PRINSIP PEMBAGIAN KERJA.

Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan.

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggungakan prinsip right man in the right palace. Pembagian kerja harus rasional/ objektif bukan emosional subjektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.

Dengan adanya prinsip orang yang tepat di tempat yang tepat (right man in the right palace) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran, dan efisiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelenggaraan kerja. Kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manager yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis). Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.

Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebahai berikut; A Systematic may to gather and analyze information about the content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed. (analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang.

Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi

jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.

Prinsip pembagian kerja.

Bila sebuah usaha berkembang, maka bertambahlah bidang pekerjaan yang harus di tangani. Maka pembagian kerja diantara semua orang yang bekerja sama dalam suatu usaha tersebut menjadi sangat penting. Disamping pembagian kerja antara atasan dan bawahan (orang yang memimpin dan yang dipimpin). Dalam pembagian kerja perlu diperhatikan penempatan orang-orang yang sesuai dengan keahlian, pengalaman, kondisi fisik dan mentalnya. Tujuan pembagian kerja adalah agar dengan usaha yang sama dapat diperoleh hasil kerja yang terbaik. Pembagian kerja dapat membantu pemusatan tujuan, di samping juga merupakan alat terbaik untuk memanfaatkan individu-individu dan kelompok orang sesuai dengan bidang keahliannya masing-masing.

Di dalam sebuah organisasi, pembangian kerja atau tugas pekerjaan adalah keharusan mutlak tanpa itu kemungkinan terjadinya tumpang tindih menjadi amat besar. Pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya akan menghasilkan departemen-departemen dan job desciption dari masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembahagian tugas pekerjaan, ditetapkan sekaligus susunan organisasi (stuktur organisasi), tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan serta wewenang masing-masing unit organisasi. Pembagian tugas saja perlu dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan spesialisasi, tetapi pula dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat pada jabatan yang tepat pula dalam mempermudah pengawasan oleh atasan.

Menurut tohardi (2002) analisis jabatan yang menghasilkan Deskripsi Jabatan

dan Spesifikasi Jabatan dapat memberikan manfaaat berikut:

1. Promosi dan transfer. Informasi dalam analisis jabatan sangat tepat untuk

merencanakan posisi karyawan di masa depan berdasarkan penilaian atas

keterampilan, pengetahuan serta bakatnya.

2. Penambahan organisasi. Jika terdapat kekurangan dalam organisasi, maka

informasi dari analisa jabatan dapat digunakan untuk melakukan pembenahan.

3. Orientasi. Khusus untuk karyawan baru, pengenalan dan penguasaan terhadap

pekerjaan sangat penting agar tidak terjadi kesalahan dalam menjalankan

pekerjaannya.

4. Memperbaiki aliran kerja.

Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap

melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Terdapat

enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah organisasi :

1. Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan

alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau

dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain yang

telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting sekali untuk

menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukannya

2. Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan

yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila

organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru, maka

uraian jabatan tidak perlu dilakukan.

3. Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama yang

baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam

iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang

dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan pandangan terhadap

jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.

4. Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya seringkali

melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang berbeda.

Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama dalam hal

pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh belum jelasnya

pekerjaan masing-masing karyawan.

5. Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan

dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami karena

pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses pada

pekerjaan yang lain.

6. Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan

terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang

dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh. Ketidakjelasan

terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan menyebabkan tidak adanya konsistensi

dalam hal pemberian imbalan gaji.

Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari hasil analisa jabatan dapat disusun deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan (job description and job specification) Job decription.

Pengertian job description

Sebuah descripsi jabatan merupakan satu pertanyaan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan pemengang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan

a. H.Malayu S.P Hasibuan : Informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

b. Robert L. Mathis & John H.jackson : identifikasi tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan.

c. B. Siswanto Sastrohadiwiryo : rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh tentang tugas / kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut di kerjakan.

