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S R y C C Sistema de Registro y Control de Calificación Esc. Sec. Lic. A L M
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Instituto Tecnológico de Tuxtla Gutiérrez Chiapas
Proyecto Residencia
Licenciatura en Informática Presentan
Carlo Eduardo Santiago Mendoza Manuel Antonio Sánchez Náfate
José miguel Niño José
Nombre del proyecto
SRyCC (sistema de registro y control de calificaciones)
Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; Enero 2010
S R y C C Sistema de Registro y Control de Calificación Esc. Sec. Lic. A L M
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INDICE
PAGINAS
INTRODUCCIÓN 1
I.- JUSTIFICACIÓN 3
II.- OBJETIVOS 4
III.- CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA DONDE SE PARTICIPO 5
IV.- PROBLEMAS A RESOLVER PRIORIZANDOLOS 11
V.-ALCANCES Y LIMITACIONES 12
V.1.- Alcances 12
V.2.- Limitaciones 12
VI.-FUNDAMENTO TEÓRICO 13
VI.1.-Marco teórico conceptual 13
VI.2.-Marco teórico especifico 18
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VII.-PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS 24
VII.1.-Investigación preliminar. 24
VII.2.- Determinación de los requerimientos del sistema. 25
.
VII.3.- Diseño del sistema. 26
VII.4.- Desarrollo del software. 26
VII.5.- Prueba del sistema. 26
VII.6.- Implementación y evaluación. 27
VII.7.- Elaboración de informe. 27
VIII.-RESULTADOS, PLANOS, GRAFICAS, PROTOTIPOS 28
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 49
Conclusiones 49
Recomendaciones 50
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA 51
ANEXOS 52
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INTRODUCCIÓN
Actualmente en las empresas, dependencias de gobierno e instituciones educativas se
maneja la sistematización de la información ya que es una herramienta informática que
facilita el manejo de la información indispensable para las empresas, reduce tiempo y
costo haciéndolas más productivas.
¿Por qué contar con la sistematización de la información?
Toda empresa tiene que estar actualizada ya que pueden llegar a hacer más
competitivas en el mundo laboral, como ejemplo los bancos, tiendas departamentales
como Wal-Mart, Samborn's, Liverpool entre muchas más que cuentan con sistemas de
bases de datos para el manejo de sus mercancías y personal, dentro de las
instituciones educativas que cuentan con sistemas de información están el Tecnológico
de monterrey campus Tuxtla, Tecnológico de Tuxtla Gutiérrez, centros de bachilleres de
Chiapas y centros de bachillerato industrial y de servicios entre otras dependencias
educativas.
Las empresas y dependencias que no cuenta con una sistematización de
información quedan obsoletas, las empresas deben de ser dinámicas y actualizarse
conforme a las necesidades de las demandas.
Por lo consiguiente nos dimos a la tarea de realizar una investigación para llevar a cabo
un proyecto de residencia en la escuela secundaria Lic. Adolfo López Mateos.
Como primer Paso: se tuvo una reunión con el director de la institución educativa a
quien nos dirigimos para su autorización de llevar a cabo dicho proyecto y darnos a la
tarea de hacer el análisis e investigación y encontrar los problemas graves de la
institución.
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5
Segundo Paso: se reunió al personal administrativo quienes comentaron que se le
hacía muy difícil y laborioso manejar la información de los alumnos manualmente,
detectando que era el problema más grave que tiene la institución.
Tercer Paso: se tomo la decisión de seleccionar el departamento más afectado siendo
este el departamento de control escolar, que lleva acabo el manejo de información de
las calificaciones de alumnos con ayuda de una PC y de cuadernos especiales llenados
manualmente, pero esto no resuelven los problemas en un cien por ciento a la
institución, en cuanto a tener la información a tiempo y en orden, teniendo como
consecuencia la poca eficiencia del personal y el desgaste del mismo, ya que invierte
mucho tiempo en la realización de las operaciones del departamento.
Por lo anterior se detecta la problemática dándole inmediata atención, teniendo en
cuenta la importancia del manejo de las calificaciones de los alumnos y el registro de
las mismas para hacer un reporte anual y la impresión de las boletas bimestrales.
Para ello es necesario la sistematización de información de calificaciones de alumnos
con ello concluimos la importancia de estar actualizados en cuanto a tecnología de la
información.
Detectando la problemática de la institución es necesario saber si la institución cuenta
con un sistema que ayude al buen funcionamiento de la información, con ello se percata
de que existe un sistema de la (SEP, Secretaria de Educación Pública), el cual contiene
datos de alumnos inscritos en la institución así como promedios, el final de cada año.
Este sistema no resuelve las necesidades de la institución teniendo en cuenta lo
anterior.
Se determinó hacer un proyecto que abarcara la información de calificaciones,
exclusivo para el área de control escolar.
Dicho proyecto lleva el nombre de “SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE
CALIFICACIONES DE LA ESC. SEC. FED. LIC. ADOLFO LÓPEZ MATEOS “.
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I.-JUSTIFICACIÓN
El SRyCC (sistema de registro y control de calificación) se implementará en el
departamento de control escolar de la escuela secundaria Lic. Adolfo López Mateos
como un apoyo para el personal en el control de calificaciones de los alumnos durante
cada ciclo escolar, dando como resultado la optimización del tiempo y esfuerzo que
normalmente se realiza en el departamento. Este permitirá mejorar y modificar el
proceso que actualmente se realiza, como pasar información manualmente de un
documento a otro y transportar información mediante memorias USB (memorias
portátiles) y que a su vez esté diseñado para que se pueda integrar con los proyectos
futuros de la institución.
El SRyCC estará proyectado para el turno matutino de la institución como una prueba
de inicio y posteriormente se implementará en ambos turnos.
