Upload
others
View
31
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
i
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
AKTUALISASI PEMANTAUAN KESEHATAN
PEGAWAI SESUAI STANDARD AKREDITASI
RUMAH SAKIT DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM
INFORMASI KEPEGAWAIAN TERPADU (SIKEDU)
Disusun Oleh :
NAMA : IDA MAYASARI, SKM. M.Kes
NDH : : 40
ii
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN III TAHUN 2020
PROVINSI JAWA TIMUR
LEMBAR PERSETUJUAN
RANCANGAN AKSI PERSETUJUAN
AKTUALISASI PEMANTAUAN KESEHATAN
PEGAWAI MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI
KEPEGAWAIAN TERPADU (SIKEDU)
Disusun Oleh :
IDA MAYASARI, SKM. M.Kes
NDH : 40
Telah diseminarkan dan disetujui
pada tanggal 27 Juli 2020
Menyetujui:
Widyaiswara/Pembimbing
ANTONIUS KUSTORO D,S.E,M.A,Ak.
Widyaswara
Atasan Langsung/Mentor
Dr. FLORENTINA JOESTANDARI,drg.,MT
Pembina Tingkat 1
NIP. 19650723 199202 2 002
iii
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan Puji Syukur ke Hadirat Allah SWT, atas karunia dan
hidayahnya akhirnya Penulis dapat menyelesaikan Rancangan Aksi Perubahan
dengan judul “AKTUALISASI PEMANTAUAN KESEHATAN PEGAWAI
SESUAI STANDARD AKREDITASI RUMAH SAKIT MENGGUNAKAN
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN TERPADU (SIKEDU)”.
Rancangan Aksi Perubahan ini disusun berdasarkan hasil konsultasi dengan
Coach/Widyaiswara serta disetujui oleh Mentor yang merupakan atasan langsung
peserta pada tahap taking ownership,
Rancangan Aksi Perubahan merupakan salah satu kegiatan pembelajaran
pada Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas untuk memenuhi standar
kompetensi manajerial jabatan pengawas yang mampu menjamin akuntabilitas
jabatannya dalam mengendalikan seluruh kegiatan pelaksanaan pelayanan publik
sesuai dengan standar operasional prosedur.
Pada kesempatan ini kami menyampaikan terima kasih yang sebesar-
besarnya atas dukungan dan partisipasinya kepada kami dalam penyusunan
rancangan proyek perubahan ini kepada yang terhormat :
1. Bapak Dr. Joni Wahyuhadi, dr. Sp.BS (K) , Direktur Utama RSUD Dr.
Soetomo yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk dapat
mengikuti Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III Tahun
2020 ;
2. Ibu Primada Kusumaninggar, drg. M.Kes, Direktur Umum dan Keuangan
yang telah memberikan dorongan dan supportnya kepada penulis untuk dapat
mengikuti Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III Tahun
2020 ;
3. Bapak ARIES AGUNG PAEWAI, S.STP, M.M, Kepala Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur yang telah
memfasilitasi terselenggaranya Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
Angkatan I Tahun 2020 di Madiun, Jawa Timur;
iv
4. Ibu Dr. FLORENTINA JOESTANDARI, drg., MT, Kepala Bagian
Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo selaku Mentor Penulis yang telah
memberikan arahan dan bimbingan ;
5. Bapak ANTONIUS KUSTORO YUNI D, S.E,M.A,Ak., Widyaiswara Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur selaku
Pembimbing (Coach) yang telah memberikan arahan dan bimbingan melalui
media komunikasi ;
6. Rekan seperjuangan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III
Tahun 2020 ;
7. Segenap Staf Bagian Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo Surabaya
8. Tak lupa untuk keluarga tercinta Penulis yang telah memberikan dukungan,
motivasi dan doa, sehingga Penulis melaksanakan Diklat Pelatihan
Kepemimpinan Pengawas ini dengan perasaan tenang dan semangat.
Penulis menyadari bahwa dalam laporan ini masih terdapat beberapa
kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak sangat diharapkan
untuk kesempurnaan penyusunan laporan ini. Semoga laporan ini dapat
memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
Surabaya, 27 Juli 2020
Penulis
IDA MAYASARI, SKM. M.Kes
NDH. 40
v
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL I
LEMBAR PERSETUJUAN Ii
KATA PENGANTAR Iii
DAFTAR ISI V
DAFTAR TABEL Vi
DAFTAR GAMBAR Vii
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Area dan Fokus Aksi 6
1.3 Tujuan Aksi Perubahan 8
1.4 Manfaat Aksi Perubahan 9
1.5 Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan 9
BAB II ANALISA MASALAH 10
2.1 Permasalahan yang ada 10
2.2 Penyebab Masalah 10
2.3 Akar Penyebab Masalah 12
2.4 Alternatif Solusi Mengatasi Masalah 15
BAB III STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH 17
3.1 Deskripsi Inovasi 17
3.2 Tahapan Kegiatan 17
3.3 Sumber Data (Peta dan Pemanfaatan) 19
3.4 Pengendalian Mutu Pekerjaan 23
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Rencana Strategi (Renstra) RSUD Dr. Soetomo untuk kurun waktu
lima tahun (tahun 2019 – 2024) yang mencakup gambaran kinerja,
permasalahan, isu strategis, tujuan, sasaran, strategi, kebijakan program dan
kegiatan rumah sakit sebagai penjabaran Rencana Pembangunan Jangka
Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Jawa Timur sesuai tugas dan fungsi
RSUD Dr. Soetomo. RSUD Dr. Soetomo ditunjuk sebagai rumah sakit
rujukan nasional yang mempunyai tugas diantaranya mengampu rujukan
medik dari rumah sakit rujukan regional sekaligus melakukan rujuk balik
sesuai indikasi dan ketentuan yang berlaku. Oleh sebab itu, RSUD Dr.
