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Redefinir las colecciones bibliográficas ante el contexto digital
y los nuevos modelos de biblioteca
Instituto Cervantes de París
19 de mayo de 2019
«Siempre imaginé que el Paraíso sería algún tipo de biblioteca»
Jorge Luis Borges
REDEFINIR LAS COLECCIONES BIBLIOGRÁFICAS ANTE EL CONTEXTO DIGITAL Y LOS NUEVOS MODELOS DE BIBLIOTECA INSTITUTO CERVANTES DE PARÍS
19 de mayo de 2019
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Jornada «Redefinir las colecciones bibliográficas ante el contexto digital y los nuevos modelos de biblioteca» París, 19 de mayo de 2019 Instituto Cervantes de París Comité organizador FRANCISCA SEGURA Jefa de biblioteca del Instituto Cervantes de París
ROCÍO ÁLVAREZ Ayudante de biblioteca del Instituto Cervantes de París Colaboradora ANA ROCA Jefa de biblioteca del Instituto Cervantes de Estambul
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SUMARIO
Origen de la iniciativa
Temática de la jornada
Desarrollo de la jornada
Conferencia introductoria
Primera mesa redonda
Segunda mesa redonda
Ponencias
Conclusiones
Algunas preguntas
Algunas respuestas y recomendaciones
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19 de mayo de 2019
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Esta jornada profesional se celebró en el auditorio del Instituto Cervantes de París el 19 de mayo de
2019. El objetivo fue reflexionar con otras bibliotecas del entorno sobre la necesidad de redefinir
las colecciones bibliográficas ante el contexto digital y los nuevos modelos de biblioteca.
Origen de la iniciativa
La biblioteca del Instituto Cervantes de París es un enclave de primera importancia para la historia
de la presencia cultural española en la ciudad. Heredera de la antigua Biblioteca Española,
inaugurada en 1952, está instalada en un palacete del siglo XIX en la avenida Marceau, actualmente
cerrado por obras de remodelación y acondicionamiento.
Entre las acciones previstas para la reinstalación de la biblioteca, tras la reforma del edificio, una de
las más importantes es la reorientación de su colección, compuesta por más de 70.000 volúmenes,
entre los que se encuentra una colección patrimonial de unos 4000 ejemplares, a los que habría
que sumar unos 35.000 ejemplares de revistas, algunas ya cerradas y de gran valor. Es evidente que
la colección de una biblioteca debe responder a las expectativas del público que la utiliza y a las
necesidades y usos de una sociedad cada vez más tecnológica, pero en el caso de la biblioteca del
Instituto Cervantes de París su colección representa además la historia de la presencia cultural
española en Francia. En este contexto, la reorientación de la colección es probablemente una de las
cuestiones fundamentales a las que se enfrenta en su nueva andadura, ya que supone tomar
decisiones que afectan no solo a una de las colecciones con fondos hispánicos más importantes de
la ciudad, por su cantidad, calidad y diversidad, sino también al patrimonio bibliográfico del
Instituto Cervantes.
París es una ciudad con una red bibliotecaria enorme que no deja de crecer, afrontando los nuevos
retos con propuestas muy interesantes y a la vanguardia en muchos aspectos, y nuestra biblioteca
forma parte de esa red aunque tenga características particulares relacionadas con su
especialización. La visita a las principales bibliotecas extranjeras de la ciudad, a varias bibliotecas
con fondo hispánico y a algunas de las bibliotecas públicas más innovadoras, nos permitió tener una
imagen bastante precisa de este contexto y evidenció la conveniencia de llevar a cabo una reunión
profesional que propiciase una reflexión conjunta sobre la nueva orientación de las colecciones
bibliográficas a partir de sus propias experiencias.
El objetivo de esta reunión fue compartir criterios, reflexiones y puntos de vista que nos
enriquecieran, intercambiando experiencias innovadoras y actuaciones concretas que nos
inspiraran y nos ayudasen a afrontar con éxito el reto de transformar nuestra biblioteca en una
biblioteca del siglo XXI.
Temática de la jornada
El sentido de la colección no es otro que satisfacer las necesidades de sus usuarios en lo
concerniente a educación, información y desarrollo personal. Para conseguirlo, la biblioteca debe
mantenerse al día en relación con los nuevos formatos y las nuevas vías de acceso a la información
y reflexionar acerca de su función como lugar de encuentro e intercambio entre los miembros de la
comunidad en la que se inscribe.
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Desde su origen, la colección ha sido el elemento fundamental de las bibliotecas. Su creación,
organización y mantenimiento, en un espacio físico y tangible, ha sido una de las tareas
fundamentales de los bibliotecarios. Pero en estos momentos de cambio, de tránsito entre lo
analógico y lo digital, en los que los estantes físicos conviven con la nube, las colecciones deben ser
híbridas, concebidas como una suma de recursos tangibles e intangibles en constante movimiento.
Por ello es necesario que las bibliotecas reflexionen con visión de futuro sobre el carácter de las
colecciones, su evolución y adaptación a la nueva realidad, si quieren mantener el interés de los
usuarios y garantizar el acceso igualitario a la información y al conocimiento en la comunidad a la
que sirven.
