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MINISTÈRE DES SOLIDARITÉS ET DE LA SANTÉ
BO Santé – Protection sociale – Solidarité no 2017/12 du 15 janvier 2018, Page 1
ADMINISTRATION
AuTORITéS ADMINISTRATIveS INDéPeNDANTeS, éTABlISSeMeNTS eT ORgANISMeS
MINISTÈRe DeS SOlIDARITéS eT De lA SANTé_
Secrétariat général des ministères chargés des affaires sociales
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Pôle ARS/Santé_
Note d’information no SG/2017/332 du 24 novembre 2017 relative aux modalités d’organisation des bilans 2017 des CPOM État-ARS
NOR : SSAZ1733683N
Date d’application : 24 novembre 2017.
Inscrite pour information à l’ordre du jour du CNP du 24 novembre 2017. – No 117.
Résumé : cette note d’information a pour objet de présenter les modalités d’organisation des bilans 2017 des CPOM état-ARS.
Mot clé : CPOM état-ARS.
Références :
Instruction : no Sg/2015/337 du 12 novembre 2015 relative aux modalités de suivi des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens signés entre le ministère et les ARS pour la période 2015-2018 ;
Instruction : no Sg/Pôle SNS-ARS/2016/345 du 18 novembre 2016 modifiant l’instruction no Sg/2015/337 du 12 novembre 2015 relative aux modalités de suivi et d’évaluation des CPOM état-ARS 2015-2018.
Annexes :
Annexe 1. – Modalités détaillées de suivi des CPOM état-ARS 2015-2018 pour le bilan 2017.
Annexe 2. – Circuit des indicateurs pour le bilan 2017.
La ministre des solidarités et de la santé à Mesdames et Messieurs les directeurs généraux des agences régionales de santé.
l’instruction Sg/2015/337 du 12 novembre 2015 précisait les modalités détaillées de suivi des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens signés entre le Ministère et les ARS pour la période 2015-2018.
À l’issue du premier exercice de bilan 2015 des CPOM qui s’est déroulé entre février et juin 2016, une enquête a été menée auprès des ARS (Instruction Sg/PÔle-ARS/2016/186 du 3 juin 2016) et des directions d’administration centrale, pour recueillir leur avis sur ce premier exercice.
l’analyse des résultats de l’enquête a conduit à mettre à jour l’annexe initiale en 2016, dans la perspective d’une amélioration continue du processus. Ces modifications ont été mentionnées dans l’instruction Sg/Pôle SNS-ARS/2016/345 du 18 novembre 2016.
la présente note d’information détaille les modalités des bilans 2017 qui s’inscrivent dans la continuité de méthode du bilan 2016 des CPOM état-ARS afin que les référents en région disposent d’un document d’aide à l’organisation des dialogues techniques et stratégiques. les modifications apportées concernent des mises à jour d’interlocuteurs, de dates et d’indicateurs le cas échéant pour l’organisation des bilans 2017.
MINISTÈRE DES SOLIDARITÉS ET DE LA SANTÉ
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la présente note comporte deux annexes : – une annexe 1 qui présente les modalités détaillées de suivi mises à jour ; – une annexe 2 qui présente le circuit des indicateurs : fournisseur des données, structure responsable de la fourniture, mode de fourniture, fréquence et date de fourniture annuelle, compléments à fournir le cas échéant.
Pour la ministre et par délégation : La secrétaire générale adjointe, A. LAurent
MINISTÈRE DES SOLIDARITÉS ET DE LA SANTÉ
BO Santé – Protection sociale – Solidarité no 2017/12 du 15 janvier 2018, Page 3
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MODAlITéS DéTAIlléeS De SuIvI DeS CPOM éTAT-ARS 2015-2018 POuR le BIlAN 2017
1. Rappel des principes de suivi des CPOM 2015-2018
1.1. Un pilotage par objectifs
la deuxième génération de CPOM (2015-2018) a introduit un pilotage par les objectifs et non plus seulement par les indicateurs, qui sont en nombre restreint : le CPOM définit des objectifs prioritaires et opérationnels transversaux et communs à l’ensemble des ARS et précise la stratégie retenue par chaque ARS pour atteindre les objectifs (axes prioritaires et actions associées) ; les indicateurs permettent de mesurer/objectiver, à échéance régulière, une partie des résultats des actions menées par l’ARS pour atteindre les objectifs.
