REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION Y MANEJO DEL … · 2019-02-02 · MINISTERIO DE DESARROLLO PRODUCTIVO Y ECONOMIA PLURAL ZONA FRANCA COMERCIAL E INDUSTRIAL DE COBIJA Gestión 2009

MINISTERIO DE DESARROLLO PRODUCTIVO Y ECONOMIA PLURAL

ZONA FRANCA COMERCIAL E INDUSTRIAL DE COBIJA Gestión 2009

REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL FONDO ROTATIVO 1

REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION Y MANEJO

DEL FONDO ROTATIVO

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

ARTÍCULO 1.(OBJETIVO).- El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS para la

administración y manejo del Fondo Rotativo para Gastos Menores de Oficina, tiene por

objeto determinar las atribuciones, deberes y obligaciones de los servidores públicos,

formalizando la plena responsabilidad con relación a la buena utilización de los recursos

de la Zona Franca Comercial e Industrial de Cobija.

ARTÍCULO 2. (DEFINICIÓN DE FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES

DE OFICINA).- Fondo Rotativo para Gastos Menores de Oficina, es el monto de dinero

que destina la Zona Franca Comercial e Industrial de Cobija, para satisfacer de

emergencia necesidades de compras menores de oficina para bienes y/o servicios cuando

no exista en almacenes.

Las compras por valor igual o menor a Bs. 1.000,00 (UN MIL 00/100 BOLIVIANOS) como

apoyo a las Unidades Funcionales para que cumplan sus objetivos de gestión.

ARTÍCULO 3. (MARCO LEGAL).- El presente Manual de Procedimientos ha sido

elaborado en el marco de las siguientes disposiciones legales vigentes:

"Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental" (SAFCO) , Articulo 1

incisos c) y d) Articulo 14 incisos a) y b), Articulo 31 incisos a), b) y c), Articulo 38

Decreto supremo Nº 23318 – A.

Decreto Supremo 27328 del 30/01/2004, que aprueba las Normas Básicas del SABS.

D.S. 27330 31 Enero 2004, simplificación de tramites.

ARTÍCULO 4. (SU FUNCIONAMIENTO Y APLICACIÓN).- El Manual de

Procedimientos se aplica para:

Definir el conducto regular de las compras menores de oficina.

Definir cómo funciona el Fondo Rotativo, los recursos con que cuenta y forma de

reposición.




Definir un conjunto de actividades que permita la asignación UNIFORME de

recursos a las unidades funcionales.

Definir un sistema de control para el cargo y descargo de cada Responsable.

ARTÍCULO 5. (ÁMBITO DE APLICACIÓN).- El presente MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS se constituye en el instrumento administrativo al que deben sujetarse

los Servidores Públicos de la Zona Franca Comercial e Industrial de Cobija responsables

del USO Y OTORGACION DE FONDOS ROTATIVOS para Gastos Menores de Oficina y

su Administración.

El alcance del presente Manual de Procedimientos comprende a la totalidad de los

servidores públicos de la Zona Franca Comercial e Industrial de Cobija en sus distintos

niveles jerárquicos, en función activa y bajo relación de dependencia por contrato de

trabajo de cualquier tipo, en ocasión de tener que cumplir funciones de trabajo en el área

urbana o rural, para la institución.

ARTÍCULO 6. (CUMPLIMIENTO).- La aplicación del presente Manual de

Procedimientos es responsabilidad de la Unidad Administrativa – Financiera de la Zona

Franca Comercial e Industrial de Cobija; estará sujeto a control del adecuado

cumplimiento por Auditoria Interna de acuerdo a las normas legales y disposiciones en

vigencia.

Ningún Servidor Público de Zofra – Cobija, podrá alegar desconocimiento al presente

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS como excusa o justificación de omisión, infracción o

violación de cualquiera de las disposiciones o el conducto regular.

ARTÍCULO 7. (REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN).- La Unidad Administrativa –

Financiera, la Jefatura de Contabilidad y Presupuestos en coordinación con el Área de

Reglamentos y Manuales una vez al año revisará el presente MANUAL con base en el

análisis de la experiencia de su aplicación introduciendo las modificaciones para su

actualización permanente.

ARTÍCULO 8. (DEFINICIÓN DE FONDO ROTATIVO).- El Fondo Rotativo es el

desembolso anticipado de Recursos Financieros que es autorizado mediante Resolución

Administrativa expresa, destinado a las Unidades o Áreas dependientes de Zofra – Cobija,

para cubrir gastos emergentes de requerimientos prioritarios para el cumplimiento de las

actividades de la institución. De acuerdo a las necesidades debidamente justificadas de

una Unidad o Área funcional determinada, el Director General Ejecutivo podrá autorizar

mediante Resolución Administrativa, más de un Fondo Rotativo.




ARTÍCULO 9. (ASIGNACIÓN DE RECURSOS).- Para la asignación de recursos a

través del Fondo Rotativo, deberá tomarse en cuenta los siguientes aspectos.

a) La creación de un Fondo Rotativo, deberá ser aprobado mediante Resolución

Administrativa, en la que se deben presentar al Director General Ejecutivo todas las

justificaciones suficientes para tal fin, mediante un informe o comunicación escrita por

cada uno de Jefes de Unidad solicitantes

b) Los desembolsos para los Fondos Rotativos se realizaran con cargo al presupuesto

aprobado de la gestión de la Zona Franca Comercial e Industrial y que estén

consignados en el POA correspondiente.

c) En la Resolución Administrativa que autoriza la creación de un Fondo Rotativo, deberá

especificarse claramente el nombre del Responsable, el monto y destino de acuerdo a

las partidas asignadas en el Presupuesto.