1. Sebuah kumpulan informasi jabatan yang disususn secara secara sistematis yang diperoleh melalui job analysis yang dapat mengidentifikasi dan menguraikan suatu jabatan atau posisi tertentu.

2. Membuat status setiap jabatan menjadi jelas akan : fungsi dan peranannya. Hasilnya?tanggung jawabnya.

pembuatan descripsi jabatan (job description) yang wajar dilakukan melalui suatu analisis jabatan. Dari analisis jabatan yang dilaksakan tersbut, maka akan dilakukan penelitian terhadap aspek-aspek jabatan melalui pengamatan dan / atau pengisian kuesioner baik secra tertutup maupun secara terbuka (wawancara) – oleh mereka yang menduduki suatu jabatan tertentu. Berdasarkan hasil pengumpulan data ini, kemudian akan dilakukan analisis jabatan yang selanjutnya di tuangkan dalam bentuk diskripsi jabatan.

Sering juga terjadi deskripsi jabatan dibuat terlebih dahulu tanpa melalui analisis jabatan terutam pada perusahaan (atau struktur organisasi) yang baru di bentuk. Dalam hal ini lebih tepat untuk dikatakan sebagai “disesuaikan” menurut kondisi ataupun kenyataan yang terjadi pada saat diimplementasikan.

Didalam menyusun deskripsi jabatan, maka ada 5 konsep dasr yang dijadikan pertimbangan yaitu :

1. Deskripsi jabatan adalah suatu dokumen singkat dari informasi faktual yang merupakan tugas-tugas yang harus dilkukan dan merupakan pertanggungjawaban yang melekat erat pada sebuah jabatan tertentu.

2. Dalam deskripsi jabtan akan teruraikan garis-garis besarlingkup jabtan tersebut dan jabtan lainya dalam organisasi/perusahaan dan prasyarat-prasyarat jabtan.

3. Deskripsi jabtan selalu mendasar pada hakekat pkerjaan daripada individu yang melaksanakannya, dengan demikian orientasi yang termasuk dalam deskripsi jabatan

akan menekan pada aktifitas-aktifitas yang harus dilakukan oleh individu yang memegang jabatan itu.

4. Deskripsi jabatan juga merupakan berbicara mengenai informasi-informasi yang selektif yang diperoleh dari laporan analisis jabtan. Oleh karenanya deskripsi jabatan akan manampilkan pernyataan-pernyataan (statements) yang releven dengan jabtan tersebut.

5. Data yang tercatat dalam deskripsi jabatan akan lebih ditekankan pada hakekat atau sifat dari jabatan yang bersangkutan

Penyusunan deskripsi jabtan merupakan satu kebutuhan yang harus dipenuhi sebuah organisasi. Deskripsi jabatan sering mempunyai efek seperti cermin bagi managemen. Disini managemen dapat mengunakan deskripsi jabtatna tersebut untuk menemukan adanya ketidak seimbangan dalam organisasinya terutama yang menyangkut bidang tugas, wewenang, tanggung jawab dan sebagainya. Beberapa manfaat yang bisa ditarik dalam penyusunan diskripsi jabatan antara lain sebagai berikut : 1. sebagai bahan untuk mengadakan perbandingan antara tugas dan pekerjaan dalam

suatu perusahaan dengan tugas dan pekerjaan pada perusahaan lainya (termasuk sistem kompensasi yang berlaku)

2. sebagai dasar berpijak untuk penentuan sistem kompensasi di dalam perusahaan melalui proses evaluasi jabatan.

3. Sebagai dasar untuk pembentukan performance apparaisal system,penyusunan program-program pengembangan sumber daya manusia, promosi jabatan, rekrutmen, dan sebagainya

4. Membantu seseorang untuk bisa lebih mengerti mengenai tugas wewenang maupun tanggungjawab dari jabatannya. Dalam hal ini juga akan membantu dalam hal memberi bahan orientasi jabatan untuk penjabatan baru.

