QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNHtriethocphatgiao.com/files/HK4/QuanTriHanhChanh/Bai...1 Phoå bieán KH thöïc hieän muïc tieâu cho VP. CVP 15/3-1/4 R 2 XD caùch thöùc saép xeáp

QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH

I. TOÅNG QUAN VEÀ QUAÛN TRÒ

1. K/n:

- QT laø söï taùc ñoäng cuûa chuû theå QT ñeán ñoái

töôïng QT nhaèm thöïc hieän caùc muïc tieâu.

- QT laø nhöõng hoaït ñoäng phaùt sinh töø söï taäp

hôïp cuûa nhieàu ngöôøi ñeå hoaøn thaønh nhöõng

muïc tieâu chung.

2. Ñaëc ñieåm chung cuûa QT

- Ñoái töôïng taùc ñoäng chuû yeáu laø con ngöôøi.

- Muïc tieâu thöôøng ñoøi hoûi phaûi ñaït hieäu quaû cao.

- Vöøa mang tính khoa hoïc vöøa mang tính ngheä thuaät.

4

QT là khoa học:

- QT là một khoa học vì được khái quát, tổng kết

thành quy luật, nguyên lý, công thức.. và áp dụng

giải quyết các vấn đề thực tế.

- Khoa học QT là bộ phận tri thức đã được tích lũy

qua nhiều năm, tổng hợp, kế thừa từ các ngành

khoa học khác như toán học, kinh tế học, tâm lý

học…

5

QT là khoa học:

- Khoa học QT: Cung cấp cho nhà QT suy nghĩ

có hệ thống trước các vấn đề phát sinh, các

phương pháp khoa học, những kỹ thuật giải

quyếtcác vấn đề trong thực tế. Khoa học QT

được lưu truyền và giảng dạy cho thế hệ sau.

6

- QT là nghệ thuật sáng tạo, không thể áp dụng theo

công thức cứng nhắc.

- Nghệ thuật QT chính là khả năng nhà QT biết làm

thế nào trong từng hoàn cảnh cụ thể.

- Nghệ thuật QT có được qua sự trải nghiệm,

nghiên cứu và quan sát... của nhà QT và thể hiện nó

trong các công việc hàng ngày.

Quản trị là nghệ thuật:

7

- Nghệ thuật QT biểu hiện trong một số lĩnh vực

như nghệ thuật sử dụng người, nghệ thuật

giải quyết các khó khăn, nghệ thuật giao tiếp,

phê bình, sử dụng thời gian...

Quản trị là nghệ thuật:

3. Caùc tröôøng phaùi quaûn trò

- Tröôøng phaùi coå ñieån: F.W.Taylor, H.Ford,

H.Fayol. Ñaëc ñieåm: hôïp lyù hoùa lao ñoäng.

Phaân tích nhöõng ñoäng taùc thöøa, töø ñoù ñeà

ra quy trình LÑ hôïp lyù cho NSLÑ cao hôn.

Haïn cheá: thieáu nhaân baûn, coi con ngöôøi

nhö laø moät ñinh oác trong boä maùy.


- Tröôøng phaùi quan heä con ngöôøi: (E.Mayo,

A.Maslow). Ñaëc ñieåm: nhaán maïnh yeáu toá con

ngöôøi.

Thay ñoåi ñieàu kieän LÑ: giaûm tieáng oàn, caûi

thieän ñieàu kieän LÑ, caûi tieán cheá ñoä nghæ ngôi... .

laøm taêng NSLÑ, taïo ra baàu khoâng khí thuaän lôïi

trong taäp theå.


- Tröôøng phaùi hieän ñaïi: nhieàu taùc giaû, ra ñôøi

trong nhöõng naêm gaàn ñaây. Ñaëc ñieåm:

+ Söû duïng caùc moâ hình toaùn.

+ Ñònh löôïng thoâng tin, aùp duïng coâng cuï

thoáng keâ.

+ Söû duïng maùy tính ñieän töû laøm coâng cuï

trong vieäc ra quyeát ñònh.


- Tröôøng phaùi hieän ñaïi (tieáp)

Haïn cheá:

Raát khoù hieåu, chæ caùc chuyeân gia ñöôïc

ñaøo taïo môùi coù theå söû duïng caùc kyõ thuaät cuûa

tröôøng phaùi naøy, töø ñoù söï phoå bieán bò haïn

cheá.


- Tröôøng phaùi Nhaät baûn:

+ Thuyeát Z cuûa William Ouchi.

. Nhaân vieân laøm vieäc suoát ñôøi, trung thaønh.

Khoâng sa thaûi nhaân vieân, taát caû hoïp thaønh moät

gia ñình.

. Khoâng aùp ñaët KH töø treân xuoáng nhaân vieân,

moïi ngöôøi ñeàu ñöôïc tham gia vaøo quyeát ñònh

chung.

. Moãi toå chöùc phaûi coù nhoùm kieåm tra chaát

löôïng.


- Tröôøng phaùi Nhaät baûn (tieáp):

+ Lyù thuyeát KAIZEN (Masaakiimai, 1986)

KAIZEN nhaán maïnh ñeán vai troø cuûa

ngöôøi QT trong vieäc khuyeán khích nhaân

vieân noã löïc caûi tieán. Taäp trung vaøo nhöõng

caûi tieán nhoû, töøng böôùc moät, khoâng caàn

duøng nhieàu tieàn.

4. Nhaø quaûn trò

- Nhaø QT caáp thaáp: caáp baäc thaáp nhaát. Nhieäm vuï:

höôùng daãn, ñieàu khieån nhaân vieân laøm vieäc, tham

gia caùc coâng vieäc tröïc tieáp.