Uno de los factores que influyen decisivamente en la evolución de la colección es el cambio de
paradigma en el uso del espacio en las bibliotecas. Hasta hace unos años prevalecían los edificios
focalizados en los fondos bibliográficos y los servicios, con buena parte del espacio dedicado a
albergar la colección en libre acceso distribuida en salas a modo de compartimentos estancos. Hoy
los espacios deben centrarse en las personas y organizarse de forma que resulten multifuncionales,
grandes espacios abiertos en los que el usuario puede leer, trabajar, descansar, estudiar, aprender,
crear o socializar, en los que la colección se distribuye articulando diferentes zonas destinadas a
usos diversos, no siempre relacionados directamente con el libro.
Este cambio en la disposición de espacios y colecciones trae aparejado nuevas formas de organizar,
ordenar y presentar los documentos en sus diferentes formatos y soportes, pero además las
colecciones digitales han llegado para quedarse y ocupar el lugar que hasta ahora tenían las
colecciones en papel. Es evidente que los bibliotecarios deben continuar haciendo esfuerzos para
dotar a sus centros de medios que permitan el acceso a todas las manifestaciones del
conocimiento, no solo las más innovadoras, sino también las más tradicionales, pero es cuestión de
tiempo que las colecciones en libre acceso sean sólo uno más de los servicios de la biblioteca. La
decisión sobre qué tipo de documentos deben adquirirse en formato electrónico y cuáles deben
integrar la colección en papel es compleja; también lo es la elección de los que permanecerán en
libre acceso, los que deberían irse al depósito y los que deberán ser descartados.
En este contexto, otro aspecto fundamental es el importante papel que desempeña la digitalización
de las colecciones desde la triple perspectiva de democratizar el conocimiento, difundir la cultura y
preservar los documentos originales. La digitalización del patrimonio bibliográfico y documental
con soporte físico se presenta hoy como la mejor alternativa de difusión de los materiales
originales compatible al mismo tiempo con su conservación. No obstante, la complejidad del
proceso plantea como necesarios servicios especializados, ligados muchas veces a políticas de
digitalización de ámbito nacional, capaces de asumirlos con éxito. El elevado coste de los procesos
de digitalización, tanto en tiempo como en dinero, aconseja llevar a cabo una selección de los
documentos cuyos criterios no tendrán que ver únicamente con la preservación de los ejemplares
físicos valiosos, sino también con su importancia y su representatividad y el interés que puedan
tener para los usuarios. De hecho, cada vez son más las instituciones que recogen los documentos
generados en el desempeño de su actividad en colecciones digitales propias que ponen a
disposición de todos los interesados.
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Desarrollo de la jornada
La jornada, que se organizó en una conferencia introductoria, dos mesas redondas y dos ponencias,
giró fundamentalmente en torno a dos cuestiones: el lugar que ocupan las colecciones digitales y su
hibridación con las colecciones en papel; y el cambio de paradigma en el uso de las bibliotecas, que
han dejado de focalizarse en la colección, como elemento articulador de espacios y servicios, para
centrarse en las personas.
En ella intervinieron los responsables de dos bibliotecas universitarias: del Institut des hautes
études de l'Amérique latine y de la American University of Paris; siete de instituciones culturales:
American Library in Paris, Alliance française Paris, Institut français, Goethe-Institut Lyon, Fondation
Calouste Gulbenkian - Paris, Centre culturel irlandais e Instituto Cervantes; una biblioteca de
investigación: la de UNESCO-IIPE (Paris); y la red de bibliotecas municipales de París (Bibliothèques
de la Ville de Paris). Además, se contó con la presencia de Lluís Agustí, director de la Escola de
Llibreria de la Universitat de Barcelona, y de la arquitecta Lia Kiladis, responsable de la reforma de
dos bibliotecas participantes. El público asistente estuvo formado fundamentalmente por
profesionales provenientes de otras bibliotecas especializadas de París.
Conferencia introductoria
Titulada «Las colecciones de las bibliotecas en periodo de cambio: una reflexión urgente y
necesaria», estuvo a cargo de Lluís Agustí, quien partió de la constatación de los cambios en las
prácticas lectoras y en los modos de acceso a la información. En este nuevo contexto, las bibliotecas
buscan su razón de ser proponiendo nuevos usos y funciones relacionados con el ocio, la creación,
la formación y el desarrollo de las personas.
Perdida su función de elemento medular, las colecciones se replantean teniendo que ser híbridas,
just in time, disponibles en diferentes formatos y canales, y adaptadas a las necesidades reales de
comunidades abiertas de usuarios. Se identifican, además, varias acciones que contribuirán a
mantener el papel central de las bibliotecas y sus colecciones en el acceso a la información:
La colección y los servicios deben ir allí donde se encuentran los lectores: la red.
A partir de los fondos especiales, raros y únicos, debemos crear colecciones digitales enriquecidas.
Bibliotecarios y usuarios, convertidos en prosumidores, deben crear contenidos y constituir comunidades en torno a las colecciones.
Debemos reforzar la cultura de las colecciones en las instituciones, con el establecimiento de políticas de desarrollo de la colección resultado de la reflexión y el consenso, que sirvan como diarios de a bordo en periodos de cambio.
No debemos descuidar la colección analógica frente a la digital; es importante asegurar una política de conservación, con depósitos colectivos a distancia, que evite duplicados y que garantice un acceso rápido.
Debemos introducir nuevos indicadores de uso de la colección que tengan en cuenta la información como proceso, que completen los indicadores actuales que sólo miden el uso de la información como objeto.
Profesionales e instituciones deben trabajar en la defensa del interés público y de la igualdad en el acceso a información de calidad, de acuerdo a su responsabilidad social.
