Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Seminar Werken met de nieuwe Aanbestedingswet
Loyens & Loeff
Negometrix
Rotterdam, 20 maart 2013 Amsterdam, 26 maart 2013
Programma
14:00 Inleiding
14:05 Wat verandert er? Aanbestedingswet – Maurice Essers / Gert-Wim van de Meent
14:45 Gids Proportionaliteit / Nieuwe Werkwijze – Laurens Terpstra / Maurice Essers
15:25 Vragen & pauze
15:40 Elektronisch aanbesteden – Negometrix
16.15 Workshops – Tom van Helmond, Laurens Terpstra en Redmar Damsma
17.00 Borrel
2
Overzicht
• Korte introductie nieuwe aanbestedingsregels
• Overzicht Aanbestedingswet
• Belangrijkste wijzigingen t.o.v. huidige kader
• Aanbestedingsbesluit en flankerend beleid algemeen
4
Nieuwe aanbestedingsregels: achtergrond (parlementaire geschiedenis)
• 6 juli 2010: wetsvoorstel Aanbestedingswet naar Tweede Kamer
• 28 maart 2011: Nota naar aanleiding van het verslag en wijzigingsnota
• 14 februari 2012: Tweede Kamer stemt in met wetsvoorstel
• 30 oktober 2012: Eerste Kamer stemt in met wetsvoorstel en Aanbestedingsbesluit
• 20 december 2012: advies Raad van State
• 15 februari 2013: publicatie Aanbestedingsbesluit, Gids Proportionaliteit en ARW 2012 in Staatscourant
• 22 maart 2013: publicatie Regeling modellen eigen verklaring in Staatscourant
• 1 april 2013: inwerkingtreding Aanbestedingswet en –besluit
Boek Tekst en Toelichting (verschijning mei 2013) bevat de belangrijkste regelingen + parlementaire geschiedenis
Handboek Aanbestedingsrecht (verschijning mei 2013) bevat toelichting Nieuwe Werkwijze
5
6
Nieuwe aanbestedingsregels: doelstellingen
• Duidelijker en eenvormiger kader
• Lastenverlichting voor aanbestedingspartijen
• Verankering van aanbestedingsbeginselen
• ‘Regeling’ voor opdrachten onder EU-drempels
• Maatregelen om toegang MKB tot overheidsopdrachten te verbeteren
• Verbetering naleving aanbestedingsregels en professionalisering
Tijdens parlementaire behandeling:
• Leveren van maatschappelijke waarde bij besteding publieke middelen
• doelmatige aanbesteding op basis van total cost of ownership (emvi)
• social return / milieudoelstellingen
7
Nieuwe aanbestedingsregels: wet, AMvB en ‘flankerend beleid’
Nieuw juridisch kader:
• Aanbestedingswet
• Aanbestedingsbesluit (Gids Proportionaliteit, ARW 2012, Uniforme Eigen Verklaring)
Aanvullende maatregelen (flankerend beleid):
• Richtsnoeren voor leveringen en diensten
• Klachtenregeling (meldpunt, loket en commissie van aanbestedingsexperts)
• Gedragsverklaring aanbesteden (model)
• VNG model inkoop- en aanbestedingsbeleid
• VNG model algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten
• Aanbestedingsrapport, aanbestedingspaspoort
Nieuwe aanbestedingsregels: rechten, plichten en valkuil
Belangrijke nieuwe verplichtingen voor aanbestedende diensten:
• Motivering keuzes bij afwijking van bepalingen in Aanbestedingswet en Gids Proportionaliteit
• Inachtneming proportionaliteitsbeginsel (concreet uitgewerkt in Gids Proportionaliteit)
• Stappenplan – bijhouden van Aanbestedingsrapport (interne en externe verantwoording)
Rechten voor ondernemers:
• Inschrijven door middel van Eigen Verklaring
• Inzicht in keuzes aanbestedende dienst kan tot zekere hoogte worden afgedwongen
• Bij stellen van vragen kan worden aangesloten bij voorschriften en tekst Gids Proportionaliteit
Valkuil:
• (Eigen) interpretaties van voorzieningenrechters
8
Opbouw Aanbestedingswet
• Deel 1: algemene bepalingen (alle opdrachten = boven/onder drempels + overheids- en speciale sectoropdrachten)
• Deel 2: Aanbesteden van overheidsopdrachten boven drempelwaarden (ter implementatie
van Richtlijn 2004/18/EG + stuk rechtsbescherming)
• Deel 3: Aanbesteden van speciale-sectoropdrachten boven drempelwaarden (ter
implementatie van Richtlijn 2004/17/EG + stuk rechtsbescherming)
• Deel 4: algemene voorschriften (gerelateerd aan delen 1-3, onder meer resterende stuk
rechtsbescherming)
10
Toepasselijke beginselen
In acht te nemen beginselen: transparantie, gelijkheid van behandeling,
proportionaliteit (art. 1.7 tot 1.16)
• Let op:
- beginselen bij Europese aanbestedingen
(= ‘richtlijnaanbestedingen’ + onder de drempel mét duidelijk
grensoverschrijdend belang)
- uitgangspunten bij vrijwillige nationale aanbestedingen
- uitgangspunten bij meervoudig onderhandse aanbestedingen
11
Nieuwe aanbestedingsregels: regulering onder drempelwaarde (1)
a) Nationale aanbesteding = aanbesteding onder de drempel zonder
grensoverschrijdend belang met vrijwillige aankondiging op TenderNed
• Proportionaliteitsbeginsel (wet) + (voorschriften in) Gids Proportionaliteit
- Toepassing net als bij Europese aanbesteding (zie art. 1.10)
• ‘Uitgangspunten’: transparantie en gelijke behandeling (art. 1.11)
• Werken: verplichte toepassing ARW op opdrachten voor werken beneden
drempel (‘pas toe of leg uit’)
• Leveringen en diensten: - Aanbestedende dienst kan richtsnoeren voor leveringen en diensten vrijwillig toepassen
12
Nieuwe aanbestedingsregels: regulering onder drempelwaarde (2)
b) Meervoudig onderhandse aanbesteding = ‘Restcategorie’: Procedure waarbij i) minimaal
twee ondernemers wordt gevraagd inschrijving te doen en ii) geen aankondiging op TenderNed
wordt gedaan
Zelfde uitgangspunten als bij nationale aanbesteding met de volgende verschillen:
• Gelijkheidsbeginsel en transparantiebeginsel beperkt tot inschrijvers (art. 1.15)
- Dus beginselen/uitgangspunten niet van toepassing op partijen die geen uitnodiging hebben gekregen
om een offerte uit te brengen
• Proportionaliteitsbeginsel
- Art. 1.16 als bij Europese en nationale aanbestedingen (art. 1.10/1.13), maar minder elementen
waarop moet worden gelet (o.a. niet van toepassing op aanbestedingsvoorwaarden!)