El SRyCC también traerá beneficios a la institución en muchos aspectos como la
reducción de uso de materiales y esfuerzo del personal para el control de calificaciones.
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II.-OBJETIVOS
GENERAL
Desarrollar el diseño e implementar un sistema computarizado capaz de registrar y
controlar las calificaciones (SRyCC) de los alumnos inscrito dentro de la institución con
la finalidad de poder sistematizar los procesos de entrega de boletas y así ser más
eficientes.
ESPECIFICOS
Analizar el procedimiento que se lleva a cabo actualmente para la realización de
los registros de calificaciones.
Registrar los alumnos de nuevo ingreso para un mejor control del área.
Asignar materias a los alumnos de acuerdo a su nivel dentro de la institución.
Registrar calificaciones de manera computarizada para una mayor confiabilidad.
Generar boletas bimestrales de manera automatizada.
Generar cualquier tipo de reporte que el sistema requiera.
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III.- CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA DONDE SE PARTICIPO
NOMBRE DE LA EMPRESA Ó INSTITUCIÓN
Esc. Sec. Lic. Adolfo López Mateos
GIRO DE LA EMPRESA Ó INSTITUCIÓN
Servicio educativo publico
NOMBRE DEL TITULAR
Mtro. Adelfo Arévalo Mota
DIRECCIÓN
8va y 9na Pont. Entre 3ra Sur, Col. Centro.
TELÉFONO
(961) 60 3 26 02
MISIÓN
Proporcionar las condiciones necesarias con carácter formativo para que los jóvenes
alumnos concluyan la educación secundaria, de tal manera, que adquiera las
herramientas para aprender a lo largo de la vida, reflexionar, tener un sentido crítico,
desarrollar todas sus competencias de los conocimientos adquiridos, para mejorar las
condiciones de vida y satisfacer sus necesidades en armonía con su entorno natural y
social.
VISIÓN
Establecer condiciones institucionales y sociales para la formación integral de la
condición humana, sustentada sobre normas de calidad y competitividad que demanda
la sociedad del conocimiento. Responsabilidad, respeto y tolerancia.
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ACTIVIDADES, FUNCIONES Y METAS DE LA INSTITUCIÓN
La educación secundaria es la que tiene como objetivo capacitar al alumno para
proseguir estudios superiores o bien para incorporarse al mundo laboral. Al terminar la
educación secundaria se pretende que el alumno desarrolle las suficientes habilidades,
valores y actitudes para lograr un buen desenvolvimiento en la sociedad. En particular,
la enseñanza secundaria debe brindar formación básica para responder al fenómeno de
la universalización de la matrícula que se tiene en la institución.
ACTIVIDADES, FUNCIONES Y METAS DEL ÁREA EN DONDE SE LLEVÓ A CABO
EL DESARROLLO DEL PROYECTO
1.-Clasificar, registrar y depurar la documentación escolar y la generada por el plantel.
2.-Despachar la correspondencia escolar que se requiera y elaborar una relación de la
misma.
3.-Vigilar, organizar y mantener actualizado el archivo de los documentos recibidos o
generados en el plantel; abrir expedientes y llevar minutario y registro de los
documentos.
4.-Elaborar los documentos relacionados con los trámites de control escolar que deban
efectuarse para regularizar o comprobar la situación del alumno del plantel.
5.-Facilitar la consulta de los expedientes que solicite el personal directivo.
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ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA INSTITUCIÓN
DIRECTOR
SUBDIRECTOR
- DIRECTOR
- SUBDIRECTOR -ORIENTADOR -ASESOR DE GRUPO -JEFE LOCAL DE CLASE -ALUMNADO -ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIAS
-PROFESORES DE ENSEÑANZA -AYUDANTE DE LABORATORIO
-ORIENTADOR -MEDICO ESCOLAR -TRABAJADOR SOCIAL -PREFECTO
-CONTROLADOR
-OFICIAL ADMINISTRATIVO -CONSERJE -VELADOR -AUXILIAR DE INTENDENCIA
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ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA INSTITUCIÓN EN ÉL ÁREA DONDE SE LLEVÓ A
CABO EL DESARROLLO DEL PROYECTO
DIRECCIÓN
SUBDIRECCIÓN
SERVICIOS DOCENTES
SERVICIOS DE ASISTENCIA EDUCATIVA
SERVICIOS GENERALES Y
ADMINISTRATIVOS
CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR
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UBICACIÓN FÍSICA DE LA DEPENDENCIA
La Escuela Secundaria Lic. Adofo Lopez Mateos se encuentra localizada en la ciudad
de Tuxtla Gutierrez, Chiapas. Ubicada en la sigiente dirección.
DIRECCIÓN
8va y 9na Pont. Entre 3ra Sur, Col. Centro.
REFERENCIA: a tres cuadras al sur poniente del parque de la marimba de la capital
chiapaneca.
TELÉFONO
(961) 60 3 26 02
CROQUIS DE UBICACIÓN:
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RESUMEN DE LA INFRAESTRUCTURA DE EQUIPO DE CÓMPUTO, EN CUANTO A
HARDWARE Y SOFTWARE
Actualmente la institución cuenta con 8 equipos de cómputo que son utilizados por el
personal administrativo las características de los equipos son:
Hardware: 80gb. en disco duro, 512Mb. en memoria Ram,
1.8Gb. En microprocesador Celeron, Antena de red inalámbrica, monitor de 17
pulgadas,
Mouse, teclado, bocinas.
Software: Sistema Operativo Windows Xp Profesional, Office 2003, Adobe Reader,
entre otros.
