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Formación de Equipos Directivos “LA PERSONA EN LAS ORGANIZACIONES” 23 de febrero de 2006
Reuniones
Alfonso C. Davalillo Aurrekoetxea Director de Profesorado de la UPV/EHU Colaborador Cátedra de Calidad de la UPV/EHU
Las Reuniones en los Centros
HORARIO ACTIVIDAD METODOLOGÍA OBJETIVO
Reuniones en los Centros:09:00 Entender el sentido
a.- Factores Reuniones Eficaces a.- Trabajo en grupo del instrumentob.- Tipos de Reuniones b.- Puesta en Común "reunión" dentro delc.- Metodología de las Reuniones c.- Presentación Teórica trabajo del equipo
11:00 directivo de un centroDESCANSO
EL TIEMPO
Las Reuniones en los Centros
Un factor muy importante:
Hora de comienzo. Hora de finalización. Duración prevista
de la reunión. 1 1/2 horas
Las Reuniones en los Centros
¿Cómo abordamos los usos y costumbres respecto a la puntualidad y su impacto en las reuniones?
Matriz de Evaluación de nuestras reuniones
TRABAJO EN GRUPO
Reuniones en las que tomamos
parte
Para qué las reuniones
Rol que cumplen las reuniones
Evaluación del funcionamiento de las reuniones
¿CÓMO MEJORAR TODOS ESTOS
ASPECTOS?
LLUVIA DE IDEAS DIAGRAMA DE AFINIDAD
Las Reuniones en los Centros
Tipos de reuniones:
De Trabajo. De Gestión.
Equipo de Dirección Equipos de Mejora Grupos de Trabajo
Claustro
Acogidas Presentaciones Informativas
Decidir los propósitos de la reunión.
Desarrollar el plan de la reunión : Quién, Qué, Dónde, Cuándo.
Preparar y distribuir el orden del día con antelación.
Arreglar el área de la reunión.
Las Reuniones en los Centros Factores para las reuniones eficientes:
Comenzar puntualmente. Presentación de los miembros. Responsable para llevar cuenta
del tiempo. Responsable que registre lo
tratado.
Metodología de las reuniones - 1
Primera Reunión :
Metodología de las reuniones - 2
Inicio de la Reunión :
Revisar, ordenar, cambiar el orden del día (si procede).
Establecer límites de tiempo para cada punto.
Revisar los compromisos de la reunión anterior.
Metodología de las reuniones - 3
Durante la Reunión :
Respetar la palabra. Ser breve e ir al grano. Explicar el punto de vista calmadamente. Mantener una mentalidad abierta. Escuchar sin parcialización. Comprender lo que se dice sin interpretarlo.
Evitar conversaciones laterales. Respetar las opiniones de los demás. Pasarlo bien.
Metodología de las reuniones - 4
Final de la Reunión :
Resumir la reunión con el equipo. Redactar los acuerdos alcanzados. Explicitar los compromisos
adquiridos: Quién, Qué, Cuándo y Cómo.
Definir el siguiente Orden del Día.
Metodología de las reuniones - 5
Y nunca nos podemos olvidar de….
Evaluar la reunión. Establecer fecha y hora para la
siguiente reunión. Terminar a tiempo. Limpiar área de reunión.
DESCANSO…
HORARIO ACTIVIDAD METODOLOGÍA OBJETIVO
Estrategias y Herramientas:11:30 Identificar estrategias
a.- Participar en reuniones eficientes a.- Trabajo en Grupo y herramientas parab.- El conductor de ls reuniones b.- Puesta en común mejorar la eficacia c.- Evaluar las reuniones c.- Presentación teórica de las reuniones
13:30COMIDA
Estrategias y Herramientas para la gestión de las reuniones
Enumerar 10 Normas de Funcionamiento aplicables a los miembros que van a trabajar en una reunión
TRABAJO EN GRUPO
Objetivo
Definición del poder decisivo
Participantes
Roles y funciones
LLUVIA DE IDEAS DIAGRAMA DE AFINIDAD
Formularios y Registros
DISEÑAR EL PROCEDIMIENTO PARA UNA REUNIÓN-TIPO DE LAS QUE REALIZAMOS HABITUALMENTE
Técnicas de trabajo y toma de
decisiones
Participar en reuniones eficientes ACONDICIONAMIENTO
REPASO AL ORDEN DEL DÍAArranque
REPASO A LA FICHA DE ASUNTOS PENDIENTES
DesarrolloPLANTEAMIENTO
DE LOS
ASUNTOS
EXPLICACIÓN DE LOS ACUERDOS
ORDEN DEL DÍACierre
RESUMEN DE LA REUNIÓN
Duración dela reunión en
tiempo(<11/2 horas
Procedimiento de Planificación de una Reunión
SALA :
REUNIÓN DE :
FECHA: De: horas, A : horas.
PERSONAS REUNIDAS ÁREAS DE FUNCIONALES
NOTA : ¡ GRACIAS POR NO INTERRUMPIR !
