EFICACITATEA CONTROLULUI

INVENTARIEREA CA MODALITATE PRINCIPALA DE CONTROL FAPTIC

Controlul este actiunea de stabilire a exactitatii operatiunilor materiale, care

se efectueaza anticipat executarii acestora, concomitent sau la scurt interval de la

desfasurarea operatiunilor. Controlul consta in a verifica daca totul a fost efectuat in

conformitate cu programul fixat, dupa ordinele date si principiile stabilite.De

asemenea, poate fi considerata o actiune de control, supravegherea sistematica si

continua a unei activitati.

Controlul financiar- componenta a controlului economic- are ca obiectivitate

cunoasterea de catre stat a modului cum sunt administrate mijloacele materiale si

financiare, de catre societatile comerciale, publice, modul de realizare si cheltuire a

banului public, urmareste asigurarea si consolidarea echilibrului financiar, asigurarea

eficientei economico-financiare, dezvoltarea economiei nationale.

Instrument al politicii financiare a statului, controlul financiar reperezinta un mijloc de

prevenire a faptelor ilegale, de identificare a deficientelor si de stabilire a masurilor

necesare pentru restabilirea legalitatii.

Prin modul de organizare si exercitare, precum si prin modul si obiectivele ce le

urmareste, controlul financiar indeplineste unele functii si anume: functia de evaluare,

preventive, de documentare recuperatorie si o functie pedagogica.

1. Functia de evaluare.

Cuprinde acte si operatiuni de estimare a situatie de facto, comparative cu cea de juro,

realizarile obtinute in raport cu obiectivele si scopurile prestabilite. De asemenea, prin

intermediul acestei functii, pe langa constatarea starii reale, se efectueaza si o apreciere a

performantelor unei actiuni economice, precum si a unor entitati organizate ca persoane

juridice.

2. Functia preventiva.

Consta intr-o serie de masuri luate de catre organele de control, in vederea evitarii si

eliminarii unor fraude, inainte de a se produce efectele negative ale acestora, prin

identificarea si anularea cauzelor care le genereaza sau favorizeaza. Prin aceasta actiune,

controlul are sarcina de a opri actele si operatiunilor care nu sunt legale, in faza de

angajare a societatii comerciale de Consiliul de Administratie al acesteia. In aceste sens,

actiunea preventiva se manifesta inaintea emiterii actelor sau efectuarii operatiunilor,

astfel incat sa se printampine eventualele prejudicii. Prin intermediul acestei functii, pe

langa legalitatea actelor si operatiunilor se mai urmareste oportunitatea, necesitatea si

economicitatea acestora.

3.Functia de documentare. Permite cunoasterea proceselor care au loc in activitatea economica, a rezultatelor

activitatii din structurile economice, relevarea fraudelor si depistarea cauzelor acestora,

precum si identificarea actiunilor eficiente pentru a fi generalizate. Astfel, controlul

participa nemijlocit la actul de conducere, furnizand date si informatii pentru

fundamentarea deciziilor economico-financiare.

4. Functia recuperatorie.

Evidentiaza un aspect foarte important al controlului financiar, deoarece ea nu se

limiteaza la prevenirea si aprecierea starii de fapt, dar actioneaza si pentru descoperirea si

recuperarea pagubelor, precum si pentru stabilirea, conform legii,a raspunderii juridice.

Pentru recuperarea prejudiciilor constatate, organele de control au obligatia de a stabili

forma procedurala prin care urmeaza sa se faca recuperarea, pentru stabilirea integritatii

avutuluipublic.

Formele procedurale legale de recuperare sunt: recuperarea pe cale executarii silite,

recuperarea pe calea raspunderii materiale reglementata de legislatia muncii, precum si

recuperarea pe calea actiunii civile in justitie.

5. Functia pedagogica.

Permite actiuni de educare a celor care au drepturi si obligatii in formarea si utilizarea

fondurilor publice. Controlul, prin rezultatele sale, contribuie la formarea deontologiei

profesionale, indeosebi a celor implicate in administrarea fondurilor publice. La randul

lor, persoanele care alcatuiesc corpul de control, prin nivelul de pregatire si atitudine

civica, trebuie sa reprezinte un model de comportament correct dar si intransigent.