CAPITULO II

MONTO Y MOVIMIENTO DEL FONDO ROTATIVO PARA

GASTOS MENORES DE OFICINA

ARTÍCULO 10. (MONTO Y DESTINO DEL FONDO ROTATIVO PARA GASTOS

MENORES DE OFICINA).- El monto asignado al responsable del manejo del Fondo

Rotativo para Gastos Menores de Oficina es de:

REPARTICIÓN MONTO BASE LEGAL Unidad Administrativa y Financiera Bs. 10.000,00

Unidad de Asesoría Jurídica Bs. 3.000,00

ARTÍCULO 11. (DISPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES

DE OFICINA).- Los recursos asignados al Fondo Rotativo para Gastos Menores de

Oficina - Caja Chica, solo podrán ser utilizados en casos de emergencia y solamente para

compras de ítems incluidos en las partidas presupuestarias y de acuerdo a la naturaleza de

la Unidad o Área Funcional respectiva.

Los recursos asignados al Fondo Rotativo para Gastos menores de Oficina, únicamente

podrán ser utilizados de acuerdo a la partida presupuestaria y al clasificador de gastos

vigente para compras menores de oficina por la Caja Chica de la Unidad Administrativa –

Financiera, Caja Chica del Área de Contabilidad y Presupuestos, Caja Chica de la

Unidad de Asesoría Jurídica.




ARTÍCULO 12. (APERTURA DEL FONDO ROTATIVO).- Otros Fondos Rotativos, se

crearán mediante Resolución Administrativa específica

ARTÍCULO 13. (PREVISIÓN PRESUPUESTARIA).- Para la correspondiente

asignación de recursos en las partidas del presupuesto de gastos menores de oficina, la

Dirección General Ejecutiva, Unidades, Áreas, Programas y Proyectos de la Zona Franca

Comercial e Industrial de Cobija, deberán programar en el POA respectivo, para su

inclusión en el presupuesto anual de los gastos en las partidas correspondientes.

ARTÍCULO 14. (ENCARGADO DE MANEJO).-

El Encargado de administrar el FONDO ROTATIVO DE GASTOS MENORES DE

OFICINA será el Encargado de Tesorería – Cajero Habilitado.

El encargado del Fondo Rotativo, tendrá la responsabilidad de recibir las Solicitudes de

Fondos de Caja Chica (Formulario ZFC/ACP/SFCC-001), debidamente autorizadas por el

inmediato superior en jerarquía del solicitante, verificando si cumplen con los requisitos

establecidos y realizar su seguimiento hasta el momento del pago y descargo documentado

de los mismos.

El Encargado del manejo de administrar el Fondo, guardará y custodiará todo el efectivo

desembolsado para el funcionamiento del Fondo Rotativo.

ARTÍCULO 15. (PAGOS O GASTOS).- Los pagos o gastos que se efectúen con los

recursos del Fondo Rotativo para gastos menores de Oficina, deben ser requerimientos de

urgencia justificada, según las necesidades de las Unidades Funcionales.

Todo desembolso deberá estar autorizado por el Jefe de Unidad.

En el caso expreso de materiales y suministros, éstos serán adquiridos únicamente cuando

en Almacenes de ZOFRA, se evidencie la inexistencia de los mismos.

Análogamente para el caso de compra de servicios cuando el Área de Bienes y Servicios no

esté en condiciones de ejecutar el servicio demandado.

ARTÍCULO 16. (USUARIOS DEL FONDO).- El Fondo Rotativo para gastos menores de

Oficina, es solamente para funcionarios regulares de Zofra – Cobija o funcionarios de

proyectos de la misma.

Funcionarios o personeros de Convenios y contratos específicos con Zofra – Cobija,

también son beneficiarios del Fondo.




Para invitados especiales, funcionarios de Instituciones colaboradoras y otras, se aplica el

Manual de Procedimientos Especial.

ARTÍCULO 17. (RESPALDO DE FACTURAS).- Todos los gastos deben ser respaldados

con facturas fiscales extendidas a nombre de la “Zona Franca Comercial e Industrial de

Cobija (ZOFRA – COBIJA)” consignando el Numero de Identificación Tributaria (NIT)

Nº 1015913022 y con el detalle de la compra en la glosa de la Factura o Nota Fiscal,

exceptuando los montos iguales o menores a Bs. 5.00.- (Cinco 00/100 Bolivianos).

En caso de compras y/o servicios sin Facturas, el Cajero Habilitado, retendrá los

impuestos de Ley y adjuntará un RECIBO OFICIAL (ZFC/ACP/SFCC-002) con la firma y

número de Cedula de Identidad del vendedor o alternativamente la huella digital del

comerciante registrando el descuento del impuesto de ley.

Si las compras de bienes o servicios se realizan en puestos de ventas ambulantes y

ocasionales, deberá llenarse necesariamente un RECIBO OFICIAL INTERNO

(ZFC/ACP/SFCC-002) para la constancia del gasto por montos menores o iguales a Bs.

5,00.- con el nombre y firma (o huella digital) del vendedor.

ARTÍCULO 18. (RECONOCIMIENTO DE PASAJES URBANOS).- El reconocimiento por concepto de pasajes urbanos adquiridos en situación de emergencia

previamente a la autorización de la solicitud de caja chica o para los casos de viajes

oficiales del área rural a Cobija, se realizará de acuerdo con las tarifas oficiales de

transporte terrestre o fluvial, nacional o internacional salvo demostración documentada de

precio superior.

De acuerdo al destino de la comisión de servicio dentro del radio urbano de la Ciudad de

Cobija, los pasajes podrán ser para taxi, moto taxi nacionales o internacionales según el

caso y en función de la disponibilidad de servicios de transporte público, las vías de acceso,

la urgencia u otros factores similares.

ARTÍCULO 19. (CÁLCULO DEL VALOR DE LOS PASAJES).- El solicitante estimara

el valor total de los pasajes a utilizar en la comisión, en caso de recibir menor cantidad,

mediante la presentación de los boletos correspondientes o el Recibo Oficial, el Encargado

del Fondo Rotativo para gastos menores de Oficina - Caja Chica, repondrá el faltante

mediante actualización de la solicitud, para evitar la elaboración de planilla adicional.

