Rancangan sistem informasi elektronik msdm

RANCANGAN SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK

P E ND ATA A N K E M A HA S I S W A A NT E R I NT E G R A S I

K M I T B

Disusun oleh:KEMENTERIAN MSDMKabinet KM ITB 2016Bima Satria (PL’12)[email protected] id: bimasatr 1

V E R S I

2 2 / 0 8 / 2 0 1 6 2 3 . 1 5 . 5 8

Bima Satria, covabimasatria@gmail .com KEMENTERIAN MSDM KABINET KM ITB 2016

This is an updateable documentThe newer version can always be accessed through this linkbit.ly/ANMATEGRA

bit.ly/ANMATEGRA

P R O LO G

Bima Satria, covabimasatria@gmail .com KEMENTERIAN MSDM KABINET KM ITB 2016 2

P E N G E N A L A N




AL

UR

SIS

TE

M

6

Dat

a B

ase

Keg

iata

n

dan

ke

akti

fan

Ac

tive

Use

rM

SDM

Le

mb

aga

Ac

tive

use

rM

SDM

Le

mb

aga

ad

min

Kab

inet

KM

ITB

In

pu

t d

an e

dit

D

atab

ase

angg

ota

In

pu

t d

ata

edit

ke

akti

fan

b

erke

giat

an

angg

ota

•M

emp

ero

leh

La

po

ran

Ind

ivid

u•

Men

gad

uka

n

apab

ila t

erd

apat

ke

sala

han

dat

a

•M

enge

lola

aku

n

seti

ap le

mb

aga

•M

enga

kses

sel

uru

h

dat

a d

i dat

a b

ase

•M

engo

ntr

ol

keb

erja

lan

anak

un

m

sdm

lem

abag

a•

Men

jad

i ad

min

pla

tfo

rm

Pa

ssiv

eU

ser

Ind

ivid

u

Mah

asis

wa

•M

emp

ero

leh

La

po

ran

Ind

ivid

u

An

ggo

tan

ya d

i le

mb

aga

man

apu

nd

i KM

ITB

.•

Men

erim

a n

ews

feed

dan

pes

an d

ari

kab

inet

•M

ener

ima

dan

m

enin

dak

lan

juti

p

enga

du

an o

leh

an

ggo

tan

ya


Prin

sip

kerj

anya

ada

lah

mew

adah

i lem

baga

(HM

J, U

KM, K

abin

et,

MW

A-W

M, K

ongr

es) d

alam

men

yim

pan

dan

men

ggun

akan

kem

bali

data

kea

ktif

an m

ahas

isw

a di

keg

iata

n ke

mah

asis

waa

n.A

NM

ATE

GRA

did

ukun

g ol

eh p

latf

orm

Sis

tem

Info

rmas

i Ele

ktro

nik

Web

Bas

ed, s

ehin

gga

pros

esny

a m

enja

di ja

uh le

bih

efis

ien,

mud

ah,

mu

rah,

dan

cep

at.

MSD

Mle

mba

gam

erup

akan

pe

ng

gu

na

akt

ifda

riA

NM

AT

EG

RA

ini,

AN

MA

TEG

RAti

dak

akan

ber

jala

njik

aM

SDM

lem

baga

tidak

terl

ibat

.O

leh

seba

bit

u,In

tera

ksi

AN

MA

TEG

RAde

ngan

MSD

Mle

mba

gasa

ngat

lah

Inte

ns.

MSD

MLe

mb

ag

aa

dal

ah

USE

Rya

ng

akan

men

entu

kan

kebe

rhas

ilan

AN

MA

TEG

RA.

Aka

ndi

laku

kan

wor

ksho

p,

pem

bagi

anm

anua

lbo

ok,

dan

kan

alfe

edba

ckkh

usu

sun

tuk

MSD

MLe

mb

aga.

