Nataliia POLUDA Faculté de Droit, des Sciences Économiques et de Gestion Mastеr 1, Travail et Emploi Annеé 2014-2015

Rapport de Stage

« L'importance de compréhension des missions par les salariés pour mise en

œuvre la stratégie de l'entreprise »

Mémoirе préparé sous la dirесtiondе MmeAurélieLALANDE Soutеnanсеlе 2 juillеt 2015

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REMERCIEMENTS

Tout d'abord, je voudrais remercier Mme Véronique PORTIER, Directrice du Groupe EMI et parallèlement Directrice des Ressources Humaines pour une occasion de bénéficier d’une premièreexpérience professionnelle.

Je tiens à remercier Nadine MERCIER, Fabienne BRUNEAU et Jean-Pierre CHEVALLIER pourson soutien.

J’adresse également mes remerciements à ma « famille française», Ghislaine et Didier ROUSSEAU pour sa grande aide.

Ensuite, je remercie l’ensemble des professeurs du Master 1 Travail et Emploiet, notamment,Aurélie LALANDE, pour l'aide et les conseils, et aussi pour son accompagnement pédagogique.

Finalement, je voudrais remercier tous les salariés du Groupe EMIpour son accueil.

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SOMMAIRE

INTRODUCTION 4 1. PRESENTATION DE L'ENTREPRISE ET DU LIEU D'ACCUEIL DU STAGE 1.1. Présentation générale 5 a. Structure de l'Entreprise 5 b. Stratégie globale du Groupe EMI 7 c. Le personnel 7 1.2. Service Ressources Humaines 8 a. Positionnement du Service par rapport aux autres départements 8 b. Rôle de Service au sein de la Groupe EMI 9 1.3. Ma place au sein de la Structure RH 10 2. DEROULEMENT DU STAGE ET MISSIONS ACCOMPLIES 2.1. Remaniement de la Fiche de Fonction 12 a. Description de la mission 12 b. Méthodologie 13 c. Résultats 17 2.2. Refonte et suivi de l'Entretien Individuel 17 a. Description de la mission 17 b. Méthodologie 19 c. Résultats 21 2.3. Mise à jour du Dossier Personnel 21 a. Description de la mission 21 b. Réalisation 22 3. CONCLUSION ET APPORTS DU STAGE 3.1. Exploitation du stage par l'Entreprise 25 3.2. Apports du stage par rapport aux études 25 3.3. Vie professionnelle et connaissance de soi 26 CONCLUSION 27 BIBLIOGRAPHIE 28 ANNEXES Modèle de Fiche de Fonction 29 Exemple de Fiche de Fonction 31 Support de l’Entretien Individuel 33 Exemple d’Evaluation des Compétences 39 Support de l’Entretien Professionnel 41

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INTRODUCTION

Dans les circonstances actuelles, l’entreprise ne peut pas progresser sans suivre lastratégie globale. Dans ce rapport, j’ai découvert la problématique de correspondance des missions réalisées par les salariés avec les intérêts de l’entreprise.

Car une obtention par l'entreprise de ses objectifs à long terme et de suivi de la

stratégie de la société dépend avant tout de l'activité de ses employés, cettequestion est très pertinenteaujourd'hui.

En parallèle, dans le rapport, j’ai analyséle processus demise en œuvre

desmissionsprincipalesqueje réalise pendant mon stage : 1. Remaniement de la Fiche de Fonction. 2. Refonte et suivi de l'Entretien Individuel. 3. Mise à jour du dossier personnel.

Dans ce rapport je présente le déroulement de mon stage de cursus Master 1 "Travail et Emploi "chez Groupe EMI.

Au cours de ce stage, j’ai eu l'occasionde renforcerla mise en œuvrede mes savoirs théoriquesen réalisant les tâchesspécifiquespour l'entreprise en bénéficiant d’une premièreexpérience professionnelle.

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1. PRESENTATION DE L'ENTREPRISE ET DU LIEU D'ACCUEIL DU STAGE

1.1. Présentation générale

a. Structure de l'Entreprise

La société METASEVAL est créée en 1975 par la famille DUFOUR comme une entreprise qui produit des pièces techniques pour l'industrie automobile mais aussi pour différents secteurs d'activités comme la bureautique ou l'électronique grand public. Avec la diversification de l'activité de la société METASEVAL et la création de nouvelles filiales, pour davantage de réactivité, d'innovations et un plus grand professionnalisme, le GROUPE EMI est mis en place. Aujourd'hui, le GROUPE EMI gère 5 filiales.

1. EROC - Etudes, réalisation d'outillages de précision (Semur en Vallon 72, FRANCE). Société qui étudie, réalise, met au point et maintient les outillages de découpe. 2. METASEVAL - Découpage de précision - Emboutissage (Semur en Vallon 72, FRANCE). Société métallurgique qui découpe, emboutit et assemble des pièces métalliques. 3. IVA - Traitement de surface (Vibraye 72, FRANCE). Société spécialisée dans l'application de peintures : cataphorèse, poudre, liquide hors poussière. 4. TDM - Découpage de précision - Emboutissage (Brasov, ROUMANIE). Société métallurgique qui découpéeemboutit des pièces métalliques. 5. EMGP - Grenaillage de Précontrainte (Dollon 72, FRANCE).

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Société spécialisée dans le grenaillage de précontrainte, technique qui consiste à modifier les caractéristiques mécaniques de surface d'une pièce pour en améliorer la résistance. Géographiquement, les sociétés Groupe EMI, EROC, METASEVAL, IVA et EMGP sont implantées dans la Sarthe (72) ; TDM est situé à Brasov, Roumanie. Chaque société du Groupe EMI, possède plusieurs départements (Commercial, Maintenance, Logistique, Qualité, Etudes, Méthodes et ServicesAdministratifs). En même temps, il existe plusieurs services transversaux:

Personnel ; Comptabilité ; Accueil standard ; Sécurité ; Achats ; Informatique ; Maintenance ; Gestion des Equipements de mesures.