Aceasta functie se realizeaza si in combaterea manifestarilor ilegale, prin depistarea si

sanctionarea lor cu fermitate. Publicitatea realizata in jurul acestor cazuri va contribui si

va favoriza indeplinirea corecta, in deplina legalitate a atributiunilor de serviciu.

Exercitatea intr-un spirit de obiectivitate si legalitate a controlului, este in masura sa

asigure relatii corecte si civilizate intre controlor si controlat.

Formele controlului financiar

Controlul financiar are sarcina de a preveni angajarea de cheltuieli fara o justificare

economica, de a asigura profit sporit in folosirea resurselor materiale, financiare si de

munca.

Controlul financiar se realizeaza prin anumite forme care se imbina, se completeaza

reciproc si alcatuiesc impreuna sistemul integrat, general si cu caracter unitar asupra

tuturor domeniilor si sectoarelor de activitate economico-sociala. Imbinarea stransa,

unitara, a diferitelor forme de control asigura desfasurarea intregii activitati financiare in

conformitate cu directivele stabilite, facandu-se posibila delimitarea fiecarei form,

precum si stabilirea organelor care il executa.

Un prim criteriu de delimitare a formelor este dupa momentul in care se efectueaza, si

anume: controlul financiar preventive concomitant si controlul financiar ulterior.

Controlul preventiv. - Este un control specializat, care implica verificarea si analiza

activitatii economice si financiare sub aspectul legalitatii, oportunitatii, necesitatii actelor

si operatiunilor, a utilizarii cu eficienta a fondurilor materiale si banesti precum si pentru

asigurareaintegritatiiacestora.

Prin acest control se urmareste sa se previna inregistrarea fenomenelor negative si

disfunctionalitatea in economie prin incalcarea dispozitiilor legale. De aceea acest control

trebuie sa actioneze in vederea perfectionarii activitatii tehnologice si tehnico-economice,

ca un factor primordial al cresterii eficientei.El se realizeaza la toate nivelele, contribuind

la mentinerea ordinii si disciplinei, la respectarea legalitatii, a principiilor liberei initiative

si loialitati. Controlul financiar preventiv se exercita de catre conducatorul

compartimentuluifinanciar-contabil.

Se supun controlului financiar preventive documentele si operatiunile ce se refera la

drepturi si obligatii patrimoniale ale unitatii in faza de angajare si de plata in raport cu

alte personae juridice si fizice.

Documentele ce contin operatiuni supuse contolului financiar preventiv si circuitul

acestora se stabilesc de conducerile ministerelor, ale altor organe centrale de stat,

prefecturilor, si regiilor autonome in functie de specificul activitatii financiare.

Organizarea controlului financiar preventiv intr-o unitate are foarte mare importanta

pentru eviatrea partilor duble sau chiar triple, cu mijloace de plata diferite folosite

concomitent, numerar, cec. In vederea exercitarii corecte a acestui control, seful

compartimentului financiar –contabil din fiecare unitate va elabora un grafic al circuitul

documentelor ce contin operatiunile supuse controlului, care va cuprinde si

responsabilitatea sefilor compartimentelor de specialitate imputerniciti sa semneze

documentele respective, care raspund de realitatea si exactitatea datelor si legalitatea

operatiunilor consemnate, prezentarea lor in termenul lor legal prevazut in grafic,

conform instructiunilor in vederea efectuarii platilor si corecta lor intocmire.

Agentii economici si institutiile publice isi organizeaza un control financiar propriu,

pornind de la necesitatea obiectiva a acestuia, de la calitatea lui de functie de conducere,

urmarind astfel realizarea in bune conditii a intereselor proprii in ce priveste gestionarea

patrimoniului public sau privat, precum si realizarea cerintelor impuse de legile si

normele cu caracter financiar si fiscal.

