TEHNIČKI INFORMACIJSKI SUSTAVI

 Document management system (DMS)

Upravljanje dokumentima (Document Management)

U današnjem poslovanju pretežito su zastupljeni dokumenti u digitalnom obliku kao što su 

CAD   crteži,   fotografije,   poslovni   dokumenti   i   sl.   Zbog   velikog   broja   takvih   dokumenata 

kvaliteta,   tj.   sadržaj,   i   dostupnost   ovih   podataka   postaju   vrlo   važni   za   poslovanje.   SAP 

Document Management System (SAP DMS) dio  je SAP PLM sustava koji  nudi rješenja za 

procese upravljanja dokumentima. U ovom dijelu naglašene su glavne funkcije i obilježja SAP 

DMS sustava kao i više sučelja za pristup dokumentima. Implementacija SAP DMS-a zahtijeva 

tri dodatne komponente hardvera:

Server za sadržaj: za pohranjivanje originalnih datoteka iz aplikacija

Server za kazalo (popis): kreira i upravlja kazalima za pretraživanje

Server za pohranu: omogućuje pohranu dokumenta i brži pristup

Prednosti korištenja SAP DMS-a

Korištenje SAP DMS izbjegavaju se nepotrebni duplikati dokumenata, korisnici brže i 

lakše pristupaju pohranjenim dokumentima, minimalizira se rad s dokumentima

SAP DMS pruža brzu i sigurnu platformu za razmjenu dokumenata kroz razne kanale 

(Internet,   intranet…),   te   tako   omogućuje   trenutačni   pristup   dokumentima   svim 

uređajima u mreži

Korisnici   mogu   brzo   i   lako   naći   traženi   dokument   u   velikoj   bazi   dostupnih 

dokumenata  zbog moćnih  pretraživačkih  kapaciteta.  Povremeni  korisnici   imaju na 

raspolaganju   jednostavne   alate   za   pristup,   a   stalni   korisnici   mogu   koristiti   sve 

kapacitete alata kroz obični pristup

Dokumenti   kroz   SAP   DMS   mogu   se   prosljeđivati   ručno   ili   automatski   ovisno   o 

organizaciji,   što   znači   kako   se   čitav   životni   ciklus   dokumenta   od   nastanka   do 

pohranjivanja i od pristupa do nadogradnje može automatizirati. Ovo osigurava da 

pristup najnovijim podacima svim zainteresiranim stranama

Organizacije  koje   želi  posjedovati  ISO certifikate  kvalitete  moraju   imati kvalitetan 

sustav upravljanja dokumentima. SAP DMS zadovoljava sve stroge uvijete koje takav 

sustav treba ispuniti

Obilježja i značajke SAP DMS sustava

Održavanje matičnih podataka

DIRs (Document Info Record)

Originalni dokumenti

Traženje glavnih podataka

Preko metapodataka

Preko preglednika dokumenata (browser)

Pristup glavnim podacima

SAP GUI

SAP NetWeaver Portal

WebDocuments

SAP Easy DMS

C-folders i c-projects

Integracija

Object links

Engineering Change Method (ECM)

Radni tok (tijek rada)

Interakcija s vanjskim sustavom

Održavanje matičnih podataka

Dokument  je nositelj   informacija (tehnički  crteži,  grafika, program ili   tekst)  koje se mogu 

spremiti.  Potpuni  dokument  potpuno opisuje   jedan predmet.  Na slici  su prikazane razne 

funkcije koje su ponuđene prilikom održavanja glavnih podataka.

Poslovne informacije

Document Info Record (DIR) predstavlja glavni zapis u SAP sustavu gdje su pohranjene sve 

poslovne   informacije   za   dokument.   DIR   sadrži   metapodatke   (podatke   o   podacima)   za 

dokument koji se kasnije koriste za pohranu i pronalaženje dokumenata, a izvorna datoteka 

(npr.   CAD   crtež)   sadrži   stvarne   informacije   u   dokumentu.   Važno   je   osigurati   pravilno 

održavanje podataka u DIR-u radi lakše pohrane i pretrage.

Originalni (izvorni) dokumenti

Izvorni   dokument  može   se  navesti  u  DIR-u.  Dvije   su  mogućnosti   spremanja  originalnog 

dokumenta:

1. pohrana unutar SAP sustava za sigurno spremanje

2. pak koristiti neki vanjski server i kreirati link.

Podržani tipovi dokumenata

Prilikom implementiranja SAP DMS-a važno je vidjeti koje se aplikacije koriste za koje tipove 

dokumenata   u   poduzeću.   SAP   DMS   nema   ograničenja   što   se   tiče   podržanih   tipova 

dokumenata,   te   omogućuje   spremanje   dokumenata   skoro   iz   svih   aplikacija.  Moguće   je 

podesiti da je aplikacija podržana direkto u SAP DMS-u ili koristit neki od čestih formata npr. 

PDF. Ovo je korisno u slučajevima kada dokumente treba čuvati nekoliko godina, a aplikacija 

u kojoj je dokument kreiran nije više dostupna.