Aujourd'hui, la Direction du Groupe est représentée par :

Le Directeur Administratif et Financier qui est parallèlement Le Directeur des Ressources Humaines ;

Le Directeur Commercial ; Le Directeur Industriel.

Direction du Groupe EMI

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b. Stratégie globale du Groupe EMI

Actuellement, la stratégie la plus importante est la détermination des objectifs de développement à long terme. Pour assurer une croissance rentable et pérenniser ses activités, la stratégie du Groupe EMI inclut les missions principales suivantes:

1. S'engager en faveur d'une relation durable et équilibrée avec les différentes parties prenantes à la vie de l'entreprise.

2. Satisfaire les clients :

en répondant à leurs exigences ; en cherchant à accroître leur satisfaction par l'amélioration continue de la

productivité, l'optimisation du ratio coût/efficacité et la réactivité à de nouvelles demandes ;

en lesaccompagnantsdans leurs développements, y compris par l'intégration de nouveaux métiers.

3. Satisfaire l'ensemble des collaborateurs du groupe :

en offrant un environnement de travail motivant, sain et sécurisé ; en formant et en impliquant le personnel pour pérenniser et accroître le

savoir-faire sur le long terme.

4. Satisfaire les parties intéressées en respectant l'environnement.

5. Sélectionner des fournisseurs performants. Le comité de direction s'engage à doter les entreprises du groupe de moyens humains et techniques nécessaires à la mise en œuvre de cette stratégie et à appuyer toute action qui y contribue.

c. Le personnel

La ressource la plus précieuse de l'entreprise est le personnel.

La rentabilité de l’entreprise dépend beaucoup de l’investissement compétitif, productif et qualitatif du travail fourni par le personnel.

La stratégie de l'entreprise ne peut être mise en œuvre que si l'organisation du travailest efficace et expérimentée. Aujourd'hui, chez les sociétés participant au GROUPE EMI, il y a 304 salariés au total :

EROC – 49 ;

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METASEVAL – 158 ; IVA – 63 ; EMGP – 11 ; EMI – 7 ; TDM – 16.

La moyenne d'âge des salariés est de 43 ans environ, l'ancienneté moyenne des salariés est de 14 ans. L'une des principales ambitions du Groupe EMI est de mobiliser le personnel. Il est donc nécessaire d'améliorer le système de gestion des ressources humaines :

La formation. L’adaptation aux différents postes. La mobilité. Les reconversions ainsi que l’organisation Les loisirs et divers avantages accordés au personnel, pour améliorer le climat

social et psychologique des équipes de travail. 1.2. Service Ressources Humaines

a. Positionnement du Service par rapport aux autres départements

Au sein du Groupe, le Service RH est un des services transversaux.

Services transversaux du Groupe EMI

Le Service du Personnel est dirigé par Mme Véronique PORTIER, Directrice des Ressources Humaines (Directrice administrative et financière) et ses deux assistantes RH (Nadine MERCIER et Fabienne BRUNEAU).

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Service RH

Pour maîtriser efficacement ses fonctions, le service du personnel doit constamment interagir avec d'autres départements de l'entreprise ; notamment avec le service comptabilité pour tous les aspects financiers: rémunérations, primes, indemnités de licenciements, promotions, frais de voyages d’affaires, etc… b. Rôle du Service au sein du Groupe EMI Dans la structure de l'entreprise, le service du personnel occupe l'une des places les plus importantes et significatives. Certains croient que le service du personnel est une image ou une carte visite de l'entreprise, parce que c’est le service qui accueille chaque nouvel employé. La fonction principale du service du personnel de l'entreprise c'est le recrutement du salarié et son suivi administratif continu. Donc, le travail du département du personnel de l'entreprise est de gérer, organiser la comptabilité et soutenir les salariés. Le Service RH gère le personnel des 6 sociétés. Les missions générales de Service au sein du Groupe EMI sont les suivantes :

1. Prendre en charge la gestion de la paie. 2. Etablir les déclarations sociales et fiscales. 3. Gérer administrativement le personnel. 4. Assurer la communication interne. 5. Suivre le plan de formation correspondant aux besoins de l’entreprise. Si l'on considère le rôle du service RH de manière plus détaillée, il est possible de déterminer ces fonctions fondamentales : L’application de la stratégie de l'entreprise.

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Organisation de la gestion du personnel en prenant en compte la stratégie de l’entreprise choisie par le PDG.

Planification des besoins en personnel pour l'entreprise, en tenant compte de la dotation existante.

Le recrutement et l'évaluation du personnel.

Le développement des compétences du personnel par la formation.

Le processus du licenciement du personnel.

La construction et l'organisation du travail, y compris la définition des emplois, les relations fonctionnelles et technologiques entre eux, le contenu et la séquence de travail, les conditions de travail.

La rémunération et les avantages sociaux.

La gestion des coûts de personnel. Dans l'exercice de cette fonction, le service du personnel doit d'abord planifier les coûts de personnel.

Sur le plan organisationnel, le service RH est engagé à l'égard de la prestation du travail normal de tous les employés et toutes les unités organisationnelles de l'entreprise.

1.2. Ma place au sein de la Structure RH

L'objectif du stage est de faire découvrir à l'étudiant l'entreprise et de lui donner l'occasion de mettre en pratique ses connaissances. En ce qui me concerne, le stage s'est déroulé au sein de la société METASEVAL située à Semur en Vallon dans la Sarthe, sur la période du 7 avril au 24 juillet, soit 15 semaines. Le temps de travail est fixé à 35 heures hebdomadaires. Mes encadrants sont d'une part, la responsable pédagogique universitaire, Mme Aurélie LALANDE, et, d'autre part, ma responsable de stage, Directrice du GROUPE EMI / DAF / DRH, Mme Véronique PORTIER. Mes deux missions principales sont:

Refonte et suivi de l'entretien individuel ; Mise à jour du dossier personnel.