13
Juridisch kader vanaf 1 april 2013: opdrachten, concessieovereenkomsten
voor werken en raamovereenkomsten boven EU drempelwaarde
14
Aanbesteder Verplicht Overig
Aanbestedende dienst AW (deel 1, 2 en 4), Gids
Proportionaliteit, a.b.b.b. (als
aanbesteder = bestuursorgaan), pre-
contractuele goede trouw
ARW 2012,
Aanbestedings-
rapport, flankerend
beleid, eigen beleid
Speciale sectorbedrijf AW (deel 1, 3 en 4), precontractuele
goede trouw
ARN 2013,
Aanbestedings-
rapport, flankerend
beleid, eigen beleid
Private aanbesteders Precontractuele goede trouw Eigen beleid
Juridisch kader vanaf 1 april 2013: overige opdrachten en overeenkomsten
15
Type overeenkomst Verplicht Overig
Overheidsopdrachten (waaronder
B-diensten), concessie-
overeenkomsten voor diensten
Deel 1 en 4 AW, a.b.b.b. (bij
bestuursorganen), precontractuele goede
trouw, ARW 2012 en Gids Proportionaliteit
(comply or explain)
Flankerend beleid, eigen
beleid
Speciale sectoropdrachten
(waaronder B-diensten) ,
concessieovereenkomsten voor
diensten door speciale
sectorbedrijven
Deel 1 en 4 AW en precontractuele goede
trouw
Flankerend beleid, ARN
2013, eigen beleid
1 op 1 gunning zonder
grensoverschrijdend belang
Precontractuele goede trouw Eigen beleid
Aankondiging op TenderNed
• Voordelen:
• één centrale plaats waar aankondigingen op te vinden zijn
• gratis
• Aankondiging omvat naast aankondiging opdracht (art. 2.62) ook aankondiging dat opdracht
is gegund (art. 2.134).
16
Aanbestedingswet: algemene bepalingen (1)
Objectiviteit (art. 1.4) (alle opdrachten)
• Aanbestedende dienst bepaalt op basis van objectieve criteria:
- keuze type aanbestedingsprocedure
- keuze ondernemers die worden toegelaten tot procedure
- motiveren na verzoek ondernemer
• Wat zijn objectieve criteria (baten/lasten, kenmerken markt en opdracht, verwachte respons
etc.) uitwerking in Gids Proportionaliteit
• Zie ook MvT Aanbestedingsbesluit: keuze type aanbestedingsprocedure kan in beleidsregel
worden vastgelegd
17
Aanbestedingswet: algemene bepalingen (2)
Maatschappelijke waarde realiseren (art. 1.4) (alle opdrachten)
• Aanbestedende dienst moet zorgen voor het leveren van zoveel mogelijk maatschappelijke
waarde bij het aangaan van een overeenkomst (amendement 46 Koppejan)
• Maatschappelijke waarde is niet gedefinieerd
18
Aanbestedingswet: algemene bepalingen (3)
Samenvoegen en splitsen (art. 1.5) (alle opdrachten)
• Geen onnodige samenvoeging opdrachten
• Aanbestedende dienst moet afwegen op basis van:
- analyse relevante markt en consequenties voor toegang MKB (uitsluiting of niet)
- analyse risico’s en organisatorische gevolgen van samenvoegen voor aanbestedende
dienst en ondernemers/inschrijvers
- mate van samenhang tussen opdrachten
• Motivering in aanbestedingsstukken
• Opdelen in percelen moet (voor het MKB)
- blijkens toelichting amendement alleen van toepassing indien wordt geclusterd
• Uitwerking in Gids Proportionaliteit
19
Aanbestedingswet: algemene bepalingen (4)
Om over na te denken:
1. Onder clusteren wordt ook volstaan het samenvoegen van opdrachten van meerdere aanbestedende
diensten, i.e. inkoopsamenwerking. Wat is de verhouding tussen verbeteren toegang MKB en behalen
inkoopvoordelen door middel van inkoopsamenwerking (schaalvoordelen, minder transactiekosten, delen
kennis)?
Beantwoording minister van Justitie en Veiligheid van Kamervragen 23 januari 2013 over centrale inkoop
sleepdiensten politie: efficiënte inkoop staat voorop. Er wordt met geen woord gerept over toegang MKB of dat
onder nieuwe wet inkoop samenwerking niet meer zou mogen.
2. Huidige rechtspraak neemt aan dat geen sprake is van een clusterverbod. Zal dit veranderen door artikel
1.5 Aanbestedingswet? Afwijken mogelijk, dus in eerste instantie sprake van motiveringsplicht. Zal de
rechter die motivering vol toetsen?
Uitspraak voorzieningenrechter rechtbank Den Haag 13 februari 2013 inzake NGTV / Staat lijkt erop te wijzen van
niet. Grote vertaalopdracht (€ 3 mln), niet gesplitst in percelen, alle specialismen en talen in een. Rechter geeft
aan dat proportionaliteitsbeginsel ook onder de nieuwe wet + gids proportionaliteit niet is geschonden, maar
motiveert niet waarom.
