHÒNG 200,000,000 60,000,0005 BIC BẮC TRUNG BỘ 200,000,000 60,000,0006 BIC BÌNH ĐỊNH 200,000,000 60,000,0007 BIC MIỀN TÂY 200,000,000 70,000,0008 BIC VŨNG TÀU 200,000,000 70,000,0009 BIC MIỀN ĐÔNG 200,000,000 60,000,000

10 BIC TÂY NGUYÊN 200,000,000 60,000,00011 BIC HẢI DƯƠNG 150,000,000 50,000,00012 BIC QUẢNG NINH 150,000,000 50,000,00013 BIC KHÁNH HOÀ 150,000,000 50,000,00014 BẮC TÂY NGUYÊN 150,000,000 50,000,00015 BIC TÂY BẮC 150,000,000 50,000,00016 BIC ĐÔNG BẮC 150,000,000 50,000,00017 BIC THĂNG LONG 150,000,000 70,000,00018 BIC THÁI NGUYÊN 150,000,000 50,000,00019 BIC BÌNH DƯƠNG 150,000,000 50,000,00020 BIC SÀI GÒN 400,000,000 70,000,00021 BIC BẮC BỘ 150,000,000 50,000,00022 TRỤ SỞ CHÍNH 70,000,000


Phụ lục 02

KHUNG THỜI GIAN SỬ DỤNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Danh mục các nhóm TSCĐThời gian sử dụng (năm)

A. Máy móc thiết bị động lực

1. Máy biến áp và thiết bị nguồn 7

2. Máy phát điện 7

3. Máy thiết bị động lực khác 6

B. Máy móc thiết bị công tác 1. Máy móc, thiết bị viễn thông, thông tin, điện tử, tin học và truyền hình

3

C. Thiết bị và phương tiện vận tải 1. Phương tiện vận tải đường bộ 62. Phương tiện bốc dỡ, nâng hàng 63. Thiết bị và phương tiện vận tải khác 6

D. Dụng cụ quản lý 1. Máy móc, thiết bị thông tin, điện tử và phần mềm tin học phục vụ quản lý

3

E. Nhà cửa, vật kiến trúc

1. Nhà cửa loại kiên cố (1) 25

2. Nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà vệ sinh, nhà thay quần áo, nhà để xe...

6

3. Nhà cửa khác (2) 6

4. Các vật kiến trúc khác 5

F. Các loại tài sản cố định hữu hình khác chưa quy định trong các nhóm trên

4

Ghi chú:

(1) Nhà cửa loại kiên cố là loại nhà ở, trụ sở làm việc, nhà văn phòng... được xác định là có độ bền vững Bậc I, Bậc II.

(2) Nhà cửa khác là nhà ở, trụ sở làm việc, nhà văn phòng... được xác định là có độ bền vững Bậc III, Bậc IV theo quy định của Bộ Xây dựng.


Phụ lục 03ĐỊNH MỨC MỘT SỐ KHOẢN CHI PHÍ

Nhóm chi phí Chi tiết Đối tượng áp dụng Định mức

I. Chi phí đi công tác trong nước

Phụ cấp công tác Đối tượng được hưởng 100.000 đ/người/ngày

Phòng nghỉ

Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc

- Địa bàn TP. Hà Nội, Hồ Chí Minh 2.000.000 đ/người/ngày- Địa bàn Vũng Tàu, Đà Nẵng, Cần Thơ, Nha Trang, Tây Nguyên, Hải Phòng, Quảng Ninh

1.500.000 đ/người/ngày

- Địa bàn còn lại 1.000.000 đ/người/ngày

Phó Tổng giám đốc, Ban kiểm soát

- Địa bàn TP. Hà Nội, Hồ Chí Minh 1.500.000 đ/người/ngày

- Địa bàn Vũng Tàu, Đà Nẵng, Cần Thơ, Nha Trang, Tây Nguyên, Hải Phòng, Quảng Ninh

1.000.000 đ/người/ngày

- Địa bàn còn lại 800.000 đ/người/ngàyGiám đốc, Phó Giám đốc Ban/Trung tâm tại Trụ sở chính; Giám đốc, Phó Giám đốc Công ty thành viên (sử dụng phòng đôi nếu từ 2 người trở lên)- Địa bàn TP. Hà Nội, Hồ Chí Minh 1.000.000 đ/ngày- Địa bàn Vũng Tàu, Đà Nẵng, Cần Thơ, Nha Trang, Tây Nguyên, Hải Phòng, Quảng Ninh

