Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Rozliczanie projektów w ramach Poddziałania 1.1.1, 1.3.1 i
1.3.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
2007 – 2013 Rozliczanie projektów i weryfikacja płatności
1 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Definicje
1. Płatność – przekazanie beneficjentowi środków stanowiących
dofinansowanie projektu.
2. Dokumenty potwierdzające wydatki – dokumenty potwierdzające
zawarcie umów, dokumenty potwierdzające fakt poniesienia wydatków,
dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty.
3. Wniosek o płatność – wniosek według określonego schematu,
zatwierdzonego przez MRR, składany w formie elektronicznej i
papierowej w OPI
4. Generator wniosków – Generator Wniosków o Płatność, dostępny na
stronach MRR, umożliwiający przygotowanie wniosku w formie
elektronicznej. Aktualna wersja ma numer 25.
2 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Wniosek o płatność
1. Beneficjent składa wniosek w formie elektronicznej (generator wniosków
o płatność) oraz papierowej.
2. Wniosek może dotyczyć zaliczki, refundacji, rozliczenia zaliczki.
3. Do wniosku należy załączyć dodatkowe tabele (Tabela nr 1 –zestawienie
kumulatywne wydatków w podziale na kategorie w ramach
poszczególnych wniosków o płatność służąca do analizowania
poprawności realizacji umowy o dofinansowanie), oświadczenie
Beneficjenta wg przesłanego wzoru. W przypadku wniosku o płatność
rozliczającego zaliczkę należy dołączyć wyciąg bankowy dotyczący
rachunku bankowego służącego obsłudze zaliczek na dzień dokonania
ostatniego wydatku (ostatniej refundacji z konta zaliczkowego na konto
ogólne).
3 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Rozliczenie kosztów wniosku WNP_POIG. poniesionych do dnia
Kategorie wydatków
Kwota kategorii
kosztów (w PLN)
zgodnie z umową
Wydatki okresów rozliczeniowych
Pozostałe środki
do końca
realizacji
projektu
Procentowe
rozliczenie
kategorii
Sprawdzenie suma
wydatków z
2009
suma
wydatków z
2010
WNP nr …
do …..2011
WNP nr …
do …..2011
WNP nr …
do …..2011
0
suma
wydatków
narastająco od
początku
realizacji
projektu
Wynagrodzenia z pochodnymi 500 000,00 500,00 10 000,00 10 500,00 489 500,00 2,10% OK
Amortyzacja 100,00 20,00 60,00 80,00 20,00 80,00% OK
Wkład niepieniężny 300,00 200,00 0,00 200,00 100,00 66,67% OK
Zakup wyposażenia laboratoryjnego (do 20
% wydatków kwalifikowanych projektu,
włączając podatek VAT)
20 000,00 200,00 3 000,00 3 200,00 16 800,00 16,00% OK
Materiały i surowce, oprogramowanie i
licencje 15 000,00 100,00 400,00 500,00 14 500,00 3,33% OK
Usługi badawcze, ekspertyzy, analizy i
raporty 50 000,00 0,00 50 000,00 0,00% OK
Delegacje krajowe i zagraniczne 30 000,00 15 000,00 0,00 15 000,00 15 000,00 50,00% OK
Wydatki na certyfikację rezultatów
projektu 0,00 0,00 0,00 nd OK
Wydatki na ochronę patentową wraz z
doradztwem 8 000,00 500,00 0,00 500,00 7 500,00 6,25% OK
Wydatki na promocję projektu (w tym
rezultatów) 10 000,00 6 000,00 2 000,00 8 000,00 2 000,00 80,00% OK
Koszty ogólne (w tym wynagrodzenie
personelu zarządzającego,
administracyjnego oraz finansowego do
20% kosztów kwalifikowanych projektu,
włączając podatek VAT)
91 000,00 648,06 1 000,00 1 648,06 89 351,94 1,81% OK
Wydatki na obsługę instrumentów
zabezpieczających realizację umowy 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 nd OK
Wydatki na usługi w zakresie audytu
zewnętrznego 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 nd OK
SUMA całkowitych kosztów
kwalifikowanych projektu 724 400,00 23 168,06 16 460,00 0,00 0,00 0,00 39 628,06 684 771,94 5,47%
Procent rozliczenia danego wniosku w stosunku do
całkowitych kosztów projektu 3,20% 2,27% 0,00% 0,00% 0,00% 5,47%
4 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Wniosek o płatność 4. Beneficjent zobowiązany jest do składania wniosków o
płatność raz na kwartał:
* w terminie 10 dni od dnia zakończenia kwartału
kalendarzowego (danego okresu) – w przypadku Beneficjenta
samodzielnie realizującego Projekt,
* w terminie 25 dni od dnia zakończenia kwartału
kalendarzowego - w przypadku Beneficjenta realizującego
Projekt w ramach konsorcjum.
