RANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA INVENTARIS PADA …

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760

78 LP2M STMIK NURDIN HAMZAH JAMBI

RANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA INVENTARISPADA HOTEL PUNDI REZEKI JAMBI

Irma Suana1, Nilawati2

12Jurusan Sistem Informasi, STMIK Nurdin Hamzah, Jambi 36121E-mail : [email protected]

Abstract – Inventory is a form of recording carried out to determine the stock of goods. Like the inventory sistemof goods at the Hotel Pundi Rezeki, it is not yet computerized and well integrated, so that errors in informationoften occur especially in the data of goods. Problems like this will have an impact on reports that must be madethat are related to payroll. The method used by the author in this research is to conduct observations, interviews,literature studies, field studies, information sistem design followed by the construction of information sistems.The results of this study are inventory information sistems at the Hotel Pundi Rezeki built using the Visual BasicProgramming language, Microsoft Visual Studio 2008 as Program Editor and MySql as a database. Designinginformation sistems inventory of goods at the Hotel Pundi Rezeki can manage goods data and make reports.Keywords: Information Sistems, Payroll, Microsoft Visual Studio 2008, MySql

Keywords: DSS, Scholarship, Profile Matching

I. PENDAHULUAN

Aplikasi inventaris barang merupakan alatbantu dalam menampilkan, melaporkan, danmemproses laporan kepada accounting atau atasan,orang yang menggunakan. Aplikasi inventaris inidibuat agar mempermudah dalam pengolahan datamaupun memproses serta memudahkan kita dalammencari data maupun pembuatan laporan.

Hotel pundi rezeky merupakan suatu instansiyang melakukan pendataan seluruh barang. Untukdapat meningkatkan pendataan inventaris besertalaporannya diperlukan langkah–langkahpengembangan sistem pendataan yang sudahberjalan dengan sistem baru dimana komputersebagai alat bantu dalam menyelesaikan tugas–tugasyang berkaitan dengan pendataan penduduksehingga setiap pekerjanya dapat dikerjakan denganefektif dan efisien.

Dalam era globalisasi sekarang ini,perkembangan sebuah ilmu pengetahuan danteknologi semakin pesat khususnya dibidangteknologi informasi. Kebutuhan akan informasidalam suatu sistem kerja yang komplek sekarang inimendorong suatu instansi untuk melakukan berbagaicara memberikan layanan. termasuk denganmenggunakan teknologi informasi sebagaisarananya.

Komputer merupakan salah satu bentukkemajuan teknologi yang berperan penting dalammenyiapkan dan mengolah suatu data sehinggamenghasilkan informasi yang akurat, tepat waktudan relevan.

Sistem merupakan prosedur logis danrasional untuk merancang suatu rangkaiankomponen yang berhubungan satu dengan yanglainnya dengan maksud untuk berfungsi untuk suatu

kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yangtelah ditentukan.

Sistem informasi Inventaris merupakan peransangat penting dalam pendataan barang dan stokbarang. Sejalan dengan perkembangan teknologisistem informasi, maka pendataan / pengolahan datamini bar perlu ditata sebaik–baiknya agar dapatmemberikan manfaat dalam perbaikan.

Berdasarkan penelitian, sistem yang sudahberjalan pada instansi tersebut masih bersifat manualsehingga terdapat beberapa kendala sebagai berikut.

1. Sulitnya pemberian data dan informasi secaracepat dan akurat mengenai laporan pendataanstok barang per hari

2. Kegiatan pemeriksaan laporan hasilpendataan barang tidak dapat dilakukansewaktu-waktu, karena prosesnyamemerlukan waktu yang cukup lama.

3. Perangkat komputer yang telah ada tidakdigunakan secara optimal untuk pengolahandata.Berdasarkan uraian diatas serta manfaat yang

besar dari sistem informasi pendataan pendudukuntuk membantu instansi pemerintah dalammenghitung angka kepadatan penduduk dalam suatuKelurahan maka penulis mencoba merancang suatusistem pendataan berbasis komputer dengan judul“RANCANGAN SISTEM INFORMASI DATAINVENTARIS PADA HOTEL PUNDI REZEKIJAMBI”

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian dan Definisi

Pada bagian ini akan dijelaskan tentangpengertian Perancangan, Sistem, Informasi, sertapenjelasan secara teoritis mengenai software-

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760

LP2M STMIK NURDIN HAMZAH JAMBI 79

software yang akan penulis gunakan untuk membuatSistem Informasi ini.

