Białystok, 2013.11.21

RIO.I.6001-11/13

Pani

Grażyna Jaszczuk

Wójt Gminy Milejczyce

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Milejczyce za 2012 rok i

inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Milejczyce na podstawie art. 1 ust. 1

oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.

U. z 2012 r. poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

stwierdzono szereg nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz

pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy

oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie

rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i

wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości

średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta

Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację

zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia

budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w gminie Milejczyce nie został

powołany zastępca Wójta. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą

ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pani Wójt. Z uwagi na liczbę

mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie

gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.), w gminie Milejczyce może być powołany jeden

zastępca Wójta. Według art. 28g ustawy, w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie

wymienionych – przemijających przeszkód w wykonaniu zadań i kompetencji Wójta (m.in.

spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni), zadania i

kompetencje Wójta przejmuje jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba

wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób

jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w

niej przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta może prowadzić do naruszenia

ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu. Należy

dodatkowo wskazać, że stanowisko zastępcy Wójta przewidziane zostało w § 118 Statutu Gminy

stanowiącym, że „Wójt w drodze zarządzenia powołuje oraz odwołuje swojego zastępcę” – str. 2

protokołu kontroli.

Analiza zagadnień związanych z organizacją i funkcjonowaniem gminnych jednostek

organizacyjnych wykazała nieprawidłowości polegające na tym, że:

a) Urząd Gminy prowadzi obsługę finansowo-księgową Biblioteki Publicznej i Gminnego Ośrodka

Kultury (instytucje kultury), a także Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Stan ten narusza

postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r.

poz. 330, ze zm.). Wymienione jednostki organizacyjne, działające jako odrębne osoby prawne

(instytucje kultury) oraz jako jednostka budżetowa (GOPS), są podmiotami zobowiązanymi do

prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 lit. a) ustawy o

rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w

szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Rachunkowość instytucji kultury

oraz jednostki budżetowej, jako jednostek sektora finansów publicznych, powinien prowadzić

zatrudniony przez kierowników tych jednostek główny księgowy, jak tego wymaga art. 54 ust. 1

ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.).

Prowadzenie przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej GOPS sprzeciwiało się ponadto

postanowieniom Statutu tej jednostki stanowiącym, że obsługę tę prowadzi główny księgowy

zatrudniony w Ośrodku. Statuty instytucji kultury zawierały zaś nieprawidłowe w obowiązującym

stanie prawnym zapisy o zapewnieniu ich obsługi finansowo-księgowej przez referat finansowy

Urzędu Gminy;

b) obsługa finansowo-księgowa Zespołu Szkół w Milejczycach prowadzona jest przez

pracowników Urzędu Gminy. Nie stwierdzono, aby Rada Gminy podjęła uchwałę w sprawie

zorganizowania wspólnej obsługi administracyjnej i finansowej szkół w Urzędzie Gminy. Organ

prowadzący szkołę zapewnia obsługę administracyjną i finansową szkół, w tym w zakresie

wykonywania czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości.

Kompetencje organu prowadzącego dotyczące organizowania wspólnej obsługi szkół przysługują

Radzie Gminy, co wynika z art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o

systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.);

c) kierownik Zespołu Szkół w Milejczycach nie wprowadził zasad (polityki) rachunkowości

obowiązujących w tej jednostce. Należy wskazać, że obowiązek wdrożenia i aktualizacji

dokumentacji opisującej przyjęte w obsługiwanej jednostce zasady rachunkowości należy do

dyrektora szkoły obsługiwanej przez Urząd, co wynika z art. 5 ust. 9 w zw. z ust. 7 pkt 3 ustawy o

systemie oświaty. Z zawartego w tych przepisach odesłania do art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości

wynika, że okoliczność zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek

oświatowych nie oznacza zniesienia obowiązku opracowania przez ich kierowników dokumentacji

opisującej przyjęte w tych jednostkach zasady rachunkowości, o której mowa w art. 10 ustawy o

rachunkowości – str. 3 protokołu kontroli;

d) zarządzeniem Nr 35/2011 zarządziła Pani przeprowadzenie inwentaryzacji w wymienionych

instytucjach kultury oraz GOPS, podczas gdy to na kierownikach tych jednostek spoczywają

obowiązki inwentaryzacyjne nałożone przepisami art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości;

nieprawidłowość tę należy uznać za konsekwencję prowadzenia ksiąg wymienionych jednostek

przez Urząd Gminy,

e) gminne instytucje kultury nie zostały formalnie wyposażone w majątek, przy wykorzystaniu

którego prowadzą działalność. Z kolei nieruchomości, którymi dysponuje Zespół Szkół nie zostały

mu oddane w trwały zarząd. Trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez

jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Ustanawiany jest w drodze decyzji na

podstawie przepisów art. 43 i 45 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o

gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) – str. 89 protokołu

kontroli.

Ponadto w zakresie dotyczącym instytucji kultury stwierdzono, że nie był prowadzony

rejestr instytucji kultury w formie elektronicznej. Od 21 maja 2012 r. obowiązuje rozporządzenie

Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu

prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189) nakładające

obowiązek prowadzenia rejestru instytucji w formie elektronicznej – str. 4 protokołu kontroli.

W wyniku analizy wypełniania obowiązków planistycznych przez instytucje kultury

ustalono, że okazane plany finansowe były sporządzane w szczegółowości niezgodnej z art. 31 w

zw. z art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych oraz art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 25 października

1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406), tj.

przepisów określających zakres danych, jakie winny być wyodrębnione w planie finansowym

samorządowej osoby prawnej. Sporządzone na 2012 r. i 2013 r. plany finansowe nie zawierały w

szczególności informacji w zakresie planowanych należności i zobowiązań na początek i koniec

roku oraz informacji w zakresie stanu środków pieniężnych na początek i na koniec roku.

Dodatkowo plan finansowy GBP na 2012 r. nie wyodrębniał danych w zakresie przychodów z

prowadzonej działalności oraz dotacji z budżetu gminy – str. 18-20 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości GOK i GBP stwierdzono, że informacje o przebiegu

wykonania planów finansowych za pierwsze półrocze 2012 r. nie zawierały wszystkich danych

wymaganych przepisami art. 265 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, a w szczególności stanu

należności i zobowiązań (w tym wymagalnych) – str. 101 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała brak

precyzyjnego określenia w przepisach wewnętrznych jednostki zasad ewidencji rzeczowych

składników aktywów obrotowych. Dotyczyło to w szczególności braku wyodrębnienia rodzajów

materiałów objętych ewidencją ilościowo-wartościową oraz odpisywanych w koszty w momencie

zakupu (obowiązywał zapis o następującej treści: „na koncie 310 nie księguje się materiałów o

niskiej wartości oraz przeznaczonych do bezpośredniego zużycia”). W praktyce olej opałowy

ujmowany był bezpośrednio w koszty, zaś olej napędowy oraz węgiel objęte były ewidencją

ilościowo-wartościową. Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki

zobowiązany jest do dokonania wyboru metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla

poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych – str. 91-92 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzone pod kątem

zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5

lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,

budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów

budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych

mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289), wykazało

następujące nieprawidłowości:

a) nieprawidłowo zaewidencjonowano operację dotyczącą utworzenia lokaty w kwocie 350.000 zł

na otwartym w tym celu rachunku bankowym; stan środków na rachunku lokaty wykazano na

koncie 140 „Środki pieniężne w drodze”, zamiast na koncie utworzonym w ramach konta 133

„Rachunek budżetu”, jak to wynika z załącznik nr 2 do rozporządzenia – str. 11 protokołu kontroli,

b) na koncie syntetycznym 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” wykazano saldo

jednostronne po stronie Ma na kwotę 7.574,36 zł, ustalone jako per saldo należności i zobowiązań

ujętych na tym koncie (faktyczne salda wynosiły: Wn 575 zł, Ma 8.149,36 zł). Podobnie stan konta

syntetycznego 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazano per saldem w kwocie

84.196,49 zł, podczas gdy dane ewidencji analitycznej do tego konta wykazywały należności w

kwocie 87.546,64 zł i nadpłaty w kwocie 3.350,15 zł. Zaniechanie ustalania sald dwustronnych

narusza zasady funkcjonowania kont 201 i 221 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

Ponadto w bilansie wykazano per saldo dane w zakresie rozrachunków do kont 201 i 221, w

wyniku czego pominięte zostały dane o należnościach i zobowiązaniach w łącznej wysokości

3.925,15 zł, co było wynikiem błędnych sald tych kont w księgach rachunkowych – str. 10-11 i 14-

15 protokołu kontroli,

c) na koncie 221 nie ujęto zaległości i nadpłat wynikających ze sprawozdań rocznych Rb-27

sporządzonych przez Urząd Skarbowy w Siemiatyczach (zaległości 2 zł) i Ministerstwo Finansów

(nadpłata w kwocie 111 zł), co skutkowało ich niewykazaniem w rocznym sprawozdaniu Rb-27S.

Stosownie do zasad funkcjonowania konta 221 zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia,

konto to służy m.in. do ewidencjonowania należności z tytułu podatków pobieranych przez

właściwe organy, zaś zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów

sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty) – str.

15 protokołu kontroli,

d) nie naliczono i nie ujęto w księgach rachunkowych na koniec 2012 r. odsetek za zwłokę w

regulowaniu należności gminy w łącznej wysokości 203,52 zł. Stosownie do art. 481 k.c., jeżeli

dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za

czas opóźnienia. Jeżeli stopa odsetek nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Z

kolei w zbadanej próbie dochodów z tytułu użytkowania wieczystego stwierdzono, że z tytułu

nieterminowych wpłat w trakcie 2012 r. nie naliczono odsetek za opóźnienie w łącznej kwocie

łącznie 14,74 zł. Należy wskazać, że odsetki od należności winny być ujmowane w księgach

rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w

wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, jak to wynika z § 8 ust. 5 rozporządzenia.

