Séminaire sdsi pluralis 2013 07 28 v 05.1

Séminaire Schéma directeur du SIpar P. JACQUOT 29/07/2013 | Version 5.0

© VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 2

Objectifs

Identifier les fondamentaux d’un schéma directeur (objectifs, enjeux, cibles, méthode, étapes et pratiques actuelles)

Acquérir la pratique de réalisation d’un schéma directeur à travers deux cas pratiques


SommairePremière journée

1. Le système d’information et sa place dans les organisations

2. Que peut-on attendre d’un schéma directeur ? Quels enjeux ?

3. Quel est le positionnement du schéma directeur ?

4. Quelles méthodes pour élaborer son schéma directeur ? Quel périmètre ?

5. Quelles sont les cibles du SDSI ?

6. Les étapes du processus de construction du schéma directeur

7. Les tendances fonctionnelles et techniques constatées différentes dans les différentes organisations

8. Comment réussir son schéma directeur ?

9. Comment réduire les délais et les coûts de réalisation d’un SDSI ?

10. Atelier sur l’alignement orientations stratégiques des organisations avec les orientations IT

11. Le focus sur le portefeuille des projets


Sommaire

Deuxième journée Rappels des concepts et de la démarche (1h)

Atelier - étude de cas sur la réalisation d’un Schéma directeur (3h)

Atelier- travail sur la priorisation des projets (1h30) Focus sur la gouvernance et les outils du schéma

directeur (1h)

Prérequis et facteurs-clés de la réussite du SDSI


1. Le système d’information et sa place dans les organisations


Introduction

Le système d’information et sa place dans les organisations

La situation actuelle Une évolution permanente des activités métiers Un écosystème externe de plus en plus mouvant La nécessité d’améliorer l’efficacité et l’efficience Un SI d’information qui peut tendre à se complexifier Des technologies sans cesse renouvelées Une exigence de réactivité et d’agilité Une recherche de réduction des coûts

Les conséquences Un besoin de faire évoluer et de sécuriser les processus avec les outils informatiques Une transformation réciproque des organisations et des systèmes d’information Une interaction permanente entre les acteurs du SI, les technologies, la stratégie de

l’entreprises ou de la collectivité, l’organisation du travail, les normes, les valeurs, et les connaissances, etc

La nécessité de mieux contrôler le SI pour répondre aux attentes des métiers et aligner les stratégies dans le moyen et long terme

Une priorisation nécessaire des projets suggérés par la maîtrise d’ouvrage


L'évolution des préoccupations informatiques et les pressions actuelles de l'écosystème

L’informatique considérée plus comme un poste de

dépenses qu’un levier d’amélioration

S.I.

Evolution permanente des technologies et du besoin

d’alignement avec les exigences des métiers

Complexité du SI dû à l’empilage des couches technologiques et

au périmètre fonctionnel

Demande grandissante des clients dans le domaine de l’automatisation des procédures et

des besoins en pilotage

Engagement variable des métiers dans la définition des besoins et la mise en œuvre

des solutions

Prise de conscience variable par les métiers de

l’impact de la mise en œuvre des solutions dans les processus de gestion

cible

Défaillance ou peu d’engagement dans la gouvernance du SI au niveau de la direction

générale

De plus en plus de demandes dans l’urgence

Restriction ou stabilisation des budgets

Préoccupations de la DSIEcosystème des métiers

Pression de l’écosystèmeExterne (clients, partenaires)


Tendances du SI dans le futur

Mobilité

Ouverture du SI vers les clients et partenaires

Collaboratif et partage d’informations interne

Accès à tous au SI

Boutique d’applications

Multiplication des applications

Traitement de tous les types de données

Communautéset réseaux sociaux

Archivage et recherche

Dématérialisation des échanges

Nouveaux Usages


Tendances du SI dans le futur

Gouvernance par les métiers

Externalisation

Sécurisation et continuité de

service

Simplificationurbanisation

Agilité

Optimisation de l’existant

Contrôle des coûts

Mutualisation

Qualité de serviceaccrue

Conduite de projet formalisée

Nouveaux services


2. Que peut-on attendre d’un schéma directeur ? Quels enjeux?


Définition du schéma directeur

Définition 1 : Ensemble de documents ayant pour objet de fixer à long terme les orientations fondamentales du système d’information d’une organisation

Définition 2 : En cohérence avec la stratégie générale de l'entreprise, après un bilan de l'existant et des opportunités de l'état de l'art, le schéma directeur doit toujours avoir pour objectif d'orienter les politiques du systèmes d'information. Il peut avec profit s'appuyer sur une logique de cartographie informatique de l'entreprise, voire d'urbanisme. Il doit toujours déboucher sur un phasage des plans d'action et sur un budget.


Pourquoi un schéma directeur ?

