SECCIÓN DOCUMENTAL: 01C LEGISLACIÓN SERIE DOCUMENTAL ... · 01C.10 Donaciones y material en promoción ... (INAI), mediante oficios para hacer de conocimiento al Comité y Unidad

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GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS 2015 DE EDUCAL, S.A. DE C.V. ARCHIVO DE TRÁMITE

GERENCIA TÉCNICO ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN GENERAL

ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL

NOMBRE DEL RESPONSABLE: MARÍA GUADALUPE RODRÍGUEZ PALACIOS CARGO: SECRETARIA PARTICULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL

DOMICILIO: AV. CEYLÁN NO. 450, COL. EUZKADI, C.P. 02660, DEL. AZCAPOTZALCO, MÉXICO, D.F. TELÉFONO / EXTENSIÓN: 5354-4000 Ext. 4102

CORREO ELECTRÓNICO: [email protected]

SECCIÓN DOCUMENTAL: 01C LEGISLACIÓN

SERIE DOCUMENTAL

CLAVE NOMBRE DESCRIPCIÓN

01C.10 Donaciones y material en promoción Material bibliográfico que la entidad ha donado a diversas instituciones para beneficio de la comunidad.

SECCIÓN DOCUMENTAL: 02C ASUNTOS JURÍDICOS

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02C.16 Asuntos internos Información relacionada a los problemas o acciones dentro de la entidad.

SECCIÓN DOCUMENTAL: 03C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

SERIE DOCUMENTAL


03C.12 Disposiciones legales y administrativas Información relacionada a la normatividad que rige dentro de la entidad con relación a la administración de la misma.

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SECCIÓN DOCUMENTAL: 06C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA

SERIE DOCUMENTAL


06C.6 Consecutivo de contratos Son documentos por los cuales se pactan acuerdos de voluntad entre la empresa y el prestador de un servicio, identificándose con un número interno progresivo asignado por el área que lo genera.

SECCIÓN DOCUMENTAL: 08C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN

SERIE DOCUMENTAL


08C.16 Sistema de información de proyectos de mejora gubernamental

Es la plataforma informática de la Secretaría de la Función Pública (SFP), que permite registrar y actualizar las actividades de los proyectos de mejora de la entidad.

08C.17 Correspondencia de la D.G. Información relacionada a circulares o invitaciones del Director General.

SECCIÓN DOCUMENTAL: 09C COMUNICACIÓN SOCIAL

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09C.3 Preparatoria abierta Documentación relacionada con la reimpresión de material bibliográfico de preparatoria abierta.

09C.3 Publicaciones de los estados Documentación sobre las adquisiciones y venta de publicaciones de los estados.

SECCIÓN DOCUMENTAL: 011C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS

SERIE DOCUMENTAL


011C.16 Asuntos externos Información relativa a los programas de acción de la entidad.

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SECCIÓN DOCUMENTAL: 012C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

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12C.2 Avisos del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI)

Comunicados y convocatorias que envía el Instituto Nacional de Transparencia y Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), mediante oficios para hacer de conocimiento al Comité y Unidad de Transparencia de la entidad.

12C.2 Formatos de información al Congreso de la Unión (FIC)

Son las estadísticas y el análisis de información en materia de Transparencia y Acceso a la Información del ejercicio fiscal que solicita el Instituto Nacional de Transparencia y Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) para su presentación al Congreso de la Unión.

12C.2 Red por una cultura de transparencia en la Administración Pública Federal (APF)

Sistema institucional constituido por las entidades y dependencias de la Administración Pública Federal, que promueven y difunden la capacitación de los servidores públicos en materia de Transparencia, Acceso a la Información y Archivos.

12C.3 Comunicación en áreas administrativas Es la actividad consciente de intercambiar información entre las áreas de la entidad para una práctica eficiente del conocimiento.

12C.3 Participación ciudadana Reuniones de trabajo con grupos estratégicos de los sectores social y privado, a fin de conocer sus opiniones y atender sus propuestas para la mejora de los procesos que lleva a cabo la entidad.