Zagadnienie to było przedmiotem zalecenia po poprzedniej kontroli kompleksowej. Z odpowiedzi o

sposobie wykonania zaleceń wynikało, że odsetki nalicza się i ujmuje w księgach – str. 15 i 31-32

protokołu kontroli,

e) na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” wykazano saldo należności w kwocie

432 zł, oznaczające wartość zakupionego i niezużytego na koniec roku oleju napędowego

znajdującego się w samochodzie jednostki OSP. Należy zwrócić uwagę, że księgowanie wartości

zakupu i zużycia materiałów na koncie 234 nie jest zgodne z treścią ekonomiczną tego konta,

ustaloną przepisami załącznik nr 3 do rozporządzenia, służy ono bowiem do ewidencji

rozrachunków z pracownikami. Rozporządzenie przewiduje, że do ewidencji zapasu materiałów, w

tym także do ujęcia wartości materiałów zaliczonych w koszty w momencie zakupu lecz

niezużytych, służy konto 310 „Materiały”. Przyjęte w jednostce zasady ewidencji skutkowały

wykazaniem należności od pracowników (w tym w bilansie Urzędu za 2012 r. w poz. II.4

„Pozostałe należności”), zamiast wartości niezużytych materiałów – str. 16 protokołu kontroli,

f) nieujęto na koncie 310, wbrew przepisom art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy, wartości

zinwentaryzowanego na koniec 2012 r. oleju opałowego (odpisywanego w momencie zakupu

bezpośrednio w koszty) z jednoczesną korektą kosztów o wartość tego stanu; zinwentaryzowana na

koniec roku wartość opału wynosiła 9.062 zł – str. 90 protokołu kontroli,

g) bezpodstawnie sporządzano dowody „polecenie księgowania” w przypadku, gdy jednostka

posiadała dowody źródłowe dokumentujące operację, np. dla operacji przyjęcia środków trwałych

udokumentowanych dowodem OT czy ich przekazania (LT). W świetle przepisów art. 20 ust. 2

ustawy dowód PK jest dowodem wewnętrznym, sporządzanym jako udokumentowanie operacji

wewnątrz jednostki – str. 6 protokołu kontroli,

h) sporządzane dowody księgowe „polecenie księgowania” nie zawierały wszystkich elementów

określonych przepisami art. 21 ust. 1 ustawy, w szczególności opisu operacji. Zagadnienie to było

przedmiotem zalecenia po poprzedniej kontroli kompleksowej – str. 6 protokołu kontroli,

i) ewidencję analityczną gruntów prowadzono z naruszeniem przepisów art. 23 ust. 2 ustawy;

stwierdzono, że część zapisów w niej dokonywanych nie zawierała daty operacji gospodarczej oraz

określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu

– str. 96 protokołu kontroli,

j) w księgach rachunkowych 2012 r. nie rozliczono wyników inwentaryzacji węgla, co naruszało

przepis art. 27 ust. 2 ustawy, który stanowi, że ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między

stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych (w tym przypadku

nadwyżka węgla o wartości 204,40 zł) należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego

roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji – str. 91 protokołu kontroli,

k) na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” zaewidencjonowano drukarkę o wartości 300 zł

oraz monitor o wartości 100 zł, tj. składniki, które w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy nie są

zaliczane do wartości niematerialnych i prawnych. Poza tym na saldo konta 020 składała się

wartość programów komputerowych, które utraciły ważność. W trakcie przeprowadzonej na dzień

31 grudnia 2012 r. inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych (potwierdzonej protokołem

z weryfikacji innych aktywów i pasywów) nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie realności

wartości i kompletności ujęcia tych składników majątkowych, co świadczy o jej nierzetelnym

przeprowadzeniu – str. 95-96 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli ewidencji nakładów inwestycyjnych stwierdzono, że na saldo konta 080

na koniec 2012 r. składała się m.in. kwota w wysokości 22.630 zł dotycząca inwestycji rozpoczętej

w 2007 r. polegającej na budowie wysypiska odpadów (dokumentacja projektowa) oraz kwoty w

łącznej wysokości 70.660,04 zł dotyczącej nakładów poniesionych w latach 2002-2006 na

wykonanie dokumentacji projektowych 9 inwestycji drogowych. W złożonym wyjaśnieniu

wskazano, że wniosek o dofinansowanie inwestycji budowy wysypiska śmieci z Regionalnego

Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 nie uzyskał akceptacji „ze

względu na to, iż było to tzw. „dzikie” wysypisko śmieci, na którego rekultywację program nie

przewidywał dofinansowania”. Odnośnie inwestycji drogowych stwierdzono, że „nie będą

realizowane ze względu na brak środków finansowych”. W świetle tez zawartych w wyjaśnieniu

wskazujących brak zamiaru realizacji inwestycji, zasadność utrzymywania na koncie 080

przedmiotowych sald budzi wątpliwości. Rozważeniu podlega zatem kwestia wyksięgowania

kosztów niepodjętych inwestycji (w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki”) po

przeanalizowaniu aktualności dokumentacji projektowych – str. 83-84 protokołu kontroli.

Badając gospodarkę pieniężną stwierdzono, że w raportach kasowych dokonywano

zaprzychodowania gotówki do kasy pod inną datą niż data wystawienia dowodu kasowego

dokumentującego przyjęcie gotówki do kasy. Stan taki narusza postanowienia art. 24 ust. 5 pkt 3

ustawy o rachunkowości, który dla zachowania przez księgi rachunkowe przymiotu bieżącego

prowadzenia wymaga, aby wpłaty i wypłaty gotówką były ujęte w ewidencji w tym samym dniu, w

którym zostały dokonane.

W obszarze gospodarki kasowej ustalono ponadto, że opłaty za wodę zbierane były przez

pracowników Urzędu (posiadających upoważnienia do dostarczania indywidualnym odbiorcom

faktur za pobór wody oraz do pobierania należności wynikających z faktur) na dowody K-103 i

wpłacane przez nich do kasy jednostki celem przekazania na rachunek bankowy. Przykładowo,

gotówka zbierana przez pracownika w okresie od dnia 16 sierpnia do 25 września 2012 r. w kwocie

1.365,61 zł (udokumentowana dowodami K-103 od nr 3704801 do nr 3704812) została wpłacona

do kasy w dniu 25 września 2012 r. W przepisach wewnętrznych nie stwierdzono uregulowań

dotyczących tego zagadnienia. Nie określono m.in. gdzie i w jakim terminie pieniądze mają być

przez pracowników odprowadzone; żadnemu pracownikowi Urzędu nie przypisano także

obowiązku w zakresie rozliczania pobierających gotówkę. Ponadto pracownicy ci nie podpisali

oświadczeń o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę – str.12-13 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości budżetowej (której opis zawarto na str. 7-10 protokołu kontroli)

przeprowadzona pod kątem przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3

lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz

rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora

finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) wykazała, że:

a) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym przez Panią Wójt za 2012 r. w kolumnie

„Dochody otrzymane” wykazano kwotę 510.101,22 zł zamiast sumy 5.592.732,56 zł (różnica

5.082.631,34 zł) ustalonej na podstawie przepisów zawartych w § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4

pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości

budżetowej (tj. dochody wykonane zgodne z danymi ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego

– 5.619.191,56 zł minus udziały gminy we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych,

które nie wpłynęły na rachunek bankowy w 2012 r. – 13.878 zł – minus otrzymane w 2011 r. z

budżetu państwa dochody z tytułu części oświatowej subwencji na 2012 r. – 110.715 zł plus

otrzymane w 2012 r. z budżetu państwa dochody z tytułu części oświatowej subwencji na 2013 r. –

98.134 zł). Ponadto w kolumnie „Należności pozostałe do zapłaty ogółem” wykazano kwotę

92.445,13 zł, zaś w kolumnie „Nadpłaty” sumę 6 zł. Dane te nie były zgodne z ewidencją

analityczną prowadzoną do konta 221, według której na koniec 2012 r. należności wynosiły

87.546,64 zł (różnica 4.898,49 zł), zaś nadpłaty stanowiły sumę 3.350,15 zł (różnica 3.344,15 zł),

b) zobowiązania Urzędu według sprawozdania Rb-28S za 2012 r. nie wystąpiły (wykazano 0 zł),

podczas gdy ich suma wynikająca z urządzeń księgowych (konta 201, 229 „Pozostałe rozrachunki

publicznoprawne” i 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”) kształtowała się na poziomie

89.548,27 zł. Zgodnie z § 8 ust. 2 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie

sprawozdawczości budżetowej, w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazuje się wszystkie

bezsporne zobowiązania niespłacone do końca okresu sprawozdawczego. Obowiązek zachowania

zgodności kwot wykazanych w sprawozdawczości z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej

wynika z § 9 ust. 2 rozporządzenia,

c) w sprawozdaniu jednostkowym własnym Rb-N za 2012 r. ujęto bezpodstawnie należności

wymagalne GOPS z tytułu funduszu alimentacyjnego zaewidencjonowane w księgach

rachunkowych tej jednostki w kwocie 91.681,42 zł (należności te nie wynikały z jednostkowego

sprawozdania Rb-N GOPS). Poza tym, w omawianym własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N

na podstawie danych ewidencji syntetycznej do konta 221 (ustalonych nieprawidłowo per saldo)

wykazano należności wymagalne na kwotę 84.202,49 zł, podczas gdy faktycznie wynosiły one

87.546,64 zł,

d) w sprawozdaniu Rb-ST za 2012 r. wykazano jako stan środków na rachunku budżetu z tytułu

środków niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym kwotę 19.108,36 zł, która była niższa o

300 zł od kwoty wynikającej z salda strony Ma konta 224 „Rozrachunki budżetu” 19.408,36 zł.

Nieprawidłowość, jak wynika z wyjaśnień Skarbnika, była wynikiem „omyłki”,

e) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2012 r. wykazano w kolumnie „Dochody wykonane”

kwotę 5.623.464,24 zł. Natomiast ze sprawozdań jednostkowych wynika, że łączna kwota

dochodów wykonanych wynosiła 5.712.983,10 zł (różnica 89.518,86 zł). Odnosząc się do

omawianej nieprawidłowości Skarbnik wyjaśniła, że w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S

Zespołu Szkół za 2012 r. błędnie ujęto dochody zrealizowane na wyodrębnionym rachunku

dochodów i wydatków jednostek oświatowych w łącznej kwocie 80.411 zł, zaś w jednostkowym

sprawozdaniu Rb-27S GOPS za 2012 r. błędnie ujęto dochody z tytułu funduszu alimentacyjnego w

części należnej budżetowi państwa na kwotę 9.107,86 zł. Zakwestionowania wymaga także kwota

5.623.464,24 zł wykazana w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2012 r. w kolumnie „Dochody

otrzymane” (równa kwocie wykazanej w kolumnie „Dochody wykonane”). Według ustaleń

kontroli, prawidłowo powinna ona wynosić 5.597.005,24 zł i stanowić sumę dochodów

otrzymanych wynikającą ze sprawozdań jednostkowych (te zaś obarczone były następującymi

błędami: sprawozdanie Rb-27S Urzędu zamiast kwoty 5.592.732,56 zł wykazywało 510.101,22 zł,

o czym była mowa w pkt „a”, zaś sprawozdania Rb-27S GOPS i Zespołu Szkół nie w ogóle

wykazywały dochodów otrzymanych, które wynosiły odpowiednio: dla GOPPS 4.244,02 zł i dla

Zespołu Szkół 28,66 zł). Poza tym kwoty wykazane w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S w

kolumnach „Należności pozostałe do zapłaty ogółem, w tym zaległości” oraz „Nadpłaty” nie

znajdowały oparcia w danych sprawozdań jednostkowych. Według zbiorczego sprawozdania

należności ogółem wynosiły 84.242,99 zł, podczas gdy sprawozdania jednostkowe wykazywały

łącznie kwotę 305.661,93 zł (w tym: Urząd – 92.445,13 zł, GOPS – 213.206,13 zł i Zespół Szkół –

10,67 zł); różnica 221.418,94 zł. Kolumna „Zaległości” zbiorczego sprawozdania wykazywała

kwotę 84.242,99 zł, zaś w sprawozdaniach jednostkowych wskazana pozycja nie została w ogóle

wypełniona. Odnośnie nadpłat, sprawozdanie zbiorcze wskazywało na sumę 46,50 zł, zaś ze

sprawozdań jednostkowych wynikała kwota 6 zł wykazana w sprawozdaniu Urzędu. Należy

wskazać, że zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie

sprawozdawczości budżetowej sprawozdania zbiorcze są sporządzane przez zarządy jednostek

samorządu terytorialnego na podstawie sprawozdań jednostkowych, w związku z czym dane

wykazane w tym sprawozdaniu powinny w poszczególnych pozycjach stanowić sumę danych ze

sprawozdań jednostkowych,

f) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S za 2012 r. wykazano w kolumnie „Wydatki wykonane”

kwotę 5.622.484,90 zł, podczas gdy ze sprawozdań jednostkowych wynikała kwota o 80.424,28 zł

wyższa, tj. 5.702.909,18 zł. Jak ustalono, było to wynikiem błędnego uwzględnienia w

jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Zespołu Szkół wydatków dotyczących wyodrębnionego

rachunku dochodów i wydatków jednostek oświatowych (stołówki szkolnej), przez co zawyżono

dane sprawozdania Rb-28S tej jednostki. Poza tym w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazano

kwotę 8.420,68 zł nie wynikającą ze sprawozdań jednostkowych (w których wskazana kolumna

pozostała nie wypełniona). Dodatkowo wykazana kwota nie miała oparcia w danych ewidencji

księgowej Urzędu, gdyż – jak wskazano w pkt b) – wynikały z niej zobowiązania na kwotę

89.548,27 zł.

