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Generalidades.
Son muchas las actividades que forman nuestro quehacer diario y
la mayora de ellas podran
definirse como un proyecto. Como profesionales de la ingeniera,
dentro de la empresa que
integramos, igualmente las actividades que llevamos a cabo
forman parte integral de algn
proyecto de gran o poca envergadura, mas sin embargo el xito no
de este depende en granmedida de la organizacin de todas las
herramientas, procedimientos, habilidades, tcnicas
adecuadas para el logro de nuestro objetivo final o meta del
proyecto.
El PMBOK, representa una gua para aquellas personas o empresas
que estn interesadas en hacer
proyectos cada da ms eficientes, bajo una metodologa cientfica
que le permita la mejora
continua de sus actividades. Adems, de la mejora continua,
permite la creacin de un lenguaje
comn entre agentes que intercambian productos y servicios, que
de alguna manera dependen
unos de otros para la ejecucin completa o parcial de un
proyecto. No representa una gua
especifica en el rea de ingeniera, esta metodologa puede ser
aplicable a cualquier rea del
conocimiento que involucre la ejecucin de un proyecto.
Dado que este libro no est dirigido a un rea especfica del
conocimiento se plantea como una
generalidad a la direccin de proyectos. Por ello su propsito es
que se haga uso de las Buenas
practicas para la consecucin del xito del proyecto emarcado
dentro de las actividades de
herramientas, procesos y tcnicas planteadas que tienen un efecto
positivo en el xito del
proyecto. No se proponen procesos especficos cerrados, sino que
se habla del termino buena
practica como el acorde para un proceso especifico, que sin
lugar a duda es flexible, porque su
objetivo es que sea el que genere mejores resultados para el
alcance de nuestras metas.
Adems de las pautas de los procesos, herramientas y tcnicas de
la direccin de proyectos, se
recomienda la aplicacin de una serie de cdigos de conducta y
tica que forman parte
importante para el alcance del xito del proyectos. Dado que
nuestras culturas diversas podran
aceptar o no ciertas conductas ticas o morales que representaran
un obstculo para el alcance
de las metas planteadas.
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Estructura del libro y comentarios.
El Libro del PMBOK es bastante denso en el contenido de la
informacin, de hecho son 393
tambin se hallan en desarrollo del libro diagramas y grficos que
facilitan la explicacin de los
procesos que se plantean. Se estructura en tres secciones y se
enumeran unos 12 captulos. Al
final se pueden hallar algunos anexos y un glosario de trminos
que permite la consulta constantedurante su lectura para esclarecer
muchos de los trminos tcnicos all utilizados a manera de
garantizar la conceptualizacin adecuada y as estandarizar en lo
posible el lenguaje de la direccin
de proyectos.
Previa a la lectura desde el primer captulo del libro, se puede
sugerir la lectura del Anexo G, que
trata sobre las Habilidades Interpersonales que deben los
directores de proyectos poseer o
adquirir para el logro del trabajo en equipo del proyecto u
otros interesados. Estas habilidades
interpersonales ms importantes y que vale la pena comentar
son:
1. Liderazgo: implica dirigir los esfuerzos de un grupo de
personas hacia una meta comn yhacer posible que trabajen en equipo.
En general, el liderazgo es la capacidad de hacer
que las cosas sean hechas por otras personas. Los elementos de
un liderazgo eficaz son el
respeto y la confianza, mas que el miedo y la sumisin. S bien el
liderazgo es importante
durante todas las fases del proyectos, un liderazgo eficaz
resulta esencial durante las
fases iniciales del proyecto, cuando se pone nfasis en comunicar
la visin y en motivar e
inspirar a los participantes del proyecto para alcanzar un alto
desempeo. Durante todo
el proyecto, los lideres del equipo del proyecto son
responsables de establecer y
mantener la visin, la estrategia y las comunicaciones, de
fomentar la confianza y el
desempeo del equipo y del proyecto.2. Desarrollo del espritu de
equipo: el desarrollo del espritu de equipo es el proceso que
consiste en ayudar a un grupo de personas, unidas por la
percepcin comn de un mismo
objetivo, a trabajar de manera interdependiente, unos con otros,
con el lder, los
interesados externos y la organizacin, El trabajo en equipo es
el resultado del buen
liderazgo y de un buen desarrollo del espritu de equipo. Las
actividades para el
desarrollo del espritu de equipo consiste en tareas (Establecer
metas, definir y negociar
roles y procedimientos) y procesos (comportamiento
interpersonal, poniendo nfasis en
la comunicacin, la gestin de conflictos, la motivacin y el
liderazgo). El desarrollo del
ambiente en equipo implica el manejo y tratamiento de los
problemas del equipo del
proyecto como asuntos de equipo sin responsabilizar a alguna
persona. Es posiblemejorar an mas el desarrollo del espiritu de
equipo obteniendo el respaldo de la
direccin superior, fomentando el compromiso de los miembros del
equipo, proponiendo
recompensas apropiadas, dando pruebas de reconocimiento y
rigindose por la tica,
creando una identidad de equipo, gestionando los conflictos con
eficacia, promoviendo la
confianza y la comunicacin abierta entre los miembros del equipo
y ejerciendo el
liderazgo.