5 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Weryfikacja wniosku
1. Instytucja Wdrażająca weryfikuje wniosek o płatność w
terminie 14 dni od dnia otrzymania kompletnego i
prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność.
2. Instytucja Wdrażająca może zlecić weryfikację wniosku o
płatność niezależnemu ekspertowi – wtedy termin weryfikacji
może ulec wydłużeniu.
6 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Uzupełnienie wniosku
1. W przypadku, gdy wniosek o płatność zawiera braki lub błędy
Beneficjent, na wezwanie Instytucji Wdrażającej, jest
zobowiązany do poprawienia i uzupełnienia wniosku.
2. Beneficjent ma 7 dni liczonych od dnia doręczenia wezwania
na dokonanie korekty.
7 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Ponowna weryfikacja wniosku
1. W przypadku konieczności dokonania korekt – termin
weryfikacji wniosku zaczyna się liczyć ponownie od
momentu złożenia kompletnego wniosku.
2. Oznacza to, że Instytucja Wdrażająca ma ponownie 14 dni na
weryfikację wniosku.
3. W razie zaistnienia takiej konieczności, Instytucja Wdrażająca
może dokonać ponownego wezwania do uzupełnienia
dokumentów.
8 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Wniosek rozliczający transzę zaliczki
1. Wniosek o płatność rozliczający transzę zaliczki w całości,
Beneficjent zobowiązany jest złożyć w terminie 120 dni od
dnia jej przekazania na rachunek bankowy. Rozliczenie polega
na wykazaniu we wniosku o płatność wydatków
kwalifikowanych w wysokości zaliczki lub na zwrocie
niewykorzystanych środków. W przypadku niezłożenia
wniosku o płatność na pełną kwotę transzy zaliczki lub w
obowiązującym terminie, od środków pozostałych do
rozliczenia w ramach danej transzy nalicza się odsetki jak dla
zaległości podatkowych liczone od dnia przekazania środków
do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego dana
transzę zaliczki (§ 7 u. 7 Umowy o dofinansowanie)
9 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Wniosek o płatność końcową
1. Łącznie dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie
zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95%
kwoty dofinansowania określonej w Umowie. Pozostała
kwota dofinansowania będzie przekazana Beneficjentowi po
zaakceptowaniu przez Instytucję Wdrażającą wniosku o
płatność końcową.
2. Beneficjent jest zobowiązany do złożenia wniosku o płatność
końcową nie później niż w dniu zakończenia okresu
kwalifikowalności wydatków określonego dla każdego
Projektu w Umowie o dofinansowanie.
10 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Wniosek o płatność końcową c.d.
3. Przekazanie płatności końcowej następuje pod warunkiem
zrealizowania pełnego zakresu rzeczowego i finansowego
Projektu.
4. Do ostatniego wniosku o płatność Beneficjent dołącza pełną
dokumentację finansową potwierdzającą przedstawione we
wniosku o płatność wydatki.
11 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Wniosek o płatność końcową c.d.
5. W przypadku, gdy z wniosku o płatność końcową wynika, że
część przekazanego dofinansowania nie została wydatkowana
przez Beneficjenta, Beneficjent bez wezwania, wraz
wnioskiem o płatność końcową zwraca na rachunki wskazane
przez Instytucję Wdrażającą niewykorzystaną kwotę
dofinansowania wraz z odsetkami bankowymi. Kwotę odsetek
Benefeicjent dokumentuje wyciągiem bankowym z
wyodrębnionego do obsługi zaliczek rachunku bankowego
(§ XIV u. 7 Umowy o dofinansowanie).
W przeciwnym wypadku stosuje się art. 207 ustawy o
finansach publicznych (§ XIV u. 8 Umowy o
dofinansowanie).