W zakresie procedury opracowania planów finansowych jednostek organizacyjnych

stwierdzono, że informacje niezbędne do opracowania projektów planów finansowych na 2012 r.

zostały przekazane podległym jednostkom dzień po terminie (tj. w dacie 22 listopada 2011 r.).

Zgodnie z art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, informacje te miała Pani obowiązek

przekazać w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Gminy (co

miało miejsce w dniu 14 listopada 2011 r.). Ustalenia kontroli wykazały ponadto, że nie został

opracowany plan finansowy Urzędu Gminy na 2012 r., w którym zgodnie z art. 249 ust. 3 ustawy o

finansach publicznych należało ująć wszystkie wydatki budżetowe nieujęte w planach finansowych

innych jednostek budżetowych, w tym wydatki związane z funkcjonowaniem organów gminy. Plan

taki powinien być podstawą gospodarki finansowej Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej. Poza

tym nie stwierdzono, aby kierownik GOPS opracował projekt planu finansowego kierowanej przez

siebie jednostki, do czego był zobowiązany na mocy art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych

– str. 18–19 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że na terenie gminy

obowiązuje uchwała Nr XIX/100/05 Rady Gminy Milejczyce z dnia 29 listopada 2005 r. w sprawie

zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na

okres dłuższy niż 3 lata. Analiza treści uchwały prowadzi do wniosku, że zakres jej regulacji nie

wyczerpuje dyspozycji art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Od dnia 22

października 2007 r. przywołany przepis nakazuje objęcie uchwałą także zasad wydzierżawiania lub

najmu nieruchomości na czas nieoznaczony. Do czasu określenia tych zasad w drodze uchwały

Rady może Pani zawierać umowy na czas nieoznaczony wyłącznie za zgodą Rady – str. 21

protokołu kontroli.

Kontrola procedury sprzedaży nieruchomości (str. 21-24 protokołu kontroli) wykazała

następujące nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz

rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu

przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze

zm.):

a) w dwóch spośród trzech zbadanych postępowań na zbycie nieruchomości nie sporządzono

wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zaś w jednym przypadku informacja o

wywieszeniu wykazu nie została podana do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie

lokalnej. Naruszono tym samym obowiązki wynikające z art. 35 ust. 1 ustawy,

b) w jedynym przypadku jednostka zaniechała publikacji ogłoszenia o przetargu na sprzedaż

nieruchomości nr 1400 i 1401 w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie

którego położona była zbywana nieruchomość ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu,

wymaganej przepisami § 6 ust. 4 rozporządzenia (cena wywoławcza wynosiła 112.460 zł). Należy

wskazać, że zgodnie z brzmieniem przywołanego przepisu obowiązującym od dnia 4 września 2013

r. w prasie należy zamieszczać z wyciąg z ogłoszenia o przetargu na zbycie nieruchomości, której

cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 10.000 euro, zawierający elementy wymienione w

§ 6 ust. 5a,

c) w dwóch przypadkach nie udokumentowano faktu podania ogłoszenia o przetargu do publicznej

wiadomości poprzez wywieszenie w siedzibie Urzędu, do czego obligują przepisy art. 38 ust. 2

ustawy,

d) przebieg dwóch przetargów (na zbycie nieruchomości gruntowej nr 1400 i 1401 oraz drugiego

przetargu na zbycie nieruchomości gruntowej nr 24 położonej we wsi Lewosze zakończonego

wynikiem negatywnym) nie został udokumentowany w formie protokołów. Sporządzenie

protokołów przetargu, zgodnie z § 10 ust. 1 rozporządzenia, należy do obowiązków

przewodniczącego komisji przetargowej,

e) w dwóch przypadkach zaniechano pisemnego powiadomienia osób ustalonych w przetargu jako

nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1

ustawy. Jak stanowi powołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni

od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia

doręczenia powiadomienia (co przesądza o jego pisemnej formie). Z art. 41 ust. 2 ustawy wynika

ponadto, iż w zawiadomieniu powinna znaleźć się informacja, że w przypadku gdy osoba ustalona

jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i terminie podanym w

zawiadomieniu organizator przetargu może odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie

podlega zwrotowi.

Nadto wskazania wymaga, że w trakcie kontroli nie okazano aktów notarialnych

potwierdzających dokonanie sprzedaży działek o nr 24 i 25/2 położonych we wsi Lewosze. Poza

tym opisane w pkt a) i e) zagadnienia były już przedmiotem zaleceń po poprzedniej kontroli

kompleksowej – str. 6 protokołu kontroli.

Badanie dochodów z najmu, dzierżawy i użytkowania wieczystego nieruchomości gminnych

również wykazało nieprawidłowości, polegające na tym, że:

a) w odniesieniu do 7 umów dzierżawy nieruchomości zawartych w latach 2003-2009 niepobierano

do dnia kontroli czynszów dzierżawnych. Jak wyjaśnił inspektor prowadzący sprawy naliczania

czynszów było to wynikiem nieotrzymania przez niego zawartych umów dzierżawy, stanowiących

podstawę dokonania przypisu należności w księgach rachunkowych oraz ich dochodzenia. Z ustaleń

kontroli wynika, że łącznie nieustalono i niepobrano należności na kwotę 3.202,13 zł (z tej kwoty

1.068,31 zł dotyczyło czynszów należnych do dnia 31 grudnia 2010 r.). W trakcie kontroli

wystawiono faktury na kwotę 3.185,82 zł, z czego dzierżawcy wpłacili 3.089,82 zł.

Nieuregulowane sumy dotyczyły odpowiednio: kwoty 96 zł należnej za okres od 1 marca 2004 r.

(data zawarcia umowy) do 21 stycznia 2009 r. (data rozwiązania umowy w związku ze sprzedażą

nieruchomości), kwoty 3,88 zł należnej za okres od 15 lipca 2004 r. (data zawarcia umowy) do 21

stycznia 2005 r. (data rozwiązania umowy w związku ze sprzedażą nieruchomości) oraz kwoty

12,43 zł należnej za okres od 17 stycznia 2003 r. (data zawarcia umowy) do 17 września 2003 r.

(data rozwiązania umowy w związku ze sprzedażą nieruchomości). Należności dotyczące dwóch

ostatnich umów nie były objęte fakturami wystawionymi w trakcie kontroli, gdyż uległy

przedawnieniu. Jako przyczynę opisanego stanu należy wskazać nieprawidłowości w zakresie

przepływu informacji wewnątrz jednostki (w tym przypadku obiegu zawartych umów dzierżawy)

stanowiącego jedną z funkcji kontroli zarządczej – str. 25-26 protokołu kontroli,

b) kontrolowana jednostka zaniechała waloryzacji stawek czynszów dzierżawnych wynikających z

umów zawartych z Polską Telefonią Cyfrową sp. z o.o., z Polską Telefonią Komórkową – Centertel

sp. z o. o. oraz z Polkomtel SA. W pierwszej z umów przewidziano prawo wydzierżawiającego do

waloryzacji czynszu co pół roku wskaźnikiem inflacji ogłaszanym przez prezesa GUS, zaś w

odniesieniu do dwóch pozostałych umów zapisano prawo wydzierżawiającego do waloryzacji raz w

roku czynszów wskaźnikiem wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanym przez

prezesa GUS. Jak obliczyli kontrolujący, w wyniku zaniechania waloryzacji czynszów badana

jednostka nie ustaliła należności z tytułu dochodów na łączną kwotę (bez podatku VAT) w

wysokości 28.165,98 zł, z tego kwota 13.890,73 zł dotyczyła okresu od 31 grudnia 2010 r. do 30

czerwca 2013 r. – str. 27–31 protokołu kontroli,

c) kontrolowana jednostka w dalszym ciągu (z jednym wyjątkiem na 13 umów) nie dokonała

aktualizacji opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego. Przepisy art. 77 ustawy o gospodarce

nieruchomościami przewidują możliwość dokonywania aktualizacji opłaty rocznej, jeżeli wartość

nieruchomości uległa zmianie, na co wskazano przy poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki

finansowej gminy. W odpowiedzi poprzedni Wójt zadeklarował, iż „będzie przeprowadzać roczne

aktualizacje wysokości opłat za użytkowanie wieczyste” (od 9 października 2011 r. aktualizacja

może być przeprowadzana nie częściej niż raz na 3 lata). Z uwagi na fakt, że od czasu zawarcia

poddanych kontroli umów upłynęło kilkanaście lat, niezbędne jest przeprowadzenie aktualizacji.

Stosownie do art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami gospodarowanie nieruchomościami

winno być prowadzone w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki – str. 31-32 protokołu

kontroli.

Ustalono, że dotychczas Rada Gminy Milejczyce nie podjęła uchwały w sprawie ustalenia

stawek procentowych opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego

wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem środków publicznych oraz

podziałem nieruchomości. Z przepisów art. 143-148b ustawy o gospodarce nieruchomościami

wynika, że właściciele nieruchomości (i w ograniczonym zakresie użytkownicy wieczyści) powinni

uczestniczyć w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej przez wnoszenie na rzecz

gminy opłat adiacenckich, z zastrzeżeniem art. 143 ust. 1. Przepis art. 98a ustawy daje ponadto

podstawę do wydawania decyzji ustalających opłaty adiacenckie w przypadkach wzrostu wartości

nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości na wniosek właściciela lub użytkownika

wieczystego. Opłaty adiacenckie stanowią określone prawem, a zatem niezależne od woli organów

gminy, źródło dochodów, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada

2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 80, poz. 526 ze zm.).

Nieokreślenie przez organ stanowiący stawek procentowych opłat adiacenckich uniemożliwia

podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji

ustalających ich wysokość, a tym samym do ustalania i poboru dochodów budżetu. Ustawodawca

określając górne (dopuszczalne) granice stawek procentowych opłat umożliwił organowi

stanowiącemu gminy swobodę w miarkowaniu ich wysokości – str. 32 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu stwierdzono, że w jednym

przypadku opłaty za 2012 r. nie zostały wniesione przez przedsiębiorcę w terminie (co dotyczyło I

raty) i w wymaganej wysokości (wniesiono 1.968,75 zł na należne 2.625 zł – różnica 656,25 zł). W

takiej sytuacji, stosownie do art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o

wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r. poz. 1356, ze zm.),

zezwolenie wygasa. Kontrola wykazała, że wniesienie opłat w wysokości niezgodnej z ustawą oraz

nieterminowa wpłata jednej z rat nie skutkowały żadnymi czynnościami kontrolowanej jednostki

związanymi z faktem wygaśnięcia zezwoleń. Z udzielonego wyjaśnienia wynika, ze pobranie opłaty

w zaniżonej wysokości wynikało z faktu zawieszenia działalności gospodarczej przez

przedsiębiorcę. Jak ustalono, zezwolenia zostały wydane z datą ważności do 31 grudnia 2015 r., zaś

z dniem 31 sierpnia 2013 r. przedsiębiorca zakończył działalność gospodarczą – str. 33-35

protokołu kontroli.