• Construire un SI en phase avec les orientations de l’organisationPour que le SI s’intègre dans la stratégie globale de

l’organisation

• Planifier pluri-annuellement les actions de développement du SIPour permettre une vision à moyen terme des actions à mettre en œuvre et des moyens nécessaires à mobiliser

• Garantir la cohérence d’ensemble du SIPour s’assurer que les différents projets forment un tout

cohérent et efficient

• Définir les axes stratégiques d’évolution du SIPour choisir des axes de développement qui définissent la

philosophie du SI

• Fédérer les choix de manière participativePour mener une démarche incluant les agents et les «clients» pour s’assurer de l’adhésion de chacun

Objectifs


La dynamique du SDSI

DirectionsMétiers

Clients externes

Gestion des

priorités

Applications

Projets

Ressourceshumaines

Ressourcesmatériel-logiciel

Budget

Planning

Services

Systèmed'information

Demandes

Services

Gouvernance des SI


Les Strates du SI

Pilotage

Front Office

Back Office

Support

Indicateurs – tableaux de bord

Fonctions tournées vers le client ou le citoyen

Fonctions tournées vers les métiers support de l’organisation

Fonctions tournées vers le support transversal de l’organisation


Les enjeux du SDSI

• Répondre aux besoins des directions et services

• Répondre aux besoins des usagers et clients• Répondre aux besoins des partenaires• Mettre en place les structures

opérationnelles d’exécution (DSI et directions-services utilisateurs)• Maîtriser et optimiser les coûts d’acquisition

et de fonctionnement• Mettre en place les structures de pilotage du

SDSI• Mobiliser les ressources financières et

humaines• Accompagner le changement (hommes &

organisation)• Veiller à la cohérence du système

d’information et à la maîtrise de son développement

Enjeux


Les enjeux métiers et les enjeux du SI / administrations

Illustration


Les enjeux métiers et les enjeux du SI / entreprises

Enjeux métiers

Le schéma directeur des SI devra s’attacher à dégager les

enjeux et les axes d’évolution du SI à partir des enjeux et besoins

métiers et des opportunités offertes

par les TIC

Améliorer l’efficience des activités et des processus

Enjeux SI

S’orienter vers des croissances externes

Développer les actions commerciales

Mieux piloter les activités

Passer d’une fonction informatique à une fonction système d’information

Développer l’externalisation et la sous-traitance

Urbaniser le SI

Ouvrir le SI vers les clients et les partenaires

Illustration


Les enjeux du SDSI

Outre le fait de prendre en compte les projets et leur valeur ajoutée, il ne faut pas perdre de vue que la démarche SDSI constitue un moment favorable pour de se poser des questions sur la valeur d’usage des applications et des moyens déjà mis en œuvre.


Points d’attention du SDSI

Donner une orientation stratégique au futur

Système d’Information

Planification des projets mis en œuvre

Planification des budgets relatifs aux projets

Organisation des ressources humaines et informatiques

Actions transversales à mener (évolution des logiciels existants, conduite du changement, tableaux de bord, etc.)

SDSI

Définir

Mettre en place

Organiser

Répondre aux besoins

• Périmètre technique et fonctionnel

• Axes de progrès• Organisation des ressources

• Structure de pilotage• Structure opérationnelle

• Ressources financières• Ressources humaines• Achats & marchés• Enjeux juridiques

• Directions• Utilisateurs• Administrés/clients


Les objectifs du SDSI (exemple)

Favoriser et développer toute action ayant un impact direct sur l’amélioration

du service au citoyen ou du client

Développer des e-services à destination des usagers et partenaires

Satisfaire les attentes des directions en détecter et qualifiant de nouveaux besoins applicatifsAppliquer les principes de gouvernance

Optimiser les outils existants souvent pas assez exploités

Développer des usages au travers des outils collaboratifs pour favoriser la circulation de

l’information

Développer au sein du service une approche clientDéfinir des indicateurs de pilotage

Alignement stratégique avec la politique publique menée par la collectivité territoriale ou l’entreprise

Définir des budgets (PPI) en investissement & fonctionnement

dans une perspective budgétaire réaliste

Convaincre et mobiliser les agents la collectivité territoriale ou l’entreprise pour exploiter au mieux

les outils qui seront mis en place

Illustration


L’urbanisation du SI

Urbaniser, c’est disposer d’un système plus apte à servir la stratégie de la collectivité et à satisfaire son besoin métier.

Urbaniser c’est anticiper les changements et déterminer la trajectoire permettant d’aller de l’ancien au nouveau système d’information


3. Quel est le positionnement du schéma directeur ?


Positionnement du schéma directeur informatique

Stratégie métiers

Stratégie SI

Tactique SI

Opérationnel SI

SDSI

Le SI n’est pas seulement un poste de dépenses, il est avant tout un levier pour améliorer le fonctionnement des organisations

Stratégie de l’entreprise


4. Quelles méthodes pour élaborer son schéma directeur ? Quel périmètre ?


Quelle méthodologie ?

• Un lancement préparé

• Des interviews individuelles ou de groupe – des groupes de travail sur des thématiques transversales précises (mobilité, collaboration, dématérialisation des échanges, archivage, optimisation, qualité de services, etc)

• Des réunions point de contrôle d’avancement

• Un PAQ fil rouge du SDSI PAQ?

• Des instances de pilotage et de projet

• Un plan de communication


Quels préalables au démarrage d’un SDSI ?

• Mobiliser les ressources

• Préparer et organiser les entretiens (interviews et groupes)

• Définir les modalités d’exécution avec le prestataire (PAQ)

• Planifier les étapes et les réunions de validation

• Préparer le plan de communication à tous les niveaux


Les 3 périmètres

• Intégrant les besoins métiers (social, élections, associations, etc)

• Intégrant les besoins transversaux • Intégrant les besoins support de gestion

(comptabilité, analytique GRH, patrimoine, etc)• Intégrant les besoins support de gestion bureautique

(messagerie, agenda, GED, travail collaboratif)• Intégrant les besoins d’information (sites web)

• Intégrant les infrastructures LAN et WAN• Intégrant les infrastructures Serveurs et systèmes

d’exploitation• Intégrant la sécurité• Intégrant les bases de données• Intégrant les infrastructures Serveurs et systèmes

d’exploitation• Intégrant les infrastructures téléphonie• Intégrant les postes de travail et unité d’impression

