Selbstbewertung für Bildungseinrichtungen

Qualität & Organisation

Der EFQM-Ansatz

Selbstbewertung

Warum Software?

Was bietet SAETO?

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Basic Assessment Edu

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Referenzen & Kontakt

Selbstbewertung für Bildungseinrichtungen

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Qualität in der Organisation

Der Gemeinsame Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa (CQAF in VET) verlangt es, regelmäßig Selbstbewertungen durchzuführen.

Auch „kundenseitig“ stehen kommerzielle Trainingsorganisationen und öffentliche Bildungseinrichtungen immer öfter der Forderung gegenüber, einen Qualitätsnachweis zu erbringen.

Der weitverbreitete ISO 9000 Standard ist hier als Mindestanforderung zu sehen, die eigentlich übertroffen werden sollte.

Dabei brauchen die Organisationen oft nur kleine Hinweise, um die nächsten Verbesserungsschritte auf dem Weg zur Exzellenz jenseits der ISO vornehmen zu können.

Die Herausforderung ist es, dies in angemessenen und leicht verständlichen Schritten anzubieten, um es der Organisation zu ermöglichen, sich kontinuierlich zu einem international anerkannten Exzellenz-Niveau weiterzuentwickeln.

Screen 3


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Jenseits der ISO: EFQM

Die Basis hierzu wurde von der European Foundation for Quality Management unter dem Namen EFQM Exzellenz-Modell entwickelt.

Um die Lücke zwischen ISO 9000 und dem ganzheitlichen Ansatz des EFQM Modells zu schließen, reicht es aber nicht aus, lediglich andere Bemessungskriterien anzulegen.

Vielmehr müssen zuerst einige Grundlagen geschaffen werden, um einen optimalen Nutzen aus dem Exzellenz-Modell ziehen zu können.

Durch den Einsatz eines EFQM-basierten Ansatzes wird es auch leichter, eine Selbstbewertung durchzuführen, wie sie der Gemeinsame Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa (CQAF in VET) verlangt.

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Wozu EFQM?

Hilft, die “Temperatur” in der Organisation zu fühlen.

z.B.:

Wo klemmt es?

Wie sehen es die Mitarbeiter/Kunden/Interessengruppen?

Wo können wir am schnellsten etwas bewegen?

Von wem können wir etwas lernen (Benchmarking)?

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Wobei hilft mir eine Selbstbewertung?

Selbstbewertung ist als eine

umfassende

regelmäßige

systematische

Überprüfung von Tätigkeiten und Ergebnissen der eigenen Organisation zu verstehen.

Ziel der Selbstbewertung ist

die Überprüfung der eigenen Leistung

die ständige Verbesserung der Organisationsaktivitäten.

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Was bringt mir die Selbstbewertung?

Einbindung der obersten Leitungaktive Beteiligung aller Kernbereiche Information aller Mitarbeiterdem Gefühl der Kontrolle von oben entgegenwirken

Schaffen eines TQM-Verständnisses

Ermittlung eines Ist-Zustands

Vergleichszwecke

Identifikation von Stärken/SchwächenGründeGründe

Verbesserungsaktivitäten in der Organisation

auf Fakten basierende Bewertung

Vergleichbarkeit mit Ergebnissen Anderer

auf alle Unternehmensbereiche anwendbar

VorteileVorteile

VoraussetzungenVoraussetzungen

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Wozu eine Selbstbewertungs-Software?

Wer es mit Selbstbewertungen ernst meint, muss hierzu regelmäßig Erhebungen durchführen!

Bereits die eingesparten Personal- und Zeitressourcen einer einzigen Erhebung können die Kosten einer Unterstützungssoftware kompensieren.

Die regelmäßige Abfrage von Stärken/Schwächen erlaubt einen mit der Strategie abgestimmten Ansatzpunkt für den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).

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Wozu eine Selbstbewertungs-Software?

Durch die Software wird das EFQM Modell “erklärt”:

Ich brauche kein EFQM-Buch zu lesen, sondern werde “an die Hand genommen”.

Selber programmieren (etwa mit Excel) kostet deutlich mehr als GOA/SAETO - ist aber längst nicht so leistungsfähig.

Eine standardisierte Software:

verringert den Personal- und Zeitaufwand

erleichtert die Reproduzierbarkeit der Ergebnisse

führt durch das Modell

minimiert den Schulungsaufwand

Screen 9


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Wozu eine Umfrage-Software?

Selbstbewertung verlangt nach systematisch erhobenen

Ergebnissen.

Erhebungen können bei Bedarf anonym durchgeführt werden.

Kritisch vor allem bei Zufriedenheitsumfragen

(SchülerInnen/KursteilnehmerInnen, Personal, Teambildung,

360°Management Feedback, ...)

