QUY TRÌNH Mã số: TV.QT26.01

Lần ban hành: 01 QUẢN LÝ CÁC LOẠI PHÍ DỊCH VỤ TẠI THƯ VIỆN Ngày BH: 24/08/2009

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

1. MỤC ĐÍCH:

− Quy định các bước thực hiện việc quản lý các loại phí dịch vụ có thu của thư

viện.

− Quy định các chứng từ cần thiết khi tiến hành việc thu - chi nhằm đảm bảo

việc thu chi hợp pháp và theo đúng quy định của Nhà trường.

− Lập báo cáo thu - chi theo đúng chế độ kế toán.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình áp dụng cho tất cả cán bộ thư viện thực hiện dịch vụ.

3. ĐỊNH NGHĨA:

− TV: Thư viện

− CB: Cán bộ

− NSD : Người sử dụng

− KH-TC: Kế hoạch - Tài chính

− BGĐ: Ban Giám đốc

− BGH: Ban Giám hiệu

4. TÀI LIỆU THAM KHẢO:

− Các quy định về tổ chức, hoạt động của TV Trường Đại học.

− Quy định về chức năng, nhiệm vụ của TV Trường.

− Các quy định về chế độ chi tiêu nội bộ của Trường ĐH KHXH&NV.

− Tờ trình các hoạt động có thu của Thư viện.

QT26.01 – Quy trình quản lý các loại phí dịch vụ Trang 2

5. NỘI DUNG:

5.1. Quy trình nghiệp vụ:

Người thực Quy trình Mô tả công việc hiện Thu phí các loại dịch vụ tại thư viện:

QT26.01 – Quy trình quản lý các loại phí dịch vụ Trang 3

CB thực hiện dịch vụ

− Dựa trên bảng định mức thu phí các dịch vụ tại thư viện;

− Dựa trên tờ trình các loại dịch vụ có thu của TV trường ngày 29 tháng 05 năm 2009 và tờ trình bổ sung ngày 12 tháng 07 năm 2009.

NSD dịch vụ

Ký nộp thanh toán dịch vụ: NSD dịch vụ ký và ghi rõ họ tên, xác nhận số tiền phải thanh toán vào danh sách thống kê thu phí dịch vụ (Theo bảng mẫu)

Lưu ý: Không được ghi bằng bút đỏ, bút chì, không gạch, tẩy xóa, sửa đổi con số, chữ, …

CB thực hiện dịch vụ

Thống kê tiền thu – chi hàng ngày và hàng

tháng theo biểu mẫu: Lập các bảng thống kê tiền hàng ngày, hàng tháng bằng excel và cả trên giấy theo mẫu quy định để so sánh, đối chiếu.

CB thực hiện dịch vụ

Nộp thu phí dịch vụ cho Thủ quỹ theo quy định. − Định kỳ nộp: tiền thu dịch vụ đạt mức 1

triệu đồng. Lưu ý:

− Phải có sổ giao - nhận tiền khi nộp cho thủ quỹ.

− Báo cáo số hóa đơn - chứng từ chi (nếu có) cho thủ quỹ.

CB thực hiện dịch vụ

Làm báo cáo tổng hợp nộp cho thủ quỹ: để quyết toán với phòng KH-TC của trường. − Làm báo cáo tổng hợp thu – chi 6

tháng 1 lần (cuối tháng 6 và cuối tháng 12), (Nộp 2 bản: 1 bản cho người quyết toán của TV, 1 bản cho thủ quỹ)

− Nộp báo cáo thu dịch vụ (Nộp 2 bản: 1 bản cho người quyết toán của TV, 1 bản cho thủ quỹ)

− Nộp các chứng từ gốc đã thu − Nộp các hóa đơn, chứng từ gốc đã chi − Nộp tất cả tiền thu từ các dịch vụ (tính

tới thời điểm làm báo cáo) cho thủ quỹ. Lưu ý: Các loại hóa đơn, chứng từ phải hợp lệ, có ngày tháng, số hóa đơn, ghi rõ họ tên của

