Inaugurado novo Centro de Guarda de Documentos • Ticket e Micelli: as novas conquistas

Soluções de gestão documental vão ao encontro das

necessidades das empresas

SPED e a gestão de conteúdo

no 4 . ano 2 . set 2009R E V I S T A

SPED

Decisões estratégicas

O ano de 2009 tem sido um marco importante para a

ServiceBank, que vem conseguindo transformar em conquistas

grande parte das metas traçadas para esse período. No final de

julho, concluímos mais um projeto estratégico: a inauguração

do Centro de Guarda de Documentos (CGD), que entrou em

funcionamento já com a integração de parte das atividades ope-

racionais que antes eram realizadas na filial São Paulo. Com isso,

passamos a oferecer em um único local uma solução integrada,

com operações de gestão de documentos e guarda física.

Outro segmento que deverá trazer novas possibilidades

para a ServiceBank nos próximos meses é a implementação do

projeto SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, tema da

entrevista desta edição. As empresas necessitarão cada vez mais

de provedores qualificados e confiáveis para soluções na área

de gestão documental. A grande experiência e reputação da

ServiceBank no atendimento a algumas das principais empresas

brasileiras nos permite atuar nesse mercado com uma plataforma

de serviços que atende com excelência a essa demanda.

No final do semestre, participamos de um importante evento

realizado pelo Grupo Santander, cujo objetivo foi disseminar o

conceito de sustentabilidade. Em torno desta iniciativa, nossos

serviços de gestão de imagens têm contribuído para a redução

no consumo de papel por nossos clientes.

Por fim, como parte das boas práticas de governança corpora-

tiva, a ServiceBank iniciou em julho uma auditoria externa, que

confirmará a consistência de nossos processos e reforçará ainda

mais os princípios pelos quais somos reconhecidos no mercado,

como a ética, a transparência e a credibilidade.

Asdrúbal Laia Franco

Diretor Superintendente

Publicação da ServiceBank Serviços Tecnológicos Av. Aratãs, 400 São Paulo SP (11) 3627-8100 www.servicebank.com.br

produção e coordenação 113dc Design+Comunicação (11) 3384 2140 www.113dc.com

jornalista responsável Madalena Almeida (Mtb 20572) imagens 113dc / Acervo ServiceBank tiragem 1650 exemplares

E X P E DI E N T E

Ed I To R IAl

Ampliando sua participação em seg-

mentos não financeiros, a ServiceBank

fechou contrato com a Ticket, uma

das maiores empresas de refeição e

alimentação-convênio do Brasil, per-

tecente ao Grupo Accor. A ServiceBank

será responsável pela contagem física

e processamento dos tíquetes-alimen-

tação (leitura magnética) utilizados

em estabelecimentos credenciados

nas cidades de Porto Alegre, Salvador,

Recife e Belo Horizonte.

A operação deve gerar um proces-

samento mensal estimado em dez

milhões de cupons. Para escolha da

ServiceBank, a Ticket levou em conta

a estrutura e cobertura geográfica da

empresa, além da especialização no

processamento de imagens e tradição

em oferecer serviços de alta qualidade.

Outro contrato estratégico foi

fechado com a Micelli, que fornece

produtos voltados à saúde ocupacio-

nal, segurança

do trabalho,

gerenciamento

de ambulatórios,

medicina preven-

tiva, check-up

médico etc.

Os serviços

oferecidos para a

Micelli contem-

plam a digitação

e digitalização de

laudos de exames

admissionais,

demissionais e de

afastamento da

empresa em todo

o Brasil, além dos serviços de armazena-

mento de documentos.

“A conquista desse cliente é muito

importante para nós porque envolve

uma solução integrada de serviços,

desde o processamento até a guarda

física, colocando-nos em evidência em

um segmento de grandes possibilida-

des de crescimento”, comentou Waldir

Barrella, superintendente de gestão

eletrônica e guarda física de documen-

tos da ServiceBank.

