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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS
OCCIDENTALES
“EZEQUIEL ZAMORA”
BARINAS EDO. BARINAS
FUENMAYOR JOHANA
C.I.16.979.123
HERNANDEZ LEYDIS
C.I.19.825.869
MORENO MIRNA
C.I.17.768.797
RODRIGUEZ ALEJANDRO
C.I. 9.265.642
DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DE LA SECRETARIA
EJECUTIVA DE EDUCACION
Función General: Diseñar, orientar y definir políticas y planes de
acción para la sistematización, optimización, organización,
funcionamiento y evaluación de los procesos administrativos
implantados o por implantar en las dependencias de la
Secretaría Ejecutiva de Educación; donde permite coordinar y
supervisar las estrategias utilizadas para el buen funcionamiento,
operación y mantenimiento de los sistemas en materia de
telecomunicaciones e informática que sirva de apoyo para la toma
de decisiones.
Funciones Específicas:
-Dirigir las actividades técnicas del área funcional de informática
tales como: la operación y análisis del funcionamiento de los
sistemas de información implantados.
-Análisis de los sistemas que ya existen en el Departamento de
Informática de la Gobernación y que se ejecutan para la
Secretaría Ejecutiva de Educación.
-Diseño y programación de nuevos sistemas computarizados de
acuerdo con las necesidades de la Secretaría Ejecutiva de
Educación, así como los adiestramientos del personal que
operará los mismos.
-Apoya a los usuarios de las diferentes Coordinaciones que
conforman la Secretaría Ejecutiva de Educación, para la
elaboración de las Nóminas de Docentes Estatales (Fijos,
Suplentes, Pensiones de Sobrevivientes a Mayores y Menores,
Niños Excepcionales y Becas).
-Elaboración de Cálculos de Pasivos Labores según formatos
suministrados por la ONAPRE.
-Elaboración de Resoluciones y Credenciales de Suplentes,
Becarios, Docentes Fijos, Ascensos, Traslados, Cambio Mutuo,
Contratados, entre otros.
-Elaboración de Reportes a solicitud del Ministerio de Educación,
Gobernación del Estado Barinas, UCER, SERVIMED, entre otros.
-Elaboración de la Memoria y Cuenta de la Secretaría Ejecutiva de
Educación del Estado Barinas, según Formato suministrado por la
Secretaría General de Gobierno.
-Implantación de Formatos establecidos por cada una de las
Entidades Bancarias, con el propósito de agilizar el proceso de
pago de los Docentes adscritos a la Secretaría Ejecutiva de
Educación (Fijos y Contratados).
-Implantación de Formatos establecidos por la Contraloría General
del Estado Barinas, para agilizar el proceso de Chequeo de las
Nóminas de los Docentes adscritos a la Secretaría Ejecutiva de
Educación.
-Implantación del Formato establecido por la Entidad Bancaria
BANESCO, para agilizar el proceso de Pago de la Ley Política
Habitacional.
-Vela por el funcionamiento y mantenimiento de los Sistemas y
Equipos existentes en el Departamento.
Misión
La formulación de la misión en la mayoría de las empresas es
relegada a un segundo plano.
Según David (1994) “…las organizaciones se apresuran a
establecer objetivos a tratar con opciones estratégicas. Este es
un problema muy grande que afecta aun a las empresas grandes,
las cuales a menudo no formulan claramente su misiones
empresariales” (pag.79).
Organizacionalmente, es necesario que el Departamento de
Informática de la Secretaría Ejecutiva de Educación, funcione con
la mayor eficiencia. Donde el logro de la excelencia en el
desempeño, exige a su vez definir la misión que se ajuste a lo
que espera lograr.
Así pues, la misión de este departamento será la siguiente:
Aprovechar el talento humano como aspecto esencial del
desarrollo tecnológico mediante una formación oportuna, activa,
solidaria y ética en los ciudadanos que conforman el
departamento, con valores morales altamente identificados,
deseando convertirnos en los líderes del mañana, con visión de
éxito aprovechando los recursos que provee la nación para
garantizar la efectividad y productividad del trabajo realizado.
Visión
Fomentar el trabajo en equipo, responsabilidad, honestidad,
buscando resultados en una cultura de calidad y una verdadera
revolución social de manera pertinente atendiéndose a las
necesidades de la población en áreas de educación, cultural y
deporte.
