Estado Libre Asociado de Puerto Rico

Departamento de Agricultura

Santurce, Puerto Rico

REGLAMENTO GENERAL DE COMPRAS Y SUBASTAS DEL

DEPARTAMENTO DE

AGRICULTURA Y SUS UNIDADES INSTITUCIONALES

ÍNDICE

CONTENIDO PÁGINA

ARTÍCULO 1 - Base Legal 1

ARTÍCULO 2 Propósito / Derogar 1

ARTÍCULO 3 - Cláusula de Salvedad 1

ARTÍCULO 4 - Interpretación de Palabras y Frases 1

ARTÍCULO 5 - Definiciones 1-3

ARTÍCULO 6 - Composición de la Junta de Subastas

Registro de Licitadores

4

ARTÍCULO 7 - Operación de la Junta 4

ARTÍCULO 8 - Sesiones, Quórum, Asistencia

Deberes y Funciones de la Junta de Subastas

4

ARTÍCULO 9 - Deberes y Funciones de la Junta de Subastas 4-5

ARTÍCULO 10- Deberes y Poderes del Presidente 5

ARTÍCULO 11- Funciones del Secretario de la Junta 5

ARTÍCULO 12 Procedimiento de Subastas 5-6

ARTÍCULO 13- Contenido de la Requisición 6

ARTÍCULO 14- Clases de Subastas 6

ARTÍCULO 15- Obligación del Oficial Ejecutivo de Compras 6

ARTÍCULO 16- Subasta Informal 6-7

ARTÍCULO 17- Subasta Formal y Modo de Convocar 7

ARTÍCULO 18- Pliego de Subasta 7

ARTÍCULO 19- Contenido 7

ARTÍCULO 20- Preparación de las Especificaciones 7

2

ARTÍCULO 21- Condiciones 8

ARTÍCULO 22- Clases de Condiciones 8

ARTÍCULO 23- Enmienda o Cancelación del Pliego de Subasta 8-9

ARTÍCULO 24- Aprobación de Enmienda al Pliego de Subasta 9

ARTÍCULO 25- Aprobación de Cancelación 9

ARTÍCULO 26- Impugnación del Pliego de Subasta 9

ARTÍCULO 27- Términos para Interponer el Recurso de Impugnación 9

ARTÍCULO 28- Contenido del Recurso de Impugnación 9-10

ARTÍCULO 29- Acciones a Tomar por la Junta de Subastas 10

ARTÍCULO 30- Notificación del Resultado del Recurso de

Impugnación Ante la Junta de Subastas

10

ARTÍCULO 31- Revisión de la Decisión de la Junta de Subastas 10

ARTÍCULO 32- Efecto del Recurso ante la Junta de Apelaciones 10

ARTÍCULO 33- Registro de Licitadores 10

ARTÍCULO 34- Penalidades 10-11

ARTÍCULO 35- Modo de Presentar las Ofertas 11

ARTÍCULO 36- Fechas Límites 11

ARTÍCULO 37- Identificación de la Oferta 11

ARTÍCULO 38- Contenido de la Oferta 12

ARTÍCULO 39- Retiro de Ofertas y Acto de Apertura 12

ARTÍCULO 40- Definición Acto de Apertura 12

ARTÍCULO 41- Publicidad del Acto 12-13

ARTÍCULO 42- Obligaciones de los Asistentes 13

ARTÍCULO 43- Apertura y Lectura 13

ARTÍCULO 44- Obligaciones del Secretario después del Acto 13

ARTÍCULO 45- Criterios para la Adjudicación de la Subasta 13-14

ARTÍCULO 46- Subasta Desierta 14

ARTÍCULO 47- Orden General de Proceder con la Adjudicación 15

ARTÍCULO 48- Cuando No Será Necesario Celebrar Subasta 15-17

ARTÍCULO 49- Orden de Cambio y Ordenes de Trabajo Extra 17-18

ARTÍCULO 50- Junta de Apelaciones 18

ARTÍCULO 51- Apelación de Adjudicación de la Junta de Subastas 18

3

ARTÍCULO 52- Procedimiento para la Apelación 19

ARTÍCULO 53- Expediente de Apelación 19

ARTÍCULO 54- Oposición a la Petición de Apelación 19

ARTÍCULO 55- Efecto de la Presentación de la Solicitud de Apelación 19

ARTÍCULO 56- Criterios para Evaluar una Apelación 19

ARTÍCULO 57- Decisión de la Junta de Apelaciones 19

ARTÍCULO 58- Reconsideración de la Junta de Apelaciones 19-20

ARTÍCULO 59- Revisión Judicial de la Resolución de la Junta de

Apelaciones

20

ARTÍCULO 60- Notificación Interna 20

ARTÍCULO 61- Negativa a Cumplir el Contrato 20-21

ARTÍCULO 62- Incumplimiento de Contrato 21

ARTÍCULO 63- Fianzas 21

ARTÍCULO 64- Alcance del Carácter Público de los Documentos 21

ARTÍCULO 65- Prohibición de Beneficiarse de la Gestión Pública 21

ARTÍCULO 66- Criterios que Rigen la Adquisición 21

ARTÍCULO 67- No precedente 21

ARTÍCULO 68- Caja Menuda 22

ARTÍCULO 69- Orden de Compra 22

ARTÍCULO 70- Adquisiciones Mediante Acuerdo de Crédito o Fondos

Personales

22

ARTÍCULO 71- Adquisición de Productos Reciclados 22-23

ARTÍCULO 72- Entrega, Recibo y Pago de Equipos y Suministros 23

ARTÍCULO 73- Enmiendas 23

ARTÍCULO 74- Derogación 23

ARTÍCULO 75- Vigencia 23

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Departamento de Agricultura

Santurce, Puerto Rico

REGLAMENTO GENERAL DE COMPRAS Y SUBASTAS DEL DEPARTAMENTO DE

AGRICULTURA Y SUS UNIDADES INSTITUCIONALES

ARTÍCULO 1 - Base Legal

Este reglamento se establece al amparo del Plan de Reorganización Núm. 1 de 4 de mayo de

1994, de conformidad con las disposiciones de la Ley Núm. 5 de 6 de abril de 1993 y la Ley

Núm. 170 de 12 agosto de 1988, según enmendada, mejor conocida como Ley de Procedimiento

Administrativo Uniforme.”

ARTÍCULO 2 - Propósito / Derogar

Este reglamento se adopta con el propósito de establecer el procedimiento que habrá de regir las

compras y toda subasta de bienes y servicios no profesionales que se efectúen en el

Departamento de Agricultura y sus unidades institucionales, para crear los organismos que

tendrán a cargo la administración del procedimiento antes mencionado, a tenor con la política

pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y para derogar el Reglamento Núm. 5389,

aprobado el 27 de febrero de 1996, “Reglamento General de Compras, Subastas y Apelaciones

del Departamento de Agricultura y sus Unidades Institucionales”.

En los casos de concesiones, contratos, donativos, legados, acuerdos u otro tipo de convenios, las

transacciones se regirán por las cláusulas y condiciones pactadas para el desarrollo de los

proyectos concernidos, así como por el ordenamiento jurídico aplicable. El Departamento podrá

proveer normas y procedimientos complementarios para agilizar las compras en los programas

de aquellas unidades institucionales que ofrezcan bienes y servicios y cobren por los mismos.

ARTÍCULO 3 - Cláusula de Salvedad

Si cualquier disposición, palabra, oración, frase, sección o tópico de este Reglamento fuera

declarado inconstitucional o nulo por un Tribunal de Justicia, tal determinación no afectará, ni

habrá de invalidar las restantes disposiciones de este Reglamento.

ARTÍCULO 4 - Interpretación de Palabras y Frases

Las palabras y frases utilizadas en este Reglamento se interpretarán según el contexto y el

significado sancionado por el uso común corriente.

Las voces usadas en el Reglamento en el tiempo presente, incluyen también el futuro; las

utilizadas en el género masculino, incluyen el género femenino.

ARTÍCULO 5 - Definiciones

a) Acuerdo Suplementario: Es un acuerdo escrito llevado a cabo por el Licitador Agraciado y el

Departamento o sus unidades institucionales que suplementa el contrato existente para cubrir los

cambios incidentales y necesarios para la realización aceptable del proyecto u obra.

b) Apelación: Escrito radicado por cualquier licitador en una subasta para solicitar, ante la Junta

de Apelaciones del Departamento de Agricultura la revisión de cualquier decisión tomada por la

Junta de Subastas.

c) Aviso de Adjudicación: Decisión final de la Junta de Subastas en los procesos de subastas

formales.

d) Aviso de Cambio: Documento oficial tramitado por la Unidad de Compras y/o Suministros

para legalizar acuerdos que modifiquen las transacciones cubiertas por una orden de compra. Se

preparará para toda modificación o alteración de los términos y condiciones estipuladas en la

orden de compra.

e) Compra: Medio de adquirir el Gobierno un bien, servicio u obra a cambio de un pago de

dinero, en estricto cumplimiento con todas las disposiciones de la Ley Núm. 42 de 5 de agosto de

1989; Ley de Política Preferencia) para las Compras del Gobierno de Puerto Rico.

