Velkommen til Årsmøde og generalforsamling 2019

10:00 – 10:10 Velkomst v/ formand Michel Van der Linden

10:10 – 11:00 Ordinær generalforsamling

11:00 – 11:30 Tech og Trends v/ Asger Laursen

11:30 – 12:30 Frokost, netværk og leverandørdialog

12:30 – 13:15 Pitch sessions – OS2forms, OS2gdpr og KOMBITs idébank

13:15 – 13:45 Hvordan får vi forretningen med - en case fra Region Midtjylland v/ Claus Wegener Kofoed

13:45 – 14:00 Pause

14:00 – 14:45 At lave forretning på open source v/ Christian Villum

14:45 – 15:00 Afrunding v/ formand Michel van der Linden

Dagens program

1. Valg af dirigent og referent

2. Åbning af generalforsamlingen

3. Bestyrelsens beretning v/ formand Michel van der Linden

4. Fremlæggelse af regnskab og budget samt vedtagelse af kontingent v/ kasser Bo Fristed

5. Valg af formand

6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant

7. Valg af revisor

8. Indkomne forslag

9. Eventuelt

Ordinær generalforsamling

Bestyrelsens beretningVed formand Michel van der Linden

Lidt tal på udviklingen

7 bestyrelsesmøder og et 2 dages seminar

6 nye medlemmer –Vi er nu i alt 66

Nye produkter –Totalt 17 driftsklare løsninger

92 danske kommuner har mindst et OS2-

produkt i drift og 73 har 2 eller flere

En Digitaliseringspris vundet

Det sidste års fokus

En styrket portefølje

Et styrket sekretariat

Samarbejdet med andre

Udbrede til forretningen

Rammearkitektur og standarder

SMART city og IoT

En styrket portefølje

Koordinationsgruppe for 16 ud af 17 produkter

Styregruppe for 9 produkter

Tilslutningsaftaler via OS2 for 9 produkter

Skabelon for tilslutningsaftale

Sekretariatet bistår koordineringen og arbejdsgrupperne i højere grad

Stort fokus på produktmodenheden

Et styrket sekretariat

Fastansættelse af Charlotte

Mere støtte til arbejdsgrupperne

Kan i højere grad indfri forventninger

Styrket kommunikationi gns. 3 nyhedsbreve med en åbningsrate på ca. 45% pr. måned

i gns. 9 LinkedIn opslag med ca. 1000 visninger pr. måned

Deltagelse i flere møderi gennemsnit afvikler sekretariatet 9 projekt/produktmøder pr. måned.

Arrangeret flere møder og arrangementer14 arrangementer afviklet i 2018

Samarbejdet med andre

Løbende dialog og koordinering

Deltagelse som observatør i styre- og

koordinationsgrupper

Strategisk udnyttelse af OS2-fællesskabet

KL, KOMBIT og andre

digitaliseringsfællesskaber

Udbrede til forretningen

Bedre overblik

Forankring af OS2 hos lokale ildsjæle

Roadtrip og onboarding

Kommunikation og arrangementer så

mulighederne bliver kendte

Fokus på produktmodning, at gøre det nemt

Rammearkitektur og standarder

Sekretariatet har opkvalificeret egen viden med deltagelse

på kommunernes IT-arkitekturuddannelse og masterclass.

Arrangement med fokus på Lokal Rammearkitektur

OS2autoprocess er første ikke KOMBIT løsning som

benytter til støttesystemerne til autentifikation

Følg eller forklar i forhold til rammearkitekturen er

indskrevet som krav i governancemodel

Review af kodebase og dokumentation på flere produkter

OS2-projekter får støtte fra rammearkitekturpuljen

SMART city og IoT

Fokuset er ikke kommet så langt somforventet

Mange kræfter brugt på projektet OS2iot som endnu ikke er komet i gang med udviklingsfasen

Særlig tak til

Aarhus Kommune for kontorfaciliteter, administration og kollegaer

Alle som lægger kræfter og økonomi i OS2-projekter og -produkter

Fokus fremadrettet

Fortsat være fokus på produktmodning og at sænke barrierer

Fokus på flere aktive leverandører

Øget fokus på fagområderne og udbredelsen af OS2-

fællesskabet

Fokus på, hvordan vi får ”skuffeprojekterne” i gang –Vi skal

have mere ind på niveau 1

Samarbejdet med andre aktører vil været et fortsat fokus

Et ekstra fokus rettet mod prestigeprojekter på niveau 3, som

f.eks. OS2mo og OS2kitos

Fremlæggelse af regnskab og budgetVed kasser Bo Fristed

Regnskab2018

Budget 2018 Forbrug 2018

Omkostninger

Bestyrelsesinternat 25.000 16.144

Forretnings- og projektledelse 1.120.000 1.069.257 Administration 30.000 46.664 Kontorhold* 50.000 56.962

