Réunion du Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau

(CCGMB)

Le mardi 29 avril 2008De 10 h à 14 h

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Ordre du jour de la réunion du CCGMB du 29 avril 2008

Mot de bienvenue et présentationsExamen du mandat du CCGMBApprobation du compte rendu de la dernière réunionPrincipales constatations liées aux achats de classeursMobilier autostable− Description d’achat − Panier de biens révisés− Éléments environnementaux− Stratégie d’approvisionnement

Leçons apprises des OCPN relativement aux achats de classeurs Calendrier des réunions à venir

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Examen du CCGMBCCGMB (Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau)Le Conference Board du Canada a été mandaté par TPSGC pour accueillir et animer quatre séances de consultation auprès des fournisseurs à l’automne 2006. À la suite d’un engagement pris lors de ces consultations, TPSGC a créé le CCGMB La première réunion s’est tenue en février 2007Le CCGMB a pour mandat « d’aider TPSGC à élaborer une stratégie d’approvisionnement concernant la fourniture de mobilier de bureau, en donnant des conseils ou des recommandations à cet égard » et de « surveiller la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement et formuler des commentaires concernant l’efficacité de la stratégie »

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Examen du CCGMB (suite)Liste des membres du gouvernement

Président: M. P. Tremblay (DPCC)M. R. Paquette (DPCC) Mme R. Ridler (Bureau du renouvellement des achats) Mme R. Rivard (BPME), Mme C. Blotniuk (SI)Mme J. Despres (DPCC)Mme J. Sellers (DPCC)M. H. Dudley (Industrie Canada), M. C. Pilon (Patrimoine canadien)Conseillère technique : Mme J. Biesenthal (consultante)Conseiller en approvisionnement : M. W. Dubroy

(consultant)

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Examen du CCGMB (suite)Liste des membres de l’industrie

M. B. Parratt (The Global Group) M. J. Barbeau (Artopex Inc.)M. G. Rapier (Knoll Inc.)M. G. Fawcett (Fawcett Files & Storage Systems)M. D. Swire (Teknion Furniture Systems)M. A. Clement (Asokan) M. S. Macey (Basic Office Supplies)M. E. Gilbert (Canadian Atlas Furniture)

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Principales constatations liées aux achats de classeurs

L’examen des descriptions d’achat du CCGMB n’avait pas éliminé toutes les questions de spécifications

Le prix médian est compromis lorsqu’une trop grande série est offerte

Le panier de biens doit représenter les articles utilisés couramment par le gouvernement

Il serait prudent de ne pas divulguer de renseignements détaillés avant de diffuser la DOC

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Questions techniques – Mobilier autostable

Description d’achat

Panier de biens

Éléments environnementaux

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Révisions des descriptions d’achat

• Questions de conformité

• Norme CAN/CGSB 44-227

• Panier de biens

• Omissions

• Libellé obscur

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Révisions des descriptions d’achat – Questions de conformité

PANNEAUX DE FOND (description actuelle)Les surfaces de travail doivent être munis d’un panneau de fond. Ce dernier doit être d’affleurement avec le bord de la surface de travail et être disponible en version complète ou partielle àl’exception des composants réglables en hauteur. Les panneaux de fond partiels doivent être d’une hauteur de dégagement d’au moins 406 mm (16 po) pour permettre l’accès aux prises de courant.

Panneaux de fond – Un panneau de fond doit être installé àtoutes les surfaces horizontales à hauteur fixe, selon les prescriptions.

PANNEAUX DE FOND (description proposée)• Les surfaces de travail doivent être munis d’un panneau de fond,

lorsque mentionné. Ce dernier doit être « de façon nominale »d’affleurement avec le bord de la surface de travail et être disponible en version complète ou partielle. Les panneaux de fond partiels doivent être d’une hauteur de dégagement d’au moins 406 mm (16 po) pour permettre l’accès aux prises de courant

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Révision des descriptions d’achat – Norme ONGC

DA-1 (description actuelle)Les surfaces de travail incrémentielles doivent être réglables par incréments d’au plus 25 mm . . . .lorsqu’elles sont mesurées àpartir du plancher

DA-1 (description révisée)Cette clause est supprimée étant donnée qu’elle fait partie de la norme ONGC

DA-1 (description actuelle)Support pour clavier articulé – Support toujours réglable, verticalement et horizontalement, par l’utilisateur, . . . à laquelle il est fixé

DA-1 (description révisée)Cette clause est supprimée car elle fait partie de la norme ONGC

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Révisions des descriptions d’achat – Panier de biensHUCHES (description actuelle)

Les huches doivent être disponibles avec des portes.

HUCHES (description proposée)Les huches doivent être disponibles avec ou sans portes, comme précisé.

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Révision des descriptions d’achat – Omissions

Fini des surfaces de travail horizontales (description actuelle)Les surfaces de travail horizontales doivent être stratifiées.

Fini des surfaces de travail horizontales (description proposée) Les surfaces de travail doivent être conformes aux exigences de production pour les stratifiés haute pression.

Tolérance (description proposée) Sauf indication contraire, la tolérance relative à toutes les dimensions doit être –12,7mm/+25,4mm (-1/2 po/+1.0 po)

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Révisions des descriptions d’achat – Libellé obscurINTERCHANGEABILITÉ (description actuelle)

Toutes les surfaces horizontales à hauteur fixe doivent être interchangeables, de droite àgauche et de gauche à droite, à l’exception des surfaces rectangulaires et en coin, et des tours de rangement personnelles et des combinaisons de caissons.