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f) Comprador: Funcionario autorizado para comprar bienes o servicios no profesionales del

Departamento y sus unidades institucionales.

g) Cotización: La oferta de venta de bienes, o servicios no profesionales, por parte de suplidores

de acuerdo a la solicitud de precios de la Oficina de Compras.

h) Departamento: Departamento de Agricultura del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

i) Unidades Institucionales: Las agencias adscritas al Departamento de Agricultura, según el

término es definido en la Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988, según enmendada.

j) Equipo científico: Equipos y materiales científicos especializados que se soliciten para uso en

proyectos de investigación de la agencia.

k) Emergencia: Situación que ocasione una necesidad pública inesperada, o imprevista, y que

requiera una acción inmediata de parte del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o del

Departamento de Agricultura, por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de sus

ciudadanos, o por estar en peligro de suspenderse o afectarse el servicio público o la propiedad

del Gobierno, o por estar a punto de expirar la vigencia de fondos o toda oportunidad de adquirir

los bienes, obras o servicios deseados y pueda verse afectado adversamente el interés público.

l) Especificaciones: Conjunto de características primordiales de equipos, materiales y servicios

no profesionales utilizadas como referencia para cada renglón de una subasta o cotización, como

lo son las características físicas, funcionales, de estética y calidad con que se describen.

m) Fianza: Garantía o cantidad de dinero depositado en una institución autorizada por ley para

asegurar el cumplimiento de una obligación.

n) Fianza en Garantía de Ejecución (“Performance Bond”): Cantidad de dinero que se le requiere

al licitador como garantía cuando se le adjudica una subasta, con el propósito de asegurar el

cumplimiento de la labor, servicio o entrega a realizarse.

o) Fianza en Garantía de Licitación (“Bid Bond”): Garantía que se le requiere a todo licitador

que participe en una subasta para asegurar el cumplimiento de la oferta. La fianza podrá ser en

forma de cheque certificado, giro postal o fianza de una compañía reconocida para hacer

negocios en Puerto Rico.

p) Instrucciones: Las guías para preparar las ofertas a los licitadores; incluirá las advertencias

que se harán a los licitadores sobres cambios y otros asuntos que el Secretario, su representante

autorizado, o; la Junta de Subastas, entiendan necesario señalar a los licitadores.

q) Jurisdicción: Facultad o capacidad para atender un asunto o resolver una controversia.

r) Junta de Apelaciones: Organismo cuyos miembros son nombrados por el Secretario para

atender las impugnaciones hechas a las decisiones de la Junta de Subastas.

s) Junta de Subastas: Organismo administrativo cuyos miembros son nombrados por el

Secretario para efectuar y adjudicar subastas, cuyas funciones se regirán por el “Reglamento de

Compras y Subastas del Departamento de Agricultura y sus unidades institucionales”.

t) Licitador: Personal natural o jurídica inscrita en el Registro único de Licitadores del Estado

Libre Asociado de Puerto Rico, en virtud de la Ley Núm. 85 del 18 de junio de 2002, que este

disponible e interesada en contratar y comparecer a la presentación de ofertas para subastas del

Gobierno.

u) Licitador Agraciado: Persona natural o jurídica, a quien se le adjudica la buena pro de una o

más partidas en una subasta.

v) Oficina de Compras: La Oficina de Compras de la Administración de Servicios y Desarrollo

Agropecuario (ASDA) que es la unidad que tiene a su cargo la implantación del “Reglamento de

Adquisición”, así como iniciar los trámites que faciliten la adjudicación y los que culminan los

procedimientos de adquisición en el Gobierno.

w) Oficina Solicitante: Cualquier oficina, división o subdivisión del Departamento de

Agricultura o sus unidades institucionales que solicite o requiera formalmente la adquisición de

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bien(es) o servicio(s) no profesional(es).

x) Orden de Compra: Documento que emite la unidad de comprar del Departamento y sus

unidades institucionales para adquirir cosa(s), equipos, material(es) o servicio(s) no

profesional(es), a cambio de un pago de dinero.

y) Parte Recurrente: Aquella parte que radique un recurso de los que este reglamento permite.

z) Parte Recurrida: En los casos de revisión de adjudicaciones, la Junta de Subastas.

aa) Reconsideración: Recurso mediante el cual se solicita la reevaluación de las especificaciones,

términos y condiciones de cualquier decisión emitida por la Junta de Subastas, o la Junta de

Apelaciones.

bb) Registro de Licitadores: Registro de suplidores en el cual constan inscritas las personas

naturales o jurídicas que componen el Registro único de Licitadores del Estado Libre Asociado

de Puerto Rico, creado en virtud de la Ley Núm. 85 de 18 de junio de 2002 por la

Administración de Servicios Generales.

cc) Representante Autorizado: Funcionario en el cual el Secretario delegue, por escrito,

responsabilidades relacionadas con este Reglamento.

dd) Requisición: Documento en el cual la oficina solicitante hace la descripción exacta de lo que

se interesa adquirir, sea esto un bien (materiales y equipo) o un servicio; las especificaciones

recomendadas y aquellas condiciones que el Departamento interesa en la transacción.

ee) Resolución: Decisión final emitida por la Junta de Apelaciones en la revisión de cualquier

decisión de la Junta de Subastas.

ff) Secretario: Secretario del Departamento de Agricultura

gg) Servicio(s) no profesional(es): Aquellas prestaciones o servicios en cuya ejecución

predominan factores adicionales al factor humano.

hh) Subasta informal: Subasta cuyo procedimiento está dirigido a la adquisición de equipo(s) y

suministro de material(es) cuyo costo por cada requisición de compra no exceda la cantidad de

veinticinco mil dólares ($25,000.00), y servicio(s) no profesionales, cuyo costo por cada

requisición de compra no exceda la cantidad de diez mil dólares ($10,000.00), según el Artículo

14 de este Reglamento.

ii) Subasta Formal: Procedimiento para la adquisición de equipo(s) y suministro de material(es)

cuyo costo por cada requisición de compra se estime que exceda la cantidad de veinticinco mil

dólares ($25,000.00), y servicio(s) no profesionales, cuyo costo por cada requisición de compra

exceda la cantidad de diez mil dólares ($10,000.00), según el Artículo 14 de este Reglamento.

ARTÍCULO 6 - Composición de la Junta de Subastas

Se organizará la Junta de Subastas para atender las Subastas Formales del Departamento así

como para otros deberes y funciones que se especifican en este Reglamento.

A. La Junta de Subastas estará compuesta por tres (3) miembros en propiedad, con

derecho a voz y voto, nombrados por el Secretario, o su representante autorizado, por un

término no menor de dos (2) años, prorrogable por un (1) término de dos (2) años

adicionales. Ningún miembro de la Junta podrá servir por más de dos términos

consecutivos.

Los miembros de la Junta de Subastas y de la Junta de Apelaciones tienen que ser

empleados o funcionarios del Departamento de Agricultura o de sus Agencias Adscritas.

No podrán ser miembros aquellos que solo tengan una relación contractual por servicios

profesionales no podrán ser miembros, ni los empleados o funcionarios que realicen

funciones relacionadas directa o indirectamente con la gestión de adquisición o venta de

bienes o servicios del Departamento.

B. Clases de Miembros -Los miembros de la Junta se clasifican como sigue:

1. Los miembros en propiedad serán tres (3), nombrados por el Secretario de

Agricultura o su representante autorizado. El Secretario de Agricultura nombrará

7

al Presidente y dos (2) miembros, de los cuales, uno ejercerá las funciones de

Secretario de la Junta.

2. Miembros Sustitutos

El Secretario de Agricultura o su representante autorizado, designará a una

persona para sustituir a cualquier miembro en propiedad que no pueda asistir a

una reunión por cualquier causa justificada. El Secretario de Agricultura

designará al Presidente sustituto.

ARTÍCULO 7 - Operación de la Junta

El Secretario proveerá los mecanismos adecuados para facilitar las gestiones de la Junta,

incluyendo los recursos de personal, equipo y espacio. En cuanto a presupuesto, el Secretario

asignará los fondos necesarios para el funcionamiento de la Junta.

ARTÍCULO 8 - Sesiones, Quórum, Asistencia

A. Asistencia - Los miembros de la Junta están obligados a asistir personalmente a todas las

reuniones.

B. Quórum - Una mayoría de los miembros de la Junta de Subastas constituirá “Quórum”. Los

acuerdos serán por mayoría de los presentes. En aquellos casos que hubiese empate lo decidirá la

Junta de Subastas en pleno con el asesoramiento técnico que estime necesario.

C. Ninguno de los miembros de la Junta recibirá remuneración por los servicios en tal capacidad.

Podrán devengar gatos de Dietas y Millajes de ser necesario en la evaluación de una subasta, las

cuales se pagaran de acuerdo al Reglamento Núm. 7293, de 14 de febrero de 2007, Reglamento

Gastos de Viaje, con un tope máximo de $250.00 mensuales, excepto que venga acompañada de

una carta del Secretario de Agricultura en la cual se establezcan las razones y autorización del

exceso. Los gastos de Dietas y Millajes en viajes al exterior se pagaran de acuerdo al

Reglamento Núm. 6697, de 1 de octubre de 2003, Reglamento Viajes al Exterior, autorizado por

el Secretario de Agricultura y sin un tope máximo.

ARTÍCULO 9 - Deberes y Funciones de la Junta de Subastas

A. Examinar toda la documentación sometida para llevar a cabo el proceso de subasta. Decidir

todo lo relacionado con las condiciones y la adjudicación de las subastas para que se efectúen de

conformidad con los más altos niveles de calidad, economía y eficiencia, y en cumplimiento con

las normas vigentes.

B. Decidir sobre los asuntos que le sean sometidos a su atención por el Secretario o por el Oficial

Ejecutivo de Compras.

C. Atender y tomar decisiones sobre impugnaciones de los pliegos de subastas formales.

D. Nombrar a los integrantes de los comités técnicos que estimen necesarios crear para

asesorarle en la adjudicación de las subastas formales y otros asuntos referidos a su atención.

E. Cuando así lo considere necesario, podrá requerir y evaluar recomendaciones de la oficina

solicitante relacionadas con las ofertas de los licitadores.

F. Las reuniones de la Junta serán convocadas por su Presidente.

G. Las minutas de las reuniones que celebre la Junta deberán contener la firma de todos los

miembros presentes en la reunión.

H. En caso de ausencia del Presidente, el Secretario del Departamento de Agricultura designará

la persona a substituirle.

I. La Junta de Subastas, previa autorización del Secretario, evaluará y decidirá las subastas que

deberán llevarse a cabo para efectuar ventas de la propiedad mueble excedente que tenga el

Departamento.

J. El Secretario de la Junta de Subastas será responsable de llevar y mantener al día el libro de

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actas donde se consignan todos los acuerdos de las reuniones que celebre la Junta de Subastas.

Dicha acta deberá contener las firmas de todos los miembros presentes en la reunión.

K. La Junta de Subastas por recomendación de sus asesores y peritos, está facultada para

cancelar una subasta antes y después de su adjudicación, siempre y cuando dicha recomendación

esté basada en criterios técnicos y de otra naturaleza fundamental que se consideren lesionan los

mejores intereses del Departamento y/o sus unidades institucionales.