D E F I N I S I


Kegiatan

Merupakan kegiatan kemahasiswaan yang diadakan oleh lembaga, dengan ciri:

• Memiliki Nama Kegiatan• Satu rangkaian acara dengan tujuan tertentu berdasarkan nilai-nilai

kemahasiswaan KM ITB• Jelas Mahasiswa yang terlibat dari awal hingga akhir, dan terdeskripsikan peran

dan posisinya• Jelas waktu, tempat pelaksanaan, Biaya, serta pertanggungjawabannya

Jenis Kegiatan berdasarkan tujuan utamanya

Regenerasi Kepemimpinan lembaga: Wadah untuk menerapkan proses politik dalam

rangka pergantian kekuasaan.contoh: Pemilu Raya

Ka derisasi: memberikan nilai kepada anggota untuk menjalankan organisasi.

contoh: OSKM, Osjur, Osnit, LKO, capacity Building

Internalisasi: Membina dan memperat rasa kekeluargaan intra-anggota organisasicontoh: Syukuran Wisuda, Perayaan Ulang tahun Lembaga, Olimpiade KM ITB.

Pengabdian masyarakat: Menumbuhkan kepekaan sosial dan langsung turun untuk berbagi manfaat.contoh: Community Service, Donor Darah

Berbasis keprofesian : Kegiatan Berbasis karakteristik khas lembaga.Contoh: ITB Insight, Mfest Mesin, Pagelaran seni budaya dll

Pergerakan Sosial Politik: Menumbuhkan kesadaran dan kepekaan, mengasah dayakritis terhadap isu-isu sosial kependudukan, budaya, ekonomi politik kebangsaan, baik Nasional dan kedaerahan.Contoh: Kajian Isu PKL, Diskusi Publik Kereta Cepat, Pasar Raya Politik

La innya: Jenis pergerakan unik lainnya di luar enam jenis di atas.

LembagaSetiap organisasi kemahasiswaan di badan kelengkapan KM ITB yang terdefinisikan di AD/ART KM ITBContoh: HMJ, UKM, MWA-WM, Kabinet KM ITB, atau Kongres Mahasiswa

Hirarki Jabatan

Ketua ; Penanggung Jawab AcaraRing 1 ; Bertanggung jawab kepada ketuaRing 2 ; Bertanggung jawab kepada Ring 1 nyaRing n ; Bertanggung jawab kepada Ring n-1Anggota/Panitia; Merupakan anggota dari divisi yang dipimpin oleh ring nPeserta ; Merupakan objek dari pelaksanaan kegiatan


8

Layout

M S D M L E M B A G A

9

Setiap MSDM Lembaga memiliki akun unikAkun tersebut diperoleh dari Kabinet KM ITB,dan akan diupdate setiap 1 x 2 semester.

Otoritas perubahan username dan passwordada pada MSDM Lembaga dan juga Kabinet KMITB.

Otoritas pembekuan, penutupan, penghapusan,penggantian, penambahan dan pembuatanakun ada pada Kabinet KM ITB.

U S E R N A M E

P A S S W O R D

L O G I N

himpunanX

***********

Apabila anda kesulitan untuk login silah menghubungi kabinet KM ITB ke

[email protected]



1 0

A K U NT A M B A H

K E G I A T A NL A P O R A N K E G I A T A N

L A P O R A N I N D I V I D U

Halo,silahkan menggunakan bilah menu yang ada diatas untuk menggunakan fitur-fitur yang ada.

4


Pilih dari daftar


1 1

A K U N

S A V E

Add file

Format xls or xlsx file help

Internasional

Regional

Nasional

Provinsi

KM ITB

Fakultas

Program Studi

T A M B A HK E G I A T A N

L A P O R A N K E G I A T A N


Halaman ini digunakanuntuk menambah ataumemperbarui daftarpartisipasi massa dalamkegiatan/kepanitiaanlembaga.

Waktu Pra Acara: Waktumasa persiapan acara darimulai terpilihnyaPenanggung Jawab acarahingga tepat sebelummasuk waktu Acara

Waktu Acara : Waktumasa eksekusi acara. Jugamerupakan kegiatan yangsecara langsung mencapaitujuan acara tersebut.