20
Aanbestedingswet: algemene bepalingen (5)
Beginselen bij Europese aanbestedingen (= Richtlijn + grensoverschr. belang)
• Non-discriminatie- en gelijkheidsbeginsel
• Aanbestedende dienst behandelt ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze
(art. 1.8)
• Transparantiebeginsel
• Aanbestedende dienst handelt transparant (art. 1.9)
• = passende mate van openbaarheid van de aankondiging van het voornemen van
plaatsen van overheidsopdracht, concessieovereenkomst werken, prijsvraag bij
opdrachten onder drempelwaarde met grensoverschrijdend belang
21
Aanbestedingswet: algemene bepalingen (6)
Beginselen bij Europese aanbestedingen
• Proportionaliteit
- Aanbestedende dienst stelt uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria die in redelijke
verhouding staan tot voorwerp opdracht (art. 1.10)
- Toepassing in praktijk bij besluiten over/opstellen van:
• het al dan niet samenvoegen van opdrachten
• uitsluitingsgronden
• inhoud geschiktheidseisen
• te stellen termijnen
• gunningscriteria
• vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving
• voorwaarden van een overeenkomst
22
Procedures (art. 2.25 t/m 2.39)
• Niet nieuw, maar uitgebreider beschreven per procedure
• Artikel 2.25 - 2.27: openbare en niet-openbare procedure
• Artikel 2.28 - 2.29: concurrentiegerichte dialoog
• Artikel 2.30 - 2.37: onderhandelingsprocedure met/zonder aankondiging
• Artikel 2.38 - 2.39: 2B-diensten
• Verplichting tot opstellen van een proces verbaal van opdrachtverlening (aanzet tot
aanbestedingsrapport)
23
Uitsluitingsgronden (art. 2.86 t/m 2.88)
• Dwingende en facultatieve (art. 2.87 en 2.88)
• Uitsluitingsgronden (ook dwingende) hoeven niet te leiden tot ongeldigheid
inschrijver; volgens MvT altijd toetsen aan proportionaliteit (grond c hierna)
• Aanbestedende dienst mag afzien van uitsluiting inschrijver vanwege: a. dwingende redenen van algemeen belang
b. genomen vertrouwenwekkende maatregelen
c. uitsluiting niet proportioneel gelet op verstreken tijd sinds veroordeling en gelet op voorwerp opdracht
• Gronden b) en c) zijn nieuw t.o.v. huidige kader
• MvT: aanbesteder heeft discretionaire beslissingsbevoegdheid t.a.v. gronden b) en c)
24
Eigen verklaring (1)
• Lastenverlichtende maatregel
• Gegadigde/inschrijver verklaart dat hij voldoet aan:
- gestelde uitsluitingsgronden
- geschiktheidscriteria
- selectiecriteria
- technische specificaties voor zover betrekking op milieu-, dierenwelzijn- en sociale criteria
- uitvoeringsvoorwaarden voor zover betrekking op milieu-, dierenwelzijn- en sociale criteria
• Verboden om “op voorhand” (= voor selectie/gunning) bewijsstukken te vragen waar
verklaring op ziet (art. 2.85 lid 3)
• Definitieve verklaringen voor aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven zijn
inmiddels vastgesteld
25
Eigen verklaring (2)
• Alleen winnaar(s) aanbesteding of geselecteerde gegadigden leveren
bewijsmiddelen aan bij gunning/selectie áls aanbestedende dienst er om vraagt
• Het is de aanbestedende dienst niet toegestaan bewijsstukken op te vragen aan
de winnende inschrijver of geselecteerde gegadigden én de nummers 2 en 3
• De bewijsstukken kunnen om tijd te besparen al tijdens de opschortende
Alcateltermijn gevraagd worden
26
Eigen verklaring (3)
• Inschrijver moet model uniforme eigen verklaring gebruiken voor:
- Europese aanbestedingen (artt. 2.84 en 2.85)
- Opdrachten onder drempel met duidelijk grensoverschrijdend belang, vrijwillige
nationale aanbestedingen en meervoudig onderhandse aanbestedingen indien er voor
wordt gekozen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen toe te passen (art. 1.19)
• Aanbestedende dienst moet aangeven welke gegevens en inlichtingen in de
eigen verklaring moeten worden verstrekt
27
Eigen Verklaring (4)
Wat mag los van eigen verklaring al bij inschrijving worden gevraagd?
• Referenties (artt. 2.85 en 2.90)
• Bewijsstukken waar Eigen verklaring niet op ziet
- Bijv. certificaten, keurmerken die zien op product/dienst dan wel de uitvoering daarvan of nodig zijn in
kader van beoordeling
- Let op: eigen verklaring ziet wel op technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden met
betrekking tot duurzaamheid dus certificaten/keurmerken die dat verwijzen (bijv. Fair Trade/EKO
keurmerk enz.)
- Verklaring betreffende belangenverstrengeling, handelen met voorkennis, geen met het
mededingingsrecht strijdige afspraken (= model K-verklaring) e.d.
28
29
Gedragsverklaring aanbesteden (art. 2.89 en 4.1 t/m 4.11)
• Toepassing:
- alle aanbestedingen met uitsluitingsgronden art. 2.86 en 2.87 onder b en c
- aanbestedende dienst is niet verplicht verklaring te gebruiken maar inschrijver kan aanleveren en levert dan dwingend bewijs op dat genoemde uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn
- als aanbestedende dienst wel vraagt is ander bewijs denkbaar
- altijd toetsen aan proportionaliteit voor uitsluiting
• Afgifte door Minister van Veiligheid en Justitie, onder toetsing van (art. 4.7) - onherroepelijke veroordelingen Wetboek van Strafrecht en Wet op de economische delicten
- onherroepelijke beschikkingen ex art. 56 Mw zonder verlening van clementie
- onherroepelijke beschikkingen overtredingen ex art. 101/102 VWEU zonder verlening van clementie
- NB: voor alle categorieën geldt dat uitsluitend vonnissen/beschikkingen van vier jaar terug worden meegenomen (gerekend vanaf datum onherroepelijk worden vonnis) - zie art. 4.8
• Geldigheidsduur van 2 jaar
Geschiktheidseisen en selectiecriteria (afdeling 2.3.6)
• Geschiktheidseisen:
- mogen geen betrekking hebben op de omzet
- tenzij aanbestedende dienst noodzaak motiveert
- met zwaarwegende argumenten
- in de aanbestedingsstukken (art. 2.90)
• Technische vakbekwaamheid:
- toetsen aan de hand van competenties
- niet: identieke referentieprojecten (art. 2.93 lid 3)
30
Gunningsfase (1)
• Verplichting om op basis van EMVI te gunnen (art. 2.114 lid 1), laagste prijs alleen
als dat wordt gemotiveerd in de aanbestedingsstukken (art. 2.114 lid 2) • Bij EMVI moeten nadere criteria en verhouding prijs/kwaliteit in aanbestedingsstukken worden
vermeld
• Opschortende Alcateltermijn: ten minste 20 dagen (art. 2.127)
• Motie Vlietstra (EK): aanmoediging decentrale overheden om in beleid op te
nemen dat zij tenminste 5% langdurig werklozen en/of arbeidsgehandicapten
inschakelen bij de uitvoering van werken en diensten, conform Rijksbeleid
31
Gunningsfase (2)
Proces-verbaal van gunning
Artikel 2:132 Aanbestedingswet
• Proces-verbaal van gunning opstellen met daarin de in het artikel genoemde gegevens
Artikel 2:133 Aanbestedingswet
• Een aanbestedende dienst zendt het proces-verbaal op verzoek naar de Europese Commissie
• Geen verplichting om het proces-verbaal op aanvraag aan de inschrijvers of gegadigden, of nationale
rechterlijke instanties over te leggen.