Objetivos
Objetivos Corporativos
- Integrarse al entorno regional en base al cumplimiento
cabal de las normativas descrita por la Zona Educativa del Estado
Barinas
- Despertar en el recurso humano valores culturales que
permitan mejorar su desempeño laboral.
Objetivo Organizacional
Comunicar e integrar al personal capacitado en el proceso de
elaboración y ejecución de planes estratégicos.
Objetivo Operacional
Optimizar los procesos administrativos del Departamento de
Informática de la Secretaría Ejecutiva de Educación a través de la
continua capacitación y adiestramiento de su personal.
Políticas
- Establecer normas y procedimientos acordes a las
funciones que debe cumplir las diferentes áreas del departamento
- Incluir controles administrativos para asegurar el
manejo correcto de las actividades.
Planteamiento Estratégico para optimizar los procesos
administrativos del Departamento de Informática de la
Secretaría Ejecutiva de Educación
1. Análisis interno de los procesos administrativos de la
Sección de Informática de la Secretaría Ejecutiva de
Educación.
Los resultados y análisis arrojados del instrumento de
medición permitieron establecer las fortalezas y debilidades:
Fortalezas y Debilidades
Fortalezas Debilidades
Cumplimi
ento de las
disposiciones
legales y órdenes
administrativas que
corresponden al
ejercicio de las
funciones en el área
administrativa.
Existe
cumplimiento por
parte de la dirección
en la ejecución de
los planes de acción
prefijadas
anualmente
midiéndose sus
actividades por el
personal
administrativo y
docente.
Existe
Poca
capacidad o
habilidad de la
organización para
aplicar correctivos
que reformulen los
objetivos.
Aplicació
n incorrecta de
todos los procesos
administrativos
necesarios para el
logro de los
objetivos planteados
por la Secretaria
Ejecutiva de
Educación.
Poca
planificación
estratégica por parte
de la Secretaría que
impiden delimitar
motivación y una
visión clara hacia
los objetivos que
persigue la
Secretaría por parte
de sus trabajadores.
cursos de acción
para cumplir las
metas propuestas.
No se
lleva a cabo la
coordinación y
supervisión de los
programas
desarrollados por la
Secretaría, siendo
estos dos elementos
del proceso
administrativo.
Fortalezas Debilidades
Existe
motivación y una
visión clara hacia
los objetivos que
persigue la
Secretaría por parte
de sus trabajadores.
Personal
capacitado
técnicamente para
ejercer las funciones
gerenciales
administrativas y
contables
seleccionándose
bajo responsabilidad
del personal de alto
nivel y con técnicas
novedosas.
Distribuci
ón eficaz y eficiente
de los recursos
materiales y
humanos
necesarios para la
ejecución de
cualquier plan.
Toma de
decisiones
gerenciales basadas
en la información
No hay
una comunicación
fluida. Lo cual
genera que la
información no fluya
de manera correcta,
y exista distorsión
en los mensajes.
Falta de
interés por parte de
la Secretaría en la
capacitación y
adiestramiento
frecuente del
personal adscrito a
los diferentes
departamentos que
la conforman,
desaprovechando el
desarrollo de
conocimientos y
habilidades en el
personal potencial.
No existe
participación, por
parte del personal
en la toma de
decisiones que
afectan
directamente el
funcionamiento de
confiable y oportuna
generada de
estados financieros
actualizados.
Ambiente
laboral adecuado y
confortable que
contribuye a la
realización de
labores armoniosas
entre todos los
trabajadores de la
Secretaría.
la Secretaría.
No se
toma en cuenta la
intervención de
grupos
heterogéneos para
la solución de
problemas.
Impidiendo la
obtención de
alternativas desde
varios puntos de
vistas, para resolver
una misma
situación.
Fuente: El autor.2006.
2. Análisis Externo de los procesos administrativos del
Departamento de Informática de la Secretaría Ejecutiva de
Educación
La evaluación externa se realizó en base a datos adicionales
obtenidos a través de la aplicación del instrumento
Oportunidades y Amenazas
Oportunidades Amenazas
La
Secretaría basa su
planificación a nivel
corporativo.
Políticas,
metas y tácticas
operativas
delineadas bajo una
misión y visión
corporativa.
Falta de
coordinación en las
actividades sin un
plan formal de la
Secretaría que
permite detectar
debilidades y
oportunidades de la
misma n función de
las necesidades del
entorno donde se
ubica la Secretaría.
