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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISION

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MANUAL DE FUNCIONES REVISION

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TITULO DE CARGO: JEFE DE CONTABILIDAD

AREA: VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

REPORTA A: DIRECTOR FINANCIERO

LOCALIZACION: BOGOTÁ

COMPETENCIA

EDUCACION FORMACION

Contador Público titulado, con matrícula y tarjeta

profesional

Estudios complementarios y/o de especialización en

administración de empresas y/o finanzas.

HABILIDADES EXPERIENCIA

Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones

Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad

del trabajo, Trabajo en equipo.

Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.

FUNCIONES:

1. Desarrollar, proponer e implantar los sistemas y procedimientos contables de la Universidad y velar por su

permanente actualización.

2. Elaborar, en coordinación con la Dirección Financiera, los estudios para formular las estrategias de carácter contable

de la Universidad.

3. Registrar y controlar el manejo contable de los recursos, obligaciones y patrimonio de la Universidad, de

conformidad con las técnicas de contabilidad y las normas fiscales y administrativas vigentes.

4. Consolidar y preparar los estados financieros de la Universidad y realizar los análisis correspondientes para ser

presentados a la Rectoría y a la Consiliatura, por intermedio de la Dirección Financiera.

5. Refrendar, con la firma del Contador y su matrícula vigente, el Balance General Consolidado y los estados

financieros de la institución.

6. Preparar la declaración de ingresos y patrimonio de industria y comercio de la Universidad, para ser presentado ante

las entidades estatales competentes.

7. Colaborar con el Departamento de Informática y Sistemas en el desarrollo, operación y mantenimiento del sistema

contable de la Universidad.

8. Analizar, confrontar y proponer a la Dirección Financiera los ajustes entre los registros contables y las cifras de los

inventarios físicos. (controla y delega)

9. Preparar y presentar a la Dirección Financiera los programas a desarrollar para el cumplimiento de las funciones y

normas de la dependencia e informar sobre la ejecución y los resultados de las actividades desarrolladas.

10. Elaborar el proyecto de presupuesto de la dependencia, de acuerdo con los formularios y parámetros suministrados.

11. Rendir, a través de la Dirección Financiera, los informes relacionados con su área.

12. Promover y participar en programas de modernización de los procedimientos y mejoramiento de la calidad de los

servicios que presta el Departamento de Contabilidad.

13. Elaborar las planillas y liquidar las facturas para efectuar los pagos de Retención en la Fuente.

14. Informar trimestralmente sobre las pérdidas y bajas de equipos, bienes o elementos.

15. Realizar la autoevaluación de la dependencia.

16. Revisión cuidadosa de los cheques girados comprobantes de egreso y transferencias bancarias.

17. Revisión de correspondencia para distribución en el departamento.

18. Velar para que el Balance y Estado de resultados se presente dentro de las fechas estipuladas.

19. Revisión de las declaraciones de retención en la fuente y presentación en medios electrónicos.

20. Revisión y elaboración de las declaraciones de Industria y Comercio.

21. Elaboración de la Declaración de Renta y presentación en medios electrónicos.

22. Elaboración de comprobantes de títulos valores.

23. Refrendar con la firma del Contador y su Tarjeta Profesional, los Estados Financieros consolidados de la Institución.

24. Acompañamiento al arqueo de los títulos valores.

25. Presentación de Estados Financieros Consolidados de la Universidad a órganos Superiores de la Universidad.

26. Supervisar las labores diarias del los empleados del departamento.


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27. Redactar la correspondencia que por importancia así lo requiera y firmar la que preparen los demás empleados del

Departamento.

28. Coordinar y evaluar las labores del personal adscrito al departamento.

29. Resolver las consultas que formulen los empleados (Armenia –Bogotá) bajo control y demás personal de la

Universidad, relativa a las actividades propias del Departamento.

30. Responder por la conservación, utilización y mantenimiento de los equipos instalaciones y demás elementos de su

departamento.

31. Presentar las firmas pertinentes de las Declaraciones Tributarias.

32. Asistir a Consejos, Comités y reuniones, en las cuales sea asignada mi participación.

33. Revisar y analizar la información contable que envía la sucursal de Armenia.

34. Responder por los requerimientos que realice las entidades que nos controlan. como la DIAN, Tesorería Distrital

Ministerio de Educación.