Web (drift og support) 40.000 55.981 OS2 Cloud 102.000 21.000

Generalforsamling 15.000 15.926

Markedsføring, møder og rejseomkostninger 130.000 90.359 - Konferencedeltagelse 50.000 37.411 - Markedsføring (tryksager og stand) 50.000 20.901 - Rejser og møder 30.000 17.944 - OS2 Arrangementer - 14.102

Konsulent assistance (Jura, arkitektur, udbud mm) 50.000 42.300 Revision 10.000 10.600

Omkostninger i alt 1.572.000 1.425.192

Indtægter

Kontingent -1.098.000 -1.161.000

Indtægter i alt -1.098.000 -1.161.000

Resultat (positivt resultat = merforbrug) 474.000 264.192

Overførte midler fra tidligere år -733.189 -733.189

Balance (negativt resultat = opsparing) -259.189 -468.997

Budget2019

Budget 2019

Omkostninger

Bestyrelsesinternat 25.000

Forretnings- og projektledelse 1.200.000 Administration 30.000 Kontorhold 50.000

Web (drift og support) 50.000

Generalforsamling 20.000

Markedsføring, møder og rejseomkostninger 160.000 - Konferencedeltagelse 50.000 - Markedsføring (tryksager og stand) 60.000 - Rejser og møder 30.000 - OS2 Arrangementer 20.000

Konsulent assistance (Jura, arkitektur, udbud mm) 50.000 Revision 10.000

Omkostninger i alt 1.595.000

Indtægter

Medlemmers andel af udgifter -1.650.000

Indtægter i alt -1.650.000

Resultat (positivt resultat = merforbrug) -55.000

Overførte midler fra tidligere år -468.997

Balance (negativt resultat = opsparing) -523.997

Kontingent fra 2020

Der stilles forslag om uændret kontingent på årligt DKK 25.000.

Begrundelse:

Kontingent blev forhøjet på sidste års generalforsamling og nuværende niveau er fornuftig og tilstrækkelig for at

vi kan drive et solidt sekretariat og stærkt fællesskab.

Valg af dirigent og referent

Åbning af generalforsamlingen

Bestyrelsens beretning v/ formand Michel van der Linden

Fremlæggelse af regnskab og budget samt vedtagelse af kontingent v/ kasser Bo Fristed

Valg af formand

Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant

Valg af revisor

Indkomne forslag

Eventuelt

Ordinær generalforsamling

Valg af formandBestyrelsen indstiller :

At nuværende formand Michel van der Linden genvælges

Michel van der Linden

Teknik- og Udviklingsdirektøri Kalundborg Kommune

Valg af bestyrelsesmedlemmerPå valg er : Bo Fristed, Jens Kjellerup og Leon Johansen.Alle modtager genvalg.

Bestyrelsen ønsker at udvide bestyrelsen med et medlem og foreslår Marie Gottlieb Danneskiold-Samsøe, IT- og digitaliseringschef i Vallensbæk Kommune.

Bo Fristed

Chef for ITK i Aarhus Kommune

Bestyrelsen indstiller

Jens Kjellerup

Digitaliseringschef i Ballerup Kommune

Leon Johansen

IT-forretningsudvikler i statens og kommunernes indkøbsservice

Marie Gottlieb Danneskiold-Samsøe

IT- og digitaliseringschef i Vallensbæk Kommune

Valg af suppleant(er)

Lars Faurholt

IT- og Digitaliseringschef i Horsens Kommune

Bestyrelsen indstiller

Valg af dirigent og referent

Åbning af generalforsamlingen

Bestyrelsens beretning v/ formand Michel van der Linden

Fremlæggelse af regnskab og budget samt vedtagelse af kontingent v/ kasser Bo Fristed

Valg af formand

Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant

Valg af revisor

Indkomne forslag

Eventuelt

Ordinær generalforsamling

Valg af revisor

Bestyrelsen indstiller at revision foretages af det revisions-selskab som er tilknyttet den administrerende kommune. Pt. Aarhus Kommune og EY.

Begrundelse:

Det letter administration at revision foretages af revisor som den administrerende kommune i forvejen er

bekendt med og har et fungerende samarbejde med.

Valg af dirigent og referent

Åbning af generalforsamlingen

Bestyrelsens beretning v/ formand Michel van der Linden

Fremlæggelse af regnskab og budget samt vedtagelse af kontingent v/ kasser Bo Fristed

Valg af formand

Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant

Valg af revisor

Indkomne forslag

Eventuelt

Ordinær generalforsamling

Indkomne forslag

Bestyrelsen stiller forslag om ændringer til vedtægter.

