Upload
hendriganting
View
137
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Rancangan Pengembangan ERP HRM -yang digunakan dalam pengembangan modul Human Resource
Citation preview
143
BAB 4
RANCANGAN PENGEMBANGAN ERP
4.1. Innovate Phase
Pada fase ini akan diusulkan prosesproses baru berdasarkan hasil analisa
pada fase sebelumnya. Dalam fase ini, terdapat Future Activity Based Costing
dari setiap proses baru dan melalui melalui metode ini akan terlihat
pengembangan dalam setiap proses. Kemudian akan terlihat perbedaaan antara
proses yang lama dengan yang baru dalam hal waktu dan biaya yang
dikeluarkan. Perbedaan tersebut akan terlihat pada tabel perbandingan Current
& Future Activity Based Costing.
4.1.1. Future Activity Based Costing
Untuk melihat penggunaan waktu dan biaya pada proses baru, maka
dibuat Future Activity Based Costing bagi proses yang diusulkan untuk
dikembangkan, yaitu Recruitment Process, Employee Database Process,
Resignation/Termination Process, Training Management Process,
Performance Management Process, Purchasing (Man Power),
Purchasing (Site Project), Purchasing (Head Office). Dengan
menggunakan metode dan estimasi biaya yang sama, maka Future
Activity Based Costing adalah sebagai berikut :
144 Tabel 4.1. Activity Based Costing (Future Process)-Recruitment Process
A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses Transaksi
Waktu per transaksi
Waktu transaksi per
hari
Biaya pegawai per jam
Biaya pegawai
per transaksi
Biaya lain-lain per jam
Biaya lain-lain per
transaksi
Biaya lain-lain per hari
Biaya rata-rata per hari
Biaya rata-rata
per transaksi
Biaya tahunan
Usaha tahunan
(per- periode)
(menit)
(menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)
(BxC)
(DxE/60)
(DxG/60) + (HxB)
(F+I) (J/B) (Jx3) (D/X*100)
Pencarian calon terbaik dari database applicant
1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%
Pembukaan lowongan 1 5 5 12.500 1.041,67 930,63 2.000 2.077,55 3.119,22 3.119,22 9.357,66 6,76%
Profile Match Up (Qualification dan Requirement)
1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%
Penjadwalan wawancara dan test
1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%
Pelaksanaan test 1 30 30 12.500 6.250,00 930,63 60 525,32 6.775,32 6.775,32 20.325,95 40,54% Interview karyawan 1 30 30 12.500 6.250,00 930,63 0 465,32 6.715,32 6.715,32 20.145,95 40,54%
X Total 6 74 74 75.000 15.416,67 5.583,78 2.060 3.207,78 18.624,44 18.624,44 55.873,33 100,00%
145 Aktivitas baru pada proses ini adalah pencarian calon terbaik dari database applicant
dan profile match up (qualification dan requirement). Pada proses sebelumnya calon
terbaik yang akan direkrut dicari dari kumpulan file CV, baik yang baru diterima
maupun yang sudah ada sebelumnya. Apabila sudah didukung dengan sistem informasi
yang baru, dimungkinkan untuk melakukan pencarian calon terbaik dari database
applicant. Sedangkan profile match up (qualification dan requirement) merupakan
aktivitas yang belum ada sebelumnya. Melalui profile match up, maka requirement pada
posisi yang kosong akan dicocokkan dengan qualification dari calon karyawan. Hal ini
dapat dilakukan apabila proses maintain database applicant sudah diterapkan dan
perusahaan sudah membuat Qualification Matrix.
Keterangan :
- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-
Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt
AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50
Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
146
PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50
Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,
Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah
laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
BL = internet + lampu + AC + laptop
= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-
147 Tabel 4.2. Activity Based Costing (Future Process)-Employee Database Process
A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses Transaksi
Waktu per transaksi
Waktu transaksi per hari
Biaya pegawai per jam
Biaya pegawai
per transaksi
Biaya lain-lain per jam
Biay
a lain-lain per
transaksi
Biaya lain-lain per hari
Biaya rata-rata per hari
Biaya rata-rata
per transaksi
Biaya tahunan
Usaha tahunan
( per-periode)
(menit) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)
(BxC)
(DxE/60)
(DxG/60) + (HxB)
(F+I) (J/B) (Jx3) (D/X*100)
Input database applicant
2 2 4 12,500 833.33 930.63 0 62.04 895.38 447.69 2,686.13 22.22%
Pemindahan data applicant ke database karyawan
2 2 4 12,500 833.33 930.63 0 62.04 895.38 447.69 2,686.13 22.22%
Pengisian Form perubahan data karyawan
1 5 5 12,500 1,041.67 930.63 60 137.55 1,179.22 1,179.22 3,537.66 27.78%
Update data karyawan dan Compensation & Benefit
1 5 5 12,500 1,041.67 930.63 0 77.55 1,119.22 1,119.22 3,357.66 27.78%
X Total 6 14 18 50,000 3,750.00 3,722.52 60 339.19 4,089.19 3,193.81 12,267.57 100.00%
148 Aktivitas baru pada proses ini adalah, input database applicant, pemindahan data applicant
ke database karyawan, dan update data karyawan dan Compensation & Benefit. Aktivitas input
database applicant diusulkan untuk mendukung kemudahan dalam melakukan pencarian
calon terbaik (Recruitment Process). Data penting harus dimasukkan ke dalam sistem
adalah data kualifikasi yang dimiliki oleh calon karyawan. Hal ini diperlukan untuk
melakukan profile match up pada Recruitment Process.
Keterangan :
- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-
Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt
AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50
Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50
Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,
149
Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah
laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
BL = internet + lampu + AC + laptop
= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya lemari : Rp 400.000,- / 8 laci / 200 map = Rp 250,-
150 Tabel 4.3. Activity Based Costing (Future Process)-Resignation/Termination Process
A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses
Transaksi
Waktu per transaksi
Waktu transaksi per hari
Biaya pegawai per jam
Biaya pegawai
per transaksi
Biaya lain-lain per jam
Biaya lain-lain per
transaksi
Biaya lain-lain per hari
Biaya rata-rata per hari
Biaya rata-rata
per transaksi
Biaya tahunan
Usaha tahunan
(per- semester)
(menit) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)
(BxC)
(DxE/60)
(DxG/60) + (HxB)
(F+I) (J/B) (Jx2) (D/X*100)
Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban
1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 14,29%
Exit interview 1 10 10 12.500 2.083,33 930,63 0 155,11 2.238,44 2.238,44 4.476,88 71,43% Update database karyawan 1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 14,29%
X
Total 3 14 14 37.500 2.917 2.792 0 217 3.134 3.133,81 6.268 100%
151 Aktivitas baru pada proses ini yaitu, Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban dan
update database karyawan. Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban karyawan
berdasarkan atas informasi yang ada pada sistem database karyawan yang mana sebelumnya,
data tentang hak dan kewajiban tidak tersimpan dalam sistem. Sehinga diperlukan waktu yang
lebih lama bagi Compensation & Benefit Staff untuk melakukan pengecekkan dan perhitungan
mengenai hak dan kewajiban karyawan. Update database karyawan berguna untuk
mengubah status kepegawaian dari karyawan yangtelah mengajukan pengunduran diri.
Aktivitas ini sebelumnya tidak ada sehingga karyawan bagian HRD tidak memiliki
informasi yang terbaru mengenai status kepegawaian seseorang.
Keterangan :
- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-
Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt
AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50
Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50
Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
152
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,
Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah
laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
BL = internet + lampu + AC + laptop
= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4
153 Tabel 4.4. Activity Based Costing (Future Process)-Training Management Process
A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses
Transaksi
Waktu per transaksi
Waktu transaksi per
hari
Biaya pegawai per jam
Biaya pegawai
per transaksi
Biaya lain-lain per jam
Biaya lain-lain per
transaksi
Biaya lain-lain per hari
Biaya rata-rata per hari
Biaya rata-rata
per transaksi
Biaya tahunan
Usaha tahunan
(per- semester)
(menit)
(menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)
(BxC)
(DxE/60)
(DxG/60) + (HxB)
(F+I) (J/B) (Jx2) (D/X*100)
Pengiriman undangan Training via email
1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 11%
Penerimaan konfirmasi kehadiran
1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 11%
Penyusunan bahan training, jadwal dan peserta
1 15 15 12.500 3.125,00 930,63 0 232,66 3.357,66 3.357,66 6.715,32 79%
X
Total 3 19 19 37.500 3.958,33 2.791,89 0 294,70 4.253,03 4.253,03 8.506,07 100%
154 Aktivitas baru pada proses ini yaitu, pengiriman undangan training via email dan
penerimaan konfirmasi kehadiran. Pengiriman undangan training untuk karyawan
didasari oleh hasil dari penilaian pada Performance Management Process. Dari hasil
penilaian tersebut akan diperoleh nama karyawan yang perlu untuk mengikuti pelatihan.
Proses pendaftaran yang sebelumnya berupa pengisisan formulir, akan diusulkan untuk
dikirim melalui email dan konfirmasi kehadiran juga dilakukan oleh karyawan melalui
email.