les objectifs se déclinent en :
– 4 objectifs stratégiques métiers :
– maîtriser les dépenses et renforcer la performance médico-économique des acteurs de santé ;
– garantir la qualité, la sécurité et la pertinence des prises en charge ;
– garantir la continuité et l’égal accès au système de santé ;
– faire le choix de la prévention et agir tôt et fortement sur les déterminants de la santé ;
– 1 objectif stratégique de management :
– garantir une bonne gestion des ressources en ARS ;
– des objectifs spécifiques aux ARS ultramarines.
1.2. Des échanges techniques par thématique en préparation des dialogues stratégiques
le CPOM de chaque ARS fait l’objet d’un bilan annuel en Conseil national de pilotage (CNP), en présence du DgARS et de son COMeX. Cet échange annuel doit permettre d’une part de dresser un bilan stratégique de la mise en œuvre opérationnelle et des résultats obtenus sur les objectifs du CPOM et d’autre part d’identifier les éventuelles réorientations ou points de vigilance à suivre pour l’année suivante. Il est également l’occasion d’échanger de façon plus générale sur la stratégie de l’ARS.
en préparation de cet échange, un bilan technique est réalisé avec chaque ARS. Il consiste en un échange entre le référent technique national et le référent technique régional de chaque objectif opérationnel du CPOM et/ou de chaque bloc du plan triennal, organisé entre février et fin mars, sur la base des éléments disponibles dans l’outil de suivi qui aura été préalablement renseigné. les blocs du plan triennal correspondent aux objectifs opérationnels 1.1, 1.2 et 2.1 des CPOM état-ARS.
Concernant les ARS ultramarines, un certain nombre d’actions issues de la Stratégie de Santé pour les Outre-mer (SSOM) de 2016 est intégré dans leur CPOM. À ce titre, les référents Outre-mer des DAC concernées participeront également, en fonction des thématiques concernées, aux échanges techniques organisés par les référents techniques nationaux.
1.3. Un outil commun (SPICE-ARS) de suivi
le suivi des CPOM état/ARS s’appuie sur un outil commun, SPICe-ARS. l’usage de cet outil est nécessaire pour le reporting annuel vers le niveau national sur les objectifs opérationnels CPOM et sur les blocs du plan triennal. l’outil centralisera également les résultats de l’ensemble des indica-teurs contractuels (indicateurs avec cibles et indicateurs complémentaires de suivi sans cibles) ainsi que des indicateurs par bloc du plan triennal, fournis par le ministère (dans le cas où les données peuvent être extraites de bases de données nationales) ou par les ARS (dans le cas contraire).
MINISTÈRE DES SOLIDARITÉS ET DE LA SANTÉ
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2. Organisation détaillée du suivi du CPOM 2017
en synthèse, le déroulement annuel est fixé comme suit :
Courant décembre
Formation (utilisateur et administrateur) à l’outil SPICE-ARS de l’ensemble des utilisateurs (régionaux et nationaux) par le référent CPOM national
Tout objectif confonduPrésentation des modalités détaillées de suivi des CPOM aux référents techniques
nationaux et régionaux ainsi qu’aux référents Outre-mer DAC
Au plus tard mi-décembre Outil SPICE-ARS mis à jour par les ARS en vue du dialogue de gestion CNSA-DGCS Objectifs volet médico-social
Au plus tard fin décembre Mise à jour de la liste des référents par chaque ARS (cf. tableau fourni en 2.1.2) Tout volet confondu
Janvier-février
Stabilisation des dates des échanges techniques par le référent CPOM national auprès des référents techniques régionaux (copie référent CPOM et ROP régionaux).
En amont le référent CPOM national a récupéré les disponibilités des référents techniques nationaux.