Asimismo, si se estimó en demasía, el sobrante, devolverá adjuntando el recibo utilizado y

actualizando la solicitud de fondos de caja chica para evitar la elaboración de planilla

adicional.

ARTÍCULO 20. (OBLIGACIONES).-




a) El Encargado responsable de la administración y manejo del Fondo Rotativo para

Gastos menores de Oficina, deberá tomar los recaudos necesarios para la custodia y

control de los recursos destinados a los fines para los que fue creado, obligándose al

estricto cumplimiento del presente Manual de Procedimientos.

b) El Encargado de la administración y manejo del Fondo Rotativo para Gastos

menores de Oficina deberá revisar, aprobar o rechazar la documentación de

respaldo de cada uno de los gastos efectuados por el solicitante (solicitud aprobada

y sellada, recibo de fondos, facturas). Deberá controlar que las facturas

correspondan a la lista de partida presupuestaria y al clasificador de gastos.

c) El Encargado de la administración y manejo del Fondo Rotativo para Gastos

menores de Oficina deberá autorizar, exigir y revisar la documentación de respaldo

de cada uno de los gastos efectuados.

d) El Servidor Público, responsable de la administración del Fondo Rotativo, a tiempo

de presentar la documentación respaldatoria para la reposición de Fondos, deberá

en cada una de las Facturas presentadas, sellar con la leyenda “Gasto Efectuado –

Fondo Rotativo” para su inhabilitación posterior.

e) El Servidor Público que ha recibido el Fondo Rotativo, deberá presentar en el

transcurso de 72 horas la documentación de respaldo (Facturas), estando el

Encargado de la administración y manejo del Fondo Rotativo para Gastos menores

de Oficina facultado para informar al Área de Recursos Humanos para descontarle

de sus haberes en casos de incumplimiento.

f) El Encargado de Descargos realizara la revisión de los documentos y la reposición

del Fondo Rotativo para Gastos Menores de Oficina, deberá elaborar el informe de

conformidad en un máximo de cinco días calendario, para su posterior ingreso al

sistema contable.

g) La reposición del Fondo Rotativo y presentación de la documentación respaldatoria,

podrá reponerse al 80% de gastos del Fondo.

h) Las Unidades involucradas en la revisión de los documentos y la reposición de

Fondos Rotativos deberá efectuar el trámite en un máximo de tres días calendario.

ARTÍCULO 21. (PROHIBICIONES).- Se establecen las siguientes prohibiciones para el

uso del Fondo Rotativo:

a) Pagos por materiales y suministros que son adquiridos en forma rutinaria para las

actividades de Zofra – Cobija.




b) Cubrir préstamos, vales, gastos particulares, cambio de cheque sea cual fuera la

jerarquía del solicitante.

c) Cancelar pagos entre responsables de Fondos Rotativos.

d) El gasto para adquisiciones o compras de servicios por montos mayores a Bs.

1.000,00 (Un Mil 00/100 Bolivianos).

e) El fraccionamiento en dos ó más cantidades, destinado a cubrir la misma

adquisición o servicio.

f) La adquisición de activos fijos, aunque el monto este dentro del los limites

señalados.

g) Pagos por materiales y suministros que existan en Almacenes de Zofra – Cobija.

h) Pagos por ejecución de servicios que pueda ejecutar el Área de Bienes y Servicios.

i) Pagos no consignados en partidas presupuestarias.

j) Pago de sueldos y salarios o pago de servicios personales, cualquiera sea su índole.

k) Regalos, salutaciones, ofrendas florales, obsequios y otros presentes de acuerdo al

D.S. N° 27327 del 31 de enero 2004.

En caso de incumplimiento, el Responsable del manejo del Fondo Rotativo para gastos

menores de Oficina, será pasible a lo previsto por la Ley Nº 1178 y sus Reglamentos.

El Responsable de la administración del Fondo Rotativo, queda encargado de aceptar o

rechazar todas las compras de artículos y servicios, rechazará aquellos productos que no

estén en el clasificador de gastos y el solicitante deberá devolver el monto correspondiente.

ARTÍCULO 22. (ARQUEO DEL FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE

OFICINA).-

La Unidad Administrativa y Financiera, conjuntamente la Unidad de Auditoria Interna de

Zofra – Cobija practicarán arqueos periódicos y sorpresivos a los Encargados del Fondo

Rotativo para Gastos Menores de Oficina Caja Chica del Área de Contabilidad y

Presupuestos, Caja Chica de la Unidad de Asesoría Jurídica.




La Unidad de Auditoria Interna y el Jefe del Área de Contabilidad y Presupuestos de Zofra

– Cobija, tienen facultades para realizar arqueos sorpresa en el momento que juzguen

necesario como medida de control, para que el (los) responsable (s) del manejo del Fondo

Rotativo para gastos menores de Oficina, tengan relación de sus gastos en forma ordenada

y cronológica.

El Jefe de la Unidad Administrativa Financiera deberá practicar arqueos al Responsable

del Fondo Rotativo. El total del dinero en efectivo, mas las rendiciones de cuenta deben ser

iguales al importe del fondo desembolsado.

ARTÍCULO 23. (ARCHIVO TRANSITORIO).- El Responsable del Fondo Rotativo para

Gastos menores de Oficina, debe mantener al día y en orden la información

correspondiente el manejo de registro de los montos recibidos y desembolsado, de manera

que pueda proporcionar en cualquier momento, la información que le sea requerida.

ARTÍCULO 24. (DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDAD).- El responsable de la

Administración del Fondo Rotativo para Gastos menores de Oficina, no esta autorizado

para delegar su responsabilidad a otro Servidor Público, salvo causas de fuerza mayor y

con autorización expresa.

CAPITULO III

DE LAS RENDICIONES DE CUENTAS

ARTÍCULO 25. (RENDICIÓN DE CUENTAS DEL SOLICITANTE).- Es imprescindible

para la rendición de cuenta documentada del funcionario solicitante y usuario de Caja

Chica, la presentación solamente de:

Todas las facturas de los artículos comprados (o los recibos oficiales de Zofra

Cobija utilizadas en las compras).