Keterangan :
- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-
Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt
AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50
Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50
Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,
155
Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah
laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
BL = internet + lampu + AC + laptop
= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-
156 Tabel 4.5. Activity Based Costing (Future Process)-Performance Management Process
A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses Transa
ksi
Waktu per transaksi
Waktu transaksi per
hari
Biaya pegawai per jam
Biaya pegawai
per transaksi
Biaya lain-lain per jam
Biaya lain-lain per
transaksi
Biaya lain-lain per hari
Biaya rata-rata per hari
Biaya rata-rata
per transaksi
Biaya tahunan
Usaha tahunan
(per- tahun)
(menit)
(menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)
(BxC)
(DxE/60)
(DxG/60) + (HxB)
(F+I) (J/B) (Jx1) (D/X*100)
Penilaian kinerja karyawan berdasarkan Qualification Matrix
11 10 110 31.250 57.291,67 928,75 0 1.702,71 58.994,38 5.363,13 58.994 71%
Penyerahan hasil evaluasi prestasi
11 2 22 31.250 11.458,33 930,63 60 1.001,23 12.459,56 1.132,69 12.460 14%
Penyimpanan dokumen penilaian
11 2 22 31.250 11.458,33 930,63 250 3.091,23 14.549,56 1.322,69 14.550 14%
X
Total 33 14 154 93.750 80.208,33 2.790 310 5.795,17 86.003,50 7.818,50 86.004 100%
157 Aktivitas baru pada proses ini yaitu, penilaian kinerja karyawan berdasarkan
Qualification Matrix. Aktivitas ini diusulkan untuk melakukan penilaian terhadap
kinerja karyawan dengan membandingkan kualifikasi yang dimiliki karyawan dengan
standar kualifikasi perusahaan dalam Qualification Matrix. Pada proses lama, penilaian
diawali dengan sosialisasi dan presentasi kepada karyawan kemudian melakukan
pendiskusian terhadap tingkat prestasi kerja dengan adanya Qualification Matrix tidak
diperlukan lagi sosialisasi maupun pendiskusian karena setiap karyawan akan
mengetahui standar penilaian kinerja.
Keterangan :
- Biaya Manajer : Estimasi gaji Manajer per bulan Rp 5.000.000,-
Sehingga biaya per jam = Rp 5.000.000,- / 160 = Rp 31.250,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-
Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt
AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50
Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50
Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,
158
Ruang meeting terdiri dari :
6 buah lampu, 2 buah AC, 1 buah laptop, 1 buah Infocus dan akan
diisi oleh 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
BL= internet + lampu + AC + laptop + Infocus
= Rp 250,- + ((6xRp 45,-) + (2xRp 832,50)) + Rp 45,- +Rp 150,- 4
=Rp 928,75,-
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-
Biaya lemari : Rp 400.000,- / 8 laci / 200 map = Rp 250,-
159 Tabel 4.6. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Man Power)
A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses
Transak
si
Waktu per transaksi
Waktu transaksi per
hari
Biaya pegawai per jam
Biaya pegawai
per transaksi
Biaya lain-lain per jam
Biaya lain-lain per
transaksi
Biaya lain-lain per hari
Biaya rata-rata per hari
Biaya rata-rata
per transaksi
Biaya tahunan
Usaha tahunan
(per-
periode)
(menit)
(menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)
(BxC)
(DxE/60)
(DxG/60
) + (HxB)
(F+I) (J/B) (Jx4) (D/X* 100)
Pembuatan Purchase Requisition
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pembuatan Purchase Order
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pembuatan Payment Request
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pencatatan pembelian perlengkapan ke database
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pengiriman perlengkapan ke Klien 1 30 30 12.500 6.250,00 0 9.000 9.000,00 15.250,00 15.250,00 61.000,00 79%
X Total 5 38 38 62.500 7.916,67 1.930,00 9.000 9.064,33 16.981,00 16.981,00 67.924,00 100%
160 Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang
diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan
penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas
dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas
pembelian. Pembuatan laporan perlengkapan yang sebelumnya ada pada proses lama
dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.
Keterangan :
- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-
Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt
AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50
Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50
Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,
Ruang kerja divisi GA terdiri dari : 1 buah lampu, 1 buah PC.
Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
161
BL = internet + lampu + PC
= Rp 250,- + Rp 45,- + Rp 187,50 = Rp 482,50
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-
Biaya bensin : Rp 4.500/L
162 Tabel 4.7. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Site Project)
A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses Transaksi
Waktu per transaksi
Waktu transaksi per hari
Biaya pegawai per jam
Biaya pegawai
per transaksi
Biaya lain-lain per jam
Biaya lain-lain per
transaksi
Biaya lain-lain per hari
Biaya rata-rata per hari
Biaya rata-rata
per transaksi
Biaya tahunan
Usaha tahunan
(per- periode)
(menit) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)
(BxC) (DxE/60) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx4)
(D/X*100)
Pembuatan Purchase Requisition
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pembuatan Purchase Order 1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pembuatan Payment Request 1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pencatatan pembelian peralatan ke database
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pengiriman peralatan ke Klien
1 30 30 12.500 6.250,00 0 9.000 9.000,00 15.250,00 15.250,00 61.000,00 79%
X Total 5 38 38 62.500 7.916,67 1.930,00 9.000 9.064,33 16.981,00 16.981,00 67.924,00 100%
163 Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang
diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan
penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas
dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas
pembelian. Pembuatan laporan peralatan yang sebelumnya ada pada proses lama
dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.
Keterangan :
- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-
Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt
AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50
Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50
Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,
Ruang kerja divisi GA terdiri dari : 1 buah lampu, 1 buah PC.
Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
164
BL = internet + lampu + PC
= Rp 250,- + Rp 45,- + Rp 187,50 = Rp 482,50
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-
Biaya bensin : Rp 4.500/L
165 Tabel 4.8. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Head Office)
A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses
Transaksi
Waktu per transaksi
Waktu transaksi per hari
Biaya pegawai per jam
Biaya pegawai
per transaksi
Biaya lain-lain per jam
Biaya lain-lain per
transaksi
Biaya lain-
lain per hari
Biaya rata-rata per hari
Biaya rata-rata
per transaksi
Biaya tahunan
Usaha tahunan
(per- periode)
(menit) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)
(BxC)
(DxE/60)
(DxG/6
0) + (HxB)
(F+I) (J/B) (Jx4) (D/X*100)
Pembuatan Purchase Requisition
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%
Pembuatan Purchase Order
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%
Pembuatan Payment Request
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%
Pencatatan pembelian perlengkapan dan peralatan ke database
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%
Pelaporan hasil lelang 1 5 5 12.500 1.041,67 482,50 120 160,21 1.201,88 1.201,88 4.807,50 38%
X Total 5 13 13 62.500 2.708,33 2.412,50 120 224,54 2.932,88 2.932,88 11.731,50 100%
166
Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang
diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan
penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas
dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas
pembelian. Pembuatan laporan asset dan update asset yang sebelumnya ada pada proses
lama dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.
Keterangan :
- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-
Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt
AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50
Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50
Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,
Ruang kerja divisi GA terdiri dari : 1 buah lampu, 1 buah PC.
Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
167
BL = internet + lampu + PC
= Rp 250,- + Rp 45,- + Rp 187,50 = Rp 482,50
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-
4.1.2. Perbandingan Waktu dan Biaya untuk Current & Future Activity Based
Costing
Dari hasil future ABC yang dibuat pada setiap proses dari aktivitas
yang memerlukan pengembangan / penambahan aktivitas baru maka
didapat perbandingan waktu dan biaya pada current ABC dan future
ABC:
Perbandingan Waktu
Perbandingan waktu dihasilkan dari perhitungan waktu transaksi current
ABC dengan future ABC.
Tabel 4.9. Perbandingan Waktu Current & Future Recruitment Process
Recruitment Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi waktu 110 74 0.33 33%
168
Tabel 4.10. Perbandingan Waktu Current & Future Employee Database Process
Employee Database Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi waktu 40 14 0.65 65%
Tabel 4.11. Perbandingan Waktu Current & Future Resignation/Termination
Process
Resignation/Termination Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi waktu 20 14 0.30 30%
Tabel 4.12. Perbandingan Waktu Current & Future Training Management
Process
Training Management Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi waktu 35 19 0.46 46%
169
Tabel 4.13. Perbandingan Waktu Current & Future Performance Management
Process
Performance Management Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi waktu 44 14 0.68 68%
Tabel 4.14. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Man Power)
Process
Purchasing (Man Power)
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi waktu 90 38 0.58 58%
Tabel 4.15. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Site Project)
Process
Purchasing (Site Project)
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi waktu 90 38 0.58 58%
170
Tabel 4.16. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Head Office)
Process
Purchasing (Head Office)
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi waktu 75 13 0.83 83%
Dari hasil perbandingan waktu, terdapat selisih waktu yang cukup
banyak sehingga dapat dikatakan proses pada setiap aktivitas yang future
ABC lebih efektif karena dapat menghemat waktu pengerjaan tugas-tugas
karyawan sehingga lebih cepat.
Perbandingan Biaya
Selain melihat perbandingan waktu, manfaat future ABC dapat dilihat
dari hasil perbandingan biaya yang menunjukkan selisih biaya antara current
ABC dan future ABC. Berikut adalah tabel perbandingan biaya :
Tabel 4.17. Perbandingan Biaya Current & Future Recruitment Process
Recruitment Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi biaya 26682.82 18624.44
0.30 30%
171
Tabel 4.18. Perbandingan Biaya Current & Future Employee Database Process
Employee Database Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi biaya 10453.75 3193.81
0.69 69%
Tabel 4.19. Perbandingan Biaya Current & Future Resignation/Termination
Process
Resignation/Termination Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi biaya 4476.88 3134.81
0.30 30%
Tabel 4.20. Perbandingan Biaya Current & Future Training Management
Process
Training Management Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi biaya 7894.53 4253.03
0.46 46%
172
Tabel 4.21. Perbandingan Biaya Current & Future Performance Management
Process
Performance Management Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi biaya 24147.88 7818.5
0.68 68%
Tabel 4.22. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Man Power)
Process
Purchasing (Man Power)
Keterangan Lama Baru
Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi biaya 28592.5 16981 0.41 41%
Tabel 4.23. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Site Project)
Process
Purchasing (Site Project)
Keterangan Lama Baru
Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi biaya 28532.5 16981 0.40 40%
173
Tabel 4.24. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Head Office)
Process
Purchasing (Head Office)
Keterangan Lama Baru
Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase
Simulasi biaya 16648.13 2932.88
0.82 82%
Berdasarkan hasil perbandingan biaya, perusahaan dapat menghemat
biaya yang dikeluarkan untuk mendukung kegiatan operasionalnya. Dengan
aktivitas dari setiap proses pada future ABC diharapkan dapat meningkatkan
kinerja perusahaan dan kualitas kerja yang pada akhirnya akan memberikan efek
terhadap pertambahan nilai bagi perusahaan seperti tujuan perusahaan untuk
memiliki sistem HR yang responsif dan teratur.