5. Menjelaskan dan menjernihkan mengenai ruang lingkup jabatan dalam sebuah organisasi sehingga dapat dihindari kemungkinan salah interpretasi, overlapping, dan sebagainya.

Membantu dalam program-program perencanaan dan pengembangan organisasi termasuk diantaranya program-program pelatihan, pengaturan kembali sistem dan prosedur kerja dan lain-lain.Penyusunan diskripsi jabatan akan sangat terkait erat dengan struktur organisasi yang ada di perusahaan. Dengan demikian pembuatan diskripsi jabatan dalam sebuah perusahaan yang belum mendapat “ketenangan” dalam struktur organisasinya adalah sia-sia belaka, karena bersamaan dengan selesainya pembuatan diskripsi jabatan, maka struktur organisasi - serta jabatan-jabatannya - sudah akan berbeda dengan yang dinyatakan dalam deskripsi jabatan tersebut. Halini menunjukkan bahwa penyusunannya diskripsi jabatan juga akan berhubungan dengan masalah waktu (disamping biaya tentunya). Dari segi waktu, biasanya setelah beberapa minggu/bulan waktu harus dikeluarkan untuk penyusunan; maka masih diperlukan pula waktu beberapa minggu/bulan lamanya untuk memeriksa, mengevaluasi dan memperbaiki isi daripada diskripsi jabatan tersebut, sebelum hasil dapat diterima dan diputuskan oleh manajemen untuk diimplementasikan.Kemudian hasil diskripsi jabatan ini masih harus pula dipelihara dan dievaluasi secara kontinyu supaya tetap up-to-date. Penyusunan diskripsi jabatan sebuah perusahaan seharusnya dilaksanakan sendiri oleh para pejabat-pejabat yang duduk dalam struktur organisasi yang ada. Dasar pertimbangan utamanya adalah hanya merekalah yang paling tahu

dan paham mengenai tugas-tugas yang harus dilaksanakan, wewenang maupuntanggung-jawab yang ada, dan sebagainya. Dalam hal ini, bila perusahaan tidak memiliki personil yang ahli (company specialist) untuk melaksanakan penyusunan diskripsi jabatan, maka penyusunannya dapat dilakukan dengan bantuan konsultandari luar secara bersama-sama. Hanya saja di sini proses akan berlangsung jauh lebih lama berhubung konsultan tersebut harus mengenal dan mempelajari terlebih dahulu mengenai sesuatu yang ada dalam organisasi perusahaan (termasuk semua jabatan).Proses penyusunan deskripsi pekerjaan akan diawali dengan kegiatan pengumpulan data baik melalui pengamatan lapangan, kuesioner, wawancara dengan para pemegang jabatan yang ada maupun lewat data sekunder (referensi, studi literatur, dsb). Bahan-bahan yang terkumpul tersebut kemudian harus diolah dan disusun kembali serta diseragamkan untuk setiap jabatan yang sama (dalam hal-hal yang berkaitan dengan pengawasan maupun persyaratan yang bersifat umum). Hasil penyusunan awal yang berupa draft diskripsi jabatan kemudian harus dievaluasi dan didiskusikan kembali dengan individu yang memegang jabatan untuk kemudian diteliti kebenarannya. Berdasarkan evaluasi dan koreksi yang dilaksanakan kemudian disusun “final job description” dan akhirnya bisadiimplementasikan. Diskripsi jabatan bukanlah sesuatu hal yang bersifat konstant(permanen) oleh karena itu tindak lanjut (follow up) berupa evaluasi secarakontinyu tetap diperlukan agar diskripsi jabatan selalu up-to-date.Diskripsi jabatan pada dasarnya menggambarkan tentang bagaimana kenyataan suatu kegiatan/pekerjaan dilakukan. Secara komprehensif diskripsi akan berisi tentang:1. Nama Jabatan : di sini akan disebutkan masa jabatan yang ada dan sesuai dengan struktur organisasi yang telah dirancang dalam proses pembuatan struktur organisasi sebelumnya. Sekaligus di sini akan disebutkan nomor kode dari jabatan tersebut untuk memudahkan dalam proses pendataan nantinya.2. Kedudukan Jabatan : di sini akan disebutkan kedudukan jabatan tersebut dalamstruktur organisasi yang ada, misalkan berada di departemen/bagian/seksi apa. Dari pernyataan ini akan dapat diketahui dengan mudah tingkat/hirarki jabatan tersebut dalam struktur organisasinya.3. Ikhtisar Jabatan : menjelaskan mengenai tujuan umum atau tujuan dasar dari suatu jabatan yang membedakannya dengan jabatan yang lain. Ikhtisar jabatan ini bisa pula dikatakan sebagai kesimpulan (summary) dari tugas-tugas pokok.

