RESUMO CADASTRO

Contato Eulália Moreira Soares (eulalia.soares@pucpr.br)

Sumário

INICIANDO A CATALOGAÇÃO ............................................................................................................. 2

CONSULTAR ACERVO ......................................................................................................................... 2 TÍTULO EXISTE – Somente inclusão de exemplares ......................................................................... 4 TÍTULO EXISTE, outra edição, ano ou editora - Criar um novo acervo. .................................. 7 TÍTULO NÃO EXISTE NA BIBLIOTECA ...................................................................................... 11 TÍTULO NÃO EXISTE NA BASE LOCAL E WEB ...................................................................... 14

SIGNIFICADO DOS BOTÕES: ................................................................................................................... 15

MARC ........................................................................................................................................................ 16

PARA O PREENCHIMENTO NO MARC: ................................................................................................... 16 PARA ALTERAR DADOS JÁ EXISTENTES NO MARC: .............................................................................. 16

PLANILHA ................................................................................................................................................ 17

PARA O PREENCHIMENTO DA PLANILHA: ............................................................................................... 17 PARA ALTERAR DADOS JÁ EXISTENTES NA PLANILHA: ........................................................................... 18 CONTROLE DE AUTORIDADE ........................................................................................................ 18

CAMPOS MAIS UTILIZADOS, INDEPENDENTES DO TIPO DE OBRA ...................................... 20

SOMENTE ALTERAÇÃO DE EXEMPLAR ........................................................................................ 21

RETER O EXEMPLAR NA CIRCULAÇÃO DE MATERIAIS ........................................................... 22

RETER O EXEMPLAR NA CIRCULAÇÃO DE MATERIAIS ........................................................... 23

TRANSFERÊNCIA DE EXEMPLAR .................................................................................................... 26

INDEXAÇÃO DE ARTIGOS DE PERIÓDICOS.................................................................................. 28

CADASTRO

2

INICIANDO O CADASTRO O sistema disponibiliza duas telas para a inclusão dos dados a qualquer tipo de material. No cadastro de dados, as pontuações são automáticas ao clicar no botão Atualizar acervo. Possibilita também fazer importação e exportação de dados.

PLANILHA

CONSULTAR ACERVO

O primeiro passo para o cadastro de qualquer material sempre será fazer a Consulta para

verificar a existência ou não do título a ser incluído, para evitar a duplicidade de registro;

Clicar no botão Consulta (Pesquisar acervo), no Módulo Catalogação;

ATENÇÃO Na consulta interna ou WEB, o sistema não faz restrições com maiúscula, minúscula ou acentuação, não importando como os dados foram inseridos, estes serão recuperados. No entanto, dependendo se a instituição utilizar o banco de dados SQL Server poderá existir diferença entre <c> e <ç>. Neste caso a consulta deverá ser igual ao termo cadastrado.

CADASTRO

3

Abrirá a tela de Consulta;

É possível realizar uma pesquisa mais específica ao clicar em Filtros e selecionar uma das

opções Pesquisa Índice ou Pesquisa Básica, utilizando os filtros desejados;

Digitar o argumento desejado (sempre o termo por extenso, nunca abreviado);

Utilizar os demais Filtros, se necessário;

Clicar em Mostrar;

Serão relacionados todos os títulos existentes na base com o termo digitado;

CADASTRO

4

TÍTULO EXISTE – Somente inclusão de exemplares Se o título existe, mesma edição, ano e editora. Somente inclusão de exemplares.

Clicar o botão Abrir cadastro de exemplar (botão azul);

Abrirá a tela de Cadastro de exemplar.

Na tela de Exemplar preencher as informações necessárias e incluir a quantidade de

exemplares existentes.

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Quantidade – é o total de itens a serem incluídos. Ao incluir mais de 1 (um) exemplar o sistema desabilita o campo Núm. Exemplar.

Qtde – é o total de volumes a serem incluídos. A opção Gerar volumes automaticamente estando marcada, permite gerar automaticamente a quantidade sequencial de volumes indicados.

Preencher todos os campos necessários;

Clicar em Inserir.