12 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Wypłata środków
1. Instytucja Wdrażająca jest zobowiązana do wystawienia
zlecenia płatności ze środków EFRR w ciągu 14 dni od dnia
zatwierdzenia wniosku o płatność oraz przekazania dotacji
celowej na rachunek bankowy Beneficjenta w możliwie
najkrótszym terminie zsynchronizowanym z terminem
przekazania przez Płatnika (Bank Gospodarstwa Krajowego)
środków z EFRR.
13 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Rachunki bankowe 1. Beneficjent zobowiązany jest do otwarcia wyodrębnionego
oprocentowanego rachunku bankowego wyłącznie do obsługi
płatności zaliczkowych. Beneficjent działający w formie
konsorcjum zapewnia, ze konsorcjanci również założą
wyodrębnione oprocentowane rachunki bankowe do obsługi
zaliczek.
2. Odsetki bankowe narosłe od kwot dofinansowania w formie
zaliczki, przekazywanych w ciągu roku kalendarzowego na
realizację Projektu (wg stanu na 31 grudnia danego roku),
Beneficjent zobowiązany jest zwrócić do 15 stycznia
następnego roku oddzielnym przelewem bankowym na
rachunek bankowy wskazany przez Instytucję Wdrażającą.
14 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Rachunki bankowe c.d. 1. Wpłaty na wyodrębniony do obsługi zaliczki rachunek
bankowy Beneficjenta mogą pochodzić wyłącznie od
Instytucji Wdrażającej oraz Płatnika. Wpłaty na konta
bankowe konsorcjantów wyodrębnione na potrzeby obsługi
zaliczek mogą pochodzić jedynie od Beneficjenta.
2. Wydatki z wyodrębnionych na obsługę zaliczek rachunków
bankowych zarówno Beneficjenta jak i jego konsorcjantów
mogą być dokonywane wyłącznie na pokrycie wydatków
kwalifikowanych, w tym przekazanie przez Beneficjenta
zaliczki na rachunki konsorcjantów.
15 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Ewidencja księgowa
1. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej
informatycznej ewidencji księgowej środków dotyczących realizowanego
Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i umożliwiającej
identyfikację środków wydatkowanych na poszczególne zadania realizacji
Projektu jak również kontrolę utrzymania proporcji pomiędzy płatnościami
ze środków EFRR i dotacją celową.
2. W przypadku Projektu realizowanego w ramach Konsorcjum, powyższy
obowiązek dotyczy również konsorcjantów.
3. Dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług VAT Beneficjent
(odpowiednio konsorcjant) zobowiązany jest do prowadzenia odrębnej
ewidencji wydatków, w stosunku do których podatek VAT jest uznany za
wydatek kwalifikowany. W przeciwnym wypadku Instytucja Wdrażająca
uznaje VAT za niekwalifikowany.
16 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Środki niewykorzystanych w
danym roku budżetowym 1. Dofinansowanie udzielone Beneficjentowi w formie zaliczki w zakresie
środków pochodzących z dotacji celowej w części niewykorzystanej do
końca roku budżetowego podlega zwrotowi na rachunek wskazany przez
Instytucję Wdrażającą do dnia 15 stycznia następnego roku. Po upływie
ww. terminu od niezwróconych środków nalicza się odsetki określone jak
dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia 16 stycznia
2. Wszystkie wydatki poniesione w ramach projektu z konta ogólnego
muszą być zrefundowane z konta zaliczkowego (projektowego) do
dnia 31 grudnia danego roku.
1. Środki finansowe przekazane w ramach dofinansowania w formie zaliczki
ze środków EFRR pozostają na rachunku Beneficjenta oraz konsorcjantów
i mogą być wydatkowane w terminie określonym w harmonogramie
realizacji Projektu.
17 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Weryfikacja dokumentów na
podstawie próby losowej
1. OPI losuje próbę dokumentów do weryfikacji każdego
zaakceptowanego wniosku o płatność
2. Do Beneficjentów wysyłane jest pismo z prośbą o
dostarczenie pełnej dokumentacji dotyczącej wylosowanych
pozycji z Tabeli 11 wniosku o płatność.
18 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Weryfikacja dokumentów na
podstawie próby losowej
3. Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia dokumentów
w sposób czytelny, dokumentacja powinna być
uporządkowana zgodnie z pismem (do każdej pozycji
wskazanej w piśmie powinien być stworzony kompletny
pakiet dokumentów, a kolejne pakiety powinny być ddzielone
od siebie) oraz trwale złączona.