Contratos marcam a entrada da ServiceBank em novos mercados

clIEn T E S

ServiceBank participa de evento do Grupo Santander

Ticket e Micelli: novas conquistas

Nos dias 18 e 19 de junho, a

ServiceBank participou do seminário

“Sustentabilidade na Prática – Caminhos

e Desafios”, realizado pelo Grupo

Santander, em São Paulo. A empresa este-

ve representada pelo diretor de relações

institucionais, Mário Camata.

Dirigido para clientes empresariais e

fornecedores, o evento teve como obje-

tivo disseminar entre os participantes a

experiência acumulada pela instituição

nessa área desde 2001, inspirando seus

parceiros a praticar a sustentabilidade.

O seminário contou com palestras

sobre meio ambiente, inserção da

sustentabilidade no negócio, o papel dos

fornecedores e aspectos de governança

corporativa.

SPED: a importância da gestão de conteúdo

E SpEcIAl

ServiceBank oferece soluções de gestão documental que vão ao encontro das necessidades das empresas

Por meio do decreto no 6.022/2007,

o Governo Federal criou o Sistema

Público de Escrituração Digital (SPED),

que prevê que todos os livros e

documentos contábeis e fiscais das

empresas sejam emitidos de forma

eletrônica. Entretanto, a implemen-

tação do sistema pelas empresas é

apenas o início de um projeto que

deve ser analisado sob uma ótica mais

abrangente. A necessidade da gestão

documental é uma realidade nesse

processo, que pode criar inúmeras

possibilidades para a ServiceBank,

que possui uma plataforma de solu-

ções que atende a estas demandas. O

consultor Fábio Melo explica por que

a gestão de conteúdo é uma etapa

crítica deste processo.

ServiceBank: O que é o SPED?

Fábio Melo: O Sistema Público de

Escrituração Digital foi desenvolvido

pelo Governo Federal com o objetivo

de unificar em todo o país as ativida-

des de recepção, validação, armaze-

namento e autenticação de livros e

documentos fiscais e contábeis de

empresas, que deixam de ser feitas

em papel para serem realizadas por

meio digital.

O projeto é composto por três módu-

los: EFD (Escrituração Fiscal Digital),

ECD (Escrituração Contábil Digital) e

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Atual-

mente já existe obrigatoriedade para

as três modalidades.

Quais empresas estão contempladas

nesse projeto?

O Governo Federal determinou que

todas as empresas com faturamento

anual acima de R$ 3 milhões e que re-

colhem impostos pelo lucro real terão

de digitalizar os livros fiscais e enviar

seus registros à Receita Federal por

meio de arquivos eletrônicos.

Como você avalia a entrada do SPED

para as pequenas e micro empresas?

Além de obrigatoriedade específica,

as pequenas e médias empresas serão

contempladas pelo SPED pelo efeito

“cascata”, ou seja, as grandes e médias

companhias que estão migrando ao

sistema também começarão a exigir

de seus fornecedores essa mesma

adaptação.

O fato é que o SPED traz vantagens

reais para as empresas, como a redu-

ção da impressão de papel. Além disso,

simplifica os processos, uma vez que

todas as informações estarão integra-

das em uma única base. Por outro lado,

o projeto terá um impacto muito gran-

de sobre as PMEs, pois a adaptação ao

sistema exige investimentos conside-

ráveis, principalmente na aquisição de

softwares, servidores e melhorias na

infraestrutura de TI.

Se analisarmos a realidade das PMEs,

sabemos que a maior parte não tem

condições de adquirir as ferramentas

necessárias para implementar o SPED.

Mas, sob esse aspecto, podemos dizer

que o mercado já está evoluindo

e criando novas oportunidades de

negócios para diversas companhias,

ou seja, já existem disponíveis algumas

soluções que podem ajudar as empre-

sas nesse processo.

Na sua opinião, o SPED é uma questão

somente de ordem tributária e contá-

bil ou também de gestão documental?

Se analisarmos esse projeto sob uma

outra ótica, verificaremos que é uma

questão de gestão de conteúdo. Por

exemplo, estamos falando de um

processo que nasceu eletrônico. Todo

o gerenciamento desse processo é

efetuado em um portal, que tam-

SPED é gestão de conteúdo: trata-se de um processo que nasceu eletrônico

bém é responsável pelo controle dos

documentos armazenados eletronica-

mente para consultas ou por razões de

decadência fiscal.