32
ARW 2012
• Alleen verplicht onder EU drempel (wel is ook – gelijk aan ARW 2005 – EU procedure uitgeschreven)
• Model K gehandhaafd, net als herstelmogelijkheid voor kleine gebreken (in verklaring én bewijsmiddelen)
• Verplichting om in aankondiging te motiveren (zie artt. 2.3.21 en 3.3.21, 5.3.20 en 6.2.12):
a) beslissing om geschiktheidseisen te stellen die zien op omzet van ondernemers
b) beslissing om laagste prijs als gunningscriterium te hanteren
c) beslissing om opdracht niet in percelen op te delen
d) beslissing om opdrachten samen te voegen
• Bij meervoudig onderhandse procedure geldt ook verplichting om in uitnodiging tot inschrijving
bovenvermelde onderdelen b), c) en d) te motiveren (zie art. 7.2.10)
• Bij niet-openbare procedure geldt regeling dat gegadigden die niet voor inschrijving worden uitgenodigd
binnen 7 dagen gemotiveerd schriftelijk bezwaar kunnen maken
• Verplichting om uiterlijk 2 dagen na opening inschrijvingen proces-verbaal toe te zenden (omdat voor
inschrijvers van groot belang is om snel te weten of zij kans maken op verkrijging opdracht)
34
Klachtafhandeling aanbesteden
Als bijdrage aan huidige praktijk van klachtenafhandeling worden in aanvullend beleid
de volgende maatregelen genomen:
(i) ondersteuning aan ondernemers bij opzetten aanbestedingsloket, dat de functie
heeft van een algemeen adviescentrum
(ii) klachtenmeldpunt bij aanbesteders
(iii) bemiddeling door aanbestedingsexperts ten behoeve van verbetering
aanbestedingspraktijk (artikel 4.27)
35
Onderwerpen
1. Afwegingen en concrete gevolgen
2. Gids Proportionaliteit
- Uitgangspunten
- Inhoudelijk
Recente ontwikkeling: Mededeling aan speciale-sectorbedrijven inzake toepassing
proportionaliteitsbeginsel van 21 maart 2013
- “Hoewel speciale-sectorbedrijven niet verplicht zijn de Gids proportionaliteit te gebruiken, kan deze, in
zijn huidige vorm, ook voor u een heel nuttig instrument zijn. Ik roep u dan ook op om de Gids
proportionaliteit waar mogelijk te gebruiken”
37
39
Algemeen
• Wet, besluit (Gids Proportionaliteit/ ARW 2012/ Model eigen verklaring) en
flankerend beleid nodigen uit tot implementeren van nieuwe werkwijze
• “Pas toe of leg uit” vormt voor aanbestedende dienst (‘AD’) en speciale sector-
bedrijf (‘SSB’) belangrijk uitgangspunt
• Inschrijvers (klassieke sectoren) kunnen eigen verklaring, proportionaliteits-
beginsel en motiveringsverplichtingen AD/SSB benutten (bv voor rechtszaken)
• Voor AD en inschrijvers geldt Gids Proportionaliteit als praktisch handvat
- Visie schrijfgroep: alle fasen van het aanbestedingsproces en afwijkende keuze van
uitgangspunten moet worden gemotiveerd
- Gids sluit deels aan bij rechtspraak en gaat deels verder ten gunste van inschrijvers
Zorgvuldigheidsverplichting AD
• AD (overheid) is gehouden op verantwoorde wijze aanbestedingsproces uit te
voeren en vorm te geven
• Aanbestedingsnota met vastgelegd aanbestedingsbeleid is hierbij behulpzaam
- VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid (uniformering en standaardisering)
- Beleid of procedure voor marktverkenningen/-consultaties en unsolicited proposals
- Regeling voor ‘erkenning’ ondernemers bij meervoudig onderhandse procedure
• Aanbestedingsrapport als uitwerking van proces-verbaal dat o.g.v. artikelen 2.132
en 3.77 AW door AD/SBB moet worden opgesteld met oog op motivering keuzes
• Oprichten aanbestedingsteam, aanstellen rapporteur en klachtenfunctionaris
40
Hoe om te gaan met aanvullende verplichtingen en verboden (1)
Verplichte afweging bij keuze procedure en uit te nodigen ondernemers voor
meervoudig onderhandse procedure
Blijkens nota van wijziging d.d. 28 maart 2011 (TK 32440, nr. 11) kan motivering
bestaan uit verwijzing naar (algemeen kenbaar gemaakte) vaste gedragslijn
Aanbeveling: vaststellen vaste gedragslijn in Aanbestedingsnota voor keuze
(openbare of niet-openbare) procedure en beleid voor uitnodigen ondernemers bij
voeren van onderhandse procedure (shortlist/ rouleren/ loting)
Aanbeveling: hanteren van Aanbestedingsrapport waarin de motivering per
individuele aanbesteding wordt vastgelegd met het oog op interne en externe
verantwoording.
