REGLEMENT DE CERTIFICATION NI PROCESSUS … DE CERTIFICATION NI – Processus Achat Distributeurs Code : RC20 Page 6 sur 19 Direction Certification DOCUMENTS SECTORIELS CHAPITRE 2

REGLEMENT DE CERTIFICATION

NI – Processus Achat Distributeurs Code : RC20

Version 1

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Abidjan, le 06 Novembre 2017


NI – PROCESSUS ACHAT DISTRIBUTEURS



Version 1


SOMMAIRE

INTRODUCTION

Chapitre 1 – Normes et spécifications applicables

Chapitre 2 – Modalité d’évaluation de la conformité des produits certifiés

Chapitre 3 – Marquage et étiquetage

Chapitre 4 – Composition du comité particulier

Chapitre 5 – Type de demandes et présentation des dossiers

Chapitre 6 – Exigences qualité de la production du demandeur / titulaire

Chapitre 7 – Liste des laboratoires tierces parties

Chapitre 8 – Régime financier

Annexe (informative)- Programme de vérification de conformité en côte d’ivoire



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INTRODUCTION

Le présent règlement a pour objet de définir les modalités et conditions de promotion des

certificats et attestations de conformités portées par la règlementation technique en vigueur.

Ce règlement particulier de la Marque NI - processus achat Distributeurs est pris en application de la loi

sur la normalisation et de ses décrets d'application listés au chapitre 1 du présent document.

Il fixe les conditions particulières d’attribution de l’autorisation d’apposition de la marque nationale NI -

Processus achat Distributeurs. La liste des normes applicables est fixée au chapitre 1.

La marque NI - Processus achat Distributeurs est accessible à tout distributeur qui veut garantir aux

clients que les produits importés et fabriqués localement mis en vente dans ses magasins bénéficient de

marques de conformité ou d'attestations de conformité délivrés par CODINORM conformément à la

règlementation en vigueur.

Le distributeur, qui l’accepte, s'engage à travers son processus achat, à sélectionner, évaluer et réévaluer

ses fournisseurs afin de ne réceptionner que des produits conformes aux dispositions du décret n° 2016 -

1152 du 28 Décembre 2016 rendant certaines normes d'application obligatoire.

Base de données spécifique dédiée aux distributeurs

Une base de données des distributeurs dont le processus achat est "certifié" est mise à

disposition du public ; elle précise l'état de conformité des produits vendus par ceux-ci, selon les

différentes familles figurant en annexe du décret n° 2016 - 1152 du 28 Décembre 2016 rendant certaines

normes d'application obligatoire.

L'inscription dans ladite base fait l'objet d'une évaluation périodique des distributeurs, portant sur :

- le processus achat

- la traçabilité des produits

Dans le cadre de cette collaboration, le distributeur documente et met en œuvre un processus achat

conforme aux exigences de l'article xxxx ci-après.



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Ce règlement particulier traite des points suivants :

- Les normes et spécifications applicables

– Les modalités d’évaluation du processus achat des distributeurs

– Le marquage et l’étiquetage

– Le type de demandes et présentation des dossiers

– Les exigences qualité du service du demandeur / titulaire

– Le régime financier

Le présent Règlement est soumis à des révisions. Toute modification relative aux exigences de la

certification peut entraîner des adaptations de la part du titulaire (exemple : modification des normes

applicables du chapitre 1). Dans ce cas CODINORM informe tous les titulaires en leur précisant les

dates d’entrée en vigueur des nouvelles prescriptions et en les informant de la nécessité éventuelle d’un

examen complémentaire des produits.



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CHAPITRE 1

NORMES ET SPECIFICATIONS APPLICABLES

ISO 9001 version 2015 : Système de management qualité- Exigences

- Article 8.4 Maîtrise des processus, produits et services fournis par des prestataires

externes

Note : les versions en vigueur des normes sont celles qui sont prises en considération.