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Si bien el desarrollo del equipo resulta esencial durante las
fases iniciales del proyecto, se
trata de un proceso continuo. Los cambios de ambiente de un
proyecto son inevitables.
Para gestionar estos cambios de manera eficaz. Se requiere de un
esfuerzo continuo o
renovado para mantener el espritu lo que traer como resultado un
intercambio de
informacin de alta calidad, una mejor toma de decisiones y
control eficaz del proyecto.
3. Motivacin: El xito de un proyecto est vinculado directamente
con el nivel demotivacin del grupo. Esto requiere un nivel de
satisfaccin mxima relacionado con lo
que las personas ms valoran.
4. Comunicacin: Es la mayor y nica razn del xito o fracaso del
proyecto. Es importanterealizar actividades de desarrollo de
espritu para determinar el estilo de comunicacin
con los miembros. Un componente importante de las comunicaciones
es escuchar. Las
tcnicas de escuchar, a la vez activa y eficaces, proporcionan al
usuario una comprensin
profunda de las reas problemticas, de las estrategias de
negociacin y gestin de
conflictos, toma de decisiones y de la resolucin de
problemas.
5. Influencia: consiste en compartir la autoridad y apoyarse en
las habilidadesinterpersonales para hacer que otros cooperen en la
consecucin de las metas comunes.
Algunas prcticas dirigidas a lograrlo serian; dirigir con el
ejemplo y cumplir los
compromisos; aclarar la forma en que se va a tomar la decisin;
utilizar un estilo
interpersonal flexible y adaptarlo de acuerdo a la audiencia;
ejercer el poder con
habilidad y cautela.
6. Toma de decisiones: Existen cuatro estilos de toma de
decisiones; ordenar; consultar;consensuar; y lanzar la moneda. Se
pueden tomar decisiones individualmente o hacerlo
en equipo. Puede utilizarse un modelo de seis pasos: definicin
del problema; generacin
de la solucin del problema; pasaje de la idea a la accin;
planificacin de la solucin;
planificacin de la evaluacin de la solucin; evaluacin del
resultado y del proceso.
7. Conocimiento poltico y cultural: El uso hbil de la poltica y
del poder ayudan al directordel proyecto a tener xito. La cultura
puede impactar en la rapidez del trabajo, toma de
decisiones y a la disposicin de actuar sin la planificacin
adecuada.
8. Negociacin: Consiste en dialogar con las partes que tienen
intereses opuestos paralograr un compromiso y lograr un acuerdo.
Las siguientes habilidades son tiles para
lograr una negociacin exitosa: Analizar la situacin; diferenciar
entre las necesidades y
deseos; centrarse en los intereses y asuntos ms que en las
posiciones; pedir mucho y
ofrecer poco siendo realista; cuando se est haciendo una
concesin tratar como si se
tratara de algo importante y no como una renuncia; Asegurar un
ambiente de ganar-
ganar, escuchar atentamente y explicar con detalle.
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Contenido de los captulos.
En el captulo 1 y 2 del libro, pertenecientes a la seccin 1,
sobre el marco de referencia de la
direccin de proyectos, tratan sobre la introduccin y ciclo de
vida de un proyecto y organizacin.
