RELATÓRIO - inspector.ige.min-edu.ptinspector.ige.min-edu.pt/Software/Roteiro_ASE.pdf · Verificar o modo como estão a ser postos em prática o regime jurídico da autonomia (DL

Delegação Regional d

RELATÓRIO

Administração Financeira das EscolasEnquadramento e Acção Social Escolar

INSPECÇÃO-GERAL DA EDUCAÇÃO

Designação da Escola/Agrupamento:

Código:

ESCOLA

ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DAS ESCOLAS – ROTEIRO

Sumário INTRODUÇÃO I Objectivos II Perspectiva de análise III Caracterização do âmbito de intervenção IV Procedimentos e desenvolvimento da acção ROTEIRO A – CARACTERIZAÇÃO DA UNIDADE DE GESTÃO I Enquadramento II Organização

II.1 Constituição do agrupamento II.2 Órgãos de administração e gestão das escolas/agrupamentos II.3 Modalidades de Acção Social Escolar (DL nº 35/90) – articulação entre Os Serviços Centrais e Regionais do ME, Autarquias Locais e Escolas

III Recursos Humanos afectos aos SASE IV Informatização dos serviços V Processos/Auditoria de conformidade V.1 Despesas V.2 Receitas B – GESTÃO FINANCEIRA – CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO I Gestão financeira e orçamental I.1 Elaboração da proposta de orçamento da escola/agrupamento I.2 Execução do orçamento II Procedimentos e sistemas de controlo III Análise da Conta de Gerência IV Conclusões finais ANEXOS I Enquadramento legislativo II Órgãos de administração e gestão das escolas/agrupamentos III Sistema de Contabilidade Pública III.1 Escrituração III.2 Classificação das receitas e das despesas IV Sistema de controlo interno IV.1 Conceitos IV.2 Organigrama IV.3 Descrição dos circuitos da receita e da despesa IV.4 Referência a alguns casos particulares

INTRODUÇÃO I – Objectivos da Actividade Verificar o modo como estão a ser postos em prática o regime jurídico da autonomia (DL nº 43/89) e o regime de autonomia, administração e gestão das escolas da educação básica e do ensino secundário. Analisar a implementação da Reforma da Administração Financeira do Estado nos estabelecimentos do ensino básico e secundário (DL nº 155/92 e Lei nº 91/2001, com as alterações introduzidas pela Lei Orgânica nº 2/2002, de 28 de Agosto e pela Lei nº 48/2004, de 24 de Agosto, tendo esta última renumerado os artigos e procedido à republicação). Apreciar a adequação dos recursos humanos nos Serviços de Acção Social Escolar nos estabelecimentos de ensino básico e secundário. Auditar a gestão, tendo em conta os seguintes aspectos:

- Verificar se foram fixados objectivos e prioridades; - Avaliar todo o processo de planeamento; - Avaliar todo o processo organizativo; - Analisar o processo de controlo.

Promover práticas de gestão dos recursos compatíveis com os princípios de eficácia, eficiência e economicidade. II – Perspectiva de Análise

O modelo de gestão burocrático ou jurídico (M Weber) que tem vigorado na Administração Pública caracteriza-se por um enquadramento em estruturas rígidas, fortemente hierarquizado. As organizações baseiam a sua legitimidade no quadro jurídico instituído e têm um carácter meramente instrumental face ao poder político.

Neste tipo de organização, a contabilidade pública tem como único objectivo demonstrar que as diversas entidades aplicam os meios financeiros atribuídos de acordo com o aprovado pelas respectivas autoridades orçamentais.

As transformações profundas por que têm vindo a passar as sociedades ocidentais no último quartel do século XX reflectem-se com igual intensidade tanto na sociedade civil como no Estado. O aprofundamento da integração europeia, a crescente integração dos mercados provocados pela globalização económico-financeira, a revolução informática e o seu impacto sobre a gestão, o surgimento da sociedade da informação, a mercantilização de muitas das funções do Estado, atingem as Administrações Públicas dos vários países.

O modelo de gestão técnico-económica ou public management reconhecendo

que os meios jurídicos são insuficientes para a resolução da maioria dos problemas sociais valoriza os valores da eficácia e da rentabilidade. As novas correntes de gestão pública, preocupadas inicialmente com a poupança de recursos, têm vinco a centrar a

sua atenção na gestão em função dos resultados e a dar especial importância à promoção da qualidade. São exemplos desta visão os relatórios do Comité PUMA da OCDE, o relatório Reinventar a Administração Pública, nos EUA, e em Portugal, o relatório Renovar a Administração, elaborado pela Comissão para a Qualidade e Racionalização da Administração Pública.

A gestão pelos resultados tem como vectores

• A simplificação e a redução das regulamentações (desburocratização); • Uma maior liberdade e flexibilidade de gestão, com o consequente reforço da

obrigação de prestação de contas e do princípio da responsabilidade dos gestores (a accountability nos países anglo-saxónicos);

• A medida da perfomance das organizações através da criação de indicadores que traduzem a realização de objectivos operacionais e que correspondam a uma efectiva criação de valor;

• O papel determinante do capital humano no desempenho das organizações.

Os indicadores normalmente utilizados - os 3 «E» - pretendem medir a economia de recursos (obtenção dos meios ao menor custo), a eficiência (rácio entre os produtos e/ou serviços fornecidos e os recursos gastos, traduzida pela produtividade do factor trabalho) e a eficácia. A estes, vem juntar-se a qualidade do serviço (associada, externamente, à «satisfação do cliente» e, internamente, à implementação do TQM – (Total Quality Management).

A gestão por resultados acarreta uma outra visão do controlo de gestão. A passagem do controlo de legalidade ou de regularidade que visa zelar pela segurança dos fundos e garantir a conformidade com as regras da contabilidade pública para a análise dos objectivos e a relação entre os meios utilizados e os resultados obtidos.

O desenvolvimento de novas técnicas de gestão impõe novas exigências em termos de informação contabilística.

O POC-P vem preencher uma importante lacuna na organização das contas públicas, assumindo para a Administração Pública uma importância paralela à do Plano Oficial de Contabilidade para o sector empresarial. III – Caracterização do âmbito de intervenção

Para a definição do âmbito de intervenção concorreram factores de diversa ordem. Em primeiro lugar, os requisitos específicos da auditoria financeira e de gestão, com particular ênfase para o grau de detalhe dos programas de trabalho, a extensão e profundidade dos procedimentos de auditoria, os requisitos do auditor financeiro e a possibilidade de supervisão e controlo da execução da auditoria; em segundo lugar, a avaliação das áreas de maior risco decorrente da análise geral a nível da organização, dos processos de decisão, do sistema contabilístico e dos sistemas de controlo interno e externo.

Da ponderação dos factores enunciados, resultou a opção por construir roteiros direccionados para áreas específicas da administração financeira das escolas – gestão

orçamental, acção social escolar, recursos humanos - podendo em cada ano decorrer intervenções incidindo numa ou em várias delas simultaneamente.

Definida a estratégia a seguir para a concretização, no futuro, desta Actividade, importava definir a qual das áreas atribuir prioridade. Os factores que mais contribuíram para a opção tomada têm a ver com as transformações ocorridas nas duas últimas décadas, ao nível da política educativa e da administração financeira do Estado.

Na Educação, verificou-se o alargamento da escolaridade básica de 6 para 9 anos, a criação da rede pública de jardins de infância, o acesso generalizado à educação, a adopção de políticas sociais tendentes a assegurar uma efectiva igualdade de oportunidades.

Por outro lado, ao nível da gestão do sistema educativo assistiu-se, por um lado, a sucessivas alterações de orgânica do ME – criação de serviços regionais com competências desconcentradas (DRE), extinção de estruturas de administração ao nível da educação pré-escolar e do 1º CEB (Direcções Escolares e Delegações Escolares), extinção de organismos e serviços centrais (IASE), transferência de competências entre serviços e organismos – e por outro, verificou-se a aprovação de novos modelos de gestão das escolas consubstanciados em novos regimes jurídicos de autonomia e de administração e gestão.

Concomitantemente foram ensaiadas diversas tentativas de descentralização administrativa, no domínio da educação e da acção social, através da transferência de competências e de recursos financeiros para as autarquias locais.

Na administração financeira do Estado iniciou-se a Reforma da Administração Financeira do Estado, substituindo a Contabilidade Pública baseada no sistema introduzido pelas reformas de 1928-29 a 1930-36 (revogação de cerca de 31 diplomas fundamentais, desde a 3ª Carta de Lei de 1908). O objectivo da modernização administrativo-financeira do Estado tem vindo a concretizar-se através, entre outras medidas, da aprovação de uma nova lei de bases da Contabilidade Pública (Lei nº 8/90) - determinando o fim da sujeição dos serviços e organismos da Administração Pública à autorização prévia da DGO para a realização e o pagamento de despesas e o fim dos serviços simples, passando todos os serviços a ter verbas inscritas no OE, da introdução de dois sistemas de contabilidade, o unigráfico (de caixa) e o digráfico (compromissos), de um novo enquadramento do sistema de execução orçamental (Lei nº 6/91, republicada pela Lei nº 48/2004, de 24 de Agosto) e de um novo regime de administração financeira do Estado (Decreto-Lei nº 155/92).

Todas estas transformações podem e devem ser analisadas tanto do ponto de vista legislativo como também deram origem, por um lado, a uma abundante produção legislativa e, por outro lado, a desfasamentos decorrentes da capacidade e da vontade dos diferentes intervenientes se adaptarem às novas realidades. Deste processo resultaram lacunas, incongruências, duplicações e indefinição de competências

A área da ACÇÃO SOCIAL ESCOLAR foi, porventura, a mais exposta a este processo evolutivo, quer pela crescente importância da sua actividade, quer pela importância do financiamento concedido pelo OE, quer ainda pela problemática harmonização entre o imperativo da descentralização administrativa e a consolidação do

poder autárquico ou, ainda, pelas tensões provocadas pela permanência da gestão financeira centralizada e a incipiente capacidade técnica, ao nível organizacional e de gestão, dos estabelecimentos de ensino.

Por todos estes motivos, colheu a aprovação superior a proposta de se iniciar as auditorias no âmbito da Actividade Administração Financeira das Escolas pela área da ACÇÃO SOCIAL ESCOLAR.

IV – Procedimentos e desenvolvimento da acção

1.Comunicação pela Delegação Regional ao órgão de gestão de cada Escola/Agrupamento de Escolas da data de início e dos objectivos da acção.

2.O tempo médio previsto para cada intervenção, efectuada por uma equipa

inspectiva de dois elementos, é de 7 dias úteis incluindo a elaboração do relatório.

3.A acção deve iniciar-se com uma reunião entre a equipa inspectiva e o

Presidente do Conselho Executivo/Director durante a qual deverão ser abordados os seguintes aspectos:

• Objectivos da actividade; • Indicação genérica dos documentos que serão consultados; • Indicação de que serão entrevistados alguns funcionários das áreas da

contabilidade, acção social escolar e tesouraria, entre outros; • Recolha dos elementos necessários ao preenchimento dos pontos I e II do

Roteiro respectivamente Enquadramento e Organização. Preenchimento da Parte A do roteiro:

4.Para preenchimento do ponto III do roteiro Recursos Humanos Afectos aos

SASE, os dados serão obtidos através de consulta dos processos individuais de todos os funcionários cuja actividade tem uma relação com o serviço de Acção Social Escolar da escola/agrupamento – Chefe de Serviços de Administração Escolar, Tesoureiro, Contabilidade, Técnico da ASE, Ecónomo (ou quem as suas vezes fizer), funcionários do Refeitório, Papelaria e Bufete.

5.A realização da auditoria de conformidade a que se refere o ponto V do roteiro

implica a escolha de um mês que será sempre considerado como base da análise a desenvolver. Para o ano económico de 2006, consideram-se como períodos de tempo representativos de uma amostra os meses de Maio, Outubro ou Novembro. Destes deverá ser seleccionado um deles, sobre o qual irá recair o desenvolvimento do trabalho de auditoria.