Soetomo harus menyusun standar prosedur operasional rumah sakit dengan
sistem rujukan dari rumah sakit regional jejaringnya, memenuhi SDM,
sarana, prasarana, alat, bahan, fasilitas dan sistem informasi yang mendukung
pelayanan sebagai rumah sakit rujukan nasional sesuai standar.
RSUD Dr. Soetomo dalam melakukan fungsi pelayanan, pendidikan
dan penelitian didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal,
baik dari tenaga kesehatan maupun tenaga non kesehatan. SDM RSUD Dr.
Soetomo per Bulan Juni 2020 terdiri dari Pegawai Negeri Sipil (PNS)
sejumlah 2.269 (dua ribu dua ratus enam puluh sembilan) orang dan Pegawai
BLUD Non PNS sejumlah 1.825 (seribu delapan ratus dua puluh lima) orang.
Jumlah PNS adalah 55,42% dari total pegawai, sedangkan jumlah Pegawai
BLUD Non PNS adalah 44,58% dari total pegawai.
Sebagai Rumah Sakit Pendidikan Utama maka RSUD Dr. Soetomo
juga bekerja sama dengan Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga, di
mana terdapat beberapa Staf Dokter Spesialis Fakultas Kedokteran
Universitas Airlangga yang juga melaksanakan praktek di RSUD Dr.
Soetomo dan Dokter Mitra. Dokter mitra adalah dokter spesialis – sub
spesialis, dokter gigi spesialis – sub spesialis yang bekerja di RSUD Dr.
Soetomo dengan status kepegawaian staf medis PNS RSUD Dr. Soetomo
2
maupun staf medis Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga yang telah
purna tugas dan yang belum mempunyai status kepegawaian atas
rekomendasi dari Direktur Utama dan Ka. SMF masing-masing.
Selain tenaga kesehatan, terdapat beberapa tenaga non kesehatan yang
dikontrak untuk menunjang RSUD Dr. Soetomo dalam melakukan fungsi
pelayanan, pendidikan dan penelitian. Tenaga lain tersebut terdiri dari tenaga
outsourcing (cleaning service dan satpam/ petugas keamanan) serta tenaga
kasar. Tenaga outsourcing adalah tenaga yang dikontrak menggunakan pihak
ketiga. Tenaga kasar adalah tenaga yang dipekerjakan dalam jangka waktu
tertentu sesuai kebutuhan organisasi yang bersifat mendesak agar pelayanan
kepada pasien dapat berjalan dengan lancar. Rincian SDM di RSUD Dr.
Soetomo adalah sebagai berikut :
Tabel 1.1 Jumlah SDM Berdasarkan Status Ketenagaan
Sumber : Data Bagian Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo ( per 30 Juni 2020)
Potensi Sumber Daya Manusia yang dimiliki RSUD Dr. Soetomo
cukup memadai, terutama dari kualitas, meskipun dari segi kuantitas
khususnya tenaga medis dan tenaga keperawatan masih belum mencukupi.
Untuk meningkatkan produktivitas karyawan, senantiasa diupayakan
peningkatan kesejahteraan pegawai, pemantauan kesehatan pegawai dan
pengembangan karir melalui pendidikan formal maupun non formal.
NO STATUS KETENAGAAN JUMLAH
1 Pegawai Negeri Sipil (PNS) 2.269 orang
2 Pegawai BLUD Non PNS 1.825 orang
3 Dokter Fakultas Kedokteran
UNAIR 143 orang
4 Dokter Mitra DPJP 74 orang
5 Dokter Mitra Non DPJP 7 orang
6 Tenaga Kasar 170 orang
TOTAL 4.488 orang
3
Capaian kinerja RSUD Dr. Soetomo dapat dilakukan melalui pengukuran
berdasarkan tingkat capaian indikator sasaran dimana memiliki 4 (empat)
sasaran dan 7 (tujuh) indikator kinerja sasaran yang dapat diuraikan
sebagaimana berikut :
Tabel 1.2 Capaian Kinerja RSUD Dr. Soetomo Tahun 2019
TUJUAN/ SASARAN STRATEGIS
INDIKATOR KINERJA
TARGET
REALISASI %
CAPAIAN
Meningkatnya mutu pelayanan rumah sakit
Indeks kepuasan masyarakat
85%
77,95%
91,71%
Persentase capaian indikator SPM yang memenuhi Target
90%
88,54%
98,38%
Persentase kesesuaian terhadap standar akreditasi rumah sakit
90%
99,94%
104,17%
Meningkatnya mutu pendidikan /pelatihan di rumah sakit
Persentase kelulusan peserta didik PPDS I yang tepat waktu
80%
96,61%
120,76%
Persentase tenaga kesehatan yang bersertifikasi klinis dari RSUD Dr. Soetomo
80%
86,50%
108,13%
Meningkatnya mutu penelitian kesehatan yang dilakukan di Rumah Sakit
Persentasen penelitian klinik yang dimuat di jurnal Ilmiah
50%
53,33%
106,66%
Meningkatnya tingkat kemandirian keuangan di rumah sakit
Cost Recovery Rate (CRR)
60%
73,50%
122,50%
Sumber : LAKIP RSUD Dr. Soetomo Tahun 2019
Adapun untuk sasaran pada point 3 berada pada Bagian Kepegawaian
RSUD Dr. Soetomo Dimana indikator kerja “Persentase kesesuaian
terhadap standar akreditasi rumah sakit” berada pada Sub Bagian Formasi
Kepagawaian dengan tugas, pokok dan fungsi dari Kepala Sub Bagian
Formasi Kepegawaian dapat dijabarkan sebagaimana berikut
4
1. Melakukan penghimpunan, mengolah, menganalisis perencanaan program
