S˚Ô TAY QU˚¢N LÝ TÀI CHÍNH VÀ MUA S˚ﬁM · CoA Danh m˚åc H˚˙ th˚Ñng tài kho˚£n k˚¿ toan CMB Ban qu˚£n lý H˚ªp ph˚§n DKK ˚Óng Cuaron an M˚¡ch DARD S˚ß

Chương trình Hỗ trợ phát triển ngành Thuỷ sản – Giai đoạn 2 Sổ tay quản lý Tài chính và Mua sắm

CHƯƠNG TRÌNH

HỖ TRỢ NGÀNH THỦY SẢN GIAI ĐOẠN II (FSPSII)

VIỆT NAM-ĐAN MẠCH

SỔ TAY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ MUA SẮM

01 tháng 12 Năm 2008

Sửa đồi lần thứ hai

http://www.pdfcomplete.com/cms/hppl/tabid/108/Default.aspx?r=q8b3uige22


i

MỤC LỤC

1. Giới thiệu ............................................................................................... 4

2. Dòng luân chuyển vốn viện trợ ............................................................. 6

3. Dự toán ngân sách và Đề nghị rút vốn ................................................. 8

4. Hệ thống và các thủ tục báo cáo tài chính và hạch toán kế toán ...... 17

5. Quản lý tài sản của Chương trình ...................................................... 28

6. Thanh toán ........................................................................................... 31

7. Kiểm toán ............................................................................................. 40

Mẫu 1.1: Đơn xin rút vốn ở cấp Hợp phần /Tỉnh ...................................... 41

Mẫu 1.2: Tổng hợp đề nghị rút vốn ............................................................ 45

Mẫu 1.3: Xác nhận việc nhận vốn .............................................................. 49

Mẫu 1.4: Bảng đối chiếu vốn thực nhận trong kỳ ..................................... 50

Mẫu 1.6: Thông báo chuyển vốn ................................................................ 52

Phụ lục 2: Các mẫu sử dụng cho các thủ tục và hệ thống báo cáo tài chính kế toán ........................................................................................................... 53

Mẫu 2.1: Bảng lương ................................................................................... 53

Mẫu 2.2: Phiếu chi ...................................................................................... 54

Mẫu 2.3: Nhật ký Chứng từ ........................................................................ 55

Mẫu 2.4: Sổ tài sản ...................................................................................... 56

Mẫu 2.5: Sổ theo dõi hợp đồng ................................................................... 57

Mẫu 2.6: Đề nghị bổ sung tiền mặt tại quỹ ................................................ 58

Mẫu 2.7: Phiếu thu ...................................................................................... 59

Mẫu 2.8: Bảng đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng................................. 60

Mẫu 2.9: Đề nghị tạm ứng ......................................................................... 61



ii

Mẫu 2.10: Quyết toán tạm ứng .................................................................. 62

Mẫu 2.11: Sổ hóa đơn.................................................................................. 63

Mẫu 2.12: Báo cáo biến động thuế GTGT ................................................. 64

Mẫu 2.13: Báo cáo kiểm soát ngân sách .................................................... 65

Mẫu 2.14: Báo cáo tài chính ....................................................................... 67

Phụ lục 3: Mẫu Quản lý Tài sản của Chương trình .................................. 71

Mẫu 3.1: Biên bản kiểm kê tiền mặt và bảng đối chiếu tiền mặt tại quỹ . 71

Mẫu 3.2: Báo cáo phân tích tuổi các khoản tạm ứng ................................ 72

Phụ lục 4: Bảng tài khoản ........................................................................... 73

Hướng dẫn soạn thảo điều khoản tham chiếu ........................................... 75

Hướng dẫn soạn thảo Mô tả công việc ....................................................... 76

Bảng câu hỏi tiêu chuẩn .............................................................................. 77

Phụ lục 5.1.: Hợp đồng ngắn hạn thuê Tư vấn trong nước giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với Chuyên gia tư vấn trong nước .......... 79

Phụ lục 5.2. Hướng dẫn Thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Hà Nội, Việt Nam với các doanh nghiệp/công ty/đơn vị trong nước ..................................................................................... 99

Phụ lục 5.3: Hướng dẫn đối với Hợp đồng thuê dịch vụ nhỏ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Hà Nội, Việt Nam với Doanh nghiệp/Công ty/Tổ chức trong nước – Hướng dẫn dịch vụ nhỏ. .................................... 151

Phụ lục 6.1: Hướng dẫn của LHQ – EU về Định mức chi phí trong nước cho các chương trình hợp tác phát triển với Việt Nam ............................ 160



iii

Những chữ viết tắt Những chữ viết tắt sử dụng trong tài liệu này được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái như sau: CoA Danh mục Hệ thống tài khoản kế toan

CMB Ban quản lý Hợp phần

DKK Đồng Cuaron Đan Mạch

DARD Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

DOFI Sở Thuỷ sản

DF Vụ Tài chính, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

EC Cộng đồng chung Châu Âu

EDK Đại sứ quán Đan Mạch

EFD Vụ Tài chính Đối ngoại, Bộ Tài chính Việt nam

FSPS 2 AU Bộ phận kế toán của Chương trình Thuỷ sản 2

EUR Đồng Euro

GOV Chính phủ Việt nam

ICD Vụ Hợp tác Quốc tế, Bộ NNPTNT

JPR Đồng đánh giá Rà soát Chương trình

MOF Bộ Tài chính

MOFA Bộ Ngoại giao Đan Mạch

MPI Bộ Kế hoạch Đầu tư

NPD Giám đốc Chương trình quốc gia / Vụ Hợp tác Quốc tế

NSC Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia

PPC Uỷ ban Nhân dân Tỉnh

PSC Ban chỉ đạo Chương trình cấp Tỉnh

SBV Ngân hàng Nhà nước

USD Đô la Mỹ

VND Đồng Việt nam


Chương trình Hỗ trợ phát triển ngành Thuỷ sản – Giai đoạn 2 Sổ tay Quản lý Tài chính và Mua sắm

4

1. Giới thiệu 1.1. CHỐNG THAM NHŨNG – CHÍNH SÁCH CHỐNG THAM NHŨNG CHUNG CỦA DANIDA

Tất cả những người tham gia vào các hoạt động của Chương trình Hỗ trợ ngành Thủy sản Việt Nam giai đoạn II (sau đây gọi tắt là FSPS-II), dù là nhân viên của Bộ NNPTNT hay Sở NNPTNT, các nhân viên của các đơn vị liên quan, hay các nhân viên hỗ trợ được trả lương từ nguồn vốn của chương trình FSPS-II, đều có nghĩa vụ thực hiện nghiêm chỉnh việc báo cáo về bất kỳ mối nghi ngờ nào hoặc những trường hợp cụ thể như:

• Sự gian lận • Sử dụng nguồn vốn sai mục đích • Tham nhũng • Vi phạm hợp đồng • Những vụ án liên quan đến một khoản tiền lớn • Thất thoát vốn • Khả năng thất thoát vốn • Chất lượng hoặc sự phê phán trong các báo cáo kiểm toán • và các trường hợp khác hoặc những trường hợp sử dụng nguồn vốn sai mục đích chưa đề

cập ở đây với Đại sứ quán Đan Mạch, thông báo trực tiếp cho Tham tán tài chính đồng thời thông báo cho Đại sứ ngay khi sự việc được phát hiện. Việc báo cáo có thể được thực hiện qua thư thường, thư điện tử theo địa chỉ [email protected] hoặc điện thoại theo số 04 823 1888, máy lẻ 124 (Tiếng Anh) hoặc máy lẻ 125 (Tiếng Việt). Việc báo cáo có thể được thực hiện nặc danh. Những báo cáo này cần có những thông tin sau:

• Nơi xảy ra sự việc • Thời gian • Miêu tả sự việc, mức độ của sự việc và diễn biến của sự việc • Thông tin về các biện pháp đã được thực hiện (báo công an, tiến hành kiểm toán, đình chỉ

công tác, cách chức, sa thải, thay đổi quy trình kiểm soát, v.v...) • Đánh giá trách nhiệm của các bên liên qua đối với sự việc

1.2. Cơ sở soạn thảo

Phiên bản thứ nhất Sổ tay Quản lý Tài chính và Mua sắm cho FSPS II (“Sổ tay”) được soạn thảo trong tháng 8 – tháng 9 năm 2006 dựa trên các cuộc thảo luận với Đại sứ quán Đan Mạch (“ĐSQ Đan Mạch” hoặc “Đại sứ quán”) và các bên có liên quan khác trong Chương trình Hỗ trợ ngành Thuỷ sản giai đoạn 2 (“Chương trình” hoặc “FSPS II”), bao gồm Bộ Thủy sản (MOFI), bây giờ là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (MARD), Bộ Tài chính (MOF), Bộ Kế hoạch Đầu tư (MPI), và các đơn vị thực hiện Chương trình. Sổ tay cũng được soạn thảo dựa trên các hướng dẫn sau:

• Hệ thống quản lý tài chính của Việt nam cho các nguồn vốn của Chính phủ • Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida cho quản lý Chương trình • Hướng dẫn quản lý tài chính của Danida (phiên bản ngày 13 tháng 5 năm 2004) • Cẩm nang mua sắm do đại lý mua sắm của Danida ấn hành (phiên bản tháng 5 năm 2007) • Văn kiện Chương trình FSPSII và văn kiện mô tả các Hợp phần.



5

Sổ tay quản lý Tài chính và Mua sắm (gọi tắt là Sổ tay Tài chính), sẽ được sử dụng cho Chương trình Hỗ trợ ngành Thuỷ sản giai đoạn 2 (FSPS II), liên quan đến các vấn đề tài chính (như hình thức giải ngân mới thông qua Bộ Tài chính) và mua sắm. Hệ thống được mô tả trong Sổ tay Tài chính là hệ thống tài chính của Chương trình. Sổ tay Tài chính sẽ được cập nhật hàng năm để đảm bảo sự phù hợp với những quy định pháp luật mới của Việt nam và Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida. Với những thay đổi hoặc điều chỉnh nhỏ, Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia sẽ được thông báo. Những thay đổi lớn phải được Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia phê duyệt mới có hiệu lực. Phiên bản thứ nhất của Sổ tay Tài chính được Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia phê duyệt trong phiên họp đầu tiên ngày 13 tháng 10 năm 2006. Phiên bản sửa đổi lần thứ nhất vớimột số chỉnh sửa nhỏ có hiệu lực từ ngày 15 tháng 10 năm 2007 và phiên bản sửa đổi lần thứ hai này cũng chỉ gồm một số chỉnh sửa nhỏ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 12 năm 2008.



6

2. Dòng luân chuyển vốn viện trợ

Dòng luân chuyển vốn viện trợ đang được thực hiện thông qua hệ thống các ngân hàng thương mại. Vụ Tài chính Đối ngoại thuộc Bộ Tài chính nhận vốn từ Đại sứ quán Đan Mạch và căn cứ trên đơn rút vốn tổng hợp hàng quý, Bộ Tài Chính sẽ chuyển vốn cho Bộ Nông Nghiệp và PTNT cũng như 9 Sở Nông nghiệp và PTNT. Bộ Nông Nghiệp và PTNT đang có năm tài khoản tại ngân hàng Standard Chartered Bank ở Hà Nội để phục vụ các hoạt động ở cấp Trung ương. Chín tỉnh đối tác của Chương trình, mỗi tỉnh sẽ mở tài khoản riêng của mình tại ngân hàng này hay bất kỳ một ngân hàng thương mại nào khác. Khi Bộ NNPTNT và các tỉnh tổ chức các hoạt động chương trình, dù trong phạm vi bộ ngành liên quan hay với các tổ chức bên ngoài, các tỉnh sẽ sử dụng nguồn vốn viện trợ cho các hoạt động này thông qua các tài khoản ngân hàng của đơn vị mình.

2.1 Thuyết minh về dòng luân chuyển vốn viện trợ § Các Cố vấn và chuyên gia tư vấn Kỹ thuật Quốc tế và khu vực, kể cả dài hạn và ngắn hạn, và

kiểm toán sẽ được trả lương trực tiếp từ Chính phủ Đan Mạch. Chứng từ về các khoản thanh toán này quy ra đồng DKK sẽ được chuyển cho Bộ NNPTNT và Ban quản lý Chương trình FSPS II và các Hợp phần nhằm thể hiện bức tranh đầy đủ về các khoản giải ngân trong báo cáo tài chính của Chương trình.

§ Việc chuyển vốn viện trợ từ ĐSQ Đan Mạch về Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ được

thực hiện bằng Đồng Việt nam. § Khi tiền đã được chuyển về, Bộ Tài chính sẽ chuyển tiền vào các tài khoản của Bộ NNPTNT

và các tỉnh tại các ngân hàng thương mại trong vòng 3 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn đề nghị giải ngân tổng hợp hợp lệ từ Bộ NNPTNT.

§ Đối với các đối tác Đan Mạch có trụ sở chính tại Đan Mạch, vốn duyệt cho việc thực hiện các

hoạt động sẽ được chuyển trực tiếp từ Đại sứ quán đến tài khoản của đối tác. § Lãi suất thu được từ tiền gửi tại các ngân hàng phải được hoàn trả lại ĐSQ Đan Mạch cuối mỗi

năm tài chính để thực hiện chuyển trả Bộ Tài chính Đan Mạch. § Phần tiền viện trợ không được sử dụng cho các hoạt động theo ngân sách Chương trình đã được

phê duyệt hoặc theo các thỏa thuận khác giữa Ban quản lý Chương trình và Chính phủ Đan Mạch phải được hoàn trả lại cho Chính phủ Đan Mạch. Ban chỉ đạo cấp quốc gia Chương trình Thuỷ sản giai đoạn 2 sẽ quyết định việc hoàn trả và thời điểm hoàn trả.

§ Khi phát hiện nguồn vốn bị sử dụng sai mục đích, các cơ quan chức năng có liên quan sẽ được

yêu cầu tiến hành điều tra. Chính phủ Việt nam, trong điều kiện thích hợp, sẽ cùng hợp tác với Chính phủ Đan Mạch để có các biện pháp xử lý với những người tình nghi như tạm thời đình chỉ công tác để không làm ảnh hưởng đến công việc điều tra.

§ Trong trường hợp xảy ra thất thoát vốn viện trợ như đã nêu ở trên, Chính phủ Việt nam hoặc

Chính phủ Đan Mạch sẽ trả lại phần vốn trên cho Chương trình để đảm bảo các hoạt động theo kế hoạch sẽ không bị ngừng trệ.

§ Nguồn vốn của Danida sẽ không được sử dụng để chi trả doo sự chậm trễ trong việc nhận vốn

đối ứng hay những chi phí mà Bộ NNPTNT và các tỉnh của chương trình có trách nhiệm thanh toán trong Chương trình.



7

§ Nếu nguồn vốn của Chương trình do Chính phủ Việt nam quản lý bị phát hiện được giải ngân cho các hoạt động bên ngoài các mục tiêu và điều kiện trong:

a. Hiệp định giữa hai Chính phủ; b. Văn kiện Chương trình; c. Mô tả Hợp phần; d. Kế hoạch hoạt động và ngân sách được Ban chỉ đạo cấp quốc gia phê duyệt ; e. Định mức chi phí và thang lương đã được cấp có thẩm quyền thông qua;

thì Chính phủ Việt nam sẽ hoàn trả lại nguồn vốn sử dụng không đúng mục đích nêu trên cho Đại sứ quán Đan Mạch tại Việt nam. § Các khoản thanh toán cho cán bộ của Chính phủ Việt nam và các cán bộ khác (bao gồm phụ

cấp hội họp, v.v.. ) cho việc tham gia vào quá trình thực hiện Chương trình sẽ do Chính phủ Việt nam chi trả bằng vốn đối ứng của Chính phủ Việt nam . Chi phí đi lại và phụ cấp công tác của cán bộ của Chính phủ Việt nam liên quan đến hoạt động của Chương trình sẽ được chi trả từ nguồn vốn viện trợ của Chương trình theo các định mức chi tiêu đã được thoả thuận. Bộ NNPTNT và các tỉnh sẽ chi trả tiền xăng, các chi phí vận hành và bảo trì của xe cộ sử dụng trong các chuyến đi công tác.



8

3. Dự toán ngân sách và Đề nghị rút vốn

3.1. Lập và điều chỉnh ngân sách

3.1.1 Các nguyên tắc chung

Toàn bộ ngân sách của Chương trình để phân bổ cho các Ban Quản lý Hợp phần và tỉnh được quy định trong Văn kiện Chương trình và các văn kiện mô tả hợp phần và được phê chuẩn trong Hiệp định giữa hai Chính phủ. Theo quyết định của Ban chỉ đạo Quốc gia tại cuộc họp tháng 6 năm 2008 liên quan đến kế hoạch ngân sách và kế hoạch hoạt động năm 2009, tất cả hoạt động được tài trợ bởi FSPSII sẽ phải là một phần trong bản kế hoạch hoạt động của các cục, vụ, đơn vị liên quan thuộc Bộ NN cũng như Sở NN 9 tỉnh điểm. Thủ trưởng các cục, vụ, đơn vị liên quan thuộc Bộ NN và Giám đốc Sở NN sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp về kế hoạch, ngân sách và quản lý các hoạt động được tài trợ bởi FSPSII. Một quy chế quy định chi tiết trách nhiệm từng đơn vị, cục, vụ và các ban quản lý sẽ được ban hành. Ban chỉ đaọ Quốc gia sẽ phê duyệt kế hoạch ngân sách và hoạt động dựa trên kế hoạch của Bộ Nông nghiệp/Sở Nông nghiệp, trong đó đã phải bao gồm mô tả hoạt động, ngân sách và mục tiêu. Do đó, một bản kế hoạch chi tiết hơn sẽ được lập để phục vụ mục đích theo dõi và quản lý, bản này không cần Ban chỉ đạo Quốc gia phê duyệt. Những thay đổi ngân sách có thể được đề xuất bởi các đối tác Chương trình phía Việt nam, ĐSQ Đan Mạch hoặc qua những đợt đồng đánh giá và rà soát Chương trình (“JPR”). Thẩm quyền phê duyệt những thay đổi về ngân sách được quy định như sau: Những thay đổi về ngân sách hàng năm có thể được phân thành hai loại như sau:

§ Thay đổi về thời gian, có nghĩa là phân bổ lại ngân sách từ năm này sang năm khác:

ü Nếu thay đổi nhỏ hơn 20% ngân sách gốc đã được duyệt, thì phải thông báo cho Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia (NSC)

ü Nếu thay đổi lớn hơn 20% ngân sách gốc đã được duyệt, thì phải được Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia (NSC) phê duyệt

§ Thay đổi giữa các dòng ngân sách:

ü Nếu thay đổi nhỏ hơn 20% ngân sách gốc đã được duyệt và số tiền dưới 25.000 DKK, thì phải được Giám đốc Hợp phần hoặc ở tỉnh là Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt;

ü Nếu thay đổi lớn hơn 20% ngân sách gốc đã được duyệt hoặc số tiền trên 25.000 DKK nhưng dướ100.000 DKK, thì phải được Giám đốc Chương trình cấp quốc gia phê duyệt;

ü Nếu thay đổi trên 100.000 DKK, thì phải được Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia phê duyệt .

Các đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp và Sở Nông nghiệp căn cứ vào kế hoạch hoạt động và ngân sách được duyệt của đơn vị mình xem xét và cho phép điều chuyển ngân sách giữa các loại chi phí cũng như điều chuyển loại chi phí trong cùng một hoạt động đầu ra, nếu việc điều chuyển này thực sự cần thiết để hoạt động đạt được hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên không được phép điều chuyển ngân sách/hay loại chi phí từ bất kỳ một loại chi phí nào sang loại chi phí cho tham quan học tập/ hội nghị ở nước ngoài hay cả ở trong nước.



9

Nếu có những thay đổi lớn về đầu vào, các hoạt động hoặc đầu ra, thì phải tiến hành đánh giá kỹ thuật nhằm phân tích và đưa ra những khuyến nghị cho đợt đồng đánh giá rà soát Chương trình, hoặc trình lên Ban chỉ đạo quốc gia trong trường hợp khẩn; Ban chỉ đạo quốc gia sẽ đưa ra quyết định chính thức trước khi những thay đổi được phép thực hiện. Trong trường hợp phân bổ lại ngân sách giữa các Hợp phần, các nguyên tắc đặc biệt sẽ được áp dụng và sẽ do ĐSQ Đan Mạch phê duyệt, hoặc trong trường hợp đặc biệt, sẽ do Hội đồng Danida của Đan Mạch tại Copenhagen phê duyệt. Ngân sách ghi trong Hiệp định Chính phủ giữa Đan Mạch và Việt nam về việc viện trợ cho Chương trình được lập bằng Cua ron Đan Mạch (“DKK”), trong khi dòng luân chuyển tiền viện trợ trong nước thực hiện bằng Đồng Việt nam (“VND”). 3.1.2 Chi phí hợp lệ và không hợp lệ 3.1.2.1 Chi phí hợp lệ Mục đích của nguồn viện trợ là đạt được những mục tiêu Chương trình đề ra trong các Văn kiện Chương trình. Toàn bộ chi phí được coi là hợp lệ nếu phục vụ cho cho mục đích này. Chi phí đi lại và phụ cấp công tác của cán bộ của Chính phủ Việt nam liên quan đến hoạt động của Chương trình sẽ được chi trả từ nguồn vốn viện trợ của Chương trình theo các định mức chi phí đã được thỏa thuận.

Những chi phí sau đây chỉ được coi là hợp lệ nếu như được Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia phê duyệt bằng văn bản:

§ Việc phân bổ và sử dụng các nguồn viện trợ chưa được phân bổ và các khoản chi phí dự phòng. 3.1.2.2: Các chi phí không hợp lệ - nguồn vốn ODA Những chi phí sau là không hợp lệ đối với Chương trình:

§ Chi phí cho các hoạt động nằm ngoài phạm vi được phê duyệt trong Văn kiện Chương trình/Mô tả hợp phần và/hoặc kế hoạch hoạt động và ngân sách hiện tại được duyệt,hoặc chi phí hoạt động đã được duyệt nhưng vượt quá khung ngân sách được phân bổ ;

§ Các khoản thanh toán cho cán bộ của Chính phủ Việt nam và các nhân viên khác (bao gồm các khoản phụ cấp tham dự họp, v.v..) cho việc tham gia thực hiện Chương trình. Các khoản này sẽ được Chính phủ Việt nam chi trả bằng nguồn vốn đối ứng của Chính phủ Việt nam cho Chương trình. Bộ NN&PTNT và các tỉnh dự án sẽ chi trả tiền bảo hiểm, xăng, các chi phí vận hành và bảo trì của việc sử dụng xe cộ trong các chuyến đi công tác từ nguồn vốn đối ứng.

§ Chi phí phát sinh cho việc thuê văn phòng, mua sắm đồ đạc cơ bản (là phần đóng góp bằng hiện vật của Chính phủ Việt nam) và các chi phí cho hoạt động văn phòng (ví dụ như cước điện thoại nội hạt, điện nước v.v…) sẽ do Chính phủ Việt nam chi trả;

§ Tham khảo thêm về Hướng dẫn của EU/UN về định mức chi phí ở Phần C về Chi phí đóng góp của phía Việt nam cho Chương trình/Dự án (bản ngày 15 tháng 10 năm 2007, trang 9), theo đó:

“Theo thông lệ và như một yêu cầu tối thiểu, Chính phủ Việt nam sẽ tự chi trả bằng nguồn tài chính của mình những khoản sau:



10

- Lương và các khoản liên quan cũng như các khoản phụ cấp lương có thể cho các cán bộ đối tác của Chính phủ và cán bộ Chính phủ biệt phái đến Chương trình/dự án;

- Chi phí văn phòng cho dự án/Chương trình, trong đó có: điện, nước, các thiết bị và đồ đạc có thể mua tại địa phương, bao gồm cả việc bảo dưỡng và sửa chữa, và văn phòng phẩm;

- Tiền điện thoại/fax trong nước của dự án/Chương trình; - Tiền photocopy; - Tiền vận hành và bảo dưỡng xe cộ của dự án; - Tiền chi trả cho việc sử dụng các cơ sở vật chất của nhà nước cho các cuộc họp, đào

tạo, hội thảo, v.v … - Tiền tiếp khách; - Tiền cho các cuộc họp thông thường, thường xuyên của dự án.

Do đó, những chi phí trên đây thường sẽ không được bất kỳ tổ chức nào của Liên Hợp Quốc hay quốc gia thành viên EU và/hoặc Phái đoàn EC chi trả. Đối với những dự án/Chương trình cụ thể, việc đóng góp của các bên sẽ được xác định rõ trong các hiệp định của Chính phủ và các văn kiện của Chương trình/dự án.”

§ Chi tiêu cho mục đích cá nhân.

3.1.2.3. Chi phí không hợp lệ - Nguồn vốn đối ứng

Nguồn vốn đối ứng từ phía Việt nam không thể dùng cho các hoạt động đã được bên DANIDA đóng góp cho Chương trình.

3.1.3 Lập Ngân Sách ở cấp Trung ương và cấp Tỉnh theo Hợp phần.

Ban quản lý các Hợp phần nằm trong Bộ NNPTNT và các tỉnh sẽ tổng hợp ngân sách hàng năm và hàng quý cho mỗi hợp phần dựa trên kế hoạch hoạt động cả năm và từng quý. Kế hoạch hoạt động và ngân sách này sẽ dựa trên kế hoạch hoạt động và ngân sách tổng thể của Bộ Nông nghiệp/ Sở Nông nghiệp, cũng như kế hoạch chi tiết hàng năm của các đơn vị, cục, vụ liên quan. Ngân sách bao gồm chi phí của các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Ban quản lý các Hợp phần và các tỉnh liên hệ với các tổ chức này để thu thập các thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho công việc lập dự toán ngân sách. Giá cả các hàng hoá và dịch vụ,... trong ngân sách hoạt động đã phải bao gồm cả thuế theo quy định (như thuế giá trị gia tăng). Theo quy định tại phần 3.1.1,thì kế hoạch hoạt động và ngân sách hàng năm, hàng quý sẽ dưa trên kế hoạch của các cục, vụ, đơn vị liên quan trong Bộ NN/Sở NN và được tổng hợp theo đầu ra của từng hợp phần, Kế hoạchnày phải gửi cho Giám đốc Chương trình cấp quốc gia để tổng hợp trước khi trình Ban chỉ đạo quốc gia. Bản dự thảo ngân sách và kế hoạch công tác cho năm tiếp theo phải trình lên Ban chỉ đạo quốc gia để xin phê duyệt. Giám đốc Chương trình quốc gia sẽ thông báo cho các bên hữu quan thời hạn trình báo cáo để có thể cập nhật các hoạt động của Chương trình FSPS II vào kế hoạch hoạt động và ngân sách của Bộ NNPTNT. Báo cáo phải được nộp trước ít nhất 10 (mười) ngày làm việc so với ngày dự kiến họp Ban chỉ đạo quốc gia. Một bản sao Ngân sách quý và Ngân sách năm đã được phê duyệt của mỗi Hợp phần và các tỉnh sẽ được gửi lại cho Bộ NNPTNT, Ban quản lý Chương trình và các Hợp phần, và các tỉnh trong vòng 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày họp Ban chỉ đạo quốc gia.



11

Ban quản lý Hợp phần và các tỉnh phải cập nhật/điều chỉnh ngân sách ít nhất một lần một năm (thông thường vào ngày mồng 1 tháng 7) và đệ trình lên Ban chỉ đạo quốc gia để phê duyệt trong vòng 1 tháng..

3.1.4 Lập ngân sách tổng thể cho Chương trình Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế (Bộ NNPTNT) sẽ chịu trách nhiệm trình Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia để phê duyệt ngân sách hàng quý và hàng năm của FSPS-II , theo đúng các thủ tục và tiến trình lập và xét duyệt đã được trình bày trên đây cho Hợp phần (Mục 3.1.3). Dựa trên toàn bộ ngân sách đã được điều chỉnh hoặc phê duyệt, Vụ Tài Chính (Bộ NNPTNT) với sự hỗ trợ của Bộ phận kế toán FSPS II, sẽ tổng hợp ngân sách quý và ngân sách năm cho toàn bộ Chương trình để Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia phê duyệt. Ngân sách được duyệt của Chương trình sẽ được trình lên Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) để báo cáo trước khi kết thúc năm dương lịch. Bản Ngân sách quý và năm do Ban chỉ đạo quốc gia phê duyệt này được coi là cơ sở cho việc lập Đơn xin rút vốn của Ban quản lý Hợp phần và các tỉnh và cho quá trình xử lý số liệu sau này của Vụ Tài Chính, Bộ NNPTNT.

3.2. Kiểm soát ngân sách Hàng quý, việc so sánh giữa ngân sách với số liệu thực tế phải được thực hiện ở cấp trung ương và cấp tỉnh theo từng Hợp phần. Các chênh lệch lớn đối với từng Hợp phần/tỉnh (vượt quá 100.000 DKK) phải được giải thích bằng văn bản. Bản phân tích các khoản chênh lệch sẽ là một phần của các báo cáo hàng quý của Hợp phần/Tỉnh trình lên cho Giám đốc Chương trình quốc gia, người có trách nhiệm chung đối với toàn bộ chương trình. Tuy nhiên, trưởng bộ phận kế toán của Chương trình Thuỷ sản 2 có nhiệm vụ chuẩn bị một bản phân tích tổng hợp các chênh lệch ngân sách cho toàn bộ Chương trình kèm theo giải thích chi tiết trình cho Giám đốc Chương trình quốc gia trước khi trình cho Ban Chỉ Đạo Chương trình quốc gia, ĐSQ Đan Mạch, và Bộ Tài chính như một phần của các báo cáo tổng hợp hàng quý của Chương trình. Tương tự như vậy, việc so sánh ngân sách với số liệu thực tế cho mỗi hoạt động đầu ra của từng hợp phần và tỉnh cũng như bản so sánh tổng hợp cho cả chương trình phải được thực hiện như là một phần của báo cáo tiến độ và báo cáo tài chính 6 tháng và cả năm theo thời gian từ đầu Chương trình đến thời điểm báo cáo và từ đầu năm đến thời điểm báo cáo. Những báo cáo tài chính này sẽ cho biết chi phí thực tế so với kế hoạch như thế nào và báo cáo này kèm theo phần giải trình bằng văn bản được coi là một phụ lục của Báo cáo tiến độ nửa năm/cả năm.



12

3.3. Thủ tục xin rút vốn

3.3.1 Biểu đồ luân chuyển chứng từ

Đơn xin rút vốn

Bộ NNPTNT/Tỉnh Dự Án

Giám Đốc CTQG

BTC

Giấy xác nhận việc nhận vốn

Đối chiếu vốn thực nhận *

Chứng từ chuyển tiền

Chuyển tiền cho các Hợp phần/Tỉnh dự án

ĐSQ Đan Mạch

Chuyển tiền cho BTC

Chứng từ chuyển tiền Giấy Xác nhận

việc nhận tiền

Dòng chuyển tiền Dòng xác nhận việc nhận tiền

Đơn xin rút vốn tổng hợp

Thông báo đã chuyển tiền (VND/DKK)

Dòng đề nghị chuyển tiền

* Gửi bản sao cho ĐSQ Đan Mạch

Vụ TC



13

3.3.2 Tại Bộ NNPTNT/ Các tỉnh

STT Thủ tục Người chịu trách nhiệm

3.3.2.1 Đơn xin rút vốn được lập theo từng quý, đệ trình cho Giám Đốc Chương trình và chuyển cho Vụ Tài Chính vào các ngày:

• 15 tháng 1 cho quý 1 • 15 tháng 4 cho quý 2 • 15 tháng 7 cho quý 3 • 15 tháng 10 cho quý 4

(Phụ lục 1 - Mẫu 1.1). Đơn xin rút vốn phải kèm theo bộ báo cáo tài chính quý (xem chi tiết tại 4.6.1) Số tiền đề nghị cho quý được xác định như sau:

Chi phí dự kiến cho quý tiếp theo: XXX Chi phí cho các hoạt động của quý trước còn đang tiếp diễn

XXX

Số dư ngân hàng và tiền mặt vào cuối quý

(XXX)

Dự kiến số dư cuối quý sau XXX Số tiền đề nghị chuyển XXX

Các khoản chi trực tiếp cho tư vấn khu vực và quốc tế,..được chi trả từ Đại sứ quán Đan Mạch hoặc Bộ Ngoại giao Đan Mạch sẽ được trừ ra khỏi đơn rút vốn quý.

Đơn xin rút vốn phải được Giám đốc Hợp phần hay Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt.

Nếu Hợp phần không có nhu cầu cấp vốn, thì Hợp phần vẫn phải đệ trình một đề nghị với số tiền cần chuyển bằng “không”.

Định kỳ gửi đơn xin rút vốn: Hàng quý.

Cấp Trung Ương: Giám đốc Hợp phần Cấp tỉnh: Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và PTNT.

3.3.2.2 Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vốn yêu cầu, BQL Hợp phần/Tỉnh sẽ gửi một Giấy Xác nhận việc nhận vốn viện trợ cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) và một bản sao cho ĐSQ Đan Mạch (Phụ lục 1 - Mẫu 1.3). Giấy Xác nhận việc nhận vốn phải được Kế toán và Giám đốc Hợp phần hay Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt. Định kỳ gửi giấy xác nhận việc nhận vốn: Sau kKhi nhận được tiền viện trợ.

Cấp Trung Ương: Bộ phận Kế toán và Giám đốc Hợp phần Cấp tỉnh: Kế toán và Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và PTNT.

3.3.2.3 BQL Hợp phần/Tỉnh dự án gửi bộ Báo cáo quý và Đơn xin rút vốn theo thời gian quy định ở trên (Phụ lục 1 - Mẫu 1.4) cho Giám đốc

Cấp Trung Ương: Bộ phận



14


Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế. Định kỳ gửi báo cáo quý và đơn xin rút vốn: Hàng quý.

Kế toán và Giám đốc Hợp phần, Cấp tỉnh: Kế toán và Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và PTNT.

3.3.3 Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác quốc tế


3.3.3.1 Giám Đốc Chương trình tập hợp các Đơn xin rút vốn từ các Hợp phần/Tỉnh . Vụ Kế hoạch Tài Chính đối chiếu số tiền đề nghị chuyển với số ngân sách còn lại và kế hoạch hoạt động. Bất kỳ sai lệch hoặc thâm hụt ngân sách nào đều phải được thông báo ngay cho Hợp phần/Tỉnh có liên quan trong vòng 3 ngày làm việc để giải quyết kịp thời.

Giám Đốc Chương trình tổng hợp toàn bộ các Đơn xin rút vốn thành một bản Đơn xin rút vốn tổng hợp (Phụ lục 1 - Mẫu 1.2) để đệ trình lên Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại).

Đơn xin rút vốn tổng hợp phải trình bày cụ thể số tiền đề nghị chuyển cho từng Hợp phần/Tỉnh một cách rõ ràng. Đơn xin rút vốn tổng hợp này phải được Vụ trưởng Vụ Kế hoạch Tài Chính và Giám Đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế ký phê duyệt.

Định kỳthực hiện: Hàng quý.

Bộ phận kế toán của FSPS 2 và Giám đốc Chương trình.

3.3.3.2 Giám Đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế đệ trình Đơn xin rút vốn Tổng hợp cùng với các Đơn xin rút vốn của các Hợp phần lên Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) và gửi một bản sao cho ĐSQ Đan Mạch vào các ngày:

- 15 tháng 1 cho quý 1




Đơn xin rút vốn tổng hợp sẽ phải kèm theo tổng hợp báo cáo quý (xem chi tiết phần 4.6.1).

Trong trường hợp có sự chậm trễ của một hoặc nhiều Hợp phần/Tỉnh trong việc đệ trình Đơn xin rút vốn lên Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế, Giám đốc Chương trình thông qua Vụ Kế

Bộ phận kế toán và Giám đốc Chương trình.



15


hoạch Tài Chính vẫn có thể đề nghị BTC chuyển tiền cho các Hợp phần/Tỉnh khác như bình thường. Giám đốc Chương trình cần thông báo cho Giám đốc Hợp phần có liên quan về các Đơn xin rút vốn đệ trình muộn.

3.3.4 Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại)

STT. Thủ tục Người chịu trách nhiệm

3.3.4.1 Hàng quý, BTC nhận một đợt chuyển vốn viện trợ từ ĐSQ Đan Mạch. Khi nhận được vốn viện trợ, BTC sẽ gửi một bản Xác nhận việc nhận vốn (Phụ lục 1 - Mẫu 1.5) cho ĐSQ Đan Mạch bằng fax. Xác nhận việc nhận vốn phải do Kế toán và Vụ trưởng Vụ Tài chính Đối ngoại ký phê duyệt. Định kỳ thực hiện: Hàng quý.

Kế toán ở Bộ TC và Vụ Trưởng Vụ Tài chính Đối ngoại

3.3.4.2 BTC giải ngân dựa trên Đơn xin rút vốn Tổng hợp sau khi kiểm tra những vấn đề sau:

§ Bản Đơn xin rút vốn Tổng hợp đã được Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ trưởng Vụ Tài chính Bộ NNPTNT ký phê duyệt.

§ Các Đơn xin rút vốn của từng Hợp phần/tỉnh đã được Giám đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt.

§ Bản đối chiếu vốn của quý trước của từng Hợp phần/tỉnh được Giám đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn tương ứng phê duyệt.

§ Báo cáo tổng hợp từ quý trước.

Tất cả các sai lệch phải được thông báo cho Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế để giải quyết trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị. Các bản sao chứng từ chuyển tiền phải gửi cho Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế và ĐSQ Đan Mạch để theo dõi. Các chứng từ chuyển tiền cũng được gửi đến các Hợp phần/Tỉnh có liên quan. Định kỳ thực hiện: Hàng quý.

Vụ trưởng Vụ Tài chính Đối ngoại

3.3.5 ĐSQ Đan Mạch

STT. Thủ tục Người chịu trách nhiệm



16

3.3.5.1 ĐSQ Đan Mạch chuyển vốn của quý tiếp theo vào tài khoản của Bộ Tài chính mở tại ngân hàng Thương mại đã được xác định sau khi nhận được đơn rút vốn đã được phê duyệt từ Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế. ĐSQ Đan Mạch sẽ gửi bản sao của chứng từ chuyển tiền cho BTC để theo dõi. Định kỳ thực hiện: Hàng quý.