Umfragen zur Zufriedenheit erlauben eine schnelle Reaktion auf

gefühlte „kleinere“ Übel und fördern somit stark die Motivation.

Zufriedenheitsumfragen können als wertvoller Input für den

Kontinuierlichen Verbesserungsprozess verwendet werden.

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Wozu eine Umfrage-Software?

Elektronische Umfragen sind schnell und kostengünstig durchführbar.

Die für GOA/SAETO angebotenen Wissensbasen geben ein fundiertes Gerüst, Inhalte und Formulierungen für die organisationsspezifischen Umfragen vor.

Die in GOA/SAETO angebotenen Wissensbasen bieten eine ausgereifte und praxiserprobte Grundlage, auf der organisationsspezifische Inhalte und Formulierungen aufbauen können.

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Wo liegt der Zusatznutzen von SAETO?

Kopenhagen Prozess: Selbstbewertung wird zur Grundlage aller Verbesserungsprozesse für Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen in Europa

Der Gemeinsame Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa (CQAF) verpflichtet zur Einführung eines ständigen Verbesserungs-prozesses.

SAETO erfüllt alle Anforderungen von CQAF.

MethodikMethodik DurchführungDurchführungDurchführungDurchführung

Evaluierung und Evaluierung und BewertungBewertung

Evaluierung und Evaluierung und BewertungBewertung

ÜberprüfungÜberprüfung(Feedback und Verfahren zur Einleitung von

Veränderungen)

ÜberprüfungÜberprüfung(Feedback und Verfahren zur Einleitung von

Veränderungen)

PlanungPlanung(Zweck

und Plan)

PlanungPlanung(Zweck

und Plan)

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Was unterscheidet SAETO von anderen Lösungen?

Lösung ist vollständig kompatibel mit ISO und EFQM und von EFQM lizenziert

Für den Bildungssektor angepasste, umfangreiche Umfragenkataloge zur Unterstützung der Selbstbewertung

Skalierbarer Ansatz für Einsteiger bis zum Experten

An die spezifischen und individuellen Anforderungen der Organisation anpassbar

Gesammelte Verbesserungsvorschläge können mittels Balanced Q-Card sofort in den KVP übernommen und bearbeitet werden

Integration von Methodik, Schulungsmodulen und Anwendungssoftware

Unterstützung durch internationales Netzwerk von Experten

Europäische Lösung mit multinationaler Validierung

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Kompatibilität

SAETO ist kompatibel mit allen wichtigen Qualitätsstandards im Bildungsbereich, wie z.B.:

CQAF: Gemeinsamer Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa

ANECA: Nationale Spanische Agentur für Qualität und Akkreditierung

eduQua: Schweizer Qualitätszertifikat für Bildungseinrichtungen

Gütesiegelverbund Weiterbildung, Deutschland

LQW: Lerner-orientierte Qualität in der Weiterbildung, Deutschland

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Was bieten die SAETO Software-Module?

Die Selbstbewertungskataloge wurden inhaltlich und sprachlich auf den Bildungssektor abgestimmt.

Die Selbstbewertung ist skalierbar nach Organisationsgröße und Anforderungen und deckt je nach Modul neben CQAF/EFQM auch ISO 9001 ab.

Die Fragenkataloge wurden einerseits auf Basis einer Analyse der Interessengruppen erstellt, bauen andererseits auf Erfahrungen auf, welche Kataloge am häufigsten bei Evaluationen in Berufsbildungsinstitutionen eingesetzt werden.

Der modulare Aufbau der jeweiligen Fragenkataloge erlaubt je nach Bedürfnis eine kleine oder eine eingehende Befragung der Zielgruppe.

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Vorteile der GOA/SAETO WorkBench

Ist EFQM-modellkonform und immer aktuell

Unterstützt Methodik und strukturiertes Vorgehen

Bietet neben der Selbstbewertung zahlreiche Umfragen zur Erhebung der Rahmendaten

Minimiert den Schulungsaufwand für EFQM

Firmenspezifisch anpassbar

Mehrsprachiger Fragenkatalog

Schnelles und effizientes Berichtswesen

Weiterverfolgung der Verbesserungsvorschläge und Unterstützung des KVPs durch Balanced Q-Card

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GOA Basic Assessment

GOA Basic/Easy Assessment Module sind branchenspezifisch vereinfachte Übersetzungen des EFQM Modells, bei denen Umfang und Komplexität der Erhebungskataloge stark reduziert wurden, um eine einfache und leicht verständliche Selbstbewertung zu erlauben.

Die dabei erreichte Vereinfachung ist dabei so groß, dass schon nach kurzer Einführungszeit die Selbstbewertung an nur einem Tag durchgeführt werden kann.

Die nachfolgende Kurzeinführung gibt einen Überblick des Moduls Basic Assessment Education, das im Rahmen des EU-Projekts SAETO (Rahmenprogramm „Leonardo da Vinci“) für die spezifischen Anforderungen von Bildungseinrichtungen angepasst wurde.

