Secretary の使い方 ver1.0 2007.4.25

Masaki TANIGUCHI

初めて Secretaryを使用する方のためのガイドです。Ver3.7を対象に作成しました。 目次： 1. インストールする 2. 初めて使う 3. 予定を入力する（初級） 4. 他の人が作成した予定を見る 5. 予定を印刷する（初級） 6. 予定を他の人と共有する（初級） 7. 設定を変えて使い勝手を良くする 8. 〆切や行事を登録する 9. 連絡先や場所を登録する 10. よく使う文字列を登録する 11. 予定を検索する 12. 予定を入力する（中級） 13. 予定を印刷する（中級） 14. 予定を他の人と共有する（中級） 15. 予定を入力する（上級） 16. 他の人に見せる情報を制限する 17. 二つのコンピュータで予定を共有する 18. 定期的な予定を一括して入力する 19. 「さいぼうず」にデータを登録する 20. エクセルで予定を表示する

１．インストールする このファイルを見ているということは、すでに Secretaryのセットアップ用ファイルを手に入れて、解凍していると思います。このファイルと同じフォルダの中に、Setup.exe が入っているはずですので、それをダブルクリックして、インストールを行ってください。な

お、Secretary には、Release 版、Aist版、Sample版、の３つがあります。あなたの使用環境に応じて適切なものをインストールしてください。 ・ Release 版： 完全版です。ただし有料で、使用時にパスワードが必要になります。 ・ Aist 版： 産総研ネットの中でのみ使用できます。機能はすべて使えます。 ・ Sample版： 一部機能が使えません。 また、Aist版、Sample版は有効期限が決まっています。有効期限が切れる１ヶ月前には警告が出ます。その場合には、最新ヴァージョンにアップデートするか、Release版を入手してください。

インストールが終了すると、デスクトップのどこかに、Secretary のショートカットが出来ています。これをダブルクリックすると Secretaryが起動します。

２．初めて使う Secretary を初めて起動したときには，管理するメンバー（すなわちボス：社長？理事長？）が居ませんので，スケジュールも表示されません．まず，予定管理のメンバーを登録します．「ファイル」メニュ

ーから「新規メンバー追加」を選ぶと，次のようなウィンドウが現れます．

表示用名前と印刷用名前の欄には，全角文字で名前を「谷口」のように，また，ローマ字

は半角文字で，「taniguchi」のように入力します．表示用名前は，メンバーの選択欄に表示される名前です．また，印刷用名前は，スケジュールなどで印刷される名前です．そして，

登録ボタンを押します。そうすると、フォルダ選択ウィンドウが開きますので、データを

置いておくフォルダを指定してください。これで，登録は終了です．他の人も登録するの

であれば、この作業を繰り返します。

登録されると、スケジュールが表示されるはずです。まだ何も入力されていないので、予

定は入っていません。

３．予定を入力する（初級） スケジュールが表示されたら、まずは予定を一つ入れてみましょう。予定を入力したい日

の欄のどこかをダブルクリックしてください。そうすると、入力ウィンドウが現れます。

各欄はそれぞれ、開始時間、終了時間、用務、場所、連絡先、備考を入れるための欄です。

連絡先はその予定に関する担当者（問い合わせ先）を書くための場所です。なお、各欄は

必ず何か書かなければいけないわけではありません。

各項目の移動は、マウスや、Ｔａｂキーで行いますが、設定を変更して、矢印キーを使う

こともできます。（その方法は７章を参照してください） 補足情報、秘密情報、など、他の人に見せたくないものや、印刷したくないものなどは、

色を変えておくと後で処理が楽です。色付けや文字飾りは、下に並んでいるボタンか、右

クリックで現れるメニューを使って指定することができます。なお、色が変更できるのは

開始～場所の４列だけです。連絡先と備考欄については、色は変更できません。 編集が終了したら、「編集を終了」ボタンを押せば、スケジュールに反映されます。

なお、Secretaryでは、基本的に１行＝１予定を基本にしており、行を単位として扱っています。なので、下のような入力は、（可能ですし、その通り印刷できますが）避けたほうが

無難です。（検索などで引っかからなくなるかもしれません）

４．他の人が作成した予定を見る 自分が作成したスケジュールだけでなく、他の人が作成したスケジュールを読み込むこと

ができます。 （１）メインメニューより、「ファイル」－＞「メンバー読み込み」を選択します。 （２）「名前設定ファイルを選択してください」というメッセージが出て、ファイル選択ウ

