Prosjektskisse «Implementering av Canvas ved Helsefak»

Det Helsevitenskapelige fakultetProsjektleder Rigmor Furu

2018

Innholdsfortegnelse1 Sammendrag.......................................................................................................................1

1.1 BESKRIVELSE:.........................................................................................................1

1.2 RAMMER:..................................................................................................................1

1.3 MILEPÆLER:............................................................................................................1

1.4 PROSJEKTORGANISERING:..................................................................................1

2 Bakgrunn for prosjektet......................................................................................................2

3 Beskrivelse MILEPÆLER:.................................................................................................3

MP1 Grunnanalyse 25.11.17...................................................................................3

MP2 Forankring ledelse og prosjektskisse godkjent 05.12.17......................................3

MP3 Kursprogram igangsatt 27.11.17.......................................................................3

MP4 Oppstart pilot 2 14.11.17.................................................................................3

MP5 Evaluering pilot 2 10.05.18..............................................................................3

MP6 Status og tiltak øvrige ansatte 15.03.18.............................................................3

MP7 Tiltakspakke øvrige ansatte igangsatt 01.04.18...................................................3

MP8 Informasjon og profilering kontinuerlig............................................................4

MP9 Markering Canvas implementert 20.06.18..........................................................4

MP10 Sluttrapport 31.08.18...................................................................................4

4 Grunnanalyse......................................................................................................................5

4.1 Brukeres behov...........................................................................................................5

4.1.1 Pilot 1 deltakere..................................................................................................5

4.1.2 Pilot 2 deltakere..................................................................................................5

4.1.3 Superbrukere.......................................................................................................5

4.1.4 Administrativ rolle..............................................................................................6

4.1.5 Øvrige ansatte.....................................................................................................7

5 Kursprogram og tiltak.........................................................................................................8

5.1 Kurs for superbrukere og deltakere av pilot 2............................................................8

5.2 Øvrige ansatte.............................................................................................................8

6 Oppstart Pilot 2...................................................................................................................9

7 Evaluering...........................................................................................................................9

7.1 Superbrukere...............................................................................................................9

7.2 Pilot 2..........................................................................................................................9

7.3 Øvrige ansatte.............................................................................................................9

Vedlegg.....................................................................................................................................10

Vedlegg 1: Omverden-analyse...........................................................................................10

Vedlegg 2: SWOT-analyse.................................................................................................11

Vedlegg 3: Risikoanalyse....................................................................................................12

Vedlegg 4: Canvas pilotfase 2............................................................................................12

1 Sammendrag1.1 BESKRIVELSE:

- Formål: Alle fagmiljø på Helsefak skal ta i bruk Canvas for studentaktiv læring i undervisning. - Mål: Canvas er implementert ved Helsefak/UiT.

1.2 RAMMER:- Prosjektstart: 01.11.2017 - Prosjektslutt: 31.08.2018

1.3 MILEPÆLER:- MP1 Grunnanalyse brukernes behov: 25.11.17- MP2 Forankring ledelse og prosjektskisse godkjent 05.12.17- MP3 Kursprogram igangsatt 27.11.17- MP4 Oppstart pilot 2 14.11.17- MP5 Evaluering pilot 2 10.05.18- MP6 Status og tiltak øvrige ansatte 15.03.18- MP7 Tiltakspakke gjennomført for øvrige ansatte 01.04.18- MP8 Informasjon og profilering kontinuerlig- MP9 Lage en plan for videreføring og drift 15.06.18- MP10 Markering Canvas implementert 20.06.18- MP11 Sluttrapport 31.08.18

1.4 PROSJEKTORGANISERING:- Brukere: Alle ansatte Helsefak.- Superbrukere: 1 administrativt ansatte og 1vitenskapelig ansatte på alle studieprogram- Styringsgruppe: Ledermøtet Helsefak- Ansvarlig leder: Anita Iversen (anita.iversen@uit.no) - Prosjektleder f.o.m. 06.12.17 t.o.m. 12.12.17: Lill Sverresdatter Larsen (lill.larsen@uit.no)- Prosjektleder f.o.m. 13.12.17: Rigmor Furu (rigmor.furu@uit.no)- Prosjektmedlem: Kristine Kjeldsen (kristine.kjeldsen@uit.no) - Referansegruppe: Nils Johan Lysnes (digitale utdanningstjenester) og deltakerne i