INTERCHANGEABILITÉ (description proposée)• Toutes les surfaces horizontales à hauteur fixe

doivent être interchangeables, de droite àgauche et de gauche à droite, à l’exception des surfaces rectangulaires munies d’un panneau en retrait et des surfaces de travail de profondeurs différentes (24 po et 30 po)

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Révision des descriptions d’achat – Libellé obscur

Postures de travail assises (description actuelle)Le support pour périphériques d’entrée installé, conçu seulement pour des postures de travail assises, doit être conforme aux exigences en matière de dégagement d’une surface à hauteur réglable qui comprend une plage de hauteur de 560 mm à 720 mm (22 po à 28,3 po) mesurée à partir du plancher jusqu’au bord avant du support.

Postures de travail assises (description proposée)

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Mobilier autostable – Panier de biensLes recommandations du

CCGMB

peuvent avoir des répercussions négatives sur les petites et moyennes entreprises (PME)

ne correspondent pas entièrement aux besoins des utilisateurs du gouvernement

Actions de TPSGC

Les exigences techniques et le panier de biens seront examinés afin de permettre aux PME de soumissionner

Les achats des clients seront examinés pour veiller à ce que le panier de biens représente 80 % des besoins des utilisateurs

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Exemple de révision du panier de biens

Le CCGMB a recommandé des tables ayant un diamètre de 36 po et de 42 po

32 % des tables demandéavaient 48 po de diamètre

Recommandation : Ajouterdes tables ayant un diamètre de 48 po au panier de biens

Panier de biens de direction Table de réunion

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Exemple de révision du panier de biens

Le CCGMB a recommandé des tables en D ayant une profondeur de 36 po et 60 po, 66 po ou 72 po de largeur

Moins de 4 % des surfaces de travail en D commandées avaient 36 po de profondeurRecommandation : Supprimer la profondeur de 36 po pour les tables en D du panier de biens

Panier de biens –Mobilier de bureau général

Surface de travail en D, sans panneau de fond

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Exigences environnementales

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LES OCPN pour du mobilier autostableVolumes d’affaires 2006-2007

2 30714,2m $Total

20,3m $Commandes (DRV) supérieures à

150 000 $

553,5m $Commandes de 25 000 $ à 150 000 $

2 25010,4m $ Commandes inférieures à 25 000 $

NombreValeur

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Stratégie d’approvisionnement concernant le mobilier autostable

Aperçu2 années + 1 année d’option Prix fermes avec une seule augmentation de prix, représentée par une diminution du rabais du prix de liste, alloué pour l’année d’option. Le changement des rabais sera établi en fonction de l’indice de prix des produits industriels mis à jour par Statistiques CanadaLa série d’articles sera limitée à un maximum de 2 modèles disponibles sur le marché pour chaque catégorie Il y aura 4 catégories de mobilier (de direction, pleine profondeur, pattes de métal à hauteur fixe, hauteur réglable) Les articles des OCRP/OCPN réservés aux produits autochtones doivent correspondre aux produits non autochtones

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Stratégie d’approvisionnement pour les commandes d’une valeur inférieure à 25 000 $

L’évaluation sera établie à partir d’un prix médian + 10 % y compris le matériel, l’installationLe prix médian évalué sera fondé sur le panier de biens par catégorie. Les soumissionnaires doivent offrir tous les articles du panier de biens et satisfaire aux critères techniques pour tous ces articles.Les articles additionnels de la même série qui satisfont aux exigences techniques seront examinés, mais non compris dans le calcul du prix médian

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Stratégie d’approvisionnement pour les commandes dont la valeur se situe entre 25 000 $ et 150 000 $

Les rabais pour volume seront utilisés avec les achats électroniques et ne peuvent être augmentés que sur une base mensuelle. Les rabais offerts ne seront jamais inférieurs à ceux indiqués dans la soumission initiale

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Stratégie d’approvisionnement pour les commandes supérieures à 150 000 $

Nous utiliserons les demandes de rabais pour volume (DRV) pour les commandes supérieures à 150 000 $

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Classeurs- leçons apprisesL’absence de tolérance a amené l’achat de produits non conformes Aucune question n’a été posée par les soumissionnaires quant à l’absence de toléranceLe fait de ne pas avoir limité le nombre de séries a eu des répercussions sur le calcul du prix médian étant donné que certaines entreprises ont soumissionnés sur plusieurs sériesCe ne sont pas tous les articles du panier de biens qui sont utilisés couramment par le gouvernement, alors qu’ils ont joué un rôle dans le résultat compte tenu qu’ils faisaient partie de l’évaluationLe fait de communiquer des renseignements détaillés peut être perçu par certains comme un avantage fourni aux membres du CCGMB

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Calendrier des réunions à venir (proposition)13 mai

Mobilier autostable : Discuter et résoudre les questions en suspensBureaux : Discuter et achever la mise au point (panier de biens, description des achats, éléments environnementaux et stratégie d’approvisionnement)

Le 3 ou 17 juinSystèmes de panneaux : Discuter de la stratégie d’approvisionnement, des descriptions d’achat et des éléments environnementaux

8 juilletSystèmes de panneaux : Discuter et résoudre les questions en suspens sur les fauteuils de bureau La réunion sur les fauteuils de bureau commencera à l’automne 2008