4. Tugas-Tugas Pokok : berisikan daftar tugas-tugas yang harus dilaksanakan; meliputi tugas rutin (harian), tugas berkala (periodik mingguan/bulanan), dan tugas insidentil/tambahan yang kejadiannya berlangsung secara random.Tugas-tugas yang dituliskan terutama sekali yang frekuensi kegiatannya cukup sering. Dari daftar tugas ini, maka tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan suatu jabatan dan bagaimana tugas tersebut harus dilaksanakan akan dituliskan serinci mungkin.5. Wewenang : menunjukkan “the right & power” dari suatu jabatan untuk memerintah, memutuskan, menegaskan aturan/prosedur yang harus ditaati, dan sebagainya. Wewenang biasanya akan lebih banyak ditujukan ke mereka yang memiliki kedudukan level/hirarki) yang berada langsung di lini-atas suatu jabatan. Selanjutnya diskripsi jabatan seringkali pula

akan dilengkapi dengan spesifikasi dan kondisi kerja di mana jabatan/kegiatan tersebut akan diselenggarakan secara rutin. Dengan spesifikasi dan kondisi kerja, maka di sini akan diberikan gambaran umum mengenai spesifikasi dan kondisi kerja seperti posisi kerja, pengetahuan dan kecakapan teknis yang diperlukan, kondisi kerja (temperatur, suara, penerangan dan kondisi lingkungan fisik kerja lainnya) dan resiko-resiko kerja yang mungkin dihadapi. Penggambaran tentang spesifikasi maupun kondisi kerja ini prasyarat jabat dan sekaligus pula bisa dimanfaatkan untuk dasar penentuan kompensasi jabatan.

Sebuah Deskripsi Proyek adalah daftar dari apa pekerjaan melibatkan, fungsi non-esensial dan penting, spesifikasi pekerjaan, dan informasi lain yang berlaku yang berkaitan dengan pekerjaan. Ini deskripsi pekerjaan adalah penting untuk membiarkan pelamar mengetahui tentang tugas dan tanggung jawab colligated dengan posisi pekerjaan tertentu. Deskripsi pekerjaan juga memfasilitasi karyawan untuk memahami dengan benar persyaratan dari majikan, tugas dan tanggung jawab terkait dengan pekerjaan, berdedikasi untuk peran spesifik ia sedang disewa serta bertanggung jawab untuk itu.

Uraian tugas memberikan ringkasan fungsi penting dan harapan dari posisi pekerjaan tertentu kepada karyawan potensial. Ini membantu individu untuk memahami pekerjaan dan memperjelas fungsi kerja. Deskripsi pekerjaan menyediakan informasi mengenai peran pekerjaan tertentu dan memungkinkan seorang individu untuk memahami bagaimana ia cocok menjadi sebuah organisasi. Deskripsi pekerjaan juga menggabungkan informasi tentang alat, kondisi kerja, keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan, peralatan yang digunakan, dan hubungan profesional dengan departemen lain.