- Nhaø QT caáp trung gian: treân caùc nhaø QT caáp thaáp

vaø döôùi nhaø QT caáp cao (TP, tröôûng khoa, ....).

Nhieäm vuï: thöïc hieän caùc KH cuûa toå chöùc.

- Nhaø QT caáp cao: caáp baäc cao nhaát (chuû tòch, hieäu

tröôûng…). Nhieäm vuï: XD chieán löôïc vaø phaùt trieån

cuûa toå chöùc.

5. Caùc chöùc naêng quaûn trò

- Chöùc naêng hoaïch ñònh

- Chöùc naêng toå chöùc

- Chöùc naêng ñieàu khieån

- Chöùc naêng kieåm tra

II. CHÖÙC NAÊNG HOAÏCH ÑÒNH

1. K/n: HÑ laø caùc coâng vieäc chuaån bò cho

töông lai.

2. Taïi sao caàn HÑ

- Taêng khaû naêng ñaït keát quaû mong muoán.

- Giuùp caùc nhaø QT bieát caùch ñaït muïc tieâu.

- Phaùt trieån tinh thaàn laøm vieäc taäp theå.

- Giuùp nhaø QT kieåm tra vieäc thöïc hieän muïc

tieâu.

3. Caùc loaïi hoaïch ñònh

- Hoaïch ñònh chieán löôïc: xaùc ñònh muïc tieâu

daøi hạn, ñeà ra caùc bieän phaùp lôùn coù tính

ñònh höôùng.

- Hoaïch ñònh taùc nghieäp: xaùc ñònh muïc tieâu

ngaén haïn nhaèm naâng cao hieäu quaû ôû caùc

lónh vöïc cuï theå.

4. Quaù trình hoaïch ñònh

Phaân tích moâi tröôøng

Xaùc ñònh taàm nhìn

Xaây döïng muïc tieâu

Xaây döïng KH thöïc hieän muïc tieâu

4.1. Nghieân cöùu moâi tröôøng

Moâi tröôøng cuûa moät toå chöùc laø toång

hôïp nhöõng yeáu toá beân trong cuõng nhö beân

ngoaøi taùc ñoäng aûnh höôûng ñeán keát quaû

hoaït ñoäng cuûa toå chöùc.

4.1.1. Moâi tröôøng beân ngoaøi

Moâi tröôøng beân ngoaøi bao goàm nhöõng

yeáu toá töø beân ngoaøi aûnh höôûng khaùch quan

ñeán hoaït ñoäng cuûa toå chöùc.

- KT: kinh phí huy ñoäng, thu nhaäp daân cö, …..

- Chính trò: luaät phaùp, caùc dieãn bieán chính trò

trong nöôùc, khu vöïc …..

- Khaùch haøng: ngöôøi söû duïng SP, dòch vuï….

4.1.1. Moâi tröôøng beân ngoaøi.

- Xaõ hoäi: quan nieäm veà ñaïo ñöùc, toát, xaáu,

phong tuïc taäp quaùn, trình ñoä vaên hoùa, dö

luaän XH…..

- Coâng ngheä: Tieán boä cuûa KHCN… (VD: coâng

ngheä tin hoïc).

Phaân tích moâi tröôøng beân ngoaøi giuùp

xaùc ñònh caùc cô hoäi cuõng nhö caùc nguy

cô.

4.1.2. Moâi tröôøng beân trong

Bao goàm nhöõng ÑK beân trong aûnh höôûng

ñeán hoaït ñoäng cuûa toå chöùc.

- Nhaân löïc: trình ñoä, khaû naêng ñaøo taïo, …..

- Taøi chính: naêng löïc taøi chính, kieåm soaùt chi

phí….

- Neàn neáp: hôïp taùc, ñoaøn keát, khen thöôûng, kyû

luaät…..

Phaân tích moâi tröôøng beân trong giuùp xaùc

ñònh caùc ñieåm maïnh vaø caùc ñieåm yeáu.

4.1.3. Coâng cuï phaân tích moâi

tröôøng (Ma traän SWOT)

NHÖÕNG CÔ HOÄI

Opportunities (O)

1……………………

2……………………

NHÖÕNG NGUY CÔ

Threats (T)

1……………………

2……………………

NHÖÕNG ÑIEÅM MAÏNH

Strenghs (S)

1………………………

2………………………

NHÖÕNG ÑIEÅM YEÁU

Weaknesses (W)

1………………………

2………………………

Phoái hôïp S/T Phoái hôïp S/O

Phoái hôïp W/T Phoái hôïp W/O

4.1.3. Coâng cuï phaân tích moâi

tröôøng (Ma traän SWOT)

- Phoái hôïp S/O: söû duïng nhöõng ñieåm maïnh

beân trong ñeå taän duïng nhöõng cô hoäi beân

ngoaøi.

- Phoái hôïp S/T: söû duïng nhöõng ñieåm maïnh

beân trong ñeå traùnh khoûi hay giaûm ñi aûnh

höôûng cuûa nhöõng moái ñe doïa beân ngoaøi.

4.1.3. Coâng cuï phaân tích moâi tröôøng

(Ma traän SWOT)

- Phoái hôïp W/O: caûi thieän nhöõng ñieåm yeáu

beân trong baèng caùch taän duïng nhöõng cô

hoäi beân ngoaøi.

- Phoái hôïp W/T: laøm giaûm ñi nhöõng ñieåm yeáu

beân trong vaø traùnh khoûi nhöõng moái ñe doïa

vôùi moâi tröôøng beân ngoaøi. (phoøng thuû).