En complément de ces missions, je travaille sur différentes tâches quotidiennes indispensables au service :

préparation de contrats et autres éléments pour les nouvelles embauches ;

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mise à jour des bases de données (saisie des dates d'absence et des heures travaillées);

préparation des paies ; analyse des enquêtes ; courrier ; réalisation des fiches "Profil Activité", etc.

Tout cela me permet de mieux comprendre la nature du processus de gestion des ressources humaines et d'appliquer mes compétences dans la pratique.

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2. DEROULEMENT DU STAGE ET MISSIONS ACCOMPLIES

2.1. Remaniement de la Fiche de Fonction

a. Description de la mission

Initialement, ma mission principale était la réalisation d'un support « entretien individuel », mais après consultation avec les collègues, nous avons d’abord décidé de modifier les fiches de fonction existantes. Depuis que le Groupe EMI possède plusieurs filiales, le processus d'optimisation du personnel est plutôt compliqué. En raison de l'existence de divers services transversaux et des spécificités de certains postes, il est parfois difficile de déterminer la mission principale du poste, et surtout la place du salarié au sein du groupe. En outre, dans la pratique, on peut dire que le système actuel des fiches de fonction n’est pas adapté pour répondre à la stratégie définie. Parallèlement, les activités du groupe depuis la fondation de la première entreprise en 1975 sont en croissance constante ; il y a donc toujours besoin d’embaucher de nouveaux salariés. En même temps, pour l’entreprise, atteindre les objectifs à long terme et suivre la stratégie de l'organisation définie dépend de l'activité de ses employés. Sans l'optimisation du processus de sélection et d'évaluation du personnel, il est impossible d'atteindre la performance attendue.

Le succès du développement de l'entreprise doit avoir une compréhension claire pour l’avenir. La stratégie bien formulée oblige au moins trois tâches de gestion :

La stratégie oblige systématiquement, une analyse exhaustive des forces, des

faiblesses de l'entreprise et de ses concurrents ainsi qu’une identification des opportunités et des menaces, tout cela pour améliorer l'efficacité globale de ses activités.

La stratégie globale doit être connue et partagée par les employés de la société, contribuant à une meilleure intégration des personnes, ce qui suppose l'engagement et la motivation du personnel et une meilleure interaction entre les salariés des divers niveaux.

L’application de la stratégie participe à une bonne image de l'entreprise auprès des clients, des fournisseurs, des partenaires commerciaux et des investisseurs. Le but principal de mon stage était la création des moyens pour l’accommodationet

le rapprochement des missions réalisées par les salariés et la stratégie globale du groupe.

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But principal du stage

Les réponses aux questions suivantes permettent d’organiser la gestion du personnel:

Quelles sont les qualifications nécessaires pour effectuer le travail ? Quelle partie du travail est effectué par le salarié individuellement ? Dans quelle mesure le contenu du travail affecte l'employé ? Existe-t-il la présence de la rétroaction à partir du résultat final ? Est-ce que le travail implique un besoin de développement et de formation de

l’employé ? Et ainsi de suite…

Les réponses à ces questions sont données par la fiche de fonction. La fiche de fonction est le principal document utilisé pour :

la sélection des candidats à l'emploi; la certification des employés, ainsi que pour la certification subséquente du

personnel d'exploitation après un certain temps (par exemple, de revoir le niveau de salaire à la fin d'une période de temps - six mois, un an) ; définir les objectifs et la planification de la formation des employés ;

l’obtention de personnel polyvalent pour chaque poste ; la planification de carrière.

b. Méthodologie

À l'étape préliminaire, j’ai fait connaissance avec le concept de la fiche de profil, ses fonctions, sa structure.

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A titre d'exemple, j’ai pris les fiches qui sont utilisées par d'autres entreprises, ainsi que des exemples universels, qui sont librement disponibles sur Internet. En gros, les fiches defonction comprennent: • Les connaissances et les compétences professionnelles requises pour le poste ; • Les expériences professionnelles nécessaires ; • Les traits de personnalité en corrélation avec la culture d'entreprise et des règles internes, parfois informelles de la société, ainsi que des données personnelles.

Composition des Fiches de Fonction

Lors de la création d’une fiche de fonction, on a besoin d'adhérer à ces règles: 1. Chaque compétence doit être dite très précisément. 2. Le profil doit être clairement prioritaire. 3. Chaque compétence, spécifiée dans le profil, doit avoir ses propres critères et

paramètres d'évaluation. Le développement d'outils d'évaluation appropriés devient la prochaine étape importante, l'élaboration de la stratégie de l'entreprise dans la recherche de «son» personnel. Sur la base de tous les facteurs énumérés ci-dessus, on peut procéder à la création de la fiche de fonction.

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En créant un profil de fonction, nous avons défini les principaux points de notre fiche :

missions principales ; compétences requises (savoirs) ; obligations (générales et réglementaires) ; autres spécificités (délégation du pouvoir, validité des permis.... ) ; qualifications et formations du titulaire.

Points principaux de Fiche de Fonction

Bien que la fiche de fonctiondoive êtreappliquée à des postes, pas pour les

personnes, il a été décidé d'inscrire la ligne "qualifications et formations " des employés particuliers pour avoir les possibilités de déterminer en outre la nécessité de la formation et de l'éducation pour répondre aux besoins de l'entreprise.

En plus, un support pour aider à la rédaction d’une fiche de fonction a été

réalisé.Pour simplifier le processus de remplissage du document par les hiérarchiques, il a été inclut lesconsignes suivantes :

1- Missions principales : Expriment sous une forme « verbe + complément du

verbe », par exemple « Piloter la production », les attendus fondamentaux sur le poste. Il ne devrait pas y avoir plus de 5 à 10 missions principales.