ĐSQ Đan Mạch



17

4. Hệ thống và các thủ tục báo cáo tài chính và hạch toán kế toán

4.1 Bộ phận kế toán

Mỗi Hợp phần và mỗi tỉnh cần một nhân viên kế toán phụ trách công việc kế toán. Bộ phận kế toán ở cấp trung ương (Bộ phận kế toán của FSPS 2 ) được thành lập để hỗ trợ Ban quản lý các Hợp phần/Tỉnh đối với các vấn đề về tài chính, kế toán Bộ phận kế toán của FSPS 2 hiện bao gồm 1 trưởng phòng và 3 kế toán. Mỗi Hợp phần do Bộ NNPTNT thực hiện sẽ phải có một thủ quỹ do Bộ NNPTNT trả lương. Số lượng kế toán và thủ quỹ sẽ được đánh giá cho phù hợp với khối lượng công việc của đơn vị. Nếu cần thiết sẽ có điều chỉnh nhân lực. Trưởng phòng kế toán FSPS 2 sẽ chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho Vụ Tài chính và thường xuyên báo cáo Giám đốc Chương trình quốc gia về tiến độ công việc. Đại sứ quán Đan Mạch sẽ chịu trách nhiệm trả lương cho trưởng bộ phận kế toán FSPS 2 cho 2 năm đầu – những năm tiếp sau Bộ NNPTNT sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ về công việc cũng như trả lương cho Trưởng bộ phận kế toán.

Trưởng bộ phận kế toán của Chương trình Thuỷ sản 2 sẽ Hỗ trợ giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế trong việc tổng hợp kế toán tài chính và ngân sách từ các Ban quản lý Hợp phần và tỉnh . Phải thiết lập quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa Bộ phận kế toán của FSPS 2 với Văn phòng Bộ NNPTNT và các đơn vị kế toán liên quan của Bộ để đảm bảo duy trì các hoạt động một cách bền vững và chắc chắn cho đến khi kết thúc Chương trình.

4.2 Phần mềm kế toán

Sau khi tiến hành đánh giá năng lực và hệ thống kế toán, phần mềm Kế toán Bravo đã được xây dựng và cài đặt cho các văn phòng của chương trình ở Bộ NNPTNT và các tỉnh vào tháng 2 năm 2007. Các nhân viên kế toán phục vụ chương trình cũng đã được tập huấn kỹ càng để sử dụng phần mềm này. Phần mềm kế toán này được viết dựa trên hệ thống kế toán của Việt Nam và hợp đồng phát triển phần mềm cũng bao gồm điều kiện bảo trì và bảo hành trong hai năm.

Chi phí mua sắm phần mềm này được thanh toán từ Ngân sách của Chương trình.

4.3 Các chính sách kế toán chủ yếu

4.3.1 Cơ sở hạch toán kế toán

Chương trình sử dụng cơ sở kế toán thực thu thực chi như sau:

§ Thu nhập được ghi nhận khi thực nhận chứ không phải khi phát sinh;

§ Chi phí được ghi nhận khi thực trả chứ không phải khi phát sinh, ngoại trừ:

ü Các chi phí lương; và

ü Các chi phí hành chính cố định và thường xuyên như thuê văn phòng, điện, nước, điện thoại, v.v...

Các loại chi phí này được ghi nhận khi phát sinh;

§ Các khoản tạm ứng cho nhân viên được ghi nhận là chi phí khi quyết toán;

§ Lãi tiền gửi nhận được không được ghi nhận là thu nhập mà là một khoản phải trả. Toàn bộ tiền lãi thu được phải hạch toán vào một tài khoản riêng và hoàn trả ngay cho ĐSQ Đan Mạch vào cuối mỗi năm tài chính.

4.3.2 Ngôn ngữ

Thông tin liên lạc về các vấn đề tài chính giữa Bộ NNPTNT, 9 tỉnh , Đại sứ quán Đan Mạch và BTC sẽ được thực hiện bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh. Các sổ sách và báo cáo kế toán khác có thể bằng tiếng Việt.



18

4.3.3 Tiền tệ

4.3.3.1 Đồng tiền cam kết

Vốn cho Chương trình được cam kết bằng đồng Curon Đan Mạch (DKK). Tổng vốn cho Chương trình không thể vượt quá số tiền này.

4.3.3.2 Đồng tiền hạch toán

Đồng tiền hạch toán của Chương trình là Đồng Việt nam (“VND”)

4.3.3.3 Đồng tiền sử dụng để trình bày ở các báo cáo

Đồng tiền sử dụng để trình bày ở các báo cáo của Chương trình là VND và DKK.

4.3.3.4 Các chính sách quy đổi tiền tệ

Các khoản mục tài sản và công nợ tiền tệ có gốc bằng các loại tiền tệ không phải là VND được quy đổi ra VND theo tỷ giá công bố tại ngày kết thúc kỳ kế toán. Các giao dịch bằng các loại tiền tệ không phải là VND phát sinh trong kỳ/năm được qui đổi ra VND theo tỷ giá của ngày phát sinh giao dịch hoặc xấp xỉ tỷ giá tại ngày phát sinh giao dịch.

Một số giao dịch thông thường được ghi nhận như sau:

§ Tiền viện trợ chuyển từ Chính phủ Đan Mạch cho BTC

Tiền viện trợ chuyển từ Chính phủ Đan Mạch cho BTC được thực hiện (và được hạch toán) bằng VND theo tỷ giá của ĐSQ tại ngày chuyển tiền.

§ Các khoản thanh toán trực tiếp do Chính phủ Đan Mạch thực hiện

Các giao dịch mà Chính phủ Đan Mạch thực hiện hộ Chương trình bằng các loại tiền tệ không phải là VND, được quy đổi ra VND theo tỷ giá do ĐSQ quy định.

§ Chi tiêu trong nước

Chi tiêu trong nước như công tác phí, phụ cấp sinh hoạt hàng ngày, chi phí đi lại và chi phí thuê tư vấn,...chỉ được thanh toán bằng đồng Việt Nam. Tất cả các hợp đồng trong nước phải ký bằng đồng Việt Nam kể cả định mức áp dụng bằng ngoại tệ thì cũng phải quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá liên ngân hàng ngày giao dịch hoặc xấp xỉ tỷ giá tại ngày giao dịch.

4.3.4 Trình bày các báo cáo tài chính

4.3.4.1 Năm tài chính và các số liệu lũy kế

Năm tài chính bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc ngày 31 tháng 12, ngoại trừ năm đầu tiên, khi đó ngày bắt đầu là ngày bắt đầu Chương trình, và năm cuối cùng, khi đó ngày kết thúc là ngày kết thúc Chương trình.

Thu nhập và chi tiêu trong năm và thu nhập và chi tiêu lũy kế phải được trình bày trong các báo cáo tài chính theo cả 2 nguồn Danida và đối ứng.

4.3.4.2 Báo cáo tài chính

Các ban quản lý Hợp phần/Tỉnh phải lập các báo cáo tài chính của đơn vị mình bao gồm: (1) Báo cáo thu nhập và chi tiêu; (2) Báo cáo các số dư quỹ; và (3) Thuyết minh cho các báo cáo tài chính theo từng hợp phần cũng như báo cáo chi tiêu so với ngân sách từ đầu dự án đến ngày báo cáo và từ đầu năm đến ngày báo cáo cho cả 2 nguồn Danida và đối ứng để kèm theo báo cáo tiền độ và báo cáo tài chính 6 tháng và cả năm.



19

Giám đốc Chương trình với sự hỗ trợ của Trưởng phòng kế toán của FSPS 2 sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo tài chính tổng hợp cho toàn bộ Chương trình bao gồm các dòng ngân sách khác như nguồn vốn cho các hoạt động ở cấp chương trình và đối ứng.

4.4 Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán (“HTTK”) cần được lập dựa trên Hệ thống kế toán Việt nam áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 19/2006/QD-BTC, ngày 30 tháng 3 năm 2006.

Tuy nhiên HTTK này được chỉnh sửa, mở rộng thêm để phản ánh các dòng ngân sách được sử dụng trong Chương trình . Tất cả các thay đổi trong HTTK phải được Vụ Tài Chính/Bộ NNPTNT xem xét và phê duyệt .

Xem Phụ lục 4 về Danh mục Hệ thống tài khoản kế toán của FSPS-II.

4.5 Các thủ tục kế toán

Thông thường, việc tổng hợp kế toán cho tất cả các Hợp phần trung ương và các tỉnh điểm được thực hiện bởi Bộ phận kế toán của FSPS 2 dưới sự giám sát chung của Vụ Tài chính và Ban quản lý chương trình. Tuy nhiên, Bộ phận kế toán của FSPS 2 vẫn nên duy trì hệ thống sổ sách đầy đủ để có thể chuẩn bị được báo cáo tài chính theo từng Hợp phần riêng rẽ. Tại cấp tỉnh, Phòng Tài Chính của Sở sẽ chịu trách nhiệm cho công tác kế toán cũng như báo cáo cho Ban quản lý Chương trình khi có yêu cầu..

4.5.1 Thu nhập

4.5.1.1 Nguồn tiền viện trợ

§ Các khoản chuyển tiền cho Chương trình

ü Khi nhận được giấy báo của ngân hàng thông báo đã nhận được tiền từ ĐSQ Đan Mạch, kế toán của BTC ghi sổ tiền gửi ngân hàng. Kế toán viên lập một bản Xác nhận đã nhận được tiền để cho Vụ trưởng Vụ Tài chính đối ngoại ký phê duyệt và gửi cho ĐSQ Đan Mạch (Tham khảo Mục 3.3.4.1 );

ü Khi nhận được giấy báo của ngân hàng thông báo đã nhận được tiền từ BTC, Bộ phận kế toán của FSPS 2 và Tỉnh ghi sổ tiền mặt và các tài khoản liên quan như “Tiền gửi ngân hàng” và “Nguồn vốn viện trợ”. Sau đó phải lập một bản Giấy xác nhận việc nhận vốn có chữ ký của một kế toán viên của FSPS 2 và Giám đốc Hợp phần hoặc Phó Giám đốc Sở NNPTNT để gửi cho Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tac Quốc tế và BTC (Tham khảo Mục 3.3.2.2);

§ Các khoản thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu

ü Tiền viện trợ có thể được giải ngân thông qua hình thức mà Chính phủ Đan Mạch thay mặt Chương trình thanh toán trực tiếp cho các chuyên gia tư vấn quốc tế và khu vực, cả ngắn hạn và dài hạn, các cá nhân hoặc các công ty. ĐSQ Đan Mạch sẽ gửi bản sao hợp đồng cho các hợp phần liên quan, .Khi phát sinh chi phí, kế toán ghi có tài khoản nguồn vốn viện trợ từ ĐSQ Đan Mạch và ghi nợ các tài khoản chi phí liên quan của các Hợp phần/Tỉnh .

4.5.1.2 Lãi tiền gửi ngân hàng

Đây là lãi tiền gửi tại tài khoản ngân hàng. Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi sổ tiền gửi ngân hàng và các tài khoản liên quan như “Tiền gửi ngân hàng” và “Phải trả ĐSQ Đan Mạch”. Như đã đề cập trong Mục 4.3.1, lãi tiền gửi không được ghi nhận là thu nhập của Hợp phần và phải ghi có cho tài khoản phải trả ĐSQ Đan Mạch.

4.5.1.3 Thu nhập khác



20

Thu nhập khác được ghi nhận trên cơ sở thực nhận. Khi nhận được giấy báo có ngân hàng/phiếu thu hợp lệ, kế toán ghi sổ tiền gửi ngân hàng/sổ tiền mặt và các tài khoản liên quan như “Tiền gửi ngân hàng”/“Tiền mặt” và “Thu nhập khác”. Các khoản thu khác có giá trị lớn cần được diễn giải sao cho ban quản lý cũng như các đối tượng khác (ví dụ: kiểm toán độc lập) có thể hiểu được nội dung của những khoản đó.

4.5.2 Chi tiêu

4.5.2.1 Các thủ tục kế toán chung

§ Tất cả các khoản chi tiêu phải gắn liền với mục đích cũng như các hoạt động của Chương trình (Xem Mục 3.1.2).

§ Tất cả các khoản chi tiêu phải được phê duyệt đầy đủ. Ban quản lý Chương trình phải xem xét:

ü Sự cần thiết của khoản chi tiêu đó (liệu các khoản chi tiêu đó có phục vụ cho mục tiêu của Chương trình hay không);

ü Tính hợp lý của khoản chi tiêu;

ü Khoản chi tiêu có trong phạm vi dự toán ngân sách hay không; và

ü Khoản chi tiêu được chứng minh bằng các chứng từ hợp lý, hợp lệ không.

§ Chi tiêu phải được hạch toán đúng theo các mã tiểu khoản phản ánh các dòng ngân sách và hoạt động của Chương trình. Không được phân loại lại các mã tiểu khoản trừ khi việc đó là hợp lý và được phê duyệt (Xem Mục 3.1.1).

§ Toàn bộ chi tiêu thực tế của Chương trình không được vượt quá tổng số vốn tài trợ quy định trong Văn kiện Chương trình. Tổng chi tiêu thực tế đối với mỗi dòng ngân sách không được vượt quá số dự toán trừ khi việc đó hợp lý và được phê duyệt. (Xem Mục 3.1.1).

§ Tất cả các khoản chi tiêu phải được chứng minh bằng các hồ sơ chứng từ hợp lệ. Chứng từ phải phù hợp với nội dung của khoản chi tiêu, bao gồm phiếu thu, hóa đơn, hợp đồng v.v.. Bộ NNPTNT và các tỉnh phải tuân thủ các quy định trong nước về việc sử dụng hóa đơn tài chính hợp lệ cho việc mua sắm các hàng hóa và dịch vụ.

4.5.2.2 Định mức chi tiêu

4.5.2.3 Hướng dẫn của Liên Hợp Quốc - EU về chi phí địa phương cho các Chương trình hợp tác phát triển với Việt nam đã được các nhà tài trợ thông qua và có hiệu lực từ ngày 15 tháng 10 năm 2007 và bản sửa đổi mới nhất là bản điều chỉnh phụ lục 2 và phụ lục 3 có hiệu lực từ 01/05/2008 được áp dụng, cho đến khi có thông báo tiếp theo, xem phụ lục 6.1. Bản định mức chi tiêu cập nhật mới nhất được đăng tải trên trang web của Đại sứ quán Đan Mạch, địa chỉ: ‘www.ambhanoi.um.dk’ under “Development Policy” and “Danida Guidelines” - link: http://www.ambhanoi.um.dk/en/menu/Developmentpolicy/DanidaGuidelines. Trợ cấp sinh hoạt hàng ngày, v.v.cho các chuyến đi công tác được duyệt ngoài lãnh thổ Việt Nam sẽ áp dụng định mức tại Các quy định về các chuyến công tác chính thức của cán bộ công chức Đan Mạch; Những quy định này hiện có thể tải về từ trang web của Đại sứ quán như trên. Các thủ tục hạch toán kế toán cho các hạng mục chi tiêu chủ yếu

§ Thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu

Các khoản thanh toán trực tiếp cho các chuyên gia tư vấn và các khoản chi tiêu khác do Chính phủ Đan Mạch trả hộ Chương trình phải được ghi nhận là chi tiêu khi nhận được các chứng từ hợp lệ như hợp đồng, hóa đơn, giấy báo ngân hàng và/hoặc phiếu chi (tham khảo thêm Mục 4.5.1.1).



21

§ Tiền lương

Cần có một hệ thống chấm công để kiểm soát ngày công làm việc của nhân viên và các chuyên gia tư vấn quốc tế, khu vực và trong nước. Việc chấm công phải được kiểm tra và phê duyệt bởi một cán bộ quản lý có thẩm quyền như các Giám đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ở các tỉnh tương ứng. Đây là cơ sở để tính lương cho nhân viên và phí trả cho các chuyên gia tư vấn

Bảng lương trong đó trình bày cách tính lương cho nhân viên cũng như các khoản khấu trừ khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, phải được kiểm tra và phê duyệt bởi một cán bộ quản lý có thẩm quyền như giám đốc các Hợp phần/ Phó giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ở các tỉnh tương ứng. Xem mẫu Bảng lương ở Phụ lục 2 - Mẫu 2.1 và mẫu Phiếu chi ở Phụ lục 2 - Mẫu 2.2

§ Chi phí lương KHÔNG được hạch toán trên cơ sở thực thu thực chi mà được hạch toán trên cơ sở trích trước. Kế toán lập Nhật ký Chứng từ (Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.3) cuối mỗi tháng để trích trước lương của tháng và phải được một cán bộ quản lý có thẩm quyền như Giám đốc các Hợp phần/Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt trước khi ghi sổ. Trong tháng tiếp theo, khi lương được chi trả thực tế, kế toán lập chứng từ ghi sổ thứ hai nhằm tất toán tài khoản phải trả.

§ Tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng

Tài sản mua sắm được ghi nhận như các khoản chi tiêu. Do đó, không cần hạch toán vốn hóa hay hao mòn đối với tài sản. Tuy nhiên, phải có một sổ theo dõi tài sản cố định (Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.4) để theo dõi tình trạng của tài sản trong quá trình thực hiện Chương trình. Tài sản có nguyên giá trên 5 triệu Đồng Việt Nam sẽ được theo dõi trên sổ này và được quy định một tỷ lệ hao mòn , nhằm phản ánh thời gian hữu dụng ước tính của tài sản. Trên cơ sở này, một “khoản trích hao mòn” hàng năm sẽ được ghi nhận trong Sổ đối với từng tài sản.

Bất kỳ tài sản nào bị thanh lý trong quá trình thực hiện Chương trình đều phải được Ban quản lý Chương trình phê duyệt. Tiền thu từ thanh lý tài sản được ghi nhận là thu nhập khác có thể sử dụng cho hoạt động của Chương trình. Ban quản lý chương trình phải báo cáo Ban chỉ đạo quốc gia về mọi hoạt động thanh lý tài sản.

§ Hợp đồng

Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế và mỗi Giám đốc Hợp phần/Tỉnh cần duy trì và cập nhật một Sổ theo dõi hợp đồng trong đó tối thiểu phải ghi rõ ngày của hợp đồng, số hợp đồng, tên các bên tham gia hợp đồng, mô tả vắn tắt về hàng hóa và dịch vụ được cung cấp, thời gian thực hiện hợp đồng, giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và số còn phải trả. Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.5.

ĐSQ Đan Mạch chịu trách nhiệm gửi cho Giám đốc Chương trình quốc gia – Vụ Hợp tác Quốc tế/các Giám đốc Hợp phần/Tỉnh các hợp đồng được ký kết trực tiếp bởi Chính phủ Đan Mạch. Sẽ bao gồm chi tiết các khoản thanh toán.).

Giám đốc Chương trình quốc gia – Vụ Hợp tác Quốc tế/các Giám đốc Hợp phần/Tỉnh phải cập nhật Sổ theo dõi hợp đồng cũng như ghi sổ chi phí của đơn vị mình dựa trên các thông tin đã nhận được.

§ Chi phí khác

Chi phí khác được ghi nhận khi đã thực trả.

4.5.3 Tài sản của Chương trình



22

4.5.3.1 Tiền mặt tại quỹ

Thủ quỹ phải mở một sổ theo dõi tiền mặt tại quỹ. Dựa trên các phiếu thu và phiếu chi hợp lệ, thủ quỹ cập nhật sổ theo dõi tiền mặt tại quỹ và kế toán có trách nhiệm hạch toán vào tài khoản tiền mặt và các tài khoản liên quan khác. Việc kiểm kê tiền mặt tại quỹ phải được thực hiện hàng ngày (trừ những ngày không diễn ra giao dịch tiền mặt) và được đối chiếu với sổ theo dõi tiền mặt và sổ cái tiền mặt tại quỹ.

Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.6 về Đề nghị bổ sung Tiền mặt tại quỹ và Phụ lục 2 - Mẫu 2.7 Phiếu thu (tiền mặt tại quỹ).

Tham khảo Mục 5.1 để xem hướng dẫn chi tiết về quản lý tiền mặt tại quỹ.

4.5.3.2 Tiền gửi ngân hàng

Kế toán có trách nhiệm mở sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng để kiểm soát các biến động về tiền gửi ngân hàng. Kế toán phải thu thập các giấy báo ngân hàng (giấy báo nợ và giấy báo có) cho từng giao dịch và dùng làm cơ sở để cập nhật sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng. Cuối mỗi tháng, kế toán phải lưu bảng sao kê tài khoản ngân hàng và thực hiện đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng (xem Phụ lục 2- Mẫu 2.8) để đối chiếu các số dư cuối tháng giữa tài khoản tiền gửi ngân hàng và Bảng sao kê.

Tham khảo Mục 5.2 để xem hướng dẫn chi tiết về quản lý tiền gửi ngân hàng.

4.5.3.3 Các khoản tạm ứng

Các khoản tạm ứng cho nhân viên, ví dụ để đi công tác, được ghi nhận trên Báo cáo số dư quỹ khi cấp và được ghi nhận vào chi tiêu khi quyết toán (dựa trên số chi thực tế và các chứng từ gốc). Kế toán mở một tài khoản tạm ứng để theo dõi các khoản tạm ứng cấp cho từng cá nhân; sổ này cần diễn giải các số dư chưa quyết toán và thời gian chưa quyết toán của từng số dư. Sổ này có thể nằm trong Phần mềm Kế toán.

Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.9 về Đơn xin Tạm ứng và Phụ lục 2 - Mẫu 2.10 về Mẫu Quyết toán Tạm ứng.

Nếu Ban Quản Lý Hợp phần/Tỉnh nhận thấy có khoản tạm ứng không thể thu hồi mặc dù đã thực hiện mọi biện pháp thu hồi, thì khoản đó sẽ được xóa sổ và hạch toán vào tài khoản “Tạm ứng không thu hồi được”. Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế, ĐSQ Đan Mạch và Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia phải được thông báo về tất cả các khoản tạm ứng bị xóa sổ.

Tham khảo mục 5.3 để xem hướng dẫn chi tiết về quản lý các khoản tạm ứng.

4.5.3.4 Thuế giá trị gia tăng (“GTGT”)

Bộ NNPTNT/các tỉnh dự án phải tuân thủ tất cả các quy định trong nước về thuế GTGT trong các hoạt động của chương trình. Kế toán sẽ chịu trách nhiệm trong việc cập nhật thông tin cho chính bản thân họ cũng như cho Ban Quản lý Chương trình về những thay đổi trong hệ thống thuế GTGT.

§ Đăng ký mã số thuế

Mỗi Hợp phần/Tỉnh dự án sẽ phải đăng ký với Cơ quan thuế địa phương để được cấp mã số thuế

§ Sổ theo dõi hóa đơn

Các Hợp phần/Tỉnh phải thu thập hóa đơn tài chính cho tất cả các hàng hóa và dịch vụ mua sắm theo quy định có giá trị trên 100.000 đồng.

Những hóa đơn này phải được ghi vào sổ theo dõi hóa đơn trong đó ghi rõ các chi tiết về hóa đơn như ngày của hóa đơn, số hóa đơn, giá trị trước thuế GTGT, mức thuế GTGT và tình hình



23

đề nghị hoàn thuế. Sổ này có thể được cài đặt trong Phần mềm Kế toán. Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.11.

§ Hạch toán thuế GTGT

Mỗi Hợp phần/Tỉnh phải mở một tài khoản để ghi nhận thuế GTGT phát sinh, một tài khoản để ghi nhận thuế GTGT xin hoàn lại và một tài khoản chi tiêu để ghi nhận các khoản thuế GTGT không được hoàn.

Mỗi khi các Hợp phần và Tỉnh mua hàng hóa và dịch vụ, kế toán ghi Nợ tài khoản thuế GTGT (Tài khoản thuế GTGT phát sinh). Kế toán ghi Có tài khoản này khi xin hoàn lại thuế GTGT (ghi nợ tài khoản thuế GTGT xin hoàn lại). Số dư của tài khoản thuế GTGT phát sinh thể hiện những khoản thuế GTGT chưa xin hoàn lại, và số dư của tài khoản thuế GTGT xin hoàn lại thể hiện những khoản thuế GTGT chưa được hoàn lại. Những nhà cung cấp dịch vụ không phải chịu thuế GTGT phải trình giấy chứng nhận miễn thuế do Cơ quan thuế địa phương cấp.

§ Hoàn thuế GTGT

Chương trình phải hết sức nỗ lực trong việc xin hoàn thuế GTGT. Hợp phần/Tỉnh cần làm việc với Cục thuế về các thủ tục cần thiết để xin hoàn thuế GTGT.

Khi một khoản thuế GTGT được hoàn lại, kế toán ghi Có tài khoản thuế GTGT xin hoàn lại. Khi có bất kỳ khoản thuế GTGT nào không được hoàn lại vì bất kỳ lý do gì thì ghi nợ Tài khoản chi tiêu về thuế GTGT không được hoàn.

Nếu số thuế được hoàn lại cao hơn số thuế xin hoàn thì phần chênh lệch sẽ được ghi có vào Tài khoản chi tiêu về thuế GTGT không được hoàn. Trong trường hợp này phần chênh lệch được coi như một khoản giảm chi.

Hàng tháng, kế toán phải rà soát sự biến động của tài khoản này. Bất kỳ sự gia tăng nào về số dư của tài khoản này đều cần phải được giải thích đầy đủ. Những điều chỉnh thích hợp sẽ được thực hiện khi cần thiết.

§ Báo cáo biến động thuế GTGT

Kế toán cần lập một bản báo cáo về biến động của tài khoản thuế GTGT trong tháng, trong đó nêu rõ số thuế GTGT có thể được hoàn lại phát sinh trong tháng, số thuế GTGT đã xin hoàn lại, số thuế GTGT đã được hoàn, số thuế GTGT không được hoàn đưa vào chi phí và số dư cuối kỳ chưa xin hoàn lại. Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.12.

4.5.4 Các khoản công nợ của Chương trình

4.5.4.1 Các khoản trích lập

Cuối mỗi quý, kế toán lập Nhật lý chứng từ (Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.3) liệt kê tất cả các khoản chi phí cần trích lập trong quý. Có thể có các loại chi phí cần trích lập như sau:

§ Tiền lương (bao gồm cả lương tháng thứ 13) (Xem Mục 4.5.2.3)

§ Thuế thu nhập cá nhân (bao gồm cả Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế)

Nhật ký chứng từ cần phải được duyệt bởi một cán bộ quản lý có thẩm quyền, ví dụ: Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT. Khi đã được phê duyệt, Nhật ký chứng từ được dùng làm cơ sở để hạch toán vào sổ cái. Như đã đề cập trong Mục 4.5.2.3, các bút toán này sẽ phải ghi đảo ngược khi các khoản trích lập này được thanh toán.

4.5.4.2 Lãi suất (phải trả cho ĐSQ Đan Mạch) - Tham khảo Mục 4.5.1.2.

4.5.4.3 Quy đổi tiền tệ - Tham khảo các chính sách quy đổi tiền tệ trong Mục 4.3.3.3.



24

4.5.5 Các thủ tục khóa sổ định kỳ

4.5.5.1 Khi thanh toán: Mọi khoản thanh toán có giá trị trên 3.000.000 đồng (ba triệu đồng) phải được thanh toán bằng séc.

• Thanh toán bằng tiền mặt:

ü Kế toán của FSPS 2 chuyển các phiếu chi, sau khi đã được phê duyệt thanh toán và các chứng từ liên quan, ví dụ: các hóa đơn, cho thủ quỹ.

ü Thủ quỹ đóng dấu “Đã thanh toán” lên các phiếu chi và các chứng từ khi thực hiện thanh toán.

ü Thủ quỹ yêu cầu người nhận tiền ký vào phiếu chi để xác nhận việc đã nhận tiền.

ü Thủ quỹ cập nhật ngay sổ theo dõi tiền mặt đồng thời chuyển các phiếu chi (đã đóng dấu “Đã thanh toán” và có chữ ký của người nhận tiền) cho kế toán của FSPS 2 .

ü Kế toán của FSPS 2 nhập thông tin trên các chứng từ vào Phần mềm Kế toán. Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin, kế toán phải đóng dấu “Đã hạch toán” lên các phiếu chi và các chứng từ.

• Thanh toán qua ngân hàng:

ü Kế toán của FSPS 2 lập séc hoặc lệnh chuyển khoản ngân hàng và trình Giám đốc các Hợp phần liên quan hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt.

ü Nếu sử dụng séc thanh toán cho người hưởng lợi, kế toán phải yêu cầu người đó ký xác nhận việc đã nhận séc; nếu sử dụng lệnh chuyển khoản ngân hàng, kế toán phải thu thập và lưu giấy báo nợ của ngân hàng. Khi việc chuyển tiền đã hoàn thành, một liên của lệnh chuyển khoản ngân hàng do kế toán giữ phải được đóng dấu “Đã thanh toán”.

ü Kế toán của FSPS 2 cập nhật ngay các chi tiết của giao dịch vào sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng.

ü Kế toán của FSPS 2 nhập thông tin trên các chứng từ vào Phần mềm Kế toán. Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin, kế toán phải đóng dấu “Đã hạch toán” lên các liên lệnh chuyển khoản ngân hàng lưu kế toán và các chứng từ.

4.5.5.2 Hàng ngày và hàng tuần

§ Thu thập các hóa đơn/hợp đồng và các phiếu chi cho các khoản chi tiêu.

§ Kiểm tra bảng tổng hợp các hóa đơn, mã số thuế GTGT và việc phê duyệt các khoản thanh toán. Kiểm tra tính hợp lệ của các phiếu chi như việc phê duyệt, các thông tin tóm tắt trên phiếu chi khớp số tiền trên phiếu chi với các hóa đơn, và các dòng ngân sách tương ứng.

§ Tất cả các hóa đơn, phiếu chi và chứng từ phải được đánh số và lưu giữ theo thứ tự thời gian.

§ Chương trình cần sao lưu số liệu trên Phần mềm Kế toán tối thiểu mỗi tuần một lần. Dữ liệu sao lưu phải được giữ ở một nơi an toàn ngoài khuôn viên trụ sở làm việc.

4.5.5.3 Hàng tháng

§ Ước tính tất cả các khoản chi phí cần được trích lập tại thời điểm cuối tháng, lập các sổ Nhật ký riêng và một Nhật ký chung. Kế toán của FSPS 2 chịu trách nhiệm kiểm tra các sổ này, trình Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt và nhập số liệu vào Phần mềm Kế toán.

§ Kế toán của FSPS 2 phải thực hiện kiểm kê tiền mặt cùng với thủ quỹ. Lập bảng đối chiếu bất kỳ sự chênh lệch nào giữa số dư trên sổ theo dõi tiền mặt và số tiền thực tế. Lập biên bản kiểm



25

kê tiền mặt. Những người tham gia kiểm kê và Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn ký xác nhận và phê duyệt. Xem chi tiết ở Mục 5.1.2.

§ Thu thập Bảng sao kê tài khoản từ ngân hàng. Thực hiện việc đối chiếu giữa số dư trên Bảng sao kê tài khoản và số dư trên Sổ tài khoản tiền gửi ngân hàng; Bảng đối chiếu phải được Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phê duyệt. Xem chi tiết ở Mục 5.2.

§ Lập bản phân tích các khoản tạm ứng theo thời gian chưa quyết toán và trình Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phê duyệt.

§ Lập báo cáo về biến động của tài khoản thuế GTGT cho mục đích hoàn thuế trong kỳ và trình Giám đốc Hợp phần hoặc Giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phê duyệt. Xem chi tiết ở Mục 4.5.3.4.

§ In Bảng cân đối và sổ cái.

§ Thực hiện sao lưu số liệu trên Phần mềm Kế toán.

§ Khóa Phần mềm Kế toán của tháng nhằm đảm bảo không có giao dịch nào được nhập thêm vào tháng đó, đồng thời sao chép, lưu trữ an toàn tại một nơi ngoài phạm vi văn phòng.

4.5.5.4 Hàng quý

Các thủ tục khóa sổ từng quý cũng giống như các thủ tục khóa sổ hàng tháng, ngoài ra cần tiến hành các thủ tục sau:

§ Lập báo cáo kiểm soát ngân sách theo yêu cầu của ban quản lý Chương trình (ví dụ: theo dòng ngân sách, theo các hoạt động, v.v..). Các báo cáo này phải được Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phê duyệt. Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.13.

§ Thực hiện đối chiếu nguồn viện trợ đã nhận, đối chiếu số tiền chuyển từ BTC với số tiền mà Chương trình thực nhận. Xem chi tiết ở Mục 3.3.2.3.

4.5.5.5 Hàng năm

Các thủ tục khóa sổ hàng năm giống như các thủ tục khóa sổ hàng tháng, ngoài ra cần tiến hành các thủ tục sau:

§ Thực hiện kiểm kê tài sản cố định. Xem chi tiết ở Mục 5.4.2.

§ Thực hiện tối thiểu hai lần kiểm kê tiền mặt đột xuất mỗi năm. Xem chi tiết ở Mục 5.1.2.

§ Chuẩn bị các báo cáo, ghi chép, sổ cái, bảng kê và các chứng từ cần thiết cho mục đích kiểm toán độc lập. Xem chi tiết ở Mục 7.2.

4.5.5.6 Kết thúc Chương trình

§ Quyết toán tất cả các khoản tạm ứng và các khoản phải thu còn tồn đọng. § Thanh toán tất cả các hóa đơn chưa trả. § Đệ trình bản kê khai xin hoàn thuế GTGT và thu hồi các khoản thuế GTGT xin hoàn lại cuối

cùng. Kế toán xóa sổ các khoản thuế GTGT không được hoàn lại vào tài khoản chi tiêu về thuế GTGT không được hoàn lại.

§ Tất toán số dư của tất cả các tài khoản vãng lai. § Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt cuối cùng, đối chiếu với sổ theo dõi tiền mặt và điều chỉnh sổ

theo dõi tiền mặt dựa trên kết quả kiểm kê; chuyển số tiền mặt còn lại cho ĐSQ Đan Mạch. § ĐSQ Đan Mạch đánh giá lại các khoản chi tiêu của Chương trình. Các khoản chênh lệch do

quy đổi tỷ giá phát sinh được hạch toán giống như một khoản chi tiêu.



26

§ Khi tất cả các khoản thanh toán lớn đã được thực hiện, kế toán thu thập sổ phụ ngân hàng để thực hiện việc đối chiếu lần cuối với sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và chuyển số dư còn lại cho ĐSQ Đan Mạch.

§ Yêu cầu ngân hàng đóng tất cả các tài khoản của Chương trình. § Thực hiện việc kiểm kê tài sản lần cuối. Cập nhật sổ theo dõi tài sản dựa trên số liệu kiểm kê

thực tế. § Chuyển giao toàn bộ tài sản cho bên đối tác và lập biên bản bàn giao. § Chuẩn bị cho lần kiểm toán độc lập cuối cùng, hợp tác và phối hợp với cán bộ kiểm toán độc

lập. § Sao lưu Phần mềm Kế toán lên đĩa CD ROM

4.6 Báo cáo Trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc quý 2 (30/6) và quý 4 (31/12), các hợp phần và tỉnh phải gửi báo cáo tiến độ 6 tháng và cả năm theo mẫu của chương trình FSPSII, kèm theo phụ lục là các báo cáo chi tiêu so sanh với ngân sách theo từng hoạt động đầu ra/hợp phần từ đầu chương trình đến thời điểm báo cáo và từ đầu năm đến thời điểm báo cáo theo cả 2 nguồn Danida và đối ứng. Mẫu báo cáo hiện nay đang sử dụng có thể được điều chỉnh từ năm 2009 và để phù hợp với mẫu báo cáo ODA của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

4.6.1 Báo cáo tháng/báo cáo quý § Cấp Hợp phần/tỉnh

Các Báo cáo tháng bao gồm: ü Bảng cân đối Tổng hợp; ü Bảng cân đối chi tiết (Sổ cái); ü Bảng sao kê tài khoản ngân hàng; ü Bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng; ü Biên bản kiểm kê tiền mặt (bao gồm tất cả các lần kiểm kê tiền mặt đột xuất trong kỳ); ü Bảng đối chiếu vốn viện trợ nhận được trong kỳ; ü Thanh lý tài sản trong kỳ (cùng với báo cáo hoàn cảnh thanh lý tài sản); và ü Báo cáo Kiểm soát Ngân sách. Các báo cáo tháng phải lập hàng tháng cho 2 nguồn Danida và đối ứng và phải được Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt; Nội dung các báo cáo quý giống như báo cáo tháng và phải được gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế trong vòng 10 (mười) ngày làm việc tính từ ngày cuối cùng của quý.

§ Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế chịu trách nhiệm: ü Tập hợp tất cả các báo cáo quý từ tất cả các Hợp phần và các tỉnh và lập các báo cáo của

bản thân Văn phòng Chương trình; và ü Lập báo cáo quý tổng hợp dựa trên các bộ báo cáo trên và gửi cho ĐSQ Đan Mạch và

BTC.

4.6.2 Báo cáo năm § Cấp Hợp phần/tỉnh

Bên cạnh Các báo cáo tháng, Hợp phần/Tỉnh còn phải gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế các báo cáo dưới đây theo cả 2 nguồn Danida và đối ứng: ü Biên bản của tất cả các lần kiểm kê tiền mặt đột xuất;



27

ü Biên bản của tất cả các lần kiểm kê tài sản và sổ theo dõi tài sản đã cập nhật; ü Bảng đối chiếu vốn viện trợ nhận trong năm; ü Báo cáo Kiểm soát Ngân sách cho năm; ü Báo cáo biến động về việc hoàn thuế GTGT trong năm; ü Danh mục tất cả các khoản chi phí trích lập tại thời điểm cuối năm; ü Phân tích các khoản tạm ứng theo thời gian chưa quyết toán; và ü Báo cáo chi tiêu, nêu rõ tổng chi tiêu thực tế trong năm theo dòng ngân sách và theo hoạt

động. Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh phải lập các Báo cáo Tài chính, bao gồm:

ü Báo cáo thu nhập và chi tiêu; ü Báo cáo số dư quỹ; và ü Các thuyết minh. Các báo cáo năm phải được gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế trong vòng 10 (mười) ngày làm việc tính từ ngày kết thúc năm. Các báo cáo năm phải được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán độc lập trong vòng sáu tháng tính từ thời điểm kết thúc năm. Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.14 về mẫu các báo cáo tài chính.

§ Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế với sự hỗ trợ của Trưởng bộ phận kế toán Chương trình Thuỷ sản 2 chịu trách nhiệm: ü Tập hợp các báo cáo tài chính từ tất cả các Hợp phần và các tỉnh và lập báo cáo tài chính

của bản thân Văn phòng Chương trình. ü Lập báo cáo tài chính hợp nhất Chương trình và gửi cho BTC và ĐSQ Đan Mạch trong

vòng 20 (hai mươi) ngày tính từ thời điểm kết thúc năm. Các Hợp phần và tỉnh chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo tài chính theo quy định của Việt nam và đệ trình đúng hạn cho các cơ quan liên quan.