2.1.1. Pengertian Analisis Sistem

Analisis merupakan tahapan paling awaldalam proses perancangan sebuah sistemdandilakukan setelah tahap perencanaan sistem dansebelum tahap desain sistem, dimana tahap inisangat menentukan keberhasilan sebuah sistemnantinya, apakah telah berfungsi sesuai dengan yangdiharapkan atau tidak.

Menurut Tata Sutabri (2003:81) “Analisissistem terbagi menjadi pembahasan sistem yangberjalan, teknik pengumpulan data, penentuankebutuhan sistem baru, merancang sistem baru danmodel sistem. Berikut ini penjelasan dari masingbagian dari analisis sitem”.

Menurut Jogiyanto (2005:129) pengertiananalisis sistem adalah: Penguraian dari suatu sisteminformasi yang utuh kedalam bagian-bagiankomponennya dengan maksud untukmengidentifikasikan dan mengevaluasipermasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dankebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehinggadapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

2.1.2. Pengertian Perancangan Sistem

Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd(2010:5) ”Perancangan Sistem adalah sekumpulanaktivitas yang menggambarkan secara rincibagaimana sistem akan berjalan. Hal itubertujuanuntuk menghasilkan produk perangkatlunak yang sesuai dengan kebutuhan user.

Menurut Susanto (2004:332) dalam bukuArisandy dan Muharto (2016:103) yang berjudul“Metode Penelitian Sistem Informasi”,“Perancangan sistem adalah proses menyusun ataumengembangkan sistem informasi yang baru.

2.1.3. Pengertian Inventaris

Menurut amus besar Bahasa Indonesia,Inventaris adalah daftar yang memuat seluruhbarang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal dansebagainya) yang dipakai dalam melaksanakantugas. Inventaris adalah daftar lengkap barang-barang yang ada di sebuah perusahaan atau instansibaik yang keluar maupun yang masuk, baik yangberwujud ataupun tidak. Daftar barang ini ditulisdalam satu buku khusus dan harus lengkap tanpa adayang terlewat. Tujuannya untuk menganalisis alatpenunjang aktivitas perusahaan, kekayaandan modal.

Untuk formatnya bisa menyesuaikan denganstandar operasional pada masing-masing perusahaan.Selain itu hal ini juga berlaku pada sebuah instansi.Lalu bedanya apa dengan inventarisasi? Misalkan

Anda ditugaskan oleh atasan untuk mencatat stockbarang, sarana dan prasarana. Kegiatan mencatatyang Anda lakukan disebut inventarisasi. Sedangkancatatan atau daftar yang sudah Anda buat itu adalahInventaris. Singkatnya, inventaris merupakanlaporan dari kegiatan inventarisasi. Inventaris bukanhanya peralatan kerja seperti meja, kursi, komputerdan lainnya. Tetapi lebih dari itu, bisa berisi barangmentah yang akan di produksi ataupun yang sudahterjual. Seberapa penting keberadaannya bagiperusahaan atau UMKM? Simak penjelasannya dibawah ini:

1. Meningkatkan Layanan KonsumenDengan adanya laporan mengenai stokbarang, maka perusahaan akan mengetahuimana barang yang stoknya tinggal sedikit danmana yang tidak. Jika tinggal sedikit, bisamenjadi bahan pertimbangan kapan akanmembelinya lagi. Perusahaanmendapatkan laba atau untung karena tidakkehilangan konsumen. Konsumen pun tidakakan kecewa karena mendapatkan barangyang dia inginkan.

2. Sebagai Bahan Pertimbangan dan EvaluasiPencatatan yang dilakukan dengan benar bisamemberikan data barang mana yang cepathabis dan mana yang tidak. Hal ini bisamenjadi bahan evaluasi bagi perusahaan atauUMKM, mengapa barang tersebut tidak laku,apa yang kurang dan kemudian bagaimanasolusinya.