4.1.3. Output
Sesuai dengan kerangka pikir yang ada maka output yang
diperoleh, yaitu:
a. ABC untuk proses baru yang diusulkan terdapat pada sub bab 4.1.1.
b. Perbandingan waktu dan biaya untuk Current and Future ABC yang
terdapat pada sub bab 4.1.2.
174
4.2. People Phase
Fase ini menjelaskan tentang kebutuhan untuk sumber daya manusia baru
yang nantinya akan mendukung proses baru dalam proyek ini. Untuk
mengetahui kemampuan yang harus dipenuhi oleh tiap karyawan maka akan
dibuat People Capability Matrix untuk proses baru. Kemudian akan muncul gap
dari People Capability Matrix lama dan People Capability Matrix baru yang
akan menentukan kompetensi mana saja yang perlu untuk dikembangkan lebih
lanjut. Setelah itu akan dibuat perancangan ulang terhadap peran dalam setiap
proses menggunakan RASCI Model. Berdasarkan perancangan ulang tersebut,
maka akan menghasilkan usulan struktur organisasi baru.
4.2.1. New People Capability Matrix
PCM berikut ini adalah PCM yang diperlukan apabila proses baru
sudah dilaksanakan. Dengan metode yang sama seperti PCM
sebelumnya, maka PCM baru adalah sebagai berikut :
175
Tabel 4.25. New People Capability Matrix
Knowledge Capabilities/ skill Required Key Process
Core Competencies Critical
Competencies
BERPIKIR
STRATEGIS
PENGELOLAAN
KONFLIK
K E W I R A U S A H A A N
MANAJEMEN
PROYEK
MANAJEMEN
PERUBAHAN
HEALTH AND
SAFETY
ENVIRONMENT
K E P E M I
M P I N A N
C U S T O M E R
S E R V I CE
COMPUTER
LITERACY
ENGLISH
L I TERACY
Recruitment Process 1 1 3 2 1 2 1 1 1 1 Employee Database Process 2 1 3 2 1 2 1 2 1 2 Resignation / Termination Process 2 1 3 2 1 2 1 2 1 2 Training Management Process 1 1 3 2 1 2 1 2 1 2 Performance Management Process
1 1 3 2 1 2 1 2 1 1 Purchasing (Man Power) 1 1 3 2 1 2 1 2 1 2
Purchasing (Site Project) 1 1 3 2 1 2 1 2 1 2 Purchasing (Head Office) 1 1 3 2 1 2 1 2 1 2
176
Nilai yang disajikan dalam Critical Competencies, terdapat perubahan
terutama pada Computer Literacy. Perubahan ini didasari oleh sistem informasi baru
yang diusulkan, di mana dengan adanya sistem informasi baru, interaksi karyawan
dengan komputer akan meningkat. Sehingga nilai kompetensi Computer Literacy yang
awalnya diperlukan menjadi diwajibkan. Sedangkan bagi Core Competencies tidak
mengalami perubahan, karena nilai tersebut harus dimiliki oleh setiap karyawan, baik
ada atau tidaknya perubahan dalam proses bisnis.
Manfaat dari PCM baru yang dibuat adalah berguna untuk mengetahui sejauh
mana kemampuan yang dimiliki karyawan untuk memenuhi standar kemampuan yang
harus / wajib dimiliki karyawan agar mendukung kinerja operasional perusahaan setelah
penerapan BPM. Oleh karena itu karyawan dituntut memiliki critical competencies yang
berbeda dari sebelum penerapan BPM dan penggunaan sistem.
Keterangan :
Core Competencies yang dipilih adalah berdasarkan kompetensi dari kapasitas ideal
yang diharapkan oleh PT Estetika Se Laras. Nilai yang disajikan dengan skala 1 sampai
3. 1 adalah untuk Core Competencies yang bersifat wajib atau harus dimiliki oleh setiap
karyawan dan 3 adalah untuk Core Competencies yang diharapkan untuk dimiliki oleh
karyawan namun tidak diwajibkan.
177
4.2.2. Process Gap Analysis PCM
Process Gap Analysis PCM bertujuan untuk menyediakan
perbandingan tentang kebutuhan akan kemampuan karyawan pada proses
lama dengan proses yang baru.
Tabel 4.26. Process Gap Analysis PCM
Technical Competencies
Nilai Sebelum Innovate
Phase
Nilai Sesudah Innovate
Phase
Nilai Gap
Analysis
Recruitment Process - Computer Literacy - English Literacy
3 2
1 1
-2 -1
Employee Database Process - Computer Literacy
2
1
-1
Resignation/Termination Process - Computer Literacy
3
1
-2 Training Management Process - Computer Literacy
2
1
-1 Performance Management Process - Computer Literacy - English Literacy
2 2
1 1
-1 -1
Purchasing (Man Power) Process - Computer Literacy - English Literacy
3 3
1 2
-2 -1
Purchasing (Site Project) Process - Computer Literacy - English Literacy
3 3
1 2
-2 -1
Purchasing (Head Office) Process - Computer Literacy - English Literacy
3 3
1 2
-2 -1
178
Dari hasil Process Gap Analysis, maka didapat nilai yang
menunjukkan adanya gap pada Technical Competencies yaitu, Computer
Literacy dan English Literacy pada Recruitment Process, Employee
Database Process, Resignation/Termination Process, Training
Management Process, Performance Management Process, Purchasing
(Man Power) Process, Purchasing (Site Project) Process, dan
Purchasing (Head Office) Process. Untuk itu, setiap posisi yang
bertanggung jawab atas proses tersebut harus memenuhi standar
kompetensi yang baru. Hal ini dimaksudkan karena pada proses yang
baru akan didukung dengan sistem informasi, sehingga kemampuan
menggunakan komputer dan pemahaman dalam bahasa inggris sangat
diperlukan. Maka apabila terdapat karyawan yang belum memenuhi
standar kompetensi baru, akan diberikan pelatihan secara intensif terkait
sistem informasi baru.
4.2.3. Role Redesign
Pada People Phase, peran mulai didefinisikan pada level yang
lebih tinggi. Diperlukan sebuah metode dalam menggambarkan
komponen utama untuk mengalamatkan selama proses pembuatan
aktivitas dan peran. RASCI Model adalah metode yang dapat digunakan
untuk membantu dalam mengidentifikasi aktivitas, peran, dan tanggung
jawab pada People Phase. Model ini juga dapat membantu untuk
179
mendeskripsikan dengan jelas apa yang harus dilakukan oleh siapa untuk
membuat proses baru dapat dijalankan oleh karyawan.
Singkatan:
R = Responsibility, orang yang bertanggung jawab terhadap aktivitas
A = Accountable, orang yang memberikan persetujuan pekerjaan sebelum
dijalankan
S = Supportive, orang yang bisa menyediakan sumber daya atau
informasi lain untuk peran pendukung dalam menyelesaikan proses
atau aktivitas
C = Consulted, orang yang mempunyai banyak informasi dan atau
kemampuan penting untuk menyelesaikan proses atau aktivitas
I = Informed, orang yang harus diinformasikan atas hasil dari proses atau
aktivitas
Manfaat dari pembuatan RASCI model yaitu untuk menentukan
peran pada tiap aktivitas yang ada sehingga dapat memperjelas
pembagian tanggung jawab dan alur kerja dalam menyelesaikan proses.
180
Tabel 4.27. RASCI Recruitment Process
Activity Recruitment Officer/ Project
Coordinator
Klien
Pencarian calon terbaik dari database applicant
RC
Pembukaan lowongan
R A
Profile Match Up (Qualification dan Requirement)
RS
Penjadwalan wawancara dan test
R I
Pelaksanaan test RA
Interview karyawan RA Pemilihan karyawan R AI
Yang bertanggung jawab pada Recruitment Process sebagian besar
adalah Recruitment Officer/Project Coordinator. Klien bertugas untuk
memberikan persetujuan pada aktivitas pembukaan lowongan dan pemilihan
karyawan. Selain itu, adanya penjadwalan wawancara dan test juga
diinformasikan kepada Klien.
Tabel 4.28. RASCI Employee Database Process
Activity Compensation&
Benefit Staff
Karyawan
Input database applicant
RA
Pemindahan data applicant ke database karyawan
RA
181
Pengisian Form perubahan data karyawan
I RAS
Update data karyawan dan Compensation & Benefit
RA
Pada proses ini, Compensation & Benefit Staff adalah posisi yang paling
memiliki peran penting dalam seluruh aktivitas di dalamnya. Namun
karyawan juga terlibat dalam proses ini yaitu sebagai pihak yang memiliki
informasi yang nantinya akan diolah oleh Compensation & Benefit Staff ke
dalam Employee Database.
Tabel 4.29. RASCI Resignation Termination Process
Activity Karyawan Recruitment Officer/ Project
Coordinator
Clients Representative
Compensation&
Benefit Staff
Pengajuan surat pengunduran diri
R I A
Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban
I RAS
Exit interview RA
Update database karyawan
RA
Yang berperan dalam menjalankan proses ini adalah Recruitment
Officer/Project Coordinator, Clients Representative dan Compensation and
Benefit Staff. Pada saat karyawan ingin mengundurkan diri maka ia
mengajukan surat pengunduran diri kepada Clients Representative. Setelah
disetujui, maka surat tersebut diajukan kepada Recruitment Officer/Project
182
Coordinator. Selanjutnya Compensation and Benefit Staff bertugas
memberikan informasi terkait hak dan kewajiban yang masih dimiliki oleh
karyawan. Exit interview dilaksanakan oleh Recruitment Officer/Project
Coordinator untuk karyawan yang mengundurkan diri secara baik.