6.Os elementos necessários ao preenchimento do ponto V.1 do roteiro –

Despesas – serão recolhidos relativamente ao mês inicialmente definido como amostra representativa, (Maio, Outubro ou Novembro do ano económico de 2006) e obtidos através da técnica de entrevista com diversos intervenientes no processo de realização da despesa (Técnico da Acção Social Escolar, Tesoureiro, Funcionário da Área de Contabilidade, Chefe dos Serviços

Administrativos, Membros do Conselho Administrativo) e da análise dos seguintes documentos:

• Processos de aquisição constituídos para aquisição de bens e serviços

(relação de necessidades, requisição oficial, guia de remessa/factura, e recibo);

• Contratos escritos, quando existirem; • Actas do Conselho Administrativo; • Bloco de Folhas Cofre; • Duplicado do Livro de Cheques e/ou Registo de Controlo de Cheques; • Livro de Registo Diário de Facturas; • Livro de Caixa Centralizador; • Livros de Caixa Auxiliares ou listagens no caso de existir aplicação

informática.

7.Os elementos necessários ao preenchimento do ponto V.2 do roteiro – Receitas – serão recolhidos relativamente ao mês inicialmente definido como amostra representativa (Maio, Outubro ou Novembro) e obtidos através da técnica de entrevista com diversos intervenientes no processo de arrecadação e contabilização da receita (Técnico da Acção Social Escolar, Tesoureiro, funcionário responsável pela máquina registadora de caixa ou do designado «posto de carregamento dos cartões electrónicos», da Área de Contabilidade, Chefe dos Serviços Administrativos, membros do Conselho Administrativo) e da análise dos seguintes documentos:

• Folhas de Caixa Diárias e respectivas fitas da máquina registadora de

caixa; • Bloco de Folhas Cofre; • Talões de depósito na conta bancária específica da Acção Social Escolar; • Livro de Caixa Centralizador; • Livros de Caixa Auxiliares ou listagens no caso de existir aplicação

informática. Preenchimento da Parte B do roteiro:

8.Os elementos necessários ao preenchimento do ponto I.1 do roteiro Elaboração da Proposta de Orçamento serão recolhidos em relação ao ano económico de 2006 e terão como base as instruções contidas na Circular n.º 1/GEF/2006, de 19 de Janeiro. Os mesmos elementos serão obtidos através da técnica de entrevista aos diferentes intervenientes no processo (Presidente do Conselho Executivo/Director, Presidente da Assembleia de Escola) e da análise dos seguintes documentos:

• Actas da Assembleia de Escola; • Projecto Educativo e Plano de Actividades; • Projecto de Orçamento elaborado pela escola; • Orçamento aprovado pelo Gabinete de Gestão Financeira (GEF).

9.Os elementos necessários ao preenchimento do ponto I.2 do roteiro Execução do Orçamento serão recolhidos em relação ao ano económico de 2006 e terão como base as instruções contidas na Circular n.º 1/GEF/2006, de 19 de Janeiro e na Circulares nº 3/GEF/2006, de 4 de Abril. Os elementos serão obtidos através da técnica de entrevista aos diferentes intervenientes no processo (Presidente do Conselho Executivo/Director, Chefe dos Serviços Administrativos, Funcionário da Área de Contabilidade) e da análise dos seguintes documentos:

• Documentos de Despesa e Receita (relativos ao mês definido

anteriormente como representativo do ano económico); • Guias de Entrega de Receitas do Estado; • Apuramento dos lucros trimestrais do Bufete; • Requisições de Fundos; • Mapas anexos à Circular nº 1/GEF/2006, de 19 de Janeiro.

10.Os elementos necessários ao preenchimento do ponto II do roteiro

Procedimentos e Sistemas de Controlo serão recolhidos em relação ao mês escolhido para análise referente ao ano de 2006 e serão obtidos através da técnica de entrevista (Técnico da Acção Social Escolar, Chefe dos Serviços Administrativos, funcionária da Área de Contabilidade, Ecónomo (caso exista), funcionários da Cozinha, Bufete e Papelaria) e da análise dos seguintes documentos:

• Livro de Armazém ou listagens da aplicação informática; • Inventário do estabelecimento de ensino; • Documentos de Despesa e Receita; • Livro de Caixa Centralizador; • Livro de Registo Diário de Facturas; • Bloco de Folhas Cofre.

11.Os elementos necessários ao preenchimento do ponto III do roteiro Análise

da Conta de Gerência serão obtidos através da técnica de entrevista (Chefe dos Serviços Administrativos, Técnico da Acção Social Escolar) e da análise dos seguintes documentos:

• Mapas das Contas de Gerência referentes aos anos de 2005 e 2006.

12.No ponto III do roteiro Análise da Conta de Gerência, para além da análise

dos mapas da Conta de Gerência referidos anteriormente o apuramento de dados e o cálculo dos indicadores serão obtidos através da análise dos seguintes documentos:

• Mapas periódicos relativos à Acção Social Escolar enviados à Direcção

Regional de Educação, referentes ao ano económico de 2006; (Modelos nºs DRE/ASE – nº 1/94, AE nº2/94, DRE/ASE - AE nº4/94, DRE/ASE - R nº2/94, DRE/ASE - TE nº1/94, DRE/ASE - SE nº4/94 e DRE/ASE - SE nº6/94);

• Mapas dos Transportes Escolares enviados mensalmente à autarquia, relativos ao ano económico de 2006.

13.O roteiro da actividade constitui o relatório da auditoria, que será remetido

pela Delegação Regional da IGE à unidade de gestão auditada, para efeitos de audição dos interessados, nos termos dos artigos 100º e 101º do Código do Procedimento Administrativo.

14.Ouvida a entidade auditada, a Delegação regional da IGE providenciará para

que, no prazo máximo de 60 dias, seja efectuada nova visita de rotina (sequencial) para verificação e monitorização do processo de implementação das recomendações formuladas no relatório da auditoria.

15.Da visita de rotina (sequencial) será elaborada informação síntese, contendo

proposta fundamentada de arquivamento ou eventual procedimento disciplinar.

16.Após o contraditório, o relatório da auditoria e resposta da entidade auditada

serão enviados aos Serviços Centrais. Posteriormente, após a verificação sequencial, a informação síntese da intervenção será também enviada aos Serviços Centrais, para encerramento do processo.

_______________________________________________________RELATÓRIO

1

ENQUADRAMENTO DA ACÇÃO

Nota-Destina-se a enquadrar a auditoria, designadamente quanto à sua justificação e período de realização. Poderá igualmente fazer-se referência aos condicionalismos que envolveram a realização da acção.

Equipa Inspectiva


2

Código: Endereço:

Código Postal: - Concelho:

Telefone: Telefax:

ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DAS ESCOLAS: ENQUADRAMENTO E ACÇÃO SOCIAL ESCOLAR - ROTEIRO / RELATÓRIO

A Caracterização da Unidade de Gestão

I Enquadramento

Designação da Escola/Agrupamento:

Escola/Agrupamento - Dados Biográficos

Direcção Regional de Educação: CAE:

Constituição da Escola / Agrupamento

Tipologias Níveis de Ensino Observações

Correio Electrónico:

N.º de Estabelecimentos

3

n/n+1

0 0

identificá-la através da referência 01

0

13141516

09101112

05060708

01020304

N.º Func.d)

Partilhade

instalações

Nº Alunos c)

n-1/n

N.º Prof.d)

Designação da Escola / dos Estabelecimentos do Agrupamento

Ref.a) Níveis

Regime de funcionam.

(b)

a) Referir em observações a justificação para a divergência existente face ao RI; b) Percentagem relativamente à composição efectiva.


II Organização

II.1 Constituição do Agrupamento

II.2 Órgãos de Administração e Gestão das Escolas

0

##############################

######

TOTAL

NúmeroDe acordo comRegulamento

Interno

Em exercício a)

AlunosAutarquia localOutros

0

%b) Observações

Pessoal não docente

Membros

DocentesPais e encarregados de educação

Composição da Assembleia

c) No caso de serem ministrados cursos nocturnos, indicar o número de alunos matriculados em conclusõesd) Só considerar os que estão em efectividade de funções no estabelecimento, independentemente do tipo de vínculo;

número de docentes e funcionários em 31 de Dezembro do ano "n"

17181920

0

a) N.º de referência para identificar o estabelecimento noutros quadros do roteiro; no caso de se tratar de uma escola individual,

b) Regime normal - NOR; regime de desdobramento - DES; regime nocturno - NOCT; OUTRO - explicitar em conclusões

TOTAL0

4

a) número de horas de redução usadas no cargo (Decreto-Lei nº 355-A/98, de 13 de Novembro)

Número Número

0#DIV/0!

Comissão Executiva Instaladora

Comissão Provisória

ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DAS ESCOLAS: ENQUADRAMENT0 E ACÇÃO SOCIAL ESCOLAR - ROTEIRO / RELATÓRIO

#DIV/0!

Pré-EscolarNúmero

Total0

Assessorias Técnico-Pedagógicas

Formação AcadémicaMembros Presidente CE/Director

Experiência a)

Vice-Presidente CE/Adjunto

Total

* assinalar com X a situação existente.

Composição

Conselho Executivo

Perfil dos membros

Conselho Administrativo

0

#DIV/0!

Director Executivo

Direcção Executiva

Forma *

Vice-Presidentes/AdjuntosPré-Escolar 1.º CEB 2.º, 3.º CEB e ES

a) número de anos de exercício do cargo de membro do CA.

a) número de horas de redução usadas no cargo (Despacho n.º 13555/98, de 05 de Agosto)

Horas a) Horas a) Horas a)

Assessores

Horas a)

0

Chefe Serviços Administrativos

N.º de horas de redução a)

1.º CEB 2.º, 3.º CEB e ESNúmero

%

5

01 02 03 04 05 06 07 08 09 11 12 13 14 15 16 17 18 19

01 02 03 04 05 06 07 08 09 11 12 13 14 15 16 17 18 19

. De outro agrupamento

. Em Refeitório . Em sala adaptada para o efeito

2 A autarquia transfere as verbas:- para o CA do agrupamento- para os estabelecimentos, informalmente

Livros e outro Material Escolar b)3 A DRE transfere as verbas para o CA

3 A DRE transfere as verbas para o CA

- por outras formas d)

b) identificação dos estabelecimentos: n.° de referência atribuído no quadro da pág. 3;

* Neste caso não assinalar nenhum campo no Ponto 3 - Financiamento

d) Associação de Pais, Centro Paroquial, etc...

1 A autarquia distribui as senhas, directamente

Situações relevantes

Subsídio de Alimentação


Refeitórios/Bufetes

II.3 Modalidades de Acção Social Escolar (D.L. N.° 35/90) - Articulação entre os Serviços Centrais e Regionais do ME, Autarquias Locais e Escolas

Auxílios Económicos

c) celebrado entre o ME, o ex-MTS e a ANMP e destinado a garantir as condições para a participação das autarquias locais no Programa de Expansão e Desenvolvimento da Educação Pré-Escolar.

a) assinalar com uma cruz a situação existente;

- pela autarquia, através de transferência deverbas para cada estabelecimento

- por Protocolo de Cooperação c)

- pela DRE, através de transferência de verbaspara o órgão de gestão da Escola / Agrupamento

- pela autarquia, através de transferência deverbas para o órgão de gestão do Agrupamento

b) Só para alunos do 1º, 2º e 3º ciclos do ensino básico e do ensino secundário

a) Identificação dos estabelecimentos pelo n.º de referência atribuído anteriormente.