• Intégrant le management des ressources informatiques internes et des prestataires (infogérants, SSII, etc)

• Intégrant la méthodologique• Intégrant le reporting et la gouvernance

Technique

Fonctionnel

Organisationnel


Le périmètre fonctionnel (illustration collectivité)

Gestion de la Logistique

Ressources humainesGestion financière

et pilotage

Animation culture et sport

Développement urbain Services au public

Informationsau public (web)

Sécurité et santé publique

Affaires socialesEducation, Enfance,

Collèges et

Juridiqueet marchés publics

Gestion du patrimoine

Gestion technique(bâtiments, éclairage – espaces verts,

routes, collèges, lycées, etc)

SIG ……Travail

collaboratifGestion et outils

des élus

Illustration


Le périmètre fonctionnel (illustration entreprise)

Gestion financièreet pilotage

Gestion des ressources humaines

Paie

Gestion de la production Gestion des achats Gestion du SAV

MessagerieIntranetGED

Gestion commerciale CRM Gestion de la Logistique

Sites web …Gestion collaborativeArchivage

Illustration


Le périmètre technique

Architecture Serveurs

Architecture Serveurs

Postes Clients & Helpdesk

Postes Clients & Helpdesk

Messagerie & téléphonieMessagerie

& téléphonie

Réseau (Lan – Wan)

Réseau (Lan – Wan)

SécuritéSécuritéInfrastructuresInfrastructures

3. Politique antivirale

5. Sé éphysique

2. Patch Management

3. Politique antivirale3. Politique antivirale

5. Sééphysique5. Sécurité physique

1. Politique de sauvegarde

4. Gestion des risques


Le périmètre organisationnel de la DSI

Gouvernanceet reporting

Managementcollaborateurs DSI

Organisation et répartitiondes missions

Méthodologieet gestion de projets

Disponibilité et réactivitédes collaborateurs DSI

Compétencesdes collaborateurs DSI

Gestion des budgets

Politique d’achat

Documentation


Les axes du SDSI

Inventaire des fonctions existantes

Définir les priorités

Construction du cadrecible de l’urbanisation

Etude d’impact sur l’organisation et le SI

Définition de la cartographie cible

Applications - Infrastructures - Réseau - Référentiels de données Flux entre les différentes briques

En fonction des axes stratégiques de l’organisation

Pour servir de référentiel à la construction de la cartographie cible

Mise à jour des composantes du SI Révision des processus métiers

Description des briques et des liens les unissant

AxesAxes Contenu ActeursActeurs

DSI Collaborateurs SI

DSI Directeurs métiers

DSI Collaborateurs SI

DSI Directeurs métiers

DSI Directeurs métiers Collaborateurs SI


Les points d’attention

Améliorer ou proposer une nouvelle organisation de la DSI

Objectifs /Métiers

Objectifs /Direction SI

Identifier et qualifier les besoins en fonction de leur valeur ajoutée et des apports dans la nouvelle organisation

Trouver les solutions et les alternatives les plus appropriées (/fonctionnalités, /valeur ajoutée /

organisationnelles/urbanisation/usages)Programmer les allocations de ressources et de crédits

avec un nouveau plan de charge de type PPI

Préparer la conduite du changement

Renforcer la gouvernance par le pilotage

Assurer un état des lieux complet du système d’informationsProposer des structures et des outils (tableaux de bord) pour suivre

l’état d’avancement du déploiement du SDSI et l’évaluer

Définir les outils, les tendances technologiques et les méthodologies du service pour mieux contrôler son activité et l’évolution du SI


Les objectifs sous-jacents du SDSI

Le SDSI est le moment favorable pour bien définir l’urbanisation du système d’information, mettre en évidence les interactions entre les différents composants afin de les rendre plus intégrés et plus performants.

C’est aussi l’instant pour définir son référentiel des données et le travail à accomplir pour assurer sa fiabilité et les procédures de mise à jour.


5. Quelles sont les cibles du SDSI ?


A quoi doit répondre le SDSI ?

Le SDSI offre l’occasion de rendre plus lisible le Système d’information au niveau de la direction générale par une mise en évidence :

De ses apports et du souci de sa disponibilité Des coûts Des moyens mis ou à mettre en œuvre De ses interactions Des priorités Etc


A quoi doit répondre le SDSI ?

• Des élus, des directions, des services et des agents

• Des usagers• Des partenaires

Répondre aux besoins

Maîtriser & Optimiser les coûts

Mettre en placedes structures

Mobiliser etAccompagner

Assurerla cohérence

• Coûts d’acquisition et de fonctionnement

• Structures opérationnelles (DSI et directions-services utilisateurs)

• Structures de pilotage du SDSI

• Mobiliser les ressources financières et humaines• Accompagner le changement (hommes &

organisation)

• Veiller à la cohérence du système d’information et la maîtrise de son développement


Les cibles du SDSI

Les Actionnaires (pilotage)

Les Elus (pilotage et e-administration)

La DG (pilotage)

Les directions (pilotage, gestion opérationnelle, back office, front office, support)

Les Personnels et Agents (gestion opérationnelle, back office, front office, support)

Les Clients et Administrés (information, e-services, démocratie participative et interactivité)

Les partenaires (échanges d’informations, espace collaboratif et e-services)


6. Les étapes du processus de construction du schéma directeur


Les points abordés

• Quelles étapes ?

• Quels livrables pour quelle étape ?

