MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

N!! ACTA: 2

Reunión de la COMISIÓN TÉCNICA DE ARCHIVOS HISTÓRICO PROVINCIALES

FECHA: jueves, 21 de abril de 2016.

HORA: 11 h.

SECRETARIA DE ESTADO DE CULTURA

LUGAR: Antesala de la Sala de Prensa. Planta 2ª. Secretaría de Estado de Cultura.

Plaza del Rey, l. Madrid

ASISTENTES:

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

D. Severiano Hernández Vicente

Subdirector General de los Archivos Estatales

Dña. Blanca Desantes Fernández

Jefe de Área de Programación y Coordinación Archivística

Dña. Beatriz Franco Espiño

Jefe de Servicio de Valoración y Tratamiento Documental

Representantes Comunidades Autónomas

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE ARAGÓN

Dña. Maite lranzo Muñio

Directora Archivo Histórico Provincial de Zaragoza

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANTABRIA

D. José María Gutiérrez Rodríguez

Jefe del Servicio de Archivos y Bibliotecas

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CASTILLA-LA MANCHA

D. Carlos Flores Varela

Director Archivo Histórico Provincial de Toledo

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CASTILLA-LEÓN

D. Luis Miguel Rodríguez Alfageme

Director Archivo Histórico Provincial de Salamanca

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EXTREMADURA

Dña. Begoña M ancera Flores

PLAZA DEL REY, 1 28004 MADRID TEL" 91 701 72 64 FAX: 91 701 7 4 03

Directora Archivo Histórico Provincial de Badajoz

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE GALICIA

Dña. M aría Dolores Pereira Oliveira

Directora Archivo Histórico Provincia l de Lugo

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE ILLES BALEARS

D. Ricard Urgell Hernández

Director del Arch ivo del Reino de Mallorca

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LA RIOJA

Dña. Micaela Pérez Sáenz

Directora Archivo Histórico Provincia l de La Rioja

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE MADRID

Dña. María Teresa Díez de los Ríos

Directora del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE MURCIA

D. Javier Castillo Fern ández

Director del Archivo Hist órico Provincia l de Murcia

COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA

D. Félix Segura Urra

Director Archivo Rea l General de Navarra

COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO

D. José Anton io Sa inz Varela

Director del Arch ivo Histórico Provincial de Á lava

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE VALENCIA

Dª. Noem í Galán Serrano

Jefa del Servicio de Arch ivos

Excusan su as istencia:

Dª. Alejandra Gil Gandarillas, Consejera Técn ica del Área de Coordinación de Archivos y Gest ión Document al del M inisterio de Interior;

D. Luis Casado de Otaola, Jefe de Área de Document ación Admin istrativa del Minist erio

de Empleo y Seguridad Social;

Dª. Rosa Martín Rey, Jefa de Área de Archivo Centra l del M inisterio de Hacienda y

Admin istraciones Públicas;

D!! Esperanza Díaz García

Directora Archivo Histórico Provincial de Cáceres.

En Madrid, a las 11 horas del día 21 de abril de 2016, en la Antesa la de la Sala de Prensa

de la Secretaría de Estado de Cultura, se reúnen representantes de las distintas

Comunidades Autónomas y de la Subdirección General de Archivos Estatales del

Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

Siendo el orden del día el siguiente:

1. Apertura de la sesión y presentació n de los asistentes

2. Aprobación del act a de la reunión anterior

3. Inform es de los Grupos de Trabajo creados en el seno de la Comisión Técnica

Grupo de Trabajo de Regist ros y Notariado. Normativa y Transferencia

Grupo de Trabajo de Valoración y eliminación de documentos de titularidad

est atal

Grupo de Trabajo de Transferencias a los Archivos Histórico Provinci ales

Grupo de Trabajo de Acceso a la documentación de titularidad estat al

Grupo de Trabajo de Catastro

Grupo de Trabajo de Infraestructuras y Sistemas de Seguridad

4. Plan de trabajo para los próximos meses

5. Repaso de las decisiones

6. Ruegos y preguntas

Punto 1. Apertura de la sesión por el Secretario de l Consejo de Cooperación Archivística

Se abre la sesión a las 11 y qu ince minutos y toma la palabra D. Severi ano Hernández

Vicente que agradece la asistencia de los representant es enviados por las CCAA y seña la

el rep arto de competencias entre la Administ ración central y autonómica en re lación a los

Archivos Históricos Provinciales (en adelante AHPs) y en la responsabilidad compart ida de

los mismos ya que, por ejemplo, debe existir la aplicación de una normativa común en

materi a de acceso y también procedimientos unificados de valoración y eliminación para

la documentación de titulari dad est at al custodiada en los citados Archivos.