Kemudian dilakukan update terhadap database karyawan oleh
Compensation and Benefit Staff.
Tabel 4.30. RASCI Training Management Process
Activity
Karyawan Recruitment Officer/ Project
Coordinator
HR Manager
Analisa kebutuhan karyawan berdasarkan kompetensi GAP
I RA
Pengiriman undangan training via email
I RA
Penerimaan konfirmasi kehadiran
RA I
Menentukan trainer dan sumber daya
R A
Penyusunan bahan training, jadwal dan peserta
I RA
Pelaksanaan training
R A
Karyawan, Recruitment Officer/Project Coordinator, dan HR Manager
masing-masing memiliki tanggung jawab pada setiap aktivitas dalam proses
ini. Karyawan bertanggung jawab untuk melakukan konfirmasi kehadiran
dan mengikuti training. Recruitment Officer/Project Coordinator
183
bertanggung jawab untuk mengirimkan undangan pelatihan, menentukan
trainer dan sumber daya, serta menyusun bahan training, jadwal dan peserta.
Sedangkan HR Manager bertanggung jawab untuk menganalisa kebutuhan
karyawan.
Tabel 4.31. RASCI Performance Management Process
Activity Clients Representative
HR Manager
Recruitment Officer
OperationDirector
Penilaiam kinerja karyawan berdasarkan Qualification Matrix
RA
Peyerahan hasil evaluasi prestasi
RS I
Pengusulan training yang diperlukan
RA I
Penyimpanan dokumen penilaian
RA
Pengajuan kenaikan gaji
R A
Pada proses ini terdapat empat peran yang bertanggung jawab pada
masing-masing aktivitas. Clients Representative bertanggung jawab untuk
melakukan penilaian kinerja karyawan dan menyerahkan hasil evaluasi
prestasi kepada HR Manager. HR Manager bertanggung jawab
mengusulkan training yang dibutuhkan dan mengajukan kenaikan gaji.
Recruitment Officer bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen
penilaian, sedangkan Operation Director bertanggung jawab untuk
memberikan persetujuan atas pengajuan kenaikan gaji.
184
Tabel 4.32. RASCI Purchasing Man Power Process
Activity Project Coordinator
Purchasing Staff
Inventory &
Asset Staff
HR Manager
Treasury
Operation Director
Pembuatan purchase requisition
R A
Pembuatan purchase order
R A
Pembuatan payment request
R A
Pencatatan pembelian perlengkapan ke database
RA
Pengiriman perlengkapan ke klien
RA
Sebagian besar aktivitas pada proses ini dilakukan oleh sub divisi
General Affair (GA). Purchasing Staff dan Inventory & Asset Staff memiliki
tanggung jawab yang saling berkaitan. Diawali dengan pembuatan PR oleh
Project Coordinator kemudian PR diajukan kepada Purchasing Staff, yang
jika disetujui akan dibuatkan PO dan mengajukannya kepada HR Manager.
Sedangkan Treasury berperan dalam pembuatan Payment Request atas
pengajuan pembelian barang untuk disetujui oleh Operation Director.
Inventoy & Asset Staff bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap
pembelian. Selanjutnya yang bertanggung jawab untuk melakukan
pengiriman kepada klien adalah Purchasing Staff.
185
Tabel 4.33. RASCI Purchasing Site Project Process
Activity Project Coordin
ator
Purchasing Staff
Inventory&
Asset Staff
HR Manager
Treasury
Operation Director
Pembuatan purchase requisition
R A
Pembuatan purchase order
R A
Pembuatan payment request
R A
Pencatatan pembelian peralatan ke database
RA
Pengiriman perlengkapan ke klien
RA
Sebagian besar aktivitas pada proses ini dilakukan oleh sub divisi
General Affair (GA). Purchasing Staff dan Inventory & Asset Staff memiliki
tanggung jawab yang saling berkaitan. Diawali dengan pembuatan PR oleh
Project Coordinator kemudian PR diajukan kepada Purchasing Staff, yang
jika disetujui akan dibuatkan PO dan mengajukannya kepada HR Manager.
Sedangkan Treasury berperan dalam pembuatan Payment Request atas
pengajuan pembelian barang untuk disetujui oleh Operation Director.
Inventoy & Asset Staff bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap
pembelian. Selanjutnya yang bertanggung jawab untuk melakukan
pengiriman kepada klien adalah Purchasing Staff.
186
Tabel 4.35. RASCI Purchasing Head Office Activity Purchasing
Staff Inventory
& Asset Staff
HR Manager
Treasury OperationDirector
Pembuatan purchase requisition
RA
Pembuatan purchase order
R A
Pembuatan payment request
R A
Pencatatan pembelian peralatan ke database
RA
Penyimpanan ke warehouse
RA
Pendistribusian barang ke karyawan
RA
Pelaporan kondisi asset
R A
Pelelangan asset R I A Pelaporan hasil lelang
RA I
Penghibahan asset R I A
Sebagian besar aktivitas pada proses ini dilakukan oleh sub divisi
General Affair (GA). Purchasing Staff dan Inventory & Asset Staff memiliki
tanggung jawab yang saling berkaitan. Diawali dengan pembuatan PR oleh
Project Coordinator kemudian PR diajukan kepada Purchasing Staff, yang
jika disetujui akan dibuatkan PO dan mengajukannya kepada HR Manager.
Sedangkan Treasury berperan dalam pembuatan Payment Request atas
pengajuan pembelian barang untuk disetujui oleh Operation Director.
Inventoy & Asset Staff bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap
pembelian. Kemudian Purchasing Staff akan menyimpan barang ke
187
warehouse. Selanjutnya yang bertanggung jawab untuk melakukan
pendistribusian barang kepada karyawan adalah Inventoy & Asset Staff.
Pelaporan kondisi asset, pelelangan asset, pelaporan hasil lelang dan
penghibahan asset menjadi tanggung jawab Inventoy & Asset Staff.
Persetujuan untuk melakukan pelelangan asset dan penghibahan asset
merupakan tanggung jawab Operation Director.
Tabel 4.36. RASCI Qualification Matrix Management Process
Activity Manajer Divisi
HR Manager
Operation Director
Karyawan
Analisa kebutuhan setiap posisi
S RA
Pembuatan kualifikasi untuk setiap posisi
R A
Pembuatan skala kualifikasi
RA
Konsolidasi Qualification Matrix
RA I
HR Manager adalah posisi yang memiliki peranan penting pada proses
ini. Hampir semua aktivitas dalam proses ini menjadi tanggung jawab HR
Manager. Namun dalam melakukan analisa kebutuhan setiap posisi, HR
Manager dibantu oleh Manager tiap divisi sebagai penyedia informasi yang
diperlukan. Operation Director merupakan posisi yang memberikan
persetujuan terhadap Qualification Matrix yang telah dibuat oleh HR
Manager. Kemudian dalam melakukan konsolidasi, karyawan adalah pihak
yang diberikan informasi.
188
Tabel 4.37. RASCI Asset, Inventory and Supplier Database Process
Pada proses baru yang diusulkan ini Inventory & Asset Staff dalam sub
divisi GA adalah posisi yang bertanggung jawab khususnya pada aktivitas
Input data pembelian, penyimpanan data supplier, input data pemakaian
peralatan/perlengkapan, dan update data supplier. Pelaporan asset &
inventory dilakukan oleh Supervisor GA yang kemudian diinformasikan
kepada HR Manager.
Activity Inventory &
Asset Staff
Supervisor GA
HR Manager
Input data pembelian peralatan / perlengkapan ke database asset & inventory
RA
Penyimpanan data supplier ke database supplier
RA
Input data pemakaian peralatan dan atau perlengkapan
RA
Update data supplier jika ada perubahan
RA
Pelaporan asset & inventory RA I
189
4.2.4. Struktur Organisasi Baru
Dari hasil analisa pada setiap proses dan berdasarkan RASCI Model yang
sudah dibuat, dihasilkan struktur organisasi yang baru seperti berikut:
Gambar 4.1. Strukur Organisasi Baru PT Estetika Se Laras
Perbedaan struktur organisasi yang lama dengan yang baru
terletak pada adanya Departemen IT dan munculnya sub-departemen baru
pada Human Resources yaitu, General Affair. Diusulkannya Departemen
IT pada PT Estetika Se Laras adalah untuk dapat mendukung berjalannya
proses bisnis dengan adanya sistem informasi baru. Selama ini,
190
Departemen IT belum ada, sehingga apabila ada masalah yang terjadi
pada karyawan terkait dengan sistem ataupun kerusakan perangkat
komputer, maka perusahaan hanya menyewa jasa pihak ketiga untuk
menanganinya. Kendala yang sering muncul adalah terkadang teknisi
yang diperlukan untuk menangani permasalahan yang terjadi, tidak dapat
memenuhi permintaan perusahaan pada saat itu juga. Untuk itu, dengan
adanya Departemen IT tentu akan memudahkan proses penanganan dan
pemeliharaan sistem, perangkat lunak maupun perangkat keras yang
digunakan. Pada Departemen IT diisi oleh tiga posisi yaitu, Manager,
End User Support, dan System Administrator yang masing-masing
mempunyai tugas:
Manager, bertanggung jawab untuk memastikan proses penanganan masalah yang dihadapi user, pengelolaan database,
sistem, dan jaringan pada perusahaan berjalan dengan baik.