Serão gerados a quantidade de exemplares indicada anteriormente, e na tabela abaixo

estará relacionado os códigos de exemplares gerados:

Volume 1 a 15 a ser inserido

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6

Após incluir os exemplares necessários, clicar no para fechar esta aba.

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7

TÍTULO EXISTE, outra edição, ano ou editora - Criar um novo acervo.

Fazer a pesquisa desejada.

Clicar no botão Copiar Acervo . Será aberta a tela cadastro com o próximo número

de acervo. O sistema criou uma cópia dos dados deste acervo, que poderão ser alterados

ou excluídos sem nenhum problema, pois esta cópia agora passará a ser um novo

acervo.

CADASTRO

8

Abrirá a tela de Cadastro. Verificar em Código de Acervo se os dados estão preenchidos

corretamente.

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9

No Código de Acervo não esquecer de:

Verificar se os dados estão preenchidos corretamente; Preencher a classificação; Clicar em Gravar; Clicar em OK.

No cadastro da obra, fazer as alterações necessárias referentes a esta edição.

Após realizar as alterações necessárias no cadastro, clicar em .

Inserir Exemplar e incluir a quantidade de exemplares necessários.

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10

Na tela de Exemplar preencher as informações necessárias e incluir a quantidade de

exemplares existentes.

Quantidade: total de itens a serem incluídos. Ao incluir mais de 1 (um) exemplar o sistema desabilita o campo Núm. Exemplar.

Quantidade: total de volumes a serem incluídos. A opção Gerar volumes automaticamente estando marcada, permite gerar automaticamente a quantidade seqüencial de volumes indicados. Preencher todos os campos necessários;

Clicar em Inserir.

Volume 1 a 15 a ser inserido

ATENÇÃO

Não esquecer de clicar em , para que as correções e exemplares sejam visualizadas na consulta.

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11

TÍTULO NÃO EXISTE NA BIBLIOTECA Pesquisar na Rede Pergamum http://www.pergamum.pucpr.br no CRP Catálogo da Rede

Pergamum.

Clicar no ícone

Selecionar o campo por onde se pretende fazer a busca, “Título, Autor ou Assunto”.

Digitar o termo de busca;

Clicar no botão Pesquisar;

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Na tela abaixo clicar sobre o título do item desejado;

Na tela abaixo clicar no botão Exportar on-line.

Abrirá a tela para registrar login e senha da Rede Pergamum.

Digitar a seu login e senha da Rede Pergamum;

Clicar em OK;

Esperar até aparecer a tela de confirmação abaixo:

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13

Anotar o código do acervo gerado;

Entrar no módulo Catalogação / Cadastro;

Digitar o código do acervo;

Teclar TAB ou acessar botão > Mostrar > Duplo clique sobre o título e

abrirá a tela de cadastro.

IMPORTANTE Os campos que estiverem destacados em vermelho são novas assuntos ou autores que não estão cadastrados em sua base. Após finalizar o cadastro e clicar em atualizar acervo, estes assuntos e autores serão cadastrados automaticamente.

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TÍTULO NÃO EXISTE NA BASE LOCAL E WEB (REDE PERGAMUM) Todo o processo de catalogação inicia-se no Código do Acervo (livro laranja na tela

Cadastro planilha).

Selecionar o tipo de obra;

Inserir a classificação;

Clicar em .

Ao clicar em será criado novo número de acervo.

Preencher os campos necessários;

IMPORTANTE Para iniciar o cadastro de uma nova obra a tela de cadastro deve estar vazia, isto é, o campo Código do acervo deve estar em branco.

CADASTRO

15

Inserir exemplares, através do botão

Depois, clicar em .

Significado dos Botões:

Abre tela com as funções do Pergamum, definidas como favoritas do usuário que está logado.

Abre a tela de pesquisa para procurar uma atividade do Sistema Pergamum. Por exemplo: quero realizar uma transferência e procuro o menu transferência.

Minimiza ou maximiza a tela.

Botão para Consultar o acervo.

Botão para criar mensagem para o grupo de discussão.

Botão de ajuda. Abre explicações de como utilizar a tela.

Aumenta o tamanho da fonte da tela.