2- Compétences attendues : Expriment les expériences déjà vécues dans un milieu

professionnel similaire. Une notion de temps peut être incluse. Exemple : « Gestion d’un atelier de production plus de 5ans ».

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3- Connaissances requises : Désignent les savoirs faire acquis par expériences ou formations. Par exemple « anglais parlé courant » « animation de groupe de résolution de problème ».

4- Obligations : Définissent les éléments, comportements et règles non optionnelles

dans la fonction. Par exemple « port des EPI » ou « assujetti à un engagement de confidentialité ».

5- Autres spécificités : Désignent des points particuliers liés à la fonction et

particulièrement :

- La délégation de pouvoir « de qui ou vers qui » ; - L’autorité financière ; - L’autorité qualité (notamment en accord aux certifications ISO/TS).

6- Qualifications et formations : Liste des diplômes (avec une copie authentique) et autres formations spécifiques (avec preuve).

Idéalement, la formation du profil implique le supérieur hiérarchique direct et l'employé du département des ressources humaines. Dans mon cas, ce sont les salariés titulaires du poste actuellement qui jouent un rôle clé dans le processus d'élaboration du profil du poste.

Implication de Fiche de Fonction

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Donc, je fais appel directement aux salariés pour connaître la mission qu'ils accomplissent concrètement, plutôt que la mission déclarée dans les descriptions de tâches anciennes. Ainsi, j’aiprincipalement concentré mon attention sur les missions du personnel pour lesrapprocher de la stratégie du Groupe EMI.

c. Résultats

Aujourd'hui, les traitements des fiches de postes du personnel administratif et de

gestion sont terminés. Après avoir défini les missions de base des employés, nous avons la possibilité

d'utiliser le document dans la pratique - pour analyser l'intérêt de l’exécution de certaines tâches réalisées par les employés et les besoins réels des salariés dans leur performance.

Annexe 1 est un nouveau modèle de fiche de fonction du Groupe EMI. Annexe 2 est un exemple de la fiche de fonction finie. Après la détermination des missions principales et leur intégration à la fiche du

poste, il a été décidé de les relier avec un support de l’entretien individuel pour évaluer la performanceannuellede l'employé. 2.2. Refonte et suivi de l'Entretien Individuel

a. Description de la mission

Mon autre mission principale du stage c’est la refonte et le suivi de l’entretien individuel.

Les objectifs principaux de l’entretien annuel ne sont pas utilisés pour la promotion et la différenciation des salaires, mais pour la gestion de la performance et le développement du personnel, l'identification des besoins de formation individuelle, l'amélioration des compétences.

Le rôle principal dans la mise en œuvre d'une telle procédure, est à la charge des

supérieurs hiérarchiques directs, mais en même temps les services du personnel jouent le rôle d'assistant actif. Cela permet de mieux répondre aux besoins des salariés dans leur développement et aider à identifier leurs potentiels pour accroître l'efficacité de leur travail.

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Processus de l'Entretien Individuel

L’outil principal par lequel les gestionnaires évaluent leurs employés en fin d'année, est une forme d'évaluation spéciale, un support d’entretien individuel.

En gros, il contient les sections suivantes:

• Information sur l'employé (nom et prénom de l’employé, sa position; nom et prénom de son responsable). • Réalisations faites par l’employé dans l'année écoulée. • Les objectifs personnels des employés pour l'année à venir. • Le niveau des compétences des employés. • Le niveau des compétences professionnelles nécessaires pour augmenter la performance du salarié. • Points forts de l'employé et les faiblesses qui nécessitent un développement. • Recommandations pour le développement professionnel des salariés dans l'année à venir. • Le besoin de formation dans l'année à venir. • Auto-évaluation des facteurs qui déterminent la motivation du travail de l'employé. Le but de l'évaluation ne se limite pas à l'entretien du bilan de l'année. C’est un

dialogue entre le manager et son subordonné conçu pour résoudre un certain nombre de problèmes.

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Avec l'évaluation des résultats au cours de la période écoulée, le responsable évalue

le niveau des compétences des employés qui sont importantes pour une performance efficace en définissant les objectifs pour l’année prochaine et l’indication de leur réalisation.

En outre, un entretien individuel sert à identifier les compétences d'un salarié, ses

besoins de formation et d'autres facteurs qui peuvent augmenter l'efficacité de l'employé dans l'année à venir.

L’évaluation descompétencesdu personnelse concentresur l'avenir. L’entretien annuel

ne doit pas s'arrêter sur la façon dontles employés ont travaillédans la dernière année(même si c’estimportantpour résoudre lesquestionsde rémunération, l’évolution de carrière, etc…), mais il doit identifier ce qui peut êtreamélioré pourl'année à venir.Cela aide àmieux comprendre la place de la gestion du personnel afin d’obtenir d’excellents résultats.

L’entretien individuel c’estunprocessus à double sens. En donnant aux employésla

possibilité de contrôlerleur travail, le responsable augmenteleur implication dans les activités de l’entreprise et en même temps permet d’augmenterleur motivation. Si les salariés sont conscients des avantages pour eux-mêmes de participer à l'évaluation annuelle, ça réduit considérablement leur tendance à résister à la procédure d'évaluation.

De cette façon, ma mission principale consiste à réaliser un support pour l'entretien

annuel. Le support d'avant n'était pas assez riche et ne donnait pas d'informations demandées.

b. Méthodologie Au sein du groupe, il y a 5 sociétés et plusieurs services pour chacune, donc le

support pour les différents emplois ne peut être unique. En plus, c’était difficile d’évaluer la performance de chaque salarié car chaque poste demande des compétences différentes.

La partie la plus difficile fut l'évaluation des compétences. Car chaque salarié

s'occupe de missions particulières, il n’est donc pas facile de définir les compétences correspondantes.