12C.3 Transparencia focalizada Es la información pública que demanda el ciudadano para producir información que puede servir para enriquecer el debate público y beneficiar la toma de decisiones que día a día deben efectuar los individuos.

12C.5 Comité de transparencia, convocatorias, acuerdos, resoluciones, etc.

Es un órgano colegiado de la entidad, que se encarga de la toma de decisiones en materia de Transparencia, Acceso a la Información y Archivos.

12C.6 Recursos de revisión Es el escrito de inconformidad del ciudadano ante el Instituto Nacional de Transparencia y Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) atribuyendo a la entidad al no satisfacer su necesidad de información.

12C.6 Solicitudes de información Son peticiones de los ciudadanos dirigidas a la entidad de acuerdo a sus necesidades de información.

12C.7 Portal de Obligaciones de Transparencia Sistema automatizado en el que se registra y se publica información relevante de la entidad para el ciudadano.

12C.10 Sistema de persona Es la aplicación informática para mantener actualizado el listado de los Sistemas de Datos Personales que posea la entidad.

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RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

COORDINADOR DE ARCHIVOS

MARÍA GUADALUPE RODRÍGUEZ PALACIOS ALBERTO MEDINA JARITZ

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE DISTRIBUCIÓN

ÁREA: GERENCIA DE DISTRIBUCIÓN

NOMBRE DEL RESPONSABLE: ROSA GUZMÁN ZAVALA CARGO: SECRETARIA DE LA GERENCIA DE DISTRIBUCIÓN




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01C.10 Acuerdos comerciales Documentos que se firman con clientes y que amparan una relación comercial y/o venta.


SERIE DOCUMENTAL


09C.3 Reedición de material bibliográfico por Educal

Documentos que amparan las reimpresiones de los libros de preparatoria abierta.

09C.14 Convocatorias Proceso a seguir para la participación en eventos de las Dependencias del Gobierno Federal para ser sujetos de un pedido.

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SECCIÓN DOCUMENTAL: 02S COMERCIALIZACIÓN

SERIE DOCUMENTAL


02S.2 Aviso a libreros Documentos que describen los materiales bibliográficos que se han detectado como sobrantes, maltratados o faltantes, en devoluciones emanadas de las librerías foráneas.

02S.4 Compras Material que se adquiere de diferentes editoriales o distribuidores privados.

02S.6 Clientes - Departamento de Ventas Clientes de venta de material en firme, consignación y ventas directas.

02S.6 Ventas Es la labor de los empleados de las librerías, donde se ampara la salida de material bibliográfico, clientes de librerías, particulares, dependencias, instituciones, autores y empleados.

02S.9 Guías de embarque Se tratan de documentos como: porta guías, órdenes de empaque, referentes a envíos de paquetería y mensajería realizadas por la entidad.

02S.10 Conciliaciones periódicas Documentos que amparan las entradas, salidas y ventas de material bibliográfico.

02S.10 Informes periódicos de entradas y salidas

Documentos que amparan las entradas y salidas de materiales (almacén central).



ROSA GUZMÁN ZAVALA ALBERTO MEDINA JARITZ

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE LIBRERÍAS

ÁREA: GERENCIA DE LIBRERÍAS

NOMBRE DEL RESPONSABLE: LUCÍA FLORES BRAVO CARGO: SECRETARIA DE LA GERENCIA DE LIBRERÍAS




SERIE DOCUMENTAL


01C.10 Adeudos de libreros Información relacionada a los adeudos contraídos por parte de los libreros.

SECCIÓN DOCUMENTAL: 05C RECURSOS FINANCIEROS

SERIE DOCUMENTAL


05C.3 Estados de cuenta de libros y productos comercializados

Estados de cuenta sobre productos comercializados y vendidos.