End User Support, bertanggung jawab atas penanganan masalah yang dihadapi oleh user terkait dengan perangkat lunak maupun
perangkat keras. Selain itu, End User Support juga harus mampu
untuk memberikan solusi atas masalah yang bersifat teknis.
System Administrator, bertanggung jawab atas pengelolaan database, sistem, dan jaringan pada perusahaan
Selain itu, munculnya sub-departemen General Affair pada
Human Resources adalah karena mulai banyaknya proses yang ditangani
191
oleh General Affair. Di dalamnya terdapat tiga posisi yaitu, Supervisor,
Inventory & Asset Staff, dan Purchasing Staff yang masing-masing
mempunyai tugas:
Supervisor, bertanggung jawab untuk memastikan proses pembelian, penyimpanan, pemeliharaan, dan pendistribusian
peralatan dan perlengkapan telah berjalan dengan baik.
Inventory & Asset Staff, bertanggung jawab atas penyimpanan, persediaan, dan pelaporan asset.
Purchasing Staff, bertanggung jawab atas pembelian asset.
4.2.5. Output
Sesuai dengan kerangka pikir yang ada, maka output yang dihasilkan
yaitu:
a. Menghasilkan People Capability Matrix untuk area yang
termasuk dalam proyek yang terdapat pada sub bab 4.2.1.
b. Process Gap Analysis PCM yang terdapat pada sub bab 4.2.2.
c. RASCI yang terdapat pada tabel 4.27 sampai tabel 4.37.
d. Usulan struktur organisasi baru yang terdapat pada sub bab 4.2.4.
192
4.3. Development Phase
Pada tahapan ini akan diusulkan proses bisnis baru yang akan
digambarkan dengan metode Business Process Modeling Notation (BPMN).
Dari hasil analisa terhadap proses bisnis yang baru, usulan sistem ERP yang
sesuai akan dipaparkan.
4.3.1. Business Process Modeling Notation (BPMN)
Untuk menggambarkan proses bisnis yang telah dikembangkan maka
digunakan Business Process Modeling Notation. Proses yang
dikembangkan antara lain : Recruitment Process, Employee Database
Process, Resignation / Terminator Process, Training Management
Process, Performance Management Process, Purchasing Process (Man
Power, Site Project, Head Office ).
BPMN ini dibuat berdasarkan hasil analisa pada rich picture proses
yang memerlukan pengembangan sehingga dalam BPMN ini dapat
tergambar dengan jelas pengembangan aktivitas dari setiap proses.
Dalam penggambaran proses bisnis dengan BPMN, aktivitas lama
yang tidak mengalami perubahan dibedakan dengan aktivitas baru yang
diusulkan.
193
Notasi:
Start event
End Event
task
Sequence flow
Message Flow
Association
Gateway
pool
Lane
194
Gambar 4.2. BPMN Recruitment Process
195
Keterangan :
= Aktivitas baru yang diusulkan
= Aktivitas lama yang masih berjalan
Pada proses usulan ini, terdapat dua perubahan yaitu pencarian calon terbaik dari
database applicant dan profile match up. Sebelumnya pencarian calon terbaik dilakukan
dengan seleksi data applicant yang berupa dokumen dan belum ada database applicant
yang tersimpan dalam sistem. Hal teresebut tentu akan menyulitkan Recruitment Staff
dalam melakukan seleksi. Dengan adanya database applicant yang real time maka akan
mempermudah proses pencarian calon terbaik. Sedangkan untuk aktivitas profile match
up sebelumnya tidak ada. Aktivitas ini dipandang perlu karena dengan melakukan
profile match up, perusahaan akan mendapatkan calon karyawan yang memiliki profile
paling mendekati dengan kebutuhan.
196
Gambar 4.3. BPMN Employee Database Process
197
Keterangan :
= Aktivitas baru yang diusulkan
= Aktivitas lama yang masih berjalan
Proses ini sebelumnya dilakukan secara manual. Data calon karyawan maupun
data karyawan disimpan dalam bentuk dokumen di file cabinet. Calon karyawan
menyerahkan datanya kemudian diarsip oleh Compensation &Benefit Staff. Namun
pada proses yang diusulkan, Compensation &Benefit Staff akan memasukkan data dari
setiap CV yang masuk dan disimpan ke dalam database applicant. Apabila calon
karyawan berubah status menjadi karyawan maka dipindahkan datanya ke dalam
database karyawan. Setelah menjadi karyawan, akan dilakukan konfirmasi ulang apakah
ada perubahan terhadap data yang sudah ada, jika tidak ada maka proses selesai, namun
bila terdapat data tambahan lain, Compensation &Benefit Staff akan melakukan
penambahan data.
198
Gambar 4.4. BPMN Resignation / Termination Process
199
Keterangan :
= Aktivitas baru yang diusulkan
= Aktivitas lama yang masih berjalan
Dengan tersedianya database karyawan yang terintegrasi dengan proses lainnya,
maka aktivitas pemberian informasi terhadap hak dan kewajiban bagi karyawan yang
mengundurkan diri dapat dilakukan oleh Compensation and Benefit Staff melalui sistem
yang ada. Sebelumnya aktivitas ini dilakukan secara manual karena belum ada informasi
lengkap mengenai hak dan kewajiban yang harus diselesaikan oleh karyawan.
Compensation and Benefit Staff harus melakukan penghitungan terlebih dahulu atas hak
dan kewajiban karyawan. Setelah karyawan menyelesaikan hak dan kewajibannya, maka
dilakukan update terhadap status kepegawaiannya di dalam database karyawan.
Aktivitas ini sebelumnya tidak ada, sehingga seringkali terdapat kesalahan dalam
menghitung jumlah karyawan yang dipekerjakan di perusahaan klien.
200
Gambar 4.5. BPMN Training Management Process
201
Keterangan :
= Aktivitas baru yang diusulkan
= Aktivitas lama yang masih berjalan
Sebelumnya, pelaksanaan pelatihan diberikan berdasarkan hasil analisa
kebutuhan karyawan. Pada proses yang diusulkan ini, Training Management dilakukan
terhadap karyawan yang dianggap perlu untuk diberikan pelatihan berdasarkan hasil
penilaian dari Performance Management Process. Sehingga pelatihan dapat diberikan
sesuai dengan competency gap yang dinilai masih kurang. Kemudian karyawan yang
akan mengikuti pelatihan akan diundang melalui e-mail dan karyawan yang
bersangkutan akan memberikan konfirmasi keikutsertaannya melalui e-mail. Sedangkan
pada proses yang berjalan, karyawan harus mengisi formulir pendaftaran untuk
mengikuti pelatihan dan peserta yang mengikuti pelatihan tidak berdasarkan atas
kebutuhan karyawan.
202
Gambar 4.6. BPMN Performance Management Process
203
Keterangan :
= Aktivitas baru yang diusulkan
= Aktivitas lama yang masih berjalan
Dalam proses ini, aktivitas baru yang diusulkan yaitu penilaian kinerja
berdasarkan Qualification Matrix. Sebelum proses penilaian atau evaluasi kinerja
dilakukan, perusahaan terlebih dahulu menentukan Qualification Matrix. Kemudian dari
Qualification Matrix yang telah ditetapkan, Clients Representative melakukan
penilaian atas kinerja karyawan dengan membandingkan antara standar Qualification
Matrix yang sudah ditentukan dengan kualifikasi yang telah dicapai oleh karyawan.
Hasil dari penilaian tersebut akan mempengaruhi proses selanjutnya, yaitu Training
Management Process, jika diperoleh gap yang negatif atas penilaian kinerja karyawan.
Pada proses sebelumnya, penilaian atau evaluasi kinerja dilakukan dengan mengadakan
sosialisasi dan presentasi mengenai metoda penilaian kinerja yang kemudian dilanjutkan
dengan diskusi tingkat prestasi yang dicapai.
204
Gambar 4.7. BPMN Purchasing Process (Man Power)
205
Keterangan :
= Aktivitas baru yang diusulkan
= Aktivitas lama yang masih berjalan
Jika pada proses sebelumnya aktivitas pembuatan PR dan PO dilakukan secara
manual, maka pada usulan aktivitas yang baru ini, PR dan PO dapat dibuat dengan
bantuan sistem. Pembuatan PR dan PO didasari atas adanya kebutuhan akan
perlengkapan atau peralatan dari tiap-tiap divisi dan atau perusahaan klien. Selain itu,
data mengenai ketersediaan barang pada Inventory & Asset Database juga dapat menjadi
pemicu dibuatnya PR maupun PO secara otomatis sesuai dengan jumlah yang
diinginkan. Kemudian PO yang telah dibuat akan dikirimkan kepada supplier terpilih.
Pemilihan supplier dalam proses pembelian dapat dilakukan dengan melihat Supplier
Database yang berisi informasi terkait supplier.
206
Gambar 4.8. BPMN Purchasing Process (Site Project)
207
Keterangan :
= Aktivitas baru yang diusulkan
= Aktivitas lama yang masih berjalan
Jika pada proses sebelumnya aktivitas pembuatan PR dan PO dilakukan secara
manual, maka pada usulan aktivitas yang baru ini, PR dan PO dapat dibuat dengan
bantuan sistem. Pembuatan PR dan PO didasari atas adanya kebutuhan akan
perlengkapan atau peralatan dari tiap-tiap divisi dan atau perusahaan klien. Selain itu,
data mengenai ketersediaan barang pada Inventory & Asset Database juga dapat menjadi
pemicu dibuatnya PR maupun PO secara otomatis sesuai dengan jumlah yang
diinginkan. Kemudian PO yang telah dibuat akan dikirimkan kepada supplier terpilih.
Pemilihan supplier dalam proses pembelian dapat dilakukan dengan melihat Supplier
Database yang berisi informasi terkait supplier.