4. W razie braków, błędów lub wątpliwości Beneficjent będzie
wezwany do uzupełnień lub sporządzenia koniecznych korekt.
19 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Wydatki kwalifikowane Poddziałanie 1.1.1
LP WYDATEK KWALIFIKOWANY
1 Wynagrodzenia i pochodne 2 Amortyzacja
3 Wkład niepieniężny
4 Zakup wyposażenia laboratoryjnego (w tym używanego)
5 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie
6 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz
7 Zakup dostępu do baz danych, nabycie profesjonalnych opracowań dotyczących rynku
8 Wydatki na delegacje i udział w konferencjach
9 Koszty opracowania analiz i raportów związanych bezpośrednio z celem projektu
10 Koszty organizacji paneli ekspertów
11 Koszty usług IT związanych bezpośrednio z realizacją projektu
12 Wydatki na ochronę patentową
13 Wydatki na promocję
14 Koszty ogólne
15 Obsługa instrumentów zabezpieczających
16 Audyt zewnętrzny
17 Podatek VAT
20 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Wydatki kwalifikowane Działanie 1.3
LP WYDATEK KWALIFIKOWANY
1 Wynagrodzenia i pochodne 2 Amortyzacja
3 Wkład niepieniężny
4 Zakup wyposażenia laboratoryjnego (w tym używanego)
5 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie
6 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz
7 Wydatki na certyfikację rezultatu projektu
8 Wydatki na ochronę patentową
9 Wydatki na delegacje krajowe i zagraniczne związane ze zgłoszeniami patentowymi
10 Koszty ogólne
11 Obsługa instrumentów zabezpieczających
12 Wydatki na promocję
13 Audyt zewnętrzny
14 Podatek VAT
21 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK
KWALIFIKOWANY
DOKUMENTACJA PODSTAWOWA
DOKUMENTACJA
KOSZTÓW
DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI
1. Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę (wraz z pochodnymi) Należy pamiętać że ZFŚS jest kwalifikowanych tylko dla Beneficjentów którzy rozliczają projekt zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIG z dnia 5 czerwca 2008 roku.
Umowa o pracę/ oświadczenie o zatrudnieniu, zakres obowiązków, regulamin wynagradzania/uchwała/układ zbiorowy pracy. Powyższe dokumenty należy złożyć jednokrotnie w wersji elektronicznej dokumenty w sposób następujący: dla każdej osoby utworzyć oddzielny plik z dokumentacją, i w dodatkowym pliku dokumenty ogólne (regulamin wynagrodzeń/ układ zbiorowy itp.). W przypadku gdy powstają aktualizacje dokumentów, dochodzą nowi pracownicy itp., należy przysłać aktualizację danych.
* Dokumenty delegujące do prac w projekcie (np. polecenie dyrektora), jeżeli powyższe nie wynika z umowy * Indywidualne karty czasu pracy, w przypadku oddelegowania bądź rozliczenia godzinowego muszą wskazywać ile godzin, w jakim zadaniu i jakiej kategorii przepracowała dana osoba. W przypadku rozliczania przy pomocy stałej stawki godzinowej niezbędne jest wskazanie dokumentu, w którym jest ona ujęta (umowa, oddelegowanie, kwota powinna być wskazana w regulaminie wynagrodzeń bądź innym wiążącym i zatwierdzonym przez Instytucje dokumencie) * lista płac * praca maksymalnie 8 godzin dziennie na pełnym etacie, chyba że przepisy stanowią inaczej – jeśli pracownik przepracował więcej godzin, to należy dołączyć dokumentację dotyczącą odbioru godzin (podanie pracownika/ zgoda/ rozliczenie następuje w miesiącu zapłaty) * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US oraz innych obciążeń * DRA * kalkulacja, zbiorcza karta czasu pracy, która
wprost wskazuje kwoty w Tabeli 11 wniosku o płatność.
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników, zapłaty do ZUS i US oraz pozostałych obciążeń wynagrodzeń (ZFM, KZP itp.) wraz z niezbędnymi oświadczeniami i zestawieniami, że zapłaty wskazane jako kwalifikowane występują w konkretnych potwierdzeniach zapłat
22 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK
KWALIFIKOWANY
DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA
KOSZTÓW
DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI
2 Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/ o dzieło z własnym pracownikiem (wraz z pochodnymi)
Umowa zlecenie/ o dzieło; zakres obowiązków i/lub oświadczenie dotyczące: *rozbieżności zakresu ww. umowy z zakresem obowiązków pracowniczych *faktu, że czynności wynikające z ww. umowy wykonywane są poza godzinami pracy. Artykuł pzp.