Kontrola wydatków z tytułu kosztów podróży służbowych (str. 78-79 protokołu kontroli)

wykazała nieprawidłowości w zakresie dokumentowania poniesionych kosztów podróży, co

polegało na niezałączeniu przy rozliczeniu 3 delegacji na łączną sumę 135,80 zł dokumentów

potwierdzających wydatki poniesione na podróże służbowe odbyte środkami komunikacji

publicznej. Obowiązek ich załączenia regulowały do 28 lutego 2013 r. przepisy § 8a ust. 3

rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości

oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej

lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U.

Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Z dniem 1 marca 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy

i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących

pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu

podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), analogicznie regulujące tę kwestię (§ 5 ust. 2

rozporządzenia). Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika wynika, że nieprawidłowość była

pochodną zapisów zawartych w zarządzeniu Nr 72/2011 Wójta w sprawie zasad rachunkowości

oraz zakładowego planu kont o następującej treści: „Załącznikiem do delegacji mogą być bilety,

faktury za nocleg, inne dokumenty. Nie ma konieczności przedstawiania jako dowodu poniesionego

wydatku biletu”. Wprowadzona regulacja pozostawała w sprzeczności z przepisami przywołanych

wyżej rozporządzeń.

Kontrolowana jednostka posiada przepisy wewnętrzne regulujące zasady wyłaniania

wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.

Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.), wprowadzone zarządzeniem Pani

Wójt. Przy zamówieniu o wartości od 3.000 do 10.000 euro wprowadzono obowiązek

przeprowadzenia rozeznania rynku potwierdzonego sporządzoną przez pracownika i zaakceptowaną

przez Wójta notatką służbową, zaś przy zamówieniu o wartości od 10.000 do 14.000 euro

przeprowadzenie pisemnego rozeznania cenowego poprzez zaproszenie do składania ofert co

najmniej 3 wykonawców oraz sporządzenie protokołu z przeprowadzonego postępowania. Jak

wynika z analizy dwóch postępowań: na wyłonienie wykonawcy odśnieżania dróg (wartość zadania

13.727,50 zł) oraz budowy ogrodzenia gminnej działki (wartość zadania 36.500 zł), wybór

wykonawców nie został udokumentowany w sposób zgodny z przywołanymi zasadami. W

pierwszym przypadku (w którym na zaproszenie do składania ofert skierowano do 6 wykonawców,

wpłynęły 3 oferty), przebieg postępowania nie został udokumentowany ani w formie notatki

służbowej ani w formie protokołu. W drugim z postępowań zaproszenie do składania ofert

zamieszczono na stronie internetowej Urzędu, co nie czyniło zadość obowiązkowi skierowania

zaproszenia do składania ofert do co najmniej 3 wykonawców. Poza tym nie stwierdzono, aby

przebieg postępowania został udokumentowany protokołem.

Nadto wskazania wymaga, że w trakcie kontroli nie okazano żadnej dokumentacji

potwierdzającej zastosowanie przywołanych procedur przy wyłonieniu dostawcy paliwa do

pojazdów Urzędu oraz dostawcy oleju opałowego. Jak ustalono, wydatki z tego tytułu w trakcie

2012 r. wyniosły odpowiednio: 20.223,01 zł (paliwo) i 20.632,59 zł (olej) – str. 80-81 protokołu

kontroli.

W wyniku analizy realizacji umowy na „Świadczenie usług w zakresie przewozu uczniów

do Zespołu Szkół w Milejczycach w formie zakupu biletów miesięcznych” stwierdzono, że w

okresie od 1 października 2012 r. do 30 czerwca 2013 r. na rzecz PKS Siemiatycze wypłacano

13.579,09 zł miesięcznie. W trakcie kontroli okazano listę uczniów korzystających z kupowanych

biletów, na której widniały 104 osoby (lista nie uległa zmianie przez cały wskazany wyżej okres).

Podkreślenia wymaga, że ofert złożona przez wymienionego usługodawcę w postępowaniu

przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego opiewała na kwotę 13.580,01 zł (tj. o 0,92

zł większą niż dokonywane płatności) i dotyczyła przewozu 111 dzieci na podstawie biletów

miesięcznych na trasach określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (zastrzeżono

jednocześnie, iż liczba dzieci jest liczbą aktualną na dzień ogłoszenia o zamówieniu i w trakcie roku

szkolnego może ulec zmianie). Również zgodnie z postanowieniami umowy zamawiający

zobowiązał się do nabywania imiennych biletów miesięcznych dla dzieci w ilości ok. 111 sztuk

miesięcznie. Dodano, że ostateczne określenie liczby miesięcznie nabywanych biletów będzie

następowało w miesięcznym zamówieniu składanym do dnia 28 każdego miesiąca. W umowie

przewidziano, że wartość przedmiotu umowy (równa zaoferowanej cenie) stanowi sumę cen

wszystkich biletów miesięcznych. Należy zatem przyjąć, że wartość ta dotyczyła 111 biletów

miesięcznie. Jednocześnie w treści umowy nie zawarto żadnych regulacji odnoszących się do

ewentualnej zmiany liczby dzieci korzystających z biletów miesięcznych i wpływu takiej zmiany na

miesięczny koszt realizowanej usługi.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego niezrozumiały jest fakt uiszczania przez

gminę na rzecz PKS Siemiatycze kwoty o 0,92 zł mniejszej niż wynika to z umowy, skoro

faktyczna liczba uczniów korzystających z biletów wynosiła 104 osoby. Przy założeniu, iż

oferowana cena za wykonanie przedmiotu umowy w kwocie 13.580,01 zł dotyczyła 111 biletów

miesięcznie, to szacunkowa cena jednego biletu kształtuje się na poziomie 122,34 zł. Cena ta

pomnożona przez liczbę 104 uczniów daje kwotę 12.723,36 zł miesięcznie, która różni się od sum

wydatkowych przez kontrolowaną jednostkę o 855,73 zł miesięcznie oraz o 7.701,57 zł przez 9

miesięcy obowiązywania umowy – str. 81-83 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

oraz gospodarowania jego środkami (str. 84-86 protokołu kontroli), przeprowadzona pod kątem

zgodności z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń

socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592, ze zm.) wykazała, że:

a) prowadzony jest jeden rachunek bankowy ZFŚS dla Urzędu i Zespołu Szkół, który prowadzi

odrębną działalność socjalną. Ewidencja do rachunku prowadzona była z podziałem na

poszczególne jednostki. Powyższe świadczy o prowadzeniu działalności socjalnej przez

kontrolowaną jednostkę i Zespół Szkół z naruszeniem art. 12 ust. 1 przywołanej ustawy, który

wymaga gromadzenia środków Funduszu na odrębnym rachunku bankowym, przez który należy

rozumieć rachunek założony w tym celu przez pracodawcę zobowiązanego do utworzenia

Funduszu, chyba że została zawarta umowa o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej,

b) odpis na 2012 r., w wyniku błędnego obliczenia przeciętnej liczby zatrudnionych w 2012 r.

naruszającego przepisy § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca

2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na

zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349), został zaniżony o łączną kwotę

674,85 zł,

c) pierwszą transzę odpisu na 2012 r. przekazano na rachunek bankowy Funduszu w zaniżonej o

1.640,14 zł wysokości, co naruszało postanowienia art. 6 ust. 2 ustawy, nakazującego pracodawcy

przekazanie na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 31 maja danego roku kwotę

stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów dokonanych na dany rok (przekazany przez

jednostkę w tym terminie odpis stanowił 69% równowartości odpisów),

d) koszty prowadzenia rachunku bankowego Funduszu, które w 2012 r. wynosiły 387,50 zł, zostały

błędnie pokryte ze środków Funduszu, co pozostawało w sprzeczności z postanowieniami ustawy,

która nie zezwala na finansowanie z tego rachunku wydatków na inne cele niż działalność socjalna

zdefiniowana w art. 2 pkt 1 ustawy.

Badając zagadnienia związane z wyodrębnieniem i realizacją funduszu sołeckiego

uregulowanego ustawą z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze

zm.) stwierdzono, że:

a) informacja o wysokości środków przypadających poszczególnym sołectwom w 2013 r. została

przekazana przez Panią Wójt z naruszeniem art. 2 ust. 2 ustawy. Przywołany przepis stanowi, że

podlega ona przekazaniu sołtysom w terminie do 31 lipca roku poprzedzającego rok wydatkowania

funduszu. Okazane pisma w tej sprawie opatrzone były datą 31 sierpnia 2012 r.; poza tym nie

udokumentowano faktu otrzymania tych informacji przez sołtysów,

b) przyjęty do realizacji w 2013 r. wniosek sołectwa Sobiatyno poparty był dokumentacją (w

postaci protokołu zebrania wiejskiego i uchwały zebrania z dnia 29 września 2012 r.) która, z uwagi

na zawarte w niej wewnętrzne sprzeczności, nie świadczy wprost o uchwaleniu wniosku przez

zebranie wiejskie. Z protokołu z przebiegu zebrania wiejskiego sołectwa Sobiatyno z jednej strony

wynika, że „nie podjęto żadnej decyzji w sprawie podziału funduszu sołeckiego; zdania na temat

przeznaczenia kapitału były podzielone”, zaś z drugiej, że „za przyjęciem uchwały w sprawie

uchwalenia wniosku o przyznanie środków z funduszu sołeckiego „za” było 9 uczestników

zebrania”. Jednocześnie podkreślenia wymaga, że z protokołu zebrania nie wynikało jakiego

przedsięwzięcia (treści wniosku) dotyczyła uchwała w sprawie uchwalenia wniosku o przyznanie

środków z funduszu sołeckiego. Przedmiotem okazanej uchwały Nr 1/2012 zebrania wiejskiego z

dnia 29 września 2012 r. (załączonej do wniosku) była realizacja przedsięwzięcia polegającego na

utwardzeniu drogi pod cerkiew. Wskazania wymaga, że stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy

następstwem braku dowodów na spełnienie warunku prawidłowego uchwalenia wniosku przez

zebranie wiejskie powinno być jego odrzucenie przez Panią Wójt – str. 86–88 protokołu kontroli.