41
Hoe om te gaan met aanvullende verplichtingen en verboden (2)
Verplichting tot realiseren zoveel mogelijk maatschappelijke waarde : • begrip maatschappelijke waarde is niet gedefinieerd (in amendement Koppejan, TK 32440, nr. 46)
• reactie Minister EZ tijdens behandeling wetsvoorstel: betreft naast kwalitatieve aspecten bij gunning, ook
duurzaamheid, innovatie en social return
Overweging: conform Rijksbeleid bij daarvoor geschikt geachte aanbestedingen voor
werken en diensten – al dan niet boven een bepaald bedrag – social return verlangen
(beschikbaar stellen van werk(ervarings)plaatsen voor werklozen en gehandicapten)
42
Hoe om te gaan met aanvullende verplichtingen en verboden (3)
Clusterverbod + opknipgebod (motivering in aanbestedingsstukken bij afwijking)
Overweging: ontwikkelen in Aanbestedingsnota van standaardmotivering om (bv.
vanwege beoogde kostenbesparingen, efficiency/ doelmatigheid) opdrachten die
met elkaar verweven zijn gezamenlijk aan te kunnen besteden
Overweging: bij verdeling opdrachten in percelen ondernemers in gelegenheid stellen
op meerdere/alle percelen in te schrijven en daar eventueel bij inrichten
gunningssystematiek rekening mee houden
43
Hoe om te gaan met aanvullende verplichtingen en verboden (4)
Motiverings- en publicatieverplichtingen
Aanbeveling: voorafgaand aan aanbestedingstraject:
• uitvoeren product- en marktanalyse (al dan niet in vorm van marktconsultatie)
• bepalen aard en omvang opdracht (voor keuze procedure, mede op basis van eventueel
grensoverschrijdend belang van opdracht)
• nadenken over eisen en voorwaarden en vaststellen van criteria en specificaties
• voorbereiding motivering bij afwijking voorschriften Aanbestedingswet en flankerend beleid
• interne organisatie op orde hebben / maken (qua planning en verantwoording)
44
Hoe om te gaan met aanvullende verplichtingen en verboden (5)
Motiverings- en publicatieverplichtingen
Aanbeveling: tijdens aanbestedingstraject: hanteren van Aanbestedingsrapport:
• vastleggen motivering van belangrijke keuzes en beslissingen
• bijhouden proces-verbaal van aanbesteding (met verslaglegging bijzondere voorvallen)
• in acht nemen (minimum)termijnen en administratieve voorschriften
• vasthouden aan uitgangspunten (bij beantwoording vragen in inlichtingenronde)
• goed acht slaan op beoordelingscriteria (mede in verband met motivering afwijzing)
• afgewezen gegadigden/ inschrijvers volledig en adequaat informeren
• bedacht zijn op mogelijke ongeldigheden in offertes
• Rapporteur als double-check rechtmatigheid van de keuzes van het aanbestedingsteam.
45
Hoe om te gaan met aanvullende verplichtingen en verboden (6)
Doorlopen stappenplan bij beoordeling in (niet-)openbare procedure:
• toetsen of aan formele eisen is voldaan (volledigheid / tijdigheid van inschrijving)
• toetsen of (gegadigde) inschrijver onder uitsluitingsgrond valt
• toetsen of niet-uitgesloten (gegadigde) inschrijver voldoet aan geschiktheidseisen
• (beoordelen niet-uitgesloten of niet-afgewezen gegadigden aan hand van selectiecriteria)
• toetsen of inschrijvingen voldoen aan gestelde technische specificaties, eisen en normen
• beoordelen geldige inschrijvingen aan hand van gunningscriterium en nadere criteria
• toetsen winnende inschrijving aan hand van abnormaal laag / onaanvaardbaar hoog
• beslissing over gunnen/niet-gunnen aan hand van gunningsadvies en Aanbestedingsrapport
• meedelen gunningsbeslissing
• sluiten overeenkomst
• bekendmaken aankondiging gegunde opdracht en archiveren van Aanbestedingsrapport
46
Uitgangspunten Gids Proportionaliteit
• AD moet gevolgen maatregel voor ondernemers afwegen
• AD stelt uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria die ‘in redelijke verhouding
staan tot’ voorwerp opdracht
• Voorfase waarin belangrijkste beslissingen worden genomen m.b.t. aard/ omvang
opdracht, keuze procedure, clustering, percelenindeling en noodzaak van
geschiktheidseisen of voorwaarden overeenkomst is doorslaggevend
• Voorschriften dienen te worden gelezen in context van volledige tekst
• Doelmatigheid en rechtmatigheid moeten steeds in ogenschouw worden genomen - Goede prijs/kwaliteitverhouding van ‘het ingekochte’ (best value for taxpayer’s money)
- Bevorderen van de lokale economie
- Waarborg gelijke kansen voor deelnemende partijen
- Tegengaan integriteitsrisico’s
48
Gids Proportionaliteit – inhoudelijk (1)
• Clusteren (van (gelijksoortige) opdrachten of opdrachtgevers) mag alleen: - bij logisch samenhangende onlosmakelijk met elkaar verbonden onderdelen
- indien de positie van het MKB zorgvuldig is geanalyseerd en afgewogen
- de noodzaak van clusteren wordt gemotiveerd
• Relevante aspecten bij beoordeling of clusteren doelmatig is: - totale kosten (voorbereiding, aanbesteding, realisatie, exploitatie en onderhoud)
- andere relevante aspecten van opdracht (zoals samenstelling relevante markt)
• Schaalvergroting:
- kan leiden tot beperking transactiekosten en lagere prijs, maar ook tot toename
complexiteit opdracht (met gevolgen voor beheersbaarheid, doorlooptijd en (mogelijk)
toename van risico’s en faalkosten)
49
Gids Proportionaliteit – inhoudelijk (2)
• Percelenindeling • Uitgangspunt: geclusterde opdrachten dienen in beginsel in percelen te worden verdeeld
• Raamovereenkomst: • Geen personen, materieel of materiaal beschikbaar houden zonder omzetgarantie of
vergoeding in raamovereenkomst (V 3.3.A)
• AD maakt in aankondiging op transparante wijze bekend (V 3.3.B): - voor welke activiteiten bij inschrijving prijzen worden verlangd;
