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Quelques pistes pour rendre le
plus efficace possible les temps de réunion
Anne-France CHEYNET Circonscription Andrézieux Nord, février 2012
Quelques précisions à propos du diaporama
Cliquez sur les mots soulignés ,la plupart du temps il s’agit d’un lien
Cliquez sur les boites à outils, ce sont des liens qui renvoient à des éléments de mise en œuvre pratique
En amont
Une réunion? règle des « 3 P »
Pourquoi?Pour quoi (faire)?
Pour Qui?
Pourquoi?En amont s’interroger sur:
Retour
En quoi cette réunion est-elle utile?
Qu’est-ce queMoi j’en attends?
Qu’est-ce que le groupe en attend ?
Pour quoi (faire)?
Retour
Pour transmettre (réunion descendante) ou
récolter (réunion ascendante) des informations
Pour échanger : trouver des idées des solutions,
échanger des infos, des opinions, des questions
Pour résoudre des problèmes: rechercher des solutions,
décider, valider ensemble
Pour Qui?
A qui ,au final,
ce temps de travail doit –il bénéficier?
avant
QUI ?
Cibler les participants : :
•Sont-ils membres de droit ?
•Sont-ils compétents par rapport au sujet?
•Portent-ils une responsabilité par rapport au sujet?
•Sont-ils intéressés par rapport au sujet?
Pour inviter/convoquer les concernés
avant
Préparer la réunion : établir le « T.O.P » Fixer le cadre et le
ThèmeFixer l’Objectif: Quel but doit-on atteindre à la fin de la réunion? Fixer le Plan
Fixer l’éventuelle contribution des participants en amont
avant
Préparer la réunion : Communiquer le « T.O.P » aux participants
MOTIVER
En permettant aux participants de:
Connaître l’objectif de la réunion
Connaître leur rôle et leur contribution
Connaître le bénéfice et l’intérêt de leur participation
C’est
avant
Préparer la salle :
U,=, ,
En Autobus: limite les échanges
signifie « sous l’autorité de »;
signifie « Tous égaux»;
facilite les échanges
signifie « disposition de négociation»;
Prépare un affrontement possible
Combine place prépondérante de l’animateur et possibilité d’échanges
En Rond ou en Carré:
Face à Face:
En U:
Pendant: Le Début
Rappeler les « 3P » et en quoi ils
sont communs à
TOUS
Qui? Présentation (si nécessaire) des participants: Qui on est ,
pourquoi on est là ,ce que l’on attend de cette réunion
Comment?:Les règles de fonctionneme
nt
Pendant: En cours
L’animateur
Fait respecter les règles du jeu
en s’appuyant sur son acceptation initiale et sur l’objectif de la réunion
Régule les échanges :
-faire s’exprimer-Faire échanger
-gérer les prises de parole-faire écouter-reformuler
-gérer les conflits-faire des synthèses
(Si nécessaire) Valoriser les acteurs et leur contribution
Un tour de table final où chaque participant rappelle oralement devant tous ce qu’il doit faire
(Si nécessaire) Etablir un échéancier pour les prochaines réunions
conclure
Qui fait Quoi pour Quand ?
ENGAGERLIERPou
r
Faire le compte-rendu et le diffuser
Agir en cohérence et conséquence
apres
Ce diaporama constitue la synthèse de propositions émanant de 2 sites:
Site de l’ESEN (Ecole Supérieure de l’Education Nationale)
http://www.esen.education.fr/fr/ressources-par-theme/management-et-pilotage/communication-professionnelle/m-laguigne-fait-sa-rentree/
Site Animer une réunion
http://www.animerunereunion.com
Les règles de fonctionnement
Fixer la durée et obtenir l’accord de TOUS
Prévoir et accepter les moments de purge : nécessaire au fonctionnement d’un groupe « vider son sac »
Prévoir un « scripteur » et/ou un « secrétaire »
Clarifier et expliciter le rôle de chacun: quelle contribution on attend d’euxENRÔLERC’est une façon
d’Retour
« On ne peut pas terminer la réunion avant d’avoir…….,de s’être mis d’accord sur……. »
Retour
Attention aux « petits parleurs ! (Chez les adultes aussi il y en a !! )….ce n’est pas parce que l’on ne s’exprime pas que l’on n’a rien à dire !!!
Attention à l’effet pygmalion (se rallier à l’opinion du groupe)
Attention aux effets de leadersheap (se rallier à l’opinion du leader)
Retour
faire s’exprimer
Retour
s’exprimer……De l’usage des pronoms, et
autres……Vous
Pour :ENTENDRE
-prendre en compte la parole des autres
- Focaliser sur les besoins et centres d’intérêt des autres
Nous
Pour : ENRÔLER,ENGAGER
-Faire adhérer à un objectif commun
-Entraîner à l’action
-Aller ensemble vers un même but
Votre
Pour : MOTIVER
-recentrer sur les motivations professionnelles et personnelles
On A EVITER:
-Trop flou
- « ON » c’est tout le monde et personne à la fois
Dépasser les simples opinions: « qu’est-ce que tu en penses? »
Pourquoi?
Sur quoi t’appuies -tu?
Quels indicateur
s?
A quoi on le voit?
Retour
« Le double tour »
Chacun prépare par écrit à propos de la question abordéependant quelques minutes, sa vision, son point de vue.
Une fois que tout le monde est prêt :
1 Le premier tour.Chacun s’exprime à tour de rôle et chacun écoute les
autres.
2 Le deuxième tour.Chacun donne un écho à ce qu’il vient d’entendre.
Il répond à une question du type :« Enrichi par les autres, quelle est ta nouvelle définition ? ».
VARIANTE: On échange les propositions écrites pour éviter les effets Pygmalion et Leadership
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Méthode ADRAV (Accord, Désaccord, Rien A Voir) Cette méthode comporte trois phases :
1 A comme Accord faire la liste de l’ensemble des points d’accord existant entre les deux parties en conflit
2 D comme Désaccordfaire la liste des points de désaccord :
3 R comme Rien A Voirfaire la liste des points qui n’ont rien à voir avec les deux points précédents
Affichés sur un tableau, l’ensemble des points d’accord est souvent plus important que celui des divergences, la clarification de l’objet de la querelle permet de faire apparaître soit directement la solution soit les conditions pour y parvenir.
Conseil : Mettez noir sur blanc les points. Ecrire c’est réaliser l'étendue des convergences.
« L’ADRAV»
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