RNPDigital - Formularios Electrónicos

Manual de Usuario – Bienes Muebles

Manual de Usuario Formularios Electrónicos

Tabla de contenido

Manual de Usuario Formularios Electrónicos.................................................................................2

Tabla de contenido..........................................................................................................................2

Descripción del Documento............................................................................................................3

Consideraciones...............................................................................................................................3

Ingreso al Sistema............................................................................................................................4

Pantalla de inicio..............................................................................................................................5

Opción: Crear Trámite...................................................................................................................17

Formularios....................................................................................................................................17

Bienes Muebles..........................................................................................................................19

Traspaso.................................................................................................................................19

Inscripción de gravámenes.....................................................................................................31

Inscripción del trámite...........................................................................................................42

Respuesta de defectos...........................................................................................................42

Tabla de estados del Trámite en los formularios..........................................................................47

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Descripción del Documento

Formularios Electrónicos es una plataforma que ofrece a los notarios la oportunidad de

realizar trámites relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles vía web.

En este documento se describe el uso de la plataforma de Formularios Electrónicos para

los siguientes trámites:

Traspaso de Bienes Muebles

Inscripción de Gravámenes Prendarios

En este documento se detalla, el proceso que debe seguir para realizar cualquiera de los

trámites mencionados anteriormente.

Además, muestra cómo utlizar la plataforma de Formularios Electrónicos, de manera

fácil y sencilla, desde el proceso de ingreso a la plataforma hasta la generación del trámite,

además de una explicación detallada paso a paso para realizarlos.

Actualmente para poder ingresar a la plataforma Formularios Electrónicos es necesario

la autentficación por medio de firma digital, por lo tanto, se recomienda utlizar Mozilla Firefox.

Consideraciones

Al momento de presentar documentos por la opción digital de Formularios Electrónicos los

interesados deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

1- El uso de esta plataforma es opcional, los documentos pueden ser también presentados

de manera fsica en la ventanilla del Registro Nacional.

2- Los trámites iniciados por el medio electrónico deben ser finalizados por esta misma vía,

no hay opción de contnuar el trámite en ventanilla.

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3- Los trámites presentados de manera fsica en la ventanilla del Registro Nacional deben

ser finalizados por esta misma vía, no hay opción de contnuar el trámite por el medio

electrónico.

Ingreso al Sistema

A contnuación, se detallan los pasos a seguir para poder ingresar a la plataforma.

Para poder ingresar a Formularios Electrónicos se debe de ingresar a la siguiente dirección:

www.rnpdigital.com en el apartado de Formularios Electrónicos.

Para el caso del Plan Piloto se ingresa por la dirección rnpfacil.go.cr

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Pantalla de inicio

Para el ingreso al sistema se debe dar clic en el botón de “Ingresar con Firma Digital”

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Esto despliega una ventana con las indicaciones para ingresar, las cuales el usuario debe

verificar y luego oprimir el botón Aceptar:

Al utllizar Googlz Chromez (vzrslión 54.0 o supzrlior)

Luego de oprimir Aceptar, el sistema inicia el proceso de descarga del componente, para lo que

usuario debe digitar el botón de descarga para autorizar el proceso.

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A contnuación, se debe ejecutar el componente de firma descargado.

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Luego se debe ingresar el pin y oprimir OK.

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Al utllizar Mozlilla Flirzoor (vzrslión 49.0.1 o supzrlior)

Luego de oprimir Aceptar, el sistema inicia el proceso de descarga del componente, para lo que

usuario debe digitar el botón de Aceptar.

Luego se debe ingresar el pin y oprimir OK.

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Al utllizar Intzrnzt Erplorzr (vzrslión 10 o supzrlior)

Para ingresar, se debe oprimir el botón Open de la descarga que ejecuta el componente de

firma.

Luego se debe seleccionar Allow/Permitir.

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Por últmo, se debe ingresar el pin y oprimir OK.

Ingrzso prlimezra vzz

Si usted es usuario que ingresa por primera vez a la plataforma Formularios Electrónicos debe

registrarse. Para registrarse únicamente tene que llenar los datos que se solicitan.