1 A autarquia atribui as verbas/material escolar,directamente

2 A autarquia transfere as verbas:- para o CA do agrupamento- para os estabelecimentos, informalmente

20Escola / Estabelecimentos do Agrupamento a)

10

3 0 financiamento é assegurado:

- de outras escolas públicas

- de outras entidades externas ao ME2 0 refeitório é gerido:

- pelo órgão directivo da unidade de gestão- pelo município, directamente- pela Junta de Freguesia, por delegação

- por docente(s) da escola onde são servidas asrefeições

- por concessão da exploração do serviço *

. Do mesmo agrupamento

Situações relevantes a)

1 Os alunos têm acesso a refeitório/bufete:- da própria escola

Escola / Estabelecimentos do Agrupamento b)2010

6

01 02 03 04 06 07 12 17 18 19 20

- da rede de transportes públicos colectivos

- de recursos próprios - de outros recursos

Transportes Escolares (Art.º 15.º)

Situações relevantes Escola / Estabelecimentos do Agrupamento a)05 08 09 10 11 13 14 15 16

1 A autarquia assegura o transporte através:

a) Identificação dos estabelecimentos pelo n.º de referência atribuído anteriormente

Conclusões:

2 0 cartão e as vinhetas dos passes sãorequisitados à autarquia:

- pelos estabelecimentos- pela escola-sede do agrupamento

ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DAS ESCOLAS: ENQUADRAMENTO E ACÇÃO ESCOLAR - ROTEIRO / RELATÓRIO

3 A listagem dos alunos c/ direito a transporte(+ 3 km) é enviada à autarquia:

- pelos estabelecimentos- pela escola-sede do agrupamento

7

Situações *

Número de processos de candidatura a subsídio de estudos/isenção de propinas que constituem a amostra seleccionada

Apesar das refeições servidas às crianças da educação pré-escolar em refeitório concessionado serem pagas pelas autarquias (e/ou outras entidades) à empresa adjudicatária (nas condições e preços acordados), é dado conhecimento à DRE do número diário e mensal daquelas refeiçõesA autarquia e/ou outra(s) entidade(s) paga atempadamente os valores acordados

* Sim - S; Não - N; Não se Aplica - NA

As reclamações foram devidamente tratadas

Na lista de alunos excluídos dos subsídios de estudos constam os motivos da exclusão

Houve reclamações das listas de alunos admitidos ou excluídos dos subsídios de estudos

Nos boletins de candidatura a subsídio de estudos/isenção de propinas constam os despachos do órgão de gestão mencionando o escalão bem como a atribuição de isenção de propinasForam afixadas, até ao início do ano lectivo, as listas de alunos admitidos ou excluídos dos subsídios de estudos

As capitações estão correctamente calculadas

O escalão atribuído está de acordo com a capitação

Dos boletins de candidatura a subsídio de estudos/isenção de propinas constam os cálculos das capitações

Dos processos de candidatura a subsídio de estudos/isenção de propinas consta toda a documentação relevante

Os impressos de candidatura a subsídio de estudos/isenção de propinas estão integralmente preenchidos

2 CANDIDATURA A SUBSÍDIO DE ESTUDOS/ISENÇÃO DE PROPINAS DOS ALUNOS DOS 2º E 3º CICLOS DO ENSINO BÁSICO E DO ENSINO SECUNDÁRIO

Os despachos anuais relativos à ASE estão afixados em local visível e de fácil acesso

Foi divulgado, até final do ano lectivo anterior, pelo órgão de gestão o prazo de entrega da candidatura a subsídio de estudos/isenção de propinas

Foi estabelecido um protocolo com a autarquia ou outra(s) entidade(s) para o serviço de refeições às crianças da educação pré-escolar e/ou alunos do 1º CEB

Se em 31 de Dezembro há divídas ainda não saldadas pela autarquia e/ou outra(s) entidade(s). Discriminar em conclusões os montantes em dívida por entidade

Do protocolo celebrado consta o preço a pagar pelas refeições servidas

Foi dado conhecimento do protocolo celebrado à DRE

Mensalmente é enviada à autarquia e/ou outra(s) entidade(s) informação sobre o número de refeições servidas às crianças da educação pré-escolar e aos alunos do 1º CEB, com vista ao recebimento das comparticipaçõesNo caso de refeitório concessionado é, relativamente às refeições servidas aos alunos do 1º CEB, seguido o procedimento referido anteriormente

1 REFEITÓRIO DA ESCOLA SEDE DO AGRUPAMENTO/ESCOLA SINGULAR NÃO AGRUPADA

São servidas refeições a crianças da educação pré-escolar

São servidas refeições a alunos do 1º Ciclo do Ensino Básico


Situações relevantes Observações

II.4 Funcionamento do Refeitório e candidatura a subsídio de estudos/isenção de propinas

8

Conclusões:


9

Situações *

* Sim - S; Não - N; Não se Aplica - NA

Conclusões:

A DRE procede à transferência de verbas necessárias ao pagamento das despesas com a aquisição do "Leite Escolar"

A distribuição do leite é diária, estando estabelecidos procedimentos internos para a mesmaA aquisição do leite seguiu o estabelecido no nº7 do artigo 22º do Decreto-Lei nº 50-A/2006, de 20 de Março (Decreto da Execução Orçamental)

A execução do Programa "Leite Escolar" está implementada na unidade de gestão

Os beneficiários são as crianças da educação pré-escolar e os alunos do 1º CEB

II.5 Programa "Leite Escolar"



10

a) Anos de serviço completos na função pública até 31 de Dezembro do ano "n"* Outro/a - explicitar em conclusões

Anos de Serviço a)

Função Desempenhada

Relação Jurídica

Categoria Profissional

III - Recursos Humanos afectos aos SASE (da Escola/Agrupamento)

Nome Habilitações Literárias


Conclusões:

11

Para além dos cartões magnéticos, está prevista outra forma de pagamento

- forma de reembolso


IV lnformatização dos serviços

ÁreasAplicações

Designação FornecedorSituações *

Gestão de alunosContabilidade da EscolaContabilidade da ASERemuneraçõesGestão de armazémPatrimónio (CIBE)

As verbas relativas ao carregamento de cartões são integralmente depositadas

* relativas à utilização sistemática de aplicações informáticas nas áreas referidas: Sim - S; Não - N.

Outros

Cartões Magnéticos

Existe Regulamento de utilização dos cartões magnéticosSão utilizados cartões magnéticos pelos utentes dos SASE

Conclusões:* relativas à utilização de cartões magnéticos: Sim - S; Não - N; Não se Aplica - NA.

Situações relevanates Situações*

O Regulamento de utilização dos cartões foi aprovado pela Assembleia de EscolaO Regulamento de utilização dos cartões prevê: - eventual custo do cartão - forma carregamento

12

.

Situações *

* Sim - S; Não - N; Não Observado - NO (explicitar em observações a situação)

Os lançamentos efectuados nos Livros de Caixa auxiliares correspondem aos documentos referenciados nas Folhas de Cofre

Nos Livros de Caixa auxiliares o saldo transitado do mês anterior está correctamente apurado

Nos Livros de Caixa auxiliares o saldo a transitar para o mês seguinte está correctamente apurado

Os lançamentos efectuados nos Livros de Caixa auxiliares e no Livro de Caixa centralizador são congruentes

Os documentos que constam do Registo Diário de Facturas foram lançados em Folhas de Cofre ou estão arquivados em pendentes

Os lançamentos efectuados no Livro de Caixa centralizador correspondem aos documentos referenciados nas Folhas de Cofre

No Livro de Caixa o saldo transitado do mês anterior está correctamente apurado

No Livro de Caixa o saldo a transitar para o mês seguinte está correctamente apurado

Os cheques são assinados pelos membros docentes do Conselho Administrativo (pelo menos um) e pelo tesoureiro

4 ESCRITURAÇÃO CONTABILISTICA

Os lançamentos no Registo Diário de Facturas conferem com as requisições oficiais emitidas

É celebrado contrato escrito quando a despesa é de valor igual ou superior a 49 880 € (art.º 59.º)

3 AUTORIZAÇÃO E EMISSÃO DE MEIOS DE PAGAMENTOAs despesas são autorizadas pelo Conselho Administrativo ou pelo Presidente do Conselho Executivo

Os cheques são nominais

Os pagamentos foram previamente autorizados pelo Conselho Administrativo (amostra: documentos lançados na folha de cofre e cujo processo se iniciou no mês de referência)

É aplicado o tipo de procedimento adequado em função do valor da despesa (art.° 80.º e 81.º)

As consultas a fornecedores, para aquisições superiores a 4 988 €, são formalizadas por qualquer meio escrito (art.º 151.º)

No caso de fornecimento contínuo, o seu valor é calculado com base no n.º de unidades adquiridas durante os 12 meses ou o ano económico anterior (art.º 23.º)

1 PROCESSOS DE AQUISIÇÃO

2 REGIME DA REALIZAÇÃO DE DESPESAS (DECRETO-LEI N.° 197/99)

Os sectores formalizam por escrito as «necessidades de aquisição» de bens e serviços através da Relação de Necessidades (Mod. DEGRE/C1)

É organizado «processo de aquisição» por cada fornecimento

As aquisições de bens e serviços são efectuadas mediante «requisição oficial» (Mod. 689/INCM)

Está estabelecido um procedimento de controlo de recepção de encomendas (por exemplo, assinatura das guias de remessa/factura pelo(s) responsável(eis)


V Processos/Auditoria de conformidade

V.1 Despesas


Com vista a verificar a regularidade e legalidade financeira das despesas com a aquisição de bens e serviços, foi seleccionado para

análise o mês de

13INSPECÇÃO-GERAL DA EDUCAÇÃO

Conclusões:

14

Situações *

(1) A fiabilidade do processo de arrecadação da receita depende da existência de documentos justificativos da mesma e da sua correcta contabilização (escrituração). Seja a receita proveniente do fornecimento de refeições, de vendas no Bufete e Papelaria, das compar- ticipações familiares dos pais, da autarquia ou do Ministério da Educação.

O Processo de arrecadação da receita é fiável (1)


V.2 Receitas

Processos associados à obtenção, registo e contabilização de cada tipo de receita


Existem documentos de receita

São elaboradas as Folhas de Caixa Diárias e/ou recibos, por sector

As Folhas de Caixa Diárias e/ou recibos conferem com os documentos de receita respectivos

As Folhas de Caixa Diárias e/ou recibos são conferidas pelo técnico da ASE

A escrituração das Folhas de Cofre está conforme com as Folhas de CaixaDiárias e outros documentos de receita

As receitas arrecadadas são depositadas diária e integralmente

0(s) talão/talões de depósito reflecte(m) o total da(s) Folha(s) de Cofre

Os lançamentos efectuados no Livro de Caixa centralizadorcorrespondem aos documentos referenciados nas Folhas de Cofre

No Livro de Caixa o saldo transitado do mês anterior está correctamenteapurado

No Livro de Caixa o saldo a transitar para o mês seguinte estácorrectamente apurado

Os lançamentos efectuados nos Livros de Caixa auxiliares correspondemaos documentos referenciados nas Folhas de Cofre

Nos Livros de Caixa auxiliares o saldo transitado do mês anterior estácorrectamente apurado

Nos Livros de Caixa auxiliares o saldo a transitar para o mês seguinte estácorrectamente apurado

Os lançamentos efectuados nos Livros de Caixa auxiliares e no Livro deCaixa centralizador são congruentes

Sim - S; Não - N; Não Observado - NO (explicitar em observações a situação)

Conclusões:

15

- Conta de Gerência

- Orçamento

- Alterações orçamentais

- Folhas de requisições de fundos

- Livro de caixa

- Folhas de cofre

- Extractos bancários

- Reconciliações bancárias

Situações relevantes Situações * Observações

As linhas orientadoras, definidas pela Assembleia para a elaboração do orçamento, têm em conta a utilização das receitas geradas na ASE

Existe articulação entre o Projecto Educativo, o Plano de Actividades e o Orçamento

O projecto de orçamento inclui a previsão de receitas próprias

Foi elaborado um plano de aplicação das receitas próprias



A gestão financeira da Escola deve respeitar as regras do orçamento por actividades e orientar-se pelo plano financeiro anual e pelo orçamento privativo. As dotações para funcionamento das escolas são distribuídas globalmente nas rubricas «Outras despesas correntes-Diversas» e «Outras despesas de capital-Diversas» (DL nº 43/89, regime jurídico de autonomia). A análise financeira incide sobre os seguintes elementos:

