Selskapskontroll | Klepp kommune Klepp Energi AS · Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Slutte seg til KS sitt styrevervregister 2. Dokumenterer styret

Selskapskontroll | Klepp kommune

Klepp Energi AS

September 2014

3

Samandrag

På oppdrag frå kontrollutvalet i Klepp kommune har Deloitte gjennomført ein selskapskontroll av

Klepp Energi AS.

Klepp Energi AS er eit lokalt energiverk på Jæren i Sør-Rogaland. Klepp elektrisitetsverk blei

oppretta i 1919. I 1996 blei Klepp Energi AS stifta som aksjeselskap, og selskapet var operativt

frå 01.01.1997. I tillegg til drift av distribusjonsnett, er selskapet sine verksemdsområde sal og

drift av deponigass, fjernvarme, og breiband (internett, tv, telefoni og alarm). Klepp kommune eig

100 prosent av aksjane i Klepp Energi AS.

Kontrollkriteria som er lagt til grunn for revisjonen sine vurderingar går fram av kapittel 3, medan

faktagrunnlaget blir presentert i kapittel fire 4. For ein meir utfyllande versjon av revisjonen sine

vurderingar blir det vist til kapittel 5 i rapporten. Høyringsuttale frå Klepp kommun v/ rådmann og

Klepp Energi v/ administrerande direktør er vedlagt. Undersøkinga er gjennomført i perioden

januar 2014 – august 2014.

Gjennomføring av forvaltningsrevisjonen

I denne selskapskontrollen har revisjonen undersøkt og vurdert Klepp kommune sin eigarstyring

av Klepp Energi AS. Vidare har revisjonen undersøkt og vurdert om selskapet har etablert

system og rutinar som sikrar at selskapet driv i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og

regelverk.

Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon frå Klepp Energi og frå Klepp kommune og

gjennomført intervju med til saman seks personar. Dette inkluderer representantar frå Klepp

Energi og Klepp kommune.

Gjennomgang av revisjonen sine vurderingar

Revisjonen si vurdering:

Klepp kommune har utarbeidd ein eigarskapspolitisk plattform som sist blei revidert i 2013. Klepp

kommune uttrykker ikkje spesifikt i sin eigarskapspolitiske plattform om kommunen legg KS sine

retningslinjer til grunn for si eigarstyring, og det er fleire av praksisane som KS tilrår som ikkje er

omtalt i plattforma. Revisjonen meiner kommunen bør vurdere om det av eigarskapspolitisk

plattform, eller andre dokument knytt til kommunen si eigarskapsforvaltning, skal gå fram i kva

grad og eventuelt korleis kommunen følgjer opp KS sine tilrådingar.

Revisjonen peiker i selskapskontrollen på fleire sentrale tilrådingar frå KS som etter revisjonen si

vurdering ikkje blir tilstrekkeleg følgt opp i Klepp kommune si eigarstyring av Klepp Energi. Dette

gjeld:

Problemstilling 1: Utøver Klepp kommune kontroll med Klepp Energi i samsvar med politiske

vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing?

4

Klepp kommune følgjer ikkje opp opplæringa for folkevalde etter to år

Klepp kommune sikrar ikkje at alle styrerepresentantar får tilbod om opplæring

Eigarskapspolitisk plattform blir ikkje gjennomgått og lagt fram årleg for dei folkevalde.

Klepp kommune har ikkje spesifisert kva kriterier som skal bli vektlagt ved val av

styrerepresentantar.

Klepp kommune har ikkje sett krav til selskapsstyre om å innføre alle praksisane som KS

tilrår (eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar og samla utgreiing i årsrapport).

Klepp kommune har ikkje utarbeidd rutinar for å handtere moglege habilitetskonfliktar.

Kommunen har heller ikkje sett krav til selskapsstyre om å utarbeide slike rutinar.

Klepp kommune har sett andre krav til styre i sin eigarskapspolitiske plattform, men har ikkje

etablert rutinar for å følgje opp krava som kommunen har fastsett for selskap i sin eigarpolitiske

plattform. Revisjonen meiner det er viktig at ein slik praksis blir innført, for å sikre at krava blir

etterlevd av selskapa.


Det er revisjonen si vurdering at Klepp Energi utøver drifta i samsvar med gjeldande vedtekter.

Det er vidare revisjonen si vurdering at Klepp Energi følgjer opp føringar som er gitt i Klepp

kommune sin eigarskapspolitiske plattform og i kommunen sin eigarstrategi for selskapet.

Klepp Energi har ikkje praksis for opplæring av styrerepresentantar og gjennomføring av

styreseminar, slik KS tilrår for kommunalt eigde selskap. KS peikar på at dei tilrådde praksisane

er ei rettesnor og at praksisane vil avhenge av selskapet sin storleik og verksemd. Revisjonen

meiner Klepp kommune og Klepp Energi bør vurdere om opplæring for styrerepresentantar og

gjennomføring av styreseminar er praksisar som Klepp Energi bør innføre.


Det er utarbeidd ein styreinstruks for styret som regulerer forholdet mellom styret og

administrasjonen i Klepp Energi. Revisjonen vurderer at dette er eit dokument som bidrar til å

klargjere rolle- og ansvarsfordelinga mellom partane. Både frå styret og frå administrasjonen i

selskapet blir det gitt uttrykk for at det er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling mellom partane.

Representantane som er intervjua gir uttrykk for at det også er ei avklart rolle- og

ansvarsfordeling mellom Klepp Energi og Klepp kommune som eigar. Både frå selskapet og frå

kommunen blir det vist til at det har vore tettare kontakt mellom kommunen og selskapet det siste

året, etter at kommunen starta med å vurdere sal av selskapet.

Problemstilling 2: I kva grad blir krav og retningslinjer som Klepp kommune stiller til sine

selskap etterlevd av Klepp Energi?

Problemstilling 3: Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og

selskapet si daglege leiing?

5


Revisjonen meiner at Klepp Energi har etablert rutinar som bidrar til å sikre at

generalforsamlingar i selskapet blir gjennomført i samsvar med føresegner i aksjelova.

Selskapskontrollen viser at styret har etablert ei systematisk og tett oppfølging av selskapet, og at

selskapet har etablert rutinar som sikrar at styret får tilgang til relevant styringsinformasjon.

Selskapet har etter revisjonen si vurdering etablert system og rutinar som bidrar til å sikre at

HMS-arbeidet i selskapet blir utført i samsvar med krav i internkontrollforskrifta.

Etter revisjonen si vurdering har ikkje Klepp Energi etablert tilstrekkeleg med system og rutinar for

å sikre etterleving av regelverket om offentlege anskaffingar. Revisjonen har gått gjennom

utbetalingar til fem leverandørar i 2013. Stikkprøvegjennomgangen viser at tre av fem innkjøp

ikkje er konkurranseeksponert i samsvar med dei grunnleggande krava til anskaffingar fastsatt i

forsyningsforskrifta § 3-1 og i forskrift om offentlege anskaffingar § 3-1. Eitt av innkjøpa som er

konkurranseeksponert innfrir ikkje dokumentasjonskrava i forsyningsforskrifta § 3-1 (7).

Det er revisjonen si vurdering av selskapet har etablert system og rutinar som bidrar til å sikre at

krav i offentleglova blir etterlevd.


Nøkkeltal for Klepp Energi viser at selskapet har ein forsvarleg eigenkapital.

Revisjonsmeldingane for selskapet er i perioden 2010-2012 gitt utan presiseringar eller atterhald.

Selskapskontrollen viser at Klepp Energi har etablert faste praksisar knytt til budsjettering og

oppfølging av budsjett, men at praksisane ikkje er nedfelt skriftleg. Revisjonen meiner det er

viktig at det blir utarbeidd skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, og at desse

rutinane inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett.

Klepp kommune har i sin eigarstrategi for selskapet frå 2009 fastsett at kommunen forventar eit

utbytte som er minst i samsvar med skissert utbytte i selskapet sin strategiplan frå 2008. Klepp

Energi har utbetalt utbytte til Klepp kommune i samsvar med skissert utbytte i strategiplanen i

perioden 2008-2013. I perioden 2010-2013 har det vore naudsynt for Klepp Energi å overføre

midlar frå eigenkapitalen for å klare dette. Selskapet viser til at dette skuldast låge

inntektsrammer frå NVE i tillegg til tidlegare investeringar i infrastrukturen for breiband, på grunn

av høg aktivitet.

Revisjonen meiner det er positivt at Klepp kommune har tydeleggjort sine forventningar til utbytte.

Samstundes er det viktig at Klepp kommune og Klepp Energi har dialog kring nivået på utbytte,

slik at forventningar om utbytte kan justerast ut i frå selskapet sin økonomiske situasjon dersom

partane opplever det som naudsynt.

Problemstilling 4: Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av

sentrale krav innanfor regelverket knytt til aksjelova, internkontroll/HMS, offentlege innkjøp og

offentleggjering.

Problemstilling 5: Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ei økonomisk

forsvarleg drift?

6

Revisjonen sine tilrådingar:

Revisjonen tilrår at Klepp kommune:

1. Avklarar i kva grad og korleis KS sine tilrådingar skal leggjast til grunn for kommunen si

eigarskapsforvaltning. Dette kan med fordel gå fram av kommunen sin eigarskapspolitiske

plattform, eller andre dokument knytt til kommunen si eigarskapsforvaltning.

2. Vurderer å innføre følgjande retningslinjer i samsvar med KS sine tilrådingar:

følgje opp opplæringa for folkevalde to år etter første opplæring (innanfor ein valperiode

gjennomgå og leggje fram eigarskapspolitisk plattform for dei folkevalde årleg

spesifisere kva kriterier som skal bli vektlagt ved val av styrerepresentantar (t.d. gjennom

å utarbeide retningslinjer)

sette krav til selskapsstyre om å innføre praksisar tilrådd av KS (eigenevaluering,

styreopplæring, styreseminar og samla utgreiing i årsrapport)

utarbeide retningslinjer som sikrar at styrerepresentantar som også er folkevalde er kjend

med korleis dei skal handtere moglege habilitetskonfliktar

3. Etablerer rutinar for å følgje opp av krav som er sett til selskap i kommunen sin

eigarskapspolitiske plattform og eventuelle eigarstrategiar blir etterlevd av selskap.

4. Klargjer kva ansvar og oppgåver kommuneadministrasjonen har i samband med oppfølging av

kommunen sine eigarskap.

5. Vurderer avtalen med Klepp Energi om drift og vedlikehald av gatelys opp mot regelverket om

offentlege anskaffingar.

Revisjonen tilrår at Klepp Energi:

1. Vurderer å innføre følgjande praksisar tilrådd av KS:

Tilbod om opplæring for styrerepresentantar

Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver

Slutte seg til KS sitt styrevervregister

2. Dokumenterer styret si eigenevaluering.

3. Gjennomgår selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført

i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar.

4. Utarbeider skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer

retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett.

7

Innhald

Samandrag .............................................................................................................................................. 3 1. Føremål og problemstillingar ........................................................................................................... 9

1.1 Bakgrunn ...................................................................................................................................... 9 1.2 Føremål og problemstillingar ........................................................................................................ 9 1.3 Avgrensning ................................................................................................................................ 10

2. Metode .............................................................................................................................................. 11

2.1 Dokumentanalyse ....................................................................................................................... 11 2.2 Intervju ........................................................................................................................................ 11 2.3 Stikkprøvegjennomgang av innkjøp ........................................................................................... 11 2.4 Verifisering og høyring ................................................................................................................ 11

3. Kontrollkriterium ............................................................................................................................. 12

3.1 Innleiing ...................................................................................................................................... 12 3.2 Aksjeloven .................................................................................................................................. 12 3.3 Offentlege innkjøp ...................................................................................................................... 14 3.4 Offentlegheit ............................................................................................................................... 17 3.5 Helse, miljø og sikkerheitsarbeid (HMS) .................................................................................... 18 3.7 Selskapet sine vedtekter ............................................................................................................ 24 3.8 Kommunale dokumenter og vedtak............................................................................................ 25

3.8.1 Eigarsskapspolitisk plattform ............................................................................................ 25

4. Data ................................................................................................................................................... 27

4.1 Om selskapet Klepp Energi AS .................................................................................................. 27

4.1.1 Organisering ..................................................................................................................... 27 4.1.2 Styret i Klepp Energi AS ................................................................................................... 27 4.1.3 Rolle- og ansvarsdeling mellom administrasjonen og selskapet sitt styre ....................... 28 4.1.4 Rapportering til styret ........................................................................................................ 29 4.1.5 Rapportering internt i konsernet ....................................................................................... 29 4.1.6 Strategiplan for Klepp Energi ............................................................................................ 29 4.1.7 Selskapet si drift og økonomi ........................................................................................... 30 4.1.8 Samarbeid med andre selskap ......................................................................................... 32 4.1.9 Om dotterselskapet Klepp Energi Invest AS .................................................................... 32

4.2 System og rutinar i selskapet ..................................................................................................... 33

4.2.1 Økonomi- og budsjettstyring ............................................................................................. 33 4.2.2 Reglement og rutinar for innkjøp ...................................................................................... 33 4.2.3 Stikkprøver av innkjøp ...................................................................................................... 34 4.2.4 HMS-arbeidet i selskapet ................................................................................................. 36 4.2.5 Avvikssystem og avviksrapportering ................................................................................ 37 4.2.6 Etiske retningslinjer ........................................................................................................... 37 4.2.7 Offentligheit ....................................................................................................................... 38

4.3 Klepp kommune si eigarstyring av Klepp Energi AS .................................................................. 38

4.3.1 Eigarskapspolitisk plattform for Klepp kommune ............................................................. 38 4.3.2 Vedtekter og eigarstrategi for Klepp Energi ..................................................................... 38 4.3.3 Utøving av eigarstyring og formelle møtepunkt med selskapet ....................................... 42 4.3.4 Samhandling mellom Klepp kommune og Klepp Energi .................................................. 43 4.3.5 Rapportering frå selskapet til Klepp kommune ................................................................ 44 4.3.6 Val av styrerepresentantar ............................................................................................... 44

8

4.3.7 Retningslinjer for styrerepresentantar og krav til styre ..................................................... 45 4.3.8 Opplæring av styrerepresentantar og folkevalde ............................................................. 46

5. Vurderingar ...................................................................................................................................... 47

5.1 Utøver Klepp kommune kontroll med Klepp Energi i samsvar med politiske vedtak og

etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? .......................................................... 47

5.1.1 Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med sentrale

tilrådingar frå KS? ............................................................................................................ 47 5.1.2 Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med kommunen sin

eigarskapspolitiske plattform og andre kommunale vedtak og føringar? ......................... 50 5.1.3 Blir kommunen tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet? ....................... 50

5.2 I kva grad blir krav og retningslinjer som Klepp kommune stiller til sine selskap etterlevd

av Klepp Energi? ........................................................................................................................ 51

5.2.1 Driv selskapet i samsvar med vedtektene og krav i Klepp kommune sin

eigarskapsmelding? .......................................................................................................... 51

5.3 Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si

daglege leiing?............................................................................................................................ 52 5.4 Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor

regelverket knytt til: ..................................................................................................................... 52

5.4.1 Aksjelova ........................................................................................................................... 52 5.4.2 Internkontroll/HMS ............................................................................................................ 53 5.4.3 Offentlege anskaffingar..................................................................................................... 53 5.4.4 Offentleggjering ................................................................................................................ 54

5.5 Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ei økonomisk forsvarleg drift?............... 54

5.5.1 Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova § 3-4? .......................................... 54 5.5.2 I kva grad har selskapet etablert rutinar for utarbeiding og oppfølging av budsjett? ....... 54 5.5.3 Har selskapet hatt ei økonomisk utvikling i samsvar med eigar sine forventningar? ...... 54

6. Tilrådingar ........................................................................................................................................ 56 Vedlegg 1: Høyringsuttale frå Klepp kommune v/ rådmann ........................................................... 57 Vedlegg 2: Høyringsuttale frå Klepp Energi v/ administrerande direktør ...................................... 58 Vedlegg 3: Revisjonen sine kommentarar til rådmannen sin høyringsuttale ............................... 59 Vedlegg 4: Oversikt over sentrale dokument og litteratur .............................................................. 60

9

1. Føremål og problemstillingar

1.1 Bakgrunn

Deloitte har gjennomført ein selskapskontroll av Klepp Energi AS. Prosjektet blei bestilt av

kontrollutvalet i Klepp kommune i møte 05. desember 2013, sak 26-13. Selskapskontrollen er

gjennomført i tidsrommet januar 2014 – august 2014.

1.2 Føremål og problemstillingar

Føremålet med selskapskontrollen har vore å undersøke og vurdere Klepp kommune sin

eigarstyring av Klepp Energi AS. Vidare har føremålet med selskapskontrollen vore å undersøke

om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driver i samsvar med

vedtekter, politiske vedtak og regelverk.

Følgjande problemstillingar har blitt undersøkt:

1. Utøver Klepp kommune kontroll med Klepp Energi i samsvar med politiske vedtak og

etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing?

a. Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med sentrale

tilrådingar frå KS?

b. Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med kommunen

sin eigarskapspolitiske plattform og andre kommunale vedtak og føringar?

c. Blir kommunen tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet?

2. I kva grad blir krav og retningslinjer som Klepp kommune stiller til sine selskap etterlevd

av Klepp Energi?

a. Driv selskapet i samsvar med vedtektene og krav i Klepp kommune sin

eigarskapsmelding?

3. Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si

daglege leiing?

4. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor

regelverket knytt til:

a. Aksjelova

b. Internkontroll/HMS

c. Offentlege innkjøp

d. Offentleggjering

5. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ei økonomisk forsvarleg drift?

a. Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova § 3-4?

b. I kva grad har selskapet etablert rutinar for utarbeiding og oppfølging av budsjett?

10

c. Har selskapet hatt ei økonomisk utvikling i samsvar med eigar sine forventningar?

1.3 Avgrensning

Revisjonen har i denne selskapskontrollen hatt fokus på morselskapet Klepp Energi, og har ikkje

gjennomført undersøking av det heileigde dotterselskapet Klepp Energi Invest AS.

11

2. Metode

Deloitte har utført selskapskontrollen i samsvar med kapittel 6 i forskrift om revisjon i kommuner

og fylkeskommuner, RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon og rettleiar for gjennomføring av

selskapskontroll utarbeidd av NKRF1.

2.1 Dokumentanalyse

Innsamla dokumentasjon og kjeldemateriale i form av lover, kommunale vedtak, relevant

selskapsinformasjon, og dokumentasjon på etterleving av interne rutinar og regelverk m.m. har

blitt analysert. Innsamla kjeldemateriale har blitt vurdert opp mot kontrollkriteria.

2.2 Intervju

Revisjonen har intervjua to representantar frå administrasjonen i Klepp Energi (inkludert direktør)

og styreleiar for selskapet2. I tillegg har revisjonen gjennomført intervju med to administrativt

tilsette i Klepp kommune og ordførar, som representant for generalforsamlinga.

2.3 Stikkprøvegjennomgang av innkjøp

Revisjonen har gjennomført ein stikkprøvegjennomgang av fem innkjøp utført av Klepp Energi i

2013. Revisjonen fekk oversendt ei oversikt over alle leverandørtransaksjonar i 2013 som viser

storleik på beløp som er utbetalt og kva leverandør som har fått utbetalinga. Lista blei sortert etter

leverandør, og beløpa blei summert for å vise totale utbetalingar.

I lista blei det trekt fem leverandørar som alle hadde fått samla utbetalingar over NOK 100 000,- i

løpet av 2013. Klepp Energi AS blei bede om å sende over ytterlegare informasjon om

utbetalingane til desse leverandørane for å identifisere kva konkrete avtalar utbetalingane høyrte

til. Då avtalane var identifiserte, fekk revisjonen tilsendt dokumentasjon knytt til

konkurransegjennomføring og avtaleinngåing for dei ulike avtalane.

2.4 Verifisering og høyring

Intervjureferata er verifisert av intervjupersonane. Datadel av rapporten verifisert av selskapet

ved administrasjonen og Klepp kommune ved rådmann.

Rapporten med revisjonen sine vurderingar og forslag til tiltak har vore sendt til selskapet ved

direktør og styreleiar, og til kommunen ved rådmann og generalforsamlingsrepresentanten for

høyring. Høyringsuttaler frå selskapet og kommunen ligg ved rapporten.

Generalforsamlingsrepresentanten har i samband med høyringsprossesen kome med to

presiseringar som revisjonen har innarbeidd i rapporten.

1 Selskapskontroll - fra a –å. (Praktisk veileder), Utarbeidd av NKRF 2010.

2 Selskapet har fått ny styreleiar etter generalforsamlinga i juni 2014. Ny styreleiar er ikkje intervjua.

12

3. Kontrollkriterium

3.1 Innleiing

Kontrollkriteria er henta frå og utleia av autoritative kjelder, rettsreglar, politiske vedtak og

fastsette retningslinjer.

3.2 Aksjeloven

Av aksjeloven3 § 2-2, første ledd, går minstekrav til vedtekter i eit selskap fram:

«Vedtektene skal minst visa:

1. selskapets føretaksnamn,

2. den kommune i riket kor selskapet skal ha sitt forretningskontor,

3. selskapets verksemd,

4. aksjekapitalens storleik, jf. § 3-1,

5. aksjenes pålydande (nominelle beløp), jf. § 3-1.»

Vidare går det fram av § 2-2, andre ledd, at dersom selskapets føremål ikkje skal vera å skaffe

aksjeeigarane økonomisk utbytte, skal vedtektene innehalde føresegner om anvending av

overskot og av formuen ved oppløysning.

Selskapet skal til kvar tid ha ein eigenkapital og ein likviditet som er forsvarleg ut frå risikoen ved

og omfanget av verksemda i selskapet (jf. § 3-4). Dersom det må antakast at eigenkapitalen er

lågare enn forsvarleg eller lågare enn halvparten av aksjekapitalen, skal styret straks handsame

saken (jf. § 3-5, første ledd). Styret skal innan rimelig tid kalle inn generalforsamlinga og gje ei

redegjering for selskapet si økonomiske stilling. Dersom selskapet ikkje har ein forsvarleg

eigenkapital i samsvar med § 3-4, skal styret på generalforsamlinga foreslå tiltak for å rette på

dette (jf. § 3-5, første ledd).