Para dejar cualquier nota o aviso a alguna de las personas reunidas, hágalo en el espacio de abajo.
Información de una
Reunión
Asuntos Responsable Plazo Observaciones
Asuntos
Pendientes
Fecha: Hora: Lugar: Duración Real:
Nombre del Equipo:Coordinado por:
Personas ausentes:• • •
Personas Asistentes:• • • • • • •
ASUNTOS TRATADOS :
•
•
•
•
PRINCIPALES ACUERDOS ALCANZADOS:
1.-2.-3.-
ORDEN DEL DÍA DE LA SIGUIENTE REUNIÓN:
1.-2.-3.-
Fecha de la próxima reunión: Lugar: Hora:
Acta de una
Reunión
Fecha: Hora: Lugar: Duración Prevista:
Nombre del Equipo:
PERSONAS CONVOCADAS:• • • • • • • •
OBJETIVO:
ORDEN DEL DÍA:
•
•
•
•
• RUEGOS Y PREGUNTAS
COMPROMISOS ADQUIRIDOS:
1.-2.-3.-4.-
Convocatoria de una
Reunión
Evaluar la Reunión
OBJETIVO: Identificar el objetivo u objetivos que ha tenido la reunión
Nombre del Equipo:
¿CÓMO HA IDO NUESTRA REUNIÓN? 5 4 3 2 1
1.- Estaba claro el objetivo de la reunión
2.- Ha sido útil y constructiva la reunión
3.- Se ha seguido el Orden del Día
4.- Se ha escuchado y tenido en cuenta las ideas detodas las Personas reunidas
5.- Se han traído los deberes hechos
6.- Han quedado claros los acuerdos, responsablesy plazos
7.- Se ha respetado el horario de la reunión
¿QUIERES EXPRESAR ALGÚN OTRO COMENTARIO?
1.-2.-3.-
Fecha: Lugar:
Y nunca nos podemos olvidar de….
¿Qué hemos hecho bien? ¿Qué podemos mejorar?
Dos buenas herramientas para el conductor de una reunión…
La LLUVIA DE IDEAS El MULTIVOTO
El CONDUCTOR de una reunión
Comenzar y terminar puntualmente. No permitir conversaciones laterales. No perder el objetivo de la reunión. Ser flexible. Usar la triple H.
Aspectos que debe tener en cuenta:
HUMANIDAD HUMILDAD
HUMOR
¿Cómo debemos abordar un proceso de votación cuando hay 4 propuestas diferentes y se trata de escoger la que cuenta con el mayor apoyo y a la vez necesitamos minimizar el número de perdedores en el proceso de toma de decisión?
¿Cómo organizamos un debate cuando hay varias propuestas diferentes y un ambiente crispado o incluso cuando la reunión sirve de puesta en escena de un conflicto existente con carácter previo?
TRABAJO EN GRUPO
Lluvia de Ideas: ¿Para qué usarla?
Para definir las posibles Causas que originan un problema.
Parar identificar acciones a realizar. Para identificar, definir y decidir
soluciones. Para generar nuevas expectativas. Para salir de situaciones
estancadas.
Lluvia de Ideas: ¿Qué es?
TÉCNICA QUE GENERA IDEAS. SE BUSCA CANTIDAD ….. NO
CALIDAD. Estimula la CREATIVIDAD. NO SE EVALUAN LAS IDEAS. TIPOS: - LIBRE ROTACIÓN. - POR TURNO. - POR PAPEL (Post-it))
Lluvia de Ideas: FASES
FASE DE GENERACIÓN DE IDEAS donde lo importante es conseguir un elevado nº de ideas sin valorarlas
FASE DE ACLARACIÓN donde el equipo se asegura de que todos entienden el contenido de las ideas
FASE DE EVALUACIÓN el equipo revisa las ideas, elimina duplicidades, irrelevancias o ideas fuera de contexto.
ESTABLECER CLARAMENTE EL PROPÓSITO. ESTABLECER EL TURNO O SECUENCIA. PRESENTAR UNA IDEA A LA VEZ. NO EVALUAR NI CRITICAR IDEAS EMITIDAS. DECIR “PASO” SI NO SE PUEDE
CONTRIBUIR. REGISTRAR (EN UN LUGAR VISIBLE) TODAS
LAS IDEAS.
Lluvia de Ideas: ¿Cómo se hace?
COMIDA…
HORARIO ACTIVIDAD METODOLOGÍA OBJETIVO
Habilidades de Comunicación:15:00 Identificar los
a.- Afrontar situaciones a.- Trabajo en grupo aspectos más b.- Escucha activa b.- Puesta en común destacados de la
c.- Presentación teórica comunicación interna17:00 en un centro
HABILIDADES DE COMUNICACIÓN
3 Características de una buena comunicación.
TRABAJO EN GRUPO
TRES PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN
LLUVIA DE IDEAS DIAGRAMA DE AFINIDAD
RESPONDER AL CUESTIONARIO
CONCLUSIONES
ESTRUCTURA DE LA COMUNICACIÓN
EMISOR RECEPTOR CODIFICACIÓN
NECESIDAD
CANAL DECODIFICACIÓN
ROLE TAKING
MENSAJE
FEED BACK
¿CÓMO comunico?