Deskripsi pekerjaan harus ditulis dengan baik mengadopsi ke format standar sebagai salah tafsir tidak disebabkan untuk kandidat. Oleh karena itu, manajemen organisasi ini memberikan tugas menulis deskripsi pekerjaan kepada sekelompok profesional bersertifikat, sementara konsultasi departemen sumber daya manusia

Sebuah deskripsi pekerjaan ditulis dalam rangka untuk menggambarkan sifat dari posisi tertentu dan apa yang perusahaan mengharapkan dari seorang kandidat. Melalui penjelasan ini, pengusaha dapat mempersempit ke bawah pada kandidat yang mereka cari dengan kualitas tertentu, kualifikasi dan pengalaman. Pada saat yang sama, karyawan juga bisa tahu apa jenis pekerja perusahaan ingin, apa tugas yang harus dilakukan dan sesuai dapat mempersiapkan diri.

Sebuah format deskripsi pekerjaan harus menyertakan divisi yang luas berikut untuk jelas dan berhasil menggambarkan persyaratan pekerjaan:

     Job profil dan Deskripsi: Ini adalah kategori dasar yang akan mencakup gambaran perusahaan, kinerja masa lalu, nama dan makna pos kandidat harus mengajukan permohonan, lokasi kantor, gaji dan lain-lain manfaat Dengan membaca profil pekerjaan, kandidat mendapat ide yang jelas tentang pekerjaan dan dapat memutuskan apakah ini adalah bidang yang tepat dia ingin bekerja di atau tidak     Tugas dan Tanggung Jawab: Dalam kategori ini, kandidat berbagai tugas telah melakukan yang disebutkan. Beberapa tugas harus dilakukan langsung oleh calon dan akan menjadi bagian dari pekerjaan rutin, sementara beberapa akan berada pada level manajerial dan pengawasan. Bidang ini juga akan mencakup tujuan perusahaan dan kondisi kerja

     Keterampilan dan Pengetahuan: Kategori ini menentukan kualitas tertentu dan atribut bahwa perusahaan mencari kandidat dalam untuk tampil baik seperti komunikasi atau keterampilan jaringan, ketrampilan analitis, kejujuran, kemampuan untuk bekerja keras dan menangani stres dll     Pendidikan dan Spesifikasi: Berikut perusahaan menyebutkan kualifikasi pendidikan minimum yang mengharapkan calon untuk memiliki. Ini mungkin mencakup derajat, diploma atau pelatihan dan juga pengalaman masa lalu atau jumlah tahun pengalaman bahwa calon harus memiliki dalam bidang tertentu

Deskripsi pekerjaan adalah salah satu bagian yang paling penting dari dokumen untuk seseorang yang merambah ke bidang kerja baru. Seperti judul menyiratkan sangat baik, deskripsi pekerjaan pada dasarnya menjelaskan secara rinci apa pekerjaan mengharapkan dari Anda. Ini menyatakan tugas utama dan tanggung jawab yang harus dipenuhi dalam program kepemilikan Anda dalam profil tertentu. Poin utama bahwa setiap dokumen deskripsi pekerjaan terutama menekankan pada dapat secara luas dinyatakan sebagai berikut:

     Fungsi umum dan tugas-tugas yang akan dilakukan.     1. Rincian kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan bagi Anda untuk berhak untuk melamar pekerjaan.     2. Kisaran gaji dan metode pembayaran.     3 Deskripsi pekerjaan dapat memberikan ide tentang persis mengapa seseorang akan tertarik ke pekerjaan.     4. Deskripsi pekerjaan juga dapat menimbulkan sebagai peringatan bagi mereka jenis orang yang tidak cocok untuk pekerjaan itu.     5. Setiap deskripsi pekerjaan tidak hanya terbatas pada tugas saat ini tetapi juga tantangan dan tujuan yang diharapkan untuk dipenuhi di masa depan.