4


Nama Kegiatan

Waktu PraAcara

Waktu Acara

YearMonthDay

to

YearMonthDay

to

YearMonthDay

Lingkup

Jenis

Deskripsi Singkat


1 2

A K U N

S A V E

Add file








4


Nama Kegiatan

Waktu PraAcara

Waktu Acara

to

to

Program StudiLingkup

Jenis

Deskripsi Singkat

Berbasis Keprofesian

Internalisasi

Kaderisasi

Pengabdian Masyarakat

Pergerakan Sosial Politik

Regenerasi Kepemimpin..

Lainnya

2016March20

2016May31

2016June1

Malam Apresiasi Anggota

Internalisasi

Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan apresiasi kepada anggota lembaga yang telah berkegiatan aktif baik dalam lingkup Himpunan dan di luar himpunan


1 3

A K U N

S A V E

Add file








4


Nama Kegiatan

Waktu PraAcara

Waktu Acara

to

to

Program StudiLingkup

Jenis

Deskripsi Singkat

2016March20

2016May31

2016June1

Malam Apresiasi Anggota

MS

DM

LE

MB

AG

A

1 4

Hel

p: f

orm

at fi

lem

icro

soft

exce

llya

ng

dig

un

akan

seb

agai

file

inp

ut k

egia

tan


Pen

ilaia

n K

ual

itat

if,

terb

atas

15

00

kara

kter

.


1 5


A K U N

Syukuran Wisuda April 2015

NI M NAMA JABATANP ENILAIAN

K UANTITATIFP ENILAIAN KUALITATIF

14412001 Mahasiswa 1 Ketua Acara ALorem ipsum dolorsit amet ....

14412002 Mahasiswi 2 Sekretaris Ceu fugiat nullapariatur...

14412003 Mahasiswa 3 Kepala Divisi Acara Bamet, consectetur, adipisc...

14412004 Mahasiswa 4 Anggota Divisi Logistik Aexercitationem ullam corporis suscipit ...

...... ..... .... ... ...


T A M B A H K E G I A T A N

D E L E T E

Saya yakin untuk menghapus kegiatan ini

Halaman ini digunakan untuk melihat partisipasi massa perkegiatan atau perkepanitiaan.

Halaman ini dapat juga digunakan untuk menghapus kegiatan. Apabila inginmengubah atau merevisi kegiatan yang sudah ada, maka kegiatan tersebutharus dihapus terlebih dahulu, kemudian mengunggah kegiatan yang baru

4


Status Lembaga


1 6


A K U N

NI M NAMA JABATANP ENILAIAN

K UANTITATIFP ENILAIAN KUALITATIF

14412001 Mahasiswa 1 Ketua Acara ALorem ipsum dolorsit amet ....

14412002 Mahasiswi 2 Sekretaris Ceu fugiat nullapariatur...

14412003 Mahasiswa 3 Kepala Divisi Acara Bamet, consectetur, adipisc...

14412004 Mahasiswa 4 Anggota Divisi Logistik Aexercitationem ullam corporis suscipit ...

...... ..... .... ... ...



D E L E T E

Saya yakin untuk menghapus kegiatan ini

Halaman ini digunakan untuk melihat partisipasi massa perkegiatan atau perkepanitiaan.

Halaman ini dapat juga digunakan untuk menghapus kegiatan. Apabila inginmengubah atau merevisi kegiatan yang sudah ada, maka kegiatan tersebutharus dihapus terlebih dahulu, kemudian mengunggah kegiatan yang baru

4


Malam Apresiasi 2016

Pemilihan Umum Raya 2015

Syukuran Wisuda April 2014

Pemilihan Umum Raya 2013

Masa Penerimaan Anggota Biasa 2012

Status Lembaga

1 7

Himpunan 1

Penanggung Jawab Tono

Kontak 088888213889

PeriodeMaret 2015 –April 2016

Jumlah Anggota 196

Jumlah Kegiatan 12

Jumlah Anggota aktif yang tidak sedang terdaftar berkegiatan

20

Jumlah kegiatan yang sedang

berlangsung1

Laporan Pengaduan telah dibaca 23

Laporan Pengaduan belum dibaca 3

Laporan Pengaduan telah diselesaikan

45

Laporan Pengaduan belum

diselesaikan3

Ketik nama lembaga..