ィンドウが表示されます。ファイルの場所、ファイル名は作成者に聞いてください。

なお、ファイル名は、***.snf です。（*** はローマ字が入ります。） （３）名前設定ファイルの読み込みが成功すると、暗証番号の入力が求められます。判ら

ない場合にはとりあえずゼロを入れてみてください。 （４）無事に予定が表示されましたら、保存ボタンか保存メニューで保存してください。

５．予定を印刷する（初級） 簡単に印刷するには、「ファイルメニュー」から「カラー印刷」か「モノクロ印刷」を選び

ます。また、「印刷設定」でプリンタの設定が出来ます。スケジュール上で右クリックして

メニューから選んでもかまいません。

１ヶ月のデータを表示したければ、メインウィンドウの「月表示」タブをクリックしてく

ださい。１ヶ月の予定が表示されます。その上で印刷すれば、月予定が印刷されます。 ある１日の予定を印刷したり、指定した何日かの予定を印刷したければ、週予定表かつき

予定表である日を選択（どれかの列だけでかまいません）した上で、右クリックメニュー

から「選択日の予定を印刷」を選んでください。

６．予定を他の人と共有する（初級） （１台のＰＣで自分だけがスケジュールを使うならばこの章は読む必要はありません。） Secretary には、複数の人が同じ予定表を使うための機能があります。具体的には、 （１） 社長のスケジュールを秘書が作り、社長もそれを見る。 （２） 社長のスケジュールを複数の秘書が共有し、それぞれ入力する。 （３） 社長のスケジュールを秘書が作り、社長も社員もそれを見る。 といった使い方ができます。ここでは初級編として、（１）の場合を説明します。（（２）、（３）

については１４章をご覧ください。） まず、データファイルを他の人からもアクセスできる場所におく必要があります。方法と

しては、 （ア） データフォルダを共有設定する。 （イ） データを共有サーバに置く の２通りが考えられます。これらの方法については、ネットワークに詳しい人に頼むか、

ネットワークの管理者にご相談ください。 次に、（あなたが秘書だとして）社長のＰＣにも Secretaryをインストールします。社長のＰＣでは、「新規メンバー追加」ではなく、「メンバー読み込み」を行います。

すると、「名前設定ファイルを選んでください」というメッセージが出て、ファイル選択ウ

ィンドウが開きます。データフォルダを選択して、***.snf というファイルを選んでください。*** には、新規メンバー追加のときに選んだ、ローマ字（今回の例では taniguchi）が入ります。正しくファイルを選ぶことが出来ると、スケジュールが表示されるはずです。 ただし、このままでは、社長もスケジュールを編集できてしまいます。これを防ぎ、社長

は見るだけで編集できないようにする必要があります。その方法としては、社長の予定を

読み込み専用で起動するように設定することです。具体的には、 １）社長の Secretaryを起動する。

２）社長のスケジュールを表示した状態にする。 ３）メニューの「設定」から「基本設定」を選び、「ファイル」のタブを選択する。 ４）一番下の、「非編集モードで起動する」にチェックを入れる。 ５）ＯＫを押す。 以上で設定は終わりです。

７．設定を変えて使い勝手を良くする Secretaryは設定を変えることで、自分（もしくはボス）の好みに合わせることができます。設定は、メニューの「設定」から「基本設定」を選ぶことで変更できます。基本設定のウ

ィンドウにはいくつもタブがついています。各タブの内容を説明します。 ○全般タブ ・〆切情報を使用する： ボスの〆切（原稿、報告書、など）の予定を管理します。これ

をチェックにすると、スケジュール表示欄に「〆切」タブが表

示されます。（〆切管理の仕方は８章を参照） ・行事情報を使用する： ボスの行事（講演、発表、など）の予定を管理します。これを

チェックにすると、スケジュール表示欄に「行事」タブが表示

されます。（行事管理の仕方は８章を参照） ・メモ欄を使用する： この項目にチェックを入れると、スケジュール表示欄に「メモ」

タブが表示されます。メモのページはフリーのメモとして使用

できます。（ボスや他の秘書には見えません。あくまで、そのＰ

Ｃ限りのメモです。） ○表示１タブ ・途中にある登録語も省略対象にする（１６章参照。通常はチェック） ・続く登録後はまとめて省略する（１６章参照。通常はチェックなし） ・同じ場所は「〃」と表示する： 場所欄で同じものが続くときに「〃」で置き換えます。 ・月予定表に曜日を入れる： 月表示で、日付欄に曜日を表示します。 ・〆切・行事は斜体にする： 〆切や行事の情報を表示するときイタリックにします。 ・アンダーラインを使う： 飾り文字の一つにアンダーラインを使います。これをオ