Señala asimismo la problemática de la documentación judicial que est á ingresando en los

AHPs y la im portancia de la Sentencia del Tribun al Supremo de 2006 que establece que la

documentación generada por los tribunales de justi cia es documentación de titularidad

estatal, t ema muy complejo en el que hay que buscar soluciones con el Minist erio de

Justici a. También informa que en breve será presentado PARES 2.0 como herramienta

que va a permitir la interoperabilidad y el multil ingüismo (lenguas cooficiales del

t erritorio, además de inglés y francés) mediante tesauros multilingües.

Incide en que es necesario que se normalicen los procedimientos de transferenci as y que

sea posible conocer el volumen de las mismas para poder planificar las infraestructuras

pertinentes. Por último, plantea que, dada la complejidad de las cuestion es de acceso y

que afect a t anto a los AHPs como a cualquier otra tipo logía de archivo, convendría que se

conformara un grupo de t rabajo o comisión transversa l en mat eri a de acceso que no se

delimitara exclusivamente a los AHPs.

Punto 2: Aprobación del acta de la reunión anterior.

Queda aprobada por unanim idad el act a de la reunión anterior, incorporando a la misma

los cambios so licitados por D. Luis Casado de Otaola, representante del Ministerio de

Empleo y Seguridad Social, por D. Félix Segura Urra, representante de la Comunidad Foral

de Navarra, y por D. José Ant onio Sa inz Varela, representante de la Comunidad Autónoma

del País Vasco.

El Subdirector General de los Archivos Estatales abandona la reunión y antes cede la

palabra a D. José Antonio Sainz Valera que se incorpora a la misma corno Presid ente de la

Comisión de AHPs, según el acuerdo adoptado en la reunión de 20 de octubre de 2015

por el que la Presidencia de la Comisión Técnica recaía en el representante de la

Comunidad Autónoma del País Vasco, por ser la Comunidad Autónoma con mayor

antigüedad desde la aprobación de su Estatuto de Autonomía.

Se lleva a cabo la presentación de los asistentes.

Punto 3: Informes de los Grupos de Trabajo creados en el seno de la Comisión

Técnica

Se pasa a la presentación de los informes de los distintos Grupos de Trabajo por parte

de los coordinadores de los mismos.

Grupo de Trabajo de Registros y Notariado. Normativa y Transferencia

Toma la palabra Dñ a. M aría Teresa Díez, coordinadora del Grupo de Trabajo. Hast a el

momento dicho Grupo no ha t enido actividad, pero se va a establecer el contacto

entre los miembros, así corno una próxima reunión presencial en octubre.

D. Luis Miguel Rodríguez Alfageme pregunta por la prob lemática de la documentac ión

de los Corredores de Comercio (libros de operaciones y póli zas de comercio y los

Registros de los Corredores de Comercio) y sobre qué régimen se debe aplicar a dichos

fond os, si el de los Registros Notariales, régimen que les corresponde desde el año

2001. So licita que dicho tema se trate en el Grupo de Trabajo. También se plantea por

iniciativa de Dña. Blanca Desantes la neces idad de delimitar en el seno del Grupo de

Trabajo la competencia de los Notarios para expedir certificados de los protocolos

centenarios.

Grupo de Trabajo de Valoración y eliminación de documentos de titularidad

estat al

Toma la pa labra Dña. Beatriz Franco, coordinadora del Grupo de Trabajo. A través de la

Sede Colaborativa se ha presentado un informe de este Grupo, que se incluye como

Anexo 1 a este Acta. Este Grupo de Trabajo se reunió de manera presencial el pasado

19 de enero, reunión en la que se acordó la metodología de trabajo a seguir por dicho

Grupo, así como los t rabajos que se iban a llevar a cabo. Por parte de los miembros del

Grupo se recopilaron listados con las series comunes de titularidad estata l custodiadas

en sus Archivos y se ha trabajo en diversos borradores de peticiones de dictamen para

su elevación al Pleno de la Com isión Superior Ca lificadora de Documentos

Administrativos (CSCDA) para su dictamen.

En la página web de la CSCDA se ha creado un nuevo espacio para dar visibilidad a las

actividades de este Grupo de Trabajo, donde se recoge información sobre el objet ivo,

miembros, metodología y trabajo llevado a cabo.