Quaù trình hoaïch ñònh





4.2. Xaùc ñònh taàm nhìn

Taàm nhìn laø ñònh höôùng hoaït ñoäng laâu

daøi cuûa toå chöùc. Hoặc làa hình ảnh của tổ

chức trong tương lai

4.2. Xaùc ñònh taàm nhìn

VD: Hoïc vieän haønh chính Malaysia phaán

ñaáu trôû thaønh moät trong nhöõng tröôøng

ñaøo taïo coù chaát löôïng haøng ñaàu theá giôùi

vaøo naêm 2020.






4.3. Xaây döïng muïc tieâu

Muïc tieâu duøng ñeå chæ caùc keát quaû cuï theå

maø toå chöùc caàn phaán ñaáu ñaït ñöôïc.

- Muïc tieâu daøi haïn: thöôøng laø hôn 1 naêm, ñoâi

khi ñöôïc xaùc laäp cho moät nhieäm kyø, chaúng

haïn 5 naêm.

VD: cô quan X ñeà ra muïc tieâu: trong 3

naêm tôùi seõ tin hoïc hoùa toaøn boä heä thoáng

thoâng tin noäi boä.

4.3. Xaây döïng muïc tieâu

- Muïc tieâu ngaén haïn: ñöôïc ñeà ra cho moät

khoaûng thôøi gian trong voøng 1 naêm.

Muïc tieâu ngaén haïn thöôøng ñöôïc thieát

laäp chung cho toaøn toå chöùc vaø cho taát caû caùc

boä phaän chöùc naêng.

4.3.1. Kyõ naêng xaây döïng muïc tieâu

Khi xaây döïng muïc tieâu phaûi tuaân thuû

nguyeân taéc SMART:

- Muïc tieâu phaûi cuï theå (Specific): Phaûi chæ roõ

muïc tieâu lieân quan ñeán nhöõng vaán ñeà gì,

khoâng noùi chung chung.

VD: muïc tieâu “giuùp ñôõ ngöôøi ngheøo

trong thaønh phoá” laø moät muïc tieâu khoâng

cuï theå.


- Muïc tieâu phaûi ño löôøng ñöôïc (Measurable).

Phaûi ñònh löôïng hoùa keát quaû cuoái cuøng caàn

ñaït ñöôïc baèng caùc chæ tieâu coù theå ñaùnh giaù.

VD: giaûm soá hoä ngheøo cuûa quaän trong naêm

tôùi xuoáng coøn 3%.


- Muïc tieâu phaûi coù theå ñaït ñöôïc (Achievable).

Muïc tieâu ñeà ra yeâu caàu phaûi coù söï phaán ñaáu

nhöng neáu ñaët muïc tieâu cao quaù thì seõ

khoâng coù khaû naêng ñaït ñöôïc.

VD: Tröôøng ñaïi hoïc Y phaán ñaáu 100% giaûng

vieân ñoåi môùi phöông phaùp giaûng daïy trong

naêm hoïc tôùi.


- Muïc tieâu phaûi nhaát quaùn (Relevant).

Coù nghóa: vieäc thöïc hieän muïc tieâu naøy khoâng

caûn trôû vieäc thöïc hieän muïc tieâu khaùc.

Ví duï: Muïc tieâu naêm 2005 cuûa cô quan X:

+ 100% hoà sô ñöôïc saép xeáp laïi.

+ Tieát kieäm 20% kinh phí mua saém VPP.


- Muïc tieâu phaûi chæ roõ thôøi gian thöïc hieän

(Time).

Töùc laø phaûi chæ roõ giôùi haïn thôøi gian

thöïc hieän trong khoaûng thôøi gian naøo.






4.4. Xaây döïng keá hoaïch thöïc hieän

muïc tieâu

Sau khi ñaõ xaây döïng caùc muïc tieâu, caàn

xaây döïng cho moãi muïc tieâu moät KH thöïc

hieän.

Vieäc xaây döïng KH khoâng coù maãu chung

nhöng trong KH phaûi theå hieän ñöôïc: coâng

vieäc phaûi laøm, ngöôøi chòu traùch nhieäm, thôøi

gian baét ñaàu ñeán khi hoaøn taát.

KH thöïc hieän muïc tieâu.

100% hoà sô ñöôïc saép xeáp laïi

T

T

Coâng vieäc Traùch

nhieäm

Thôøi

gian

Tình

traïng

1 Phoå bieán KH thöïc hieän muïc

tieâu cho VP.

CVP 15/3-1/4 R

2 XD caùch thöùc saép xeáp hoà sô

cho töøng loaïi hoà sô.

HDV

NV

15/4-5/5

3 Chuaån bò phöông tieän: giaù

keâ, bìa in saün, keïp giaáy….

NV Thöôøng

xuyeân

4 Thöïc hieän NV 1/6-1/12

5 Kieåm tra vaø ñaùnh giaù CVP

NV

3 thaùng

1 laàn

III. CHÖÙC NAÊNG TOÅ CHÖÙC

1. K/n:

Chöùc naêng toå chöùc laø vieäc löïa

choïn nhöõng coâng vieäc, boä phaän vaø boá

trí moãi boä phaän moät ngöôøi laõnh ñaïo vôùi

nhieäm vuï, quyeàn haïn ñeå thöïc hieän muïc

tieâu cuûa toå chöùc.

2. Caùc yeâu caàu vaø nhöõng nhaân toá aûnh

höôûng ñeán cô caáu toå chöùc

2.1. Caùc yeâu caàu ñoái vôùi moät cô caáu toå chöùc

quaûn trò toái öu.

- Ñaûm baûo tính toái öu.

- Ñaûm baûo tính linh hoaït hay khaû naêng thích

nghi cao.

- Ñaûm baûo ñoä tin caäy trong hoaït ñoäng.

- Ñaûm baûo tính kinh teá.