Av aksjeloven § 5-1, første ledd, går det fram at aksjeeigarane representerer den øvste mynde i

selskapet gjennom generalforsamlinga. Kvar aksje gjer ein stemme dersom ikkje anna følgjer av

lov eller vedtekter (jf. § 5-3). Styreleiar og dagleg leiar skal vere til stades på generalforsamlinga

(jf. § 5-4). Ordinær generalforsamling skal vere gjennomført av selskapet innan seks månader

etter utgangen av kvart rekneskapsår (jf. § 5-5, første ledd). Følgjande saker skal handsamast og

avgjerast på den ordinære generalforsamlinga (jf. § 5-5, andre ledd):

1. godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte;

2. andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen

Seinast ei veke før generalforsamling skal årsrekneskapet, årsmeldinga og revisjonsberetinga

sendes til kvar aksjeeigar med kjent adresse (jf. § 5-5, tredje ledd). Også innkalling til

generalforsamling skal vere sendt seinast ei veke før møtet skal holdast, og i innkallinga skal det

vere med eit forslag til dagsorden som bestemt synar sakene som skal handsamast i møtet (jf. §

3 LOV-1997-06-13-44 Lov om aksjeselskap.

13

5-10). Møteleiaren skal sørgje for at det blir ført protokoll for generalforsamlinga (jf. § 5-16). I

protokollen skal generalforsamlinga si avgjerd takast inn med anngjeving av utfallet av

avstemminga (jf. § 5-16, andre ledd). Ei avgjerd av generalforsamlinga krev fleirtalet av dei

avgitte stemmane, om ikkje anna er bestemt i lova (jf. § 5-17, første ledd). Styret kan bestemme

at det skal innkallast til ekstraordinær generalforsamling (jf. § 5-6).

Forvaltninga av selskapet hører til under styret (jf. § 6-12, første ledd), og medlemmene blir valt

av generalforsamlinga (jf. § 6-3, første ledd). Styret skal sørgje for forsvarlig organisering av

verksemda (jf. § 6-12, første ledd), og i naudsynt utstrekning fastsette planar og budsjett for

selskapet si verksemd (jf. § 6-12, andre ledd). Vidare skal styret halde seg orientert om selskapet

si økonomiske stilling og styret plikter å sjå til selskapet si verksemd, rekneskap og

formueforvalting er gjenstand for tryggjande kontroll (jf. § 6-12, tredje ledd). Styret skal vidare føre

tilsyn med den daglege leiinga, selskapet og selskapet si verksemd elles (jf. § 6-13, første ledd).

Styret kan fastsette instruks for den daglege leiinga (jf. § 6-13, andre ledd).

Styremedlemmer tenestegjer i to år (jf. § 6-6, første ledd). I vedtektene kan tenestetida settast

kortare eller lengre, men ikkje meir enn fire år (jf. § 6-6, første ledd).

Av § 6-23, første ledd, følgjer det at styret, for selskap der tilsette er representert i styret, skal

fastsette ein styreinstruks som gjer nærmare regler om styret sitt arbeid og sakshandsaming.

Instruksen skal mellom anna innehalde reglar for kva saker som skal handsamast av styret og

dagleg leiar sine arbeidsoppgåver og plikter ovanfor styret. Instruksen skal også innehalde reglar

for innkalling og møtehandsaming (jf. § 6-23, andre ledd). Vidare skal det førast protokoll over

styrehandsaminga. Denne skal minst angi tid og sted, deltakarar, handsamingsmåte og styret si

avgjerd (jf. § 6-29, første ledd). Styret kan treffe ei avgjerd når meir enn halvdelen av

medlemmane er til stades eller deltar i styrehandsaminga, så langt det ikkje er fastsett strengare

krav i vedtektene (jf. § 6-24. første ledd).

Av § 6-27, første ledd, følgjer det at eit styremedlem ikkje må delta i handsaminga eller avgjerda

av spørsmål som har ein slik betyding for eigen del eller for nokon nærstande, som gjer at

medlemmet må bli ansett for å ha ein fremtredande personleg eller økonomisk særinteresse i

saken. Det same gjeld for dagleg leiar i selskapet.

Selskapet kan ha ein dagleg leiar (jf. § 6-2, første ledd). Dagleg leiar blir tilsett av styret dersom

ikkje det er bestemt i vedtektene at tilsettinga skal gjerast av generalforsamlinga (jf. § 6-2, andre

ledd). Dagleg leiar skal stå for den daglege leiinga av selskapets verksemd og følgje dei

retningslinjer og pålegg som styret gjer (jf. § 6-14, første ledd). Den daglege leiinga omfattar ikkje

saker som etter selskapet sine forhold er av uvanlig art eller av stor betyding (jf. § 6-14, andre

ledd). Dagleg leiar skal sørgje for at selskapets rekneskap er i samsvar med lov og forskrifter og

at formueforvaltinga er ordna på ein tryggande måte (jf. § 6-14, fjerde ledd). Dagleg leiar skal

minst kvart fjerde månad gje styret orientering om selskapet si verksemd, stilling og

resultatutvikling (jf. § 6-15, første ledd), og styret kan til kvar tid krevje at dagleg leiar gjer styret

ein orientering om bestemte saker (jf. § 6-15, andre ledd). Dagleg leiar har ansvar for å førebu

saker som skal handsamast av styret i samråd med styret sin leiar (jf. § 6-21,.første ledd). Ein sak

skal bli førebudd og framlagt slik at styret har eit tilfredsstillande grunnlag for å ta ei avgjerd (jf. §

6-21, andre ledd).

Det er styret som representerer selskapet utad og som teikner selskapet sitt firma (jf. § 6-30).

Styret kan gi styremedlemmar, dagleg leiar eller namngitte tilsette rett til å teikne selskapet sitt

firma (jf. § 6-31, første ledd). Dagleg leiar representerer selskapet utad i saker som inngår i den

daglege leiinga (jf. § 6-32).

14

Ei avgjerd om å endre vedtektene for selskapet skal treffast av generalforsamlinga, dersom ikkje

anna er fastsett i lov. Avgjerda krev tilslutting frå minst to tredelar av dei avgitte stemmar av

aksjekapitalen som er representert på generalforsamlinga (jf. § 5-18, første ledd).

Det følgjer av § 8-1, fjerde ledd at selskapet bare kan dele ut utbytte så langt selskapet etter

utdelinga har ein forsvarleg eigenkapital og likviditet, jf. § 3-4. Avgjerda om utdeling av utbytte

treffast av generalforsamlinga etter at styret har lagt fram forslag om utdeling eller anna

anvending av overskot (jf. § 8-2, første ledd).

3.3 Offentlege innkjøp

Klepp Energi har opplyst revisjonen at dei er underlagt regelverket om offentlege anskaffingar,

inkludert forsyningsforskrifta, og revisjonen har lagt dette til grunn i si undersøking. I tillegg til Lov

om offentlige anskaffelser (LOA)4 vil forskrift om offentlige anskaffelser (FOA)

5 og forskrift om

innkjøp i forsyningssektoret (FF)6 vere aktuelle. Anskaffingsregelverket gjeld for offentlege

oppdragsgjevarar, herunder statlege, kommunale og fylkeskommunale myndigheiter og

offentlegrettslege organ (jf. LOA § 2).

Forsyningsforskrifta kjem til anvending for offentlegrettslege organ og offentlige føretak som

utøver ein aktivitet innan forsyningssektoren, jf. FF § 1-2 bokstav a. Forsyningssektoren omfattar

vassforsyning, energi, transport og posttenester. Oppdragsgjevarar som ikkje er offentlegrettsleg

organ eller offentleg foretak, men som driv verksemd innan forsyningssektoren grunna einerett

eller særrett, er også omfatta av forsyningsforskrifta, jf. FF § 1-2 bokstav b.

Eit offentligrettslig organ er i forsyningsforskrifta definert på same måte som i forskrift om

offentlige anskaffelser, jf. FF § 4-1 bokstav b og FOA § 1-2 annet ledd. For at eit organ skal bli

definert som eit offentlegrettsleg organ må det oppfylle tre vilkår:

tene allmennheita sitt behov, og ikkje vere av industriell eller forretningsmessig karakter

sjølvstendig rettssubjekt

finansiert eller kontrollert av offentlege myndigheiter

Av forsyningsforskrifra § 1-3 bokstav a, går det fram at forskrifta kjem til anvending på aktiviteter

som blir utøvd av oppdragsgjevar som nemnt i § 1-2 og som har til føremål:

«å stille til rådighet eller drive faste nettverk beregnet på ytelse av offentlige tjenester i

forbindelse med produksjon, transport eller distribusjon av:

1. drikkevann,

2. elektrisitet,

3. gass eller varme, eller

4. levering av drikkevann, elektrisitet, gass eller varme til slike nettverk.»

For anskaffingar i verksemda som ikkje skjer som ledd i utøving av aktivitet som angitt i

forsyningsforskrifta, kjem forskrift om offentlege anskaffingar (FOA) til anvending jf. FOA § 1-2

fjerde ledd., så lenge oppdragsgjevaren også er omfatta av FOA. Oppdragsgjevar må i slike

tilfelle forholde seg til både anskaffingsforskrifta og forsyningsforskrifta, og det må for kvar

anskaffing bli vurdert kva regelverk som kjem til anvending.7 I tilfelle der ei anskaffing omfattar

4 Nærings- og fiskeridepartementet. Lov om offentlige anskaffelser. LOV-1999-07-16 nr. 69

5 Nærings- og fiskeridepartementet. Forskrift om offentlige anskaffelser. FOR-2006-04-07 nr. 402

6 Nærings- og fiskeridepartementet. Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og

posttjenester). FOR-2006-04-07 nr 403. 7 Offentlige anskaffelser. Regelverk, praksis og løsninger. 2013. Dragsten, s.112.

15

fleire type aktivitetar, skal reglane for som gjeld for den aktiviteten som er kontrakten sin

hovudgjenstand gjelde, jf. FF § 2-2.

Grunnleggande krav

I lov om offentlege anskaffingar § 1 går det fram at:

«Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest

mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og

likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik

at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.»

For å sikre at føremålet med anskaffingsreglane blir nådd, fastsett lova, forskrift om offentlege

anskaffingar og forskrift om innkjøp i forsyningssektoren fleire grunnleggande krav til

anskaffingsprosessen. Dei grunnleggande krava i LOA § 5, FOA § 3-1 og FF § 3-1 kan

oppsummerast som følgjer:

- Konkurranse – ei anskaffing skal så langt det er mogleg vere basert på konkurranse.

- God forretningsskikk – oppdragsgjevar skal opptre profesjonelt.

- Likehandsaming og ikkje diskriminering – leverandørane skal konkurrerer på like

vilkår, få same informasjon og like mogelegheiter. Leverandørar skal ikkje handsamast

ulikt på grunnlag av nasjonalitet, lokal tilhøyrigheit, venskap, eller anna.

- Føreseielegheit – leverandørane skal ha tilstrekkeleg informasjon om konkurransen og

gjennomføringa av konkurransen til at dei kan gjere forsvarlege vurderingar og val med omsyn

til tilbodet sitt innhald

- GjennomsiktigheIt og etterprøvbarheit – det offentlege sine anskaffingar skal skje

gjennom opne prosessar og desse prosessane skal dokumenterast. Det skal i ettertid

vere mogeleg å ettergå denne dokumentasjonen for å undersøke om

anskaffingsprosessen har foregått i samsvar med anskaffingsregelverket.

- Forholdsmessigheit – Anskaffingsprosessen skal stå i forhold til anskaffinga sin verdi.

Dess høgare verdi på anskaffingane, dess strengare krav blir stilt til gjennomføringa av

anskaffinga. Kravet har til dømes betyding for kor strengt dei øvrige grunnleggande krava

skal tolkast.8

Krav om konkurranseeksponering og krav om dokumentasjon er sentrale prinsipp som vil vere

særleg relevant i samanheng med stikkprøvane som revisjonen har gjort av Klepp Energi sine

innkjøp,

Krav om konkurranseeksponering

EØS-terskelverdiane i forsyningsforskrifta er i dag 3,1 millionar kr. eks. mva. for vare- og

tenestekontraktar og 39 millionar kr. eks. mva. for bygg- og anleggskontraktar (jf. FF § 2-3, 1.

ledd). For anskaffingar som er underlagt forsyningsforskrifta som er under EØS-terskelverdiane,

gjeld dei grunnleggande krava til konkurranseeksponering i lov om offentlege anskaffingar (§ 5)

og forsyningsforskrifta (§ 3-1).

8 Basert på innhald i Veileder til reglene om offentlige anskaffelser.

16

Av forsyningsforskrifta § 3-1 første ledd følgjer det at ei kvar anskaffing skal vere basert på

konkurranse så langt som det er mogeleg. Det er også fastsett eit generelt

forholdsmessigprinsipp, som krev at oppdragsgjevar gjennomfører konkurransen på ein måte

som står i forhold til innkjøpet (jf. FF § 3-1, femte ledd).

Anskaffingar over EØS-terkselverdiane skal følgje del II av forsyningsforskrifta. Anskaffingar over

terskelverdi kan bli gjennomført som open eller avgrensa anbodskonkurranse eller konkurranse

med forhandling (jf. FF § 5-1). Det er vidare krav om at konkurransen blir kunngjort i TED-

databasen9 for heile EØS-området (jf. FF § 8-1, andre ledd). Kunngjeringa blir då sendt til Doffin

10

og vidare til TED-databasen.

For anskaffingar der forskrift om offentlege anskaffingar kjem til anvending skal innkjøp med verdi

over 500.000 kr bli kunngjort i Doffin, jf. FOA § 2-1 (2) og § 9-1. Det er ikkje krav om slik utlysing

for oppdrag med lågere verdi, men det er fastsett eit generelt forholdsmessigprinsipp, som krev at

oppdragsgjevar gjennomfører konkurransen på ein måte som står i forhold til innkjøpet (jf.

forskriften § 3-1, femte ledd).

EØS-terskelverdiane i anskaffingsforskrifta er per tidspunkt 1,55 millionar kr. eks. mva. for vare-

og tenestekontraktar og 39 millionar kr. eks. mva. for bygg- og anleggskontraktar (jf. FF § 2-3, 1.

ledd). Anskaffingar over terskelverdi kan bli gjennomført som open eller avgrensa

anbodskonkurranse, konkurranse med dialog eller konkurranse med forhandling (jf. FOA § 14-1).

Det er vidare krav om at konkurransen blir kunngjort i TED-databasen for heile EØS-området (jf.

FOA § 18-1, andre ledd). Kunngjeringa blir då sendt til Doffin og vidare til TED-databasen.

Krav til dokumentasjon For alle anskaffingar underlagt anskaffingslova gjeld LOA § 5 sine krav til føreseielegheit,

gjennomsiktigheit og etterprøvbarheit. I tillegg sett forsyningsforskrifta § 3-1, 7. ledd følgjande

krav til dokumentasjon for alle anskaffingar underlagt forsyningsforskrifta:

«Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har

betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et

klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet.»

For anskaffingar som følgjer Del II i forsyningsforskrifta (over EØS-terskelverdiane) er det i tillegg

krav til oppbevaring av relevante opplysningar om ein kvar kontrakt, slik at dei på eit seinare

tidspunkt er i stand til å grunngi dei avgjersler som er tatt, i samband med vurderingar, val av

leverandør og tildeling av kontrakt (jf. § 12-1, 1 ledd, bokstav a).

For anskaffingar der forskrift om offentlege anskaffingar kjem til anvendig, skal oppdragsgjevar

føre protokoll for anskaffingar med verdi over 100 000 kroner ekskludert mva (jf. § 3-2).

Føremålet med plikta til å føre protokoll, er å gjere det mogleg i ettertid å kontrollere at

konkurransen har vore gjennomført i samsvar med regelverket. I tillegg er det stilt eit

grunnleggande krav for alle anskaffingar i anskaffingsforskrifta § 3-1, 7. ledd, som er likelydande

med § 3-1, 7. ledd i forsyningsforskrifta (gjengitt ovanfor).

Anskaffingsprotokollen skal førast fortløpande gjennom heile konkurransen. Det går fram av FOA

§ 3-2, 2. ledd at «Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom

hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av

forskriftens vedlegg 3 eller 4.». Oppdragsgjevar er ikkje forplikta til å bruke slike skjema så lenge

dei etterspurde opplysningane er med i anskaffingsprotokollen. Mellom anna skal protokollen

beskrive; anskaffinga og prosedyre for anskaffinga, deltakarar og eventuelle avvisingar,

9 EU sin database for offentlege anbodsinnbydingar.

10 Doffin er ein database for offentlege innkjøp i regi av Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD).

17

grunngjeving for val av leverandør, og andre vesenteige forhold. Slike vesentlege forhold kan

vere inhabilitet, om oppdragsgjevar har gjort avklaringar med leverandørar, om det er

gjennomført møter med enkelte leverandørar, og om vedståingsfristen er forlenga.

Om rammeavtalar Når ein oppdragsgjevar har til hensikt å foreta gjentakande innkjøp av eit produkt eller teneste,

kan oppdragsgjevaren inngå rammeavtale med ein eller fleire leverandørar. Oppdragsgjevar må i

så tilfelle opplyse om at det er snakk om rammeavtale i kunngjeringa av konkurransen, mellom

anna for å etterkome de grunnleggande kravet til føreseielegheit i konkurransen jf. LOA § 5, FOA

§ 3-1 og FF § 3-1.

I forskrift om offentlege anskaffaingar § 6-1 (4) og 15-1 (4) er det fastsett at lengda på

rammeavtalen ikkje kan overstige fire år «med unntak av tilfeller som er særlig berettiget ut fra

rammeavtalens gjenstand.» Forsyningsforskrifta inneheld ikkje tilsvarande bestemmelse. I FF §

6-1 (3) er det fastsett at oppdragsgjevar ikkje må misbruke rammeavtalar i den hensikt å hindre,

begrense eller vri konkurransen.

3.4 Offentlegheit

Føremålet med Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)11

er å leggje

til rette for at offentlege verksemder er opne og gjennomsiktige. Det er i hovudsak to prinsipp som

følgjer av lova:

Rett til innsyn

Plikt til å føre journal

Av § 3 i offentleglova går det fram at «saksdokument, journaler og liknende som virksomheten

har registrert er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov.

Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos

vedkommande organ.» Offentlege verksemder som er omfatta av lova har plikt til å føre journal

etter reglane i arkivlova med forskrifter jf. § 10.

Offentleglova sitt verkeområde går fram av § 2:

«Lova gjeld for

a) staten, fylkeskommunane og kommunane,

b) andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift,

c) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller

indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i

rettssubjektet, og

d) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller

indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det

øvste organet i rettssubjektet.»

Av rettleiaren til offentleglova går det fram at forholdet til offentleglova ikkje blir avgjort av

organisasjonsformen aleine, men etter ei heilskapsvurdering der ei rekkje moment spel inn. Det

blir særleg lagt vekt på følgjande forhold:

«den organisatoriske og økonomiske tilknytning til det offentlige

virksomhetens art

11

Justis- og beredskapsdepartementet (JD). Offentleglova. LOV-2006-05-19 nr. 16

18

om virksomheten har et faktisk eller rettslig monopol

graden av politisk styring.»12

3.5 Helse, miljø og sikkerheitsarbeid (HMS)

Av § 1-1 i arbeidsmiljølova går det fram at føremålet med lova mellom anna er å sikre eit

arbeidsmiljø som gir grunnlag for ein helsefremmande og meiningsfylt arbeidssituasjon, og som

gir full sikkerheit mot fysiske og psykiske skadeverknader.

Av arbeidsmiljølova § 3-1 går krav til systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerheit fram:

«(1) For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal

arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan

i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.

(2) Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal:

a) fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet,

b) ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver

og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt,

c) kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i

virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen,

d) under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om

arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak,

e) iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav

fastsatt i eller i medhold av denne lov,

f) sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær,

g) sørge for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når

risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. bokstav c,

h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og

sikkerhetsarbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt.»

Kravet om å drive systematisk helse-, miljø og sikkerheitsarbeid er nærmare presisert gjennom

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter

(Internkontrollforskriften). I forskrifta er internkontroll definert som «systematiske tiltak som skal

sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar

med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen». Det går her fram

at den som er ansvarleg for verksemda skal sørgje for at internkontroll blir innført og utøvd i

verksemda, og at dette blir gjort i samarbeid med arbeidstakarane og deira representantar.

Av § 5 i internkontrollforskrifta går det fram at følgjande forhold må kunne dokumenterast

skriftleg:

Fastsetting av mål for helse, miljø og sikkerheit

Utarbeiding av oversikt over verksemda sin organisasjon, herunder korleis ansvar, oppgåver

og mynde for arbeidet med helse, miljø og tryggleik er fordelt

Kartlegging av farar og problem og på denne bakgrunn vurdering av risiko, samt utarbeiding

av tilhøyrande planar og tiltak for å redusere risikoforholda

12

Rettleiar til offentleglova. Lovavdelinga. Justis- og politidepartementet, 2009.

19

Iverksetting av rutinar for å avdekke, rette opp og førebygge brot på krav fastsett i eller i

medhald av helse-, miljø- og sikkerheitslovgjevinga

Gjennomføring av systematisk overvaking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at

den fungerer som føresett

3.6 Kommunesektorens organisasjon (KS) sine retningslinjer for eigarstyring

Kommunesektorens organisasjon (KS) sitt eigarforum har utarbeidd eit sett med tilrådingar13

for

korleis kommunale/fylkeskommunale eigarskap bør forvaltast og kva system og rutinar

kommunar og fylkeskommunar bør etablere. Av tilrådingane går det innleiingsvis fram følgjande

om aktivt eigarskap i kommunar/fylkeskommunar:

«Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av de samlede

verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disponeringer og deres

markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter overfor omverden og

styrke kommunens/fylkeskommunens omdømme.»14

I den sist oppdaterte versjonen (2013) omtalar KS 19 tema med tilhøyrande tilrådingar:

1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalde

2. Utarbeiding av eigarskapsmeldingar

3. Utarbeiding og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter

4. Vurdering og val av selskapsform

5. Fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd

6. Tilsyn og kontroll med kommunale føretak og med forvaltninga av kommunen sine

interesser i selskap

7. Samansetting og funksjon av eigarorgan

8. Gjennomføring av eigarmøte

9. Eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor

10. Valkomité for styreutnemning i aksjeselskap og interkommunale selskap

11. Rutinar for kompetansevurdering av selskapsstyre

12. Styresamansetting i konsernmodell

13. Oppnemning av vararepresentantar

14. Habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styre

15. Kjønnsrepresentasjon i styre

16. Godtgjøring og registrering av styreverv

17. Arbeidsgjevartilknyting i sjølvstendige rettssubjekt

18. Utarbeiding av etiske retningslinjer

19. Administrasjonssjefen si rolle i kommunale og fylkeskommunale føretak

Av KS sine tilrådingar går det fram at kommunen som ein del av folkevaldopplæringa bør

gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eigarskapsseminar for alle folkevalde i dei ulike

aspekta knytt til eigarstyring av utskilt verksemd. Det går fram at den fyrste opplæringa bør bli

gjennomført i løpet av dei fyrste 6 månadene av valperioden og følgjast opp etter to år. I KS sine

tilrådingar blir det vist til at politikarar ofte har liten eller manglande kompetanse knytt til

eigarstyring av selskap. Det er derfor viktig at dei folkevalde får innsikt i ulike roller ein innehar

som både folkevald og som t.d. styremedlem og representantskapsmedlem. Dei folkevalde må

vere medvitne om roller, styringslinjer og ansvarsdeling. Vidare framhevar KS at for å styrke

kompetansen og sikre informasjon til kommunestyrepolitikarane, bør det årleg etter

gjennomføring av generalforsamling, bli gjeve informasjon om status for selskapa, drift og

nøkkeltal.

