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"Rendición telemática de cuentas de las entidades dependientes y vinculadas de la
Comunidad Autónoma de las Islas Baleares: formulario RENDCOM"
Institución: Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares
Autores:
Mª Antonia Gui March
Jefa de la Sección de Informática de la Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares
Eva Ortín Pina
Auditora de la Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares
Grupo de la ponencia:
Administración electrónica: experiencias prácticas con e-administración en rendición de
cuentas.
Resumen:
En la Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares surge la necesidad de automatizar en
la medida de lo posible la rendición de cuentas y el tratamiento de los datos recogidos
de las entidades dependientes y vinculadas de la Comunidad Autónoma que quedan
fuera del ámbito de la plataforma de rendición del Tribunal de Cuentas. Por este motivo,
se diseña el formulario RENDCOM utilizando la herramienta de tramitación (SISTRA -
Sistema de tramitación telemática), ya implantada en la Sindicatura.
La utilización de dicho formulario permite automatizar el análisis de datos económico-
financieros que antes no estaban disponibles en formato electrónico y ha supuesto una
reducción de las tareas manuales de recopilación y de introducción de datos en archivos
Excel además de permitir la implantación del registro de entidades del sector público
autonómico de la Sindicatura con información actualizada proporcionada por las propias
entidades.
El formulario RENDCOM permite recoger el balance, cuenta de pérdidas y ganancias,
ejecución del presupuesto y la opinión de auditoría.
La información recogida es almacenada automáticamente en una aplicación de
backoffice que la trata y genera listados en formato Excel que pueden ser utilizados
posteriormente para la elaboración de los informes de auditoría.
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Antecedentes
• El año 2012 la Sindicatura inicia la implantación de herramientas de
administración electrónica: registro telemático, firma electrónica (integración
con @firma) y trámites telemáticos con la plataforma SISTRA.
• La Sindicatura disponía de dos trámites telemáticos implantados con SISTRA.
• Se plantea la necesidad de automatizar el proceso de recopilación e introducción
de datos de rendición de cuentas de las entidades dependientes y vinculadas de
la CAIB que se realizaba de manera manual.
Requisitos
• Recogida de datos del trámite a través de formularios web que se integren con el
registro telemático de la Sindicatura.
• Almacenamiento de los datos recogidos sobre la base de datos de registro de
entidades GESENT sobre Microsoft SQL Server, el SGBD corporativo de la
Sindicatura.
• Integración de la autenticación de los usuarios de los diferentes módulos con
Microsoft Active Directory.
• Certificados admitidos por la plataforma @firma, para autentificarse para el
acceso a los trámites y firmarlos.
• Formularios multidioma.
Plataforma de administración electrónica: esquema
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Plataforma de tramitación (SISTRA):
Componentes:
• Zona personal
• ROLFORMS (para la creación de los formularios)
• Repositorio de trámites
• Bandeja telemática
• Notificaciones telemáticas
Realización de un trámite: consideraciones generales
• Para completar un trámite se tiene que navegar de manera secuencial por las
pantallas que lo forman.
• La plataforma de tramitación ofrece la posibilidad de salir de un trámite sin
acabarlo:
• A través de la Zona Personal se puede acceder a los trámites pendientes
de finalizar.
• Si no se finaliza el trámite en el plazo establecido, se elimina
automáticamente del sistema.
• Una vez finalizado el trámite, las entidades pueden realizar el seguimiento del
estado de sus envíos a través de la Zona Personal.
Pantallas de un trámite:
Paso 1 – Debe saber: información inicial sobre el trámite y ayuda para poder
completarlo.
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Paso 2 – Rellenar: contiene los formularios que se tienen que rellenar.
Paso 3 – Registrar:
• Resumen de los datos proporcionados y los documentos adjuntos para
comprobar si toda la información es correcta
• También permite registrar la solicitud
Paso 4 – Finalizar: una vez enviada la solicitud, desde esta pantalla se puede descargar
el justificante del trámite y finalizar el proceso de tramitación.
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Zona personal de la entidad:
• Mis datos: consulta y modificación de los datos personales
• Mis trámites: gestión de los trámites enviados y sin enviar
• Mis delegaciones: gestión de les delegaciones y bandeja de firma de documentos
pendientes
Bandeja de firma:
• Delegado: cualquier persona con acceso al sistema de tramitación.