Regiile autonome, societatile comerciale, asociatiile si alte personae juridice cu activitati

economico – sociale isi organizeaza controlul financiar propriu – preventive si ulterior.

Obiectul controlului financiar preventiv consta in verificarea sistematica a proiectelor de

operatiuni, care, potrivit legii, nu pot fi executate fara fara viza de conrol financiar

preventiv, din punct de vedere al legalitatii, regularitatii si incadrarii in limitele

angajamentelor bugetare stabilite. Se supun controlului financiar preventiv documentele

ce contin operatii care se refera la drepturile si obligatiile patrimoniale ale unitatii, in faza

de angajare si de plata, in raporturile cu late persoane juridice si fizice.

In mod obligatoriu sunt supuse vezei controlului financiar preventiv:

incheierea contractelor cu partenerii interni si externi;

incasarile si platile in lei si valuta de orice natura, efectuate in numerar si prin

operatiuni bancare, cu persoane fizice si juridice;

trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea

profitului sau a capitalului social;

gajarea, inchirierea sau concesionarea bunurilor subunitatilor sau unitatilor

componente;

deschiderile de credite bugetare, repartizarile de credite bugetare la institutiile din

subordine si alimentarile cu sume din alocatii bugetare pentru finantarea

cheltuielilor de capital;

propunerile de suplimentare a unor venituri prevazute a fi suportate pe seama

alocatiilor bugetare;

modificarea repartizarii pe trimester a veniturilor si cheltuielilor bugetare;

virarile de credite bugetare in cadrul capitolelor de cheltuieli.

In functie de specificul activitatii si structurii organizatorice a unitatii controlului

financiar preventiv se poate extinde si asupra altor operatii economice si financiare.

Controlul financiar preventiv se organizeaza de catre conducatorii unitatilor

( ordonatori de credite sau directori) si se exercita de catre seful compartimentului

financiar – contabil sau de catre imputernicitul acestuia prin aplicarea vizei de control

financiar preventiv pe documentele in cauza.

Documentele care contin operatiuni supuse controlului finaciar preventiv, insotite si

de alte acte justificative, se prezinta la viza semnate de seful compartimentului de

specialitate in care s-au intocmit si, dupa caz, de seful compartimentului juridic care

raspunde de realitatea, exactitatea datelor si legalitatea operatiunilor consemnate in

ele.

Seful compartimentului financiar – contabil sau persoana imputernicita cu acordarea

vizei de control financiar preventive raspund de legalitatea, regularitatea, incadrarea

in angajamentele bugetare aprobate, precum si in cazul unitatilor economice de

eficienta operatiunilor cuprinse in documentele avizate.aceasta, insa, nu exonereaza

de raspundere pe sefii compartimentelor de specialitate tehnica, economica, juridical,

in cazul in care acestia au prezentat la viza documente care contineau operatiuni ce nu

indeplineau conditiile aratate.

In situatia in care persoana care trebuie sa acorde viza de control financiar preventive

constata ca nu sunt intrunite conditiile pentru acordarea acesteia, are obligatia de a

refuza acordarea vizei, documentele in cauza nu se inregistreaza in evidenta contabila,

iar operatiunile nu se vor executa.

Conducatorul unitatii are insa dreptul sa dispuna, pe propria raspundere, executarea

operatiunilor in cauza, viza de control financiar preventiv neavand un caracter

blocant. In aceasta situatie seful compartimentului financiar – contabil va informa in

scris atat Consiliul de Administratie al unitatii, cat si Directia Generala a Controlului

Financiar Fiscal a judetului care, dupa caz, vor dipsune masurile necesare potrivit

competentelor.

Controlul concomitent.

Se exercita in timpul desfasurarii proceselor economice si financiare, simultan cu

efectuarea actelor si operatiunilor legate de aceste activitati, cu scopul de a interveni

pentru corectarea sau diminuarea, eliminarea deficientelor si ilegalitatilor. Prin acest

control se urmareste cunoasterea operativa a modului in care se indeplinesc sarcinile si se

gestioneazapatrimoniul.