35. Cumplir con las funciones que implica el desempeño del cargo y las que me indique mi jefe inmediato.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Supervisión sobre personas Directa

Registro e informes Directa por los que elabora y porta para entidades gubernamentales

Dinero y/o título valor Directa (documentos contables)

Equipo, maquinaria y material Directa (control de activos fijos)

Coordinación interna y externa Directa (con toda la comunidad universitaria)

Indirecta (con los entes gubernamentales y de control)

ELABORO

REVISO APROBO

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: CARGO: CARGO:


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TITULO DE CARGO: ASISTENTE DE CONTABILIDAD


REPORTA A: JEFE DE CONTABILIDAD


COMPETENCIA

EDUCACION FORMACION

Contador Público titulado, con matrícula y tarjeta

profesional

Estudios complementarios y/o de especialización en

administración de empresas y/o finanzas.


Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones

Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad

del trabajo, Trabajo en equipo.

Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.

FUNCIONES:

1. Desarrollar, proponer e implantar los sistemas y procedimientos contables de la Universidad y velar por su

permanente actualización.

2. Registrar y controlar el manejo contable de los recursos, obligaciones y patrimonio de la Universidad, de

conformidad con las técnicas de contabilidad y las normas fiscales y administrativas vigentes.

3. Consolidar y preparar los Estados Financieros de la Universidad y realizar los análisis correspondientes, para ser

presentados a la Rectoría y a la Consiliatura, por intermedio de la Dirección financiera.

4. Preparar las declaraciones Tributarias de la Universidad, para ser presentado ante las Entidades Estatales

competentes.

5. Colaborar con el Departamento de Informática y Sistemas en del desarrollo, operación y mantenimiento del sistema

contable de la Universidad.

6. Analizar, confrontar y proponer a la Rectoría los ajustes entre los registros contables y las cifras de los inventarios

físicos.

7. Preparar y presentar a la Dirección Financiera los programas a desarrollar, para el cumplimiento de las funciones y

normas de la Dependencia, e informar sobre la ejecución y los resultados de las actividades desarrolladas.

8. Rendir los informes relacionados con el área a los Órganos Superiores de la Institución.

9. Proyectar respuestas ante los entes externos de control tal como la DIAN, Ministerio de Educación etc. En lo que le

compete al área contable.

10. Elaborar información anual de Medios Magnéticos para ser presentados a la DIAN y SNIES.

11. Promover y participar en programas de modernización de los procedimientos y mejoramiento de la calidad de los

servicios que presta el Departamento de Contabilidad

12. Trabajar en coordinación con la Seccional Armenia con todos los procesos contables.


Supervisión sobre personas Directa

Registro e informes Directa por los que porta y elabora entidades gubernamentales

Dinero y/o título valor N/A

Equipo, maquinaria y material Directa


Indirecta (con los entes gubernamentales y de control)


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TITULO DE CARGO: ANALISTA DE CONTABILIDAD




COMPETENCIA

EDUCACION FORMACION

Técnico en carreras administrativas y/o contables Cursos de formación y actualización en procesos contables.


Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del

trabajo, Responsabilidad.

Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo

FUNCIONES:

1. Contabilizar las nominas la universidad, alimentando los códigos contables, novedades, parámetros, tipos de nomina,

terceros y auxiliares de cuenta, modificando los comprobantes e imprimiendo los comprobantes que arroja la interfaz

2. Contabilizar las provisiones de aportes parafiscales, empresas promotoras de salud, pensión, administradora de

riesgos profesionales, prestaciones sociales; alimentando los códigos contables, novedades, parámetros, terceros y

auxiliares de cuenta, modificando los comprobantes e imprimiendo los comprobantes que arroja la interfaz, haciendo

los ajustes mes a mes del pago vs. Provisión.

3. Analizar, codificar, elaborar hojas de trabajo y digitar los comprobantes de causación diferidos de publicitad, de

conformidad a los lineamientos dispuestos por la Jefatura del Departamento

4. Analizar, codificar y elaborar las hojas de trabajo y elabora los comprobantes de causación de ingreso recibidos por

anticipado.

5. Suministrar la información que requiera la unidad de Licitaciones de la Universidad, para presentarse en cada una de

las que va a participar.

6. Elaborar las hojas de trabajo, codificar y digitar los comprobantes de provisión de pago de impuesto de industria y

comercio.

7. Elaborar, digitar y codificar los comprobantes de los movimientos de los fondos patrimoniales SENA y de

DONACIONES controla las cuentas correspondientes conforme a los extractos y demás documentos.

8. Recepcionar, clasificar, codificar y contabilizar los comprobantes de notas crédito y débito bancarios.

9. Digitar correctamente los datos de entrada sobre actualización de archivos al maestro de cuentas auxiliares y terceros

10. Codificar, digitar y causar los contratos de arrendamiento elaborando los comprobantes e Informando al Jefe del

Departamento al finalizar el cada uno el estado de los mismos para suministrar la información pertinente a Asesoría

Jurídica para la expedición del respectivo PAZ y SALVO o la gestión del recaudo de los cánones pendientes.