Fuente: El autor. 2006.
3. Matriz DOFA
El diseño de la matriz DOFA constituye un método práctico
que confronta las debilidades y fortalezas internas con las
amenazas y oportunidades externas de la Sección de Informática
de la Secretaría Ejecutiva de Educación, con el objetivo de
generar las estrategias factibles que permitirán optimizar los
procesos administrativos de la mencionada organización según
se muestra en el cuadro 25 a continuación:
Matriz DOFA para Optimizar los procesos administrativos en
la Sección de Informática de la Secretaría Ejecutiva de
Educación
FACTORES INTERNOS
FORTALEZASDEBILIDADES
Cumplimiento de las disposiciones legales y órdenes administrativas que corresponden al ejercicio de las fun-ciones en el área administrativa.
Existe cumplimiento por parte de la Secretaria Ejecutiva de Educación en la ejecución de los planes de acción prefijada anualmente midiéndose sus actividades por el personal administrativo y docente.
Existe motivación y una visión clara hacia los objetivos que persigue la organiza-ción por parte de sus trabajadores.
Personal capacitado técnicamente para ejer-cer las funciones geren-ciales administrativas y contables seleccio-nándose bajo responsa-bilidad del personal de alto
Poca capacidad o habilidad de la organización para aplicar correctivos que reformulen los objetivos.
Aplicación incorrecta de todos los procesos administrativos nece-sarios para el logro de los objetivos plantea-dos por la organiza-ción.
Poca planificación estratégica por parte de la organización que impiden delimitar cursos de acción para cumplir las metas propuestas.
No se lleva a cabo la coordinación y super-visión de los progre-mas desarrollados por la organización, sien-do estos dos eleven-tos del proceso adm.-nistrativo.
nivel y con técni-cas novedosas.
FACTORES INTERNOSFORTALEZAS DEBILIDADES
Distribución eficaz y eficiente de los recursos materiales y humanos necesarios para la ejecución de cualquier plan.
Toma de decisiones gerenciales basadas en la información confia-ble y oportuna genera-da de estados finan-cieros actualizados.
Ambiente laboral adecuado y confortable que contribuye a la realización de labores armoniosas entre todos los trabajadores de la organización.
No hay una comunicación fluida. Lo cual genera que la información no fluya de manera correcta, y exista distorsión en los mensajes.
Falta de interés por parte de la organización en la capacitación y adiestramiento frecu-ente del personal adscrito a los diferentes departamentos que conforman la organiza-ción, desaprovechando el desarrollo de conocimientos y habilidades en el personal potencial.
No existe participación, por parte del personal en la toma de decisiones que afectan directa-mente el funciona-miento de la organiza-ción.
No se toma en cuenta la intervención de grupos heterogéneos para la solución de problemas. Impidiendo la obtención de alternativas desde varios puntos de vista, para resolver una misma situación.
AMENAZAS FA DAFalta de coordinación en las actividades sin un plan formal de la organización que permita detectar debilidades y oportunidades de la misma n función de las necesidades del entorno donde se ubica la organización.
Incentivar al personal para organizar y ejecutar actividades bajo una planificación formal.
Disminuir la improvisación en la ejecución de los procesos administrativos, mediante un estricto control de los mismos por la Secretaría.
Formular planes estratégicos a corto, mediano y largo plazo de acuerdo a las necesidades del entorno.
Crear una cultura empresarial acorde a las exigencias del personal que integra el departamento y el entorno.
Controlar periódicamente por parte del Jefe del Dpto. cada uno de los procesos, tareas y actividades administrativas necesarias para el funcionamiento eficiente y eficaz del Dpto.
Monitorear la ejecución de los procesos administrativos dentro de la unidad.
OPORTUNIDADESFO DO
La organización basa su planificación a nivel corporativo.
Políticas, metas y tácticas operativas delineadas bajo una misión y visión corporativa.
Aumentar la efectividad del trabajo generando planes estratégicos de acuerdo a las necesidades del entorno.
Aprovechar la capacidad administrativa para que participe en el proceso de planificación y ejecución de planes estratégicos.
Incrementar la comuni-cación para que fluya desde el nivel corporativo hacia sus trabajadores.
Programar y controlar las actividades administrativas a través de planes a corto plazo, integrando a sus trabajadores y poder lograr los objetivos planteados.
Generar cambios en el personal a través de la participación, comunicación y capacitación del mismo.