Logo Himpunan

Lihat overview kegiatan lembaga

Status Lembaga




A K U NL A P O R A N I N D I V I D U


4

1 8


Logo Himpunan




A K U NL A P O R A N I N D I V I D U


4

01

4

67

Januari Februari Maret April Mei

Grafik Komulatif Jumlah Kegiatan

10

3020

60

SyukuranWisuda

Pemilu raya SyukuranWisuda

MPAB

Jumlah Anggota yang berkegiatan

Jumlah


Status Lembaga


1 9

A K U N

Ketik nama atau NIM..




Halaman ini digunakan untuk melihat laporanindividu anggota lembaga.

Laporan tersebut tidak hanya terbatas dikegiatan dalam lembaga, tapi juga kegiatan dilingkup KM-ITB

4



2 0

A K U N

14412

14412001 Mahasiswa 1

14412002 Mahasiswi 2

14412003 Mahasiswa 3

.....




4



2 1

A K U N

Ketik nama atau NIM..

Mahasiswa 1

14412001

Sedang berkegiatan sebagai

kepala divisi publikasi Sosmas Himpunan X 2015

Telah berkegiatan sebagai

Ketua Syukuran Wisuda April 2014 Himpunan X lingkup program studi dengan keaktifan Amat Baik

Kepala Divisi Kampanye Pemilihan Umum Raya 2013 Himpunan X Lingkup program studidengan keaktifan Baik

Peserta Masa Penerimaan Anggota 2012 Himpunan X Lingkup program studi dengan keaktifan Cukup

Anggota Divisi Materi Metode Penerimaan Mahasiswa Baru 2012 Unit X Lingkup Universitas dengan keaktifan Baik

Anggota Biasa Himpunan X 2013

Anggota Biasa Unit X 2012




4



2 2


UpdateDatabaseAnggota

Ubah Username

Ubah Password



Laporan Kesalahan Data

Unduh Data Anggota

News!

A K U N 4

2

2



2 3


U P D A T E D A T A B A S E

Add file


NIM NAMA STATUS

14412001 Mahasiswa 1 Anggota Biasa

14412002 Mahasiswi 2 Anggota Biasa

14412003 Mahasiswa 3 Anggota Bina

14412004 Mahasiswa 4 Anggota Muda

...... .....

UpdateDatabaseAnggota




A K U N 4

MS

DM

LE

MB

AG

A

2 4Hel

p: f

orm

at fi

lem

icro

soft

exce

llya

ng

dig

un

akan

seb

agai

file

inp

ut d

atab

ase

lem

bag

a



2 5


L A P O R A NI N D I V I D U


Ubah Username

S A V E

Ketik Username Lama

Ketik Username Baru

Ketik Password

Saya yakin untuk mengubah username ini


A K U N 4


2 6




Ubah Password

S A V E

Ketik Password Lama

Ketik Password Baru

Ulangi Ketik Password Baru

Saya yakin untuk mengubah Password ini


A K U N 4


2 7




Laporan Kesalahan Data

S A V E

No Laporan Read Solved

1 14412052 Mahasiswa 52

Kenapa penilaian keaktifan urang rendah banget yak? Wkw ...

2 14412052 Mahasiswi 51

Akukan jadi sekretaris bukan bendahara aii kamuu..

3 14410102 Mahasiswa 34

Eh gua belum lulus ini, malah curhat. wkwkwkwk


A K U N 4


2 8




Unduh Laporan Anggota terbaru

U N D U H

Klik Unduh untuk mengunduh data lengkap laporan individuanggota lembaga secara lengkap untuk seluruh kegiatan dilingkup KM ITB.