Ainsi, on a décidé d’évaluer la maitrise du poste en intégrant les missions principales

de la fiche de fonction du salarié. Pendant l’étude préalable, afin d’avoir la base nécessaire pour la création d'un

support, j'ai pris les exemples des documents de l'entretien annuel des salariés qui ont travaillé chez d’autres sociétés, et aussi les fiches qui j'ai trouvé sur les sites Internet.

Après une analyse des spécificités de notre groupe, on a commencé à créer un

support d’entretien annuel.

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Avec l’aide d’un conseiller de DRH du Groupe, on a décidé de distinguer plusieurs composantes du processus de l’entretien individuel.

Nous avons défini 4 catégories principales.

Catégoriesprincipales de l'Entretien Individuel

1. Bilan sur l'activité de l'année écoulée :

faits marquants ; résultats par rapport aux objectifs fixés ; formations suivies dans l'année.

2. Evaluation des compétences : capacités de base (par exemple, connaissances des activités du GROUPE

EMI, utilisation outils, anticipation, méthodes et organisation, remontée d’informations, etc…) ;

maitrise du poste (missions principales); qualité du travail (par exemple, respect des procédures ou modes opératoires,

esprit d’analyse et de synthèse, autonomie, etc…) ; tenue du poste de travail (rangement, sécurité, propreté, environnement); comportement (dynamisme, ponctualité, motivation, sens de l’intérêt

collectif, assiduité, etc…) ; qualités relationnelles (externe, hiérarchique, avec les collègues).

2. Objectifs pour l'année à venir :

objectifs et délais de réalisation formations souhaitées ; évolution souhaitée.

4. Conclusion et synthèse :

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commentaire du responsable hiérarchique ; commentaire du salarié ; mesure de la satisfaction du salarié.

c. Résultats

J’ai réalisé le support de l’entretien individuel avec le logiciel Microsoft Office Excel pour une utilisation facile.

Les compétences sont évaluées sur une échelle de 0 à 3 points chacune (0 –

insuffisant, 1 – passable, 2 – satisfaisant, 3 - excellent). Après l’évaluation de chaque élément, la synthèse par laquelle on peut estimer le

niveau de compétences (en pourcentage) pour chacun des six points est réalisée automatiquement.

En outre, pour visualiser les résultats d'évaluation, on a ajouté un diagramme. Le résultat de réalisation d'un modèle du support de l’entretien annuel est présenté à

l’Annexe 3. Le résultat d’essai d'évaluation des compétences d’un employé est donné à

l’Annexe^4. Sur la base d'un support entretien individuel, j’ai créé un support pour les entretiens

professionnels (Annexe 5).

2.3. Mise à jour du dossier personnel

a. Description de la mission

La mise à jour du dossier personnel est aussi une de mes missions importantes. La législation du travail français ne fournit pas une liste de documents à conserver

dans le dossier personnel de chaque employé. De même, l'organisation des dossiers des employés est très importante. Afin d'éviter les pertes des documents, et pour trouver rapidement l'objet recherché en cas de besoin, le service du personnel devra en assurer la maintenance.

Dans le cas du Groupe EMI, il y avait les dossiers des personnels incomplets et des

informations nécessaires sur le salarié n’y figuraient pas toujours. Depuis la fondation de la première société du groupe en 1975, les dossiers du

personnel contiennent dans certains cas, plus d'une centaine de documents qui n’ont jamais été rangés.

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Dans ce cas, pour trouver un document nécessaire, on perd beaucoup de temps et cela nécessite beaucoup d'efforts.

b. Réalisation

Selon Jean-Marc DEVISE, Président de la CCI de l’arrondissementd’Arras,on peut

identifier lesdifférentes rubriques dedocumentsdu dossier personnel :

1. L’identité de l’employé :

nom et prénoms ; adresse légale ; date et lieu de naissance ; nationalité ; numéro de Sécurité Sociale ; titre de séjour et autorisationde travail ; avis d’aptitude à l’emploi dumédecin du travail.

2. Les certificats de travail.

3. Les absences et congés :

maladie et accident du travail ; maternité ; congés.

4. Les informations protection sociale (nécessaires pour les régimes de prévoyance ou

de mutualisation) :

situation familiale ; nombre d’enfants à charge etdates de naissance ; liste des bénéficiaires du capitaldécès.

5. Les activités professionnelles :

attestation du salarié ouattestation du nombre d’heures travaillées ; clause de nonconcurrence chez le précédent employeur ; nombre de trimestres de cotisation(en fonction de l’âge dusalarié).

6. L’embauche :

lettre de candidature de l’employé ; curriculum vitae ; contrat de travail ou lettred’embauche ; diplômes évoqués dans le curriculumvitae ; tout document nécessaire à l’exercice de l’emploi.

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7. La modification du contrat :

avenants au contrat courriers échangés avec le salariéà l’occasion de la modification.

8. Les sanctions :

lettres d’avertissement ; blâmes ; lettres de réponse du salarié ; lettres de convocation à unentretien préalable et notificationde

sanction.

9. La formation professionnelle.

L’effectif totaldes 6 sociétés comptantplus de 300 employés, avec uneancienneté moyenne au sein du groupe de 14 ans, c’est très difficile d'organiser tous lesdocumentsdans cet ordre. Par conséquent,laprocédurea été simplifiée.Nous avons identifié quatre catégories générales :

1. Etat civil. 2. Arrêts et accidents de travail. 3. Contrats. 4. Formation.

Ainsi, on a décidé de créer les différents sous-dossiers dans le dossier du personnel

pour permettre de classer et de retrouver rapidement les pièces demandées.

Sous-dossiers du Dossier Individuel

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Donc, j’ai d’abord classé les documents personnels par catégorie puis par la date du document.

En ce qui concerne les nouvelles embauches, on a créé une liste de documents qui

doivent être présents obligatoirement dans le dossier personnel d'un nouvel employé.