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IV.-PROBLEMAS A RESOLVER PRIORIZANDOLOS
Actualmente el proceso de registro de calificaciones se realiza de forma manual en un
concentrado, lo cual genera pérdida de tiempo y gasto de materiales.
La búsqueda de calificaciones de los alumnos egresados o dados de baja de la
institución no se localizan fácilmente puesto que se encuentran archivados de forma
manual y esto hace que genere más tiempo de búsqueda.
En el departamento de control escolar se realizan los reportes de calificaciones
bimestrales, la captura de los datos de las boletas bimestrales se realiza en maquinas
de escribir mecánicas.
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V.-ALCANCES Y LIMITACIONES
De acuerdo a las necesidades que se presentan en la institución para llevar a cabo el
sistema de registro y control de calificaciones, es necesario tomar en cuenta los
alcances y limitaciones.
V.1.-ALCANCES
Contar con una base de datos que contenga los registros de alumnos.
Contará con el registro de las calificaciones de los alumnos.
Controlará las calificaciones bimestrales o de acuerdo a las necesidades del
usuario.
Manejará un historial académico de cada alumno.
Imprimirá boletas bimestrales de alumnos para entregárselos a los tutores.
Imprimirá el historial académico de alumnos si se requiere.PE
El sistema estará implantado en la red local.
El acceso al sistema estará restringido mediante una cuenta de usuario personal
esto servirá para que otros personas no tengan acceso al sistema.
V.2.-LIMITACIONES
El sistema de base de datos solo estará en la máquina del encargado de control
escolar.
La impresión de boletas originales de acuerdo al estándar de la SEP queda
restringido por decisión del director, ya que estas tienen un folio.
El sistema será local sin acceso a internet ya que solo se usará en la red local de
la institución.
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VI.-FUNDAMENTO TEÓRICO
VI.1.-MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?
Un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para llegar a un
objetivo común. Aunque existen una gran variedad de sistemas, la mayoría de ellos
pueden presentarse a través de un modelo formado por cinco bloques básicos:
elementos de entrada, elemento de salida, sección de transformación, mecanismo de
control y objetivos. Tal y como muestra la siguiente figura, los recursos acceden al
sistema a través de los elementos de entradas para ser modificado en la sección de
transformación. Este proceso es controlado por el mecanismo de control con el fin de
lograr el objetivo marcado. Una vez se ha llevado a cabo la transformación, el resultado
sale del sistema a través de los elementos de salida.
Entrada de información
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere
para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las
manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras
que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros
sistemas o módulos.
Objetivos
Mecanismo de control
Entrada Transformación Salida
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Almacenamiento de información El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene
una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la
información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser
almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de
almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o
diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de información
Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una
secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados.
Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible,
entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a
partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un
año base.
Salida de información
La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información
procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las
impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los
plotters, entre otros.
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EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS.
El ciclo de de vida del desarrollo de sistema (SDLC, Systems Development Life Cycle),
es un enfoque por fases para el análisis y el diseño cuya premisa principal consiste en
que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo especifico de actividades del
analista y el usuario.
Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.
Esta primera fase del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el analista se ocupa de
identificar problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crítica para el éxito del
resto del proyecto, pues a nadie le agrada desperdiciar tiempo trabajando en un
problema que no era el que se debía resolver.
La primera fase requiere que el analista observe objetivamente lo que sucede en un
negocio. A continuación, en conjunto con otros miembros de la organización, el analista
determina con precisión cuales son los problemas.
Determinación de los requerimientos de información.
La siguiente fase que enfrenta el analista es la determinación de los requerimientos de
información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan para determinar los
requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos interactivos como
las entrevista, los muestreos, la investigación de datos impresos y la aplicación de
cuestionarios; métodos que no interfieren con el usuario como la observación del
comportamiento de los encargados de tomar las decisiones y su entorno de oficina, al
igual que métodos de amplio alcance como la elaboración de prototipos.
C
1.45M
1.00M
0.14M
PASILLO
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Análisis de las necesidades del sistema.
La siguiente fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las
necesidades del sistema. De nueva cuenta, herramientas y técnicas especiales auxilian
al analista en la determinación de los requerimientos. Una de estas herramientas es el
uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los procesos y salidas de
las funciones del negocio en una forma grafica estructurada. A partir de los diagramas
de flujo de datos desarrolla un diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados
en el sistema, a si como sus respectivas especificaciones.
Diseño del sistema recomendado.
En la fase de diseño del sistema de vida del desarrollo de sistemas, el analista utiliza
información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del sistema
de información. El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos que
aseguran que los datos que ingresen al sistema sean correctos. Además, el analista
facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediante técnicas
adecuadas de diseño de formularios y pantallas.
Desarrollo y documentación del software.
En la quinta fase de ciclo de desarrollo de sistemas, el analista trabaja de manera
conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software original necesario.
Entre las técnicas estructuradas para diseñar y documentar software se encuentran los
diagramas de estructura, los diagramas de nassi-Shneideman y de pseudocódigo. El
analista se vale de una o más de esta herramienta para comunicar al programador lo
que se quiere programar.
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Prueba y mantenimiento del sistema.
Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para
asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con
las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.
El mantenimiento de sistemas es el mantenimiento continuo después del inicio del
funcionamiento. Cuando se elaboran planes para la estrategia de información, las
organizaciones no pueden dejar de considerar que el mantenimiento de sistemas es la
fase más prolongada y costosa del ciclo de vida de los sistemas. Las implicaciones del
volumen de trabajo para mantenimiento para los planes de estrategia de información en
una organización es un tema que merece atención especial. La estructura de
organización necesita flexibilidad para apoyar el mantenimiento de los sistemas
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA.
La implementación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los
usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para
utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin
embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el
ambiente diferente con el paso de las semanas y los meses.