El “pedido de materiales y suministros” con sello “sin existencias” de Almacenes,

cuando se trata de compra de artículos y/o compra de servicios (excepto pasajes

urbanos).

El Recibo de “Fondos de Caja Chica” (ZFC/ACP/SFCC-001) autorizado por el

Jefe de Unidad para compra por caja chica o aprobado por el Encargado del Fondo

Rotativo para gastos menores de Oficina – Caja Chica.




ARTÍCULO 26. (DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO – FACTURAS Y RECIBOS).-

Las compras deben ser respaldadas con Facturas Fiscales extendida a nombre de la “Zona

Franca Comercial e Industrial de Cobija (Zofra – Cobija)” consignando el NIT Nº

1015913022 y con el detalle de la compra en la glosa de la Factura o Nota Fiscal,

exceptuando los montos iguales o menores a Bs. 5.00.

Toda rendición de cuentas deberá llevar la factura, o el recibo que acredite el gasto. En

todos los casos que no se tengan facturas, se deberán adjuntar el recibo oficial de la Zona

Franca Comercial e Industrial de Cobija, con el nombre y firma del transportista como

documentos que acompañan el descargo como constancia del gasto.

No se autorizará ni aceptara la rendición de cuentas documentada, si la documentación que

respalda no es clara y precisa.

Las rendiciones de cuentas no deben sobre pasar el monto fijado, Zofra – Cobija no

reconocerá el saldo deudor.

ARTÍCULO 27. (CONTABILIZACIÓN DE LOS DEUDORES DE FONDO

ROTATIVO).- Para la reposición del FONDO ROTATIVO, con carácter previo, la Unidad

Administrativa – Financiera por el conducto regular contabilizará en Libro Auxiliar de

Contabilidad a los Deudores de rendición de cuenta documentada por concepto de

GASTOS MENORES DE OFICINA que el encargado de administrar el fondo, cursó por

conducto regular.

ARTÍCULO 28. (DESCARGO DEL ENCARGADO DEL FONDO ROTATIVO).- El (la)

responsable del manejo del FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE OFICINA,

deberá efectuar el descargo correspondiente en el formulario “PLANILLA DE

RENDICIONES DE CUENTA”, adjuntando los documentos que sustenten todos los

gastos o las adquisiciones.

ARTÍCULO 29. (RENDICIÓN DE CUENTAS).- El (la) Responsable del manejo del

FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE OFICINA, en su rendición de cuentas

deberá adjuntar para cada compra solicitada, tres documentos:

La factura o facturas inhabilitadas con sello.

El “Pedido de Materiales y Suministros” con sello “SIN EXISTENCIA” de

Almacenes.




El recibo de fondos entregado (ZFC/ACP/SFCC-001) autorizado por el

Responsable del área para la compra y/o aprobado por el Encargado del Fondo

Rotativo para gastos menores de Oficina.

No se autorizará la reposición del Fondo Rotativo para gastos Menores de Oficina, si la

documentación que respalda no es clara y precisa.

ARTÍCULO 30. (FORMA DE DESCARGO).- El (la) Responsable del Fondo Rotativo

para Gastos menores de Oficina deberá efectuar el descargo correspondiente respetando el

conducto regular, mediante informe dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa –

Financiera, adjuntando las facturas.

En caso de cambio del responsable del Fondo Rotativo para Gastos menores de Oficina,

además del descargo respectivo, si existiera efectivo aún no cancelado, este debe ser

depositado en caja dependiente del Encargado de Tesorería de la Unidad Administrativa –

Financiera, (en caso de que no haya sucursal bancaria en la ciudad) o en la cuenta

corriente de Zofra – Cobija utilizando papeleta de Depósito Bancario, debidamente sellada

por el Banco, la que deberá adjuntarse a la rendición de cuentas.

ARTÍCULO 31. (MONTO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS).-

Las rendiciones de cuentas del Responsable del manejo del FONDO ROTATIVO PARA

GASTOS MENORES DE OFICINA - Caja Chica, no deben sobrepasar el monto fijado (de

Bs. 10.000,00 para la Caja Chica de la Unidad Administrativa – Financiera y Bs. 3.000,00

para la Caja Chica de la Unidad de Asesoría Jurídica según la tabla anterior), la Zona

Franca Comercial e Industrial de Cobija no reconocerá el saldo deudor a favor del

responsable del manejo de Caja Chica.

ARTÍCULO 32. (VICIOS DE NULIDAD).- Cuando las facturas y otros comprobantes,

tengan raspaduras o enmiendas, alteraciones, añadiduras dudosas en la fecha, monto,

nombre o sello, no serán reconocidas para efectos de descargos.

ARTÍCULO 33. (DISPOSICIONES PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS DEL

RESPONSABLE DEL FONDO ROTATIVO).-

a) Es obligación del funcionario responsable de un FONDO ROTATIVO PARA GASTOS

MENORES DE OFICINA presentar la rendición de cuentas en la planilla

correspondiente y documentos de respaldo en el agotamiento del Fondo.

b) Está permitida la presentación de dicha rendición de cuentas cuando el gasto sea hasta

del 80% del mismo, para efectos de reposición adelantada, en previsión a demoras en el

trámite.




c) La rendición de cuentas documentada será dirigida (por el conducto regular) a la

Unidad Administrativa – Financiera adjuntando los documentos de descargo para que

el Responsable de Descargos verifique en detalle los documentos presentados.

Facturas.

Recibos que no tengan NIT del vendedor.

Recibos oficiales de ZOFRA COBIJA

Facturas cuyas fecha de cancelación sea anterior a la fecha de entrega de los

fondos.