La Construction des dossiers individuels pour les salariés est la suivante:

CV ; copies des diplômes, attestations de formations validées ; copie de carte d’identité ; copie du permis de conduire ; copie de la Carte Sécurité Sociale avec copie de l’attestation ; RIB ; DUE (Déclaration Unique d’Embauche) ; contrat signé + avenant de contrat suite à changement de situation

professionnelle (nouveaux postes, changements de coefficients); fiche de fonction signée ; matrice des compétences ; fiche « Profil Activité » ; entretien individuel ; courriers divers (vie courante) - avertissements, changements de situations. Les éléments dans le dossier du personnel doivent être dans l’ordre indiqué. En outre, c’est obligatoire de contrôler l'existence de tous les documents

nécessaires sous forme électronique sur un PC, ainsi que dans la base de données électronique commune aux documents.

À ce jour, j’ai mis en ordre les dossiers du personnel des salariés de cinq des six

filiales du Groupe EMI (soit environ 250 dossiers individuels).

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3. CONCLUSION ET APPORTS DU STAGE

3.1. Exploitation du stage par l'Entreprise

Bien que mon stage ne soit pas encore fini, en termes de productivité, quelques

objectifs principaux ont déjà été atteints. Du fait que mes missions principales ont un caractère global, la mise en œuvredes

missionstelles que la création des fiches de fonction pour tous les employésqui travaillentau sein du Groupe EMIest impossible dans unesi courte durée.

Aprèsla fin du stage, le travail que j’ai commencéseraréalisé parle service du

personnel. En outre,pendant mon stagechez Groupe EMI, j’aimis en œuvrequelques modèles

dedocuments tels que lafiche de poste, les supportspourl’entretien individuel etprofessionnel et d'autresdocuments qui pourront être utilisésdans la pratiqueles prochaines années.

Les travaux de mise en œuvredes documents sont effectués à 100%. De plus, j’ai mis en ordrelesdossiers du personnel de 5des 6sociétés du Groupe

EMIet j’ai fourniun système pluspratique pourl'organisation des documentspersonnels. Pendant la période dejuillet, jeprévois determiner la missiond'organisation des

élémentsdans les dossierspersonnels des employéset de finirles 15% de dossiers du personnel restants.

La plupart dutravail demandé a été fait, mon expériencea été efficacepour le

Groupe EMI. Jusqu'à la fin dejuillet, jevais m’attacher à poursuivre mes missions pourobtenir de

bons résultats. En plus desmissions principales, j’ai assuré d’autrestâches qui sontmises en

œuvrequotidiennementpar leservice RH.

3.2. Apports du stage par rapport aux études

Concernant les apports du stage par rapport aux études, grâceau Groupe EMI, j’ai

eu la possibilité demettre en pratique mes connaissances théoriques. Maintenant je commence à mieux comprendre le processusdegestion des

ressources humainesdans l'entreprise et je mesure mieuxl'efficacité de la connaissancede lathéorie pour la réalisation des tâches spécifiques.

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En fonction des missions du stage, j’ai fait le point sur beaucoup de nouveautés, en particulier dans les disciplines « Gestion administrative du personnel », « Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences », « Droit du travail », etc… J’ai donceu l'occasionde renforcerla mise en œuvrede mes savoirs théoriquesen réalisant les tâchesspécifiquespour l'entreprise.

En outre, pendantle stage j'ai faitbeaucoup de recherchesindépendantesqui

serontutilesdans mesétudesultérieuresà la Faculté de Droit, des Sciences Économiques et de Gestion. 3.3. Vie professionnelle et connaissance de soi

D’un point de vue personnel, grâce à mon stage j’ai bénéficié d’une premièreexpérience professionnelle dansune société française.

De plus,mes missionsm'ont permisde confirmermon intérêt et mondésir de

travaillerdans le cadre de la gestiondes ressources humaines. Pendant ces trois mois de stage chez Groupe EMI, j’ai pu observer la vie en

entreprise. Enfin, je suis convaincue que grâce à mon stage, j’ai développédes qualités

personnelles quiseront utilesdans mavie professionnelle future. Ce sont, par exemple, la gestion du temps, la capacitéde répondre rapidement auxproblèmes qui se posent, l'organisation, la ponctualitéet beaucoup d'autres.

Plus que tout cela, j’ai eu l’occasion de construire des bonnes relations avecmes

collègues français, ce qui est très importantpour les étudiants étrangers.

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CONCLUSION

Le personnela toujours étéla ressourceprincipale de toute entreprise.

Sous cet aspect, il est important de coordonner la stratégieglobale de l’entreprise aveclesmissions réalisées par sesemployés.

Aujourd’hui, il existe une infinité de moyens qui permettent de gérer le personnel dans les conditions d’un environnement concurrentiel accru. Le rôle dirigeant dans ce processus appartient au Service RH.

Le but de la plupart de mes missions pendant le stage était de créer les moyens pour accommoder et rapprocher les missions des salariés et les intérêts de l’entreprise. On peut donc dire que les moyens tels que la fiche de fonction et l’entretien individuel sont les outils très puissants pour le processus de la gestion du personnel à long terme.

Par le biais de définition des missions de chaque salarié de l’entreprise, en réalisant la fiche de fonction, on peut s'édifier des résultats importants, par exemple, évaluer si les missions de l'employésont importantes ou non en termes généraux, ou c’est possible à se passer sans l’exécution de quelques ses fonctions.Cela permet de surveiller la pertinence de l'entreprise et d'optimiser l'utilisation de la main-d'œuvre.

Dans le même temps, un outil aussi important dans le maintien de la stratégie de la société est l’entretien individuel, qui ne permet pas seulement d'organiser l'échange mutuel entre le responsable et les salariés, mais aussi est un moyen important dans la gestion des ressources humaines.

En se basant sur les résultats de l'entretien, il est possible de déterminer les besoins et les points forts de l'employé, ainsi que définir la façon de tirer le meilleur profit de son travail dans l'entreprise.

Lors de l'application de ces éléments, la stratégie du groupe peut être suivie, et par voie de conséquence, la performance peut être améliorée.