Prosjektgruppa for «ny læringsplattform CANVAS LMS» ledet av Geir Jarle Voldmo- Samarbeidende arbeidsgrupper UiT:

a) Teknisk integrasjon og implementeringb) Kommunikasjonc) Pedagogisk oppbygning og opplæring

1

2 Bakgrunn for prosjektetProsjektet på det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak) er en del av det større prosjektet som innbefatter hele UiT, «Ny læringsplattform CANVAS LMS». Hovedprosjektet er ledet av Geir Jarle Voldmo. Dette prosjektet kan du lese om her.

Hovedpunkter omhandler at Canvas skal erstatte dagens Fronter, og alle brukerne skal over på den nye LMS før Fronter stenger 01.07.2018. Det er opprettet superbrukere og pilot 1 og 2.

Pilot 1 har vært iverksatt høsten 2017 og sluttføres desember 2017. På Helsefak har pilot 1 bestått av:

- Institutt for helse- og omsorg: Alle emner Sykepleie Narvik. - Institutt for medisinskbiologi: ERN-2003 og ERN-2004  (Vår 2018) - HelPed (tidligere meldt inn til prosjektgruppen): EVU 10 stp nettstøttet emne med

oppstart høst 2017.Veiledningskompetanse for helsevitenskapelige utdanninger og helsetjenestene. 

- Institutt for psykologi: PSY-0700. Det er et førstesemesteremne som undervises som flipped classroom/omvendt undervisning, hvor vi har videoer og quizzer som forberedelse til seminarer med oppgaveløsning. 

- Institutt for helse- og omsorg, Rita Jentoft og Morten Nicolaisen: To prosjekt som er en forlengelse av Ergonett / Fysionett / Læringsnett. 1)Bruk av interaktiv video. 2) Utvikling / design av digitalt bibliotek. 

  Pilot 2 gjelder rundt 60 emner på Helsefak som skal benytte Canvas våren 2018, noe som betyr at det allerede fra november 2017 er mange vitenskapelige og studieadministrative ansatte som skal i gang med å bruke ny læringsplattform.

Helsefak er større enn de andre fakultetene og har ca1300 ansatte – ca 940 stillinger og av disse ca 290 administrativt og ca 650 vitenskapelige ansatt. Det ble derfor besluttet å opprette et eget delprosjekt for Helsefaks implementering av Canvas.

Prosjektbeskrivelsen omhandler i hovedsak implementeringens Fase 1 og gjelder:- praktisk håndtering knyttet til overføring av data fra Fronter til Canvas- presentasjon av eksisterende emner i ny drakt ved bruk av Canvas. - hjelp til utvikling av emner ved bruk av tilgjengelig digitale ressurser (forsterkes i

Fase 2)- utvikle Canvasbrukerkompetanse gjennom: piloter, superbrukere, kurs for ansatte

Fase 2 intensiveres høst 2018 og omhandler pedagogisk utvikling av emner og læringsinnhold i Canvas i tråd med utvikling av en digital læringsstrategi ved Helsefak. Stillingen som prosjektleder ble lyst ut som en intern stilling, og i november 2017 ble prosjektleder ansatt.

2

3 Beskrivelse MILEPÆLER:MP1 Grunnanalyse 25.11.17

- Møte Canvas innføringsprosjekt angående planleggingsfase pilot 2 – 14.11.2017- Litteraturgjennomgang brukerveiledninger og ”Kom i gang Canvas”- Innhente evalueringer om implementering av Canvas fra Bergen (UiB) og Oslo (LDH) - Fagsamling UNINETT 20.11.17- Pilotfase 1 – evaluering via Skypemøte 15.11.17 - Bakgrunn for prosjektet med analyse, eksempelvis: PESTEL, SWOT, ROS- Mandat, mål, milepæler og organisering- Identifisere, definere brukere og prioritere brukernes behov-

MP2 Forankring ledelse og prosjektskisse godkjent 05.12.17- Prodekanmøte 27.11.17, utkast prosjektskisse legges frem for innspill og kommentarer- Ledermøte 05.12.17, prosjektskisse sendes ut på forhånd og presenteres i møtet av

Anita Iversen.- Prosjektskissen godkjennes med de innspill som ledere har senest 15.12.17- Prosjektleder kan om nødvendig delta på møter på andre nivå i organisasjonen.