TEXTES REGLEMENTAIRES

1- la loi N° 2013-866 du 23 décembre 2013 relative à la normalisation et à la promotion de la qualité

2- le décret N° 2014-460 du 06 aout 2014 portant attributions, organisation et fonctionnement de

l’Organisme National de Normalisation, dénommé Comite Ivoirien de Normalisation, en abrégé

CIN

3- le décret N° 2014-461 du 06 aout 2014 portant modalités d’application de la loi N°2013- 866 du

23 décembre 2013 relative à la normalisation et à la promotion de la qualité

4- le Décret 2016 - 1152 du 28 décembre 2016 rendant certaines normes d'application obligatoire



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CHAPITRE 2

MODALITES D’EVALUATION DE LA CONFORMITE DU "PROCESSUS ACHAT"

Le présent chapitre définit les modalités de contrôles exercés par CODINORM.

D’une façon générale, au cours de toute visite et en tous lieux, quel que soit l’objet principal de sa

mission, l’auditeur s’informe de l’usage qui est fait de la Marque nationale de conformité aux normes

ivoiriennes et de toutes questions relatives à l’application du présent Règlement et de ses annexes.

1. Types de contrôles

Les contrôles exercés dans le cadre de la Marque NI - Processus achat Distributeurs sont de deux types :

* les audits réalisés au cours de visites des magasins

1.1. Visite d’audit

Cette visite a pour objet de s’assurer que les dispositions définies et mises en œuvre par le Distributeur

dans les magasins de vente répondent aux exigences du présent Règlement.

Tous les moyens permettant à l’auditeur d’effectuer la mission qui lui incombe doivent être mis

gratuitement à sa disposition (locaux, installations, équipements, personnes qualifiées, tout document

relatif au système de management, etc.).

2. Modalités de contrôles lors de l’instruction d’une demande

2.1. Audit initial

Lors de l’instruction d’une première demande, il est procédé à une visite d’audit.

Un rapport de visite, établi conformément au formulaire CODINORM en vigueur est remis au

demandeur à l’issue de l’audit.

Toute modification du champ d'audit doit faire l’objet d’une déclaration écrite à CODINORM. Selon

la nature de ces modifications, CODINORM peut demander au titulaire de présenter une nouvelle

demande d’autorisation d’apposition de la marque.

3. Modalités de surveillance des processus achats certifiés



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La surveillance du processus achat comprend des visites d’audit des centrales d’achat et des

magasins,

La surveillance s’exerce également sur l’utilisation de la Marque NI -processus achat Distributeurs,

les étiquettes et tout autre support de communication.

Les modalités de surveillance dépendent des décisions prises suites aux contrôles périodiques.

Le tableau ci-après définit les interventions :

Tableau 1 : Nature et fréquence des interventions

DESIGNATION Intervenant Fréquence

a) Audit initial CODINORM 1 fois à l’instruction de la demande

b) Audits de surveillance CODINORM

1 fois/an

c) En cas de défauts constatés audits

supplémentaires CODINORM Selon décision

3.1. Enregistrements et communication des résultats des contrôles et analyses :

Le titulaire doit conserver les dossiers des résultats des analyses d'autocontrôle (contrôle interne) au

moins pendant la période requise pour répondre à la législation sur la responsabilité liée au produit. Ces

enregistrements doivent montrer clairement si le produit a satisfait ou non aux contrôles et/ou aux

analyses conformément à des critères d'acceptation définis. Lorsque le produit ne satisfait pas les

exigences des normes du présent règlement, les procédures de maîtrise du produit non conforme doivent

s'appliquer. Les enregistrements doivent identifier la personne habilitée pour le contrôle et la mise en

circulation du produit pour la vente.

Lors des audits, le titulaire doit mettre à la disposition de CODINORM, les résultats des

analyses d'autocontrôle (contrôle interne).

3.2. Audit de surveillance



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Les visites d’audit de surveillance sont organisées selon le tableau ci-dessus (fixant la nature et la

fréquence des interventions).

Un rapport de visite, établi conformément au formulaire CODINORM en vigueur est remis au fabricant

à l’issue de l’audit.