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Primera mesa redonda
Titulada «Reorientación de las colecciones en el contexto digital», estuvo moderada por Francisca
Segura, jefa de biblioteca del Instituto Cervantes de París, y contó con la presencia de profesionales
de instituciones culturales con importantes redes de bibliotecas, que ya se han replanteado o se
están replanteando sus colecciones: Flore Benard, responsable del Servicio cultural – biblioteca de
la Alliance française Paris; Ulrich Fügener, director de información y biblioteca del Goethe-Institut
Lyon; Cristina Gonzalo, jefa del Departamento de Bibliotecas y Documentación del Instituto
Cervantes; Frédéric Jagu, responsable de Mediatecas e Innovación del Institut français; y Guillaume
de la Taille, responsable del servicio de Documentos e Intercambios en el Servicio Central de la red
de bibliotecas municipales de París (bibliothèques de la Ville de Paris).
Flore Benard explicó cómo en los últimos años la biblioteca de la Alliance française Paris, que
atiende anualmente a 8000 estudiantes de francés de todo el mundo, ha potenciado la mediación y
el acompañamiento personalizado de su público, a menudo desorientado por el volumen y
diversidad de las colecciones disponibles, tanto en formato papel como en formato digital. Las
acciones realizadas en este sentido conciernen aspectos tan diversos como la reubicación de
secciones (situar el cine cerca de la entrada, por ejemplo), una señalización muy visual de los
espacios y de los documentos por niveles y tipos (iconos, pictogramas), y un mayor protagonismo
de la colección sobre los aspectos culturales como apoyo al aprendizaje de la lengua. La biblioteca
realiza un expurgo muy regular para ofrecer a los usuarios una colección muy actual y adaptada a
sus necesidades. Aunque no tiene obligación de conservación, la biblioteca de la Alliance conserva
un fondo histórico y único de documentos dedicados a la enseñanza del francés como lengua
extranjera (FLE), esencial para los estudios de investigación sobre la evolución de los métodos
pedagógicos.
Por último, presentó Explore, el portal cultural y pedagógico que ha creado esta institución para
ampliar el trabajo de mediación más allá de la biblioteca física, así como para permitir a los usuarios
acceder de manera autónoma a recursos que han sido seleccionados y organizados por niveles, en
función de sus objetivos y necesidades. Explore incluirá recursos propios y también externos,
gratuitos o no (por ejemplo, ejercicios de gramática de TV5 o suscripción a plataformas de cine con
subtítulos).
Fréderic Jagu comenzó describiendo las mediatecas del Institut français en el mundo que, aunque
muy diversas, tienen en común su orientación al usuario local (estudiantes, francófilos, escuelas,
familias mixtas...). Para ello cuentan con una colección generalista, una sección local y una
biblioteca del aprendiente. Esta última, que tiene su origen en un proyecto de la mediateca del
Institut français de Madrid, identifica aquellos libros, y otros recursos no adaptados, que pueden
ser utilizados por los estudiantes de francés de los diferentes niveles.
En los últimos años, la tendencia es potenciar una colección física muy actual y atractiva centrada
en pocas secciones y teniendo en cuenta las especificades locales (francés lengua extranjera,
literatura, cine, prensa y revistas de actualidad...). El desarrollo de la colección digital, denominada
Culturethèque, se ha realizado no solo como complemento de la colección física, sino también
como un recurso que permite llegar a usuarios distintos y distantes.
En su opinión, el impacto digital ha afectado en tres niveles: sobre el público, cuyas costumbres
cambiantes es necesario conocer; sobre las bibliotecas, cuyos espacios y equipos deben adaptarse;
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y sobre los profesionales: el carácter híbrido de las colecciones exige nuevas competencias
relacionadas con la selección y la curación de contenidos.
Cristina Gonzalo comenzó explicando la complejidad de las colecciones de la red de bibliotecas del
Instituto Cervantes, creado en 1991. Teniendo en común el apoyo a la difusión de la lengua
española y la cultura hispana, cada biblioteca se adapta a las especificidades locales y los hábitos
socioculturales de sus usuarios. Además, una parte importante de las mismas se compone de
traducciones, de obras relacionadas con el hispanismo y de documentos sobre las relaciones entre
España y los países de acogida. Por último, algunas bibliotecas cuyo origen se encuentra en los
antiguos centros culturales de las embajadas españolas, cuentan con colecciones patrimoniales o
de singular interés (por ejemplo, la colección de libros de viajeros a España de la biblioteca de
Londres).
Cristina Gonzalo señaló un desequilibrio entre la colección disponible y el uso de la misma. Sin
embargo, el uso no puede ser un criterio definitivo para el expurgo. El Instituto Cervantes busca
para sus bibliotecas un modelo sostenible con soluciones personalizadas, que fortalezca las
secciones más demandadas, las actualice, adapte y revitalice; que incorpore nuevas secciones
(juegos de mesa, videojuegos...); que reduzca o elimine las menos útiles; y que preserve la
colecciones patrimoniales o únicas. Algunas bibliotecas de la red han intentado reorientar su
colección teniendo en cuenta al público habitual. Entre otros ejemplos citó Tokio y Praga, que han
promovido las traducciones como medio de acercar la cultura hispana al público local; Utrecht, que
ha creado una sección de español en la OBA, la biblioteca pública más importante de Ámsterdam; o
Berlín, que ha buscado reforzar aquellas secciones y servicios poco representados en las bibliotecas
locales con fondos en español.