• Quelle organisation et quels acteurs ?

• Quel planning ?

• Quelles ressources ?


Quelles étapes ?

• Préparation de la mission en définissant l’organisation du projet et en prenant connaissance du contexte.

Analyse de l’existant sur le plan fonctionnel, technique et organisationnel ainsi que les besoins couverts et non couverts.

Proposition d’axes d’évolution sous la forme de plusieurs scénarios globaux et choix d’un scénario.

Approfondissement du scénario retenu, définition des projets à mener et formalisation du SDSI.


Quelles étapes (suite) ?

Points-clésPoints-clés

Convaincre Mobiliser Communiquer Organiser Planifier


Illustrations (suite) (peu clair)

Contenu des entretiens préalables Organisation de la communication Implication des différents acteurs pendant et après le SDSI Planification et pilotage de la mission Importance du séminaire de lancement



Recenser l’existant Recenser les besoins Synthétiser les besoins Comparer Evaluer le service rendu

Points-clésPoints-clés

Points d’attention sur les services au public

et partenaires

Points d’attention sur les services au public

et partenaires

Envisager éventuellement un benchmark



Analyse de l’existant – comment l’aborder ? Intérêt d’un benchmark Nécessité de valider de façon intermédiaire les résultats



Points-clésPoints-clés Définir les scénarios d’évolution Définir les cibles fonctionnelles et techniques Définir la liste des projets fonctionnels et techniques Définir la liste des actions-clés



Construction des scénarios Choix du scénario et préparation des cibles Préparation du portefeuille de projets et des actions

d’accompagnement Importance de l’engagement du Comité de Pilotage



Phase 4 : Formalisation du SDSI4

Points-clésPoints-clés Choisir le scénario Choisir la cible fonctionnelle et technique Choisir les projets fonctionnels et techniques Choisir les actions-clés Préparer le suivi du SDSI



Validation du scénario et des moyens à mettre en œuvre Nécessité des actions d’accompagnement Nécessité d’un document de communication multi-cibles Préparation du suivi du SDSI


Une étape à laquelle il faut penser ….

Des réunions de suivi des projets doivent se tenir régulièrement

Des arbitrages doivent être prononcés De réorientations peuvent être faites De nouveaux projets non prévus peuvent s’intercaler dans le

plan de déploiement Des budgets révisés

Suivi du SDSI5

Ne pas oublier qu’après son adoption l’exécution du SDSI doit aussi être suivi durant 4 à 5 années.

Des instances de gouvernance doivent être créées


Les livrables associés à chaque étape

Etapes Livrables

Conducteur réunion lancement PAQ Planning

Questionnaire enquête

Synthèse enquêtes + benchmark

Synthèse étape 2

Projets fonctionnels

Projets techniques Projets d’organisation

Fiches Projet et Fiches Action

Rapport final et scénario choisi Cartographie Plaquette de communication

Synthèse étape 3 (+ scénarios)


Les principaux livrables associés à chaque étape

Livrables UtilitéPhase 1 - Réunion de lancement + Compte rendu

Permet de cadrer le projet, de définir les acteurs, de planifier le projet

Phase 2 - Questionnaire d’enquête des besoins

Envoyé une semaine avant l’interview. Sert de base de travail à l’ identification des besoins

Phase 2 - Synthèse des enquêtes Synthétise les besoins exprimés par nature (fonctionnel-technique) et par activité – présente le benchmark

Phase 2 – Synthèse Etape 2 Rapport identifiant l’existant, les constats positifs et les axes d’améliorations

Phase 3 – Rapport de synthèse Phase 3 + liste des chantiers fonctionnels, techniques et organisationnels

Rapport précisant les axes d’améliorations, les moyens pour y arriver (ressources, budget, solutions et les contraintes selon les scénariosListe des chantiers (objet, budget, ressources, date cible, contraintes, etc) Plan d’actions à mener

Phase 4 – Rapport final Scénario retenu et amendéListe des chantiers retenus et planifiés + fiches projetPlan d’actions à mener et méthodes de suivi du SDSI

Phase 4 – Cartographie Cartographie applicative de l’existant et des projets

Phase 4 – Plaquette de communication Document de synthèse du SDSI à destination des élus, directeurs et agents de la collectivité


Focus sur le rapport final

• L’analyse critique de l’existant• Le point sur le dernier SDSI• Les grandes orientations du système d’information :

fonctionnelles, techniques et organisationnelles• Les projets fonctionnels et techniques (objet, objectifs,

valeur ajoutée, budget, planning, contraintes de mise en œuvre, degré de priorité)

• Les moyens à mettre en œuvre (organisation, compétences et les méthodes à appliquer)

• Les actions transversales à prévoir (formation, conduite du changement, sensibilisation, adoption d’un référentiel, gouvernance du SI et du SDSI, etc)

• Le plan de financement sur 3 à 5 ans• Les règles de gouvernance (suivi de l’exécution du SDSI)

• Les facteurs-clés de la réussite (implication direction générale, etc)

Il décrit :Il décrit :

http://thumbs.dreamstime.com/z/d%C3%A9pliant-avec-des-documents-2015580.jpg

http://thumbs.dreamstime.com/z/d%C3%A9pliant-avec-des-documents-2015580.jpg


Qui doit participer au projet ?

• Le DGS définit la stratégie de la collectivité

• Un ou des élus donne(nt) les orientations politiques

• Les directeurs et chefs de services expriment des besoins opérationnels et stratégiques

• Les utilisateurs-clés ou agents au contact du public expriment des besoins opérationnels

• Le DSI exprime des besoins stratégiques et techniques

• Les responsables de service ou de domaine de la DSI expriment des besoins techniques et des ressources

• Des partenaires expriment des besoins fonctionnels


Quelle structure de projet pour exécuter le SI ?