L. Adjudicación: Las decisiones tomadas por la Junta sobre cada subasta, una vez adoptadas,

deberán constar en un documento escrito que incluirá, pero no limitándose a Minutas de las

Reuniones, Acta de Adjudicación, Notificación de Adjudicación, entre otros.

ARTÍCULO 10 - Deberes y Poderes del Presidente

A. Velar por el funcionamiento normal de la Junta.

B. Dirigir los procedimientos de la Junta.

C. Convocar y presidir las reuniones de la Junta.

D. Presidir, revisar y adoptar las recomendaciones de los miembros de la Junta.

E. Someter al Secretario de Agricultura o a su representante autorizado, un Informe Mensual

sobre las subastas adjudicadas y pendientes de adjudicación.

F. Hacer recomendaciones sobre cualquier aspecto para mejorar la eficiencia de los

procedimientos de subastas.

G. El Presidente de la Junta de Subastas será el único responsable de conservar los expedientes

de todos los documentos generales en el proceso de Subastas Formales del Departamento de

Agricultura.

ARTÍCULO 11 - Funciones del Secretario de la Junta

A. Responder directamente al Presidente.

B. Custodiar toda la información contenida en los libros, expedientes y documentos de la Junta.

C. Mantener un expediente de toda la correspondencia recibida o despachada por la Junta.

D. Recibir, abrir, despachar y custodiar correspondencia.

E. Diligenciar las citas a las reuniones de la Junta.

F. Preparar las notificaciones de las adjudicaciones y acuerdos adoptados por la Junta.

G. Certificar los acuerdos, actas o adjudicaciones emitidos por la Junta.

H. Tomar y preparar las Minutas de las reuniones y levantar las actas sobre acuerdos y

adjudicaciones.

ARTÍCULO 12 - Procedimiento de Subastas

Es el mecanismo a utilizarse cuando el Departamento o una de sus unidades institucionales

tengan la necesidad de adquirir un bien o un servicio mediante convocatoria para solicitar

propuestas. Procede para la adquisición de bienes y servicios de conformidad con la política

pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

ARTÍCULO 13 - Contenido de la Requisición

La requisición o solicitud contendrá lo siguiente:

A. Descripción de lo que se interesa adquirir.

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B. Especificaciones recomendadas.

C. Especificaciones sobre modelo, marca u otras especificaciones.

D. Condiciones particulares de la solicitud.

E. Justificación sobre la necesidad del Departamento o sus unidades institucionales.

F. Uso o destino.

G. Certificación de Fondos de la Oficina de Presupuesto de la unidad solicitante.

H. Garantía, si aplica.

ARTÍCULO 14 - Clases de Subastas

A. Informal: Procede para la adquisición de equipo(s) y suministro de material(es) cuyo costo

por cada requisición de compra no exceda la cantidad de veinticinco mil dólares ($25,000.00), y

servicio(s) no profesionales, cuyo costo por cada requisición de compra no exceda la cantidad de

diez mil dólares ($10,000.00).

B. Formal: Procedimiento para la adquisición de equipo(s) y suministro de material(es) cuyo

costo por cada requisición de compra se estime que exceda la cantidad de veinticinco mil dólares

($25,000.00), y servicio(s) no profesionales, cuyo costo por cada requisición de compra exceda

la cantidad de diez mil dólares ($10,000.00).

ARTÍCULO 15 - Obligación del Oficial Ejecutivo de Compras

El Oficial Ejecutivo de Compras tendrá bajo su responsabilidad el revisar las requisiciones

recibidas y asegurarse de que cumpla con las especificaciones y condiciones establecidas por la

Ley Núm. 42 de 5 de agosto de 1989, Ley de Política Preferencia) para las compras del Gobierno

de Puerto Rico el presente reglamento y toda otra ley aplicable.

En los casos de subasta formal, la Oficina deberá tener listos los pliegos para la Convocatoria

dentro de un período de tiempo razonable que no excederá de diez (10) días calendario antes de

la fecha de la subasta.

ARTÍCULO 16 - Subasta Informal

En los casos de subasta informal, se seguirán los criterios que se exponen a continuación:

A. El Oficial Ejecutivo de Compras deberá requerir un mínimo de tres (3) cotizaciones en

compras de equipo(s) y suministro de material(es) cuyo costo por cada requisición de

compra no exceda la cantidad de veinticinco mil dólares ($25,000.00), y servicio(s) no

profesionales, cuyo costo por cada requisición de compra no exceda la cantidad de diez

mil dólares ($10,000.00), además, podrá ejercer su discreción para seleccionar al suplidor

a base del historial favorable, racionabilidad de precio y calidad del producto, según

especificado en las cotizaciones recibidas dentro de la fecha límite que se fije para su

presentación.

Las cotizaciones deberán ser presentadas en original o vía correo electrónico al personal

de la Oficina de Compras, por lo que no se aceptarán cotizaciones que se presenten por

teléfono o facsímile.

B. El Director de la Oficina de Compras seleccionará el licitador cuya cotización

satisfaga mejor los criterios de calidad y economía del Departamento y/o sus unidades

institucionales.

C. Las razones que justifiquen la adjudicación quedarán consignadas en el expediente de

la compra.

D. Toda compra de equipo, no importa su costo, tiene que indicar en la cotización

original la garantía ofrecida y la misma información que se establece en la Orden de

Compras.

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E. El Oficial Ejecutivo de Compras tendrá la autoridad para emitir las órdenes de

compras a tenor con lo establecido el inciso A del Artículo 18 de este Reglamento. En el

caso de que no haya suficientes licitadores cualificados o disponibles se podrá obviar el

requisito de las tres (3) cotizaciones.

F. Los funcionarios o empleados del Departamento, no podrán intervenir directa o

indirectamente, con los licitadores en la preparación y entrega de los pliegos de oferta. En

caso de que se determinara, mediante Vista Informal, que algún licitador ha actuado en

concierto y común acuerdo con un funcionario o empleado, dicho licitador podrá ser

eliminado del Registro de Suplidores del Departamento. Además, dicho asunto será

referido al Departamento de Justicia y se aplicarán las medidas disciplinarias

correspondientes en lo referente al personal del Departamento.

G. Las especificaciones y descripciones del equipo, materiales o servicios no

profesionales solicitados, incluyendo los términos y condiciones de compra, inspección y

fecha de entrega requeridos, deberán mantenerse por escrito y estar disponibles para los

licitadores interesados. Se harán formar parte de la orden de compra.

H. Las situaciones enumeradas en el Artículo 48, Cuando no será necesario celebrar

subasta, no serán aplicables estos procedimientos.

I. Estos procedimientos no serán aplicables a las compras entre Agencias de Gobierno

según lo establece la Ley Núm. 42 del 5 de agosto de 1989, Ley de Política Preferencial

para las Compras del Gobierno de Puerto Rico.

ARTÍCULO 17 - Subasta Formal y Modo de Convocar

Las compras de equipo(s) y suministro de material(es) cuyo costo por cada requisición de

compra se estime que exceda la cantidad de veinticinco mil dólares ($25,000.00), y servicio(s)

no profesionales, cuyo costo por cada requisición de compra exceda la cantidad de diez mil

dólares ($10,000.00), deberán realizarse mediante el mecanismo de convocatoria por invitación,

utilizando el Registro Único de Licitadores del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, creado

por la Administración de Servicios Generales (ASG).

Las situaciones enumeradas en el Artículo 48, Cuando no será necesario celebrar subasta, no

serán aplicables estos procedimientos.

En los casos en que la Junta lo estime pertinente se podrá celebrar una pre-subasta para discutir

entre otras cosas las condiciones y especificaciones contenidas en el pliego de la subasta.

ARTÍCULO 18 - Pliego de Subasta

Es el documento mediante el cual se informa a los licitadores interesados en cotizar, todo lo

necesario para presentar sus ofertas.

ARTÍCULO 19 - Contenido

El Pliego de Subasta contendrá la siguiente información:

A. Aviso

B. Instrucciones

C. Especificaciones

D. Condiciones

E. Presupuesto Asignado

ARTÍCULO 20 - Preparación de las Especificaciones

Las especificaciones serán redactadas por el Departamento de Agricultura o sus unidades

institucionales y serán revisadas por la Junta de Subastas.

ARTÍCULO 21 - Condiciones

Las condiciones de una subasta son los términos bajo los cuales se interesa hacer la entrega del

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bien o prestar el servicio. Se incluirán en las mismas aquellas normas establecidas por la Oficina

del Gobernador(a), por la Oficina de Ética Gubernamental, por la Oficina del Contralor o por el

Secretario de Hacienda.

ARTÍCULO 22 - Clases de Condiciones

A. Las condiciones generales son aquellas basadas en las normas sobre adquisición o disposición

que necesita el Departamento o sus unidades institucionales.

1. Garantía de Licitación (“Bid Bond”)

2. Fianza de ejecución (“Performance Bond”)

3. Marcas (“Trademarks”)

4. Modelo

5. Muestras

6. Certificado de Inspección

7. Calidad de Envases

8. Contenido y Peso

9. Fecha de Entrega

10. Almacenaje

11. Condiciones Generales de Contratación

12. Cualquiera otra condición necesaria

B. Las condiciones especiales son aquellas que se establecen con relación al bien o servicio que

se adquiere de acuerdo con la experiencia y que dan lugar para que sean adoptadas.

C. Las condiciones particulares son aquellas susceptibles de variar en cada partida de la subasta,

dependiendo de las necesidades de la Agencia o sus Unidades Institucionales.

D. Las referencias a marcas específicas de artículos se harán únicamente como guía o índice para

ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artículos que se desea obtener. En estos casos,

los suplidores podrán radicar cotizaciones por otras marcas que cubran las especificaciones

indicadas en la invitación a subasta. Podrá expedir invitación a subasta para la adquisición de

marcas específicas cuando se pueda justificar, por la experiencia habida o por alguna otra razón,

que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de la oficina solicitante o del

consumidor en los casos de compraventa de materiales agrícolas. Como parte del expediente de

compra, se incluirá un informe de las justificaciones.

E. Se podrá solicitar cotizaciones por el monto total de una compra de un grupo de renglones de

una misma rama de comercio cuando se considere que ello conviene a los mejores intereses del

Departamento, pero no se incluirán especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan

limitar la competencia.