Upravljanje promjenama i inačicama (Version and Change Management)

Inačice (verzije) dokumenta predstavljaju različite promjene ili statuse isporuke dokumenta. 

zavisno od postavki može se upisivati i održavati automatski ili manualno. Verzija može biti 

vezana   uz   neku   promjenu   koja   utječe   na   neki   drugi   SAP   objekt   (sastavnica,   redoslijed 

operacija...)

Status menagement

Upravljanje statusima podržava procese životnog ciklusa dokumenta definirajući faze kroz 

koje dokument treba proći, što se može odrediti i konfigurirati ovisno od vrste dokumenta. 

Statusi dokumenta mogu se grafički prikazati u DIR-u. Žuti boja predstavlja trenutni status, 

zelena mogući budući status, a crvena da se status ne može odrediti. Svaka promjenh statusa 

DIR-a bilježi se u status log, s potrebnim podacima: koja je status dodijeljen, od koga, kada i 

zašto i je li upotrijebljen digitalni potpis. Promjena statusa može aktivirati tijek rada (slanje 

maila vlasniku dokumenta) za izvršenje funkcije (nadopuna u matičnim podacima).

Održavanje karakteristika dokumenata preko klasifikacije

Moguće je zadavati vlastita definirana polja u DIR-u preko SAP CA sustava za klasifikaciju. 

Ova se polja mogu koristiti kao kriterij pretrage kada se pokuša locirati DIR, pa je važno da 

budu  podešena   točno,   te  da   se  nađe  dobar  balans   između  broja   upotrjebljenih  polja   i 

održavanja matičnih podataka kako bi se ova radnja lako odvijala.

Ukratko, klasifikacija je centralizirana SAP funkcija kojom se mogu definirati specifična polja 

kao karakteristiku. Te karakteristike grupirane su putem master objekata nazvanih klase.

Odobravanje

Postupak odobravanja može se podesiti kroz postavke dokumenta. Za postupak odobravanja 

potrebna   je   jedna   osoba   ili   grupa   ljudi   koji   imaju   tzv.   digitalni   potpis,   pomoću   kojeg 

odobravaju DIR. Samo nakon što DIR odobre odgovorne osobe može započeti sljedeći korak 

procesa. Moguće su dvije procedure odobravanja: 

princip „jedan par očiju“ i

princip „više pari očiju“.

U prvom slučaju jedna osoba koja je ovlaštena mora unijeti potpis, te se onda aktivira novi 

status, dokument se ne može više mijenjati te se može podesiti samo predefinirani status.

U drugom slučaju više osoba mora odobriti DIR svojim potpisom. Nakon potpisa prve osobe 

sustav  prepoznaje  kako  autorizacija  nije  potpuna.   Sve  ovlaštene  osobe   spase  dokument 

nakon potpisa. Proceduru može prekinuti bilo koja osoba koja je ovlaštena potpisati se. U 

tom slučaju sustav resetira status koji je bio namješten prije odobravanja. Dokument je u 

međufazi   u   tijeku   potpisivanja,   tako   je   potrebno   odrediti  mu   novi   status   (upisuje   se). 

Također se mogu vezati dokumenti za druge SAP objekte. Možemo kontrolirati koji se drugi 

dokumenti mogu spojiti ovisno o njegove vrste. Po vrsti dokumenta postavljamo koji se SAP 

objekt može dodijeliti koja vrsta dokumenta.   Na primjer, ako nam je tip dokumenta crtež 

(inženjerski), te se on može dodijeliti materijalu ili sastavnici (objekti u SAP-u), onda ti objekti 

moraju biti podržani u DIR-u. 

Autorizacija

SAP ima dobro utvrđen koncept autorizacije koja radi sa autoriziranim grupama održavanih 

na DOCUMENT DATA tab-u. administrator sustava mora uključiti ovu grupu u ulogu koja je 

dodijeljena korisniku. Međutim SAP 6.0 i noviji imaju AUTHORIZATION tab, koji dozvoljava 

jednostavno namještanje i promjenu odobrenja mapa i dokumenata.

Pronalaženje dokumenata

Postoji veliki broj opcija pretraživanja kako bi smo u SAP DMS našli traženi dokument koje 

ovise   o   vrsti   dokumenta   namještenoj   u   DIR-u.  Može   se   koristiti   podaci   o   dokumentu, 

klasifikacija,  object   linkovi,  pretraga   tekstom,   ili   pak  kombinacije  navedenih  mogućnosti. 

Nakon pretrage SAP će prezentirati sve dokumente koji ispunjavaju kriterije pretrage. Lista 

se može dodatno suziti filtriranjem i razvrstavanjem.

Pristup podacima dokumenta

Korisnička sučelja SAP DMS-a:

Standardna korisnička sučelja u SAP ERP

SAP NetWeaver Portal

WebDocuments

SAP Easy Document

SAP GUI (Graphic User Interface)

Standardno korisničko sučelje je moćno i daje mnogo mogućnosti za korisnike. Namijenjeno 

je korisnicima koji često koriste sustav i pri tom koriste napredne opcije SAP DMSa.