Derudover er der ikke modtaget forslag.

Forslag 1 – Vedtægtsændring

Tilføjelse §3 stk. 3

Såfremt en leverandørpartner ønsker at frigive et produkt via OS2, kan bestyrelsen med baggrund i en konkret

henvendelse og vurdering tage beslutning om andre licensvilkår. Beslutningen skal være begrundet og

efterfølgende publiceres på OS2s hjemmeside.

Begrundelsen:

En leverandør som på eget initiativ har udviklet et produkt og ønsker dette frigivet på en open source-licens via OS2-

fællesskabet, har ofte foretaget større investeringer i udviklingen af produktet. Derfor har leverandøren ofte et ønske

om et strengere copy-left krav i licensen. Et copy-left krav som gør at også ny funktionalitet og afledte værker skal

frigives på samme licensvilkår som hovedværket. Der er derfor et behov for at OS2 kan favne dette og ud fra en

konkret vurdering kan rumme software som er udviklet og finansieret af en leverandør. Konkret fremsættes ofte ønske

om at frigive software på GPL-licensen.

Forslag 2 – Vedtægtsændring

Tilføjelse §3 stk. 4

Foreningen OS2 kan ikke udbetale højere udbytte, end hvad der svarer til almindelig forrentning af den

indskudte kapital.

Begrundelsen:

En kommune/region er afskåret fra at deltage i for eksempel en forening, der har et erhvervsøkonomisk formål, idet

kommuner/regioner ikke må drive virksomhed med henblik på at opnå en fortjeneste. Dette sikres i praksis ved, at der

i vedtægterne indføres en bestemmelse om, at der ikke kan udbetales højere udbytte, end hvad der svarer til

almindelig forrentning af den indskudte kapital.

Forslag 3 – Vedtægtsændring

Tilføjelse §5 stk. 2

Sekretariatsbistand samt de projekter foreningen er ansvarlig for afregnes selvstændigt. Kommunernes på forhånd aftalte og

faktisk forbrugte timeforbrug i foreningen honoreres med en timesats, der tilstræbt dækker de faktiske omkostninger se

uddybning i bilag 1 til vedtægterne. Alene differencen mellem kommunerne afregnes, dvs. at kommuner, der har forbrugt færrest

timer, afregner til de kommuner, der har lagt flest timer. Afregningen sker én gang årligt samtidig med regnskabet.

Begrundelsen:

For at sikre at den kommunale fuldmagt ikke overtrædes vurderer Aarhus kommunes jurister, at det er væsentligt at ændre foreningens

vedtægter, så det ikke fremstår som, at foreningen enten har foretaget et salg eller et køb ift. fx sekretariatsbistand. Ideen er helt simpelt

den, at en forening bestående af kommunale medlemmer er en slags sammenskudsgilde, hvor der er et standardmæssigt årligt

grundkontingent, og hvor der i forbindelse med de enkelte projekter sker en udligning mellem kommunerne, typisk så der overføres

penge fra de andre kommuner til kommunen der varetager sekretariatsbetjeningen.

Der udarbejdes et bilag til vedtægterne med henvisning til kontingentbestemmelsen om, at der sker en mellemregning i de enkelte

kommuner ved de enkelte projekter, svarende til KL`s standardvedtægter for foreninger.

Valg af dirigent og referent

Åbning af generalforsamlingen

Bestyrelsens beretning v/ formand Michel van der Linden

Fremlæggelse af regnskab og budget samt vedtagelse af kontingent v/ kasser Bo Fristed

Valg af formand

Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant

Valg af revisor

Indkomne forslag

Eventuelt

Ordinær generalforsamling

Eventuelt

Bemærk at under punktet eventuelt kan der ikke træffes beslutninger.

Tak for god ro og orden

10:00 – 10:10 Velkomst v/ formand Michel Van der Linden

10:10 – 11:00 Ordinær generalforsamling

11:00 – 11:30 Tech og Trends v/ Asger Laursen

11:30 – 12:30 Frokost, netværk og leverandørdialog

12:30 – 13:15 Pitch sessions – OS2forms, OS2gdpr og KOMBITs idébank

13:15 – 13:45 Hvordan får vi forretningen med - en case fra Region Midtjylland v/ Claus Wegener Kofoed

13:45 – 14:00 Pause

14:00 – 14:45 At lave forretning på open source v/ Christian Villum

14:45 – 15:00 Afrunding v/ formand Michel van der Linden

Dagens program