13

Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013) 14

Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013) s.2.

20

Av KS sine tilrådingar går det fram at kommunen bør utarbeide eigarskapsmelding. Av

tilrådingane går det fram at ein eigarskapsmelding kan definerast som eit overordna politisk

styringsinstrument for verksemder som er lagt til eit anna rettssubjekt, eige styre, ein

vertskommune eller til eit anna interkommunalt organ. Ei eigarskapsmelding bør som minimum

innehalde tre hovudpunkt:

1. Oversikt over kommunen sine verksemder som er lagt til selskap og samarbeid

2. Politisk (prinsipp for eigarstyring) og juridiske styringsgrunnlag knytt til dei ulike selskaps-

og samarbeidsformane

3. Føremålsdiskusjon og selskapsstrategi knytt til dei ulike selskapa, medrekna vedtekts-

revisjon

Det går vidare fram at ei eigarskapsmelding vil sikre naudsynte styringssignal til selskapa og

tydeleggjere lokalpolitikarane sitt ansvar. Ei eigarskapsmelding vil bidra til å gje oversikt over

kommunen si samla verksemd, og gje dei folkevalde ei moglegheit til å setje seg inn i dei juridiske

styringsmoglegheitene som ligg i dei ulike selskapsformane. Eigarskapsmeldinga kan også

innehalde eit eige punkt om selskapa sitt samfunnsansvar, t.d. politiske målsettingar knytt til

miljø, likestilling, openheit, etikk osv. Eigarskapsmeldinga bør også reflektere det rettslege

ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eigar. KS tilrår at eigarskapsmeldinga blir

gjennomgått og eventuelt revidert kvart år i kommunestyret.15

Det går også fram av KS sine tilrådingar at kommunen bør utarbeide og revidere selskaps-

strategi og vedtekter. KS peiker på at selskapet si verksemd skal gjerast tydeleg i

vedtektene/selskapsavtalen, og at selskapet innafor ramma av vedtektene/selskapsavtalen bør

ha klare mål og strategiar for si verksemd. Vidare bør føremålet i selskapsavtale/vedtekter bli

vurdert med jamne mellomrom for å sjå om det er behov for endringar.

Av KS sine tilrådingar går det vidare fram at ein grunnleggjande føresetnad for ei strategisk drift

av selskapa er ein klar og presis eigarstrategi for selskapet der eigar sine forventningar til

selskapet er formulerte. Dette vil også vere ein føresetnad for gjennomføring av selskapskontroll.

Det er anbefalt at eigar klargjer sine forventningar til styret og selskapet gjennom selskaps-

strategiane. Selskapsstrategiane bør som del av eigarmeldinga bli revidert jamleg.

Det går vidare fram at det i selskapsstrategien bør klargjørast eigar sine forventingar til type

avkasting, anten den er i finansiell forstand eller på anna måte. Det blir peika på at type avkasting

vil avhenge av type selskap og selskapet sitt føremål. Det går vidare fram at det er eigar sitt

ansvar å syte for at selskapet har ein forsvarleg selskapskapital og at styret har handleplikt

dersom eigenkapitalen blir for låg. Styret skal i samsvar med aksjeloven foreslå utbytte innanfor

dei avgrensingane som aksjeloven sett for åtgangen til å utdele utbytte. Det blir vidare peika på at

det derfor er viktig at eigarane har forventingar om ein utbyttepolitikk som gjer at selskapet sitt

føremål kan realiserast. Det blir vidare peikt på at selskapet ikkje bør akkumulere høgare

eigenkapital enn det som er naudsynt på forretningsmessig grunnlag og for å oppnå eigarane sitt

mål med selskapet.

Vidare blir det vist til at føremål for selskap ofte blir definert forholdvis generelt, noko som kan

medføre stor åtgang til endringar i verksemda. Det blir peika på at det vil vere opp til eigarorganet

å veige behovet for selskapet sitt handlingsrom. KS peikar også på at langsiktigheit og

samfunnsansvar bør leggjast til grunn for kommunale eigarskap.16

15

Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.7-8. 16

Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.8-9.

21

Når det gjeld vurdering og val av selskapsform går det fram av KS sine tilrådingar at det er

eigar sitt ansvar å sikre at selskap har ein selskapsform som er tilpassa verksemda sitt føremål,

eigarstyringsbehov, marknadsmessige forhold og konkurranseregelverk.17

Dersom kommunen har eigarskap i selskap som opererer i konkurranseverksemd i tillegg til

monopolverksemd, bør det som hovudregel etablerast eit fysisk skilje mellom monopol og

konkurranseverksemd, for å unngå mistanke om rolleblanding og kryss-subsidiering.

Organiseringa av konkurranseutsett verksemd bør så langt som mogleg ha åtskilt leiing og

bemanning, i tillegg til å vere fysisk åtskilt frå monopolverksemda.18

Av tilrådingane går det vidare fram at kommunestyret har eit tilsyns- og kontrollansvar for å

sikre at kommunen når sine mål, at regelverket blir etterlevd og at etiske omsyn blir tryggja.

Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret sjå til at det blir ført kontroll med kommunen sine

eigarinteresser i selskap. Det er viktig at det blir lagt til rette for at kontrollutvalet kan utøve sin

funksjon på ein god måte. KS tilrår at kommunestyret innafor kommunelova sine føresegner

fastsett regler for selskapskontroll. Dette bør omfatte kva dokument som uoppfordra skal sendast

til kontrollutvalet og kven denne plikta gjeld for. Kontrollutvalet og kommunen sin revisor skal bli

varsla når generalforsamling/representantskap og tilsvarande organ held møte, og

kontrollutvalet/revisor har rett til å vere til stades på slike møte.19

KS tilrår vidare at administrasjonssjefen skal syte for at dei folkevalde og innbyggjarane lett kan

finne informasjon med oversikt over selskap og anna som kommunen har eigarinteresser i.20

KS sine tilrådingar omhandlar også samansetting og funksjon av eigarorgan. For aksjeselskap

anbefaler KS at kommunestyret vel politisk leiing som eigarrepresentant i selskapa sitt

eigarorgan. Eigarutøvinga skal spegle kommunestyret si samla avgjersle eller fleirtalsavgjersle.

Det er sentralt at det blir oppretta ein føreseieleg og klar kommunikasjon mellom eigarorgan og

kommunestyret i forkant av generalforsamlingar. Det blir presisert at tilrådinga retter seg mot at

eigarstyringa skal skje gjennom eigarorganet for selskapa og ikkje i selskapsstyra. Det blir vidare

peika på at innanfor selskapsformene AS og IKS bør det, for å sikre engasjement, debatt og reell

politisk avklaring av eigarorganet si mynde, etablerast føreseielege kommunikasjonsformer

mellom kommunestyret og eigarorgan som forankrast i eigarskaps-meldinga.21

KS tilrår også at det blir gjennomført eigarmøte. Generalforsamling er det formelle eigarmøtet,

men det kan også bli kalla inn til eigarmøte utover generalforsamlingar. Tilrådinga om

gjennomføring av eigarmøte er ei presisering av lova. KS tilrår at styret bør leggje til rette for at

flest mogleg av eigarorganet sine medlemmer kan ta del i generalforsamling og at dette blir ein

effektiv møteplass for aksjeeigarane og styret. Styreleiar og dagleg leiar har plikt til å delta på

generalforsamlinga i aksjeselskap. Revisor har rett til å vere til stades, og nokre gonger har

revisor plikt til å møte når det er saker på dagsorden som gjer dette naudsynt. I tillegg til

generalforsamling kan det bli gjennomført andre eigarmøte, til dømes for å drøfte ei sak utan at

det blir gjort formelle vedtak. Det er opp til eigarane sjølve å vurdere behovet for, og korleis slike

eigarmøte skal bli gjennomført.22

17

Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.9. 18




Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.11-12. 22

Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.12.

22

KS sine tilrådingar omhandlar også eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor. Av

tilrådingane går det fram at det er eigar sitt ansvar å setje saman styret og gje styret dei

naudsynte styringsrammene for å utøve si verksemd som eit profesjonelt organ. Det er eigar sitt

ansvar å gje informasjon om rammene for og innhaldet i det å sitte i eit styre. Det går vidare fram

at eit profesjonelt styre som kollegium består av personar med eigna personlege eigenskapar

som utfyller kvarandre kompetansemessig. Det blir vidare vist til at å ta på seg eit styreverv er eit

personlig verv. Det betyr at ein ikkje representerer verken politiske parti, kommunen eller andre

interessentar, men skal ta i vare selskapet sine interesser på best mogeleg måte saman med

resten av styret og ut i frå selskapet sitt føremål. Det blir peika på at dette følgjer naturlig av at

profesjonelt eigarskap blir utøvd gjennom eigarorganet. Vidare blir det vist til at eigar bør foreta

ein analyse av selskapet sitt føremål og eigar sine forventningar som grunnlag for å setje saman

eit profesjonelt styre.

Vidare blir det vist til at eit styre skal ha generalist- og fagspesifikk kompetanse. Føremålet for dei

kommunale selskapa er ulikt, frå t.d. finansielt, politisk eller meir samfunnsnyttig motivert

eigarskap. Det inneber at kompetanse bør sjåast i lys av selskapet sitt føremål. Eit profesjonelt

samansett styre har kompetanse som er naudsynt for å oppfylle eigar sine forventningar. KS viser

til at dersom naudsynt kompetanse ikkje er til stades i utgangspunktet, skal eigar sitt ansvar

likevel presiserast og det skal bli gjeve tilbod om opplæring der det er naudsynt.23

KS har også

kome med tilrådingar til kva kompetanse styremedlemmer bør ha:

Kunnskap om aksjelova, IKS-lova, kommunelova og andre relevante lover, forskrifter og

avtalar som har betyding for selskapet si drift

Kunnskap om selskapet sitt føremål, vedtekter, organisasjon og historie

Kompetanse om private og kommunale rekneskapsprinsipp, evne til å lese økonomiske

utviklingstrekk og foreta naudsynte grep ved behov

Kompetanse på offentleg forvaltning og de politiske og samfunnsmessige utfordringane til

ei kvar tid

Spesialistkompetanse og erfaring på eit eller fleire område som t.d. juss, økonomi,

marknadsføring, forvaltning, kommunalkunnskap, teknikk, HMT, leiing eller organisasjon

Ha kunnskap om trendar og utviklingstrekk innafor bransjen

Ha kunnskap om konkurrerande verksemder24

Ved val av styre til selskap organisert etter aksjelova og lov om interkommunale selskap tilrår KS

at det bør vedtektsfestast bruk av valkomité. Føremålet er å sikre samansetting av styret med

komplementær kompetanse og i samsvar med eigar sitt føremål med selskapet.

Representantskapet/generalforsamlinga sin leiar vel leiaren av valkomiteen. I selskap med fleire

eigarkommunar bør valkomiteen bli samansett for å spegle eigardel. Fleirtalet av valkomiteen

bør vere uavhengige av selskapet sitt styre og tilsette. Valkomiteen si innstilling bør grunngjevast.

KS peikar vidare på at samansettinga av styret bør gjerast ut i frå at styret er eit kollegialt organ

og representantar bør bli valt ut i frå formelle krav til kompetanse og selskapet sin eigenart. KS

viser også til at styret sin eigenevaluering bør bli tatt med i vurderinga ved val av

styrerepresentantar.25

Vidare viser KS til at det er eigar sitt ansvar å sikre eit styre med naudsynt kompetans til å leie

selskapet i samsvar med eigar sitt føremål. I dette ligg det også at eigar står fritt til å skifte ut

styremedlemmer innafor valperioden. Samstundes har styret eit sjølvstendig ansvar for å

gjennomføre jamlege kompetansevurderingar av eiget styre i forhold til eigarane sitt føremål

23




23

med selskapet. For å sikre utvikling av naudsynt kompetanse i styret tilrår KS at det blir etablert

følgjande rutinar som ein del av styret sine rammer. Styret skal:

Fastsette instruksar for styret og den daglege leiinga med særleg vekt på klar intern

ansvars- og oppgåvefordeling

Gjennomføre ein eigenevaluering kvart år både når det gjeld kompetanse og arbeid

Bli gjeve jamleg moglegheit til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmar skal få

opplæring om ansvar, oppgåver og rollefordeling

Gjennomføre eigne styreseminar der fokus går på roller, ansvar og oppgåver

Fastsette ein årleg plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring

Gje ein samla utgreiing for selskapet si styring og leiing i ein årsrapport. Dersom dette

ikkje er gjort skal det forklarast

KS peikar på at rutinane er ei rettesnor og at rutinane naturleg nok vil avhenge av selskapet sin

storleik og verksemd.26

Når det gjeld styresamansetting i konsernmodell tilrår KS at styret i morselskap ikkje bør sitje i

styret til dotterselskap. Konserndirektøren kan vere representert i dotterselskapa sine styre.

Dersom dotterselskap yter tenester til morselskap i konkurranse med andre bør det vere eit

leiingsmessig og funksjonelt skilje mellom selskapa for å unngå inhabilitet og rolleblanding i

anbodsprosessar. Dersom det i konsernet er eit dotterselskap som yter monopoltenester til sine

eigarar eller innbyggjarane i eigarane sine kommunar bør eksterne kandidatar ha fleirtal i

dotterselskapsstyret.27

Vidare tilrår KS at når det utpeikast vara til styre bør ordninga med numerisk vara bli nytta for å

sikre kontinuitet og kompetanse i styret. KS tilrår også at 1. vara blir invitert til styremøta for å på

den måten sikre kompetanse og kontinuitet.28

Når det gjeld habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styre viser KS til at det er opp

til kvart einskilde eigarorgan (representantskap/generalforsamling) å avgjere kva type

kompetanse eit styre skal ha. I utgangspunktet tilrår KS å unngå situasjonar der styret sine

medlemmer jamleg blir vurdert i forhold til forvaltningslova sine reglar om habilitet og derfor kritisk

vurderer bruken av leiande politikarar i selskapsstyra. KS tilrår at styra etablerer faste rutinar for å

handtere moglege habilitetskonfliktar, og at kommunestyret opprettar ein valkomité som innstiller

til det organ som skal velje styrerepresentantar. Endringar i forvaltningslova si § 6 som trådde i

kraft 1. november 2011 medfører at ingen kommunalt tilsette eller folkevalte skal handtere saker i

kommunen som gjeld eit selskap der dei sjølv er styremedlem, også der selskapa er fullt ut

offentleg eigd.29

KS sine tilrådingar omhandlar også kjønnsrepresentasjon i styre. KS peiker på at reglane i

aksjeloven § 20-6 om representasjon av begge kjønn i styre i statsaksjeselskap gjeld tilsvarande

for aksjeselskap der kommunar og fylkeskommunar til saman eig minst to tredeler av aksjane i

selskapet (jf. kommuneloven § 80 a). For statsaksjeselskap med fem styremedlemmer er det krav

om 40 % kjønns-representasjon. KS føreslår at eigarorgan uavhengig av organisasjonsform

26





24

søker å få til ein balansert kjønnsrepresentasjon i styre for å betre utnytte eksisterande

kompetanse i regionen/kommunen/fylkeskommunen.30

KS sine tilrådingar omhandlar vidare godtgjøring og registrering av styreverv. KS tilrår at

kommunen i samband med utarbeiding og eventuell revidering av eigarmelding gjennomfører ein

prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for eigarorganet si fastsetting av styrehonorar,

uavhengig av organisasjonsform. Vidare tilrår KS at alle som tar på seg styreverv for kommunale

selskap bør registrere verva på www.styrevervregister.no.31

Vidare peiker KS på at godtgjeringa bør reflektere styret sitt ansvar, kompetanse, tidsbruk og

verksemda sin kompleksitet. Vidare peiker KS på at styremedlemmar generelt ikkje bør påta seg

særskilte oppgåver for det aktuelle selskapet i tillegg til styrevervet.32

KS tilrår at selskap ved utskilling av verksemd til sjølvstendig rettssubjekt søker medlemskap i ein

arbeidsgjevarorganisasjon.33

Vidare tilrår KS at eigar ser til at selskapsstyra utarbeider og jamleg reviderer etiske

retningslinjer for selskapsdrifta.34

Den siste av tilrådingane frå KS omhandlar administrasjonssjefens rolle. Det går fram at

administrasjonssjefen eller andre i leiande administrative posisjonar, samt medlem av

kommunalråd, ikkje kan sitte i føretaksstyre.35

3.7 Selskapet sine vedtekter

Av vedtektene til Klepp Energi36

går det av § 3 fram at selskapet føremål er:

− «kjøp, salg og overføring av energi samt drift og etablering av anlegg for slik virksomhet

− bidra til en sikker og rasjonell energiforsyning til selskapets kunder.

− arbeide for miljøvennlige energiløsninger som gir valgfrihet og mulighet for effektiv

energiutnyttelse.

− delta i eller drive annen næringsvirksomhet som naturlig ligger innenfor rammen av selskapets

formål.

Klepp Energi skal drives etter forretningsmessige prinsipper og være kundeorientert,

konkurransedyktig og en attraktiv samarbeidspartner.» 37

Av § 4 går det fram at selskapet sin aksjekapital er på kr. 30 700 000.

Av § 5 går det fram at selskapet sitt styre skal bestå av fem styremedlemmar og to

varamedlemmar som blir valt av generalforsamlinga. Det går vidare fram at generalforsamlinga

30







Vedtekter. Klepp Energi AS, udatert. 37

Vedtekter. Klepp Energi AS, udatert.

http://www.styrevervregister.no/

25

sitt val av styremedlemmar om mogeleg skal ta omsyn til ønskje om å ha minst to

styremedlemmar med kompetanse og erfaring frå anna konkurranseutsett næringsverksemd.

Av § 5 a går det fram at generalforsamlinga skal velje ein valkomite med tre medlemmar og eit

varamedlem, som gir innstilling til generalforsamlinga ved val av styre.

Av § 9 i vedtektene blei endra på generalforsamling 17. juni 2014. Før endringa gjekk det fram av

§ 9 at eit avgjerdsdyktig kommunestyre utgjorde generalforsamling i selskapet. Setninga er no

fjerna, og av § 9 går det nå fram at «styret innkaller til generalforsamling som avholdes hvert år

innen utgangen av juni».

§ 11 går det fram at generalforsamlinga skal handsame og avgjere følgjande spørsmål:

1. «Fastsettelse av resultatregnskap og balanse, herunder anvendelse av årsoverskudd og

dekning av årsunderskudd.

2. Valg av styremedlemmer og varamedlemmer

3. Fastsettelse av honorarer til styre samt godkjenning av revisors godtgjørelse.

4. Saker som etter lov eller vedtekter hører under generalforsamlingen.»38

Det er også angitt retningslinjer for styret si forretningsorden (§ 6) og for direktøren sin rolle (§ 7) i

vedtektene.

3.8 Kommunale dokumenter og vedtak

3.8.1 Eigarsskapspolitisk plattform

Kommunestyret i Klepp kommune vedtok 11 februar 2008 (sak 07/08) ein eigarskapspolitisk

plattform for kommunen. Kommunestyret reviderte den eigarpolitiske plattformen i møte 11.

november 2013 (sak 53/13). I revidert eigarskapspolitiske plattform er det vedteke ei rekkje

prinsipp for Klepp kommune si eigarstyring:

Vedtak om å etablera eige selskap og val av selskapsform skal bygge på ein analyse av

kommunens sitt styringsbehov og målet for verksemda.

Klepp kommune skal gi klare og langsiktige mål for selskapa. Styret er ansvarleg for å

realisere måla.

Klepp kommune skal fremja sine eigarinteresser gjennom eigarorgana.

Kapitalstrukturen i selskapa skal vera tilpassa føremålet med eigarskapet og situasjonen i

selskapa.

Klepp kommune sitt eigarskap skal bygge på prinsippet om meiroffentlegheit.

Selskapa skal vera medvitne om samfunnsansvaret.

Styret skal på eit uavhengig grunnlag ta ei aktiv rolle med omsyn til service, kontroll, strategi

og ressurssituasjon.

Styresamansetjinga skal vera kjenneteikna av kompetanse og kapasitet.

Godtgjeringa til styre og dagleg leiar skal framstå som rimeleg.39

Det går også fram prinsipp om arbeidsformene for politisk og administrativ utøving av eigarrolla.

Av desse går det mellom anna fram at oppgåvene i styret skal «løysast til beste for selskapet si

utvikling og i samsvar med styreinstruks og eigarkrav.» 40

Det går også fram at i enkeltsaker av

prinsipiell og stor betydning kan formannskapet instruere representantane i eigarorgana.

38

Vedtekter. Klepp Energi AS, udatert. 39

Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013. 40

Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013.

26

Det går også fram at ved større og prinsipielle saker skal som hovudregel ordførar og / eller

rådmann kontaktast i forkant av at vedtak blir fatta. Det går også fram at formannskapet og

hovudutval har ansvar for at dei får tilfredsstillande informasjon frå selskapet eller kommunen

sin(e) representantar i eigarorgana i selskapet. 41

Av saksframstillinga går også oversikt over føretak og selskap som Klepp kommune er

eigar/medeigar i fram, med namn og eigardel.