フにすると、小さい文字を使うことができます。 ・月表示にメモ欄を表示する： 月表示の最後にメモ欄を表示します。このメモ欄の内容

は、他の利用者からも見えます。編集を行うには、メモ

欄をダブルクリックします。 ・週の開始： 週表示のスタート曜日を決めます。「月末に合わせる」は、

月末までの日数が７の倍数になります。 ・長い行の扱い： 表示範囲に収まらない場合の処理を指定します。「そのま

ま表示する」を選んだ場合には、後半が切れる可能性が

あります。 ○表示２タブ ・時刻を右寄せにする： 開始時間、終了時間が右寄せで表示されます。 ・備考欄はまとめて下部に表示する： 備考をそれぞれではなく、まとめて最下段に表示します。 ・開始と終了とを～でつなぐ： 開始時間と終了時間を～でつないで１項目で表示します。

・場所をカッコ書きする： 場所を用務の後にカッコで囲んで表示します。 ・末尾の全角スペースは無視する： 最後に全角スペースが入っていても、削除します。 ・カッコとコロンの扱い： （１６章参照。カッコやコロンで、よく使うものを選択

してください） ○印刷 ・表題用フォント選択： ボスの名前等を印刷するフォントを選択します。 ・データ用フォント選択： 印刷時に予定を印刷するフォントを選択します。 ・フォントサイズ： 表題用、データ用、それぞれのサイズを指定します。 以上の指定は、月予定、週予定ともに共通です。 ・個別設定名を印刷する： （１３章参照。通常はチェック） ・印刷時刻を印刷する： 印刷した時刻を紙面の右上に表示します。 ・週予定表に予定範囲を入れる： 週予定表に、「＊＊から△△までの予定」と表示します。 ・２週間を２段カラムで印刷する： 表示１の設定で２週間表示を選んでいる際、ここがチェ

ックされていると、２段カラムで（横長の）表示をしま

す。チェックが無ければ、縦長の表示になります。 ・週予定で土日の予定を印刷する： チェックが入っていなければ、土日の予定は印刷されま

せん。（土日は絶対に予定が入らない人向き） ・文字サイズの調整： 通常はチェックなしにしておいてください。一部の（古

い）プリンタでは、最初の１枚の表示がおかしくなるこ

とがあります。その時にはチェックしてください。 ○日予定 選択した日の予定を印刷するときの設定です。印刷目的に合わせて設定してください。

○ファイル ・ファイルの保存を自動で行う： データファイルを自動的に保存します。通常はチェック

してください。なお、この項目は（編集を行う権限のあ

る）すべてのデータに共通です。この項目をオフにする

と、頻繁にデータを保存するかどうかを聞かれます。 ・最新のヴァージョンで保存する： データファイルの保存形式をどうするかを設定します。

通常はチェックしてください。ただし、多くの人で同じ

人のデータを扱うときに、古いヴァージョンのSecretaryを使っている人が混じっていると、その人がデータを読

めなくなる可能性があります。それを避けるためには、

この設定をしばらくオフにして、その間に、全ての人の

Secretaryのヴァージョンを最新のものに更新してください。

・自動同期： （１７章参照：通常は「自動同期しない」） ・読込不能時にサブデータを使う： メインのデータがネット切断などで読めないときに、別

の場所にあるデータを代わりに読み込むことができます。

自動同期の設定があるときに選択できます。 ・非編集モードで起動する： Secretaryを起動したときに、非編集モードになるよう

に設定します。主に予定を入力する人以外はここをチェ

ックしておくほうが良いです。 ○用語１ ・色に関する用語： 予定表に用いる色の意味を定義します。 ・表示形式名： （１３章参照。個別表示設定の名前を設定します） ○用語２ 連絡先や場所の登録を行うときのグループ名を定義します。 ○画面 ・非スクロール範囲： 予定を表示したときに、右側がどこまで表示されるかを