Acest control se exercita sistematic pentru asigurarea desfasurarii proceselor economico-

financiare la parametrii eficienti si este efectuat din interiorul unitatii, iar datele culese in

timpul controlului sunt consemnate intr-un registru de control.

Controlul ulterior acest control se poate exercita asupra actelor si operatiunilor

economico-financiare si dupa ce acestea au fost executate fiind desfasurate de organele

din afara societatii cat si de organele proprii prin actiuni periodice.

Controlul este necesar sa se efectueze din mai multe considerente, si anume:

-intrepretrea eronata ori necunoasterea prevederilor legale;

-lipsa de supraveghere din partea conducatorului ierarhic;

-autonomia si independenta atribuite eronate etc.

Controlul financiar ulterior la agentii economici, se organizeaza pentru verificarea

gestiunilor proprii, precum si a atelierelor, sucursalelor si altor subunitai ale acestora.

El functioneaza intr-un compartiment distinct, in subordinea directa a directorilor de

unitati.Se efectueaza de catre salariati cu studii economice superioare sau medii, in

functie de volumul si complexitatea gestiunilor, incadrati in compartimentul de control cu

aprobarea conducerii unitatii respective, cu sarcini exclusive de control financiar.

Controlul financiar de gestiune are ca principale obiective respectarea normelor legale cu

privire la:

existenta, integritatea, pastrarea si paza bunurilor si valorilor de orice fel si

detinutebcu orice titlu;

utilizarea valorilor materiale de orice fel, declasarea si casarea de bunuri;

efectuarea, in numerar sau prin cont, a incasarilor si platilor in lei si valuta, de

orice natura, inclusive a salariilor si a retinerilor din acestea si a obligatiilor fata

de salariati;

intocmirea si circulatia documentelor primare si a documentelor tehnico –

operative si contabile.

Controlul financiar de gestiune se efectueaza in general cel putin o data pe an, in

totalitate sau prin sondaj, pe baza programelor de lucru intocmite de seful

compartimentului de control si aprobate de conducatorul unitatii in subordinea

caruia se afla aceasta activitate.

In urma controlului efectuat, organele de control financiar de gestiune

consemneaza in acte de control bilaterale ( procese – verbale sau note de

constatare) pe baza propriilor verificari, cu indicarea prevederilor legale incalcate

si stabilirea exacta a consecintelor economice, financiare, patrimoniale, a

persoanelor vinovate , precum si a masurilor luate in timpul controlului si a celor

ce urmeaza a se lua in continuare.

Pe baza actelor de control incheiate, seful compartimentului de control prezinta

conducerii unitatii in care functioneaza concluziile controlului efectuat, impreuna cu

masurile ce se propun a fi luate in continuare in vederea inlaturarii abaterilor sau

recuperarii eventualelor pagube constatate.Conducatorii unitatilor au obligatia, ca in

maxim 30 zile de la inregistrarea actului, sa ia masurile legale de inlaturare a abaterilor si

de recuperare a pagubelor, precum si masuri care sa previna, pe viitor, producerea unor

noi sau acelorasi abateri. La solicitarea organelor de cercetare penala conducatorii

unitatilor au obligatia sa dispuna masuri de verificare, cu prioritate a acelor sectoare in

care sunt indicii ca s-au savarsit fapte penale.

In cazul in care conducatorul unitatii nu ia masurile propuse sau altele pe care le

crede de cuviinta pentru inlaturarea abaterilor, seful compartimentului de control

financiar de gestiuneva sesiza in scris, Consiliul de Administratie al unitatii sau Directia

Controlului Fiscal a Ministerului Finantelor Publice, din judet, in cazul in care

constatarile privesc pagube in patrimoniu.