La digitalización permitirá la conservación y difusión de colecciones singulares, por ejemplo, el
fondo de Alfonso de Sierra Ochoa, arquitecto español del Protectorado, conservado en la biblioteca
de Tetuán, o el fondo Germán Gumpert, integrado por fotos y postales de la ciudad de Tánger de
los primeros años del siglo XX.
En cuanto a la biblioteca electrónica del Instituto Cervantes, su desarrollo puede contribuir a
reducir problemas de espacio, permitir el acceso a público que por diferentes razones no visita las
bibliotecas físicas, desarrollar secciones muy especializadas y servir como base de nuevos servicios,
como el Club virtual de lectura.
Las bibliotecas del Goethe-Institut, como explicó Ulrich Fügener, también han realizado un esfuerzo
de adaptación al nuevo contexto. La biblioteca del centro de Lyon, de la que es el responsable, es
ejemplo de un modelo más sostenible y ecológico, donde la luz natural es importante y donde el
mobiliario y los espacios han sido reorganizados para convertir la biblioteca en un tercer lugar,
agradable, acogedor y que propicie el encuentro entre los usuarios en torno a actividades sobre la
literatura o el cómic. Esta biblioteca tiene la particularidad de compartir espacio con la biblioteca
del centro cultural italiano (Istituto Italiano di Cultura Lione).
Este cambio ha ido de la mano de una intervención importante sobre la colección. En primer lugar,
se ha llevado a cabo el expurgo de un tercio de los documentos, que han pasado de 12.000 a 8000,
incluyendo la eliminación completa de secciones interesantes pero muy especializadas, como el
teatro o el arte contemporáneo, y la reducción de otras como la crítica literaria o las biografías. Se
ofrece una colección actualizada y atractiva de calidad, centrada en la didáctica y aprendizaje de la
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lengua alemana y la literatura actual. Asimismo Ülrich Fügener mencionó, como en el caso del
Instituto Cervantes, la creación de nuevas secciones de videojuegos y juegos de mesa. En cuanto a
la biblioteca virtual, Onleihe, constituye un complemento de la colección física.
Como colofón a esta mesa redonda tuvo lugar la presentación de Guillaume de la Taille, de la red
de bibliotecas públicas de la ciudad de París (Bibliothèques de la Ville de Paris), constituida por
sesenta bibliotecas muy diferentes y una sede central con un equipo de doce personas y una
colección de reserva constituida por 70.000 volúmenes, adonde llegan muchos de los libros
retirados de las demás sedes. Este fondo de reserva sigue siendo de interés, como demuestra que
tenga una tasa de préstamo de 1:1.
Esta red ofrece una colección electrónica de tres años de antigüedad y 14.000 títulos, en la
actualidad cuenta con 3500 usuarios activos, en su mayoría no usuarios de las bibliotecas físicas, y
realiza unos 10.000 préstamos al mes. La expectativa de crecimiento para 2020 es alcanzar los
11.000 usuarios en línea. Esta colección está integrada sobre todo por literatura de ficción, ensayo y
obras para el gran público. Para la gestión de las adquisiciones de la colección electrónica, una
comunidad de lectura formada por profesionales de su red elabora una lista de títulos a partir de la
lectura de libros publicados en papel, sobre la que las bibliotecas de préstamo realizan su selección
final. El problema es que, cada vez más a menudo, muchas novedades aparecen primero en
formato digital, lo que restringe de alguna manera la selección.
Para Guillaume de la Taille, el reto está en explorar las posibilidades de interacción de ambos
públicos, lectores presenciales y lectores virtuales, con ambas colecciones, física y electrónica.
Segunda mesa redonda
La segunda mesa redonda, titulada «Renovación de bibliotecas y reorganización de las colecciones»
estuvo moderada por Ana Roca, jefa de biblioteca del Instituto Cervantes de Estambul, y reunió a
profesionales de bibliotecas especializadas de París que han hecho reformas importantes en sus
edificios o se han trasladado y que, por lo tanto, han tenido que reorganizar sus colecciones: Abigail
Altman, responsable de colecciones de la American Library in Paris; François Merveille, responsable
de la biblioteca del Institut des hautes études de l'Amérique latine; Jorge Sosa, director de la
biblioteca de la American University of Paris, y Asunción Valderrama, responsable de la biblioteca
UNESCO – IIPE (Paris). Además, contó con la presencia de Lia Kiladis, arquitecta encargada de la
reforma de las dos bibliotecas americanas participantes en la mesa redonda, que nos dio su visión
de lo que como profesional supone este tipo de colaboraciones.
Abigail Altman explicó cómo la American Library in Paris, creada en 1920, y la principal biblioteca
privada de préstamo en inglés de Europa, acometió en 2016 una renovación importante en su
edificio de 1000 metros cuadrados. El objetivo era reequilibrar el espacio dedicado a la colección,
integrada por 130.000 ejemplares, y el dedicado a los más de 4000 usuarios de todas las edades
que utilizan la biblioteca para leer, estudiar y participar en sus actividades, ya que se había
detectado la necesidad de contar con más espacios polivalentes para el trabajo individual o en
grupo, a costa de un expurgo importante de libros y de revistas. La reforma brindó igualmente la
oportunidad de revisar la colección digital para garantizar una oferta de interés para los usuarios
durante el cierre de cuatro meses. Los usuarios han respondido muy positivamente después de la
reapertura de la biblioteca.