Inwentaryzacja rzeczowych składników majątku przeprowadzona według stanu na dzień 30

czerwca 2011 r. drogą spisu z natury wykazała niedobór 2 komputerów o łącznej wartości

10.975,12 zł. Z adnotacji zawartych na dokumencie pn. „zestawienie niedoborów” wynika, iż

wymienione składniki majątku „zostały zużyte długą eksploatacją i przekazane do utylizacji firmie

Renomax”. Kontrolującemu nie okazano dokumentów na okoliczność przekazania sprzętu

komputerowego do utylizacji. Ustalono ponadto, że niedobory pozostałych środków trwałych

(wyposażenia) o łącznej wartości 22.321,20 zł wykazane w efekcie inwentaryzacji zdjęto ze stanu

księgowego uznając jednocześnie niedobór za niezawiniony (wśród zdjętych z ewidencji

składników znajdowały się np. drukarki, odkurzacze, telefony, kosiarka, motopompa, telewizor). W

wyjaśnieniu wskazała Pani m.in., iż „były to przedmioty zużyte, połamane, nie nadające się do

naprawy ani do dalszego użytkowania; część z nich przy przeprowadzaniu prac porządkowych w

pomieszczeniach została wyrzucona”. Kontrolowana jednostka nie okazała dokumentów na

okoliczność fizycznej likwidacji spisanych składników majątkowych. Zgodnie z art. 35 w zw. z art.

3 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (Dz. U. z

2013 r. poz. 1155) użytkownik sprzętu obowiązany jest do oddania zużytego sprzętu elektrycznego i

elektronicznego zbierającemu sprzęt – str. 93-95 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z

tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl

art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749,

ze zm.), jest Pani Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i

powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz

rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, z których wynika, że kontrolowana jednostka nie

otrzymuje od organów nadzoru budowlanego kopii dokumentów wymienionych w § 6 ust. 2 pkt 1,

2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie informacji

podatkowych (Dz. U Nr 240, poz. 2061 ze zm.), należy podjąć działania zmierzające do

wyjaśnienia czy taka sytuacja jest związana z brakiem zgłoszeń ze strony inwestorów czy też

przyczyną jest nienależyte wykonywanie obowiązków przez organ nadzoru. Z okazanej

dokumentacji wynika, że w latach poprzedzających kontrolowany okres do jednostki trafiały

decyzje w sprawie pozwolenia na budowę i rozbudowę obiektów budowlanych, w tym budynków

mieszkalnych. Dokumentacja podatkowa nie pozwala na ustalenie czy inwestycje zostały

ukończone czy też są prowadzone w dalszym ciągu. Organ podatkowy nie ma też wiedzy, która

pozwalałaby ustalić czy pomimo braku oficjalnego zakończenia prac obiekty nie są użytkowane.

Zgodnie z art. 6 ust. 6 i ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach

lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.) podatnicy są zobowiązani do składania

deklaracji (informacji) podatkowych w przypadku powstania lub wygaśnięcia obowiązku

podatkowego lub zaistnienia zmian mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego.

Informacje wynikające z dokumentów wymienionych w § 6 przywołanego rozporządzenia są

szczególnie przydatne w przypadku opodatkowania nowo wybudowanych i oddanych do

użytkowania budynków i budowli, o których do tej pory organ informacji nie posiadał. Organ

podatkowy posiada też instrumenty pozwalające na ustalenie stanu faktycznego nieruchomości,

m.in. poprzez przeprowadzenie kontroli podatkowej – str. 37-38 protokołu kontroli.

Analizując dokumentację dotyczącą kontroli podatkowych, przeprowadzonych przez organ

podatkowy w 2012 r., ustalono, że osoby przeprowadzające kontrole nie posiadały legitymacji

służbowych, co stanowi naruszenie art. 284 § 1 ustawy Ordynacji podatkowej. W myśl

przywołanego przepisu rozpoczęcie kontroli następuje poprzez okazanie kontrolowanemu

upoważnienia do kontroli wraz z okazaniem legitymacji służbowej – str. 38 protokołu kontroli.

Ustalono, że Pani Wójt nie została wyłączona z załatwiania spraw dotyczących Pani

zobowiązań podatkowych lub innych spraw normowanych przepisami prawa podatkowego w myśl

art. 132 § 1 Ordynacji podatkowej i w okresie objętym kontrolą decyzję podatkową wystawił Pani

pracownik kontrolowanej jednostki. W dniu podpisania protokołu kontroli okazano postanowienie

Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Białymstoku nr 405.350.D-10/XXIV/13 z dnia 20

sierpnia 2013 r. wyznaczające Wójta Gminy Czeremcha jako organ właściwy do załatwiania spraw

zobowiązań w podatkach stanowiących dochód gminy Milejczyce za rok 2013 – str. 38 -39

protokołu kontroli.

W zakresie prezentacji skutków obniżenia górnych stawek podatku od środków

transportowych od osób fizycznych i podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek

niemających osobowości prawnej, wykazanych w sprawozdaniach w Rb-27S i Rb-PDP za rok

2012, stwierdzono, że są one niezgodne z danymi wynikającymi z dokumentacji źródłowej. W

przypadku podatku od środków transportowych wysokość skutków została zaniżona o kwotę

247,93 zł, natomiast w podatku od nieruchomości wysokość skutków została zawyżona o kwotę

5.497 zł – str. 39 protokołu kontroli.

W wyniku badania prawidłowości i powszechności opodatkowania osób prawnych i

jednostek niemających osobowości prawnej stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- podatnik wymieniony pod poz. 2 wykazał do opodatkowania nieruchomość w okresie, w którym

nie ciążył na nim obowiązek podatkowy. Z dokumentacji podatkowej wynika, że jedna z

nieruchomości, została przez niego nabyta w dniu 5 listopada 2012 r., a do opodatkowania została

wykazana już w deklaracji sporządzonej 1 sierpnia 2012 r. Mając więc na uwadze art. 6 ust. 1 w zw.

z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych obowiązek podatkowy, w przypadku

nieruchomości nabytej w trakcie roku podatkowego, powstał od 1 grudnia 2012 r. W tej sytuacji

należy stwierdzić, że przez okres 5 miesięcy opodatkowany był podmiot, na którym nie ciążył

obowiązek podatkowy, co narusza art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Ponadto

istnieją wątpliwości co do prawidłowości sporządzenia deklaracji w zakresie sposobu

opodatkowania poszczególnych składników majątkowych. Zarówno w pierwszej jak i drugiej

deklaracji podatnik wykazał posiadane grunty jako pozostałe, przy czym opodatkowane za cały rok

są sklasyfikowane jako Bp, natomiast nabyte w późniejszym okresie są sklasyfikowane jako użytki

rolne. Ponieważ można uznać, że mamy do czynienia z przedsiębiorcą wykazywanie gruntów jako

pozostałe może stanowić naruszenie art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W

przypadku użytków rolnych nie ma możliwości opodatkowania ich podatkiem od nieruchomości,

jeżeli nie są one zajęte na działalność gospodarczą (art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach

lokalnych). W złożonych deklaracjach podatnik wykazał również do opodatkowania budowle, co w

świetle obowiązujących przepisów może wskazywać na prowadzenie działalności gospodarczej.

Oznacza to brak spójności w kwalifikowaniu do opodatkowania poszczególnych składników

majątkowych. Należy również ustalić dlaczego nie wykazano do opodatkowania budynków

położonych na posiadanych nieruchomościach. Z aktu notarialnego wynika, że podatnik nabył

nieruchomość zabudowaną. Ponadto wskazuje on, że siedziba spółki znajduje się na terenie gminy.

Należy zatem ustalić kto jest jego właścicielem, czy jest to ten sam budynek, o którym mowa w

akcie notarialnym oraz czy podatnik posiada inne budynki na terenie gminy. Prowadząc

postępowanie podatkowe należy pamiętać, że mamy do czynienia ze spółką prawa handlowego

(podmiotem tworzonym do prowadzenia działalności gospodarczej) i przedsiębiorcą w rozumieniu

art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2013 poz.

672, ze zm.),

- podatnik wymieniony pod poz. 9 wykazał do opodatkowania powierzchnię gruntu niezgodną z

umową dzierżawy zawartą przez niego z gminą Milejczyce. Z przedstawionych dokumentów

wynika, że podatnik jest w posiadaniu 170 m2, natomiast w deklaracji wykazano grunty o pow. 190

m2. Oznacza to naruszenie art. 4 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i

opłatach lokalnych. Powyższa nieprawidłowość była również przedmiotem ustaleń w trakcie

poprzedniej kontroli gospodarki finansowej. Kierownik kontrolowanej jednostki udzielając

odpowiedzi na zalecenia wskazał, że rozbieżności stwierdzone w deklaracjach i informacjach

podatkowych zostały wyjaśnione i wyeliminowane. Z naruszeniem przepisów przywołanych na

wstępie mamy również do czynienia w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 11, który

według danych geodezyjnych posiada grunty rolne o pow. 700 m2, a do opodatkowania podatkiem

od nieruchomości wykazał grunty związane z działalnością gospodarcza o pow. 716 m2,

- podatnik wymieniony pod poz. 14 naruszył art. 4 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,

w związku z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne

(Dz. U z 2010 r. Nr 193, poz. 1287 ze zm.), ponieważ zadeklarował do opodatkowania

powierzchnię gruntów niezgodną z zapisami geodezyjnymi. Z ewidencji gruntów i budynków

wynika, że podatnik jest posiadaczem gruntów o pow. 5.100 m2, a do opodatkowania została

zadeklarowana powierzchnia 5.775 m2,

- podatnik wymieniony pod poz. 15 nie wykazując w deklaracji numerów działek naruszył przepisy

uchwały Rady Gminy Milejczyce Nr IX/67/2011 z dnia 29 grudnia 2011 r. w sprawie określenia

wzorów formularzy deklaracji i informacji podatkowych, która wprowadza obowiązujący na terenie

gminy wzór deklaracji podatkowej. Zgodnie z zapisami ewidencji gruntów i budynków podatnik

posiada użytki rolne o pow. 8,05 ha oraz grunty sklasyfikowane jako N-nieużytki o pow. 2.300 m2.

Natomiast do opodatkowania podatkiem od nieruchomości jako grunty związane z działalnością

gospodarczą wykazał tylko 6.580 m2 gruntów. Brak numerów działek, których grunty podlegają

opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości uniemożliwia sprawdzenie prawidłowości

sporządzenia zarówno deklaracji na podatek od nieruchomości jak i deklaracji na podatek rolny,

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 23 stwierdzono, że posiadana dokumentacja nie

pozwala na zweryfikowanie prawidłowości sporządzenia deklaracji, w której do opodatkowania

zostały wykazane grunty pozostałe o pow. 1.400 m2 oraz budynki pozostałe o pow. 227,80 m2.

Ponieważ jest to podatnik działający w formie spółki prawa handlowego, posiadający status

przedsiębiorcy, zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych grunty,

budynki i budowle będące w jego posiadaniu, z uwzględnieniem wyjątków opisanych w ustawie, są

związane z działalnością gospodarczą. Ponadto z zapisów geodezyjnych wynika, że posiadane

grunty są sklasyfikowane jako użytki rolne. Nie ma zatem możliwości opodatkowania ich

podatkiem od nieruchomości inaczej niż jako zajęte na działalność gospodarczą, ponieważ

stanowiłoby to naruszenie art. 2 ust. 2 ustawy,

- podatnicy wymienieni pod poz. 22, 24 i 26 w złożonych deklaracjach na podatek od

nieruchomości wykazali do podatkowania jedynie budynki mieszkalne. Z ewidencji gruntów i

budynków wynika, że w ich posiadaniu są również grunty objęte opodatkowaniem podatkiem od

nieruchomości. Ponieważ mamy do czynienia z kościelnymi osobami prawnymi, grunty te

prawdopodobnie korzystałyby z ustawowego zwolnienia. Niemniej jednak i w takim przypadku

należy zobowiązać podatników do ich wykazania w oparciu o art. 6 ust. 10 ustawy o podatkach i

opłatach lokalnych,

- w wyniku weryfikacji deklaracji podatkowych podatników wchodzących w skład grupy PKP S.A.