800.000 đ/ngày

- Địa bàn còn lại 500.000 đ/ngàyTrưởng phòng, Phó Trưởng phòng tại Trụ sở chính và các Công ty thành viên (sử dụng phòng đôi nếu từ 2 người trở lên)- Địa bàn TP. Hà Nội, Hồ Chí Minh 800.000 đ/ngày

- Địa bàn Vũng Tàu, Đà Nẵng, Cần Thơ, Nha Trang, Tây 600.000 đ/ngày


Nguyên, Hải Phòng, Quảng Ninh- Địa bàn còn lại 400.000 đ/ngày

Các đối tượng khác (sử dụng phòng đôi nếu từ 2 người trở lên)

- Địa bàn Hà Nội, Hồ Chí Minh 600.000 đ/ngày

- Địa bàn Vũng Tàu, Đà Nẵng, Cần Thơ, Nha Trang, Tây Nguyên, Hải Phòng, Quảng Ninh

500.000 đ/ngày

- Địa bàn còn lại 350.000 đ/ngày

II - Chi phí phụ cấp khoán cho CBCNV

Chi Văn phòng phẩm

Ban Tổng Giám đốc 100.000 đ/người/thángLãnh đạo các Ban, Trung tâm tại Trụ sở chính; Ban Giám đốc các Công ty thành viên

50.000 đ/người/tháng

Đối tượng còn lại 30.000 đ/người/tháng

Độc hại Thủ quỹ, cán bộ kho ấn chỉ 100.000 đ/người/tháng

Phụ cấp lưu động

Giám định, bồi thường 200.000 đ/người/thángCán bộ kế toán thuế, tiền gửi ngân hàng, bảo hiểm xã hội, y tế.


Đối tượng kháctối đa 200.000 đ/người/tháng

III - Chi phí phương tiện thông tin liên lạc

Cước điện thoại

Tổng Giám đốc 1.000.000 đ/tháng

Phó Tổng Giám đốc 800.000 đ/người/tháng

Giám đốc, Phó Giám đốc Công ty thành viên 600.000 đ/người/tháng

Giám đốc Ban/Trung tâm, Chánh Văn phòng 500.000 đ/người/tháng

Phó Giám đốc Ban/Trung tâm, Phó Chánh Văn phòng 400.000 đ/người/thángTrưởng phòng, Phó Trưởng phòng tại Trụ sở chính và Công ty thành viên


Lái xe 200.000 đ/người/tháng

Cán bộ Giám định bồi thường 300.000 đ/người/tháng


Các đối tượng khác (Theo phê duyệt của Tổng Giám đốc/Giám đốc Công ty thành viên)


Trang bị ĐTDĐ

Tổng Giám đốc10.000.000 đ/máy/3 năm

Phó Tổng Giám đốc 7.000.000 đ/máy/người/3 năm

Giám đốc Công ty thành viên5.000.000 đ/máy/người/3 năm

IV- Chi hội nghị, sơ kết tổng kết

Cấp toàn ngànhTiệc trà giữa giờ 50.000 đ/người/buổi

Định mức tiền ăn 300.000 đ/người/bữa

Cấp đơn vịTiệc trà giữa giờ 30.000 đ/người/buổi

Định mức tiền ăn 200.000 đ/người/bữaV. Chi hội thảo, đào tạo tự tổ chức

Chi cho giảng viên, học viên

Bồi dưỡng, ăn nghỉ, đi lại của giảng viên/trợ giảng/phiên dịch thuê ngoài

Mức thù lao tùy thuộc vào thỏa thuận hoặc hợp đồng giảng dạy ký kết

Bồi dưỡng giảng viên/trợ giảng/phiên dịch là người của Tổng công ty:

- Giảng viên chính 200.000 đ/buổi (4 tiết)

- Trợ giảng 50.000 đ/buổi (4 tiết)

- Phiên dịch 150.000 đ/buổi (4 tiết)- Biên soạn chương trình, giáo trình (chỉ áp dụng đối với cán bộ không chuyên trách về đào tạo) 200.000 đ/chương trình