208
Gambar 4.9. BPMN Purchasing Process (Head Office)
209
Keterangan :
= Aktivitas baru yang diusulkan
= Aktivitas lama yang masih berjalan
Jika pada proses sebelumnya aktivitas pembuatan PR dan PO dilakukan secara
manual, maka pada usulan aktivitas yang baru ini, PR dan PO dapat dibuat dengan
bantuan sistem. Pembuatan PR dan PO didasari atas adanya kebutuhan akan
perlengkapan atau peralatan dari tiap-tiap divisi dan atau perusahaan klien. Selain itu,
data mengenai ketersediaan barang pada Inventory & Asset Database juga dapat menjadi
pemicu dibuatnya PR maupun PO secara otomatis sesuai dengan jumlah yang
diinginkan. Kemudian PO yang telah dibuat akan dikirimkan kepada supplier terpilih.
Pemilihan supplier dalam proses pembelian dapat dilakukan dengan melihat Supplier
Database yang berisi informasi terkait supplier.
210
Gambar 4.10. BPMN Inventory, Asset, & Supplier Database Process
211
Keterangan :
= Aktivitas baru yang diusulkan
= Aktivitas lama yang masih berjalan
Inventory, Asset, Supplier Database Process merupakan proses baru yang
diusulkan. Di dalam proses ini terdapat beberapa aktivitas antara lain, input data
pembelian peralatan atau perlengkapan ke dalam Inventory & Asset Database, input data
supplier ke Supplier Database, update stok, dan pembuatan laporan atas Asset &
Inventory untuk diserahkan kepada HR Manager. Proses ini berguna untuk mengelola
informasi-informasi penting mengenai persediaan, peralatan atau perlengkapan, dan juga
supplier. Dengan pengelolaan yang baik maka akan memudahkan dalam melakukan
proses lainnya yang berkaitan, seperti Purchasing Process, yang membutuhkan
informasi mengenai perlengkapan atau persediaan yang akan segera habis serta supplier
yang akan dipilih.
212
Gambar 4.11. BPMN Qualification Matrix Management Process
213
Keterangan :
= Aktivitas baru yang diusulkan
= Aktivitas lama yang masih berjalan
Proses ini sebelumnya belum ada. Qualification Matrix Management Process
diusulkan untuk mempermudah dalam penilaian kinerja sesuai kualifikasi yang
dibutuhkan oleh setiap divisi pada permintaan posisi karyawanyang dibutuhkan dalam
perusahaan. Pada Qualification Matrix Management Process ini HRD Manager akan
menganalisa kebutuhan setiap posisi kemudian akan membuat Qualification Matrix dari
setiap posisi bedasarkan kebutuhan. HRD Manager akan meminta persetujuan kepada
Operation Director untuk Qualification Matrix yang telah dibuat, dan setelah mendapat
persetujuan, HRD Manager akan membuat skala kualifikasi dan akan mensosialisaikan
Qualification Matrix kepada karyawan.
214
4.3.2. Analisa Kebutuhan Sistem ERP
Setelah dibuat BPMN, terdapat usulan aktivitas-aktivitas baru dari
tiap proses dalam Departemen Human Resources dan Sub Departemen
General Affair. Aktivitas baru tersebut pada akhirnya menjadi dasar akan
kebutuhan sistem ERP. Berikut adalah uraian atas kebutuhan sistem
baru :
Tabel 4.38. Analisa Kebutuhan Sistem
Proses Aktivitas Baru Kebutuhan Sistem (Need)
Recruitment Process - Pencarian calon terbaik dari database applicant
- Pencarian dan akses database applicant
- Profile Match Up - Aktivitas ini dapat dilakukan secara manual
Employee Database Process
- Input data applicant ke database applicant
- Penyimpanan data applicant
- Pemindahan data applicant ke database karyawan
- Penyimpanan data karyawan
Resignation/ Termination Process
- Pemberian informasi hak dan kewajiban karyawan
- Pemberian informasi hak dan kewajiban karyawan
- Update database karyawan
- Update database karyawan
Training Management Process
- Menganalisa competency dari hasil performance management process
- Aktivitas ini dapat dilakukan secara manual
- Mengirim undangan - Tidak perlu
215
training via e-mail menggunakan sistem
Performance Management Process
- Penilaian kinerja berdasarkan Qualification Matrix
- Aktivitas ini dapat dilakukan secara manual
Purchasing Process (Man Power, Site Project, Head Office)
- Membuat PR
- Pembuatan PR
- Membuat PO - Pembuatan PO
Inventory, Asset, and Supplier Database Process
- Meng-input data barang baru yang belum pernah disimpan sebelumnya
- Penyimpanan data barang baru yang belum pernah di-input ke dalam sistem
- Menginput data supplier ke database supplier
- Penyimpanan data supplier
- Update stok perlengkapan dan peralatan
- Update stok
- Membuat laporan asset & inventory
- Pembuatan laporan asset & inventory
Qualification Matrix Management Process
- Menganalisa kebutuhan tiap posisi
- Aktivitas ini dilakukan secara manual
- Membuat kualifikasi dari setiap posisi
- Aktivitas ini dilakukan secara manual
- Membuat skala kualifikasi
- Aktivitas ini dilakukan secara manual
- Memberikan informasi Qualification Matrix kepada karyawan
- Aktivitas ini dilakukan secara manual
216
4.3.3. Usulan Sistem ERP
Berdasarkan hasil analisa terhadap kebutuhan akan sistem untuk
mendukung proses bisnis baru pada PT Estetika Se Laras, maka
diusulkan tiga sistem ERP. Dari hasil pencarian di website dan dengan
dasar pertimbangan mengenai kelengkapan fitur yang dapat mendukung
kinerja perusahaan, kemudahaan dalam penggunaan, tampilan yang
menarik serta biaya yang dikeluarkan maka dalam terpilih tiga sistem
ERP yang diusulkan yaitu OrangeHRM, OpenERP dan SAP Business
All-in-One.
a. OrangeHRM
OrangeHRM menawarkan alat yang lengkap untuk mengelola
sumber daya manusia. Termasuk di dalamnya yaitu manajemen
informasi karyawan, manajemen kehadiran, libur atau cuti
karyawan, manajemen perekrutan, evaluasi kinerja karyawan, dan
alat manajemen sumber daya manusia lainnya. OrangeHRM
menawarkan solusi HRIS fleksibel dan mudah digunakan untuk
perusahaan-perusahaan berukuran kecil dan menengah secara gratis.
Dengan menyediakan modul untuk manajemen informasi
kepegawaian, layanan mandiri karyawan, cuti, waktu & kehadiran,
benefit dan perekrutan karyawan, perusahaan mampu mengelola
aset organisasi yang sangat penting yaitu orang. Kombinasi dari
modul ke dalam satu aplikasi menjamin sebuah platform yang
217
sempurna untuk re-engineering dan menyelaraskan proses SDM
bersama dengan tujuan perusahaan.
Fitur yang terdapat di dalam OrangeHRM adalah :
Adminstration Module - Modul admin adalah kontroler pusat dari sistem dimana Manajer SDM atau petugas lain yang
ditunjuk melakukan tugas-tugas sistem administrasi. Ini
termasuk mendefinisikan struktur organisasi, menentukan skala
gaji, menjaga informasi proyek dan informasi lainnya yang
penting.
Personal Information Management - Modul PIM memelihara semua informasi karyawan yang relevan yang terkait, termasuk
berbagai jenis informasi pribadi, kualifikasi rinci, pengalaman
kerja, informasi tentang pekerjaan yang berhubungan, dan lain
lain. Profil karyawan termasuk juga sebagai informasi yang
disediakan. Informasi yang terdapat dalam modul ini
dimanfaatkan oleh semua modul lainnya, sehingga
menghilangkan redundansi data.
Leave Module Modul ini melayani semua formulir dan proses persetujuan serta mampu menampilkan informasi tentang hak
cuti, keseimbangan, history, dan lain-lain. Dengan konsep web
dan self-service yang diaktikan, secara signifikan mampu
merampingkan semua prosedur terkait, menghilangkan
dokumen manual dan menghemat biaya.
218
Time Module - Modul ini mengotomatisasi proses yang berkaitan dengan pelacakan waktu. Fungsionalitas yang
ditawarkan meningkatkan kinerja organisasi dengan
menghilangkan dokumen dan proses manual yang berhubungan
dengan waktu dan kehadiran.
Employee Self Service Module Modul ini merupakan alat yang mampu menyediakan informasi yang relevan bagi karyawan
perusahaan dengan melihat langsung informasi pribadi,
memperbarui informasi pribadi dengan web (menggunakan PC
tanpa harus meminta bantuan kepada HR staff). Fungsi modul
ini dapat menjangkau seluruh sistem, membuat informasi
tersedia di mana saja, kapan saja oleh yang berwenang.
Benefits Module - Platform terintegrasi untuk mengelola tugas-tugas terkait benefit. Mencakup tunjangan kesehatan dan
kesejahteraan, dengan kemungkinan untuk mendefinisikan
manfaat baru, menurut jenis, penyedia dan beberapa aspek
lainnya. Menetapkan manfaat kepada karyawan yang dilakukan
dengan berbagai cara, antara lain individual, kebijakan atau
lainnya.
Recruitment Module Solusi komprehensif untuk keseluruhan proses perekrutan, termasuk permintaan untuk staf, persetujuan
lowongan, persyaratan masuk, mencocokkan informasi calon
karyawan, penyaringan, catatan wawancara dan fitur lainnya.
219
Modul ini juga memungkinkan para profesional HR untuk
menghasilkan template dan dokumentasi untuk merampingkan
seluruh proses perekrutan.