La cererea organelor de control financiar de gestiune conducerile unitatilor si angajatii

acestora au urmatoarele obligatii:

sa prezinte pentru control valorile de orice fel pe care le gestioneaza sau

pe care le au in pastrare, care intra sub incidenta controlului;

sa puna la dispozitie registrele, actel si documentele necesare controlului;

sa elibereze, potrivit legii, documentele solicitate in original sau copii

certificate;

sa dea informatii si explicatii verbal si in scris, dupa caz, in legatura cu

problemele care formeaza obiectul controlului;

sa semneze, cu sau fara obiectie, actele de control si sa comunice, la

termenele fixate, modul de aplicare a masurilor stabilite in urma

controlului;

sa asigure sprijinul si conditiile necesare bunei desfasurari a controlului si

sa-si dea concursul pentru clarificarea constatarilor.

Personalul care exercita controlul financiar de gestiune raspunde disciplinar,

contraventional sau penal, dupa caz, in situatiile in care:

nu efectueaza controlul conform programului de activitate aprobat;

inscrie in actele de control date sau fapte ireala sau inexacte, sau, cu buna

stiinta, nu consemneaza toate deficientele constatate;

lucreaza cu superficialitate, nesemnalizand incalcarile dispozitiilor legale

constatate si nu stabileste, raspunderi potrivit normelor legale;

dispune, prin interpretarea sau aplicarea gresita a dispozitiilor legale in

vigoarea, masuri care produc prejudicii;

nu intocmeste si nu inainteaza conducatorului unitatii actele de control la

termenele stabilite;

nu ia sau nu propune masurile necesare pentru inlaturarea abaterilor;

nu indeplineste sau indeplineste defectuos sarcinile de control financiar de

gestiune.

Aceasta forma de control contribuie la identificarea, mobilizarea si formarea resurselor

interne din economie, verifica legalitatea, oportunitatea si eficienta activitatilor, reface

integritatea patrimoniului lezat prin frauda si se actioneaza persoanele care au incalcat

reglementarilejuridice.

Exista si alte criterii de delimitarea a controlului, si anume: dupa sfera de activitate poate

fi intern, deci pe baza dispozitiilor din interiorul societatii, sau extern pe baza

documentelor existente la alti agenti economici.

Controlul poate fi permanent sau periodic, total sau partial.

Poate fi de asemenea grupat pe diverse sectoare ale activitatii si anume controlul de

magazin,dedocumente,etc.

Controlul poate fi impartit si dupa organele care il executa in control financiar ierarhic,

control de gestiune sau control de executie, de asemenea se poate imparti si dupa modul

de concretizare in urmatoarele forme: control direct, control indirect, control de drept si

controldefapt.

METODELE CONTROLULUI FINANCIAR

Metodologic, controlul este un proces de cunoastere si perfectionare prezentand atat o

latura obiectiva determinata de specificul obiectului, cat si o latura subiectiva, prin acea

ca in anumite momente obiectul este simplificat.

Metodologia de control, ca ansamblu de instrumente, metodologic organic structurate, se

utilizeaza selectiv, diferentiat in functie de natura activitatilor sau operatiunilor

controlate, formele de control fianaciar, sursele de informare pentru control, natura

abaterilor existente si a posibilitatilor de perfectionare a activitatii controlate.

Metodologia de control utilizeaza atat modalitati proprii de cercetare si actiune cat si ale

altor discipline, putand fi folosite o serie de metode tehnice ca: controlul financiar faptic,

controlul financiar documentar, controlul financiar tematic, controlul financiar total,

controlul financiar partial, controlul financiar complex, controlul financiar incrucisat,

controlul financiar mixt, controlul financiar repetat, etc. Aceste metode se utilizeaza in

mod selectiv si combinat in raport de circumstantele concrete diferite.

Controlul financiar faptic este acel procedeu de stabilire reala a existentei si miscarii

mijloacelor materiale si banesti si a desfasurarii activitatii economice financiare. Acest

control se exercita la fata locului printr-o observare directa, constatand acele situatii ce nu

rezulta din documente, ca urmare aceste doua forme de control completandu-se.

Dintre cele mai importante modalitati de realizare a controlul financiar faptic mentionam:

inventarierea, observarea directa, expertiza tehnica, analiza de laborator.

Inventarierea - ca modalitate principala de control faptic, are ca obiectiv constatarea, la

un moment dat, a existentei cantitative si calitative a elementelor de activ si pasiv ale unei

unitati si modul de executare a sarcinilor de catre gestionari.