Diseñar Manuales de Organización, Normas y Procedimientos.
Fuente: El autor. 2006.
Selección de Estrategias
- Aumentar la efectividad del trabajo generando planes
estratégicos de acuerdo a las necesidades del entorno
- Aprovechar la capacidad administrativa para que
participe en el proceso de planificación y ejecución de planes
estratégicos
- Incentivar al personal para organizar y ejecutar
actividades bajo una planificación formal.
- Disminuir la improvisación en la ejecución de los
procesos administrativos, mediante un estricto control de los
mismos por la Dirección
- Formular planes estratégicos a corto, mediano y largo
plazo de acuerdo a las necesidades del entorno.
- Incrementar la comunicación para que fluya desde el
nivel corporativo hacia sus trabajadores
- Programar y controlar las actividades administrativas a
través de planes a corto plazo, integrando a sus trabajadores y
poder lograr los objetivos planteados
- Generar cambios en el personal a través de la
participación, comunicación y capacitación del mismo
- Crear una cultura empresarial acorde a las exigencias
del personal que integra el departamento y el entorno.
- Controlar periódicamente por parte del Jefe de la
sección o unidad cada uno de los procesos, tareas y actividades
administrativas necesarias para el funcionamiento eficiente y
eficaz del Dpto.
1. Manejo de Base de Datos en Plataforma XENIX, bajo el
Lenguaje RM-COBOL
Al comenzar a laborar en esta dependencia me desempeñe
como Analista Programador Contratado a partir del 08-08-
1992, dedicándome a analizar, revisar y reestructurar programas
(*.CBL, *.IDX y *.DAT) para el diseño de Reportes solicitados y
correcciones en dichos programas ejecutables, para luego ser
entregados ante el despacho de la institución.
Estuve a cargo del Departamento de Informática (01-01-96 al
31-12-98), donde mi dedicación como funcionario ha sido
Controlar, Supervisar, Dirigir, Administrar y llevar el control de
toda la tecnología de información de las actividades que se llevan
dentro de la institución
2. Manejo de Base de Datos en Sistema Operativo DOS, bajo el
Lenguaje CLIPPERS y FOXBASE
El 01-01-1996 tomé posesión de mi Cargo Fijo como
Programador II, llevando el control de las actividades de rutina
dentro del departamento de informática de la misma, dentro de
esta oficina se lleva el control de todos los Nombramientos y
Resueltos de todas las dependencias pertenecientes a la
Gobernación del Estado Barinas, manejada bajo un Sistema
Automatizado; que para ese entonces se trabajaba en el
Lenguaje de Programación Clippers y FOXBASE, con
manejadores de Base de Datos en extensiones (.DBF), y
Archivos Ejecutables (*.PRG), realizando estructuras de
programas para la elaboración de las Memorias y Cuentas de
años anteriores, se realizaba y se manejaba la recepción de
información de todas las dependencias que se manejan a nivel
del Ejecutivo del Estado, para posteriormente hacer el fluido de
información con la unión de todas y cada una de los procesos
internos que labora en ellas, para preparar la Memoria y Cuenta
que va hacer publicada en la Gaceta Oficial.
3. Base de Datos bajo Ambiente client/Server. (SQL Server)
Microsoft SQL Server 7.0 implanta un lanzamiento preciso
para las utilidades de bases de datos de Microsoft. Es una de las
mejores base de datos para Windows NT, SQL Server es el
Relational Data Base Manager System (RDBMS) o Sistema
Administrador de Bases de Datos Relacionales de designación
para una amplia gama de consumidores corporativos y
distribuidores Absolutos de Software que levantan estudios de
usuarios. Las carencias y exigencias de los usuarios han
producido a la creación de ideas de interés significativas para
prestar el manejo, confiabilidad y acumulación de datos.
La Base de Datos se encuentra consolidada y resguardada
bajo administradores en SQL SERVER donde cada usuario por
medio de su clave de acceso puede acceder mediante el
Sistema Administrador a la Base de Datos para realizar
aclaraciones que amerite el Usuario. Esta configuración del
ODBC se debe realizar en cada computador para poder acceder
al sistema y a la Base de Datos.