     Seperti disebutkan sebelumnya, deskripsi pekerjaan merupakan dokumen tertulis penting. Pentingnya dan tujuan dari deskripsi pekerjaan diberikan di baris berikut:

     1. Mengaktifkan bergerak dari karir di perusahaan atau organisasi.     2. Menghindari perselisihan antara karyawan yang terkait dengan daerah mereka bertugas.     3. Penentuan jumlah pembayaran.     4. Meningkatkan hasil dengan menetapkan tanggung jawab.     5. Membantu oleh juga mendefinisikan perimeter pekerjaan yang pada gilirannya memberikan kontribusi terhadap perkembangan perusahaan.

Sebuah deskripsi pekerjaan sangat penting untuk mendapatkan kandidat yang tepat karena mendefinisikan tanggung jawab yang akan ditugaskan untuk karyawan dan menjelaskan sifat dari pekerjaan. Ini menetapkan ekspektasi yang jelas untuk apa perusahaan mengharapkan dari calon, dimana pemohon juga tahu bagaimana untuk mempersiapkan diri untuk wawancara sesuai dengan job description yang diberikan oleh perusahaan dalam iklan atau website mereka.

Karena alasan di atas, sangat penting bagi perusahaan untuk mempersiapkan dan menyusun deskripsi pekerjaan yang baik. Ini adalah kategori dasar yang harus disebutkan saat menulis deskripsi pekerjaan:

   1.  Ayub profil dan Deskripsi: Kategori ini akan mencakup      1.   Nama perusahaan       2. Sebutan bagi calon yang telah menerapkan       3. Sifat pekerjaan       4. Job type: Penuh waktu atau paruh waktu       5. Lokasi kantor       6. Gaji dan manfaat

     1.`Tugas dan Tanggung Jawab: Di sini kita menyebutkan berbagai peran kandidat harus bermain terkait dengan         1. persyaratan manajerial         2. Pengawas tingkat         3. Setiap perusahaan atau perorangan tujuan         4. kondisi kerja         5. Target yang harus dipenuhi

    1. Keterampilan dan Pengetahuan: Spesifikasi ini membantu kapur majikan keluar jenis atribut yang mereka cari dalam seorang kandidat untuk menjadi sukses dalam pekerjaan ini seperti         1. keterampilan komunikasi         2. jaringan keterampilan         3. kemampuan analitis         4. kerja sama         5. Kemampuan untuk mengatasi stres

     1. Pendidikan dan Spesifikasi: Dalam kategori ini mereka ingin tahu tentang kualifikasi Anda dan pengalaman sebelumnya di bidang tertentu yang mungkin termasuk:     2. SMA Gelar     3. Wisuda dan gelar Master     4. Diploma dan pelatihan kejuruan     5. Jumlah tahun pengalaman

Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga

menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan

sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan

tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta

wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang

satu dengan jabatan yang lainnya.

Job spesifikasi :

Robert L. Mathis &john H. Jackson : menyebutkan pengetahuan , ketermapilan dan kemampuan individu yang diperlukan untuk malakukan pekerjaaan dengan memuaskan.

H malayu S.P. Hasibuan : uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapt melaksanakan suatu jabatan dengan baik dan kompeten.

Edwin B. Flippo : suatu pernyataan atau keterangan tentang syarat-syarat minimum manusia yang layak yang perlu untuk melaksankan suatu jabatan dengan sebaik-baiknya.

Jabatan Spesifikasi jabatan memberikan suatu gambaran mengenai kualifikasi kepribadian yang dituntut dalam suatu jabatan. Spesifikasi jabatan tersebut akan memberi identifikasi dan formulasi secara jelas tentang syarat-syarat jabatan yang dituntut dari seseorang yang nantinya dipromosikan untuk menduduki suatu jabatan tertentu. Prasyarat yang ditentukan seharusnya relevan dengan tugas-tugas pokok maupun spesifikasi/kondisi kerja yang akan dihadapi (baik yang menyangkut kemampuan fisik maupun mentalnya). Berdasarkan ketetapan mengenai prasyarat jabatan ini, maka manajemen akan bisa memiliki acuan dasar untuk melakukan program recruiting maupun training (pelatihan). Spesifikasijabatan harus dibedakan dari analisis jabatan, karena spesifikasi jabatan pada hakekatnya disimpulkan atau didasarkan dari hasil analisis jabatan. Agar suatu jabatan bisa berhasil dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka disusun suatu prasyarat jabatan yang secara spesifik ditetapkan sebagi berikut:

1. Prasyarat Pengetahuan (Knowledge)Meliputi pengetahuan yang dibutuhkan untuk tiap-tiap jabatan seperti pengetahuan teknis, profesional, administrasi/manajemen dan sebagainya.