B Gestão Financeira - Caracterização da situação

I Gestão financeira e orçamental

I.1 ELABORAÇÃO DA PROPOSTA DE ORÇAMENTO DA ESCOLA / AGRUPAMENTO

16

Situações relevantes Situações * ObservaçõesOs lucros da exploração do bufete são transferidos para as dotações com compensação em receita dentro do ano económico a que respeitam (princípio da especialização do exercício)As despesas e receitas provenientes da ASE e inscritas no orçamento da escola estão correctamente classificadasOs juros da conta de depósito da ASE e as receitas do seguro escolar estão registados na contabilidade da ASE dentro do ano económico a que respeitam

As receitas provenientes das vendas do bufete são entregues trimestralmente na Direcção Geral do Tesouro

As receitas próprias constam das requisições de fundos


Conclusões:

I.2 EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO


17

Procedimentos e sistemas de controlo interno Situações * ObservaçõesÉ feito o registo sistemático das entradas e saídas de armazém através da escrituração do Livro de Armazém ou de uma aplicação informáticaO mobiliário e equipamento afecto aos sectores da ASE constam do Cadastro e Inventário dos Bens do EstadoÉ afixado em local visível aos utentes o Regulamento do Seguro Escolar ou, em alternativa, a informação do local da sua disponibilização para consultaÉ efectuado o controlo de entrega do material escolar durante o ano lectivo através:

- do registo das entregas efectuadas - da confirmação pelo encarregado de educaçãoFoi implementado o procedimento relativo ao empréstimo de manuais escolares e de outros recursos didáctico-pedagógicos, constando o mesmo no Regulamento Interno da unidade de gestãoOs Sectores da ASE têm Fundo de ManeioO Fundo de Maneio é reposto periodicamente

As verbas relativas à ASE são movimentadas através de conta conjunta aberta para o efeito

É efectuada mensalmente a reconciliação bancária A reconciliação bancária é elaborada por pessoa diferente da que exerce funções de TesoureiraÉ escriturado o Registo Diário de Facturas

Os lançamentos referentes a receitas e despesas estão numerados sequencialmente

Nos documentos constam as numerações atribuídas no Registo Diário de Facturas, no Livro de Caixa e na Folha de Cofre

Os Balancetes de execução financeira enviados mensalmente para a DRE, estão conformes com os valores escriturados

O balancete de execução financeira mensal é elaborado e submetido a apreciação pelo CA

A documentação arquivada é composta unicamente por originais

A documentação de receita e despesa está arquivada por Sectores

A Conta de Gerência integra todos os documentos que dela fazem parte

A Conta de Gerência foi aprovada em CA e enviada à DRE dentro do prazo fixadoOs valores globais do Débito (saldo de abertura+receitas do ano) e do Crédito (despesas do ano+saldo de encerramento) da Conta de Gerência da ASE foram reflectidos na Conta de Gerência da escola/agrupamentoÉ assegurada a segregação de funções entre: - o economato e a contabilidade - a contabilidade e a tesouraria - a entidade autorizadora e a tesouraria

Estão a ser observados os procedimentos estabelecidos para a conservação arquivistica de toda a documentação respeitante à ASE


II Procedimentos e sistemas de controlo


As normas de auditora, relativamente ao trabalho de campo, determinam que tem de haver um estudo e avaliação apropriados do controlo interno existente, não só como base da confiança que o mesmo merece, como também para a determinação da extensão dos procedimentos de auditoria. Para isso é necessário começar por analisar os organigramas, a legislação sobre descrição de funções, a legislação definidora das políticas e procedimentos contabilísticos e outras informações (ordens de serviço, comunicações internas, etc.). Num segundo momento deve-se complementar a análise efectuada com entrevistas aos responsáveis dos serviços e aos executantes das tarefas, compreendendo também observação directa.


Conclusões:

19

A análise efectuada à Conta de Gerência reporta-se à execução orçamental do ano civil de 2006. No entanto, sempre que tal se justifique deve ser

- Mapa geral da Conta de Gerência (mod.º 2-B);- Certidão do saldo de abertura da conta (mod.º 5)- Certidão de receitas cobradas directamente (mod.º 6/Gestão/ASE);- Nota discriminativa dos subsídios recebidos da DRE (mod.º 28/Gestão/ASE);- Outras certidões comprovativas da receita;- Relação de documentos de despesa-Funcionamento (mod.º C/7);- Certidão do saldo de encerramento da conta (mod.º 11);- Certidão da Caixa Geral de Depósitos ou Banco;- Relação dos cheques por levantar à data do encerramento da conta (mod.º 25/Gestão/ASE);- Nota justificativa da diferença do saldo (mod.º 30/Gestão/ASE);- Guia de Remessa (mod.º 1/Gestão/ASE);- Cópia da acta da sessão de aprovação da conta de gerência (mod.º 26/Gestão/ASE);- Relação nominal dos responsáveis (mod.º c/5).

Conta de Gerência

Parcial Total Parcial TotalRefeitório 0,00 Refeitório 0,00 Saldo da gerência anterior 0,00 Bens não duradouros 0,00 Venda directa 0,00 Transferências para DRE 0,00 Transferência DRE 0,00 Outras 0,00 Transferências Autarquia 0,00 Taxas adicionais 0,00 Outras 0,00Bufete 0,00 Bufete 0,00 #DIV/0! Saldo da gerência anterior 0,00 Bens não duradouros 0,00 Venda directa 0,00 Subsídios (suplemento alim) 0,00 Transferência DRE 0,00 Transf. para Orçamento DCR 0,00 #DIV/0! Transferências Autarquia 0,00 Outras 0,00 Outras 0,00Leite Escolar 0,00 Leite Escolar 0,00 Saldo da gerência anterior 0,00 Aquisição de leite 0,00 Transferências DRE 0,00 Outras 0,00 Outras 0,00Papelaria 0,00 Papelaria 0,00 #DIV/0! Saldo da gerência anterior 0,00 Bens não duradouros 0,00 Venda directa 0,00 Subsídios (prémios) 0,00 Transferência DRE 0,00 Outras 0,00 Transferências Autarquia Outras 0,00Apoio Sócio-Educativo 0,00 Apoio Sócio-Educativo 0,00 Saldo da gerência anterior 0,00 Subsídio Alimentação 0,00 Transferência DRE 0,00 Subsídio Livros e Mat. Escolar 0,00 Transferências Autarquia 0,00 Subsídio Complemento Curricular 0,00 Outras 0,00 Material para alunos c/ NEE 0,00

Transporte de alunos c/ NEE 0,00 Bolsas de Mérito 0,00 Outras 0,00

Prevenção e Seguro Escolar 0,00 Prevenção e Seguro Escolar 0,00 Saldo da gerência anterior 0,00 Aquisição de Serviços 0,00 Transferência DRE 0,00 Transferências DRE 0,00 Transferências Autarquia 0,00 Outras Prémio pago pelos alunos 0,00 Outras 0,00Transportes Escolares 0,00 Transportes Escolares 0,00 Saldo da gerência anterior 0,00 Transferências para Autarquia 0,00

Outras 0,00

Outras

Rubricas ImpotânciasRECEITA

Rubricas

DESPESAImpotâncias

Cobrança aos alunos para entrega à Autarquia Local 0,00

Taxas


III Análise da Conta de Gerência da ASE

feita uma análise à Conta do ano anterior no sentido de verificar a evolução das principais rubricas e a correcção dos lançamentos que se relacionam.A Conta de Gerência deve ser remetida à DRE respectiva, até 30 de Abril do ano seguinte áquele a que respeita, e integra, de acordo com o despacho ministerial de 2/12/88 que aprovou a contabilização e elaboração da Conta de Gerência, os seguintes documentos:

20

- Mapa da Conta de Gerência da página 19

Refeitório

Classificação Económica Valor %RECEITAS 0,00Saldos transitados da gerência anterior 0,00 #DIV/0!Receitas provenientes da venda directa: 0,00 a alunos do Escalão A #DIV/0!

a alunos do Escalão B 0,00 #DIV/0!a alunos não subsidiados 0,00 #DIV/0!a professores e funcionários 0,00 #DIV/0!taxas adicionais 0,00 #DIV/0!

Transferências da DRE 0,00 #DIV/0!Transferências da autarquia 0,00 #DIV/0!Outras receitas 0,00 #DIV/0!

DESPESAS 0,00Bens não duradouros 0,00Transferências para a DRE (adjudicação) 0,00

RECEITAS-DESPESAS 0,00

Indicadores de Gestão ValorN.º anual de refeições servidas 0N.º anual de refeições servidas a alunos 0N.º anual de dias de funcionamento 0Frequência média diária (de alunos) #DIV/0!Percentagem de alunos que utilizam o refeitório * 0,00%Custo médio da refeição ** #DIV/0!

** Cálculo: despesa total a dividir pelo número de refeições servidas.* Cálculo: frequência média diária a dividir pelo total de alunos do ano n=((2x alunos n-1/n)+alunos n/n+1/3)

O Despacho n.º 18797/2005 estabelece que o preço das refeições a fornecer aos alunos é de € 1,34,para o ano escolar de 2005/2006.

No caso em que o custo médio das refeições seja superior ao referido podem receber uma comparticipação da DRE respectiva, por refeição, até ao valor máximo de € 0,22.Quando as refeições são prestadas por empresas de restauração colectiva a quem foi adjudicado o fornecimento, as DRE respectivas asseguram a diferença entre o preço da refeição pago pelos utentes e o custo contratualizado da mesma.O preço das refeições fornecidas aos docentes e restantes funcionários é estipulado de acordo com os preços que vigoram nos refeitórios dos serviços e organismos da Administração Pública, nos termos da Portaria nº 214/2005, de 18 de Fevreiro é de € 3,36

No ano escolar de 2006/2007, o preço da refeição é de € 1,38, nos termos do Despacho do SEAE de 27 de Julho de 2006. O valor é acrescido de uma taxa adicional de € 0,25 quando a senha é adquirida no próprio dia.

Observações

Observações


As fontes de informação para o preenchimento dos quadros seguintes são:

- Conta de Gerência (anexar ao Relatório) - Mapas relativos à ASE (anexar todos os mapas ao Relatório) - Auxílios Económicos - Bloco II - Mod DRE/ASE - AE n.º 2/94 - Auxílios Económicos - Bloco II - Mod DRE/ASE - AE n.º 4/94 - Refeitório / Bufete - Bloco II - Mod DRE/ASE - R n.º 2/94 - Transportes Escolares - Bloco II - Mod DRE/ASE - TE n.º 1/94 - Seguro Escolar - Bloco II - Mod DRE/ASE - SE n.º 6/94 - Ofícios da DRE referentes à transferência das verbas para a Escola / Agrupamento (anexar todos os ofícios ao Relatório)

tendo, com a publicação da Portaria nº 100/2006, de 3 de Fevereiro, passado a € 3,50, a partir de 7 de Fevereiro de 2006.No caso de serem servidas refeições a crianças da Educação Pré-Escolar e do 1º CEB, verificar se a unidade de gestão envia à Autarquia, mensalmente, informação relativa às refeições servidas a estas crianças e alunos, com vista ao recebimento das comparticipa-ções devidas. No caso da Educação Pré-Escolar: . Para 2005/2006 - Despacho Conjunto nº 195/2006, DR, II, de 17 de Fevereiro - € 29,97/criança/mês . Para 2006/2007 - Despacho Conjunto nº 000/2007, DR, II, de de Fevereiro - € /criança/mês

21Bufete

Classificação Económica Valor %RECEITAS 0,00Saldos transitados da gerência anterior 0,00 #DIV/0!Receitas provenientes da venda directa 0,00 #DIV/0!Transferências da DRE 0,00 #DIV/0!Transferências da autarquia 0,00 #DIV/0!Outras receitas 0,00 #DIV/0!