Thu phí các loại dịch vụ

Ký nộp thanh toán dịch vụ

Thống kê tiền thu – chi hàng ngày và hàng

tháng

Nộp phí dịch vụ cho Thủ quỹ

(Định kỳ: Tiền thu đạt mức 1 triệu đồng)

Báo cáo tổng hợp (Định kỳ: 6 tháng/1

lần) - Nộp các chứng từ

gốc.

người mua và bán hàng, mã số thuế của trường, nội dung mua bán, số tiền bằng số và bằng chữ, con dấu và chữ ký.

QT26.01 – Quy trình quản lý các loại phí dịch vụ Trang 4

− Số tiền chi dưới 50 ngàn đồng phải có hóa đơn bán lẻ; số tiền chi trên 50 ngàn đồng phải có hóa đơn tài chính.

− Phải sao ra 1 bản để lưu và so sánh, đối chiếu nếu có sai sót.

− Phải có biên bản giao - nhận tiền khi nộp cho thủ quỹ.

CB quyết toán

Tổng hợp tất cả tiền các loại dịch vụ đã nhận từ các bộ phận để quyết toán với phòng KH-TC: Định kỳ tổng hợp quyết toán: cuối tháng 6

và cuối tháng 12. − Kiểm tra các báo cáo thu – chi của các

phòng. − Lập bảng Thống kê tổng số tiền thu

từng loại dịch vụ của từng phòng theo bảng mẫu (có thể gộp lại đối với những phòng có dịch vụ giống nhau)

− Lập bảng thống kê Thu – chi tại TV theo biểu mẫu gồm: Tổng hợp tất cả các loại phí dịch vụ

có thu (theo quy định của tờ trình ngày 29 tháng 05 năm 2007 và tờ trình bổ sung ngày 12 tháng 07 năm 2009 theo bảng mẫu).

Tổng hợp các hóa đơn, chứng từ những khoản đã chi cho các hoạt động của thư viện, sắp theo thứ tự ngày tháng chi (theo quy định của tờ trình ngày 29 tháng 05 năm 2007 và tờ trình bổ sung ngày 12 tháng 07 năm 2009 theo bảng mẫu).

Tổng hợp hồ sơ quyết toán, trình BGĐ TV kiểm tra, ký xác nhận.

BGĐ

Tổng hợp phí dịch vụ từ các phòng

(Định kỳ: 6 tháng/1 lần), gồm

- Kiểm tra các báo cáo thu – chi dịch vụ của các phòng - Lập bảng Thống kê tổng thu từng dịch vụ - Lập bảng thống kê Thu – chi thư viện. - Trình hồ sơ quyết toán thu – chi cho BGĐ TV xem xét, ký xác nhận

BGĐ TV kiểm tra, xác

nhận

QT26.01 – Quy trình quản lý các loại phí dịch vụ Trang 5

5.2. Biểu mẫu:

1. Bảng kê chi tiết thu tiền phí dịch vụ

2. Bảng tổng hợp thu phí dịch vụ (hàng tháng)

3. Bảng tổng hợp thống kê thu – chi dịch vụ

4. Bảng kê khai về nội dung các hoạt động có thu của thư viện

5. Bảng báo cáo thu dich vụ của từng phòng

6. Bảng báo cáo tổng hợp thu các dịch vụ thư viện

7. Tờ trình các hoạt động có thu của thư viện

CB quyết toán

Trình hồ sơ quyết toán thu – chi của TV cho BGH xem xét, ký duyệt.

BGH

CB quyết toán; CB phòng KH-TC

Mang hồ sơ quyết toán thu – chi của TV đến phòng KH-TC kiểm tra và làm các thủ tục quyết toán các tạm ứng của thư viện.

Trình hồ sơ quyết toán thu – chi cho BGH ký

duyệt

BGH ký duyệt

Làm thủ tục quyết toán thu – chi với phòng KH-

TC