3. Membantu Menjadwalkan PesananDengan adanya catatan mengenai stokbarang, akan diketahui barang mana yangharus dibeli dan mana yang tidak. Dengandemikian maka bisa memperkirakan kira-kirakapan pemesanan kembali dilakukan.

4. Sebagai PengawasanMelihat laporan inventaris juga sebagai salahsatu bentuk pengawasan. Dengan laprorantersebut maka akan memungkinkanmengetahui apakah terjadi kecurangan ataupencurian stock barang di perusahaan.

Beberapa keuntungan diatas bisa tercapaiapabila perusahaan atau UMKM memilikimanajemen yang baik dan teratur. Yang palingterpenting adalah, mempekerjakan seseorang yangahli dalam bidangnya agar semua berjalan sesuaidengan rencana.

III. METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Alur Penelitian

Dalam melakukan penelitian agar hasilnyabisa maksimal, tentunya harus mengikuti kaidah-kaidah (metode) yang telah ditetapkan. Dalammetoda ini memuat tentang kerangka kerjapenelitian yang akan dibahas dibawah ini.

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760


Metodologi juga merupakan analisis teoritismengenai suatu cara atau metode. Penelitianmerupakan suatu penyelidikan yang sistematis untukmeningkatkan sejumlah pengetahuan, jugamerupakan suatu usaha yang sistematis danterorganisasi untuk menyelidiki masalah tertentuyang memerlukan jawaban. Adapun tujuanpenelitian adalah penemuan pembuktian danpengembangan ilmu pengetahuan.

Dalam metodologi penelitian ada urutan kerjayang harus diikuti, urutan alur penelitian inimerupakan gambaran dari langkah-langkah yangharus dilalui agar penelitian ini bisa berjalan denganbaik.

Pada gambar berikut merupakan kerangkakerja atau alur penelitian yang digunakan dalampenelitian ini adalah :

Gambar 1. Alur Penelitian

a. Identifikasi MasalahIdentifikasi Masalah merupakan langkahawal yang dilakukan dalam penelitian ini.Pada tahapmengidentifikasi masalahdimaksudkan agar dapat memahami masalahyang akan diteliti, sehingga dalamtahapanalisis dan perancangan tidak keluar daripermasalahan yang diteliti.

b. Studi LiteraturPada tahap studi literatur penulis mempelajaridan memahami teori-teori yang menjadipedoman danreferensi yang diperoleh dariberbagai buku, jurnal dan juga internet untukmelengkapi pembendaharaan konsep danteori, sehingga memiliki landasan dankeilmuan yang baik guna menyelesaikanmasalah yangdi bahas dalam tesis ini danmempelajari penelitian yang relevan denganmasalah yang diteliti.

c. Pengumpulan DataSebagai bahan pendukung yang sangatberguna bagi penulis untuk mencari ataumengumpulkan datayang diperlukan dalampenelitian ini, penulis menggunakan beberapacara, yaitu :

1. Dokumen Kerja (hard document)Penulis melakukan pengumpulan data denganmempelajari dokumen-dokumen yang

berkaitan dengan Inventaris. Hal inidilakukan dengan tujuan untuk mengetahuiproses kerja manajemen penyaluran BarangInventaris Pada Hotel Pundi Rezeki.

2. Pengamatan (observation)Kegiatan observasi ini dilakukan denganmelakukan pengamatan langsung terhadapobjek yangakan diteliti guna mengetahuisecara langsung dan terinci mengenaipermasalahan dan gejala yang terjadi padaSistem Informasi Data Inventaris Pada HotelPundi Rezeki.

d. Analisis SistemPada tahap ini penulis menganalisis danmembuat rencana Sistem Informasi Dataarang Inventaris Pada Hotel Pundi Rezekidengan menggunakan pemodelan terstrukturyaitu dalam bentuk DFD (Data FlowDiagram).

e. Perancangan PrototypePada tahap ini penulis akan merancangusulan sistem yang baru, penulismenggunakan metode perancangan sistemdengan model Prototype. Prototype adalahsebuah metode perancangan software yangbanyak digunakan pengembang agar dapatsaling berinteraksi dengan pelanggan selamaproses pembuatan sistem.