I Klepp kommune sin eigarskapspolitiske plattform går det fram at:

«før eit selskap blir danna, bør det analyserast kva Klepp ønskjer å oppnå med å oppretta

eit selskap framfor ei meir tradisjonell etatsorganisering. Ved val av selskapsform vil

Klepp ta utgangspunkt i om eigarskapet er:

1. Finansielt motivert

2. Politisk motivert

3. Effektivisering av tenesteproduksjon

4. Samfunnsøkonomisk motivert

5. Regionalpolitisk motivert».

Kommunestyret i Klepp har vedtatt ein eigarstrategi for Klepp Energi AS 14. desember 2009, sak

nr 82/09. Innhaldet i strategien er nærmare omtalt under punkt 4.3.2.

41

Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013..

27

4. Data

4.1 Om selskapet Klepp Energi AS

Klepp Energi AS er eit lokalt energiverk på Jæren i Sør-Rogaland. Klepp elektrisitetsverk blei

oppretta i 1919. I 1996 blei Klepp Energi AS stifta som aksjeselskap, og selskapet var operativt

frå 01.01.1997.

Hovudoppgåva for Klepp Energi AS, er bygging og drift av strømnettet til dei omlag 7.000

straumkundane i Klepp kommune.42

I tillegg til drift av distribusjonsnett, er selskapet sine

verksemdsområde sal og drift av deponigass, fjernvarme, og breiband (internett, tv, telefoni og

alarm).

Klepp kommune eig 100 prosent av aksjane i Klepp Energi AS. Fram til no har kommunestyret

utgjort generalforsamling i selskapet, men praksisen blei endra i samband med

generalforsamlinga i juni 2014. Av intervju går det fram at det frå no vil vere ordførar som på

vegne av kommunestyret utgjer generalforsamling. Klepp Energi AS eig dotterselskapet Klepp

Energi Invest AS (sjå nærmare omtale under punkt 4.1.7).

4.1.1 Organisering

Klepp Energi har 29 tilsette

43. Selskapet har ei leiargruppe som består av direktør

44, økonomi- og

personalleiar, leiar for breiband og leiar for montørane.

Selskapet har stillingsinstruksar for alle stillingar. Direktøren har det overordna ansvaret for

selskapet si daglege drift og rapporterer til styret. Økonomi- og personalleiar rapporterer til

direktøren, og har elles ansvaret for mellom anna rekneskapsrapportering, utvikling og

kvalitetssikring av administrative system, vedlikehald og utvikling av HMS-system,

støttefunksjonar og rutinar. I tillegg skal økonomi- og personalleiar hjelpe direktøren med

økonomistyring, inkludert budsjett og personalarbeid. Det blir i intervju gitt uttrykk for at

stillingsinstruksane opplevast som tydelege.

Selskapet består av fem avdelingar: nett, breiband, gass og fjernvarme, anna (gatelys,

prosjektarbeid etc.), samt ei felles administrasjonsavdeling. Av intervju går det fram at sidan

Klepp Energi er eit forholdsvis lite selskap opererer ein ikkje med klare skilje mellom avdelingar i

selskapet i praksis. Dette inneber mellom anna at same tilsette arbeider med oppgåver innanfor

fleire avdelingar.

4.1.2 Styret i Klepp Energi AS

Det går fram av vedtektene for Klepp Energi at styret i selskapet skal bestå av sju personar. Fem

av desse, samt to vararepresentantar skal veljast av generalforsamlinga. To styrerepresentantar

og ein vara skal veljast av og blant dei tilsette. Klepp energi har numerisk varaordning for

styrerepresentantar.

42

http://www.klepp-energi.no/om-oss 43

Inkludert to lærlingar. 44

Direktør fungerer også som driftsleiar i selskapet.

28

Styret i Klepp Energi består i dag av to aktive politikarar, tre representantar som ikkje er

politikarar, i tillegg til to tilsetterepresentantar. Av intervju går det fram at det også er praksis at

ein av politikarane i styret er medlem av formannskapet, for å sikre informasjonsflyt mellom

selskapet og formannskapet. På tidspunktet for intervjua var dette nestleiar i styret.45

Det er fem

menn og to kvinner i styret.

I intervju blir det vist til at styret tidlegare besto av berre politikarar, men at det etter 2008 har blitt

vektlagt å få inn meir fagspesifikk og økonomisk kompetanse i selskapsstyre der kommunen har

representantar. I intervju blir det både frå selskapet og kommunen gjeve uttrykk for at styret

samla sett har tilstrekkeleg kompetanse. Det blir peikt på at ein av styrerepresentantane også har

særskilt kompetanse på selskapet sine driftsområde. Det blir også kommentert at fleire av

styrerepresentantane har lang erfaring med styreverv. Styreleiar opplever at styret har riktig

kompetanse for å styre selskapet i den retninga kommunen som eigar ønskjer.

Av intervju går det fram at Klepp Energi har gjennomført styreopplæring for nokre år tilbake, men

at selskapet ikkje har fast praksis for å gjennomføre opplæring. Det blir samstundes peikt på at

det heller ikkje har vore uttrykt behov for ytterlegare opplæring i etterkant av førre opplæring. Det

blir vist til at styrerepresentantane er erfarne i styrearbeid, og at fleire av styrerepresentantane

har vore med i styret i Klepp Energi over fleire periodar. Frå selskapet får revisjonen opplyst at

behovet for opplæring og styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver vil bli diskutert

på første styremøte hausten 2014.

Frå selskapet blir det opplyst at styret gjennomfører munnlege evalueringar av eige arbeid og

kompetanse ein gong årleg. Slike evalueringar har førebels ikkje vore gjennomført som eigen

styresak, og har dermed ikkje vore protokollført. Det blir vidare opplyst at eigenevalueringar blir

gjennomført på styret sitt eige initiativ, og at Klepp kommune ikkje har gitt føringar om at dette

skal bli gjennomført.

I intervju gir styreleiar uttrykk for å oppleve at styret har tilstrekkeleg fokus på habilitet i saker der

dette kan vere aktuelt.

4.1.3 Rolle- og ansvarsdeling mellom administrasjonen og selskapet sitt styre

I intervju gjev både representantar frå administrasjonen og frå styret uttrykk for at det er ei avklart

rolle- og ansvarsdeling mellom administrasjonen og styret. Det blir kommentert at

administrasjonen har ansvaret for den daglege drifta av selskapet, medan det er styret som legg

opp strategien og satsingsområde, og syter for å styre selskapet i samsvar med føringar frå eigar.

Det blir også gjeve uttrykk for at grensene mellom styret og administrasjonen sine oppgåver er

tydeleg.

Instruks for styrearbeidet

Styret i Klepp Energi fastsette styreinstruks for styret sitt arbeid og sakshandsaming 16.12.2008.

Av styreinstruksen går det mellom anna fram at direktør førebur sakar til styret i samråd med

styreleiar, og det skal avhaldast minst seks styremøte i året. Dokumentasjonen revisjonen har fått

tilsendt stadfestar at det blei gjennomført seks styremøte i 2012 og sju styremøte i 2013. Det går

også fram av dokumentasjonen at styret vedtek årsplan for møta som skal gjennomførast og

faste saker som skal handsamast på møta.

I intervju blir styreinstruksen skildra som eit tydeleg og aktivt dokument for styret. Det blir opplyst

at instruksen blir gjennomgått og revidert ved behov, og at nye styrerepresentantar får

45

Tidlegare nestleiar i styret blei i generalforsamling i juni vald til styreleiar.

29

gjennomgått instruksen ved tiltreding i styret. Instruksen blei sist gjennomgått av styret i

september 2013, men styret såg ikkje behov for endringar av dokumentet.46

4.1.4 Rapportering til styret

Av intervju går det fram at direktøren rapporterer på økonomi til styret kvartalsvis på

avdelingsnivå. Det blir levert skriftlege rekneskap med kommentarar frå administrerande direktør.

I tillegg utarbeider økonomisjefen ein kontantstraumanalyse som synleggjer på kva måte

kontantstraumen blir nytta.

I tillegg blir det på kvart styremøte rapportert om utført arbeid og planar framover, mellom anna

status på drift av breibandet, samt eventuelle investeringar som har vore gjennomført innan nett,

og eventuelle nettbrot. Det blir opplyst at verksemda også rapporterer ei årleg saksoversikt frå

AMU til styret.

I intervju understreker styreleiar at styret til ein kvar tid har god innsikt i drifta i Klepp Energi, og at

styret får tilstrekkeleg informasjon om status på drift og økonomi i selskapet.

4.1.5 Rapportering internt i konsernet

Klepp Energi har ikkje skriftlege, interne rapporteringsrutinar. Intern rapportering i selskapet

føregår primært munnleg. Mellom anna samlast leiargruppa kvar veke for gjennomgang av utført

arbeid, planar framover, ressursar og ressursbehov, personalsakar m.v. I intervju blir det peikt på

sidan Klepp Energi er eit forholdsvis lite selskap har leiinga god oversikt over aktiviteten i

selskapet, og skriftlege rapporteringsrutinar blir ikkje opplevd som naudsynt. Det er økonomi- og

personalleiar og direktør som følgjer opp avdelingsbudsjetta i selskapet.

4.1.6 Strategiplan for Klepp Energi

29. august 2008 vedtok styret ein strategiplan for Klepp Energi som tydeleggjorde selskapet sine

prioriteringar. Av strategiplanen går mellom anna følgjande prioriteringar for Klepp Energi fram:

Helse miljø og sikkerhet

Sikkert nett – få avbrudd

Profittmaksimering på langsiktig økonomiske løsninger

Positiv verdiutvikling

Sikre lave vedlikeholdskostnader

Flere ben å stå på – risikospredning

Nærhet til kunden

Høy kvalitet på service og tjenester til kunder og bedrifter i kommunen47

Vidare omhandlar strategiplanen sentrale verksemdsområde for verksemda, både med tanke på

status i 2008 og planar framover. Områda inkluderer: strømnettet, breiband, gass og fjernvarme

og miljøfokusering. Strategiplanen inneheld også eit langtidsbudsjett for 2008-2017 som mellom

anna skisserer forventa årleg resultat for selskapet samt årleg utbytte til Klepp kommune:

Tabell 1: Skissert forventa resultat og utbytte 2008-2017 i Klepp Energi sin strategiplan 2008

År 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Resultat 3.2 mill 1.8 mill 4.8 mill 8.1 mill 12 mill 12.8 mill 13.9 mill 15.1 mill 19.3 mill 17.3 mill

Utbytte 2 mill 3 mill 5 mill 6 mill 7 mill 7 mill 8 mill 9 mill 9 mill 10 mill

(tala for resultat er runda opp)

46

Klepp Energi, 2013. SAK 26/13 orienteringssaker til styremøtet 28.09.13 47

Strategiplan for Klepp Energi AS, 2008. Vedtatt av styret 29.08.2008.

30

Klepp kommune sine forventningar om utbytte frå selskapet tar utgangspunkt i dette

langtidsbudsjettet (sjå punkt 4.3.2 for nærmare omtale).

Strategiplanen blir i intervju trekt fram som eit dokument som blir nytta aktivt i selskapet. Det blir

opplyst at dei tilsette i Klepp Energi er godt kjent med strategien og måla som er skissert her.

Strategiplanen blir også diskutert i personalmøte.

Styret vedtok i desember 2013 at strategiplanen for selskapet skulle oppdaterast i løpet av våren

2014. Forslag til ny strategiplan er nyleg utarbeidd og signaliserer mellom anna kva nivå på

utbytte kommunen kan forvente i perioden 2014-2017.48

Det blir forklart i intervju at det er eit

ynskje frå kommunen si side at strategiplanen skal rullerast oftare enn det som har vore tilfellet til

no, minst ein gong i kommunestyreperioden. Det er ikkje vedtatt nokon fast praksis for dette på

tidspunktet for selskapskontrollen.

4.1.7 Selskapet si drift og økonomi

Tabell 2 Nøkkeltal for Klepp Energi49

NØKKELTAL 2013 2012 2011 2010

Sum driftsinntekter 123 310 000 103 917 000 50 823 000 43 929 000

Årsresultat 14 439 000 4 239 000 4 478 000 1 823 000

Sum egenkapital 103 456 000 96 017 000 98 777 000 100 298 000

Sum gjeld 194 520 000 180 225 000 161 803 000 156 650 000

(tala for resultat er runda til nærmaste tusen)

Klepp Energi får tildelt inntektsramme av NVE (Norges vassdrags- og energidirektorat). NVE sett

årleg ei individuell inntektsramme for kor mykje nettselskap kan krevje inn i nettleige frå sine

kundar.

Resultatet til Klepp Energi var i 2013 var på om lag 14,4 millionar kroner. Dette er vesentleg

høgare enn resultatet frå perioden 2010-2012. Selskapet opplyser at dette i hovudsak skuldast ei

langt betre inntektsramme frå NVE for 2013 enn for åra før. NVE viser på si heimeside til at

inntektsramma for nettselskap var uvanlig høg i 2013, på grunn av ekstraordinært høge

kostnadar i 2011. 50

Av årsmeldinga for 2013 går det fram at selskapet oppnådde eit godt resultat,

til tross for ein del store vedlikehaldsarbeid på straumnettet.

Av selskapet sitt overskot for 2013 på om lag 14,4 millionar kroner blei det i generalforsamling

2014 gjort vedtak om at 7 millionar kroner blir avsett til utbytte til kommunen og om lag 7,4

millionar kroner blir overført til anna eigenkapital. Av årsmeldinga går det vidare fram at styret

vurderer at Klepp energi har god likviditet, og at konsernet si evne til å eigenfinansiere

investeringar er god.

Av årsmelding 2013 går det vidare fram at det er stor byggeaktivitet i kommunen og at dette vil

føre til ei vesentleg auke i energiforbruket i Klepp dei nærmaste åra. Det blir presisert at det

meste av strømnettet er dimensjonert for å handtere auken. Det blir også vist til at Klepp Energi i

2014 har ein av dei aller lågaste nettleigeprisane i landet.

48

Strategiplanen er utarbeidd på slutten av gjennomføringsperioden for selskapskontrollen. Revisjonen har derfor ikkje vurdert innhaldet i planen. 49

Nøkkeltal henta frå www.proff.no 50

http://www.nve.no/no/Kraftmarked/Regulering-av-nettselskapene/InntektsrammerNy/Varsel-om-inntektsrammer-2014/

31

Av informasjonsskriv frå styret i Klepp Energi til formannskapsmøte 20. oktober 2013 går det fram

at utanom investeringar knytt til innføring av automatisk målaravlesing51

(AMS) har ikkje Klepp

Energi store investeringsbehov innan straumnettet dei neste åra. Det blir også peikt på at planen

er å redusere anna nettinvestering i perioden AMS-investeringa pågår, slik at summen av

nettinvesteringar og AMS i utbyggingsperioden for AMS skal halde seg nokolunde konstant.52

Revisjonen har gjennomgått revisjonsmeldingane i årsrekneskapa for selskapet frå 2010-2013,

og desse er gjeve utan presiseringar eller atterhald.

Utbytte til Klepp kommune

I tabellen under er det vist ei oversikt over skissert forventa resultat og utbytte (jamfør

strategiplanen frå 2008) og faktisk resultat og utbytte i perioden 2008-2013:

Tabell 3: Oversikt forventa og faktisk resultat / utbytte (jf. Strategiplanen 2008)

År 2008 2009 2010 2011 2012 2013

Forventa resultat 3.2 mill 1.8 mill 4.8 mill 8.1 mill 12 mill 12.8 mill

Faktisk resultat 3.9 mill 5.6 mill 1.8 mill 4.5 mill 4.2 mill 14.4 mill

Forventa utbytte 2 mill 3 mill 5 mill 6 mill 7 mill 7 mill

Faktisk utbytte 2 mill 3 mill 5 mill 6 mill 7 mill 7 mill


Som tabell 3 viser har Klepp Energi i perioden til og med i 2013 betalt utbytte til Klepp kommune i

samsvar med skissert forventa utbytte i strategiplanen frå 2008. Samtidig har Klepp Energi hatt

eit lågare årsresultat i perioden 2010-2012 enn skissert i strategiplanen frå 2008. Klepp Energi

har i perioden 2010-2012 vore naudt til å bruke midlar frå eigenkapitalen for å kunne betale

utbytte til Klepp Energi i samsvar med strategiplanen frå 2008. Klepp Energi opplyser at årsaka til

lågare faktisk årsresultat i perioden 2010-2012 skuldast låge inntektsrammer frå NVE samt at høg

aktivitet på breibandsverksemda har ført til at selskapet har måtte gjennomført investeringar i

infrastrukturen tidlegare enn planlagt.

Klepp kommune sin utbyttepolitikk og skissert forventa utbytte i ny strategiplan utarbeidd i 2014

blir omtalt nærmare under punkt 4.3.2.

Lån til Klepp Energi frå Klepp kommune

Klepp energi har eit ansvarleg lån på 40 millionar kroner frå Klepp kommunen, som er knytt til

etableringa av selskapet. Det blir opplyst at størrelsen på lånet svarar til ein del av den verdien

kommunen gjekk inn i selskapet med ved etablering. Det er 60 års nedbetalingstid på lånet.

Av intervju går det fram at nedbetalingstida for lånet har vore diskutert i eigarmøte mellom

selskapet og kommunen. Frå kommunen blir det vist til at selskapet i generalforsamling i 2013 ga

uttrykk for at dei ville halvere lånetida ved å betale høgare låneavdrag, samstundes som

selskapet ikkje ønskja å heve nivået på utbytte dei tre nærmaste åra. I eigarmøtet i etterkant ga

kommunen uttrykk for at det ikkje vil vere det same for kommunen å få utbetalt avdrag på lån som

å få utbytte, ettersom dette vil gjelde to ulike poster i kommunen sitt rekneskap, og det er ulike

føresegner knytt til bruk av desse midlane.

51

Avanserte måle og styringssystemer. 52

Informasjon frå styret i Klepp Energi til formannskapet om eigarstrategien for Klepp Energi som skal behandlast i formannskapet 28.10.13. Notat frå styret i Klepp Energi til formannskapet, 24. oktober 2013.

32

I eigarmøte kom selskapet og kommunen til einigheit om at opphavleg nedbetalingsplan består.

Både frå selskapet og frå kommunen blir det opplyst at rammene kring nedbetaling av lånet blir

opplevd som avklarte per i dag.

4.1.8 Samarbeid med andre selskap

I informasjonsskriv til formannskapsmøte 28. oktober 2013 gir styret i Klepp Energi uttrykk for at

Klepp Energi og Lyse har eit godt samarbeid når det gjeld nettutbygginga i regionen.53

Klepp

Energi har innkjøpssamarbeid med Altibox knytt til breibandsutbygginga. Klepp Energi har også

ein beredskapsavtale med Jæren og Dalane som omfattar materiell og mannskap.

Leiinga i Klepp Energi opplev at dei har tilstrekkeleg samarbeid, og ser ingen område der

selskapet burde samarbeida meir med andre selskap.

4.1.9 Om dotterselskapet Klepp Energi Invest AS

Klepp Energi stifta 29. november 2000 dotterselskapet Klepp Energi Invest AS i samband med at

Klepp Energi selde eigedelar i Eltele Rogaland. Klepp Energi Invest har som vedtektsfesta

føremål å:

«Investere i verdipapirer og andre finansaktiva, samt annen virksomhet beslektet med

dette, herunder deltakelse i andre virksomheter eller selskaper med liknende

virksomhet.»54

I intervju blir det vidare forklart at selskapet ikkje har nokon praktisk funksjon, men det kostar lite

å eige det, og det har derfor blitt oppretthaldt i tilfelle ein skulle ønskje skilje ut

entreprenørverksemda eller det skulle dukke opp noko anna. Utskiljing av entreprenørverksemda

har vore diskutert i styret, men det har ikkje blitt vedteke å gjennomføre dette.

Per 2012 har Klepp Energi Invest ein eigenkapital på 6 570 000 kr. Det går fram av notat til

revisjonen at selskapet sin einaste kostnad er revisjonshonorar. Klepp Energi har per. 31.

desember 2013 eit langsiktigt lån frå Klepp Energi Invest på kr. 6 761 000 kr.55

Av årsrekneskap

2012 går det fram at selskapet si einaste inntekt er renteinntekt frå føretak i same konsern

(141 000 kr. i 2012).

Av intervju med representantar frå kommunen blir det opplyst at kommunen, så vidt

representantane kjenner til, ikkje har vore involvert i prosessen med oppretting av Klepp Invest.

Det blir også opplyst at kommunen heller ikkje har fått noko spesifikk informasjon om

dotterselskapet, utover at det har gått fram av notane til selskapet sitt årsrekneskap at dei har

oppretta eit dotterselskap. Det blir vidare vist til at kommunen på sist eigarmøte tok opp dette

forholdet og stilte spørsmål ved kva føremålet med dotterselskapet var og kvifor det blei oppretta.

Frå kommunen blir det gjeve uttrykk for at kommunen ønskjer å få meir informasjon om

bakgrunnen for dette dotterselskapet enn det dei har fått fram til no.

53

Informasjon frå styre i Klepp Energi til formannskapet om eigarstrategien for Klepp Energi som skal behandlast i formannskapet 28.10.13. 54

Informasjon henta frå: www.ravninfo.no. 55

Årsmelding 2013. Klepp Energi AS, s. 20.

33

4.2 System og rutinar i selskapet

4.2.1 Økonomi- og budsjettstyring

Selskapet utarbeider separate budsjett og rekneskap for kvar avdeling. Budsjetta blir utarbeidd i

samarbeid mellom direktør og økonomi- og personalleiar med deltaking frå leiar for

breibandverksemda. Selskapet har ikkje skriftlege rutinar for budsjettprosessen.

Av dokumentasjonen revisjonen har fått sendt over går det fram at budsjettet blir sett opp med

utgangspunkt i kjente utgifter og kostnader, signaler frå NVE vedrørande inntektsramme og

signalar frå Statnett/Lyse vedrørande nettleige til overliggande nett. Breibandsinntektene blir

budsjettert med bakgrunn i talet på kontraktar og gjennomsnittleg omsetjing per kontrakt og

overføringskostnadane i prosent av desse. Andre inntekter blir budsjettert etter erfaringstal og

signal for kommande år. Inntektsrammene for nett er gitt av NVE, og innan breiband er Klepp

Energi Altiboxpartner, og det blir opplyst at også desse prisane i praksis er gitt av Altibox.

Når det gjeld rekneskapsføring blir alle kostnadar så langt det er mogleg ført direkte på den

avdelinga kostnadane er knytt til. For felleskostnadar som det ikkje er mogleg å føre direkte på

ein av avdelingane (til dømes ein del av økonomi- og personalsjefens arbeidstimer), blir

kostandane delt etter avdelingane si omsetjing.