(poz. 1 i 4 w załączniku nr 3/2 do protokołu kontroli) ustalono, że powierzchnia gruntów wykazana

w złożonych deklaracjach jest mniejsza o 4,4685 ha od powierzchni wynikającej z zapisów

ewidencji gruntów, która wynosi 35,06 ha. W trakcie kontroli organ podatkowy ustalił, że grunty są

w posiadaniu jednej ze spółek wchodzących w skład PKP. Podmiot ten w 2013 r. złożył deklarację

wykazując w niej całość gruntów jako zwolnione z podatku na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o

podatkach i opłatach lokalnych. Należy zauważyć, że analogiczne rozbieżności stwierdzono

również podczas poprzedniej kontroli. Można zatem jednoznacznie wysnuć wniosek, że po

poprzedniej kontroli, co najmniej w przypadku tego podatnika, nie prowadzono żadnych działań

wyjaśniających różnice pomiędzy zapisami ewidencji gruntów i budynków a deklaracjami

podatkowymi,

- w kontrolowanym okresie deklaracji nie złożył podatnik wymieniony w załączniku nr 3/2 do

protokołu pod poz. 19. Z dokumentacji księgowej podatnika oraz z danych wynikających z

ewidencji gruntów i budynków wynika, że jest on właścicielem 5 budynków mieszkalnych (nie

stanowią one odrębnych nieruchomości o łącznej pow. 390,05 m2), 7 budynków pozostałych

(pozostające w jego posiadaniu, których powierzchnia ma wynosić 2.326,07 m2), oraz budowli

wodociągowych o wartości 2.638.614,67 zł; w jego posiadaniu są też następujące grunty: tereny

mieszkaniowe – 46.100 m2, zurbanizowane tereny niezabudowane – 45.700 m2, tereny rekreacyjno

wypoczynkowe – 28.500 m2, drogi – 3.155.600 m2, użytki kopalne – 219.400 m2, tereny różne –

16.200 m2, grunty pod wodami stojącymi – 1.000 m2 i nieużytki – 102.700 m2. W sumie

powierzchnia wynosi 3.615.200 m2. Część gruntów korzysta z wyłączenia z opodatkowania na

podstawie art. 2 ust. 3 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz zwolnienia wynikającego

z art. 7 ust. 1 pkt 10 ustawy. Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych

opodatkowaniu podlegają wszystkie grunty, budynki oraz budowle związane z działalnością

gospodarczą będące w posiadaniu podatnika, za wyjątkiem wymienionego art. 2 ust. 2 i 3 ustawy,

oraz korzystających ze zwolnienia wynikającego z art. 7 ustawy. W trakcie kontroli nie

przedstawiono informacji, na podstawie których można byłoby ustalić powierzchnię publicznych

dróg gminnych, które są wyłączone z opodatkowania. Zatem w trakcie kontroli niemożliwe było

ustalenie faktycznej podstawy opodatkowania gruntów. Opodatkowanie całości posiadanego mienia

spowodowałoby zwiększenie dochodów o 1.623.852 zł. Z ustaleń kontroli wynika również, że w

kontrolowanym okresie deklaracji podatkowych nie złożyły podmioty wymienione w załączniku nr

3/2 do protokołu pod poz. 27 i 28. Dopiero na wezwanie organu podatkowego, które zostało

sformułowane w 2013 r., podatnicy złożyli przedmiotowe dokumenty,

- podatnicy wymienieni pod poz. 19, 27 i 28, którzy nie złożyli deklaracji w roku 2012 naruszyli

art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz art. 54 § 1 ustawy z dnia 10

września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186). Z dokumentacji podatkowej

wynika, że organ podatkowy nie podjął żadnych czynności w celu wyegzekwowania deklaracji i

należnego podatku. Należy zatem stwierdzić, że organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji

podatkowej zobowiązujący go do przeprowadzania czynności sprawdzających, w zakresie których

mieści się sprawdzanie terminowości złożenia deklaracji i opłacania podatku.

Podsumowując kontrolę prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem od

nieruchomości osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej, w oparciu o

dokonane ustalenia należy stwierdzić, że:

- dokumentacja tworząca ewidencję podatkową nie pozwala na stwierdzenie, czy dane zawarte w

deklaracjach podatkowych dotyczące powierzchni wykazanych budynków, wartości

opodatkowanych budowli i w większości przypadków sposobu wykorzystywania gruntów są

zgodne ze stanem faktycznym (wyjątek stanowi podatnik wymieniony pod poz. 15),

- organ podatkowy nie wykonywał ustawowych obowiązków wynikających z art. 272 Ordynacji

podatkowej. Przepis ten stanowi, że organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem art.

272a, dokonują czynności sprawdzających, mających na celu: sprawdzenie terminowości, składania

deklaracji, wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników

oraz inkasentów, stwierdzenie formalnej poprawności dokumentów wymienionych w pkt 1,

ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi

dokumentami.

Opis powyższych nieprawidłowości jest zawarty na str. 40-46 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych ustalono, że

kontrolowana jednostka nie gromadziła pełnych, historycznych danych geodezyjnych dotyczących

2012 r., co powodowało, że m.in. w przypadku podatnika wskazanego na str. 49-50 protokołu

kontroli nie było możliwości zweryfikowania prawidłowości danych zawartych w składanych przez

niego deklaracjach. Należy także dodać, że pracownicy kontrolowanej jednostki uzyskali

bezpośredni dostęp do danych geodezyjnych za pomocą systemu komputerowego dopiero w czasie

trwania kontroli. Artykuł 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz.

U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.) wskazuje, że podstawę opodatkowania podatkiem rolnym

stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas

użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej. Ponadto stwierdzono, że podatnik składał

korekty deklaracji podatkowych z naruszeniem terminów przewidzianych w treści art. 6a ust. 8 pkt

2 ustawy o podatku rolnym, który nakazuje osobom prawnym, jednostkom organizacyjnym, w tym

spółkom, nieposiadającym osobowości prawnej, jednostkom organizacyjnym Agencji Własności

Rolnej Skarbu Państwa, a także jednostkom organizacyjnym Lasów Państwowych skorygować

deklaracje, w razie zaistnienia zmian o których mowa w ust. 4, w terminie 14 dni od dnia

zaistnienia zmian. Ustalono również, że podatnik ten, posiadając grunty rolne we współwłasności z

osobami fizycznymi, nie złożył oddzielnych deklaracji podatkowych. Artykuł 3 ust. 5 ustawy o

podatku rolnym stwierdza, że jeżeli grunty, o których mowa w art. 1 tej ustawy, stanowią

współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowią odrębny

przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na

wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Opis na str. 50 protokołu kontroli wskazuje

przypadki błędnego wyliczenia w deklaracjach podatkowych podatku rolnego; skutkiem tej

nieprawidłowości było jego zaniżenie o kwotę 39 zł u jednego z podatników i zawyżenie o 98 zł w

przypadku drugiego.

Analogiczną sytuację, dotyczącą tego samego podatnika, stwierdzono w zakresie dochodów

z tytułu podatku leśnego – str. 51 protokołu kontroli. W tym przypadku zachowania podatnika

naruszały wskazania art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013

r., poz. 465), który stanowi, że podstawę opodatkowania podatkiem leśnym stanowi powierzchnia

lasu, wyrażona w hektarach, wynikająca z ewidencji gruntów i budynków.

Z kolei opis na str. 55 protokołu kontroli wskazuje na jednostkowy przypadek błędnego

ustalenia podstawy opodatkowania, powodujący zawyżenie wymiaru podatku rolnego osobie

fizycznej. Wskazano tam również, że w dokumentacji badanych podatników, którym wymierzono

sam podatek rolny brak jest podpisanych przez nich informacji podatkowych, wymaganych treścią

art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym, który nakazuje osobom fizycznym złożyć właściwemu

organowi podatkowemu informacje o gruntach, sporządzone na formularzach według ustalonego

wzoru, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo

wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku rolnego, lub o zaistnieniu zmian, o

których mowa w ust. 4. Informacje te są wypełnione jednakowym charakterem pisma i mogą

stanowić jedynie dokumentację pomocniczą przy wymiarze podatku rolnego natomiast w żadnym

wypadku nie mogą stanowić podstawowego materiału dowodowego. W zakresie podatku rolnego

od osób fizycznych stwierdzono również 4 przypadki nieopodatkowania gruntów rolnych będących

własnością gminy Milejczyce, a wydzierżawionych osobom fizycznym. Wynikiem takiego

zaniechania organu podatkowego było nieustalenie należności podatkowej w podatku rolnym od

osób fizycznych, za lata 2008-2012 w łącznej kwocie 1.558,56 zł – str. 55-56 protokołu kontroli.

Badaniu poddano także prawidłowość stosowania ulg z tytułu nabycia gruntów w podatku

rolnym i ustalono, że organ podatkowy wydawał decyzje przyznające ulgi przed zebraniem pełnego

materiału dowodowego potwierdzającego nabycie gruntów przez podatnika ubiegającego się o nią –

str. 60 protokołu kontroli. Nieprawidłowości stwierdzono również przy udzielaniu ulg

inwestycyjnych w podatku rolnym, a polegały one na zaliczaniu paragonów jako materiału

dowodowego, dokumentującego poniesione nakłady inwestycyjne. Artykuł 13 ust. 2 ustawy o

podatku rolnym stwierdza, że ulga inwestycyjna przyznawana jest po zakończeniu inwestycji i

polega na odliczeniu od należnego podatku rolnego od gruntów położonych na terenie gminy, w

której została dokonana inwestycja, udokumentowanych rachunkami nakładów inwestycyjnych – w

wysokości 25%. Natomiast art. 87 § 5 Ordynacji podatkowej wskazuje, że minister właściwy do

spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, zakres informacji, które muszą być

zawarte w rachunkach, uwzględniając w szczególności dane identyfikujące sprzedawcę i

kupującego, wykonawcę i odbiorcę usług oraz oznaczenie wartości i rodzaju transakcji. Na mocy

tego przepisu Minister Finansów rozporządzeniem z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania

odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte

w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373 ze zm.), wskazał, w § 14 ust. 1 pkt 1, że rachunek

powinien zawierać co najmniej imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i

kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi, których to danych nie zawiera paragon – str. 61-62

protokołu kontroli.

Opis na str. 52 protokołu kontroli wskazuje także na nieprawidłowości w opodatkowaniu

osób fizycznych podatkiem leśnym. W większości przypadków są to różnice danych pomiędzy

danymi dotyczącymi powierzchni lasów znajdujących się w decyzjach wymiarowych oraz

powierzchniami znajdującymi się w ewidencji gruntów i budynków oraz informacjach

podatkowych. W jednym przypadku stwierdzono, że część opodatkowanych gruntów leśnych

stanowią użytki rolne a więc podatnikowi powinny być wymierzone podatki lokalne w formie

łącznego zobowiązania pieniężnego, zgodnie z art. 6c ust. 1 ustawy o podatku rolnym. Również w

jednym przypadku stwierdzono brak informacji na podatek leśny, wymaganej treścią art. 6 ust. 2

ustawy o podatku leśnym. Przywołany przepis nakazuje osobom fizycznym, z zastrzeżeniem ust. 7,

złożyć organowi podatkowemu, właściwemu ze względu na miejsce położenia lasu, informacje o

lasach, sporządzone na formularzach według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia

zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku w podatku leśnym

lub o zaistnieniu zmian.