ARTÍCULO 23 - Enmienda o Cancelación del Pliego de Subasta

Toda enmienda o cancelación del pliego de subasta se podrá efectuar antes del Acto de Apertura

en los siguientes casos:

A. Cuando el Departamento o sus unidades institucionales someta ante la Junta de

Subastas los cambios necesarios para conseguir los objetivos del Programa que origina la

subasta.

B. Cuando el Secretario o su representante autorizado, entienda que los términos del

pliego de Subasta no son razonables.

C. Cuando se descubra algún error sustancial que afecte la validez del pliego de Subasta.

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D. Cuando sea necesario modificar los términos, cantidades o variar condiciones o

especificaciones.

E. Cuando por razones presupuestarias, sea necesario variar las cantidades, condiciones o

especificaciones de la subasta.

F. Cuando se diere alguna de las condiciones excepcionales que exime el trámite de

Subasta.

G. Por impugnación del Pliego de Subasta hecho por una parte con interés en particular.

H. Por cualquier causa justa que el Secretario, su representante autorizado o la Junta de

Subastas, entienda que es necesario para adelantar o proteger los intereses del

Departamento de Agricultura.

I. Después del Acto de Apertura se podrá cancelar el pliego de subasta cuando se

descubra un error sustancial que afecta la imparcialidad del proceso de evaluación y

adjudicación.

ARTÍCULO 24 - Aprobación de Enmienda al Pliego de Subasta

Las enmiendas serán evaluadas por la Junta de Subastas y se someterán al Secretario o su

representante autorizado para su aprobación. La notificación se hará por escrito, vía teléfono o

facsímile a los licitadores correspondientes, por lo menos cuarenta y ocho (48) horas antes de la

fecha fijada para la apertura. En casos excepcionales siempre que las circunstancias lo

justifiquen, podrá obviarse el requisito de las cuarenta y ocho (48) horas. La notificación será

enviada a todos los licitadores que solicitaron el Pliego de la Subasta.

ARTÍCULO 25 - Aprobación de Cancelación

La Junta de Subastas redactará un acta conteniendo las razones por las cuales se cancela el

pliego. Dicha acta será parte del expediente de la subasta y le será notificada al Secretario quien

tendrá la facultad de rechazar o aceptar la cancelación del pliego.

ARTÍCULO 26 - Impugnación del Pliego de Subasta

A. Un licitador o parte con interés en participar en una subasta puede solicitar por escrito la

impugnación del pliego si no estuviera de acuerdo con los términos y condiciones de la subasta.

La presentación de una impugnación no detendrá el procedimiento de subasta.

B. La parte que impugne el pliego deberá gestionar en la Junta de Subastas los nombres de los

licitadores que han sometido propuestas para que les notifique copia del escrito de impugnación.

La notificación se hará por correo certificado con acuse de recibo el mismo día de la

presentación de la impugnación.

ARTÍCULO 27 - Términos para interponer el Recurso de Impugnación

La impugnación del pliego de la subasta deberá radicarse ante la Junta de Subastas no más tarde

de cinco (5) días antes de la fecha de la subasta. Este término es de carácter jurisdiccional, por lo

que toda impugnación presentada fuera del mismo no será considerada.

ARTÍCULO 28 - Contenido del Recurso de Impugnación

El Recurso de Impugnación del pliego de la Subasta deberá contener lo siguiente:

A. Número de la Subasta.

B. Una relación detallada indicando las partes específicas, especificaciones o condiciones

cuyos términos impugnan.

C. Los fundamentos para la impugnación.

ARTÍCULO 29 - Acciones a Tomar por la Junta de Subastas

Radicado el recurso de impugnación, la Junta de Subastas, después de acogerlo, podrá tomar una

de las siguientes acciones:

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A. Desestimar la petición y ordenar la continuación de los trámites.

B. Enmendar el pliego de subastas.

C. Cancelar la subasta. Toda cancelación requiere la autorización del Secretario o su

representante autorizado.

ARTÍCULO 30 - Notificación del Resultado del Recurso de Impugnación Ante la Junta de

Subastas

La decisión que se emita será notificada por escrito a los licitadores invitados dentro de un

término de tiempo que no excederá de dos (2) días laborables, a partir de la presentación del

escrito de impugnación.

ARTÍCULO 31 - Revisión de la Decisión de la Junta de Subastas

La parte adversamente afectada por la decisión de la Junta de Subastas podrá presentar un

Recurso de Apelación ante la Junta de Apelaciones del Departamento de Agricultura, dentro de

los diez (10) días siguientes a la fecha del depósito en el correo de la notificación. Deberá enviar

copia del recurso al Secretario o su representante autorizado.

ARTÍCULO 32 - Efecto del Recurso ante la Junta de Apelaciones

La Junta de Apelaciones acogerá el recurso presentado y podrá tomar una de las siguientes

decisiones:

A. Desestimar el recurso.

B. Conceder un remedio que adjudique la controversia expresada en el recurso revocando

parcial o totalmente la decisión de la Junta de Subastas.

ARTÍCULO 33 - Registro de Licitadores

Los licitadores deberán estar inscritos en el Registro Único de Licitadores del Estado Libre

Asociado de Puerto Rico (RUL), creado en virtud de la Ley Núm. 85 del 18 de junio de 2002 y el

Reglamento Núm. 6526, aprobado el 24 de octubre de 2002 por la Administración de Servicios

Generales (ASG). Los licitadores interesados en participar de estas subastas deberán proveer al

Departamento el Certificado de Elegibilidad expedido para dicho propósito por la

Administración de Servicios Generales (ASG), al momento de presentar su oferta. Aquellos

licitadores que al momento de presentar su oferta no estén registrados en el RUL o tengan algún

documento vencido, tendrán 10 días calendarios a partir de la fecha de apertura de la subasta,

para que sometan sus documentos sin que por tal razón sus ofertas sean rechazadas.

A. Historial del Licitador - La Oficina de Compras llevará un historial de los licitadores

que han obtenido la adjudicación de las Subastas y su cumplimiento con las obligaciones

contractuales con el Departamento y/o sus unidades institucionales.

ARTÍCULO 34 - Penalidades

Cualquier persona natural o jurídica que someta información fraudulenta, engañosa o dolosa

durante el procedimiento de subasta o en apelación y cualquier funcionario o empleado, que al

evaluar las solicitudes para ingreso al registro, a sabiendas y maliciosamente, admita información

fraudulenta, engañosa o dolosa, probado el hecho, mediante vista a tales efectos, se considerará

en violación a este Reglamento y se le impondrá una o varias de las siguientes penalidades,

según sea el caso: Inhabilidad para participar en los procedimientos de subasta por un período de

dos (2) años. Además de lo anterior, el caso será referido al Departamento de Justicia para tomar

las acciones pertinentes e imponer cualquier otra penalidad o sanción de conformidad con las

leyes vigentes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

En el caso de empleados, funcionarios o ex-funcionarios, la situación será referida a la Oficina

de Ética Gubernamental y se preparará un informe al Secretario para, que atienda el caso a tenor

con las disposiciones de la Ley de Personal, Ley Núm. 5 de 17 de octubre de 1975, según

enmendada, y/o el Reglamento de Personal aplicable. En todos los casos, el Departamento

deberá cumplir con el debido procedimiento de ley establecido en el ordenamiento jurídico del

Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

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ARTÍCULO 35 - Modo de Presentar las Ofertas

A. Los licitadores presentarán sus ofertas en un sobre sellado y se utilizarán los formularios

oficiales suministrados por el Departamento o sus unidades institucionales.

B. Los licitadores podrán añadir hojas para describir o aclarar sus ofertas. También se podrán

incluir folletos o cualquier otra documentación que contribuya a una mejor evaluación de su

oferta.

C. Los sobres o paquetes cerrados se identificarán en el exterior.

D. Para cada subasta se someterá la oferta en forma individual.

E. Toda oferta para subasta formal se presentará en la Unidad de Compras del Departamento.

Los sobres se marcarán con el sello oficial de la Unidad de Compras indicando la fecha y hora

exacta en que se recibieron.

F. Toda oferta radicada será custodiada por el Oficial Ejecutivo de Compras del Departamento.

Los sobres se marcarán con el sello oficial de la Unidad de Compras indicando la fecha y hora

exacta en que se recibieron.

G. Todo sobre de oferta recibido después de la fecha y hora límite establecidos será devuelto sin

abrir por el Secretario de la Junta de Subastas.

ARTÍCULO 36 - Fechas Limites

A. La fecha límite para presentar las ofertas será el mismo día de la apertura, no más tarde de

media (1/2) hora antes de la hora de apertura indicada en el pliego de subastas.

B. El Secretario de la Junta de Subastas no podrá recibir ninguna licitación luego del comienzo

de la apertura de los sobres que contienen las ofertas de los licitadores.

ARTÍCULO 37 - Identificación de la Oferta

La identificación en el exterior de cada sobre o paquete cerrado tendrá que contener la siguiente

información:

A. Número de subasta, fecha de subasta, hora de la subasta y hora de la entrega.

B. Número de Proyecto.

C. Nombre del licitador, teléfono y dirección.

D. Firma del licitador con tinta indeleble o bolígrafo.

ARTÍCULO 38 - Contenido de la Oferta

A. Las ofertas deberán estar firmadas en tinta por el licitador o su representante autorizado.

B. Toda oferta escrita en forma ilegible o ambigua no será considerada por la Junta de Subastas.

C. Todo borrón, tachadura, anotación o corrección en los pliegos deberá estar iniciado por quien

firme la oferta.

D. Las ofertas deberán hacerse en dólares y centavos por partida.

E. Se aceptará una oferta principal y una o varias ofertas alternas por artículos de calidad similar

y a distintos precios, cuando en la invitación a subasta se haya incluido una disposición a tales

efectos.

F. No se aceptarán ofertas basándose en precios estimados o que puedan variar, excepto aquellos

casos donde en la invitación a subasta se haya incluido una disposición, estableciendo las

condiciones en que serán aceptados los cambios de precios una vez adjudicada la subasta.

G. Se aceptará una sola oferta por cada licitador en cada subasta. Si una empresa comercial

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somete varias ofertas para una subasta de alguno o varios de sus socios, agentes u oficiales se

declararán nulas todas las ofertas y quedará excluido del proceso.