Dña. Beatriz Franco informa que en la reunión del próximo Pleno del Consejo de

Cooperación Archivística se va a solicitar que dicho Consejo delegue en la Comisión

Técnica el envío de las seri es com unes para su dictamen a la CSCDA. Mientras tanto, se

han arbitrado so luciones para poder elevar peticiones de dictamen al próximo pleno

de la CSCDA, previsto a principios de julio. Además de que cada AHP puede remitir sus

propias peticiones de dictamen de manera individual a la CSCDA, se está en contacto

con el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (MINHAP) para que se

presenten estudios de identificación y valoración que afecte a documentación de las

Delegaciones y Subdelegaciones de Gobierno. En dichos dictámenes se inclui rán

t ambién a los AHPs, publicando el MINHAP las reso luciones que afect en a las

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Delegaciones y Subd elegaciones y el M ECO las reso luciones de dicha document ación

que ya est é custodiada por los AHPs.

La coordinadora se compromete a enviar a la Sede Colaborativa un documento en el

que se recojan todos aquellos dictámenes en que est én incluidos los AHPs1 para

facilitar la efectividad de los mismos.

El representante de la Junta de Casti lla y León, D. Luis Miguel Rodríguez Alfageme

señala la problemática derivada de que un mismo procedimiento puede ser valorado

de manera diferente en una Comunidad Autónoma y otra .

Por otra parte} el Presidente de la Comisión añade que puede ser pertinente

estab lecer vías de colaboración con los responsables o secretarios de las comisiones de

valoración} evaluación o ca lificación de las diferentes Comunidades Autónomas con el

grupo de trabajo que se ha creado y la posibilidad de remitir una carta de invitación a

la colaboración de los mismos} aspecto que se eleva rá al Consejo.

Grupo de Trabajo de Ingresos y Transferencias a los AHPs

Toma la palabra D. Carlos Flo res, coordinador del Grupo de Trabajo. Por parte del

mismo, se ha preparado un a Recopilación de norm as de transf erencia e ingreso de las

Comunidades Autónomas integradas en el Grupo} que se ha subido a la Sede

Colaborativa para que todos los miembros tengan acceso a la misma.

Informa que el Grupo se ha centrado en el análisis de la práctica actual: normas1

costumbres} procedimientos} etc. En particular} se debate en la necesidad de

est ab lecer previament e las previsiones de transferencias de documentación a los AHPs

para que no existan conflictos de volumen a ocupar en los depósitos por parte de la

Administración Central y la Autonómica. Pretenden extender este análisis al resto de

CCAA y, posteriormente, elaborar un documento de Buenas Prácticas.

Se solicita que forme parte de este Grupo una persona designada por la Subdirección

General de los Archivos Estatales. Dña. Blanca Desantes señala que se informará de la

petición al Subdirector Genera l para que nombre a un representante, preferiblemente

del Archivo General de la Administración, para formar parte del Grupo.

Grupo de Trabajo de Acceso a la documentación de titularidad estatal

Toma la palabra D. José Antonio Sainz, coordinador del Grupo de Trabajo. Presenta un

informe de las actuaciones del Grupo que se adjunta como Anexo 11 a la presente acta.

Dña. Blanca Desantes señala la posibilidad de convertir a este Grupo de Trabajo en un

Grupo transversal sobre Acceso dentro del Consejo de Cooperación Archivística, tal y

como ha seña lado el Subdirector General de los Archivos Estatales en las palabras de

inicio a la reunión.

Tras discutir sobre la conveniencia o no de seguir con este Grupo de Trabajo en el seno

de la Comisión Técnica tras la creación de uno transversal, se llega como acuerdo que,

desde la Subdirección Genera l de los Archivos Estatales en la próxima reunión plenaria

del Consejo de Cooperación Archivística se va a proponer la creación de este grupo

transversal sobre acceso y el Grupo de Trabajo de Acceso dentro de la Comisión

Técnica de los AHPs, seguirá trabajando y posteriormente se abordará la m anera de

articular el mismo con el que se cree en el seno del Consejo de Cooperación.

Grupo de Trabajo de Catastro

Toma la palabra D. Carlos Flores, por delegación de la coordinadora del Grupo de

Trabajo, que ha excusado su presencia, Dña. Esperanza Díaz García. Est e Grupo de

Trabajo se reunió de manera presencial el pasado 16 de marzo en la Secretaría de

Estado de Cultura. El acta de dicha reunión se incorpora a la presente acta como Anexo

111. Se ha preparado por el Grupo un cuestionario para enviar a todos los AHPs para

recopi lar información sobre la situación de los fondos de Catastro en cada uno de los

archivos.