DESPESAS 0,00Bens não duradouros 0,00 #DIV/0!Subsídios (suplemento alimentar) 0,00 #DIV/0!


Indicadores de Gestão ValorREFEIÇÕES LIGEIRASN.º anual de refeições servidasN.º anual de refeições servidas a alunosN.º anual de dias de funcionamentoFrequência média diária (de alunos) #DIV/0!Percentagem de alunos que consomem refeições ligeiras 1

Custo médio da refeição 2INDICADORES FINANCEIROS NA GESTÃO DO BUFETETaxa de rentabilidade 3 #DIV/0!Peso relativo das transferências para o Orçamento de Dotações com Compensação em Receita 4

#DIV/0!

Leite Escolar

Classificação Económica Valor %RECEITAS 0,00Saldos transitados da gerência anterior 0,00 #DIV/0!Transferências da DRE 0,00 #DIV/0!Outras 0,00 #DIV/0!

DESPESAS 0,00Aquisição de leite 0,00 #DIV/0!Outras 0,00 #DIV/0!


3 Cálculo: (receita total - saldo transitado) a dividir pela despesa total -1;4 Cálculo: transferências a dividir pela receita total.

1 Cálculo: frequência média diária a dividir pelo total de alunos do ano n=((2xalunos n-1/n)+alunos n/n+1/3);2 Cálculo: despesa total a dividir pelo número de refeições servidas;

Observações


Nos termos do Despacho n.º 15 459/2001, nas escolas que não disponham de refeitório podem ser fornecidas refeições ligeiras, mediante autorização expressa da DRE respectiva.O preço das refeições a fornecer aos alunos é de € 0,98, no ano escolar de 2005/2006 (Despacho nº 18797/2005) e de € 1,00 no ano escolar de 2006/2007 (Despacho do SEAE de 27/7/2006). No caso em que o custo médio das refeições seja superior ao referido, podem receber uma comparticipação da DRE respectiva, por refeição, até ao valor máximo de € 0,12.Os estabelecimentos de ensino básico dos 2.º e 3.º ciclos podem fornecer um suplemento alimentar aos alunos com menores recursos económicos, utilizando para tal os lucros gerados no bufete.

O Decreto-Lei n.º 357/88, de 13 de Outubro criou nas escolas dos 2.º e 3.º ciclos do ensino básico e do ensino secundário um «fundo de manutenção e conservação do património escolar» constituído por verbas provenientes de diversas fontes, entre as quais, a gestão do bufete.

Observações

A execução do Programa de Leite Escolar é da competência dos agrupamentos de escolas e das escolas do 1º CEB não agrupadas, queprovidenciam o fornecimento do leite escolar e outros alimentos nutritivos tendo em atenção a resposta adequada às efectivas necessi-dades e ao consumo das crianças que frequentam os estabelecimentos de educação pré-escolar e do 1º CEB.As verbas necessárias à execução deste Programa são atribuídas aos agrupamentos de escolas e às escolas do 1º CEB não agrupadaspelas Direcções Regionais de Educação respectivas.

Observações

22

Classificação Económica %RECEITASSaldos transitados da gerência anterior #DIV/0!Receitas provenientes da venda directa #DIV/0!Transferências da DRE #DIV/0!Outras receitas #DIV/0!

DESPESASBens não duradouros #DIV/0!Subsídios (prémios) #DIV/0!

RECEITAS-DESPESAS

Indicadores de GestãoTaxa de rentabilidade ** Cálculo: ((receita total-saldo transitado) a dividir por despesa total)-1

Classificação Económica %RECEITASSaldos transitados da gerência anterior #DIV/0!Transferências da DRE #DIV/0!Outras receitas (prémios de seguro) #DIV/0!

DESPESASAquisição de serviços #DIV/0!Transferências para a DRE #DIV/0!

RECEITAS-DESPESAS

Nos termos do nº 2 do artigo 33º do Regulamento do Seguro Escolar aprovado pela Portaria nº 413/99, de 8 de Junho deveráestar disponível para consulta dos Encarregados de Educação as Instruções relativas ao Seguro Escolar e as Normas deprevenção do acidente e de segurança.

Valor#DIV/0!

A inscrição no seguro escolar é obrigatória, sendo o prémio do seguro «... fixado em 1% do valor do salário mínimo nacional, arredondado, por defeito, à dezena escudos.» (art.º 28, n.º 2). Estão isentos do pagamento do prémio do seguro os alunos que frequentam a educação pré-escolar, a escolaridade obrigatória e os alunos deficientes.O n.º 3 do art.º 28.º determina que «os recursos financeiros resultantes do encaixe de prémios de seguro escolar constituem receita das Direcções Regionais de Educação, nos termos da Portaria n.º 727/93, de 12 de Agosto».Em termos de organização administrativa, os órgãos de gestão e administração dos estabelecimentos de educação ou ensino devem garantir a constituição de um processo individual relativo a cada ocorrência, a existência de arquivo dos processos, o preenchimento e envio, trimestralmente, para as DRE's dos mapas estatísticos e financeiros dos acidentes ocorridos e a elaboração, por ano lectivo, da lista nominal dos sinistrados.No ano escolar de 2005/2006 o valor do prémio do seguro escolar é de € 3,74 e, no ano escolar de 2006/2007, de € 3,85.

Valor0,000,000,00

Seguro Escolar

De acordo com o Regulamento do Seguro Escolar aprovado pela Portaria n.º 413/99, de 8 de Junho, o seguro escolar constitui uma modalidade de apoio e complemento educativo prestada aos alunos «... Através das Direcções Regionais de Educação». O seguro escolar garante a cobertura financeira decorrente da «assistência médica e medicamentosa» (artº 6º, alínea a)) e do «transporte, alojamento e alimentação indispensáveis para garantir essa assistência» (artº 6º alínea b)) bem como, nos casos previstos no artº 10º, o pagamento de indemnizações.

Observações


A escola pode tomar a iniciativa de complementar as medidas de acção social escolar previstas no artigo 8º do Despacho de 27 de Julho de 2006, do SEAE, através da aplicação dos lucros da papelaria na aquisição de livros e outro material escolar a distribuir gratuitamente pelos alunos de menores recursos económicos.Os lucros apurados podem, igualmente, ser aplicados na aquisição de livros e software educativo destinados à biblioteca e centro de recursos e na atribuição de prémios em concursos realizados no estabelecimento de ensino e no empréstimo de manuais escolares, nas modalidades a criar pelas escolas e pelos agrupamentos de escolas, nos termos a definir nos respectivos regulamentos internos.

Papelaria

0,000,00

0,00

0,000,00

0,00

Observações

0,00

Valor Observações0,00

0,000,00

0,000,000,00

0,00

23

2005/2006

(1) %

(2) €

(3) %

(1) %

(2) €

(3) %

(1) %

(2) €

(3) %

(1) %

(2) €

(4) €

A Até 161,90 100 97,65 Até 100 100 97,65 Até 100 100 111 Até 100B 161,91-198,95 50 49,1 Até 50 50 49,1 Até 50 50 55,5 Até 50A Até 124,30 100 97,65 Até 53,87B 124,31-198,95 50 49,1 Até 43,40

2006/2007

(1) %

(2) €

(3) %

(1) %

(2) €

(3) %

(1) %

(2) €

(3) %

(1) %

(2) €

(4) €

A Até 167,57 100 100 Até 100 100 100 Até 100 100 125,3 Até 100B 167,58-205,93 50 50 Até 50 50 50 Até 50 50 60,65 Até 50A Até 130,00 100 100 Até 56,29B 130,01-205,93 50 50 Até 45,35

*Bolsas de Mérito só para alunos do ensino secundário

0,00Transferências da autarquia

0,00

Alimentação Livros e material escolar Complemento curricular

RECEITAS-DESPESAS

Transferências da Papelaria

a) incluído nas transferências das DRE para o (s) Refeitório(s) / Bufete(s)

#DIV/0!#DIV/0!

0,00

a)0,00

Transferências da DRE 0,00 #DIV/0!

0,00 #DIV/0!

Subsídios 0,00DESPESAS 0,00

Outras receitas 0,00 #DIV/0!

0,00 #DIV/0!RECEITAS 0,00Saldos transitados da gerência anterior

(4) Alojamento em residência familiar

Classificação Económica Valor % Observações

O cálculo da capitação do agregado familiar é efectuado de acordo com o disposto no art.º 7.º do Despacho do SEAE de 27 de Julho de 2006.

Ensino básico - 1.º ciclo Ensino básico - 2.º ciclo Ensino básico - 3.º ciclo Ensino Secundário

#DIV/0!


Auxílios Económicos

Este tipo de apoio sócio-educativo traduz-se na atribuição de comparticipações para fazer face aos encargos com refeições, livros e outro material escolar, actividades de complemento curricular e alojamento. Os alunos do ensino secundário têm, ainda, direito a isenção de propinas, taxas e emolumentos e imposto de selo.As comparticipações a atribuir variam de acordo com o rendimento mensal per capita do agregado familiar e são, para os anos escolares de 2005/2006 e 2006/2007, as seguintes:

(1) Alimentação(2) Livros e material escolar(3) Actividades de complemento curricular

Esc

alão Rendimento

mensal per capita €

Outras 0,00 #DIV/0!

#DIV/0!#DIV/0!#DIV/0!

Material para alunos c/ NEE Transporte de alunos c/ NEEBolsas de Mérito*

0,000,000,00

Ensino básico - 3.º ciclo Ensino Secundário

Esc

alão Rendimento

mensal per capita €

Ensino básico - 1.º ciclo Ensino básico - 2.º ciclo

24

Indicadores de Gestão Observações

Beneficiários por tipo de apoioAlimentaçãoLivros e material escolarComplemento curricularBolsas de mérito

Beneficiários por escalãoEscalão AEscalão B

Montante dos auxílios atribuídosAlimentação

Escalão AEscalão B

Livros e material escolarEscalão AEscalão B

Bolsas de méritoValor médio dos auxílios concedidos

AlimentaçãoLivros e material escolarBolsas de mérito

b) Percentagem relativamente ao n.º total de alunos inscitos no ano n=(2xalunos n-1/n)+alunos n/n+1)/3

a) No caso dos alunos matriculados no ensino secundário

* Cálculo: número de alunos do grau/nível de ensino beneficiários a dividir pelo total de alunos do respectivo grau/nível de ensino


Transportes

Percentagem de alunos beneficiários por nível de ensino * 2.º e 3.º CEB Ensino Secundário

#DIV/0!#DIV/0!

Receitas provenientes da venda directa a)

DESPESASTransferências para a autarquia

0,000,00

0,000,00

RECEITAS

a) N.º total de alunos no ano n: (2 x alunos inscritos no ano lectivo n-1 /n) + (alunos inscritos no ano lectivo n /n+1), resultado da soma a dividir por 3

#DIV/0!

#DIV/0!#DIV/0!

#DIV/0!

#DIV/0!#DIV/0!

0,0%0,0%0,0%

#DIV/0!#DIV/0!

0,000,000,00

0,000,000,000,000,000,00

Indicadores de Gestão % Observações

b)000

0,00

N.º Alunos a)

Classificação Económica Valor

Valor

%

%

Observações

00

0 0,00 0,0%

#DIV/0!

0,00

25

Conclusões:


26

Conclusões Finais

A - Situações que requerem, obrigatoriamente, alteração e que serão objecto de acompanhamento pela IGE *


A existência de procedimentos não conformes com as regras e princípios contabilísticos e / ou de incumprimento de disposições legaisem vigor que acarretam consequências para a qualidade da informação contabilística e para a fiabilidade das demonstrações financeiras.