設定します。（この設定にかかわらず、スクロールすれば

全ての項目を見ることが出来ます。） ・画面の文字サイズ： 画面表示の文字サイズを設定します。 ○キー キーの設定をします。問題が無ければ標準（一番上の選択肢）を推奨します。 ○全員表示 ２人以上の予定を管理している際には、全員の表示を行えます。その際の表示を設定し

ます。 ○Ｗｅｂ接続 Secretaryから「さいぼうず」に直接データを送ることができます。ただし、別途、設定が必要となります。（１９章参照） ○Excel Secretaryの予定を Excelに表示させることができます。その設定を行います。（２０章参照）

８．〆切や行事を登録する Secretaryでは、〆切や行事を登録して管理することができます。〆切と行事の登録の方法はほぼ同じなので、ここでは〆切の管理について説明します。 （１）〆切を使えるようにする 基本設定の「全般」で、「〆切情報を使用する」にチェックします。 （２）〆切を登録する 〆切タブを選択して、右側の「新規データを追加する」をクリックします。登録画面が

出るので、各項目を埋めます。日付欄は、ＥＳＣキーを押すとカレンダーが出るので、そ

こから選ぶことも可能です。

（３）登録を保存する 登録しただけではまだデータは一時的なものです。文字は青色で表示されています。保

存ボタンか保存メニューを用いて保存を行うと、文字が緑色になります。緑色の文字で表

示されているデータは、予定表にも（表示させる設定になっていれば）表示されます。

９．連絡先や場所を登録する Secretaryには簡単なデータベース機能があり、よく使う連絡先（予定の依頼元や、問い合わせ先など）や場所（会議室名、講演会場など）を登録しておき、簡単に入力できるとと

もに、必要に応じてその情報を画面に表示させることができます。登録は、 （１）予定入力画面から （２）連絡先 or場所の一覧画面から のどちらからでも入力できます。下では場所の例で説明しますが、連絡先についてもほぼ