MP3 Kursprogram igangsatt 27.11.17- UiTs generelle kurstilbud- Canvas generelle kurstilbud- Helsefaks spesifikke kurstilbud- Kurs for superbrukere og pilotdeltakere 27.11.17, 07.12.17 og 13.12.17- Mål:

Forstå kompetansebehov for bruk av Canvas Iverksette tiltak ut fra behov

MP4 Oppstart pilot 2 14.11.17- Oppfølging og kontinuerlig tiltak for kompetanseutvikling for Canvasbruk

MP5 Evaluering pilot 2 10.05.18- Hva: Nettskjema/Fokusgruppe/learning analytics- Hvem: pilotdeltakere og studenter involvert i piloter

MP6 Status og tiltak øvrige ansatte 15.03.18- Hva: learning analytics mtp Sandkasse/nettskjema/fokusgrupper- Hvem: ansatte- Tiltakspakke utformes ut fra evaluering i MP5 og MP6 og eventuelle andre erfaringer

og behov.

MP7 Tiltakspakke øvrige ansatte igangsatt 01.04.18- Ledelsesforankret i Helsefak og prosjekt ”Canvas innføringsprosjekt”

3

MP8 Informasjon og profilering kontinuerlig- Plan for informasjon og profilering- Samkjørt med hovedprosjekt- Superbrukere som ambassadører- Nyhetsbrev desember 2017, februar 2018, juni 2018- Eks:- Sandkasser for alle vitenskapelig ansatte unntatt- Pedagogisk utstillingsvindu med digitale verktøy som faktisk anvendes- Intranett – Canvas kom i gang ITA – link til egen Canvas (prosjekt) side på Helsefak- Studieadministrative forum (16.03.2018) spørsmål kanaliseres via Kristine i forkant,

samt info gjennom nyhetsbrev

MP9 Lage plan for videreføring og fast drift 15.06.18- Teknisk support- Pedagogisk support- Rolle- og ansvarsfordeling: Superbrukere, ledere, vit. ansatte, studiekonsulenter ved

instituttene

MP10 Markering Canvas implementert 20.06.18

MP11 Sluttrapport 31.08.18- Kort og presis rapport med fokus på:- Avvik- Utfordringer underveis og hvordan de er løst- Momenter til veien videre

4

4 GrunnanalyseFaktorer som er vurdert er blant annet PESTEL analyse (vedlegg 1), SWOT (vedlegg 2), og en risikoanalyse (vedlegg 3). Hensikten med disse analysene er å identifisere eksterne og interne faktorer som kan utnyttes til å gi varige fordeler, men også å identifisere områder hvor man bør være oppmerksom og ha fokus på å redusere risiko for prosjektets måloppnåelse. Ved hjelp av en grunnanalyse kan vi gjøre en begrunnet vurdering av behov for kurs- og oppfølgingstiltak for prosjektets brukere. Brukerne i dette prosjektet er pilotdeltakere, superbrukere og øvrige ansatte fordelt på administrativt- og vitenskapelige ansatte og ledere.

4.1 Brukeres behov

4.1.1 Pilot 1 deltakere Deltakerne på skypemøte 15.11.17 meldte om få utfordringer mtp tidsfrister i pilotfase 1. Noen har opprettet emnene sine i Canvas sandkasse og tilbakemeldingene generelt er stort sett positive særlig knyttet til interaksjon med studenter, men også brukervennlighet. Forummodulen er benyttet i svært liten grad. Søkefunksjon i Canvas beskrives som veldig bra, med gode brukerveiledninger. Arc video-læringsplattform som skal skape mer interaktivitet mellom studenter og med lærere gis gode tilbakemeldinger, men det er ikke testet ut på studenter mtp læringsutbytte. Deltakere i pilot 1 vil motta en evaluering via nettskjema gjennom”Canvas innføringsprosjekt”.