W obszarze tym stwierdzono także przypadek podatnika wymienionego w poz. 16, któremu

jako grunty leśne opodatkowano grunty sklasyfikowane jako Lz IV o pow. 0,32 ha, czym naruszono

art. 1 ust. 1 w zw. z ust. 2 ustawy o podatku leśnym. Skutkiem tej nieprawidłowości było zawyżenie

podatku o 13 zł. Również w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 17 stwierdzono

opodatkowanie podatkiem leśnym „Lz-tów” o pow. 0,1 ha. Ponadto organ podatkowy błędnie

wprowadził do ewidencji podatkowej grunty sklasyfikowane jako ŁIV o pow. 0,23 ha. Zgodnie z jej

zapisami korzystały one ze zwolnienia z podatku na mocy art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku

rolnym – str. 54 protokołu kontroli.

Przypadki zaprezentowane na str. 57-60 protokołu kontroli wskazują, że kontrolowana

jednostka nie prowadziła pełnych i terminowych działań windykacyjnych, co świadczy o

naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17

czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz. 1015, ze zm.)

i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych

przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze

zm.).

Ustalono, że w objętych kontrolą decyzjach przyznających ulgi w zapłacie podatków

(umorzenia), wymagane treścią art. 210 § 1 pkt 6 Ordynacji podatkowej uzasadnienie faktyczne jest

we wszystkich przypadkach identyczne. Paragraf 4 wymienionego artykułu stanowi, że

uzasadnienie faktyczne decyzji ma zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał

za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom

odmówił wiarygodności. W decyzjach tych uzasadnienia faktyczne nie zawierały odniesienia do

zebranego w trakcie postępowania podatkowego materiału dowodowego – str. 62 protokołu

kontroli. Stwierdzono również nieprawidłowości przy wydawaniu decyzji rozkładających na raty

zaległości podatkowe, a polegały one na tym, że kontrolowany organ podatkowy wydając decyzje

tego typu nie przeprowadzał postępowania dowodowego, w rezultacie czego w aktach

poszczególnych spraw znajdują się tylko wnioski podatników o zastosowanie ulgi oraz decyzje je

przyznające. W tym kontekście istotne znaczenie mają wskazania art. 120 i 121 § 1 Ordynacji

podatkowej, z których wynika, że organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa a

postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów

podatkowych. Te dwie generalne zasady zobowiązują organ podatkowy, aby w swym działaniu

dochowywał szczególnej staranności i podejmował decyzje w oparciu o materiał dowodowy, który

będzie przedstawiał stan faktyczny i pozwoli na dogłębną analizę przesłanek wskazanych we

wniosku. Należy zauważyć, że kontrola w sposób bezpośredni nie kwestionuje zasadności

umorzenia, a jedynie sposób prowadzenia postępowania, szczególnie w zakresie zebranego

materiału dowodowego oraz formalnoprawnej poprawności wydawanych decyzji. Wskazać należy

także na art. 180 Ordynacji podatkowej, z którego wynika, że jako dowód należy dopuścić

wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jeżeli

przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w

drodze zaświadczenia, organ podatkowy odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone

pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Z treści przywołanego artykułu

wynika również, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi

podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i

informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone

w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej – strony 62-63 protokołu kontroli.

Stwierdzono ponadto nieprawidłowe zachowania organu podatkowego w sytuacji, gdy w toku

postępowania podatkowego stwierdzano, że wnioski podatników ubiegających się o ulgi w spłacie

podatków są bezprzedmiotowe. Kontrolowany organ podatkowy odpowiadał na nie zwykłymi

pismami, co jest sprzeczne z zapisami art. 165a § 1 Ordynacji podatkowej. Przywołany przepis

stwierdza, że gdy żądanie, o którym mowa w art. 165, zostało wniesione przez osobę niebędącą

stroną lub z jakichkolwiek innych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ podatkowy

wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania. Natomiast § 2 tego artykułu daje

podatnikowi możliwość wniesienia zażalenia na postanowienie, o którym mowa w § 1. Ponadto

art. 217 § 1 wymienia składniki, jakie powinno zawierać postanowienie. Jest to m.in. oznaczenie

organu podatkowego, data jego wydania, oznaczenie strony albo innych osób biorących udział w

postępowaniu, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, pouczenie, czy i w jakim trybie służy

na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, podpis osoby upoważnionej, z podaniem

imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Paragraf 2 wskazuje także, iż postanowienie

zawiera uzasadnienie faktyczne i prawne, jeżeli służy na nie zażalenie lub skarga do sądu

administracyjnego oraz gdy wydane zostało na skutek zażalenia na postanowienie.

Nieprawidłowość stwierdzono również przy rozpatrywaniu wniosku podatnika z dnia 3 marca 2013

roku, gdzie w dniu 26 marca 2012 r. kontrolowany organ podatkowy wezwał podatnika do

przedstawienia dowodów mogących mieć istotne znaczenie w sprawie. W wezwaniu stwierdzono,

że zostało wszczęte postępowanie w dniu 9 stycznia 2012 r., chociaż pismo podatnika dodarło do

niego w miesiącu marcu, ponadto na końcu wezwania zastosowano niedozwoloną formułę W

przypadku nie dopełnienia powyższych warunków w terminie 7 dni spowoduje pozostawienie

podania bez rozpatrzenia. Sposób postępowania organu podatkowego stoi w sprzeczności z art. 207

Ordynacji podatkowej, który w § 1 nakazuje organowi podatkowemu orzekać w sprawie w drodze

decyzji, chyba że przepisy ustawy stanowią inaczej. Natomiast § 2 przepisu wskazuje, że decyzja

rozstrzyga sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji – str.

63-64 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli dotyczących realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej wynika, że

bilety opłaty targowej, które wydaje się sprzedającym w celu potwierdzenia uiszczenia

przedmiotowej opłaty, są ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania. Natomiast

uregulowania wewnętrzne dotyczące druków ścisłego zarachowania, zawarte w części III

„Gospodarka Pieniężna” Instrukcji obiegu dokumentów, nie wymieniają biletów opłaty targowej

jako dokumentów uznanych za druki ścisłego zarachowania. Ponadto ustalono, że Pani Wójt nie

zatwierdziła wzoru biletu opłaty targowej jako dokumentu pozwalającego na wykorzystywanie go

do realizacji dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Kontrola ustaliła również, że księgę

druków ścisłego zarachowania prowadzi osoba zatrudniona na stanowisku kasjera, co jest sprzeczne

z § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad

rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego

( Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Przepis ten stanowi, że ewidencję druków ścisłego zarachowania

prowadzi się w księdze druków. W księdze tej ujmuje się również przychód i rozchód druków

płatnych wydanych kasjerowi lub innemu pracownikowi, upoważnionemu do ich odrębnej

sprzedaży. Przyjęty sposób regulacji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania wyłącza

kasjerów z kręgu osób mogących prowadzić księgę druków ścisłego zarachowania. Stwierdzono

również, że organ podatkowy ma ograniczoną możliwość prowadzenia ewentualnych czynności

sprawdzających i kontrolnych ponieważ na częściach biletów pozostających w grzebiecie bloczka

inkasent nie nanosił daty wydania biletu. Utrudniona jest zatem możliwości stwierdzenia, kiedy

opłata została pobrana, a co za tym idzie nie wiadomo czy inkasent przestrzegał terminów płatności

wynikających z zapisów uchwały, według których opłata ma być wpłacona w ciągu 5 dni od jej

zainkasowania. Z okazanej dokumentacji wynika, że opłatę odprowadzono w dniu rozliczenia

inkasenta – str. 64-65 protokołu kontroli.

Weryfikując prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatku od środków

transportowych ustalono, że podatnik wymieniony pod poz. 5, w przypadku pojazdu o nr

rejestracyjnym BSI70SP (przyczepa) ustalając podstawę opodatkowania nie uwzględnił w niej dmc

pojazdu silnikowego, czym naruszył postanowienia art. 8 pkt 6 ustawy o podatkach i opłatach

lokalnych. Przepis ten stanowi, że przedmiotem opodatkowania w podatku od środków

transportowych, w przypadku przyczep i naczep, są te, które łącznie z pojazdem silnikowym

posiadają dopuszczalną masę całkowitą równą lub wyższą niż 12 ton, z wyjątkiem związanych

wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego. Z dokumentacji

podatkowej wynika, że dmc przyczepy wynosi 22 tony, posiada ona 3 osie oraz inny system

zawieszenia. Zgodnie z zapisami uchwały przyjęta stawka jest przyporządkowana pojazdom,

których dmc zespołu pojazdów wynosi nie mniej niż 12 ton a nie więcej niż 38 ton. Podatnik jest

posiadaczem dwóch samochodów ciężarowych, których dmc wynosi 25 i 32 tony. W trakcie

kontroli podatnik dokonał korekty deklaracji doliczając do dmc przyczepy dmc jednego z

samochodów ciężarowych i naliczył podatek w wysokości 1.560 zł. Natomiast kontrola

wywiązywania się podatników z obowiązku terminowego składania deklaracji wykazała, że

obowiązku wynikającego z art. 9 ust. 6 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nie

wykonał podatnik wymieniony pod poz. 1. Z dokumentacji podatkowej wynika, że w lipcu 2012 r.

podatnik nabył i zbył pojazdy, a zatem powinien złożyć deklaracje w terminie 14 dni od dnia

zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie tego obowiązku. Deklaracja

dokumentująca opisane zdarzenia wpłynęła 28 sierpnia 2012 r. – str. 67-68 protokołu kontroli.

Z treści instrukcji w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz zakładowego planu

kont, która została wprowadzona zarządzeniem Pani Wójt z dnia 30 listopada 2011 r., wynika, że

zakładowy plan kont nie zawiera kont pozabilansowych 990 „Rozrachunki z osobami trzecimi z

tytułu ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika” i 991 „Rozrachunki z

inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach

podatników”. Obowiązek ich prowadzenia wynika z § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra

Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek

samorządu terytorialnego.

Ponadto z § 6 ust. 6 instrukcji wynika, że jeżeli zobowiązany dokonuje wpłaty po

doręczeniu mu upomnienia, pobiera się także opłatę za upomnienie. Inkasent pobiera też należne

koszty egzekucyjne, jeżeli ich wysokość jest odnotowana w wykazie imiennym zobowiązanych lub

jeżeli ich wysokość jest znana inkasentowi bądź wpłacającemu. W przeciwnym wypadku inkasent

informuje wpłacającego, że należne koszty egzekucyjne powinien wpłacić organowi, który dokonał

czynności egzekucyjnych. Taki zapis sugeruje obowiązek inkasenta do egzekwowania tego rodzaju

należności od podatnika. Z obowiązujących przepisów (§ 2 ust. 1 pkt 4 przywołanego wyżej

rozporządzenia) wynika, że koszty upomnienia traktuje się jak należności uboczne i o ich wpłacie

decyduje podatnik. W przypadku ich nieopłacenia wyegzekwowanie następuje w drodze przepisów

o postępowaniu egzekucyjnym z administracji – str. 68-69 protokołu kontroli.