28

BIBLIOGRAPHIE

1. ADBDP. ASSO, http://www.adbdp.asso.fr/ancien/association/publications/transversales-91-pinard.pdf

2. BEBNEFICE-NET,http://www.benefice-net.fr/guide_rh/guide_rh_2009_partie_1.pdf

3. GROUPE EMI, http://www.groupe-emi.fr/

4. INDR, www.indr.lu

5. MANAGER GO! Savoirs & savoir-faire pour cadres et dirigeants pressés,http://www.manager-go.com/organisation-entreprise/

29

FICHE DE FONCTION

7

Nom et Prénom :

Société :

Service :

Responsable Hiérarchique :

1. MISSIONS PRINCIPALES

2. COMPÉTENCES ATTENDUES (expériences)

3. CONNAISSANCES REQUISES (savoirs)

4. OBLIGATIONS (générales et réglementaires)

30

Respect des règles fondamentales (stratégie de groupe / règlement intérieur / liste des respects / consignes spécifiques) Politique qualité

Règles sécurité (EPI)

5. AUTRES SPÉCIFICITÉS

Délégation de pouvoir :

Validité des permis :

Permis B : Poids lourd : CACES :

Autorité Qualité :

Autres :

6. QUALIFICATIONS / FORMATIONS du titulaire

Diplômes :

Formations :

le Salarié Titulaire : le Responsable Hiérarchique :

Date :

Nom + Signature :

31

FICHE DE FONCTION

7

RESPONSABLE DE PRODUCTION

Nom et Prénom : JulieRENAULT

Société : METASEVAL

Service : PRODUCTION

Responsable Hiérarchique : Directeur industriel EMI

1. MISSIONS PRINCIPALES

Piloter la production suivant les besoins exprimés

Gérer le personnel de production (définir les besoins de personnel intérimaire)

Adapter la production suivant la variation des besoins Informer et former des évolutions techniques, qualité, sécurité, environnement

Contribuer à la conception de nouveaux produits / process (retex, capex, faisabilités)

Définir les investissements Piloter les responsables des ateliers

Recenser les besoins en formation

Piloter le processus R4 (indicateurs et gestion objectifs)

2. COMPÉTENCES ATTENDUES (expériences)

5 ans d’expérience comme responsable production Management d’équipe

Culture automobile (gestion flux, qualité…) Connaissance maintenance moyens

Expérience en découpe / emboutissage sur outils à suivre

3. CONNAISSANCES REQUISES (savoirs)

Minimum Bac+2 ou équivalent par expérience

Gestion management des RH

32

4. OBLIGATIONS (générales et réglementaires)

Respect des règles fondamentales (stratégie de groupe / règlement intérieur / liste des respects / consignes spécifiques) Politique qualité

Règles sécurité (EPI)

5. AUTRES SPÉCIFICITÉS

Délégation de pouvoir :

Responsable logistique

Validité des permis :

Permis B : oui Poids lourd : non CACES : non

Autorité Qualité :

Autorité d’arrêt ou d’ajustement de la production sur dérive au niveau qualité

Autres :

Autorité des décisions ou actions sur évènements sécurité directe

6. QUALIFICATIONS / FORMATIONS du titulaire

Diplômes :

Formations :

le Salarié Titulaire : le Responsable Hiérarchique :

Date :

Nom + Signature :

33

ENTRETIEN INDIVIDUEL

Société :

Nom :

Prénom :

Fonction :

Catégorie :

Service :

Date d'embauche :

Date d'entretien :

Evalué par :

Fonction :

34

1 / BILAN SUR L'ACTIVITÉ DE L'ANNÉE ÉCOULÉE

* Faits marquants

1.

2.

3.

Résultats par rapport aux objectifs fixés

Objectif Cible visée Résultats de l’année

Niveau d’atteinte des

objectifs

Analyse, commentaires

(résultats, difficultés, causes)

1.

2.

3.

/ Non atteint, / En cours d'atteinte, / Atteint

* Formations suivies dans l'année

1.

2.

3.

35

2/ ÉVALUATION DES COMPÉTENCES

Compétences

0 /

In

suff

isan

t

1 /

Pass

ab

le

2 /

Sati

sfais

an

t

3/

Exce

llen

t

Commentaires / Remarques

1 - Capacités de base

Connaissance des activités du Groupe EMI

Connaissances spécifiques du métier

Utilisation outils

Méthodes et organisation

Respect des délais impartis

Anticipation

Veille / Remontée d'informations

Total 1

0 / 21

2 - Maitrise du poste (voir missions fiche fonction)

reprise des missions de la fiche de fonction

Total 2

0 / 3

3 - Qualité du travail

Respect des procédures ou modes opératoires

Qualité des travaux réalisés

Esprit d'analyse & de synthèse

Sens des priorités

Autonomie / Efficacité

Total 3 0 0 0 0

0 / 15

4 - Tenue du poste de travail

Rangement

Propreté

Sécurité

Environnement

Total 4

0 / 12

36

Compétences

0 /

In

suff

isan

t

1 /

Pass

ab

le

2 /

Sati

sfais

an

t

3/

Exce

llen

t

Commentaires / Remarques

5 - Comportement

Motivation

Ponctualité

Assiduité

Disponibilité

Dynamisme

Esprit d'initiative

Capacité d'apprentissage

Sens de l'intérêt collectif

Adaptation au changement/ gestion de l'imprévu

Total 5 0 0 0 0

0 / 27

6- Qualités relationnelles

Externe

Collègues

Hiérarchie

Total 6 0 0 0 0

0 / 9

7 - Synthèse

Catégorie Evaluation

En %

Salarié Maxi

1 - Capacités de base 0 21 0,00%

2 - Maitrise du poste 0 3 0,00%

3 - Qualité du travail 0 15 0,00%

4 - Tenue du poste de travail 0 12 0,00%

5 - Comportement 0 27 0,00%

6- Qualités relationnelles 0 9 0,00%

TOTAL 0 87 0,00%

0.00%0.00%0.00%

0.00%0.00%

0.00%

1 - Capacités de base

2 - Maitrise du poste

3 - Qualité du travail

4 - Tenue du poste de travail

5 - Comportement

6- Qualités relationnelles

37

3/ OBJECTIFS POUR L'ANNÉE À VENIR

Descriptions Délais de réalisation

1.