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Una vez que ingreso los datos solicitados y dio clic al botón de “Registrarse”, debe de llenar la

información profesional que se solicita en la siguiente pantalla, es importante que tome en

cuenta que estos datos serán utlizados para las consultas públicas del portal.

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Realizado el registro de información personal y profesional el sistema lo redirigirá a la pantalla

principal.

* Si usted es usuario regular solo debe de digitar el pin y una vez realizada la autentcación

aparecerá la pantalla principal.

En esta pantalla se encuentran las opciones de menú, así como el nombre de la persona que

ingreso al sistema (parte superior derecha), como se muestra en la siguiente imagen.

En esta pantalla también se encuentra la sección de trámites, en la cual se muestra el histórico

de trámites que ha realizado el notario, así como los diferentes estados que pueden tener:

Confección : Trámite nuevo que aún no se ha enviado a registro

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Corrección : En los casos donde el trámite fue Calificado Defectuoso por Registro

Nacional, y debe realizarse una corrección sobre el mismo

Calificación : Trámite que está en calificación en el Registro Nacional

Cancelado : Trámite que el usuario cancelo

Retrado sin inscribir : Trámite que se envió al Registro Nacional sin embargo el usuario

retra antes de que se inscriba

Inscrito : Trámite finalizado con éxito

En proceso de envió : Trámite que está en espera de recepción del Registro Nacional,

para estos casos el envío lo realiza automátcamente el sistema.

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A contnuación, se realizará una explicación de cada una de las opciones del menú, así como los

pasos a seguir para efectuar los trámites correspondientes a estas opciones.

Opción: Crear Trámite

Esta opción del menú permite realizar los diferentes trámites relacionados con Bienes e

Inmuebles de la plataforma.

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Este menú se divide en tres sub-menús, que a su vez se componen de diferentes trámites que

se pueden realizar como se muestra a contnuación

Formularios

Para realizar los diferentes trámites de Bienes Muebles e Inmuebles se debe de completar la

información solicitada en cada uno de los formularios.

Los formularios están divididos en secciones generales, estas se mostrarán en la parte superior.

Así mismo algunas secciones están divididas en subsecciones. En este caso estas se mostrarán

en la parte inferior.

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Bienes Muebles

Traspaso

Para la creación de un trámite de traspaso de Bienes Muebles en el menú, se selecciona la

opción Crear Trámite/Bienes Muebles/Traspaso.

Una vez que se seleccionó la opción, el sistema lo redirige a la primera pantalla del trámite. En

esta pantalla se solicitan los Datos Generales.

Paso 1: Datos Gznzralzs

En esta sección, se debe ingresar los datos de la matriz, así como seleccionar el notario

responsable, e incluir el lugar, fecha y hora de otorgamiento.

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Al final de la pantalla aparece una opción con el artculo 122 del Código Notarial. Al dar clic en

esta opción el usuario está aceptando que los datos son reales y fieles al original, en caso de

que no se marque no es posible contnuar con el trámite.

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Validaciones

1. Esta sección valida que la fecha de otorgamiento no tenga una diferencia mayor a 30

días hábiles con respecto a la fecha actual, esto debido a que implica el cobro de una

multa y de momento la plataforma no maneja la opción de pago de multa como se

muestra en la imagen.

2. El sistema valida que la hora de otorgamiento no sea mayor a la fecha y hora actual.

Paso 2: Datos dzl Vzhículo

En este paso se selecciona la clase y código y se ingresa la placa del vehículo a traspasar, se da

clic en buscar, de manera que el sistema trae los datos del vehículo automátcamente para que

el notario verifique la información.

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Validaciones

El notario también debe seleccionar cuando aplica el estado civil del propietario para poder

contnuar, como se muestra a contnuación.

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Paso 3: Aczptaclión dz Gravámeznzs y otros

En esta sección se muestran los gravámenes, anotaciones e infracciones que presenta el

vehículo, el notario debe elegir si el adquirente acepta o no estos gravámenes, anotaciones e

infracciones, seleccionando la opción al final de la pantalla. Si el bien presenta gravámenes,

anotaciones o infracciones y el notario no indica que son aceptados por el adquirente, una vez

que haga el envío su trámite va a ser calificado defectuoso por este motvo.