3.3 Suites données aux contrôles

Les écarts détectés lors des audits sont portés à la connaissance du titulaire.

Les décisions qui en résultent sont prises conformément aux dispositions des Règles générales de la

marque NI.



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CHAPITRE 3

MARQUAGE ET ETIQUETAGE

MARQUE NATIONALE DE CONFORMITE AUX

NORMES NI- processus achat

distributeurs Licence N°…………



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CHAPITRE 4

TYPES DE DEMANDES ET PRESENTATION DES DOSSIERS

1. Types de demandes

Une demande d’autorisation d’apposition de la marque NI -processus achat peut concerner :

- un octroi initial de l’autorisation à une ou plusieurs familles de produits telles que présenté dans

le Décret 2016 - 1152 du 28 décembre 2016 rendant certaines normes d'application obligatoire

- une extension de l’autorisation à d’autres familles de produits.

NB : Cependant certains produits peuvent être exclus s'ils ne sont pas pris en charge par le

processus achat du demandeur

2. Constitution d’un dossier

Les familles de produits présentées pour l’octroi de l’autorisation d’apposition de la Marque NI-

processus achat doivent faire l’objet d’une demande, accompagnée d’un dossier technique comprenant

les éléments suivants :

- Une fiche de demande d’octroi de la marque

- Une fiche par famille de produits concernés;

- Une copie du certificat ISO 9001, ISO 22000 etc. (pour les entreprises ayant une certification

système)

Lorsqu’il s’agit d’un premier contact avec CODINORM en ce qui concerne la Marque, un exemplaire

du présent Règlement ainsi que des «Règles générales de la marque NI» doivent être retournés à

CODINORM avec la mention « lu et approuvé », la date, la signature et le cachet de la société à la

première page.

Note : Les dossiers incomplets déposés depuis plus de six mois sont considérés comme sans suite et

automatiquement classés.



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CHAPITRE 6

EXIGENCES CONCERNANT LE PROCESSUS ACHAT DU DEMANDEUR / TITULAIRE

PROCESSUS ACHAT DU DISTRIBUTEUR

1- Maîtrise des processus, produits et services fournis par les Fournisseurs

(Chap. 8.4 - ISO 9001 : 2015)

1.1 Généralités

Le Distributeur est chargé :

- de s’assurer que les processus, produits et services fournis par des Fournisseurs sont conformes aux

exigences ;

- de déterminer la maîtrise devant être appliquée aux processus, produits et services fournis par des

Fournisseurs lorsque:

a) les produits et services fournis par des Fournisseurs sont destinés à être intégrés dans les propres

produits et services du Distributeur;

b) les produits et services sont fournis directement au(x) client(s) par des Fournisseurs pour le compte de

le Distributeur;

c) un processus ou une partie d’un processus est réalisé par un Fournisseur à la suite d’une décision du

Distributeur ;

- de déterminer et appliquer des critères pour l’évaluation, la sélection, la surveillance des performances

et la réévaluation des Fournisseurs, fondés sur leur aptitude à réaliser des processus ou fournir des

produits et services conformes aux exigences ;

- de conserver les informations documentées concernant ces activités et toutes les actions nécessaires

résultant des évaluations

1.2 Type et étendue de la maîtrise

Le Distributeur est chargé de

- s’assurer que les processus, produits et services fournis par ses Fournisseurs ne compromettent

pas l’aptitude du distributeur à fournir en permanence à ses clients des produits et services

conformes :

- de s’assurer que les processus fournis par des Fournisseurs demeurent sous le contrôle de son

système de management de la qualité;

- définir la maîtrise qu’il entend exercer sur un fournisseur et celle qu’il entend exercer sur

l’élément de sortie concerné;

- prendre en compte:



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1) l’impact potentiel des processus, produits et services fournis par des Fournisseurs sur

l’aptitude du Distributeur à satisfaire en permanence aux exigences des clients et aux

exigences légales et réglementaires applicables;

2) l’efficacité de la maîtrise exercée par le prestataire externe :

- déterminer la vérification ou les autres activités nécessaires pour s’assurer que les processus,

produits et services fournis par des Fournisseurs satisfont aux exigences.