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La intervención de Jorge Sosa nos permitió conocer cómo la biblioteca de la American University of
Paris, creada en 1962, cuya misión es servir a la comunidad universitaria (profesores, estudiantes,
personal y antiguos alumnos), abordó un proyecto de renovación de sus espacios que finalizó en
2018. Una vez tomada la decisión de permanecer en París, en el 7ème arrondissement, la
sostenibilidad del proyecto pasaba por reducir el espacio dedicado a la colección en favor de los
espacios para el estudio individual y colaborativo, así como espacios de descanso de los estudiantes
(student centered spaces). Este proceso puso en el centro la cuestión del interés de una colección
patrimonial de libros en una pequeña institución universitaria, la necesidad de realizar un expurgo
importante en el que se involucró a la comunidad académica, así como la convenciencia de
disponer de más recursos digitales (libros electrónicos y bases de datos) para responder a las
necesidades de información. Jorge Sosa señaló asimismo la importancia que concedieron, durante
todo este largo proceso, a la comunicación con los diferentes sectores de usuarios para hacer
comprender el nuevo concepto de biblioteca que pretendían implantar.
La siguiente intervención fue la de Lia Kiladis, arquitecta responsable de las reformas de la
American Libray in Paris y de la biblioteca de la American University of Paris. Desde su punto de
vista, el reto más importante en la concepción es la anticipación de unas necesidades espaciales
que puedan responder a unos usos claramente en evolución. Como señaló Lia Kiladis,
contrariamente a las predicciones alarmistas, libros y estanterías no van a desaparecer. Cada vez
más personas utilizan las bibliotecas porque ofrecen tanto espacios tranquilos para la
concentración como espacios en los que encontrarse con personas de intereses comunes, o en los
que participar en eventos de diferente tipo. El uso creciente de las bibliotecas, a pesar de la
reducción de los préstamos, muestra la necesidad de contar con espacios colectivos, focos de
conocimiento, espacios de tranquilidad y catalizadores de interacción social; el silencio, antes
obligatorio en las bibliotecas, se sigue ofreciendo en algunas zonas restringidas. El mobiliario es
esencial para dar flexibilidad a los espacios: la biblioteca se puede convertir en un auditorio, o en
una sala de clase, si dispone de estanterías con ruedas o tabiques móviles.
Según Lia Kiladis, siempre quisieron conservar el aspecto de biblioteca, el ambiente e incluso el olor
de los libros, dejando la tecnología en un segundo plano en la reforma de ambas bibliotecas.
En su opinión también es muy importante que las personas que forman el comité o consejo
encargado de tomar las decisiones visiten otras bibliotecas, para que conozcan diferentes
posibilidades de mobiliario y configuración de espacios. De no ser posible, recomienda que los
encargados del proyecto (bibliotecarios, arquitectos...) hagan presentaciones en PPT de esas
alternativas.
En su intervención, François Merveille describió en primer lugar la biblioteca del Institut des hautes
études de l'Amérique latine, así como el proyecto Grand équipement documentaire (GED) Campus
Condorcet que integrará trece instituciones académicas, entre ellas la suya. Un proyecto de gran
envergadura con todos los retos asociados a la fusión (coordinación de sistemas de gestión de
bibliotecas, gestión de duplicados, expurgo, reorganización de signaturas), y no una mera
yuxtaposición de colecciones y equipos humanos.
Con la creación del que será el primer campus de ciencias sociales en Francia, y quizá de Europa,
todas las bibliotecas integrantes experimentarán un cambio de escala y un cambio importante en la
prestación de servicios como, por ejemplo, el acceso a las instalaciones 24/7 en autoservicio.
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Por su parte, Asunción Valderrama presentó el proyecto de renovación que se llevó a cabo, a partir
de 2016, en la biblioteca de la UNESCO-IIPE (Institut international de planification de l’éducation)
en París, especializada en obras, documentos y revistas sobre las políticas educativas de los países
miembros de este organismo internacional, que incluye una colección única de literatura gris de las
administraciones nacionales. El objetivo principal de la reforma era ofrecer a los usuarios un lugar
de estudio y trabajo que estuviera a la altura de la profesionalidad del servicio y de la calidad de la
colección.
Asunción Valderrama explicó cómo se utilizaron técnicas de experiencia de usuarios (UX) para
conocer sus sugerencias y necesidades, a través de charlas-café, tablones de ideas y sesiones de
puertas abiertas.
La intervención sobre la colección fue importante, con la retirada de documentos en mal estado o
poco atractivos, así como los de las series ya digitalizadas. En resumen, los usuarios tienen a su
disposición menos documentos, pero estos son más útiles.
Asunción Valderrama valoró en particular el asesoramiento de una arquitecta de interiores, cuya
aportación fue fundamental para llevar a buen término el proyecto de conservar y poner en valor
una colección física de gran calidad con unos documentos únicos, así como ofrecer un espacio
atractivo y funcional. En esa transformación, la responsable de la biblioteca UNESCO-IIPE (Paris)
comentó que entre las visitas que realizaron para inspirarse incluyeron espacios de co-working.
Curiosamente, al final de ese proceso, en lugar de centro de documentación pasó a llamarse
biblioteca, denominación que el usuario comprende mejor.
Ponencias
La Fondation Calouste Gulbenkian - Paris y el Centre culturel irlandais han llevado adelante
proyectos de digitalización de su colección de libro antiguo y de las grabaciones audiovisuales
generadas por la propia institución, que fueron presentados en la última parte de la jornada.