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Paso 4: Datos dzl Contrato – Datos dzl Adqulirlizntz

En los datos del contrato el notario debe completar la información del adquiriente, en el cual

debe seleccionar el tpo de identficaciónó en el caso de cédulas fsicas o jurídicas el usuario

debe únicamente ingresar la cédula o identficación y el domicilio, la plataforma se encarga de

llenar el resto de los datos. Para las otras opciones se deben completar todos los datos

requeridos.

Validaciones

1. El sistema valida que el notario no traspase bienes a su nombre.

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Paso 4: Datos dzl Contrato - Contrato

En los datos del contrato se selecciona el tpo de moneda en el que se hace el traspaso, pueden

ser colones, dólares o euros. Se ingresa el Precio, Causa Adquisitva y Tipo Derecho y se oprime

el botón siguiente. Si la moneda elegida es diferente a colones, el sistema va a utlizar el tpo de

cambio de la fecha de otorgamiento para convertr el monto a colones y definir el mayor entre

este monto y el valor fiscal para el cálculo de impuestos.

Paso 4: Datos dzl Contrato - Adjunto dz Tzstmeonlios

En este paso se adjunta la copia del testmonio con respecto al trámite y la Declaración Jurada

(Declaración de Impuesto de Traspaso que se genera desde el EDDI, formularios D120 y D121),

estos deben ir firmados por el notario que está realizando el traspaso y únicamente se aceptan

archivos con formato pdf.

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Validaciones

1. En la sección de adjuntos es requerido el testmonio a la hora del envío.

2. Esta sección también valida que los adjuntos estén firmados por el notario.

3. También se valida que solo se pueden incluir archivos con formato PDF.

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Paso 5: Rzsumezn dzl Trámelitz

En esta pantalla se muestran los datos generales del trámite, propietario, adquiriente,

gravámenes, anotaciones, infracciones y datos del vehículo.

En este paso el notario debe validar la información y firmarla, esta es la información que se

envía al Registro Nacional.

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Validaciones

En esta sección se hacen varias validaciones, dentro de las cuales están:

1. Se valida que tanto el propietario como el adquiriente estén vivos, en caso de ser

personas fsicas.

2. Se valida en el caso que alguna de las partes sea persona jurídica que no se encuentre

moroso con la ley 9024.

3. El sistema valida que el documento sea firmado por el notario responsable del trámite

antes de ser enviado/reenviado.

4. Se valida la fecha de otorgamiento, que esta no sea mayor a 30 días hábiles con

respecto a la fecha actual, esto debido a que se cobraría una multa que no se está

manejando en el sistema, por lo tanto, el notario deberá presentar el documento en

forma fsica.

5. Se vuelve a corroborar los adjuntos necesarios.

6. Se verifica que el bien mueble este al día con el marchamo.

7. Se valida que el notario esté inscrito y vigente en la DNN.

8. Por últmo, se valida que se esté enviando el trámite en horas hábiles para recepción de

documentos, con respecto al Registro Nacional, en caso contrario el notario no podrá

hacer el pago y el envío hasta que esté en este horario. El horario es de 8 am a 3 pm, de

lunes a viernes.

Pago dzl Trámelitz

En esta pantalla el notario debe de ingresar los datos de la tarjeta que se utlizara para realizar

el pago, una vez que se ingresó la información se debe de dar clic en el botón procesar el pago.

También se muestra el desglose del cobro.

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Después del pago, la plataforma le devolverá el número de las citas de presentación que se le

otorgaron en el Registro Nacional. Si existe algún problema en la comunicación con el registro

nacional el trámite queda con estado en proceso de envío y la plataforma reintentara hacer el

envío unos minutos después.

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Inscripción de gravámenes

Para la creación de un trámite correspondiente a una inscripción de gravamen de Bienes

Muebles en el menú, se selecciona la opción Crear Trámite/Bienes Muebles/Inscripción de

gravamen Prendario.

Una vez que se seleccionó la opción, el sistema lo redirige a la primera pantalla del trámite. En

esta pantalla se solicitan los Datos Generales.