kegiatan penyusunan formasi kepegawaian
2. Melakukan persiapan bahan koordinasi penyusunan standar kebutuhan
pegawai per jenis kepegawaian, per unit kerja dan per bidang tugas (rasio,
kompetensi, kapasitas)
3. Melakukan persiapan bahan analisis kebutuhan jabatan fungsional dan
jabatan struktural, penyusunan uraian pekerjaan dan persyaratan pekerjaan
di rumah sakit
4. Melakukan persiapan bahan rencana rekruitmen karyawan dan
penempatan sesuai formasi kepegawaian
5. Melakukan persiapan bahan koordinasi penyusunan standar penggajian
dan sistem remunerasi rumah sakit
6. Melakukan persiapan bahan koordinasi penyusunan peta kompetensi dan
kebutuhan pendidikan dan pelatihan karyawan bersama Bidang
Pendidikan dan Pelatihan
7. Menyusun kebutuhan sistem informasi kepegawaian rumah sakit
8. Melakukan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan formasi
kepegawaian
9. Melakukan administrasi, dan dokumentasi formasi kepegawaian
10. Melakukan persiapan bahan-bahan perumusan kebijakan
Dari tupoksi Kepala Sub Bagian Formasi Kepegawaian poin 7 yaitu
Menyusun kebutuhan sistem Informasi Kepegawaian Rumah Sakit di
atas, maka timbul permasalahan, antara lain :
1. Belum terbentuknya sinergitas antar bidang/bagian dan Instalasi dalam
menyusun kebutuhan Sistem Informasi Kepegawaian yang terpadu
2. Belum adanya mekanisme pelaporan data dan pemantauan kesehatan
pegawai yang terintegrasi dan terpadu dengan pelayanan
3. Kurangnya keterlibatan pihak terkait dalam melaksanakan
evaluasi/pengawasan terhadap kesehatan dan keselamatan pegawai;
Sehingga untuk mempertahankan capaian indikator kerja Persentase
kesesuaian terhadap standar akreditasi rumah sakit yang telah mencapai
5
104,17% maka diperlukan Pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard
Akreditasi Rumah Sakit menggunakan Sistem Informasi Kepegawaian
Terpadu
Rencana Kerja Kepala Sub Bagian Formasi Kepegawaian telah
tercantum dalam Perjanjian Kinerja sebagaimana digambarkan pada tabel di
bawah ini :
No Sasaran Indikator Kinerja Target
1.
Terwujudnya Grand
Design SDM Rumah
Sakit
Jumlah data yang diupdate dalam
sistem informasi 90%
Tabel 2.2 Perjanjian Kinerja Bagian Kepegawaian Tahun 2020
Sebagai Rumah Sakit yang memiliki SDM yang jumlahnya 4488 orang
(Juni, 2020) dengan banyak variasi jenis nomenklatur jabatan fungsional
kesehatan dan non kesehatan yang bekerja dalam shift 24 jam merupakan
suatu kendala apabila dikelola secara manual, untuk itulah agar mendapatkan
informasi data pegawai yang akurat dan realtime (Realtime database) maka
dikelola dalam suatu Sistem Informasi Kepagawaian Terpadu (SIKEDU).
Solusi ini sejalan dengan Revolusi Industri 4.0 yang menuntut adanya
perubahan disegala bidang lini seiring dengan pesatnya perkembangan
teknologi informasi.
Didalam Standard Akreditasi Rumah Sakit KARS edisi 1.1 Kompetensi
dan Kewenangan Staf 8.2 dicantumkan bahwa Rumah Sakit
Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan keselamatan staf. Staf rumah
sakit mempunyai risiko terpapar infeksi karena pekerjaannya yang
langsung dan tidak langsung kepada pasien. Pelayanan kesehatan dan
keselamatan staf merupakan hal penting bagi rumah sakit untuk menjaga
kesehatan fisik, kesehatan mental, kepuasan, produktivitas, dan
keselamatan staf dalam bekerja. Karena hubungan staf dengan pasien dan
kontak dengan bahan infeksius maka banyak petugas kesehatan berisiko
terpapar penularan infeksi. Identifikasi sumber infeksi berdasar atas
epidemiologi sangat penting untuk menemukan staf yang berisiko terpapar
infeksi. Pelaksanaan program pencegahan serta skrining seperti imunisasi,
6
vaksinasi, dan profilaksis dapat menurunkan secara signifikan insiden
infeksi penyakit menular. Untuk itu diperlukan kecepatan dalam pemantauan
permasalahan kesehatan pegawai guna meminimalisir waktu pengobatan dan
tingkat risiko penularan penyakit yang dialami oleh pegawai. Praktek yang
selama ini berlangsung, pelaporan dan pemantauan kesehatan pegawai
dilaksanakan secara konvensional dan belum memberikan data pelaporan
atas tempat dan waktu pelaksanaan yang akurat dan aktual. Mekanisme
pelaporan pengawasan bangunan yang dijalankan saat ini hanya bersifat
laporan tertulis yang tidak realtime. Sehingga diperlukan suatu sistem
teknologi berbasis elektronikyang nantinya diharapkan dapat memberikan
data laporan hasil pemantauan kesehatan yang akurat dan realtime.