¿TENGO EN CUENTA AL RECEPTOR? ¿TENGO EN CUENTA EL MENSAJE?
LO HAGO..... ¡¡ COMO SIEMPRE !! ¡qué tontería!
¡¡ NO !!
Si somos EMISORES nos debemos preguntar
• El mayor reto de cualquier Dirección, de cualquier organización, es que todas (o la mayoría) de sus personas estén implicadas en la labor que deben desempeñar y asuman sus responsabilidades.
• Dicho de otra manera, que las cosas funcionen BIEN sin tener que estar controlando.
PERO....Desde el punto de vista de la implantación de la comunicación ¿qué solemos utilizar?
–LA IMPOSICIÓN, el AUTORITARISMO, el CONTROL... –Que nos lleva a:
•Descubrir lo mal que se hacen las cosas... •Las voluntades retorcidas de ciertas personas... •La sensación de engaño constante..... •El miedo, la intimidación, el resentimiento, la desconfianza...
Como Dirección ¿QUÉ DESEAMOS?
• La comunicación exige: “ HABLAR MENOS DE LAS PERSONAS Y
HABLAR MAS CON ELLAS, PARA ENCONTRAR VÍAS DE SOLUCIÓN A LOS PROBLEMAS ACTUALES.
• Esto exige estar constantemente alerta para efectuar cambios en las soluciones que pudieron ser buenas ayer.
• Dicho de otra manera hay que plantar cara a “esto siempre se ha hecho así”.
Una Primera idea
• La planificación de la comunicación implica una relación con los demás (como en la mayoría de las actividades) y requiere valorar dos aspectos...
• COEFICIENTE INTELECTUAL
(Saber – Razón - Cabeza)
• INTELIGENCIA EMOCIONAL
(Sentir – Afecto - Corazón)
Una Segunda idea
Una Tercera idea
• La comunicación implica a LA PERSONA en TODA su integridad.
• Las palabras SOLAS no transmiten un mensaje, hay aspectos que “suenan” más fuerte...
Componentes de la comunicación:
•PALABRA 7 %
•EXPRESIÓN FACIAL 23 %
•TONO DE LA VOZ 20 %
•LENGUAJE CORPORAL 50 %
Esta competencia tiene dos dimensiones:
• LA CONCIENCIA SOCIAL (Empatía, Conciencia de la organización, Servicio)
• LA GESTIÓN DE LAS RELACIONES (Liderazgo inspirado, Influencia, Desarrollo de los demás, Catalizar el cambio, Gestionar los conflictos, Establecer vínculos, Trabajo en Equipo)
La relación “con los demás” es una competencia
de nuestra inteligencia emocional
• EMPATÍA: somos capaces de experimentar las emociones de los demás
• CONCIENCIA DE LA ORGANIZACIÓN: conocemos la política de la organización, detectamos las relaciones de poder
• SERVICIO: reconocemos y satisfacemos las necesidades de nuestros clientes/usuarios
La CONCIENCIA SOCIAL
• INSPIRACIÓN: somos capaces movilizar en torno a un objetivo compartido
• DESARROLLO DE LOS DEMÁS: sabemos dar el feedback oportuno y constructivo
• INFLUENCIA: somos comprometidos y persuasivos en la dirección de un grupo
• CATALIZADORES DEL CAMBIO: reconocemos la necesidad de cambiar y encontramos la solución a las barreras que dificultan el cambio
La GESTIÓN DE LAS RELACIONES
• TRABAJO EN EQUIPO: generamos atmósfera de colaboración amistosa y de respeto, estableciendo y consolidando relaciones .
• Sacamos partido de todas las situaciones. • Comprendemos los diferentes puntos de
vista.
• Articulamos la idea que todos pueden suscribir.
• Reconocemos los sentimientos e ideales de todos,
• Encauzamos la energía en la dirección del ideal compartido.
La GESTIÓN DE LOS CONFLICTOS
... y sin PREJUICIOS
Con los mejores aliados..
La PACIENCIA
La ILUSIÓN
El CORAJE
“En nosotros crece lo que alimentamos en nuestro interior” (Goethe)
“Siembra un pensamiento positivo y cosecharás acciones positivas” (Proverbio sueco)
Y ¿cómo hacemos esto?
La última idea La comunicación no es un problema de técnicas
(CÓMO) , ni de contenidos (QUÉ) , sino de intenciones (PARA QUÉ y PARA QUIÉN)
• para qué • para quién
• qué • cómo
Para comunicar DEBEMOS poner el
énfasis en...