Especficamente en el primer captulo se mencionan los fundamentos
de la norma, definicin de
un proyecto, direccin de programas, gestin de portafolios entre
otros. En el captulo dos sedescribe entre otras cosas las fases del
proyectos y la estructura organizacional que puede influir
en el resultado del proyecto.
El captulo 3 pertenece a la seccin 2 y en ella se definen los
cinco procesos para la direccin de
proyectos que se relacionan con el rea del conocimiento de la
direccin de proyectos. Los capitos
restantes que van del 4 al 12 pertenecen a la seccin 3 que de
manera general trata sobre las
reas del conocimiento de la direccin de proyectos, enumera los
procesos especficos, define las
entradas herramientas, tcnicas y salidas de cada rea en
especifica del rea del conocimiento,
por ejemplo planificacin, costos, calidad, gestin de recursos
humanos, comunicaciones, riesgos y
finalmente la gestin de adquisiciones.
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Conclusiones
La importancia de la estandarizacin en los actividades de
desarrollo cobra cada da mayor valor
para la empresas, instituciones pblicas y privadas, compaas,
universidades y cualquier tipo de
organizacin debido al proceso de globalizacin que hoy en da se
vive. La globalizacin demanda
entre otras cosas una comunicacin efectiva entre las partes que
se involucran, lo que a su vezdemanda para los proyectos en
particular un leguaje estndar y adems de ello, un esquema de
trabajo que s bien no podra ser igual en todos los casos, al
menos se siga una estructura similar
para que sean muchos ms quienes puedan tener la capacidad de
asimilarlos efectivamente. Otro
aspecto positivo que trae consigo la implementacin de la
metodologa aqu descrita es la
bsqueda de procesos ms eficientes que mejoran continuamente, los
criterios de entradas y
salidas consideran la incorporacin de nuevas herramientas o
tcnicas que mejoren los resultados
esperados.
Siendo que toda esta propuesta es la aplicacin de un mtodo
cientfico general, puede ser
aplicado en cualquier rea donde sea requerido el desarrollo de
un proyecto, independientemente
de la envergadura del mismo, por lo tanto el libro no se limita
en este sentido. Una limitante de la
aplicacin de esta gua en la aplicacin de proyectos, es que
indudablemente demanda una
inversin de tiempo en la preparacin tcnica y aprendizaje de lo
expuesto. Para proyectos de
gran envergadura sera vlido y mas que justificado la contratacin
de un personal calificado en
PMI y as tener una mayor garanta en el xito del proyecto. En
Venezuela, la experiencia
profesional demuestra que, al menos para el rea de la
construccin en esta ltima dcada, la
importancia de cumplir cabalmente los compromisos establecidos
en cuanto a tiempo, costos,
beneficios y alcances establecidos previamente en los proyectos
parece no tener ningn tipo de
valor. Un nmero muy elevado de proyectos a nivel nacional no
cumplen con sus metas en el lapso
establecido. Se podra pensar que esta situacin alcanza solo a
los proyectos pequeos de escasa
preparacin tcnica lo cual afecta su planificacin, pero la
realidad es actualmente proyectos de
gran envergadura y de inters nacional no alcanzan aproximarse a
su planificacin previa y metas
establecidas en el tiempo.
Igualmente es factible que cualquier proyecto de gran
envergadura dada la multiplicidad de
factores involucrados no logren cumplir en exactitud con los
fechas y objetivos pautados en das y
meses. Pero en el caso venezolano, citando la experiencia de la
construccin de tramo ferroviario
La encrucijada Puerto Cabello, se ha postergado ms de 6 aos la
culminacin y a la fecha su
avance no alcanza el 50%, esto acarreo mayores costes para estos
proyectos que paga la nacin.
La causa es probable que sean de muchos factores externos
asociados a este proyecto, pero sin
duda que detrs de todo est el inapropiado planteamiento de
muchos otros proyectos no
consumados que afectan a est como un efecto en cadena, as como
el no cumplimiento de esta
obra afectara la planificacin de muchos otros. Aqu radica la
importancia de que los integrantes
de la maestra en gerencia de la construccin y futuros gerentes,
sigan la recomendacin de llevar
a cabo proyectos apoyados en la metodologa del PMBOK para que
tenga un efecto multiplicador
en la ejecucin exitosa de muchas de las obras grandes y pequeas
que se llevan a cabo en el pas.
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