Atas dasar pertimbangan – pertimbangan yang telah diuraikan di atas,
maka masalah pemantauan kesehatan pegawai dengan metode konvensional
perlu dioptimalkan dengan cara memanfaatkan teknologi Sistem Informasi
Kepegawaian Terpadu (SIKEDU) sehingga pelaporan dapat dilaksanakan
lebih akurat meningkatkan derajat kesehatan pegawai. Untuk itu aksi
perubahan kali ini mengambil topik “Aktualisasi pemantauan kesehatan
pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah Sakit menggunakan Sistem
Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU) .
1.2 Area dan Fokus Aksi Perubahan
Berbicara area dan fokus aksi perubahan tidak dapat lepas dari 8
(delapan) rencana aksi reformasi birokrasi internal sebagaimana diatur dalam
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015 – 2019
adalah sebagai berikut :
1. Mental Aparatur ;
2. Pengawasan ;
3. Akuntabilitas ;
4. Kelembagaan ;
5. Tatalaksana ;
6. SDM Aparatur ;
7
7. Peraturan perundang-undangan ; dan
8. Pelayanan Publik.
Sejalan dengan 8 (delapan) rencana aksi reformasi birokrasi internal
tersebut di atas, maka rancangan aksi perubahan dengan judul “Aktualisasi
pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah Sakit
menggunakan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU)”
masuk dalam 2 (dua) area aksi perubahan yang saling berkaitan satu sama
lain, yaitu area akuntabilitas dan tata laksana. Dimana pada area tata
laksana terlihat dari adanya penggunaan teknologi informasi yang nantinya
diharapkan dapat mempercepat dalam proses pelaporan pelaksanaan
identifikasi dan pelacakan kesehatan pegawa dengan penyakit menular di
RSUD Dr. Soetomo Surabaya. Sedangkan pada area akuntabilitas
diharapkan dengan adanya sistem informasi kepegawaian , khususnya riwayat
kesehatan yang akurat dan real time sehingga monitoring dan evaluasi
kesehatan dan keselamatan pegawai dapat terwujud dengan baik.
Adapun yang akan di angkat adalah fokus kewenangan penulis sebagai
Kepala Sub Bagian Formasi Kepegawaian dimana aksi perubahan ini
menfokuskan pada tatalaksana sistem informasi dan pelaporan identifikasi
dan pelacakan pegawai yang terdampak penyakit menular dengan
menggunakan metode sistem informasi kepegawaian terpadu
Adapun fokus aksi perubahan menggambarkan bagaimana proses aksi
perubahan akan dilakukan melalui pendekatan Inagara (Inovasi Administrasi
Negara) dimana terdapat 8 jenis antara lain :
1. Inovasi Proses (Process Innovation)
2. Inovasi Metode (Method Innovation)
3. Inovasi Produk (Product Innovation)
4. Inovasi Konseptual (Conceptual Innovation)
5. Innovasi Teknologi (Technology Innovation)
6. Inovasi Struktur Organisasi (Organizational Structure Innovation)
7. Inovasi Hubungan (Relationship Innovation)
8. Innovasi Pengembangan Sumber Daya Manusia
8
Dengan memperhatikan jenis-jenis inovasi administrasi negara di atas,
maka fokus aksi perubahan yang diangkat kali ini adalah :
1. Inovasi Metode (Method Innovation)
Dengan pelaporan data hasil monitoring kesehatan dan keselamatan
pegawai yang saat ini dilaksanakan dengan metode secara manual dengan
adanya inovasi metode ini, hasil pelaporan nantinya akan diproses dengan
metode yang menggunakan sistem informasi / elektronik.
2. Innovasi Teknologi (Technology Innovation)
Pengembangan modul kepegawaian dalam Sistem Informasi
Kepegawaian tentang riwayat kesehatan pegawai dalam rangka
pemantauan kesehatan pegawai terutama yang terdampak penyakit
menular dan infeksi.
1.3 Tujuan Aksi Perubahan
Dengan aksi perubahan ini bertujuan mampu memenuhi harapan
masyarakat di dalamn memberikan laporan hasil pengawasan bangunan
(wasbang) yang aktual dan akurat. Adapun tujuan aksi perubahan yang
dicapai ini mencakup :
a) Jangka Pendek
1. Tersedianya data based riwayat kesehatan pegawai
2. Terintegrasinya Riwayat Kesehatan Pegawai dengan Sistem Informasi
Kepegawaian Terpadu
b) Jangka Menengah
Mempercepat pemantauan kesehatan kerja pegawai sebagai bahan untuk
pengambilan keputusan
c) Jangka Panjang
Mewujudkan pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu
secara berkelanjutan dengan pengembangan modul sesuai kebutuhan
organisasi secara berkelanjutan.
9
1.4 Manfaat Aksi Perubahan
1. Untuk mempermudah memperoleh informasi berkaitan dengan
kesehatanpegawai sehingga evaluasi dan monitoring pelaksanaan
kesehatan dan keselamatan pegawai secara real time dan akurat.
