Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar

Resmî yazışmalarda uygulanacak usul ve esaslar hakkında yönetmelik 2 Şubat 2015 PAZARTESİ Resmi Gazete Sayı : 29255 YÖNETMELİK Karar Sayısı : 2014/7074 Ekli "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in yürürlüğe konulması; 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine göre, Bakanlar Kurulu'nca 15/12/2014 tarihinde kararlaştırılmıştır.

Yönetmelik Bölümleri • Birinci bölüm:

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

• İkinci bölüm: Belge Özellikleri

• Üçüncü bölüm: Belgenin Bölümleri

• Dördüncü bölüm: Belgenin Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve İade Edilmesi

• Beşinci bölüm: Çeşitli ve Son Hükümler

Nüsha sayısı

Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan

belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde

en az iki nüsha düzenlenir.

Belge boyutu

• Belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı

alınacak şekilde hazırlanması esastır.

• Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.

• Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının

ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir.

Yazı tipi ve karakter boyutu

• Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı

tipi ve 12 karakter veya Arial yazı tipi 11 karakter

boyutunun kullanılması esastır. Gerekli hallerde harf

büyüklüğü metinde 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında

ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Rapor, form ve analiz gibi

özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu

kullanılabilir.

• Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik

yazılabilir.

Yazı alanı

• Belgenin yazı alanı tüm kenarlarda 2,5 cm bırakılarak

düzenlenir.

• Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası

hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.

Başlık

• Başlık, belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.

• Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. • İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük

harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır.

• Başlıkta yer alan bilgiler dört satırı geçemez.

• Başlığın yazımında DETSİS’te (Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi) yer alan başlık kayıtları esas alınır.

Sayı

• Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı:” sırasıyla; DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur

• Sayı başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.

• Belgede hem birim evrak bölümü hem de genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarası bulunması hâlinde araya eğik çizgi işareti (/) konulur. Bu belgeler için belge kayıt numarası olarak genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarası dikkate alınır.

Tarih

• Tarih, fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

• Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde metnin bitiminde yer alabilir.

• Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) veya (.) işareti konularak yazılır. Ay adları harfle de yazılabilir. Bu durumda her hangi bir işaret konulmaz.(20 Şubat 2015)

• Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınır.

Konu

• Konu, sayının altına “Konu:” yan başlığından sonra, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek şekilde kelimelerin baş harfleri büyük yazılır, sonuna herhangi bir noktalama işareti konmaz. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

• Konu tek satıra sığmaz ise “konu:” ifadesinin altı boş bırakılarak 2. satıra yazılabilir.

Sayı : B.02.0.İGB.0.00.00.00-805.99-263/881 20/02/2015

Konu : Elektronik Belge Yönetim Sisteminin

Hizmete Alınması

Muhatap • Muhatap; belgenin gönderildiği idareyi ya da kişiyi belirtir. Konunun son

satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve sayfayı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

• İdare dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi ilk harfleri büyük diğer harfleri küçük harflerle ortalanarak yazılır.

• Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük harflerle ortalanarak yazılır.

• İdare tarafından gerekli görüldüğü hâllerde dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi yazılabilir

TÜRKĠYE ODALAR VE BORSALAR BĠRLĠĞĠNE

Dumlupınar Bulvarı No:252

Eskişehir Yolu 9. Km. 06530 ANKARA

Sayın Adı SOYADI

Dumlupınar Bulvarı No:252

Eskişehir Yolu 9. Km. 06530 ANKARA

MĠLLĠ EĞĠTĠM BAKANLIĞINA (Personel Genel Müdürlüğü)

İlgi

• İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.

• “İlgi:” yan başlığı, muhatap bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna yazılır.

• İlgi, Sayı ve Konu yan başlıklarından sonra kullanılan (:) işareti aynı hizada yazılır.

• İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, “İlgi” kelimesinin ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

• İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi Türk Alfabesindeki tüm küçük harfler yanlarına ayraç işareti “)“ konularak kullanılır. Her maddenin sonuna nokta işareti konulur.

• İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı ile belgenin tarih ve sayısı belirtilir. Ancak ilgi tutulan belge, muhatap idarenin daha önce gönderdiği bir belge veya muhataba daha önce gönderilen bir belge olması durumunda idare adı belirtilmez.(b,c,ç)

• İlgide belirtilen belge gerçek kişiden ise “……’ın…….tarihli başvurusu” biçiminde yazılır.(a)

Ġlgi : a) Murat GÜLER’ in 20.02.2003 tarihli dilekçesi.

b) 03/05/2004 tarihli ve B.08.0.PGM.0.23.01.08.100-1585/51735 sayılı yazımız.

c) Bursa Valiliğinin 05/01/2005 tarihli ve B.02.1.DPB.0.12.01/6808 sayılı yazısı.

ç) 23/01/2007 tarihli ve B.02.1.DPB.0.12.01/6808 sayılı yazınız.

Metin • Metin, “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır.

• İlgi ile metin arasında bir satır, ilgi yoksa muhatap ile metin arasın da iki satır boşluk bırakılır.

• Metindeki nokta, virgül, soru işareti gibi noktalama işaretlerinden sonra bir boşluk bırakılır.

• Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır ve metin iki yana yaslanır. Paragraflar arasında satır aralığı bırakılmaz. İhtiyaç duyulması halinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir.

• Çok sayfalı yazılarda sayı, konu, tarih, ilgi ve muhatap ilk sayfada, imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgilerine sadece son sayfada yer verilir.

• Metin içindeki sayılar harf veya rakamla yazılabilir. Gerekli görülmesi halinde rakamlar parantez içinde harfle gösterilebilir.

• Dört ve dörtten çok haneli sayılar üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta işareti konulur. Kesirli sayılar virgül ile yazılır. (12.344)(23,34)

• Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda parantez içinde anlamı belirtilir.

Metin

• Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltma yazılır. (Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM))

• Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara “Rica ederim.” , üst ve ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.” ibaresiyle bitirilir.

• Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.

• Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda “Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” veya “Bilgilerinize sunulur.” ibaresiyle bitirilebilir.

İmza

• Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

• Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar veya rütbeler ismin ön tarafına veya bir satır altına ilk harfleri büyük diğer harfleri küçük harflerle açık veya kısaltılarak yazılabilir.

• Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı “Başbakan a.”, “Vali a.” ve “Rektör a.”, biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz.

(İmza)

Adı SOYADI

Müdür a.

Şube Müdürü

(İmza)

Adı SOYADI

Şube Müdürü

İmza

• Belge vekâleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam “Müsteşar V.”, “Vali V.”, “Belediye Başkanı V.” veya “Rektör V.” biçiminde ikinci satıra yazılır.

• Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.

(İmza) (İmza) (İmza)

Adı SOYADI Adı SOYADI Adı SOYADI

Genel Müdür Genel Müdür Yardımcısı Daire Başkanı

(İmza) (İmza)

Adı SOYADI Adı SOYADI

Müsteşar Bakan

Ek • Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak

yazı alanının soluna konulan “Ek:” ifadesinin altına yazılır. • Ek bir adet ise “Ek:” başlığının hemen sağından itibaren, birden fazla

ise “Ek:” başlığının altından itibaren numaralandırılır. Eklerin sayfa sayıları parantez içinde belirtilir. (4 sayfa)

• Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada “EK LİSTESİ” başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir.

• Birden fazla ekli belge varsa belgelerin sağ üst köşesinde ek numarası belirtilir. (EK-1, EK-2…)

• Yazı eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda, “Ek konulmadı” ya da “Ek-3 konulmadı” ifadesi yazılır.

• Güvenlik veya teknik sebeplerle gönderilemeyen belge ekleri, üst yazıya ilişkilendirilmek şartıyla üst yazıdan ayrı gönderilebilir veya alınabilir.

Ek: Danıştay Kararı (5 sayfa) Ek:

1- Danıştay Kararı (4 sayfa)

2- Genelge (….sayfa)

3-CD (1 adet)

Dağıtım

• Dağıtım, belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi halinde oluşturulur. Dağıtım Ek bölümü varsa ekten sonra, yoksa imzadan sonra uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda oluşturulur.

• Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır. “Gereği” kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise “Gereği” kısmı ile aynı satıra ortalanarak yazılır. Bilgi yoksa muhatap isimleri doğrudan “Dağıtım” başlığının altına yazılır.

• Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada “DAĞITIM LİSTESİ” başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir.

Dağıtım:

Gereği: Bilgi:

81 İl Valiliğine Teftiş Kurulu Başkanlığına

İçişleri Bakanlığına(Ekler konulmadı)

Olur • Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun

satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR” un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.

• Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında makamlar varsa bunlar “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle olura katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

O L U R

Tarih

İmza

Adı SOYADI

Müsteşar

Paraf • Belgenin kurum içinde kalan nüshasında yer alır. Paraflar,

adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının sonunda ve solunda yer alır.

• Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.

• Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra kişinin adı soyadı yazılır ve paraflanır.

11/01/2015 Şef :Kadir SARIKAYA(paraf)

12/01/2015 Şb.Md. :Necdet AYDIN(paraf)

12/01/2015 D.Bşk. :Tamer KILIÇARSLAN(paraf)

Koordinasyon • İdare içinde birden fazla birimin işbirliği ile hazırlanan ve üst

makama sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

İletişim bilgileri • Belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon

ve faks numarası, e-posta adresi ve internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır.

Mimar Sinan Mh. Dr.Fahri Atabey cd. No:21 34767 Üsküdar/ İSTANBUL Tel : (0216)201 20 70

Elektronik Ağ:uskudar.meb.gov.tr Faks: (0216)201 20 88

E-posta:uskudar34@meb.gov.tr Bilgi için:Bilgi İşlem Can İZCİ(Bilgisayar İşletmeni) Dahili:1144

Süreli Yazışmalar

• Süreli yazışmalarda “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine yer verilir. ”GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgelerde cevap verilmesi gereken süre yada tarih metin içinde belirtilir.

• “ACELE” ibaresi taşıyan belgelere derhal ve süratle, “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgelere belirtilen süre içersinde cevap verilir.

• “ACELE” ve “GÜNLÜDÜR” ibaresi sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda bu ibarelere belge üstverisinde de yer verilir. Birden fazla sayfalı belgelerde bu ibareler sadece ilk sayfada bulunur.

Sayfa Numarası

• Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir.

2/5

Mimar Sinan Mh. Dr.Fahri Atabey cd. No:21 34767 Üsküdar/ İSTANBUL Tel : (0216)201 20 70

Elektronik Ağ:uskudar.meb.gov.tr Faks: (0216)201 20 88

E-posta:uskudar34@meb.gov.tr Bilgi için:Bilgi İşlem Can İZCİ(Bilgisayar İşletmeni) Dahili:1144

Belgenin Çoğaltılması

• Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek çıkartılması hâlinde, örneğin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır.

Belgenin fiziksel ortamda gönderilmesi ve alınması

• Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda gönderilen belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres bilgisi zarfın ortasına yazılır. Varsa süre ve kişiye özel bilgisi (ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL), kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere, zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir.

• İdareler, fiziksel ortamda alınan belgeler için gelen evrak kaydında kullanacakları kaşede en az sayı, tarih, saat unsurlarına yer verirler. Kaşe üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne basılır.

Görüş, bilgi ve belge taleplerinde süre

• İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. İdareler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla, süre belirtilmeyen belge taleplerini talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç on beş iş günü içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, fiziki ortamda gelen talepler için ilgili yazının idarenin genel evrak kayıtlarına girdiği zamanı; elektronik ortamda gelen talepler için ise talep yazısının EBYS’ ye giriş kaydının yapıldığı zamanı ifade eder.

• İdareler, bilgi ve görüş isteyen idareye süresi içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla on beş iş gününü geçmemek üzere ek süre kullanabilir.

Yahya Murat GÜLER

SON