SAP NetWeaver Portal

SAP NetWeaver Portal može se koristiti za pristup informacijama dokumenta i koristi se za 

indirektni pristup dokumentima preko veze.

WebDocuments

Ovom aplikacijom moguće je pristupiti dokumentima preko Internet preglednika (browsera) i 

izvoditi jednostavne pretrage te učitavati DIR informacije  Podržane su i sličice (Thumbnails) 

kako  bi   se   vizualizirao   sadržaj   izvornog   dokumenta  bez   pokretanja   aplikacije   u   kojoj   je 

izrađen.

SAP Easy Document Management

SAP Easy DMS je aplikacija za pristup SAP DMS-u bazirana na Windows operativnom sustavu. 

Sučelje je isto kao u Windowsa, te je lakše za korištenje i navigaciju. Dijaloški moduli pomažu 

kreirati   DIR   i   dodijeliti   izvorne   dokumente   u   Microsoft   Explorer-u,   sa   samo   osnovnim 

znanjem o SAP ERP-u.   Mogu se koristiti drag-and-drop funkcije, jednostavni dijaloški okviri 

kako bi se definirali mape i dokumenti dostupni svim korisnicima, te oni dostupni posebnim 

korisnicima.   SAP   Easy   DMS   ima   potpunu   integraciju   s   Microsoftovim   proizvodima.   To 

dopušta kreiranje novih dokumenta kroz Explorer ili  pak neke od Microsoftovih aplikacija 

(Excell, Word, Power Point). Pri definiranju DIR, mogućnosti su slične kao i kroz SAP GUI, te 

se mogu održavati generalni podaci, object links, i podaci klasifikacije. SAP Easy DMS može se 

prilagoditi po osobnim postavkama.

Integracija vanjskih sustava s SAP PLMom

SAP PLM sustav može se vrlo dobro integrirati sa raznim drugim SAP rješenjima, kao i sa 

većinom vanjskih sustava kao što su Microsoft Office, razni CAD sustavi, GIS sustavi, skladišni 

sustavi,, itd. Integracija s MS Officeom može se namjestiti u postavkama SAP DMSa. Preko 

CAD SAP PLM sučelja može se postaviti integracija s vanjskim sustavima, te se može vršiti 

razmjena podataka između SAP ERP i drugih sustava. Velike mogućnosti integracije u SPAP 

sustavu osiguravaju  širok  spektar   funkcija   i  mogućnosti postavki   sustava  prema vlastitim 

potrebama. SAP DMS može se prilagoditi za ispunjavanje potreba različitih skupina korisnika 

i industrijskih sektora. Slika pokazuje kako je CAD sustav integriran, na način da korisniku 

omogući pregled podataka o proizvodu iz SAP-a i CAD-a u istom okruženju. 

Korištenje SAP PLM u kombinaciji sa CAD preko CAT sučelja ima velike mogućnosti. Neke od 

njih su:

sigurno spremanje CAD podataka

ažuriranje informacija o dokumentu u SAP direktno iz CADa

održavanje strukture dokumenta  i  sastavnica  iz  CADa kada CAD koristi strukturu  i 

vezu između modela

uporaba ECM alata na spremljenim CAD podacima

mogućnost dodavanja,  promjene ili  prikaza drugih matičnih podataka objekta, kao 

što su materijali i sastavnice

korisnici   koji   ne   koriste   CAD   aplikacije  mogu   vidjeti   CAD   crteže   bez   potrebe   za 

aplikacijom

višestrano upravljanje CAD fajlovima preko cache servera

Kada se integrira CAD i SAP PLM mogu se očekivati slijedeće pogodnosti:

prilikom upotrebe SAP DMS za pregledavanje CAD objekata mogu se vršiti izmjene na 

takav način da više korisnika radi istovremeno na proizvodu bez gubitka podataka

mogu se  smanjiti  suvišni  koraci  kada  svi  ovlašteni  korisnici  moraju  pristupiti  CAD 

objektima (izvornim) pohranjenim u središnjoj sigurnoj zoni za pohranjivanje, kako bi 

pratili napredak ili pak izvršili promjenu

podržane su funkcije upravljanja promjenama, sastavnicama, materijalom itd.

brzi pristup tehničkim informacijama kroz organizaciju

SAP pruža sve potrebne funkcije za integraciju pa nisu potrebni drugi alati

postojećim SAP korisnicima  integracija  smanjuje   troškove posjedovanja   i   troškove 

ulaganja 

Transcation   CDESK   (CAD   Desktop)   pruža     sa   korisničkim   sučeljem   za   upravljanje   CAD 

podacima u SAP sustavu. Najvažnije mogućnosti koje pruža su:

više CAD rješenja

automatska pohrana dokumenta

kreiranje DIRa direktno iz modela ili crteža

kreiranje material mastera za dani DIR

automatsko generiranje sastavnica

provjerava status DIRa

izvozi filove u c-foldere i SAP Easy DMS

izvozi fajlove u Ofice aplikacije