- binnen welk tijdsbestek de onderscheiden werkzaamheden moeten worden uitgevoerd; en
- op welke wijze deze werkzaamheden over de ondernemers zullen worden verdeeld
50
Gids Proportionaliteit – inhoudelijk (3)
• Keuze aanbestedingsprocedure moet geschikt en proportioneel zijn (V 3.4.A) • omvang opdracht
• transactiekosten
• aantal potentiële inschrijvers
• gewenst eindresultaat
• complexiteit
• type opdracht en karakter markt
• Gids werkt met kleuren en maakt onderscheid tussen enkelvoudig/meervoudig
onderhands, nationaal openbaar en Europees, alsmede naar type overheid
51
Leveringen/diensten decentrale overheid
Procedure/ waarde (EUR) < 30.000 30.000 - 70.000 70.000 - 100.000 100.000 - 150.000 150.000 - 200.000 > EU
Gunning uit de hand
Meervoudig onderhands
Nationaal openbaar
Europees
52
Leveringen/diensten centrale overheid
Procedure/ waarde (EUR) < 20.000 20.000 - 33.000 33.000 - 65.000 65.000 - 100.000 100.000 - 130.000 > EU
Gunning uit de hand
Meervoudig onderhands
Nationaal openbaar
Europees
53
Werken
54
Procedure/waarde (EUR) < 50k 50k – 150k 150k - 1,5 mio 1,5 mio - 3 mio 3 mio - 5 mio > EU
Gunning uit de hand
Meervoudig onderhands
Nationaal openbaar
Europees
Gids Proportionaliteit – inhoudelijk (4)
Uitsluitingsgronden
• Slechts facultatieve uitsluitingsgronden gebruiken die relevant zijn voor opdracht
(V. 3.5.A)
• Ernstige fout in de uitoefening van het beroep: multi-interpretabel, restrictief mee
omgaan
• Toepassen van zwaardere uitsluitingsgronden op onderaannemers waar
inschrijver beroep op doet (bekwaamheid/ervaring) is disproportioneel
• Toepassen van uitsluitingsgronden op onderaannemers waar inschrijver geen
beroep op doet (bekwaamheid/ervaring) is disproportioneel
55
Gids Proportionaliteit – inhoudelijk (5)
Geschiktheidseisen
• Zijn minimumeisen, dus mate van voldoen aan eisen is geen maatstaf
• Terughoudend omgaan met financiële ratio’s, omdat inschrijvers deze
verschillend kunnen interpreteren moeten duidelijk worden gedefinieerd
• Geen betrekking op omzet, tenzij met zwaarwegende argumenten gemotiveerd in
bestek; dan in ieder geval niet hoger dan 3 x opdrachtwaarde (art. 2.90)
• Houden verband met daadwerkelijke risico’s of zijn terug te voeren op de
gewenste competentie(s) (V.3.5.B)
• Bij toepassingen meervoudig onderhandse procedure: enkel geschiktheidseisen
stellen als geschiktheid van inschrijver(s) nog niet bekend is (V3.5.C)
56
57
Gids Proportionaliteit – inhoudelijk (6)
Vragen van zekerheidsstelling (V3.5.D)
• Moet samenhangen met uitvoeringsrisico
• Dubbele zekerheidsstelling (bijv. bankgarantie en inhouden betalingen) is
disproportioneel
• Niet meer dan 5% van opdrachtwaarde
Accountantsverklaring (V.3.5.E)
• Pas na mededeling gunningsbeslissing
• Niet jaarrekeningsplichtige ondernemingen: beoordelings- of
samenstellingsverklaring is voldoende
Gids Proportionaliteit – inhoudelijk (7)
Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid
• AD moet kerncompetenties vaststellen die overeenkomen met gewenste
ervaring op essentiële punten van opdracht (V3.5.F)
• Maximaal één referentie per genoemde kerncompetentie (V.3.5.G)
• AD vraagt niet referentieprojecten met waarde > 60% geraamde waarde
opdracht (idem)
Combinaties en onderaannemers
• Verhoogde eisen aan combinaties is snel disproportioneel (V.3.5.H)
• Zwaardere toepassing van uitsluitingsgronden op onderaannemer is
disproportioneel
58
Gids Proportionaliteit – inhoudelijk (8)
Termijnen
• AD moet bepalen of de in de wet gestelde minimumtermijnen
disproportioneel zijn (V.3.6)
Varianten
• AD overweegt inschrijvers toe te staan varianten voor te stellen bij
hantering EMVI (V.3.7)
Inschrijfkosten
• AD biedt vergoeding aan wanneer gedeelte van opdracht moet worden
uitgevoerd om te kunnen inschrijven (V. 3.8)
59
Gids Proportionaliteit – inhoudelijk (9)
Contractvoorwaarden: • AD legt het risico bij de partij die dit het best kan beheersen of beïnvloeden
(V.3.9.A)
• Inschrijvers mogen voorstellen doen voor aanpassing concept-overeenkomst of afwijkingen van inkoopvoorwaarden (V.3.9.B)
• AD moet ‘paritair opgestelde’ contractmodellen of algemene voorwaarden integraal toepassen (V.3.9.C)
• Voorbeelden disproportionele contractvoorwaarden (V.3.9.D) - die een nauwelijks voorzienbaar risico neerleggen bij inschrijver
- onbeperkte aansprakelijkheid
- aansprakelijkheid voor onbeperkte duur
60
Nieuwe werkwijze
1. Aanbestedingsnota waarin de gedragslijn wordt vastgelegd, bijvoorbeeld ten aanzien van opdrachten
met een waarde onder het drempelbedrag, toepassing van aanbestedingsreglementen (ARW 2012/ARN
2013), selectie van ondernemers voor / aantal deelnemers aan meervoudig onderhandse procedure,
bewijsstukken ivm geschiktheid en uitsluitingsgronden, doelstellingen sociaal, milieu, lokaal, MKB en
innovatie, clusteren/samenwerken, toezicht, integriteit/belangenverstrengeling, besluitvorming (mandaat –
en volmachtregeling), keuze aanbestedingsprocedure, bijvoorbeeld (conform Gids Proportionaliteit):
62
Procedure Werken Leveringen en diensten
Enkelvoudig Tot EUR 50.000 Tot EUR 30.000
Meervoudig onderhands EUR 50.000 – EUR 1,5 mio EUR 30.000–100.000
Nationaal openbaar EUR 1,5 mio – EUR 5 mio EUR 100.000-200.000
Europees openbaar Boven EUR 5 mio Boven EUR 200.000
Nieuwe werkwijze
2. Aanbestedingsrapport
Het Aanbestedingsrapport wordt bijgehouden voor interne doeleinden waarin voor elke stap de op grond van
de Aanbestedingswet (of zorgvuldig opdrachtgeverschap) vereiste motivering wordt gegeven bij de te maken
keuzes. Ook autorisering en verantwoording achteraf kunnen aldus geregeld/gewaarborgd worden.
