Řízení projektových rizik

PhDr. Helena Lipková

UISK FF UK Říjen 2006

Co definuje projekt?

ProjektSpecifikace

Čas Náklady

Co je to projektové řízení?

Soubor činností související s

Definováním Vedením UzavřenímPlánováním

Řízení lidských zdrojůŘízení rizik

Řízení kvalityFinanční řízení projektu

Řízení subdodavatelských vztahůŘízení změn a rozsahu projektu

Řízení komunikace v rámci i vně projektového týmuŘízení dodávky vč. např. technického řešení

Řízení vztahů se zákazníkyKrizové řízení

Výkaznictví a kontrola projektu …

Design Delivery

Co jsou to rizika?

Rizika = nežádoucí, neočekávané nebo neplánované události

ohrožující dosažení jednoho nebo více projektových cílů

s potenciálně negativním dopadem na projekt s určitou pravděpodobností výskytu

Jaké jsou druhy rizik dle PMM?

Obchodní x čirá Obchodní : normální riziko představující jak

možnost zisku, tak ztráty Čirá : rizika reprezentující pouze možnost ztráty

Známá x neznámá Známá : předvídatelná Neznámá : nepředvídaná, předem nerozpoznaná

Co definuje projekt?

ProjektSpecifikace

Čas Náklady

Každý projekt má rizika!

Co je to řízení rizik?

Řízení rizik (risk management)

= Soustavná, opakující se sada vzájemně

provázaných činností, jejichž cílem je řídit potenciální rizika, tzn. omezit pravděpodobnost jejich výskytu nebo snížit jejich dopad na projekt

Nedílná součást projektového řízení

Proč řídíme rizika?

Účel předcházet nepříjemným překvapením vyhnout se krizovému řízení zamezit vzniku problémů nebo příp. zamezit

jejich eskalaci

Jaké činnosti zahrnuje řízení rizik?

Řízení rizik

Identifikace (Identification)

Ohodnocení (Evaluation)

Zvládnutí resp. zmírnění (Mitigation)

Monitoring

Proces identifikace rizik

VstupyIdentifikace

rizikKlasifikace

rizik

Kompletní seznam

rizik

Revizerizik

Identifikace rizik – pokračování

Vstupy Smlouvy a související

dokumenty (specifikace rozsahu činností, termíny dodávek, finanční rozklady atd.)

Firemní plány WBS (Work-breakdown

structure) Reporty a kontrolní zprávy Finanční výkazy projektu „Lessons-learned“ Brainstorming v rámci

projektového týmu Pohovory s experty

Včas

Často

Pravidelně

Na všech

úrovních

Jak

Vstupy Obchodníci Dodavatelé Zadavatelé Finanční odd. Odd. nákupu atd. Odd. řízení kvality Členové řešitelského týmu

!

Ohodnocení rizik

1. Analýza rizika. Pravděpodobnost výskytub. Potenciální dopad na projektc. Vážnost rizik (c = a + b)d. Odhad časového milníku, ve kterém se riziko může

vyskytnout (příp. odhad frekvence výskytu u opakujících se rizik)

2. Určení priorita. Setřídění rizik dle jejich vážnostib. Výběr rizik, kterým je nutné věnovat pozornost

Hodnocení rizik je subjektivní činnost (role definic)

Hodnocení rizik – pokračování

Matice hodnocení riziktří až pěti stupňová

Velmi malá Malá Střední Vysoká Velmi vysoká

Velmi malý

Malý

Střední

Vysoký

Velmi vysoký

Pravděpodobnost

D

o

p

a

d

nejlehčí

nejobtížnější

•Výrazně škodlivý –•Škodlivý –•Rušivý

dopad na

•Termíny,•Cenu,•Snížení kvality

Ukázka

IČ Zdroj Rizika Pravděpodobnost

Dopad Vážnost

Priorita Časový výskyt

Frekvence

16 WBS review vedoucím analytikem

Nedostatek času na testování aplikace

Vysoká Vysoký - Zadavatel odmítne převzetí, možné zpoždění 3 týdny

Velmi vysoká

1 Fáze testování

Několikrát v průběhu testování

Výsledný seznam rizik snižuje komplexnost náhledu na jednotlivá rizika na jeden výsledný atribut – „risk exposure“ zde Vážnost

Dopad na cenu, čas, kvalitu, spokojenost

Strategie zvládnutí rizik I.

Určení strategie zvládnutí, minimalizace nebo

eliminace rizik: Rozpracování variant řešení jednotlivých rizik a

jejich ohodnocení, výběr nejvhodnějšího postupu Vypracování akčního plánu Přiřazení jednotlivých rizik zodpovídající osobě Soustavná kontrola příp. revize tohoto plánu

Strategie zvládnutí rizik II.

Vyvarovat se (Avoid)

Ignorovat / akceptovat

„Zkrotit“ (Contain)Vytvořit rezervu (Establish contigency)

Převést(Transfer)

Rizika ovlivňují rozpočet projektu!!!

X

Strategie zvládnutí rizik III.

Faktory ovlivňující volbu strategie: Fáze projektu Velikost Priorita Komplexnost Náklady Časová náročnost Dostupnost zdrojů Spokojenost zákazníka

…

Vždycky zůstávají rizika, která jsou mimo kontrolu vedoucího projektu

Monitoring rizik I.

Aktualizujte plán řízení rizik Identifikujte nová rizika

(změny na straně klienta, technologické, organizační změny, zdroje, čas, znovu se objevující rizika)

Přehodnocujte dříve identifikovaná rizika(trvají, stejná pravděpodobnost a dopad ?)

Aktualizujte strategii zvládnutí rizik

(je zvolená strategie stále vhodná ?, je třeba udělat okamžitě některé

kroky ?) Udržujte dokumentaci, aktualizujte všechny související

dokumenty(aktualizovanou, přesnou, kompletní a přehlednou)

Komunikujte!!!

Monitoring rizik II.

Komunikujte plán řízení rizik Projektovému týmu na počátku projektu a při každé kontrole

stavu projektu Zákazníkovi Managementu

Kontrola plánu řízení rizik Pravidelně s členy projektového týmu Nezávislý posudek plánu řízení rizik

(chybějící rizika, ohodnocení strategií, příp. další strategie řešení)

Poté, co jsou rizika vyhodnocena, jsou přijata opatření a přidělenaodpovědnost, rizika musí být nadále monitorována a řízena.

Hlavní poselství přednášky

Rizika mohou být řízena a uřízena

Řízení rizik je soustavný proces.

Řízení rizik je integrální součástí projektového plánu a je zcela v zodpovědnosti vedoucího projektu.

Plán řízení rizik musí být pravidelně revidován a aktualizován s projektovým týmem.

Pohled různých zainteresovaných stran na rizika je odlišný (zadavatel !)

Příklady projektových rizik

1. Zadání není dostatečně přesně vypracováno / nerealistická očekávání na straně zadavatele

2. Nezkušenost / nedostatek odborníků v týmu zadavatele

3. Napnuté termíny dodávky

4. Nerovné smluvní podmínky (ft/fp/fs)

5. Subdodavatel má unikátní řešení nezbytné pro celkovou dodávku

Děkuji za pozornost!