2.

3.

* Formations souhaitées

* Evolution souhaitée

38

4 / CONCLUSION ET SYNTHÈSE

* Commentaire du responsable hiérarchique

Mesure de la satisfaction du salarié 0 1 2 3

Participation aux décisions et Écoute des suggestions

Reconnaissance des bons résultats

Niveau d'information

Satisfaction globale à l'égard de l'entreprise

Total 0 / 12

Total en % 0,00%

* Commentaire du salarié

Date de rédaction du document

Signature du salarié Signature du responsable

* Merci de parapher chaque page

39

Compétences

0 /

In

suff

isan

t

1 /

Pass

ab

le

2 /

Sati

sfais

an

t

3/

Exce

llen

t

Commentaires / Remarques

1 - Capacités de base

Connaissance des activités du Groupe EMI

1

Connaissances spécifiques du métier

3

Utilisation outils 3

Méthodes et organisation 2

Respect des délais impartis 1

Anticipation 1

Veille / Remontée d'informations 3

Total 1 3 2 9

14 / 21

2 - Maitrise du poste (voir missions fiche fonction)

Prendre en charge la gestion de la paie

2

Etablir les déclarations sociales et fiscales

3

Gérer administrativement le personnel

2

Assurer la communication interne 2

Suivre le plan de formation correspondant aux besoins de l’entreprise

1

Total 2 1 6 3

10 / 15

3 - Qualité du travail

Respect des procédures ou modes opératoires

2

Qualité des travaux réalisés 2

Esprit d'analyse & de synthèse 3

Sens des priorités 3

Autonomie / Efficacité 2

Total 3 0 0 6 6

12 / 15

4 - Tenue du poste de travail

Rangement 1

Propreté 1

Sécurité 3

Environnement 1

Total 4 3 0 3

6 / 12

40

Compétences

0 /

In

suff

isan

t

1 /

Pass

ab

le

2 /

Sati

sfais

an

t

3/

Exce

llen

t

Commentaires / Remarques

5 - Comportement

Motivation 0 1

Ponctualité 2

Assiduité 1

Disponibilité 3

Dynamisme 3

Esprit d'initiative 2

Capacité d'apprentissage 2

Sens de l'intérêt collectif 3

Adaptation au changement/ gestion de l'imprévu

3

Total 5 0 2 6

12

20 / 27

6- Qualités relationnelles

Externe 1

Collègues 3

Hiérarchie 3

Total 6 0 1 0 6

7 / 9

7 - Synthèse

Catégorie Evaluation

En %

Salarié Maxi

1 - Capacités de base 14 21 66,67%

2 - Maitrise du poste 10 15 66,67%

3 - Qualité du travail 12 15 80,00%

4 - Tenue du poste de travail 6 12 50,00%

5 - Comportement 20 27 74,07%

6- Qualités relationnelles 7 9 77,78%

TOTAL 69 99 69,70%

66.67%

66.67%

80.00%50.00%74.07%

77.78%

1 - Capacités de base

2 - Maitrise du poste

3 - Qualité du travail

4 - Tenue du poste de travail

5 - Comportement

6- Qualités relationnelles

41

ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Nom :

Prénom :

Fonction :

Entretien réalisé le :

Entretien réalisé par :

Fonction :

________________________________________________________________________________________________________

Préciser dans quel cadre l’entretien a lieu :

Entretien professionnel (au moins tous les deux ans)

Entretien professionnel proposé à l’issue :

D’un congé lié à la parentalité (maternité, parental éducation à temps plein ou temps partiel, soutien familial, adoption)

D’un arrêt longue maladie

42

D’un congé sabbatique

D’une période de mobilité volontaire sécurisée

D’un mandat syndical

1/ EVOLUTIONS PREVISIBLES, A COURT ET MOYEN TERMES, DANS

L’EMPLOI DU SALARIE, DANS LE SERVICE OU DANS L’ENTREPRISE

Evolutions d’organisation, techniques, technologiques, évolution de la charge du service, départs à la retraite,

recrutements à venir, nouveaux marchés …

2/ OBJECTIFS DE PROFESSIONNALISATION DU SALARIE

Besoins de professionnalisation dans le poste

3.

* Echéance(s) envisagée(s) : court, moyen ou long terme

* Atouts et freins pour atteindre les objectifs

43

44

3/ ACTIONS EVOQUEES POUR ATTEINDRE LES OBJECTIFS DE

PROFESSIONNALISATION

Action de formation (interne ou externe), bilan de compétences, VAE, tutorat,....

* Thème(s) / Domaine(s) retenu(s) :

* Délai souhaité (ne cochez qu’une seule case):

☐Urgent ☐Dans l’année ☐Dans les 2 ans ☐A déterminer

*Modalités de réalisation :

*Précisions éventuelles :

4/ BILAN DES DERNIERES ACTIONS REALISEES

Notamment, en vue de l’élaboration de l’état des lieux récapitulatif :

● actions de formation suivies (à l’initiative du salarié ou de l’employeur) ;

● éléments de certification par la formation ou par la VAE,

● progression salariale ou professionnelle

45

5/ ARTICULATION VIE PERSONNELLE / VIE PROFESSIONNELLE

Eventuels aménagements de l’organisation du travail pour prendre en compte des contraintes notamment liées

à la vie familiale

6/ PROPOSITIONS ET SUGGESTIONS FORMULEES PAR LE SALARIE

Signature du salarié Signature du responsable

* Merci de parapher chaque page

Date de remise du document