11. Codificar, digitar y causar los contratos por convenios y licitaciones suscritos por la Universidad elaborando las

hojas de trabajo y comprobantes debidamente refrendados e informando las inconsistencias que se presenten en el

suministro de la información presentando los análisis solicitados y respectivos, elaborando cuadro anual del estado

de los mismos incluyendo en esto los adquiridos a través de Uniones Temporales.

12. Elaborar los cuadros de Estímulos de cumplimiento, eficacia y productividad conforme a los Acuerdos y

Resoluciones expedidos por la H. Consiliatura o Rectoría e indicaciones pertinentes, cada vez que lo requiera la

administración elaborando la provisión o comprobantes pertinentes.

13. Colaborar con la Asistente y el Jefe del Departamento, para presentar oportunamente los Balances de Comprobación

mensuales, el Balance General anual y los Estados Financieros correspondientes debidamente soportados con el

análisis de saldos de las cuentas que lo conforman.

14. Analizar, codificar y digitar los comprobantes de ajuste sobre el balance de comprobación mes a mes.

15. Elaborar el comprobante de cierre del ejercicio anualmente.

16. Elaborar el comprobante del resultado del ejercicio una vez aprobado el balance de la vigencia anterior.

17. Las demás funciones que le asignen el superior inmediato y las que impliquen el desempeño del cargo


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Supervisión sobre personas N/A

Registro e informes Directa por los que elabora



Coordinación interna y externa Directa (con la comunidad universitaria)

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TITULO DE CARGO: ANALISTA DE INVENTARIOS




COMPETENCIA

EDUCACION FORMACION

Técnico en carreras administrativas y/o contables. Cursos de formación y actualización en procesos

administrativos y contables.





FUNCIONES:

1. Recibir y Revisar los inventarios cada una de las dependencias de la Universidad Confrontados de un periodo a otro.

2. Revisar la codificación Interfaz de Entradas y Salidas del Almacén; contabilizar entradas Biblioteca generando los

comprobantes de contabilidad respectivos.

3. Analizar las cuenta de proveedores y anticipos, efectuando los ajustes resultantes del análisis de cuentas y digitando

el comprobante de contabilidad respectivo.

4. Asistir en Representación del Departamento a las entregas de elementos devolutivos de propiedad de la Universidad.

5. Recopilar los documentos requeridos para anexar a la carta de reclamaciones ante la compañía aseguradora referente

los siniestros que se presenten sobre los bienes de la institución.

6. Actualizar los datos de entradas archivo maestro de los terceros que se presentan por el almacén.

7. Revisar la interface de los Ajustes por inflación mes a mes con su respectiva codificación.

8. Contabilizar la rendición de anticipo a trabajadores, y contrato de obra civil, generando el comprobante de

contabilidad respectivo.

9. Realizar el comprobante de diferidos mes a mes de licencia para computador, software, y seguros del estado.

10. Revisar la interface de los comprobantes de contabilidad relacionados con la depreciación de activos fijos.

11. Realizar hojas de trabajo de los elementos devolutivos que se van adquiriendo y verificar el inventario enviado por

las dependencias de la universidad.

12. Revisar la codificación contable de las entradas y salidas generadas por el departamento de compras y suministros.

13. Analizar la cuenta de balance de proveedores y anticipo a trabajadores generando el comprobante de contabilidad.

14. Las demás funciones que se me asignen por el superior inmediato y las que implique el desempeño del cargo.



Registro e informes Directa por los que porta y elabora




ELABORO

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TITULO DE CARGO: AUXILIAR DE CONTABILIDAD I




COMPETENCIA

EDUCACION FORMACION

Bachillerato Académico, preferiblemente estudios en el área

contable.

Cursos de formación y actualización en procesos contables.





FUNCIONES:

1. Controlar el flujo de documentos provenientes de Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Tesorería, Almacén,

Centro de Ayudas Audiovisuales, Talento Humano, etc. Traslado de Bancos con sus respectivos soportes,

comprobante de ingresos y egresos de almacén, relación de costos de papelería, liquidaciones de prestaciones

sociales, nóminas, etc.

2. Digitar correctamente los datos de entrada sobre actualización de los archivos maestros de las cuentas y títulos de

contabilidad.

3. Registrar los préstamos de documentos pertenecientes a esta dependencia.

4. Revisar y organizar todos los documentos con sus soportes en forma consecutiva para ser empastados y enviarlos al

archivo central.