05C.29 Constancias de soporte de ventas Documento que ampara las ventas diarias y depósitos realizados por las librerías, para acreditar la salida del material bibliográfico, así como al departamento de recursos financieros.


SERIE DOCUMENTAL


06C.19 Trámites con los departamentos Gestionar servicios y realizar conciliaciones por las librerías y su personal.

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SECCIÓN DOCUMENTAL: 07C SERVICIOS GENERALES

SERIE DOCUMENTAL


07C.10 Control y registro de mensajería de librerías

Documentos que acreditan la entrega, distribución y tramitación de la mensajería de las librerías.


SERIE DOCUMENTAL


08C.11 Control de base de datos Es el registro consecutivo de material bibliográfico a comercializar.

08C.17 Correspondencia Información conformada por oficios, circulares, minutas y reuniones de trabajo con sello de acuse.


SERIE DOCUMENTAL


09C.5 Distribución oficial Es la participación por parte de la Dirección General de Publicaciones (DGP) del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA), del material bibliográfico que entregan para venta y promoción.

09C.8 Imagen y difusión institucional Elaboración de anuncios promocionales en diferentes formatos, para la difusión de los puntos de venta de la entidad.

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SERIE DOCUMENTAL


02S.1 Control de librerías Supervisión de las operaciones realizadas en los puntos de venta de Educal.

02S.1 Diseño de puntos de venta de la entidad Información con especificaciones técnicas para la proyección de los puntos de venta.

02S.3 Asuntos con proveedores Información relacionada a los reportes de venta y a las notificaciones de los proveedores.

02S.3 Notificaciones de edición Información proporcionada por la Dirección General de Publicaciones (DGP), donde se relacionan títulos, autores, número de ejemplares, precio y distribución.

02S.5 Almacén de productos culturales Documentos que amparan el resguardo del material que se encuentra en el almacén de productos culturales.

02S.6 Comisiones sobre ventas Detalle del análisis sobre las ventas y las comisiones que generan.

02S.6 Ventas de productos culturales Documentos que respaldan las ventas realizadas por el Departamento de Productos Culturales.

02S.7 Estructura comercial Registro y control de actas; solicitudes de apertura y cierre de puntos de venta; y concesionarios.

02S.8 Ferias y eventos Participación en eventos por parte de la entidad.

02S.10 Concentrado mensual de ventas Resumen de las ventas realizadas por cada una de las librerías de Educal.

02S.10 Reportes mensuales Es la documentación que ampara los pedidos y devoluciones de material bibliográfico al almacén central y los problemas que presentan los libreros con el sistema.

02S.11 Concesionarios Información sobre clientes.



LUCÍA FLORES BRAVO ALBERTO MEDINA JARITZ

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SISTEMAS

ÁREA: GERENCIA DE SISTEMAS

NOMBRE DEL RESPONSABLE: SUSANA GONZÁLEZ MÉNDEZ CARGO: SUBJEFE DE DEPARTAMENTO




SERIE DOCUMENTAL


05C.23 Conciliaciones trimestrales Movimientos de entradas y salidas de los fondos editoriales Institucionales.


SERIE DOCUMENTAL


08C.1 Programas y proyectos en materia de telecomunicaciones

Contratos, seguimientos y programas relacionados con las telecomunicaciones de Educal.

08C.5

Desarrollo e infraestructura del portal de internet de la Dependencia

Aplicaciones a realizar o en desarrollo que se trabajan en la WEB.

08C.8 Programas y proyectos sobre informática

Controles administrativos, licencias, facturas, etc.

08C.10 Desarrollo informático Control y registro de adquisiciones de software y equipo informático.

08C.10 Seguridad informática Registro y control de sistemas ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP).

08C.11 Desarrollo de sistemas Creación de nuevos sistemas que ayuden a facilitar el trabajo operativo en las diferentes áreas.

08C.12 Automatización de procesos Sistematizar procesos que parcial o totalmente se realizan de forma manual.

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SERIE DOCUMENTAL


08C.13 Soporte a usuarios Atención a usuarios, software, hardware.