Paso 1: Datos Gznzralzs

En esta sección, se debe ingresar los datos de la matriz, así como seleccionar el notario

responsable, e incluir el lugar, fecha y hora de otorgamiento.

Al final de la pantalla aparece una opción con el artculo 122 del Código Notarial. Al dar clic en

esta opción el usuario está aceptando que los datos son reales y fieles al original, en caso de

que no se marque no es posible contnuar con el trámite.

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Validaciones

3. El sistema valida que la hora de otorgamiento no sea mayor a la fecha y hora actual.

Paso 2: Datos dzl Gravamezn

En este paso se deben indicar los datos que forman parte del contrato prendario en este caso

se deben completar los campos de monto, seleccionar el tpo de moneda (colones, dólares o

euros), se debe seleccionar la fecha de vencimiento del contrato y el plazo del mismo.

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Paso 3: Datos dz la Garanta

En este paso se selecciona la clase y código y se ingresa la placa del vehículo que se va a

prendar, se da clic en buscar, de manera que el sistema trae los datos del vehículo

automátcamente para que el notario verifique la información.

Al dar clic en buscar, el sistema traerá la información del bien y la mostrará en una ventana

aparte para que se pueda constatar los datos del vehículo y se llenen los datos del estado civil

del propietario y el grado de la garanta además del monto. En caso de que se esté seguro de

que es el bien que se quiere prendar y llenar la información solicitada se debe agregar dando

clic en el botón de “Agregar”.

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Una vez que un bien es agregado se mostrara en la lista de las garantas

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Paso 4: Datos dz las Partzs

En los datos de las partes el notario debe seleccionar el tpo de identficaciónó en el caso de

cédulas fsicas o jurídicas el usuario debe únicamente ingresar la cédula o identficación y el

domicilio, la plataforma se encarga de llenar el resto de los datos. Para las otras opciones se

deben completar todos los datos requeridos.

Una vez agregadas las partes, las mismas quedan en la lista que se encuentra en la parte

inferior de la pantalla.

Validaciones

1. El sistema valida que el propietario del bien se encuentre dentro de las partes ya que

sea como deudor o como propietario.

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2. De no agregar el propietario dentro de las partes en la parte inferior de la pantalla hay

una opción donde el propietario da su consentmiento para que se realice la prenda con

el bien a su nombre.

Si el propietario es agregado a la lista de partes la opción del consentmiento no aparecerá

de lo contrario esta opción se muestra al igual que el mensaje de advertencia.

De no incluir el propietario en las partes o no dar el consentmiento no se podrá contnuar

con el trámite.

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Paso 4.2: Adjunto dz Tzstmeonlios

En este paso se adjunta la copia del testmonio con respecto al trámite, este debe ir firmado por

el notario que está realizando el trámite y únicamente se aceptan archivos con formato pdf.

Validaciones

1. En la sección de adjuntos es requerido el testmonio a la hora del envío.

2. Esta sección también valida que los adjuntos estén firmados por el notario.

3. También se valida que solo se pueden incluir archivos con formato PDF.

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Paso 5: Rzsumezn dzl Trámelitz

En esta pantalla se muestran los datos que fueron llenados durante todos los pasos del trámite.

En este paso el notario debe validar la información y firmarla, esta es la información que se va a

enviar al Registro Nacional.

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Validaciones

En esta sección se hacen varias validaciones, dentro de las cuales están:

1. Se valida que las partes estén vivos, en caso de ser personas fsicas.

2. Se valida en el caso que alguna de las partes sea persona jurídica que no se encuentre

moroso con la ley 9024.

3. El sistema valida que el documento sea firmado por el notario responsable del trámite

antes de ser enviado/reenviado.

4. Se vuelve a corroborar los adjuntos necesarios.

5. Se verifica que el bien mueble este al día con el marchamo.

6. Se valida que el notario esté inscrito y vigente en la DNN.

7. Por últmo, se valida que se esté enviando el trámite en horas hábiles para recepción de

documentos, con respecto al Registro Nacional, en caso contrario el notario no podrá

hacer el pago y el envío hasta que esté en este horario. El horario es de 8 am a 3 pm, de

lunes a viernes según se indica en el reglamento para Formularios Electrónicos.