Inventarierea joaca un lor important prin faptul ca prin el se poate face comparatie intre

datele stabilite si cele din documente, stabilindu-se daca exista sau nu diferente; tocmai

de aceea, pentru a se stabili realitatea este necesar ca acest control sa se faca inopinat.

Prin observarea directa, se urmareste modul cum este organizat si functioneaza un

compartiment, daca se respecta prescriptiile legale in desfasurarea unei activitati, in ce

masura este utilizat timpul de munca corespunzator.

Aceasta tehnica are rolul de a stabili situatiile practice, daca personalul isi indeplineste

actiunile de serviciu, aceasta facandu-se pe baza de program si inopinat.

Expertiza tehnica si analiza de laborator sunt modalitatile controlului faptic care se

folosesc pentru stabilirea integritatii valorilor materiale, realitatii unei operatii, calitatii

unor produse, continutul unor anumite lucrari, volumul manoperei si cantitatii de

materiale necesare pentru executarea lui.

Controlul financiar documentar se exercita prin verificarea documentelor existente in

cadrul evidentei contabile. Prin acest procedeu se stabileste realitatea, oportunitatea,

necesitatea si legalitatea operatiunilor economico-financiare care se controleaza.

Controlul financiar tematic consta in verificarea unei anumite probleme-operatiuni de

casierie, evidenta si pastrarea mijloacelor materialelor banesti, retributia muncii- cu

scopul de a generaliza, de a face comparatii si de a concluziona.

Controlul financiar total se executa asupra tuturor actelor si operatiunilor ce au avut loc in

perioada de la ultimul control financiar. Este cel mai cuprinzator si sigur, insa datorita

volumului mare de munca nu poate fi folosit decat la unitatile mici.

Controlul financiar partial presupune verificarea numai a unor sectoare din activitatea

unitatii controlate si pe o anumita perioada de timp. Acest procedeu se poate efectua si

prin sondaj, asupra unor acte sau operatiuni economice financiare.

Controlul financiar complex reprezinta cercetarea intregii activitati a unitatii, de la

probleme economico-financiare pana la probleme tehnice si de cadre. Acest control se

realizeaza de o echipa formata din organe de control financiar si specialisti din domeniile

controlate. Are avantajul cunoasterii activitatii in totalitate a unitatii, obtinandu-se date

complete atat cu privire la rezultatele negative, cat si cele pozitive.

Controlul financiar incrucisat consta in verificarea documentatiei unitatii controlate,

concomitent cu o verificare a documentelor unitatilor cu care aceasta are relatii

economice si financiare in scopul constatarii autenticitatii actelor si operatiunilor

efectuate. Prin acest control se confirma ca datele inscrise in documentele sau evidentele

controlate corespund realitatii. Acest control constituie o confirmare externa a datelor.

Controlul financiar mixt presupune folosirea mai multor procedee tehnice de control, cu

scopul de a realiza o mai mare eficacitate a actiunii de verificare si de a elimina

dezavantajele unora dintre procedeele de control.

Controlul financiar repetat se exercita in situatia cand rezultatele actiunii de control,

efectuate anterior, sunt neconcludente, incomplete sau nesatisfacatoare, si deci, se impune

cu necesitate un nou control.

Controlul poate fi departamental sau extradepartamental, atunci cand unitatea care

controleaza si ce controlata, precum si organele de control apartin aceluiasi departament

sau sunt din departamente diferite.

In concluzie se poate spune ca metodele controlului economico-financiar prezinta unele

trasaturi specifice care constau in sesizarea unor fapte cu caracter general si specific din

structura interna a unitatii prin intermediul cercetarii directe a fenomenelor, ca: stabilirea

legalitatii, necesitatii, oportunitatii, sinceritatii si realitatii operatiunilor, stabilirea

modului de indeplinire a indicatorilor calitativi si cantitativi, cunoasterea faptelor care au

determinat .