* Rachunek * protokół odbioru pracy, * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US, * DRA
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników; zapłaty do ZUS i US z oświadczeniami (jw.)
3 Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/ o dzieło z osobą spoza jednostki (wraz z pochodnymi)
Umowa zlecenie/ o dzieło. Artykuł pzp.
* Rachunek * protokół odbioru pracy, * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US, * DRA
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników; zapłaty do ZUS i US z oświadczeniami (jw.)
4 Usługi obce – podmiot prowadzący działalność gospodarczą
Umowa. Artykuł pzp.
* Faktura, * protokół odbioru pracy/ protokół zdawczo-odbiorczy
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
23 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK
KWALIFIKOWANY
DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA
KOSZTÓW
DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI
5 Amortyzacja Faktura źródłowa z potwierdzeniem zapłaty. OT, dokument przyjęcia środka trwałego na stan, tabela amortyzacyjna. Oświadczenie, że środek trwały nie był finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej w ciągu ostatnich 7 lat. Jeśli środek trwały był zakupiony jako sprzęt używany dodatkowo oświadczenie o jego wycenie w kontekście cen rynkowych.
* Informacja o przekazaniu środka trwałego do projektu z wykazaniem związku z projektem, * dokumentacja księgowa – wydzielone konto przypisane do projektu, * kalkulacja z wyjaśnieniem, jeśli sprzęt używany jest jedynie częściowo.
6 Wkład niepieniężny
Dokumentacja opisowa wkładu niepieniężnego. Wycena wkładu niepieniężnego.
* Dokument wnoszący wkład do projektu, * oświadczenia, wyjaśnienia. * Jeśli częściowe rozliczenie to dołączenie kalkulacji z wyjaśnienie, * dokumentacja księgowa.
7 Zakup sprzętu / wyposażenia laboratoryjnego (do 20% kosztów kwalifikowanych)
Umowa z wykonawcą. Przyjęcie wyposażenia na stan. Artykuł pzp.
* Faktury, * protokoły przyjęcia, * dokument przyjęcia na stan, * kalkulacja z wyjaśnieniem/ wskazanie pozycji faktury, jeśli kwalifikowana jest część faktury * wyjaśnienie związku z projektem.
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
24 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków
LP WYDATEK KWALIFIKOWANY
DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA
KOSZTÓW
DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI
8 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji
Umowa z wykonawcą. Dokument przyjęcia na stan. Artykuł pzp.
* Faktury, * protokoły przyjęcia, * dokument przyjęcia na stan, * kalkulacja z wyjaśnieniem/ wskazanie pozycji faktury, jeśli kwalifikowana jest jedynie część faktury * wyjaśnienie związku z projektem o ile nie jest to oczywiste
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
9 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz
Umowa z wykonawcą. Artykuł pzp.
* Faktury, rachunek, * protokoły odbioru prac.
* wyjaśnienie związku z projektem o ile nie jest to oczywiste
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
10 Zakup dostępu do baz danych, nabycie profesjonalnych opracowań dotyczących rynku
Umowa z wykonawcą. Artykuł pzp.
* Faktury, * protokoły odbioru prac.
•oświadczenie o spójności wydatku z projektem. * wyjaśnienie związku z projektem o ile nie jest to oczywiste
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
25 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK
KWALIFIKOWANY
DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA
KOSZTÓW
DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI
11 Wydatki na delegacje i udział w konferencjach
Dokument delegacji. Dokumenty dodatkowe np.: zaproszenie, agenda, korespondencja, materiały, certyfikaty, listy obecności Oświadczenia: o wyżywieniu, przejazdach i dojazdach (zg. z Rozp. MPiPS z 19.12.02r.). Samochód prywatny - umowa użyczenia (rozliczenie wg. limitu zg. z Rozp..) Samochód służbowy – karta przebiegu, faktura za paliwo, potwierdzenie zapłaty. Przy delegacjach zagranicznych dodatkowo należy dołączyć informacje o kursie kosztu i wydatku (bank/data/kurs)
* Rozliczenie delegacji (zg. z Rozp. MPiPS z 19.12.02r.); dokumenty źródłowe (faktury za hotel, udział w konferencji, itp.; w przypadku płatności gotówkowych - potwierdzenia zapłaty, adnotacje na fakturach o zapłacie gotówką) * oświadczenie o spójności wydatku z projektem.