Pago dzl Trámelitz

En esta pantalla el notario debe de ingresar los datos de la tarjeta que se utlizara para realizar

el pago, una vez que se ingresó la información se debe de dar clic en el botón procesar el pago.

También se muestra el desglose del cobro.

39

Después del pago, la plataforma le devolverá el número de las citas de presentación que se le

otorgaron en el Registro Nacional. Si existe algún problema en la comunicación con el registro

nacional el trámite queda con estado en proceso de envío y la plataforma reintentar á hacer el

envío unos minutos después.

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Inscripción del trámite

Una vez que el trámite es inscrito por el registrador, el notario recibe un correo electrónico y

puede ver el estado del documento en la lista del trámite.

Respuesta de defectos

Cuando un trámite es calificado defectuoso el notario va a ser notficado vía correo electrónico,

además podrá visualizar dicho estado en la lista de trámites.

Para visualizar los defectos el notario debe hacer clic en el icono de advertencia

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Para corregir el defecto el notario debe seleccionar la opción Corregir defectos o seleccionar el

trámite desde la lista. Una vez hecho esto el notario podrá corregir los datos del formulario que

se presenten habilitados.

En la sección de adjuntos (para el caso de Traspasos, paso 4 Datos del Contrato, sección 3ó para

el caso de Inscripción de Gravamen, paso 4 Datos de las Partes, sección 2) el notario también

podrá enviar los siguientes documentos:

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Para enviar estos documentos el notario debe hacer check en el documento que desea enviar y

adjuntar el archivo firmado digitalmente. Para el caso de envío de documentos adicionales el

sistema solicita al notario el pago de los tmbres correspondientes.

En el resumen el notario podrá verificar los archivos antes de firmar y enviar el documento.

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Una vez que se firma el documento y se hace el pago (cuando se envía un documento adicional)

el sistema indica que el envío se realizó con éxito. Si existe documento adicional el sistema

muestra las citas de presentación del mismo.

En la lista el trámite cambia a estado Califcación.

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Seleccionando el trámite de la lista el notario también puede consultar las citas de los

adicionales que contenga el trámite.

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Tabla de estados del Trámite en los formularios

Nombre DescripciónConfección Estado que indica que el trámite está en

digitación, es decir, en proceso de registro.Pagado Este estado indica que el trámite ya fue

pagado por el notarioError Envío Plataforma En este caso se produjo un error de envío

del documento al Registro Nacional, peroel trámite ya fue pagado, por lo que alusuario se le notfica que el trámite está enproceso de envío, en este caso el trámiteserá enviado por la plataformaautomátcamente.

Error Envío RN Este estado es similar al anterior, pero seríaen caso de que se dé un error del lado delRN, el usuario también visualiza el trámiteen proceso de envío, en este caso eltrámite será enviado por la plataformaautomátcamente.

Calificación El documento fue ingresado correctamenteen el registro y el notario recibió las citas.

Defectuoso El documento fue calificado comodefectuoso por parte de algún funcionariodel registro.

Corrección El notario inicia con la corrección deldocumento previamente defectuoso.

Error reenvíoPlataforma

Se da un error de reenvío por parte de losformularios, el usuario visualiza el trámiteen proceso de reenvío, en este caso eltrámite será reenviado por la plataformaautomátcamente.

Error reenvío RN Se produce un error por parte del RN a lahora del reingreso del documento, elusuario también visualiza el trámite enproceso de reenvío.

Calificación El documento es reingresado al RegistroNacional, en caso de tener adicionales elnotario recibe las nuevas citas deladicional, en este caso el trámite será

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reenviado por la plataformaautomátcamente.

Rechazado El trámite posee una situación que nopermite el traspaso del bien.

Inscrito El documento fue inscrito correctamenteCancelado El documento fue cancelado por el RNRetrado sin Inscribir El notario solicita que el documento sea

retrado sin inscribir.No procede El documento no puede ingresar al RN

debido a que posee alguna situación queno permita realizar el traspaso del bien.

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