2.2. Caùc nhaân toá aûnh höôûng ñeán

cô caáu toå chöùc quaûn trò

- Chieán löôïc vaø muïc tieâu cuûa toå chöùc.

- Quy moâ vaø möùc ñoä phöùc taïp cuûa toå

chöùc.

- Kyõ thuaät vaø coâng ngheä söû duïng.

CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC TRÖÔØNG HOÏC

HIEÄU TRÖÔÛNG

HIEÄU PHOÙ HIEÄU PHOÙ

Khoa Khoa ……….. Phoøng Phoøng ………….

CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC TRÖÔØNG HOÏC

HIEÄU TRÖÔÛNG

HIEÄU PHOÙ HIEÄU PHOÙ

HÑ HÑ ……..

Khoa Khoa ……….. Phoøng Phoøng ………….

3.1 Khái niệm

- Phân quyền là phân tán quyền ra quyết định, cơ

sở của việc ủy quyền.

- Mức độ phân quyền càng lớn khi:

+ Số lượng quyết định cấp dưới nhiều.

+ Các quyết định đề ra ở cấp dưới càng quan trọng.

45

3. PHÂN CHIA QUYỀN LỰC

- Ủy quyền là việc tạo cho người khác quyền

hành và trách nhiệm để thực hiện một hoạt động nhất

định.

- Quá trình ủy quyền:

+ Xác định kết quả mong muốn

+ Giao nhiệm vụ

+ Giao quyền hạn

+ Kiểm tra và theo dõi.

46


3.2 Những nguyên tắc ủy quyền:

Ủy quyền không làm mất hay thu nhỏ quyền của

người uỷ quyền.

Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và

người được ủy quyền phải hài hòa và gắn bó

Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy

quyền phải xác định rõ ràng

47


3.2 Những nguyên tắc ủy quyền (tt)

Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt

Người được ủy quyền phải có đủ thông tin trước

khi bắt tay vào công việc.

Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình

thực hiện sự ủy quyền.

48


3.3 Nghệ thuật ủy quyền

Những lưu ý để ủy quyền thành công:

- Sự hợp tác.

- Sự sẵn sàng chia sẽ

- Chấp nhận thất bại của người khác

- Sẵn sàng tin cậy cấp dưới

- Sẵn sàng lập ra và sử dụng kiểm tra rộng rãi

49


IV. CHÖÙC NAÊNG ÑIEÀU KHIEÅN

1. K/n:

Ñieàu khieån laø nhöõng hoaït

ñoäng lieân quan ñeán höôùng daãn, ñoäng

vieân nhöõng ngöôøi döôùi quyeàn thöïc

hieän caùc muïc tieâu cuûa toå chöùc.

Ñieàu khieån ñöôïc hieåu laø chæ huy

con ngöôøi.

2. Caùc lyù thuyeát ñoäng vieân

2.1. Lyù thuyeát caáp baäc nhu caàu cuûa

Abraham Maslow.

Maslow cho raèng haønh vi cuûa con

ngöôøi baét nguoàn töø nhu caàu vaø nhöõng nhu

caàu ñöôïc xeáp theo moät trình töï öu tieân töø

thaáp ñeán cao veà taàm quan troïng. Cuï theå

xeáp thaønh 5 baäc:

Trình töï saép xeáp nhu caàu cuûa

A.Maslow

Nhu caàu cô baûn

Nhu caàu xaõ hoäi

Nhu caàu an toaøn, an ninh

Nhu caàu töï troïng

Nhu caàu töï theå hieän

Nhu caàu

caáp cao

Nhu caàu

caáp thaáp

YÙ nghóa cuûa lyù thuyeát caáp baäc nhu

caàu cuûa A. Maslow

Muoán ñoäng vieân nhaân vieân, ñoøi hoûi

nhaø quaûn trò caàn phaûi hieåu hoï ñang ôû

caáp ñoä nhu caàu naøo. Töø ñoù ñöa ra

caùc giaûi phaùp phuø hôïp cho vieäc thoûa

maõn nhu caàu cuûa ngöôøi LÑ.

2.2. Lyù thuyeát hai nhaân toá cuûa

Herzberg

Herzberg lieät keâ caùc nhaân toá laøm

cho ngöôøi lao ñoäng vöøa loøng vaø caùc

nhaân toá ñoäng vieân.

- Nhoùm nhu caàu: ñieàu kieän laøm vieäc,

tieàn löông, an toaøn ngheà nghieäp…. laø nhöõng

yeáu toá laøm cho ngöôøi LÑ vöøa loøng. Neáu

thieáu chuùng seõ daãn ñeán söï baát maõn.

2.2. Lyù thuyeát hai nhaân toá cuûa

Herzberg

- Nhoùm nhu caàu: söï coâng nhaän,

tieán boä trong coâng vieäc… laø caùc nhaân

toá ñoäng vieân.

Neáu caùc nhaân toá ñoäng vieân giaûi

quyeát khoâng toát seõ taïo ra tình traïng

khoâng thoûa maõn, nhöng chöa chaéc ñaõ

gaây ra baát maõn.

2.3. Lyù thuyeát veà söï coâng baèng

Stacy Adams cho raèng söï coâng

baèng laø moät ñoäng löïc.

Tuy nhieân, caàn löu yù ngöôøi LÑ

thöôøng caûm thaáy caùc keát quaû nhaän

ñöôïc khoâng töông xöùng khi so saùnh

vôùi nhöõng gì maø ngöôøi khaùc nhaän

ñöôïc.

3. Naêng löïc vaø caùc tieâu chí xaùc ñònh

naêng löïc

3.1. Naêng löïc

Naêng löïc cuûa moät ngöôøi laø khaû naêng

hoaøn thaønh nhieäm vuï cuûa ngöôøi ñoù.