同じ要領で登録できます。 （１）予定入力画面から 予定入力画面で、場所欄で右クリックをするとメニューが出ます。その上から２番目の「登

録を行う」を選べば、登録ウィンドウが表示されます。

登録ウィンドウのグループは、基本設定の「用語２」で設定したグループ名が表示されて

います。適当なグループを選んでください。よく使う場所は「グループ無し」を選ぶと、

選択肢が直接メニューに表示されるので便利です。

（２）一覧画面から 予定表示画面の「場所」タブを選択すると、登録されている場所の一覧が表示されます。

右側の「新規データを追加する」をクリックすると、登録ウィンドウが表示されます。登

録の方法は予定入力画面から呼び出した場合と同じです。

（３）登録した情報を見る 登録した情報は、予定表から呼び出すことができます。

週予定表か月予定表で、右クリックメニューを表示して、「連絡先・備考欄の表示」を選ぶ

と、選択している日の各予定について、備考欄の内容に加えて、連絡先、場所の情報が（登

録されていれば）表示されます。

１０．よく使う文字列を登録する 用務欄や、〆切の種類、行事の種類、等に良く使う文字列をあらかじめ登録しておけば、

ワンタッチで入力が可能になります。その登録の仕方を説明します。 メインメニューから「文字列登録」－＞「用務の登録」を選択すると、文字列登録ウィン

ドウが表示されます。

空いている行に、用務欄でよく使う単語を入力してください。文字の色や文字飾りは右ク

リックでメニューが出ます。「登録する」ボタンを押せば登録できます。〆切種類や行事種

類も同様に入力します。

１１．予定を検索する メインメニューから「検索」－＞「文字列を検索」を選ぶと、検索ウィンドウが表示され

ます。左側の各項目を入力した上で、「検索する」ボタンを押せば、該当する日付と用務内

容が表示されます。

また、検索結果をクリックすると、その日の予定にジャンプします。

１２．予定を入力する（中級） 連絡先や場所情報、文字列等が登録されていれば、予定入力時に簡単に呼び出すことがで

きます。予定入力ウィンドウや、〆切、連絡先等の入力ウィンドウ等で、緑色になってい

る項目はすべて、登録されていれば、ＥＳＣキーを押すことにより、選択ウィンドウが表

示されます。

それぞれメニューから選べば、各欄に入力されます。また、場所や連絡先については、そ

の場で新たに登録することもできます。（９章参照）

１３．予定を印刷する（中級） 予定表を印刷する際に、何を印刷するかは、右側に並んでいるチェックボックスで指定し

ます。（例えば、カッコの中身を印刷しない、緑色で書かれた場所は印刷しない、等）チェ

ックボックスのチェックを変更するたびに、画面の表示も変わり、その通りに印刷されま

す。

なお、印刷する場合に、あらかじめ何通りかのパターン（例えば、社長用、秘書用、部下

用、等）がある場合には、それぞれチェックのパターンを登録しておけば、簡単に呼び出

すことができます。 パターンの登録は、メインメニューの「設定」から「登録１～３」を用いて行います。（な

お、「登録１」などの名前も、「社長用」などと変更することができます。これは基本設定

の「用語１」から表示形式名を変更することでできます。

今のチェック状態を登録したり、他の状態を呼び出したりすることができます。また、ダ

イレクトに印刷を行うことも可能です。現在、どの状態を選んでいるかは、メインメニュ

ーの右側の「表示設定」に表示されています。設定は、３種類＋標準の４種類を登録して

おくことができます。また、週表示と月表示で別々の設定をしておくことも出来ます。 印刷のレイアウト（余白、各項目の幅等）を変更するには、メインメニューの「ファイル」

－＞「レイアウト設定」を選びます。

それぞれの数値を変更することにより、幅、高さが変化します。なお、各数値はあくまで

比率を表しています。例えば、連絡先が２００、備考を２５０としていると、それぞれの

比率は４：５になりますが、幅自体は他の項目の幅、表示／非表示の状態によって変化し

ます。

１４．予定を他の人と共有する（中級） ここでは、スケジュールの共有の方法として、 （１） 社長のスケジュールを複数の秘書が共有し、それぞれ入力する。 （２） 社長のスケジュールを秘書が作り、社長も社員もそれを見る。 場合について説明します。 （１）社長のスケジュールを複数の秘書が共有し、それぞれが入力する。 この場合、全ての情報を全員で共有することになります。 １）社長： 「非編集モードで起動する」設定をしておきます。 ２）メインの秘書： 普通に編集します。 ３）別の秘書： 「非編集モードで起動する」設定をしておきます。 この場合、サブの秘書が編集するときには、メインメニューから、「設定」－＞「編集モー

ドにする」を選択します。また、編集が終了したら、同じ位置の「非編集モードにする」

を選び、非編集モードに戻します。ただし、編集しようと思っても、メインの秘書が編集

中であれば、編集はできません。（他者が編集中であるとメッセージが出ます） （社長の設定については、暗証番号を用いて読み込み専用にする方法もあります。この方

法については以下を参照してください。）

（２）社長のスケジュールを秘書が作り、社長も社員もそれを見る 例えば、社員は社長の個人予定は見てはいけないとします。この場合、暗証番号を設定し

て、表示内容に制限を加えます。 １）社長： 読み込み暗証番号を設定します。 ２）秘書： 書き込み暗証番号を設定します。 ３）社員： 何も設定しません。 暗証番号は次のように設定します。 ① まず、メインメニューから「設定」－＞「共有の設定」を選びます。

② 共有設定ウィンドウが表示されます。「変更する」ボタンを押します。 ③ 暗証番号の入力を求められます。最初は何も設定されていないので、ゼロを入力します。 ④ まず左側の設定ボックスで、「暗証番号で設定する」を選びます。 ⑤ 次に、書き込み暗証番号を設定します。（例では１２３４） ⑥ 次に、読み込み暗証番号１を設定します。（例では９９９９） ⑦ 次に、読み込み暗証番号２を設定します。（例では０） ⑧ 右側で、暗証番号１，２に対する制限を設定します。（図では暗証番号２（＝０）に対

してのみ、「秘密情報を表示しない」制限をしています。） ⑨ 「設定する」ボタンを押して終了します。

この設定の場合、まず、秘書（暗証番号１２３４）は、全ての情報を見ることが出来、ま

た、編集を行えます。社長（暗証番号９９９９）は、全ての情報を見ることが出来ますが、

編集はできません。社員（暗証番号０）は、秘密情報は見ることができませんし、編集も

できません。（情報表示制限については、１６章参照） なお、スケジュール表示中に暗証番号を変更するには、「設定」－＞「暗証番号の入力」を

行います。

１５．予定を入力する（上級） そのほかの便利な入力テクニックを紹介します。 （１）１日予定のコピー、ペースト 予定表示ウィンドウで、コピーしたい日を選択して、「編集」－＞「日単位のコピー」を行