Na tela de Consulta. Botão Copiar Acervo – possibilita realizar cópia do acervo desejado.

Na tela de Consulta. Botão Exibir dados do acervo – possibilita visualizar os dados do acervo de acordo com o que ficará disponível na consulta web para o usuário.

Botão Abrir cadastro de exemplar – possibilita inserir novos exemplares ou visualizar os dados dos existentes em determinado acervo.

Botão Código de Acervo, para criar novo acervo.

Fecha a tela, volta à tela de conexão do sistema.

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MARC Para o preenchimento no MARC:

Digitar o campo + <tab>; Digitar o(s) indicador(es) + <tab>; Digitar o subcampo + <tab>; Digitar a descrição; Clicar em <Gravar>; Atualizar acervo ao final do cadastro.

Para alterar dados já existentes no MARC:

Digitar o campo a ser alterado + <tab>; Clicar na linha (laranja ao passar o cursor) da tabela que deseja alterar; Fazer as alterações necessárias; Clicar em <Gravar>; Atualizar acervo ao final da alteração.

A primeira Ordem indica a entrada dos campos. A segunda Ordem indica a entrada dos subcampos dentro do mesmo campo.

Digitar o campo, o(s) indicador (s); o subcampo; Digitar a descrição; Clicar em Gravar.

Cadastro MARC

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PLANILHA Cadastro PLANILHA

Para o preenchimento da Planilha:

Clicar na linha do campo e digitar os dados + <tab>; Digitar o(s) indicador(es) + <tab>;

IMPORTANTE Para as bibliotecas que utilizam única classificação, o campo 082 $a ou 080 $a e 90 $a virá automático do Cad. acervo – Área de conhecimento

CADASTRO

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Digitar os dados no subcampo + <tab>; Clicar em <Gravar>

Para alterar dados já existentes na Planilha:

Clicar na linha que deseja alterar; Fazer as alterações necessárias; Clicar em <Gravar>.

< + > -- significa que o campo ou subcampo são repetitivos. -- abre a tela que permite controlar autoridades ou tabelas. Esta posição poderá ser criada e configurada no módulo Parâmetros / Tabelas dinâmicas (cadastro de

Tabelas que necessitam de uma padronização) / Tipo de obra (cadastro dos campos) / Campos bibliográficos e autoridade (descrição dos campos)

CONTROLE DE AUTORIDADE Os campos 1XX, 260, 4XX, 6XX, 7XX, 8XX possuem vínculos com a tabela autoridades, permitindo consultar o vocabulário controlado e identificando um padrão de entrada.

Permite realizar a pesquisa de qualquer autoridade pelo seu código.

Permite a visualização da autoridade desejada ao digitar o código desta.

Permite visualizar o cadastro MARC da autoridade e também todos os títulos vinculados a esta autoridade.

Permite visualizar todos os títulos vinculados a determinada autoridade.

Permite imprimir o cadastro MARC da autoridade.

Permite limpar os dados da tabela para cadastrar uma nova autoridade ou fornecedor.

IMPORTANTE Sempre antes de sair da planilha é necessário clicar em <Gravar = Cancelar > para que os dados não sejam excluídos. Somente ao final de todo cadastro deve-se <Atualizar acervo> ou clicar em OK ao gravar planilha.

CADASTRO

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Permite gravar dados da autoridade nova.

Permite a inclusão da autoridade na catalogação. Selecionar a autoridade desejada.

Permite a inclusão ou alteração de dados de uma autoridade já cadastrada.

Permite sair fechar/minimizar a tela da autoridade, voltando a tela MARC para a inclusão de novos campos.