2. Sebagai alat bantu menghilangkannya human error dalam pelaksanaan
pemantauan kesehatan dan keselamatan pegawai
3. Terciptanya pelaporan sistem kesehatan dan keselamatan pegawai sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
1.5 Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan
Berdasarkan hasil identifikasi studi lapangan di Badan Pengembangan
Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (BPMPTSP) Kota Batu yang dapat
diadopsi dalam aksi perubahan adalah adanya gagasan perubahan/inovasi dari
Pemerintah Kota Batu serta goodwill/itikad baik dari semua pihak untuk
mewujudkan Pelayanan Publik Terpadu Satu Pintu Kota Batu. Serta
terbentuknya tim yang efektif untuk memberikan pelayanan prima kepada
masyarakat di Kota Batu. Semangat inilah yang nantinya akan diambil
sebagai pelajaran untuk aksi perubahan yang berjudul “Aktualisasi
pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah Sakit
menggunakan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU”
10
BAB II
ANALISA MASALAH
2.1 Permasalahan
Permasalahan atau Isu Strategis pada Sub Bagian Formasi
Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo terkait dengan tupoksi dan rencana kinerja
organisasi adalah :
1. Belum terbentuknya sinergitas antar bidang/bagian, komite dan Instalasi
dalam menyusun kebutuhan Sistem Informasi Kepegawaian yang terpadu
2. Belum adanya mekanisme pemantauan kesehatan pegawai yang real time
melalui mekanisme sistem informasi
3. Kurangnya keterlibatan dan kolaborasi pihak terkait dalam melaksanakan
pemantauan terhadap kesehatan dan keselamatan pegawai (berdasarkan
data : Minimnya keterlibatan pihak terkait secara terstruktur dan
kolaborasi )
4. Belum adanya sinkronisasi antara Renstra , Indikator Kinerja Utama dan
Tupoksi sesuai peraturan perundangan yang berlaku
2.2 Penyebab Masalah
Dari permasalahan di atas maka dibuat perangkingan isu dengan
menggunakan metode A K P L ( Aktual, Kekhalayakan, Problem dan
Kelayakan ) sesuai Permendagri No. 86 Tahun 2017 . Dari analisa AKPL dan
lampiran B.38 Pemendagri No. 86 tahun 2017 maka diperoleh hasil
sebagaimana berikut :
NO ISU A K P L Total Rangking
1. Belum adanya sinkronisasi
antara Renstra , Indikator
Kinerja Utama dan Tupoksi
sesuai peraturan perundangan
yang berlaku
4 4 4 4 16 3
2. Kurangnya keterlibatan dan
kolaborasi pihak terkait
dalam melaksanakan
pemantauan terhadap
kesehatan dan keselamatan
3 4 4 4 15 4
11
pegawai
3. Belum terbentuknya sinergitas
antar bidang/bagian, komite
dan Instalasi dalam menyusun
kebutuhan Sistem Informasi
Kepegawaian yang terpadu
5 5 5 4 19 2
4. Belum adanya mekanisme
pemantauan kesehatan
pegawai yang real time
melalui mekanisme sistem
informasi
5 5 5 5 20 1
Tabel 2.1 Tabel Penapisan Isu Menggunakan Metode AKPL
Berdasarkan penetapan isu dengan menggunakan teknik AKPL, dapat
dikerucutkan menjadi tiga isu yang kemudian akan dipertimbangkan kembali
untuk dijadikan isu prioritas. Kemudian tiga isu tersebut kembali diidentifikasi
dengan menggunakan teknik U (Urgency), S (Seriousness), dan G (Growth).
NO ISU U S G Total Rangking
1. Belum adanya sinkronisasi
antara Renstra , Indikator
Kinerja Utama dan Tupoksi
sesuai peraturan perundangan
yang berlaku
3 4 5 12 3
2. Belum terbentuknya
sinergitas antar
bidang/bagian, komite dan
Instalasi dalam menyusun
kebutuhan Sistem Informasi
Kepegawaian yang terpadu
5 4 5 14 2
3. Belum adanya mekanisme
pemantauan kesehatan
pegawai yang realtime
melalui mekanisme sistem
informasi
5 5 5 15 1
Tabel 2.2 Tabel Penapisan Isu dengan menggunakan skor USG
Atas dasar pemilihan prioritas tersebut di atas, maka isu “Belum adanya
mekanisme pelaporan kesehatan pegawai yang realtime melalui sistem
informasi ” menjadi isu prioritas yang harus segera diselesaikan dengan tepat
melalui sistem informasi yang terintegrasi dan terpadu.