La primera ponencia de la tarde estuvo a cargo de Ana Paula Jorge, responsable del fondo antiguo,
e Isabel de Barros, responsable del fondo audiovisual, ambas de la biblioteca de la Fondation
Calouste Gulbenkian – Paris.
En primer lugar presentaron el proyecto de digitalización y acceso en línea de la colección de libros
antiguos con valor histórico y patrimonial de su biblioteca. El objetivo del proyecto es difundir esta
colección integrándola en plataformas digitales colaborativas nacionales e internacionales para
llegar a un público mayor. En la primera fase del proceso, que comenzó en 2013, no había unos
criterios claros que determinasen qué documentos de la colección debían ser digitalizados;
posteriormente, se hizo evidente que era imprescindible tener en cuenta las necesidades de los
usuarios a la hora de tomar esa decisión, así como identificar aquellos documentos de su colección
patrimonial que ya hubiesen sido digitalizados por otras bibliotecas, facilitando la posibilidad de ser
incluidos en el catálogo de su propia colección digital.
Las obras que han sido digitalizadas a texto completo por la fundación están disponibles a través
del catálogo en línea de su biblioteca. En otros casos los registros bibliográficos enlazan con el texto
digitalizado de esas obras, disponible en colecciones externas, como las bibliotecas de conservación
portuguesas con las que han establecido protocolos de acceso abierto. También hay documentos
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en los que el enlace se hace al texto completo disponible en colecciones de acceso público, como
Google-Books.
Además, la biblioteca ha desarrollado un proyecto de digitalización del fondo sonoro de la
fundación en París, resultado de la grabación de las conferencias que se llevan a cabo como parte
de su programa de actividades culturales. Estas grabaciones están a disposición del público a través
de una plataforma de distribución de audio en línea, accesible desde el catálogo de la biblioteca
cuando la fundación tiene los derechos sobre el documento digitalizado, o a través de una intranet
consultable en la propia biblioteca cuando no los tiene.
Entre las líneas de desarrollo futuro de estos proyectos destaca el establecimiento de protocolos de
colaboración con otras instituciones, especialmente para la digitalización bibliográfica, cuyo
objetivo es optimizar al máximo los recursos técnicos, humanos y económicos necesarios para
llevarla a cabo.
En la última ponencia de la jornada, Carole Jacquet presentó el programa de digitalización de la
biblioteca del Centre culturel irlandais, que incluye las tres colecciones: la biblioteca patrimonial, los
archivos históricos y la mediateca.
En lo que se refiere a la biblioteca patrimonial, los criterios a la hora de seleccionar las obras para su
digitalización tienen en cuenta no sólo la conservación sino también la difusión, ya que uno de los
objetivos del programa de digitalización es dar a conocer la labor de los investigadores que visitan
el centro, a través de exposiciones virtuales en torno a las obras sobre las que trabajan. Por otro
lado, la digitalización reduce la necesidad de recursos humanos, evitando el acompañamiento del
personal de la biblioteca en el momento de la consulta, como ocurre con los documentos en papel,
y permite que los usuarios puedan acceder a la documentación en cualquier momento y no con cita
previa.
Otro aspecto interesante del programa de digitalización que se presentó es la participación de la
biblioteca en catálogos colectivos como el de la Bibliothèque nationale de France, con la que
mantiene un acuerdo de cooperación en el marco de Gallica, que incluye el apoyo financiero.
En cuanto a la mediateca, la oferta electrónica incorpora una colección audiovisual, consultable en
sala, y los archivos sonoros producto de la grabación en formato audio de las actividades que tienen
lugar en el centro. La digitalización de estas actividades permite dar servicio y atraer a un público
nuevo que no utiliza otros servicios bibliotecarios. Además, la biblioteca colabora como difusora de
las actividades del centro y proyecta una imagen de modernidad.
CONCLUSIONES
Algunas preguntas...
Durante la preparación de la jornada identificamos una serie de preguntas sobre las que reflexionar
y a las que buscar respuestas de manera compartida:
1. ¿Cuáles son las razones para reorientar la colección? ¿Puede responder la reorientación a un cambio de visión, modelo o tipología de la biblioteca?
2. ¿Debemos abordar este proceso más allá de situaciones de falta de espacio, remodelación o traslado a nuevas instalaciones?
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3. ¿Qué importancia tiene el uso a la hora de tomar decisiones sobre la colección?
4. ¿Cómo evaluar ese uso? ¿Son suficientes las estadísticas de préstamo y consulta, el número de sesiones, visualizaciones o descargas?
5. ¿Cómo podemos conocer las necesidades de los usuarios: estudios de experiencias de usuarios (UX) como encuestas, entrevistas, observación del uso de la colección en las estanterías (browsing)?
6. ¿Cómo involucrar a los usuarios en los procesos de reorientación de las colecciones y de remodelación de los espacios
7. ¿Qué importancia tiene el expurgo cómo herramienta de gestión de la colección?
8. ¿Qué factores habría que tener en cuenta a la hora de establecer los criterios y la periodicidad de la política de expurgo
9. ¿Cuál es la relación entre la colección física y la colección digital? ¿Se complementan? ¿Se refuerzan
10. ¿Cómo se ponen en conexión ambas colecciones a la hora de hacer la selección para adquirir nuevos títulos o de hacer expurgo? ¿Lleva a cabo la selección y catalogación el mismo equipo profesional o se gestionan separadamente?
11. ¿De qué manera hacemos comprensible a los usuarios la composición de una colección híbrida?
12. ¿Cómo hacer visible la colección digital en el espacio físico, dedicándole un espacio propio o presentándola junto a la colección física?