Behovene som gjenstår beskrives som:- Kommunikasjon innenfor kull og ikke bare emner slik at vi slipper å gå tilbake til e-

post.- Læringsaktiviteter og tilgjengelige ressurser på tvers av år i et kull og på tvers av

emner over tid. - Tilgang til emner som er tatt eksamen i. - Canvas benyttes i stor grad som Fronter, altså ingen pedagogisk revolusjon noe som i

utgangspunktet er begrunnet i ressurssituasjon.- Kurstilbud fokuserer for mye på pedagogiske feller og i for liten grad på struktur,

design og praktisk oppbygging av emner. - Mer fokus på canvas common som muliggjør deling av læringsressurser på nasjonalt

nivå, særlig for de ”små fagene”

4.1.2 Pilot 2 deltakereHvilken kompetanse har deltakerne på pilot 2 på Helsefak, og hvilke kompetansebehov foreligger? Hvilke roller og ansvar vil de få og hvordan skiller denne rollen seg fra rollen som superbruker? Flere av deltakerne i piloter er også superbrukere.

5

4.1.3 SuperbrukereHvilken kompetanse mener vi superbrukere på Helsefak skal ha? Hvilke roller og ansvar vil de få og for hvor lenge, og hvordan skal instituttene rigge dette, på tvers av institutter og fagmiljø?

Prosjekt ”Canvas implementring av Canvas ved Helsefak” foreslår følgende punkt som superbruker som et minimum må beherske:

- Oppsett av brukerprofil- Konfigurere og administrere et emne - Sette opp varsel for et emne- Bygge opp et emne i moduler med fagstoff, innleveringer, diskusjoner og tester- Lenke til eksterne ressurser ovenfor Canvas- Oversikt over publiseringsalternativer for de forskjellige elementer- Overføre innhold fra Fronter- Administrere personer, studentgrupper, gruppesett, grupper og seksjoner innenfor

et emne- Vurdering og tilbakemeldinger, speedgrader- Kunngjøringer, også globale- Administrere apper- Lage maler

I tillegg mener vi at superbrukere og pilotdeltakere knyttet til Helsefak er viktige aktører mtp formidling av eksempelvis sandkasser, at emnene kan legges inn i Canvas allerede nå, tydeliggjøring av at Fronter avvikles og hvor brukerstøtte finnes. Formidling av de pedagogiske muligheter som kan skapes i Canvas er også ønskelig.

4.1.4 Administrativ rolle Prosjekt ”Canvas innføring” beskrev administrativ rolle, i møte 14.nov på følgende måte:

Fakultetsnivå:- Kontoadministrasjon- Oppgaver:

administrere kontoadmin på instituttnivå være behjelpelig med å administrere andre roller på instituttnivå ved behov kunngjøringer 

Instituttnivå:- Kontoadministrasjon- Oppgaver:

opprette og administrere andre roller på instituttnivå ved behov Administrere emner (legge til/redigere/slette) 

Studiestøtte:- Oppgaver:

gjøre nødvendige registreringer i FS administrere emner (legge til/redigere/slette) administrere kunngjøringer, også globale administrere lagringsplass for instituttets emner

6

4.1.5 Øvrige ansatteAvklarer behov ut fra møte med superbrukere og deltakere i pilot 2, samt at vi får prøvd ut kursformer slik at dette kan skaleres ut fra brukernes behov. Øvrige ansatte er delt inn i tre brukergrupper; a) administrativt ansatte, b) vitenskapelig ansatte og c) ledere.

7

5 Kursprogram og tiltak

UiT tilbyr generelle kurs som Kom i gang Canvas, Easy support, Webinar og brukerstøttelenker samt arrangement av et Kick off –seminar i januar.