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VI.2.-FUNDAMENTO TEÓRICO ESPECÍFICO
LENGUAJES A UTILIZAR
SQL
El Lenguaje de consulta estructurado Structured Query Language) es un lenguaje
declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite especificar diversos
tipos de operaciones en éstas. Una de sus características es el manejo del álgebra y el
cálculo relacional permitiendo efectuar consultas con el fin de recuperar -de una forma
sencilla- información de interés de una base de datos, así como también hacer cambios
sobre ella.
Lenguaje SQL está compuesto por comandos, cláusulas, operadores y funciones de
agregado. Estos elementos se combinan en las instrucciones para, crear, actualizar y
manipular las bases de datos.
EL XAMPP
XAMPP, un instalador de Apache, PHP y la base de datos MySQL, que permite contar
con estos programas correctamente configurados, sin tener que preocuparnos en los
pormenores de cada uno.
Lo que realmente hace especial a XAMPP es que tiene distribuciones para distintos
sistemas operativos: Linux, Windows, Mac OS X y Solaris. Así que podemos utilizarlo
casi en cualquier sistema operativo que podamos tener.
Instala básicamente los siguientes programas:
• MySQL 5.0.41
• PHP 5.2.2
• PHP 4.4.7
• PhpMyAdmin 2.10.1
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ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS A UTILIZAR
PhpMyAdmin es una herramienta escrita en PHP con la intención de manejar la
administración de MySQL a través de páginas web, utilizando Internet. Actualmente
puede crear y eliminar Bases de Datos, crear, eliminar y alterar tablas, borrar, editar y
añadir campos, ejecutar cualquier sentencia SQL, administrar claves en campos,
administrar privilegios, exportar datos en varios formatos y está disponible en 50
idiomas. Se encuentra disponible bajo la licencia GPL.
PhpMyAdmin es un proyecto de más de diez años con base de código estable y
flexible.
Características
Interfaz Web intuitiva
Apoyo a las características más MySQL:
o buscar y borrar bases de datos, tablas, vistas, campos e índices
o crear, copiar, eliminar y cambiar el nombre de alterar las bases de
datos, tablas, campos e índices.
o Mantenimiento de servidores, bases de datos y tablas, con
propuestas sobre la configuración del servidor.
o ejecutar, editar y marcar cualquier SQL-declaración, incluso lotes de
consultas.
o gestión de usuarios y privilegios de MySQL
Importar datos de CSV y SQL
Administración de múltiples servidores
PhpMyAdmin es un programa de libre distribución en PHP, creado por una comunidad
sin ánimo de lucro, que sólo trabaja en el proyecto por amor al arte.
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DB DESIGNER
DB Designer for MySQL es un sistema de desarrollo visual previsto para el diseño,
modelado, creación, modificación e ingeniería reversa de base de datos de forma
potente y fácil.
No solo acelera y clarifica el proceso de creación de bases de datos sino que también
simplifica su mantenimiento.
Designer for MySQL te permite construir tu base de datos trabajando con
representaciones gráficas de tablas, columnas, relaciones, etc. en un ambiente visual
fácil de entender.
LENGUAJE DE PROGRAMACION
VISUAL STUDIO C#
C♯ (pronunciado si sharp en inglés) es un lenguaje de programación orientado a objetos
desarrollado y estandarizado por Microsoft como parte de su plataforma .NET, que
después fue aprobado como un estándar por la ECMA e ISO.
Su sintaxis básica deriva de C/C++ y utiliza el modelo de objetos de la plataforma.NET
el cual es similar al de Java aunque incluye mejoras derivadas de otros lenguajes (entre
ellos Delphi).
La creación del nombre del lenguaje, C♯, proviene de dibujar dos signos positivos
encima de los dos signos positivos de "C++", queriendo dar una imagen de salto
evolutivo del mismo modo que ocurrió con el paso de C a C++.
S R y C C Sistema de Registro y Control de Calificación Esc. Sec. Lic. A L M
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Aunque C♯ forma parte de la plataforma.NET, ésta es una interfaz de programación de
aplicaciones (API); mientras que C♯ es un lenguaje de programación independiente
diseñado para generar programas sobre dicha plataforma.
Microsoft Visual C# 2008 es un lenguaje de programación diseñado para crear una
amplia gama de aplicaciones que se ejecutan en .NET Framework. C# es simple,
eficaz, con seguridad de tipos y orientado a objetos. Con sus diversas innovaciones, C#
permite desarrollar aplicaciones rápidamente y mantiene la expresividad y elegancia de
los lenguajes de tipo C.
Visual Studio admite Visual C# con un editor de código completo, plantillas de proyecto,
diseñadores, asistentes para código, un depurador eficaz y fácil de usar, además de
otras herramientas. La biblioteca de clases .NET Framework ofrece acceso a una
amplia gama de servicios de sistema operativo y a otras clases útiles y adecuadamente
diseñadas que aceleran el ciclo de desarrollo de manera significativa.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las
oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración gerencial en
muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las
máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a los listados
basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los programas de
organización personal han reemplazado a las agendas de papel.
Empezando por programas de procesamiento de palabra básicos en la década de
1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy
sofisticados.
2
S R y C C Sistema de Registro y Control de Calificación Esc. Sec. Lic. A L M
25
Estos programas han servido para darles a oficiales ordinarios la capacidad de
completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las
oficinas para ser completadas por especialistas.
Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que
personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando
antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a
imprentas profesionales.
Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en
computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios
introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez solo hubieran
sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.
Tipos de programas para la automatización de las oficinas.
Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir
algunos de los siguientes productos:
o Procesador de palabras
o Hoja de cálculo
o Base de datos
o Programa editorial
o Administrador de proyectos
o Presentaciones
o Administrador de archivos de cómputo
o Correo electrónico
o Explorador de internet
o Editor de internet
o Organizador personal
o Sistema de administración financiero
o Sistema de administración personal
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Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a
elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos,
los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo,
como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.
Registro de calificaciones para escuelas.
Registro de Calificaciones es un programa destinado escuelas, su función es almacenar
las notas y calcular promedios.
Utiliza un sistema de base de datos basado en archivos lo que le permite ser usado por
más de una persona.
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VII. PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
REALIZADAS
VII.1.-INVESTIGACION PRELIMINAR
La investigación preliminar sirve principalmente para poder ver la verdadera situación
del problema, los alcances que proporcionara dicha investigación así como el resultado
que se obtendrá de la misma.
La investigación preliminar en primer punto se enfoca en la localización del problema
en cuestión, se debe verificar desde un punto de vista general la situación que la
empresa tiene en el desarrollo de alguna actividad donde se requiera un mayor
requerimiento en la tecnología.
Una vez determinado la situación que afecta el desarrollo de dicha empresa se
analizará de forma muy específica los tipos de situaciones y problemas que aqueja
dicha organización esto se llevará a cabo mediante diversas herramientas que nos
ayudarán en la obtención de resultados estas herramientas pueden ser entrevistas,
encuestas, indagatorios todo este tipo de herramientas nos arrojarán un resultado ya
sea satisfactorio o no,
Y así poder concretar del porque de la situación que afronta dicha empresa y
posteriormente poder sacar conclusiones para dar opciones de resolver dicho
problema.
En el caso de la institución educativa nos enfocamos a investigar los problemas que ha
prevalecido al paso del tiempo, siempre enfocándonos a la rectitud y responsabilidad de
la misma “secundaria Lic. Adolfo López Mateo”.
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El primer paso fue localizar el problema en general y realizar un análisis de los
problemas que causan al hacer el proceso de registro de calificaciones dentro de la
institución, en particular en el departamento de servicios escolares, debido a que
contaban con un sistema de registro y control de calificaciones manual muy antiguo
que hacía muy laborioso el trabajo debido a esto se planteo la idea de elaborar un
nuevo sistema computarizado que tenga la capacidad de optimizar los recursos
necesarios y agilizar el trámite en el proceso de boletas.
VII.2.-DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMAS
Una de las herramientas utilizadas en la investigación fue una entrevista (ANEXO 1)
donde se elaboraron diferentes tipos de pregunta enfocadas y dirigidas a recolectar la
mayor información a cerca de la problemática que encierra el sistema manual actual de
registro y control de calificaciones ,donde se pudo comprobar que el sistema se hacía
con mayor esfuerzo y demasiado tiempo
Este tipo de herramientas que utilizamos como la entrevista nos ayudo a poder detectar
los puntos que causaban dicho problema obteniendo una buena cantidad de
información en la situación para poder intervenir en la solución del problema mediante
un sistema tecnológico computarizado que ayudara en la optimización y agilización en
el proceso de elaboración de boletas.
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VII.3.-DISEÑO DEL SISTEMA
Para crear el diseño del sistema nos dimos a la tarea de hacer prototipos de las
interfaces graficas en borradores de acuerdo a las necesidades que se requieren
resolver, los prototipos se desarrollaron en papel para después poder implementarlos
en la computadora con el programa de visual estudio C# interfaz grafica.
VII.4.-DESARROLLO DEL SOFTWARE
Es en esta etapa donde nos damos la tarea de programar el sistema de acuerdo a las
interfaces creadas anteriormente. Para poder programar las interfaces se debe de
conocer cómo debe de elaborar el sistema en sí, en la programación como en las
interfaces nos damos a la tarea de crear prototipos pero en la programación se hace un
seudocódigo por cada interfaz a programar.
VII.5.-PRUEBA DEL SISTEMA
Con la programación terminada al cien por ciento del sistema nos enfocamos a la tarea
de poner a prueba el sistema llenando la base de datos desde el sistema con datos de
alumnos inscritos, capturando alumnos de primer año hasta tercero con la finalidad de
que el sistema soporte gran cantidad de datos y que opere de acuerdo a las
expectativas del usuario final, con ello nos dimos también a la tarea de vaciar la base
de datos eliminando todos los registro antes capturados esto se hizo con la finalidad de
que el sistema no tenga fallas de programación ya que estando vacía la base de datos
pudieran surgir algunos errores, efectivamente surgieron algunos errores de
programación en las interfaces dándonos oportunidad de localizar los errores y
resolverlos para que el sistema funcione eficazmente.
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VII.6-IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN
En la implementación del sistema su utilizo un servidor que tiene la escuela donde
alojamos la base de datos para que el sistema este en red, se instalaron en las 8
maquinas del personal administrativo que va a usar el sistema ya instaladas las
aplicaciones del sistema, posteriormente pasamos a otro punto la capacitación del
personal donde el personal administrativo de ambos turnos se les dio una explicación
de que es un sistema y sus ventajas, posteriormente se les enseño como manejar el
sistema SRyCC, y así poder manejarlo correctamente.
VII.7.-ELABORACIÓN DE INFORME
Durante todo el transcurso del proyecto fuimos recabando información útil para crear
nuestro informe de residencia ya que cada periodo de tiempo entregamos una parte a
nuestro asesor de residencia quien nos ayudaba con las dudas y revisaba el proyecto
para que este fuera acorde al tiempo señalado en el cronograma de actividades.