1 - Os processos de aquisições de bens e serviços não estão devidamente organizados, nomeadamente: - elaboração da relação de necessidades - emissão atempada de requisições oficiais

- controlo da recepção de encomendas pelo funcionário designado pelo Conselho Executivo

2 - A aquisição de bens e serviços não é efectuada de acordo com o regime de realização de despesas estipulado pelo Dec. Lei n.º 197/99

3 - Não são cumpridos os requisitos legais quanto à autorização e emissão de meios de pagamento, nomeadamente:

- as despesas não são autorizadas pelo Conselho Administrativo ou pelo Presidente do Conselho Executivo - os pagamentos não são autorizados pelo Conselho Administrativo - a emissão dos meios de pagamento não cumpre os requisitos legais

4 - A escrituração contabilística não obedece às normas e princípios legalmente estabelecidos, nomeadamente: - existem registos não apoiados em documentos justificativos ( da receita e / ou da despesa) ou em fotocópias de documentos

- os documentos não estão datados e ordenados numericamente - existe incongruência entre os lançamentos no Registo Diário de Facturas e nas Folhas de Cofre

- não são elaboradas Folhas de Caixa Diárias - as Folhas de Caixa não conferem com os documentos da receita respectivos - a escrituração das Folhas de Cofre não está conforme com as Folhas de Caixa Diárias

- os saldos dos Livros de Caixa não estão apurados - no decurso da execução orçamental não são espelhados contabilisticamente todos os factos modificativos, nomeadamente a orçamentação das verbas respeitantes a subsídios de alimentação e livros e outro material escolar transferidas para o CA do

agrupamento

5 - Não estão implementados ou funcionam deficientemente os sistemas de controlo, nomeadamente: - não é assegurado um controlo eficaz dos bens em armazém através de um sistema de registo de entradas e saídas de material de armazém

- as verbas destinadas à ASE não são movimentadas através de conta conjunta aberta para o efeito - a reconciliação das contas bancárias não é feita mensalmente e não está instituído um procedimento tendente a garantir a sua verificação por outra entidade (Chefe de Serviços de Administração Escolar e / ou Conselho Administrativo)

- existem registos efectuados a lápis e / ou rasurados - o Registo Diário de Facturas não é escriturado, o que impede o conhecimento dos compromissos assumidos pela escola e,

consequentemente, uma efectiva gestão financeira - os Balancetes de execução financeira enviados mensalmente e/ou trimestralmente para a DRE não são submetidos a apreciação pelo Conselho Administrativo

* - Enumeram-se, a título de exemplo, as situações que podem ocorrer de acordo com a sua relevância. O relato das situações fica, obviamente, ao critério dos auditores

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B - Oportunidades de melhoria *

Data :

Assinaturas:

* - Enumeram-se as situações que podem ocorrer de acordo com a sua relevância. O relato das situações fica, obviamente, ao critério dos auditores

verificar se a composição da lista cumpre o estabelecido no artigo 16º, nomeadamente os pontos 3 e 4, do RAAG, aprovado pelo Decreto--Lei nº 115-A/98, de 4 de Maio, com as alterações da Lei nº 24/99, de 22 de Abril.

na Tesouraria diariamente e depositadas com a periodicidade estabelecida pelo CA

C - Outras situações *

A Assembleia de Escola, no âmbito das suas competências, quando da realização do processo eleitoral para a direcção executiva, deverá

vi A proposta de Orçamento não inclui a previsão de receitas próprias e o consequente plano de aplicação das mesmas vii O mobiliário e equipamentos afectos ao ASE devem constar do Cadastro e Inventário de Bens do Estado (CIBE), cuja

organização é regulada pela Portaria nº 671/2002 (2ª Série) viii Por forma a proporcionar uma adequada gestão dos recursos disponíveis e a sua segurança, as receitas devem ser entregues

B.2 - Eficiência e qualidade dos serviços iv A organização dos serviços administrativos assegura / não assegura a segregação de funções

as linhas orientadoras para a eleboração do Orçamento devem constar as que se referem à ASE

B.3 - Gestão orçamental e procedimentos e sistemas de controlo adoptados v O processo de preparação do orçamento não garante a participação de todos os intervenientes. Consequentemente, entre

B.1 - Órgãos de administração e gestão i A composição da Assembleia não está constituída de acordo com o Decreto-Lei n.º 115-A/98 e o Regulamento Interno

ii A composição da Direcção Executiva não cumpre o estabelecido no artigo 16º do Decreto-Lei n.º 115-A/98 de 4 de Maio iii As assessorias técnico-pedagógicas não estão constituídas de acordo com o Despacho n.º 13555/98


Com o objectivo de melhorar o sistema de informação financeira e a gestão dos recursos disponíveis, bem como tornar mais eficientesos procedimentos e sistemas de controlo interno formulam-se as seguintes recomendações:


A N E X O S

Enquadramento Legislativo

Assunto Quadro Legal Lei nº 46/86, de 14 de Outubro, alterada pela Lei nº 49/2005, de 30 de Agosto Lei nº 5/97, de 10 de Dezembro Decreto-Lei nº 147/97, de 11 de Junho Decreto-Lei nº 115-A/98, de 4 de Maio Decreto-Lei nº 213/2006, de 27 de Outubro Decreto Regulamentar nº 12/2000, de 29 de Agosto Despacho Conjunto nº 268/97, de 26 de Junho (DR 195 – II – de 25/8/97) Despacho nº 13313/2003, de 8 de Julho (DR 155 – II – 8/7/2003)

A – Caracterização da unidade de gestão I Enquadramento

Despacho nº 16795/2005, de 14 de Julho (DR 148 – II – de 3/8/2005), revogado pelo Despacho nº 12591/2006, de 26 de Maio (DR 115 – II – de 16/6/2006) Decreto-Lei nº 387/90, de 10 de Dezembro, alterado pelo Decreto-Lei nº 314/97, de 15 de Novembro Decreto-Lei nº 115-A/98, de 4 de Maio Despacho nº 33/ME/91, de 26 de Março Despacho nº 1847/99, de 31 de Dezembro

II Organização II.1 Constituição do Agrupamento

Ofício Circular nº 5/GDG – 01, de 13 de Maio de 1999, do DEGRE/ME Decreto-Lei nº 115-A/98, de 4 de Maio Decreto-Lei nº 355-A/98, de 13 de Novembro Decreto Regulamentar nº 10/99, de 2 de Junho, com as alterações do Decreto-Lei nº 121/2005, de 26 de Julho

II.2 Órgãos de Administração e Gestão

Despacho nº 13555/98, de 5 de Agosto Lei nº 46/86, de 14 de Outubro, alterada pela Lei nº 49/2005, de 30 de Agosto Lei nº 159/99, de 14 de Setembro Lei nº 169/99, de 18 de Setembro, alterada pela Lei nº 5-A/2002, de 11 de Janeiro Decreto-Lei nº 7/2003, de 15 de Janeiro, alterada pela Lei nº 41/2003, de 22 de Agosto, rectificada pela Declaração de Rectificação nº 13/2003, de 30 de Setembro Decreto-Lei nº 299/84, de 5 de Setembro Decreto-Lei nº 399-A/84, de 28 de Dezembro Decreto-Lei nº 35/90, de 25 de Janeiro Portaria nº 181/86, de 6 de Maio Portaria nº 727/93, de 12 de Agosto Portaria nº 413/99, de 8 de Junho

II.3 Modalidades da ASE – Articulação entre os Serviços Centrais e Regionais do ME, Autarquias Locais e Escolas

Despacho Conjunto nº 300/97, de 7 de Agosto (DR 208 – II – de 9/9/97) Decreto-Lei nº 189/84, de 8 de Junho Despacho Conjunto nº 26/2004, de 29 de Dezembro (DR 12 – II – de 15/1/2004) Despacho Conjunto nº 195/2006, de 31 de Janeiro (DR 35 – II – de 17/2/2006) Despacho do SEAE datado de 27 de Julho de 2006

II.4 Funcionamento do Refeitório e candidatura a subsídio de estudos/isenção de propinas

Guião para análise e tratamento dos Boletins de Candidatura a Subsídio de Estudos/Isenção de Propinas

Assunto Quadro Legal Decreto-Lei nº 35/90, de 25 de Janeiro Decreto-Lei nº 50-A/2006, de 10 de Março (nº 7 do artigo 22º) Decreto-Lei nº 223/2006, de 13 de Novembro Portaria nº 398/2002, de 18 de Abril, alterada pela Portaria nº 1038/2004, de 13 de Agosto Despacho nº 18797/2005, de 1 de Agosto (DR 166 – II – de 30/8/2005) Despacho do SEAE datado de 27 de Julho de 2006

II.5 Programa «Leite Escolar»

Despacho nº 2109/2005, de 27 de Dezembro (DR 19 – II – de 26/1/2006) Decreto-Lei nº 189/84, de 8 de Junho Decreto-Lei nº 184/89, de 2 de Junho (conjugar com DL 427/89, de 7/12 e DL 413/93, de 23/12) Decreto-Lei nº 190/96, de 9 de Outubro (a título indicativo) Decreto-Lei nº 234-A/2000, de 25 de Setembro Decreto-Lei nº 184/2004, de 29 de Julho Decreto Regulamentar nº 74/84, de 18 de Setembro Portaria nº 450/82, de 30 de Abril Portaria nº 295/85, de 21 de Abril Portaria nº 263/85, de 9 de Maio Despacho nº 17460/2006, de 7 de Agosto (DR 166 – II – de 29/8/2006)

III Recursos Humanos

Circular nº 3/DGRHE/2006, de 16 de Fevereiro Despacho nº 26377/2005, de 2 de Dezembro (DR 243 – II – de 21/12/2005) Despacho nº 7504/2006, de 17 de Março (DR 67 – II – de 4/4/2006)

IV Informatização dos Serviços

Despacho nº 7505/2006, de 17 de Março (DR 67 – II – de 4/4/2006) Lei nº 8/90, de 20 de Dezembro Lei nº 98/97, de 26 de Agosto, alterada pela Lei nº 48/2006, de 29 de Agosto Lei nº 91/2001, de 20 de Agosto, sucessivamente alterada pela Lei Orgânica nº 2/2002, de 28 de Agosto, pela Lei nº 23/2003, de 2 de Julho e pela Lei nº 48/2004, de 24 de Agosto Decreto-Lei nº 155/92, de 28 de Julho Decreto-Lei nº 26/2002, de 14 de Fevereiro, alterada pela Lei Orgânica nº 2/2002, de 28 de Agosto Decreto-Lei nº 50-A/2006, de 10 de Março Portaria nº 295/85, de 21 de Maio Instruções do TC de 12 de Julho de 1985 (DR 261, de 13/11/83 e s/ rectificação no DR 4 – I – de 6/1/86 e no DR 200 – I – de 1/9/97) Resolução do TC de 17 de Julho de 1990 (DR 135 – II – de 31/7/90) Instruções do TC nº 2/97, de 9 de Janeiro (DR 52 – IB – de 3/3/97 e Declaração de Rectificação nº 7/97 – DR 88 – IB – de 15/4/97 Instruções do TC nº 3/97, de 17 de Dezembro (DR 3 – II – de 5/1/98) Instruções do TC nº 1/2004, de 22 de Janeiro (DR 3 – II – de 14/2/2004)

V Auditoria de Conformidade

Instruções do TC nº 4/2004 (DR 299 – II – de 23/10/2004)

Assunto Quadro Legal Resolução do TC nº 74/2005, de 30 de Novembro (DR 239 – II – de 15/12/2005) Ofício da Direcção Geral do TC nº 6958, de 6 de Junho de 2005 Instruções aprovadas por despacho do SEAE datado de 23 de Junho de 1986 Instruções aprovadas por despacho Ministerial de 2 de Dezembro de 1988 Ofício Circular nº 12/GEF/2005, de 13 de Abril