08C.25 Servicios y productos en internet e intranet

Documentación de análisis y desarrollo de los servicios ofrecidos por internet, específicamente en la intranet de Educal.


SERIE DOCUMENTAL


02S.12 Inventarios Inventarios físicos aplicados a los puntos de venta, almacén y desarrollo de producto.

02S.13 Comité de inventarios Rendición de informes definitivos de los inventarios físicos.



SUSANA GONZÁLEZ MÉNDEZ ALBERTO MEDINA JARITZ

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA TÉCNICO ADMINISTRATIVA

ÁREA: GERENCIA TÉCNICO ADMINISTRATIVA

NOMBRE DEL RESPONSABLE: ELIZABETH RAMOS CARGO: SECRETARIA DE LA GERENCIA TÉCNICO ADMINISTRATIVA




SERIE DOCUMENTAL


03C.1 Disposiciones en materia de programación y presupuesto

Es el seguimiento de la normatividad gubernamental para el mejor manejo del flujo económico.

03C.4 Programa anual Proyectos y seguimiento de trabajo calendarizado anual.

03C.4 Programas y proyectos de inversión Es la planeación y la estrategia de los movimientos bancarios anuales.

03C.17 Presupuestación Es el seguimiento de la distribución del flujo económico autorizado.

SECCIÓN DOCUMENTAL: 04C RECURSOS HUMANOS

SERIE DOCUMENTAL


06C.1 Disposiciones en materia de Recursos Humanos

Documentos que contienen lo referente a las disposiciones que rigen la función de recursos humanos.

04C.2 Tabulador Son documentos que amparan la clasificación de niveles y categorías de los empleados en Educal.

04C.3 Expediente único de personal Son documentos con datos personales de cada empleado de la entidad.

04C.4 Control de plazas Es el registro de documentos relacionados a la plantilla de Educal.

04C.5 Constancia de nómina Es el comprobante de deducciones aplicadas conforme a la Ley de los empleados de la entidad.

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SERIE DOCUMENTAL


04C.5 Nómina de pago de personal Información relacionada al pago de los trabajadores.

04C.8 Incapacidades Son los documentos que amparan la ausencia del trabajador en la entidad y que es expedida por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).

04C.8 Valuación actuarial Información enfocada al pago de antigüedades.

04C.11 Servicios al personal Son las prestaciones que se otorgan a los trabajadores.

04C.11 Vida cara Información relacionada al bono de ayuda económica para los empleados de la entidad.

04C.12 Cédula de valuación de puestos Documentos que describen las plazas autorizadas de la entidad.

04C.15 IMSS Documentos relacionados al Instituto Mexicano del Seguro Social.

04C.16 Afore Información relacionada con la situación que guarda la administradora de fondos para el retiro de los empleados de Educal.

04C.16 Crédito Fonacot Información relacionada con la situación que guardan los empleados de la entidad con la prestación del organismo financiero que otorga créditos.

04C.16 Infonavit Son los documentos relacionados a la prestación de vivienda para los empleados de Educal.

04C.16 Otras prestaciones Información sobre las prestaciones dadas a los trabajadores, exceptuando aquellas que son obligatorias por Ley.

04C.22 Capacitación Información relacionada con los diversos cursos que se imparten a los empleados de la entidad, para el mejoramiento de funciones, habilidades y desempeño.

04C.25 Estructura Orgánica Información que describe la organización y funciones de las áreas que conforman a la entidad.

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SERIE DOCUMENTAL


05C.1 Declaraciones de impuesto Documentos que contienen el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

05C.1 Pago de impuestos Es la cantidad requerida por servicios o aranceles señalada por la Ley.

05C.17 Pólizas de egresos Registro de los egresos de la entidad (pagos-cargos).

05C.18 Pólizas de ingresos Registro de operaciones de ingresos (abonos).

05C.19 Pólizas de diario Registro de operaciones que se realizan por día en caja.