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VIII. RESULTADOS, PLANOS, GRÁFICAS, PROTOTIPOS
DISEÑO DE LA BASE DE DATOS
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DIAGRAMA DE CONTEXTO 13 14 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Consulta datos del alumno Consulta de promedio bimestral Consulta de boletas Captura de calificaciones Captura de ciclo escolar 1.- Cambio de contraseña 2.- Registro de profesores 3.- Captura datos de alumnos 4.- Captura de ciclo escolar 5.- Define grado y grupo alumno 6.- Captura de calificaciones 7.- Consulta de boletas 8.- Consulta datos del alumno 9.- Consulta promedio bimestral 10.- Impresión de boletas 11 12 11.- Solicita historial 12.- Impresión de Historial 13.- Solicita boleta bimestral 14.- Impresión de boletas
ASESORES JEFE DE CONTROL ESCOLAR
SistemaRegistroyControlCalificacion
TUTOR
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USUARIOS GRADOS GRUPOS ALUMNOS
BOLETAS
CICLO ESCOLAR
BOLETAS GRUPO
JEFE DE CONTROL ESCOLAR
AUTENTIFICA
USUARIO
1.0
CAPTURA
GRADO Y
GRUPO DEL
ALUMNO
5.0
CONSULTA
DATOS
ALUMNOS
8.0
CAPTURA
DATOS DEL
ALUMNO
2.0
CAPTURA DE
CALIFICACIO
NES
3.0
IMPRESIÓN
DE BOLETAS
BIMESTRALES
7.0
CONSULTA DE
BOLESTAS
BIMESTRALES
4.0
ASIGNA
ASESOR DE
ALUMNOS
10.0
CAPTURA
DE CICLO
ESCOLAR
8.0
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DIAGRAMA NIVEL CERO
_________ BOLETAS
SOLICITA
BOLETAS
BIMESTRAL
13.0 ASESORES
SOLICITA
HISTORIAL
ACADÉMICO
10.0
ALUMNO
S R y C C Sistema de Registro y Control de Calificación Esc. Sec. Lic. A L M
__________ USUARIOS _________ ALUMNOS
CREAR
1.1
ACTUALIZAR
1.2
QUITAR
1.3
JEFE DE CONTROL ESCOLAR
CAPTURA
2.1
BAJA
2.2
ACTUALIZA
2.3
IMPRIME
DATOS
2.4
JEFE DE CONTROL ESCOLAR
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_________ BOLETAS_
__________
ALUMNOS_ _________ BOLETA_ __________ ALUMNOS_ _______ Boletas_ ______ Grado_ ______ Grupo_ _______ Alumno
CONSULTA DE
BOLETAS BIMESTRALES
4.1
SOLICITA HISTORIAL
ACADÉMICO 10.1
ALUMNOS
JEFE DE CONTROL ESCOLAR
SOLICITA BOLETAS
13.1
ASESORES
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DICCIONARIO FISICO DE DATOS
Tablas Nombre del campo Tipo Ancho Descripción
Alumnos Id Alumno entero 11 Código de alumno
Alumnos Nombres texto 50 Nombre de alumno
Alumnos Ap_paterno texto 50 Apellido del alumno
Alumnos Ap_materno texto 50 Apellido del alumno
Alumnos Curp texto 50 curp del alumno
Alumnos Domicilio texto 50 Domicilio del alumno
Alumnos Colonia texto 50 colonia del alumno
Alumnos Teléfono texto 50 teléfono del alumno
Alumnos Población texto 50 población del alumno
Alumnos Estado texto 50 estado del alumno
Alumnos Lugar_naci texto 50 lugar de nacimiento
Alumnos Fecha_naci date fecha de nacimiento
Alumnos Id_Tutor entero 11 Código del tutor migrante
Alumnos Activo entero 2 si el alumno esta activo o esta inactivo
AlumnosXgrupo Id_AlumnosXgrupo entero 11 Código de alumnosxgrupo
AlumnosXgrupo Id_Grupo entero 11 código migrante de grupos
AlumnosXgrupo Id_Alumno entero 11 código migrante de alumnos
AlumnosXgrupo Id_Materia entero 11 código migrante de materias
Asesores Id asesor entero 11 código de asesor
Asesores Nombres As texto 50 Nombre de asesores
Boletas Id_Boleta entero 11 código de boletas
Boletas Id_AlumnosXgrupo entero 11 código migrante de alumnosxgrupo
Boletas Id_Materia entero 11 código migrante de materias
Boletas Id_Unidades entero 11 código migrante de unidades
Boletas Conducta texto 50 conducta del alumno
Boletas Inasistencia entero 11 inasistencia del alumno
Boletas Aprovechamiento entero 11 Aprovechamiento del alumno
Ciclo_escolar Id_cicloescolar entero 11 código del ciclo escolar
Ciclo_escolar Inicio date inicio del ciclo escolar
Ciclo_escolar Fin date fin del ciclo escolar
Ciclo_escolar Turno texto 30 turno de la institución
Grados Id_Grado entero 11 código de grados
Grados Id_cicloescolar entero 11 código migrante del ciclo escolar
Grados Nombre_Grado texto 50 Nombre del grado
Grupos Id_Grupo entero 11 código del grupo
Grupos Id_Grado entero 11 código migrante de grados
Grupos Nombre_Grupo texto 50 Nombre del grupo
Grupos Id_Asesor entero 11 Código migrante de asesor
Materias Id_Materia entero 11 código de materia
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38
Tablas Nombre del campo Tipo Ancho Descripción
Materias Nombre_Materia texto 50 Nombre de la materia
Materias Id Grado entero 11 código migrante de grados
Materias Materia taller entero 11 código para asignar taller o materias generales
Representantes Id_representantes entero 11 código de representantes
Representantes NombreR texto 50 Nombre del representante
Representantes Puesto texto 50 puesto que ocupa el representante
Tutores Id_Tutor entero 11 código de tutor
Tutores NombresT texto 50 Nombre del tutor
Tutores Domi_part texto 50 Domicilio del tutor
Tutores Dom_trab texto 50 Domicilio de trabajo
Tutores Grado_estudio texto 50 Grados de estudios
Tutores Ocupacion texto 50 Ocupación del tutor
Tutores Tel_par texto 50 teléfono del tutor
Tutores Tel_Trab texto 50 Teléfono donde trabaja el tutor
Tutores Activo entero 2 código para ver si el tutor existe o no
Unidades Id_Unidades entero 11 código de unidades
Unidades Descripción texto 50 Nombre del bimestre asignado
Usuarios Id_Usuarios entero 11 Código de usuario
Usuarios Nombre texto 50 Nombre del administrador o secretaria
Usuarios Usuario texto 50 Nombre del usuario asignado
Usuarios Contraseña texto 50 Contraseña del usuario
Usuarios Tipo entero 11 código para asignar un administrado u otros
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i
DISEÑO DE SISTEMA INICIO DE SESION
Al inicio del sistema proporciona una ventana de inicio de sesión para los usuarios
donde se anotara la cuenta de usuario correspondiente ya sea administrativo o
secretaria (1) posteriormente ingresara su contraseña asignada (2) y finalmente
accesar al ciclo escolar correspondiente (3) y así poder ingresar al sistema.