Performance Module Membantu perusahaan dalam penilaian kinerja karyawan dengan mengkomunikasikan key performance
indicator atas setiap pekerjaan kepada karyawan agar dipahami
sehingga mereka mampu mencapai target yang diharapkan
perusahaan.
b. OpenERP
OpenERP merupakan solusi ERP open source yang terdiri
dari modul :
CRM - Memungkinkan untuk menyesuaikan siklus penjualan
perusahaan, statistik kontrol dan perkiraan serta pengaturan
otomatisasi pemasaran untuk meningkatkan kinerja penjualan
Accounting - Mendukung operasi keuangan perusahaan.
Point of Sale Mengelola outlet penjualan dengan lebih mudah.
Project Management Memantau dan mengatur proyek
menggunakan perencanaan proyek jangka pendek dan jangka
panjang.
220
Warehouse Management Mengelola penyimpanan dalam
lokasi internal, lokasi eksternal, persediaan pelanggan, supplier,
dan perusahaan.
Human Resources Mengatur pengelolaan asset terbesar
perusahaan yaitu karyawan.
Purchase Membuat dan memantau purchase order,
mengontrol informasi tentang supplier dan sebagainya.
Manufacturing Merencanakan dan mengontrol rantai
persediaan melalui berbagai aplikasi dalam modul ini.
Marketing Mengotomatisasi dalam pengiriman email ke
pelanggan tetap dan mendorong pelanggan untuk melakukan
transaksi dengan perusahaan.
Invoicing Membuat tagihan kepada pelanggan dan melakukan
pembayaran kepada supplier.
Application Builder Fitur ini digunakan untuk melakukan
penyesuaian terhadap modul dalam OpenERP agar sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
Payroll - Mengelola data karyawan dalam perusahaan,
mencetak slip gaji, mengatur kontrak, dan mendapatkan laporan
penyesuaian.
Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan yaitu tentang
Departemen HR dan GA pada PT Estetika Se Laras, maka akan
dibahas tentang modul Human Resources dan Purchasing.
221
Pada modul Human Resources terdapat fitur-fitur sebagai
berikut :
Track Time and Attendances Menyimpan timesheet, mengecek waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas,
mengontrol karyawan dan biaya proyek.
Follow Recruitment Memantau proses perekrutan untuk memfasilitasi evaluasi. Selain itu juga untuk mencari dan
mengakses database CV.
Reporting Memberikan laporan yang komprehensif mengenai timesheet karyawan dan cuti karyawan dalam single dashboard.
Plan Periodic Evaluation Mengatur rencana evaluasi untuk karyawan dan memantau evaluasinya. Menentukan langkah-
langkah melalui wawancara dan memantau perkembangan.
Manage Your Employees Menginput data penting tentang karyawan dan mengontrol semua informasi penting dalam
Address Book.
Centralizing Your Expenses Menyajikan penggunaan biaya secara langsung dengan validasi, penggantian dan penagihan
ulang yang mudah.
222
Manage Leave Requests Memudahkan karyawan dalam pengajuan cuti dengan mengajukannya kepada manajer untuk
disetujui dan divalidasi.
Pada modul Purchase terdapat fitur-fitur sebagai berikut :
Automated Propositions Menampilkan rencana pembelian berdasarkan ketersediaan barang, penjualan dan sebagainya.
Control Receptions Mengontrol penerimaan atas pembelian barang yang dilakukan.
Personalized Analysis Menganalisa kinerja supplier menggunakan laporan yang fleksibel terhadap : keterlambatan
pengiriman, potongan harga dan sebagainya.
Follow Your Suppliers - Memantau perubahan dan transaksi terkait dengan supplier dalam Address Book.
Create Your Products OpenERP menyediakan fasilitas untuk menyesuaikan informasi yang ingin diinput mengenai produk
atau barang.
223
c. SAP Business All-in-One
SAP Business All-in-One adalah solusi yang sesuai untuk
perusahaan menengah yang sedang membutuhkan perangkat lunak
komprehensif. Perangkat lunak ini merupakan solusi yang
terintegrasi, terjangkau, dan dirancang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan - baik sekarang dan di masa depan. SAP Business All-
in-One memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
Enterprise Resource Planning Secara efektif mengatur keuangan, penjualan dan layanan, pengadaan dan pembelian,
pengembangan dan manufaktur produk, sumber daya manusia,
layanan perusahaan, dan analisa bisnis.
Support for Best Practice Memberikan manfaat dalam hal praktik terbaik yang dimiliki oleh SAP dan dari pengalaman
SAP selama 35 tahun dengan pelanggan di lebih dari 25 jenis
industri di seluruh dunia
Technology Platform Memberikan fondasi dengan cepat dan biaya yang efektif sebagai tambahan pada solusi yang sudah ada
dalam bisnis perusahaan yang selalu tumbuh dan mengalami
perubahan sesuai dengan kebutuhan.
Perusahaan dapat menambahkan Customer Relationship
Management (CRM), Supplier Relationship Management (SRM),
224
Business Intelligence (BI), dan fungsi lain setiap saat apabila ada
perubahan kebutuhan.
Fitur yang terdapat pada SAP Business All-in-One, yaitu:
Accounting and financials Membantu dalam membuat laporan
keuangan yang akurat dan mengintegrasikan semua transaksi
operasi di perusahaan.
Sales and service Memenuhi permintaan pelanggan,
mendukung proses pemesanan sampai pembayaran, dan
menyediakan layanan after-sales.
Procurement and logistics execution Mengendalikan biaya
dan mengelola sumber dan siklus pengadaan.
Inventory management Melacak jumlah, nilai, dan perubahan
persediaan secara real time.
Human capital management Mengelola perubahan staf dan
mempermudah proses penggajian.
Product development and manufacturing Meningkatkan
proses siklus hidup produk dan operasi manufaktur..
Reporting and analytics Merencanakan, mengukur, dan
mengontrol proses di perusahaan.
Corporate services Mengurangi biaya administrasi;
meningkatkan transparansi operasi, dan meningkatkan
kepatuhan terhadap perusahaan, hukum, dan peraturan yang
berlaku.
225
Di dalam modul Human Capital Management pada SAP
Business All-in-one terdapat key feature :
Global HR and Payroll - Menu ini berfungsi untuk menginput informasi administrasi karyawan, mengatur organizational
management, mendukung proses global employment, mengelola
informasi kompensasi dan benefit karyawan serta penggajian.
Scheduling and Deployment - Menu ini berfungsi untuk mengatur jam kerja karyawan baik dalam hal kehadiran, absen
atau izin, dan jadwal kerja.
Workforce Planning and Analytics Dalam men ini, perusahaan akan dibantu dalam perencanaan sumber daya
manusia berdasarkan kebutuhan dan prioritas.
HCM Services Delivery SAP Business All-in-One juga menyediakan fasilitas untuk karyawan dan manager dalam
mengakses modul HCM yaitu berupa employee portal dan
manager portal.
Talent, Performance Succesion Management Menu ini mendukung proses bisnis berupa performance management.
Recruiting & On-Boarding Menu ini berfungsi untuk mendukung proses perekrutan karyawan baru.
Learning Solution Dalam menu ini, departemen HR akan dibantu untuk pelaksaaan proses pelatihan bagi karyawan.
226
4.3.3.1. Analisa Usulan Sistem ERP
Untuk menentukan software yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan, maka dibuat analisa atas Kebutuhan sistem (Need),
User Friendly, Economic Scale terhadap bobot kepentingan dari
masing-masing kriteria.
Kriteria kebutuhan sistem (Need) diperoleh dari hasil analisa
yang dilakukan terhadap aktivitas pada proses baru yang
diusulkan. Sedangkan kriteria User Friendly dan Economic Scale
didapatkan dari hasil pencaran informasi melalui media Internet.
Bobot dibuat berdasarkan skala kepentingan dari seluruh
kriteria sistem yang dipakai, bobot penilaiannya adalah sebagai
berikut:
4 : Sangat penting
3 : Penting
2 : Cukup Penting
1 : Pendukung
Kebutuhan sistem (Need) berdasarkan kebutuhan yang bisa
didukung oleh sistem dengan parameter:
4 : Sesuai
227
3 : Tidak sama tetapi esensi nya sama
2 : Ada tetapi berbeda
1 : Tidak ada / tidak sesuai sama sekali
User Friendly adalah kriteria tampilan sistem dengan parameter
sebagai berikut:
4 : Sangat setuju
3 : Setuju
2 : Kurang setuju
1 : Tidak setuju
Economic Scale merupakan kriteria penilaian biaya yang
diperlukan untuk penggunaan sistem. Parameter yang digunakan
adalah:
4 : Murah
3 : Terjangkau
2 : Mahal
1 : Sangat mahal
228
Tabel 4.39. Usulan Sistem OrangeHRM OpenERP SAP Business
All-in-One Kebutuhan Sistem (Need) (50%) Bobot Score Hasil Score Hasil Score Hasil - Pencarian dan akses database
applicant 4 4 16 4 15 4 16
- Penyimpanan data applicant 4 4 16 4 16 4 16 - Penyimpanan data karyawan 4 4 16 4 16 4 16 - Pemberian informasi hak &
kewajiban karyawan 3 2 6 1 3 4 12
- Update database karyawan 4 4 16 4 16 4 16 - Pembuatan PR 4 1 4 1 4 4 16 - Pembuatan PO 4 1 4 4 16 4 16 - Penyimpanan data barang baru yang belum pernah diinput ke dalam sistem
3 1 3 4 12 4 12
- Penyimpanan data supplier 4 1 4 4 16 4 16 - Update stok 3 1 3 4 12 4 12 - Pembuatan laporan Asset &
Inventoriy 3 1 3 1 3 4 12
Total Score Need : 91 129 151 A 45,5 64,5 75,5 User Friendly (25%) - Tampilan menarik 3 4 12 2 6 2 6 - Mudah digunakan 3 4 12 3 9 3 9 - Mudah dipelajari 3 4 12 3 9 2 6 - Dapat diakses kapan saja 3 4 12 3 9 1 3 Total Score User Friendly 48 33 24 B 12 8,25 6 Economic Scale (25%) - Biaya lisensi 4 4 16 4 16 2 8 - Biaya training 3 3 9 3 9 2 6 - Biaya instalasi 4 4 16 4 16 2 8 - Biaya maintenance/customization 3 3 9 1 3 2 6 Total Score Economic Scale 50 44 28 C 12,5 11 7 T O T A L (A+B+C) 70 83.75 88.5 Keterangan perhitungan:
A didapat dari Total Score Need pada setiap kolom hasil yang dibagi dengan persentase
dari Need (50%). B didapat dari Total Score User Friendly pada setiap kolom hasil yang
229
dibagi dengan persentase dari User Friendly (25%) dan C didapat dari Total Score
Economic Scale pada setiap kolom hasil yang dibagi dengan persentase dari Economic
Scale (25%).