V Auditoria de Conformidade

Ofício Circular nº 21/GEF/2005, de 9 de Dezembro Lei nº 91/2001, de 20 de Agosto, alterada pela Lei Orgânica nº 2/2002, de 28 de Agosto, pela Lei nº 23/2003, de 2 de Julho e pela Lei nº 48/2004, de 24 de Agosto Decreto-Lei nº 43/89, de 3 de Fevereiro Decreto-Lei nº 155/92, de 28 de Julho Decreto-Lei nº 115-A/98, de 4 de Maio Decreto-Lei nº 197/99, de 8 de Junho Decreto-Lei nº 26/2002, de 14 de Fevereiro, alterado pela Lei Orgânica nº 2/2002, de 28 de Agosto

V.1 Auditoria de Conformidade – Despesa

Portaria nº 295/85, de 21 de Abril Lei nº 91/2001, de 20 de Agosto, alterada pela Lei Orgânica nº 2/2002, de 28 de Agosto, pela Lei nº 23/2003, de 2 de Julho e pela Lei nº 48/2004, de 24 de Agosto Decreto-Lei nº 357/88, de 13 de Outubro Decreto-Lei nº 43/89, de 3 de Fevereiro Decreto-Lei nº 26/2002, de 14 de Fevereiro, alterado pela Lei Orgânica nº 2/2002, de 28 de Agosto Portaria nº 100/2006, de 3 de Fevereiro Despacho Conjunto nº 300/97, de 7 de Agosto (DR 208 – II – de 9/9/97) Despacho Conjunto nº 195/2006, de 31 de Janeiro (DR 35 – II – de 17/2/2006) Despacho nº 16845/2005, de 3 de Julho (DR 149 – II – de 4/8/2005) Despacho nº 20463/2006, de 21 de Setembro (DR 194 – II – de 9/10/2006)

V.2 Auditoria de Conformidade – Receita

Ofício Circular nº 11/GEF/2004, de 10 de Maio Lei nº 91/2001, de 20 de Agosto, alterada pela Lei Orgânica nº 2/2002, de 28 de Agosto, pela Lei nº 23/2003, de 2 de Julho e pela Lei nº 48/2004, de 24 de Agosto Decreto-Lei nº 43/89, de 3 de Fevereiro Decreto-Lei nº 115-A/98, de 4 de Maio Circular nº 1/GEF/2006, de 19 de Janeiro Circular nº 1-A/GEF/2006, de 19 de Janeiro

B Gestão Financeira – Caracterização da Situação I Gestão Financeira e Orçamental I.1 Elaboração da proposta de Orçamento

Circular nº 2/GEF/2006, de 7 de Março Decreto-Lei nº 155/92, de 28 de Fevereiro Decreto-Lei nº 115-A/98, de 4 de Maio Decreto-Lei nº 26/2002, de 14 de Fevereiro, alterada pela Lei nº 2/2002, de 28 de Agosto Decreto-Lei nº 50-A/2006, de 10 de Março Circular nº 1/GEF/2006, de 19 de Janeiro Circular nº 1-A/GEF/2006, de 19 de Janeiro

I.2 Execução do Orçamento

Circular nº 2/GEF/2006, de 7 de Março

Assunto Quadro Legal Circular nº 3/GEF/2006, de 14 de Abril Circular nº 3-A/GEF/2006, de 21 de Abril

I.2 Execução do Orçamento

Circular nº 3-B/GEF/2006, de 21 de Abril Lei nº 98/97, de 26 de Agosto, com as alterações da Lei nº 48/2006, de 29 de Agosto Portaria nº 671/2000, de 17 de Abril Portaria nº 1310/2005, de 21 de Dezembro Instruções aprovadas por despacho do SEAE de 23 de Junho de 1986 Instruções aprovadas por despacho Ministerial de 2 de Dezembro de 1988 Instruções do TC de 12 de Julho de 1985 (DR 261, de 13/11/83 e s/ rectificação no DR 4 – I – de 6/1/86 e no DR 200 – I – de 1/9/97) Resolução do TC de 17 de Julho de 1990 (DR 135 – II – de 31/7/90) Instruções do TC nº 2/97, de 9 de Janeiro (DR 52 – IB – de 3/3/97 e Declaração de Rectificação nº 7/97 – DR 88 – IB – de 15/4/97) Instruções do TC nº 3/97, de 17 de Dezembro (DR 3 – II – de 5/1/98) Instruções do TC nº 1/2004, de 22 de Janeiro (DR 3 – II – de 14/2/2004) Instruções do TC nº 4/2004 (DR 299 – II – de 23/10/2004) Resolução do TC nº 74/2005, de 30 de Novembro (DR 239 – II – de 15/12/2005) Ofício Circular nº 12/GEF/2005, de 13 de Abril Ofício Circular nº 21/GEF/2005, de 9 de Dezembro

II Procedimentos e sistemas de controlo

Manual de instruções para aplicação da regulamentação da gestão de documentos Lei nº 47/2006, de 28 de Agosto Decreto-Lei nº 357/88, de 13 de Outubro Portaria nº 727/93, de 12 de Agosto Portaria nº 413/99, de 8 de Junho Portaria nº 100/2006, de 3 de Fevereiro Despacho Conjunto nº 300/97, de 7 de Agosto (DR 208 – II – 9/9/97) Despacho nº 15187/2001, de 2 de Julho (DR 169 – II – de 23/7/2001) Despacho nº 5065/2005, de 12 de Fevereiro (DR 48 – II – de 9/3/2005), revogado pelo Despacho nº 9034/2005, de 6 de Abril (DR 79 – II – de 22/4/2005) Despacho nº 18797/2005, de 2 de Agosto (DR 166 – II – de 30/8/2005) Despacho do SEAE datado de 27 de Julho 2006 Ofício Circular nº 33/DREL/2006, de 17 de Maio Ofício Circular nº 37/DREN/2006, de 18 de Agosto

III Análise da Conta de Gerência

Ofício Circular nº 45/DREN/2006, de 18 de Setembro

2. Órgãos de Administração e Gestão das Escolas/Agrupamentos

O Decreto-Lei nº 43/89 estabeleceu o regime jurídico da autonomia da escola, aplicando-se «...às escolas oficiais dos 2º e 3º ciclos do ensino básico e às do ensino secundário». No preâmbulo do diploma é dito que é seu objectivo definir «...um quadro orientador da autonomia da escola genérico e flexível, evitando uma regulamentação limitativa» que se manterá «válido independentemente do modelo de organização e gestão que vier a ser definido» ressalvando-se, no entanto que «a distribuição e o exercício dos poderes atribuídos à escola serão efectivamente concretizados no contexto da definição das estruturas de direcção e gestão das escolas, bem como do seu regulamento interno».

Condicionando a implementação da autonomia da escola à existência de «condições, recursos e apoios de vária ordem», parece ter-se definido uma metodologia abrangendo situações distintas: atribuição imediata das áreas que não impliquem risco de ruptura, lançamento experimental em algumas escolas de áreas restritas (fazendo-se referência à gestão de instalações desportivas, intervenção na conservação e manutenção dos edifícios escolares e a gestão financeira), e por último a aplicação generalizada. A autonomia desenvolve-se nos planos cultural, pedagógico e administrativo, dentro dos limites fixados pela lei. Restringindo a análise ao âmbito desta Actividade, a autonomia administrativa escolar manifesta-se nos seguintes aspectos:

• Definir critérios de distribuição de serviço ao pessoal não docente (art. 19º, alínea b).

• Estabelecer critérios para a selecção de pessoal a contratar a prazo, incluindo casos de substituição temporária, e proceder à sua contratação (art. 19º, alínea c).

• Gerir o pessoal de apoio no que respeita à atribuição de funções e horários, de acordo com as necessidades da escola e tendo sempre em conta as suas qualificações (art. 19º, alínea d).

• Inventariar as carências e os recursos necessários no domínio do apoio sócio-educativo aos alunos, submetendo o respectivo plano de acção aos serviços competentes (art. 20º, alínea a).

• Autorizar a formação de grupos ou a contratação de serviços de entidades exteriores à escola para efeitos de exploração, organização e funcionamento do serviço de bufete, cantina e papelaria (art. 20º, alínea b).

• Estabelecer protocolos com as autoridades ou outras entidades que possam prestar apoio sócio-educativo em diferentes domínios, designadamente na solução de problemas de transportes (art. 20º, alínea c).

• Proceder a obras de beneficiação de pequeno e médio alcance, reparações e trabalhos de embelezamento, com a eventual participação das entidades representativas da comunidade (art. 21º, alínea c).

• Adquirir o material escolar necessário (art. 21º, alínea g). • Manter actualizado, em moldes simples e funcionais, o inventário da escola (art.

21º, alínea l). • Ceder as suas instalações, a título gratuito ou oneroso, à comunidade para a

realização de actividades culturais, desportivas, cívicas ou de reconhecida necessidade, arrecadando a respectiva receita, quando a houver (art. 21º, alínea n).

• Contratar serviços de limpeza (art. 21º, alínea o). No Capítulo V, do mesmo diploma estabelecem-se os princípios e regras reguladoras da gestão financeira das escolas. Tendo em consideração os princípios da gestão por objectivos deverá ser apresentado anualmente às Direcções Regionais de Educação o Plano de Actividades incluindo, entre outros, o Programa de Formação do Pessoal e o Relatório de Resultados.

Institui-se como instrumentos de previsão económica o Plano Financeiro Anual e o Orçamento Privativo. Atribui-se à escola a competência para elaborar a proposta de orçamento e o relatório de contas de gerência. Constituem receitas da escola, para além das dotações orçamentais, as propinas, emolumentos e multas, as receitas derivadas da prestação de serviços e da venda de publicações ou de rendimentos de bens próprios, os rendimentos provenientes de juros de depósitos bancários e outras receitas que lhe sejam atribuídas por lei, doações, subsídios, subvenções, comparticipações, heranças e legados. Os saldos de receitas próprias transitam para o ano seguinte. 3. Sistema de Contabilidade Pública 3.1 Escrituração

Escrituração e Conta de Gerência (aprovadas pelo Despacho ministerial de 2.12.1988).

A Escola efectua o registo contabilístico das receitas e das despesas de acordo com o sistema de contabilidade pública.

As dotações para funcionamento das escolas serão distribuídas globalmente nas rubricas «Outras despesas correntes – Diversas» e «Outras despesas de capital – Diversas» (DL nº 43/89, regime jurídico de autonomia). O mapa da conta de gerência discrimina apenas as despesas com pessoal por rubrica orçamental.

Suportes de informação – Documentos Todas as operações realizadas – aquisição de mercadorias, vendas do Bufete, da

Papelaria ou do Refeitório, pagamento de subsídios de estudo, etc. – originam obrigatoriamente a emissão de um documento que as descreve e as classifica e que constitui o suporte de todos os registos a efectuar nos livros de escrituração.

Suportes de informação – Livros de escrituração Livro de Caixa: através da escrituração por rubricas, permite a todo o momento ter

conhecimento do movimento em cada sector (Bufete, Papelaria, Cantina, etc.).

Escrituração do Livro de Caixa:

- Todas as folhas são numeradas e rubricadas pelo membro do Conselho Executivo. - Serão obrigatoriamente escrituradas todas as receitas e despesas. - As operações efectivadas no ano económico são numeradas, atribuindo-se esse

número ao documento comprovativo da receita ou despesa. - O sistema de escrituração a utilizar é o do somatório e encerramento mensal. - O Caixa não pode apresentar «deficit», partindo do princípio de que para efectuar

um pagamento é necessário existir numerário suficiente. - Qualquer despesa só será lançada quando paga. - São lançadas a «Débito» as receitas dos respectivos sectores – Refeitório, Bufete,

Papelaria, … – e os movimentos da CGD.

- São lançados a «Crédito» as despesas dos diferentes programas de apoio sócio educativo e o movimento da CGD.

Natureza da rubrica de Receitas: - Saldo da Gerência Anterior: saldo apresentado pelo «Caixa» quer em cofre quer

em depósitos bancários, no encerramento das actividades do ano anterior. Deve condizer com o Saldo da Gerência Anterior apresentado na Conta de Gerência.