Analizując prawidłowość zapisów na wytypowanych do kontroli kontach podatkowych

stwierdzono, że w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 3/10 do protokołu kontroli

pod poz. 2 odsetki pobrano w nieprawidłowej wysokości 29 zł. Uwzględniając wszystkie niezbędne

do ich obliczenia parametry ich prawidłowa wysokość powinna wynieść 32 zł. Sposób naliczenia

odsetek był zatem niezgodny z zasadami określonymi w § 2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z

dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także

zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373 ze zm.).

Natomiast w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 3/10 pod poz. 5 stwierdzono, że

kwota wpłaconego podatku, wynosząca 6.256 zł jest niezgodna z kwotą zadeklarowaną, która

wynosi 5.618 zł. Z ustaleń zawartych w pkt 5.1.2.15 protokołu kontroli wynika, że kwota

należnego podatku za 2012 r. wynosi 5.978 zł, a zatem na koncie podatnika za rok 2012 rok

powinna figurować nadpłata w wysokości 278 zł – str. 70 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze

wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i

rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in.

przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem

gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1

i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje

zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy).

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych,

w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie

(kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych

oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt

1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu

spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego

księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach

obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu powołania zastępcy Wójta, mając na uwadze wskazane w części

opisowej wystąpienia regulacje prawne w kwestii zapewnienia ciągłości funkcjonowania gminy

podczas zaistnienia jednej z przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji przez

Panią Wójt.

2. W zakresie organizacji i funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych:

a) zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników GOPS i instytucji

kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości,

b) przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały stwarzającej formalną podstawę prowadzenia

przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej Zespołu Szkół w Milejczycach,

c) zobowiązanie dyrektora Zespołu Szkół w Milejczycach do określenia zasad (polityki)

rachunkowości kierowanej przez niego jednostki,

d) określenie cywilnoprawnej formy prawnej władania majątkiem przez instytucje kultury,

e) wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami, którymi włada Zespół Szkół,

f) prowadzenie rejestru instytucji kultury w formie elektronicznej,

g) przekazanie dyrektorom GOK i GBP uwag zawartych w części opisowej wystąpienia

dotyczących prawidłowości sporządzania planów finansowych instytucji kultury, a także informacji

o przebiegu wykonania planu finansowego tych jednostek.

3. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o:

a) precyzyjnie określone metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup

materiałów,

b) konta 990 i 991 dotyczące rozliczeń z osobami trzecimi i inkasentami z tytułu podatków.

4. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg

rachunkowych, poprzez:

a) ewidencjonowanie rachunków lokat utworzonych ze środków budżetu w ramach konta 133,

b) ustalenie dwustronnych sald kont rozrachunkowych, mając na uwadze rzetelną prezentację

danych dotyczących należności i zobowiązań jednostki w ewidencji i bilansie,

c) ewidencjonowanie na koncie 221 zaległości i nadpłat z tytułu podatków pobieranych przez

właściwe organy,

d) naliczanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności i ujmowanie ich w księgach na

koniec każdego kwartału,

e) ujmowanie wartości zakupionego i niezużytego na koniec roku oleju napędowego na koncie 310

zamiast na koncie 234, którego saldo nie obrazuje wartości zapasu materiałów,

f) ujmowanie na koniec roku na koncie 310 wartości ustalonego zapasu oleju opałowego z

jednoczesną korekta kosztów o wartość tego stanu,

g) zaniechanie sporządzania dowodów wewnętrznych ,,polecenie księgowania ‘’ w przypadku

posiadania dowodów źródłowych dokumentujących daną operację,

h) nadawanie dowodom księgowym „polecenie księgowania” wszystkich cech wymaganych

przepisami art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

i) dokonywanie w ewidencji analitycznej gruntów zapisów odpowiadających treścią wymaganiom

art. 23 ustawy o rachunkowości,

j) rozliczanie ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic w księgach rachunkowych tego roku

obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji,

k) księgowanie na koncie 020 wyłącznie wartości niematerialnych i prawnych w rozumieniu ustawy

o rachunkowości; przeniesienie ujętych na nim środków trwałych na odpowiednie konta,

l) ujmowanie wpłat i wypłat gotówką w raporcie kasowym w tym samym dniu, w którym zostały

dokonane.

5. Przeanalizowanie zasadności utrzymywania na koncie 080 sald dotyczących nakładów

poniesionych na budowę wysypiska śmieci i 9 inwestycji drogowych mając na uwadze tezy zawarte

w części opisowej wystąpienia.

6. Uregulowanie kwestii przebiegu i dokumentowania procesu związanego z poborem opłat za

wodę przez pracowników Urzędu oraz przypisanie obowiązków związanych z rozliczaniem

(kontrolą) wpłat.

7. Podjęcie zdecydowanych działań mających na celu zapewnienie rzetelności sporządzanej

sprawozdawczości budżetowej, poprzez:

a) wykazywanie w sprawozdaniach jednostkowych danych zgodnych z danymi ksiąg

rachunkowych,

b) wykazywanie w sprawozdaniach zbiorczych danych zgodnych z danymi sprawozdań

jednostkowych,

c) wzmożenie nadzoru nad merytoryczną prawidłowością sprawozdań sporządzanych przez

jednostki organizacyjne.

8. W zakresie sporządzania planów finansowych:

a) terminowe przekazywanie kierownikom jednostek danych niezbędnych do opracowania przez

nich projektów planów finansowych,

b) sporządzanie przez Panią Wójt planu finansowego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej,

c) egzekwowanie od kierownika GOPS obowiązku sporządzania projektu planu finansowego.

9. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały uzupełniającej treść obowiązującej uchwały

podjętej na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym o zasady

wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony.

10. W zakresie procedury sprzedaży nieruchomości:

a) przestrzeganie obowiązku sporządzania i publikacji wykazu nieruchomości przeznaczonych do

sprzedaży, stosownie do art. 35 ust. 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) upublicznianie ogłoszeń o przetargach na zbycie nieruchomości w sposób wskazany przepisami

art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów w

sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości,

c) sporządzanie protokołu przeprowadzonego przetargu celem udokumentowania jego przebiegu,

d) pisemne powiadamianie nabywców wyłonionych w drodze przetargu o miejscu i terminie

zawarcia umowy sprzedaży, mając na uwadze przepisy art. 41 ustawy o gospodarce

nieruchomościami.

11. W zakresie dochodów z najmu, dzierżawy i użytkowania wieczystego nieruchomości:

a) zapewnienie bieżącego przepływu informacji i dokumentacji wewnątrz jednostki mając na

uwadze możliwość ustalenia i dochodzenia należnych gminie dochodów budżetowych,

b) zwaloryzowanie czynszów dzierżawnych stosownie do postanowień umów dzierżawy zawartych

z przywołanymi w części opisowej kontrahentami, mając na uwadze regulację art. 42 ust. 5 ustawy

o finansach publicznych,

c) zaktualizowanie wysokości opłat rocznych za użytkowanie wieczyste.

12. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej stawki opłaty adiacenckiej, mając na

uwadze argumentację zawartą w części opisowej wystąpienia.

13. Stosowanie sankcji przewidzianych ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu

alkoholizmowi wobec przedsiębiorców niedokonujących opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów

alkoholowych w terminie i w wymaganej wysokości.

14. Przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia zasad rozliczania kosztów podróży

służbowych wraz z dostosowaniem przepisów wewnętrznych regulujących tę kwestię do przepisów

powszechnie obowiązujących.

15. Przestrzeganie ustalonych procedur wewnętrznych w zakresie udzielania zamówień o wartości

poniżej 14.000 euro.

16. Zweryfikowanie prawidłowości kwot wydatkowanych w okresie od 1 października 2012 r. do

30 czerwca 2013 r. na rzecz PKS Siemiatycze w ramach umowy na „Świadczenie usług w zakresie

przewozu uczniów do Zespołu Szkół w Milejczycach” w świetle tez zawartych w części opisowej

wystąpienia oraz poinformowanie RIO o ustalonych skutkach finansowych.

17. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem

Świadczeń Socjalnych, poprzez:

a) rozstrzygnięcie, w porozumieniu z dyrektorem Zespołu Szkół, zasad prowadzenia działalności

socjalnej poprzez zawarcie umowy w przedmiocie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej

albo wydzielenie rachunków bankowych ZFŚS dla Urzędu i Zespołu,

b) naliczanie odpisów na Fundusz z uwzględnieniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra

Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu

naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,

c) zwiększenie odpisu na ZFŚS naliczonego na 2013 r. o kwotę 674,85 zł odpowiadającą zaniżeniu

Funduszu za 2012 r.,

d) przekazywanie na rachunek Funduszu równowartości odpisów w wysokości wymaganej ustawą

w danym terminie,

e) finansowanie z rachunku Funduszu wyłącznie wydatków mieszczących się w pojęciu

działalności socjalnej zdefiniowanej w art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń

socjalnych.

18. W zakresie funduszu sołeckiego:

a) terminowe przekazywanie sołtysom informacji o wysokości środków przypadających na

poszczególne sołectwa,

b) przyjmowanie do realizacji wyłącznie takich wniosków sołectw, które mają oparcie w

dokumentacji świadczącej o prawidłowości ich uchwalenia przez zebrania wiejskie.

19. Dokumentowanie przekazania do utylizacji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego.

20. Podjęcie działań w celu zachowania prawidłowości przekazywania przez organy nadzoru

architektoniczno-budowlanego dokumentacji wskazanej w rozporządzeniu Ministra Finansów w

sprawie informacji podatkowych.

21. Ustalenie rzetelnych danych w zakresie skutków obniżenia górnych stawek podatku od środków

transportowych od osób fizycznych i podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek

niemających osobowości prawnej oraz dokonanie stosownej korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP

za rok 2012.

22. Gromadzenie dokumentacji podatkowej umożliwiającej prowadzenie czynności sprawdzających

w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

23. Wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia

nieprawidłowości dotyczących danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych

oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie

wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń.

24. Udzielanie ulg i zwolnień w podatku rolnym w oparciu o obowiązujące przepisy ustawy o

podatku rolnym.

25. Stosowanie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej celem zachowania prawidłowości

prowadzenia postępowania podatkowego.

26. Realizowanie dochodów z tytułu opłaty targowej z uwzględnieniem obowiązujących przepisów,

wskazanych w części opisowej wystąpienia.

27. Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie prawidłowości ustalania wysokości

odsetek od zaległości podatkowej oraz wydawania w tej materii postanowień.

28. Dostosowanie postanowień instrukcji regulującej pobór podatków przez inkasentów do

obowiązujących przepisów Ordynacji podatkowej.

29. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie wymiaru podatków lokalnych oraz

poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o zakresie i skutkach

finansowych tych działań.

30. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do

podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o

postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie

wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

31. Zapewnienie rzetelnej realizacji wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi

o sposobie ich wykonania.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę

Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego

wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania

wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem

Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach

obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków

objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną

jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Protokół kontroli nie jest podawany przez RIO w Białymstoku do publicznej wiadomości,

jego udostępnienie jest możliwe po zwróceniu się w trybie oficjalnym o udsotępnienie informacji

publicznej.

Z poważaniem

Urszula Łukaszuk

gł. insp. RIO w Białymstoku