Terdapat 2 Format laporan

seperti di halaman laporan individu (.pdf)

Tabel kegiatan lengkap


2016

A K U N 4


2 9




News!

No Pemberitahuan Read

1 Laporan Kesalahan Data MSDM

Selamat pagi Jona, Anda memiliki 2 laporan kesalahan yang belum dibereskan sejak 3 minggu yang lalu

2 Pembaharuan sistem

Hai Jona!Kami telah menambahkan fitur baru di menu input data ....

Maksimal 10 pesan, lebih dari ini akan terhapus

otomatis


A K U N


30

I N D I V I D U M A H A S I S W A

3 1

Setiap mahasiswa login menggunakan akun AI3.

Otoritas perubahan username dan passwordada pada tiap mahasiswa dan juga Kabinet KMITB.

Otoritas pembekuan, penutupan, penghapusan,penggantian, penambahan dan pembuatanakun ada pada Kabinet KM ITB.

U S E R N A M E

P A S S W O R D

L O G I N

14412031

***********

Apabila ada kesulitan untuk login silah menghubungi kabinet KM ITB ke

[email protected]


I N D I V I D U M A H A S I S W A

3 2

N oN AM A

O R GANISASI/KEPANITIAANJ AB ATAN TAH UN L INGKUP P EN ILAIAN VAL IDASI

1Syukuran Wisuda April Himpunan X

Ketua Acara 2014 Lembaga AAdukan Data

2Pemilihan Umum Raya Himpunan X

Kepala Divisi Kampanye 2013 Lembaga CAdukan Data

3Masa Penerimaan Anggota Himpunan X

Peserta 2012 Lembaga BAdukan Data

4 Pengabdian Masyarakat Anggota Divisi Relasi 2013 KM ITB AAdukan Data

...... ..... .... ... ...

Halaman ini digunakan untuk melihat daftar kegiatan yang pernah diikutioleh mahasiswa. Kegiatan tersebut merupakan akumulasi dari berbagaimacam kegiatan yang pernah diikuti dari setiap UKM, HMJ, atau organisasiterpusat Kabinet dan MWA-WM.

Di Halaman ini, mahasiswa dapat mengajukan keberatan apabila terdapatketidaksesuaian. Isi data merupakan urusan antara MSDM lembaga denganIndividu Mahasiswa


NIM 14412001

Nama Mahasiswa 1

Fakultas Fakultas satu dua tiga

Program Studi Teknik satu dua tiga

I N D I V I D U M A H A S I S W APilihan tampilan review kegiatan

3 3

Mahasiswa 1

14412001

Sedang berkegiatan sebagai

kepala divisi publikasi Sosmas Himpunan X 2015

Telah berkegiatan sebagai

Ketua Syukuran Wisuda April 2014 Himpunan X lingkup program studi dengan keaktifan Amat Baik

Kepala Divisi Kampanye Pemilihan Umum Raya 2013 Himpunan X Lingkup program studi dengan keaktifan Baik

Peserta Masa Penerimaan Anggota 2012 Himpunan X Lingkup program studi dengan keaktifan Cukup

Anggota Divisi Materi Metode Penerimaan Mahasiswa Baru 2012 Unit X Lingkup Universitas dengan keaktifan Baik

Anggota Biasa Himpunan X 2013

Anggota Biasa Unit X 2012


J p e g .U N D U H

I N D I V I D U M A H A S I S W ALembar Pengaduan

Bima Satria, covabimasatria@gmail .com KEMENTERIAN MSDM KABINET KM ITB 2016 3 4

Ketik Judul Pesan

Ketik Isi Pesan

K I R I M

Tulis pengaduan mu

Tidak ada limitasi maksimal karakter

Dapat mengirimkan gambar juga


35

K A B I N E T K M I T B

3 6

Kabinet memiliki akun, akun tersebut dapat direcovery melalui email umum seperti google

mail.