H. Cuando un licitador se diere cuenta que ha cometido un error en la oferta, deberá notificarlo

por escrito y someter su corrección ante la Junta de Subastas antes de la apertura de la subasta.

I. Las modificaciones a la oferta se podrán hacer solamente en las siguientes circunstancias:

1. Cuando se enmienda el Pliego de la Subasta o cuando el licitador así lo solicite. Las

ofertas tendrán que modificarse antes de la apertura de la subasta.

2. Las enmiendas se harán por escrito, incluyendo una relación de toda la información

necesaria para el conocimiento de la Junta de Subastas.

3. Todo sobre que contenga enmiendas deberá estar identificado en su exterior. La Junta

no considerará aquella(s) enmienda(s) que reciba después de la fecha de entrega para la

subasta por razón de que el licitador no haya identificado el sobre en su exterior.

ARTÍCULO 39 - Retiro de Ofertas y Acto de Apertura

A. La notificación de retiro de oferta se presentará mediante carta o personalmente ante la Junta

de Subastas haciendo constar las razones para ello. No se aceptarán notificaciones verbales.

B. Cuando un licitador retire su oferta de conformidad con el Artículo anterior y conste del

matasellos de correo que el retiro fue enviado antes del Acto de Apertura, pero se recibe después

del Acto de Apertura y antes de la Adjudicación, la Junta no considerará la oferta.

C. Si el licitador retira la oferta, pero el matasellos del sobre refleja hora y día posterior al Acto

de Apertura y se recibe en la Junta después del Acto de Adjudicación, el licitador vendrá

obligado a cumplir con el contrato y no podrá alegar el retiro tardío a su favor.

D. En caso de negarse a cumplir se procederá a ejecutar la fianza de licitación para responder por

el exceso que la dependencia tenga que pagar al segundo postor.

ARTÍCULO 40 - Definición Acto de Apertura

El acto de apertura se llevará a cabo en cada subasta con el propósito de que las partes

interesadas puedan enterarse de las ofertas recibidas, verificar si se cumplieron con los requisitos

básicos de forma y para conocer el contenido de cada oferta.

ARTÍCULO 41 - Publicidad del Acto

El acto estará abierto al público. Aquellas personas o suplidores que no entregaron licitaciones y

que asistan al acto de apertura se limitarán a observar el procedimiento y no podrán examinar las

ofertas participantes ni emitir comentarios sobre la subasta.

ARTÍCULO 42 - Obligaciones de los Asistentes

Todo asistente al acto firmará el Registro de Asistencia que proveerá el Secretario de la Junta. En

dicho registro deberá anotar la corporación, asociación, sociedad o institución que representa y la

posición en la compañía.

ARTÍCULO 43 - Apertura y Lectura

A. El Presidente de la Junta podrá exponer el procedimiento a seguirse en la Subasta y deberá

leer en voz alta las ofertas, anunciando lo siguiente:

1. Hora en que se inician los procedimientos.

2. Número y asunto de la subasta.

3. Identificación de las personas y las compañías licitadoras que están representando a los

licitadores del acto.

4. Número de la partida, producto ofrecido y precio cotizado.

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5. Fecha de entrega ofrecida, si aplica.

6. Garantía, si aplica.

B. Cualquier licitador asistente al acto de apertura podrá examinar, en presencia de los miembros

de la Junta de Subastas, cualquier oferta después de que todas las ofertas de esa subasta hayan

sido abiertas y leídas en público.

C. Una vez concluido el examen de las ofertas se escucharán los comentarios de los licitadores

participantes y el Presidente de la Junta dará por cerrado el acto, haciendo constar la hora en que

terminaron los procedimientos.

ARTÍCULO 44 - Obligaciones del Secretario después del Acto

A. El Secretario de la Junta redactará una Minuta que deberá incluir la siguiente información:

1. Número y asuntos de la Subasta.

2. Fecha y hora de la apertura.

3. Nombre de los licitadores presentes.

4. Breve resumen de las ofertas y los comentarios del acto de apertura de ofertas.

ARTÍCULO 45 - Criterios para la Adjudicación de la Subasta

A. En igualdad de condiciones, la subasta se adjudicará al postor más bajo. La subasta podrá

adjudicarse a otro postor si la calidad del producto y la conveniencia del Departamento en tal

sentido lo justificaren. En la evaluación de las ofertas, se podrá solicitar la recomendación de la

oficina solicitante y del comité técnico, si lo hubiere, en cuanto a si el producto o servicio

cotizado satisface las necesidades del Departamento. En caso de seleccionar un postor que no sea

el más bajo se harán constar las razones por escrito.

B. Una, varias o todas las ofertas recibidas como resultado de una invitación a subasta podrán ser

rechazadas si se considera que los licitadores carecen de la capacidad adecuada para cumplir con

su oferta o si la naturaleza o calidad del equipo, los materiales o servicios no profesionales no se

ajustan a los requisitos, o si los precios cotizados se consideran irrazonables por ser demasiado

altos, o tan bajos que constituyan razón para dudar del cumplimiento por parte del licitador o por

el interés del Departamento se justifica su rechazo.

C. Cuando dos o más licitadores hicieren ofertas idénticas en especificaciones, condiciones y

precios se procederá de la siguiente forma:

1. Los licitadores empatados serán debidamente citados por cualquier medio de

comunicación disponible, para una fecha que no podrá exceder de tres (3) días contados a

partir de la fecha en que se hizo la determinación. Así se hará constar en el expediente.

Para la fecha y hora citada, los licitadores empatados deberán comparecer a la Oficina de

Compras y entregar un sobre cerrado con sus nuevos precios, que serán iguales o

menores que el precio anteriormente cotizado. Los sobres se abrirán en presencia de los

licitadores o sus representantes.

2. De surgir un nuevo empate, se seguirá el mismo procedimiento.

D. Cuando la Junta reciba oferta de un (1) solo licitador, la misma puede ser aceptada, o tomarse

otra decisión, según el mejor interés público.

E. Si la cotización del único licitador resulta ser de un precio irrazonable, la misma será

rechazada por entenderse que no hubo competencia adecuada. La oferta también podrá ser

rechazada si el licitador no es confiable, de acuerdo a los criterios establecidos en este

Reglamento.

F. La Junta podrá autorizar al Departamento o sus unidades institucionales a negociar con el

único licitador para alcanzar posibles acuerdos. De no llegarse a ningún acuerdo, se rechazará la

oferta y podrá cancelarse la Subasta.

G. Si todas las ofertas fueran rechazadas por no cumplir con las especificaciones o con las

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condiciones o porque ofrezcan precios irrazonables o porque medie conducta colusoria, se

levantará un acta conteniendo los detalles que ocasionen el rechazo y se convocará a una nueva

subasta.

H. Cuando todas las ofertas excedan los fondos disponibles para la adquisición del equipo,

materiales o servicios no profesionales solicitados, se podrá negociar la cantidad con aquel

licitador que resulte ser más bajo y cumpla con todos los requisitos sin necesidad de cancelar la

subasta. La adjudicación en estos casos requerirá la autorización previa del Secretario del

Departamento de Agricultura, o su representante autorizado, en las unidades institucionales.

I. La Junta de Subastas evaluará cualquier propuesta o cotización, que contenga alteraciones,

tachaduras o irregularidades y no tenga las iniciales del licitador para determinar si las mismas

constituyen un error fundamental que afecte la adjudicación de la subasta. De estar presente el

licitador o su representante autorizado, se le concederá la oportunidad de hacer las aclaraciones

pertinentes y de escribir sus iniciales en las modificaciones ya hechas. Sin embargo, si el

licitador o su representante autorizado no asiste a la apertura de subasta podrá la Junta de

Subastas rechazar de plano esta oferta.

J. En el proceso de adjudicación de subastas, se considerará lo que dispone la Ley Núm. 42 de 5

de agosto de 1989 mejor conocida como “Ley de Política Preferencia) para las Compras del

Gobierno de Puerto Rico” que establece como política pública favorecer la compra de equipos,

materiales o servicios no profesionales producidos, manufacturados, ensamblados o mercadeados

en Puerto Rico. Dicha preferencia se hará constar en la invitación a subasta. Se podrá adjudicar

compras a favor de comerciantes o firmas fuera de Puerto Rico cuando no haya firmas locales

que puedan servir los equipos, materiales o servicios que se desean adquirir.

ARTÍCULO 46 - Subasta Desierta

Cuando a la fecha fijada para la apertura de los pliegos de licitaciones no se hayan recibido

ofertas de licitadores, la subasta será declarada desierta. Para adquirir los suministros o servicios

en estos casos la Junta de Subastas recomendará al Secretario o su representante autorizado una

de dos alternativas:

a. Anunciar una nueva subasta.

b. Comprar en mercado abierto.

ARTÍCULO 47 - Orden General de Proceder con la Adjudicación

1. La adjudicación se celebrará en una reunión privada en la cual quedará constituida la Junta. El

Secretario de la Junta preparará una minuta de todas las incidencias que contenga los aspectos

relevantes de la reunión.

2. En esta reunión se permitirá la asistencia del representante de la unidad solicitante o del

comité técnico o peritos que hayan participado en la evaluación de las ofertas para ilustrar a la

Junta en sus deliberaciones.

3. El contenido del Acta de Adjudicación y de la Notificación de Adjudicación deberán incluir la

siguiente información:

1. Nombre y dirección de los licitadores.

2. Un resumen de las ofertas de cada licitador.

3. Las razones o fundamentos determinantes en la adjudicación. En aquellos casos que

sean aplicables se indicaran las partidas adjudicadas a su favor y la razón para rechazarle

las partidas que no se le hayan adjudicado.

4. Defecto(s), si alguno, en el contenido de la(s) oferta(s).

5. Firmas - La adjudicación constará en el acta, tendrá la fecha y firma de los miembros

que participaron en la adjudicación.

6. Cualquier miembro podrá discrepar y hacer constar su oposición en forma escrita. Ello

se hará formar parte del expediente.

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7. El escrito de notificación de adjudicación de subasta deberá estar firmado por el

Presidente de la Junta o por el Secretario de ésta. Esto no impide que cuando las

circunstancias así lo justifiquen, la Notificación pueda ser firmada por cualquiera de los

miembros en propiedad o por un miembro substituto.