Há também a questão da guarda das

notas fiscais emitidas em papel no

passado, que precisam ser atreladas

ao processo atual, necessitando de

digitalização e armazenagem, e outros

documentos que terão de ser transfor-

mados em arquivos eletrônicos.

Hoje, as empresas estão preocupadas

em atender à legislação e acabam

não olhando o SPED sob essa ótica.

Entretanto, a maior complexidade será

manter essa operação funcionando,

pois a implementação é apenas um

primeiro passo. A gestão do conteúdo

é que vai exigir muito mais das corpo-

rações e, ao mesmo, criar oportunida-

des de negócios para empresas como

a ServiceBank, que já oferece diversos

serviços que podem auxiliar as corpo-

rações nesse processo.

Um diferencial da ServiceBank é que

se trata de uma empresa que já atende

com alto nível de serviços o mercado

financeiro, apresentando expertise no

gerenciamento de documentos de va-

lor, o que envolve processos com alta

criticidade. Se pensarmos que com

o SPED as empresas terão seus dados

trafegando em uma estrutura que tam-

bém exige alta confiabilidade e segu-

rança, a ServiceBank está totalmente

inserida no meio digital e pode suprir

essa demanda. Ao mesmo tempo, ofe-

rece ainda a guarda física de documen-

tos, ou seja, possui uma plataforma

de soluções que vai ao encontro das

necessidades de muitas empresas no

que ser refere à gestão documental

que o SPED exige. Portanto, acredito

que provedores como a ServiceBank

poderão agregar inteligência a esse

processo, desenvolvendo e oferecendo

soluções que serão essenciais para a

manutenção do sistema.

A ServiceBank pode suprir a demanda de alta

confiabilidade e segurança

Fábio Melo, gerente de Operações na Alldora Tecnologia e Consultoria, tem mais de 13 anos de experiência em processos em várias áreas de TI e Negócios, tendo participado de diversos projetos para grandes empresas. fabio.melo@ alldora.com.br

A ServiceBank inaugurou oficial-

mente, no final de julho, o Centro de

Guarda de Documentos (CGD), a prin-

cipal estrutura de um novo serviço que

atende corporações de todos os portes

e de diversos segmentos.

Localizado na capital paulista, o CGD

foi desenhado segundo as normas da

PMI (Project Management Institute),

voltadas ao gerenciamento de proje-

tos, cujo objetivo é garantir a máxima

eficiência no serviço. “Além disso,

ainda na parte de projeto, o CGD foi

totalmente dimensionado de modo a

assegurar a mais alta capacidade de ar-

mazenagem de documentos”, destaca

Cláudio Gomes, gerente de projeto.

O novo produto envolve não somen-

te a guarda física de documentos, mas

uma série de outros serviços agregados.

A alta tecnologia empregada no local

possibilitou a integração no CGD de

parte das operações de processamento,

digitalização, indexação, formalização,

armazenagem de imagens, controle

de qualidade e outras, que antes eram

realizadas na filial de São Paulo.

Dessa forma, a ServiceBank passa a

oferecer aos clientes em um único local

uma solução integrada com operações

de gestão de documentos e guarda

física, o que traz maior agilidade nas

consultas e mais eficiência operacional.

“No CGD temos um espaço exclusi-

vo para realização dessas operações,

que segue o mesmo conceito usado

Soluções integradas com o CGDAlta tecnologia utilizada no CGD traz diferenciais ao mercado e permite serviços integrados

InFR AE S T Ru T uR A

na armazenagem de documentos.

Assim, todas as etapas das atividades

de produção também são gerencia-

das pelo software WMS (Warehouse

Management System), que já foi

totalmente parametrizado e testado, o

que permite o controle efetivo de todo

acervo de documentos e vantagens

importantes para o cliente, como,

por exemplo, maior rastreabilidade,

verificação do status da operação pela

internet, maior segurança no processo

e garantia de qualidade do serviço”,

explica Waldir Barrella, superintenden-

te de gestão eletrônica e guarda física

de documentos.