- Brukerstøttedokumenter: https://uit.no/om/orakelet/canvas- Kom i gang med Canvas for studenter. - FS og Canvas for studiekonsulenter. - Kom i gang med Canvas for faglig ansatte.

5.1 Kurs for superbrukere og deltakere av pilot 2

2017- 27.11.17, kl 12.15-14. Prosjektleder informerer og oppsummerer. Fokus på prosjektet

som helhet, rolleavklaring og behov for kurs. Nora Maclaren gjennomfører praktisk grunnkurs 1 time totalt

- 07.12.12, kl. 12.15-15. Canvas Instructure workshop 2 timer- 13.12.17, kl.09-11-30. Prosjektleder informerer og oppsummerer. Nora Maclaren

gjennomfører praktisk kurs ut fra deltakernes ønsker under og etter tidligere økter.- Prosjektgruppen følger opp mellom og i etterkant av kurs, også med jevnlige

møtepunkter.-

2018- Øvrige kurs og tiltak iverksettes kontinuerlig ut fra behov (plan kommer)

5.2 Øvrige ansatte - Analyse av bruk av Canvas gjennom sandkasse og åpne emner gjennom Learning

analytics, nettskjema, superbrukeres informasjon og evn. fokusgrupper- Tiltakspakke utformes ut fra evalueringer og innspill- Nora kan tilby ulik informasjon og opplæring, alt fra 15 minutter til 3 timer:

- Kort presentasjon for hele fakultetet- Større grupper i auditorium med foredrag og praktiske øvelser- Datalab med praktiske øvelser

8

6 Oppstart Pilot 2Det helsevitenskapelige fakultetet deltar i pilot 2 med 56 emner per dags dato. IHO deltar med 30 emner, IPS deltar med ni emner, Helped har ett emne og det samme har IMB, RKBU, ISM og Idrettsfag. IKO deltar med to emner og IFA deltar med åtte emner. Alle piloter for pilotfase 2 er overført fra FS til Canvas fra 14.11.17. Se vedlegg 4 for detaljer knyttet til berørte emner, studieprogram, kontaktperson, studiepoeng og oppstartdato.

I tillegg deltar Helsefak med piloter knyttet til testing av ARC i Canvas gjennom følgende åtte emner; SYP 1012 og evn SYP 1022 på Bachelor i sykepleie, Understanding IPE, Tverrprofesjonell samarbeidslæring og HEL 6331Veiledningskompetanse for helsevitenskapelige utdanninger og helsetjenestene på HelPed, ERG 2041 del 1 på Bachelor i ergoterapi og SYP-3005 Fagfordypning Infeksjonssykepleie del 1 på Master i sykepleieutdanningen.

7 EvalueringEvaluering gjennomføres opp mot prosjektets formål. Evaluering av pilot 2 vil gjennomføres fortløpende ved Helsefak og i tillegg vil Canvas-UiT gjennomføre en sluttevaluering.

7.1 SuperbrukereVi vil benytte oss av nettskjema til evaluering av superbrukere samt skypemøte og muligens fokusgrupper.

7.2 Pilot 2Vi vil benytte oss av nettskjema, skypemøte og muligens fokusgruppe. Evalueringen vil bes om fra involverte ansatte og studenter. For studentenen planlegger vi evaluering som fokuserer på læringsutbytte, hvordan de har brukt Canvas og hvordan de ønsker å benytte Canvas for fremtiden. Nettskjema lages i samarbeid med studentorganisasjonen. Fokus for ansattes evalueringer vil være utvikling og bruken av Canvas som LMS, særlig mtp behov for kurs og tiltak i fase 2.

7.3 Øvrige ansatteVi vil gjennomføre en statusanalyse av øvrige ansattes bruk av Canvas gjennom verktøyet Learning analytics mtp sandkasse og emner i bruk. Vi vurderer også statusinnhenting gjennom superbrukere og eventuelt nettskjema alle ansatte.