2. Prasyarat Keterampilan (Skill)Masalah keterampilan (skill) ini sulit untuk diidentifikasikan maupun didefinisikan, keterampilan merupakan bentuk-bentuk perilaku yang penting dalam memberikan identifikasi dan tolok ukur seseorang secara efektif. Ketrampilan dikembangkan dari proses latihan yang teratur, rutin disamping tentunya juga tergantung pada kemampuan mental bawaan dan atribut fisik seseorang.

3. Prasyarat Sikap (Attitude)Prasyarat ini yang paling sulit untuk diukur. Sikap pada hakekatnya merupakan kecenderungan seseorang untuk bertindak yang sangat tergantung pada aspek kognitif, afektif dan psikomotorik. Agar tetap bisa berguna, maka spesifikasi jabatan harus selalu diperiksa - terlebih-lebih akan diterapkan dievaluasi dan dikoreksi kembali apakah spesifikasi / prasyarat suatu jabatan masih memadai (up-to-date) mengingat adanya perubahan/perkembangan yang mungkin terjadi.

Sebuah spesifikasi pekerjaan menggambarkan pengetahuan, keterampilan, pendidikan, pengalaman, dan kemampuan. Spesifikasi sangat penting untuk melakukan pekerjaan tertentu. Spesifikasi pekerjaan dikembangkan dari analisis pekerjaan. Idealnya, juga dikembangkan dari deskripsi pekerjaan rinci, spesifikasi pekerjaan menggambarkan orang yang ingin melamar untuk pekerjaan tertentu.

Sebuah spesifikasi pekerjaan pemotongan dengan cepat dengan kebutuhan anda. sedangkan deskripsi pekerjaan mendefinisikan tugas dan persyaratan pekerjaan karyawan secara rinci. Spesifikasi pekerjaan menyediakan karakteristik rinci, pengetahuan, pendidikan, keterampilan, dan pengalaman yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, dengan gambaran dari persyaratan pekerjaan tertentu.

Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal hal berikut :1. Tingkat pendidikan pekerja.2. Jenis kelamin pekerja.3. Keadaan fisik pekerja.4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.5. Batas umur pekerja.6. Nikah atau belum.7. Minat pekerja.8. Pengalaman pekerja.

Komponen Spesifikasi Pekerjaan1. Pengalaman: Jumlah tahun pengalaman dalam pekerjaan Anda sedang mencari untuk mengisi. Jumlah tahun pengalaman kerja yang dibutuhkan untuk calon yang dipilih. Perhatikan apakah posisi membutuhkan pengalaman semakin lebih kompleks dan bertanggung jawab, dan pengalaman pengawasan atau manajerial.

2. Pendidikan: Negara apa derajat, pelatihan, atau sertifikasi yang diperlukan untuk posisi itu.

3. Diperlukan Keterampilan, Pengetahuan dan Karakteristik: Negara keterampilan, pengetahuan, dan karakteristik pribadi dari individu yang telah berhasil melakukan pekerjaan ini. Atau, menggunakan data analisis pekerjaan untuk menentukan atribut yang Anda butuhkan dari "ideal" calon Anda. Perencanaan Anda merekrut peserta rapat atau email juga bisa membantu menentukan persyaratan untuk spesifikasi pekerjaan.

4. Tingkat Tinggi Tinjauan Persyaratan Kerja: Di bawah sepuluh poin-poin, mengutip komponen kunci dan persyaratan dari pekerjaan Anda mengisi.