12
2.3 Akar Penyebab Masalah
Selanjutnya dari isu prioritas yang telah didapatkan hasil perangkingan
dengan menggunakan metode AKPL dan USG akan dicari penyebab
permasalahan dengan mengunakan Cause and Effect Diagram / Fishbone
yang mana perspektif yang akan dianalisa adalah sumber daya manusia,
metode kerja, tempat dan lingkungan kerja, peralatan kerja, material dan
pembiayaan. Hal ini dapat digambarkan sebagaimana gambar di bawah ini :
14
Belum ada
mekanisme
pemantauan data
kesehatan
pegawai yang
realtime melalui
sistem informasi
SDM Metode Kerja
Sarana /Material
Jumlah dan jenis
tenaga / SDM yang
handal bidang IT
masih terbatas
Metode
pelaporan yang
manual dan
tidak realtime
Belum adanya
sosialisasi terkait
mekanisme pelaporan
data yang realtime
Terbatasnya support
Instalasi Teknologi
Informasi dalam
pengembangan modul
kepegawaian
Biaya
Pembiayaan modul
kepegawaian tidak
menjadi prioritas
utama
Gambar 1.1 Diagram Fish Bone
15
2.4 Alternatif Solusi Mengatasi Masalah
“Belum ada mekanisme pemantauan data kesehatan pegawai yang realtime melalui sistem
informasi dengan melakukan :
(a). Penyusunan model riwayat kesehatan pada modul Sistem Informasi Kepegawaian
Terpadu
(b). Melakukan koordinasi dengan bidang/bagian/komite/Instalasi terkait dalam pemantauan
kesehatan pegawai;
(c). Melakukan sosialisasi modul data riwayat kesehatan dengan pihak terkait.
2.5 Solusi Mengatasi Masalah
Dilakukan melalui pengembangan modul Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu khususnya
modul riwayat Kesehatan Pegawai
16
Permasalahan/Isu Strategis Prioritas Masalah Akar penyebab Masalah Alternatif Solusi Solusi
• Belum terbentuknya
sinergitas antar
bidang/bagian, komite dan
Instalasi dalam menyusun
kebutuhan Sistem Informasi
Kepegawaian yang terpadu
• Belum adanya mekanisme
pemantauan kesehatan
pegawai yang real time
melalui mekanisme sistem
informasi
• Kurangnya keterlibatan dan
kolaborasi pihak terkait
dalam melaksanakan
evaluasi/pengawasan
terhadap kesehatan dan
keselamatan pegawai
(berdasarkan data :
Minimnya keterlibatan pihak
terkait secara terstruktur dan
kolaborasi )
• Belum adanya sinkronisasi
antara Renstra , Indikator
Kinerja Utama dan Tupoksi
sesuai peraturan
perundangan yang berlaku
Belum adanya
mekanisme
pemantauan
kesehatan pegawai
yang real time
melalui mekanisme
sistem informasi
• Jumlah dan
jenis
tenaga/SDM
yang handal
bidang IT
masih terbatas
• Metoda
pelaporan yang
manual dan
tidak realtime
• Belum adanya
sosialisasi
terkait
mekanisme
pelaporan data
yang realtime
• Terbatasnya
support
Instalasi
Teknologi
Informasi
dalam
pengembangan
modul
kepegawaian
• Pembiayaan
modul
kepegawaian
tidak menjadi
prioritas utama
• Penyusunan modul riwayat
kesehatan pegawai pada
modul Sistem Informasi
Kepegawaian Terpadu
• Sosialisasi Modul kepada
seluruh pegawai
• Melakukan koordinasi
dengan
bidang/bagian/komite/insta
lasi terkait pemantauan
kesehatan kerja pegawai
Pengembangan
modul Sistem
Informasi
Kepegawaian
terkait riwayat
kesehatan
pegawai
Tabel 2.3 : Isu strategis, penyebab masalah dan solusi
17
BAB III
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
3.1 Deskripsi Inovasi
Solusi pemecahan masalah isu yang telah ditetapkan adalah “Mengembangkan
Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu dengan modul Riwayat Kesehatan Pegawai
yang diselaraskan dengan Modul Pelayanan dan Pengendalian Infeksi .” Dimana
dengan mengubah metode pemantauan kesehatan kerja yang dilakukan secara manual
menjadi sistem elektronik sehingga diharapkan dapat mempercepat pengambilan keputusan
tindakan kepada pegawai yang menderita penyakit khsuusnya penyakit menular dan infeksi.
Modul Kepegawaian tersebut melibatkan berberapa unit terkait mulai dari titik awal
pengambilan data dari Instalasi / Unit pelayanan sampai dengan modul kepegawaian.
Inovasi ini merupakan pengembangan modul yang baru dilaksanakan di Sub Bagian Formasi
Kepegawaian dimana sebelumnya pelaporan dilaksanakan secara manual dengan hanya
memberikan informasi lisan. Inovasi ini juga diharapkan nantinya bisa dilaksanakan secara
berkelanjutan dapat meminimalisir adanya kesalahan manusia/human error. Kegiatan
pemantauan dengan menggunakan teknologi digital yang diampu oleh Sistim Informasi
Kepegawaian Terpadu yang merupakan bagian dari SIESTA RSUD Dr. Soetomo
3.2 Tahapan Kegiatan
Tahapan aksi perubahana ini terdiri dari tahapan jangka pendek, jangka menengah dan
jangka panjang. Jangka pendek dan jangka menengah wajib dilaksanakan sebagai wujud
implementasi Aksi Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III
Tahun 2020. Adapun tahapan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang dapat
dilihat dari bagan di bawah ini.