Førebels budsjett blir lagt fram for styret på årets nest siste styremøte. Det blir opplyst at styret er

sterkt involvert i budsjettarbeidet, og at forslag til budsjett frå administrasjonen blir diskutert

grundig, ofte i fleire rundar. Med utgangspunkt i styret sine tilbakemeldingar blir endeleg budsjett

utarbeidd og lagt fram på årets siste styremøte.

Leiinga i Klepp Energi meiner verksemda har ei kostnadseffektiv drift. Mellom anna blir det trekt

fram at Klepp Energi legg vekt på å byggje ut infrastrukturen på ein god måte slik at

driftskostnadar minimerast. Selskapet har til dømes bygd ut 400-voltsnett i kommunen, noe om

bidrar til eit lågt nett-tap. Det blir også peika på at årsaken til at selskapet starta med breiband var

synergieffektar av nettverksemda, og det blir vist til at breibandverksemda har blitt lønsam raskt.

I intervju med styreleiar blir det også vist til at satsinga på nye tenester innan fleire

tenesteområde, som fiber og fjernvarme, er knytt til at selskapet skal kunne drive

kostnadseffektivt. Det blir peika på at alle dei tilsette har kompetanse til å arbeide innanfor fleire

av selskapet sine verksemdsområde. Dermed er det fleire oppgåver per tilsett, enn dersom

selskapet berre hadde tenester knytt til nett. Same forhold blir også vist til i selskapet sin

strategiplan frå 2008:

«Det er prioritert å bygge opp kompetansen i organisasjonen, med det for øyet at flest mulig skal dekke flere områder. Det medfører at organisasjonen kan bruke egne montører på strømnettet, breibandsnettet og gass / fjernvarme.»

56

Det blir opplyst at selskapet har gjort ei kartlegging knytt til dei tilsette sin kompetanse for å

avdekke kva tenesteområde den enkelte best kan bidra til.

4.2.2 Reglement og rutinar for innkjøp

Av intervju går det fram at Klepp Energi er underlagt regelverket om offentlege anskaffingar,

inkludert forsyningsforskrifta. Leiinga i selskapet opplyser at dei vanlegvis ikkje opplev at

regelverket om offentlige anskaffingar er utfordrande å følgje og det blir opplyst at selskapet har

få enkeltinnkjøp over 500 000.

56


34

Klepp Energi har innkjøpssamarbeid med Altibox knytt til breibandsutbygginga. Klepp Energi AS

har i tillegg ein innkjøpsavtale med Lyse, Elektroskandia og ABB, saman med dei andre e-verka i

Sør-Rogaland.

Selskapet har utarbeidd ein innkjøpsrutine («Rutine for innkjøp og anbud») som er å finne i

selskapet si HMS-handbok. Innkjøpsrutinen er på om lag ei og ei halv side, og det får fram at

føremålet med rutina er følgjande:

«Alle innkjøp, innleide varer og tjenester, utstyr, tekniske innretninger og tjenester til Klepp

Energi AS skal følgje kravene i gjeldende lover og forskrifter. Dette gjelder også mottak og

merking av varer».

Regelverket om offentlege anskaffingar inkludert forsyningsforskrifta er ikkje nemnt eksplisitt i

rutina, og det blir ikkje spesifisert kva forskrifter som gjeld for innkjøp i selskapet.

Det går fram av rutinen at kvar avdeling skal ha ei oversikt over kven som er ansvarleg for

innkjøp av kva, og at den som er ansvarleg for innkjøp alltid skal vurdere innkjøpet i forhold til

helse, miljø og sikkerheit. Det er også spesifisert med tittel som kan gjere ulike kategoriar av

innkjøp (slik som t.d. innkjøp av materiell, biler og kontorrekvisita). Døme på slike titler er

«lagleiar», «driftsleiar» og «lageroperatør». Det er ikkje angitt nokon grense for kor store innkjøp

som kan bli gjennomført av dei ulike innkjøparane. Frå selskapet blir det oppyst at det er avklart

kven som har høve til å gjere innkjøp i dei ulike avdelingane, og at det ikkje har vore behov for å

skriftleggjere denne informasjonen. Det er til saman fire personar i selskapet som kan utføre

innkjøp / vere involvert i innkjøpsprosessar.

For innkjøp av materiell og innkjøp av kontorrekvisita er det spesifisert at innkjøpa skal skje ved

bruk av inngåtte rammeavtalar med namngitte leverandørar. Frå selskapet får revisjonen opplyst

at dei som utfører innkjøp har eigne kopiar av dei aktuelle rammeavtalane/innkjøpsavtalane.

Det blir stadfesta i intervju at selskapet ikkje har ei fullmaktmatrise som angir maksimalgrensar for

innkjøp som kan utførast, men at alle innkjøp der det er rammeavtale skal gjennomførast i

henhold til desse. Alle innkjøp utover drift blir godkjent av direktøren og/eller handsama av

leiargruppa. Det blir forklart at alle innkomande fakturaer blir kontrollert og signert av den som har

bestilt det aktuelle innkjøpet. Alle fakturaer blir attestert av enten økonomi- og personalsjef eller

direktør. Styret i selskapet blir vanlegvis berre involvert i innkjøp og investeringar utover vedtatte

budsjettrammer.

Revisjonen får opplyst at Klepp Energi vil legge fram forslag til nye innkjøpsrutinar for selskapet i

løpet av hausten 2014.

4.2.3 Stikkprøver av innkjøp

Revisjonen har gjennomført stikkprøve for fem utvalde innkjøp som er gjennomført av Klepp

Energi i 2013. Revisjonen har fått informasjon om innkjøpa frå Klepp Energi og gått gjennom

dokumentasjon knytt til innkjøpa. Ei oversikt over stikkprøvene går fram av tabell 4 under:

35

Tabell 4: Stikkprøve av utvalde innkjøp over kr. 100 000

Leverandør Utbetalt

i 2013 Type innkjøp Forskrift Konkurranseform Dokumentasjon

1 6 221 228 Gravearbeider FF Ikkje konkurranse-

utsett

Klepp Energi viser til ein

konkurranse i 2003

2 5 887 790 Nettap, kraft til

pliktleveranse

FF Berre ein aktuell

leverandør

Ikkje aktuelt

3 1 238 188 Containerkjele FF Ikkje konkurranse-

utsett

Klepp Energi viser til ein

konkurranse i 2007

4 618 371 Konsulentbistand FF Konkurranseutsett

gjennom skriftleg

tilbodsførespurnad til

seks leverandører

Tilbodsførespurnad, tilbod

frå valt leverandør og

avtale som regulerer

kjøpa. Ikkje mottatt

dokumentasjon på

tilbodsevaluering og

grunngjeving for val av

leverandør

5 221 600* Bedriftshelseteneste

og andre tenester

FOA Ikkje konkurranse-

utsett

Ikkje aktuelt

* Klepp Energi opplys at reell utbetaling er NOK 118 000 eks. mva. i 2013 når ein tar omsyn til kreditnota.

Innkjøp frå leverandør nr. 1 gjelder kjøp av gravearbeid. Kjøpa er ikkje konkurranseutsett. I

følgje Klepp Energi blir kjøpa gjort til same prisar, justert for prisstigning, som blei avtalt med

leverandøren i samband med ein anbodskonkurranse i 2003. Konkurransen i 2003 gjaldt

gassrøyrgraving frå Sele til Vik. Det blir opplyst at leverandøren i sitt pristilbod frå 2003 stadfesta

at prisane kunne nyttast ved utviding av prosjektet eller som grunnlag ved andre tilsvarande

prosjekter. Klepp Energi opplyser at leverandøren har veldig gunstige prisar samanlikna med

andre entreprenørar. Revisjonen har ikkje mottatt avtaledokument knytt til Klepp Energi sine kjøp

frå leverandøren.

Utbetalingar til leverandør nr. 2 gjeld kjøp av kraft til pliktleveransar og kjøp av nettap i

Regionalnettet frå ein monopolleverandør.

Innkjøp frå leverandør nr. 3 gjeld kjøp av gasskjele i container. I følgje Klepp Energi har

verksemda kjøpt inn tre containerkjelar frå same leverandør i perioden 2007 – 2013. Kjøpet i

2013 er i følgje Klepp Energi knytt til konkurranse i 2007. Revisjonen har ikkje mottatt anna

dokumentasjon frå konkurransen i 2007 enn eit notat som blei nytta som grunnlag for at

leverandørar kunne gi tilbod. I notatet «Forespørsel på kjele for gassanlegg» står det i innleiinga

følgjande om anskaffinga:

«På vegne av Klepp Energi ønskes pristilbud på kjele i container. Kjelen skal benyttes som

grunnlast i fjernvarmeanlegg inntil permanent sentral er på plass. Dette vil være ca. 2-3 år.

Det ønskes derfor tilbud på en så enkel løsning som mulig. Som drivstoff vil bli benyttet gass

fra fylling»

I følgje Klepp Energi blei leverandøren vald «ifht. pris og teknisk løysing». Klepp Energi opplyser

vidare at «ut i frå tilbod og løysing frå dette tidlegare anbodet til [leverandøren], blei det kjøpt inn

ny kjele i 2013 som også skulle nytta deponigass som energikilde.» Revisjonen har mottatt kopi

av eit tilbod frå leverandøren datert 12.07.2011. I tilbodsbrevet blir det vist til eit tidlegare tilbod frå

desember 2010. Revisjonen har ikkje mottatt anskaffingsprotokoll eller liknande dokumentasjon

knytt til Klepp Energi sine kjøp av dei tre gasskjelene i perioden 2007 – 2013. Revisjonen har

ikkje mottatt avtaler knytt til (dei ulike) kjøpa.

Utbetalingar til leverandør nr. 4 gjeld bistand til ROS-analyse og anbodsdokument knytt til

innføring av avanserte måle- og styringssystem (AMS). Anskaffinga blei gjennomført i samarbeid

36

med Dalane Energi og Jæren Everk, og Dalene Energi handterte anbodsprosessen. Revisjonen

har mottatt tilbodsførespurnad, tilbod frå valt leverandør og avtale som regulerer kjøpa.

Revisjonen har ikkje mottatt dokumentasjon på evaluering av tilboda og grunngjeving for val av

leverandør.

Innkjøp frå leverandør nr. 5 gjeld kjøp av faste årlege bedriftshelsetenester (om lag NOK 50 000

eks. mva.) og tre andre enkeltkjøp (totalt om lag NOK 70 000 eks. mva.) knytt til kurs og prosjekt.

Det blir opplyst at leverandøren er ei lokal bedriftshelseteneste som har blitt nytta i mange år for

bedriftshelsetenester til ein pris på NOK 50 – 60 000 per år. Kjøp av bedriftshelsetenester har

ikkje vore konkurranseutsett, og Klepp Energi opplyser at dei, av tryggleiksomsyn til dei tilsette,

ikkje ønskjer å endre leverandør.

4.2.4 HMS-arbeidet i selskapet

Klepp Energi har utarbeidd ei HMS-handbok som sist blei revidert 06. desember 2012. HMS-

handboka ligg tilgjengeleg for alle tilsette på intranettet til selskapet, og inneheld mellom anna

stillingsinstruksar, mål for selskapet sitt HMS-arbeid, oversikt over relevant regelverk, og rutinar

for ulike arbeidsprosessar. HMS-handboka er delt inn i fire delar:

Administrativ del – klargjering av mål, ansvar og oppgåver for HMS-aktiviteten

Krav del – oversikt over aktuelle lover, forskrifter og interne retningslinjer.

Operativ del – selskapet sine gjeldande rutinar (rutinar og prosedyrar for identifikasjon av

risiko og problem, med gjennomføring av tiltak)

Dokumenterende del – sjekklister/kontrollskjema som skal overvake og dokumentere at Klepp

Energi sine aktivitetar er i samsvar med måla i HMS-handboka

Av intervju går det fram at selskapet si HMS-handbok er under revisjon på tidspunktet for

selskapskontrollen. Gjennomgangen blir gjort saman med bedriftshelsetenesta (SAMKO) og skal

fullførast hausten 2014. Av HMS-handboka går det fram at alle rutinar, regelverk, dokumentasjon

og årsplan for HMS skal bli gjennomgått kvart andre år.

Av HMS-handboka går det fram at ansvaret for HMS i Klepp Energi følgjer linjeansvaret i

selskapet. Direktøren er mellom anna ansvarleg for å sette mål for HMS-arbeidet, gje

regelmessig informasjon om HMS til verksemda, arbeide med helse- og skadestatistikk. Den

einskilde avdelingsleiar har mellom anna ansvaret for at rutinar og prosedyrar er oppdaterte og

blir etterlevd, informere alle tilsette om mål, strategiar og planar samt rapportere til HMS-

ansvarleg57

minst ein gong i halvåret om aktuelle HMS-aktivitetar i avdelinga.

Selskapet gjennomfører medarbeidarsamtalar og vernerundar. Klepp Energi har eit

arbeidsmiljøutval og tillitsmannsapparat som er fora der tilsette kan ta opp saker knytt til

arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøutvalet (AMU) i Klepp Energi har fire møte kvart år. Direktør, økonomi-

og personalsjef, verneombod, ein vald AMU-representant frå dei tilsette og bedrifthelsetenesta

deltek i AMU-møta. Selskapet har også IA-grupper, der økonomi- og personalsjef, verneombod

og hovudtillitsvald deltek. I desse møta er mellom anna sjukefråvær tema.

Vidare har Klepp Energi eit risikoutval der verneombod og representantar frå montørane og

ingeniørane deltek. Risikoutvalet vurderer risiko ved ulike arbeidsoperasjonar. Det blir

gjennomført risiko- og sårbarheitsanalysar i selskapet sine avdelingar årleg.

I 2013 har det også vore gjennomført ein risikovurdering knytt til to-veiskommunikasjon, i

forbindelse med at selskapet skal etablere ei løysing med automatisk målaravlesing (AMS).

Innføring av automatisk målaravlesing vil mellom anna medføre endringar i oppgåvene for ein del

57

Økonomi- og personalleiar innehar rolla som HMS-ansvarleg i selskapet.

37

tilsette i selskapet som i dag arbeidar med å ta imot og registrere målaravlesingar. Klepp energi

vil starte installasjonen i 2015.

Det blir opplyst frå selskapet at Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har

gjennomført årlege tilsyn med Klepp Energi, bortsett frå i 2013. Det blir også understreka at

selskapet ikkje har fått påpeikt større avvik i tilsyna frå DSB.

Protokollar frå styremøte i 2012 og 2013 viser at styret blir haldt orientert om HMS-arbeidet i

verksemda, gjennom til dømes orientering om gjennomførte eksterne tilsyn, gjennomførte risiko-

og sårbarheitsanalyser og årleg oversikt over AMU-saker.

4.2.5 Avvikssystem og avviksrapportering

I HMS-handboka har Klepp Energi ei skriftleg rutine for melding og behandling av avvik, ulykker

og nesten-ulykker. Av rutina går det fram at den som opplever ei uønska hending/avvik har

umiddelbar plikt til å gje melding om dette til nærmaste leder. Det skal også bli registert

avviksskjema. Det går også fram av rutina at avvik først og fremst skal rettast opp innan den

enkelte avdeling. Dersom avviket ikkje kan rettast opp på lågare nivå, skal saka leggast fram for

direktør og deretter AMU. Alle avviksrapporter blir registrert i ein avviksprotokoll i bedrifta si HMS-

perm. Det går også fram av rutina at melding og handsaming av ulykker og nesten ulykker i

tillegg skal rapporterast til NAV på eigen skademeldingsblankett.

I intervju blir det stadfesta at praksisen i selskapet er i samsvar med føresegner i rutina. Det blir

også opplyst at avvikshandsaming er på agendaen i alle relevante møte. Det blir peikt på at det

blir rapportert om lag 60 avvik per år i selskapet, men leiinga trur talet burde vore nærmare det

dobbelte.

4.2.6 Etiske retningslinjer

Klepp Energi har utarbeida etiske retningslinjer for verksemda. Dei etiske retningslinene dekker

følgjande område:

Respektfull framferd

Lojalitet

Bedrageri og interessekonflikt

Bestikking, gåver og fordeler

Tillit

Teieplikt

Habilitet

Sikkerheit

Skikkelegheit i informasjon, rekneskap og rapportering

Deltaking i anna verksemd og innsidehandel

Bruk av selskapets eigedelar

Reiser, representasjon og interne arrangement

Politisk verksemd, mellommenn og lobbyister

Informasjonsplikt ved brot på dei etiske retningslinene

Brot på retningslinjer, personleg ansvar og leiaransvar

I intervju blir det vist til at selskapets etiske retningslinjer jamleg er tema på personalmøte, og i

møte med fagforeiningane. Det blir vidare opplyst at dei etiske retningslinjene er godt kjent i

selskapet, og leiinga kjenner ikkje til tilfelle der retningslinjene ikkje har blitt etterlevd.

38

4.2.7 Offentligheit

I intervju blir det informert om at selskapet er underlagt offentleghetslova, og fører journal over

inngåande og utgåande post. Selskapet har eit arkivsystem der dokument (også

inngåande/utgåande post) blir arkivert. Revisjonen har bedt om å få sendt over kopi av utfylt

journal for inngåande og utgåande post for mai 2013, og har fått dette sendt over frå selskapet.

I Klepp kommune sin eigarstrategi for Klepp Energi AS har kommunen sett følgjande krav kring

openheit i selskapet:

«Åpenhet

Som heileigd offentleg selskap med monopol innan distribusjon av elektrisk energi er

selskapet i ein posisjon som krev stor grad av åpenhet i prosessar og beslutningar. Klepp

kommune forventar at selskapet praktiserer åpenhet i beslutningsprosessar så langt dette

er forretningsmessig forsvarleg. Dette betyr i det minste at innkalling og saksdokument til

møte i styret og generalforsamling skal vera offentleg tilgjengelege i rimeleg tid før møta

innan rammene av det som er forretningsmessig forsvarleg.»

Selskapet har eigne skriftlege rutinar for handtering av innsynsbegjeringar.

Innkalling og saksdokument til styremøte blir sendt til styrerepresentantane ei veke i forkant av

møte og er i tillegg tilgjengeleg i selskapet sine lokale, både i resepsjonen, på dei tilsette sitt

pauserom og på montørrommet.

Innkalling til generalforsamling blir sendt til Klepp kommune for vidareformidling til

kommunestyrerepresentantar og administrasjon to-tre veker i forkant av generalforsamlinga.

4.3 Klepp kommune si eigarstyring av Klepp Energi AS

4.3.1 Eigarskapspolitisk plattform for Klepp kommune

Klepp kommune sin eigarskapspolitisk plattform blei for første gong vedteken i

kommunestyremøte 11. februar 2008 (sak 07/08). Kommunestyret reviderte den eigarpolitiske

plattformen i møte 11. november 2013 (sak 53/13). Av saksframstillinga går det fram at

evaluering av kommunen sin eigarpolitiske plattform ikkje har vore lagt fram for politisk

handsaming tidlegare, på grunn av arbeidssituasjonen i administrasjonen, og i påvente av

mogeleg samordning av den generelle eigarskapspolitikken for kommunane i området.58

Innhaldet i eigarskapspolitisk plattform er omtalt under punkt 3.7.1, og under relevante punkt

vidare i rapporten.

Av kommunestyret sitt vedtak i saka går det fram at kommunen sin eigarskapspolitiske plattform

bør evaluerast ved behov, og som ein hovudregel ein gong kvar kommunestyreperiode. I intervju

blir det stadfesta at eigarskapspolitisk plattform er oppe til politisk handsaming/revisjon ein gong i

løpet av kommunestyreperioden, og det blir kommentert at politikarane har kjennskap til

dokumentet gjennom dette.

4.3.2 Vedtekter og eigarstrategi for Klepp Energi

Klepp Energi sine vedtekter

Klepp Energi sine vedtekter som heilskap har ikkje vore revidert dei siste åra, men det blei i

generalforsamlinga 17. juni 2014 gjort endring i § 9, knytt til generalforsamling der føresegna om

at kommunestyret utgjer generalforsamling i selskapet er fjerna. Dei som er intervjua gir uttrykk

for at vedtektene er tilstrekkeleg oppdaterte.

58


39

Både frå kommunen og frå selskapet blir det gitt uttrykk for at selskapet utfører dei oppgåvene

selskapet er tillagt og at selskapet drifter i samsvar med vedtektene. Det blir vidare gitt uttrykk for

at selskapet har godt omdømme hjå kundane og at selskapet yter god service og leverer gode

tenester til kommunen sine innbyggjarar.

Eigarstrategi vedtatt 2009

Kommunestyret i Klepp vedtok 14. desember 2009 ein eigarstrategi for Klepp Energi. Av

eigarstrategien går det fram at hovudsiktemålet for Klepp kommune, heilt frå etableringa av Klepp

Energi, har vore å sikre tilstrekkeleg og sikker elforsyning til næringsdrivande og hushaldningar i

Klepp. Av eigarstrategien går det vidare fram at Klepp kommune sitt føremål med eigarskapen i

Klepp Energi er at selskapet skal:

− «sørgje for sikker og tilstrekkeleg elforsyning for selskapet sine kundar,

− Skape verdiar for kundar, eigarar og lokalsamfunnet,

− Vera ein kunde- og konkurranseorientert aktør i marknaden,

− Vera ein attraktiv samarbeidspart for private utbyggjarar i kommunen.»59

Vidare går kommunen si grunngjeving for å halde fram som eigar av selskapet fram av same

saksframstilling:

− «Finansielt motivert (gi best mogleg avkastning)

− Nasjonalt motivert (sikre nasjonalt eigarskap i forsyningssektoren)

− Lokalpolitisk motivert (lokalt eigarskap gir styring og kontroll, og mulighet for å nytte Klepp

Energi som reiskap i utbygging av infrastruktur.)»60

Av eigarstrategien går det vidare fram at selskapet skal ha fokus på sine kjerneoppgåver;

distribusjon av straum, distribusjon og omsetting av fornybar energi (primært fjernvarme) og

distribusjon av breibandtenester. Følgjande forventingar til selskapet blir tydeleggjort i strategien:

«Sikra tilstrekkeleg og sikker elforsyning til næringsdrivande og hushaldningar i Klepp

Sikker og innovativ aktør som fjernvarmeleverandør

Sikra distribusjon av aktuelle breibandstenester til private og bedrifter

Skape verdiar for kundar, eigarar og lokalsamfunnet

Vera ein kunde- og konkurranseorientert aktør i marknaden

Vera ein attraktiv samarbeidspart for private utbyggjarar i kommunen»61

Strategien omhandlar også kva forventningar selskapet kan ha til kommunen som eigar:

− «At kommunen skal vera ein aktiv, langsiktig og stabil eigar.