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Wenn Sie die Applikation öffnen, öffnet sich das nachstehende Fenster.

Durch Anklicken der Schaltfläche „Neu“ erhalten Sie eine Eingabeaufforderung zum Anlegen eines neuen Projekts.

Hier klickenHier klicken

Projekt anlegen

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In dem Projekt erhalten Sie eine Übersicht in neun Kapiteln, entsprechend den 9 Bewertungs-Kriterien nach EFQM.

Projekt anlegen

Sollten Sie hingegen ein bereits existierendes Projekt aufrufen, sehen Sie gleichzeitig eine Übersicht der bereits erhaltenen Punkte je Kapitel sowie deren Hochrechnung über alle Kriterien.

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Durch das Anklicken eines Kriteriums öffnet sich die Liste der dazugehörigen Fragen, wobei diese bereits von der EFQM-Originalformulierung in einen dem Bildungsbereich entsprechenden Fragentext „übersetzt“ wurden.

Bewertung starten


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Wenn Sie eine Frage anklicken, öffnet sich ein Kontext-Fenster mit einer Erläuterung des betriebswirtschaftlichen Hintergrunds der Frage. Sie können dieses Fenster an eine beliebige Position auf Ihrem Bildschirm verschieben.


Dieses Fenster kann über den Menüpunkt Ansicht ein- und ausgeblendet werden.

Bewertung starten

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Zu der jeweiligen Frage wird der momentan erreichte Erfüllungsgrad sowie der Handlungsbedarf bei diesem Punkt bewertet.

Punktevergabe durch „Ziehen“ an den Schiebern

Punktevergabe durch „Ziehen“ an den Schiebern

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Nachweise zu notieren und Verbesserungsmaßnahmen vorzuschlagen.

Einzelne Fragen beantworten

Ruft Schreibfelder aufRuft Schreibfelder auf

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Zur besseren Lesbarkeit erscheint die Frage noch einmal in größerer Schrift im blauen Feld unterhalb der Auswahllisten.

Anklicken und ziehenAnklicken und ziehen

Beim Anklicken des Punkteschiebers wird dieser aktiviert und färbt sich orange.

Einzelne Fragen beantworten

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Ein Klick auf Nachweise oder Maßnahmen öffnet ein Fenster zum Eintragen der gewünschten Informationen.

Hier KlickenHier Klicken

Sie können mehrere einzelne Einträge erfassen, die in Folgeprozessen individuell weiterverarbeitet werden.

Maßnahmen und Nachweise

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Erfassen Sie mit der Schaltfläche „Neu“ mehrere einzelne Nachweise bzw. Maßnahmen, die in Folgeprozessen individuell weiterverarbeitet werden können.

Maßnahmen vorschlagen

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Nicht benötigte Einträge löschen Sie mit der „Papierkorb“-Schaltfläche.


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Nicht benötigte Einträge löschen Sie mit der „Papierkorb“-Schaltfläche.

Blättern Sie mit der Bildlaufleiste durch mehrere Einträge.


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Ob eine Frage oder ein Kapitel bereits bewertet wurde, lässt sich an der Färbung des Textes erkennen.

BLAU = noch unbearbeitet

Schwarz = bereits bearbeitet

UnbearbeitetUnbearbeitet

BearbeitetBearbeitet

Fragen bearbeiten

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Zum Aufruf der Reportfunktion klicken Sie auf den Menüpunkt „Report“.

Aus dem erscheinenden Untermenü können Sie dann den gewünschten Report-Typ auswählen.


Reports erstellen

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Exzellenz Report erstellt ein Worddokument mit den Ergebnissen der Bewertung, des Handlungsbedarfs und den während der Selbstbewertung festgehaltenen Nachweisen.

Verbesserungspotentiale erstellt ein Worddokument mit den während der Selbstbewertung zu den Fragen gesammelten Verbesserungsvorschlägen.

Alle Daten exportiert die gesammelten Daten in einem komma-separierten Format. Dieses Datei-Format kann in herkömmliche Tabellen-Verarbeitungs-Programme wie MS Excel importiert werden, um dort Informationen zu filtern oder individuelle Berechnungen anzustellen.

Folgende Reportarten stehen zur Verfügung:

Reports erstellen

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Neben dem kostenlosen Basic Assessment gibt es auch die kommerziell verfügbare Easy Assessment Version, die bei gleichem Look & Feel eine Reihe von Zusatzfunktionen anbietet.

Easy Assessment Team

Die Wichtigsten sind:

Verteiltes Team-Assessment erlaubt es, einzelne Fragen, Kapitel oder auch den ganzen Fragenkatalog elektronisch zu verteilen und durch Kollegen oder ein Expertenteam bewerten zu lassen.