- Ra đề, biên soạn đáp án (áp dụng thi tuyển dụng) 100.000 đ/đề

- Chấm thi viết

5.000 đ/bài. Tối đa không quá 500.000 đ/lớp

- Chấm thi trắc nghiệm 2.000 đ/bài. Tối đa không quá 300.000 đ/lớp


Chi phí ăn, nghỉ, đi lại của giảng viên là người của Tổng công ty

- Chi ăn (cán bộ được chi ăn sẽ không được hưởng chế độ công tác phí). Trường hợp không tổ chức ăn sẽ được hưởng chế độ công tác phí. 100.000 đ/người/ngày

- Đi lại Thanh toán theo thực tế

Chi phí nghỉ

Trường hợp Tổng công ty bố trí được chỗ nghỉ thì thanh toán theo thực tế nhưng không cap hơn định mức chi phí đi công tác. Trường hợp Tổng công ty không bố trí được chỗ nghỉ thì thanh toán theo mức tiền khách sạn trung bình trên địa bàn tổ chức lớp học, nhưng tối đa không quá định mức chi phí đi công tác.

Chi phí cho học viên khảo sát thực tế Thanh toán theo thực tếChi phí ăn cho các khóa đào tạo tập trung Tổng công ty tổ chức (áp dụng đối với cả cán bộ tổ chức lớp học). Trường hợp không tổ chức ăn sẽ được hưởng chế độ công tác phí. 100.000 đ/người/ngày

Chi phí tổ chức lớp học

Hội trường, trang trí lớp học (hoa, băng rôn…)Chi theo thực tếThiết bị giảng dạy

Văn phòng phẩm

Chi phí đi lại Ban tổ chứcTheo quy định về chế độ đi công tác

Nước uống phục vụ giải lao giữa giờ 30.000 đ/học viên/buổi


Liên hoan kết thúc lớp (áp dụng đối với lớp học có thời gian tổ chức từ 03 ngày trở lên).

150.000 đ/học viên

VI. Chi phí nghiên cứu đề tài khoa học

Cấp toàn ngành

Đề tài nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phát triển của Tổng công ty

Tổng giám đốc quyết định

Đề tài nghiên cứu ứng dụng khoa học, công nghệ, triển khai sản phẩm mới

30 trđ – 100 trđ

Đề tài nghiên cứu cải tiến quy định, quy trình nghiệp vụ 5 trđ – 30 trđ

Đề tài khác Dưới 30 triệu đồng

* Ghi chú:

- Các khoản chi phí sẽ thanh toán theo thực tế phát sinh nhưng không vượt quá định mức đã quy định ở trên.

- Các khoản định mức chi phí nêu trên chưa bao gồm thuế GTGT.

- Các trường hợp đặc biệt khác với quy định trong định mức sẽ do Tổng giám đốc quyết định.


Phụ lục 04

ĐỊNH MỨC CHI PHÍ CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI

NhómTiền ở

(USD/ngày)Tiền ăn & tiền tiêu vặt

(USD/ngày/người)

Tiền thuê phương tiện từ sân bay về nơi ở (USD/lần xuất và nhập cảnh/nước)

1200 (phòng đôi)

60 90150 (phòng đơn)

2150 (phòng đôi)


3120 (phòng đôi)


Các nước thuộc nhóm 1: Ireland, Anh, Bắc Ireland, Áo, Bỉ, Bồ Đào Nha, Canada, CHLB ĐỨc, Đài Loan, Đan Mạch, Hà Lan, Hàn Quốc, Italy, Luxumbua, Mỹ, Na Uy, Nhật Bản, Phần Lan, Pháp, Tây Ban Nha, Thuỵ Điển, Thụy Sỹ.

Các nước thuộc nhóm 2: Achentina, Ai Cập, Ả Rập Xê út, Ba Lan, Baren, Belarus, Bolivia, Bosnia-Hecgovina, Brazil, Brunei, Bungari, Các tiểu vương quốc Ả rập thống nhất, CH Séc, CH Slovakia, Chi Lê, Kowet, Colombia, Croatia, Estonia, Gioocdani, Hồng kông, Hungary, Israel, Latvia, Libăng, LB Nga, Lithuania, Macao, Macedonia, Malta, Mehico, Moldovia, Nam Phi, Secbia – Montenegro, New Zealand, Oxtralia, Panama, Peru, Quata, Rumani, Samoa, Singapore, Slovenia, Thổ Nhĩ Kỳ, Trung Quốc, Ukraina, Urugoay.Các nước thuộc nhóm 3: Dominica, Acmenia, Ấn Độ, Angieri, Angola, Apghanistan, Azecbaizan, Banladesh, Campuchia, CHND Triều Tiên, CH Ghi Nê, CH Yêmen, Công Gô, Costarica, Cuba, Đông Sahara, Đông Timo, Ecuado, Etopia, El Salvado, Ghana, Grenada, Gruzia, Guatemala, Haiti, Honduras, Iran, Indonesia, Jamaica, Kazakstan, Kenia, Kyrgizstan, Lào, Lybia, Madagascar, Malaysia, Mali, Maritus, Ma rốc, Mông Cổ, Myamar, Nepal, Nicaragua, Pakistan, Philipin, Thái Lan, Uzbekistan, Venezuela, Somali và các nước còn lại không thuộc các nhóm trên