− At kommunen vil arbeide for stabile og gode rammevilkår for energiselskapa i Noreg»62

I tillegg omhandlar strategien forventningar om utbytte, selskapets miljøprofil, retningslinjer for

openheit, styresamansetjing, og informasjon om samarbeidet mellom selskapet og kommunen.

Det går fram at det skal gjennomførast eigarmøte ved behov, og minst ein gong i året.

Forslag om justert eigarstrategi 2013 og prosess med vurdering av sal

26. august 2013 la administrasjonen fram forslag til justert eigarstrategi for Klepp Energi for

formannskapet. Av intervju går det fram at bakgrunn for revidering av strategien er at kommunen

har som mål å oppdatere eigarstrategien jamleg. I tillegg hadde selskapet på generalforsamling

59

Eigarstrategi – Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 82/09, 14.12.2009. 60



Eigarstrategi – Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 82/09, 14.12.2009.

40

same år signalisert at utbyttenivået som var skissert i selskapet sin strategiplan frå 2008 ville bli

vanskeleg å halde i åra framover.

Av saksframstillinga, til sak om forslag til justert eigarstrategi, går det fram at det meste av

eigarstrategien frå 2009 framleis er aktuell, men at det er behov for ein gjennomgang. Det går

vidare fram at rådmannen ønskja å få signal frå formannskapet om innhaldet i forslag til justert

eigarstrategi.

I saksframstillinga er det vidare vist til at Klepp Energi dei siste åra har henta midlar frå

eigenkapitalen for å kunne betale utbytte i samsvar med forventa avkastning skissert i selskapet

sin strategiplan frå 2008. Det blir vidare vist til at dette har vore forsvarleg ut i frå selskapet sin

økonomiske situasjon, men at slike disposisjonar over tid vil svekke selskapet sin økonomi og

handlingsrom. I saksframstillinga tilrår rådmannen at kommunen i eigarstrategien opnar for å

utsette opptrappinga av utbyttet, og at kommunen samstundes ber selskapet om å presentere

intensjonar om framtidig utbytte med 3-4 års tidshorisont på dei årlege eigarmøta.

Av intervju med ein representant frå kommunen går det fram at det i handsaminga av denne saka

i formannskapsmøtet oppsto ein diskusjon om kor vidt kommunen skulle halde fram med

eigarskapet i Klepp Energi. Fleire av dei som er intervjua har inntrykk av at årsaka til at

diskusjonen om sal av Klepp Energi kom opp både er knytt til nivået på utbyttet og at det kan

vere lite føremålstenleg å utvikle for mykje teknologi lokalt.

Frå selskapet blir det forklart at prosessen rundt eit mogleg sal av Klepp Energi, kom brått på

selskapet. Det blir samstundes understreka at selskapet har fått god informasjon frå kommunen i

prosessen etter formannskapsmøte, og at både tilsette og fagforeiningar har blitt involvert.

Mellom anna har ordførar og rådmann heldt informasjonsmøte for dei tilsette i selskapet. Både frå

kommunen og frå selskapet blir det vist til at det har vore meir samhandling mellom selskapet og

kommunen i denne perioden enn tidlegare. Mellom anna har direktør, økonomi- og personalleiar

og styret vore i eit møte med formannskapet.

Sak om «Eigarstrategi for Klepp Energi» blei neste gang handsama av formannskapet 28.

oktober 2013 før den blei lagt fram for kommunestyret 11. november 2013. I saksframstillinga blir

det vist til at formannskapet i møte 26. august 2013 bad om at det blei lagt fram ny sak der Klepp

kommune vurderer om dei skal avvikle eigarskapet i Klepp Energi AS. Det blir vist til at det i tida

etter dette formannskapsmøtet har vore eit uformelt eigarmøte med Klepp Energi AS og eit

drøftingsmøte med administrasjonen i Lyse AS. Det går fram av saksframstillinga at rådmann i

denne omgangen vil tilrå at ein ikkje tek endeleg stilling til spørsmålet om fusjon eller sal, men

overlet dette til eit forhandlingsutval som formannskapet får fullmakt til å oppnemna. Ein eventuell

avtale om sal eller fusjon vil bli lagt fram for kommunestyret til godkjenning.

Kommunestyret vedtok følgjande i saka:

1. «Kommunestyret ber om at det blir gjort ei grundig analyse av samfunnsmessige og

økonomiske forhold kring eigarskap i Klepp Energi AS. I den økonomiske analysen vil det

inngå ei verdivurdering.

2. Rapporten blir behandla i kommunestyremøte så raskt som mogleg. Kommunestyret tek då

stilling til om det skal setjast i gang ein prosess med tanke på transaksjon av heile eller delar

av Klepp Energi AS.»63

63

Eigarstrategi for Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 51/13, 11.11.2013

41

Etter dette har kommunen og selskapet starta arbeidet med kvar sin del av analysen som skal bli

lagt fram for kommunestyret.

I intervju viser styreleiar til at kommunestyret har gitt styret i Klepp Energi ansvaret for å

gjennomføre ei verdivurdering av selskapet. Styreleiar meiner det er uryddig at styret sjølv skulle

gjennomføre verdivurderinga, dette er noko han også har formidla til ordførar. Styreleiar viser

vidare til at verdivurderinga er ferdigstilt, og at det i møte med kommunen er avgjort at

verdivurderinga vil bli lagt fram for kommunestyret etter generalforsamlinga i juni 2014. Styret har

vald å gjere ei samla verdivurdering av selskapet. Det blir vist til at ein av styrerepresentantane,

som har erfaring med å kjøpe bedrifter, har hatt hovudansvaret for å gjennomføre

verdivurderinga.

Revisjonen får opplyst at kommuneadministrasjonen per tidspunktet for selskapskontrollen

arbeider med kommunen sin del av rapporten.

I intervju går det fram at selskapet og kommunen forholder seg til eigarstrategien frå 2009 som

gjeldande strategi inntil vidare, sidan nytt forslag til eigarstrategi ikkje er politisk vedtatt. Frå styret

blir det i intervju opplyst om at styret er opptatt av at dei til ein kvar tid veit kva som er eigar sitt

føremål og ambisjonar med selskapet. Både frå administrasjonen og frå styret blir det gitt uttrykk

for at selskapet etterlever føringar frå kommunen og har høgt fokus på å følgje opp føringane i

eigarstrategien.

Utbyttepolitikk

Det går fram av Klepp kommune sin eigarstrategi for Klepp Energi frå 2009 at Klepp kommune

som eigar forventar at avkastninga frå selskapet blir minst i samsvar med Klepp Energi sin

strategiplan, som blei vedteke av styret i selskapet 29. august 2008.64

Frå selskapet blir det opplyst at dei opplever at kommunen sine forventningar til utbytte blir tydelig

kommunisert. Det blir samstundes peikt på at utbyttekravet frå kommunen er basert på ein ti års

budsjettplan som selskapet utvikla i samband med strategiplanen i 2008. Det blir kommentert at

kommunen har handsama dette budsjettet som eit vedteke budsjett ti år fram i tid utan å ta

omsyn til usikkerheita som følgjer av langtidsbudsjettering. Det blir samstundes understreka at

kommunen har tatt innvendingane frå selskapet til følgje og no planlegg tre-fire år framover i

budsjett- og utbyttesamanheng.

Frå selskapet blir det kommentert at utbyttekravet frå kommunen blir opplevd som høgt sett i

samanheng med dei investeringane selskapet har gjort i infrastruktur og spesielt på breiband. Det

blir samstundes peikt på at selskapet i perioden har hatt 10 års avskrivingsperiode på

breibandinvesteringa. Etter at dette forholdet har blitt diskutert med kommunen i eigarmøte, har

selskapet landa på at dei vil endre avskrivingsperioden til 20 år for denne investeringa. Klepp

Energi har avklart dette med selskapet sin revisor og viser til at 20 års avskrivingsperiode er

normalt i bransjen.65

Det blir kommentert i intervju at denne endringa vil gje selskapet betre

føresetnader for å kunne betale utbytte i samsvar med kommunen sine forventingar utan å måtte

bruke av eigenkapitalen.

I informasjonsskriv til formannskapsmøte 28. oktober 2013 blir det opplyst at endring av

avskrivingsplanen vil medføre ein auke av resultatet med i overkant fire millionar kroner årleg.

I forslag til ny strategiplan som selskapet nettopp har utarbeidd blir forventingar til utbytte for eigar

skissert i perioden 2014-2017.

64


Informasjon frå styret i Klepp Energi til formanskapet om eigarstrategioen for Klepp Energi som skal behandlast i formannskapet 28.10.2013. Notat frå styret i Klepp Energi til formannskapet, 24. oktober 2013.

42

Tabell 5: Skissert forventa resultat og utbytte 2014-2017 i Klepp Energi sin nye strategiplan 2014

År 2014 2015 2016 2017

Resultat 11.8 mill 12.8 mill 12.7 mill 13.5 mill

Utbytte 8 mill 8 mill 8 mill 8 mill


Samanlikna med skissert forventa årsresultat og utbytte i same periode i strategiplanen frå 2008,

er både forventa årsresultat og utbytte lågare i strategiplanen 2014. Når det gjeld utbytte, er

forventa utbytte for 2014 og 2015 ein million kroner lågare (der det var skissert ni millionar kroner

i forventa utbytte begge åra i strategiplanen frå 2008) og to millionar kroner lågare i år 2017

(skissert forventa utbytte på 10 millionar kroner i strategiplanen frå 2008.) Revisjonen får opplyst

at årsaker til at skissert forventa årsresultat og utbytte er lågare i strategiplan 2014 enn i

strategiplan 2008 er knytt til forventa lågere inntektsramme frå NVE, i tillegg til store investeringar

i samband utbygging av AMS. Det blir kommentert at NVE sin nye utrekninsmodell knytt til å

rekne ut storleiken på inntektsramma ikkje tar omsyn til at Klepp Energi har bygd eit framtidsretta

nett, og at Klepp Energi av denne årsaka får ei lågere inntektsramme som følgje av ny

utrekningsmodell. Det blir opplyst at Klepp Energi har sendt høyringsuttale til NVE knytt til dette.

4.3.3 Utøving av eigarstyring og formelle møtepunkt med selskapet

Det blir opplyst at det er formannskapet som følgjer opp eigarskapet av Klepp Energi, medan

kommunestyret (KS) har utgjort generalforsamling i selskapet til og med generalforsamlinga i juni

2014. Per tidspunktet for selskapskontrollen er det tre formelle møtepunkt mellom selskapet og

kommunen; generalforsamling, eigarmøte og informasjonsmøte mellom styret i selskapet og

formannskapet. Sist nemnte møte er ein praksis som er innført det siste året.

Av dei tilsette i kommuneadministrasjonen er det i hovudsak rådmann og kommunalsjef for lokal

utvikling som har ei særskilt rolle i oppfølginga av Klepp Energi. Det blir forklart at økonomisjefen

i einskilde tilfelle blir nytta som rådgjevar og at personalsjefen kan bli involvert i konkrete saker

ved behov. Det blir i intervju peikt på at administrasjonen si rolle i eigarstyringa av Klepp Energi

ikkje er tilstrekkeleg definert, men at det er planlagt å i større grad avklare administrasjonen sine

oppgåver knytt til oppfølging av selskap.

Både representantar frå selskapet og frå kommunen gjev uttrykk for at løysinga der

kommunestyret har utgjort generalforsamling i selskapet ikkje har vore optimal. Det blir peikt på at

styringssignala til selskapet ikkje har vore formidla tydeleg nok gjennom denne ordninga. Dette

skuldast mellom anna kommunestyrerepresentantar i møta har gitt uttrykk for ulike meiningar og

at det til tider kan ha vore noko vanskeleg å vite kva styringssignal kommunen som eigar har gitt

gjennom generalforsamlingsmøte. I intervju, som blei gjennomført før endring av vedtektene knytt

til generalforsamlinga, blei det opplyst at kommunen ønskje å endre organiseringa av

generalforsamlinga til Klepp Energi, slik at ordførar utgjer generalforsamling for selskapet. Det ble

kommentert at saker som skal opp i generalforsamling først vil bli handsama i kommunestyret,

slik at ordførar kan stille i generalforsamling med tydelege styringssignal frå kommunen.66

I

generalforsamling 17. juni 2014 blei § 9 i vedtektene til Klepp Energi endra, og føresegnen om at

kommunestyret utgjer kommunestyret blei fjerna.

Både frå kommunen og frå selskapet blir det vist til at kommunestyret i enkelte tilfelle har gjeve

selskapet noko skiftande signal. På den eine sida har kommunestyret uttrykt ønskje om eit godt

utbygd breiband for kommunen sine innbyggjarar, samstundes som kommunen ønskjer eit godt

utbytte frå selskapet. Det blir kommentert at dette ofte ikkje vil vere to mål som er mogleg å nå

66

Dette forholdet er også omtalt i saksframstillinga til revisjon av eigarstrategi for Klepp Energi (til formannskapsmøte 26.08.13, sak 39/13).

43

samstundes. Representantane som er intervjua frå kommunen gir uttrykk for at dei opplever at

selskapet forsøker å følgje opp dei ønskja som kommunestyret ytrar.

I tillegg til generalforsamling har det dei siste åra vore gjennomført minst eit eigarmøte årleg. Her

møter ordfører, rådmann og ofte kommunalsjef for lokal utvikling frå kommunen, og styreleiar, og

direktør frå selskapet. Det er ikkje fast agenda på eigarmøta, men vanlegvis blir selskapet sitt

langtidsbudsjett og kommunen sine forventningar til utbytte diskutert. Utover dette er møta ein

arena for informasjonsutveksling mellom selskapet og kommunen. Det blir skrive referat frå møta

som leggjast fram for formannsskapet. Frå kommuneadministrasjonen blir det i intervju gitt uttrykk

for at det er behov for å avklare grenseoppgangen mellom eigarmøta og andre fora der

kommunen som eigar møter selskapet, primært generalforsamlinga.

Av intervju går det fram at kommunen i tillegg til dei etablerte møtearenaene ønskjer å inkludere

Klepp Energi i ei rullering der selskap som kommunen har eigarskap informerer kommunestyret

ein gong i løpet av kommunestyreperioden. Dette er allereie ein etablert praksis for andre

selskap, men Klepp Energi har ikkje vore del av rulleringa som følgje av at kommunestyret har

utgjort generalforsamling i selskapet.

Frå styret i Klepp Energi blir det gitt uttrykk for at kommunen med fordel kunne ha vore ein endå

meir aktiv eigar enn dei er i dag, og gi tydelegare styringssignal.

4.3.4 Samhandling mellom Klepp kommune og Klepp Energi

Både frå selskapet og frå kommunen blir det vist til at det har vore tettare kontakt mellom

kommunen og selskapet det siste året, etter at kommunen starta med å vurdere sal av selskapet.

Frå selskapet blir det gitt uttrykk for at det er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling mellom Klepp

Energi og Klepp kommune som eigar. Det blir forklart at i praksis er det primært kontakt mellom

styret i selskapet og kommunen som eigar. Det blir vist til at det sit aktive politikare i styret til

Klepp Energi, og at dette bidrar positivt til dialogen mellom selskapet og eigar. Det blir også

påpeikt at kommunen og selskapet er samstemt når det gjeld kva som er selskapets

kjerneområde, og selskapet opplev at dei er samstemt med kommunen når det gjeld på kva måte

selskapet kan drifte mest mulig optimalt.

Utover eigarstyringa samarbeider kommunen og selskapet forretningsmessig, til dømes når det

gjeld utbygging av infrastruktur. Mellom anna blir det trekt fram at selskapet og kommunen deler

utgifter og samarbeider om grøfteutbygging til lys og nett/gass. Det blir kommentert at kommunen

forsøker å handsame Klepp Energi likt som dei behandlar andre selskap som samarbeider med

kommunen.

Av Klepp kommune sin reviderte eigarpolitiske plattform frå 2013 går det fram følgjande knytt til

skilje mellom kommunen sin rolle som eigar og brukar av tenester frå selskapet:

«Det bør vera skilje mellom eigar og brukar for å unngå mistanke om at kommunale selskap vert forfordelte i forhold til andre selskap, eller at det vert stilt for låge krav frå eigar eller at selskapet på andre måtar er tildelt ressursar som gir eit ekstra konkurransefortrinn.»

67

Representantane som er intervjua frå kommuneadministrasjon opplever ikkje at det er

utfordringar knytt til rollene som både eigar, kunde og samarbeidspartner med selskapet. Det blir

opplyst at kommunen har ein avtale med Klepp Energi for drift og vedlikehald av gatelys som

ikkje har vore konkurranseutsett. Revisjonen får opplyst av kommunen at drift og vedlikehald av

gatelys har vore Klepp Energi (Klepp Elverk/Klepp Elektrisitetsverk) si oppgåve sidan kommunen

67


44

fekk gatelys for nesten 100 år sidan, og at det ikkje blei gjort noko endring på det da Klepp Energi

blei etablert som aksjeselskap. I 2013 betalte Klepp kommune 889 736 kr. for drift og vedlikehald

av gatelys. Revisjonen har fått sendt over avtalen som ligg til grunn for oppdraget. Avtalen er

inngått i 1997, og gjaldt frå 01.01.98. Avtalen er basert på timeprisar for utført arbeid. Frå

selskapet blir det opplyst at det ikkje har vore noko prisjustering etter at avtalen blei inngått.

Revisjonen får opplyst av kommuneadministrasjonen at Klepp kommunen eksponerer alle andre

innkjøp der Klepp Energi er potensiell leverandør for konkurranse i samsvar med regelverket om

offentlege anskaffingar.

4.3.5 Rapportering frå selskapet til Klepp kommune

Kommunestyret har fått tilsendt årsrapport, årsrekneskap og langtidsbudsjett for selskapet i

samband med gjennomføring av generalforsamlinga. I generalforsamlinga gir selskapet også ei

generell orientering om stoda i selskapet når det gjeld drift og økonomi. Av intervju går det fram at

kommunen ikkje har gjeve styret nokon føringar knytt til kva saker som er av ein slik karakter at

kommunen skal involverast, og at dette vil det vere opp til styret å vurdere frå sak til sak.

Frå kommunen blir det kommentert at andre selskap som kommunen eig mindre andelar i, har

vore meir opptekne av å informere og involvere eigar enn det ein historisk har opplevd frå Klepp

Energi. Tidlegare har Klepp Energi i liten grad tatt initiativ til å informere kommunen, og

kommunen har i einskilde tilfelle sjølv måtte etterspørje informasjon frå selskapet. Det har

imidlertid vore ei positiv utvikling i informasjonsutvekslinga den siste tida. Det blir vidare

kommentert at ordninga der nestleiar i styret også sitt i formannskapet fungerer svært godt, og at

dette bidrar til informasjonsflyt mellom kommunen og selskapet. Ordførar har forstått det slik at

styret har teke aktivt stilling til at dette styremedlemmet skulle ha eit særskilt ansvar for å

viderebringe informasjon til formannskapet.

4.3.6 Val av styrerepresentantar

Av eigarstrategien for Klepp Energi frå 2009 går det fram at Klepp kommune ved val av styre skal

arbeide for at styret til ei kvar tid har god kompetanse innan dei fagfelta som styret i selskapet har

behov for.68

Av Klepp kommune sin eigarstrategi for Klepp Energi frå 2009 går det fram følgjande

om styresamansetjinga i selskapet:

«Klepp kommune vil bidra til at samansetjinga av styret blir førebudd på best mogeleg måte

gjennom ein valkomitè. Klepp kommune vil ved val av styre arbeide for at styret til ei kvar tid

har god kompetanse innan dei fagfelta som styret i selskapet har behov for. For å sikre god

kontakt mellom eigar og Klepp Energi AS bør dei folkevalde vere representerte i styret med

inntil 2 medlemmer».69

Generalforsamlinga oppnemner ein valkomite for Klepp Energi som føreslår kandidatar til styre i

selskapet. Valkomiteen består av tre medlemmar og ein vara. Personane i valkomiteen er anten

politikarar eller tidlegare politikarar. Per i dag består valkomiteen berre av tidlegare politikarar.

Styret i Klepp Energi består i dag av to aktive politikarar, tre representantar som ikkje er

politikarar, i tillegg til to tilsetterepresentantar. Av intervju går det fram at det ofte i praksis blir slik

at valkomiteen leiter mellom politikarar eller tidlegare politikarar når dei skal føreslå

styrerepresentantar. Det blir kommentert at dette er i samsvar med eigarstrategien som seier at

dei folkevalde bør vera representerte i styret med inntil to medlemmar. Dette for å sikre god

kontakt mellom selskapet og kommunen. I følgje vedtektene til Klepp Energi skal ein ved val av

styrerepresentantar etterstrebe at minst to av medlemmane i styret skal ha erfaring frå anna

68


Eigarstrategi – Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 82/09, 14.12.2009.

45

konkurranseutsett næringsverksemd. Representantar som er intervjua gir uttrykk for å oppleve at

valkomiteen legg vekt på dette.

Valkomiteen pleier å gje ei munnleg grunngjeving for kandidatane som blir foreslått, spesielt om

det er nye kandidatar. Tidlegare og sitjande kommunestyrestyrerepresentantar er stort sett godt

kjende for kommunestyret, og deira kandidatur blir i mindre grad grunngjeve.

4.3.7 Retningslinjer for styrerepresentantar og krav til styre

Klepp kommune har ikkje utarbeidd retningslinjer for kommunen sine representantar i

selskapsstyre, men det er stilt ulike krav til styrer i kommunen sin eigarskapspolitiske plattform frå

2013. Her går det mellom anna fram at styret skal:

« leggja til rette for god dialog på generalforsamlinga mellom eigarar, styret og leiinga.

fastsetja ein årleg plan for arbeidet sitt med særleg vekt på mål, strategi og

gjennomføring.

sjå til at selskapet har god internkontroll og føremålstenlege system for risikostyring.

på uavhengig grunnlag ha ei aktiv rolle overfor dagleg leiar.»70

Av eigarskapspolitisk plattform går det fram at kommunen ønskjer at viktige saker eller saker av

prinsipiell karakter skal bli handsama i formannskapet eller bli diskutert med ordførar og rådmann,

før generalforsamling i selskap. Av intervju går det fram at det ikkje er etablert ein praksis som

sikrar at dette blir gjennomført, men at nokre av dei innvalde representantane i selskap likevel

sikrer at viktige saker blir diskutert med kommunen før generalforsamling.