ARTÍCULO 34. (DE LAS RETENCIONES DE IMPUESTOS).- El (la) Responsable de la

administración del Fondo Rotativo para gastos menores de oficina, a tiempo de solicitar la

reposición del Fondo, deberá depositar en la cuenta corriente del Servicio Nacional de

Impuestos, todos los fondos retenidos por concepto de impuestos, que calculó y retuvo para

aquellas compras que no tiene factura con impuestos, así como aquellos gastos que

tampoco lo tienen.

El Responsable de la administración del Fondo Rotativo incluirá la papeleta de depósito de

los montos por concepto de impuestos retenidos, en su rendición de cuentas.

CAPITULO IV

DE LA REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO PARA

GASTOS MENORES DE OFICINA

ARTÍCULO 35. (CARÁCTER PREVIO DE LA REPOSICIÓN DEL FONDO

ROTATIVO).- Para la reposición del FONDO ROTATIVO, con carácter previo, la Unidad

Administrativa – Financiera por el conducto regular contabilizará en Libro Auxiliar de

Contabilidad a los deudores de rendición de cuenta documentada por concepto de GASTOS

MENORES DE OFICINA que el Encargado de Administrar el Fondo Rotativo para gastos

menores de Oficina, cursó por conducto regular.

ARTÍCULO 36. (SOLICITUD DE REPOSICIÓN).- Para la solicitud de reposición del

Fondo Rotativo, El Responsable deberá presentar imprescindiblemente la Planilla de

rendiciones de cuentas y el Comprobante de Ejecución Presupuestaria, documentos

respaldatorios a la Unidad Administrativa – Financiera para conocimiento; debiendo ésta

Unidad encaminar al Área de Contabilidad y Presupuestos para su revisión.




La Unidad Administrativa – Financiera de Zofra – Cobija a través del Responsable de

Descargos (dependiente del Área de Contabilidad y Presupuestos) procederá a la revisión

del informe y documentación de respaldo y una vez aprobado el descargo, se continúa con

el proceso de elaborar el cheque de reposición que deberá ser emitido a la orden del

responsable del Fondo Rotativo.

Para la reposición del FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE OFICINA, La

Unidad Administrativa – Financiera de Zofra – Cobija, procederá a la revisión del informe

y la “PLANILLA DE RENDICIONES DE CUENTA” (documentación de respaldo),

verificando la partida presupuestaria y una vez aprobado el descargo, se elaborará el

cheque de reposición que deberá ser emitido a la orden del responsable del Fondo Rotativo

para Gastos menores de Oficina.

ARTÍCULO 37. (REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO).- El Fondo Rotativo, permite

rendiciones parciales, cuando se haya gastado el 80% (Ochenta por ciento) del total del

fondo, mientras se tramita la reposición, se podrá disponer del 20% (Veinte por Ciento)

restante, para cada reposición necesariamente debe presentarse los documentos de

respaldo correspondiente.

La Reposición del Fondo Rotativo se efectuará únicamente cuando el descargo presentado

no tenga observaciones que originaron el gasto. Por ningún motivo, se otorgará un nuevo

monto si previamente el anterior no fue descargado correctamente.

ARTÍCULO 38. (DISPOSICIONES PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE OFICINA).- La reposición del Fondo Rotativo para

Gastos Menores de Oficina, se efectuará únicamente cuando el descargo presentado no

tenga observaciones que originaron el gasto. Por ningún motivo, se otorgará un nuevo

monto si previamente el anterior no fue descargado correctamente.

a) La rendición de cuentas documentada será dirigida a la Unidad Administrativa –

Financiera, los documentos de descargo serán remitidos al Área de Contabilidad y

Presupuestos (Responsable de Descargos) para que verifique en detalle los

documentos presentados.

b) El Responsable de Descargos rechazará en caso de presentarse:

Facturas incompletas.

Notas de venta que no tengan nombre y/o NIT de la Zona Franca Comercial e

Industrial de Cobija (Zofra – Cobija, NIT 1015913022).

Facturas cuyas fecha de cancelación sea anterior a la fecha de entrega de los

fondos.

Las facturas que no tengan las especificaciones claras de cantidad, o detalle

de la adquisición.




ARTÍCULO 39. (CIERRE CONTABLE DEL FONDO PARA GASTOS MENORES DE

OFICINA).- El FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE OFICINA, se cerrará

contablemente al 31 de Diciembre de cada año, para el efecto el responsable presentara su

descargo debidamente documentado y el importe del FONDO ROTATIVO PARA GASTOS

MENORES DE OFICINA no será objeto de reposición. En caso de existir efectivo aun no

gastado, este deberá ser depositado en la respectiva cuenta corriente de origen de los

Fondos y la Boleta de Deposito Bancario deberá adjuntarse al descargo.

Para el siguiente año, la Unidad Administrativa – Financiera de la Zona Franca Comercial

e Industrial de Cobija, tramitará una nueva Resolución Administrativa que habilite

nuevamente al responsable de la Administración de Fondo Rotativo para Gastos Menores

de Oficina.

ARTÍCULO 40. (SOLICITUD DE INCREMENTO).- La solicitud de Incremento del

Fondo Rotativo, deberá formularse a la Unidad Administrativa – Financiera de Zofra –

Cobija, explicando las causas justificadas que originan el pedido de incremento. La

Unidad Administrativa – Financiera emitirá su informe circunstanciando y solicitará se

emita la Resolución Administrativa correspondiente.

ARTÍCULO 41. (REDUCCIÓN DEL MONTO DEL FONDO).- La Reducción del Fondo

Rotativo, podrá efectuarse sobre la base de los informes de la Unidad de Auditoria Interna

y de la Unidad Administrativa – Financiera de Zofra – Cobija, cuando el monto asignado

sea alto y la frecuencia de rotación sea demasiado lenta, la reducción se efectuará

mediante Resolución Administrativa.

ARTÍCULO 42. (RESPONSABILIDAD DE LA REDUCCIÓN O INCREMENTO DEL

MONTO).- La reducción o incremento del monto correspondiente al Fondo, es

responsabilidad del Administrador del Fondo Rotativo, mediante justificación técnica en

informe específico dirigido a la MAE.