- Döïa vaøo keát quaû laøm vieäc ñeå bieát moät ngöôøi

naøo ñoù coù naêng löïc hay khoâng.

- Baèng caáp, chöùng chæ hoïc taäp... chæ coù yù nghóa

tham khaûo.

3.2. Caùc tieâu chí xaùc ñònh naêng löïc

NAÊNG LÖÏC Kieán thöùc

Ñaïo ñöùc Phaåm chaát

caù nhaân

Quan heä

Kinh

nghieäm


a. Kieán thöùc: hieåu bieát veà töï nhieân, XH; lyù

thuyeát, phöông phaùp, soá lieäu …. .

- Kieán thöùc laø neàn taûng cuûa naêng löïc vì thieáu

noù seõ khoâng coù cô sôû lyù luaän daãn ñöôøng,

haønh ñoäng muø quaùng, nhieàu ruûi ro.

- Muoán coù vaø khoâng ngöøng gia taêng kieán thöùc,

caàn ñöôïc ñaøo taïo. Vieäc ñaøo taïo coù theå thoâng

qua tröôøng, lôùp, töï hoïc…. .


b. Kyõ naêng: möùc ñoä thaønh thaïo khi thöïc hieän

moät coâng vieäc cuï theå.

- Moãi ngöôøi phaûi thöïc hieän nhieàu coâng vieäc

khaùc nhau neân caàn nhieàu kyõ naêng khaùc nhau.

- Kyõ naêng laø boä phaän quan troïng cuûa naêng löïc.

Khoâng coù kyõ naêng, chæ bieát “Chæ tay naêm

ngoùn”, khoâng töï laøm ñöôïc vieäc gì.

- Muoán coù vaø khoâng ngöøng gia taêng kyõ naêng,

con ñöôøng duy nhaát: noã löïc laøm vieäc.


c. Kinh nghieäm: laø nhöõng baøi hoïc tích luyõ töø

thöïc teá.

- Kinh nghieäm laø yeáu toá quan troïng cuûa naêng

löïc vì giuùp tieát kieäm thôøi gian, haïn cheá sai

soùt, ruûi ro.

- Kinh nghieäm coù ñöôïc chuû yeáu thoâng qua quaù

trình töï ñaùnh giaù. Cuõng coù theå hoïc töø ngöôøi

khaùc thoâng qua caùch giaûi quyeát coâng vieäc

trong nhöõng tình huoáng cuï theå.


d. Caùc moái quan heä: laø nhöõng quan heä caù nhaân do

töøng ngöôøi töï xaây döïng qua thôøi gian.

- Caùc moái quan heä giuùp vieäc thöïc hieän nhieäm vuï

nhanh hôn, ñoâi khi quyeát ñònh söï thaønh coâng neân

caùc moái quan heä laø yeáu toá quan troïng cuûa naêng

löïc.

- Tuøy vò trí vaø coâng vieäc ñaõ laøm maø moãi ngöôøi taïo

ñöôïc caùc moái quan heä ít nhieàu.

- Tuøy theo lónh vöïc hoaït ñoäng maø xaùc ñònh taàm quan

troïng cuûa caùc moái quan heä.


e. Ñoäng cô, hoaøi baõo: laø mong muoán hay öôùc

mô cuûa con ngöôøi.

- Öôùc mô mang laïi caûm giaùc höùng thuù, say

meâ. Töø ñoù con ngöôøi ñöôïc thuùc ñaåy ñeå

khoâng ngöøng hoïc taäp, reøn luyeän, vöôït qua

khoù khaên thaùch thöùc.

- Ñoäng cô, hoaøi baõo laø boä phaän quan troïng

haøng ñaàu cuûa naêng löïc vì neáu khoâng coù söï

höùng thuù, say meâ keát quaû laøm vieäc khoù coù

theå toát ñeïp.


f. Quan nieäm veà ñaïo ñöùc: Ñaïo ñöùc thöôøng

duøng ñeå phaân bieät caùi toát vaø caùi xaáu, caùi

ñuùng vaø caùi sai.

Ñaïo ñöùc ñoøi hoûi ñaët quyeàn lôïi XH treân

quyeàn lôïi caù nhaân. Thöïc teá, con ngöôøi gaëp

khoù khaên vì ñaïo ñöùc thì tröøu töôïng coøn lôïi

ích caù nhaân laïi roõ raøng.


Quan nieäm khoâng ñuùng veà ñaïo ñöùc seõ

daãn con ngöôøi ñeán sai laàm, töø sai laàm nhoû nhö

khoâng giöõ lôøi höùa ñeán sai laàm lôùn nhö gian

laän... Veà laâu veà daøi, nhöõng sai laàm ñoù laøm cho

con ngöôøi maát uy tín, phaùt trieån khoâng beàn

vöõng.


g. Caùc ñaëc ñieåm caù nhaân: ñaêïc ñieåm cuûa töøng

ngöôøi cuï theå.

Coù nhöõng ñaêïc ñieåm caù nhaân do baåm

sinh maø coù, nhö söï nhaïy beùn, trí thoâng

minh … nhöng nhöõng ñaëc ñieåm baåm sinh

nhö vaäy khoâng nhieàu. Ña soá laø nhöõng ñaëc

ñieåm do hoïc taäp reøn luyeän maø coù ñöôïc.

Nhöõng ñaëc ñieåm aáy bao goàm:

g. Caùc ñaëc ñieåm caù nhaân

- Töï tin, nghò löïc: laø nieàm tin ôû khaû naêng

cuûa chính mình, luoân tìm caùch vuôït qua

moïi khoù khaên thaùch thöùc, khoâng naûn chí

tröôùc thaát baïi.