8. Advertencia a los efectos de que en caso de no estar conforme con la adjudicación,

podrá solicitar revisión de ésta ante la Junta de Apelaciones del Departamento dentro de

diez (10) días contados a partir de la fecha de la notificación que será determinada por el

matasellos del correo federal, de la Notificación de Adjudicación.

9. El Secretario de la Junta viene obligado a notificar con la mayor brevedad posible, a

todos los licitadores que sometieron ofertas, a la Oficina solicitante y a la Oficina de

Compras. Se notificará a los licitadores mediante un escrito titulado “Notificación de

Adjudicación”, el cual se enviará por el medio más adecuado de acuerdo a las

instrucciones que de la Junta, a la dirección que aparezca en la oferta. El Secretario de la

Junta certificará la fecha de dicha Notificación.

10. Fecha del aviso, fecha de la adjudicación, número de la subasta;

11. La Notificación del postor agraciado, además de la información que se relaciona en

los apartados anteriores indicará lo siguiente:

a) Documentos que deberá someter antes de la formalización del contrato;

b) El término de tiempo que tendrá para producir los mismos, será aquel que la

Junta entienda razonable en cada caso;

c) Advertencia de que la adjudicación no obliga al Gobierno hasta que se otorgue

el contrato o la orden de compra.

ARTÍCULO 48 - Cuando No Será Necesario Celebrar Subasta

A. En situaciones de emergencia, cuyas circunstancias y razones deberán exponerse por escrito y

ser aprobadas por el Secretario del Departamento o su representante autorizado, y formará parte

del expediente de la compra. Bajo ningún concepto podrá considerarse como emergencia

aquellas situaciones que no sean de carácter urgente o imprevisto, ni aquellas en las que debieron

seguirse los trámites ordinarios de compra conforme a las disposiciones de este Reglamento. En

estos casos, la oficina solicitante someterá la documentación que evidencie que el soslayar o

demorar el trámite ordinario de compras responde a razones totalmente justificadas.

B. Cuando en el mercado haya un solo suplidor cualificado que pueda suplir los suministros o

servicios que se interese adquirir. La Junta de Subastas pasará juicio al memorando explicativo

de la unidad solicitante.

C. Cuando la adquisición se puede adjudicar bajo los mismos precios, términos y condiciones de

Orden de Compra o subasta realizada dentro de los sesenta (60) días previos, siempre y cuando

redunde en beneficio para el Departamento. Este inciso sólo cubre la siguiente compra inmediata

a la última orden. Esto aplicará únicamente a los Programas de Servicios Agrícolas del

Departamento. Para el Programa de Compra Venta de Materiales Agrícolas se podrá extender el

término a noventa (90) días.

D. Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por ley o por

autoridad gubernamental.

E. Cuando la compra se efectúe de alguna dependencia y/o instrumentalidad pública del Estado

Libre Asociado de Puerto Rico, Estados Unidos o algún país extranjero.

F. Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios

suplementarios para equipo cuya reparación o servicios esté bajo contrato.

G. Cuando se trate de reparación de equipo, incluyendo vehículos de motor o maquinaria que no

pueda moverse, que no estén bajo contrato, o que requieran ser trasladados al taller del posible

suplidor previo a la cotización. Cuando se envié al suplidor exclusivo de la marca en cuestión.

H. Cuando el equipo, materiales o servicios que se requieran sean de naturaleza especializada o

se desee comprar cierto tipo de marca en particular por el buen servicio probado que otras

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unidades análogas hayan rendido. Por la economía envuelta al mantener uniformidad en

unidades múltiples, piezas de reemplazo o por superioridad en el tipo o calidad del servicio que

se obtendrá en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual deberá justificarse por

escrito en la requisición y ser aprobado por el Secretario o representante autorizado.

I. En compras que se tengan que hacer fuera de Puerto Rico porque no haya ningún suplidor

conocido y cualificado en el mercado local que pueda suplir los materiales o servicios que se

necesitan o cuando las condiciones en mercados exteriores sean más ventajosas que las del

mercado local. La Junta de Subastas pasará juicio al memorando explicativo de la unidad

solicitante. Este uso debe regirse por leyes, normas, boletines administrativos y cartas circulares

del Estado Libre Asociado de Puerto Rico que estén vigentes.

J. Cuando la compra se efectué según las disposiciones aplicables a compras directas, según

contempladas en este Reglamento. (Véase las Normas y Procedimientos complementarios a este

Reglamento)

K. Cuando se trate de la compra de objetos de arte, libros y suscripciones, revistas y

publicaciones técnicas a adquirirse de la casa publicadora o su representante exclusivo.

L. Cuando la compra se efectué parcialmente contra una orden abierta cuyo presupuesto sea

aprobado por el Secretario o su representante autorizado y que sean por el término o período

dentro de un año fiscal.

Los diferentes Programas podrán hacer órdenes de emergencia hasta la cantidad de cien dólares

($100.00) por orden, excepto el Programa de Mecanización Agrícola (cuyas órdenes de

emergencia podrán hacerse hasta la cantidad de doscientos dólares ($200.00). El Secretario o su

representante autorizado establecerán la cantidad máxima mensual. Para estos propósitos se

utilizará el formulario DA-DC-12 titulado Orden de Emergencia - Factura.

M. No se podrá adquirir materiales de oficina, baterías, gomas, ni equipos mediante orden de

emergencia. Podrá utilizarse en servicios y piezas de garaje imprevistos. Se anotará el número de

propiedad del equipo, así como la tablilla en caso de vehículos. Un informe mensual de este

gasto se debe enviar a la Oficina de Compras dentro de los quince (15) días del siguiente mes en

que se usó para mantener una evaluación.

N. Los equipos y materiales científicos y especializados que se soliciten para uso en proyectos de

investigación serán excluidos del proceso de subasta. El investigador a cargo del proyecto

gestionará con los suplidores, precios y condiciones de los equipos y materiales especializados.

En los casos en que existan varios suplidores, se solicitarán por lo menos tres (3) cotizaciones y

se seleccionará la cotización más baja que satisfaga la necesidad de su proyecto. El investigador

rendirá al Secretario un informe evidenciando por escrito todas las gestiones realizadas.

La requisición de suministros deberá estar justificada especificando que son equipos o materiales

científicos especializados y que su compra no se rige por las disposiciones relativas a subastas

contenidas en este Reglamento.

1) La unidad de compras procederá a generar la orden de compra para el trámite final con

la prioridad establecida.

2) Las unidades institucionales establecerán los procedimientos necesarios para el control

y cumplimiento con las disposiciones reglamentarias aplicables a este tipo de compra. Se

someterá copia de los procedimientos establecidos en los documentos ante la Junta, para

su consideración.

O. Podrá adquirirse mediante el mecanismo de alquiler con opción a compra (“lease purchase

plan”), siempre que se hagan los arreglos presupuestarios requeridos. El Departamento se

reservará el derecho de descontinuar los pagos y devolver el equipo por causas presupuestarias, o

cuando cese la necesidad del mismo. En estas compras, el criterio para determinar la necesidad

de efectuar subasta formal o subasta informal, será el costo total del artículo, asumiendo que se

ejercerá la opción de compra. Cuando se efectúen subastas para este tipo de adquisición, ello se

indicará en la invitación a subasta. Cuando se utilice un contrato de, la Administración de

Servicios Generales se procederá de conformidad con las normas establecidas por la

Administración.

P. Cuando se trate de un arrendamiento de equipo, siempre que se hagan los arreglos

presupuestarios necesarios. En estos contratos el criterio para determinar la necesidad será el

costo total del alquiler y el impacto presupuestario en la unidad solicitante. La solicitud tendrá

20

que tener la autorización del Secretario o su representante autorizado, previo al inicio de los

trámites para la evaluación y selección de los equipos que van a ser arrendados.

Q. Cuando no se presenta alguna oferta en la subasta, subasta desierta, y está en peligro de

perderse la oportunidad para adquirir los suministros o servicios no profesionales necesarios.

R. Cuando se trate de obras que:

1. Aunque sean por la cantidad de una subasta formal no haya sido posible contratar

después de haberlo intentado por medio de subasta, si considerare el administrador de

la Administración de Servicios Generales que es más conveniente que se construya

por Administración.

2. Cualquiera que sea su importe sean declaradas de imprescindible necesidad o

urgencia por el Administrador.

3. Las obras que exijan especial cuidado en su ejecución desde el punto de vista técnico,

siempre que así lo determine mediante resolución el Administrador.

4. Se lleven a cabo en edificaciones que por su destino exijan extremas medidas de

seguridad y protección para la edificación en sí o para sus ocupantes, y así lo haya

declarado el Gobernador de Puerto Rico mediante Orden Ejecutiva.

ARTÍCULO 49 - Orden de Cambio y Órdenes de Trabajo Extra

El Departamento y/o sus unidades institucionales, sin tener que invalidar el Contrato, podrá

ordenar trabajo extra o hacer cambios en el trabajo que estén dentro del alcance general del

Contrato y consistan de adiciones, eliminaciones de todas las cantidades en los artículos de la

propuesta u otras revisiones, ajustando el monto y el término del Contrato adecuadamente. Todas

estas alteraciones deberán ser autorizadas mediante órdenes de cambio u órdenes de trabajo extra

y deberán regirse por las disposiciones contenidas en el Contrato, todo ello dentro del itinerario

de oferta y/o convocatoria o revisión.

Orden de Cambio - Es una orden escrita dirigida al contratista, firmada por el Secretario

o su representante, que autoriza un cambio en el trabajo a realizarse o un ajuste en el

monto y/o el término del Contrato. En aquellos Contratos donde se ha establecido un

precio unitario el contratista realizará el trabajo según el nuevo acuerdo pero al precio

unitario originalmente establecido.