* Ghi chú:- Các khoản định mức chi phí nêu trên đã bao gồm các khoản thuế phải nộp tại nước ngoài.- Các trường hợp phát sinh đặc biệt do Tổng giám đốc quyết định.

TCKT/Quy định chế độ thu chi và quản lý tài chính /40

Phụ lục 05

ĐỊNH MỨC TIÊU HAO NHIÊN LIỆU

TT Chủng loại xeNhiên liệu sử dụng

Dung tích

xilanh

Định mức tiêu hao nhiên liệu khoán (lít/100km)

Đến 60.000 km

Trên 60.000

km đến

120.000 km

Trên 120.000 km đến 200.000

km

Trên 200.000 km

trở lên

I TOYOTA 1 Zace GL Xăng 1.8 15 16 17 182 Hiace Commuter Xăng 2.7 19 20 21 223 Hiace Commuter Diesel 2.5 15 16 17 184 Corolla Alitis Xăng 1.8 12 13 13.5 145 Camry 1.8 G Xăng 1.8 12 13 13.5 146 Camry 2.2 G Xăng 2.2 13.5 14.5 15.5 167 Camry 2.4 G Xăng 2.4 15 16 17 188 Camry 3.0 V Xăng 3 17 18 19 209 Land Cruiser Xăng 4.5 23 24 25 26

10 Innova Xăng 2 13 14 15 1611 Crown Xăng 2.4 15 16 17 1812 Cressida Xăng 2 13 14 15 16II MAZDA 1 Mazda 3 (323) AT Xăng 1.6 12 14 14 152 Mazda 3 (323) MT Xăng 1.6 14 15 16 173 Mazda 6 (626) 2.3L Xăng 2.3 14 16 17 184 Mazda 6 (626) 2.0 Xăng 2 13 15 15 165 Mazda E2000 Xăng 2.2 17 19 20 21

III NISSAN 1 Terrno Xăng 2.4 16 17 18 192 Patrol Xăng 3 16 19 19 203 Bluebird Xăng 2 15 17 18 194 Urvan Xăng 2.5 16 17 18 19

IV MITSUBISHI 1 Grandis Xăng 2.4 17 18 19 202 Lancer Gala 2.0 Xăng 2 16 17 18 193 Jolie Xăng 2 16 17 18 194 Pajero Xăng 2.4 19 20 21 225 Pajero GLV6 Xăng 3 19 20 21 22

5Pajero Cash Transporter Xăng 3 19 20 21 22

6 Pajero GL Supreme Xăng 3.5 21 22 23 24V BMW 1 BMW 5.28i Xăng 2.8 18 19 20 212 BMW 323i Xăng 2.3 15 16 17 18


VI FORD 1 Ranger XLT Diesel 2.5 16 17 18 192 Transit Diesel 2.4 16 17 18 193 Transit Xăng 2.3 17 18 19 204 Modeo 2.0 AT Xăng 2 15 16 17 185 Mondeo 2.5 V6 Xăng 2.5 17 18 19 206 Escape XLS 2.3 AT Xăng 2.3 15 16 17 187 Escape XLT 3.0 AT Xăng 3 18 19 20 218 Everest 4x2 2.6L Xăng 2.6 17 18 19 209 Everest 4x2 2.5L Xăng 2.5 14 15 16 17

10 Laser Xăng 1.8 15 16 17 1811 Focus 1.8 Xăng 1.8 9 10 11 1212 Focus 2.0 AT Xăng 2 9 10 11 1213 Focus 2.0 MT (Auto) Xăng 2 11 12 13 14VII ISUZU