CAPITULO V

DE LAS SANCIONES

ARTÍCULO 43. (SANCIONES PARA EL RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL FONDO).- Si el arqueo realizado por la Unidad de Auditoria Interna y los controles que

pueda realizar la Unidad Administrativa – Financiera determinan un saldo que no fuera

rendido, el Encargado de Caja de la Administración del Fondo Rotativo tendrá un plazo de

48 horas a partir de la notificación, para ser efectivo la diferencia, caso contrario se

cobrará la tasa de interés vigente y las sanciones que determine la Unidad de Auditoria

Interna.




ARTÍCULO 44. (SANCIONES PARA EL SERVIDOR PÚBLICO).-

a) El Servidor Público usuario de los recursos de caja chica que no efectúe el descargo

en el plazo establecido de cinco (5) días hábiles a la fecha de la compra será

sancionado.

b) En caso de incumplimiento el Responsable de la Administración del Fondo Rotativo

para Gastos menores de Oficina, instruirá mediante nota al Área de Recursos

Humanos con copias a la Unidad de Auditoria Interna, la retención de su Papeleta

de haberes.

c) Efectuada la retención de la Papeleta de Pago y, si aún no hubiese efectuado el

descargo de fondos, el responsable de la Administración del Fondo Rotativo para

Gastos menores de Oficina emitirá el informe correspondiente, para el descuento del

monto total a través de la papeleta de pago.

d) Si a tiempo de reponer el Fondo Rotativo, aún no descargó el funcionario con la

presentación del informe de gastos, el Encargado de la Administración del Fondo

Rotativo para Gastos Menores de Oficina, cursara por conducto regular a la

Jefatura de Contabilidad y Presupuestos para que se emita la respectiva Nota de

Debito, liberándose de ésta manera la responsabilidad del Encargado de la

Administración del Fondo Rotativo para gastos menores de Oficina de los recursos

no descargados.

La deuda será contabilizada mediante un documento y Nota de Débito a nombre del

funcionario deudor, en Libro Auxiliar de Contabilidad, liberándose de esta manera al

responsable del Fondo Rotativo para Gastos menores de Oficina del correspondiente

cargo, para ello deberá firmar el respectivo comprobante de contabilidad como requisito

para recoger su papeleta de pago.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO PARA EL FONDO

I. PROCEDIMIENTO OPERATIVO.

A. Origen de la Adquisición de Artículos o Compra de Servicios.

Una compra de emergencia de gastos menores de oficina se genera por una de

las cuatro causas o motivos:




1. Inexistencia en almacenes de bienes o servicios para un Plan de Trabajo de la

Unidad o Área funcional, en aplicación o ejecución.

2. Una actividad imprevista o no planificada en la oficina, que demanda

productos o servicios que no existen en almacenes.

3. Disposición por orden superior.

4. Emergencia en la oficina o repartición para atender asunto novedoso,

imprevisto, de ejecución inmediata, de improvisación esencial.

B. Solicitud de material o servicio.

a) La Unidad o Área Funcional que requiera dinero para la compra de un bien

fungible o contratar un servicio con precio menor a Bs. 1.000,00 que sea

Gasto de Emergencia y que no exista en almacenes, inicia el proceso

corriente con el formulario de “Pedido de Materiales y Suministros”, El

Solicitante llena el formulario con la firma del Jefe del Área ó Unidad, según

corresponda.

b) Presenta en Almacenes el “Pedido de Materiales y Suministros” y si en

almacenes existe el pedido, éste entrega de acuerdo a procedimiento

específico, en caso de inexistencia o no disponibilidad sella la solicitud.

c) El formulario de “Pedido de Materiales y Suministros” debe llevar un sello

de Almacenes de Zofra – Cobija de “NO EXISTENCIA DEL BIEN

SOLICITADO” o “NO EXISTENCIA DEL SERVICIO SOLICITADO”

según corresponda.

C. Solicitud de compra menor.

a) El solicitante en función de precio del bien o servicio requerido, solicita al

Responsable del FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE

OFICINA el monto mediante el formulario de “Solicitud de Fondos

Rotativo”.

b) La “Solicitud de Fondos Rotativos”, debe ser autorizado por el Responsable

del FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE OFICINA, quien

previamente deberá verificar si el monto y el objeto del gasto esta relacionado

con la partida presupuestaria correspondiente.




c) El solicitante presentará al jefe o responsable de su área para su

autorización.

d) El Jefe inmediato superior del solicitante autoriza la compra mediante su

firma, comprobando el motivo u objeto determinado y la no disponibilidad en

Almacenes o Bienes y Servicios.

II. PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO “Solicitud de Fondos Rotativo”

DEBE TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

a) El solicitante para las compras anota en el formulario de solicitud:

Nombre o descripción del artículo, producto o servicio a ser comprado y que

tiene que estar en el codificador: Clasificador por Objeto del Gasto.

Si el producto a ser adquirido no está en el clasificador por objeto del gasto,

requiere de una aprobación expresa del Jefe inmediato superior

correspondiente, quien asume la responsabilidad por el costo de la adquisición

cuando se de el caso de su rechazo por las auditorias futuras.

La cantidad pedida, el tiempo del servicio a ser contratado o el trabajo

específico a ser ejecutado.

Su nombre y apellido como funcionario regular de Zofra – Cobija.

Calcula en base a los precios del mercado local y determina aproximadamente

el monto de la compra, necesario para el cumplimiento de su misión.

Solicita el monto mediante el llenado del espacio “Solicitud de Fondos

Rotativo”.

Para casos excepcionales de pasajes urbanos, el solicitante debe estimar el

costo de los pasajes hasta llegar a destino de la misión encomendada y el

costo del retorno. Para el caso que el solicitante no conozca los precios, el

Responsable de administrar el Fondo aplicará sus tablas internas.