1.3 Informations à l’attention des Fournisseurs

Le Distributeur est chargé

- de s’assurer de l’adéquation des exigences avant de les communiquer au prestataire externe ;

- de communiquer aux Fournisseurs les exigences concernant:

a) les processus, produits et services devant être fournis;

b) l’approbation:

1) des produits et services;

2) des méthodes, des processus et des équipements;

3) de la libération des produits et services;

c) les compétences, y compris toute qualification requise des personnes;

d) les interactions des Fournisseurs avec le Distributeur;

e) la maîtrise et la surveillance des performances des Fournisseurs devant être appliquées par

Distributeur;

f) les activités de vérification ou de validation que Distributeur, ou son client, a l’intention de réaliser

dans les locaux des prestataires externes.

1.4 Gestion des risques et opportunités

Le distributeur doit planifier:

a) les actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités; et

b) comment

1) intégrer et mettre en œuvre ces actions au sein du processus achat

2) évaluer l’efficacité de ces actions.

Les actions mises en œuvre face aux risques et opportunités doivent être proportionnelles à l’impact

potentiel sur la conformité des produits et des services.

NOTE 1 Les options face aux risques peuvent comprendre: éviter le risque, prendre le risque afin de

saisir une opportunité, éliminer la source du risque, modifier la probabilité d’apparition ou les

conséquences, partager le risque ou maintenir le risque sur la base d’une décision éclairée.

NOTE 2 Les opportunités peuvent conduire à l’adoption de nouvelles pratiques, au lancement de

nouveaux produits, à l’ouverture à de nouveaux marchés, à la conquête de nouveaux clients, à



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l’instauration de partenariats, à l’utilisation d’une nouvelle technologie et d’autres possibilités

souhaitables et viables de répondre aux besoins de l’organisme ou de ses clients.

2. Exigences particulières

2.1 Pour les produits importés

Le Distributeur

- s'adresse à l’un des organismes d'inspection ci-après (BIVAC, COTECNA, SGS, INTERTEK), ayant

une convention de travail avec CODINORM pour les contrôles à l'embarquement pour chaque arrivage,

- s'oriente vers les produits certifiés à l'origine

2.2 Pour les produits achetés localement

Le Distributeur

- Documente, met eu œuvre et améliore en permanence un processus achat conforme aux exigences de

l'article 3 ;

- documente, met en œuvre et améliore si nécessaire des processus spécifiques à chaque famille de

produit listée dans le décret n° 2016-1152 du 28 Décembre 2016 rendant certaines normes d'application

obligatoire;

- enregistre comme unique fournisseur les entreprises figurant sur la base de données des produits

certifiés de CODINORM" www.produits-certifiés. codinorm.ci";

- sensibilise les fournisseurs à la qualité;

- admet que CODINORM audite son processus achat selon la périodicité définie à l’article « 3.

Modalités de surveillance des processus achats certifiés »;

- accompagne CODINORM dans la promotion des produits certifiés.



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CHAPITRE 7

LISTE DES LABORATOIRES INDEPENDANTS

Voir liste des laboratoires accrédités ou non accrédités, nationaux ou étrangers habilités par

CODINORM

CHAPITRE 8

STRUCTURE DES COUTS

1. Nature des frais

Les frais sont répartis de la façon suivante :

1- Frais d’étude et de gestion du dossier,

2- Frais d’audit,

Le versement de ces frais reste acquis même au cas où l’autorisation d’usage de la marque ne serait pas accordée

ou au cas où la demande serait abandonnée en cours d’instruction.



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2. Récapitulatif des travaux

Tableau 2 : Activités d’instruction et de surveillance

Phases Travaux

Phase 1 :

Instruction ou extension de la marque

- Transmission d’une convention

- Pré-audit (optionnel)

- Audit de certification

- Etudes et gestion de dossier (examen, revue/décision, gestion de dossier, etc.)