Tout volet confondu excepté volet médico-social
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techniques nationaux et les référents techniques régionaux
Tout volet confondu
En janvier Dialogues de gestion CNSA-DGCS Objectifs volet médico-social
Au plus tard mi-février Outil SPICE-ARS mis à jour par les ARS en vue des échanges techniques Tout volet confondu excepté volet médico-social
Entre mi-février et fin mars
Échanges techniques entre chaque référent technique national et chaque référent technique régional selon les modalités détaillées dans le 2.2
Formalisation d’un bilan par objectif opérationnel ou bloc par les référents techniques nationaux suite aux échanges
Tout volet confondu excepté volet médico-social
1 semaine avant chaque dialogue stratégique
Le référent CPOM national produit un document consolidé et une synthèse par région à destination du DGARS, son COMEX et le CNP Tout volet confondu
Entre mi-avril et fin mai Dialogue stratégique en CNPÉvaluation des DGARS Tout volet confondu
Juin Lettres de mission des DGARS Tout volet confondu
2.1. Référents en administration centrale et en ARSle chargé de mission national CPOM au sein du Secrétariat général a un rôle d’animation et de
coordination globale du suivi du CPOM, en lien avec le pilote national du plan triennal. De plus, pour assurer le bon fonctionnement de l’outil de suivi, il en assure l’administration ainsi que le support utilisateurs de 2e niveau.
Pour chaque objectif opérationnel et chaque bloc du plan triennal, un référent technique national est désigné en administration centrale pour en assurer le suivi, en collaboration avec les différents contributeurs (cf. Tableau suivant en 2.1.1).
Concernant les ARS ultramarines, un certain nombre d’actions issues de la Stratégie de Santé pour les Outre-mer (SSOM) de 2016 est intégré dans leur CPOM. À ce titre, les référents Outre-mer des DAC concernées participeront également, en fonction des thématiques concernées, aux échanges techniques organisés par les référents nationaux. Pour les objectifs 6.1, 6.2, 6.3 le référent Outre-mer DAC devient référent technique national, et à ce titre animent les échanges techniques et formalisent le bilan dans l’outil SPICe-ARS.
les ARS organisent en région le bilan du CPOM selon ces mêmes principes (cf. Tableau suivant en 2.1.2), en désignant des référents techniques régionaux par objectif opérationnel du CPOM et par bloc du plan triennal, aux côtés du référent CPOM régional, chargé de l’animation et de la coordination globale du suivi du CPOM et du référent opérationnel plan triennal » (ROP), chargé de coordonner la mise en œuvre et le suivi du plan au niveau régional.
De plus, pour garantir le bon fonctionnement de l’outil de suivi des CPOM état/ARS, les ARS désignent un référent « utilisateurs », chargé d’assurer un support de 1er niveau pour les utilisateurs ainsi qu’un administrateur, chargé de la gestion régionale des utilisateurs en région, les deux rôles pouvant être assurés par une seule personne.
2.1.1. en administration centrale
la liste des référents nationaux est mise à jour comme suit :N/A : non applicable
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2.1.2. en ARS
Chaque ARS doit mettre à jour, le cas échéant, d’ici le 31 décembre 2017 dans le tableau sous format excel qui sera adressé par le référent CPOM national au référent CPOM régional :
– la liste des référents techniques par objectif opérationnel ; – la liste des référents techniques par bloc du plan triennal pour les objectifs 1.1, 1.2 et 2.1 ; – le référent technique sur la thématique « efficience en eSMS » (objectif 1.2) ; – le référent technique « Parcours PA/PH » (objectif 3.1) ; – le référent CPOM ; – la liste des personnes (ou boîtes fonctionnelles) à impliquer dans l’organisation des échanges techniques.
De plus, pour garantir le bon fonctionnement de l’outil, chaque ARS a désigné : – un référent « utilisateurs », chargé d’assurer un support de 1er niveau pour les utilisateurs de l’outil en région (utilisateurs ARS et Assurance maladie) et de participer au « club utilisateur » mis en place au niveau national ;
– un administrateur de l’outil, chargé de la gestion régionale des utilisateurs.
NB : un même référent peut être désigné sur plusieurs blocs ou plusieurs objectifs.