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. Zapłata gotówką – RK, KW, KP, kopia wyciągu bankowego potwierdzającego pobranie pieniędzy do kasy.
12 Koszty opracowania analiz i raportów związanych bezpośrednio z celem projektu
Umowa z wykonawcą. Artykuł pzp.
* Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem.
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
26 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK
KWALIFIKOWANY
DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA
KOSZTÓW
DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI
13 Koszty organizacji paneli ekspertów
Umowa z wykonawcą. Kopie/zdjęcia z przeprowadzonych spotkań, listy obecności (niezbędna). Artykuł pzp.
Faktury, * protokół odbioru prac.
* oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem.
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
14 Wydatki na promocję
1/ materiały promocyjne: Umowa. Artykuł pzp. Kopie/zdjęcia materiałów promocyjnych 2/ konferencje, spotkania: Umowa z wykonawcą (catering, sala itp.). Artykuł pzp. Lista obecności, program, materiały, prezentacje 3/ publikacje: Umowa. Artykuł pzp. Kopie/zdjęcia
1/ Faktura; protokół
odbioru pracy.
2/ / Faktura; protokół
odbioru pracy.
3/ / Faktura; protokół odbioru pracy.
1/ Wyciągi bankowe lub
przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
2/ Wyciągi bankowe lub
przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
3/ Wyciągi bankowe lub
przelewy bankowe potwierdzające zapłatę
27 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK
KWALIFIKOWANY
DOKUMENTACJA PODSTAWOWE DOKUMENTACJA
KOSZTÓW
DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI
15 Wydatki na ochronę patentową
Świadectwo dokonania zgłoszenia patentowego. Umowa zawarta z Kancelarią/ umowa cywilno-prawna. Artykuł pzp.
Wezwanie do zapłaty z Urzędu Patentowego/ rachunek/ faktura. Protokół odbioru prac
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
16 Koszty usług IT związanych bezpośrednio z realizacją projektu
Umowy. Artykuł pzp.
* Faktury, * protokoły odbioru prac.
* oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem.
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
17 Koszty ogólne (do 20% wydatków kwalifikowanych)
1/ wynagrodzenia personelu zarządzającego, administracyjnego itp. – tak jak wynagrodzenia, 2/ koszty powierzchni, media: faktury źródłowe z potwierdzeniami zapłaty (tylko, gdy w danym okresie w projekcie zatrudnieni są pracownicy na umowę o pracę) 3/ koszty telefonów: faktury źródłowe z potwierdzeniami zapłaty
1/ tak jak wynagrodzenia, jeśli rozliczane przy pomocy metodologii, to należy dosłać dokładne jej wyjaśnienie. Dokumentacja księgowa 2/ oświadczenia o używalności, metodologia z dokładnym wyjaśnieniem.
3/ oświadczenia o
używalności, metodologia z dokładnym wyjaśnieniem.
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
28
Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWE DOKUMENTACJA
KOSZTÓW
DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI
18 Obsługa instrumentów zabezpieczających
Umowy. Artykuł pzp.
* Faktury, * protokoły odbioru prac
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
19 Audyt zewnętrzny Umowy. Artykuł pzp.
* Faktury, * protokoły odbioru prac
Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.
20 Podatek VAT *Oświadczenie o kwalifikowalności VAT. *VAT dotyczący nabycia wewnątrzwspólnotowego, importu usług
*Faktury potwierdzone dla innych wydatków kwalifikowanych * Faktura źródłowa, faktura wewnętrzna naliczająca VAT, deklaracja VAT-7, ew. VAT-UE
•Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę faktur dotyczących wydatków kwalifikowanych. * Wyciąg bankowy lub przelewy bankowe potwierdzający zapłatę dla dostawcy, oraz wyciąg potwierdzający wpłatę do US
21 Koszty finansowe – otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego projektu oraz koszty przelewów bankowych
Wyciąg bankowy * Wyciąg bankowy. * dokumentacja księgowa.
Wyciąg bankowy.
29 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków
LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWE DOKUMENTACJA
KOSZTÓW
DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI
22 Leasing (kwalifikowana – spłata kapitału)
Umowa. Artykuł pzp.