4.3.3.2. Menu yang Digunakan Sesuai Dengan Kebutuhan Sistem
Menu yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan (need)
yang telah dijelaskan pada tabel 4.38 adalah sebagai berikut :
a. OrangeHRM
Pembuatan struktur organisasi pada OrangeHRM terdapat dalam Menu AdminCompany InfoCompany Structure.
Pencarian dan akses database applicant pada OrangeHRM terdapat dalam Menu RecruitmentApplicantSearch.
Penyimpanan data applicant pada OrangeHRM terdapat dalam Menu RecruitmentApplicant.
Penyimpanan data karyawan pada OrangeHRM terdapat dalam Menu PIMAdd Employee.
Pemberian informasi hak & kewajiban karyawan pada OrangeHRM terdapat dalam Menu BenefitsHealth Saving
Plans.
Update database karyawan pada OrangeHRM terdapat dalam Menu PIMEmployee List.
Pembuatan PR tidak didukung oleh OrangeHRM.
230
Pembuatan PO tidak didukung oleh OrangeHRM. Penyimpanan data barang baru yang belum pernah di-input ke
dalam sistem tidak didukung oleh OrangeHRM.
Penyimpanan data supplier tidak didukung oleh OrangeHRM. Penyimpanan data pemakaian peralatan / perlengkapan tidak
didukung oleh OrangeHRM.
Pembuatan laporan Asset & Inventory tidak didukung oleh OrangeHRM.
b. OpenERP
Pencarian dan akses database applicant pada OpenERP terdapat dalam Menu RecruitmentApplicants.
Penyimpanan data applicant pada OpenERP terdapat dalam Menu RecruitmentApplicants.
Pemberian informasi hak & kewajiban tidak didukung oleh OpenERP.
Update database karyawan pada OpenERP terdapat dalam Menu Human ResourcesEmployee.
Pembuatan PR tidak didukung oleh OpenERP. Pembuatan PO pada OpenERP terdapat dalam Menu Purchase
Management Purchase Order.
231
Penyimpanan data barang baru yang belum pernah diinput ke dalam sistem pada OpenERP terdapat dalam Menu
ProductProduct.
Penyimpanan data supplier pada OpenERP ada pada Menu Address Book Suppliers.
Penyimpanan data pemakaian peralatan / perlengkapan tidak didukung oleh OpenERP.
Pembuatan laporan Asset & Inventory tidak didukung oleh OpenERP.
c. SAP Business All-in-One
Menu yang dijelaskan berikut ini merupakan menu dalam SAP
R/3 yang diasumsikan menyerupai SAP Business All-in-One
karena tidak tersedia nya informasi yang dibutuhkan mengenai
menu dalam SAP Business All-in-One :
Pembuatan struktur organisasi pada SAP Business All-in-One terdapat dalam menu Human ResourcesOrganizational
ManagementOrganizational PlanOrganizational and
Staffing.
Pencarian dan akses database applicant pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Human Resources Personnel
ManagementRecruitmentApplicant Master DataDisplay.
232
Penyimpanan data applicant pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Human ResourcesPersonnel
ManagementRecruitmentApplicant Master DataInitial
Data Entry.
Pemberian informasi hak & kewajiban pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Human ResourcesPersonnel
ManagementAdministrationHR Master Data Maintain.
Update database karyawan pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Human ResourcesPersonnel
ManagementAdministrationHR Master Data Maintain.
Pembuatan PR pada SAP Business All-in-One terdapat dalam LogisticMaterials ManagementPurchasingPurchase
RequisitionCreate.
Pembuatan PO pada SAP Business All-in-One terdapat dalam LogisticMaterials ManagementPurchasingPurchase
OrderCreate.
Penyimpanan data barang baru yang belum pernah di-input ke dalam sistem pada SAP Business All-in-One terdapat dalam
LogisticMaterials ManagementMaterial MasterCreate.
Penyimpanan data supplier pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Logistic Materials Management
PurchasingMaster DataVendorPurchasingCreate.
233
Penyimpanan data pemakaian peralatan/perlengkapan tidak didukung oleh SAP Business All-in-One
Pembuatan laporan Asset & Inventory pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Information
SystemLogisticInventory ManagementMaterialStock.
4.3.3.3. Sistem ERP yang Dipilih
Berdasarkan hasil analisa ketiga sistem ERP yang sesuai
yaitu OrangeHRM, OpenERP, dan SAP Business All-in-One dan
dilihat dari ketiga aspek yang dinilai (need, user friendly,
economic scale) maka sistem ERP yang diusulkan adalah
OpenERP.
Pemilihan sistem OpenERP dinilai paling sesuai dengan
kebutuhan dan kondisi perusahaan. Walaupun OpenERP
menempati posisi kedua namun OpenERP dipilih karena
memberikan fitur-fitur yang cukup lengkap khususnya untuk
mendukung Departemen Human Resources dan Sub Departemen
General Affair dibandingkan dengan OrangeHRM. Selain itu
tampilan sistem juga dinilai baik sehingga akan memudahkan
karyawan dalam menggunakan sistem. Dan dari segi ekonomi,
sebagai opensource, OpenERP tentu saja dapat dijangkau oleh
perusahaan dibandingkan dengan SAP Business All-in-One
meskipun SAP memiliki fitur yang lebih lengkap.
234
4.3.3.4. Usulan Solusi untuk Kebutuhan yang Tidak Didukung Sistem
Pada OrangeHRM dan OpenERP terdapat kebutuhan yang
tidak bisa didukung oleh sistem. Maka sebagai solusinya,
diusulkan sebagai berikut :
Tabel 4.40. Usulan Solusi
OrangeHRM Solusi
1. Pembuatan PR Mengimplementasi ERP opensource
yaitu Compiere. Compiere merupakan
opensource ERP yang cukup terkenal
dan memiliki fitur yang baik.
Compiere dinilai cocok untuk
menyertai OrangeHRM karena
memang Compiere tidak memiliki
modul HCM.
2. Pembuatan PO
3.Penyimpanan data barang baru yang
belum pernah diinput ke dalam sistem
4. Penyimpanan data supplier
5. Update stok
6. Pembuatan laporan asset dan inventory
OpenERP Solusi
1. Pemberian informasi hak dan kewajiban
karyawan
Menambah field baru dalam database
karyawan dengan melakukan
kustomisasi.
2. Pembuatan PR Menambah fitur baru dalam menu
Purchase Management dengan
melakukan kustomisasi.
3. Pembuatan laporan asset dan inventory OpenERP dapat dikombinasikan
dengan Jasper Report untuk
pembuatan laporan yang terintegrasi.
Report dapat dihasilkan dalam format
PDF, TXT, XLS dan lain lain
235
OrangeHRM memang memiliki kekuatan dalam
memenuhi kebutuhan perusahaan dalam membantu mengatur
sumber daya manusia. Namun yang dihadapi saat ini adalah
Departemen Human Resources PT Estetika Se Laras juga
menaungi General Affair yang bertugas melakukan pembelian
atas kebutuhan perlengkapan maupun peralatan. Itulah sebabnya
untuk mengatasi kekurangan dari OrangeHRM dibutuhkan
perangkat lunak lain yang diusulkan yaitu Compiere. Compiere
merupakan perangkat lunak ERP open source yang cukup banyak
digunakan oleh perusahaan menengah yang
mengimplementasikan ERP. Compiere memiliki modul Quote to
Cash, Requisition to Pay, Supply Chain Management, Customer
Relationship Management, Performance Analysis. PT Estetika
saat ini sudah memiliki sistem informasi akuntansi yaitu Zahir.
Oleh karena itu jika perusahaan memilih untuk
mengimplementasikan OrangeHRM dan diikuti dengan Compiere,
maka akan diperlukan waktu yang lebih banyak. Perusahaan harus
memperhitungkan proses perubahan dari sistem akuntansi lama
dalam hal ini Zahir ke Compiere.
Sebagai sebuah aplikasi open source, tentu saja OpenERP
dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga untuk
mengatasi kekurangannya dalam hal pemberian informasi hak dan
kewajiban karyawan, harus dilakukan kustomisasi dengan
menambah field baru di dalam database karyawan untuk
236
menampung informasi tersebut. Kemudian agar OpenERP dapat
mendukung pembuatan purchase requisition perlu dilakukan
penambahan fitur baru di dalam modul Purchase Management.
Sedangkan untuk menyajikan laporan asset dan inventory,
OpenERP dapat menggunakan Jasper Report.
OpenERP adalah open source yang dibuat dengan bahasa
Phyton, sehingga untuk dapat melakukan kustomisasi diperlukan
Phyton Programmer. Tidak hanya itu, pengetahuan yang perlu
dimiliki untuk melakukan kustomisasi OpenERP adalah
PostgreSQL dalam mengatur database OpenERP.
4.3.4. Output
Sesuai dengan kerangka pikir yang ada, maka output yang
diperoleh adalah sebagai berikut :
a. Gambaran lengkap atas proses bisn