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Tableau récapitulatif des référents en ARS
Objectif opérationnel Responsable Bloc/thématique Responsable
Bloc Produits de santé en ES (commun ARS/AM)
Référent technique Produits de santé en ES
Bloc Transports en ES (commun ARS/AM)
Référent technique Transports en ES
Bloc PHARE Référent technique PHARE
Bloc Maîtrise de la masse salariale
Référent technique Masse salariale
Bloc Suivi des ES en difficulté
Référent technique ES en difficulté
Thématique Efficience des ESMS
Référent technique Efficience des ESMS
Bloc Virage ambulatoire et capacitaire (commun ARS/AM)
Référent technique Ambulatoire et
CapacitaireBloc Pertinence (commun ARS/AM)
Référent technique Pertinence
2.2- Mettre en œuvre une politique d'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des prises en charge (ES, ESMS et ville)
Référent technique 2.2
2.3- Prévenir et traiter les risques sanitaires
Référent technique 2.3
3.1- Organiser la coordination de prises en charge adaptées aux besoins des usagers
Référent technique 3.1
Référent parcours PA/PH
3.2- Favoriser l'accès au système de santé pour les personnes les plus éloignées du système
Référent technique 3.2
4.1- Agir sur les déterminants de santé : comportementaux, environnementaux et sociaux
Référent technique 4.1
5.1- Garantir la maîtrise des risques financiers dans l'ensemble des services de l'ARS (services gestionnaires et financiers)
Référent technique 5.1
5.2- Assurer la qualité de vie au travail des personnels de l’ARS
Référent technique 5.2
5.3- Garantir l’accès à la formation professionnelle des personnels, notamment au management
Référent technique 5.3
Pour les ARS ultra-marines
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Pour les ARS ultra-marines
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Pour les ARS ultra-marines
Référent technique ODS
6.1- Développer les dispositifs de formation et de renforcement des compétences des professionnels de santé et 6.2- Contribuer au renforcement et à l’appui de la coopération régionale caribéenne et de la coopération entre DOM/COM
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6.3- Développer la recherche et investir dans les nouvelles technologies
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2.1- Améliorer la pertinence des prises en charge
MINISTÈRE DES SOLIDARITÉS ET DE LA SANTÉ
BO Santé – Protection sociale – Solidarité no 2017/12 du 15 janvier 2018, Page 9
2.2. Bilan technique annuel avec chaque ARS
les modalités décrites dans l’annexe 1 de l’instruction Sg/Pôle SNS-ARS/2016/345 du 18 novembre 2016 modifiant l’instruction nº Sg/2015/337 du 12 novembre 2015 relative aux modalités de suivi et d’évaluation des CPOM état-ARS 2015-2018 concernent des mises à jour d‘interlocuteurs, de dates et d’indicateurs mentionnés ci-après.
En ce qui concerne la planification des échanges techniques :
la planification des échanges techniques est centralisée par le référent CPOM national : – il adresse aux référents techniques régionaux les propositions de créneaux retenus par les référents techniques nationaux et les référents Outre-mer DAC le cas-échéant ;
– en mettant systématiquement en copie le référent régional CPOM et le ROP (responsable opérationnel du plan ONDAM du niveau régional) pour les blocs du plan triennal.
Il appartient aux référents CPOM en ARS de s’assurer que les référents techniques régionaux par objectif ou par bloc sont bien inscrits à l’un des créneaux proposés.