- Quyeát ñoaùn: Khoâng thay ñoåi tuyø tieän caùc

quyeát ñònh ñaõ ban haønh, nhaèm taïo nieàm

tin cuûa ngöôøi khaùc.


- Saün saøng chòu traùch nhieäm: duõng caûm nhaän

traùch nhieäm tröôùc nhöõng haäu quaû do mình

taïo ra, khoâng ñoå loãi loanh quanh, ñoâi khi

nhaän caû traùch nhieäm cho ngöôøi khaùc. Nhö

vaäy seõ coù ñöôïc söï tin caäy cuûa ngöôøi khaùc.

- Thích öùng vôùi moâi tröôøng: luoân coi nhöõng

bieán ñoäng cuûa moâi tröôøng laøm vieäc laø bình

thöôøng, saün saøng chaáp nhaän söï bieán ñoäng aáy.


- Khaû naêng chòu ñöïng cao: coù khaû naêng

chòu ñöôïc aùp löïc cao cuûa coâng vieäc trong

moät thôøi gian daøi.

- Coù tinh thaàn hôïp taùc: coù khaû naêng truyeàn

ñaït yù töôûng, côûi môû, bieát laéng nghe vaø

chia seû yù kieán vôùi ngöôøi khaùc.

4. Caùc phong caùch laõnh ñaïo

Phong caùch laõnh ñaïo laø caùch thöùc

caáp treân cö xöû vôùi caáp döôùi.

Theo Kurt Lewin: coù 3 phong

caùch laõnh ñaïo chuû yeáu.

4.1. Phong caùch ñoäc ñoaùn

Caáp treân khoâng tham khaûo yù kieán

cuûa caáp döôùi khi ra quyeát ñònh.

- Öu ñieåm: Quyeát ñònh ñöôïc ban haønh

nhanh choùng, kòp thôøi.

- Nhöôïc ñieåm: Chuû quan, khoâng phaùt huy

ñöôïc saùng taïo, kinh nghieäm cuûa caáp

döôùi.

4.2. Phong caùch daân chuû

Ngöôøi laõnh ñaïo ra quyeát ñònh treân

cô sôû trao ñoåi yù kieán vôùi caáp döôùi.

- Öu ñieåm: Khai thaùc ñöôïc saùng kieán, kinh

nghieäm cuûa caáp döôùi vaø taïo ra söï thoûa maõn

cho hoï vì ñöôïc thöïc hieän coâng vieäc do chính

mình ñeà ra.

- Nhöôïc ñieåm: Toán keùm thôøi gian, tieàn baïc.

4.3. Phong caùch töï do

Ngöôøi laõnh ñaïo chæ ñöa ra chuû

tröông roài cho pheùp caáp döôùi ra quyeát

ñònh thöïc hieän.

- Öu ñieåm: Phaùt huy toái ña naêng löïc saùng

taïo cuûa caáp döôùi.

- Nhöôïc ñieåm: Deã daãn ñeán tình traïng hoãn

loaïn trong toå chöùc.

5. Caùc caên cöù löïa choïn phong

caùch laõnh ñaïo

- Ñaëc ñieåm cuûa caáp döôùi: Trình ñoä, kinh nghieäm,

giôùi tính, tuoåi taùc…

- Ñaëc ñieåm cuûa toå chöùc: tính chaát coâng vieäc, quy moâ

toå chöùc ….

- Caùc tình huoáng cuï theå: ñaõ döï tính, baát traéc…

- Ñaëc ñieåm cuûa nhaø laõnh ñaïo: 1 trong 3 phong caùch

coù 1 phong caùch töï nhieân nhaát ñoái vôùi nhaø laõnh

ñaïo.

5. Ra quyeát ñònh

5.1. Khaùi nieäm:

Quyeát ñònh quaûn trò laø haønh vi saùng taïo

cuûa nhaø quaûn trò nhaèm giaûi quyeát vaán ñeà cuûa

moät toå chöùc.


5.2. Caùc yeâu caàu cuûa quyeát ñònh quaûn trò

- Phaûi coù caên cöù khoa hoïc

- Phaûi baûo ñaûm tính thoáng nhaát

- Phaûi ñuùng thaåm quyeàn

- Ñòa chæ phaûi roõ raøng

- Phaûi chæ roõ thôøi gian thöïc hieän

- Phaûi ñöôïc ñöa ra kòp thôøi


5.3. Quy trình ra quyeát ñònh

B1: Xaùc ñònh vaán ñeà caàn ra quyeát ñònh

B2: Xaây döïng caùc tieâu chuaån ñeå ñaùnh giaù vaø löïa

choïn phöông aùn quyeát ñònh

B3: Xaây döïng caùc phöông aùn giaûi quyeát vaán ñeà

B4: Ñaùnh giaù caùc phöông aùn ñaõ xaây döïng

B5: Löïa choïn phöông aùn toái öu

B6: Ra quyeát ñònh

5.4. Caùc kieåu ra quyeát ñònh

Victor Vroom vaø Philip Yeston ñaõ phaân bieät

5 kieåu ra quyeât ñònh:

1: Nhaø QT töï quyeát ñònh döïa treân thoâng tin hoï coù

2: Nhaø QT thu thaäp thoâng tin töø caáp döôùi roài töï

quyeát ñònh

3: Nhaø QT trao ñoåi vôùi caáp döôùi maø khoâng taäp

hôïp hoï laïi roài ra quyeát ñònh. Quyeát ñònh coù hoaëc

khoâng bò aûnh höôûng bôûi yù kieán cuûa caáp döôùi


4: Nhaø QT trao ñoåi vôùi taäp theå ñeå laáy yù kieán

chungï, roài ra quyeát ñònh. Quyeát ñònh coù hoaëc

khoâng coù caùc yù kieán ñeà nghò cuûa taäp theå trong

ñoù.