Kommunen har ikkje eigne retningslinjer knytt til habilitet, men legg føresegna i forvaltningslova til

grunn. Frå kommunen blir det opplyst at styrerepresentantar i selskap har fokus på habilitet når

saker knytt til selskapet er oppe til politisk handsaming i kommunen. Det er også etablert ein

praksis hjå politikarane i kommunen at ein reiser spørsmålet om habilitet også når ein er i tvil.

Registrering av styreverv

Kommunestyret behandla i sak 18/07, 26.03.2007 retningslinjer for registrering av styreverv, og

vedtok at dei ønskjer at sentral folkevalde og administrasjonen i kommunen lar seg registrere i

styrevervregisteret. Det går også fram av vedtaket at kommunestyret oppfordrar styret i Klepp

Energi til å fatte vedtak om registrering i styrevervet for sine medlemmar.71

Styrevervregistret sender automatisk ut påminningar til dei som allereie er registrert i registreret

om å oppdatere informasjonen. Av intervju går det fram at ordførar i tillegg har følgt opp dette

med å sende ein e-post med påminning om å svare på e-posten frå styrevervregistreret til

medlemmane i kommunestyret.72

Per juni 2014 har ein av styrerepresentantane i Klepp Energi registrert sitt styreverv i selskapet i

KS sitt styrevervregister.

Godtgjering til styret og dagleg leiar

Av Klepp kommune sin reviderte eigarskapspolitiske plattform frå 2013 går det fram at

godgjeringa til styre og dagleg leiar i selskap som kommunen har eigarskap i skal framstå som

70


Styrevervregister – Retningslinjer. Kommunestyret i Klepp kommune saks 18/07, 26.03.2007. 72

Frå og med 12. mai 2014 er det foretatt ei endring i Styrevervregisteret som medfører at opplysningar om folkevalde, leiarar og tilsette i kommunar/fylkeskommunar og selskap som har slutta seg til registeret, blir automatisk tilgjengeleg gjennom opplysingar frå Kommuneregisteret, Enhetsregisteret og Foretaksregisteret («Brønnøysundregistrene»). Opplysningane blir oppdatert kvart år i desember.

46

rimeleg. Det går vidare fram at godtgjeringa til styret skal ta utgangspunkt i ansvar, kompetanse,

arbeidsbyrde og kompleksiteten i verksemda.73

Samla styregodtgjering til styret går fram av notene i selskapet sitt årsrekneskap (sjå tabell x

under).

Tabell 6: Oversikt over årleg styrehonorar Klepp Energi AS 2011-2013

2013 2012 2011

Samla styrehonorar 216 000 214 740 207 940

På generalforsamling 2014 blei det vedtatt eit årleg honorar for styreleiar på 80 000 kr, for

nestleiar på 30 000 kr, og årleg honorar på 20 000 kroner for dei øvrige styrerepresentantane.

Det blei også vedtatt honorar for deltaking på møte for vararepresentantar, med 1 500 kr. per

møte.

Av Klepp kommune sin reviderte eigarskapspolitiske plattform frå 2013 går det fram at lønsnivået

for leiarar skal vere konkurransedyktig, men at lønna samstundes på ein ansvarleg måte skal

reflektere lønnsnivået hjå eigarane.74

Lønn og godtgjeringar for dagleg leiar går fram av notene i

selskapet sitt årsrekneskap (sjå tabell x under).

Tabell 7: Lønn og godtgjeringar dagleg leiar Klepp Energi AS 2011-2013

2013 2012 2011

Lønn 1 031 348 986 251 946 665

Vaktgodtgjeringar 245 887 300 647 309 478

Andre godtgjeringar 4 759 4 936 4 574

Sum 1 281 994 1 291 834 1 278 717

4.3.8 Opplæring av styrerepresentantar og folkevalde

Opplæring er ikkje omtalt i kommunen sin eigarskapspolitiske plattform.

Av intervju går det fram at kommunen gjennomfører folkevaldopplæring i starten av perioden, der

eigarstyring og styrearbeid inngår som tema. Både nye og erfarne folkevalde blir oppfordra til å

delta. Frå kommunen blir det kommenter at det er usikkert om det er tilstrekkeleg at ein berre har

opplæring knytt til eigarstyring i starten av kommunestyreperioden. Det blir kommentert at det

kunne ha vore føremålstenleg å gjennomføre opplæring knytt til eigarstyring og styrearbeid også

seinare i perioden.

Kommunen har ikkje nokon eigen opplæring for styrerepresentantar i selskap. Det har heller ikkje

vore signalisert ønskje om dette frå styrerepresentantar, så vidt dei som er intervjua kjenner til.

I brev til revisjonen frå kommuneadministrasjonen blir det gitt uttrykk for at opplæring av styre i

hovudsak er selskapet sitt ansvar, utover folevaldopplæringa som kommunen gjennomfører.

73



47

5. Vurderingar

5.1 Utøver Klepp kommune kontroll med Klepp Energi i samsvar med

politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og

selskapsleiing?

5.1.1 Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med sentrale

tilrådingar frå KS?

KS sine retningslinjer for eigarstyring omhandlar tilrådingar både til korleis kommunen skal utøve

eigarskapa sine og til kva krav kommunen bør stille til selskap som kommunen har eigarskap i. I

tabellen under har revisjonen gjennomgått praksisar i Klepp kommune opp mot sentrale

tilrådingar frå KS. Praksisar i Klepp Energi blir også omtalt i tabellen der det er relevant.

Tabell 8: Praksisar i Klepp kommune jf. KS sine tilrådingar

Tilråding KS Praksis Klepp kommune

Obligatorisk opplæring for folkevalde

Klepp kommune tilbyr folkevaldopplæring der eierskapsforvaltning er tema i starten av kommunestyreperioden.

Klepp kommune tilbyr ikkje eigen opplæring for styrerepresentantar i selskap og har heller ikkje sett krav til selskapa om dette.

Opplæring er ikke omtalt i eierskapspolitisk plattform

Eigarskapsmelding

Klepp kommune har utarbeidd eigarskapspolitisk plattform for kommunen.

Det er vedtatt at eigarskapspolitisk plattform skal bli revidert ein gong i løpet av kommunestyreperioden.

Utarbeiding og revidering av selskapsstrategi og vedtekter

Det er utarbeidd eigarstrategi og vedtekter for Klepp Energi.

Kommunen reviderer desse ved behov.

Samansetting og funksjon av eigarorgan

Ordførar representerer Klepp kommune i eigarorgan (endra praksis etter generalforsamling juni 2014).

Det er planlagt å opprette rutine for at generalforsamlingssaker blir handsama av kommunestyret i forkant av generalforsamling i selskapet.

Gjennomføre eigarmøte

Det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom Klepp kommune og Klepp Energi. Eigarmøtet fungerer som arena for informasjonsutveksling og avklaring av forventingar. Eigarmøte er ikkje omtalt i eigarskapspolitisk plattform, men er omtalt i eigarstrategien for Klepp Energi.

Sette krav til profesjonelle styrer

Både av eigarskapspolitisk plattform for Klepp kommune og eigarstrategien for Klepp Energi går det fram at kommunen ved val av styrerepresentantar skal sikre naudsynt kompetanse ut i frå selskapet sitt føremål og behov.

I eigarstrategien til Klepp Energi er fastsett at styret skal ha god kompetanse innan dei fagfelta som styret i selskapet har behov for.

Dei som er intervjua opplever at valkomiteen vektlegger kompetanse ved val av

48

Tilråding KS Praksis Klepp kommune

styremedlemmer.

Bruk av valgkomitè Det er ikkje sett krav i eigarpolitisk plattform om bruk av valkomitè ved val av styremedlemmer til selskapa kommunen eig.

Det er sett krav om bruk av valkomite i Klepp Energi sine vedtekter. Dette har blitt følgt opp av selskapet.

Rutinar for kompetansevurdering av selskapsstyre

Klepp kommune har ikkje sett krav til selskapsstyret om å innføre alle praksisane som er tilrådd av KS i sist reviderte eigarskapspolitisk plattform (sjå tabell 9 for Klepp Energi sin praksis).

Klepp kommune har sett andre krav til styre i sin eigarskapspolitiske plattform.

Numerisk varaordning

Det er ikkje sett krav om numerisk varaordning selskap kommunen eig i eigarskapspolitisk plattform.

Klepp Energi har numerisk varaordning

Habilitetsvurderinger

Det er to folkevalde i Klepp Energi sitt styre.

Verken Klepp kommune eller styret i Klepp Energi har utarbeidd rutinar for å handtere moglege habilitetskonfliktar.

Habilitet er ikkje omtalt i Klepp kommune sin eigarskapspolitiske plattform.

Kjønnsrepresentasjon i styret

Av Klepp kommune sine fem representantar i styret i Klepp Energi er to kvinner.

Forholdet er ikkje omtalt i eigarskapspolitisk plattform.

Godtgjering og registrering av styreverv

Det er gitt føringar for godtgjering av styre og dagleg leiar i Klepp kommune sin eigarskapspolitiske plattform.

Kommunestyret i Klepp har vedtatt retningslinjer for styrevervregistering.

Ein av sju styrerepresentantar i Klepp Energi har registrert vervet sitt i styrevervregisteret.

Honorar til styret og lønn til dagleg leiar går fram av selskapet si årsmelding.

Utarbeide etiske retningslinjer

Klepp kommune har ikkje sett krav om at selskap kommunen har eigarskap i utarbeider etiske retningslinjer. Klepp Energi har utarbeidd etiske retningslinjer for selskapet.

Klepp kommune uttrykker ikkje spesifikt i sin eigarskapspolitiske plattform om kommunen legg KS

sine retningslinjer til grunn for si eigarstyring, og det er fleire av praksisane som KS tilrår som

ikkje er omtalt i plattforma. Revisjonen meiner det kan vere føremålstenleg at det går fram av

eigarskapspolitisk plattform korleis kommunen utøver retningslinjene som KS tilrår. Dette vil sikre

at både folkevalde og andre får betre oversikt over system og rutinar for utøvinga av kommunen

si eigarstyring og i kva grad kommunen følgjer tilrådingar frå KS. Revisjonen vil i det vidare gå

nærmare inn på sentrale tilrådingar frå KS som etter revisjonen si vurdering ikkje blir tilstrekkeleg

følgt opp i Klepp kommune si eigarstyring av Klepp Energi.

Klepp kommune tilbyr opplæring til folkevalde der eigarskapsforvaltning er tema i starten av

kommunestyreperioden. Revisjonen vil vise til at KS tilrår at obligatorisk opplæring for alle

folkevalde knytt til eigarstyring bør bli gjennomført i løpet av dei fyrste seks månadene av

valperioden, og i tillegg bør bli følgt opp etter to år. Revisjonen meiner det vil vere føremålstenleg

at kommunen følgjer opp opplæringa etter to år, i samsvar med KS si tilråding. Revisjonen meiner

vidare at retningslinjer knytt til opplæring med fordel kan gå fram av den eigarskapspolitiske

plattforma eller andre dokument for eigarstyringa i Klepp kommune.

Klepp kommune tilbyr ikkje eigen opplæring for styrerepresentantar. Revisjonen vil vise til at det

går fram av KS sine retningslinjer at det er eigar sitt ansvar å gje informasjon om rammene for og

innhaldet i det å sitte i eit styre. Kommunen bør som eit minimum sikre at selskap der kommunen

har eigarskap tilbyr naudsynt opplæring for styrerepresentantar.

49

Klepp kommune har utarbeidd ein eigarskapspolitisk plattform som sist blei revidert i 2013.

Kommunestyret har vedtatt at eigarskapspolitisk plattform skal bli revidert ein gong i løpet av

kommuneperioden. Revisjonen vil peike på at dette ikkje i samsvar med KS si tilråding om at

kommunen si eigarskapsmelding bør bli gjennomgått og lagt fram årleg for dei folkevalde.

Revisjonen meiner også kommunen bør vurdere om det av eigarskapspolitisk plattform, eller

andre dokument knytt til kommunen si eigarskapsforvaltning, skal gå fram i kva grad og eventuelt

korleis kommunen følgjer opp KS sine tilrådingar.

Både av eigarskapspolitisk plattform for Klepp kommune og eigarstrategien for Klepp Energi går

det fram at kommunen ved val av styrerepresentantar skal sikre naudsynt kompetanse ut i frå

selskapet sitt føremål og behov. Revisjonen meiner likevel det kan vere føre føremålstenleg å

spesifisere kva kriterier som skal bli vektlagt ved val av styrerepresentantar. Til dømes tilrår KS at

styrerepresentantar bør ha kunnskap om mellom anna relevant regelverk, private og kommunale

rekneskapsprinsipp og kunnskap om konkurrerande verksemder. KS tilrår også at det er ein

balansert kjønnsrepresentasjon i styre. Per i dag er det ein balansert kjønnsrepresentasjon i

styret i Klepp Energi. Revisjonen meiner det kan vere føremålstenleg at kommunen formaliserer

kva kommunen vil legge vekt på ved val av styrerepresentantar i selskap..

Klepp kommune har ikkje sett krav til selskapsstyre om å innføre alle praksisane som KS tilrår

(eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar og samla utgreiing i årsrapport). Klepp kommune

har sett andre krav til styre i sin eigarskapspolitiske plattform. I sist reviderte eigarskapspolitisk

plattform er det sett krav mellom anna knytt til å leggje til rette for god dialog på

generalforsamlinga, fastsette årleg plan for styret sitt arbeid, sjå til at selskapet har god

internkontroll og ha ei aktiv rolle ovanfor dagleg leiar. Revisjonen meiner kommunen bør vurdere

å stille krav til selskapa om å innføre alle praksisane som KS tilrår som ein del at styret sine

rammer.

Klepp kommune har ikkje etablert rutinar for å følgje opp krava som kommunen har fastsett for

selskap i sin eigarpolitiske plattform. Revisjonen meiner det er viktig at ein slik praksis blir innført,

for å sikre at krava blir etterlevd av selskapa.

I Klepp kommune sin eigarstrategi for Klepp Energi er det fastsett at minst to av

styrerepresentantane i selskapet skal vere folkevalde. Klepp kommune har ikkje utarbeidd rutinar

for å handtere moglege habilitetskonfliktar. Kommunen har heller ikkje sett krav til

selskapsstyre om å utarbeide slike rutinar. Problemstillingar knytt til habilitet når folkevalde også

er styrerepresentantar er heller ikkje omtalt i verken i sin eigarskapspolitiske plattform eller i

eigarstrategien til Klepp Energi. Revisjonen meiner det vil vere føremålstenelg at kommunen

utarbeider retningslinjer som sikrar at styrerepresentantar som også er folkevalde er kjend med

korleis dei skal handtere moglege habilitetskonfliktar.

Kommunestyret vedtok 26. mars 2007 retningslinjer for registrering av styreverv, og oppfordra

i vedtaket styret i Klepp Energi til å fatte vedtak om registrering av styreverv for sine

medlemmar.75

Selskapskontrollen viser at berre ein av sju styrerepresentantar i Klepp Energi har

registrert sitt styreverv. KS har nyleg endra praksis for registrering av verv, og informasjon til

styrevervregisteret blir no henta inn automatisk. Dette føresett at selskap har slutta seg til

registeret. Revisjonen meiner at Klepp Energi bør slutte seg til styrevervregisteret for å følgje opp

oppfordringa frå kommunestyret.

75

Styrevervregister – Retningslinjer. Kommunestyret i Klepp kommune saks 18/07, 26.03.2007.

50

5.1.2 Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med kommunen sin

eigarskapspolitiske plattform og andre kommunale vedtak og føringar?

I eigarskapspolitisk plattform går det mellom anna fram at Klepp kommune skal gi klare og

langsiktige mål for selskap. Selskapskontrollen viser at både representantar frå selskapet og

kommunen opplever at styringssignala til selskapet frå kommunestyret som generalforsamling

ikkje alltid har vore like eintydige. Revisjonen meiner endringa av forma på generalforsamlinga,

der ordførar representerer kommunen, vil kunne vere eit viktig bidrag for å sikre eintydige

styringssignal til selskapet.

I selskapskontrollen blir det peikt på at det er behov for å avklare kommuneadministrasjonen si

rolle når det gjeld oppfølging av selskap som kommunen har eigarskap i. Administrasjonen si

rolle er ikkje omtalt i kommunen sin eigarskapspolitiske plattform. Revisjonen meiner det er viktig

at det er tilstrekkeleg avklara kva ansvar og oppgåver administrasjonen skal ha når det gjeld

oppfølging av kommunen sine eigarskap.

Vidare har Klepp kommune avtale med Klepp Energi om drift og vedlikehald av gatelys. Verdien

av avtalen var i 2013 på 889 736 kr. Revisjonen vil peike på at kommunen er underlagt

regelverket om offentlege anskaffingar, og i utgangspunktet er pliktig å konkurranseutsette

oppdrag av denne storleiken. Revisjonen har ikkje gjort ei inngåande undersøking av denne

avtalen opp mot regelverket om offentlege anskaffingar, men vil peike på at det er viktig at

kommunen har rutinar som sikrar at innkjøp, også frå selskap der kommunen har eigarskap, blir

gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. Revisjonen meiner vidare

kommunen bør gjere ei konkret vurdering av avtalen med Klepp Energi om drift og vedlikehald av

gatelys opp mot regelverket om offentlege anskaffingar.

Eigarstrategi for Klepp Energi Klepp kommune har utarbeidd ein eigarstrategi for Klepp Energi. Revisjonen vurderer at

eigarstrategien er eit viktig bidrag for å signalisere kommunen sine føringar og forventningar

ovanfor selskapet. Eigarstrategien skulle opphavleg bli revidert i 2013, men prosessen med

revidering er satt på vent som følgje av at det i samband med sak om revidert eigarstrategi

oppsto ein diskusjon om mogleg sal av selskapet. Revisjonen meiner det er viktig at arbeidet med

revidert eigarstrategi blir ferdigstilt dersom kommunen fortsetter sin eigarskap i selskapet, slik at

det er tydeleg kva som er kommunen sin eigarstrategi for selskapet per i dag.

I eigarstrategien til Klepp Energi har kommunen, i tillegg til å signalisere føringar for selskapet,

gitt føringar for kommunen si utøving av eigarskapet. Av eigarstrategien går det mellom anna

fram at Klepp kommune ved val av styre vil arbeide for at styret til ei kvar tid har god kompetanse

innan dei fagfelta som styret i selskapet har behov for. I vedtektene er det også fastslått at

valkomiteen ved val til styre skal etterstrebe at minst to av styrerepresentantane har erfaring frå

anna konkurranseutsett næringsverksemd. Representantane som er intervjua gjev uttrykk for at

valkomiteen vektlegg fagspesifikk og økonomisk kompetanse ved val av styrerepresentantar.

Revisjonen har ikkje avdekka behov for ytterlegare kompetanse hjå styret i Klepp Energi.

Det er også gitt føringar om at det skal bli gjennomført eigarmøte minst ein gong årleg. Dette er

ein praksis som blir gjennomført.

5.1.3 Blir kommunen tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet?

Klepp Energi rapporterer til Klepp kommune om vesentlege tilhøve i drifta gjennom årsmelding og

årsrekneskap, generalforsamling og årleg eigarmøte. Dette er etter revisjonen sin vurdering

aktivitetar som er med på å sikre at Klepp kommune får tilstrekkeleg informasjon om utviklinga i

selskapet. Fleire har i selskapskontrollen peikt på at informasjonsutvekslinga mellom kommunen

og selskapet har blitt betre den siste tida.

51

Klepp kommune planlegger å inkludere Klepp Energi i ei rullering der selskap som kommunen

har eigarskap i informerer kommunestyret ein gong i løpet av kommunestyreperioden.76

Revisjonen meiner dette vil kunne bidra til å sikre tilstrekkeleg informasjon om selskapet til

politisk nivå, spesielt etter endringa der kommunestyret ikkje lengre utgjer generalforsamling i

selskapet.

5.2 I kva grad blir krav og retningslinjer som Klepp kommune stiller til sine

selskap etterlevd av Klepp Energi?

5.2.1 Driv selskapet i samsvar med vedtektene og krav i Klepp kommune sin

eigarskapsmelding?

Det er revisjonen si vurdering at Klepp Energi utøver drifta i samsvar med gjeldande vedtekter og

at vedtektene tilfredsstiller krava i aksjelova. Selskapskontrollen viser at dei som er intervjua

opplever at vedtektene for selskapet er tilstrekkeleg oppdaterte.

Klepp Energi oppretta i år 2000 dotterselskapet Klepp Energi Invest. Revisjonen meiner det er

viktig at kommunen som eigar av Klepp Energi får tilstrekkeleg informasjon om bakgrunnen for

opprettinga av dotterselskapet og føremålet med å halde fram eigarskapen til tross for at det per i

dag ikkje er drift i dotterselskapet.

Selskapskontrollen har ikkje avdekka tilfelle der kommunale vedtak eller andre føringar frå Klepp

kommune ikkje blir følgt opp av Klepp Energi.

Krav i kommunen sin eigarskapspolitiske plattform

I sist reviderte eigarskapspolitisk plattform er det sett krav mellom anna knytt til å leggje til rette

for god dialog på generalforsamlinga, fastsette årleg plan for styret sitt arbeid, sjå til at selskapet

har god internkontroll og ha ei aktiv rolle ovanfor dagleg leiar. Det er revisjonen si vurdering at

dette er krav som styret i Klepp Energi følgjer opp.

I opphavleg eigarskapspoltisk plattform frå 2008 var det i tillegg sett krav til selskapsstyre om å

utarbeide plan for eige arbeid og eigen kompetanseutvikling, samt evaluere verksemda si og at

nye styremedlemmar må få tilbod om opplæring. Dette er krav som er tatt ut i sist reviderte

eigarskapspolitisk plattform. Samstundes er dette praksisar som KS tilrår som ein del av styret sitt

arbeid. KS peikar på at dei tilrådde praksisane er ei rettesnor og at praksisane vil avhenge av

selskapet sin storleik og verksemd. Revisjonen vurderer at praksisane som KS tilrår kan vere

føremålstenlege for Klepp Energi å innføre, og revisjonen vil derfor under gi ei oversikt over kva

praksisar som er innført per i dag:

76

Som det går fram av punkt 4.3.3 har ikkje Klepp Energi vore del av rulleringa som følgje av at kommunestyret har utgjort generalforsamling i selskapet.

52

Tabell 9: Oversikt over praksisar i Klepp Energi jf. KS sine tilrådde praksisar

Tilrådd praksis Praksis Klepp Energi

Fastsette instruks for styret og dagleg leiing

Det er fastsett instruks for styret og selskapet si daglege leiing.