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CAMPOS MAIS UTILIZADOS, INDEPENDENTES DO TIPO DE OBRA 008 – campos fixos 020 – ISBN (para monografias) 022 – ISSN (para periódicos) 1XX – Entrada principal 100 – Nome pessoal 110 – Entidade 111 – Eventos 130 – Título uniforme 245 – Título principal 250 – Edição 260 – Área de publicação (não para artigos) 300 – Descrição física 490 – Série 5XX – Notas 6XX – Assuntos 600 – Nome pessoal 610 – Entidade 611 – Eventos 630 – Título uniforme 7XX – Entradas secundárias 700 – Nome pessoal 710 – Entidade 711 – Eventos 740 – Outros títulos 830 – Secundária de título uniforme

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21

SOMENTE ALTERAÇÃO DE EXEMPLAR Fazer a consulta do título;

Clicar no botão Abrir cadastro de exemplar (Botão indicado abaixo);

Abrirá a tela de cadastro de exemplar conforme imagem abaixo;

CADASTRO

22

Selecione o exemplar que será alterado;

Ao clicar na tabela abaixo, os dados do exemplar serão carregados na tela de cadastro;

Realizar as alterações necessárias e clique em Alterar.

CADASTRO

23

RETER O EXEMPLAR na circulação de materiais Quando existe a necessidade de reter um exemplar para que este não seja emprestado, acessar o módulo Parâmetros e realizar as seguintes configurações:

Em Tabelas dinâmicas, Tabela dados, Catalogação – Situação do exemplar, criar um

novo código que identifique os exemplares que deverão ser retiros;

Em Instituição/Catalogação a opção Situação do exemplar que impossibilita circulação

deverá ser a mesma criada anteriormente;

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24

No módulo Catalogação - Cadastro de exemplar:

Informar o número do exemplar e mudar a situação para Reter exemplar, digitar o motivo

pelo qual está retendo este exemplar e clicar em Alterar.

CADASTRO

25

No módulo Circulação: Ao ser emprestado ou devolvido este exemplar, o atendente visualizará a mensagem

abaixo.

CADASTRO

26

TRANSFERÊNCIA DE EXEMPLAR Para transferir um exemplar de um acervo para outro. No módulo Catalogação - Cadastro de exemplar.

Informar o código do exemplar que deseja transferir e teclar Tab.

Digite o número do novo acervo e clique em Alterar.

Ao clicar em alterar será exibida a seguinte mensagem:

IMPORTANTE Para as bibliotecas que utilizam CLASSIFICAÇÕES DISTINTAS, o campo 90 não é transferido. Há necessidade de incluir este manualmente.

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Quando o acervo que está sendo transferido possuir apenas um exemplar aparecerá a seguinte mensagem:

Clicando em Yes, o sistema limpa os dados do acervo, para ser reutilizado em uma nova catalogação. O número do acervo ficará no botão Incompletos. Clicando em No, os dados do acervo continuarão existindo, mas sem exemplar. Também é possível fazer a transferência em lote, utilizando o ícone Transferência / Exemplar

Informar o código dos exemplares que deseja transferir + TAB. Em Dados novos informar o código do novo acervo; Clique em Transferir.

CADASTRO

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INDEXAÇÃO DE ARTIGOS DE PERIÓDICOS Antes de indexar os artigos de um periódicos é necessário catalogar o periódico no todo e inserir toda a coleção no kardex. Para indexação o Código do acervo deve estar vazio Após inserir o kardex seguir os passos abaixo:

Entrar no módulo de catalogação; Clicar e Cadastro MARC ou PLANILHA; Clicar no botão Código do acervo; Abrirá a tela abaixo:

Selecionar o tipo de obra Artigos; Inserir a classificação (CDU, CDD, etc.); Clicar no botão Indexar;

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Clicando no botão Indexar abrirá a tela abaixo;

Digitar o código de acervo do periódico no todo e teclar TAB ou pesquisar pelo

título; Clicar em Inserir;

Clicar na linha do titulo para visualizar os fascículos;

Selecionar o fascículo desejado, ao clicar em Coleção; Digitar a página inicial e final do artigo, Ex.: (p. 20-22);

ATENÇÃO Na tela acima é possível inserir quantas revistas forem necessárias. Para artigos que são publicados em vários periódicos, inserir o acervo de todas as revistas e os campos 773 serão criados automaticamente.

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Clicar em Gravar;

Ao Gravar será gerada informação abaixo;

Clicar em Sair (x); Clicar em Gravar na tela do Código de acervo; Preencher os campos definidos para artigos de periódicos; Atualizar acervo; Clicar em Biblioteca e Gravar;