18
PENTAHAPAN
(MILESTONES) KEGIATAN WAKTU OUTPUT
A. Jangka Pendek ( Juli s/d Agustus 2020)
1. Persiapan
pelaksanaan aksi
perubahan;
1. Konsultasi rencana
aksi perubahan
dengan mentor
Minggu I
Juli 2020
Petunjuk, arahan
/bimbingan mentor ide
aksi perubahan
2. Koordinasi
membahas terkait
rencana aksi
perubahan
Minggu
II Juli
2020
Pemantapan komitmen
terhadap aksi
perubahan
3. Konsultasi rencana
aksi perubahan
dengan coach
Minggu
III Juli
2020
Bimbingan dan
pemantapan tentang
ide aksi perubahan
4. Pembentukan tim
aksi perubahan
Minggu
III Juli
2020
Terbentuk dan
tersusunnya
mekanisme kerja tim
2. Perancangan
design sistem
aplikasi sikedu
Koordinasi
membahas rancangan
aplikasi sikedu
dengan modul
pelayanan + PPI
Minggu
IV Juli
2020
Tersusunnya
rancangan aplikasi
3. Uji coba sistem
aplikasi sikedu
Uji Coba aplikasi
yang terintegrasi
antara modul
kepegawaian +
modul pelayanan dan
modul PPI
Minggu I
Agustus
2020
Evaluasi design
aplikasi sikedu
4. Alih ilmu / transfer
knowledge aplikasi
Memberikan edukasi
dan pelatihan
aplikasi modul
pemantauan
kesehatan pegawai
Minggu
II
Agustus
2020
Pemahaman modul
pemantauan kesehatan
pegawai
5. Implementasi
aplikasi sikedu 1. Implementasi
Minggu
III
Agustus
2020
Terlaksananya
pelaporan hasil
pemantauan kesehatan
pegawai
2. Melaksanakan
koordinasi
bersama
stakeholder
Minggu
III
Agustus
2020
Tercapainya
kesepahaman antar
stakeholder dan
kelancaran tugas
19
6. Melakukan
monitoring dan
evaluasi
Melaksanakan
monitoring dan
evaluasi aplikasi
sikedu
Minggu
IV
Agustus
2020
Terlaksananya
monitoring dan
evaluasi pelaporan
hasil pemantauan
kesehatan pegawai
A. Jangka Menengah ( > 6 bulan s/d 1 tahun)
1. Implementasi aplikasi
sikedu yang
berkelanjutan dan
terintegrasi
Mewujudkan
Pelaksanaan sistem
pemantauan berbasis
elektronik
Des 2020 Terimplementasinya
pemantauan kesehatan
pegawai
2. Monitoring dan
evaluasi jangka
menengah
Melakukan
monitoring dan
evaluasi
Des 2020 Terpantau dan
terevaluasinya
pelaporan hasil
pengawasan bangunan
(wasbang) berbasis
GIS dalam jangka
menengah
B. Jangka Panjang ( > 1 tahun s/d 2 tahun)
Pengembangan,
monitoring dan evaluasi
aplikasi sikedu terutama
riwayat kesehatan
pegawai
1. Melakukan
pengembangan
modul
Tahun
2021
Terbangunnya sistem
hasil pengembangan
2. Melakukan
monitoring dan
evaluasi
implementasi
Tahun
2021
Terpantau dan
terevaluasinya
pemantauan kesehatan
pegawai
3.3 Sumber Daya ( Peta dan Pemanfaatan )
Dalam rangka pelaksanaan aksi perubahan “Aktualisasi Pemantauan Kesehatan
Pegawai sesuai Standard Akreditasi Rumah Sakit menggunakan Sistem Informasi
Kepegawaian Terpadu (SIKEDU)”, diperlukan adanya dukungan sumber daya tim yang
terlibat dalam penyelenggaraan aksi perubahan ini. Adapun struktur penyelenggaran aksi
perubahan dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
20
Gambar 3.1 Struktur Tata Kelola Aksi Perubahan
Penjelasan Tim Kerja sebagai berikut :
No Peran Nama Uraian Tugas
1. Project
Sponsor -
Mentor
Dr. Florentina
Joestandari, drg. MT
selaku Kepala Bagian
Kepegawaian
1. Memberikan arahan dan
dukungan atas
keseluruhan kegiatan
2. Memberikan dukungan
secara berkelanjutan
selama pelaksanaan
kegiatan
3. Membantu menyelesaikan
kendala / hambatan
4. Memberikan saran dan
masukan selama
pelaksanaan kegiatan
2. Coach ANTONIUS KUSTORO
YD,S.E,M.A,Ak.
1. Memberikan saran dan
masukan selama
pelaksanaan kegiatan
2. Mengevaluasi hasil
pelaksanaan kegiatan
3. Membantu
menyelesaikan kendala
/ hambatan
Project Sponsor
Dr. FLORENTINA J, drg. MT
Kepala Bagian Kepegawaian
Project Leadership Team
IDA MAYASARI, SKM. M.Kes
Kepala sub Bagian Formasi
Kepegawaian
Tim Kerja
Tim Percepatan Pemantauan Kesehatan Pegawai
Coach
ANTONIUS KUSTORO YD,S.E,M.A,Ak.
Widyaswara Ahli Madya
21
3. Project
Leader
IDA MAYASARI, SKM.