Gjennomføre årleg eigenevaluering

Styret gjennomfører munnlege eigenevalueringar ein gong årleg.

Tilby ekstern styreopplæring Klepp Energi tilbyr ikkje systematisk opplæring for styrerepresentantar.


Klepp Energi har ikkje etablert fast praksis for å gjennomføre styreseminar, men opplyser at behovet for dette vil bli diskutert på første styremøte hausten 2014.

Fastsette årleg plan for styret sitt arbeid

Styret i Klepp Energi har vedtek årsplan for møta som skal gjennomførast og faste saker som skal handsamast på møta.

Utgreiing av selskapet si styring og leiing i enn årsrapport

I Klepp Energi si årsmelding inngår ei utrgreiing av selskapet si styring og leiing.

Revisjonen meiner Klepp kommune og Klepp Energi bør vurdere om opplæring for

styrerepresentantar og gjennomføring av styreseminar er praksisar som selskapet bør innføre.

Revisjonen meiner også det vil vere føremålstenleg at eigenevalueringa som styret gjennomfører

blir dokumentert for å sikre tilstrekkeleg oppfølging av evalueringa.

Krav i kommunen sin eigarstrategi

I kommunen sin eigarstrategi for Klepp Energi er det gitt føringar om at Klepp Energi skal ha

fokus på selskapet sine kjerneoppgåver, ha ein tydeleg miljøprofil og praktiserer openheit i

beslutningsprosessar. Dette er føringar som Klepp Energi etter revisjonen si vurdering følgjer

opp. I eigarstrategien har også kommunen signalisert sine forventingar om utbytte, dette vil bli

nærmare omtalt under punkt 5.5.3.

5.3 Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og

selskapet si daglege leiing?

Det er utarbeidd ein styreinstruks for styret som regulerer forholdet mellom styret og

administrasjonen i Klepp Energi. Revisjonen vurderer at dette er eit dokument som bidrar til å

klargjere rolle- og ansvarsfordelinga mellom partane. Både frå styret og frå administrasjonen i

selskapet blir det gitt uttrykk for at det er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling mellom partane.

Representantane som er intervjua gir uttrykk for at det også er ei avklart rolle- og

ansvarsfordeling mellom Klepp Energi og Klepp kommune som eigar. Det blir kommentert at

dialog mellom eigar og selskapet i hovudsak går gjennom styret til selskapet. Både frå selskapet

og frå kommunen blir det vist til at det har vore tettare kontakt mellom kommunen og selskapet

det siste året, etter at kommunen starta med å vurdere sal av selskapet.

5.4 Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av

sentrale krav innanfor regelverket knytt til:

5.4.1 Aksjelova

Revisjonen meiner at Klepp Energi har etablert rutinar som bidrar til å sikre at

generalforsamlingar i selskapet blir gjennomført i samsvar med føresegner i aksjelova.

Selskapskontrollen har ikkje avdekka avvik frå føresegner i aksjelova.

53

Selskapskontrollen viser at styret har etablert ei systematisk og tett oppfølging av selskapet, og at

selskapet har etablert rutinar som sikrar at styret får tilgang til relevant styringsinformasjon.

5.4.2 Internkontroll/HMS

Klepp Energi har utarbeidd ei HMS-handbok som inneheld mellom anna mål for selskapet sitt

HMS-arbeid og rutinar for ulike arbeidsprosessar. I samsvar med rutina om at HMS-handboka til

selskapet skal bli gjennomgått kvart andre år, gjennomfører Klepp Energi på tidspunktet for

selskapskontrollen ein revisjon av HMS-handboka i samarbeid med bedriftshelsetenesta.

Klepp Energi har etablert eit arbeidsmiljøutval (AMU) og har praksis for å gjennomføre

vernerundar. Det er også sett ned eit risikoutval som vurderer risiko ved ulike arbeidsoperasjonar,

og det blir gjennomført risiko- og sårbarheitsanalysar i selskapet sine avdelingar årleg. Klepp

Energi har etablert eit manuelt avvikssystem, og har utarbeidd rutinar for avvikshandsaming.

DSB har gjennomført årlege tilsyn med Klepp Energi (med unnatak i 2013) og det har ikkje blitt

påpeikt større avvik gjennom tilsyna.

Selskapet har etter revisjonen si vurdering etablert system og rutinar som bidrar til å sikre at

HMS-arbeidet i selskapet blir utført i samsvar med krav i internkontrollforskrifta. Samstundes har

administrasjonen inntrykk av at det blir rapportert for få avvik i forhold til det administrasjonen trur

er reelt. Revisjonen meiner det er viktig at Klepp Energi sikrar tilstrekkeleg høgt fokus på

avviksrapportering.

5.4.3 Offentlege anskaffingar

Klepp Energi har utarbeidd ein overordna innkjøpsrutine. Rutinen er på ei og ei halv side, og

inneheld i liten grad informasjon om korleis selskapet sine innkjøp skal bli gjennomført i praksis.

Rutinen inneheld heller ingen referansar til relevante føresegner i regelverket, og det er ikkje gitt

føringar for korleis innkjøp skal bli dokumentert.

Etter revisjonen si vurdering er innkjøpsrutinen for lite detaljert til å sikre at alle selskapet sine

innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlige anskaffingar. Revisjonen meiner

det er viktig at selskapet etablerer ei skriftlig innkjøpsrutine, og meiner det vidare vil vere

føremålstenleg å utarbeide malar for tilbodsinnhenting og anskaffingsprotokoll.

Revisjonen har gått gjennom utbetalingar til fem leverandørar i 2013. Klepp Energi pliktar å

gjennomføre innkjøp på ein kostnadseffektiv måte basert på konkurranse (jf. LOA § 5, FOA § 3-1

og FF § 3-1). Stikkprøvegjennomgangen viser at tre av fem innkjøp ikkje er

konkurranseeksponert. Ein av utbetalingane er knytt til kjøp av kraft til pliktleveransar og kjøp av

nettap i Regionalnettet frå ein monopolleverandør. Det siste innkjøpet er konkurranseutsett, men

tilfredsstiller ikkje krava til dokumentering av anskaffingsprosessen. Revisjonen meiner dette

tyder på at Klepp Energi ikkje har etablert tilstrekkeleg med system og rutinar for å sikre

etterleving av regelverket om offentlege anskaffingar.

Nærmare vurdering av dei einskilde stikkprøvene Innkjøp fra leverandør nr. 1 representerer etter revisjonen si vurdering ei ulovlig

direkteanskaffing. Klepp Energi viser til ein anbodsprosess i 2003 som grunnlag for dei kjøp som

er foretatt fra leverandøren i 2013. Konkurransen i 2003 gjaldt eit gravearbeid på ei avgrensa

strekning. Etter revisjonen si vurdering får ikkje konkurransen anvending for kjøp som er gjort i

2013. Anskaffinga ikkje i samsvar med dei grunnleggande krava til anskaffingar fastsatt i

forsyningsforskrifta § 3-1, slik som kravet om konkurranse og likebehandling av leverandørar.

54

Også innkjøp frå leverandør nr. 3 representerer etter revisjonen si vurdering ei ulovlig

direkteanskaffing. Klepp Energi viser til ein konkurranse, og eit konkurransegrunnlag frå 2007,

som ikkje får anvending for kjøp i 2013. I konkurransegrunnlaget frå 2007 er det mellom anna

slått fast at «På vegne av Klepp Energi ønskes pristilbud på kjele i container. Kjelen skal benyttes

som grunnlast i fjernvarmeanlegg inntil permanent sentral er på plass. Dette vil være ca. 2-3 år.»

Anskaffinga er dermed ikkje i samsvar med dei grunnleggande krava til anskaffingar fastsatt i

forsyningsforskrifta § 3-1, slik som kravet om konkurranse og kravet til etterprøvbarhet.

Når det gjelder kjøp frå leverandør nr. 4, har ikkje revisjonen mottatt tilbodsevaluering og

grunngjeving for val av leverandør. Det er derfor revisjonen si vurdering at anskaffinga ikkje innfrir

dokumentasjonskrava i forsyningsforskrifta § 3-1 (7).

Innkjøp frå leverandør nr. 5 utgjorde i 2013 samla ein sum på 118 000 kr. Innkjøpa er ikkje

konkurranseutsett. Revisjonen meiner det er grunnlag for å stille spørsmål ved om innkjøpa er i

samsvar med grunnleggande krav til konkurranseeksponering i forskrift om offentlege

anskaffingar § 3-1. Anskaffinga tilfredsstiller heller ikkje kravet til etterprøvbarheit jf. § 3-1. 7 ledd.

5.4.4 Offentleggjering

Klepp Energi fører journal over inn- og utgåande korrespondanse, dette er i samsvar med § 10 i

offentleglova. Klepp Energi har også eit arkivsystem og skriftlege rutinar for handtering av

innsynsbegjeringar. Det er revisjonen si vurdering av selskapet har etablert system og rutinar

som bidrar til å sikre at krav i offentleglova blir etterlevd.

5.5 Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ei økonomisk forsvarleg drift?

5.5.1 Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova § 3-4?

Nøkkeltal for Klepp Energi viser at selskapet har ein forsvarleg eigenkapital.

Revisjonsmeldingane for selskapet er i perioden 2010-2012 gitt utan presiseringar eller atterhald.

5.5.2 I kva grad har selskapet etablert rutinar for utarbeiding og oppfølging av budsjett?

Selskapskontrollen viser at Klepp Energi har etablert faste praksisar knytt til budsjettering og

oppfølging av budsjett, men at praksisane ikkje er nedfelt skriftleg. Revisjonen meiner det er viktig

at det blir utarbeidd skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, og at desse

rutinane inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett.

5.5.3 Har selskapet hatt ei økonomisk utvikling i samsvar med eigar sine forventningar?

Klepp Energi utarbeidde i 2008 ein strategiplan som skisserte forventa årsresultat og utbytte til

kommunen i perioden 2008-2017. Klepp kommune har i sin eigarstrategi for selskapet frå 2009

fastsett at kommunen forventar eit utbytte som er minst i samsvar med skissert utbytte i

strategiplanen.

Klepp Energi har utbetalt utbytte til Klepp kommune i samsvar med skissert utbytte i perioden

2008-2013. I perioden 2010-2013 har det vore naudsynt for Klepp Energi å overføre midlar frå

eigenkapitalen for å klare dette. Selskapet viser til at dette skuldast låge inntektsrammer frå NVE i

tillegg til tidlegare investeringar i infrastrukturen for breiband, på grunn av høg aktivitet.

Klepp Energi har utarbeidd ny strategiplan i 2014 som skisserer forventa årsresultat og utbytte i

perioden 2014-2017. Denne skisserer eit noko lågare nivå på utbytte enn det strategiplan 2008-

2017 gjorde i same periode.

55

Revisjonen meiner det er positivt at Klepp kommune har tydeleggjort sine forventningar til utbytte.

Samstundes er det viktig at Klepp kommune og Klepp Energi har dialog kring nivået på utbytte,

slik at forventningar om utbytte kan justerast ut i frå selskapet sin økonomiske situasjon dersom

partane opplever det som naudsynt.

56

6. Tilrådingar

Revisjonen tilrår at Klepp kommune:

1. Avklarar i kva grad og korleis KS sine tilrådingar skal leggjast til grunn for kommunen si

eigarskapsforvaltning. Dette kan med fordel gå fram av kommunen sin

eigarskapspolitiske plattform, eller andre dokument knytt til kommunen si

eigarskapsforvaltning.

2. Vurderer å innføre følgjande retningslinjer i samsvar med KS sine tilrådingar:

følgje opp opplæringa for folkevalde to år etter første opplæring (innanfor ein

valperiode)

gjennomgå og leggje fram eigarskapspolitisk plattform for dei folkevalde årleg

spesifisere kva kriterier som skal bli vektlagt ved val av styrerepresentantar (t.d.

gjennom å utarbeide retningslinjer)

sette krav til selskapsstyre om å innføre praksisar tilrådd av KS (eigenevaluering,

styreopplæring, styreseminar og samla utgreiing i årsrapport)

utarbeide retningslinjer som sikrar at styrerepresentantar som også er folkevalde

er kjend med korleis dei skal handtere moglege habilitetskonfliktar

3. Etablerer rutinar for å følgje opp av krav som er sett til selskap i kommunen sin

eigarskapspolitiske plattform og eventuelle eigarstrategiar blir etterlevd av selskap.

4. Klargjer kva ansvar og oppgåver kommuneadministrasjonen har i samband med

oppfølging av kommunen sine eigarskap.

5. Vurderer avtalen med Klepp Energi om drift og vedlikehald av gatelys opp mot

regelverket om offentlege anskaffingar.

Revisjonen tilrår at Klepp Energi:

1. Vurderer å innføre følgjande praksisar tilrådd av KS:

Tilbod om opplæring for styrerepresentantar


Slutte seg til KS sitt styrevervregister

2. Dokumenterer styret si eigenevaluering.

3. Gjennomgår selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir

gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar.

4. Utarbeider skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer

retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett.

57

Vedlegg 1: Høyringsuttale frå Klepp

kommune v/ rådmann

I punkt 5.1.1 blir opplæring omtala.

Klepp kommune gjennomfører folkevalgtopplæring der eigarskap er tema. Opplæring for

folkevalde var obligatorisk så langt det praktisk lar seg gjera, med innkalling som til eit

kommunestyremøte og dei som ikkje kunne møta skulle melda forfall. Det var nokså nær fullt

oppmøte der også dei første varamedlemmene var kalla inn. Dei folkevalde sine roller i styrer og

råd og praktisering av kommunen sin eigarstrategi var eit av fleire emner i opplæringa. Ein tek

sikt på noko liknande etter valet i 2015.

Det blir elles fleire stader i rapporten vist til KS sine tilrådingar i eigarskapspolitikken. Rådmannen

kan bekrefte at desse var del av vurderingsgrunnlaget ved utarbeiding av kommunen si

eigarskapspolitiske plattform, sjølv om den er bygd rundt Stavanger kommune sine 10 punkt for

eigarskapsforvaltning. Stavanger sine punkt byggjer i stor grad på KS sitt forslag.

Rådmannen ser at det kan vera grunnlag for å vurdera KS sitt forslag på ny ved neste revisjon og

ta meir aktivt stilling til kva vi vil leggja til grunn hos oss. Det er behov for å tilpasse

eigarstrategien for Klepp Energi AS til dei lokale forholda både hos Klepp Energi og Klepp

kommune.

Habilitet

Spørsmål om habilitet i styret er regulert av aksjelova. Spørsmålet om habilitet i kommunen er

regulert av kommunelova (som igjen viser til forvaltingslova) og dette har som i andre forhold der

det kan vera spørsmål om nokon er inhabil blitt handtert i samsvar med lova. Å lage eigne

retningsliner trur ikkje rådmannen ein skal gje seg ut på, då ein kan koma til å både vera for

streng eller for lite streng i forhold til lova. Aktuelt folkevald organ må forta ei konkret vurdering av

habilitet i høve til lova.

I revisjonen av Klepp kommune sin eigarstrategi har ein venta ein månad ekstra for å få med seg

denne selskapskontrollen som eit viktig innspel. Eit punkt som har vore framme er om Klepp

kommune har den kompetansen det krev å vera eigar av Klepp Energi, eller om de bør gjerast

tiltak for å styrka kompetansen på eigarsida.

Med helsing

Ivar Undheim

rådmann

mobil 480 29 808

58

Vedlegg 2: Høyringsuttale frå Klepp

Energi v/ administrerande direktør

Kommentarar til høyringsutkast:

Angåande pkt. 6. INNKJØPSRUTINAR.

Vi har starta arbeide med oppdatering av innkjøpsrutinar som presiserar reglane for offentleg

anskaffelse. Tirsdag 02.09.14 kjem Sellica for å halda kurs hos oss.

BUDSJETTERING

Vi vil utarbeida skriftlege rutinar for budsjettering. KE praktiserar i dag skriftleg rapportering av

avvik i fht. budsjett. Rekneskapa blir rapportert mot fjoråret og mot budsjett, både for selskapet

totalt og avdelingsvis. Desse blir lagt fram for styret.

Øvrige punkt som revisjonen anbefalar, tas det sikte på å få gjennomført innan utgangen av året.

Klepp Energi

Håkon Ådland

59

Vedlegg 3: Revisjonen sine

kommentarar til rådmannen sin

høyringsuttale

I høyringsuttalen frå rådmannen i Klepp kommune (sjå vedlegg 2) kjem rådmannen med sine

merknader til nokre av revisjonen sine forslag til tilrådingar. Som følgje av dette har revisjonen

presisert to av kulepunkta i tilråding nr. 2 i den endelege versjonen av rapporten.

Rådmannen skriv at:

«I punkt 5.1.1 blir opplæring omtala.

Klepp kommune gjennomfører folkevalgtopplæring der eigarskap er tema. Opplæring for

folkevalde var obligatorisk så langt det praktisk lar seg gjera, med innkalling som til eit

kommunestyremøte og dei som ikkje kunne møta skulle melda forfall. Det var nokså nær fullt

oppmøte der også dei første varamedlemmene var kalla inn. Dei folkevalde sine roller i styrer

og råd og praktisering av kommunen sin eigarstrategi var eit av fleire emner i opplæringa. Ein

tek sikt på noko liknande etter valet i 2015.»

Revisjonen har presisert den opprinnelege tilrådinga frå «gjennomføre obligatorisk opplæring til

folkevalde» til at kommunen bør «følgje opp opplæringa for folkevalde to år etter første opplæring

(innanfor ein valperiode)».

Årsaka til endringa er at revisjonen kan sei seg einig i at opplæringa som kommunen

gjennomfører er obligatorisk. Samstundes vil revisjonen vise til at KS tilrår at opplæringa som blir

gjennomført ved starten av valperioden blir følgt opp etter to år.

Rådmannen skriv vidare at:

«Habilitet

Spørsmål om habilitet i styret er regulert av aksjelova. Spørsmålet om habilitet i kommunen er

regulert av kommunelova (som igjen viser til forvaltingslova) og dette har som i andre forhold

der det kan vera spørsmål om nokon er inhabil blitt handtert i samsvar med lova. Å lage eigne

retningsliner trur ikkje rådmannen ein skal gje seg ut på, då ein kan koma til å både vera for

streng eller for lite streng i forhold til lova. Aktuelt folkevald organ må forta ei konkret vurdering

av habilitet i høve til lova.»

Revisjonen har presisert den opprinnelege tilrådinga frå «utarbeide rutinar for handtering av

moglege habilitetskonfliktar» til at kommunen bør «utarbeide retningslinjer som sikrar at

styrerepresentantar som også er folkevalde er kjend med korleis dei skal handtere moglege

habilitetskonfliktar».

Revisjonen har endra tilrådinga for å få betre fram at vi ikkje ser for oss at det bør lagast

retningslinjer for alle tilfelle av habilitetsspørsmål, men at det kan gjerast klart at det kan oppstå

habilitetsutfordringar ved at styrerepresentantar også sit i kommunestyret/formannskapet og at

styrerepresentantar derfor må vere ekstra påpasseleg med å vurdere sin habilitet om

kommunestyret/formannskapet handsamer saker vedrørande selskapet dei sit i styret for.

60

Vedlegg 4: Oversikt over sentrale

dokument og litteratur

Lovar, forskrifter og rettleiarar

Arbeids- og sosialdepartementet. Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv.

(arbeidsmiljøloven), LOV-2005-06-17-62

Arbeids- og sosialdepartementet. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og

sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), FOR-1996-12-06-1127

Nærings- og fiskeridepartementet. Lov om aksjeselskaper (aksjeloven), LOV-1997-06-13

nr. 44

Nærings og fiskeridepartementet. Lov om offentlige anskaffelser. LOV-1999-07-16 nr. 69

Nærings- og fiskeridepartementet. Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene

(vann- og energiforsyning, transport og posttjenester). FOR-2006-04-07 nr 403.

Nærings og fiskeridepartementet. Forskrift om offentlige anskaffelser. FOR-2006-04-07

nr. 402

Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Veileder til reglene om offentlige

anskaffelser. 2013.

Justis- og beredskapsdepartementet. Offentleglova. LOV-2006-05-19 nr. 16

Justis- og politidepartementet, Lovavdelinga. Rettleiar til offentleglova. 2009

Dokument frå Klepp Energi

Avtale mellom Klepp Energi AS (KE) og Klepp kommune (KK) om drift og vedlikehold av

veilys tilhørende Klepp kommune. 15.10.1997

Dokumentasjon knytt til stikkprøvegjennomgang innkjøp

HMS-håndbok. Klepp Energi. Rev. Dato: 06.12.12

Etiske retningslinjer for Klepp Energi AS, utdatert

Informasjon frå styret i Klepp Energi til formannskapet om eigarstrategien for Klepp

Energi som skal behandlast i formannskapet 28.10.13. Notat frå styret i Klepp Energi til

formannskapet, 24. oktober 2013.

Protokollar frå styremøte 2012 og 2013

61

Protokollar frå generalforsamlingar 2010-2013


Strategiplan for Klepp Energi AS, 2014

Styreinstruks for Klepp Energi AS, vedtatt 16.12.2008

Vedtekter. Klepp Energi AS, udatert.

Årsmeldingar og årsrekneskap for 2010, 2011, 2012 og 2013

Dokument frå Klepp kommune

Eigarstrategi – Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 82/09, 14.12.2009

Eigarstrategi for Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 51/13, 11.11.2013

Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013

Referat frå samarbeidsmøte. Møte mellom Klepp kommune og Klepp Energi 18.

desember 2013

Revisjon av eigarstrategi for Klepp Energi AS, formannskapssak 39/13, 26.08.13

Styrevervregister – Retningslinjer. Kommunestyret i Klepp kommune saks 18/07,

26.03.2007

Anna litteratur

Offentlige anskaffelser. Regelverk, praksis og løsninger. M. Dragsten, 2013

Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. KS, mai 2013

RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon, 2011

Selskapskontroll – fra a-å (”Praktisk veileder”). NKRF 2010

Kontrollutvalgsboken. Kommunal- og regionaldepartementet 2010

Nettsider

www.nve.no

www.klepp-energi.no

www.ravninfo.no

www.proff.no

http://www.proff.no/

62

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee,

and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see

www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

and its member firms.

Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning

multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings

world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's

approximately 200,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence.

© 2014 Deloitte AS

Documents

Selskapskontroll | Klepp kommune Klepp Energi AS · Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Slutte seg til KS sitt styrevervregister 2. Dokumenterer styret