5: Nhaø QT trao ñoåi, thaûo luaän vôùi taäp theå, caên cöù

vaøo yù kieán cuûa taäp theå ñeå ra quyeát ñònh.


Öu nhöôïc ñieåm cuûa caùc moâ hình ra quyeát ñònh

Kieåu 1 vaø 2

Öu ñieåm: Thôøi gian ra quyeát ñònh ngaén; tieát kieäm

chi phí, thôøi gian.

Nhöôïc ñieåm: Ñoäc ñoaùn, khoâng taän duïng ñöôïc suy

nghó cuûa ngöôøi khaùc.


Öu nhöôïc ñieåm cuûa caùc moâ hình ra quyeát ñònh

Kieåu 3,4 vaø 5

Öu ñieåm: Taän duïng ñöôïc kieán thöùc vaø kinh

nghieäm cuûa ngöôøi khaùc. Ñaëc bieät caàn neáu ñoù laø

vaán ñeà phöùc taïp vaø mang tính chieán löôïc.

Nhöôïc ñieåm: Toán thôøi gian; khuynh höôùng

nhöôïng boä, thoûa hieäp; traùch nhieäm caù nhaân

khoâng roõ.


5.6. Quy trình thöïc hieän quyeát ñònh

B1: Truyeàn ñaït quyeát ñònh ñeán nhöõng boä phaän

coù traùch nhieäm thi haønh

B2: Toå chöùc thöïc hieän quyeát ñònh

B3: Kieåm tra vaø ñieàu chænh quyeát ñònh

B4: Toång keát ñaùnh giaù vaø ruùt kinh nghieäm


5.5. Nhöõng vaán ñeà caàn löu yù khi ra quyeát ñònh

- Quaù tin töôûng vaøo kinh nghieäm baûn thaân cuõng

nhö ñaùnh giaù noù quaù cao

- Mang tính thoûa hieäp vaø nhieàu luùc boû qua

nhöõng vaán ñeà chính

- Döïa treân nhöõng aán töôïng hoaëc caûm xuùc caù

nhaân

- Quaù caàu toaøn

- Thoâng tin chöa ñaày ñuû

V. CHÖÙC NAÊNG KIEÅM TRA

1. Caùc loaïi kieåm tra.

1.1. Kieåm tra trong khi thöïc hieän. Theo doõi

nhöõng dieán bieán trong quaù trình thöïc hieän

KH.

1.2. Kieåm tra sau khi thöïc hieän.

Ño löôøng keát quaû thöïc teá vaø ñoái chieáu vôùi

KH.

Kieåm tra thöôøng ñöôïc tieán haønh theo caùc

giai ñoaïn:

1.2.1. Laäp keá hoaïch kieåm tra

- Leân lòch kieåm tra. Laø taøi lieäu ñöôïc chuaån bò

trong giai ñoaïn laäp KH, ñöôïc phaân chia theo

boä phaän chöùc naêng.

- Cöû ñoaøn kieåm tra. Taïi moãi boä phaän, laõnh

ñaïo seõ chæ ñònh moät nhoùm kieåm tra, trong

ñoù coù moät tröôûng nhoùm.

Nhieäm vuï: ñaùnh giaù keát quaû thöïc hieän KH,

laäp baùo caùo, kieåm tra bieän phaùp khaéc phuïc

vaø trình baùo caùo cho laõnh ñaïo.

1.2.2. Tieán haønh kieåm tra

Kieåm tra chæ döïa treân nhöõng baèng

chöùng khaùch quan. Nhöõng khaúng ñònh

khoâng coù caên cöù, dö luaän, tin ñoàn....

khoâng ñöôïc coi laø baèng chöùng khaùch

quan.

1.2.3. Baùo caùo kieåm tra

Moãi toå chöùc coù heä thoáng baùo caùo

rieâng nhöng caàn ñöôïc hoaøn taát tröôùc khi

keát thuùc kieåm tra.

Baùo caùo thöôøng ñöôïc vieát döôùi daïng

bieåu maãu vaø coù caùc noäi dung:

1.2.3. Baùo caùo kieåm tra

- Thôøi gian vaø ñòa ñieåm kieåm tra.

- Teân kieåm tra vieân, teân boä phaän ñöôïc kieåm tra.

- Caùc ñieåm khoâng hoaøn thaønh.

- Chöõ kyù ngöôøi kieåm tra vaø beân ñöôïc kieåm tra.

- Thôøi haïn söûa chöõa caùc ñieåm khoâng hoaøn thaønh.

- Kieåm tra xaùc nhaän caùc ñieåm khoâng hoaøn thaønh

ñaõ söûa chöõa.

KH thöïc hieän muïc tieâu.

100% hoà sô ñöôïc saép xeáp laïi

T

T

Coâng vieäc Traùch

nhieäm

Thôøi

gian

Tình

traïng

1 Phoå bieán KH thöïc hieän muïc

tieâu cho VP.

CVP 15/3-1/4 R

2 XD caùch thöùc saép xeáp hoà sô

cho töøng loaïi hoà sô.

HDV

NV

15/4-5/5

3 Chuaån bò phöông tieän: giaù

keâ, bìa in saün, keïp giaáy….

NV Thöôøng

xuyeân

4 Thöïc hieän NV 1/6-1/12

5 Kieåm tra vaø ñaùnh giaù CVP

NV

3 thaùng

1 laàn

BAÙO CAÙO ÑAÙNH GIAÙ

Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù: Phoøng …...

Ngöôøi ñaùnh giaù: Ng vaên A (PGÑ)

Ngaøy ñaùnh giaù: 2/1/2006.