Dña. Blanca Desantes informa que se ha subido a la Sede Colaborativa un Excel con

información de contacto de todos los AHPs, tras la solicitud de la coordinadora del

Grupo de Trabajo para proceder al envío de dichos cuestionarios. Dicha información se

ha recogido del Censo Guía de Archivos a través del CIDA (Centro de Información

Documental de Archivos) . Cua lquier modificación que se precise hacer en el mismo, se

puede hacer por cada uno de los miembros y guardar el documento en suces ivas

versiones. Asimismo, aprovecha la reunión para recordar la importancia de mantener

actualizados los datos que hay en el Censo de Archivos por parte de las CCAA ya que es

una plataforma ampliamente consultada y qu e ofrece visibilidad a la información de

los Centros de Archivo de todo el t erritorio nacional.

D. Carlos Flores señala qu e en la reunión se tomaron como acuerdos, asimismo:

que la Comunidad Autónoma de Andalucía y la Comunidad Autónoma de

Murcia procediesen a la búsqueda de información y normativa sobre el Acceso

a los fondos de la Gerencia del Catastro para poder ser analizada y estudiada

por el Grupo de Trabajo

la necesidad de elaborar un Protocolo de actuación y relación de los Archivos

Históricos Provinciales y las Gerencias del Cat astro en materia de

transferencias, conservación, digitalización y apoyo t écnico. Por lo que la

Comunidad Autónoma de Canarias procederá a la búsqueda de información

sobre procedimientos nacionales e internacion ales entre los órganos

productores y receptores de documentos.

que la Comunidad Autónoma del Principado de Asturias proceda a la búsqueda

de información y normativa sobre los procedimientos de valoración con las

Gerencias del Catastro para poder ser analizada y estudiada por el Grupo de

Trabajo.

Grupo de Trabajo de Infraestructuras y Sistemas de Seguridad

Toma la palabra Dña. Dolores Pereira, coordinadora del Grupo de Trabajo. Desde est e

Grupo se está realizando una recopilación normativa sobre la materia y est á

trabajando en la elaboración de un cuestionario de toma de datos sobre

infraestructura y seguridad. Se ha enviado al Grupo un modelo que est á actualmente

en discusión.

Punto 4: Plan de trabajo para los próximos meses

Los diferentes Grupos de Trabajo se irán reuniendo según los acuerdos adoptados en

el seno de cada uno de ellos. Dña. Blanca Desantes recuerd a que la Secretaría de

Estado de Cultura ofrece la sede de la misma para cualquier reunión de los Grupos que

se quiera celebrar.

Punto 5: Acuerdos Adoptados

Acuerdo 01/2016: Nombrar un representante de la Subdirección General de los

Archivos Estata les para su incorporación en el Grupo de Trabajo de Transferencias.

Acuerdo 02/2016: Eleva r al Consejo de Cooperación Archivística la posible delegación

en la Com isión Técnica de AHPs la potestad de enviar las peticiones de dict amen de

series comunes de los AHPs ya va loradas para su dictamen en el seno de la Comisión

Superior Ca lificadora de Documentos Administrativos con el fin de agilizar y simplificar

e l proced imiento.

Acuerdo 03/2016: Elevar al Consejo la posibilidad de arbitrar mecanismos de

comunicación entre los responsables o secretarios de las comisiones de valoración,

evaluación o ca lificación de las diferentes CCAA para establecer sinergias y cauces de

colaboración con el Grupo de Trabajo de Valoración y eliminación de documentos de

titularidad estatal.

Acuerdo 04/2016: Elevar al Consejo la propuesta de creación de un grupo transversa l

sobre acceso. El Grupo de Trabajo de Acceso dentro de la Comisión Técnica de los

AHPs, segui rá trabajando y posteriormente se abordará la manera de articular el

mismo con el que se cree en e l seno del Consejo de Cooperación.

Acu erdo 05/2016: Rea lizar la próxima reunión de la Comisión Técnica en Vitoria­

Gasteiz en t orno al día 20 de octubre de 2016.

Sin más asuntos por trat ar, se levanta la sesión a las 13:45 h.

LA SECRETARIA,

Blanca Desantes Fernández

ntonio Sainz Vare la