Una vez ingresado al sistema se mostrara la pantalla principal con un menú de las
funciones más principales a realizar en el sistema.
1
2
3
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ii
REGISTRO DE ALUMNOS NUEVO INGRESO Y REINGRESO
Uno de los menú principales, es el menú de alumnos dentro de esto
encontraremos los submenú registro de alumnos para poder registrar los
alumnos de nuevo ingreso o de reingresos donde nos mostrará la siguiente
pantalla.
REGISTRO DE ALUMNOS
Al principio tenemos dos opciones crear un nuevo registro de alumno o buscarlo
directamente desde la base de datos si ya ha estado inscrito alguna vez.
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iii
CON LA OPCIÓN NUEVO
Una vez seleccionado la opción nuevo, nos dedicamos a ingresar los datos del
nuevo alumno que se inscribirá con todos los datos que se piden tanto del
alumnos como del tutor.
Una vez ya ingresado todos los datos se guardaran directamente a la base de
datos con la opción guardar donde nos advertirá con un mensaje si deseamos
imprimir la responsiva o simplemente guardarlo. (ANEXO 2)
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iv
CON LA OPCIÓN BUSCAR
Si el alumno ya fue inscrito alguna vez tendremos la opción de buscarlo
mediante una opción de búsqueda que nos aparecerá si lo queremos buscar
mediante dos opciones nombre o curp, una vez localizado lo seleccionaremos
para verificar si sus datos están correctos y así poderlo imprimir (ANEXO 2).
Por último tenemos la opción eliminar algún alumno si así se desea, siempre con
una advertencia si en realidad se quiere eliminar o no.
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v
ASIGNACIONES DE MATERIA, TALLER, ASESORES.
En esta opción del menú nos muestra las asignaciones que tendrán todos y cada
uno de los alumnos inscritos dentro de la institución así como son materias,
talleres y asesores de acuerdo a su grado y grupo respectivamente.
ASIGNACIÓN DE MATERIAS
En esta herramienta asignaremos las materias generales de cada grado que le
corresponda donde tendremos las opciones de nuevo, actualizar, eliminar y
cancelar.
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vi
ASIGNACIÓN DE TALLER
Primeramente se verifica si esta el taller dentro de la lista de talleres, si en dado
caso no se encontrara tenemos la opción de agregar taller mediante al opción
editar donde nos aparece una nueva herramienta donde tenemos las opciones de
nuevo, guardar, eliminar o cancelar para los talleres.
Posteriormente se realizaran la búsqueda de alumnos que se inscribirán dentro
del algún taller, esto será mediante una herramienta que nos permitirá buscar a los
alumnos para poder asignarles sus respectivo taller.
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vii
ASIGNACIÓN DE ASESORES
Una vez ya establecidos los grados y los grupos que se tendrán en el ciclo escolar
se hará la asignación de asesores por cada grupo.
Mediante le botón agregar tendremos la opción de capturar a nuevos asesores
que no estén asignados como asesor, mediante una herramienta donde podremos
tener las opciones de nuevo, actualizar o eliminar si así lo desea.
Mediante el botón aceptar se irá asignando a cada uno de los grupos su asesor
que haya escogido y se irá colocando mediante una lista de asesores con sus
respectivo grado y grupo.
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viii
REGISTRO DE CALIFICACIONES, IMPRESIÓN DE BOLETA BIMESTRAL E HISTORIAL ACADEMICO
En esta opción del menú se muestra los diferentes submenús para poder registrar
las calificaciones, imprimir y generar un historial de cada uno de los alumnos
inscritos dentro de la institución.
S R y C C Sistema de Registro y Control de Calificación Esc. Sec. Lic. A L M
ix
REGISTRO DE CALIFICACIONES.
En esta herramienta se asignaran la conducta, inasistencia y aprovechamiento
de cada alumno de acuerdo a su materia correspondiente y a su grado, grupo y
bimestre que se está cursando en ese instante.
IMPRESIÓN DE BOLETAS
Las boletas se imprimirán de acuerdo al grado, grupo y bimestre que se está
cursando en esos momentos así podremos obtener las boletas por cada alumno
inscrito. (ANEXO 3)
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x
HISTORIAL ACADÉMICO:
En esta herramienta nos mostrara el historial académico referente a los 3 años
cursado dentro de la institución por cada alumno una vez mostrada se imprimirá
el historial para ver las calificaciones de los 3 años. (ANEXO 4)
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xi
REGISTROS DE CICLO ESCOLAR, GRADOS Y GRUPOS, USUARIOS
Esta herramienta únicamente podrá usarlo el administrador ya qué será el único
que podrá registrar el ciclo escolar, los grados, grupos y los usuarios
correspondientes.