Composition

Directeur Général des Services2 Directeurs Généraux Adjoints

Directeur de la D.S.I.Chef de projet Ville

Responsable de mission

Composition

Directeur Général des Services2 Directeurs Généraux Adjoints

Directeur de la D.S.I.Chef de projet Ville


Composition

Directeur Général adjointComité de direction D.S.I.

Chef de projet Directeur des FinancesDirection opérationnel


Composition

Directeur Général adjointComité de direction D.S.I.

Chef de projet Directeur des FinancesDirection opérationnel


Composition

Chef de projet Adjoint au responsable de mission

Composition

Chef de projet Adjoint au responsable de mission

Comité de Pilotage Comité Opérationnel

Comité restreint

Illustration


Quels rôles au sein des instances ?

Décide du choix des prestataires à retenir pour les présentations

Valide le choix du prestataire Valide le planning de déploiement des

différentes fonctions et le plan qualité projet

Participe aux orientations et arbitre les options (organisation, affectation de ressources, engagement des dépenses) lors de la phase d’étude

Valide les études & développements internes

Participe aux présentations des logiciels Prépare les décisions du Comité de

Pilotage Participe à la phase de choix Participe à la préparation du projet de

déploiement Participe à la validation du dossier de

paramétrage Participe à la définition des actions de

communication Redéfinit et valide les nouveaux processus

Comité de Pilotage Comité Opérationnel


Quel planning ?

1 semaine

DélaiDélai

2 semainesà

4 semaines 10 semainesà



Phase 1 : Cadrage et planification1

Phase 2 : Audit de l’existant

Phase 3 : Scénarios3

Phase 4 : Formalisation du SDSI4

2


Quelles ressources (charges)?

Nature de la ressource Charge en jours

Commentaires

Directeur de projet 3 à 6 jours Surtout en réunion de Comité de pilotage

Directeur ou chefs de services 1 à 3 jours Lors des interviews ou groupe de travail

Chef de projet utilisateur SDSI 20 à 40 jours En réunion, en interview ou groupe de travail

Chef de projet informatique SDSI 10 à 20 jours En réunion, en interview ou groupe de travail

DSI 3 à 8 jours Pour les validations

Responsable de domaine de la DSI 1 à 2 jours Entretien

Utilisateur-clés 0,5 à 2 jours Selon importance du domaine


7. Les tendances fonctionnelles et techniques constatées dans les différentes organisations


Les tendances et chantiers /collectivités

• Optimiser l’usage des outils existants (RH, GF, EC, etc)

• Mettre en place de nouveaux outils de gestion (patrimoine, courrier, recrutement, commandes internes, recettes, etc)

• Mettre en œuvre des tableaux de bord• Développer le service public en ligne

(bornes interactives, service de proximité, mise en ligne de formulaires, espaces publics numériques, webtélé, accès wifi, etc)

• Favoriser aux handicapés l’accès au système d’information

Améliorer la gestion interne et le service à l’administréAméliorer la gestion interne et le service à l’administré

Illustration


Les tendances et chantiers / entreprises

• Optimiser l’usage des outils existants (RH, GF, EC, etc)

• Mettre en place de nouveaux outils de gestion (CRM, gestion commerciale, )

• Mettre en œuvre des tableaux de bord et infocentre

• Développer le service client en ligne (gestion te suivi des commandes, offres de services web, etc)

• Favoriser aux partenaires l’accès au système d’information

Améliorer la gestion interne et les services aux clientsAméliorer la gestion interne et les services aux clients

Illustration


Les tendances et chantiers

• Améliorer le partage d’informations (intranet – extranet - ENT) et la transmission externe avec l’état et des partenaires (Edi)

• Créer des infocentres décisionnels• Créer des bases de données interlocuteurs• Développer la dématérialisation (ex : gestion

courriers/notes réflexion sur l’archivage légal et opérationnel, délibérations ....)

• Améliorer le partage d’informations (ex : photothèque) et la transmission interne (circuits de l’information et intranet, bornes numériques-agents)

• Améliorer l’interaction du SIG ou gestion des process avec le système de gestion

• Faciliter les rencontres, réduire les temps et frais de transport (téléconférence, webconférence)

Améliorer le partage de l’information et sa transmissionAméliorer le partage de l’information et sa transmission


Les tendances et chantiers (suite)

• Améliorer l’assistance aux utilisateurs, le confort de travail et l’accès aux agents ne possédant pas de postes de travail

• Accompagner le changement des procédures

• Mener une réflexion sur les missions, l’évolution des compétences et les charges de la DSI, la disponibilité et la sécurité du SI

Mieux s’organiser au sein de la DSI pour améliorer le service renduMieux s’organiser au sein de la DSI pour améliorer le service rendu


Les tendances et chantiers (suite)

• Déployer et usage généralisé les logiciels libres

• Consolider l’infrastructure informatique et téléphonique

• Développer la stratégie Xnet (intranet – extranet)

• Faire évoluer l’infrastructure de manière cohérente afin de produire des services à valeur ajoutée

• Virtualisation, nomadisme, sécurisation et disponibilité SI

Mettre un socle technologique cohérent pour assurer un déploiement pérenneMettre un socle technologique cohérent pour assurer un déploiement pérenne

Illustration


8. Comment réussir son SDSI ? Comment suivre l’exécution du SDSI ? – Quel sera le rôle du DSI ? – Les principes de

gouvernance


Comment réussir l’exécution de son SDSI ?