• Cuando un delegado tiene documentos pendientes de firma en su bandeja, este
módulo le ofrece las opciones de firmar, rechazar y abrir el documento.
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Trámites telemáticos
Hasta el 2013 teníamos dos trámites telemáticos:
1. Datos generales: Nombre, régimen jurídico, datos de contacto, partícipes, etc.
(Formulario DABA)
2. Datos específicos sobre:
a) Endeudamiento al cierre del ejercicio, identificando cada una de las operaciones.
b) Contratos tramitados.
c) Datos sobre las subvenciones concedidas.
d) Ingresos recibidos de la administración central
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(Formularios TRAIN).
El resultado de estos trámites aportaba información para las auditorías, si bien, la misma
no se podía exportar a Excel, con lo que el manejo de la información era complicado y
poco eficiente.
Novedades 2013- 2014:
- Se ha desarrollado la herramienta “GESENT”, aplicación para la gestión de los
datos, desde la que se pueden realizar consultas de toda la información y
exportarlas a Excel.
- Se ha añadido un nuevo trámite: TRÁMITE “RENDCOM” (trámite de
introducción de los datos sobre cuentas anuales).
- Posibilidad de incluir archivos adjuntos:
• Documentación soporte de cambios de régimen jurídico, constituciones,
disoluciones, fusiones, extinciones, estatutos, etc. en PDF.
• Balance de sumas y saldos en Excel.
• Desgloses de las cuentas de proveedores y acreedores en Excel.
Trámite RENDCOM
Trámite con cinco formularios:
Solicitud: Rendición de cuentas
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Anexo 1: Balance
Anexo 2: Cuenta de pérdidas y ganancias
Anexo 3: Ejecución del presupuesto
Anexo 4: Auditoría
Justificante de registro:
Bandeja telemática
• Una vez finalizado el proceso de tramitación, los datos recogidos se vuelcan en
la aplicación del registro de entidades, GESENT.
• La bandeja telemática permite comprobar el estado e información de los
trámites.
• Posibilidad de ver la información en formato PDF.
• Justificante de registro.
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Backoffice: aplicación para la gestión de los datos “GESENT”
• Mantenimientos básicos
• Listados y consultas (se pueden exportar a Excel para su tratamiento). Ejemplos:
– Inventario del sector instrumental de la Administración Autonómica de
las Islas Baleares.
– Información individualizada general de cada ente instrumental: régimen
jurídico, órgano de adscripción, tipo y subtipo, fecha de alta y fecha de
baja, datos de contacto, etc.
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– Información sobre el cumplimiento de la rendición de información por
años.
– - Información específica de revisión de subvenciones.
Datos históricos y actuales sobre subvenciones concedidas.
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– - Información específica para la revisión de contratos tramitados.
Datos históricos y actuales sobre contratación realizada.
- Información específica sobre operaciones de endeudamiento.
Datos históricos y actuales sobre contratación realizada.
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- Datos de cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias y opinión de
auditoría. Datos acumulados de todas las entidades y datos individuales.
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Otras consultas:
- Ejecución del presupuesto de ingresos y gastos.
- Identificación de los ingresos procedentes de la Administración central de la
Comunidad, saldo inicial, movimientos, saldo final, etc.
Resultados
• Estudio y análisis de información histórica y actual automatizada.
• Agilidad en la elaboración de cuadros sobre datos económicos que venían
haciéndose introduciendo los datos manualmente de los soportes en papel.
Futuros proyectos sobre la plataforma de tramitación:
• Migración a la última versión del sistema de tramitación SISTRA
• Posibilidad de anexar el informe de auditoría
• Notificaciones telemáticas a través de la plataforma SISTRA
• Posibilidad de enviar las alegaciones telemáticamente
Rendición telemática de cuentas de las entidades dependientes y vinculadas de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares: formulario
RENDCOM
Mª Antonia Gui March Jefa de la Sección de Informática
Eva Mª Ortín Pina Auditora
Antecedentes
• El año 2012 la Sindicatura inicia la implantación de herramientas de administración electrónica: registro telemático, firma electrónica (integración con @firma) y trámites telemáticos con la plataforma SISTRA.