En contratos por precio global el costo o crédito al Departamento y/o sus unidades

institucionales como resultado de algún cambio en el trabajo deberá ser determinado en

una de las siguientes formas:

1. Por la aceptación mutua de un precio global adecuadamente detallado.

2. Por los precios unitarios establecidos en los documentos del contrato

subsecuentemente acordados; o

3. Por el costo y una cuota fija o porcentual mutuamente acordada.

Orden de Trabajo Extra Es una orden escrita y firmada por el Secretario o su

representante, que autoriza un cambio en el trabajo, un ajuste en la suma total y el

término del Contrato para aquellos servicios o trabajos para los cuales no exista una base

de pago aplicable, de forma directa o indirecta, provista en la propuesta o en el Contrato

mismo o cuando el exceso o merma resultante de cualquier artículo o artículos sobrepasa

ciertos porcentajes. Los porcentajes y el método a seguirse para los ajustes del precio

unitario se establecerán de la forma siguiente:

1. Excesos de más del veinticinco por ciento (25%) de cualquier artículo u

artículos principales requerirán negociar un precio por unidad que estará cubierto

por un Acuerdo Suplementario. El precio unitario originalmente establecido

aplicará a todo trabajo realizado hasta ciento veinticinco por ciento (125%) de la

cantidad del artículo originalmente propuesto y el precio negociado aplicará

exclusivamente a la cantidad de trabajo realizado en exceso del ciento veinticinco

por ciento (125%). De no poder llegar a un acuerdo satisfactorio en cuanto al

precio de uno o varios artículos, el Departamento y/o sus unidades institucionales

se reserva el derecho a requerirle al licitador agraciado (contratista) que realice el

trabajo basado en el costo real más una cuota preestablecida o que elimine del

21

Contrato la cantidad aumentada.

2. Disminuciones de más del veinticinco por ciento (25%) de cualquier Artículo o

artículos principales requerirán el negociar un precio unitario para las unidades de

trabajo finalmente realizadas, las cuales estarán cubiertas por un Acuerdo

Suplementario. La cantidad total de trabajo finalmente realizado será pagada al

precio unitario negociado, pero en ningún caso la suma pagada por la cantidad

total excederá el setenta y cinco por ciento (75%) de la cantidad total original del

objeto.

3. Excesos de un artículo secundario hasta el punto en que la cantidad del artículo

calculado al precio unitario, sobrepase el seis punto veinticinco por ciento

(6.25%) de la cantidad original del Contrato, requerirán el negociar un precio por

unidad el cual estará cubierto por un Acuerdo Suplementario. El precio unitario

original aplicará a todo trabajo realizado en el artículo hasta un valor de seis punto

veinticinco por ciento (6.25%) de la cantidad original del Contrato y el precio

unitario negociado aplicará al trabajo adicional. De no poder lograrse un acuerdo

satisfactorio en cuanto al precio a negociar, el Departamento y/o sus Unidades

institucionales se reservan el derecho a requerirle al licitador agraciado

(contratista) que realice el trabajo basado en el costo real más una cuota

preestablecida o que elimine del Contrato la cantidad aumentada.

ARTÍCULO 50 - Junta de Apelaciones

Se crea una Junta de Apelaciones del Departamento de Agricultura para revisar las

adjudicaciones de la Junta de Subastas que se presenten ante su consideración, la cual estará

constituida de la siguiente forma:

A. Tres (3) miembros en propiedad y un (1) miembro suplente, designados por el

Secretario o su representante autorizado, quien nombrará un Presidente de entre los

niveles en propiedad.

B. Los miembros de la Junta de Apelaciones serán nombrados por un término de dos (2)

años que puede ser prorrogado por un término adicional. Ningún miembro podrá

pertenecer a la Junta por más de cuatro (4) años.

C. Ninguno de sus miembros podrá llevar a cabo funciones relacionadas directa o

indirectamente con la gestión de adquisición o venta de bienes o servicios del

Departamento.

D. El Presidente elegirá un Secretario de entre sus miembros.

E. La asistencia de dos (2) de sus miembros constituirá quórum.

F. La notificación de la determinación puede estar suscrita por uno de sus miembros.

ARTÍCULO 51 - Apelación de Adjudicación de la Junta de Subastas

Cualquier licitador adversamente afectado por una adjudicación de la Junta de Subastas podrá,

dentro del término de diez (10) días contados a partir de la fecha de envío de la notificación,

según consta en el matasellos del correo, o de la decisión de la Junta de Subastas resolviendo la

Moción de Reconsideración, presentar una Solicitud de Apelación ante la Junta de Apelaciones

del Departamento. La Junta de Apelaciones deberá considerarla dentro de los diez (10) días de

haberse presentado.

Si se tomare alguna determinación en su consideración, el término para solicitar la revisión

judicial empezará a contarse desde la fecha en que se archiva en autos copia de la notificación de

la decisión de la Junta de Apelaciones. Si se dejare de tomar alguna acción con relación a la

Solicitud de Apelación dentro de los diez (10) días de haberse presentado, se entenderá que ésta

ha sido rechazada de plano y a partir de esa fecha comenzará a correr el término para la revisión

judicial.

ARTÍCULO 52 - Procedimiento para la Apelación

A. La apelación se formalizará presentado el escrito de apelación y tres copias en la Oficina

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del Subsecretario del Departamento para la atención de la Junta de Apelaciones del

Departamento de Agricultura dentro del término dispuesto en el Artículo 51 de este

Reglamento.

B. Copia del escrito de apelación tendrá que ser notificado a la Junta de Subastas en la

misma fecha en que se presentó en la Junta de Apelaciones.

C. La parte apelante será responsable de notificar a todos los licitadores que participaron en

la subasta, a la oficina solicitante y al Departamento de Agricultura. La notificación se

efectuará por correo certificado con acuse de recibo o mediante un servicio similar de

entrega personal con acuse de recibo. La notificación a los demás licitadores se hará

dentro del término jurisdiccional para presentar la apelación. Este requisito es de

cumplimiento estricto.

ARTÍCULO 53 - Expediente de Apelación

Una vez recibida la notificación de la Solicitud de Apelación, la Junta de Subastas remitirá el

expediente original de la subasta impugnada a la Junta de Apelaciones. El expediente estará

compuesto por la convocatoria y el pliego de subasta, la hoja de asistencia de los licitadores, las

ofertas originales que se presentaron en la subasta, las minutas de la Junta de Subastas y el Aviso

de Adjudicación.

ARTÍCULO 54 - Oposición a la Petición de Apelación

Dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación de la apelación, cualquiera de los

licitadores podrá presentar un escrito de oposición a la apelación. Este escrito tendrá que ser

notificado conforme al Artículo 52 inciso 3 de este Reglamento.

ARTÍCULO 55 - Efecto de la Presentación de la Solicitud de Apelación

La presentación de la apelación no tendrá el efecto de paralizar la subasta impugnada. Sin

embargo, a solicitud de un licitador, la Junta de Apelaciones podrá emitir una orden en contrario,

pero no sin antes conceder un término a los demás licitadores para que se expresen en torno a la

solicitud de paralización.

ARTÍCULO 56 - Criterios para Evaluar una Apelación

La Junta de Apelaciones tomará en consideración los siguientes criterios al resolver una

apelación:

1. Si la adjudicación, de su faz, incumple alguna disposición de ley, norma o reglamento

aplicable, o si se impugna el procedimiento seguido en la subasta por no estar de acuerdo

con lo dispuesto en este Reglamento.

2. Si la adjudicación es contraria a derecho o producto de una actuación arbitraria, ilegal

o irrazonable.

3. Si la adjudicación no expresa los fundamentos que la apoyan.

4. Si la adjudicación no está apoyada por el expediente.

ARTÍCULO 57 - Decisión de la Junta de Apelaciones

1. Excepto en aquellos casos en que se impugne el procedimiento seguido en la subasta, la

decisión de la Junta de Apelaciones será una adjudicación en los méritos y tendrá que advertir

del derecho a solicitar revisión ante el Tribunal de Circuito de Apelaciones. Esta decisión se

notificará a todos los licitadores que participaron en la subasta impugnada.

2. En los casos en que se resuelva que en la subasta no se siguieron los procedimientos

dispuestos en este Reglamento, se devolverá el expediente a la Junta de Subastas para que actué

conforme a las instrucciones expuestas en la Resolución de la Junta de Apelaciones.

ARTÍCULO 58 – Reconsideración de la Junta de Apelaciones

1. Cualquier parte adversamente afectada por una Resolución de la Junta de Apelaciones podrá,

dentro del término improrrogable de diez (10) días contados a partir de la fecha de envío de la

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notificación, según consta en el matasellos del correo, presentar una solicitud de reconsideración.

La Junta deberá considerar la solicitud dentro de los próximos diez (10) días de haber sido

presentada. Si la rechazare de plano o no actuare dentro de los diez (10) días, el término para

solicitar revisión judicial comenzará a correr nuevamente desde que se notifique dicha

denegatoria o desde que expiren esos diez (10) días, según sea el caso.

2. Si tomare alguna determinación en su consideración, el término para solicitar revisión

empezará a contarse a partir de la fecha de la notificación de la Resolución de la Junta de

Apelaciones resolviendo la solicitud de reconsideración, según consta en el matasellos del

correo.

ARTÍCULO 59 - Revisión Judicial de la Resolución de la Junta de Apelaciones

Cualquier licitador adversamente afectado por una Resolución de la Junta de Apelaciones podrá

solicitar revisión judicial de la misma mediante la presentación de un recurso de revisión ante el

Tribunal de Circuito de Apelaciones dentro del término de diez (10) días a partir del archivo en

autos de copia de la notificación de la Resolución de la Junta.

ARTÍCULO 60 - Notificación Interna

Una vez transcurrido el término de revisión judicial de la Resolución de la Junta de Apelaciones

establecido en este reglamento, sin que se haya presentado una Solicitud de Revisión, el

Secretario de la Junta de Subastas enviará el expediente al Oficial de Compras y le notificará que

no se ha solicitado revisión de la Resolución ante el Tribunal de Circuitos de Apelaciones.

Cumplido esto, se procederá a formalizar el contrato conforme a las normas de adquisición de la

unidad solicitante.

A. Si la adjudicación fuera impugnada conforme al Reglamento, se notificará inmediatamente la

Resolución que emita la Junta de Apelaciones. Los trámites de contratación dependerán de lo

dispuesto en la Resolución y de los trámites ulteriores de revisión judicial.

ARTÍCULO 61 - Negativa a Cumplir el Contrato

Si el licitador se niega a cumplir con la oferta adjudicada se notificará inmediatamente a la Junta

de Subastas, la cual le enviará un informe al Secretario. La Junta podrá optar por una de las

siguientes alternativas:

A. Adjudicar al segundo licitador que cumpla con las especificaciones y condiciones

cuya oferta sea la más baja.