f. Pembuatan Laporan Hasil PenelitianPada tahap ini, penulis membuat laporan daripenelitian yang berisikan laporan penelitianterhadap masalah-masalah dan solusi yangada pada objek yang diteliti oleh penulis yaituAnalisis dan Perancangan Sistem InformasiData Inventaris Pada Hotel Pundi Rezeki,teori-teori yang diambil penulis yangdijadikan penunjang dalam penelitian, carapenulis dalam melakukan penelitian, hasilpenelitian dan analisanya serta beberapapelengkap dari laporan penelitian

3.2. Bahan Penelitian

Bahan Penelitian Bahan penelitian yangdibutuhkan dalam penelitian ini meliputi :

1. Instansi yang didalamnya terdapat Visi,Misi, dan Tujuan instansi, instansi dimaksudHotel Pundi Rezeki

2. Data Responden. Untuk memperoleh bahan-bahan yang digunakan dalam penelitian inidilakukanlah pengamatan, dan pengumpulandokumen–dokumen yang berhubungandengan proses penelitian ini.

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Sistem Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil pengumpulan data,penelitian dan analisa yang peneliti lakukan, aliran

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760

LP2M STMIK NURDIN HAMZAH JAMBI 81

sistem dari proses Pendataan Barang Inventaris PadaHotel Pundi Rezeki adalah sebagai berikut :

1. Pendataan Tiap Unit atau bagian dari HotelPundi Rezeki.

2. Pendataan Data Barang Inventaris tiap unit.3. Setelah data dipastikan kebenarannya, di

pastikan jumlah dan peruntukannya.4. Tim melakukan penilaian berdasarkan

kebutuhan barang habis pakai di tiap unit.5. Hasil dari penilaian kemudian diserahkan

kepada Manager atau pengelola hotel.

4.2. Sistem Yang Diusulkan

Sesuai dengan kendala-kendala yang di temuipada sistem yang berjalan dan untuk tercapainyasistem yang baik, maka diperlukan suatu sistemyang dapat mempermudah pegawai hotel dalammelakukan inventaris barang sesuai dapartemmasing-masing, di harapkan sistem yang di usulkandapat membantu peningkatan dan memberi dampakyang baik untuk Hotel Pundi Rezeky Jambi tersebut,apikasi ini di rancang dan di bangun sedemikianrupa dan sebaik-baiknya agar mampumenyampaikan informasi yang di butuhkan denganbaik dan akurat.

4.3. Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram sering digunakan untukperancangan sistem. Penulis menggambarkan DFDuntuk menjelaskan tentang input dan output.

4.3.1. Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram konteks adalah sebuah gambaranyang sangat umum mengenai sebuah sistem dimanasistem tersebut digambarkan sebagai proses tunggal.

Gambar 2. Diagram Konteks

4.3.2. Diagram Nol (Zero Diagram)

Diagram Nol adalah penjabaran dari diagramkonteks yang menggambarkan proses dari dataflow diagram. Diagram nol memberikan pandangansecara menyeluruh mengenai sistem yang ditangani,menunjukkan tentang fungsi-fungsi utama atauproses yang ada, aliran data, dan eksternal entity(Jeffry L. Whitten, dkk, 2004;326)

Beberapa yang harus diperhatikan dalammembuat diagram ini :

1. Jangan menghubungkan antara suatu tempatpenyimpanan data dengan penyimpananlainya.

2. Jangan menghubungkan langsungpenyimpanan data dengan entitas luar.

3. Jangan menghubungkan langsung antarentitas luar satu dan lainnya.

4. Jangan membuat proses dengan menerimainput tapi tak pernah mengeluarkan output.

5. Jangan membuat suatu tempat penyimpananmenerima input tak pernah digunakan untukproses.

6. Jangan membuat suatu hasil proses yanglengkap dengan data terbatas.

Berikut penggambaran Relasi antar Tabel ;

Gambar 3. Relasi Antar Tabel

4.4. Tampilan Rancangan Menu

Gambar 4. Rancangan Menu

4.5. Rancangan Pembuatan Akun

Gambar 5. Rancangan Pembuatan Akun

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760


V. PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan dari penelitian yang telahdilakukan oleh penulis di Hotel Pundi RezekyJambi, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Proses pengolahan data barang pada setiapdepertemen yang tadinya dilakukan secaramanual, yang mana prosesnya masih berupapencatatan dan penyimpanan data masihberbentuk buku besar, dengan aplikasiinventaris ini dapat mempermudah prosesbarang pengolahan data, kepraktisan danotomatisasi dalam pemakaiannya, sehinggaprosesnya lebih cepat dan efektif.