• La Sindicatura disponía de dos trámites telemáticos implantados con SISTRA.
• Se plantea la necesidad de automatizar el proceso de recopilación e introducción de datos de rendición de cuentas de las entidades dependientes y vinculadas de la CAIB que se realizaba de manera manual.
Requisitos
• Recogida de datos del trámite a través de formularios web que se integren con el registro telemático de la Sindicatura.
• Almacenamiento de los datos recogidos sobre la base de datos de registro de entidades GESENT sobre Microsoft SQL Server, el SGBD corporativo de la Sindicatura.
• Integración de la autenticación de los usuarios de los diferentes módulos con Microsoft Active Directory.
• Certificados admitidos por la plataforma @firma, para autentificarse para el acceso a los trámites y firmarlos.
• Formularios multidioma.
Plataforma de administración
electrónica: esquema
Componentes:
• Zona personal
• ROLFORMS (para la creación de los
formularios)
• Repositorio de trámites
• Bandeja telemática
• Notificaciones telemáticas
Plataforma de tramitación
(SISTRA)
Realización de un trámite: consideraciones generales
• Para completar un trámite se tiene que navegar de manera
secuencial por las pantallas que lo forman.
• La plataforma de tramitación ofrece la posibilidad de salir de un
trámite sin acabarlo:
• A través de la Zona Personal se puede acceder a los
trámites pendientes de finalizar.
• Si no se finaliza el trámite en el plazo establecido, se
elimina automáticamente del sistema.
• Una vez finalizado el trámite, las entidades pueden realizar el
seguimiento del estado de sus envíos a través de la Zona Personal.
Plataforma de tramitación: SISTRA
Plataforma de tramitación: SISTRA
Pantallas de un trámite:
• Paso 1 – Debe saber: información inicial sobre el trámite y ayuda para poder completarlo.
Plataforma de tramitación: SISTRA
• Paso 2 – Rellenar: contiene los formularios que se tienen que rellenar.
Pantallas de un trámite:
Plataforma de tramitación: SISTRA
• Paso 3 – Registrar: – Resumen de los
datos proporcionados y los documentos adjuntos para comprobar si toda la información es correcta
– También permite registrar la solicitud
Pantallas de un trámite:
Plataforma de tramitación: SISTRA
• Paso 4 – Finalizar: una vez enviada la solicitud, desde esta pantalla se puede descargar el justificante del trámite y finalizar el proceso de tramitación.
Pantallas de un trámite:
Plataforma de tramitación: SISTRA
• Mis datos: consulta y modificación de los datos personales
• Mis trámites: gestión de los trámites enviados y sin enviar
• Mis delegaciones: gestión de les delegaciones y bandeja de firma de documentos pendientes
Zona personal de la entidad:
Plataforma de tramitación: SISTRA
• Delegado: cualquier persona con acceso al sistema de tramitación.
• Cuando un delegado tiene documentos pendientes de firma en su bandeja, este módulo le ofrece las opciones de firmar, rechazar y abrir el documento.
Bandeja de firma:
Plataforma de tramitación: SISTRA
Bandeja de firma:
Trámites telemáticos
Hasta el 2013 teníamos dos trámites telemáticos:
1. Datos generales: Nombre, régimen jurídico, datos
de contacto, partícipes, etc. (Formulario DABA)
2. Datos específicos sobre:
a) Endeudamiento al cierre del ejercicio, identificando
cada una de las operaciones.
b) Contratos tramitados.
c) Datos sobre las subvenciones concedidas.
d) Ingresos recibidos de la administración central
(Formularios TRAIN).
Trámites telemáticos
El resultado de estos trámites aportaba
información para las auditorías, si bien, la misma
no se podía exportar a Excel, con lo que el manejo
de la información era complicado y poco eficiente.
Trámites telemáticos Novedades 2013- 2014: - Se ha desarrollado la herramienta “GESENT”,
aplicación para la gestión de los datos, desde la
que se pueden realizar consultas de toda la
información y exportarlas a Excel.
- Se ha añadido un nuevo trámite: TRÁMITE “RENDCOM” (trámite de introducción de los datos
sobre cuentas anuales).