En ce qui concerne la tenue des échanges techniques :
le principe d’un échange par objectif (ou bloc du plan triennal) entre le référent technique national et le référent technique régional est la règle. Certains objectifs ou blocs nécessitent une organisa-tion spécifique :
– la contractualisation des CAQeS 2017 sera traitée lors des échanges techniques relatifs aux blocs du plan triennal ;
– un seul échange commun sera organisé pour les blocs Masse salariale et Suivi des eS en diffi-culté, qui donnera lieu à un bilan partagé global sur les deux blocs dans SPICe-ARS ;
– sur le bloc PHARe, les échanges étant réguliers entre l’équipe projet nationale PHARe et la plupart des référents PHARe en ARS, un échange sera organisé en tant que de besoin ; une proposition de bilan partagé sera saisie dans SPICe-ARS par le référent national et pourra faire l’objet d’ajustements par chaque référent régional avant validation ;
– sur l’objectif 4.1, un échange ad hoc sera organisé pour chacune des thématiques retenues par une ARS ;
– sur l’objectif 5.1, les échanges étant réguliers entre le bureau en charge de la maîtrise des risques financiers et le réseau des référents « contrôle interne », aucun échange ne sera organisé sur l’objectif 5.1 ; une proposition de bilan partagé sera saisie dans SPICe-ARS par le référent national et pourra faire l’objet d’ajustements par chaque référent régional avant validation ;
– un seul échange commun sera organisé pour les objectifs opérationnels 5.2 et 5.3, qui donnera lieu à deux bilans partagés distincts dans SPICe-ARS ; cet échange sera également l’occasion d’aborder plus généralement la mise en œuvre du plan d’actions RH dans chaque ARS, sur la base du questionnaire dédié préalablement retourné par les ARS à la DRH du ministère ;
– la thématique « efficience en eSMS » (objectif 1.2), la question de la qualité des prises en charge dans sa dimension médico-sociale (objectif 2.2) et la question des « parcours PA et PH » (objectif 3.1) seront traités dans le cadre du dialogue de gestion annuel commun CNSA/DgCS organisé avec chaque ARS, qui a lieu en janvier N+ 1 ; cette organisation répond à la volonté d’optimiser l’implication de chacune des parties (CNSA/ARS/DgCS) dans un contexte de réformes importantes, en profitant de ce moment d’échanges dédié au médico-social pour mener les discussions relevant des CPOM état/ARS et portant sur ce secteur ;
– un échange complémentaire ad hoc sera organisé sur la qualité des prises en charge dans sa dimension établissements de santé (eS) et soins de ville (objectif 2.2) ;
– l’objectif 3.2 est recentré sur les sujets liés à la précarité et à l’accès aux soins des personnes vulnérables (PASS, eMPP, questions de prévention, notamment du cancer) ; les référents plan pauvreté des DRJSCS pourront être associés à l’échange afin de favoriser le partage et la transversalité : l’échange permettra ainsi d’aborder plus largement la question de l’articulation entre les mesures de lutte contre la pauvreté et les plans suivis par l’ARS (PRS, PRAPS, ClS…), le sujet du déploiement des dispositifs financés sur l’ONDAM spécifique (lAM, lHSS, ACT notamment), le suivi des préconisations du Conseil supérieur Santé Mentale sur les sujets de précarité, hébergement / logement et santé psychique ;
– pour les objectifs 6.1, 6.2, 6.3 le référent Outre-mer DAC devient référent technique national, et à ce titre anime les échanges techniques et formalise le bilan dans l’outil SPICe-ARS.
MINISTÈRE DES SOLIDARITÉS ET DE LA SANTÉ
BO Santé – Protection sociale – Solidarité no 2017/12 du 15 janvier 2018, Page 10
En ce qui concerne la formalisation dans SPICE-ARS :
le référent technique régional saisit une « Analyse ARS » pour chaque objectif opérationnel ou, dans le cas d’objectifs au large périmètre, pour chaque thématique composant l’objectif ; et pour chaque bloc du plan triennal. Des pièces jointes peuvent être attachées dans la rubrique « Documents », en complément de l’analyse saisie. le cas échéant, le référent peut saisir dans le champ « Bonnes pratiques » du « Bilan partagé ARS/Ministère » les éléments qu’il souhaite valoriser.
Suite aux échanges techniques, le référent technique national saisit dans la rubrique « Bilan partagé ARS/Ministère » pour chaque objectif opérationnel et pour chaque bloc du plan triennal : un bilan partagé, les bonnes pratiques retenues et les éventuels points de discussion à mettre en évidence pour le dialogue stratégique en CNP ; ces éléments peuvent faire l’objet d’ajustements par chaque référent régional avant validation.