- Octroi de certificat

Phase 2 :

Surveillance annuelle de la marque

- Vérification de la signature de la convention de certification par l’organisme de

certification et l’entreprise

- Etudes et gestion de dossier (examen, tenue du dossier, courrier, etc.)

- Audits de surveillance

- Renouvellement du certificat

3. Régime financer de la marque NI - processus achat distributeurs

La nature des activités et les coûts associés dans le cadre du régime financier de la marque NI -

PROCESSUS ACHAT DISTRIBUTEURS figurent dans le tableau 1.

Tableau 3 : régime financier de la marque NI

Type de prestation Coûts (en FCFA)

1. INSTRUCTION DES DEMANDES

Première Admission (le demandeur n’est pas encore

titulaire du droit d’usage de la marque) 250 000

Autre Admission (pour d’autres magasins) 150 000

Extension 150 000

Reconduction (renouvellement de la licence) 75 000

2. AUDIT PROCESSUS(1)

Préparation 150 000

Exécution (par jour) 300 000

Rapport 100 000

3. REVUE/DECISION

Revue de l’évaluation 50 000

Décision du pool revue-décision 200 000

4. SURVEILLANCE

Essais ()

Inspection () (2 jours) 600 000

5. GESTION ANNUELLE DES DOSSIERS (Voir tableau ci-

dessous)



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DROIT D’USAGE DE LA MARQUE NI PROCESSUS ACHAT

(permet de figurer sur la base de données des distributeurs vendant des produits certifiés)

Chiffre d’affaire

(CA) en FCFA

Entreprise ayant la

Marque NI

Entreprise ayant une

autre marque de

certification de produits

Entreprise dont le

Système de Management

de la Qualité est certifié

selon un référentiel

international

Entreprise n’ayant

aucune certification

100 000 000 0,2 % / minimum de 100

000

0.22% / minimum de 150

000

0.25% / minimum de

170 000

0.3 % /minimum de

200 000

100 000 001

à

500 000 000

300 000 + 0,05 % 300 000 + 0.06 % 350 000 +0.07% 500 000 + 0.15 %

500 000 001

à

1 000 000 000

500 000 + 0,03 % 500 000 + 0.04 % 1 000 000 + 0.05% 1 500 000 +0.09%

1 000 000 001

à

10 000 000 000

2 000 000 + 0,025 % 2 000 000 + 0.030% 3 000 0000 + 0.04% 4 000 000 + 0.06%

10 000 000 001

à

15 000 000 000

4 500 000 + 0,02 % 4 500 000 + 0.03 % 6 000 000 + 0.04 % 7 000 000 + 0.06 %

15 000 000 001

à

30 000 000 000

7 500 000 + 0,015 % 7 500000 + 0.02 % 8 000 000 + 0.03 % 9 000 000 + 0.04 %

30 000 000 001

à

45 000 000 000

10 000 000 + 0.02 10 000 000 + 0.03 11 000 000 + 0.04 12 000 000 + 0.05

Tous ces chiffres sont Hors frais laboratoire

() Les droits d’usage de la marque permettent entre autre de faire de la surveillance

(par an, par magasin) et de figurer sur la base de données des distributeurs vendant des produits certifiés

() Les frais de laboratoire sont à la charge du Distributeur

Les activités d'audit processus Achat (1):

- L’analyse des documents et des risques (contrefaçon, qualité, certificat, rapport d’essais etc.) ;

- L’inspection des produits ;

- L’audit du processus achat documenté;

- Le prélèvement d’échantillons si nécessaires pour les produits sensibles ;

- La délivrance du certificat;

- Le service après-vente (réclamation, gestion des interfaces etc.) ;



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ANNEXE (INFORMATIVE)

PROGRAMME DE VERIFICATION DE CONFORMITE EN COTE D’IVOIRE

FINALITE

Créer un environnement économique propice au développement des affaires tout en

protégeant les utilisateurs et consommateurs de biens et services en Côte d’Ivoire