Het rapport wordt bijgehouden door het aanbestedingsteam. Daarnaast kan er een rol zijn weggelegd voor
een rapporteur of stuurgroep. Rapporteur of stuurgroep accorderen de keuzes die het aanbestedingsteam
maakt en de aanbestedingsstukken die door het aanbestedingsteam worden opgesteld.
Het rapport bestaat uit een formulier waarin de keuzes worden verantwoord en geaccordeerd. De meest
relevante aanbestedingsstukken worden als bijlage aan het rapport gehecht.
De rapportage speelt bij de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding. Desgewenst kan de reikwijdte
van het rapport worden uitgebreid tot de uitvoeringsfase.
63
Aanpak o.b.v. stappenplan
• Interne besluitvorming (organisatorisch en beleidstechnisch)
• Marktverkenning, bepalen/motiverenkeuzes en opstellenconcepten
1. Voorbereidingsfase
• Aanbestedingsprocedure
• Selecteren op basis van gemaaktekeuzes
• (Al danniet) contracteren met respect vooruitkomst procedure
2. Aanbestedingsfase
• Afnemen conform bepalingen in contract
• Bewakengoedeopvolging en check afwijkingen/wijzigingen
3. Uitvoeringsfase
64
Stap 1: voorbereiding (1)
• Aanbestedingsteam en ‘rapporteur’ (verantwoordelijk voor aanbestedingsrapport)
- ondertekening van integriteitsverklaring (ter voorkoming belangenverstrengeling)
- vastleggen taken en rolverdeling (interne verantwoording van functioneren team)
• Marktverkenning (nagaan structuur, bekwaamheid en vermogen van markt)
- motivering aanbestedingsstukken, plannen en voorwaarden bij marktconsultatie
- controle door rapporteur (om inbreuken aanbestedingsrecht te voorkomen)
• Keuze voor wijze totstandbrenging ‘overeenkomst’
- inachtneming proportionaliteitsbeginsel (omvang opdracht en transactiekosten)
- motivering keuze ondernemers bij meervoudig onderhandse procedure
- keuze aanbestedingsreglement (ARW 2012/ARN 2013) of motivering afwijking (bij ARW)
65
Stap 1: voorbereiding (2)
• Bepalen van voorwerp aanbesteding:
- motivering keuze centrale inkoop, samenvoegen opdrachten of niet opdelen in percelen
- vaststellen type overeenkomst en waarde opdracht/concessie
• Opstellen van contactvoorwaarden
- voorwaarden moeten in redelijke verhouding staan tot voorwerp aanbesteding
- motivering bij afwijking van voorschriften Gids Proportionaliteit of verbintenissenrecht
- waarborg level playing field (ongedaan maken voordelen zittende ondernemer)
• Formuleren PvE en bijzondere uitvoeringsvoorwaarden
- onderzoek naar mogelijkheid om prestatie- of functionele eisen te stellen i.p.v. normen
- overwegen om sociale en/of milieudoelstellingen te realiseren
66
Stap 1: voorbereiding (3)
• Bepalen geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden
- bepalen of/ welke facultatieve uitsluitingsgronden relevant zijn voor specifieke opdracht
- bij keuze hanteren geschiktheidseisen letten op voorschriften uit Gids Proportionaliteit
- rapporteur kan proportionaliteit van eisen, gronden en bewijzen toetsen
• Opstellen van gunningscriteria
- bepalen nadere criteria voor vaststellen EMVI
- ruimte bieden voor innovatie en duurzaamheid (om optimale oplossing te bereiken)
- aandacht voor total cost of ownership en life cycle analysis (investerings-, beheers- en
onderhoudskosten op korte en langere termijn) van producten i.p.v. aanschafwaarde
• Accordering aanbestedingsstukken
67
Onderwerpen aanbestedingsrapport (1)
Voorbereiding Maatregel Verplichting Doel
Vorming van het aanbestedingsteam
Ondertekening van integriteitsverklaring
- Interne bewaking integriteit en voorkoming van belangenverstrengeling
Vastleggen taken en rolverdeling
- Interne verantwoording van functioneren aanbestedingsteam
68
Onderwerpen aanbestedingsrapport (2)
69
Voorbereiding Maatregel Verplichting Doel
Marktverkenning Motivering t.a.v. marktverkenning i.v.m. structuur, bekwaamheid en vermogen markt
- Steun bij opstellen aanbestedingsstukken en verdere keuzes aanbesteder
Motivering t.a.v. marktconsultatie aanbestedingsstukken, plannen en voorwaarden
- Dialoog met de markt waarvan de uitkomsten steun bieden bij opstellen aanbestedingsstukken en verdere keuzes aanbesteder
Bij keuze voor marktverkenning of marktconsultatie: controle door rapporteur of de daarvoor beoogde procedure voldoet aan beginselen van transparantie, proportionaliteit en gelijke behandeling
- Voorkomen van inbreuk op aanbestedingsrecht en van (te) hoge lasten voor de deelnemers
Onderwerpen aanbestedingsrapport (3)
Voorbereiding Maatregel Verplichting Doel
Bepaling van het voorwerp van de aanbesteding
Motivering van keuze van de aanbesteder (clusteren, wijze van raming)
Artikel 1.5 AW Interne en externe verantwoording; doelmatige inkoop
Motivering van de keuze van het type overeenkomst (clusteren, wijze van raming)
Artikel 1.5 AW Artikel 2.13 AW Artikel 2.14 AW V.3.9A-E Gids V.3.3.A-B Gids
Interne en externe verantwoording; doelmatige inkoop, proportionaliteit
Motivering van de inhoud en de omvang van de overeenkomst (clusteren, wijze van raming, proportionaliteit)
Interne en externe verantwoording; doelmatige inkoop; naleven van transparantie, gelijke behandeling en proportionaliteit
70
Onderwerpen aanbestedingsrapport (4)
71
Voorbereiding Maatregel Verplichting Doel
Keuze van de aanbestedings-procedure
Motivering t.a.v. keuze van type aanbestedingsprocedure
Artikel 1.4 AW Interne en externe verantwoording
Bij keuze van meervoudig onderhandse procedure: motivering van de keuze van de uit te nodigen ondernemers
Artikel 1.4 AW Interne en externe verantwoording
Bij keuze voor marktverkenning of marktconsultatie: controle door rapporteur of de daarvoor beoogde procedure voldoet aan beginselen van transparantie, gelijke behandeling en proportionaliteit
- Voorkomen van inbreuk op aanbestedingsrecht en van (te) hoge lasten voor de deelnemers
Keuze van een aanbestedingsreglement
Artikel 1.22 AW Interne en externe verantwoording
Bepalen van de tijdsplanning Artikelen 1.10, 1.13 en 1.16 AW
Doelmatigheid, proportionaliteit, externe verantwoording
Bepalen van de inschrijfkosten Artikelen 1.10, 1.13, 1.16 en 1.21 AW
Lastenverlichting
Bij gunning 1 op 1: motivering waarom niet voor een aanbesteding is gekozen
Artikel 2.132 AW Interne en externe verantwoording
Onderwerpen aanbestedingsrapport (5)
72
Voorbereiding Maatregel Verplichting Doel
Bepaling van het programma van eisen en van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden
Motiveer de wijze van specificatie in het programma van eisen
Artikelen 2.76 en 2.77 AW Interne en externe verantwoording; doelmatige inkoop en mededinging
Motiveer verwijzingen naar fabricaten, herkomst, een bijzondere werkwijze, een merk, keurmerk, certificaat, octrooi, type, oorsprong of productie zijn opgenomen waardoor bepaalde ondernemingen of producten worden bevoordeeld of uitgesloten.