5. Conciliar pagos de aportes parafiscales con los saldos del balance.

6. Grabar los pagos por traslados bancarios como son salarios por pagar, bonificación extraordinaria, prima

extraordinaria, incentivos, liquidaciones, actividades realizadas por los profesores.

7. Verificar la correcta codificación en la interface de nómina de administrativos, pasantes y aprendices, servicios

profesionales y docentes y realizar los ajustes correspondientes e incluir la respectiva interface al aplicativo de

contabilidad, de acuerdo al sistema de causación para su posterior pago.

8. Verificar la correcta codificación de provisiones y apropiaciones generadas por las nóminas de administrativos y

docentes.

9. Codificar y grabar el presupuesto de ingresos y egresos de la seccional.

10. Revisar la grabación del presupuesto con sus respectivos códigos y valores.

11. Grabar manualmente en el aplicativo de presupuesto en cuanto a ingresos: devoluciones; y en cuanto a gastos:

inversiones y liquidaciones definitivas de prestaciones sociales.

12. Imprimir todos los informes mensuales al cierre de cada mes para enviar a Bogotá y para la Seccional (Balance de

comprobación, anexos de cartera, libro mayor y balance, saldo de balance, comprobante de diario, libros auxiliares,

ejecución presupuestal de ingresos y egresos).

13. Colaborar en la verificación de inventarios físicos.

14. Registrar los traslados bancarios.

15. Incluir interface de procesos manuales de nómina.

16. Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato y que tengan relación con la naturaleza del

cargo.






Coordinación interna y externa Directa (con todos los procesos)


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TITULO DE CARGO: AUXILIAR DE CONTABILIDAD II




COMPETENCIA

EDUCACION FORMACION


contable.






FUNCIONES:

1. Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias y elaborar el respectivo formato para ser firmados por las

personas autorizadas.

2. Llevar al día los libros auxiliares de bancos y elaborar diariamente el estado de tesorería.

3. Revisar y clasificar las cuentas provenientes de ingresos (proceso académico).

4. Analizar las cuentas contables de acuerdo a su naturaleza.

5. Apoyar al Jefe de Contabilidad en la realización de informes cuando se requieren con mucha urgencia.

6. Registrar, evaluar y ajustar las novedades de relación con entidades como el Icetex, bancos e fiduciarias.

7. Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato y que tengan relación con la naturaleza del

cargo.



Registro e informes Directa por los que elabora.



Coordinación interna y externa Interna N/A

Externa (inducción aprendices SENA)

ELABORO

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TITULO DE CARGO: AUXILIAR DE CONTABILIDAD III




COMPETENCIA

EDUCACION FORMACION


contable.






FUNCIONES:

1. Elaborar conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes y de ahorro que maneja la Universidad y solicita por

escrito las notas débito y crédito pendientes mensualmente según conciliaciones bancarias.

2. Elaborar la contabilización de los ajustes que se requieran mensualmente sobre bancos.

3. Realiza el cuadro mes a mes del movimiento de contabilidad y el libro auxiliar de bancos elaborando los ajustes

necesarios.

4. Registrar, evaluar y ajustar las novedades de relación con entidades como el Icetex, bancos e fiduciarias.

5. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y las que implique el desempeño del cargo.



Registro e informes Directa por los que elabora (libros de bancos)



Coordinación interna y externa Interna N/A

Externa (con entidades gubernamentales)

ELABORO

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TITULO DE CARGO: SECRETARIA CONTABILIDAD




COMPETENCIA

EDUCACION FORMACION


contable.






FUNCIONES:

1. Redactar y/o transcribir las cartas, memorandos y demás documentos que solicita el jefe y demás personal del

departamento.

2. Recibir de la sección de pagaduría los comprobantes de egreso para su clasificación y archivo; al igual que los

comprobantes de formas continuas de manera consecutiva.

3. Clasificar, distribuir y archivar toda la información contable. (comprobantes de contabilidad), emitidas diariamente

por el personal del departamento.

4. Recibir, realizar las llamadas y comunicar oportunamente todos los mensajes del departamento.

5. Archivar la correspondencia recibida y emitida por el departamento.

6. Realizar oportunamente los pedidos de los elementos de papelería requeridos por la dependencia.

7. Recibir, radicar, distribuir y controlar oportunamente la correspondencia y demás documentos que ingresan y salen de

la dependencia.

8. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y las que implique el desempeño del cargo.





Equipo, maquinaria y material N/A

Coordinación interna y externa Directa (con todos los procesos)




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