OBJECTIFS

Améliorer l’offre de service et l’infrastructure qualité en Côte d’Ivoire (Normalisation ;

Certification ; Métrologie ; Accréditation ; Evaluation de la conformité) ;

Offrir des capacités d’analyses et d’essais plus grandes aux laboratoires nationaux dans

tous les domaines ;

Protéger les utilisateurs/consommateurs, notamment en matière de santé et de sécurité ;

Protéger l’industrie locale contre les produits importés de mauvaise qualité ;

Amener l’industrie locale à faire de la qualité et à être ainsi compétitive pour satisfaire le

marché national et conquérir des marchés extérieurs ;

Assainir et organiser le marché à l’aide de critères objectifs, scientifiques et consensuels.

CADRE JURIDIQUE

La Loi no 2013-866 du 23 décembre 2013 relative à la normalisation et à la qualité en ses

articles 14 et 31.

La Convention pour la réalisation de service public du 06 septembre 2016 entre la

république de côte d’ivoire et CODINORM pour l'élaboration des normes et la gestion de

la marque nationale de conformité aux normes ;

Le Décret n°2002-343 du 10 juillet 2002 portant reconnaissance d’utilité publique de

l’association dénommée CODINORM;

le Décret n°2014-460 du 06 août 2014 portant attributions, organisation et

fonctionnement de l’Organisme National de Normalisation, dénommé Comité Ivoirien de

Normalisation, en abrégé CIN ;

le Décret n°2014-461 du 06 Août 2014 portant modalités d’application de la loi n°2013-

866 du 23 décembre 2013 relative à la normalisation et à la promotion de la qualité ;

le Décret 2016 - 1152 du 28 décembre 2016 rendant certaines normes d'application

obligatoire



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Analyse des textes juridiques du VOC

Loi no 2013-866 du 23 décembre 2013 relative à la normalisation et à la qualité en ses articles 14 et

31.

Article 14: Il est institué une marque nationale de conformité aux normes dénommée marque nationale

ivoirienne, en abrégé NI. Cette marque nationale est gérée par l’Organisme National de Normalisation.

Les conditions de gestion et d’attribution de la marque nationale sont fixées par décret.

Le seul mode de preuve de conformité

Article 31 : « constituent une présomption de preuve de conformité aux normes rendues d’application

obligatoire,

- L’apposition sur le produit, de la marque NI ;

-La présentation d’une attestation de conformité, en cours de validité, à défaut de l’apposition sur le

produit de la marque NI ;

-L’apposition sur les produits importés d’une marque étrangère de conformité aux normes reconnue

équivalente à la marque NI, sur la base de reconnaissance mutuelle.

Article 32 à 40 : contrôle de l’application des normes rendues d’application obligatoire

Les marchés publics et les textes règlementaires

Décret n°2014-461 du 06 Août 2014 portant modalités d’application de la loi n°2013- 866 du 23

décembre 2013 relative à la normalisation et à la promotion de la qualité ;

Art. 25 Lors des contrôles de l’exécution des marchés publics et de la réalisation des programmes

d’investissement, les adjudicataires des marchés publics et les investisseurs bénéficiant des avantages

définis dans le Code des investissements, doivent présenter un certificat de conformité aux normes pour

les produits et pour les systèmes de management dont les normes sont d’application obligatoire.

En l’absence de certificat, ils sont tenus de présenter une attestation de conformité aux normes en

vigueur délivrée par la structure concessionnaire.

La publicité et les textes règlementaires

Art. 26 Pour faire l’objet de publicité quel qu’en soit le support, tout produit dont la norme est rendue

d’application obligatoire doit être accompagné d’un certificat de qualité ou d’une attestation de

conformité en vigueur délivrée par la structure concessionnaire.

VI - PROGRAMMES CONCERNES

Voir annexes du décret le Décret 2016 - 1152 du 28 décembre 2016 rendant certaines normes

d'application obligatoire

Documents

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