TT Coâng vieäc chöa hoaøn

thaønh, Chæ tieâu ñaàu

ra chöa ñaït

Nguyeân

nhaân

Höôùng

khaéc

phuïc

Ngaøy

khaéc phuïc

xong

1 Coâng vieäc soá 3 ....:

Chöa XD ñöôïc caùch

thöùc saép xeáp hoà sô

ñoái vôùi töøng loaïi hoà

sô.

Chöa môøi

ñöôïc

chuyeân gia

höôùng daãn

Môøi sôùm

chuyeân

gia höôùng

daãn

10/1/06

2 ……

.. ……

PHAÀN II

CAÙC VAÊN BAÛN

THOÂNG DUÏNG TRONG

MOÄT TOÅ CHÖÙC HAØNH CHAÙNH

1. Thể thức văn bản

Là tập hợp các thành phần cấu thành

văn bản, bao gồm những thành phần

chung áp dụng đối với các loại văn bản và

các thành phần bổ sung trong một số loại

văn bản nhất định.


1.1. Quốc hiệu (ô số 1)

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng

chữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.


1.2. Tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 2)

Bao gồm tên cơ quan ban hành văn bản và

tên cơ quan cấp trên trực tiếp (nếu có). Tên cơ

quan ban hành văn bản được ghi theo tên gọi

chính thức, tên cơ quan cấp trên trực tiếp có

thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Giáo

hội Phật giáo (GHPG).

GIÁO HỘI PHẬT GIÁO VIỆT NAM

HỌC VIỆN PHẬT GIÁO….


1.3. Số, ký hiệu của văn bản (ô số 3)

- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do

cơ quan ban hành trong 1 năm, ghi số 01 vào

ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31-12.

- Ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản

(trừ công văn) và chữ viết tắt tên cơ quan ban

hành văn bản.

Vd: QĐ của HVPG: Số: 09/QĐ-HVPG


1.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn

bản (ô số 4)

- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức

của tổ chức nơi cơ quan đóng trụ sở.

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày,

tháng, năm văn bản được ký ban hành. Lưu ý

phải viết đầy đủ ngày... tháng... năm...; đối với

những số chỉ ngày, tháng nhỏ hơn 10 phải ghi

thêm số 0 ở trước.


1.5. Trích yếu nội dung văn bản (ô số 5a và 5b)

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu

ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát

nội dung chủ yếu của văn bản.


1.6. Nội dung văn bản: phản ánh các quy định; các vấn đề, sự việc… được trình bày. Yêu cầu cơ bản: (ô số 6)

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng;

- Cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Không dùng từ ngữ địa phương, nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Thuật ngữ chuyên môn cần phải được giải thích..


1.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (ô số 7a, 7b và 7c)

- Ký thay mặt tập thể ghi chữ “TM.” trước tên tập thể lãnh đạo; Ký thay ghi chữ “KT.”; Ký thừa lệnh ghi chữ “TL.” ; Ký thừa uỷ quyền ghi chữ “TUQ.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan.

- Chức vụ người ký: chức danh lãnh đạo của người ký; chỉ ghi chức danh như CT, Phó CT, Tổng thư ký, … mà không ghi tên cơ quan.

- Trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học. Khi cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị.


1.8. Dấu của cơ quan (ô số 8)

Dấu trên văn bản được đóng trên chữ ký,

lệch về phía trái và chiếm khoảng từ 1/3 đến ½

chữ ký.


1.9. Nơi nhận (ô số 9a-cho công văn và 9b)

- Nơi nhận xác định cơ quan, cá nhân nhận văn bản, được xác định cụ thể.

- Cá nhân soạn thảo đề xuất những cơ quan và cá nhân nhận văn bản.

- Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một nhóm đối tượng thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ: Các Bộ, ….


1.10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật. (ô số 10a, 10b và

11)

- Độ khẩn có 3 mức: hoả tốc, thượng khẩn hoặc

khẩn. Dấu độ khẩn được khắc sẵn, mực dùng

để đóng dấu màu đỏ tươi.

- Độ mật có 3 mức: tuyệt mật, tối mật hoặc mật.

Nếu văn bản cần thu hồi thì đóng dấu thu hồi.

Cách thực hiện như mức độ khẩn.


1.11. Các thành phần thể thức khác

- Địa chỉ cơ quan, địa chỉ E-Mail, địa chỉ Website, số Tel,

số Fax … ;

- Các chỉ dẫn “lưu hành nội bộ”, “dự thảo”… có thể

đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn đóng lên;

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

đối với những văn bản cần quản lý chặt chẽ;

- Số trang: từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số; số

trang của phụ lục được đánh riêng, theo từng phụ lục.

TAØI LIEÄU THAM KHAÛO

1. Harold Koontz, Cyril Odonell, Heinz

Weihrich (1994), Nhöõng vaán ñeà coát yeáu cuûa

quaûn lyù, NXB Khoa hoïc vaø kyõ thuaät.

2. James H. Donnelly, James L. Gibson, John

M. Ivancevich (2001), Quaûn trò hoïc caên baûn,

NXB Thoáng keâ.

TAØI LIEÄU THAM KHAÛO

3. Peter F. Drucker (2003), Nhöõng thaùch thöùc

cuûa quaûn lyù trong theá kyû XXI, Nxb Treû.

4. Fred R. David (2003), Khaùi luaän veà quaûn trò

chieán löôïc, Nxb Thoáng keâ.

Documents

QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNHtriethocphatgiao.com/files/HK4/QuanTriHanhChanh/Bai...1 Phoå bieán KH thöïc hieän muïc tieâu cho VP. CVP 15/3-1/4 R 2 XD caùch thöùc saép xeáp