13. ¿Cómo podemos utilizar pantallas y dispositivos móviles para difundir tanto la colección física como la colección digital
14. ¿Estamos obligando al usuario a renunciar a la colección física o, por el contrario, lo estamos acompañando en su transición hacia nuevas formas de lectura?
15. ¿Cuáles podrían ser las consecuencias si se fomenta el uso de la colección digital en detrimento de la colección en papel? ¿Podría entender el usuario que la colección en papel no está actualizada y dejar de usarla? ¿Corremos el riesgo de estar propiciando que algunos usuarios dejen de interesarse incluso por la propia biblioteca y sus otros servicios y actividades?
16. ¿De qué manera la digitalización de colecciones puede generar nuevos productos, nuevos servicios e incluso una nueva forma de relacionarse con el ciudadano?
17. ¿Cómo dinamizar una colección digital?
18. ¿Qué soluciones de almacenaje existen para los fondos físicos que se retiran pero no se descartan: almacenes propios, almacenes compartidos, depósito en otras instituciones?
19. ¿Es factible el acceso de los usuarios a los depósitos o almacenes? ¿Qué condiciones deberían reunir para ello?
20. ¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes de la biblioteca en modo autoservicio? ¿Qué implicaciones tiene desde el punto de vista de la colección?
21. En ese caso ¿qué soluciones tecnológicas podrían proporcionar una asistencia similar a la que facilita el bibliotecario
22. ¿Cuáles son las competencias profesionales necesarias en relación con las colecciones híbridas?
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Algunas respuestas y recomendaciones...
El intercambio de experiencias a lo largo de las diferentes intervenciones, y la interacción con el
público, nos permitió recabar algunas pistas de reflexión muy interesantes y no pocas
recomendaciones:
1. El objetivo de la reorientación es disponer de colecciones de calidad, pertinentes, que respondan a las expectativas y necesidades de los usuarios, no únicamente una estrategia para disminuir su volumen y conseguir más espacio.
2. La pertinencia debe ser también un requisito fundamental para la colección digital: aunque los documentos digitales no ocupan espacio, una colección digital con documentos no pertinentes revierte en contra de la calidad de la colección.
3. La evaluación del uso de la colección debe incorporar nuevos indicadores que midan la información como proceso y completen los indicadores actuales, que fundamentalmente miden el uso de la información como objeto.
4. El uso depende de muchos factores, entre ellos la visibilidad y la difusión, por lo que no se puede considerar como el único criterio para determinar la composición de la colección.
5. El estudio y la lectura no es la única finalidad de la colección, también debe entenderse como un recurso para el ocio, la creación, la inspiración y el encuentro.
6. Hay casos en que las bibliotecas deben alinearse con los objetivos o misiones de las instituciones de las que dependen y tenerlos en cuenta a la hora de seleccionar los documentos de su colección.
7. La selección negativa, o expurgo, no es un objetivo en sí mismo sino una herramienta para mantener vivas las colecciones.
8. Menos colección, mayor visibilidad, más uso: aunque el objetivo principal del descarte es optimizar la calidad de la colección, retirar materiales de las estanterías repletas también es importante, ya que las hace más accesibles y atractivas.
9. Hay que hacer expurgo sin miedo y periódicamente para mantener la actualización y la pertinencia de la colección. Si se constata que un documento expurgado debería haber sido conservado se puede volver a adquirir, como ocurre con los libros que se extravían.
10. El libro electrónico no ha desplazado de momento al libro en papel; sin embargo, el incremento de contenidos digitales en la colección está propiciando la aparición del usuario virtual, un nuevo tipo de usuario, cada vez más significativo, que sólo usa la biblioteca digital.
11. Esto podría suponer un cambio de perspectiva: la colección digital llegaría a ser considerada como la colección nuclear, accesible a cualquier usuario, y la colección física como la complementaria.
12. Es necesario revisar periódicamente los objetivos de la biblioteca electrónica y diseñar estrategias para adaptar la oferta de las colecciones digitales a las necesidades y preferencias de los usuarios.
13. El concepto de colección se ha ampliado: la colección es todo aquello que la biblioteca puede servir, tanto lo que tiene como los recursos a los que puede acceder.
14. En este contexto, el criterio de selección de la colección debería atender al modelo just in time que incorpora los documentos cuando se necesitan. La colección se convierte así en
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ilimitada, frente al modelo tradicional just in case que concibe la colección como exhaustiva pero limitada.
15. La curación de contenidos digitales se convierte en una de las funciones esenciales de la biblioteca, que selecciona diferentes recursos en acceso abierto (recursos de Internet, colecciones de otras bibliotecas) para el enriquecimiento de su propia colección.
16. Es interesante desarrollar herramientas y espacios digitales que integren estos recursos propios y externos mediante portales, plataformas, catálogos
17. La biblioteca también puede seleccionar o recomendar programas y aplicaciones, gratuitos o no, relacionados con la lectura, el conocimiento, la comunicación y la información.
18. La colección física en libre acceso es muy valorada por el usuario a causa de la serendipia, razón por la cual es importante integrar la colección digital en esta dinámica y convertir las estanterías en espacios híbridos en los que convivan lo analógico y lo digital.
19. La digitalización es fundamental para preservar y difundir colecciones valiosas, así como la actividad cultural de una institución, haciéndola vivir en el tiempo. Requiere planificación, formación y recursos.