U S E R N A M E

P A S S W O R D

L O G I N

kabinetnyaman

***********



3 7

T A M B A HL E M B A G A

L A P O R A N U M U M

L A P O R A NL E M B A G A

Nama LembagaRiwayat Terakhir

Status LaporanPengaduan

1 Himpunan 1 Menambahkan kegiatan pemilu raya 14 hari lalu2 not solved3 not read

2 Himpunan 2 Menambah jumlah anggota 10 hari lalu

All done

3 Unit 1 Menjawab dua laporan pengaduan 5 hari lalu3 not solved1 not read

4 Unit 3 Mengedit kegiatan yang syukwis 3 hari lalu1 not solved

5 Unit 4 4 minggu tidak login19 not read

6 Kabinet Menambahkan kegiatan OSKM 4 hari lalu

All done

...... ..... .... ... ....

!

logo

log

olo

golo

go

logo

12

24

Jumlah

Laporan Keseluruhan

Not Read

NotSolved

!

12

Warning



3 8







3 9

himp

Himpunan 1

Himpunan 2

Himpunan 3

.....





4 0

Himpunan 1

Penanggung Jawab Tono

Kontak 088888213889

PeriodeMaret 2015 –April 2016

Jumlah Anggota 196

Jumlah Kegiatan 12

Jumlah Anggota aktif yang tidak sedang terdaftar berkegiatan

20

Jumlah kegiatan yang sedang

berlangsung1

Laporan Pengaduan telah dibaca 23

Laporan Pengaduan belum dibaca 3

Laporan Pengaduan telah diselesaikan

45

Laporan Pengaduan belum diselesaikan

3


Logo Himpunan

Kirim pesan

Ubah Username Akun

Ubah Password Akun

Hapus Akun


Status Lembaga






4 1


Logo Himpunan





Ketik Judul Pesan

Ketik Isi Pesan

1 Laporan Kesalahan Data MSDM

Notread

Selamat pagi Jona, Anda memiliki 2 laporan kesalahan yang belum dibereskan sejak 3 minggu yang lalu

2 Pembaharuan sistem

Not read

Hai Jona!Kami telah menambahkan fitur baru di menu input data ....

K I R I M

Status

Tulis

Akan terhapus otomatis setiap 10 pesan

Tidak ada limitasi maksimal karakter

Dapat mengirimkan gambar juga


Kirim pesan

Ubah Username Akun

Ubah Password Akun

Hapus Akun


Status Lembaga

4 2


Logo Himpunan





S A V E

Ketik Username Baru

Ketik Password kabinet



Kirim pesan

Ubah Username Akun

Ubah Password Akun

Hapus Akun


Status Lembaga

4 3


Logo Himpunan





S A V E

Ketik Password Baru




Kirim pesan

Ubah Username Akun

Ubah Password Akun

Hapus Akun


Status Lembaga

4 4


Logo Himpunan





D E L E T E A C C O U N T




Kirim pesan

Ubah Username Akun

Ubah Password Akun

Hapus Akun


Status Lembaga

4 5


Logo Himpunan





01

4

67

Januari Februari Maret April Mei

Grafik Komulatif Jumlah Kegiatan

10

3020

60

SyukuranWisuda

Pemilu raya SyukuranWisuda

MPAB

Jumlah Anggota yang berkegiatan

Jumlah

U N D U H


Kirim pesan

Ubah Username Akun

Ubah Password Akun

Hapus Akun


Status Lembaga

Tabel kegiatan lengkap Database Anggota

2016

4 6

S A V E

Add file

.Png, ukuran 100px,100pxhelp





Boleh lebih dari 1

Pilihan: HMJ, Unit, Kongres, MWA, Kabinet,


Nama Lembaga

Jenis

Kontak

Username

Logo Lembaga

Penanggung Jawab

Password

Periode

lembaga

YearMonthDay

YearMonthDay

hingga

P E N U T U P

4 7

Ini merupakan revisike tiga.

Rancangan ini masih bersifat sementara danmasih dapat di revisi kembali.


Documents

Rancangan sistem informasi elektronik msdm