- Transferências de Saldos: no início de cada gerência, o primeiro lançamento a efectuar é o saldo final em numerário, que transitou da responsabilidade anterior, tanto em «coluna» como no «TOTAL»; de seguida deverá proceder-se ao lançamento dos saldos apurados na gerência anterior dos sectores do Bufete e da Papelaria (devendo em contrapartida serem escriturados os mesmos valores no lado da despesa dos respectivos sectores).

- Transferências entre Sectores: transferência de disponibilidades em numerário que se possam verificar em determinado momento da gerência – do Bufete para o fundo de manutenção e conservação (DL 357/88).

- Subsídios: verbas concedidas pela DRE e/ou por outras entidades públicas ou privadas.

- Prémio do Seguro Escolar: verbas recebidas dos alunos. - Receitas de Exploração: vendas em numerário realizadas diária e directamente

pelos sectores aos utentes. - Auxílios Económicos Directos: montante a suportar pelos AED respeitantes aos

alunos carecidos de meios financeiros. - Outras Receitas: inclui os juros das contas de depósitos.

Natureza da rubrica de Despesa: - Bens Duradouros: com o apetrechamento das instalações sócio desportivas. - Bens Não Duradouros: produtos ou mercadorias relacionadas com géneros

alimentares, adquiridos para a confecção das refeições; material escolar destinado a ser vendido ou fornecido na papelaria; produtos e mercadorias a transaccionar pelo Bufete.

- Transferências entre Sectores: transferência de disponibilidades em numerário que se possam verificar em determinado momento da gerência.

- Transferências de Saldos: no início de cada gerência, o primeiro lançamento a efectuar é o saldo final em numerário, que transitou da responsabilidade anterior, tanto em «coluna» como no «TOTAL»; de seguida deverá proceder-se ao lançamento dos saldos apurados na gerência anterior dos sectores do Bufete e da Papelaria (em contrapartida dos mesmos valores no lado da receita dos respectivos sectores).

- Comparticipações: encargos a suportar sob a forma de subsídios em alimentação, alojamento, material escolar duradouro ou de uso corrente.

- Aquisição de Serviços: pagamentos no âmbito da Prevenção e Seguro Escolar e outros.

- Perdas e Danos: montante dos prejuízos em numerário causados por falhas ou roubos.

Livro «Registo Diário de Facturas»: são registados todos os documentos relativos a encargos com a aquisição de bens ou serviços.

Livro de Armazém: um para cada um dos sectores – Papelaria, Bufete, Refeitório – competindo a sua escrituração ao correspondente responsável.

Livros auxiliares: os considerados necessários como complemento das acções do livro

Caixa.

Folha de Cofre: a Folha de Cofre dos SASE diz respeito, apenas, aos valores movimentados pelo Apoio Sócio Educativo. As regras próprias de escrituração foram aprovadas por despacho ministerial de 3.12.62.

A Folha de Cofre é um documento fundamental de escrituração em contabilidade e de controlo com o Livro Caixa – o Livro Caixa está para a Contabilidade assim como a Folha de Cofre está para a Tesouraria. 3.2 Classificação das receitas e das despesas A partir de 2003, aplicam-se à elaboração dos orçamentos, os códigos de classificação económica das receitas e das despesas públicas constantes dos anexos ao Decreto-Lei nº 26/2002, de 14 de Fevereiro. 4. Sistema de Controlo Interno 4.1 Conceitos Um sistema de controlo interno significa – de acordo com a IFAC – todas as políticas e procedimentos (controlos internos) estabelecidos pela tutela e pelo órgão de gestão do estabelecimento de ensino que contribuem para garantir, tanto quanto for praticável, a execução das políticas estabelecidas, a salvaguarda de bens e património, a prevenção e detecção de fraudes e erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos e a preparação atempada de informação financeira fiável. O controlo interno caracteriza-se, em sentido lato, por controlo interno administrativo que inclui o plano de organização e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão – e o controlo interno contabilístico – que compreende o plano da organização e os registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos activos e com a confiança que inspiram os registos contabilísticos. Os elementos fundamentais a ter em atenção quando se estabelece um sistema de controlo interno são:

- A definição de autoridade e delegação de responsabilidades, que tem como objectivo fixar e limitar, dentro do possível, as funções de todo o pessoal e é estabelecida através de:

• Um organigrama; • Um manual de descrição de funções; • Um manual de políticas e procedimentos contabilísticos; • Um manual das medidas de controlo interno.

- A segregação, separação ou divisão de funções. A função contabilística e a função operacional devem estar de tal modo separadas que não seja possível uma pessoa ter o controlo físico de um activo e, simultaneamente, ter a seu cargo os registos a ele inerentes.

- O controlo das operações. Tem fundamentalmente a ver com a sequência das mesmas, ou seja, com o ciclo autorização/órgão de gestão – execução/sector – registo/secção de contabilidade – custódia/tesouraria, de acordo com os critérios estabelecidos.

- A numeração dos documentos (facturas, recibos, ordens de compra, guias de entrada em armazém, etc.).

- A adopção de provas e conferências independentes. 4.2 Organigrama

4.3 Fluxogramas e descrição dos circuitos da receita e da despesa Receitas de vendas

Refeitório Bufete

Papelaria Geram receitas através da venda directa

a. Funcionário da Caixa ------------» recebe o dinheiro das vendas. b. Funcionário da Caixa + Técnico da ASE ------------» diariamente encerra a caixa e

elabora a Folha de Caixa Diária (dela constam receitas + documentos de despesa).

Assembleia de Escola

Conselho Pedagógico

Conselho Executivo

Conselho Administrativo

Sase Serviços de Acção Educativa

Serviços de Psicologia e Orientação

1. Serviços 1.1 Refeitório

Serviços Administrativos 1. Telefone

1.2 Bufete 2. Bufete 1.3 Papelaria 3. Reprografia 2. Actividades Sociais

Chefe de Serviços de Administração Escolar 4. Laboratórios

2.1 Auxílios Económicos 5. Biblioteca 2.2 Acidentes 6. Portaria 2.3 Transportes

Pessoal a) 7. Vigilância

2.4 Seguro Escolar 8. Controlo de faltas 9. Cozinha

Contabilidade a) 10. Manutenção e higiene

11. VigiLância nocturna 12. Outras

Expediente Geral a)

Tesoureiro a)

Alunos a)

a) De acordo com o Decreto Regulamentar nº 74/84, de 18 de Setembro

Circuito da receita

c. Técnico da ASE ------------» confere a Folha de Caixa Diária com a fita da máquina registadora.

d. Tesoureiro ------------» confere a quantia recebida com o registo na Folha de Caixa

Diária + regista a receita no Bloco de Folhas Cofre + elabora o Talão de Depósito da receita diária dos sectores para depósito na conta ASE.

e. Área da Contabilidade ------------» escritura a receita dos sectores no Livro Caixa

Centralizador.

f. Técnico da ASE ------------» escritura a receita nos Livros Caixa Auxiliares dos diferentes sectores.

Receitas do Seguro Escolar

a. Serviços Administrativos ------------» cobram as verbas do Seguro Escolar durante as

matrículas aos alunos fora da escolaridade obrigatória + em Setembro/Outubro emitem cheque a favor da ASE, com o valor do Seguro Escolar cobrado.

b. Técnico da ASE ------------» confere a quantia recebida com o número de alunos e

emite documento de receita da ASE.

c. Tesoureiro ------------» confere a quantia recebida com o documento de receita + regista a receita no Bloco de Folhas Cofre + elabora Talão de Depósito da receita para depósito na conta ASE.

d. Área da Contabilidade ------------» escritura a receita no Livro Caixa Centralizador.

e. Técnico da ASE ------------» escritura a receita no Livro Caixa Auxiliar do sector.

Receitas das Transferências das DRE

a. Direcção Regional de Educação ------------» sem periodicidade definida, transfere à ordem do Conselho Administrativo verbas para os sectores (refeitório, Auxílios Económicos, Seguro Escolar).

b. Tesoureiro ------------» regista a transferência no Bloco de Folhas Cofre + elabora o

Talão de Depósito da transferência para depósito na conta ASE.

c. Área da Contabilidade ------------» escritura a transferência no Livro Caixa Centralizador.

d. Técnico da ASE ------------» escritura a transferência nos Livros Caixa Auxiliares dos

sectores. Receitas do Transporte Escolar Existem duas formas alternativas de organizar o circuito da receita deste sector:

a. O estabelecimento de ensino meramente arrecada as receitas das vendas dos passes, durante o período previsto para tal (fim/início de cada mês), entregando de imediato as verbas arrecadas à autarquia. Neste caso, estamos perante uma mera operação de tesouraria, não havendo lugar à escrituração deste sector na Conta de Gerência da ASE.

b. Receita cobrada como venda de passes, seguindo um circuito semelhante ao descrito para Receitas de Vendas.

Circuito da despesa (em sectores da ASE que geram receita)

Refeitório Bufete

Papelaria

Exprimem a necessidade de se proceder a aquisições de bens e/ou serviços

Técnico da ASE ------------» efectua consultas à praça e elabora a relação de necessidades. Presidente do Conselho Executivo ------------» autoriza a realização da despesa. Técnico da ASE ------------» procede à adjudicação por requisição oficial ou por contrato. Área da Contabilidade ------------» efectua a requisição oficial. Técnico da ASE ------------» efectua a recepção da encomenda e o visamento da guia de remessa ou factura, com o funcionário responsável pelo sector + procede ao registo da aquisição no Livro de Armazém. Área da Contabilidade ------------» efectua o registo da aquisição no livro Registo Diário de Facturas + arquiva a factura em «pendentes». Conselho Administrativo ------------» procede à análise do processo de aquisição com vista à concessão de autorização de pagamento. Tesoureiro ------------» emite o meio de pagamento e escritura a sua emissão no Bloco de Folhas Cofre. Área da Contabilidade ------------» escritura os livros Caixa Centralizador e Registo Diário de Facturas. Técnico da ASE ------------» escritura o Livro Caixa Auxiliar e arquiva por sector o original do processo de aquisição. 4.4 Referência a alguns casos particulares

Reconciliação bancária (Registo de controlo do movimento de cheques/Modelo 4/Gestão/ASE): através da conferência periódica entre o «Registo de controlo do movimento de cheques» e os «extractos da conta de depósito» é possível indicar os cheques que, em determinada data, ainda não foram levantados, servindo no final de cada gerência para justificar a diferença dos saldos certificados pelo Banco e os apurados nos respectivos elementos de escrituração, no final de cada gerência (cheques por levantar em 31de Dezembro). Como medida de controlo interno, devem ser elaboradas mensalmente as reconciliações bancárias e estas devem ser efectuadas pela Contabilidade, de forma a assegurar a segregação de funções entre a tesouraria e a contabilidade

Fundo de maneio: determinar as características deste fundo fixo, qual o montante máximo

dos pagamentos e qual a periodicidade da sua reposição.

Documentos de suporte da receita: as receitas que, pela sua natureza, não possam ser comprovadas pelas entidades donde provêm, deverão ser justificadas por «Folha de Caixa Diária».

Documentos de suporte da despesa:

• Informação (ou Requisição) Interna – Relação de Necessidades; • Requisição Oficial: • Guia de Remessa, Factura, Venda a Dinheiro, Recibo;

Sistema de numeração:

• numeração sequencial dos lançamentos, quer se trate de receita ou de despesa;

• a documentação referente à mesma transacção deverá ter um número correspondente ao livro de «Registo Diário de Facturas», um número correspondente ao livro «Caixa» e um número correspondente à «Folha de Cofre» (no caso do recibo).

Sistema de arquivo:

• após o lançamento no livro «Caixa», a documentação de despesa deverá ser arquivada por acções e relacionada com o número do «Registo Diário de Facturas» nas relações Modelo C/7.

• o recibo deverá ter junta toda a documentação referente à transacção.

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RELATÓRIO - inspector.ige.min-edu.ptinspector.ige.min-edu.pt/Software/Roteiro_ASE.pdf · Verificar o modo como estão a ser postos em prática o regime jurídico da autonomia (DL