REGISTRAR CICLO ESCOLAR
Se asigna un nuevo ciclo escolar si así se requiere o se puede actualizar o
simplemente eliminar. Los ciclos escolares se enlistaran dentro de un cuadro
donde veremos el inicio y fin del ciclo escolar respectivamente.
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xii
REGISTRAR NUEVOS GRADOS Y GRUPOS
Esta herramienta es para poder agregar los grados y grupos si así se requiere
dentro del sistema.
REGISTRO DE USUARIOS
En esta herramienta nosotros podremos registrar los usuarios mediante las
opciones de nuevo, ya sea como administradores o secretarias para poder
deslindar obligaciones dentro de esta herramienta tenemos las opciones de
consulta, actualizar y eliminar.
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xiii
REGISTRO DE DIRECTIVOS
En este menú tenemos el menú de representantes donde se registraran los
subdirectores que darán su autorización dentro de la boletas.
REGISTRO DE REPRESENTANTES
En esta herramienta tenemos las opciones de nuevo, actualizar, eliminar y
cancelar donde se irán asignando los representantes dentro de una lista si así
se requiera.
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xiv
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Durante la investigación preliminar del proyecto se plantearon diversos puntos a
tratar especialmente el problema más significativo que es el de la elaboración de
las boletas bimestrales, ya que estas son elaborados manualmente y esto hace
que a la institución le genere gastos, tiempo de elaboración y desgaste del
personal.
Efectivamente este problema se resuelve con la implementación del proyecto de
residencia SRyCC. El cual es un sistema que cuenta con el registro de alumnos,
registro de calificaciones y la elaboración de boletas bimestrales e historial
académico.
Durante la realización del proyecto se hicieron varias pruebas al sistema para que
este arroje los resultados esperados y especificados anteriormente.
Al personal administrativo quienes son los que elaboraran con el sistema, se les
impartió un curso de capacitación y se les obsequio un manual de usuario para
cualquier duda que pueda surgir posteriormente.
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xv
Recomendaciones
El SRyCC, fue creado con la finalidad de facilitar la elaboración de boletas y
registro de calificaciones de la institución, cabe de mencionar que el sistema tiene
cuentas de usuario y administrador quien es el que llevara el control de cuantos
usuarios son registrados en el sistema para que puedan trabajar con el sistema.
Cada usuario deberá ser capacitado antes, para poder empezar a utilizar el
sistema, para que pueda hacer buen uso del funcionamiento del SRyCC y no
dañarlo ya que este produciría perdida de información valiosa para la institución.
El sistema fue creado pensando en los avances tecnológicos para un
mejoramiento en la institución, remplazando los procesos manuales con el nuevo
sistema SRyCC, ya que esto puede llegar a actualizar el sistema periódicamente o
darle un seguimiento adaptándose a las nuevas necesidades de la institución.
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xvi
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
6° EDICIÓN
KENDALL & KENDALL
RUNGERS UNIVERSITY
SCHOOL OF BUSSINESS-CAMDEN NEW JERSY
PEARSON PRETICE HALL
ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION
JEMES A. SEM
2° EDICION
GEORGIA STATE UNIVERSITY
MC GRAW HILL
FUNDAMENTO DE BASE DE DATOS
4° EDICION
SILBER CHAT KORTH SUDARSHAN
MC GRAW HILL
PROGRAMACION EN WINDOWS CON VISUAL BASIC. NET
CHARLES PET ZOLD
MC. GRAW HILL
INTRODUCCION A SQL PARA USUSARIOS Y PROGRAMADORES
2° EDICION
THOMSON
ENRIQUE VIVERO CORNELIO
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xvii
ANEXO 1
Escuela Secundaria “Lic. Adolfo López Mateos”
Objetivo de la entrevista: Recabar el máximo de información con el fin de entender
cuáles son los procesos del departamento de control escolar y detectar el principal
problema.
1. ¿Cuáles son las funciones del departamento?
2. ¿Qué procesos son los más frecuentes que realizan y cada cuanto lo llevan a
cabo?
3. ¿Cuáles son los pasos para hacer el proceso?
4. ¿Cuántas personas son las encargadas de realizar el proceso?
5. ¿Actualmente cuales son las herramientas para el apoyo de los procesos?
6. ¿La institución cuenta con algún sistema de base de datos?
7. ¿Todo el personal encargado de llevar a cabo el proceso sabe utilizar la PC?
8. ¿Qué es lo más laborioso del proceso?
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xviii
ANEXO 2: IMPRESIÓN DE RESPONSIVA
Documento establecido para los alumnos y los tutores para la responsabilidad de los tutores con los alumnos.
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xix
ANEXO 3: IMPRESIÓN DE BOLETAS POR BIMESTRE
Nos muestra las boletas por bimestre de cada alumno con el respectivo grado y grupo que está cursando.
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xx
ANEXO 4: IMPRESIÓN DEL HISTORIAL ACADÉMICO
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i
Cronograma preliminar de actividades
Periodo: Agosto-Diciembre del 2009
ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
1.- Investigación Preliminar. P
R
2.- Determinación de los requerimientos del sistemas.
P
R
3.- Diseño del sistema. P
R
4.-Desarrollo del software. P
R
5.- Prueba de sistema. P
R
6.-Implementaciòn y evaluación. P
R
7.- Elaboración de informe P
R