9

VedleggVedlegg 1: Omverden-analyse

PPolitical/ Politisk

EEconomy/ Økonomi

SSociocultural Sosial/kultur

TTechnology/ Teknologi

EEnvironment/Omgivelser

LLegal/ Juridisk

Fast ramme Identifikasjon av brukerne

Motivasjon

Pedagogisk og teknologisk kompetanse

Fronter stenger 01.07.2018

Trend med flipping/individualisering

Digitale verktøy

Miljøhensyn

Fleksibilitet

Effektivisert tidsbruk

Rettigheter Canvas

Administrator rettigheteter

Emneansvar

Rettigheter undervisningsmateriale/studentmateriale

10

Vedlegg 2: SWOT-analyse

Interne

Styrke Svakhet- Prosjektleder og prosjektgruppe

helsefak- Tett kopling mot øvrig prosjekt på nivå

1- Involvert i flere arbeidsgrupper- Bredt sammensatt superbrukergruppe

og mange emner i gang med pilotering- Allerede igangsatt kurs som webinar,

kom i gang Canvas og erfaringsdeling i HelPedseminarer

- Innovative og kompetente ledere, superbrukere og øvrige ansatte

- Brukbar pedagogisk og teknologisk kompetanse

- Motiverte ansatte- Bygge brukerkompetanse i Canvas

muliggjør pedagogisk utvikling i tråd med Canvas som LMS og UiTs satsninger

- Plattformer for informasjon og profilering eksisterer.

- God oversikt over ansatte som muliggjør differensiert og tilpasset kommunikasjon og framheving av relevante LMS-fordeler

- Øke pedagogisk og teknologisk kompetanse og redusere behov for IT-hjelp

-

- Sårbarhet om nøkkelpersoner forsvinner

- Øvrige prosjektforsinkelser- Begrenset oppfølging av

superbrukere- Begrenset kurstiltak for

superbrukere- Begrenset kurstiltak for øvrige

ansatte- Begrenset kontakt med emne-

ansvarlige- Begrensede ressurser

superbrukere, pilotdeltakere og øvrige ansatte

- Ansattes teknologiske, praktiske og pedagogiske kompetanse

- Manglende interesse og motivasjon i målgrupper

- Ledelsens støtte og tilrettelegging

- Interne konflikter knyttet til innhold og presentasjon av emner

Eksterne

Muligheter Trusler- Canvas som digital læringsplattform,

fokus på L i LMS- Canvas og Arc som skaper mer

interaksjon mellom studenter og med lærer knyttet til undervisningssituasjoner

- Canvas som produkt som gir mulighet til digital hjelp og kurs som Instructure

- Igangsatt ved andre universitet/høyskoler muliggjør erfaringsdeling og samarbeid

- Canvas common gir mulighet for nasjonal og internasjonal deling av læringsressurser

- Feil i LMS- Begrenset kapasitet IT internt og

Canvas hjelp.- Om Canvas ikke imøtekommer

fagmiljøenes behov teknisk og pedagogisk eksempelvis:

- Modulbygging- Kommunikasjon- Integrasjon

11

Vedlegg 3: Risikoanalyse

Trusler Sannsynlighet for å inntreffe

Grad av alvorHØY MIDDELS LAV

HØY Begrensede ressurser superbrukere, pilotdeltakere og øvrige ansatte

Ansattes teknologiske, praktiske og pedagogiske kompetanse

Leders støtte og tilrettelegging

Sårbarhet mtp nøkkelpersoner i prosjekt

Begrenset kapasitet IT internt og Canvas hjelp.

Feil i LMS

MIDDELS Manglende interesse og motivasjon i målgrupper

Forsinkelse prosjekt ”Canvas innføring”

Begrensede kurstiltak superbrukere/pilotdeltakere

For lite oppfølging av superbrukere/pilotdeltakere

Begrensede kurstiltak øvrige ansatte

Interne konflikter knyttet til innhold og presentasjon av emner

Om Canvas ikke imøtekommer fagmiljøenes behov teknisk og pedagogisk eksempelvis:

- Modulbygging- Kommunikasjon- Integrasjon

LAV Begrenset kontakt med emneansvarlige

12

Vedlegg 4: Canvas pilotfase 2Lenke legges ved dokumentet.

13