La estimación del costo es importante porque se debe evitar en lo posible

otorgar dinero en cantidad menor que causará dificultades al solicitante para

llegar a destino y desarrollar su misión, para el caso de entregar mayor

cantidad de dinero para pasajes o para compras, el monto sobrante se

devolverá al Encargado del Fondo, actualizando el formulario Solicitud de




Fondos Rotativo. (para evitar complicaciones en el trámite de descargos, se

recomienda no realizar el depósito del dinero sobrante en el Banco).

El formulario de Solicitud de Fondos Rotativo, debe ser autorizado en primera

instancia directamente por el responsable del Fondo Rotativo de pasajes y

viáticos rurales, para la cual deberá verificar si el monto y el objeto del gasto

está relacionado con la partida presupuestaria correspondiente.

ESPECIFICACIONES.

Toda solicitud de compra autorizada por el Jefe de la Unidad Administrativa

Financiera, debe especificar con claridad el nombre y la cantidad; a fin de facilitar

el cálculo de la liquidación correspondiente.

SOLICITUD DE FONDOS ROTATIVOS. En todos los casos el funcionario que tiene que cumplir con sus labores utilizando

los materiales o servicios necesitados debe llenar el formulario pre-impreso

“Solicitud de Fondos Rotativo”, en original y una copia.

D. Actividades para el Desembolso de Fondos Rotativo.

El Encargado administrador responsable del Fondo Rotativo recibe el

Formulario “Solicitud de Fondos Rotativo” debidamente llenado, comprueba la

autorización del Jefe inmediato superior.

a) El Encargado administrador responsable del Fondo Rotativo de compras

menores, personalmente verifica con la analista de descargos que el

solicitante no tenga cargos pendientes, y adjunta a la solicitud la

“certificación de cargos pendientes de la Unidad Administrativa Financiera

fondos en avance No…”,

b) Si el solicitante tiene un cargo pendiente, el Encargado de administrar el

Fondo, rechazará la solicitud. El Encargado mediante proveído, cursa la

solicitud directamente a la jefatura para anular la solicitud.

c) Si el solicitante no tiene rendición de cargos pendientes o rechazados, está

habilitado para recibir los fondos rotativos.

E. Desembolso de fondos

a) El administrador responsable del fondo rotativo, verifica el objeto del gasto,

monto y procede con el desembolso de la cantidad de dinero.




b) El responsable de la administración del Fondo Rotativo, archiva

transitoriamente el Comprobante de Solicitud de Fondos.

F. Uso de los Fondos

a) El solicitante al comprar el bien y/o contratar el servicio, la calidad, y cantidad

de los mismos ES DE SU RESPONSABILIDAD, así como también es de su

responsabilidad adquirir el tipo de bien que DEBE estar comprendido en la lista

de partida presupuestaria y el clasificador de gastos.

b) Toda adquisición debe estar respaldada con la factura y con el nombre de Zona

Franca Comercial e Industrial de Cobija; NIT 1015913022 o el documento de

descargo correspondiente.

c) En caso de contratación de servicios, el solicitante debe verificar el servicio

recepcionado.

G. Factura o recibo de los Fondos

a) El solicitante al contratar el servicio debe solicitar o recabar el recibo con el

precio del servicio.

b) Toda compra debe estar respaldada con recibo, ticket, billete o la factura

correspondiente.

c) En caso de contratación de servicios particular, improvisado, el solicitante debe

elaborar un recibo utilizando el “Recibo Oficial”.

H. Documentos para la Rendición de Cuentas o Descargo del Gasto

a) El solicitante guarda las facturas, pasajes o documento para su rendición de

cuentas o de respaldo de la compra, para luego entregar por escrito

(preferentemente) al administrador responsable del Fondo Rotativo.

b) El Encargado verificará la autenticidad de los documentos y que coincidan con

el monto solicitado.

c) El solicitante archiva transitoriamente hasta preparar la rendición de cuenta

documentada.




I. Aprobación del Gasto

a) El solicitante entrega por escrito la factura o documento de respaldo al

administrador responsable del Fondo Rotativo, comparando con el comprobante

de la solicitud de fondos, el monto y el concepto que a originado el gasto.

Verifica la autenticidad de los documentos para la rendición de cuenta

documentada.

b) Cuando se trate de varias facturas, el solicitante en una sola nota dirigida al

Responsable del Fondo incluirá el detalle de las facturas entregadas para

aprobación del gasto.

c) Para ambos casos guardará una copia de la nota de entrega de las facturas,

como respaldo personal de su correcta utilización de los fondos.

d) Si el solicitante considera mucho trámite burocrático puede obviar esta entrega

por escrito, (es recomendable pero no indispensable) no es parte del

procedimiento del Fondo para gastos menores de oficina.

J. Descargo de los gastos menores de atención a delegación o visitante

El Funcionario que compró o pagó servicios, por ejemplo de atención de delegación

en restaurante, debe preparar la siguiente documentación, una vez concluido el

servicio.

Informe de actividades desarrolladas incluyendo firma de los invitados.

Pasajes utilizados (Boletos, tickets y/o Billetes).

Recibos de servicios comprados en el agasajo a delegación o visitante importante

(pontón, gasolina o combustible y alquiler de deslizador o de avioneta o

motocicleta, porteador).

Facturas o recibos oficiales.

Papeleta del Depósito bancario por el dinero no utilizado.

Boleto o ticket o recibo de pasajes utilizados imprevistos o no calculados (para el

reintegro).

K. Descargo de los gastos imprevistos en curso, seminario, foro, presentación,

trabajo extraordinario de oficina.

El Funcionario que compró o pagó servicios, por ejemplo de atención de refrigerio

imprevisto por extensión de horario o por día no laborable u otra causal, a




participantes de ZOFRA COBIJA a una charla oficial o seminario, por ejemplo de

Instructores de La Paz comprando en snacks o en restaurante, debe preparar la

siguiente documentación, una vez concluido el servicio.

Informe de actividades desarrolladas incluyendo firma de los participantes

(alumnos invitados o personal de la oficina).