Sebuah spesifikasi pekerjaan berguna untuk merekrut karena membantu Anda menulis pekerjaan Anda posting dan materi situs merekrut Anda. Spesifikasi pekerjaan adalah juga berguna untuk distribusi di media sosial, untuk resume skrining, dan untuk pewawancara

Dikembangkan efektif, karyawan deskripsi pekerjaan adalah alat komunikasi yang signifikan dalam keberhasilan organisasi Anda. Deskripsi pekerjaan karyawan yang ditulis dengan buruk, di sisi lain, menambah kebingungan tempat kerja, terluka komunikasi, dan membuat orang merasa seolah-olah mereka tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka.

Karyawan deskripsi pekerjaan ditulis pernyataan yang menggambarkan tugas, tanggung jawab, kualifikasi yang diperlukan, dan hubungan pelaporan pekerjaan tertentu. Karyawan deskripsi pekerjaan didasarkan pada informasi yang obyektif diperoleh melalui analisis pekerjaan, pemahaman tentang kompetensi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan, dan kebutuhan organisasi untuk menghasilkan karya.

Karyawan deskripsi pekerjaan jelas mengidentifikasi dan menguraikan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Deskripsi pekerjaan karyawan juga mencakup informasi tentang kondisi kerja, alat, peralatan yang digunakan, pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan, dan hubungan dengan posisi lain.

Masih belum pasti tentang nilai deskripsi pekerjaan karyawan? Pertimbangkan tips-tips tentang deskripsi pekerjaan karyawan.

1. Positif Tentang Deskripsi Kerja KaryawanKaryawan deskripsi pekerjaan memberikan kesempatan untuk secara jelas mengkomunikasikan arah perusahaan Anda dan mereka memberitahu karyawan mana ia cocok dalam gambaran besar.Deskripsi karyawan apakah Anda seorang bisnis kecil atau besar, multi-situs organisasi, yang ditulis dengan baik pekerjaan akan membantu Anda menyelaraskan arah karyawan. Alignment orang-orang yang mempekerjakan dengan tujuan Anda, visi, dan misi sukses mantra untuk organisasi Anda. Sebagai seorang pemimpin, Anda menjamin interfunctioning dari semua posisi yang berbeda dan peran yang dibutuhkan untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan bagi pelanggan.

2. Karyawan deskripsi kerja yang jelas untuk menetapkan harapan apa yang Anda harapkan dari orang-orang.Menurut Fournies Ferdinand di Mengapa Karyawan Jangan Melakukan Apa Mereka Seharusnya Dilakukan dan Apa yang Harus Dilakukan Tentang Ini, ini adalah tempat pertama untuk melihat jika orang tidak melakukan apa yang Anda ingin mereka lakukan. Dia mengatakan Anda perlu untuk memastikan bahwa mereka memahami dengan jelas ekspektasi Anda. Pemahaman ini dimulai dengan deskripsi pekerjaan karyawan

Contoh spesifikasi pekerja :

I. Nama jabatan : sales costumer serviceDepartemen : pemasaran Lokasi : kantor pusat, jakarta.Pengawas : general manager marketingKode jabatan : NA-101Tanggal : 16 november 2010Disetujui oleh : general manager Ir. Antonius HasaloanDistributor : rumondang simanjuntak

II. Faktor-faktor keahlianPendidikan : diperlukan lulusan diploma 3 semua jurusanPengalaman : tidak diutamakan, karena akan diberikan training dan

pelatihan-pelatihan lainnyaKomunikasi : keahlian dalm berbicara dan berkomunikasi sangat penting

untuk melakukan pekerjaan yang manangani konsumen.

III. Faktor-faktor sumber dayaTuntutan mental : inisiatif, kreatif, supel, dan kecerdasan merupakan hal wajib

karena mereka berhadapan langsung dengan konsumen.

IV. Kondisi kerja : pekerjaan sebagian besar berada dan dilakukan didalam kantor.