05C.23 Conciliaciones y estados de cuenta bancarios

Documentos que amparan los movimientos bancarios.

05C.24 Estados financieros anuales Documentos que reflejan la situación económica y financiera de la entidad.

05C.24 Dictámenes Informes que reflejan la situación financiera y presupuestal de la entidad.

05C.29 Facturas fiscales Facturas fiscales por ventas realizadas en Educal.

05C.29 Notas de crédito y cargo Emisión de notas de crédito y cargo que amparan las devoluciones de material.


SERIE DOCUMENTAL


06C.4

Licitaciones nacionales e internacionales, invitaciones a cuando menos tres proveedores, adjudicación directa

Procesos de contratación por monto conforme a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector público.

06C.19 Control de activo fijo Información relacionada al control de los bienes de la entidad.

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SERIE DOCUMENTAL


06C.20 Control de almacén de consumos internos

Es el registro de requerimientos de papelería u otro material por parte de los departamentos y librerías (puntos de venta) para el desarrollo de sus funciones.

06C.23 Comités Sesiones llevadas a cabo para la toma de acuerdos por parte de los integrantes asignados a los Comités.

SECCIÓN DOCUMENTAL: 07C SERVICIOS GENERALES

SERIE DOCUMENTAL


07C.2 Control de servicios Es el registro de asistencia a los requerimientos de la entidad.

SECCIÓN DOCUMENTAL: 10C CONTROL Y AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS

SERIE DOCUMENTAL


10C.3 Auditorías Información que cubre los requerimientos del Órgano Interno de Control.

10C.9 Requerimientos de Autoridades Documentos con información solicitada por diferentes instancias.

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SECCIÓN DOCUMENTAL: 11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS

SERIE DOCUMENTAL


11C.1 Planeación Es la organización anual de los programas institucionales a corto y mediano plazo.

11C.16 Trámites de servicios generales ante dependencias

Información relacionada a los trámites efectuados con las diferentes instancias.

11C.18 Informes programados presupuestales Es la documentación que ampara el programa anual de flujo económico.

SECCIÓN DOCUMENTAL: 01S GOBIERNO

SERIE DOCUMENTAL


01S.2 Sesiones del Consejo de Administración Carpetas de trabajo que contienen los informes de labores y de autoevaluación, que la entidad presenta ante el Órgano de Gobierno de Educal.



ELIZABETH RAMOS ALBERTO MEDINA JARITZ

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS

ÁREA: UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS NOMBRE DEL RESPONSABLE: REFUGIO HERNÁNDEZ ROJAS

CARGO: JEFE DE DEPARTAMENTO CONTENCIOSO




SERIE DOCUMENTAL


01C.10 Convenios Son documentos que amparan la relación de la empresa con proveedores y prestadores de servicios (contratos).

SECCIÓN DOCUMENTAL: 02C ASUNTOS JURÍDICOS

SERIE DOCUMENTAL


02C.8 Juicios y procesos Son los documentos que amparan el seguimiento legal ante las instancias correspondientes.

02C.12 Consultas y opiniones Son los documentos que informan sobre la participación para el mejoramiento de la entidad.

02C.17 Requerimientos extrajudiciales Es la cobranza que se realiza a terceros por medio de un requerimiento.

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SERIE DOCUMENTAL


03C.12 Manuales y lineamientos de la entidad Son los documentos por los que se rige la normatividad en la entidad.

SECCIÓN DOCUMENTAL: 01S GOBIERNO

SERIE DOCUMENTAL


01S.2 Aspectos corporativos Es la identidad visual, la organización y/o trayectoria de la empresa.



REFUGIO HERNÁNDEZ ROJAS ALBERTO MEDINA JARITZ

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SECCIÓN DOCUMENTAL: 01C LEGISLACIÓN SERIE DOCUMENTAL ... · 01C.10 Donaciones y material en promoción ... (INAI), mediante oficios para hacer de conocimiento al Comité y Unidad