* Faktura/faktury, * rozliczenie rat kapitałowych, * jeśli konieczna metodologia to z dokładnym wyjaśnieniem
Wyciągi bankowe potwierdzające zapłatę.
W przypadku rozliczenia zaliczki należy dołączyć wszystkie kolejne wyciągi bankowe danego okresu rozliczeniowego dotyczące rachunku bankowego otwartego na potrzeby projektu. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość dokonania płatności gotówkowej przy niektórych wydatkach o wartości nie przekraczającej 2 tysięcy złotych, takich jak koszty zakupu biletów, czy podróży służbowej, z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości (wytyczne 05.06.2008)
30 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Opis na fakturze
Faktury lub inne dokumenty o równoważonej wartości dowodowej powinny zawierać w opisie: 1. numer Umowy/Aneksu o dofinansowanie w ramach PO IG wraz z datą jej/jego zawarcia,
2. nazwę projektu lub/i numer projektu,
3. nazwę Programu, Działanie, Poddziałanie, nazwę Funduszu współfinansującego,
4. szczegółowy opis, nie budzący wątpliwości, dotyczący związku wydatku z projektem,
5. odniesienie do pozycji w Harmonogramie wydatków kwalifikowanych projektu zgodnie z umową o
dofinansowanie - nazwa kategorii wydatku, numer zadania (jeśli jest rozbicie na klika kategorii/ zadań, to należy
je przedstawić w kilku pozycjach z podaniem konkretnych kwot przyporządkowanych do odpowiednich
kategorii/ zadań)
6. potwierdzenie realizacji prac ujętych w dokumencie przez Kierownika Projektu lub Wykonawcę – jeżeli
załączany dokument dotyczy realizacji prac,
7. informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej,
8. podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r, Nr
19, poz. 177 z późn. zm.) – należy pamiętać, że jeśli dany wydatek nie podlega pod ustawę Prawo zamówień
publicznych to musi być zgodny z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych,
9. kwotę kosztu kwalifikowanego (w tym VAT).
10. Podział wydatku na kwotę płatności ze środków EFRR i kwotę dotacji celowej.
31 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Podatek VAT • Podatek VAT może być kosztem kwalifikowanym w części lub całości
zgodnie z informacjami załączonymi do umowy.
• Rozliczenie VAT wymaga złożenia oświadczenia, że podlega on kwalifikacji. Analogiczne oświadczenia składają wszyscy konsorcjanci.
• Najlepszą praktyką byłoby uzyskanie wiążącej interpretacji podatkowej o braku możliwości odliczenia podatku VAT.
32 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Rozliczenia w ramach Konsorcjum
Konsorcjum Naukowe, Konsorcjum Naukowo - Przemysłowe • Rozliczeń dokonuje Lider / Koordynator Konsorcjum.
• Lider dokonuje rozliczeń na podstawie umowy konsorcjum ( IP II rekomenduje zawieranie umowy na realizację zadań w ramach projektu z Konsorcjantami).
• Rozliczenie między Konsorcjantami odbywa się za pomocą faktur lub równoważnych dokumentów księgowych.
• Do wniosku o płatność należy załączyć pełną dokumentację wydatków (zarówno Lidera jak też konsorcjantów).
• Lider jest odpowiedzialny za pozyskanie pełnej dokumentacji od Członków Konsorcjum i złożenie jej do IP II w celu rozliczenia.
• W Poddziałaniach nie przewiduje się przepływów pieniężnych do Przedsiębiorców – Członków Konsorcjum.
33 Ośrodek Przetwarzania Informacji
Warszawa, 31.05.2011
Dochody w projekcie
• W każdym wniosku o płatność należy raportować dochody uzyskane w projekcie.
• Przez dochód rozumiemy różnicę między przychodem uzyskanym w ramach sprzedaży wyników projektu a kosztami operacyjnymi.
• Przez dochód rozumiemy również uzyskane odsetki od środków przekazywanych na realizację projektu w formie zaliczek i przechowywanych na rachunkach bankowych.
Dziękuję za uwagę!
Ośrodek Przetwarzania Informacji
Dział Wdrażania PO IG
tel. 22 351 70 87
www.poig.opi.org.pl
Ośrodek Przetwarzania Informacji 34 Warszawa, 31.05.2011