うと、その日の予定がメモリに保存されます。次に、貼り付けたい日を選択して、「編集」

－＞「日単位の貼り付け」を行えば、コピーができます。

なお、同じ操作は、右クリックメニューや、Ｃｔｒｌキー＋Ｃ，Ｖを使っても可能です。

他の人の予定表からもコピーできます。（ただし、場所や連絡先の詳細情報、〆切、行事の

情報などはコピーされません。） （２）行単位のコピー 上の応用で、コピーした内容の一部分だけを入力画面上でコピーできます。 １）まず、上と同様に「編集」－＞「日単位のコピー」を行います。 ２）次に、編集したい日をダブルクリックして、予定入力ウィンドウを表示させます。 ３）右クリックでメニューを出して、「行単位の処理」－＞「行単位の貼り付け」を選びま

す。コピー元の各行の用務欄が表示されているので、好きな行を選択すればコピーでき

ます。

（３）そのほかの機能 予定入力ウィンドウの下部に並んでいるボタンの意味を説明します。

１６．他の人に見せる情報を制限する 暗証番号を用いて、編集権限のない人に対して情報を制限できます。（１４章参照） 暗証番号は次のように設定します。 ⑩ まず、メインメニューから「設定」－＞「共有の設定」を選びます。 ⑪ 共有設定ウィンドウが表示されます。「変更する」ボタンを押します。 ⑫ 暗証番号の入力を求められます。最初は何も設定されていないので、ゼロを入力します。 ⑬ まず左側の設定ボックスで、「暗証番号で設定する」を選びます。 ⑭ 次に、書き込み暗証番号を設定します。（例では１２３４） ⑮ 次に、読み込み暗証番号１を設定します。（例では９９９９） ⑯ 次に、読み込み暗証番号２を設定します。（例では０） ⑰ 右側で、暗証番号１，２に対する制限を設定します。（図では暗証番号２（＝０）に対

してのみ、「秘密情報を表示しない」制限をしています。） ⑱ 「設定する」ボタンを押して終了します。

この設定の場合、まず、秘書（暗証番号１２３４）は、全ての情報を見ることが出来、ま

た、編集を行えます。社長（暗証番号９９９９）は、全ての情報を見ることが出来ますが、

編集はできません。社員（暗証番号０）は、秘密情報は見ることができませんし、編集も

できません。 逆に、読み込み暗証番号しか知らない人は、どのような情報制限がかけられているかを知

ることができます。これは、「設定」－＞「情報開示の確認」を選べば、各情報の開示／非

開示の状態の一覧が表示されます。

１７．二つのコンピュータで予定を共有する 同じ人でも、デスクトップとノートＰＣの２台を使う場合があります。その場合、両方で

予定を編集すると、二度手間になったり、予定の食い違いが生じたりします。ファイル共

有を利用してもいいですが、ネットワークが切断していると予定が見られなくなります。 これらの問題を解決するために、Secretaryには同期機能があります。これは、別々の場所に同じ人の予定データを持っておき、必要に応じて、両者の内容を一致させるものです。 例として、 ・ デスクトップ（ＰＣ１）とノート（ＰＣ２）の両方でスケジュールを管理する。 ・ ＰＣ１で主に編集するが、ＰＣ２でも出先で編集することがある。 ・ ＰＣ２は出先ではネットワークに繋げない時もある。 という状況について説明します。今、データファイルはＰＣ１にのみある状態とします。 （１）ＰＣ２がネットワークでＰＣ１に繋がっている状態で、ＰＣ２からＰＣ１のデータ