1Hi- Lander LX Limited Diesel 2.5 12 13 14 15

2Hi- Lander V-Spec MT Diesel 2.5 12 13 14 15

3Hi- Lander V-Spec AT Diesel 2.5 12 13 14 15

4Hi- Lander X-Treme MT Diesel 2.5 12 13 14 15

5Hi- Lander X-Treme AT Diesel 2.5 12 13 14 15

6 D- Max S (2.5 MT) Diesel 2.5 12 13 14 157 D- Max S (3.0 MT) Diesel 3 12 13 14 15

8D- Max S (3.0 MT) FS Diesel 3 12 13 14 15

9D- Max LS (3.0 AT) FS Diesel 3 13 14 15 16

10D- Max LS (3.0 MT) FS Diesel 3 13 14 15 16

11Hi- Lander V-Spec SC Diesel 1.5 11 12 13 14

12 TROOPER Xăng 3.2 18 19 20 21VII

I Phương tiện khác 1 Xe gắn máy

Do Giám đốc đơn vị quyết định2 Máy phát điện


Phụ lục 06

QUY ĐỊNH VỀ LÀM THÊM GIỜ

I. Đối tượng làm thêm giờ:

- Đối tượng áp dụng làm thêm đến 200 giờ/năm: Là tất cả cán bộ làm việc theo chế độ hợp đồng lao động (trừ hợp đồng thử việc, hợp đồng khoán gọn theo công việc, hợp đồng học việc). Trường hợp đặc biệt cần có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc/Giám đốc Công ty thành viên.

- Đối tượng được áp dụng làm thêm giờ từ trên 200 giờ/năm đến 300 giờ/năm: Là cán bộ làm việc theo chế độ hợp đồng lao động (trừ hợp đồng thử việc, hợp đồng khoán gọn theo công việc, hợp đồng học việc) làm các công việc: Kế toán (tài chính kế toán, kế toán thanh toán), Điện toán.

II. Nguyên tắc khi tổ chức làm thêm giờ:

- Phải có kế hoạch, công việc cụ thể và được sự đồng ý hoặc yêu cầu của Lãnh đạo quản lý trực tiếp.

- Số giờ làm thêm trong một ngày không quá 4 giờ, tổng số giờ làm thêm trong một tuần không quá 16 giờ, tổng số giờ làm thêm trong 4 ngày liên tục không quá 14 giờ.

- Hàng tuần, người lao động phải được nghỉ ít nhất 01 ngày (24 giờ liên tục). Trường hợp đặc biệt không thể bố trí nghỉ hàng tuần thì các đơn vị phải đảm bảo hàng tháng có ít nhất 4 ngày nghỉ cho người lao động.

- Trong trường hợp người lao động làm thêm trên 2 giờ trong ngày thì trước khi làm thêm phải bố trí người lao động được nghỉ ít nhất 30 phút và được tính vào giờ làm thêm.

- Không bố trí làm thêm giờ đối với lao động nữ có thai từ tháng thứ bẩy, hoặc đang nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi.

- Thực hiện trả lương và các chế độ khác liên quan đến làm thêm giờ đúng quy định của pháp luật hiện hành.

III. Các quy định đặc thù

- Không thanh toán tiền làm thêm giờ trong trường hợp đi công tác (vì đã được tính công tác phí) và tham dự lớp tập huấn, học tập, hội thảo.

- Đối với khối cán bộ quản lý từ Trưởng/Phó Trưởng phòng Công ty thành viên trở lên (trừ Trưởng/Phó Trưởng phòng KTHC các Công ty thành viên) và khối khai thác/kinh doanh trực tiếp: chỉ được thanh toán tiền làm thêm giờ khi có công việc phát sinh đột xuất ngoài chức năng nhiệm vụ, cần phải giải quyết gấp trong thời gian ngắn và được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Công ty thành viên (đối với cán bộ làm việc tại Công ty thành viên) và Ban Tổng Giám đốc (đối với cán bộ làm việc tại Trụ sở chính và Ban Giám đốc các Công ty thành viên).

- Thời gian bắt đầu tính làm thêm giờ là sau 60 phút giờ làm việc quy định.


- Ngoài các quy định trên, riêng đối với trường hợp cán bộ là lái xe: do đặc thù công việc là chỉ lái xe khi có lệnh điều xe nên thời gian làm thêm giờ chỉ được tính trong các trường hợp sau đây:

+ Thời gian trực tiếp lái xe theo lệnh điều xe vào các ngày nghỉ hàng tuần, ngày lễ, tết.