4.7 Những yêu cầu về lưu trữ và sử dụng tài liệu (lưu trữ điện tử hoặc bản in trên giấy) § Kế toán phải lưu giữ toàn bộ các sổ sách, báo cáo và chứng từ kế toán tại một nơi an toàn; và

phải sắp xếp một cách hợp lý để tiện cho việc tra cứu. § Vào thời điểm kết thúc Chương trình, toàn bộ tài liệu kế toán phải được bàn giao cho ĐSQ Đan

Mạch để lưu trữ. § Các sổ sách và chứng từ kế toán phải được lưu trữ cho năm hiện tại và ít nhất 5 năm sau đó. § Khi có yêu cầu, toàn bộ sổ sách và chứng từ kế toán phải được cung cấp đầy đủ cho Tổng kiểm

toán và/hoặc Bộ Ngoại Giao Đan Mạch, hoặc đại diện của các tổ chức này phục vụ cho mục đích kiểm soát.



28

5. Quản lý tài sản của Chương trình 5.1 Tiền mặt tại quỹ

5.1.1 Hạn mức giữ tiền mặt tại quỹ

§ Các khoản thanh toán có giá trị trên 3 triệu đồng phải được trả bằng séc hoặc chuyển khoản.

§ Các khoản thanh toán từ 3 triệu VND trở lên phải được Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt bằng văn bản.

§ Phải giữ tiền mặt trong két sắt có khóa an toàn.

§ Số dư tiền mặt tại quỹ không được vượt quá 40 triệu VND hoặc dưới mức 5 triệu VND tại bất kỳ thời điểm nào.

5.1.2 Kiểm kê tiền mặt tại quỹ

§ Thủ quỹ phải thực hiện kiểm kê tiền mặt hàng ngày (ngoại trừ ngày mà không có giao dịch tiền mặt tại quỹ) và ghi kết qủa vào Sổ theo dõi tiền mặt. Mọi chênh lệch phát sinh cần được giải thích và xử lý.

§ Hàng tháng, Kế toán và thủ quỹ của FSPS 2 trung ương và tỉnh dự án phải tiến hành kiểm kê tiền mặt. Biên bản kiểm kê tiền mặt do kế toán lập và được Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt (Xem Phụ lục 3 - Mẫu 3.1). Khi phát sinh chênh lệch giữa số tiền thực tế với số dư trong Sổ theo dõi tiền mặt, kế toán của FSPS 2 phải thực hiện việc đối chiếu để tìm nguyên nhân chênh lệch. Biên bản đối chiếu phải được Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT xem xét và ký phê duyệt.

§ Trong một năm, Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT hoặc một thành viên khác được uỷ quyền bởi Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT phải tiến hành ít nhất hai lần kiểm kê tiền mặt đột xuất. Cán bộ tham gia kiểm kê tiền mặt phải lập biên bản kiểm kê đột xuất và thực hiện đối chiếu số tiền thực tế với số dư trong sổ theo dõi tiền mặt.

§ Bản sao của các biên bản kiểm kê tiền mặt hàng tháng và biên bản kiểm kê tiền mặt đột xuất phải được gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế như một phần của các Báo cáo tháng. Biên bản đối chiếu cũng phải được gửi kèm theo khi có phát sinh chênh lệch.

5.2 Tiền gửi ngân hàng

§ Tài khoản ngân hàng của mỗi hợp phần thuộc Bộ NNPTNT đều phải được mở và duy trì dưới tên của Hợp phần tương ứng.

§ Tại cấp tỉnh, một tài khoản bao gồm vốn của các Hợp phần khác nhau sẽ được mở. Tỉnh dự án sẽ chịu trách nhiệm bảo đảm vốn từ các Hợp phần khác nhau sẽ có thể tách riêng rẽ trong sổ theo dõi. Mọi sự thay đổi liên quan đến tài khoản ngân hàng đều phải được phê duyệt bởi Ban chỉ đạo quốc gia.

§ Các khoản thanh toán từ tài khoản ngân hàng được chỉ định của Chương trình phải được sự phê duyệt của Giám Đốc Hợp phần hoặc Giám đốc Sở NNPTNT.

§ Séc trắng phải được giữ trong két an toàn. Séc bị hủy phải được gạch chéo và giữ trong két an toàn - Xem chi tiết về các yêu cầu lưu trữ tại Mục 4.7.

§ Cuối tháng, kế toán của FSPS 2 phải thực hiện đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng giữa số dư trên sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và sổ phụ ngân hàng. Mọi chênh lệch phát sinh phải được



29

giải trình ngay. Trong trường hợp không có chênh lệch, kế toán vẫn phải lập bảng đối chiếu ngân hàng, ghi nhận việc không có chênh lệch. Giám Đốc Hợp phần hoặc Giám đốc Sở NNPTNT sẽ kiểm tra và ký phê duyệt bảng đối chiếu ngân hàng.

§ Một bản sao của bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng phải được gửi cho Vụ Kế hoạch Tài Chính thông qua Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế như một phần của Báo cáo tháng (xem Phụ lục 2 – Mẫu 2.8).

5.3 Các khoản tạm ứng

§ Các Đề nghị tạm ứng cho các chuyến công tác và mua sắm nhỏ trong nuớc v.v... phải dựa trên kế hoạch chi tiêu chi tiết và được Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt. Tạm ứng sẽ không được cấp cho những người vẫn còn có các khoản tạm ứng chưa quyết toán.

§ Các khoản tạm ứng phải được quyết toán trong vòng 14 ngày kể từ ngày kết thúc hoạt động liên quan.

§ Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT có thể trong phạm vi quyền hạn của mình, quyết định các biện pháp buộc các khoản tạm ứng phải được quyết toán đúng thời hạn.

Các biện pháp có thể được áp dụng bao gồm:

a) Chỉ tạm ứng 80% tổng chi tiêu dự toán và thực hiện thanh toán số còn lại khi quyết toán tạm ứng; hoặc

b) Trừ vào lương các khoản tạm ứng chưa quyết toán.

§ Hàng tháng, lập bảng kê chi tiết các khoản tạm ứng theo tên người nhận tạm ứng và phân tuổi các khoản tạm ứng chưa quyết toán và gửi cho Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT để có các biện pháp giải quyết tiếp theo (Xem Phụ lục 3 - Mẫu 3.2).

5.4 Tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng

Theo mục đích của Sổ tay Chương trình này, tài sản cố định được hiểu là những tài sản được mua từ nguồn vốn Danida có giá trị từ 5 triệu VND trở lên và thời hạn hữu dụng trên một năm. Các tài sản khác được coi là hàng hóa tiêu dùng.

5.4.1 Sổ theo dõi tài sản

§ Toàn bộ tài sản cố định phải được gắn nhãn trên đó có ghi mã tài sản và chú thích “Do Danida tài trợ”.

§ Sổ theo dõi tài sản phải được lập để kiểm soát hiện trạng của tất cả các tài sản cố định. Sổ theo dõi tài sản tối thiểu phải nêu rõ: tên tài sản, mô tả tóm tắt, mã tài sản, ngày mua, giá mua, nơi sử dụng, người chịu trách nhiệm và hiện trạng. (Xem Phụ lục 2, Mẫu 2.4)

§ Sổ theo dõi tài sản phải được cập nhật ngay khi có sự biến động về tài sản cố định hoặc thay đổi về hiện trạng hoặc sau khi kết thúc kiểm kê tài sản.

§ Một danh sách các hàng hóa tiêu dùng có giá trị từ 5 triệu VND trở lên phải được lập và cập nhật ghi rõ tên tài sản, giá trị, người chịu trách nhiệm nơi sử dụng và hiện trạng.

5.4.2 Kiểm kê tài sản

§ Phải thực hiện kiểm kê tài sản cố định ít nhất một năm một lần. Mỗi Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT có thể xem xét thực hiện kiểm kê thường xuyên hơn đối với tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng (bao gồm cả kiểm kê đột xuất) nếu thấy cần thiết.

§ Biên bản kiểm kê, bao gồm hiện trạng vật chất của các tài sản được kiểm kê, phải được nhân viên kiểm kê lập và ký xác nhận, và Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT kiểm tra và phê duyệt và gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế như một phần của Báo cáo năm.



30

5.4.3 Sử dụng và bảo trì tài sản

§ Các Hợp phần/Tỉnh chịu trách nhiệm đảm bảo rằng việc sử dụng trang thiết bị và công cụ mua bằng tiền viện trợ của Chương trình phải được sử dụng cho mục đích của Chương trình và phải kiểm soát việc bảo trì hợp lý. Việc này cần áp dụng cho cả tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng, thậm chí khi không có yêu cầu chính thức về việc ghi chép hàng hóa tồn kho đối với hàng hóa tiêu dùng.

§ Người chịu trách nhiệm đối với mỗi tài sản được chỉ định trong sổ theo dõi tài sản phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với tài sản đó. Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT có thẩm quyền xác định mức trách nhiệm của các cá nhân khi tài sản giao cho họ bị hư hỏng, mất hoặc không hoạt động. Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT quyết định mức độ đền bù toàn bộ hoặc một phần trong các trường hợp này.

5.4.4 Hợp đồng bảo hiểm

§ Bộ NNPTNT/các tỉnh nên xem xét việc mua bảo hiểm cho các tài sản có giá trị lớn và/hoặc khó sửa chữa, khó thay thế (ví dụ xe ô tô – cần mua bảo hiểm toàn diện - hay các thiết bị điện tử, vi tính hoặc các thiết bị kỹ thuật chuyên dụng cho FSPS II). Đồng thời Bộ Nông nghiệp/ Sở Nông nghiệp cũng hoàn toàn chịu trách nhiệm cung cấp bảo hiểm rủi ro cho lái xe khi sử dụng xe cho hoạt động chương trình.

5.4.5 Thanh lý

§ Bất kỳ việc thanh lý tài sản nào trong thời hạn hoạt động của Chương trình đều phải được Giám Đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt. Tiền thu từ thanh lý tài sản được ghi nhận là thu nhập khác của Bộ NNPTNT/Tỉnh theo từng hợp phần.

§ Phải lập Báo cáo về nguyên nhân thanh lý tài sản cố định và gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế (Bộ NNPTNT) và ĐSQ Đan Mạch như một phần của Báo cáo tháng.

5.5 Tài sản do các tổ chức khác giữ

§ Tài sản do các tổ chức khác giữ phải được theo dõi trong Bộ NNPTNT/ Tỉnh theo Hợp phần.

§ Các Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT phải chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các tài sản này được sử dụng cho mục đích của Chương trình và các tài sản này được bảo trì hợp lý.

§ Kế toán Hợp phần phải thực hiện kiểm kê tài sản hàng năm và lập biên bản kiểm kê tài sản nêu rõ hiện trạng của tài sản được kiểm kê. Biên bản phải có chữ ký của kế toán, người giữ tài sản và phải được Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT ký phê duyệt



31

6. Thanh toán

6.1 Mua sắm hàng hóa và thiết bị

6.1.1 Mua sắm hàng hoá và thiết bị Từ ngày mùng 01 tháng ba năm 2008, toàn bộ việc mua sắm hàng hóa và thiết bị thực hiện bởi Bộ NNPTNT/Sở NN các tỉnh sẽ tuân thủ theo các quy định về mua sắm đấu thầu của Chính Phủ Việt Nam. Phải tham khảo Luật mua sắm đấu thầu và các quy định liên quan hiện hành.



32

6.1.2 Mua sắm khác Các mua sắm dịch vụ khác trừ dịch vụ tư vấn cũng áp dụng các quy định về mua sắm đấu thầu của Chính Phủ Việt Nam kể từ ngày mùng 01 tháng ba năm 2008. Thủ tục mua sắm dịch vụ tư vấn sẽ được quy định chi tiết tại phần 6.2.2 dưới đây. Đề nghị tham khảo Luật mua sắm đấu thầu và các quy định liên quan.

6.1.3 Chi phí liên quan đến đi công tác

Tất cả các thành viên của các chuyến công tác và khảo sát ở trong nước và nước ngoài đều sử dụng vé máy bay hạng phổ thông. Vé máy bay nội địa và các dịch vụ khác liên quan đến đi công tác phải được thực hiện phù hợp với quy định của Chính phủ Việt Nam. Đối với các chuyến đi nước ngoài áp dụng Quy định cho các chuyến công tác chính thức của cán bộ công chức Đan Mạch, hiện nay có thể tải về từ trang web ‘www.ambhanoi.um.dk’ under “Development” and Development Guidelines”. Các chuyến đi hội nghị, hội thảo, tham quan học tập ngoài Việt Nam chỉ được xem xét trong một số trường hợp ngoại lệ, khi và chỉ khi việc đi ra nước ngoài có ích cho việc nâng cao năng lực và học tập kinh nghiệm cho nhóm đối tượng được chỉ định. Bất kỳ một chuyến công tác nước ngoài với bất kể mục đích gì, kể cả đã được duyệt trong kế hoạch năm thì vẫn phải được Đại sứ quán Đan Mạch phê duyệt. Để có được phê duyệt của sứ quán thì ít nhất trước chuyến đi 3 tuần lễ phải thông báo thông tin về chuyến đi như chuyến đi này thuộc hoạt động nào trong kế hoạch được duyệt, TOR của chuyến đi, lịch trình cụ thể, họ tên, nơi công tác của người đi , lý do tham dự chuyến đi, thời gian công tác và ngân sách chi tiết. Đối với các chuyến đi công tác nước ngoài sẽ áp dụng Quy định và định mức cho các chuyến công tác chính thức của cán bộ công chức Đan Mạch.

6.2 Tuyển dụng Nhân sự

Khuyến nghị số 4, Biên bản ghi nhớ của đoàn đánh giá, 7/11/ 2008. 6.2.1 Tuyển dụng Tư vấn Kỹ thuật Quốc tế Dài hạn (“TA”)

Tư vấn Kỹ thuật quốc tế dài hạn (với “quốc tế dài hạn” được định rõ là ít nhất 12 tháng làm việc liên tiếp của một người không cư trú tại Việt nam), trong những trường hợp được quy định, sẽ do ĐSQ Đan Mạch trực tiếp tuyển dụng trên cơ sở tham khảo ý kiến của Chính phủ Việt Nam. Việc ký kết hợp đồng có thể thông qua một công ty (đấu thầu cạnh tranh) hoặc với cá nhân được thuê với tư cách là một “Tư vấn của Danida” (sau khi quảng cáo và sơ tuyển). Trong cả 2 trường hợp trên, Tư vấn kỹ thuật sẽ được tuyển chọn dựa trên Điều khoản tham chiếu do BQL Hợp phần và/hoặc Tỉnh soạn thảo (Xem Phụ Lục 5 về Hướng dẫn soạn thảo Điều khoản tham chiếu).

6.2.2 Tuyển dụng Tư vấn Kỹ thuật Ngắn hạn Chuyên gia tư vấn trong nước Giám đốc Hợp phần/ Phó giám đốc Sở NNPTNT sẽ chịu trách nhiệm xác định nhu cầu của Bộ NNPTNT/tỉnh dự án, tham gia vào quá trình tìm kiếm và tuyển chọn các chuyên gia tư vấn; lập kế hoạch và đánh giá chất lượng dịch vụ mà Tư vấn Kỹ thuật Ngắn hạn cung cấp. (Ngắn hạn được xác định là dưới 06 tháng làm việc liên tiếp của một người cư trú hay không cư trú tại Việt nam).



33

Giá trị hợp đồng (VND) Số lượng báo giá Phương pháp mời thầu 1 ĐẾN 60,000,000 Tối thiểu là 1 Do Hợp phần Bộ

NNPTNT và Tỉnh tự lựa chon. Áp dụng định mức quy định cho tất cả các đối tượng tư vấn.

2 TỪ 60,000,000 – 250,000,000 Tối thiểu là 3 Mời tối thiểu 3 tư vấn/công ty tư vấn chào giá. Nếu chỉ nhận được 1 báo giá/hồ sơ mà sau khi xét thấy phù hợp yêu cầu về cả kỹ thuật và tài chính thì có thể chọn báo giá này. Được áp dụng mức phí tư vấn theo giá thị trường đối với tư vấn là công ty. Không cần đăng quảng cáo.

Giá trị hợp đồng (VND) Số lượng nhà thầu đăng ký

Phương pháp mời thầu

3 Trên 250,000,000-1.400.000.000 Tối thiểu là 1 nhà thầu sau khi đăng

quảng cáo

Đăng thông báo mời thầu trên một tờ báo có lượng phát hành lớn trong nước và trên trang web của Bộ Nông nghiệp… Được áp dụng mức phí tư vấn theo giá thị trường đối với tư vấn là công ty. Quá trình xét thầu sẽ do một hội đồng chấm thầu thực hiện.

4 Trên 1.400.000.000 đồng hoặc 500.000 DKK và dưới 950.000 DKK

Tối thiểu là 1 Thông báo qua trang web của Đại sứ quán Đan Mạch về bảy tỏ quan tâm

Đối với những hợp đồng thuê tư vấn trong nước có giá trị dưới 250 triệu VND, phải lưu tất cả các bản hợp đồng bao gồm các bản sao Điều khoản tham chiếu và báo giá ban đầu, quyết định chọn thầu v.v... Đối với những hợp đồng thuê tư vấn trong nước có giá trị trên 250 triệu VND, nên thiết lập file riêng lưu trữ toàn bộ các tài liệu liên quan đến hoạt động tư vấn đó. Một hội đồng chấm thầu sẽ họp và quyết định người trúng thầu và biên bản chấm thầu sẽ được lưu vào flie lưu trữ trên cùng các văn bản, giấy tờ gốc và các bản sao của tất cả các tài liệu bao gồm điều khoản tham chiếu, các phiếu đánh giá, v.v... liên quan đến hoạt động này. Nếu áp dụng quy trình trên cho các hợp đồng



34

giá trị từ 60.000.000 đồng trở lên và nhận được ít hơn 3 báo giá/ 3 hồ sơ thầu, trong trường hợp xét thấy 1 hoặc 2 hồ sơ thầu /báo giá đó phù hợp với yêu cầu tài chính, yêu cầu kỹ thuật thì ban xét thầu có thể ra quyết định lựa chọn. Mức phí tư vấn cho chuyên gia tư vấn là cá nhân vẫn áp dụng định mức hiện hành ; trong khi mức phí tư vấn cho các tư vấn trong nước là công ty/doanh nghiệp/viện (bao gồm cả các trường đại học nơi mà không nhận hỗ trợ từ FSPSII và có cơ chế có thu cũng như có đăng ký thuế hay chứng nhận được miễn thuế) được áp dụng mức phí cạnh tranh trên thị trường và mức này đã phải bao gồm cả thuế giá trị gia tăng, Để đảm bảo các thủ tục là chính xác thì hồ sơ cần có bản sao đăng ký thuế của doanh nghiệp cần nộp cùng thông báo mã số thuế. Định mức chi phí hoàn trả vẫn phải áp dụng quy định định mức chi tiêu hiện hành. Trình tự chung thuê chuyên gia tư vấn kỹ thuật ngắn hạn trong nước như sau:

§ Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh xác định nhu cầu và phạm vi công việc cần tuyển dụng.

§ Tuyển tư vấn kỹ thuật dựa trên cơ sở Các điều khoản tham chiếu do BQL Hợp phần/tỉnh soạn thảo (xem Phụ lục 5 về Hướng dẫn soạn thảo Điều khoản tham chiếu).

§ Kế hoạch tuyển chọn sẽ được đưa vào kế hoạch công tác quý thích hợp của Hợp phần/tỉnh và ngân sách cho mỗi hợp đồng thuê tư vấn do Giám đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt, với điều kiện hoạt động tư vấn là một phần của kế hoạch hoạt động và ngân sách hiện tại đã được duyệt.

§ Trong trường hợp tuyển tư vấn trong nước với giá trị hợp đồng dưới 60 triệu VND, BQL Hợp phần/tỉnh sẽ gửi bản Điều khoản tham chiếu cho ít nhất một tư vấn có trình độ phù hợp trong Sổ theo dõi tư vấn hoặc cá nhân/ doanh nghiệp/công ty/ Viện và căn cứ vào đó mà chọn người đáp ứng tốt nhất các điều kiện.

§ Trong trường hợp tuyển tư vấn trong nước với giá trị hợp đồng dưới 250 triệu VND, BQL Hợp phần/tỉnh dự án sẽ chuyển bản Điều khoản tham chiếu cho ít nhất ba tư vấn/ doanh nghiệp/công ty/Viện có trình độ phù hợp trong Sổ theo dõi tư vấn và yêu cầu họ chào giá rồi căn cứ vào đó mà chọn người đáp ứng tốt nhất các điều kiện.Quyết định lựa chọn có thể được đưa ra mặc dù chỉ nhận được một hồ sơ và hồ sơ này xét thấy đáp ứng được yêu cầu, nhưng nếu cả ba tư vấn này đều không đạt yêu cầu thì sẽ đề nghị các tư vấn khác chào giá.

§ Trong trường hợp tuyển tư vấn trong nước với giá trị hợp đồng trên 250 triệu VND, hợp đồng sẽ được đăng quảng cáo tuyển trên một tờ báo cớ lượng phát hành toàn quốc cũng như các website liên quan.

§ Nếu Hợp phần/Tỉnh lựa chọn hình thức đấu thầu để thuê tư vấn là công ty/doanh nghiệp/ viện thì mức phí tư vấn theo giá thị trường sẽ được áp dụng, nhưng đối với tư vấn là cá nhân thì phải áp dụng mức phí theo định mức. Đơn vị thực hiện phải thận trọng đánh giá liệu mức phí đề xuất có thực sự là mức giá thị trường hay cao hơn giá thị trường rất nhiều. Định mức chi phí UN-EU sẽ được áp dụng cho các chi phí hoàn trả như công tác phí, DSA và chi phí đi lại,…

§ Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh dự án lựa chọn chuyên gia tư vấn dựa trên trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và năng lực xứng đáng. Quyết định trao thầu có thể được đưa ra khi trong trường hợp chỉ nhận được một hồ sơ thầu và xét thấy hồ sơ đó phù hợp yêu cầu. Nếu không có hồ sơ nào đáp ứng được yêu cầu thì phải đăng tuyển lại. Các Hợp phần/tỉnh dự án điền đầy đủ thông tin như trên bảng câu hỏi chuẩn (phụ lục 5), sau đó gửi bản sao điều khoản tham chiếu và các bản câu hỏi đã được điền đầy đủ cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế và Đại sứ quán Đan Mạch.



35

§ Các Hợp phần/Tỉnh ký hợp đồng trực tiếp với các chuyên gia tư vấn trong nước là cá nhân ( tức là làm việc với tư cách cá nhân chứ không phải là nhân viên của một công ty tư vấn), sử dụng mẫu hợp đồng ở phụ lục 5.1 và áp dụng định mức chi phí quy định.

§ Nếu hợp đồng được ký với tư vấn trong nước như công ty /doanh nghiệp/Viện và có giá trị ít hơn 80,000 DKK (250.000.000VND), mẫu hợp đồng hướng dẫn tư vấn nhỏ trong nước ở phụ lục 5.3 sẽ được áp dụng. Nếu giá trị hợp đồng với tư vấn trong nước như công ty /doanh nghiệp/Viện nằm trong khoảng từ 80,000 DKK (250.000.000VND) đến 991.589DKK (3.000.000.000 VND), mẫu hợp đồng của hướng dẫn tư vấn trong nước ở phụ lục 5.2 sẽ được sử dụng. Hai mẫu hợp đồng hướng dẫn tư vấn trong nước này chỉ áp dụng cho các công ty, doanh nghiệp và tổ chức có trụ sở tại Việt Nam. Mẫu hợp đồng ở Phụ lục 5.1 được áp dụng cho các tư vấn trong nước là cá nhân mà không hạn chế tổng giá trị của hợp đồng là bao nhiêu. Tuy nhiên, không hợp đồng thuê tư vấn trong nước nào được phép có thời gian thực hiện đầu vào quá 6 tháng/người tính cho 1 tư vấn cá nhân. Hợp đồng với giá trị ước tính trên 500.000 DKK phải đăng quảng cáo trên trang web của Đại sứ quán Đan Mạch và hợp đồng ước tính trên 991.598 DKK phải đăng quảng cáo trên toàn Châu Âu thông qua Đại sứ quán Đan Mạch

§ Không được thanh toán lần cuối cho hợp đồng tư vấn nếu những điều khoản thi hành và các yêu cầu như đệ trình báo cáo cuối cùng, bản đánh giá tư vấn,…được gửi và chấp nhận bởi Bộ NN/ Sở NN. Phải lưu ý rằng trong vòng hai tuần sau đợt thanh toán cuối cùng, các báo cáo tư vấn (như báo cáo cuối cùng hoạt động đầu ra hoặc các tài liệu tập huấn,…) phải được gửi cho các hợp phần trung ương để điều phối.

§ Nhân viên của Chính phủ bao gồm nhân viên của Bộ NNPTNT/Sở NNPTNT và tất cả các cục, vụ, viện, cơ quan, tổ chức trực thuộc cũng như các nhà nghiên cứu, chuyên gia tư vấn và các nhà khoa học làm việc tại các trường cao đẳng, đại học và các viện nghiên cứu khoa học sử dụng vốn của Chính phủ Việt nam đều không được tuyển chọn làm tư vấn trong nước khi các viện nghiên cứu nơi họ làm việc là đơn vị tham gia thực hiện dự án của Chương trình Hỗ trơ Ngành Thuỷ sản giai đoạn 2 hoặc nhận tài trợ của Chương trình Hỗ trơ Ngành Thuỷ sản giai đoạn 2 dưới bất kỳ hình thức nào. Những nhân viên chính phủ không tham gia vào việc thực hiện FSPS II và không thuộc Bộ NNPTNT/Sở NNPTNT cũng như các cơ quan trực thuộc chỉ có thể được tuyển chọn làm tư vấn khi có cơ chế chính thức về việc thuê mướn dịch vụ đối với cơ quan họ, ví dụ như hợp đồng tư vấn được ký kết giữa viện nghiên cứu (Viện này phải có hoá đơn tài chính và mã số thuế) và Bộ NNPTNT/Tỉnh. Chỉ trong trường hợp rất hãn hữu khi không có cơ chế đó mà nhân viên chính phủ không thuộc biên chế của Bộ NNPTNT/Sở NNPTNT vẫn được tuyển làm tư vấn, nhưng phải thỏa mãn điều kiện là cơ quan chính phủ nơi người đó công tác phải ra quyết định biệt phái, trong đó nêu rõ nhân viên đó được phép tam ngừng công tác tại đơn vị để đi làm nhiệm vụ tư vấn cho Chương trình, đồng thời cũng xác định thời gian của đợt biệt phái.

Chuyên gia tư vấn khu vực và quốc tế

Trình tự chung thuê chuyên gia tư vấn kỹ thuật khu vực và quốc tế và công ty tư vấn như sau:

§ Chuyên gia tư vấn khu vực là những chuyên gia từ các nước láng giềng khu vực Châu Á và và chuyên gia quốc tế là các tư vấn từ các khu vực khác trên thế giới, bao gồm cả nước Úc. Hợp đồng chuyên gia tư vấn khu vực được ký với Đại sứ quán Đan Mạch dựa trên mẫu hướng dẫn tại : http://www.um.dk/NR/rdonlyres/F2337B1D-6B76-4C9E-B690-16B59607E363/0/LCguidelines3rdeditionOctober2007.doc hoặc có thể xem hợp đồng KR dưới đây. .

§ Hợp đồng quốc tế thường ký với tư vấn ngoài khu vực. Đều sử dụng mẫu được gọi là KR-rules của Bộ Ngoại Giao Đan Mạch thông qua Đại sứ quán Đan Mạch (sẵn có tại địa chỉ :



36

http://www.um.dk/NR/rdonlyres/36DC2756-21DE-4F27-A5F2-1D979801B7EB/0/KRrules8theditionOctober2007.doc hiện bản điện tử được sửa đổi lần thứ 8 vào tháng 10 năm 2007. Tất cả các hợp đồng KR phải được thực hiện trên bản điện tử và các công ty tư vấn luôn phải có sẵn dự thảo hợp đồng và ngân sách theo mẫu này.

§ Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh xác định nhu cầu và phạm vi công việc cần tuyển dụng.

§ Tuyển tư vấn kỹ thuật dựa trên cơ sở các Điều khoản tham chiếu do BQL Hợp phần soạn thảo (xem Phụ lục 5 về Hướng dẫn soạn thảo Điều khoản tham chiếu).

§ Kế hoạch tuyển chọn sẽ được đưa vào kế hoạch công tác quý thích hợp của Hợp phần/tỉnh và ngân sách cho mỗi hợp đồng thuê tư vấn do Giám đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt, với điều kiện hoạt động tư vấn là một phần của kế hoạch hoạt động và ngân sách đã được duyệt. Nếu cần tư vấn trong nước để thực hiện các nhiệm vụ nêu trong Điều khoản tham chiếu cho vị trí tư vấn quốc tế/khu vực thì phải thực hiện tuyển chọn theo hợp đồng đối với tư vấn quốc tế/khu vực, đầu vào của tư vấn trong nước phải được tuyển dưới danh nghĩa hợp đồng công ty tư vấn quốc tế/khu vực. Chỉ có doanh nghiệp/công ty tư vấn quốc tế/khu vực có thể thuê tư vấn trong nước, nếu có quy định rõ trong TOR, và đơn vị này phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về các vấn đề liên quan đến thuế, bảo hiểm, …theo luật Việt Nam

§ Hợp đồng có trị giá trên 991.589 DKK phải được đệ trình cho Đại sứ quán Đan Mạch để đăng quảng cáo trên toàn Châu Âu.

Đối với các hợp đồng thuê tư vấn quốc tế có giá trị trên 500.000 DKK.

§ Đối với các hợp đồng yư vấn quốc tế/khu vựcphải gửi thông báo trước cho ĐSQ Đan Mạch để đăng lên website Bộ ngoại giao Đan Mạch rồi mới tiến hành liên hệ với các chuyên gia tư vấn hoặc công ty tư vấn.

§ Thông báo này phải được soạn thảo càng sớm càng tốt và phải hoàn thành trước cả bản Điều khoản tham chiếu và trước khi tiến hành mời thầu/đăng thông báo tuyển chọn. Thông báo gửi cho ĐSQ Đan Mạch phải bao gồm các thông tin theo thứ tự sau đây với số ký tự tối đa tương ứng:

- Mục tiêu (400 ký tự)

- Quốc gia (20 ký tự)

- Ngày bắt đầu (18 ký tự)

- Liên hệ :

Người liên hệ : (người chịu trách nhiệm của ĐSQ Đan Mạch)

Văn phòng/ĐSQ (20 ký tự) ĐSQ Đan Mạch

E-mail (20 ký tự) : [email protected]

Điện thoại (20 ký tự): +84 4 3823 1888

Thư bày tỏ quan tâm không nộp muộn hơn (hạn nộp cuối cùng ít nhất 14 ngày). (8 ký tự)

Thông báo sẽ được đăng tại trang chủ của website Bộ ngoại giao Đan Mạch và có thể truy cập theo đường dẫn sau :

http://www.um.dk/en/menu/DevelopmentPolicy/BusinessCooperation/ContractSecretariat/ContractNotices/ContractsOfShorterDuration

Chỉ được phép liên hệ với các công ty tư vấn sau khi thông báo đã được đăng trên website của Bộ ngoại giao Đan Mạch và với điều kiện các công ty đó có kinh nghiệm chuyên môn đáp ứng được



37

đòi hỏi công việc. Việc liên hệ chỉ được phép nhằm mục đích thông báo cho các công ty về đợt mở thầu và khuyến khích họ nộp hồ sơ cho ĐSQ Đan Mạch ở Hà Nội theo địa chỉ email [email protected] theo những yêu cầu chi tiết trong thông báo tuyển tư vấn.

Khi đến hạn cuối cùng nộp Thư bày tỏ quan tâm, ban quản lý hợp phần/ tỉnh sẽ tổ chức cuộc họp ban xét thầu đọc kỹ các Thư bày tỏ quan tâm và chọn duy nhất một công ty chuyên nghiệp,nhiều kinh nghiệm liên quan,đủ năng lực, để thực hiện công việc. Việc thương thảo sẽ diễn ra với công ty này về lựa chọn tư vấn và thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, đồng thời yêu cầu công ty chuẩn bị bản dự thảo hợp đồng dựa trên quy định KR : http://www.um.dk/NR/rdonlyres/4CEB5309-E2B2-4996-BE06-C336FE85F140/0/ eKRContracttextpilot.doc và phải gửi trực tiếp cho Đại sứ quán Đan Mạch kiểm soát lần cuối. Quyết định về việc chấp nhận hợp đồng phải được thông báo cho Đại sứ quán Đan Mạch trong vòng 2 tuần kể từ ngày nhận được Thư bày tỏ quan tâm.

Đối với những hợp đồng tư vấn khu vực/quốc tế dưới 500,000 DKK, Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh dự án phải phân phát tài liệu Điều khoản tham chiếu cho ít nhất một nhà tư vấn có năng lực thích hợp

Đối với mỗi hợp đồng thuê tư vấn khu vực và quốc tế ngắn hạn đều phải tiến hành lập hồ sơ lưu trữ. Một ủy ban chấm thầu sẽ họp để quyết định người trúng thầu và các biên bản về cuộc họp này sẽ được lưu trong hồ sơ thầu cùng với các giấy tờ gốc và bản sao tất cả các tài liệu bao gồm điều khoản tham chiếu, phiếu chấm thầu, v.v…

§ Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh dự án lựa chọn chuyên gia tư vấn dựa trên trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và năng lực xứng đáng. Các Hợp phần/tỉnh dự án điền đầy đủ thông tin như trên bảng câu hỏi chuẩn tại Phụ lục 5. Với các chuyên gia tư vấn khu vực, ĐSQ yêu cầu sử dụng hợp đồng dự thảo theo mẫu LC-guidelines của Danida (http://www.um.dk/NR/rdonlyres/F2337B1D-6B76-4C9E-B690-16B59607E363/0/LCguidelines3rdeditionOctober2007.doc). Với các hợp đồng thuê tư vấn quốc tế, các công ty tư vấn sẽ phải thảo một hợp đồng theo mẫu các quy định KR của Danida (có thể tải xuống theo đường dẫn sau (http://www.um.dk/NR/rdonlyres/36DC2756-21DE-4F27-A5F2-1D979801B7EB/0/KRrules8theditionOctober2007.doc)

§

§ Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh sẽ chịu trách nhiệm chuyển hợp đồng dự thảo, bản Điều khoản tham chiếu cuối cùng, Hồ sơ cá nhân và bản câu hỏi chuẩn đã được điền đầy đủ cùng với các biên bản họp chấm thầu liên quan các hợp đồng tư vấn khu vực/quốc tế v.v… cho Đại sứ quán Đan Mạch ít nhất 4 tuần trước thời điểm hợp đồng bắt đầu có hiệu lực để ĐSQ hoàn thiện hợp đồng.

6.2.3 Tuyển dụng nhân viên Chương trình

Các nhân viên Hỗ trợ chuyên môn của dự án, khi cần thiết, sẽ được BQL Chương trình FSPSII- Bộ NNPTNT tuyển theo hợp đồng có thời hạn sử dụng thang lương theo quy định của Đại sứ quán Đan Mạch, ban hành ngày 15/11/2006. Tất cả các vị trí cần tuyển trong nước đều phải đăng thông báo tuyển dụng bằng tiếng Anh trên những tờ báo có nhiều người đọc và các phương tiện truyền thông khác như mạng VietnamWorks (www.vietnamworks.com). Đơn vị điều hành thực hiện dự án trên cơ sở các hồ sơ nhận được sẽ lựa chọn danh sách ngắn các ứng viên để tiến hành phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn bao gồm đại diện của đơn vị thực hiện dự án và Đại sứ quán Đan Mạch. Việc tuyển dụng nhân viên phải tuân thủ các nguyên tắc sau:



38

§ Một bản mô tả chi tiết công việc sẽ được chuẩn bị cho mỗi vị trí trong đó nêu rõ nhiệm vụ, trình độ tối thiểu và các điều kiện, điều khoản tuyển dụng. Xem Phụ lục 5 về Hướng dẫn lập bản mô tả chi tiết công việc.

§ Các vị trí tuyển dụng sẽ được quảng cáo trên báo chí trong nước và các phương tiện thông tin khác bằng tiếng Anh và tiếng Việt để đảm bảo các nhóm ứng cử viên tiềm năng đều được thông báo; nam giới và phụ nữ có cơ hội đăng ký như nhau.

§ Việc tuyển dụng nhân viên trong nước sẽ dựa trên đơn xin việc và phỏng vấn.

§ Một danh sách lựa chọn gồm từ 3 đến 6 ứng cử viên đủ điều kiện sẽ được cân nhắc cho mỗi vị trí. (Nếu ít hơn 3 ứng viên có đủ điều kiện, vị trí đó cần được quảng cáo lại, trong phạm vi rộng lớn hơn, nếu có thể).

§ Họ hàng thân thích (theo quan hệ ruột thịt hoặc hôn nhân) của cán bộ thực hiện chương trình sẽ không được tuyển dụng vào những vị trí làm việc hoặc báo cáo trực tiếp với nhau.

§ Việc tuyển dụng nhân viên sẽ dựa trên những tiêu chuẩn sau:

ü Trình độ học vấn bắt buộc từ các truờng được công nhận ;

ü Kinh nghiệm thực hành (kèm theo chi tiết liên hệ nguồn kiểm chứng);

ü Thư giới thiệu đáng tin cậy; và

ü Hiểu biết về Tiếng Anh và Tiếng Việt.

§ Lương được trả phù hợp với kinh nghiệm và trình độ theo các định mức như đề cập ở trên.

§ Mỗi nhân viên sẽ nhận được ba bản hợp đồng quy định rõ mức lương, thời gian bắt đầu, nhiệm vụ, v.v… Hai bản sẽ phải nộp lại Văn phòng Bộ NNPTNT/Tỉnh dự án cùng với chữ ký của nhân viên.

§ Tất cả các vị trí sẽ phải trải qua 2 tháng thử việc. Hợp đồng sẽ được ký với Bộ NNPTNT với thời hạn thông thường là 2 năm và có thể được gia hạn trừ trường hợp có thỏa thuận khác giửa Bộ NNPTNT và ĐSQ Đan Mạch. Việc đồng ý gia hạn thêm thời gian hợp đồng cũng phải được duyệt trước bởi Đại sứ quán Đan Mạch và Bộ Nông nghiệp.

§ Trong thời gian thử việc, nhân viên sẽ không được hưởng chế độ nghỉ phép được trả lương trừ nghỉ ốm, trừ khi đã được thỏa thuận khác. Tuy nhiên, nghỉ không hưởng lương có thể được phép trong trường hợp khẩn cấp, một người thân trong gia đình qua đời hay trong trường hợp đặc biệt.

§ Công việc của một nhân viên trong thời gian thử việc có thể bị chấm dứt và được báo trước 48 giờ nếu công việc thực hiện không đạt yêu cầu.

§ Lương, thuế và bảo hiểm xã hội sẽ được trả theo đúng các thủ tục thông thường. Nên sử dụng mẫu hợp đồng theo quy định Nhà nước .

§ Bộ Nông Nghiệp chịu trách nhiệm tiến hành các đợt phỏng vấn đánh giá nhân viên hợp đồng.