Sämtliche Umfragen lassen sich mehrsprachlich durchführen, die Fragen können durchnumeriert sowie Fragentexte angepasst werden.

Der zusätzliche Report ISO-Referenz-Dokumente enthält alle während der Selbstbewertung gesammelten Nachweise, die relevant für ein ISO-Handbuch sein könnten. Dabei wird in einem Unterverzeichnis ...\ISO für jedes ISO-Handbuch-Kapitel eine MS Word-Datei angelegt. Die Regeln, welche Kriterium-Frage für welches ISO-Kapitel relevant ist, sind bereits in GOA hinterlegt.

Die im Assessment gesammelten Verbesserungsvorschläge lassen sich mittels Link zur Balanced Q-Card weiterverfolgen und in professionell durchgeplanten Verbesserungsprojekten ausbauen.

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GOA Basic & Easy Assessment entstanden als elektronische Umsetzung und Weiterentwicklung des Konzepts “Fit für Spitzenleistungen” von Dr. Fritz Ospelt, TRIGONUM AG, Liechtenstein.

Hintergrund zu Basic & Easy Assessment

Inzwischen existiert der Easy Assessment Ansatz für unterschiedliche Managementansätze (Business Excellence, Project Excellence, Basel II, etc.) sowie für verschiedene Einsatzgebiete (Mittelstand, Bildungswesen, öffentliche Verwaltung, etc.).

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GOA/SAETO-Tools im Überblick

Die GOA/SAETO Software bietet zahlreiche, skalierbare Selbstbewertungs- und Umfrage-Module zur Unterstützung des Exzellenzgedankens.

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Selbstbewertungs-Module

GOA unterstützt ein breites Spektrum an Selbstbewertungsmodulen für internationale Standards wie CAF (Common Assessment Framework), EFQM Excellence, ISO 9004 oder Project Excellence.

Dabei gibt es für die einzelnen Ansätze sowohl skalierbare Varianten (für Einsteiger bis professionelle Assessoren-Teams) als auch branchenspezifische Anpassungen (Industrie, Bildungswesen, etc.)

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Umfrage-Module

GOA Inquiry bietet Unterstützung bei der Erstellung, Durchführung und Auswertung von Umfragen aller Art.

Die allgemeine Lösung kann dabei um eine Reihe von Wissensbasen mit aufgabenspezifischen Fragenkatalogen und Abarbeitungsregeln erweitert werden.

Dabei besteht die Möglichkeit, verschiedene Sprachen zu kombinieren und so z.B. mit der deutschen Version eine Umfrage für englischsprachige Kunden zu entwerfen.

Beispiele für typische Umfragemodule sind: - Analyse der Lernenden Organisation - Firmenzielerhebungen - Innovationskulturbewertung - Kunden- & Mitarbeiter-Zufriedenheitsanalysen - Teameffektivitätsanalysen

Zu den “normalen” Umfragen kommen noch Erhebungen mit der 360° Feedback Methode zum Einsatz, wie zum Beispiel bei der Analyse der Führungseffizienz.

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GOA-Umfragen zum EFQM Exzellenz-Modell

Team EffectivenessLOP Inventory

ObjectivesInnoMan Kultur

Customer Inquiry

Lieferantenaudits (Inq. Prof)Basell II Inquiry Prof.

Objectives360° Management Feedback

People InquiryOrganisationsklima

KVP WorkBenchProject ExcellenceInnoMan Process & Project

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KVP-Unterstützung

Die Balanced Q-Card (BCQ) unterstützt die Weiterverarbeitung von Verbesserungsvorschlägen sowie die Planung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen und -Projekten.

BQC hilft bei: Filterung und Auswahl von Ideen aus Befragungen und Selbstbewertungen

Ideengenerierung

Priorisierung von Verbesserungsaktionen, wahlweise unter Einbezug der gesamten Belegschaft.

Beschreibung von Verbesserungsaktionen

Projektvorbereitung und -management

Übersicht des Status verschiedener Projekte

BQC ist einsetzbar als: Einzelanwendung am stand-alone PC

Teamanwendung im Web

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Vorteile von GOA/SAETO

Vollständiges Lösungspaket für Selbstbewertung, Zufriedenheits-erhebung sowie für die Auswahl und Unterstützung von Verbesserungsmaßnahmen

Modular aufgebaut und skalierbar nach Organisationsgröße und Anforderungen.

Minimiert den Schulungsaufwand für EFQM, ist modellkonform und immer aktuell

Die GOA/SAETO Lösung ermöglicht es, mit geringem Aufwand eine Selbstbewertung durchzuführen, wie sie der Gemeinsame Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa (CQAF in VET) verlangt.

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Fachinformation und Bibliothek

GOA/SAETO Pilot-Anwender (Auszug)

Weitere Informationen: www.goa-workbench.com

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