+ Vào các ngày làm việc bình thường (trừ trường hợp đi công tác đã được tính công tác phí), lái xe chỉ được tính thời gian làm thêm giờ sau khi đã thực hiện công việc lái xe liên tục trên 8 giờ/ngày hoặc trước 06h00 và sau 21h00 hàng ngày.

IV. Thanh toán tiền làm thêm giờ

Trước ngày 05 của tháng kế tiếp, các Ban/Trung tâm tại Trụ sở chính, các Phòng tại Công ty thành viên tổng hợp và gửi bảng làm thêm giờ của tháng trước về Ban Nhân sự/Phòng Kế toán hành chính. Ban Nhân sự/Phòng Kế toán hành chính thực hiện tính toán tiền làm thêm giờ, trình Ban Tổng Giám đốc/Giám đốc Công ty thành viên duyệt và thanh toán tiền làm thêm giờ cho cán bộ trước ngày 10 hàng tháng.

Công thức tính tiền làm thêm giờ như sau:

Tiền làm thêm giờ = Số giờ làm thêm quy đổi (nhân) x Tiền lương giờ.

Trong đó:

+ Số giờ làm thêm quy đổi = số giờ làm thêm thực tế x 150% hoặc 200% hoặc 300%.

Mức 150% áp dụng với giờ làm thêm vào ngày thường; mức 200% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần; mức 300% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày lễ, tết.

+ Tiền lương giờ = Tiền lương (theo lương cơ bản và lương theo vị trí công việc có hiệu lực tại thời điểm phát sinh công việc làm thêm) chia (:) 22 (ngày) chia (:) 8 (giờ/ngày).


Phụ lục 07

KHOẢN MỤC CHI PHÍ GIỚI HẠN 10%

Giới hạn chi phí quảng cáo, tiếp thi, khuyến mại, hội nghị = 10% x Tổng các loại chi phí sau:

- Chi bồi thường theo hợp đồng bảo hiểm gốc, hợp đồng tái bảo hiểm sau khi đã trừ đi các khoản phải thu để giảm chi như thu bồi thường nhượng tái bảo hiểm, thu đòi người thứ ba bồi hoàn, thu hàng đã xử lý bồi thường 100%;

- Phí nhượng tái bảo hiểm;

- Chi phí trích lập dự phòng nghiệp vụ;

- Chi giám định tổn thất;

- Chi hoa hồng bảo hiểm;

- Chi phí về dịch vụ đại lý bao gồm giám định tổn thất, xét giải quyết bồi thường, yêu cầu người thứ ba bồi hoàn;

- Chi xử lý hàng tổn thất đã bồi thường;

- Chi quản lý đại lý;

- Chi đề phòng hạn chế tổn thất;

- Chi đánh giá rủi ro của đối tượng bảo hiểm;

- Chi phí trích nộp các quỹ theo quy định của pháp luật;

- Chi phí quản lý đồng bảo hiểm;

- Chi phí cho nhân viên;

- Chi phí về tài sản;

- Chi về họat động công vụ (trừ chi phí giao dịch, tiếp khách, quảng cáo, khuyến mại, hội nghị);

- Chi trích lập dự phòng công nợ khó đòi;

- Các khoản chi/trích khác theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm và thuế thu nhập doanh nghiệp.


TỔNG CÔNG TY BẢO HIỂM BIDV“Tên đơn vị”

GIẤY BÁO NỢ/BÁO CÓ

Kính gửi:

Đề nghị Quý đơn vị xác nhận nợ các khoản chi phí theo đề nghị chi hộ tại công văn số …… ngày …. của …… như sau:

Đơn vị: đồng

STTNgày

chứng từSố chứng

từ Nội dung Số tiền Ghi chú

Tổng cộng

Bằng chữ:

Thời gian hạch toán: tháng…./ năm …

……., ngày ….. tháng…… năm 20..BÊN NHẬN NỢ/CÓ BÊN BÁO NỢ/CÓ

TGĐ/GĐBan TCKT/Phòng

KTHCTGĐ/GĐ

Ban TCKT/Phòng KTHC


Documents

QD 1428 Ban Hanh Quy Dinh Che Do Thu Chi Va Quan Ly Tai Chinh BIC (27!04!2011)