2. Dengan proses pengolahan yang di lakukansecara komputerisasi seperti pengimputandan pengkinian serta pencarian data barangyang melakukan penginputan data baranguntuk laporan data stok barang, kesalahanpada proses penambahan data sertamempermudah proses pencarian data barang.

3. Dengan adanya penyimpanan data yangsudah berbentuk database, makakemungkinan tidak akan terjadi duplikasidata.

4. Perancangan sistem informasi inventarisbarang ini dapat mempermudah,mempercepat, dan memperlancar informasikhususnya bagi supervisor dan accountingdalam pembuatan laporan yang langsung ditujukan kepada owner.

5.2. Saran

Dari hasil Penelitian yang dilakukan penulispada Hotel Pundi Rezeki Jambi, maka penulis dapatmemberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Sistem Informasi inventaris barang yangdikembangkan ini, merupakan suatu bentukpengembangan sistem informasikomputerisasi yang belum begitu sempurna,sehingga perlu dilakukan penyempurnaan.Pengembangan dan perbaikan sistem sesuaikebutuhan pengguna sistem.

2. Ketika Sistem ini di implementasikan,diharapkan ada uji coba terhadap sistem,apakah sistem yang sudah diimplementasikansesuai dengan kebutuhan pengguna.

3. Diharapkan adanya pelatihan atau trainingkepada bagian yang terkait agar dapatmengoperasikan sistem dengan baik danbenar guna menghindari kesalahanpenggunaan yang menyebabkan terjadinyakesalahan akibat human error.

DAFTAR REFERENSI

Hutahaean, Jeperson. 2014. “Konsep SistemInformasi. Edisi-1”. Yogyakarta :Deepublish.

Irawan, Kriestanto. 2016. “Penerapan ProfileMatching Untuk Pencarian Siswa SMPPenerima Beasiswa Miskin dan Berprestasi”.Jurnal Informatika dan Komputer, Volume 1,Nomor 1, Sulawesi Tengah : STMIKAKAKOM.

Jogiyanto HM. 2005. “Analisis dan Desain sistemInformasi: Pendekatan terstruktur teori danpraktik aplikasi bisnis”. Yogyakarta : Andi.

Kendal; & Kendal. 2014. “Analisis danPerancangan Sistem”. Edisi BahasaIndonesia Cetakan 2. New Jersey: Indeks.

Kusrini. 2007. “Konsep dan Aplikasi SistemPendukung Keputusan”. Yogyakarta : Andi.

Nofriansyah Dicky. 2014. “Konsep Data Mining VSSistem Pendukung Keputusan”. Yogyakarta :Deepublish.

Perdana, Widodo. 2013. “Sistem PendukungKeputusan Pemberian Beasiswa KepadaPeserta Didik Baru Menggunakan TOPSIS”.Semantik-2013, Seminar Teknik InformatikaUIN Sunan Kalijaga, Yogyakarta :Universitas Islam Negeri Yogyakarta.

Susanto, Susanto. 2013. “Rekayasa SistemPendukung Keputusan Untuk MenentukanSiswa Penerima Beasiswa Dengan MetodeProfile Matching di SMA Al-Irsyad KotaTegal”. Karya Ilmiyah. Semarang :Universitas Dian Nuswantoro Semarang.

Sutabri, Tata. 2012. “Analisis Sistem Informasi”.Yogyakarta: Andi.

Turban, Efraim; & E.Aronson, Jay; & Peng Liang,Ting. 2005a. “Decision Support Sistems andIntelligent Sistems”. Edisi 7 Jilid 1. NewJersey :Andi Yogyakarta.

Turban, Efraim; & E.Aronson, Jay; & Peng Liang,Ting. 2005b. “Decision Support Sistems andIntelligent Sistems”. Edisi 7 Jilid 2. NewJersey :Andi Yogyakarta.

Documents

RANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA INVENTARIS PADA …