PROCEDURA EXECUTARII CONTROLULUI FINANCIAR

Procedura controlului financiar este alcătuita dintr-un ansamblu de acte si operaţiuni

privind organizarea, desfasurarea si valorificarea rezultatelor actiunii de control.

Rezultatele actiunii de control sunt determinate tocmai de modul de programare si

organizare, asigurandu-se astfel ordinea in munca.

Procedura controlului financiar se desfasoara pe baza unui plan bine determinat, intr-o

anumita ordine, care poate fi grupata pe sase etape.

Prima etapa consta in pregatirea echipei de control financiar, prin informarea si

documentarea asupra dispozitiilor legale cu privire la specificul unitatii ce urmeaza a fi

controlata, actele normative cu caracter economico-financiare, analizarea actelor de

control anterioare, masurile luate in urma verificarilor, sesizarilor facute de catre banca

finantatoare, cele ale intreprinderilor cu care are legaturi economice.

Pregatirea echipei de control joaca un rol important, deoarece da posibilitatea de a stabili

problemele de baza si de a asigura calitatea controlului.

Cea de-a doua etapa este prezentarea la unitatea in care urmeaza sa se efectueze

controlul. Organele de control cer conducerii unitatii sprijinul pentru efectuarea

controlului in bune conditii, prin a li se pune la dispozitie toate materialele necesare.

A treia etapa corespunde organizarii activitatii echipei de control. Dupa constatarile

facute in urma informarii, documentarii, se intocmeste un plan de lucru in care se prevad

obiectivele cuprinse in tematica de control, metodele folosite .

Cu cat acest plan este intocmit, cu atat creste calitatea controlului.

O alta etapa reprezinta desfasurarea actiunii de control, care consta in verificarea propriu

- zisa a actelor si operatiilor, legalitatea, necesitatea, oportunitatea, economicitatea si

realizarea acestora.

Controlul are la baza in primul rand date din evidentele contabile, insa nu sunt suficiente,

de aceea se controleaza si celelalte documente si evidente care nu sunt de natura

contabila. Prin controlul tematic al documentelor si evidentelor se poate obtine un tablou

complet asupra continutului operatiunilor si proceselor economice ale unitatii controlate.

Procesele economice se reflecta insa clar in indicii sintetici si analitici cuprinsi in

bugetele de venituri si cheltuiieli.

Organele de control, in cazul constatarii unor fraude, deplasari, lipsuri in gestiune sau

daca documentele sunt dubioase, trebuie sa se realizeze un control incrucisat. Pentru

aceasta este necesar sa se ridice documentele cercetate, lasandu-se in locul lor copii. Este

foarte important ca documentele sa fie ridicate imediat pentru ca acestea sa nu fie

modificate sau distruse.

In timpul controlului, in caz ca se descopera abateri, comise in mod constient sau

inconstient, vinovatilor li se va cere sa dea explicatii in legatura cu acea problema.

O alta etapa consta in redactarea actelor de control, acestea constand in fundamentarea

concluziilor, a constatarilor si a masurilor propuse, prezentarea abaterilor si a dispozitiilor

legale inclacate, persoanele raspunzatoare, pozitia acestora in fata echipei de control,

punctul de vedere al echipei de control si concluzia definitiva. In aceasta etapa se

sintetizeaza, se definitiveaza constatarile facute in timpul controlului, actele facandu-se in

tot acest timp si nu la incheierea controlului, aceasta ar duce la ingreunarea valorificarii

actelor.

Ultima etapa consta in valorificarea actiunii de control, care se concretizeaza prin luarea

masurilor si urmarirea executarilor de catre unitatea care a dispus controlul, ca urmare a

constatarilor facute in acte.

Valorificarea rezultatelor are ca principal scop remedierea deficientelor. Pentru aceasta se

va intocmii un plan de masuri, organelor de control revenindu-le sarcina sa acorde

sprijinul necesar unitatii pentru a-l realiza..

Putem trage concluzia ca daca se tine cont de toate aceste momente in realizarea

controlului, acesta va avea eficienta dorita, descoperindu-se la timp deficientele,

asigurandu-se luarea in mod operativ a masurilor ce se impun.