Trámites telemáticos Novedades 2013- 2014 (continuación): - Posibilidad de incluir archivos adjuntos:
• Documentación soporte de cambios de régimen
jurídico, constituciones, disoluciones, fusiones,
extinciones, estatutos, etc. en PDF.
• Balance de sumas y saldos en Excel.
• Desgloses de las cuentas de proveedores y
acreedores en Excel.
Trámite RENDCOM
Trámite con cinco formularios:
Trámite RENDCOM Solicitud: Rendición de cuentas
Trámite RENDCOM Anexo 1: Balance
Trámite RENDCOM Anexo 2: Cuenta de pérdidas y ganancias
Trámite RENDCOM Anexo 3: Ejecución del presupuesto
Trámite RENDCOM Anexo 4: Auditoría
Trámite RENDCOM Registro
Bandeja telemática • Una vez finalizado el proceso de tramitación, los datos recogidos se
vuelcan en la aplicación del registro de entidades, GESENT.
• La bandeja telemática permite comprobar el estado e información de los trámites.
• Posibilidad de ver la información en formato PDF.
• Justificante de registro.
Bandeja telemática
Bandeja telemática
Backoffice: aplicación para la
gestión de los datos “GESENT” • Mantenimientos básicos
• Listados y consultas (se pueden exportar a Excel
para su tratamiento):
– Inventario del sector instrumental de la
Administración Autonómica de las Islas Baleares.
– Información individualizada general de cada ente
instrumental: régimen jurídico, órgano de
adscripción, tipo y subtipo, fecha de alta y fecha
de baja, datos de contacto, etc.
Aplicación para la gestión de los
datos “GESENT”. Consultas
Aplicación para la gestión de los
datos “GESENT”. Consultas
Aplicación para la gestión de los datos
“GESENT”. Consultas
– Información sobre el cumplimiento de la
rendición de información por años.
Aplicación para la gestión de los
datos “GESENT”. Consultas
Aplicación para la gestión de los datos “GESENT”.
Consultas
Aplicación para la gestión de los datos
“GESENT”. Consultas
Aplicación para la gestión de los
datos “GESENT”. Consultas
- Información específica de revisión de
subvenciones.
Datos históricos y actuales sobre
subvenciones concedidas.
Aplicación para la gestión de los datos
“GESENT”. Consultas
Aplicación para la gestión de los datos
“GESENT”. Consultas
Aplicación para la gestión de los
datos “GESENT”. Consultas
- Información específica para la revisión de
contratos tramitados.
Datos históricos y actuales sobre
contratación realizada.
Aplicación para la gestión de los datos
“GESENT”. Consultas
Aplicación para la gestión de los
datos “GESENT”. Consultas
- Información específica sobre operaciones
de endeudamiento.
Datos históricos y actuales sobre
contratación realizada.
Aplicación para la gestión de los datos “GESENT”.
Consultas
Aplicación para la gestión de los
datos “GESENT”. Consultas
- Datos de cuentas anuales: balance, cuenta
de pérdidas y ganancias y opinión de
auditoría. Datos acumulados de todas las
entidades y datos individuales.
Aplicación para la gestión de los datos “GESENT”.
Consultas
Aplicación para la gestión de los datos “GESENT”.
Consultas
Aplicación para la gestión de los datos “GESENT”. Consultas
Aplicación para la gestión de los
datos “GESENT”. Consultas
Otras consultas:
-Ejecución del presupuesto de ingresos y
gastos.
-Identificación de los ingresos procedentes
de la Administración central de la
Comunidad, saldo inicial, movimientos,
saldo final, etc.
Resultados
• Estudio y análisis de información histórica
y actual automatizada.
• Agilidad en la elaboración de cuadros
sobre datos económicos que venían
haciéndose introduciendo los datos
manualmente de los soportes en papel.
Proyectos
• Migración a la última versión del sistema
de tramitación SISTRA.
• Posibilidad de anexar el informe de
auditoría. • Notificaciones telemáticas a través de la
plataforma SISTRA.
• Posibilidad de enviar las alegaciones
telemáticamente.
Muchas gracias
Mª Antonia Gui March
Jefa de la Sección de Informática
Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares
Eva Mª Ortín Pina
Auditora
Sindicatura de Cuentas de las Islas Baleares