l’outil SPICe-ARS est également utilisé pour la préparation des échanges relatifs au CPOM dans le cadre du dialogue de gestion CNSA-DgCS :
– la saisie de l’ « Analyse ARS » et du « Bilan partagé ARS/Ministère » se font au niveau de la thématique « efficience en eSMS » de l’objectif 1.2, de l’objectif 2.2 pour la qualité dans le secteur médico-social et de la thématique « Parcours » de l’objectif 3.1 pour le sujet « Parcours PA/PH » ;
– le bilan partagé de la thématique « Parcours » sera ensuite réintégré, par le référent technique national de l’objectif 3.1, dans le « Bilan partagé ARS/Ministère » de l’objectif 3.1, pour une vision d’ensemble ;
– pour le bilan de l’objectif 2.2, l’ « Analyse ARS » et le « Bilan partagé ARS/Ministère » seront ensuite complétés sur la partie établissements de santé (eS) et soins de ville, pour un bilan global de l’objectif.
Pour le dialogue de gestion CNSA-DgCS, un guide d’entretien sera préalablement fourni par la CNSA et la DgCS, qui permettra d’une part de guider les ARS dans la formalisation de leur « Analyse ARS » dans SPICe-ARS, et d’autre part d’orienter la discussion lors du dialogue.
Des fiches pratiques relatives à l’utilisation de SPICe-ARS dans le cadre du bilan annuel des CPOM sont disponibles sur le SharePoint CPOM état/ARS. une formation est également prévue courant décembre pour les utilisateurs et administrateurs qui le souhaitent.
En ce qui concerne le suivi des indicateurs :
Concernant la mise à jour des résultats annuels des indicateurs, celle-ci est faite au fur et à mesure de leur disponibilité, soit par chaque ARS, soit par le référent CPOM national, conformément au tableau joint en annexe 2.
2.3. Dialogues stratégiques
À l’issue des échanges techniques, une fois les bilans partagés validés, le référent CPOM national consolide l’ensemble des fiches extraites de SPICe-ARS pour produire un document consolidé et une synthèse, organisés selon la structure du CPOM. Ce document, accompagné d’un tableau de bord des indicateurs, est adressé au DgARS et aux membres du CNP une semaine avant le dialogue stratégique réunissant le CNP et le DgARS et son COMeX.
2.4. Synthèse globale annuelle et mutualisation des pratiques
un bilan synthétique global de chaque objectif et de chaque bloc toutes ARS confondu est réalisé chaque année à l’issue de la période de dialogues par les référents nationaux. les bonnes pratiques potentielles identifiées - désignant, dans un milieu professionnel donné, un ensemble de comporte-ments qui font consensus et qui sont considérés comme indispensables par la plupart des profes-sionnels du domaine - font l’objet d’un recueil.
Ce recueil, au même titre par exemple que celui qui est opéré dans le cadre du rapport FIR, constitue un des dispositifs de repérage des bonnes pratiques qui seront ensuite échangées, forma-lisées puis validées avant d’être valorisées. la méthodologie de valorisation des bonnes pratiques, portée par le pôle ARS/Santé du Sg MCAS, est actuellement en cours de stabilisation. elle prévoit la constitution d’une bibliothèque de bonnes pratiques en ARS (dispositif de référencement) avec des fiches méthodologiques et descriptives. un retour annuel aux référents CPOM état/ARS et ROP sera notamment prévu.
MINISTÈRE DES SOLIDARITÉS ET DE LA SANTÉ
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3. Calendrier du bilan 2017
le calendrier du bilan 2017 est le suivant :
Au plus tard le 15 décembre 2017 Envoi du guide d’entretien en vue du dialogue de gestion CNSA-DGCS
Au plus tard le 5 janvier 2018 Outil de suivi mis à jour par les ARS en vue du dialogue de gestion CNSA-DGCS
Au plus tard le 31 décembre 2017 Mise à jour de la liste des référents par chaque ARS
Du 15 janvier 2018 jusqu’au 15 février 2018 Dialogues de gestion CNSA-DGCS
Au plus tard le 9 février 2018 Outil de suivi mis à jour par les ARS en vue des échanges techniques CPOM
Entre le 12 février et le 30 mars 2018 Échanges techniques entre chaque référent national et chaque référent ARS et formalisation d’un bilan par objectif opérationnel ou bloc
Entre le 16 avril et le 31 mai 2018 Dialogue stratégique en CNP + Évaluation des DGARS
Juin 2018 Lettres de mission des DGARS
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