6.3 Các khoản thanh toán khác 6.3.1 Tiền lương

Việc tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân phải tuân thủ các quy định hiện hành của Việt nam



39

§ Việc trả lương phải được thực hiện bằng chuyển khoản qua ngân hàng tới các tài khoản của từng nhân viên. Trong các trường hợp đặc biệt, việc trả lương có thể được thực hiện bằng séc với sự phê duyệt của giám đốc Hợp phần/Sở NNPTNT. Không được trả tiền lương bằng tiền mặt.

§ Trợ cấp thôi việc: Khi hợp đồng lao động với một nhân viên chấm dứt, trợ cấp thôi việc phải được tính và thanh toán cho nhân viên theo các qui tắc và qui định của Việt nam.

§ Tháng lương thứ 13: thưởng bằng tháng lương thứ 13 sẽ được trả cho nhân viên theo Bộ Luật Lao Động Việt nam.

6.3.2 Các khoản mục khác

Tất cả các cán bộ quản lý của Chương trình cũng như mỗi Hợp phần/Tỉnh chịu trách nhiệm tìm hiểu giá cả thị trường một cách thận trọng trước khi thực hiện thanh toán để đảm bảo rằng Chương trình sử dụng tiền viện trợ một cách hiệu quả nhất.



40

7. Kiểm toán Chương trình phải thực hiện kiểm toán độc lập một năm một lần. Kiểm toán độc lập cũng sẽ thực hiện kiểm tra đột xuất ở cả cấp Trung ương và cấp địa phương. Ngoài ra, trong các trường hợp đặc biệt các cuộc kiểm toán đặc biệt cũng có thể được yêu cầu. Kiểm toán sẽ được thực hiện đối với cả vốn Danida và vốn đối ứng.

ĐSQ Đan Mạch sẽ chỉ định một công ty kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán thường xuyên hoặc đột xuất cho Chương trình. Công ty UHY đã thực hiện kiểm toán năm 2006 và công ty KPMG đã được chỉ định thực hiện kiểm toán cho năm 2007 và 2008. Việc kiểm toán sẽ được thực hiện với sự hợp tác của Kiểm toán nhà nước Việt nam. Việc kiểm toán phải được thực hiện theo các Điều khoản Tham chiếu do Ban chỉ đạo Quốc gia phê duyệt đối với các dịch vụ kiểm toán độc lập. Các Điều khoản Tham chiếu có quy định yêu cầu công ty kiểm toán lập một thư quản lý nêu lên các điểm yếu trong quản lý và các vấn đề khác phát hiện được trong quá trình kiểm toán và đề xuất các giải pháp khả thi. Trong tương lai, sẽ sử dụng Kiểm toán Nhà Nước với tư cách là công ty kiểm toán độc lập trong phạm vi có thể.

ĐSQ Đan Mạch, Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế và Giám đốc Hợp phần/Phó Giám đốcSở NNPTNT sẽ xem xét và đưa ra ý kiến nhận xét về dự thảo báo cáo kiểm toán và thư quản lý trong vòng 2 tuần kể từ ngày nhận được báo cáo dự thảo, đơn vị phải phản hồi các ý kiến về Ban kế toán FSPSII để tổng hợp và gửi cho kiểm toán . Các báo cáo chính thức cuối cùng sẽ được đệ trình lên Ban chỉ đạo Quốc gia và các bên liên quan, như Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế và Giám đốc Hợp phần/Sở NNPTNT, ĐSQ Đan Mạch, Ban chỉ đạo Chương trình và Vụ Tài chính đối ngoại thuộc BTC. Báo cáo kiểm toán phải được phát hành bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt. Từng Hợp phần/tỉnh dự án phải đảm bảo thực hiện những biện pháp sửa chữa bất kỳ sai sót nào được phát hiện. Các báo cáo và kết quả thực hiện các đề xuất của kiểm toán của Bộ NNPTNT/tỉnh dự án phải được Ban chỉ đạo Chương trình xem xét trong thời gian sớm nhất, nhưng không muộn hơn cuộc họp kế tiếp của Ban chỉ đạo Chương trình được tổ chức.



41

PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Mẫu Dự toán ngân sách và Đơn xin rút vốn

Mẫu 1.1: Đơn xin rút vốn ở cấp Hợp phần /Tỉnh

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Independence - Freedom - Happiness

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

FUNDS REQUEST FOR QUARTER X, YEAR 20XX

(ĐƠN RÚT VỐN QUÍ X /20XX) To: FSPS II, Ministry Agriculture and Rural Development (MARD) Kính gửi: Ban Quản lý Chương trình FSPS II - Bộ NN&PTNT. Attn: Mr. ……………………….……. Tel: 04 – ………. E-mail: Người nhận: Ông ……………………………..…. Tel: 04 – ……….. E-mail: C.c.: Mr. …………………………., DPF – MARD, Tel.: Đồng kính gửi: Ông ………………….., Vụ KHTC - Bộ NN&PTNT, Tel.: And.: Embassy of Denmark, fax: 04.8231 999, email: [email protected]/[email protected] Và kính gửi: Đại Sứ quán Đan Mạch, fax: 04.8231 999, email: [email protected]/[email protected] Component: Hợp phần: Tel.: Date: Fax: Ref No.: Based on the following calculation, the Component hereby asks FSPS II Programme - MARD to transfer the funds requested. (Trên cơ sở tính toán, BQL dự án hợp phần…... đề nghị Chương trình FSPS II - Bộ NN&PTNT chuyển số kinh phí, cụ thể như sau)

DESCRIPTIONS / DIỄN GIẢI VND / VNĐ Projected expenditure for quarter xx for Component Tổng kinh phí Hợp phần dự toán cho quí xx Budget for activities left over from the previous quarter Kinh phí cho các hoạt động từ Quí trước chuyển sang Bank and cash balance at quarter end Số dư tại ngân hàng và số dư tiền mặt cuối Quí trước Expected closing balance at the next quarter’s end Số dư dự kiến tại thời điểm cuối Quí tới



42

FUND REQUESTED / TỔNG KINH PHÍ ĐỀ NGHỊ 0

In words/Số tiền bằng chữ: Please transfer the funds to the Component's bank account (Trân trọng đề nghị chuyển số kinh phí trên vào tài khoản ngân hàng của Hợp phần như sau): Name of bank (Tên ngân hàng): A/C No (Số tài khoản): A/C Name (Tên tài khoản): Address (Địa chỉ ngân hàng): Best Regards, Trân trọng cảm ơn!

Accountant National Programme Director Kế toán Giám đốc Hợp phần

Date/ Ngày……tháng……năm 200



43

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Independence - Free domm - Happiness

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

FUNDS REQUEST FOR QUARTER X, YEAR 20XX

(ĐƠN RÚT VỐN QUÍ X /20XX)

To: FSPS II, Ministry Agriculture and Rural Development (MARD) Kính gửi: Ban Quản lý Chương trình FSPS II - Bộ NN&PTNT.

Attn: Mr. ……………………….……. Tel: 04 – ………. E-mail: Người nhận: Ông ……………………………..…. Tel: 04 – ……….. E-mail:

C.c.: Mr. …………………………., DPF – MARD, Tel.: Đồng kính gửi: Ông ………………….., Vụ KHTC - Bộ NN&PTNT, Tel.:

And.: Embassy of Denmark, fax: 04.8231 999, email: [email protected]/[email protected] Và kính gửi: Đại Sứ quán Đan Mạch, fax: 04.8231 999, email: [email protected]/[email protected]

Province:

Tel.: Date: ,20XX Fax: Ref No.: FRQxx /20XX-

Based on the following calculation, the Province hereby asks FSPS II Programme - MARD to transfer the funds requested. (Trên cơ sở tính toán, BQL Chương trình tỉnh kính đề nghị Chương trình FSPS II -

Bộ NN&PTNT chuyển số kinh phí, cụ thể như sau)

DESCRIPTIONS / DIỄN GIẢI VND / VNĐ

Projected expenditure for quarter xx for Component (A) (1)+(2)+(3)+(4)

Tổng kinh phí Hợp phần dự toán cho quí xx

Component 1-STOFA(kinh phí hợp phần STOFA) (1)

Component 2-SCAFI(kinh phí hợp phần SCAFI) (2)

Component 3-SUDA(kinh phí hợp phần SUDA) (3)

Component 4-POSMA(kinh phí hợp phần POSMA) (4)

Budget for activities left over from the previous quarter (B) (5)+(6)+(7)+(8)

Kinh phí cho các hoạt động từ Quí trước chuyển sang

Component 1-STOFA(kinh phí hợp phần STOFA) (5)

Component 2-SCAFI(kinh phí hợp phần SCAFI) (6)

Component 3-SUDA(kinh phí hợp phần SUDA) (7)

Component 4-POSMA(kinh phí hợp phần POSMA) (8)

Bank and cash balance at quarter end (C) (9)+(10)+(11)+(12)



44

Số dư tại ngân hàng và số dư tiền mặt cuối Quí trước

Compnent 1-STOFA(kinh phí hợp phần STOFA) (9)

Compnent 2-SCAFI(kinh phí hợp phần SCAFI) (10)

Compnent 3-SUDA(kinh phí hợp phần SUDA) (11)

Compnent 4-POSMA(kinh phí hợp phần POSMA) (12)

Expected closing balance at the next quarter’s end (D) 0

Số dư dự kiến tại thời điểm cuối Quí tới

FUND REQUESTED / TỔNG KINH PHÍ ĐỀ NGHỊ (E) E=A+B-C

Component 1-STOFA(kinh phí hợp phần STOFA) (13) 13=1+5-9

Component 2-SCAFI(kinh phí hợp phần SCAFI) (14) 14=2+6-10

Component 3-SUDA(kinh phí hợp phần SUDA) (15) 15=3+7-11

Component 4-POSMA(kinh phí hợp phần POSMA) (16) 16=4+8-12

(In words/Số tiền bằng chữ:

Please transfer the funds to the Province’s FSPS-II bank account (Trân trọng đề nghị chuyển số kinh phí trên vào tài khoản ngân hàng BQL Chương trình tỉnh………..): Name of bank (tên ngân hàng):

A/C No (Số tài khoản):

A/C Name (Tên tài khoản):

Address (Địa chỉ ngân hàng):

Best Regards,

Trân trọng cảm ơn!

Provincial Accountant Provincial PMU Director Kế toán tỉnh Giám đốc BQLCT tỉnh…..

……………………. ……………………… Date/ Ngày……tháng……năm 200



45

Mẫu 1.2: Tổng hợp đề nghị rút vốn Consolidated Request for Advance of Funds

BỘ NÔNG NGHIỆP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Ministry of Agriculture SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM

and Rural Development Independence - Freedom - Happiness

PROGRAMME FSPS II

CONSOLIDATED REQUEST FOR ADVANCE OF FUNDS QUARTER xx/20xx

(TỔNG HỢP ĐỀ NGHỊ RÚT VỐN QUÝ xx/20xx)

To: The Ministry of Finance – External Finance Department

Kính gửi: Vụ Tài chính Đối ngoại- Bộ Tài Chính

Attn: Mr Nguyễn Hoàng Lâm

Tel: 01-2202828 (ext 3003 ) Fax: (04) 8262266

Cc: Embasy of Denmark, fax : 04-8231999; email [email protected]/[email protected]

Đồng kính gửi: Đại sứ quán Đan Mạch tại VN

Programme: FSPS II Program, MARD(Chương trình hỗ trợ ngành Thuỷ sản Việt Nam giai đoạn II - Bộ NN & PTNT)

Tel: 04-2143256 Date:

Fax: 04-7710209 Ref No.: CFR 0x/20xx

Based on the attached caculation, The FSPS II hereby asks the MOF to transfer funds to each Component/Province indicated in the table below:

(Trên cơ sở tính toán được đính kèm đề nghị này, Chương trình FSPS II- Bộ NN &PTNT kính đề nghị Bộ Tài Chính chuyển số kinh phí cho các tỉnh và hợp phần theo bảng sau)

Component/Province (Tên hợp phần/Tỉnh) Account Details (Chi tiết tài khoản)

Fund Request /Số tiền đề nghị (VND)

FSPS II MANAGEMENT UNIT At : STANDARD CHARTERED BANK, Ha Noi Branch

Ban quản lý Chương trình FSPS II A/C Name : MINISTRY OF FISHERIES-FSPS II-NPMU

A/C No : VND 88100068301



46

Component

STRENGTHENING OF THE FISHERIES ADMINISTRATION – STOFA

(Hợp phần Tăng cường năng lực quản lý hành chính ngành Thuỷ sản)

At: STANDARD CHARTERED BANK, Ha Noi Branch

A/C Name : MINISTRY OF FISHERIES-FSPS II-STOFA

A/C No. : VND 88100047001

Component

STRENGTHENING OF THE CAPTURE FISHERIES MANAGEMENT – SCAFI

(Hợp phần Tăng cường quản lý khai thác thuỷ sản)


A/C Name : MINISTRY OF FISHERIES-FSPS II-SCAFI

A/C No. : VND 88100051901

Component

SUSTAINABLE DEVELOPMENT OF AQUACULTURE – SUDA

(Hợp phần Phát triển nuôi trồng thuỷ sản bền vững)


A/C Name : MINISTRY OF FISHERIES-FSPS II-SUDA

A/C No. : VND 88100048901

Component

STRENGTHENING CAPACITIES OF POST-HARVEST AND MARKETING – POSMA

(Hợ p phần Nâng cao năng lực sau thu hoạch và tiếp thị)


A/C Name: MINISTRY OF FISHERIES-FSPS II-POSMA

A/C No. : VND 88100052701

AN GIANG At : Ngân Hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam- Chi nhánh An Giang

A/C Name: BQL Dự án Thuỷ Sản

A/C No : 701 10 00 0034211

BẾN TRE At : Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bến Tre

A/C Name : Ban quản lý Chương trình hỗ trợ ngành Thủy sản tỉnh Bến tre giai đoạn II



47

A/C No : 7211000 0052404

BÌNH ĐỊNH At : Vietcombank Quy Nhon

A/C Name : BQL chương trình FSPS II-Bình Định

A/C No: 005 1 00 024156 0

CÀ MAU At : Ngân hàng công thương Việt Nam-Chi nhánh tỉnh Cà Mau

A/C Name : BQL CT Hỗ trợ ngành thuỷ sản tỉnh Cà mau Giai đoạn II

A/C No: 102010000479257

ĐẮC LẮC At : Ngân hàng đầu tư và phát triển tỉnh Đắc Lắc

A/C Name : BQL Chương trình hỗ trợ ngành thuỷ sản giai đoạn II Đắc Lắc

A/C No : 63110000064157

NGHỆ AN At : Ngân Hàng Đầu tư và Phát triển VN- Chi nhánh Nghệ An

A/C Name : BQL Chương trình hỗ trợ ngành thuỷ sản Nghệ An giai đoạn II

A/C No: 510 10 00 00 42920

QUẢNG NINH At : Ngân Hàng Đầu tư và Phát triển Quảng Ninh

A/C Name : BQL Chương trình hỗ trợ ngành thuỷ sản giai đoạn II

A/C No : 440 100 000 53162

SƠN LA At: Ngân Hàng Đầu tư và Phát triển Sơn La

A/C Name : BQL Chương trình hỗ trợ ngành thuỷ sản

A/C No 411 10 00 0014750

THỪA THIÊN HUẾ At: Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT chi nhánh Thừa



48

Thiên Huế

A/C Name : BQL cấp tỉnh CT Hỗ trợ ngành thuỷ sản tỉnh giai đoạn II

A/C No : 4000.211.100019

Total -

(In words/tổng số tiền bằng chữ: VND )

Best Regard,

Trân trọng cảm ơn!

Head of FSPS II AU

(Trưởng ban kế toán FSPS II- MOFI)

National Programme Director

(Giám đốc Chương trình FSPS II)

Head of DF-MARD

(Vụ Kế hoạch-Tài chính Bộ NN)



49

Mẫu 1.3: Xác nhận việc nhận vốn1 MẪU THƯ XÁC NHẬN VIỆC NHẬN VỐN (áp dụng cho số vốn mà các Hợp phần/tỉnh đã nhận) Kính gửi: Bộ Tài chính - Vụ Tài chính Đối ngoại Người nhận: [Tên cán bộ chuyên trách] Fax: (04) 826 22 66 Email: [địa chỉ email của cán bộ chuyên trách] Tên Hợp phần/Tỉnh: Điện thoại: Fax:

Số hồ sơ: Ngày:

Hợp phần xin xác nhận đã nhận được số vốn sau đây từ BTC: Ngày nhận VND Vốn thực nhận Vốn đề nghị

Kính chào trân trọng, --------------------------- --------------------------- Kế toán Giám đốc Hợp phần/tỉnh Ngày

1 Lưu ý: kèm theo giấy báo chuyển tiền của ngân hàng.



50

Mẫu 1.4: Bảng đối chiếu vốn thực nhận trong kỳ BẢNG ĐỐI CHIẾU VỐN THỰC NHẬN TRONG KỲ Kính gửi: Bộ Tài chính - Vụ Tài chính Đối ngoại Người nhận: [Tên cán bộ chuyên trách] Fax: (04) 8 262 266 Email: [địa chỉ email của cán bộ chuyên trách] Tên Hợp phần/Tỉnh: Kỳ: (từ ngày/tháng/năm đến ngày/tháng/năm) Điện thoại: Fax:

Ngày: Số tham chiếu:

Sau đây là bảng đối chiếu giữa vốn mà Hợp phần/tỉnh thực nhận với số tiền mà Bộ Tài chính chuyển khoản. VND Tổng vốn thực nhận trong kỳ: Tổng vốn mà Bộ Tài chính chuyển khoản (1): Chênh lệch Trong đó: - Lãi tiền gửi ngân hàng (được trừ đi từ số vốn đề nghị) - Các khoản chênh lệch khác (đề nghị nêu rõ) Tổng cộng các khoản mục chênh lệch

(1) Số liệu này được lấy từ phiếu chuyển khoản ngân hàng Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn. --------------------------- --------------------------- Kế toán Giám đốc Hợp phần/Tỉnh Ngày



51

Mẫu 1.5: Xác nhận việc nhận vốn2 XÁC NHẬN VIỆC NHẬN VỐN (áp dụng cho vốn mà BTC đã nhận từ ĐSQ Đan Mạch) Kính gửi: Đại sứ quán Đan Mạch Người nhận: [Tên cán bộ chuyên trách] Fax: (04) 8 231 999 Email: [địa chỉ email của cán bộ chuyên trách] Bộ Tài chính - Vụ Tài chính Đối ngoại đã nhận được số vốn được chuyển khoản từ Đại sứ quán Đan Mạch cho Chương trình “Hợp tác Phát triển Việt nam - Đan Mạch về Thuỷ sản – Giai đoạn 2” như sau: Ngày nhận vốn VND

Vốn đã nhận Vốn đề nghị

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn. --------------------------- ------------------------------------------------------ Kế toán Phó Vụ Trưởng Vụ Tài chính đối ngoại - BTC Ngày

2 Lưu ý: kèm theo giấy báo chuyển tiền của ngân hàng.



52

Mẫu 1.6: Thông báo chuyển vốn3 XÁC NHẬN CHUYỂN VỐN CHO QUÝ X, NĂM 20XX Kính gửi: Bộ NNPTNT và các Tỉnh dự án Người nhận: [Tên cán bộ chuyên trách] Fax: XXX Email: [địa chỉ email của cán bộ chuyên trách] ĐSQ Đan Mạch xin thông báo số vốn đã chuyển cho BTC theo Chương trình Hỗ trợ ngành Thuỷ sản giai đoạn 2.” bằng VND và tương đương DKK như sau:

Hợp phần Số vốn cấp cho quý hiện tại Số vốn đã chuyển lũy kế từ

đầu chương trình đến nay Ngân sách còn lại (DKK) VND DKK

Tương đương VND DKK Tương đương

Tổng cộng Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn. --------------------------- --------------------------- Kế toán Phê duyệt Ngày

3 Kèm theo chứng từ chuyển tiền ngân hàng của quý hiện tại


Chương trình Hỗ trợ phát triển ngành Thuỷ sản – Giai đoạn 2 - Sổ tay quản lý tài chính và mua sắm

53

Phụ lục 2: Các mẫu sử dụng cho các thủ tục và hệ thống báo cáo tài chính kế toán

Mẫu 2.1: Bảng lương Tên Hợp phần: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:


BẢNG LƯƠNG

Tên LƯƠNG THỰC TRẢ CÁC KHOẢN NGƯỜI

SỬ DỤNG LAO ĐỘNG PHẢI NỘP

TỔNG CÁC KHOẢN PHẢI NỘP Tổng chi

phí lương Lương

gộp Thuế thu nhập cá

nhân

Bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm y tế

Lương thực trả

Bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm y tế

Tổng bảo hiểm

xã hội

Tổng bảo hiểm y tế

(a) (b) (c) (d) (e) (f)= (b)- (c) - (d) - (e)

(g) (h) (i) = (d) + (g)

(k)= (e) + (h) (l) = (b) + (g) +

(h) TỔNG CỘNG

---------------------------- --------------------------- Người lập Người duyệt Ngày


Chương trình Hỗ trợ phát triển ngành Thuỷ sản – Giai đoạn 2 Sổ tay quản lý tài chính và mua sắm

54

Mẫu 2.2: Phiếu chi 4 Tên Hợp phần/tỉnh: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:

Ngày: Số phiếu chi:

MẪU PHIẾU CHI

Hợp phần/Tỉnh thanh toán cho:……..…………………………………………………………………... Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………. Bằng tiền mặt tại quỹ: � Tiền gửi ngân hàng � Số tiền (bằng chữ):………………………………………………………………….……………… Bút toán kế toán:

Diễn giải Mã tài khoản

Số tiền Nợ Có

TỔNG CỘNG -------------------- --------------------------- ------------------ --------------------------- Người nhận Thủ quỹ Kế toán Người duyệt chi (nếu trả tiền mặt) Ngày Tỷ giá : ________ Tương đương bằng VND : ________

4 Đính kèm các chứng từ bổ trợ (nếu có) theo phiếu chi. Thủ quỹ lưu một bản (nếu phiếu chi trả bằng tiền mặt), kế toán lưu một bản.



55

Mẫu 2.3: Nhật ký Chứng từ Tên Dự án: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:


NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Số:

Ngày Diễn giải Mã tài khoản Số tiền Nợ Có

---------------------------- --------------------------- Kế toán Người duyệt Ngày


Chương trình Hỗ trợ phát triển ngành Thuỷ sản – Giai đoạn 2 - Sổ tay quản lý tài chính và mua sắm

56

Mẫu 2.4: Sổ tài sản Tên Hợp phần/tỉnh: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:


SỔ TÀI SẢN

Số TT

Mã tài sản

Diễn giải Tên Ngày Nước xuất xứ Giá mua Số lượng Giá mua Khấu hao Giá trị còn lại Người chịu

trách nhiệm Vị trí Tình trạng

Tiền tệ gốc DKK % Thành

tiền % Thành tiền

---------------------------- --------------------------- Người lập Người kiểm tra Ngày



57

Mẫu 2.5: Sổ theo dõi hợp đồng Hợp phần/tỉnh: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:

Ngày in Số tham chiếu:

SỔ HỢP ĐỒNG

Ngày hợp đồng

Số hợp đồng

Các bên tham gia hợp đồng

Diễn giải Thời gian thực hiện hợp đồng

Giá trị hợp đồng

Số tiền đã trả

Số dư

---------------------------- ------------------------------- Người lập Người kiểm tra Ngày



58

Mẫu 2.6: Đề nghị bổ sung tiền mặt tại quỹ5 Tên Hợp phần/tỉnh: Số hồ sơ:

Điện thoại: Fax:


MẪU ĐỀ NGHỊ BỔ SUNG TIỀN MẶT TẠI QUỸ VND Số dư tiền giới hạn (*) Số dư tiền mặt tại quỹ hiện tại Số tiền đề nghị bổ sung

(*) Dựa vào số tiền được quy định trong thủ tục 5.1 của Sổ tay Quản lý Tài chính và Mua sắm của Chương trình. --------------------------- --------------------------- Thủ quỹ Người duyệt Ngày

5 Kèm theo theo yêu cầu này sổ theo dõi tiền mặt của kỳ bổ sung tiền gần đây nhất.



59

Mẫu 2.7: Phiếu thu6 Hợp phần/tỉnh: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:

Ngày: Số phiếu thu:

MẪU PHIẾU THU

Hợp phần/tỉnh nhận từ :………………………………………………………………………… Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………. Số tiền (bằng chữ):..……………………………………………………………………….. Bút toán kế toán: Diễn giải Mã tài

khoản Số tiền

Nợ Có Tổng cộng --------------- ------------ --------------------------- --------------------------- Người nộp Kế toán Nhận bởi thủ quỹ (tiền mặt) Người duyệt Ngày + Tỉ giá : _______ + Tương đương VNĐ : _______

6 Đính kèm chứng từ bổ trợ (nếu có) theo phiếu này. Người thanh toán giữ một bản, thủ quỹ lưu một bản, kế toán lưu một bản.



60

Mẫu 2.8: Bảng đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng7 BẢNG ĐỐI CHIẾU SỐ DƯ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG Hợp phần/tỉnh: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:


Số tiền Số dư trên sổ phụ ngân hàng A Trừ: - Séc chưa nộp - Lãi ngân hàng - Các khoản khác (đề nghị nêu rõ) Tổng cộng

B

________

Cộng: - Tiền gửi chưa đáo hạn - Phí ngân hàng - Các khoản khác (đề nghị nêu rõ)

__________________________________________________ Tổng cộng

C

________

Số dư trên Sổ tiền gửi ngân hàng D=A-B+C --------------------------- --------------------------------- Người lập Người duyệt Ngày

7 Kèm theo sổ phụ ngân hàng cho giai đoạn đang đối chiếu.



61

Mẫu 2.9: Đề nghị tạm ứng 8 Tên Hợp phần/tỉnh: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:


MẪU ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Người xin tạm ứng:……..………………………………………………………………… Địa chỉ:…………………………………………………….……………………………… Lý do tạm ứng:…………………………………………..………………………………... Kỳ tạm ứng/ngày hết hạn:.…………………………………….…………………... Bằng tiền mặt tại quỹ � Bằng chuyển khoản � Bằng séc � Số tiền (bằng chữ):…………………………………………………………………… Bút toán kế toán: Diễn giải Mã tài khoản Số tiền

Nợ Có Tổng cộng --------------------------- ---------------------------- --------------------------- Người nhận Kế toán Người duyệt Ngày

8 Kèm theo kế hoạch chi tiêu được duyệt.



62

Mẫu 2.10: Quyết toán tạm ứng 9 Hợp phần/tỉnh: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:


MẪU QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG

Người nhận tạm ứng:……..…………………………………………………………………. Địa chỉ:…………………………………………………….……………………………… Bằng tiền mặt tại quỹ � Bằng chuyển khoản � Bằng séc � Số tiền tạm ứng được thanh toán (bằng chữ): ………………………………………………………... Bút toán kế toán:

Diễn giải Mã tài khoản Số tiền

I. Tạm ứng - Phiếu chi số …………. ngày

II. Chi: 1. Chứng từ số….. ngày…… 2. III Chênh lệch 1. Tạm ứng chưa sử dụng ( I - II ) 2. Số tiền chi vượt quá ( II - I ) --------------------------- ---------------------------- --------------------------- Người đề nghị thanh toán Kế toán Người duyệt Ngày 9 Kèm theo Đề nghị tạm ứng và các chứng từ cần thiết.



63

Mẫu 2.11: Sổ hóa đơn Hợp phần/tỉnh: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:


MẪU SỔ HÓA ĐƠN

Số hóa đơn. Ngày Người

mua Diễn giải giao dịch

Giá trị trước thuế

Thuế GTGT

Tình hình thanh toán

Tình hình xin hoàn

thuế GTGT ---------------------------- -------------------------- Người lập Người kiểm tra Ngày



64

Mẫu 2.12: Báo cáo biến động thuế GTGT Tên Hợp phần/tỉnh: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:


BÁO CÁO BIẾN ĐỘNG THUẾ GTGT CHO KỲ TỪ ngày/tháng/năm ĐẾN ngày/tháng/năm

Diễn giải Số tiền

I. Thuế GTGT được hoàn lại

1. Số dư đầu kỳ: cộng (+) 2. Phát sinh trong kỳ: trừ (-) 3. Đã hoàn lại: trừ (-) 4. Lỗ thuế GTGT: trừ 5. Số dư cuối kỳ

II. Lỗ thuế GTGT

1. Lỗ lũy kế đầu kỳ 2. Phát sinh trong kỳ 3. Lỗ lũy kế cuối kỳ

---------------------------- --------------------------- Kế toán Người kiểm tra Ngày



65

Mẫu 2.13: Báo cáo kiểm soát ngân sách 10

FSPS-II – BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Tên đơn vị thực hiện dự án/hợp phần/tỉnh dự án Ngày:

BÁO CÁO CHI TIÊU/NGÂN SÁCH Kỳ hạn từ ………/…../20xx đến ……/……/20xx

STT Đầu ra/dòng ngân sách Diễn giải Ngân sách phê duyệt Thực chi Số dư Tỉ lệ giải ngân

(%)

1 2 3 4 5 6=5-4 7=5/4*100 1Hợp phần STOFA

ĐẦU RA X Dòng ngân sách xx Hoạt động xxx

Tiểu hoạt động xxxx 2Hợp phần SCAFI


Tiểu hoạt động xxxx 3Hợp phần SUDA


Tiểu hoạt động xxxx 4Hợp phần POSMA


Tiểu hoạt động xxxx 5Cấp CHƯƠNG TRÌNH


Tiểu hoạt động xxxx Tổng



66

Người lập Người kiểm tra



67

Mẫu 2.14: Báo cáo tài chính Tên Hợp phần/tỉnh: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:


BÁO CÁO SỐ DƯ TẠI QUỸ NGÀY 31 THÁNG 12 NĂM 20XX

31/12/20XX 31/12/20XX VNĐ’000 DKK VNĐ’000 DKK

Tài sản Tiền

Tiền mặt tại quỹ Tiền gửi ngân hàng

Thuế GTGT được khấu trừ Các khoản phải thu khác Tạm ứng

Tổng tài sản

Nợ phải trả

Phải trả ĐSQ Đan Mạch BHXH &BHYT phải trả Thuế TNCN phải nộp

Phải trả nhân viên

Các khoản phải trả khác

Tài sản ròng

Thể hiện bởi:

Số dư quỹ

Kế toán Người duyệt



68

BÁO CÁO THU NHẬP VÀ CHI TIÊU

Thuyết minh

Năm kết thúc 31/12/20XX

Năm kết thúc 31/12/20XX

VND’000 DKK VND’000 DKK Thu nhập

Vốn nhận từ ĐSQ Đan Mạch Thu nhập khác

Tổng thu nhập

Chi phí VỐN ĐỐI ỨNG Cấp chương trình Chi tiêu cấp chương trình Hợp phần 1 – STOFA Đầu ra 1 Đầu ra 2 Đầu ra 3 Đầu ra 4 Hợp phần 2 – SCAFI Đầu ra 1 Đầu ra 2 Đầu ra 3 Hợp phần 3 – SUDA Đầu ra 1 Đầu ra 2 Đầu ra 3 Đầu ra 4 Đầu ra 5 Hợp phần 4 – POSMA Đầu ra 1 Đầu ra 2 Đầu ra 3

Tổng chi phí

Thặng dư/(thâm hụt) giữa thu nhập và chi phí

Số dư quỹ năm trước mang sang Số dư quỹ chuyển sang năm sau Người lập: Người duyệt:



69

Thuyết minh các Báo cáo Tài chính Các thuyết minh này là bộ phận hợp thành và cần được đọc đồng thời với các báo cáo tài chính đính kèm.

1. Hoạt động chính

Phần này bao gồm: • Giới thiệu về Chương trình và Hợp phần; • Các mục tiêu chung của Hợp phần; • Các mục tiêu trước mắt của Hợp phần; • Những phát triển chính trong năm; • Tổng vốn để sử dụng và quỹ chưa sử dụng tại cuối năm.

2. Tóm tắt những chính sách kế toán chủ yếu Sau đây là những chính sách kế toán chủ yếu được Chương trình áp dụng trong việc lập các báo cáo tài chính này.

(a) Cơ sở lập báo cáo tài chính

Các báo cáo tài chính, trình bày bằng Đồng Việt nam (“VNĐ”) làm tròn đến hàng nghìn gần nhất và Kroner Đan mạch (“DKK”), được lập trên cơ sở thực thu thực chi có điều chỉnh. Đây là cơ sở kế toán được lập theo yêu cầu của Chương trình; cơ sở này không được sử dụng để lập các báo cáo tài chính tương thích với các Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế. Trên cơ sở này, thu nhập được ghi nhận khi tiền được thực nhận thay vì khi phát sinh; chi phí được ghi nhận khi tiền đã thực chi, trừ chi phí lương và các khoản chi phí hành chính cố định và thường xuyên như chi phí thuê văn phòng, tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại…; và các khoản tạm ứng cho nhân viên sẽ được ghi nhận khi quyết toán.

(b) Vốn nhận từ Đại sứ quán Vương quốc Đan mạch, Hà Nội (“ĐSQ Đan mạch”)

Vốn nhận được từ ĐSQ Đan mạch được ghi nhận khi Chương trình thực nhận tiền hoặc khi Chương trình đã nhận đủ các chứng từ hợp lệ cho chi phí do ĐSQ Đan mạch thanh toán hộ Chương trình.

(c) Các giao dịch bằng ngoại tệ

Các khoản mục tài sản và công nợ có gốc bằng các đơn vị tiền tệ khác với VNĐ được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá hối đoái tại ngày kết thúc niên độ kế toán. Các giao dịch bằng các đơn vị tiền tệ khác VNĐ phát sinh trong kỳ/năm được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch hoặc xấp xỉ tỷ giá đó.



70

2. Tóm tắt những chính sách kế toán chủ yếu (tiếp theo)

(c) Các giao dịch bằng ngoại tệ (tiếp theo)

Chương trình duy trì một hệ thống sổ sách kế toán bằng VNĐ. Các khoản mục tài sản và công nợ có gốc bằng các đơn vị tiền tệ khác với VNĐ được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá hối đoái tại ngày kết thúc niên độ kế toán. Các giao dịch bằng các đơn vị tiền tệ khác VNĐ phát sinh trong kỳ được qui đổi sang VNĐ theo tỷ giá hối đoái xấp xỉ tỷ giá tại ngày giao dịch.

Nhằm mục đích lập các báo cáo tài chính bằng các số liệu DKK tương đương, Chương trình sử dụng các tỷ giá hối đoái như sau:

§ Thu nhập từ ĐSQ Đan mạch và Ban chỉ đạo Chương trình được quy đổi theo tỷ giá hối đoái thực tế tại ngày giao dịch;

§ Thuế GTGT được hoàn lại và các thu nhập khác được quy đổi theo tỷ giá hối đoái bình quân gia quyền của năm;

§ Các chi phí được quy đổi theo tỷ giá hối đoái bình quân gia quyền của năm;

§ Các khoản mục tiền tệ được quy đổi theo tỷ giá hối đoái tại ngày kết thúc niên độ kế toán; và

§ Chênh lệch tỷ giá hối đoái được ghi nhận trong “Quỹ dự trữ chênh lệch tỷ giá” trên bảng Báo cáo số dư quỹ.

− Tỷ giá hối đoái bình quân gia quyền áp dụng trong năm là [ ] VNĐ = 1DKK (2006: [ ] VNĐ = 1 DKK)

− Tỷ giá hối đoái áp dụng tại ngày 31 tháng 12 năm 2006 là [ ] VNĐ = 1DKK (2005: [ ] VNĐ = 1 DKK) −

(d) Tiền Tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn.

3. [Các thuyết minh khác được bổ sung theo yêu cầu để diễn giải các báo cáo tài chính]



71

Phụ lục 3: Mẫu Quản lý Tài sản của Chương trình

Mẫu 3.1: Biên bản kiểm kê tiền mặt và bảng đối chiếu tiền mặt tại quỹ11 BIÊN BẢN KIỂM QUỸ VÀ BẢNG ĐỐI CHIẾU TIỀN MẶT TẠI QUỸ Hợp phần/Tỉnh: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:


- Ngày và thời gian tiến hành kiểm kê tiền mặt - Địa điểm kiểm kê tiền mặt - Các bên tham gia kiểm kê tiền mặt Kết quả kiểm kê tiền mặt

Số Các loại giấy bạc Đơn vị Số lượng Thành tiền I Số dư trên Sổ theo dõi tiền mặt II Kết quả kiểm kê tiền mặt thực tế Đồng Việt nam - 500.000 VNĐ - 200.000 VNĐ - 100.000 VNĐ - 50.000 VNĐ - 20.000 VNĐ - 10.000 VNĐ - 5.000 VNĐ - 2.000 VNĐ - 1.000 VNĐ - 500 VNĐ - 200 VNĐ TỔNG SỐ Chênh lệch Trong đó:

- Phiếu chi chưa cập nhật vào sổ theo dõi tiền mặt (liệt kê tất cả các phiếu chi)

- Phiếu thu chưa cập nhật vào sổ theo dõi tiền mặt (liệt kê tất cả các phiếu thu)

- Chênh lệch do làm tròn số - Các chênh lệch khác (giải

thích rõ) TỔNG CHÊNH LỆCH

--------------------------- -------------------------------- ------------------------ Kế toán ký Thủ Quỹ ký Người duyệt 11 Kèm theo theo mẫu này bản sao Sổ theo dõi tiền mặt kỳ gần nhất



72

Ngày:

Mẫu 3.2: Báo cáo phân tích tuổi các khoản tạm ứng BÁO CÁO PHÂN TÍCH TUỔI CÁC KHOẢN TẠM ỨNG Hợp phần/tỉnh: Số hồ sơ: Điện thoại: Fax:


Tên

Chưa quyết toán

TỔNG < 30 ngày 30 - 90

ngày 90 - 180

ngày 180- 360

ngày > 360 ngày

TỔNG

---------------------------------- ------------------------------- Kế toán Người kiểm tra

Ngày



73

Phụ lục 4: Bảng tài khoản Bảng tài khoản giản lược cho các đơn vị hành chính sự nghiệp - các mã tài khoản được lựa chọn áp dụng cho Chương trình Hợp Tác phát triển Việt nam-Đan mạch trong lĩnh vực Thuỷ sản giai đoạn 2.