ACTELE CONTROLULUI FINACIAR

Activitatea de control presupune in final inscrierea constatarilor organelor de control in

anumite documente.

Aceste documente, atat ca forma cat si ca structura, fie sunt stabilite de catre organele de

control specializate in acest scop, fie sunt luate la aprecierea organelor de control.

Constatarile stabilite in urma controlului sunt consemnate in: raportul de control, actul de

constatare a contraventiilor, nota de prezentare a raportului de control si nota de expunere

aconcluziilorcontrolului.

Raportul de control este documentul principal al controlului care cuprinde deficientele si

abaterile constatate, precum si cauzele si consecintele asupra bunei gospodariri a unitatii

controlate.

Acest act se intocmeste pe capitole, intr-o succesiune cronologica, format din o parte

introductiva, unde se trec numele organului de control, unitatea care dispune controlul,

delegatia pe baza careia s-a efectuat controlul, stadiul de executare a indicatiilor

obligatorii si recomandarilor, ca urmare a controalelor facute anterior, perioada in care s-

a efectuat controlul. Urmatorul capitol va cuprinde deficientele constatate in legatura cu

activitatea unitatii, grupandu-se pe probleme corespunzatoare obiectivelor controlate.

Pentru fiecare abatere si deficienta constatata se indica: actele legale incalcate, persoanele

raspunzatoare, cauzele, consecintele acestora.

In raportul de control se consemneaza numai constatarile proprii ale echipei de control,

bazate pe date si fapte precise, prezentate clar si concis in document. In raport nu se

consemneaza opiniile personale ale membrilor echipei de control si nici deficientele ori

faptele negative pentru care au fost luate masuri legale, inainte de inceperea controlului.

In ultima parte a raportului de control, se precizeaza ca s-a incheiat controlul si au fost

restituite doate documentele de care s-a folosit organul de control, se atara cate exemplare

au fost incheiate si se semneaza de organul de control si conducerea unitatii controlate.

In cazul in care se constata fapte care atrag raspunderea penala se intocmeste un act

separat care este semnat si de persoanele vinovate precum si de martorii asistenti.

La raportul de control se poate anexa diverse documente precum: situatii, tabele, acte,

note de constatare, note explicative.

Notele de constatare reprezinta acele acte constatatorii pentru situatii in care

reconstituirea ulterioara nu este intotdeauna posibila. In aceste note se consemneaza

situatii de fapt, precum si masurile luate pentru remedierea deficinetelor.

Notele explicative se intocmesc in cazul in care se constata abateri sau fraude care atrag

raspundere juridica. Aceste acte sunt intocmite ca niste rapsunsuri la intrebarile organelor

de control, pe care le dau persoanele considerate raspunzatoare de abateri si de alte

persoane care pot clarifica cauzele si imprejurarile care au determinat nerespectarea

actelor normative. Ca urmare a acestor note se definitiveaza constatarile controlului.

Procesul verbal de contraventie se incheie de echipa de control atunci cand se constata

incalcarea actelor normative cu privire la disciplina financiara de personalul din unitatea

controlata. Acesta cuprinde date privnd faptele savarsite, date despre salariatul

raspunzator, cuantumul sumei aplicate ca amenda, se poate acorda si un termen, in care

sa se remedieze deficientele constatate, identitatea si semnatura martorului sau

confirmarea organului constatator ca s-a incheiat in lipsa de martori.

Acest act se incheie in trei exemplare astfel: unul se da contravenientului, altul organului

de control care a instrumentata cazul, si un altul sectiei care executa amenda.

Nota de prezentare a raportului de control, reprezinta un raport personal al organului de

control, cu concluzii si propuneri referitoare la abaterile constatate, care se va anexa la

actele de control incheiate.

In cazul in care la controlul efectuat nu se constata nici o deficienta sau fapt ilicit, nu se

incheie raport de control ci o nota de expunere a concluziilor controlului, in care se va

consemna obiectivele si documentele controlate.