O local também conta com salas

exclusivas para que os clientes possam

realizar consultas aos documentos,

controlados por tecnologia wireless

através do sistema WMS. Segundo

Barrella, outra preocupação da

ServiceBank foi manter no local dois

meios diferentes de transmissão de da-

dos, a fim de garantir a disponibilidade

permanente das informações.

O novo CGD acaba de ser inaugura-

do e já está movimentado. “Já temos

clientes que estão usufruindo desse

novo serviço da ServiceBank. É um

produto que nasceu com grandes dife-

renciais e trará importantes vantagens

para as empresas”, complementa Pablo

Cruz, diretor comercial e de marketing.

Novo Centro de Guarda de Documentos: serviço com tecnologia de ponta

Parceria com a FEA-USP garantirá maior intercâmbio de ideias e de conhecimentos

R H n oSSA g En T E

Luiz Carlos Alves

Alexsandro da Silva

Luiz Carlos está prestes a completar 13 anos de trabalho na ServiceBank. Exerceu diferentes funções antes de se tornar super-visor de processamento, cargo que ocupa há seis anos. Atualmente, sua responsabilidade é garantir que todos os processos sejam realizados sem qualquer inconsistência. Gosta de ler jornais e assistir televisão, e seu maior objetivo é ajudar na formação de seus dois filhos.

Com o apelido de “Marcelinho”, Alexsandro tra-balha há 12 anos na ServiceBank. Começou na pós-marcação (uma ope-ração existente na época) e passou por processamento de documentos até ser promovido para assistente operacional. O colaborador acredita que a maior mudança da empresa ao longo dos anos foi a modernização tecnológica das operações. O que ele mais gosta na ServiceBank é do am-biente de trabalho, e seu passatempo preferido é jogar futebol.

Luziane Monteiro

Luziane Correa Monteiro é funcio-nária da filial RJ da ServiceBank há 11 anos e meio. Ela começou na empresa como digitadora, atuou na preparação e processamento de documentos e hoje é responsável pela retirada e envio de documentos solicitados pelo cliente, organização dos arquivos, montagens de plani-lhas etc. No tempo livre, seu hobby é caminhar na praia. Seu objetivo é se dedicar ao máximo ao trabalho para aprender cada vez mais, a fim de buscar novas oportunidades de crescimento profissional na empresa.

Neste espaço apresentamos e home-

nageamos os colaboradores que, ao

longo dos anos, têm contribuído com o

sucesso da empresa.

Talentos e ideias

Manter um ambiente de trabalho es-

timulante e que favoreça a troca de ex-

periências e de ideias entre as equipes

e a geração de conhecimentos é uma

das preocupações da ServiceBank.

Prova disso é a parceria que a empresa

firmou com a Faculdade de Economia

e Administração da USP para con-

tratação de novos talentos nas áreas

administrativa e de gestão.

A FEA-USP possui um programa dife-

renciado de estágios e de colocação

de profissionais, que busca oferecer

aos alunos oportunidades reais de de-

senvolvimento pessoal e profissional.

A parceria com a ServiceBank prevê

a contratação de estagiários, trainees

e efetivos – a empresa já contratou

dois estagiários para as áreas de RH e

Controladoria, além de um engenheiro

para a área financeira.

Como revelou José de Oliveira

Franco, gerente de RH, o convênio com

a FEA-USP é muito positivo para a com-

panhia, garantindo maior diversidade

de conhecimentos no ambiente de

trabalho, criando espaço para aprendi-

zado e intercâmbio contínuo.

A parceria da ServiceBank vai além

da contratação de novos talentos. A

empresa também iniciou um outro

projeto com a FEA Júnior USP, entidade

existente dentro da Universidade,

formada e gerida por estudantes com

supervisão dos professores, que presta

serviços de consultoria para empresas,

empreendedores e organizações. A

FEA Júnior USP está auxiliando na ela-

boração do planejamento estratégico

da ServiceBank para 2010.

Com o objetivo de trabalhar aspectos

relacionados à liderança e relaciona-

mento interpessoal, foi realizado, na

filial Rio de Janeiro, um treinamento

motivacional conduzido pelo gerente de

RH, José de Oliveira Franco.