CÁC TÀI KHOẢN TRÊN BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Loại 1 Tiền và nguyên vật liệu

111 Tiền mặt tại quỹ

1111 1112 1114

VNĐ Ngoại tệ Giấy tờ có giá

112

Tiền gửi ngân hàng

1121

11211

11212

1122

VND

Tiền tại Kho bạc

Tiền gửi ngân hàng

Ngoại tệ

152 Nguyên vật liệu và công cụ

1521 1526

Nguyên vật liệu Công cụ

Loại 3 Thanh toán

311 Các khoản phải thu

3113

31131

31132

31133

3118

Khấu trừ thuế GTGT

Thuế GTGT phát sinh

Số thuế GTGT xin hoàn lại

Số thuế GTGT không được hoàn lại

Các khoản phải thu khác

312 Tạm ứng

331 Các khoản phải trả

3311

3312

Trả cho nhà cung cấp dịch vụ

Trả cho ĐSQ Đan Mạch



74

3318 Các khoản phải trả khác

332 Các chi phí xã hội phải trả

3321

3322

Bảo hiểm xã hội phải trả

Bảo hiểm y tế phải trả

333 Thuế phải nộp

3337

33371

33372

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Thuế TNCN thông thường

Khấu trừ 10% thuế TNCN

334 Lương nhân viên phải trả

3341

3342

Lương cho công chức nhà nước

Lương cho các nhân viên khác

341 Vốn tạm ứng cho các đơn vị cấp dưới

CÁC TÀI KHOẢN TRÊN BÁO CÁO THU NHẬP

Loại 4 Nguồn vốn

462 Vốn nhận được cho Dự án

4621

4622

Vốn đối ứng (cho quản lý Chương trình)

Vốn ODA (cho triển khai Chương trình)

Loại 5 Các thu nhập khác

511 Các thu nhập khác

5111

5118

Phí thu được từ các hoạt động của Chương trình.

Các thu nhập khác (ví dụ: tiền thanh lý tài sản cố định)

Loại 6 Chi phí

662 Chi phí Chương trình

6621

6622

Chi phí chi quản lý dự án

Chi phí chi thực hiện dự án



75

Phụ lục 5: Hướng dẫn về Tuyển dụng nhân sự

Hướng dẫn soạn thảo điều khoản tham chiếu Điều khoản tham chiếu cần được lập cho tất cả các vị trí hay công việc tư vấn ngắn hạn. Chuyên gia tư vấn trong nước chỉ được ký hợp đồng tối đa 6 tháng trong 1 năm. Các vị trí hay công việc tư vấn ngắn hạn đều hướng tới việc tạo ra các sản phẩm đầu ra nhất định và phải được cung cấp thông qua dòng ngân sách lien quan của Hợp phần.

Nhân viên của Chính phủ bao gồm các nhà nghiên cứu, chuyên gia tư vấn và các nhà khoa học làm việc tại các trường cao đẳng, đại học và các viện nghiên cứu khoa học sử dụng vốn của Chính phủ Việt nam. Những cá nhân nêu trên sẽ không được tuyển chọn với tư cách là tư vấn trong nước khi các viện nghiên cứu nơi họ làm việc là nơi thực hiện dự án của Chương trình Thuỷ sản giai đoạn 2 hoặc nhận tài trợ của Chương trình Thuỷ sản giai đoạn 2 dưới bất kỳ hình thức nào. Những cá nhân nêu trên chỉ được tuyển chọn làm chuyên gia tư vấn trong nước nếu các viện nơi họ làm việc không nhận tài trợ Chương trình hoặc dự án của Danida và cơ quan họ có cơ chế chính thức cho phép thu phí dịch vụ tư vấn, ví dụ như hợp đồng tư vấn được ký kết giữa Viện nghiên cứu và Bộ Thuỷ sản/Tỉnh

Cần thận trọng trong việc xác định các sản phẩm đầu ra . Điều khoản tham chiếu cần bao gồm các khoản mục sau: 1. TÊN CÔNG VIỆC 2. ĐỊA ĐIỂM CÔNG TÁC 3. THỜI HẠN CÔNG VIỆC 4. GIÁM SÁT CÔNG VIỆC (Chức vụ của cán bộ giám sát) 5. CÁC BẰNG CẤP CHUYÊN MÔN YÊU CẦU:

a. Trình độ và lĩnh vực nghiên cứu tại trường đại học hoặc tổ chức tương đương; b. Thời gian và loại hình kinh nghiệm thực tế ở phạm vi quốc gia/quốc tế; c. Yêu cầu về ngôn ngữ (đọc, nói, viết); và d. Các kỹ năng cụ thể và/hoặc các kiến thức chuyên nghành mà có thuận lợi cho vị trí

lựa chọn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. 6. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM (Phần này có thể được bỏ qua đối với 1 số vị trí tư vấn ngắn hạn): Nêu các nhiệm vụ thường xuyên hoặc các hoạt động mà tư vấn sẽ phải chịu trách nhiệm. 7. MỤC TIÊU CỦA HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN 8. CÁC SẢN PHẨM ĐẦU RA YÊU CẦU (ví dụ: tài liệu đào tạo, các nhân viên được đào tạo, các báo cáo kỹ thuật, các báo cáo tiến độ, các báo cáo cuối cùng, vv, bản chất của các sản phẩm đầu ra này cần được nêu một cách chi tiết). 9. PHẠM VI CÔNG VIỆC 10. PHƯƠNG THỨC TIẾN HÀNH CÔNG VIỆC 11. LỊCH ĐI LẠI CÔNG TÁC (Nếu có).



76

Hướng dẫn soạn thảo Mô tả công việc Mô tả công việc cần phải lập cho tất cả các nhân viên của Chương trình. Các hướng dẫn sau được sử dụng khi lập Mô tả công việc: 1. TÊN CÔNG VIỆC : 2. ĐỊA ĐIỂM CÔNG TÁC : 3. THỜI HẠN CÔNG VIỆC : 4. CÁC BẰNG CẤP CHUYÊN MÔN YÊU CẦU: - Trình độ và chuyên ngành bậc đại học hoặc tương đương; - Thời gian và loại hình kinh nghiệm thực tế ơ phạm vi quốc gia/ quốc tế; - Yêu cầu về ngôn ngữ (đọc, nói, viết); - Các kỹ năng cụ thể và/hoặc các kiến thức chuyên nghành mà có thuận lợi cho vị trí lựa chọn trong quá trình thực hiện nhiệm. 5. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM: Nêu các nhiệm vụ thường xuyên hoặc các hoạt động mà cán bộ Chương trình sẽ phải chịu trách nhiệm. 6. CÁC SẢN PHẨM ĐẦU RA YÊU CẦU (ví dụ: các báo cáo tiến độ, các báo cáo cuối cùng, v.v…). 7. GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC (Chức vụ của cán bộ giám sát và người đánh giá kết quả công việc của nhân viên này).



77

Bảng câu hỏi tiêu chuẩn (Tài liệu này được kèm theo yêu cầu ký kết hợp đồng với chuyên gia tư vấn)

BỘ NNPTNT/FSPS-II số tham khảo :(Tên hợp phần/năm/mã hoạt động Ngày:

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

VỤ XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

BẢNG CÂU HỎI MẪU

Lựa chọn chuyên gia tư vấn cho các công việc ngắn hạn

Công việc:

Chuyên gia tư vấn/Công ty:

1. Những công ty và chuyên gia tư vấn nào đã được liên hệ? • Công ty/Chuyên gia tư vấn: • Khác (tên):

2. Khi lựa chọn công ty/chuyên gia tư vấn thì điểm ưu tiên dành cho: (chọn 1 ) • Kinh nghiệm và trình độ của công ty: • Kinh nghiệm và trình độ của chuyên gia tư vấn:

3. Tiêu chí lựa chọn công ty và chuyên gia tư vấn (cf. 2) (chọn bằng cách đánh dấu)

• Hiểu biết về quốc gia thực hiện dự án: • Hiểu biết về ngành: • Kinh nghiệm chung từ các công việc trước: • Kinh nghiệm trước đây của dự án/Chương trình với công ty/ chuyên gia tư vấn: • Yêu cầu về quan điểm mới để đánh giá hoạt động: • Yêu cầu của nước nhận viện trợ: • Lựa chọn các công ty và chuyên gia tư vấn mới:

4. Đánh giá những ảnh hưởng về xung đột lợi ích

a. (Chỉ chọn 1) • Các chuyên gia tư vấn/công ty chưa từng làm việc với Hợp phần/Chương

trình:



78

• Các chuyên gia tư vấn, công ty đã từng làm việc với Hợp phần/Chương trình nhưng không có bất kỳ một lợi thế không công bằng nào so với các công ty/chuyên gia tư vấn cạnh tranh khác:

b. (Chỉ chọn 1) • Chuyên gia tư vấn/công ty chưa từng có quan hệ công tác/cá nhân với Bộ

NNPTNT/Chương trình hợp tác phát triển về Thuỷ sản; • Chuyên gia tư vấn/công ty đã từng có quan hệ công tác/cá nhân với Bộ

NNPTNT/Chương trình hợp tác phát triển về Thuỷ sản nhưng việc này không ảnh hưởng đến khả năng thực hiện công việc của chuyên gia tư vấn/công ty được lựa chọn:

5. Đàm phán hợp đồng

• Thời gian ước tính không thể đàm phán: (số giờ làm việc không thay đổi so với bản chào ban đầu)

• Thời gian ước tính đã đàm phán (nhận xét ngắn gọn): (số giờ làm việc đã được thay đổi so với bản chào ban đầu)

6. Nhận xét khác ------------------------------- ---------------------------------------- Ngày Ký và đóng dấu

Người chịu trách nhiệm Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

FSPS-II [TÊN HỢP PHẦN]



79

Phụ lục 5.1.: Hợp đồng ngắn hạn thuê Tư vấn trong nước giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với một chuyên gia tư vấn cá nhân trong nước

Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Vụ XXXXXXXXXXXXX

Địa chỉ

Điện thoại: +84 04 [ĐT Giám đốc hợp phần] Fax: +84 04 … E-mail: [E-mail của Giám đốc hợp phần]

[Đối với tỉnh dự án thì sửa thành]

Sở Nông nghiêp và Phát triển Nông thôn tỉnh XXX Liên hệ [Địa chỉ, ĐT/fax và email]

HỢP ĐỒNG Áp dụng cho

CÔNG VIỆC TƯ VẤN NGẮN HẠN TRONG NƯỚC ký với chuyên gia tư vấn cá nhân độc lập

về [điền tên công việc]

Mã hoạt động: Tên Hợp phần/năm/ mã hoạt động

Chương trình Hỗ trợ Ngành Thủy sản Giai đoạn II (FSPS II) [SỐ HIỆU VÀ TÊN HỢP PHẦN]



80

PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: MẫU 1 & 2 – THÙ LAO VÀ CHI PHÍ 86 PHỤ LỤC 2: ĐIềU KHOảN THAM CHIếU 89 PHỤ LỤC 3: ĐầU VÀO CủA TƯ VấN TRONG NƯớC 94 PHỤ LỤC 4: Hồ SƠ CÁ NHÂN TÓM TắT 95 PHỤ LỤC 5: PHIếU ĐÁNH GIÁ TƯ VấN 97



81

1. CÁC BÊN THAM GIA Hợp đồng này được ký giữa các bên sau:

Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (Bộ NNPTNT) Chương trình Hỗ trợ Ngành Thủy sản Giai đoạn II (FSPS II)

Vụ XXXXXXXXXX / Sở NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN và mã số thuế]

Địa chỉ: 10-12 Nguyễn Công Hoan, Quận Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam Thành phố: Hà Nội Quốc gia: Việt Nam Điện thoại: (+84) (0)4 [điền số vào] Fax: (+84) (0)4 [điền số vào] E-mail: [điền email của Giám đốc Hợp phần Quốc gia]

[đối với tỉnh dự án thì điền địa chỉ của Sở NNPTNT v.v...] (Sau đây gọi là Bộ NNPTNT hoặc Sở NNPTNT)

và Họ và tên: Thành phố/thị xã: Quốc gia: Việt Nam Điện thoại: (+84) [điền số vào] Fax: (+84) [điền số vào] Email:

(sau đây gọi là “Chuyên gia tư vấn trong nước”) (Những) cá nhân sau đây đã được ủy quyền đại diện cho Bộ NNPTNT và Chuyên gia tư vấn trong nước: Đại diện cho Bộ NNPTNT: [điền tên và đơn vị công tác của cán bộ đại diện] Đại diện cho Chuyên gia tư vấn trong nước: [điền tên đầy đủ] Mọi thông tin trao đổi giữa các bên tham gia hợp đồng này sẽ được chuyển đến những địa chỉ nêu trên và gửi đến (những) người đại diện của các bên.

2. Mục đích và các đầu ra của công việc Mục đích và các đầu ra của công việc được nêu rõ trong bản Điều khoản tham chiếu tại phụ lục 1 của hợp đồng này. 3. Cơ sở Hợp đồng Hợp đồng được thỏa thuận trên cơ sở sau:

1) Bản hợp đồng này cùng với các phụ lục đi kèm. 2) Các phụ lục đi kèm hợp đồng này bao gồm: a) Phụ lục 1 - Mẫu 1 Bảng tính thù lao Mẫu 2 Bảng tính chi phí được hoàn trả b) Phụ lục 2 - Điều khoản tham chiếu c) Phụ lục 3 - Công việc của Chuyên gia tư vấn trong nước d) Phụ lục 4 - Hồ sơ cá nhân tóm tắt



82

e) Phụ lục 5 - Bản đánh giá công việc của chuyên gia tư vấn 3.1 Tư cách của Chuyên gia tư vấn trong nước

Trong hợp đồng này, Chuyên gia tư vấn trong nước được coi là một bên ký kết hợp đồng độc lập. Trong thời gian thực hiện hợp đồng tư vấn, Chuyên gia tư vấn trong nước không được coi là nhân viên của cơ quan thực hiện dự án và không chịu sự điều chỉnh của quy chế đối với nhân viên của cơ quan thực hiện dự án. 3.2 Yêu cầu báo cáo

Trong thời gian thực hiện hợp đồng, Chuyên gia tư vấn trong nước có trách nhiệm thường xuyên báo cáo với Bộ NNPTNT/Sở NNPTNT thông qua người đại diện của Bộ/Sở về tiến độ công việc. Tất cả những tài liệu được viết trong công việc tư vấn này phải được chuyển cho Bộ NNPTNT/Sở NNPTNT bằng bản điện tử (bản mềm) (theo định dạng Microsoft Word và Excel hoặc các định dạng khác theo yêu cầu của Bộ NNPTNT) và bản in ra giấy (bản cứng) bằng tiếng Anh và tiếng Việt. Chi phí dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh phải được coi là một phần chi phí được hoàn trả và việc thanh toán chi phí này chỉ được thực hiện khi có hóa đơn gốc phù hợp với định mức chi tiêu hiện hành của Danida là tối đa 137.000 VND một trang (A4) tương đương 350 từ. Chuyên gia tư vấn trong nước chịu trách nhiệm về sự chính xác của bản dịch. 4. Thời gian thực hiện và thời hạn hợp đồng Chuyên gia tư vấn sẽ làm việc với tư cách là Chuyên gia tư vấn trong nước trong xx ngày. Công việc sẽ kéo dài tối đa không quá xx ngày và bắt đầu từ [ngày/năm] đến [ngày/năm], sau đây gọi là thời gian thực hiện hợp đồng. Chuyên gia tư vấn phải nộp bản kê khai thời gian làm việc theo mẫu ở phụ lục 1 & 3 để kê khai công việc của mình vào cuối thời gian thực hiện hợp đồng. Bản dự thảo báo cáo cuối cùng phải được nộp muộn nhất là vào [ngày/năm]. Bản báo cáo cuối cùng phải được nộp muộn nhất là vào [ngày/năm]. 5. Địa điểm thực hiện công việc tư vấn Hợp đồng được thực hiện ở Việt Nam. Việc đi công tác các tỉnh phải tuân theo quy định ở Phụ lục 3. 6. Tổ chức thực hiện công việc tư vấn Công việc tư vấn chỉ được phép thực hiện bởi chuyên gia tư vấn như nêu tại điều 1 ở trên. Không được phép ký hợp đồng phụ cho công việc tư vấn này. 7. Ngân sách Ngân sách dành cho thù lao tư vấn12 và chi phí đi lại13 được căn cứ vào số ngày thực hiện công việc tư vấn, liệt kê các chuyến công tác như quy định tại Phụ lục 1 của hợp đồng này và phải nộp các chứng từ gốc.

12 Bảng tính các khoản thù lao Phụ lục 1 – Mẫu 1 13 Bảng tính các khoản chi phí được hoàn trả Phụ lục 1 – Mẫu 2



83

Thù lao14: ?,??? VND Chi phí được hoàn trả: ?,??? VND Tổng ngân sách: ?,??? VND Chi phí khách sạn và công tác phí chỉ được thanh toán theo định mức của ĐSQ Đan Mạch (hiện đang áp dụng Hướng dẫn của Liên Hợp Quốc – EU về thanh toán chi phí địa phương trong các chương trình hợp tác phát triển với Việt Nam ngày 15 tháng 10 năm 2007). Công tác phí chỉ được thanh toán cho các chuyến công tác qua đêm không ở nơi thường trú của chuyên gia tư vấn.

Những chi phí đi lại thực tế và các chi phí khác sẽ chỉ được thanh toán khi có đủ hóa đơn chứng từ gốc và số tiền thanh toán sẽ không vượt quá tổng chi phí hoàn trả được ghi rõ trơng hợp đồng . Chuyên gia tư vấn phải nộp hóa đơn tài chính hợp lệ để Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] tiến hành kê khai hoàn thuế GTGT (xem chi tiết tại Phụ lục 1). Các chi phí này chỉ có thể được thanh toán sau khi dự thảo báo cáo cuối cùng được chấp thuận.

8. Lịch thanh toán Thù lao và chi phí được hoàn trả sẽ được thanh toán cho chuyên gia tư vấn như sau: • Chi phí được hoàn trả sẽ được tạm ứng khi công việc bắt đầu. • Tổng thù lao tư vấn cũng như phần còn lại của chi phí được hoàn trả sẽ được thanh

toán sau khi Bộ NNPTNT phê duyệt báo cáo cuối cùng. [Đối với những hợp đồng có thời gian từ 2 – 6 tháng, 50 phần trăm tổng thù lao tư vấn sẽ được thanh toán khi hợp đồng đã thực hiện được một nửa thời gian. 50 phần trăm thù lao tư vấn và toàn bộ chi phí hoàn trả sẽ được thanh toán sau khi Bộ NNPTNT phê duyệt báo cáo cuối cùng.] Việc thanh toán sẽ được thực hiện bằng chuyển khoản như sau: Tên ngân hàng: ………………………… Địa chỉ: ………………………… Thành phố: ……………. Quốc gia: Việt Nam Tên tài khoản: ……………………. Số tài khoản: ……………………… 8.1 Lưu ý Việc thanh toán đầy đủ thù lao cho các công việc được Chuyên gia tư vấn trong nước tiến hành theo các điều khoản của hợp đồng này và theo quy định tại mục 13.2 sau đây sẽ được Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] thực hiện khi công việc được hoàn thành một cách thỏa đáng. Thù lao chỉ có giá trị trong suốt khoảng thời gian thực hiện hợp đồng và không được phép điều chỉnh. Công việc được quy định trong hợp đồng này chỉ cho phép Chuyên gia tư vấn trong nước được nhận khoản thù lao như đã thỏa thuận, bất kể công việc đó được thực hiện trong hay ngoài giờ hành chính.

Chuyên gia tư vấn trong nước có trách nhiệm nộp các loại thuế liên quan đến các khoản thu nhập nhận được từ hợp đồng này. Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] không cấp chứng nhận kê khai thu nhập cho chuyên gia tư vấn.

14 Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] sẽ khấu trừ 10% thuế GTGT của thù lao tư vấn.



84

9. Kê khai thanh toán Bảng kê khai thù lao tư vấn cuối cùng không được phép vượt quá tổng ngân sách thù lao tối đa. Tổng chi phí được hoàn trả không được phép vượt quá tổng ngân sách tối đa được quy định tại Mẫu 2 của Phụ lục 1. 10. Bảo hiểm & Trách nhiệm Mọi trách nhiệm nghề nghiệp và bảo hiểm tai nạn sức khỏe và đi lại đều thuộc trách nhiệm của Chuyên gia tư vấn trong nước. Bộ NNPTNT không chịu trách nhiệm về những hành động bất cẩn hay thương tích gây ra bởi hoặc xảy đến với Chuyên gia tư vấn trong nước trong hoặc sau thời gian thực hiện hợp đồng này. Chuyên gia tư vấn trong nước tự chịu trách nhiệm về các hành đồng của mình. 11. Chống tham nhũng Không được phép thực hiện bất kỳ một sự ưu ái, thanh toán, trả thù lao hay lợi ích dưới bất kỳ hình thức nào có thể bị coi là các hành động bất hợp pháp hay tham nhũng, dù trực tiếp hay gián tiếp, liên quan đến: a. việc đấu thầu, b. việc trao hợp đồng, hoặc c. việc thực hiện hợp đồng. Bất kỳ hành động nào như vậy sẽ là cơ sở để hủy bỏ tức thời hợp đồng này và tiến hành những biện pháp dân sự và/hoặc hình sự thích hợp khác. Hậu quả lớn hơn của bất kỳ một hành động nào như vậy là việc đối tượng sẽ vĩnh viễn không bao giờ được xem xét cho tham dự đấu thầu cung cấp dịch vụ trong các hoạt động do Danida tài trợ. 12. Bảo mật Chuyên gia tư vấn có trách nhiệm giữ bí mật đối với bên thứ ba về các thông tin liên quan đến những vấn đề mình biết trong quá trình thực hiện hợp đồng. 13. Giải quyết tranh chấp Mọi tranh chấp phát sinh giữa Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] và Chuyên gia tư vấn trong nước về việc lập, cách lý giải, và việc thực hiện hợp đồng này sẽ được giải quyết thông qua hệ thống tòa án, tư pháp và quy trình trọng tài của Việt Nam. 13.1 Quyền và Nghĩa vụ của Chuyên gia tư vấn

Quyền và nghĩa vụ của Chuyên gia tư vấn trong nước chỉ giới hạn ở những điều khoản của hợp đồng này. Vì vậy, Chuyên gia tư vấn trong nước không được hưởng bất kỳ một chế độ ưu đãi, khoản chi trả, trợ cấp, lương bổng hay lợi ích nào từ cơ quan thực hiện dự án, trừ trường hợp có thỏa thuận khác được ghi rõ trong hợp đồng này.



85

Bản quyền và mọi quyền khác về bất kỳ khía cạnh nào đối với các tài liệu được soạn thảo theo các điều khoản của hợp đồng này hoàn toàn thuộc về và được đồng sở hữu bởi Bộ NNPTNT và Danida. 13.2 Chấm dứt hợp đồng

Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] có quyền chấm dứt hợp đồng này vào bất kỳ thời điểm nào bằng văn bản và có hiệu lực tức thời.

Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng như vậy, Chuyên gia tư vấn trong nước sẽ được bồi hoàn cho khối lượng công việc đã thực hiện thỏa mãn các yêu cầu của Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] theo một tỉ lệ cố định. Chuyên gia tư vấn trong nước không có quyền đòi bồi thường cho các khoản thiệt hại, lương bổng, lợi nhuận bị mất, tiền tiêu vặt và những khoản khác, do việc chấm dứt hợp đồng gây ra. 14. Cam đoan Chuyên gia tư vấn trong nước cam đoan những thông tin do bản thân mình khai báo trong hợp đồng này cùng với những phụ lục là chính xác. Hợp đồng này đươc lập thành ba bản có giá trị như nhau. Chuyên gia tư vấn trong nước giữ một bản và Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] giữhai bản, trong đó sẽ giao cho Ban kế toán chương trình Chuyên gia tư vấn

_____________Chữ ký

___________ Ngày

………………………………. Chuyên gia tư vấn trong nước

Bộ NNPTNT

_____________ Chữ ký

___________ Ngày

[Tên] Bộ NNPTNT Giám đốc Hợp phần quốc gia của chương trình FSPS-II [TÊN HỢP PHẦN]


Phụ lục 1: Mẫu 1 & 2 – Thù lao & Chi phí Mẫu 1 Bảng tính thù lao bằng [đồng tiền áp dụng] Số giờ làm việc và thù lao tương ứng

Tên chuyên gia tư vấn

Số giờ/ngày/ tuần/tháng

Phân loại

Thù lao theo giờ/ngày (Theo Bảng 1)

Tổng thù lao

Số giờ/ngày/ tuần/tháng

Mức độ A,B,C hoặc D


Các chi phí được hoàn trả bao gồm các chi phí trực tiếp, thực tế được chấp thuận là sẽ do Bộ Nông nghiệp thanh toán. Những chi phí này được thanh toán khi có chứng từ hợp lệ từ bên thứ ba và từ các bảng kê khai công tác. Bảng này phải luôn thể hiện loại chi phí được kê khai. Đối với những loại chi phí được hoàn trả mà không sử dụng đến, thì phải ghi số “0” (số không) vào cột số lượng tương ứng và ghi chữ “không áp dụng” vào ô tương ứng trong bảng. Tên chuyên gia tư vấn

Công tác phí Vé máy bay

Tổng

a+b

Tổng số ngày

Định mức công

tác phí

Tổng công tác

phí a

Nơi đi Nơi đến

Số lần đi

Vé khứ hồi

Tổng số các

chuyến bay

b

Tổng Tổng số tiền sẽ được chuyển sang trang sau Điều kiện thanh toán công tác phí theo định mức UN-EU đang áp dung là chuyên gia tư vấn phải nghỉ qua đêm ở một nơi không phải là nơi thường trú của mình và khoản thanh toán này bao gồm cả chi phí thuê phòng nghỉ, ăn uống và các khoản chi tối thiểu khác (như tiền “boa”, giặt là, vệ sinh, xe buýt, và taxi).



88

Mẫu 2 – tiếp theo Bảng tính các chi phí được hoàn trả bằng [đồng tiền áp dụng] Tổng TỔNG SỐ TIỀN TỪ TRANG TRƯỚC (Công tác phí, khách sạn & vé máy bay)

Giao thông công cộng -Tầu hoả - Taxi - Xe buýt, xe khách - Khác Taxi

TỔNG CHI PHÍ PHƯƠNG TIỆN CÔNG CỘNG Chi phí in ấn và photo tài liệu cần thiết phục vụ công việc nếu được thực hiện ngoài Bộ NNPTNT

Số lượng các báo cáo

Số trang của mỗi báo cáo

Đơn giá theo trang

Chi phí dịch tài liệu (tối đa 137.000 VND một trang (A4) tương đương 350 từ)

TỔNG NGÂN SÁCH CHI PHÍ DO DỰ ÁN THANH TOÁN:

Phải nộp các hóa đơn tài chính theo quy định của Nhà nước cho hợp phần. Các chứng từ phải có những chi tiết sau: Mã số thuế hợp phần: …………………………… Tên hợp phần: …………………………………. Vụ XXXXXXX, Bộ NNPTNT, Hà Nội



89

Phụ lục 2: Điều khoản tham chiếu Bộ NNPTNT/FSPS-II Số tham chiếu: Tên hợp phần/năm/mã hoạt động Ngày:

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Vụ XXXXXXXX

ĐỊA CHỈ:

Điện thoại: +84-xxxxxxxx Fax: +84-xxxxxxxx E-mail: [email protected]

Chương trình Hỗ trợ Ngành Thủy sản Giai đoạn II (FSPS II)

Hợp phần số X: [TÊN HỢP PHẦN]

Điều khoản tham chiếu

Do FSPSII tài trợ công việc tư vấn

về

………………………………………………… ……………… 1. GIỚI THIỆU CHUNG (Những thông tin giới thiệu cần thiết cho việc hoàn thành tốt công việc tư vấn). FSPS II từ 2006 – 2010 có mục tiêu phát triển sau: Những bộ phận dân cư nông thôn thiệt thòi trong lĩnh vực thủy sản được hưởng lợi từ việc phát triển kinh tế bền vững của ngành thủy sản. FSPS II có các hợp phần sau: Hợp phần 1. Tăng cường năng lực quản lý hành chính ngành thủy sản (STOFA) Hợp phần 2. Tăng cường năng lực quản lý đánh bắt thủy sản (SCAFI) Hợp phần 3. Phát triển bền vững ngành nuôi trồng thủy sản (SUDA) Hợp phần 4. Tăng cường năng lực sau thu hoạch và tiếp thị (POSMA) … tiếp tục tùy theo công việc tư vấn và hợp phần cụ thể………………………….. 2. MỤC TIÊU (Mục tiêu mà công việc tư vấn phải đạt được). Mục tiêu của công việc tư vấn là … 3. ĐẦU RA (Đầu ra/kết quả (tức là sản phẩm). Nói cách khác, những gì chuyên gia tư vấn phải làm được khi kết thúc công việc). Những đầu ra bao gồm…

4. PHƯƠNG PHÁP (Miêu ta cách tiếp cận chung và những phương pháp sẽ được sử dụng v.v...). 5. CÁC HOẠT ĐỘNG



90

Các hoạt động của Chuyên gia tư vấn bao gồm, nhưng không chỉ giới hạn ở, những hoạt động sau ... (Liệt kê các hoạt động cụ thể của đầu ra phải đạt được). Ghi chú: Nếu Công ty tư vấn khu vực/quốc tế muốn thuê Chuyên gia/Công ty tư vấn trong nước thực hiện một phần công việc tư vấn, các nhiệm vụ phải được nêu cụ thể ở đây – xem phần dưới đây. 6. THÀNH PHẦN NHÂN SỰ (Nhu cầu nhân sự, trình độ và kinh nghiệm công tác) Ghi chú: Nếu Công ty tư vấn khu vực/quốc tế muốn thuê Chuyên gia/Công ty tư vấn trong nước thực hiện một phần công việc tư vấn thì những cá nhân/pháp nhân này phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo những quy định đã thỏa thuận, tức không được là nhân viên của Bộ NNPTNT hay các cơ quan trực thuộc và nếu là công chức nhà nước thì phải có cơ chế chính thức cho phép thu phí dịch vụ tư vấn và khi đó hợp đồng sẽ được ký với cơ quan của chuyên gia tư vấn chứ không phải với cá nhân chuyên gia tư vấn, v.v... và hồ sơ cá nhân phải được đưa vào bản chào thầu. Công ty tư vấn khu vực/quốc tế chịu trách nhiệm về Điều khoản tham chiếu cho mọi Chuyên gia/Công ty tư vấn trong nước đồng thời phải tính các khoản thù lao và chi phí được hoàn trả vào Ngân sách chi phí được hoàn trả.Công ty tư vấn khu vực/quốc tế đồng thời phải chịu mọi trách nhiệm liên quan đến các điều khoản về thuế, bảo hiểm theo quy định liên quan đến hợp đồng. Những hợp đồng tư vấn với Công ty tư vấn khu vực/quốc tế và Chuyên gia tư vấn độc lập khu vực/quốc tế sẽ được làm thông qua ĐSQ Đan Mạch tại Hà Nội. Công việc tư vấn phải hoạch định việc bố trí cán bộ thực hiện theo từng nhóm tư vấn sau: X tư vấn quốc tế X tư vấn trong nước (nếu có thuê) Các tư vấn sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên môn như dưới đây ( có danh sách từng thành viên nhóm tư vấn): Có chuyên môn sâu và kinh nghiệm trong cả mặt kỹ thuật và thương mại về... Khả năng quản lý và kỹ năng nhóm tốt cũng như kỹ năng thông tin Khả năng phân tích đánh giá, kỹ năng viết báo cáo và trình diễn Khả năng nói và viết tiếng Anh thành thạo hay tốt v.v... Hồ sơ và thư bày tỏ quan tâm phải bao gồm cả Sơ yếu lý lịch cho tất cả các tư vấn tham gia (cả tư vấn quốc tế và trong nước, nếu có) cũng như đề xuất phương pháp. Với mỗi thành viên nhóm tư vấn, một bản đề xuất ngày công tư vấn cho từng người phải được đính kèm, chi tiết bao nhiêu ngày công tư vấn tại Việt Nam (xem phần 7). Hồ sơ thầu/Thư bày tỏ quan tâm của các công ty tư vấn quốc tế/khu vực không cần phải có đề xuất tài chính kèm theo vì các quy định về mức phí và điều khoản phải dựa trên quy định KR của Bộ Ngoại Giao Đan Mạch, tại đó quy định mức phí, các chi phí liên quan và công tác phí là cố định. Về Quy định KR và các mức công tác phí tối đa có thể tìm tại trang web http://www.um.dk/en/menu/DevelopmentPolicy/BusinessCooperation/ContractSecretariat/Contract+Documents. Mức thù lao và công tác phí cho tư vấn người Việt Nam và phiên dịch được quy định tại Hướng dẫn của LHQ-EU về định mức chi phí trong nước cho các chương trình hợp tác phát triển với Việt Nam, có thể xem trên trang web http://www.ambhanoi.um.dk/en/menu/Developmentpolicy/DanidaGuidelines/ Các chỉ tiêu về thời gian và đầu vào phải được thể hiện trong biểu bảng, (ví dụ như sau):



91

Biểu này được sử dụng để chi tiết thời gian cho tư vấn quốc tế:

Hoạt động/Công việc Thời gian dự kiến (...ngày)

Đầu vào / tại Việt

Nam (...ngày)

Đầu vào/tại

nhà/ tại cơ quan

(...ngày) Chuẩn bị Đi công tác và nghiên cứu tại thực địa Phân tích số liệu Chuẩn bị các khuyến nghị Chuẩn bị cho hội thảo Trình bầy tại hội thảo Viết báo cáo Tổng thời gian thực hiện công việc Tổng hợp đầu vào tư vấn : (Vị trí của tư vấn quốc tế 1) (Vị trí của tư vấn quốc tế 2) v.v...

Lưu ý: Danh sách liệt kê công việc và danh sách vị trí tư vấn có thể thay đổi phù hợp với từng công việc tư vấn khác nhau. Đối với tư vấn trong nước: phải cung cấp phác thảo hoạt động/công việc sẽ thực hiện và thời gian phân bổ thích hợp với từng hoạt động/công việc. Tại phần 6 trên nói rõ, tư vấn quốc tế sẽ phải chịu trách nhiệm xây dựng TOR cho tất cả các tư vấn trong nước thuộc phạm vi hợp đồng đã ký. 7. THỜI HẠN (Các mốc thời gian phải hoàn thành v.v....). Công việc tư vấn thực hiện không được vượt quá ?? ngày làm việc của chuyên gia tư vấn trong nước và sẽ bắt đầu ngay khi có thể vào 200?. Ghi chú: Nếu Công ty tư vấn khu vực/quốc tế muốn thuê Chuyên gia/Công ty tư vấn trong nước thực hiện một phần công việc tư vấn, thời hạn cụ thể phải được nêu ở đây – xem phần trên đây. 8. BÁO CÁO TRỰC TIẾP Vào cuối (mỗi) đợt tư vấn chuyên gia tư vấn phải thực hiện một buổi báo cáo nhanh tại Bộ NNPTNT ở Hà Nội. Trong buổi báo cáo đó, chuyên gia tư vấn phải trình bày về các công việc đã tiến hành, những kết quả và hạn chế, cũng như nêu ra các đề xuất và một thời gian biểu để hoàn thành đợt tư vấn. 9. VIẾT BÁO CÁO (Các quy định về viết báo cáo bao gồm các khía cạnh liên quan đến chất lượng, số lượng và hình thức trình bày, v.v...) Sau khi dự thảo báo cáo cuối cùng được nộp, các cán bộ cấp cao của Bộ sẽ cho ý kiến về tài liệu này trong vòng bảy ngày. Sau đó chuyên gia tư vấn phải nộp cả bản cứng và bản mềm (theo định dạng Microsoft Word, Excel và bất kỳ định dạng nào khác theo yêu cầu của Hợp phần) của báo cáo chi tiết bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh cho Bộ NNPTNT trong vòng bảy ngày tiếp theo. Các bên tham gia và đối tác Việt Nam của Bộ NNPTNT phải phê duyệt tất cả các tài liệu và kết quả trước khi báo cáo cuối cùng được trình lên. Tất cả các tài liệu và dữ liệu thu thập được hoặc phát sinh trong công việc tư vấn đều là tài sản chung của Bộ NNPTNT và Chuyên gia tư



92

vấn và chỉ được sao lưu in ấn khi có sự cho phép của Bộ NNPTNT và Danida. Mọi tài liệu phát sinh từ công việc tư vấn khi được xuất bản đều đề tên chuyên gia tư vấn.

10. CÁC ĐẦU VÀO ĐƯỢC CUNG CẤP Bộ NNPTNT sẽ cung cấp ….. Chuyên gia tư vấn sẽ cung cấp ….. (Hoặc: Bộ NNPTNT sẽ không cung cấp bất kỳ phương tiện vật chất nào. Các cán bộ cao cấp của Bộ sẽ chỉ giới thiệu Chuyên gia tư vấn với những nơi cần thiết để tạo điều kiện cho chuyên gia có được sự hợp tác đầy đủ từ các đơn vị trong và nhân viên trong Bộ. Chuyên gia tư vấn sẽ tự lo lấy máy tính xách tay trong toàn bộ thời gian tư vấn và tự chịu trách nhiệm về việc sao lưu, đảm bảo chống virus và bảo vệ an toàn các dữ liệu thu thập được). 11. TRÁCH NHIỆM Trong thời gian thực hiện hợp đồng tư vấn này, Chuyên gia tư vấn:

1. Chịu trách nhiệm về việc mua bảo hiểm nghề nghiệp và bảo hiểm y tế, tai nạn, và đi lại trong suốt thời gian tư vấn;

2. Phải tự trả tất cả các loại thuế như GTGT v.v... cũng như thuế thu nhập cá nhân nếu có đối với Chuyên gia tư vấn hoặc doanh nghiệp theo quy định của pháp luật Việt Nam trên các khoản tiền và thù lao thu được;

3. Tự bố trí phương tiện đi lại và việc này phải được dự trù thật sát trước thời điểm ký hợp đồng;

4. Tự bố trí (thuê, mượn, dùng của bản thân) máy tính xách tay trong toàn bộ thời gian thực hiện công việc tư vấn và tự chịu trách nhiệm về việc sao lưu, đảm bảo chống virus và bảo vệ an toàn các dữ liệu thu thập được; và

5. Dự trù chi phí thuê phiên dịch nếu có và chi phí biên dịch dự thảo báo cáo và báo cáo cuối cùng v.v... sang tiếng Anh và/hoặc tiếng Việt phải đưa vào bản chào thầu trong mục các chi phí được hoàn trả.

Bộ NNPTNT/Sở NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] sẽ: Đánh giá và cho điểm công việc tư vấn căn cứ vào phiếu đánh giá công việc tư vấn. Thù lao tư vấn sẽ được thanh toán đầy đủ nếu Chuyên gia tư vấn đạt được điểm trung bình ít nhất là 6.0 trong phiếu đánh giá (Phụ lục 5). Hồ sơ cá nhân của chuyên gia tư vấn sẽ được lưu trong Sổ đăng ký các chuyên gia tư vấn nếu chuyên gia đạt được điểm trung bình từ 7.0 trở lên theo cách đánh giá như trên. 12. TÀI LIỆU KÈM THEO VÀ NGUỒN THAM KHẢO

1. Văn kiện chương trình, Chương trình Hỗ trợ Ngành Thủy sản giai đoạn 2 (FSPS II), Danida 2005.

2. Chương trình Hỗ trợ Ngành Thủy sản giai đoạn 2 FSPS II Việt Nam-Đan Mạch, Sổ tay Quản lý tài chính và Hướng dẫn mua sắm, Danida ngày 01 tháng 12 năm 2008.