• Mettre en place des structures de gouvernance

• Intégrer la MOA dans la conduite des projets

• Mettre en place des outils de pilotage des projets

• Communiquer sur l’avancement du SDSI

• Réviser le SDSI annuellement


Mettre en place des structures de gouvernance

Rôle

• Etablir les priorités• Vérifier l’avancement général• Lancer ou arrêter les projets

Rôle• Contrôler l’avancement des projets

des Pôles ou Directions et leur coordination au sein de son Pôle ou direction

• Coordonner les actions et les mobiliser les ressources

• Rendre compte au CMSI

Comité de Management du Système d’information

CMSI1 réunion tous les 6 mois

Comité deCoordination

COCOR3 à 4 réunions/an


Mettre en place des structures de gouvernance (suite)

DSI Responsables

d’activité

Comité Informatique

1 réunion hebdomadaire

RôlesIl est composé :

Documents à fournir

Ordre du jour Plan d’actions mis

à jour Portefeuille des

projets mis à jour Indicateurs mis à

jour une fois par mois

Décision et arbitrage Echange et partage

d’informations Prépare les réunions du CMSI

et COCOR Interface avec la Direction

Générale et les autres entités de la collectivité

Au besoin des réunions de synchronisation par activité peuvent être organisées de façon hebdomadaire


Intégrer la MOA dans les projets

• Développer la responsabilisation de la MOA

• Professionnaliser la MOA à la conduite des projets informatiques

• Gérer la conduite du changement• Communiquer• Impliquer la direction


Mettre en place des indicateurs de pilotage du SDSI

Objet du projetDate cible

TendanceRespect

délaiRespectbudget

Définition et généralisation d’outils de gestion de projets. Elaboration de revues de projets pour améliorer le pilotage

Mi-2008 J K L

SUIVI DES BUDGETS

SECURITEDISPONIBILITE DU SI

HELPDESK APPLICATIF & BUREAUTIQUE

VOLUMES D’ACTIVITE DU SI

PROJETS APPLICATIFS

Indicateurs signifiant le taux de disponibilité du SI et le niveau de sécurité

Indicateurs signifiant pour chaque projet, son état d’avancement, le respect du délai, des budgets et de la cible et les difficultés rencontrées

Indicateurs signifiant l’état de consommation des budgets d’investissement et de fonctionnement

Indicateurs signifiant le nombre d’appels et le taux de réponse

Indicateurs signifiant les volumes et leur évolution (stockage, messages échangés, nombre d’imprimantes, de PC, etc)


Communiquer sur l’exécution du SDSI

Publier tous les 4 ou 6 mois un édito sur la progression du

SDSI

Point sur le calendrierd’avancement

Focussur les projetsprincipaux ou critiques

Point surl’organisationdu SDSI

Focussur les objectifs d’un projetlancé

Focussur un projet en mode opérationnel

Axes retenusdans le SDSI

Instancesdu SDSI

Publier un document de synthèse à l’intention des élus et des actionnaires

Enjeux et axes du SDSI Projets – Planning et budgets associés Actions de fond à mener Ressources identifiées Réflexions à mener


Réviser le Schéma directeur au moins annuellement

Le schéma directeur ne doit pas rester figé après son élaboration.

De nouveaux projets dictés par les circonstances peuvent apparaître, des projets prévus stoppés ou simplement arrêtés. Les budgets sont susceptibles aussi d’évoluer. Des actions d’accompagnement supplémentaires peuvent être décidés.

L’instance de gouvernance du SDSI doit se réunir au moins deux fois par an pour décider de nouvelles orientations et compléter la feuille de route des années qui suivent.


Quel rôle du DSI dans l’exécution du SDSI ?

A l’exception des projets techniques et des projets fonctionnels transversaux, il n’est pas le propriétaire ou le responsable des projets. Mais il doit :

Veiller à la cohérence de leur mise en œuvre Apporter des conseils dans la conduite des

projets Apport son soutien à travers la mise à disposition

d’un chef de projet IT (CPI) lié au chef de projet Métier (CPU)

Suivre les budgets Contrôler et piloter les prestataires Préparer les reportings pour l’instance de suivi

du SDSI Synchroniser les actions d’interdépendance


Prérequis et facteurs-clés de la réussite

Associer la direction générale à la démarche qui ne doit pas être le fait de la direction des systèmes d’information

Faire prendre conscience aux directions métiers du rôle important qu’elles ont à jouer sur le SI

Associer dans une démarche participative tous les agents/personnels concernés par le SI

Communiquer sur l’utilité et le respect du SDSI

Ne pas dépasser 3 à 5 mois la période de réalisation du SDSI

Prévoir les instances de suivi du SI et du SDSI

Mettre en place les outils de pilotage du SDSI et du SI

La vie du SDSI doit être co-animée par les directions métiers avec le soutien de la DSI


9. Comment réduire les délais et les coûts de réalisation d’un SDSI ?


Comment réduire les délais ?

• Préciser les grandes orientations politiques de la collectivité

• Préparer la cartographie des applications • Préparer la cartographie de l’infrastructures• Préparer la liste des chantiers fonctionnels et

techniques• Planifier toutes les étapes du SDSI• Préparer des questionnaires• Utiliser la messagerie pour la gestion des agendas• Mobiliser les ressources avant la notification et prévoir

leurs charges dans l’espace de déroulement du SDSI

Préparer un maximum d’éléments pour réduire la phase d’analyse de l’existant Planifier un maximum d’actions pour mobiliser à l’avance

Faire valider les rapports finaux par la direction générale et le groupe projet


Comment réduire les coûts ?