O evento ocorreu entre 2 e 4 de julho e

foi uma grande oportunidade para ouvir

os colaboradores e identificar pontos que

podem ser melhorados com ações de RH.

O grupo, formado por cerca de 30 pes-

soas, respondeu também a uma pesquisa

de percepção, cujos resultados serão

utilizados pelo setor para o desenvol-

vimento de novos projetos. Além disso,

os colaboradores ainda esclareceram

dúvidas e conheceram melhor os planos

da empresa para os próximos meses.

Segundo o gerente de RH, a intenção

é realizar outros treinamentos na filial

do Rio de Janeiro e também em outras

unidades da empresa.

Treinamento motivacional no Rio

FIlIAIS

Para garantir a satisfação dos clien-

tes com a mais alta performance nos

serviços, a rotina de trabalho de Carlos

Humberto Torres, superintendente da

filial São Paulo, envolve muitos desa-

fios. Além da unidade localizada na

capital paulista, Torres é responsável

pelas operações das filiais instaladas

nas cidades de Campinas, Santos,

Ribeirão Preto, Bauru, São José do Rio

Preto e São José dos Campos.

A estrutura de São Paulo atende 33

clientes: além de empresas do merca-

do financeiro, constam também gran-

des empresas de varejo, escritórios de

advocacia, empresas da área médica,

seguradoras, escritórios de cobrança

e contabilidade. “Todos os nossos

clientes contratam SLAs com níveis de

processamento acima de 99% , índice

que cumprimos com eficácia - temos

alcançado bônus dos clientes por bons

serviços prestados”, destaca Torres.

Esta filial tem uma importância

histórica para empresa: foi na cidade

de São Paulo que a ServiceBank iniciou

suas operações, em 1995, na época

com instalações muito menores e

atendendo a um número restrito de

clientes. Hoje, a unidade conta com

uma área de 1800 m² e possui uma

plataforma integrada de produtos e

serviços, que abrange o gerenciamen-

to eletrônico e custódia de documen-

tos, Business Process Outsourcing

(BPO), guarda física e processamento

de documentos.

Para se ter ideia

da responsabilidade

da superintendên-

cia e da equipe, na

filial são processados

mensalmente mais

de dez milhões de

documentos. E os

serviços de custódia

de cheques envolvem

a guarda física de oito

milhões de cheques.

“A unidade tra-

balha com tecnologia de ponta para

garantir total segurança nos processos.

Possuímos scanners de alta velocidade

e de última geração e classificadoras

de cheques de alta produção, e nossa

operação é também é filmada sem

interrupção”, revela o superintendente.

Torres trouxe para a ServiceBank sua

larga experiência no mercado financei-

ro, adquirida em grandes bancos como

Unibanco e ABN-Real, onde trabalhou

em importantes projetos. Na Service-

Bank, ele também já acumula grandes

conquistas: o superintendente partici-

pou ativamente da implantação de fer-

ramentas para a gestão de resultados e

produtividade, que contribuíram para

manter a filial rentável e eficiente.

Atualmente, o foco da superin-

tendência é atuar na integração das

operações de GED (Gerenciamento

Eletrônico de Documentos) no Centro

de Guarda de Documentos, um novo

serviço que a ServiceBank desenvolveu

para o mercado.

“O CGD nos remeterá à busca das

melhores práticas mercadológicas,

com inovações de pontos de controle,

que ainda não são utilizados pelos

nossos concorrentes e que nos trarão

um diferencial competitivo na conso-

lidação da excelência na prestação de

serviços”, analisa Torres.

Para atender à nova operação, a filial

mantém todas as suas necessidades

pontuadas em “Project Plan”, a fim de

garantir o maior nível de serviços. “De

forma estruturada, estamos admi-

nistrando esse novo produto com

empenho total e muita confiança nos

resultados”, garante.

Carlos Torres: experiência voltada aos novos serviços

Eficiência comprovadaFilial SP está preparada para realizar a integração das operações de GED no Centro de Guarda de Documentos

O foco é nas operações de GED no novo Centro de Guarda de Documentos