3. Bản mô tả hợp phần, Chương trình Hỗ trợ Ngành Thủy sản Giai đoạn II, Hợp phần số X, [TÊN HỢP PHẦN], Danida 2006.

13. LIÊN KẾT và CÁC THÔNG TIN KHÁC Các thông tin thêm về Điều khoản tham chiếu, thủ tục và hình thức đấu thầu cũng như các thông tin cần thiết khác có trên các website chính thức sau: Website chính thức của Bộ NNPTNT, Hà Nội, Việt Nam: www.gov.vn Website chính thức của ĐSQ Đan Mạch tại Hà Nội: www.ambhanoi.um.dk Đối với các công việc tư vấn quốc tế:



93

Website chính thức của Bộ ngoại giao Đan Mạch, Copenhagen: http://www.um.dk/en/menu/DevelopmentPolicy/BusinessCooperation/ContractSecretariat/Documents/ và http://amg.um.dk/en/menu/TechnicalGuidelines/ProgrammeManagement/ProgrammeManagement.htm



94

Phụ lục 3: Đầu vào do Chuyên gia tư vấn cung cấp Ngày Hoạt

động Kết quả/Đầu ra Địa điểm Thời gian

TỔNG – ?? ngày



95

Phụ lục 4: Hồ sơ cá nhân tóm tắt

Hồ sơ cá nhân tóm tắt Nhiệm vụ: Vị trí dự kiến trong nhóm: 1. THÔNG TIN CÁ NHÂN Họ: Tên: Năm sinh: Địa chỉ liên hệ, số điện thoại và email: Tình trạng hôn nhân: Không phải điền Số con (dưới 18 tuổi): Không phải điền Quốc tịch: Quốc gia nơi thường trú: 2. QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC (Công việc gần đây nhất trước) Tên công ty sử dụng lao động:

Thời gian làm việc (bao lâu, từ ... đến ...)

Vị trí làm việc trong công ty

3. HỌC VẤN Trường (Đại học, v.v...), thành phố và nước:

Thời gian học (Từ tháng/năm đến tháng/năm):

Bằng/Chứng chỉ được cấp:

4. KỸ NĂNG NGÔN NGỮ PHỤC VỤ CHO CÔNG VIỆC (Nêu ngôn ngữ, chương trình đào tạo sinh ngữ chính quy và trình độ các kỹ năng nói, đọc và viết (tiếng mẹ đẻ, hoàn hảo, trung bình, kém)) Ngôn ngữ: Chương trình

chính quy Kỹ năng nói: Kỹ năng đọc: Kỹ năng viết:



96

5. KINH NGHIỆM NGHỀ NGHIỆP (Kinh nghiệm và trình độ chủ chốt liên quan đến công việc tư vấn) 6. KINH NGHIỆM ĐẶC BIỆT VỀ CÁC NƯỚC ĐANG PHÁT TRIỂN (Liệt kê các dự án đã tham gia liên quan đến công việc tư vấn) Năm:

Tên dự án:

Nước:

Lĩnh vực phụ trách:

Tên khách hàng:

7. CÁC THÔNG TIN KHÁC LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG VIỆC TƯ VẤN


Phụ lục 5: Mẫu đánh giá chất lượng công việc tư vấn Các tiêu chí sau được sử dụng trong phân tích định tính và định lượng15 để đánh giá một cách khách quan các kết quả công việc của Chuyên gia tư vấn làm việc cho Bộ NNPTNT và Chương trình hỗ trợ thủy sản giai đoạn 2 (FSPS II).

1. Điều khoản tham chiếu, Mục tiêu, Đầu ra a. Các mục tiêu, đầu ra và Điều khoản tham chiếu có được đáp ứng không và các

kết quả đạt được có phù hợp với các điều khoản của hợp đồng hay không? b. Có những giá trị gia tăng nào được tạo ra từ các công việc bổ sung không được

yêu cầu cụ thể trong Điều khoản tham chiếu hay không? c. Có công việc bổ sung nào được chuyên gia tư vấn thực hiện mà không được

yêu cầu cụ thể trong Điều khoản tham chiếu hay không? 2. Thời gian

a. Công việc có được thực hiện trong khoảng thời gian và thời hạn theo quy định của hợp đồng hay không?

b. Trường hợp có thay đổi so với thời gian biểu ban đầu thì điều này có phải do điều kiện bất khả kháng hay không và có được báo cáo và chấp thuận bởi Bộ NNPTNT và các cấp thẩm quyền khác hay không?

3. Hiệu quả sử dụng đồng vốn a. Liệu tất cả các hạng mục của công việc tư vấn có được coi là xứng đáng với số

tiền bỏ ra xét về khía cạnh giá cả cạnh tranh của hàng hóa, vật dụng, dịch thuật, nhu cầu đi lại trong nước v.v...?

4. Nếu thiết bị16 được cung cấp cho công việc tư vấn này thì thiết bị đó có được lắp đặt đúng không và còn hoạt động tốt không?

a. Có tiến hành tập huấn sử dụng thiết bị không và nếu có thì các tài liệu hướng dẫn phù hợp có được cung cấp cho nhân viên vận hành hay không (bằng tiếng Việt nếu cần)?

b. Thiết bị còn vận hành được không? c. Việc lựa chọn thiết bị có phù hợp với điều kiện vận hành ở địa phương hay

không và các phụ tùng thay thế có dễ mua với giá phải chăng hay không? d. Các thủ tục mua sắm có được tuân thủ khi thực hiện mua thiết bị hay không?

5. Tính cần thiết và phù hợp liên quan đến các mục tiêu trước mắt và trung hạn của FSPS II.

6. Tính sáng tạo a. Công việc tư vấn này có đưa ra được giải pháp/sáng kiến mới nào hay không

đối với vấn đề trước đó được xác định là một khó khăn trong công tác phát triển thủy sản bền vững phục vụ người nghèo?

b. Nếu kết quả công việc bị cho là sao chép những thông tin đã có thì phải nêu rõ điều này (liên hệ với mục hiệu quả sử dụng đồng vốn ở trên);

7. Mức độ thực hiện công việc trong điều kiện phối hợp chặt chẽ với các cơ quan/đơn vị chính phủ thực hiện dự án

a. Các nhân viên của các cơ quan/đơn vị thực hiện dự án có hợp tác chặt chẽ với chuyên gia tư vấn hay không và sự hợp tác này có hiệu quả hay không?

b. Các khóa tập huấn và tài liệu tập huấn soạn bằng tiếng Việt có được coi là hữu ích hay không và các tài liệu tập huấn có đang được tiếp tục phát triển để sử dụng trong các khóa tập huấn trong tương lai hay không?

8. Sự chấp thuận của cơ quan/đơn vị thực hiện dự án hoặc Bộ NNPTNT/Sở NNPTNT đối với đầu ra/kết quả của hoạt động được tiến hành và mức độ sử dụng những kết quả đó trong chương trình phát triển thủy sản bền vững của chính phủ

15 Thang điểm 0-10 được áp dụng trong đó điểm không có nghĩa là không có hoặc có các đầu vào không một chút tác dụng và điểm mười tương đương với chất lượng tuyệt hảo so với hoặc vượt trên các yêu cầu của hợp đồng. 16 Một số mục trong Phiếu đánh giá này có thể không thích hợp. Trong trường hợp đó sẽ chỉ đánh giá theo những mục liên quan và điều chỉnh hệ số cho điểm tương ứng.



98

a. Có công việc tiếp theo nào được xác định hay không và nếu có thì là việc gì? b. Cơ quan/đơn vị thực hiện dự án của chính phủ tiếp nhận hiện có đang tiếp tục

công việc này như là một phần của chiến lược đang triển khai nhằm phát triển một cách đa dạng và bền vững ngành thủy sản phục vụ người nghèo hay không?

9. Các tài tiệu chủ chốt đã được dịch sang tiếng Việt/Anh hay chưa và nếu dịch rồi thì bản dịch đã được chấp nhận chính thức hay chưa?

10. Khía cạnh xây dựng thể chế và năng lực của công việc tư vấn a. Mặc dù xây dựng năng lực có thể không được nêu cụ thể như là một kết quả

cần có trong hợp đồng, liệu hợp đồng có đề cập vấn đề đào tạo và công tác phát triển nguồn nhân lực hay không và nếu có thì hoạt động này có hiệu quả và bền vững hay không?

b. Cơ quan/đơn vị thực hiện dự án của chính phủ tiếp nhận hiện có đang tiếp tục công việc này như là một phần của chiến lược đang triển khai nhằm phát triển một cách đa dạng và bền vững ngành thủy sản phục vụ người nghèo hay không?

Tiêu chí đánh giá công việc tư vấn Điểm (thang từ 0 – 10)

1 Điều khoản tham chiếu, Mục tiêu, Đầu ra 2 Thời gian 3 Hiệu quả sử dụng đồng vốn 4 Thiết bị 5 Đóng góp cho các mục tiên trước mắt và trung hạn 6 Tính sáng tạo 7 Hợp tác với đơn vị tiếp nhận dự án 8 Mức độ chấp nhận của đơn vị tiếp nhận 9 Các tài liệu chính được dịch sang tiếng Việt

10 Khía cạnh xây dựng thể chế và năng lực 11 Chất lượng báo cáo của chuyên gia tư vấn

ĐIỂM TRUNG BÌNH CHUNG Điểm trung bình tối thiểu để được thanh toán đầy đủ thù lao: 6.0 Điểm trung bình tối thiểu để được lưu hồ sơ trong sổ đăng ký tư vấn: 7.0 Mẫu đánh giá công việc tư vấn này cần được sử dụng cho các doanh nghiệp/công ty tư vấn trong nước và các chuyên gia tư vấn quốc tế và khu vực.



99

Phụ lục 5.2. Hướng dẫn Thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Hà Nội, Việt Nam với các doanh nghiệp/công ty/đơn vị trong nước

Hướng dẫn Thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với các doanh

nghiệp/công ty/đơn vị trong nước

Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước Đối với hợp đồng có giá trị trên 250.000.000 VND

Bộ Nông nghiệp/FSPSII số: Tên hợp phần/năm/mã hoạt động

Danida / Chương trình hỗ trợ ngành thủy sản giai đoạn 2 (FSPS-II) phiên bản thứ hai, tháng năm 2006 (Có điều chỉnh)



100

Mục lục

I. Nhóm đối tượng...................................................................................................... 98

II. Nguyên tắc hợp tác ................................................................................................ 99 Các nguyên tắc hợp tác ....................................................................................... 99

Các mức thù lao ................................................................................................ 100

Dự thảo thỏa thuận ........................................................................................... 100

III. Nhóm làm việc ..................................................................................................... 101 Quản lý dự án ................................................................................................... 101

Thành viên nhóm .............................................................................................. 101

Quản lý chất lượng ........................................................................................... 101

Cán bộ đầu mối ................................................................................................ 102

IV. Công việc ............................................................................................................. 102

Hợp đồng cung cấp dịch vụ............................................................................... 102

Yêu cầu về hình thức báo cáo ............................................................................ 103

Phê duyệt Báo cáo cuối cùng. ........................................................................... 103

V. Thỏa thuận .......................................................................................................... 104 Điều 1. Các bên ......................................................................................... 105

Điều 2. Mục tiêu và kết quả công việc ........................................................ 105

Điều 3. Cơ sở thỏa thuận ........................................................................... 106

Điều 4. Yêu cầu về hình thức báo cáo ........................................................ 106

Điều 5. Quản lý chất lượng ........................................................................ 107

Điều 6. Thời hạn ........................................................................................ 107

Điều 7. Địa điểm thực hiện công việc ........................................................ 107

Điều 8. Tổ chức thực hiện công việc .............................................................. 107

Điều 9. Ngân sách ..................................................................................... 107

Điều 10. Thanh toán .................................................................................... 108

Điều 11. Bảo đảm thanh toán tạm ứng ......................................................... 109

Điều 12. Quyết toán và Kiểm toán .............................................................. 110

Điều 13. Bảo hiểm ....................................................................................... 110

Điều 14. Trách nhiệm .................................................................................. 111

Điều 15. Chống tham nhũng ........................................................................ 111

Điều 16. Giải quyết tranh chấp .................................................................... 112



101

Điều 17. Cam đoan ...................................................................................... 112

VI. Thù lao và cách tính toán .................................................................................... 113 1. Phân loại ...................................................................................................... 113

2. Quỹ thời gian ................................................................................................ 113

3. Mức thù lao .................................................................................................. 113

4. Các chi phí được hoàn trả .......................................................................... 113

5. Thanh quyết toán ........................................................................................ 114 Tính toán ....................................................................................................... 114

Bảng thanh quyết toán thù lao .......................................................................................... 114 Bảng thanh quyết toán chi phí được hoàn trả ................................................................... 114 Thanh quyết toán thù lao và các chi phí được hoàn trả ..................................................... 115

Tiến hành kiểm toán độc lập ......................................................................... 115

VII. Mẫu ...................................................................................................................... 116 Bảng 1 .............................................................................................................. 117 Bảng 2 .............................................................................................................. 118

Giấy đề nghị tạm ứng ...................................................................................... 125

Giấy Bảo lãnh tạm ứng .................................................................................... 126

Đề nghị rút Bảo lãnh tạm ứng .......................................................................... 128

Chứng nhận chất lượng .................................................................................... 129

Mẫu chứng từ 1a - Bảng thanh quyết toán thù lao ............................................ 130

Mẫu chứng từ 1b - Bảng thanh quyết toán thù lao ............................................ 131

Mẫu chứng từ 2 - Bảng thanh quyết toán chi phí được hoàn trả ....................... 132

Mẫu chứng từ 3 - Bảng thanh quyết toán thù lao và chi phí được hoàn trả ....... 133

Mẫu chứng từ 4 - Báo cáo kiểm toán về thanh quyết toán ................................ 134

Phụ lục 1 - Yêu cầu đối với Quản lý dự án .................................................................. 136

Phụ lục 2 - Yêu cầu chung về chất lượng Báo cáo ....................................................... 137

Phụ lục 3 - Hồ sơ lưu trữ tài liệu liên quan đến hoạt động tư vấn ............................. 138

Phụ lục 4 - Điều khoản tham chiếu .............................................................................. 145



102

Giới thiệu Các điều khoản thỏa thuận về những thỏa ước mà Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tham gia trong quá trình thực hiện Chương trình hỗ trợ Ngành Thủy sản giai đoạn 2 (FSPS-II) do Danida tài trợ về việc thuê dịch vụ tư vấn trong nước của các Doanh nghiệp, Công ty và Tổ chức Việt Nam (sau đây gọi là “Doanh nghiệp”) bao gồm: 1. Bản thỏa thuận cùng với các phụ lục. 2. Các điều kiện chung đối với Dịch vụ tư vấn cho Danida, ấn bản thứ ba, tháng 6 năm

1998 (ABR 89 Danida). ABR 89 Danida 3. Hướng dẫn Thỏa thuận thuê mướn dịch vụ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông

thôn với Doanh nghiệp trong nước (Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước). 4. Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida Các thỏa ước với Doanh nghiệp ở Việt Nam được điều chỉnh bởi những hướng dẫn này. Các thỏa ước này được Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký kết trong quá trình thực Chương trình hỗ trợ Ngành Thủy sản giai đoạn 2 (FSPS-II) do Danida tài trợ. Các thỏa ước khu vực và quốc tế với Doanh nghiệp không phải của Việt Nam được điều chỉnh bởi Bộ quy tắc KR. Các thỏa ước này chỉ được phép ký bởi ĐSQ Đan Mạch hoặc Cục Kinh doanh và Hợp đồng Danida, Bộ ngoại giao, Copenhagen, Đan Mạch. Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước chỉ áp dụng cho các Doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm cả doanh nghiệp một thành viên, như miêu tả chi tiết trong phần “Nhóm đối tượng”. Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước này không áp dụng cho các thỏa ước giữa Bộ NNPTNT với các cá nhân đại diện cho bản thân mình. I. Nhóm đối tượng Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước được áp dụng cho việc lập hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa Bộ NNPTNT với các Doanh nghiệp Việt Nam. Các hợp đồng này có nội dung về cung cấp dịch vụ tư vấn phục vụ cho công tác chuẩn bị và triển khai các hoạt động phát triển do Danida tài trợ. Các khái niệm “Doanh nghiệp” và “Công ty” được dùng với ý nghĩa tương tự như “chuyên gia tư vấn” trong ABR 89 Danida. Nhân viên của Doanh nghiệp ký kết hợp đồng hoặc Doanh nghiệp thầu phụ hợp đồng được gọi là “chuyên gia tư vấn”. Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước chỉ áp dụng khi ba điều kiện sau đây được thỏa mãn: Điều kiện 1: Công việc Công việc cần tư vấn là những việc sau:

• Xác định chương trình/dự án • Nghiên cứu khả thi • Phác thảo hợp phần chương trình/dự án • Tham gia đánh giá • Thiết kế chi tiết/các nội dung cụ thể • Đấu thầu



103

• Giám sát và chuyển giao • Hỗ trợ kỹ thuật, giáo dục và đào tạo • Rà soát toàn ngành và rà soát kỹ thuật • Đánh giá

Miêu tả chi tiết nội dung công việc tư vấn có tại Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida. Điều kiện 2: Tổng giá trị hợp đồng (Thù lao + Chi phí được hoàn trả) Tổng giá trị hợp đồng phải dưới 991.589 DKK. - ( tính từ 1/1 /2008). Điều kiện 3: Doanh nghiệp Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp và đăng ký hợp lệ với các cấp thẩm quyền ở Việt Nam. Chuyên gia tư vấn phải là người được phép hành nghề ở Việt Nam với giấy phép cư trú và/hoặc giấy phép hành nghề nếu quy định đòi hỏi. Doanh nghiệp được dùng trong hướng dẫn này để chỉ các loại Doanh nghiệp và công ty khác nhau, bao gồm các pháp nhân sau:

• Doanh nghiệp có lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là tư vấn • Doanh nghiệp (1) không thường xuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, và (2) Doanh

nghiệp có thể cung cấp dịch vụ tư vấn trong những lĩnh vực kỹ thuật cụ thể • Các cơ quan công quyền • Công ty (do nhà nước sở hữu toàn bộ hoặc một phần) có khả năng cung cấp dịch vụ

tư vấn • Trung tâm nghiên cứu • Các viện dịch vụ kỹ thuật được cấp phép • Các cơ sở giáo dục và đào tạo • Các trường đại học và cơ sở đào tạo đại học • Các công ty vận tải và công ty tư vấn quản lý

II. Nguyên tắc hợp tác Bộ NNPTNT sẽ đặt ra các điều kiện và hạn mức ngân sách cho việc mua sắm từ nguồn duy nhất phù hợp với các quy định pháp luật trong nước về mua sắm. Để thực hiện đấu thầu cạnh tranh thuê tư vấn trong nước nên áp dụng Cách lưu trữ tài liệu liên quan đến các hoạt động tư vấn ở phụ lục hướng dẫn này.

Nguyên tắc hợp tác Việc hợp tác giữa Doanh nghiệp và Bộ NNPTNT dựa trên các nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1 Bộ NNPTNT sẽ trả tiền cho việc được hoàn thành căn cứ vào Điều khoản

tham chiếu, ngân sách, nhân viên, thời gian biểu, v.v...

Điều khoản tham chiếu sẽ do Bộ NNPTNT soạn17. Điều khoản tham chiếu nêu rõ các yêu cầu của Bộ NNPTNT và mục đích của dịch vụ tư vấn kể cả các hoạt động sẽ do Doanh nghiệp thực hiện.

17 Hướng dẫn soạn thảo Điều khoản tham chiếu có ở Phụ lục 4.



104

Nếu thấy cần thiết phải sửa đổi Điều khoản tham chiếu, Doanh nghiệp phải trình đề xuất lên Bộ NNPTNT. Nếu Bộ NNPTNT chấp thuận sẽ tiến hành sửa đổi Điều khoản tham chiếu.

Doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra để đảm bảo Điều khoản tham chiếu được soạn thảo một cách rõ ràng và ngân sách thỏa thuận là đủ để thực hiện công việc. Ngân sách thỏa thuận, do đó, sẽ là nguyên tắc chính phải được tuân thủ. Chỉ trong những trường hợp không thể lường trước, mà lúc ký kết hợp đồng không được biết đến hoặc đáng ra phải biết đến, thì Bộ NNPTNT mới xem xét tăng ngân sách thỏa thuận. Trong trường hợp đó Doanh nghiệp phải lập tức gửi thông báo chi tiết cho Bộ NNPTNT về các tình huống không thể lường trước sắp xảy ra mà Doanh nghiệp nhận thấy, trong đó nêu rõ lý do và đề xuất giải pháp . Việc này cho phép Bộ NNPTNT đánh giá xem liệu công việc có cần giảm bớt hay điều chỉnh theo cách khác hay không.

Không được vượt quá ngân sách đã thỏa thuận. Nếu Bộ NNPTNT đã phê duyệt một khoản tăng ngân sách thỏa thuận, việc thanh toán sẽ được thực hiện dựa trên văn bản chính thức đồng ý do Bộ ban hành.

Nguyên tắc 2 Bộ NNPTNT sẽ thanh toán thù lao cho số giờ/ngày/tuần/tháng làm việc thực

tế có chấm công và các khoản chi phí được hoàn trả đã thỏa thuận trong hợp đồng miễn sao các khoản thanh toán này không vượt quá tổng ngân sách tương ứng được quy định cho thù lao và các chi phí được hoàn trả. Tổng quyết toán thù lao và chi phí được hoàn trả không được vượt quá tổng số tiền đã được thỏa thuận dành cho ngân sách thù lao và chi phí, cũng như các nguyên tắc tính toán phải tuân thủ các quy định được nêu trong hợp đồng cùng các phụ lục.

Nguyên tắc 3 Bộ NNPTNT yêu cầu kiểm toán thời gian làm việc thực tế, thù lao và các chi

phí được hoàn trả. Bộ NNPTNT được phép vào bất kỳ thời điểm nào yêu cầu cung cấp thêm những chứng từ và cho thực hiện kiểm toán độc lập và việc kiểm toán này có thể được thực hiện bởi một kiểm toán viên do Bộ NNPTNT chỉ định.

Nguyên tắc 4 Bộ NNPTNT yêu cầu cung cấp Giấy Chứng nhận chất lượng cho công việc tư

vấn. Mức thù lao Mức thù lao áp dụng tại thời điểm ký hợp đồng là cơ sở để kê khai quyết toán thù lao. Dự thảo hợp đồng Bộ NNPTNT ký hợp đồng với Doanh nghiệp trên cơ sở khung thời gian đã thỏa thuận để thực hiện công việc. Hợp đồng phải được ký bởi Bộ NNPTNT trước khi Doanh nghiệp tiến hành thực hiện công việc. Bất kỳ phần việc nào của hợp đồng được Doanh nghiệp thực hiện trước ngày ký hợp đồng đều không được thanh toán. Để hợp đồng được các bên chấp thuận, dự thảo hợp đồng cùng tất cả các phụ lục cần thiết phải được trình Bộ NNPTNT kịp thời trước ngày công việc bắt đầu.



105

Các phụ lục bao gồm: 1. Bảng tính thù lao - Mẫu 1 2. Bảng tính các chi phí được hoàn trả - Mẫu 2 3. Điều khoản tham chiếu 4. Hồ sơ cá nhân tóm tắt (cho từng thành viên nhóm làm việc) - Mẫu 3 III. Nhóm làm việc Các yêu cầu của Bộ NNPTNT được miêu tả tại Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida. Quản lý dự án18 Doanh nghiệp sẽ chỉ định một người làm Quản lý dự án xử lý công việc hàng ngày. Người này phải tham gia tích cực hàng ngày vào việc thực hiện tất cả các công đoạn của công việc được thuê làm. Thay mặt cho Doanh nghiệp, Quản lý dự án sẽ thực hiện quản lý công việc và có trách nhiệm chung đối với công việc theo quy định của hợp đồng được ký cùng các phụ lục. Công việc chính của Quản lý dự án là tổ chức và điều phối các hoạt động, bao gồm việc chịu trách nhiệm lên kế hoạch và kiểm tra công việc của mỗi thành viên nhóm làm việc. Quản lý dự án sẽ: 1. Làm việc với Doanh nghiệp hàng ngày và chịu trách nhiệm cá nhân đối với công tác

quản lý dự án hàng ngày. 2. Có hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực kỹ thuật đòi hỏi để thực hiện công việc. 3. Có kinh nghiệm thực tiễn, khả năng kỹ thuật bao quát và chuyên sâu và trình độ cần thiết

để thực hiện công việc bao gồm việc quản lý công việc. 4. Đề cử các thành viên khác cho công việc. Yêu cầu đối với Quản lý dự án có ở Phụ lục 1. Thành viên nhóm làm việc Tên nhân viên của Doanh nghiệp và tên của các nhà thầu phụ nếu có và tên công ty của họ, tức là tất cả những người tham gia thực hiện công việc, phải được ghi trong hợp đồng. Doanh nghiệp không được phép thay đổi nhân sự nhóm được phân công thực hiện công việc nếu không có sự chấp thuận trước bằng văn bản của Bộ NNPTNT. Quản lý chất lượng19

18 Khái niệm “Quản lý dự án” dùng ở đây để chỉ các nhiệm vụ khác nhau có cùng chứng năng: Quản lý dự án, quản lý dự án điều hành, đội trưởng, quản lý nhóm, v.v...



106

Doanh nghiệp sẽ cử một nhân viên thuộc biên chế lâu dài của mình nhưng không phải là thành viên của nhóm làm việc làm Quản lý chất lượng để chịu trách nhiệm về đảm bảo chất lượng. Quản lý chất lượng phải có kinh nghiệm từ những công việc tương tự trước đó. Quản lý chất lượng sẽ kiểm tra Bản dự thảo báo cáo cuối cùng cũng như Báo cáo cuối cùng và điền và ký xác nhận giấy Chứng nhận chất lượng ở phần các Mẫu. Mẫu chứng nhận phải được nộp cùng dự thảo Báo cáo cuối cùng. Quản lý chất lượng sẽ cam đoan trong Chứng nhận chất lượng rằng mình đã đọc và kiểm tra tất cả các trang của báo cáo và thấy rằng báo cáo đáp ứng đầy đủ những yêu cầu nêu trong Điều khoản tham chiếu và hợp đồng. Danh sách các hạng mục kiểm tra trong Chứng nhận chất lượng thể hiện rõ hơn sự kiểm soát đã được thực hiện. Số giờ làm việc để thực hiện việc kiểm soát của Quản lý chất lượng không được tính vào ngân sách của hợp đồng. Tất cả các thủ tục kiểm soát chất lượng nội bộ của Doanh nghiệp sẽ do Doanh nghiệp tự thanh toán bằng ngân sách của mình. Cán bộ đầu mối20 Doanh nghiệp sẽ chỉ định một người làm đầu mối. Người này, trong trường hợp Quản lý dự án vắng mặt, phải có khả năng cung cấp ngay mọi tài liệu cần thiết cho Bộ NNPTNT, bao gồm tài liệu về tiền công, hồ sơ cá nhân và các mẫu được điền đầy đủ liên quan đến: 1. Bảng tính thù lao - Mẫu 1 2. Bảng tính các chi phí được hoàn trả - Mẫu 2 3. Hồ sơ cá nhân tóm tắt của mỗi thành viên - Mẫu 3 4. Bảng chấm công tư vấn và các chi phí được hoàn trả trong quá trình thực hiện công việc,

bao gồm các khoản đi lại. 5. Bảng kê khai tổng kết các khoản mục Số giờ làm việc của người làm đầu mối và những nhân viên hành chính khác để thực hiện sự vụ hành chính của liên quan hợp đồng này sẽ không được tính vào giá trị của hợp đồng. Tất cả các chi phí hành chính của Doanh nghiệp sẽ do Doanh nghiệp tự thanh toán bằng ngân sách của mình. IV. Công việc

Hợp đồng cung cấp dịch vụ Tài liệu thầu sẽ được soạn dưới hình thức một dự thảo hợp đồng phù hợp với hướng dẫn thuê tư vấn trong nước. Quản lý dự án thông thường phải tham gia ngay từ giai đoạn này khi Doanh nghiệp chuẩn bị dự thảo hợp đồng.

19 Bộ NNPTNT có thể trong từng trường hợp cụ thể xem xét chấp thuận việc Quản lý dự án cũng đồng thời là Quảng lý chất lượng trong những công việc quy mô nhỏ. 20 Bộ NNPTNT có thể trong từng trường hợp cụ thể xem xét chấp thuận việc Quản lý dự án cũng đồng thời là người làm đầu mối trong những công việc quy mô nhỏ.



107

Dự thảo hợp đồng phải đáp ứng các yêu cầu của Bộ NNPTNT nêu trong Điều khoản tham chiếu. Điều khoản tham chiếu do Bộ NNPTNT soạn sẽ nêu rõ các yêu cầu của Bộ NNPTNT và mục tiêu của dịch vụ cần cung cấp bao gồm các hoạt động Doanh nghiệp sẽ thực hiện. Nếu thấy cần thiết phải sửa đổi bổ sung Điều khoản tham chiếu, Doanh nghiệp phải đề xuất các sửa đổi đó. Nếu Bộ NNPTNT chấp thuận đề xuất đó, Bộ sẽ sửa đổi Điều khoản tham chiếu theo hướng đó. Doanh nghiệp có trách nhiệm đảm bảo các nhân viên và tư vấn thầu phụ được thông báo đầy đủ về tất cả các chi tiết liên quan đến việc thực hiện công việc. Các tài liệu sau phải nộp cho Bộ NNPTNT: 1. Dự thảo hợp đồng 2. Phụ lục hợp đồng sẽ được sắp xếp theo thứ tự tầm quan trọng như sau: Ký hiệu phụ lục Tên phụ lục: A Điều khoản tham chiếu B Mẫu 1 - Bảng tính thù lao

C Mẫu 2 - Bảng tính các chi phí được hoàn trả

D Mẫu 3 - Hồ sơ cá nhân tóm tắt của mỗi thành viên

Yêu cầu về hình thức báo cáo/công việc Có những yêu cầu cụ thể về hình thức báo cáo/công việc, xem Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida. Báo cáo cuối cùng trình Bộ NNPTNT phải đáp ứng các yêu cầu chung về chất lượng như nêu ở Phụ lục 2. Ngoài ra, có thể có thêm các yêu cầu cụ thể về chất lượng công việc được nêu trong Điều khoản tham chiếu. Phê duyệt Báo cáo cuối cùng Việc sửa dự thảo Báo cáo cuối cùng sau khi trình lên Bộ NNPTNT được coi là một phần của hợp đồng và được tính vào thù lao theo quy định của hợp đồng. Bộ NNPTNT sẽ gửi cho Doanh nghiệp ý kiến nhận xét về dự thảo Báo cáo cuối cùng muộn nhất là 1 tháng kể từ khi nhận được tài liệu này. Bộ NNPTNT sẽ nêu lý do và đưa ra một thời hạn cố định cho việc nộp các sửa đổi được nêu. Khi nộp Báo cáo cuối cùng, Doanh nghiệp sẽ yêu cầu Bộ NNPTNT ban hành văn bản phê duyệt. Muộn nhất là 30 ngày kể từ khi nhận được bản Báo cáo cuối cùng từ Doanh nghiệp, Bộ NNPTNT phải gửi văn bản phê duyệt cho Doanh nghiệp nếu công việc được hoàn thành thỏa đáng hoặc thông báo bằng văn bản cho Doanh nghiệp về những điều kiền cần giải quyết



108

trong một khoảng thời gian ngắn hợp lý trước khi ra văn bản tuyên bố công việc đã hoàn thành. Khi nhận được văn bản phê duyệt, phải chuẩn bị bảng thanh quyết toán thù lao và chi phí để nộp cho Bộ NNPTNT. Việc thanh toán thù lao và các khoản chi phí sẽ được thực hiện dựa trên bảng này. Sự phê duyệt của Bộ NNPTNT đối với Báo cáo cuối cùng không có nghĩa là Doanh nghiệp không còn chịu trách nhiệm đối với các lỗi và thiếu sót. V. Thỏa thuận Thỏa thuận chuẩn của Bộ NNPTNT về việc cung cấp dịch vụ tư vấn trong nước bao gồm những điều khoản sau áp dụng đối với các hoạt động của Chương trình hỗ trợ Ngành thủy sản giai đoạn 2 do Danida tài trợ : Điều 1. Các bên Điều 2. Mục tiêu và kết quả công việc Điều 3. Cơ sở thỏa thuận Điều 4. Yêu cầu về hình thức báo cáo Điều 5. Quản lý chất lượng Điều 6. Thời hạn Điều 7. Địa điểm thực hiện công việc Điều 8. Tổ chức thực hiện công việc Điều 9. Ngân sách Điều 10. Thanh toán Điều 11. Bảo lãnh tạm ứng Điều 12. Quyết toán và Kiểm toán Điều 13. Bảo hiểm Điều 14. Trách nhiệm Điều 15. Chống tham nhũng Điều 16. Giải quyết tranh chấp Điều 17. Cam đoan Mỗi công việc (với một bản Điều khoản tham chiếu riêng) cần một hợp đồng riêng ký với một Doanh nghiệp thực hiện công việc. Doanh nghiệp tự ký hợp đồng với nhà thầu phụ để thực hiện công việc. Vì vậy, theo nguyên tắc chủ đạo, không được phép chia sẻ công việc tư vấn, xem Điều 8 của hợp đồng về tổ chức thực hiện công việc. Các trang sau bao gồm giải thích về cách điền các mục trong hợp đồng. Lời giải thích được in bằng font chữ khác theo nghĩa sau:

• Font chữ thường. Văn bản được sao chép y nguyên.

• Font chữ in đậm. Phải điền vào những nội dung cụ thể, ví dụ tên người. Những giải thích trong ngoặc là để dễ nhìn hơn. Trong văn bản hợp đồng chính thức không giữ những dấu ngoặc này.



109

Thỏa thuận về

Dịch vụ tư vấn Điều 1. Các bên Thỏa thuận này do các bên sau đây tham gia ký kết: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (Bộ NNPTNT) [Tên Vụ hoặc Tỉnh] Chương trình hỗ trợ Ngành Thủy sản giai đoạn 2 (FSPS-II) [Tên hợp phần] – Mã số thuế: [Số]

Địa chỉ: [Địa chỉ] Mã số bưu chính và thành phố: [Mã số bưu chính và thành phố] Quốc gia [Quốc gia] Điện thoại: [Điện thoại] E-Mail [E-Mail] (sau đây gọi là “Bộ NNPTNT” hoặc “Sở NNPTNT”) và Tên Doanh nghiệp,

Công ty hoặc Tổ chức: [Tên Doanh nghiệp, Công ty hoặc Tổ chức] Địa chỉ: [Địa chỉ] Mã số bưu chính và thành phố: [Mã số bưu chính và thành phố] Quốc gia [Quốc gia] Điện thoại: [Điện thoại] E-Mail [E-Mail] (sau đây gọi là “Doanh nghiệp”) Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn chỉ định người có tên sau đây làm:

Cán bộ phụ trách: [Tên và đơn vị của nhân viên Bộ NNPTNT phụ trách thực hiện hoạt động này]

Doanh nghiệp chỉ định những người có tên sau đây làm:

Quản lý dự án: [Tên và phòng] Quản lý chất lượng: [Tên và phòng]

Cán bộ đầu mối: [Tên và phòng]

Điều 2. Mục tiêu và kết quả công việc Mục tiêu của công việc được nêu trong Điều khoản tham chiếu Công việc [Tên công việc]



110

Các thông tin tham chiếu chung xem tại Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida. Điều 3. Cơ sở thỏa thuận Thỏa thuận dựa trên cơ sở sau: 1. Bản hợp đồng này cùng các phụ lục 2. Phụ lục hợp đồng sẽ được sắp xếp theo thứ tự tầm quan trọng như sau: Ký hiệu phụ lục Tên phụ lục: A Điều khoản tham chiếu B Mẫu 1 - Bảng tính thù lao

C Mẫu 2 - Bảng tính các chi phí được hoàn trả

D Mẫu 3 - Hồ sơ cá nhân tóm tắt 3. Các điều kiện chung đối với Dịch vụ tư vấn cho Danida, ấn bản thứ ba, tháng 6 năm

1998 (ABR 89 Danida). ABR 89 Danida 4. Hướng dẫn Thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông

thôn với Doanh nghiệp trong nước (Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước). 6. Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida

Trong trường hợp có bất kỳ chênh lệch nào giữa các văn bản trên, thứ tự ưu tiên áp dụng các văn bản sẽ là thứ tự nêu trên. Cơ sở thỏa thuận trên cũng áp dụng cho bất kỳ phần bổ sung hợp đồng nào. Điều 4. Yêu cầu về hình thức báo cáo Các thông tin tham chiếu chung xem tại Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida. Báo cáo phải được soạn thảo sao cho thể hiện được mối liên hệ rõ ràng giữa phần mô tả mục tiêu, phân tích, và kết quả của công việc và phần kết luận và đề xuất. Kết quả công việc phải được ghi lại và tập hợp trong một báo cáo bằng văn bản. Doanh nghiệp phải nộp dự thảo Báo cáo cuối cùng thành: [Số lượng] bản bằng tiếng [Ngôn ngữ] and [Số lượng] bản bằng tiếng [Ngôn ngữ] Doanh nghiệp phải nộp Báo cáo cuối cùng thành: [Số lượng] bản bằng tiếng [Ngôn ngữ] and [Số lượng] bản bằng tiếng [Ngôn ngữ]



111

Bên cạnh đó, Báo cáo cuối cùng cũng phải được nộp trong một đĩa lưu trữ theo quy định ở Phụ lục 2. Điều 5. Kiểm soát chất lượng Báo cáo cuối cùng được nộp cùng với giấy Chứng nhận chất lượng được điền đầy đủ và ký tên bởi Quản lý chất lượng. Điều 6. Thời hạn Thỏa thuận này có hiệu lực ngay sau khi hai bên cùng ký kết. Doanh nghiệp ký trước, sau đó đến Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] ký. Công việc không thể bắt đầu trước ngày Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] ký vào thỏa thuận. Lịch trình công việc được thỏa thuận như sau: Ngày bắt đầu công việc: [Ngày]. Dự thảo Báo cáo cuối cùng và giấy Chứng nhận chất lượng của Doanh nghiệp phải nộp chậm nhất là sau [số tuần] tuần kể từ ngày công việc bắt đầu. Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] có 1 tháng kể từ khi nhận được dự thảo Báo cáo cuối cùng và Chứng nhận chất lượng để phê duyệt báo cáo này. Báo cáo cuối cùng của Doanh nghiệp phải nộp chậm nhất là sau [số tuần] tuần kể từ khi Doanh nghiệp nhận được ý kiến nhận xét của Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN]. Điều 7. Địa điểm thực hiện công việc Công việc sẽ được thực hiện ở Việt Nam. Điều 8. Tổ chức thực hiện công việc (1) Doanh nghiệp phải là: ¨ Chuyên gia tư vấn duy nhất ¨ Chuyên gia tư vấn tổng thể và đã ký hợp đồng với (các) Doanh nghiệp sau để thực hiện công việc với tư cách là (các) chuyên gia tư vấn thầu phụ: Tên doanh nghiệp: [ ] Tên chuyên gia tư vấn: [ ] Địa chỉ: [ ] Mã số bưu chính và thành phố: [ ] Điện thoại: [ ] (2) Theo thỏa thuận giữa Doanh nghiệp và Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN], công việc sẽ được bố trí một nhóm các chuyên gia tư vấn để thực hiện với việc phân công công việc như trong Mẫu 1 tại Phụ lục B của thỏa thuận này. Điều 9. Ngân sách



112

(1) Ngân sách thù lao cho Doanh nghiệp được tính dựa trên số giờ làm việc được dự trù để thực hiện công việc theo Mẫu 1 và sẽ được phân bổ theo quy định trong mẫu đó. Mẫu 1 là Phụ lục B của thỏa thuận này. Ngân sách thù lao: [Loại tiền VND] [Ngân sách thù lao] (2) Ngân sách các khoản chi phí được hoàn trả của Doanh nghiệp được tính dựa trên các chi phí cần thiết để thực hiện công việc. Ngân sách các khoản chi phí được hoàn trả sẽ được chia thành các mục nhỏ trong Mẫu 2. Mẫu 2 là Phụ lục C của thỏa thuận này. Ngân sách các khoản chi phí được hoàn trả : [Loại tiềnVND] [Ngân sách các khoản chi phí được hoàn trả] (3) Tổng ngân sách cho thỏa thuận này là: Tổng ngân sách: [Loại tiềnVND] [Ngân sách thù lao + Ngân sách các khoản chi phí được hoàn trả] Tất cả các khoản thanh toán nêu trong thỏa thuận này được tính bằng [Loại tiền] bao gồm cả thuế GTGT. Phải có hóa đơn thuế GTGT riêng trong trường hợp thù lao phải chịu 10% thuế GTGT và Bộ NNPTNT không chịu trách nhiệm gì về biến động giá cả và tỉ giá hối đoái do đó sẽ không thay đổi tổng ngân sách đã thỏa thuận. Điều 10. Thanh toán (1) Thù lao và các chi phí được hoàn trả sẽ được thanh toán cho Doanh nghiệp làm hai lần: 1. [Con số] phần trăm của Ngân sách thù lao + [Con số] phần trăm của ngân sách các chi

phí được hoàn trả sẽ được chuyển cho Doanh nghiệp khi bắt đầu công việc căn cứ vào đơn xin tạm ứng của Doanh nghiệp + Giấy bảo lãnh tạm ứng theo quy định tại Điều 6 về thời hạn.