20. La digitalización de las actividades de la institución (conferencias, encuentros...) fortalece el papel de la biblioteca en el seno de la misma.
21. Además, la creación y difusión de estos productos permite alcanzar a nuevos públicos, interesados en las actividades de la institución, que hasta entonces no habían utilizado los servicios de la biblioteca.
22. En Internet existen publicaciones en línea, especializadas y de calidad, cuya disponibilidad en el tiempo no está garantizada, por cambios de política editorial o desapariciones; esto supone un problema para la continuidad de las colecciones
23. Es importante garantizar una política de conservación de la colección analógica.
24. El miedo a deshacernos de colección lleva a buscar soluciones como depósitos propios o colectivos, que eviten duplicados y aseguren un acceso rápido. Pero hay que estudiar el coste económico de ese almacenaje y evaluar si compensa.
25. Es interesante estudiar las posibilidades de establecer una política de adquisición coordinada con otras bibliotecas del entorno.
26. Las empresas de mudanzas no siempre están familiarizadas con la complejidad del traslado de una colección bibliográfica; es importante poder contar con personal de apoyo especializado.
27. Debemos reforzar la cultura de las colecciones en las instituciones, con el establecimiento de políticas de desarrollo de la colección resultado de la reflexión y el consenso, que sirvan como diarios de a bordo en periodos de cambio
28. Es importante que las políticas de desarrollo de la colección establezcan: público objetivo; criterios de selección; secciones y materias prioritarias; soportes y formatos; modelos de adquisición; protocolos de acceso abierto a colecciones públicas; digitalización; conservación...; tanto para la colección física como para la digital, así como la relación que se establece entre ellas a la hora de gestionarlas.
29. Es fundamental que esta política se revise y actualice regularmente
30. La tendencia actual es disponer de más espacio y más flexible para los lectores y menos para la colección.
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31. No obstante, la presencia de los libros sigue siendo importante para la creación de un ambiente de biblioteca: modifica la experiencia de la lectura, favorece el estudio y es esencial para crear una atmósfera de trabajo. También es valorada como marco para acoger actividades culturales.
32. Es fundamental contar con un arquitecto de interiores en el proceso de remodelación de los espacios.
33. Es recomendable que el bibliotecario se ponga en el lugar del usuario, que visite bibliotecas desconocidas e identifique buenas y malas prácticas.
34. Los espacios no bibliotecarios, como librerías y espacios de co-working, ofrecen ejemplos muy interesantes
35. Es conveniente también que el comité o consejo encargado de tomar las decisiones visite otras bibliotecas, para que conozca diferentes posibilidades en cuanto a mobiliario, espacios, usos...
36. De manera alternativa o complementaria a estas visitas, es recomendable hacer presentaciones con ejemplos para explicar el proyecto y sus posibilidades, tanto al comité como al equipo de la biblioteca o a otros colegas
37. La elección del mobiliario es importante para garantizar que los espacios sean abiertos, flexibles y versátiles. Así, la biblioteca se puede convertir en un auditorio o en una sala de clase si dispone del mobiliario adecuado, como estanterías con ruedas o tabiques móviles.
38. Actualmente se tiende a sustituir el mostrador de recepción tradicional en la entrada por puntos de información y atención al público distribuidos por los diferentes espacios.
39. Hay que facilitar la autonomía del usuario con un sistema de señalética muy visual que le ayude a orientarse, basado en imágenes, iconos y pictogramas.
40. Las librerías, museos e incluso empresas pueden ser fuentes de inspiración para innovar en el desarrollo de estrategias de señalización.
41. El usuario debe comprender fácilmente lo que la biblioteca le ofrece y lo que se puede hacer en ella: documentos digitales, documentos físicos, equipos disponibles, lugares acondicionados para el encuentro, para el trabajo, para la lectura
42. El Model Programm for Public Libraries, de la Danish Agency for Culture, destaca las posibilidades del propio espacio y la disposición del mobiliario y de la colección para despertar la curiosidad de los usuarios, guiarlos mediante rutas temáticas, fomentar la exploración y el descubrimiento de la colección.
43. El autopréstamo fomenta un mayor grado de autonomía del usuario, favorece que las bibliotecas puedan ofrecer servicio 24/7 y descarga al personal bibliotecario de tareas mecánicas en beneficio de la mediación.
44. El uso de sistemas integrados de gestión inteligente de edificios permite implementar la biblioteca en modo autoservicio, aumentando las posibilidades de acceso.
45. Las bibliotecas deben impulsar la formación de comunidades en torno a las colecciones, en las que bibliotecarios y usuarios crean contenidos y se convierten en prosumidores.
46. Se refuerza el papel del bibliotecario como mediador y de la biblioteca como espacio de apropiación y experimentación con las nuevas tecnologías.
47. La defensa del interés público y de la igualdad en el acceso a la información de calidad debe seguir siendo la prioridad para profesionales e instituciones.
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Como hemos visto durante toda la jornada, las bibliotecas asisten a una profunda transformación
de sus colecciones, un cambio de perspectiva que plantea numerosos retos identificados a lo largo
de la reunión, en la que hemos intercambiado experiencias, dado respuesta a problemas concretos,
y planteado cuestiones sobre las que tendremos que seguir reflexionando.
Es un debate inagotable, reflejo de la continua adaptación de las bibliotecas en su vocación de
servicio a una sociedad en constante evolución. Esto es lo que hace nuestro trabajo apasionante.
Esperamos tener la ocasión de compartirlo de nuevo en el futuro.
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