• Définir le plus en amont possible les orientations de la collectivité ou de l’entreprise

• Formaliser le plus en amont possible les éléments sur l’existant et les projets

• Participer aux phases d’analyse des besoins pour bien s’imprégner du SDSI

• Choisir un AMO ? ayant une bonne expérience des collectivités ou entreprises de votre nature et de votre taille


Comment préparer l’Appel d’offres SDSI ?

• Méthodologie (interviews individuelles, groupe)

• Qualité, expériences et compétences de l’équipe

• Références dans le domaine d’activité

• Plan qualité projet

Points-clés de l’offre


Composition de l’AO

• Orientations politiques et contexte de la collectivité• Contexte et existant informatique (applications et

infrastructures, organisation informatique)• Amélioration attendues

Objectifs du SDSI Etapes du projet Planning du SDSI Ressources internes à consacrer Organisation mise en place Livrables attendues Contraintes à respecter


Critères de choix du prestataire

• Références du prestataire et du responsable de mission

• Qualité des livrables

• Méthodologie de la phase d’analyse des besoins

• Durée de la prestation

• Prix


10. Atelier 1 sur l’alignement orientations stratégiques des organisations avec les orientations IT


Atelier n°1 – Orientations stratégiques

Durée : 1h

A définir avec Pluralis


11. Le focus sur le portefeuille des projets


Focus sur le portefeuille projets

Quels objectifs ?

Identifier les projets fonctionnels, techniques et organisationnels liés directement au SDSI Identifier les critères sur lesquels vont se baser leur priorisation Prioriser les projets Constituer des scénarios d’évolution Les ordonnancer en fonction du scénario choisi Les suivre de manière opérationnelle afin de vérifier leur état d’avancement

Qu’est ce qu’un projet

Un projet est une chose ou un ensemble de choses que l'on se propose de faire en un temps donné, mettant en œuvre des ressources humaines et matérielles faisant l'objet d'une budgétisation, et aboutissant à un ensemble de livrables. Dans le cadre du système d’information, le projet peut déboucher sur une solution fonctionnelle (application) ou solution technique voire la combinaison des deux. Un projet peut englober un ensemble d’actions dépendantes pour aboutir à la mise en œuvre d’un nouveau processus ou des résultats immatériels.


Focus sur le portefeuille projets

Quelles informations pour identifier les projets ?

Programme d’appartenance et propriétaire du projet Caractéristiques et descriptif du projet Critères de priorisation (ROI, importance, niveau de difficulté, budget, délai, ressources,

dépendance, etc) Chef de projet pressenti Date ou période de démarrage Etc

Comment prioriser les projets ?

Se fixer sur une notation arithmétique et sur des critères acceptés Réunir les bons interlocuteurs capables de les prioriser

Comment suivre l’avancement des projets ?

Faire des revues périodiques Si les projets sont nombreux, adopter un outil de gestion de projet où le chef de projet

renseignera régulièrement les indicateurs


Conclusion

12 grandes Tendances du SI

Optimisation logiciels existants Pilotage (dont Infocentre) Développement de la dématérialisation Développement de l’e-administration Développement de l’esprit collaboratif et du partage des connaissances Ouverture du SI vers l’extérieur

Avènement du nomadisme Introduction de la gouvernance du SI Optimisation des dépenses et mutualisation Conduite du changement Analyse de la valeur Evolution des infrastructures (urbanisation, VOIP, virtualisation, disponibilité SI, etc)

1. Lancement

2. Analyse besoins

3. Recommandations

4. Formalisation

4 étapes 5 Objectifs4 Facteurs-clés réussite

Répondre aux besoinsOptimiser les coûtsMettre en place la gouvernance et maîtriser le développementMobiliser des ressourcesPréparer le changement

Impliquer la DG Planifier les étapes Mobiliser des ressources Communiquer


Journée 2


Rappels des concepts et de la démarche

• Le SI et sa place dans les organisations

• Les objectifs du SDSI

• Les enjeux liés au SDSI

• Les cibles du SDSI

Les étapes du processus SDSI

Les conditions à réunir

Le portefeuille des projets et sa priorisation


Atelier n°2 – Priorisation des projets

Durée : 1h30

Constituer les groupes

Définir ce que peut être un projet ? Quels sont les composantes d’un portefeuille de projets ? Sur quels critères peut-on se baser pour prioriser les

projets IT ?

Présenter le résultat de vos réflexions de votre groupe en 20 min


Atelier n°3 – Réalisation d’u n SDSI

Données du cas pratique :• Entreprise française de 4.000 personnes dont 1.700 en France -

Siège et DSI à Paris• 10 Usines dans le monde (3 en France, 3 en Europe, 1 en Tunisie, 1

en Chine, 1 en Inde)• 30 filiales dans le monde dont 15 en Europe• 4 lignes de produits industriels manufacturés dont la moitié sont

configurés en fonction des besoins du client. En 2012, les lignes étaient vendues par 3 réseaux. En 2013, une action pour fusionner les réseaux

• Un projet de croissance externe sur les 4 années à venir avec un taux de croissance de 20%

• 80% des produits sont vendus par des revendeurs. Les matériels importants configurés sont vendus la plupart du temps directement par les filiales


Atelier n°3 – Réalisation d’u n SDSI

Contexte SI :• Un ERP acquis en 2002 entièrement personnalisé + 4 ERP (SAP B-one,

Sage, etc) récupérés lors des acquisitions (Chine, Espagne, Inde). L’ERP actuel n’est plus maintenu par l’éditeur qui a proposé et s’est vu accepté la nouvelle version.