を読み込みます。（「ファイル」―＞「メンバー読み込み」） （２）ＰＣ２で、「ツール」－＞「バックアップ」－＞「同期用ファイルを作成」を選びま

す。保存先はＰＣ２の中を指定します。これで、ＰＣ２の中にＰＣ１と同じデータがコピ

ーされました。

（３）ＰＣ２で、「設定」－＞「基本設定」－＞「ファイル」で、自動同期設定を行います。

自動同期については、「終了時に別のサブデータに対して同期」を選び、また、「読込不能

時にサブデータを使う」を選びます。 （４）ＰＣ２で、同期設定を行います。「ツール」－＞「ファイル同期」を選ぶと、データ

の同期ウィンドウが表示されます。右の変更ボタンをクリックして、ＰＣ２の中に作った

データファイルの***.snf(名前設定ファイル)を選択してください。また、暗証番号が設定している場合には、暗証番号変更から指定してください。

（５）これで設定は完了です。 ＰＣ２では、ネットワークが繋がっていて、ＰＣ１のデータが読めているときには編集可

能です。また、編集終了時に、ＰＣ１のデータがＰＣ２のデータにコピーされます。ネッ

トワークが切れていると、ＰＣ２の中のデータが読み込み専用で開きます。

１８．定期的な予定を一括して入力する 毎月何日とか、毎週何曜日とか、決まった予定をまとめて入力することができます。これ

は、メインメニューより「ツール」－＞「一括入力する」を選択してください。一括入力

ウィンドウが表示されます。必要な事項を入力して、「入力する」ボタンを押せば、自動的

に予定が入力されます。

注意： 一度一括入力した予定は、まとめて取り消すことができません。個別に削除する

しかありません。ですので、一括入力を使用する際には、間違いが無いかよく確認してく

ださい。特に入力範囲を間違えないように注意してください。

１９．「さいぼうず」にデータを登録する 「さいぼうず」にてグループ等の予定を管理しているところも多いと思います。Secretaryと「さいぼうず」の両方に入力するのは面倒なので、Secretaryから直接、「さいぼうず」を呼び出して、予定を入力することができます。（逆に「さいぼうず」から Secretaryに予定を移すことはできません。これは「さいぼうず」のメーカーに依頼してください（冗）） ただし、設定はまず面倒です。設定についてはお問い合わせをしていただくのが一番よい

ですが、ざっくりと説明します。 ○設定 （１）「設定」－＞「基本設定」－＞「Web接続」で、「Webに接続してさいぼうずに入力する」をチェックします。 （２）週表示か月表示画面で、右クリックメニューを出し、「Ｗｅｂに接続する」を選択し

ます。 （３）Ｗｅｂ接続ウィンドウが表示されますので、上のメニューから、「設定」－＞「設定

変更」を選択します。 （４）設定ウィンドウが表示されます。基本的な設定はすでに入力されていますが、さい

ぼうずのＵＲＬと、各コード、パスワードは別途入力する必要があります。

（５）設定が終われば、ＯＫを押します。 注意：ＩＤ，パスワードは、「さいぼうず」を使用中にソース表示などで見るか、さいぼう

ずの管理者に聞くなどの方法で知ることができます。

○入力 （１）週表示か月表示画面で、右クリックメニューを出し、「Ｗｅｂに接続する」を選択し

ます。 （２）Ｗｅｂ接続ウィンドウが表示されますので、右側の「接続」ボタンを押します。 （３）しばらく待っていると、「登録」に変わり、さいぼうずの登録画面が表示されます。

（表示されない場合には、設定が間違っているか、ネット接続に障害があります。）

（４）スケジュールを２段目の表でクリックして選びます。なお、開始時間、終了時間が

設定されていないと左側に×がつき、登録できません。この表は、右の「編集する」ボタ

ンを押せば編集できます。また、右上のボックスは、もともとのスケジュールをどう要約

するかを選びます。 （５）右側の「登録」ボタンが赤くなれば、それを押せば予定が登録されます。 （６）日を変更する場合には、右上のボックスで日を選べば、その日に移動します。

２０．エクセルで予定を表示する 月表示から横長のエクセル表を作成できます。 （１）「設定」－＞「基本設定」－＞「Ｅｘｃｅｌ」で、各種設定を行います。 （２）月表示画面で、右クリックメニューを出し、「Ｅｘｃｅｌにデータを写す」を選択し

ます。 （３）自動的にエクセルが起動し、表が作成されます。なお、表は何度でも作成できます

ので、自分の好みに合わせて、設定を変更してください。 なお、 • 開始と終了の両方が設定されていない予定は、後ろにまとめて置かれます。 • 時間が重なっている予定も、片方は後ろに置かれます。