2. Các phần thanh toán khác và bất kỳ khoản thù lao + chi phí được hoàn trả nào còn lại

sẽ được trả nốt sau khi Bộ NNPTNT phê duyệt bảng thanh quyết toán + báo cáo kiểm toán kết luận không có sai sót gì. Khoản khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân nếu có trên tổng thù lao sẽ được thực hiện theo quy định của luật thuế và chuyển cho Cơ quan thuế.

3. Số tiền Doanh nghiệp nhận thừa sẽ được chuyển trả Bộ NN cùng với bảng thanh quyết

toán + báo cáo kiểm toán về hợp đồng với tổng trị giá trên 250.000.000 đồng bao gồm cả thuế.

Việc vượt quá ngân sách thù lao và ngân sách hoàn trả là không được chấp nhận. Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] được phép yêu cầu cung cấp thêm những tài liệu chi tiết cho việc thanh quyết toán như là một điều kiện để thực hiện thanh toán nốt phần thù lao và/hoặc chi phí còn lại theo quy định của ABR 89 Danida. Thời hạn chuyển tiền tạm ứng là tối đa không quá 30 ngày kể từ khi Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] nhận được Đơn xin tạm ứng và Giấy bảo lãnh tạm ứng nếu có. Lần thanh toán cuối cùng cho phần còn lại của phí tư vấn và chi phí được hoàn trả theo yêu cầu tại bảng thanh quyết toán sẽ chỉ được tiến hành khi bản Báo cáo cuối cùng đã được Bộ NNPTNT phê duyệt.



113

Thời hạn thực hiện thanh toán lần cuối là tối đa không quá 1 tháng kể từ ngày Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] phát hành văn bản phê duyệt Báo cáo cuối cùng , bảng thanh quyết toán và Báo cáo kiểm toán là không có sai sót gì trong bảng thanh quyết toán của hợp đồng với tổng giá trị trên 250.000.000 đồng cả thuế. (2) Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng sau: Tên ngân hàng: [ ] Địa chỉ: [ ] Mã số bưu chính và thành phố: [ ] Quốc gia: [ ] Số đăng ký: [ ] Số tài khoản: [ ] Tên tài khoản: [ ] Thông tin tài khoản nói trên sẽ được Doanh nghiệp điền vào đơn đề nghị thanh toán, hóa đơn, v.v... Điều 11. Bảo lãnh tạm ứng Doanh nghiệp sẽ đảm bảo an toàn cho khoản tạm ứng từ Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] như nêu tại Điều 10 về thù lao và các chi phí thông qua: ¨ Bảo lãnh ngân hàng với số bảo lãnh: [Số bảo lãnh] với ngân hàng sau: Tên ngân hàng: [ ] Địa chỉ: [ ] Mã số bưu chính và thành phố: [ ] Quốc gia [ ] Điện thoại: [ ] ¨ Chứng nhận bảo hiểm tiền gửi số: [Số bảo hiểm] với công ty bảo hiểm sau: Tên công ty: [ ] Địa chỉ: [ ] Mã số bưu chính và thành phố: [ ] Quốc gia [ ] Điện thoại: [ ] áp dụng cho các khoản tạm ứng lên đến: Thù lao: [Loại tiền] [Con số] phần trăm của Ngân sách thù lao Chi phí: [ Loại tiền] [Con số] phần trăm của ngân sách các khoản chi phí được hoàn trả Tổng giá trị tạm ứng: [Loại tiền] [Tổng số tiền tạm ứng] Trường hợp Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] đồng ý bằng văn bản việc tăng thêm giá trị thỏa thuận , Doanh nghiệp cũng sẽ tăng mức bảo lãnh tương ứng với khoản tăng tạm ứng .



114

Sau khi nộp dự thảo Báo cáo cuối cùng, Doanh nghiệp có thể đề nghị rút Bảo lãnh tạm ứng nếu có . Khoản bảo lãnh tạm ứng sẽ chỉ được rút sau khi Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] xác nhận rằng đã nhận được và phê duyệt dự thảo Báo cáo cuối cùng. Trường hợp có Giấy bảo lãnh tạm ứng , mọi thanh toán sẽ chỉ được thực hiện thực hiện sau khi Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] nhận được bảo lãnh đó. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí xin phát hành Bảo lãnh tạm ứng. ¨ Bộ NNPTNT đã cho phép miễn thực hiện yêu cầu cung cấp Giấy bảo lãnh tạm ứng. Điều 12. Quyết toán và Kiểm toán Tổng quyết toán thù lao và chi phí hoàn trả của Doanh nghiệp sẽ được tính toán dựa trên bảng thanh quyết toán hợp đồng của Doanh nghiệp . Tổng quyết toán thù lao không được vượt quá ngân sách tối đa cho tổng thù lao. Tuy nhiên việc thay đổi phân bổ số giờ làm việc giữa các thành viên nhóm làm việc được phép thực hiện trong giới hạn ngân sách tối đa cho tổng thù lao miễn là phải được giải thích thỏa đáng do yêu cầu của công việc và tổng thời gian làm việc không vượt quá tổng quỹ thời gian tối đa cho phép. Tổng quyết toán chi phí được hoàn trả không được vượt quá tổng ngân sách tối đa cho chi phí được hoàn trả. Bảng thanh quyết toán sẽ được Quản lý dự án của Doanh nghiệp kiểm tra. Bảng thanh quyết toán hợp đồng trị giá trên 250.000.000 đồng gồm cả thuế sẽ được kiểm toán và phải có kết luận kiểm toán do một kiểm toán viên được chứng nhận thực hiện theo điều kiện của hướng dẫn thuê tư vấn trong nước. Doanh nghiệp đã ký thỏa thuận kiểm toán cho công việc này với: Tên kiểm toán viên được chứng nhận: [ ] Địa chỉ: [ ] Mã số bưu chính và thành phố: [ ] Quốc gia [ ] Điện thoại: [ ] Bảng thanh quyết toán hợp đồng và kết luận kiểm toán (nếu có) sẽ được nộp cho Bộ NNPTNT chậm nhất là 1 tháng sau khi nộp Báo cáo cuối cùng. Trường hợp trong 1 tháng kể từ ngày Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] phê duyệt bằng văn bản báo cáo cuối cùng mà Doanh nghiệp vẫn chưa gửi Bảng thanh quyết toán và kết luận kiểm toán cho Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] và vẫn không nộp Bảng thanh quyết toán và kết luận kiểm toán sau 1 tháng kể từ ngày Bộ NNPTNT yêu cầu bằng văn bản, Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển trả Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] tất cả các khoản tiền đã nhận. Bộ NNPTNT hoặc một kiểm toán viên do ĐSQ Đan Mạch chỉ định được phép thực hiện kiểm toán bất kỳ thời điểm nào việc thanh quyết toán của Doanh nghiệp và bất kỳ tài liệu nào liên quan đến công việc. ¨ Bộ Nông nghiệp và PTNT chấp nhận miễn yêu cầu phải có báo cáo kiểm toán cho hợp đồng có giá trị trên 250.000.000 đồng bao gồm cả thuế.



115

Điều 13. Bảo hiểm (1) Doanh nghiệp đã mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp với Số hợp đồng bảo hiểm: [ ] Tên công ty bảo hiểm: [ ] Địa chỉ: [ ] Mã số bưu chính và thành phố: [ ] Quốc gia: [ ] Điện thoại: [ ] Bảo hiểm, kể cả bảo hiểm y tế và bảo hiểm đi lại. ... theo luật định phải do Doanh nghiệp tự mua cho Doanh nghiệp và mọi công ty thầu phụ, chuyên gia tư vấn thầu phụ và các bên thứ ba khác khi thực hiện công việc theo quy định tại Điều 8. Chính sách bảo hiểm này sẽ bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Doanh nghiệp trong khoảng thời gian lên tới năm năm sau khi công việc kết thúc, có nghĩa là kể từ thời điểm Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] phê duyệt bảng thanh quyết toán của Doanh nghiệp. Nếu được yêu cầu, Doanh nghiệp phải cung cấp bằng chứng cho thấy bảo hiểm đã được mua và đang có hiệu lực. Chi phí mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của Doanh nghiệp do Doanh nghiệp tự chi trả. ¨ Bộ NNPTNT đã cho phép miễn thực hiện yêu cầu mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp. (2) Các bên đã nhất trí rằng các loại bảo hiểm bổ sung sau đã được mua: Loại Lĩnh vực bảo hiểm Phạm vi Số tiền [Loại tiền] [Loại] [Lĩnh vực bảo hiểm] [Phạm vi] [Số tiền bảo hiểm] Doanh nghiệp sẽ mua bảo hiểm trách nhiệm cho Doanh nghiệp đối với bất kỳ thiết bị nào bị hỏng hóc mà Doanh nghiệp sử dụng trong quá trình thực hiện công việc. Chi phí mua bảo hiểm bổ sung do Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] yêu cầu và phê duyệt được tính vào những chi phí được hoàn trả. (3) Nếu được yêu cầu, Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải trình bằng chứng cho thấy bảo hiểm với lĩnh vực phù hợp đã được mua và đang có hiệu lực. Điều 14. Trách nhiệm Theo quy định của ABR 89 Danida, Nguyên tắc 6. về Trách nhiệm cũng như các quy định và luật lệ của Chính phủ Việt Nam và Bộ NNPTNT. Điều 15. Chống tham nhũng Không được phép thực hiện bất kỳ một sự ưu ái, thanh toán, trả thù lao hay lợi ích dưới bất kỳ hình thức nào có thể bị coi là các hành động bất hợp pháp hay tham nhũng, dù trực tiếp hay gián tiếp, liên quan đến: a. việc đấu thầu, b. việc trao hợp đồng, hoặc c. việc thực hiện hợp đồng. Bất kỳ hành động nào như vậy sẽ là cơ sở để hủy bỏ tức thời hợp đồng này và tiến hành những biện pháp dân sự và/hoặc hình sự thích hợp khác. Hậu quả lớn hơn của bất kỳ một hành động nào như vậy



116

là việc đối tượng sẽ vĩnh viễn không bao giờ được xem xét cho tham dự đấu thầu cung cấp dịch vụ trong các hoạt động do Danida tài trợ. Xem thêm tuyên bố chống tham nhũng ở phần đầu của Sổ tay quản lý tài chính và hướng dẫn mua sắm cho FSPS-II sửa đổi lần thứ nhất. Điều 16. Giải quyết tranh chấp Mọi tranh chấp phát sinh giữa Bộ NNPTNT và Doanh nghiệp về việc lập, cách lý giải, và việc thực hiện hợp đồng này sẽ được giải quyết và có giá trị cuối cùng và ràng buộc phù hợp với quy định pháp luật của hệ thống tòa án, tư pháp và quy trình trọng tài của Chính phủ Việt Nam. Mọi vấn đề liên quan đến các bên sẽ chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam. Quyền và nghĩa vụ của Doanh nghiệp chỉ giới hạn ở những điều khoản của hợp đồng này. Vì vậy, Doanh nghiệp không được hưởng bất kỳ một chế độ ưu đãi, khoản chi trả, trợ cấp, lương bổng hay lợi ích nào từ cơ quan thực hiện dự án, trừ trường hợp có thỏa thuận khác được ghi rõ trong hợp đồng này và các tài liệu đi kèm và phụ lục.

Bản quyền và mọi quyền khác về bất kỳ khía cạnh nào đối với các tài liệu được soạn thảo theo các điều khoản của hợp đồng này hoàn toàn thuộc về Bộ NNPTNT. Bộ NNPTNT có quyền chấm dứt hợp đồng này vào bất kỳ thời điểm nào bằng văn bản và có hiệu lực tức thời. Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng như vậy, Doanh nghiệp sẽ được bồi hoàn cho khối lượng công việc đã thực hiện thỏa mãn các yêu cầu của Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] theo một tỉ lệ cố định. Doanh nghiệp không có quyền đòi bồi thường cho các khoản thiệt hại, lương bổng, lợi nhuận bị mất, tiền tiêu vặt và những khoản khác, do việc chấm dứt hợp đồng gây ra. Điều 17. Cam đoan Doanh nghiệp cam đoan những thông tin do Doanh nghiệp khai báo trong hợp đồng này cùng với những phụ lục là chính xác. Hợp đồng này đươc lập thành ba bản có giá trị như nhau. Doanh nghiệp giữ một bản và Bộ NNPTNT [TÊN HỢP PHẦN] giữ hai bản, trong đó một bản sẽ chuyển cho Ban kế toán chương trình FSPSII. Thay mặt Doanh nghiệp: __________________, ngày _____________ 200__ ___________________________________ (Chữ ký) (Đóng dấu tên người ký) Thay mặt Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn: ___________________, ngày ____________ 200__ Hợp đồng số: _______________



117

Hồ sơ số: _______________ ___________________________________ (Chữ ký) (Đóng dấu tên người ký) Cán bộ phụ trách



118

VI. Thù lao và cách tính toán Chương này bao gồm một loạt bảng tính toán mà Doanh nghiệp phải thực hiện khi điền vào hợp đồng. 1. Phân loại Chuyên gia tư vấn sẽ được chia theo nhóm Tư vấn trong nước “trong nước” hoặc Tư vấn trong nước nước ngoài và xếp loại thứ bậc Mức độ A,B,C hoặc D theo quy định tại Bảng 1. 2. Quỹ thời gian Số giờ làm việc để thực hiện việc kiểm soát của Quản lý chất lượng cũng như số giờ làm việc của Cán bộ đầu mối và những nhân viên hành chính khác liên quan đến hợp đồng này đều không được tính vào ngân sách của hợp đồng. Mọi chi phí hành chính và tất cả các thủ tục kiểm soát chất lượng nội bộ của Doanh nghiệp sẽ do Doanh nghiệp tự thanh toán bằng ngân sách của mình. Quỹ thời gian của mỗi chuyên gia tư vấn được quy định cụ thể ở Mẫu 1. Quỹ thời gian được tính theo tuần làm việc 40 giờ/ngày làm việc 8 giờ, bất kể giờ làm việc chính thức được áp dụng tại địa phương là gì. Trong quá trình thực hiện công việc, phải có Bảng chấm công cho mỗi chuyên gia tư vấn. 3. Định mức thù lao Mức thù lao tối đa theo giờ được tính toán trên cơ sở 8 giờ làm việc/ngày, 40 giờ làm việc/tuần và 22 ngày làm việc /tháng, trừ các ngày thứ bảy và chủ nhật. Mức phí tối đa theo giờ cho tư vấn cá nhân áp dụng theo Hướng dẫn của LHQ – EU về chi phí địa phương trong các chương trình phát triển hợp tác với Việt Nam có tại website của ĐSQ Đan Mạch theo địa chỉ http://www.ambhanoi.um.dk/en/menu/Developmentpolicy/DanidaGuidelines (Các) Bảng chấm công và theo dõi đầu vào(cho mỗi chuyên gia tư vấn) phải gửi kèm đề nghị thanh toán thù lao. Tiểu phụ lục 3của Phụ lục 5.1 được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích theo dõi và đệ trình cho Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh tính toán thù lao và các chi phí liên quan. 4. Các chi phí được hoàn trả Các chi phí được hoàn phải theo quy đinh định mức hiện hành (ví dụ: công tác phí và các chi phí đi lại địa phương hay thù lao dịch, ...) hay những chi phí trực tiếp mà Bộ NNPTNT chấp nhập chi trả và phải có bằng chứng chứng mình dưới hình thức chứng từ từ bên thứ ba và chi phí đi lại. Các chi phí được hoàn trả có thể bao gồm: 1. Công tác phí 2. Khách sạn 3. Vé máy bay 4. Tiền tàu xe 5. Tiền in ấn/photocopy 6. Phí kiểm toán 7. Tiền thuê biên/phiên dịch - chi phí đi lại cho biên/phiên dịch trong thời gian công tác

phải đưa vào mục công tác phí, khách sạn và đi lại 8. Các chi phí khác



119

Bảng kê khai ở Mẫu 2 phải được điền đầy đủ cho các chi phí liên quan. 5. Thanh quyết toán Doanh nghiệp sẽ chuẩn bị Bảng thanh quyết toán cuối cùng. Bảng phải được chuẩn bị theo quy định của hợp đồng, phải được kiểm toán độc lập nếu hợp đồng có trị giá trên 250.000.000 đồng bao gồm cả thuế và nộp kết quả cho Bộ NNPTNT chậm nhất là 1 tháng sau khi nộp báo cáo cuối cùng. Người phụ trách lập Bảng thanh quyết toán phải đảm bảo sao cho các thành viên nhóm làm việc hiểu rõ: 1. Có những chi phí nào được dự án hoàn trả theo quy định của hợp đồng. 2. Cách lập Bảng chấm công hiện hành theo giờ/ngày/tuần/tháng làm việc. 3. Các yêu cầu về chứng từ, bao gồm chứng từ của việc đi lại Quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo việc phê duyệt và lưu sổ số giờ làm việc và các chi phí được thực hiện. Thạnh quyết toán Bảng thanh quyết toán được thực hiện thông qua năm mẫu đặc thù phải điền có ở chương “Mẫu”:

• Bảng thanh quyết toán thù lao (Mẫu kế toán 1a và 1b) • Bảng thanh quyết toán chi phí được hoàn trả (Mẫu kế toán 2) • Tổng quyết toán thù lao và chi phí (Mẫu kế toán 3) • Kết luận của kiểm toán về Bảng thanh quyết toán (Mẫu kế toán 4) cho hợp đồng có

giá trị trên 250.000.000 đồng bao gồm cả thuế.

Bảng thanh quyết toán thù lao

Bảng thanh quyết toán thù lao (Mẫu kế toán 1a và 1b) phải được điền đầy đủ số giờ/ngày/tuần/tháng làm việc thực tế và tổng thù lao cho mỗi người trong các cột (a) Ngân sách, (b) thay đổi được duyệt, (c) Thực chi và (d) Số thanh toán. Thời gian làm việc thực tế được tính là số giờ làm việc thực tế được ghi lại phù hợp với bảng chấm công hoặc các hóa đơn đã được duyệt trong đó có nêu rõ số giờ làm việc của mỗi chuyên gia tư vấn Thù lao thực tế được tính bằng cách lấy số giờ làm việc thực tế nhân với định mức thù lao theo giờ theo quy định của hợp đồng. Các hóa đơn (liệt kê rõ số giờ/ngày/tuần/tháng làm việc) phải được xuất cho các thành viên nhóm làm việc không phải là nhân viên của Doanh nghiệp trong đó nêu rõ số giờ làm việc khi thực hiện công việc và định mức thù lao theo giờ. Luôn phải lưu trữ Bảng chấm công số giờ /ngày/tuần/tháng làm việc thực tế của mỗi tư vấn Bộ NNPTNT sẽ duyệt tăng số giờ làm việc của một chuyên gia tư vấn nếu lý do tăng số giờ thỏa mãn các yêu cầu của hợp đồng nhưng số giờ tăng của chuyên gia này sẽ phải trừ vào số giờ của các chuyên gia khác. Tổng quyết toán thù lao không được phép vượt quá tổng ngân sách tối đa dành cho thù lao.



120

Ô “Thù lao được thanh toán” phải được điền đầy đủ và chuyển sang Mẫu 3. Chỉ chuyển tối đa không quá tổng ngân sách thù lao được duyệt

Thanh quyết toán chi phí được hoàn trả

Trong Bảng thanh quyết toán chi phí được hoàn trả (Mẫu 2) các cột (a) Ngân sách, (b) thay đổi được duyệt, (c) Thực chi và (d) Số thanh toán phải được điền đầy đủ. Các chi phí được hoàn trả thực chi là các khoản đã trả thực theo từng loại chi phí được hoàn trả quy định tại hợp đồng. Yêu cầu phải nộp chứng từ , hóa đơn hợp lệ cho từng khoản chi phí.

• Chi phí khách sạn được tính vào bảng thanh quyết toán là chi phí đã thực chi . Định

mức công tác phí phải tuân theo quy định của Bộ NNPTNT về chi phí đi công tác trong các chương trình sử dụng vốn Viện trợ phát triển nước ngoài (ODA).

• Bộ NNPTNT sẽ chấp thuận một mục vượt chi trong các mục chi phí hoàn trả nhưng

khoản vượt quá này sẽ bị trừ vào số tiền dành cho các mục chi khác. Tổng quyết toán chi phí được hoàn trả không được vượt quá ngân sách tối đa dành cho chi phí.

• Mục “Tổng số” phải điền tổng phép cộng tất cả các con số trong cột d.

• Mục “Tổng tối đa” phải điền kết quả phép cộng tổng cột a và cột b.

• Ô “Chi phí hoàn trả được thanh toán” phải được điền con số nhỏ nhất từ ô “Tổng số”

và ô “Tổng tối đa” rồi chuyển sang Mẫu 3.

Tổng quyết toán Thù lao và chi phí được hoàn trả

Bảng tổng quyết toán thù lao và chi phí hoàn trả (Mẫu 3) phải được điền đầy đủ số tiền đã tạm ứng và số chênh lệch mà Bộ NNPTNT còn phải trả. Tất cả bốn mẫu này (Mẫu 1a, 1b, 2, và 3) phải được chuyển cho kiểm toán độc lập cùng tất cả các hóa đơn chứng từ, một bản sao hợp đồng cùng các phụ lục và một bản sao hướng dẫn này. Khi nộp Bảng thanh quyết toán cuối cùng Doanh nghiệp phải gửi kèm một bản quyết định phê duyệt bằng văn bản Báo cáo cuối cùng do Bộ NNPTNT ban hành. Kiểm toán độc lập Việc kiểm toán tài khoản cuối cùng dựa trên: (1) Các điều khoản và điều kiện của Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước và ABR 89 Danida

và hợp đồng cùng các phụ lục và (2) Sổ chấm công số giờ làm việc và các sổ sách giấy tờ về công việc được thực hiện. Kiểm toán viên sẽ nêu rõ bất kỳ chênh lệch nào giữa quyết toán và hợp đồng trong kết luận kiểm toán.



121

Cụ thể kiểm toán viên sẽ kiểm tra những chi tiết sau:

• Số giờ làm việc thực tế khớp với sổ chấm công dành cho công việc bao gồm danh sách số giờ đã được ký xác nhận hoặc các hóa đơn bên ngoài được duyệt trong đó nêu rõ số giờ làm việc của mỗi chuyên gia.

• “Thù lao được thanh toán” được tính chính xác.

• Các hạng mục chi phí được hoàn trả đều được chứng minh bởi hóa đơn từ bên thứ ba

hoặc chi phí đi lại trong đó công tác phí được tính đúng định mức và thời gian.

• “Chi phí hoàn trả được thanh toán” được tính chính xác. Bảng thanh quyết toán cuối cùng phải nộp cùng với kết luận kiểm toán theo mẫu Kết luận kiểm toán về thanh quyết toán (Mẫu 4) ở chương Mẫu. VII. Mẫu Đây là các mẫu đi kèm với hướng dẫn này: Bảng Bảng 1 Định mức thù lao theo giờ

Bảng 2 Bảng các loại chi phí được hoàn trả Mẫu Mẫu 1 Bảng tính ngân sách thù lao

Mẫu 2 Bảng tính các khoản chi phí

Mẫu 3 Hồ sơ cá nhân tóm tắt Tạm ứng Đề nghị tạm ứng

Bảo lãnh tạm ứng

Đề nghị rút bảo lãnh tạm ứng

Chứng nhận chất lượng Mẫu kế toán Mẫu kế toán 1a Bảng thanh quyết toán thù lao – Số giờ ...

Mẫu kế toán 1b Bảng thanh quyết toán thù lao – Số tiền ...

Mẫu kế toán 2 Bảng thanh quyết toán chi phí được hoàn trả

Mẫu kế toán 3 Bảng thanh quyết toán thù lao và chi phí

Mẫu kế toán 4 Kết luận kiểm toán về thanh quyết toán



122

Bảng 1

Định mức thù lao tối đa theo giờ đối với Chuyên gia tư vấn trong nước là người Việt Nam phải theo quy định của Hướng dẫn của LHQ – EU về Định mức thanh toán các chi phí trong nước trong các chương trình phát triển hợp tác với Việt Nam có tại website của ĐSQ Đan Mạch theo địa chỉ http://www.ambhanoi.um.dk/en/menu/Developmentpolicy/DanidaGuidelines. Định mức thù lao tối đa theo giờ đối với Chuyên gia tư vấn trong nước là người nước ngoài theo Mức độ cấp thấp, cấp giữa, cấp cao, được đăng tải tại website của Danida theo địa chỉ http://www.um.dk/NR/rdonlyres/8249F56C-83B7-4E53-B9A2-8D0BDBF8B97C/0/FeeratesrecipientcountriesJanuary2008.doc.



123

Bảng 2

Bảng các loại chi phí được hoàn trả

Chi phí được hoàn trả bao gồm các chi phí thực chi có chứng từ kèm theo được Bộ NNPTNT chấp nhận thanh toán. Các chi phí này phải có hóa đơn chứng từ từ bên thứ ba chứng thực. Các chi phí sau sẽ được thanh toán căn cứ vào các chứng từ dưới dạng hóa đơn hợp lệ từ bên thứ ba và các khoản thanh toán công tác phí. Những chi phí không thuộc các nhóm được liệt kê dưới đây sẽ không được dự án thanh toán. Những chi phí đó do Doanh nghiệp tự chi trả bằng ngân sách của mình. Những chi phí được hoàn trả có thể bao gồm những chi phí sau: 1. Công tác phí 2. Khách sạn 3. Vé máy bay 4. Tiền tàu xe 5. Tiền in ấn/photocopy 6. Phí thuê kiểm toán 7. Tiền thuê biên/phiên dịch 8. Các chi phí khác Bảng kê khai ở Mẫu 2 phải được điền đầy đủ cho các chi phí liên quan. Việc kê khai các khoản thù lao và chi phí phải được lập phù hợp với các điều khoản và và điều kiện của Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước và ABR 89 Danida . Bảng này phải luôn thể hiện loại chi phí được kê khai. Đối với những loại chi phí được phép thanh toán mà không dùng đến, thì phải ghi số “0” (số không) vào cột số lượng tương ứng và ghi chữ “không có” vào ô tương ứng trong bảng.



124

Chi phí số Loại chi phí Ghi chú

1 Công tác phí (tiền

ăn và chi tiêu tối thiểu khác)

Ngân sách này phải theo định mức công tác phí của Bộ NNPTNT phù hợp với Định mức chi phí của EU-UN


2

Chi phí khách sạn

Các chi phí khách sạn hợp lý sẽ được thanh toán khi có hóa đơn hợp lệ theo quy định tại Định mức chi phí của EU


3 Vé máy bay Phải sử dụng triệt để những chương trình giảm giá. Những

chương trình giảm giá này sẽ do Bộ NNPTNT thụ hưởng. Các chi phí sẽ được thanh toán nếu có chứng từ gốc, có nghĩa là khi nộp bảng kê chi phí phải gửi kèm cuống vé máy bay đã mua, thẻ lên máy bay, hóa đơn mua vé máy bay do đại lý cung cấp, nếu không sẽ không được thanh toán.


4 Tiền tàu xe Tiền tàu xe (thuê ô tô, xe buýt, tàu hỏa) phục vụ cho công

tác sẽ được thanh toán nếu có chứng từ gốc. Chi phí số Loại chi phí Ghi chú

5 Tiền in ấn và

photocopy phục vụ công việc

Những chi phí này sẽ được thanh toán theo tính theo đơn giá từng trang một căn cứ vào tài liệu gốc.


6 Phí thuê kiểm toán

đọc lập Chi phí thực chi được hoàn trả cho việc thuê kiểm toán các bảng thanh quyết toán chi phí liên quan đến thỏa thuận . Phải có hoá đơn tài chính cho chi phí này.


7 Tiền thuê biên dịch

và phiên dịch Chi phí thực chi cho việc thuê biên dịch và phiên dịch. Xem chi tiết Định mức chi phí UN-EU.



125

Mẫu 1 Bảng tính thù lao Số giờ làm việc và thù lao

Tổng số tiền bằng [đồng tiền áp dụng] Tên chuyên gia tư

vấn

Số giờ/ngày/tuần/ tháng

Phân loại

Thù lao theo giờ/ngày (Theo Bảng 1)

Tổng thù lao

(Ngày làm việc 8 giờ)

Số giờ/ngày/tuần/

tháng


Tổng



126

Mẫu 2 Bảng kê các chi phí được hoàn trả

Tổng số tiền bằng [đồng tiền áp dụngVND] Các chi phí được hoàn trả bao gồm các chi phí trực tiếp thực chi được chấp thuận là sẽ do dự án thanh toán. Những chi phí này được thanh toán khi có chứng từ hợp lệ từ bên thứ ba và từ các tài khoản đi lại. Bảng này phải luôn thể hiện loại chi phí được kê khai. Đối với những loại chi phí được phép thanh toán mà không dùng đến, thì phải ghi số “0” (số không) vào cột số lượng tương ứng và ghi chữ “không có” vào ô tương ứng trong bảng. Tên chuyên gia tư vấn

Công tác phí Vé máy bay

Tổng

a+b+c

Tổng số ngày

Định mức

công tác phí

Tổng công tác

phí

a


Số lần đi

Vé khứ hồi

Tổng số các

chuyến bay

c

Tổng Đề nghị xem Định mức chi phí UN-EU và các điều kiện cho tư vấn trong nước. Tổng số tiền sẽ được chuyển sang trang sau



127

Mẫu 2 – tiếp theo Bảng kê các chi phí được hoàn trả Tổng số tiền bằng [đồng tiền áp dụngVND]

Tổng TỔNG SỐ TIỀN TỪ TRANG TRƯỚC (Công tác phí, khách sạn & vé máy bay)

Tiền tàu xe Số ngày Đơn giá mỗi ngày

o Thuê xe có người lái o Thuê xe không người lái

o Giao thông công cộng

TỔNG CHI PHÍ TÀU XE Chi phí in ấn và photo tài liệu phục vụ công việc

Số lượng các báo cáo

Số trang của mỗi báo cáo

Đơn giá theo trang

Chi phí thuê kiểm toán đốc lập

Chi phí dịch tài liệu và thuê phiên dịch

Các chi phí khác: (Nêu rõ từng loại) 1. ____________________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________________

3. ____________________________________________________________________________

4. ____________________________________________________________________________

TỔNG NGÂN SÁCH CHI PHÍ DO DỰ ÁN THANH TOÁN:

Đề nghị tham khảo Định mức chi phí UN-EU cho mức phí áp dụng và các điều kiện thanh toán.



128

Mẫu 3 Hồ sơ cá nhân tóm tắt

Hồ sơ cá nhân tóm tắt - Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước Nhiệm vụ: Vị trí đăng ký trong nhóm đăng ký: 2. THÔNG TIN CÁ NHÂN Họ: Tên: Năm sinh: Tình trạng hôn nhân: Không phải điền Địa chỉ liên hệ, điện thoại và email:

Số con (dưới 18 tuổi): Không phải điền Quốc tịch: Quốc gia nơi thường trú: 2. QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC (Công việc gần đây nhất trước) Tên công ty sử dụng lao động: Thời gian làm việc (bao lâu, từ ... đến

...) Vị trí làm việc trong công ty

3. HỌC VẤN Trường (Đại học, v.v...), thành phố và nước:

Thời gian học (Từ tháng/năm đến tháng/năm):

Bằng/Chứng chỉ được cấp:

4. KỸ NĂNG NGÔN NGỮ PHỤC VỤ CHO CÔNG VIỆC (Nêu ngôn ngữ, chương trình đào tạo sinh ngữ chính quy và trình độ các kỹ năng nói, đọc và viết (tiếng mẹ đẻ, hoàn hảo, trung bình, kém)) Ngôn ngữ: Chương trình chính

quy Kỹ năng nói: Kỹ năng đọc: Kỹ năng viết:



129

5. KINH NGHIỆM NGHỀ NGHIỆP (Kinh nghiệm và trình độ chủ chốt liên quan đến công việc tư vấn) 6. KINH NGHIỆM ĐẶC BIỆT VỀ CÁC NƯỚC ĐANG PHÁT TRIỂN (Liệt kê các dự án đã tham gia liên quan đến công việc tư vấn) Năm: Tên dự án: Nước: Lĩnh vực phụ trách: Tên khách hàng:

7. CÁC THÔNG TIN KHÁC LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG VIỆC TƯ VẤN



130

Mẫu Đề nghị tạm ứng

Phải được in trên giấy có logo và thông tin liên lạc của Doanh nghiệp Kính gửi: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Vụ XXXXXXX [TÊN HỢP PHẦN] Chương trình hỗ trợ ngành thủy sản giai đoạn 2 (FSPS-II)

[Địa chỉ] [Mã số bưu chính và thành phố] [Quốc gia]

Thưa Quý cơ quan, Công việc: [Tên công việc] Hợp đồng số: [Số hợp đồng] Hồ sơ số: [Số hồ sơ] Đề nghị số [Số] tạm ứng vốn cho hợp đồng nêu trên [Số] phần trăm tổng ngân sách thù lao: [Số tiền] [Đồng tiền áp dụng] [Số] phần trăm tổng ngân sách chi phí: [Số tiền] [Đồng tiền áp dụng] Cộng trước thuế GTGT: [Tổng số tiền] [Đồng tiền áp dụng] X % thuế GTGT [Số tiền] [Đồng tiền áp dụng] Tổng cộng tính cả thuế GTGT [Tổng số tiền] [Đồng tiền áp dụng] Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng vào tài khoản sau: Tên ngân hàng: [Tên ngân hàng] Địa chỉ: [Địa chỉ] Mã số bưu chính và thành phố: [Mã số bưu chính và thành phố] Quốc gia: [Quốc gia] Điện thoại: [Điện thoại] Số đăng ký: [Số đăng ký] Số tài khoản: [Số tài khoản] Tên chủ tài khoản: [Tên chủ tài khoản] Giấy bảo lãnh tạm ứng được gửi kèm đề nghị tạm ứng tiền này, trừ trường hợp Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn miễn cho Doanh nghiệp không phải trình chứng nhận bảo lãnh này theo Điều 11 của Hợp đồng về Bảo lãnh tạm ứng.