Actualmente contamos con Windows NT Server, el cual
tenemos un servidor central en nuestra red local. Se encomienda
de tramitar el intercambio de datos a través de la red. Las
estaciones de trabajo y los computadores compartidos están
conectados al servidor. Cada computador trabaja con su propio
sistema operativo. A excepción de un computador aislado, que
tiene una tarjeta y esta físicamente conectado por medio de
cables con el servidor. Los sub-sistemas del servidor:
Dominio: Permite agrupar todos los objetos que se administraran
de forma estructurada y jerárquica.
Unidad Organizativa : Esta compuesta por una serie de objetos
y/o por otras unidades organizativas.
Grupos : Es conjunto de objetos del mismo tipo y se utilizan
fundamentalmente para la asignación de derechos de acceso a
los recursos.
Objeto : Son todos aquellos usuarios, computadores, impresoras
que están conectados a la red.
4. Manejador de Bases de Datos bajo el Lenguaje Visual FoxPro
6.0
Facilita la organización de los datos, la definición de reglas
para bases de datos y la creación de aplicaciones. Puede crear
rápidamente formularios, consultas e informes mediante las
herramientas visuales de diseño y los asistentes.
Contiene una descripción general de las técnicas de
programación por procedimientos y orienta a objetos, describe
asimismo el modelo de eventos y los elementos del Lenguaje
Visual FoxPro y aporta una visión general del proceso de
programación de aplicaciones.
Mediante la manera de configurar tablas, índices y bases de
datos para desarrollar eficazmente las aplicaciones. Trata cómo
modelar, crear, implementar y optimizar aplicaciones cliente-
servidor.
Explica cómo mejorar las aplicaciones para permitir su
utilización por parte de varios usuarios, aprovechando las
posibilidades de OLE y Actives y la manera de preparar las
aplicaciones para que puedan utilizarse en los mercados
internacionales.
Muestra cómo convertir una aplicación en un archivo
ejecutable (.EXE) distribuible, para de esta forma trabajar con
mayor facilidad en ambiente Windows, existe actualmente en la
oficina un sistema automatizado bajo este lenguaje, que nos
permite hacer importaciones de otras tablas (Excel, Access,
Visual Basic, entre otros).
5. Manejador de Bases de Datos bajo el Lenguaje Visual Basic
6.0
La palabra “Visual” hace referencia al método que se utiliza
para crear la interfaz gráfica de usuario (GUI) y la palabra “Basic”
hace referencia al lenguaje BASIC (Beginners All-Purpose
Symbolic Instruction Code), un lenguaje utilizado por más
programadores que ningún otro lenguaje en la historia de la
informática o computación.
Visual Basic es un lenguaje de desarrollo para Windows, esta
herramienta ha sido muy útil para el diseño de reportes
elaborados dentro del departamento que facilitan con mayor
opción el manejo del sistema dentro de la red.
He desarrollado y gestionado sistemas de información
analizándolos desde el punto de vista de la información,
aplicando planes estratégicos según las necesidades de la
Secretaria Ejecutiva de Educación del Estado Barinas.
En momentos precisos y cuando se ha requerido he dado
soporte técnico en cuanto al uso racional que se le deben dar a
los recursos que se tienen (hardware, software); para de esta
forma recomendar adquisición de equipos nuevos para la
consolidación de los sistemas automatizados que funcionan en la
unidad.
Para el uso interconectado de las redes de datos he
supervisado las instalaciones y estaciones de trabajo, de tal modo
que se estén administrando las operaciones de la comunicación
entre los datos.
Actualmente el Departamento de Informática cuenta con seis
(06) equipos de computación “(02) Pentium 3 y (04) Pentium 4”,
marca COMPAQ, cuatro (04) Impresoras de Punto y (01)
HpLaserJet 1300, en la cual se maneja por medio de una red que
la distribuye un servidor bajo ambiente client/Server. (SQL
Server) en Windows NT, de esta forma cada usuario por medio
de su clave tenga acceso a la inclusión, modificación y exclusión
de movimientos dentro de los sistemas automatizados para
Interinos (1.925 registros) y fijos (3.672 registros).
El control de Nóminas de Docentes Fijos es llevado por un
sistema automatizado que se ejecuta con el nombre SAPP30
(Datos Primarios y Secundarios) y un archivo ejecutor de nombre
SAPP31 (Asignaciones y Deducciones); en él se elaboran
nóminas de Pago Quincenales; cálculos y elaboración de
nóminas de Cesta Tickets mensuales; éste sistema es manejado
bajo plataforma XENIX, funciona en red con (02) terminales.