B. Si el incumplimiento no es por justa causa, se ejecutará la garantía, fianza de licitación

(“Bid Bond”) para cubrir el pago entre la cantidad ofrecida por él y la del segundo postor.

El Bid Bond deberá solicitarse para que sea efectivo por un término de tiempo no menor

de seis (6) meses. De no ser suficiente la garantía o fianza para cubrir el pago entre la

cantidad ofrecida por él y la del segundo postor, se podrá ir contra el licitador

directamente para recobrar la diferencia.

C. La Junta podrá solicitar que el licitador sea eliminado del Registro único de

Licitadores, por un término no menor de un (1) año ni mayor de tres (3).

D. La Junta de Apelaciones podrá imponer sanciones en los siguientes casos:

1. Si el promoverte o promovido dejare de cumplir con las disposiciones de este

reglamento se podrá imponer una sanción económica a favor de la Agencia o

de cualquier parte que no excederá de doscientos dólares por cada imposición

separada, a la parte o su abogado, si este es el responsable del incumplimiento.

2. Puede ordenar la desestimación de la acción incoada en el caso del

promovente.

ARTÍCULO 62 - Incumplimiento de Contrato

El incumplimiento de contrato por parte del licitador en cualquier etapa de su ejecución se regirá

por las cláusulas penales contenidas en el mismo, incluyendo la Resolución de la obligación, más

la imposición de daños y perjuicios contractuales.

ARTÍCULO 63 - Fianzas

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A. Podrá presentarse en cheque certificado, giro postal o fianza de una compañía reconocida para

hacer negocios en Puerto Rico.

B. Fianza de Licitación: Será el diez por ciento (10%) del valor total de la cantidad cotizada.

C. Fianza de Ejecución: Será el cien por ciento (100%) del total contratado.

D. Estas fianzas serán utilizadas para satisfacer los daños económicos causados por aquellos que

vienen obligados a prestarlas.

ARTÍCULO 64 - Alcance del Carácter Público de los Documentos

El expediente de la subasta y los contratos serán públicos. No obstante, no se considerarán

documentos públicos, accesibles a los licitadores y terceras personas, aquellos que prepare un

miembro de la Junta de Subastas durante sus deliberaciones, ni los informes o estudios de un

comité asesor, peritos o consultores de la Junta de Subastas o la Junta de Apelaciones. Se debe

coordinar con el funcionario que ostente la custodia de los documentos para su examen.

ARTÍCULO 65 - Prohibición de Beneficiarse de la Gestión Pública

Según lo establecido en la Ley de Ética Gubernamental, Ley Núm. 12 de 24 de julio de 1985,

según enmendada, los funcionarios en quienes el Secretario delegue participar como miembro o

asesor técnico en los procesos de subastas, en la función o supervisión de las compras, ni ningún

otro empleado, solicitará ni aceptará, directa o indirectamente utilidad, ventajas, lucro o

ganancia, regalías, préstamos, promesas, favores o beneficios de firmas comerciales o persona

alguna que provea servicios o productos al Departamento.

Los funcionarios que incurran en esta práctica, serán sometidos a los procedimientos

disciplinarios aplicables y el asunto será referido a la Oficina de Ética Gubernamental y el

Departamento de Justicia para las acciones que correspondan.

ARTÍCULO 66 - Criterios que Rigen la Adquisición

Todo funcionario autorizado a gestionar o aprobar la adquisición de equipo, materiales y

servicios no profesionales, se regirá por criterios de necesidad, utilidad, rendimiento y economía.

Toda adquisición debe hacerse procurando satisfacer al máximo y al menor costo posible, las

necesidades de la instrumentalidad solicitante.

ARTÍCULO 67 - No precedente

La decisión que tome la Junta de Subastas o los foros apelativos, en la determinación de una

subasta, afectará únicamente el caso bajo su consideración y no constituirá precedente para otros

procesos.

ARTÍCULO 68 - Caja Menuda

El Departamento podrá establecer un fondo de caja menuda u otro medio de emergencia, para

cubrir los costos de la adquisición de piezas de repuesto y mantenimiento de vehículos de motor

que sean necesarios en la prestación de servicios a la agencia o para cualquier otro gasto que el

Secretario estime necesario. La cantidad de dinero del fondo para efectuar dichas compras será

determinada por el Secretario, mediante recomendación de los representantes autorizados.

ARTÍCULO 69 - Orden de Compra

A. Toda solicitud para la adquisición de equipo, materiales o servicios se hará a la Unidad de

Compras mediante el “Formulario de Requisición de Compras, ASDA-DC”, excepto en aquellas

situaciones que se requiera contrato autorizado.

B. Toda requisición deberá tener la autorización del Secretario o su representante autorizado, del

Director de la Oficina solicitante o su representante y contar con la asignación presupuestaria

necesaria para su aprobación.

C. Las órdenes de compra se verificarán a los fines de determinar la corrección, exactitud y

propiedad del cargo a hacerse a un fondo o partida presupuestaria.

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D. Las órdenes de compra se entregarán o remitirán a los suplidores después de haberse hecho

las reservas de fondos en las partidas correspondientes.

E. En las compras que requieran pago por adelantado, se tramitará dicho pago en forma directa

contra el fondo en la partida correspondiente del presupuesto permanente autorizado por el

Secretario de la agencia o su representante autorizado. Para realizar los pagos se emitirá la orden

de compra, la cual se tramitará al suplidor.

F. En las compras de emergencia en que se obvie el requisito de procesar previamente una

requisición de compra, y establecer la reserva en los fondos o partidas correspondientes, se hará

formar parte del expediente de compra u orden de emergencia, la justificación por escrito de la

misma. En estos casos el funcionario que autorice la compra de emergencia se asegurará de que

existen fondos disponibles para cubrir la compra y a tenor con ello ordenará se tramite una orden

con carácter de urgencia.

G. En aquellos casos en que luego de emitida una orden de compra, surjan circunstancias no

previstas que ameriten cambios, ya sea en precios, cantidad, especificaciones u otras

condiciones, el Oficial Ejecutivo de Compras expedirá un aviso de cambio a esa orden. Si el

aumento es en el importe de la orden, se requerirá la firma del Secretario o su representante

autorizado. Este cambio se procesará con la justificación y una Requisición de Compra

solicitando el aumento en los fondos.

ARTÍCULO 70 - Adquisiciones Mediante Acuerdo de Crédito o Fondos Personales

A. El Secretario establecerá las condiciones en las cuales los funcionarios podrán efectuar

compras directas con fondos personales a ser reembolsados mediante tarjeta de crédito propiedad

de la agencia. El Secretario fijará y revisará la cantidad máxima a reembolsar por compra de

suministros y servicios que haga cualquier funcionario de la agencia bajo este mecanismo. En

ningún caso, se usará este mecanismo para obviar los procedimientos ordinarios de compra.

B. Las compras realizadas por los funcionarios o empleados así autorizados deberán estar

respaldadas por facturas o cualquier otro documento oficial que evidencie el gasto incurrido.

C. Los reembolsos al funcionario o los pagos a las empresas que concedieron el crédito serán

aprobados por el Director de Finanzas y el funcionario autorizado en la unidad correspondiente.

ARTÍCULO 71 - Adquisición de Productos Reciclados

A. La unidad de compras del sistema dará preferencia a la adquisición de productos reciclados

siempre y cuando no se afecte la calidad, el medio ambiente y el propósito para el cual se

utilizará.

B. Los agentes compradores, previo a remitir la orden de compra, requerirán a los suplidores que

en la cotización se indique si el producto que ofrecen contiene material reciclado y el por ciento

de materia reciclada que contiene.

C. El Oficial Ejecutivo de Compras establecerá los mecanismos para realizar compras de papel

que contengan un cincuenta por ciento (50%) de fibra reciclada hasta alcanzar una proporción

ascendente de veinticinco por ciento (25%) de consumo de papel que adquiera su unidad

institucional en la medida que lo permitan los costos del material. Siempre se observarán las

reglamentaciones establecidas por la Autoridad de Desperdicios Sólidos adscrita al

Departamento de Recursos Naturales y Ambientales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

ARTÍCULO 72 - Entrega, Recibo y Pago de Equipos y Suministros

A. La entrega de equipos y suministro se hará directamente a la oficina para la cual se tramitó la

orden o en una unidad central de recibo y entrega, según lo determine el caso. Se establecerán los

procedimientos necesarios sobre recibo y entrega de materiales y suministros.

B. Antes de la aceptación y pago de los suministros, se verificará que éstos estén en estricto

cumplimiento con las especificaciones y condiciones estipuladas en la orden de compra.

C. Para asegurar los controles internos en las funciones de compra, recibo y entrega, certificación

de pago y registro de la propiedad recibida, las funciones de cada área permanecerán segregadas.

El empleado a cargo de la sección de recibo y entrega verificará que la cantidad solicitada por la

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oficina corresponda con la orden. Cuando existan discrepancias iniciará la acción correctiva.

E. El informe de recibo de la orden de compra será firmado por la persona autorizada en la

oficina solicitante cuando el empleado a cargo le haga la entrega de la misma.

ARTÍCULO 73 - Enmiendas

Este Reglamento podrá ser enmendado por aprobación del Secretario de Agricultura. Toda

enmienda que se haga al presente reglamento será publicada en español e inglés en por lo menos

un (1) periódico de circulación diaria general en Puerto Rico durante dos (2) semanas

consecutivas y en la red de Internet.

ARTÍCULO 74 - Derogación

Se deroga el Reglamento Núm. 6632, aprobado el 10 de junio de 2003, “Reglamento General de

Compras, Subastas y Apelaciones del Departamento de Agricultura y sus Unidades

Institucionales”.

ARTÍCULO 75 - Vigencia

Este Reglamento entrará en vigor inmediatamente después de su aprobación y firmado por el

Secretario de Agricultura y su remisión para inscripción en el Departamento de Estado de Puerto

Rico, a tenor con la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme, Ley Núm. 170 de 12 de

agosto de 1988, según enmendada.

Para que así conste, expido mi firma y el sello del Departamento de Agricultura a la presente

Certificación, en San Juan, Puerto Rico, hoy ___ de diciembre de 2007.

/Fdo./ __________________

Secretario de Agricultura