• Des spécifiques développés en fonction des usines (CRM, configurateur, qualité, facturation selon les pays, gestion d’entrepôt) avec une habitude installée d’avoir une partie de sur-mesure

• Une DSI de 75 personnes dont 20 personnes réparties sur les usines importantes (Espagne, Chine, Tunisie), le reste en France au siège. Une bonne maturité de la DSI dans la connaissance des métiers. Mais à ce jour, une gestion de projet non homogène avec 30% de profils analystes tournés vers le développement et des développeurs.

• Une volonté forte de la direction générale d’utiliser le SI comme un levier pour le business

• Une volonté de contrôler le SI des autres usines et filiales mais en laissant une autonomie minimum

• Une bonne maturité de la maîtrise d’ouvrage sur les sites français. Moins dans les autres pays.

• Des projets de changement du système RH (gestion des RH mais sans la paie qui restera locale) pour l’année 2013

• Des projets de mise à disposition d'outils transversaux (portail intranet, GED, archivage, etc) pour les deux années à venir

• Une tendance à externaliser dans les 4 années les infrastructures pour ne conserver que l’expertise

• Une volonté de mettre en place des hubs de distribution en Europe, en Inde et en Chine

• Une décision de mise en place d’un PMO a été décidé en début d’année• Un budget annuel représentant 2,5% du CA qui devrait être ramené à 2% sur les 4

années à venir


Atelier N°3 – Réalisation d’u n SDSI

• Constituer les équipes

• Faire le planning de la mission et constituer les instances de pilotage du SDSI

• Définir les orientations business et les contraintes du SI• Présenter les grandes orientations du SDSI• Fournir des éléments budgétaires liés au SDSI• Déterminer les facteurs-clés de sa réussite

• Présenter le résultat de vos réflexions de votre groupe en 20 min

Durée : 3h00


Swot du SI actuel

Interne

Forces FaiblessesUn système d’information et une fonction SI donnant globalement satisfaction et des technologies répondant au besoin.

Une équipe informatique compétente et motivée.

Une stratégie de système d’information centralisée, progressive, adaptée et intégrant la dimension internationale.

Un SI maîtrisé par l’entreprise et sa DSI. Une source à la fois d’autonomie et de réactivité / flexibilité.

Un réseau d’expert SI dans les métiers partie prenante dans la mise en œuvre du SI. Une atmosphère favorable au changement.

Coût du système d’information.

Un système d’information hétérogène, complexe et des fonctionnalités déployées de manière différente selon les pays (ERP, CRM, …).

Une complexité de consolidation d’ensemble sur les aspects financiers et tableaux de bord stratégiques.

Des ERP (Baan, Opera, …) et certaines applications (CIMSA, …) en fin de vie technologique.

Un manque d’intégration impliquant des ressaisies.

Des maîtrises d’ouvrage à améliorer (CP / Back office du fait de l’hétérogénéité des outils)

Certains métiers peu enclins à utiliser les nouvelles technologies de l’information pour innover.

Des outils déployés mais pas toujours utilisés (CRM, …)

Certains secteurs ITD en manque de ressources.

Externe

Opportunités MenacesUne nouvelle organisation offrant de nombreuses opportunités, une volonté de simplifier et d’homogénéiser.

Davantage d’alignement entre la stratégie de système d’information et les métiers.

Accroître l’utilisation des potentiels du système d’information à travers l’uniformisation des outils à l’échelle du groupe.

Des business processus non définis (surtout sur le volet international).

Des projets de forte ampleur sur une échelle temps restreinte pouvant être facteur de perturbations.


Les projets avec les objectifs et le planning prévisionnel

Décisionnel BI

Gestion des documents

Extranet

Integration

Continuer à intégrer les agences et filiales dans réseau Evolution vers le cloud computing Garantir le niveau de sécurité, le taux disponibilité et les temps

de réponses attendus

Infrastructure

Optimiser et maîtriser le catalogue applicatif Proposer un poste de travail virtuel Unifier les processus support dans tous les pays

Capitaliser les connaissances Améliorer les processus de partage des documents Prendre en compte l'archivage et le versionning Réduire les coûts et l'infobésité

Généraliser le décisionnel à tous les processus-clés et Le faire évoluer en liaison avec les composants du SI L'adapter aux besoins des utilisateurs Adosser le décisionnel sur un datawarehouse complet

Urbaniser le SI au travers d’un bus d’intégration, Faire évoluer la modélisation de processus au travers un l de

BPM

Objectifs

Construire et étendre progressivement le BI à

l’horizon 2013/2018

Définir une stratégie en 2013 puis déployer à partir de 2014

jusqu'à 2010

Déployer à partir de 2013 jusqu'en 2016

Migrer progressivement vers le cloud de 2015 à 2020

Migrer progressivement vers le poste virtuel de 2015 à 2020

Planning

Poste de travail

Sécurité du SI

Suivi des demandes Accéder aux documents techniques Sécuriser et maîtriser les échanges d’infos avec l’extérieur

Optimiser l'usage de Livelink sur l'horizon 2013/2020

Mettre en œuvre une politique de sécurité Communiquer sur les bonnes pratiques et les règles de sécurité

Améliorer et auditer la sécurité de 2013 à 2020