Pasajes utilizados (Boletos, tickets y/o Billetes).

Recibos de servicios comprados en el refrigerio a los alumnos o funcionarios de

la oficina (pontón, gasolina o combustible y alquiler de deslizador o de avioneta

o motocicleta, porteador).

Facturas o recibos oficiales.

Papeleta del Depósito bancario por el dinero no utilizado.

Boleto o ticket o recibo de pasajes utilizados imprevistos o no calculados (para el

reintegro).

L. Rendición de Cuentas.

a) El administrador responsable del fondo Rotativo, elabora la planilla de

Rendición de Cuentas, adjuntado al documento respaldatorio, cuando tenga el

80% del monto gastado.

b) Presenta la documentación a la Unidad Administrativa y Financiera para su

conocimiento y posterior revisión por la Unidad Financiera Correspondiente.

c) En caso que no exista ninguna observación, el responsable de Descargos, sella la

planilla con la leyenda: “DESCARGADO CONFORME” y entrega una copia al

responsable del fondo su constancia.

(Rendición de cuentas)

a) Los fondos con destino al Fondo Rotatorio, deben ser rendidos al Jefe de la

Unidad Financiera como responsable de la Administración del Fondo

Rotativo correspondiente, inmediatamente se agote este.

b) En caso de que el responsable del Fondo Rotativo, no efectúe el descargo

correspondiente al Administrador del Fondo Rotativo el Jefe de la Unidad

Financiera, de acuerdo a la fecha del último gasto, establecerá un plazo

máximo de 48 horas (dos días) para regularizar el mismo, caso contrario se

le establecerá las responsabilidades y sanciones correspondiente por

apropiación indebida de fondos públicos.




c) El responsable de la administración del Fondo Rotativo por intermedio del

ENCARGADO DE DESCARGOS, al recibir el descargo deberá verificar los

documentos de respaldo, comprobar sumas y comparar el monto entregado,

el cual deberá ser igual al gasto efectuado. Si el gasto fuera menor al monto

entregado, el responsable del fondo rotativo deberá reponer de inmediato la

diferencia existente ya que estos comprobantes deben ser descargados en el

Fondo Rotativo correspondiente.

M. Plazo de Presentación del Descargo

Si el Servidor Público no presentase su descargo en el plazo de cinco días hábiles

mencionados en el presente Manual de Procedimientos, El Encargado del Fondo

Rotativo de pasajes y viáticos no dará curso a ninguna solicitud de viáticos del

mismo servidor publico por nueva solicitud de fondos o comisión de servicio y se

comunicara tal situación a la Unidad Administrativa y Financiera, para que a través

de la Unidad de Recursos Humanos se realice el descuento del haber del

funcionario, sobre la totalidad de los montos entregados.

N. Elaboración de la planilla de fondos rotativos

a) El Encargado o responsable de la Administración del Fondo Rotativo, elabora la

“planilla de fondos rotativos” correspondiente, en original y dos copias:

1. Original para Encargado del fondo

2. Copia para el Encargado del fondo

3. Copia para el interesado

b) El Encargado o responsable de la Administración del Fondo Rotativo, archiva

para el respectivo descargo el original y copias de la “planilla de fondo

rotativo”.

c) Sella y firma, quedando para su descargo el original de la planilla, guarda las

copias de la “planilla de fondo rotativo”.

d) El encargado o responsable de la Administración del Fondo Rotativo archiva

temporalmente la copia de la planilla y copia de la solicitud de fondo rotativo,

hasta que proceda el interesado al descargo correspondiente.

La liquidación deberá ser calculada de acuerdo a las disposiciones legales en

materia tributaria vigentes (12,5% IVA y 3% IT sobre saldos no descargados con




facturas), que deberán ser empozadas por el Servidor Público en los formularios

respectivos en la agencia bancaria o deberá retenerse el correspondiente monto.

O. Cobros Indebidos y Descargos Inoportunos

En caso de evidenciarse que un Servidor Público comisionado, cobro indebidamente

o en demasía o si la falta del descargo en forma oportuna, provocara perjuicios a la

Zona Franca Comercial e Industrial de Cobija por demora o falta de supervisión en

los trabajos del sector correspondiente. La Unidad dará parte a la Unidad

Administrativa y Financiera para que a través de la Unidad de Recursos Humanos

aplique las sanciones y multas establecidas en las reglamentaciones vigentes.

Artículo 44.- (Autorización de Pago de Viáticos Sin haber efectuado Descargos por

Comisiones Anteriores)

En caso de que un Jefe de Unidad o Director, autorice un nuevo pago de viáticos,

existiendo cuentas por rendir, recurrirá en falta, de conformidad a lo dispuesto en la Ley

1178 de Administración y Control Gubernamental, específicamente los artículos 14), 29) y

38).

Artículo 46.- (Sanciones)

a) El servidor Público responsable del Fondo Rotativo que no efectúe el descargo de

acuerdo a la fecha del último comprobante de gasto, tendrá 24 horas (un día) para

rendir cuentas.

b) En caso de incumplimiento el responsable de la administración del Fondo

Rotativo, instruirá mediante nota a la Unidad de Recursos humanos, la retención

de su papeleta de haberes.

c) Efectuada. La retención de la papeleta de pago y si aún no hubiese efectuado el

descargo correspondiente, el responsable de la administración del Fondo Rotativo

emitirá el informe respectivo, para el descuento del monto total a través de la

papeleta de pago, sin reposición del monto.

Artículo 47.- (Compras Indebidas)

Si el solicitante adquirió artículos indebidos o fuera de la lista del clasificador de gastos, el

monto será recuperado por descuento en sus haberes del mes siguiente próximo.

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REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION Y MANEJO DEL … · 2019-02-02 · MINISTERIO DE DESARROLLO PRODUCTIVO Y ECONOMIA PLURAL ZONA FRANCA COMERCIAL E INDUSTRIAL DE COBIJA Gestión 2009