Trân trọng,

______________________________ [Ký tên và đóng dấu]



131

Mẫu Giấy bảo lãnh tạm ứng

Số bảo lãnh: [Số] Kính gửi: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Vụ XXXXXXX [TÊN HỢP PHẦN] Chương trình hỗ trợ thủy sản giai đoạn 2 (FSPS-II) [Địa chỉ]

[Mã số bưu chính và thành phố] [Quốc gia] Công việc: [Tên công việc] Hợp đồng số: [Số hợp đồng] Hồ sơ số: [Số hồ sơ] Người ký tên dưới đây: [Tên người bảo lãnh] cư trú ở: [Thành phố và Quốc gia] (sau đây gọi là “người bảo lãnh”) cung cấp bảo lãnh vô điều kiện và không thể hủy ngang cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn đối với khoản tiền trị giá: [Số], [bằng chữ], [Loại tiền áp dụng] theo đó sẽ đảm bảo nghĩa vụ có thể có của chuyên gia tư vấn (có tên sau đây) trong việc hoàn trả khoản tiền tạm ứng (xác định sau đây) cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. (1) [Tên và Địa chỉ Doanh nghiệp] (sau đây gọi là “Doanh nghiệp”) đã, theo quy định của hợp đồng: [Ngày và Số hợp đồng] (sau đây gọi là “Hợp đồng”) cam kết thực hiện và hoàn thành các công việc sau: [Miêu tả ngắn gọn công việc] (sau đây gọi là “công việc”). (2) Trong hợp đồng có quy định rõ tại thời điểm bắt đầu công việc, Doanh nghiệp sẽ nhận được khoản tạm ứng tiền sau đây từ Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn: [Số] phần trăm ngân sách thù lao theo quy định của hợp đồng, tương đương [Số tiền bằng chữ] [Loại tiền áp dụng] và [Số] phần trăm ngân sách chi phí được hoàn trả theo quy định của hợp đồng tương đương [Số tiền bằng chữ] [Loại tiền áp dụng], (sau đây gọi là “tạm ứng”), với điều kiện Doanh nghiệp phải xuất trình một chứng nhận bảo lãnh tạm ứng dưới hình thức một giấy bảo lãnh/bảo hiểm tiền gửi ngân hàng ban hành bởi một ngân hàng/công ty bảo hiểm được công nhận. Điều kiện bảo lãnh như sau:



132

Người ký tên sau đây khẳng định với Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn rằng chúng tôi bảo lãnh cho khoản tiền với tổng giá trị là:

[Số], [bằng chữ], [Loại tiền áp dụng] và cam kết sẽ chuyển trả cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn theo đề nghị đầu tiên bằng văn bản của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn mà không đòi hỏi bất kỳ nghĩa vụ gì của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn trong việc cung cấp bằng chứng cho yêu cầu này hay bất kỳ phương cách nào khác để chứng minh cho yêu cầu này, với điều kiện là yêu cầu này phải được gửi với một quyết định bằng văn bản của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn trong đó nêu rõ (1) Doanh nghiệp sẽ hoàn trả lại khoản tiền đã tạm ứng cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và (2) lý do dẫn đến việc yêu cầu hoàn trả tiền này đã xảy ra. Chúng tôi đồng ý rằng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn sẽ không gửi bất kỳ yêu cầu nào đến Doanh nghiệp liên quan đến việc thanh toán khoản tiền nói trên trước khi Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn gửi yêu cầu hoàn vốn cho chúng tôi. Đồng thời, chúng tôi đồng ý rằng việc gia hạn hay bất kỳ thay đổi nào đối với các điều kiện của hợp đồng hay công việc phải thực hiện theo quy định của hợp đồng có thể được thỏa thuận giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và Doanh nghiệp sẽ miễn cho người ký tên dưới đây các trách nhiệm được quy định tại bảo lãnh này với điều kiện người ký tên dưới đây phải được thông báo về bất kỳ thay đổi nào. Bảo lãnh này có hiệu lực từ thời điểm nhận được khoản tạm ứng đến thời điểm Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt thanh quyết toán thù lao và chi phí cuối cùng theo quy định của hợp đồng. Bất kỳ tranh chấp nào giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và người bảo lãnh về việc lập, giải thích , và thực hiện bảo lãnh này sẽ được giải quyết với thẩm quyền cuối cùng và có giá trị ràng buộc theo quy định của tòa án, hệ thống luật pháp và quy trình trọng tài của Chính phủ Việt Nam. Bảo lãnh này chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam. Khi hết hạn, văn bản này phải được gửi trả cho người ký tên dưới đây. Ngày: Người bảo lãnh: Tên: [Tên] Địa chỉ: [Địa chỉ] Mã số bưu chính và thành phố: [Mã số bưu chính và thành phố] Quốc gia [Quốc gia] Điện thoại: [Điện thoại] Chữ ký người bảo lãnh:



133

Mẫu Đề nghị rút Bảo lãnh tạm ứng

Phải được in trên giấy có logo và thông tin liên lạc của Doanh nghiệp Kính gửi: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Vụ XXXXXXX [TÊN HỢP PHẦN] Chương trình hỗ trợ ngành Thủy sản giai đoạn 2 (FSPS-II)


Thưa Quý cơ quan, Công việc: [Tên công việc] Hợp đồng số: [Số hợp đồng] Hồ sơ số: [Số hồ sơ] Bão lãnh số: [Số bảo lãnh] Đề nghị rút bảo lãnh tạm ứng theo hợp đồng nói trên Bảo lãnh tạm ứng [Số tiền bảo lãnh][Loại tiền áp dụng] Trân trọng,

[Dấu Doanh nghiệp] [Ký tên và đóng dấu]



134

Chứng nhận chất lượng

(Nộp cùng với Dự thảo Báo cáo cuối cùng) Tên Doanh nghiệp và Quản lý chất lượng:

Công việc: Hợp đồng số: Hồ sơ số: Với cương vị là Quản lýGiám đốc chất lượng tối đã đích thân kiểm tra tất cả các trang trong bản báo cáo này và Điều khoản tham chiếu của báo cáo. Tôi đảm bảo rằng chất lượng của báo cáo thỏa mãn các điều kiện của Điều khoản tham chiếu theo đúng quy định trong Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida và quy địn của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Các tiêu chí sau chứng tỏ tôi đã thực hiện bảo đảm chất lượng: ¨ Phương pháp được sử dụng trong công việc được miêu tả đẩy đủ ¨ Việc mô tả các vấn đề mà công việc phải giải quyết là rất rõ ràng ¨ Các vấn đề được đề cập ở đúng phần và chương thích hợp của báo cáo ¨ Việc mô tả các điều kiện giả định và việc đánh giá các giả định là rất rõ ràng ¨ Có đánh giá về tính bền vững khi được yêu cầu ¨ Phần tóm tắt bao gồm một phân tích cân bằng và mô tả về các giải pháp khác nhau

cho vấn đề ¨ Ngôn ngữ chung của báo cáo là rõ ràng và súc tích ¨ Bản báo cáo, phần tóm tắt, kết luận, và đề xuất được trình bày một cách mạch lạc và

dễ hiểu không dùng những thuật ngữ kỹ thuật không cần thiết ¨ Việc kiểm tra chính tả đã được thực hiện nhằm giảm tối đa những lỗi in sai, chính tả,

và ngữ pháp ¨ Các bản đồ, hình ảnh minh họa, biểu đồ, bảng biểu v.v... được lập và bố trí phù hợp

ngữ cảnh trong báo cáo và nguồn của thông tin số liệu được cung cấp đầy đủ ¨ Danh mục các từ viết tắt và chú giải các thuật ngữ và khái niệm kỹ thuật v.v... được

cung cấp trong báo cáo ¨ Một bảng mục lục các nội dung, phụ lục, và nguồn tham khảo ở các trang riêng cũng

được cung cấp trong báo cáo ¨ Báo cáo đáp ứng yêu cầu về văn phong và cách trình bày ¨ Việc biên dịch báo cáo và tài liệu liên quan đã được thực hiênj Ngoài ra tôi xin khẳng định rằng: ¨ Tất cả các thành viên nhóm làm việc đã tham gia thực hiện công việc Ngày: _____________________________ Chữ ký của Quản lý chất lượng



135

Mẫu kế toán 1a - Bảng thanh quyết toán thù lao

Số giờ làm việc Doanh nghiệp: ______________________ Hợp đồng số: ___________________ Công việc: ______________________ Hồ sơ số: ___________________

Tên Doanh nghiệp


Ngân sách

Giờ/ ngày/ tuần/tháng

Thay đổi được duyệt


Thực tế


Tổng thời gian đề

nghị thanh toán


A b*) c D

Cộng Tổng tối đa Tổng thời gian đề nghị thanh toán *) Phải có văn bản phê duyệt của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn: Thư/e-mail/fax của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn:



136

Mẫu kế toán 1b - Bảng thanh quyết toán thù lao

Tổng số tiền bằng [Loại tiền áp dụng] Doanh nghiệp: ______________________ Hợp đồng số: ___________________ Công việc: ______________________ Hồ sơ số: ___________________ Các khoản tiền trong bảng chưa tính thuế GTGT Tên Doanh

nghiệp Tên

chuyên gia tư vấn

Ngân sách


Thực tế

Tổng thanh toán

a b c d

Cộng Tổng tối đa Tổng thanh toán



137

Mẫu kế toán 2 – Bảng thanh quyết toán chi phí được hoàn trả

Tổng số tiền bằng [Loại tiền áp dụng] Doanh nghiệp: ______________________ Hợp đồng số: ___________________ Công việc: ______________________ Hồ sơ số: ___________________ Các khoản tiền trong bảng chưa tính thuế GTGT STT Loại chi phí Ngân sách


Thực tế

Tổng thanh toán

a b*) c d 1 Công tác phí 2 Khách sạn 3 Vé máy bay 4 Tiền táu xe 5 Tiền in ấn/photocopy 6 Phí gửi kết luận kiểm toán 7 Tiền thuê biên/phiên dịch 8 Các chi phí khác

(nêu rõ loại): 1. 2. 3. 4.

Cộng Tổng tối đa Tổng chi phí đề nghị thanh toán *) Phải có văn bản phê duyệt của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn: Thư/e-mail/fax của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn:



138

Mẫu kế toán 3 – Bảng thanh quyết toán thù lao và chi phí

Tổng số tiền bằng [Loại tiền áp dụng]

Tên và địa chỉ của Doanh nghiệp/Công ty/Tổ chức : ________________________________________ Công việc: _______________________ Hợp đồng số:_________________ Hóa đơn số: ________________________ Hồ sơ số:_____________________ Chưa tính thuế GTGT Thù lao Chi phí được hoàn

trả Tổng cộng

Tổng thanh quyết toán - Trừ khoản đã được tạm ứng

Tổng Số tiền phải hoàn trả cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Số tiền còn lại phải thanh toán cho Doanh nghiệp

Thù lao phải chịu thuế GTGT hoặc thuế thu nhập cá nhân. Các loại thuế này phải được nộp theo quy định hiện hành. Nếu tổng là số dương, số tiền phải được nhập vào ô “Số tiền phải thanh toán cho Doanh nghiệp”. Nếu tổng là số âm, số tiền phải được nhập vào ô “Số tiền phải hoàn trả cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn” Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn thanh toán bằng chuyển khoản đến tài khoản sau: Tên ngân hàng [ ] Địa chỉ [ ] Mã số bưu chính và thành phố [ ] Quốc gia [ ] Số đăng ký [ ] Số tài khoản [ ] Tên chủ tài khoản [ ] Số tiền hoàn trả sẽ được gửi bằng séc/uỷ nhiệm chi đính kèm.



139

Mẫu kế toán 4 – Báo cáo kiểm toán về thanh quyết toán hợp đồng Doanh nghiệp: ___________________________ Hợp đồng số: _________________ Tên chương trình: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn / FSPS-II Hồ sơ số: ___________________ Với tư cách là kiểm toán độc lập đối với doanh nghiệp có tên ở trên, chúng tối đã tiến hành kiểm toán tài khoản tổng kết kèm theo đây với: Tổng thanh quyết toán thù lao tư vấn là ______________________________ VND Tổng thanh quyết toán chi phí được hoàn trả là ______________________________ VND Việc thực hiện thanh quyết toán theo quy định của hợp đồng và Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước và Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida và Sổ tay quản lý tài chính và hướng dẫn mua sắm của FSPS-II là trách nhiệm của nhà quản lý. Nhiệm vụ của chúng tôi là trình bày quan điểm của mình về thanh quyết toán căn cứ vào kết quả kiểm toán của chúng tôi. Cơ sở để kiểm toán Chúng tôi tiến hành kiểm toán theo Chuẩn kiểm toán quốc tế (ISA 800), quy định của hợp đồng và các hướng dẫn và sổ tay nói trên. Những quy định và tiêu chuẩn này yêu cầu chúng tôi lập kế hoạch và tiến hành kiểm toán để đảm bảo hợp lý rằng Tổng kết tài khoản cuối cùng không có những sai lệch vật chất. Một cuộc kiểm toán bao gồm việc kiểm tra trên cơ sở các phép thử những bằng chứng chứng minh các chi phí được kê khai trong Bảng thanh quyết toán. Cuộc kiểm toán cũng bao gồm việc đánh giá rằng các chính sách kế toán do nhà quản lý áp dụng là phù hợp với các quy định của hợp đồng. Trong quá trình kiểm toán chúng tôi đã: ¨ Thực hiện kiểm toán trên cơ sở hiểu biết của chúng tôi về môi trường kiểm soát nội bộ

của doanh nghiệp ¨ Tiết hành các phép thử đối với các biện pháp kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Trong quá trình kiểm toán Bảng thanh quyết toán chúng tôi đã thực hiện kiểm toán kỹ lưỡng các hạng mục sau:

Không Phép thử Thử áp dụng xác suất 100 %

Số giờ làm việc ¨ ¨ ¨ Định mức thù lao ¨ ¨ ¨ Thù lao được thanh toán ¨ ¨ ¨ Chứng từ cho các chi phí hoàn trả ¨ ¨ ¨ Các chi phí hoàn trả được thanh toán ¨ ¨ ¨ Chúng tôi tin rằng cuộc kiểm toán của chúng tôi cung cấp một cơ sở hợp lý cho ý kiến của chúng tôi. ¨ Cuộc kiểm toán của chúng tôi không đưa đến bất kỳ sửa đổi nào ¨ Cuộc kiểm toán của chúng tôi đưa đến sửa đổi sau: ___________ Ý kiến



140

Theo ý kiến chúng tôi (trên cơ sở những sửa đổi trên), bảng thanh quyết toán gửi kèm theo đây đã được lập hoàn toàn đúng theo quy định của hợp đồng và các hướng dẫn và sổ tay nói trên. Vấn đề cần nhấn mạnh ¨ Cuộc kiểm toán của chúng tôi không đưa đến bất kỳ vấn đề cần nhấn mạnh nào ¨ Cuộc kiểm toán của chúng tôi đưa đến vấn đề cần nhấn mạnh sau đây: ___________ ______________ __________ __________________ Địa điểm Ngày Dấu kiểm toán __________________ Chữ kỹ của kiểm toán viên



141

Phụ lục 1 – Yêu cầu đối với Quản lý dự án Quản lý dự án phải:

- có nhiều kinh nghiệm về hợp tác phát triển. - có khả năng huy động tối đa khả năng của tất cả các thành viên của nhóm làm việc

thuộc nhiều ngành khác nhau. Anh/chị ta phải có khả năng thiết lập tính thống nhất và và chặt chẽ trong sản phẩm cuối cùng của nhóm.

- có khả năng đảm bảo chất lượng đóng góp của các thành viên.

- khơi dậy sự hợp tác giữa các thành viên và thúc đẩy hợp tác giữa các thành viên với các

đối tác ở nước thực hiện dự án.

- khi có ý kiến khác nhau trong nhóm, phải có khả năng ra quyết định trên cơ sở cân nhắc hợp lý và lấy điểm xuất phát là các hướng dẫn và sổ tay của Danida và/hoặc các công cụ hướng dẫn khác của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

- có khả năng đàm phán và giao tiếp tốt

- có khả năng tham gia tích cực vào việc thu thập, phân tích và thảo luận các dữ liệu đưa

đến việc nộp dự thảo báo cáo hoặc các loại sản phẩm khác của công việc.

- chịu trách nhiệm về việc đảm bảo công việc có kết quả đúng thời hạn và chất lượng như đã thỏa thuận.

- có kỹ năng viết tốt và kỹ năng viết và nói ngoại ngữ cần thiết cho công việc phải thực

hiện.



142

Phụ lục 2 – Yêu cầu chung đối với chất lượng báo cáo Nhìn chung các báo cáo phải được trình bày súc tích và mạch lạc. Tất cả các từ viết tắt phải được giải thích đầy đủ khi dùng lần đầu tiên và một danh mục các từ viết tắt phải được in kèm như là một phụ lục. 1. Đảm bảo chất lượng đối với các nội dung kỹ thuật * Miêu tả mục tiêu, đầu ra, hoạt động, v.v... phải rõ ràng súc tích. * Kết luận phải ngắn gọn và rõ ràng * Phải có sự liên hệ rõ ràng giữa mục tiêu, phân tích và kết luận * Các nguồn thông tin trích dẫn phải được thể hiện (tài liệu, phỏng vấn, v.v...) * Tất cả các thuật ngữ và khái niệm kỹ thuật phải được giải thích ngắn gọn 2. Đảm bảo chất lượng về tính dễ hiểu * Các câu văn phải ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. * Các thuật ngữ kỹ thuật chỉ được sử dụng trong trường hợp thật cần thiết. * Các hình ảnh minh họa và bảng biểu cần được sử dụng để minh họa cho các lời lẽ. * Báo cáo phải được in bằng font chữ Garamond cỡ chữ 13 hoặc tương tự.



143

Phụ lục 3 – Hồ sơ lưu trữ tài liệu liên quan đến hoạt động tư vấn

Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Vụ XXXXXXXXXX

Chương trình hỗ trợ ngànhthủy sản giai đoạn 2

Hợp phần số [Số] : [TÊN HỢP PHẦN]

Bộ hồ sơ chuẩn

Số tham khảo:Bộ NNPTNT/FSPSII/200X/HỢP PHẦN x.x.x.x/mã hoạt động



144

Giới thiệu với Ban xét đấu thầu Khi lập hồ sơ lưu trữ tài liệu liên quan đến hoạt động tư vấn, Ban xét đấu thầu phải: • điền những thông tin cần thiết vào hồ sơ – ví dụ [Ngày] – và

• điều chỉnh văn bản cụ thể tùy theo thể loại và mục tiêu của công việc – ví dụ

[Đề xuất của chuyên gia tư vấn về việc thực hiện các dịch vụ tư vấn, miêu tả phương pháp và cách tiếp cận, các hoạt động chính dự kiến và kiểm soát chất lượng].

Tiêu chuẩn xét thầu và báo cáo.

Tiêu chuẩn xét thầu dựa trên mô hình phân tích giá trị đơn giản và chỉ xem xét các trị của các tiêu chí chính. Báo cáo đánh giá thầu sẽ bao gồm:

• Nhận xét về sự tuân thủ của các bản chào thầu đối với tất cả các tiêu chuẩn để đánh giá hồ sơ thầu;

• Cho điểm theo các tiêu chí đánh giá chính; và

• Xếp hạng các bản chào thầu

Những giấy tờ yêu cầu phải có trong bộ hồ sơ lưu trữ:

1. Quyết định thành lập ban xét thầu

2. TOR được phê duyệt theo từng hoạt động đầu ra

3. Trang quảng cáo hoặc thư mời bày tỏ quan tâm

4. Thư mời thầu

5. Tất cả hồ sơ thầu nhận được

6. Biên bản xét thầu và mẫu đánh giá thầu có ký xác nhận

7. Quyết định của Ban xét thầu

8. Thông báo trúng thầu và thông báo không trúng thầu cho các nhà thầu

9. Hợp đồng đã ký kèm theo đầy đủ phụ lục/tài liệu đính kèm (phải giao cho kế toán 1 bản)

10. Bản sao Giấy đề nghị thanh toán, bao gồm cả đề nghị thanh toán lần cuối cùng cùng báo cáo kiểm toán (nếu có)

11. Các form đánh giá cho điểm tư vấn đã được điền đầy đủ, chính xác (có copy cho kế toán)

12. Báo cáo cuối cùng hoặc sản phẩm đầu ra của tư vấn bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt (có gửi bản sao cho kế toán và cấp Trung ương)

Ban xét đấu thầu cũng cần tham khảo Bộ công cụ hỗ trợ về thuê tư vấn, đánh giá và ký kết hợp đồng, v.v... đã được Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ấn hành trong quá trình thực hiện FSPS-II.



145

Thông báo mời thầu

(Do Ban xét thầu ban hành) Gửi: x x x x x

[Ngày] Thưa Quý công ty, The Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn xin thông báo Quý công ty đã được chọn để đăng ký thầu dịch vụ tư vấn cho [Công việc]. Vì vậy Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn gửi thông báo này trân trọng kính mời Quý công ty nộp bản chào thầu của Quý công ty theo mẫu của Hồ sơ được gửi kèm theo đây. Đề nghị kiểm tra nội dung của Hồ sơ và gửi Thư xác nhận chậm nhất là vào [Ngày] để khẳng định ý định tham gia đấu thầu hoặc mong muốn không tham gia đấu thầu của Quý công ty. Mọi thông tin trong Hồ sơ này phải được coi là bí mật.

Trân trọng,

[Cán bộ phụ trách] Chủ tịch Ban xét thầu



146

Thư xác nhận

(Gửi cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn in trên giấy có logo và địa chỉ liên lạc của Tổ

chức tham gia đấu thầu) Kính gửi: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Vụ XXXXXXX [TÊN HỢP PHẦN] Chương trình hỗ trợ Ngành Thủy sản giai đoạn 2 (FSPS-II)


Thưa Quý Bộ, Chúng tôi đã nhận được Hồ sơ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn về dịch vụ tư vấn cho [Công việc]. *) Chúng tôi xin khẳng định sẽ nộp bản chào thầu cho dịch vụ tư vấn nên trên trước [thời hạn nộp bản chào thầu] theo các quy định củ bản Hướng dẫn đối với các tổ chức tham gia đấu thầu. *) Chúng tôi không có ý định nộp bản chào thầu và vì vậy xin gửi trả lại toàn bộ Hồ sơ cùng với thư này.

(* Chọn một)

[Tên] [Chức vụ]

________________ Chữ ký của người tham gia thầu



147

Hướng dẫn đối với các tổ chức đấu thầu

cung cấp dịch vụ tư vấn

cho [Công việc]

1. Mô tả công việc: Công việc được mô tả trong Điều khoản tham chiếu [ngày] được đính kèm sau đây.

2. Nguồn kinh phí: Dịch vụ tư vấn sẽ được cung cấp kinh phí từ một khoản tài trợ

không hoàn lại của Danida thông qua Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

3. Điều kiện hợp đồng: Hợp đồng tư vấn sẽ được lập trên cơ sở Hướng dẫn về Hợp đồng

cung cấp dịch vụ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với Doanh nghiệp/Công ty/Tổ chức trong nước ấn bản lần hai có sửa đổi, tháng 4 năm 2006. [Số] phần trăm tổng ngân sách thù lao + [Số] phần trăm tổng ngân sách chi phí sẽ được thanh toán vào thời điểm bắt đầu công việc khi có Đề nghị tạm ứng + Giấy Bảo lãnh tạm ứng.

4. Điều kiện tham gia: Các công ty sau đước mời nộp hồ sơ tham gia đấu thầu cho các

dịch vụ này: • [Tên côngty].

5. Chi phí tham gia thầu: Người tham gia đấu thầu phải tự thanh toán mọi chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và nộp bản chào thầu của mình và Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn trong mọi trường hợp đều không chịu trách nhiệm gì đối với các chi phí này bất kể việc tiến hành và kết quả quá trình đấu thầu diễn ra như thế nào.

6. Đề xuất nhân sự của bên

chào thầu: Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu, Bên chào thầu cần đặc biệt lưu ý đến những chi tiết sau: Tổng thời gian làm việc là [số] giờ/ngày/tuần/tháng dự kiến để hoàn thành công việc. Các thành viên nhóm tư vấn phải có kinh nghiệm liên quan từ [ví dụ các công việc tương tự, kinh nghiệm về ngành liên quan, v.v...]. Các thành viên phải sử dụng thành thạo (các) tiếng [ngôn ngữ].

7. Nội dung Bộ hồ sơ : Bộ Hồ sơ phục vụ cho đấu đầu bao gồm những tài liệu sau, cùng

với các phần bổ sung theo quy định của điều 8:

• Thư xác nhận • Hướng dẫn đối với các bên tham gia đấu thầu • Điều khoản tham chiếu



148

• [Các tài liệu bổ sung]

8. Giải thích Bộ hồ sơ : Các bên tham gia đấu thầu muốn yêu cầu giải thích Bộ Hồ sơ phải thông báo cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, thông qua Cán bộ phụ trách dự án có tên trong thư mời thầu (công văn hoặc email) chậm nhất là [10] ngày trước thời hạn nộp hồ sơ thầu. Bất kỳ sửa đổi nào đối với Bộ hồ sơ đều phải được gửi đến cho tất cả các bên tham gia đấu thầu bằng văn bản chậm nhất là [5] ngày trước thời hạn nộp hồ sơ thầu.

9. Nội dung bản chào

thầu: Bản chào thầu do Bên tha gia đấu thầu chuẩn bị phải bao gồm những nội dung sau:

Một giải pháp kỹ thuật bao gồm:

q [Đề xuất của chuyên gia tư vấn về việc thực hiện các dịch vụ tư vấn, mô tả phương pháp và cách tiếp cận, các hoạt động chính dự kiến và kiểm soát chất lượng]

q Hồ sơ cá nhân tóm tắt (Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước Mẫu 3)

Một bản đề xuất tài chính A financial proposal (Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước Mẫu 1 và 2)

10. Hiệu lực của bản chào

thầu: Bản chào thầu có giá trị và sẵn sàng được chấp thuận trong vòng 60 ngày kể từ thời hạn nộp bản chào thầu.

11. Đính chính: Các bản chào thầu sẽ được kiểm tra xem có phù hợp với Hướng

dẫn thuê tư vấn trong nước hay không. Các sai sót sẽ được sửa chữa.

12. Nộp bản chào thầu: Bản chào thầu phải được chuẩn bị bằng tiếng [ngôn ngữ] và nộp 1

bản gốc và [number] bản sao trong phong bì có gắn xi chậm nhất là vào [ngày.tháng.năm] lúc [giờ] giờ địa phương cho: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Vụ XXXXXXX [TÊN HỢP PHẦN] Chương trình hỗ trợ Ngành Thủy sản giai đoạn 2 (FSPS-II) [Địa chỉ] [Mã số bưu chính và thành phố] [Quốc gia] Bản chào thầu phải đề như sau: BẢN CHÀO THẦU CHO [CÔNG VIệC] – CHỈ ĐƯỢC PHÉP MỞ BỞI [TÊN CÁN BỘ PHỤ TRÁCH]

13. Đánh giá các bản chào

thầu: Việc đánh giá các bản chào thầu sẽ do Ban tổ chức thầu Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn thực hiện dựa trên các tiêu chí sau: Đề xuất kỹ thuật q [Đề xuất của chuyên gia tư vấn về việc thực hiện các dịch



149

vụ tư vấn, mô tả phương pháp và cách tiếp cận, các hoạt động chính dự kiến và kiểm soát chất lượng]

Hệ số đánh giá [số] %.

q Nguồn nhân lực chuyên gia tư vấn sẽ sử dụng Hệ số đánh giá [số] %. Đề xuất tài chính q Tổng ngân sách thù lao đã chỉnh sửa để thực hiện công việc

Hệ số đánh giá [số] %.

14. Trao thầu: Bên tham gia đấu thầu nào đưa ra hồ sơ chào thầu mà tiêu chí kỹ thuật đáp ứng tốt nhất và cũng kinh tế nhất sẽ được mời tham gia thương thảo hợp đồng. Tất cả các bên tham gia đấu thầu còn lại sẽ nhận được một bản chấm thầu tóm tắt trong đó nêu những đặc điểm và các lợi thế tương đối của bản chào của họ so với bản chào được chọn cũng như tên của bên thắng thầu.

Tham khảo thêm Bộ công cụ hỗ trợ về thuê tư vấn, đánh giá và ký kết hợp đồng, v.v... đã được Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ấn hành trong quá trình thực hiện FSPS-II.



150

Phụ lục 4 - Điều khoản tham chiếu

Điều khoản tham chiếu áp dụng cho các trường hợp sau đây:

• Giới thiệu chung và mục tiêu của Chương trình/Hợp phần/Dự án (tóm tắt hoặc đề nghị tham khảo văn kiện Chương trình/Hợp phần/Dự án).

• Mục tiêu công việc.

• Đầu ra (nêu rõ những đầu ra mà Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm thực hiện và những đầu ra mà Doanh nghiệp chỉ hỗ trợ).

• Hoạt động (nêu rõ những đầu ra mà Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm thực hiện và những đầu ra mà Doanh nghiệp chỉ hỗ trợ).

• Yêu cầu về nội dung và thời gian báo cáo.

• Mô tả chi tiết và rõ ràng các trách nhiệm của Doanh nghiệp và từng thành viên nhóm tư vấn và của tất cả các bên thứ ba (ví dụ Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, cơ quan thực hiện dự án, cố vấn của Danida, và các nhà tài trợ khác).

• Thông tin chi tiết về đầu vào của Doanh nghiệp (trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ tư vấn, và số giờ làm việc nếu có).

Tham khảo thêm Bộ công cụ hỗ trợ về thuê tư vấn, đánh giá và ký kết hợp đồng, v.v... đã được Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ấn hành trong quá trình thực hiện FSPS-II.



151

Phụ lục 5.3: Hướng dẫn đối với Hợp đồng thuê dịch vụ nhỏ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Hà Nội, Việt Nam với Doanh nghiệp/Công ty/Tổ chức trong nước – Hướng dẫn dịch vụ nhỏ.

Hướng dẫn đối với Hợp đồng thuê dịch vụ nhỏ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với Doanh nghiệp/Công ty/Tổ chức trong nước.

đối với hợp đồng có giá trị dưới 250.000.000VND

Hướng dẫn dịch vụ nhỏ

Danida / Chương trình hỗ trợ thủy sản giai đoạn 2 (FSPS-II) phiên bản thứ hai, tháng 4 năm 2006 (Có điều chỉnh)



152

Giới thiệu

Hướng dẫn đối với Hợp đồng thuê dịch vụ nhỏ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với Doanh nghiệp/Công ty/Tổ chức trong nước – Hướng dẫn dịch vụ nhỏ - áp dụng cho các dịch vụ đơn giản với tổng ngân sách không quá 80,000 DKK - (250.000,000 VND). Đối với những dịch vụ có tổng ngân sách trên 80,000 DKK - (250.,000.000 VND), phải áp dụng Hướng dẫn Thỏa thuận thuê mướn dịch vụ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với các doanh nghiệp/công ty/tổ chức trong nước phiên bản thứ hai, tháng 4 năm 2006 có điều chỉnh (Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước).

Các điều khoản thỏa thuận trong Hướng dẫn dịch vụ nhỏ là bản giản lược của thỏa thuận theo quy định của Hướng dẫn thuê tư vấn trong nước và chỉ bao gồm hợp đồng và 3 mẫu ngân sách. Hướng dẫn dịch vụ nhỏ chỉ áp dụng cho hợp đồng với Doanh nghiệp/Công ty/Tổ chức. Vì vậy Hướng dẫn dịch vụ nhỏ không áp dụng cho các hợp đồng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với các cá nhân đại diện cho chính bản thân mình.

Định mức và cách tính toán Chuyên gia tư vấn được chia thành chuyên gia tư vấn trong nước “trong nước” hoặc Chuyên gia tư vấn trong nước người nước ngoài Mức độ A,B,C hoặc D. Định mức thù lao tối đa21 theo giờ đối với Chuyên gia tư vấn trong nước “trong nước” phải theo quy định của Hướng dẫn của LHQ – EU về Định mức thanh toán các chi phí trong nước trong các chương trình phát triển hợp tác với Việt Nam có tại website của ĐSQ Đan Mạch theo địa chỉ http://www.ambhanoi.um.dk/en/menu/Developmentpolicy/DanidaGuidelines. Định mức thù lao tối đa theo giờ đối với Chuyên gia tư vấn trong nước “nước ngoài” theo các trình độ thường, hạng trung và hạng thâm niên cao được đăng tải tại website của Danida theo địa chỉ http://www.um.dk/NR/rdonlyres/8249F56C-83B7-4E53-B9A2-8D0BDBF8B97C/0/FeeratesrecipientcountriesJanuary2008.doc.

21.



153

Thỏa thuận

về Dịch vụ Tư vấn

Điều 1. Các bên Thỏa thuận này do các bên sau đây tham gia ký kết:

Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Vụ XXXXXXX [TÊN HỢP PHẦN] Chương trình hỗ trợ Ngành Thủy sản giai đoạn 2 (FSPS-II)


Điện thoại: [Điện thoại] E-Mail [E-Mail] (hereinafter called “MARD or “DARD”) (sau đây gọi là “Bộ NNPTNT” hoặc “Sở NNPTNT”) và Tên Doanh nghiệp,

Công ty hoặc Tổ chức: [Tên Doanh nghiệp, Công ty hoặc Tổ chức] Địa chỉ: [Địa chỉ] Mã số bưu chính và thành phố: [Mã số bưu chính và thành phố] Quốc gia [Quốc gia] Điện thoại: [Điện thoại] E-Mail [E-Mail] (sau đây gọi là “Doanh nghiệp”) Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn chỉ định người có tên sau đây làm:

Cán bộ phụ trách: [Tên] Doanh nghiệp chỉ định những người có tên sau đây làm:

Quản lý dự án : [Tên] Điều 2. Mục tiêu và kết quả công việc Mục tiêu của công việc được nêu trong Điều khoản tham chiếu

Điều 3. Cơ sở thỏa thuận Thỏa thuận dựa trên cơ sở sau: 1. Bản hợp đồng này cùng các phụ lục



154

2. Phụ lục hợp đồng sẽ được sắp xếp theo thứ tự tầm quan trọng như sau: Ký hiệu phụ lục Tên phụ lục: A Điều khoản tham chiếu B Ngân sách (Mẫu 1 và 2) Điều 4. Báo cáo Doanh nghiệp phải nộp báo cáo bằng định dạng MS Word hoặc các dạng khác theo yêu cầu của Bộ Nông Nghiệp và PTNT Điều 5. Thời hạn Dự thảo Báo cáo cuối cùng phải được nộp chậm nhất là vào [Ngày]. Báo cáo cuối cùng phải được nộp chậm nhất là vào [Ngày]. Điều 6. Ngân sách Ngân sách thù lao: [Tổng Mẫu 1] VND Ngân sách chi phí: [Tổng Mẫu 2 ] VND Tổng ngân sách: [Tổng Mẫu 1 + 2] VND Không được chi vượt quá ngân sách thù lao và ngân sách hoàn trả đã thoả thuận. Điều 7. Thanh toán (1) Thù lao và các chi phí sẽ được thanh toán cho Doanh nghiệp làm hai lần: § Ngân sách các chi phí được hoàn trả sẽ được tạm ứng cho Doanh nghiệp khi bắt đầu công

việc. § Tổng ngân sách thù lao và các chi phí hoàn trả có chứng từ kèm theo sẽ được thanh toán

sau khi Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt báo cáo cuối cùng. (2) Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn có thể thực hiện thanh toán:

¨ bằng chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng sau:

Tên ngân hàng: [ ] Địa chỉ: [ ] Mã số bưu chính và thành phố: [ ] Quốc gia: [ ] Số đăng ký: [ ] Số tài khoản: [ ] Tên chủ tài khoản: [ ]



155

Thông tin tài khoản nói trên sẽ được Doanh nghiệp điền vào giấy đề nghị thanh toán.

hoặc

¨ chuyển séc cho: [Tên]

Điều 8. Thanh toán § Tổng thanh quyết toán thù lao không được vượt quá ngân sách tối đa cho tổng thù lao.

§ Các biên lai và hóa đơn cho từng hạng mục chi phí hoàn trả phải được tính trong Bảng

thanh quyết toán. Tổng quyết toán chi phí được hoàn trả không được vượt quá tổng ngân sách cho chi phí hoàn trả.

Điều 9. Chống tham nhũng Không được phép thực hiện bất kỳ một sự ưu ái, thanh toán, trả thù lao hay lợi ích dưới bất kỳ hình thức nào có thể bị coi là các hành động bất hợp pháp hay tham nhũng, dù trực tiếp hay gián tiếp, liên quan đến: a. việc đấu thầu, b. việc trao hợp đồng, hoặc c. việc thực hiện hợp đồng. Bất kỳ hành động nào như vậy sẽ là cơ sở để hủy bỏ tức thời hợp đồng này và tiến hành những biện pháp dân sự và/hoặc hình sự thích hợp khác. Hậu quả lớn hơn của bất kỳ một hành động nào như vậy là việc đối tượng sẽ vĩnh viễn không bao giờ được xem xét cho tham dự đấu thầu cung cấp dịch vụ trong các hoạt động do Danida tài trợ. Xem thêm tuyên bố chống tham nhũng ở phần đầu của Sổ tay quản lý tài chính và hướng dẫn mua sắm cho FSPS-II sửa đổi lần thứ nhất. Điều 10. Bí mật thông tin Doanh nghiệp sẽ phải đảm bảo giữ bí mật thông tin trước bên thứ ba liên quan đến những vấn đề mà mình có thể biết trong quá trình thực hiện công việc. Điều 11. Bản quyền Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn có quyền sử dụng miễn phí các tài liệu được thu thập, chuẩn bị hoặc soạn thảo trong quá trình thực hiện công việc. Điều 12. Chấm dứt hợp đồng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn có quyền chấm dứt hợp đồng này bằng văn bản tại bất kỳ thời điểm nào.



156

Điều 13. Giải quyết tranh chấp Các bên sẽ nỗ lực tối đa để giải quyết bất kỳ tranh chấp nào một cách thân thiện. Mọi vấn đề liên quan đến các bên sẽ chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam.

-------o0o------ Hợp đồng này đươc lập thành ba bản có giá trị như nhau. Doanh nghiệp giữ một bản và Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn giữ hai bản. Trong đó 1 bản sẽ chuyển cho kế toán. Hợp đồng có hiệu lực vào ngày Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký hợp đồng. Đại diện Doanh nghiệp: __________________, ngày _____________ 200__ ___________________________________ (Chữ ký) (Đóng dấu tên người ký) Quản lý dự án Đại diện Bộ NN và PTNT: ___________________, ngày ____________ 200__ ____________________________________ (Chữ ký) (Đóng dấu tên người ký) Cán bộ phụ trách Hợp đồng số: _______________ Hồ sơ số: _______________



157

Mẫu 1 Bảng tính thù lao


Số giờ/ngày/tuần/ tháng của từng

chuyên gia

Phân loại

Thù lao theo giờ/ngày

tuần/tháng

(VND)

Tổng thù lao cho mỗi chuyên gia

(VND)

Ngày làm việc 8 giờ)

Số

giờ/ngày/tuần/ tháng


Tổng thù lao (VND)



158

Mẫu 2 Bảng tính các chi phí được hoàn trả


Công tác phí Thuê phòng nghỉ Vé máy bay

Tổng (DKK)

a+b+c

Tổng số ngày

Định mức công

tác phí

Tổng công

tác phí

a

Số ngày

Đơn giá mỗi ngày

Tổng chi phí thuê phòng

nghỉ

b


Số lần đi

Vé khứ hồi

Tổng chi phí vé máy

bay c

Tổng (VND)

Đề nghị tham khảo định mức UN-EU cho các mức phí và điều kiện thanh toán cho tư vấn trong nước. Tổng số tiền trang này sẽ chuyển sang trang sau.


159

159

Mẫu 2 (tiếp theo) Bảng kê các chi phí được hoàn trả Tổng

(VND) TỔNG SỐ TIỀN TỪ TRANG TRƯỚC (Công tác phí, khách sạn & vé máy bay)

Tiền đi lại Số ngày Đơn giá mỗi ngày

o Xe có người lái

o Xe không người lái

o Giao thông công cộng

Tổng chi phí tàu xe

Chi phí dịch tài liệu và thuê phiên dịch

Các chi phí khác: (Nêu rõ từng loại) 1. __________________________________________________________

2. __________________________________________________________

3. _________________ ________________________________________

Tổng ngân sách chi phí (VND)


160

160

Phụ lục 6.1: Hướng dẫn của LHQ – EU về Định mức chi phí trong nước cho các chương trình hợp tác phát triển với Việt Nam


161

161