M.Kes selaku Kepala
Seksi Pengawasan Tata
Ruang
Penanggung jawab atas
keseluruhan pelaksanaan
kegiatan
4. Tim efektif Tim Percepatan
Pemantauan Kesehatan
Pegawai
1. Sebagai Tim Inti terdiri
dari : Bagian
Kepegawaian, Instalasi
Teknologi dan
Komunikasi Informasi,
Komite PPI, Komite
K3RS, Unit Kerja Medical
Cek Up, Instalasi
Laboratorium Central
2. Sebagai Tim Aju
melibatkan seluruh
Instalasi / Bidang/ bagian/
SPI / Komite untuk
melakukan
Mengidentifikasi,
menfasilitasi
pengumpulan data
pemantauan kesehatan
pegawai
3. Mempersiapkan
pelaksanaan rapat
koordinasi dan konsultasi
4. Mempersiapkan
penyusunan Surat
Keputusan
Tabel 3.1 Uraian Tugas Tim Kerja
Stakeholder didefinisikan sebagai “perorangan maupun kelompok yang tertarik, baik
yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang berpengaruh maupun terpengaruh
oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah Tim”. Stakeholder atau pemangku
kepentingan yang berkaitan dengan aksi perubahan ini adalah sebagaimana tabel di bawah
ini.
22
No. Stakeholder Internal No. Stakeholder Eksternal
1. Direktur Utama 1. Sekretaris Daerah Prov. Jatim
2. Direktur Umum dan Keuangan
3. Kepala Bagian Kepegawaian 2. Ka. Badan Kepegawaian
Daerah Prov. Jatim
4. Kasubag Formasi Kepegawaian 3. Ka. Dinas Kesehatan Prov
Jatim
5. Kasubag Administrasi dan
Pembinaan Pegawai
6. Ka seksi Pelayanan Khusus
7. Ka. Komite Pencegahan dan
Pengendalian Infeksi
8. Ka. Komite K3RS
9. Ka. Instalasi Lab Central
10. Ka. Unit Kerja Medical Cek Up
10. Ka. Instalasi Teknologi
Komunikasi dan Informasi
11. Staf Bagian Kepegawaian
Tabel 3.2 Identifikasi Stakeholder
Dalam organisasi publik, sangat penting untuk mengetahui siapa stakeholder yang
memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap program yang dimiliki oleh organisasi. Untuk
itu perlu dikenali jenis stakeholder sebagai berikut:
1. Stakeholder primer, yaitu mereka yang langsung dipengaruhi oleh program yang
dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun
negatif. Stakeholder yang masuk jenis stakeholder primer diantaranya sebagai berikut:
1) Direktur Utama;
2) Direktur Umum dam Keuangan
3) Kepala Bagian Kepegawaian;
4) Kepala Sub Bagian Formasi Kepegawaian:
23
5) Kepala Seksi Pelayanan Khusus;
6) Ka. Instalasi Lab Central;
7) Ka. Instalasi Teknologi dan Komunikasi Informasi:
8) Ka. Komite Pengendalian dan Pencegahan Infeksi
9) Ka. Komite K3RS
10) Ka. Unit Medical Cek Up
11) Staf Bagian Kepegawaian
2. Stakeholder sekunder, yaitu mereka yang tidak langsung dipengaruhi oleh program yang
dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun
negatif. Stakeholder yang masuk jenis stakeholder sekunder diantaranya sebagai berikut:
1) Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Timur
2) Ka. Badan Kepegawaian Daerah
3) Ka. Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur
3. Stakeholder utama, yaitu mereka yang bisa memiliki pengaruh positif/negatif atau
kewenangan legal pengambilan keputusan terhadap program dan keberadaan mereka
sangat penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut. ektirStakeholder yang
masuk jenis stakeholder utama adalah Direktur Utama RSUD Dr. Soetomo
3.4 Manajemen Mutu Pekerjaan
Pengendalian mutu pekerjaan atau pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam
manajemen, yang secara substansial sangat dipengaruhi oleh konsep – konsep manajemen
secara keseluruhan. Adapun tahapan manajemen pengawasan didasarkan kepada tahapan –
tahapan dalam proses manajemen yang merujuk pada fungsi – fungsi manajemen, seperti :
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.
Dan sebagai bentuk pengendalian / pengawasan pelaksanaan “ mengembangkan sistem
informasi kepegawaian dengan modul riwayat kesehatan dengan menggunakan sistim
aplikasi untuk menghasilkan data realtime sebagai dasar pengambilan keputusan kesehatan
pegawai” maka dibuatlah indikator keberhasilan ebagaimana dijabarkan pada tabel di bawah
ini :
24
Aktualisasi pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah
Sakit menggunakan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU
Indikator Keberhasilan Deskripsi Target capaian
kinerja
Bobot
Target
• Perencanaan
Peralatan dan aplikasi
sikedu yang terintegrasi
dengan modul PPI dan
modul pelayanan
Tersusunnya design /
modul sikedu yang
terintegrasi dengan
modul PPI dan
pelayanan
100%
20%
• Pengorganisasian
Pembentukan tim kerja
pemantauan kesehatan
pegawai
Terbentuknya tim kerja
pemantauan kesehatan
pegawai
100%
20%
• Pelaksanaan
Pelaksanaan aplikasi
modul kepegawaian
Terlaksananya
penggunaan alat dan
aplikasi berbasis GIS
dalam pelaporan hasil
pengawasan bangunan
(wasbang)
100%
40%
• Pengendalian
Pedoman evaluasi dan
monitoring bagi Tim
Kerja
Disusunnya laporan –
laporan hasil evaluasi
dan monitoring
100%
20%
Tabel 3.3 Indikator Keberhasilan Aksi Perubahan
Dengan adanya indikator keberhasilan diharapkan dapat dijadikan sebagai acuan
dalam melaksanakan fungsi manajemen pengendalian mutu sehingga target kinerja dalam
aksi perubahan dapat berjalan sesuai dengan rencana.