Artikel 2.76 lid 5 en 6 AW Interne en externe verantwoording; doelmatige inkoop en mededinging
Bij keuze van mogelijkheid van variant: controle door rapporteur of minimumeisen zijn opgenomen
Artikel 2.83 AW Naleving
Motivering inzake toepassing in de aanbestedingsstukken van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden
Artikel 2.80 AW Sociale en milieudoelstellingen
Onderwerpen aanbestedingsrapport (6)
73
Voorbereiding Maatregel Verplichting Doel
Uitsluitingsgronden(artikel 2.87 AW) en geschiktheids-eisen (artikel 2.90-97 AW)
Motivering van keuze van uitsluitingsgronden
Artikelen 1.10, 1.13 en 1.16 AW
Integriteit, lastenverlichting, mededinging
Motivering van keuze van eisen en bewijzen inzake financiële en economische draagkracht
Artikelen 1.10, 1.13 en 1.16 AW
Toets van geschiktheid van ondernemers; mededinging, proportionaliteit en lastenverlichting
Motivering van keuze van eisen en bewijzen inzake technische bekwaamheid
Toetsing van geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden en bijbehorende bewijzen door rapporteur
- Naleving aanbestedingsrecht
Onderwerpen aanbestedingsrapport (7)
74
Voorbereiding Maatregel Verplichting Doel
Gunningscriteria
Motivering van keuze van gunningscriteria
Artikelen 1.10, 1.13 en 1.16 AW
Doelmatigheid, innovatie
Motivering van beoordelingssysteem
Artikelen 1.10, 1.13 en 1.16 AW
Doelmatigheid
Toetsing van gunningscriteria door rapporteur
- Naleving aanbestedingsrecht
Onderwerpen aanbestedingsrapport (8)
Voorbereiding Maatregel Verplichting Doel
Afronden van aanbestedingsstukken
Accordering aanbestedingsstukken
- Interne verantwoording, naleving
75
Stap 2: aanbesteding (1)
• Bekendmaking en verzending aanbestedingsstukken
• Selectie (controle eigen verklaring en gevraagde gegevens)
• Inlichtingenbijeenkomst (opstellen en toezenden NvI en vastleggen individuele inlichtingen)
• Beoordeling:
- toepassing uitsluitingsgronden en voldoen aan geschiktheidseisen
- controle geldigheid inschrijvingen
- beoordeling inschrijvingen o.b.v. gunningscriterium en nadere criteria
• Gunning:
- nemen en mededelen van gunningsbeslissing
- eventueel afwachten uitkomst kort geding afgewezen inschrijver
- sluiten overeenkomst en bekendmaken aankondiging gegunde opdracht
• Archivering aanbestedingsrapport
76
Stap 2: aanbesteding (2)
• Vastleggen motivering van belangrijke keuzes en beslissingen
• Bijhouden proces-verbaal van aanbesteding (met verslaglegging bijzondere voorvallen)
• In acht nemen (minimum)termijnen en administratieve voorschriften
• Zoveel mogelijk vasthouden aan uitgangspunten (ook bij beantwoording vragen in het kader
van inlichtingenronde)
• Bij veel vragen/antwoorden en eventuele wijzigingen overwegen om 6-dagen termijn (voor
indienen inschrijving) te verlengen
• Goed acht slaan op beoordelingscriteria (mede in verband met motivering afwijzing)
• Afgewezen gegadigden/ inschrijvers volledig en adequaat informeren
• Bedacht zijn op mogelijke ongeldigheden in offertes
77
Onderwerpen aanbestedingsrapport (9)
78
Aanbesteding Maatregel Verplichting Doel
Aankondiging Aankondiging en bewijs van bekendmaking bewaren bij aanbestedingsrapport
- Interne verantwoording, naleving
Aanbestedingsstukken Aanbestedingsstukken en bewijs van verzending daarvan bewaren bij aanbestedingsrapport
- Interne verantwoording, naleving.
Onderwerpen aanbestedingsrapport (10)
79
Aanbesteding Maatregel Verplichting Doel
Selectie Controle van eigen verklaringen Artikelen 2.84 en 2.85 AW
Naleving, toets geschiktheid
Controle van gevraagde gegevens en inlichtingen die niet in eigen verklaring gevraagd kunnen worden en van lijst van referenties
Naleving, toets geschiktheid
Verificatie van inlichtingen en gegevens van eigen verklaring
Artikelen 2.99 - 2.102 AW
Selectie van voor inschrijving uit te nodigen deelnemers
Accorderen van selectie door rapporteur
- Naleving
Onderwerpen aanbestedingsrapport (11)
80
Aanbesteding Maatregel Verplichting Doel
Inlichtingenbijeenkomst Opstellen van de Nota van Inlichtingen
Artikel 2.53 AW Naleving, gelijke behandeling
Toezending van de Nota van Inlichtingen aan de deelnemers
Opstellen van proces-verbaal bij verstrekken van individuele inlichtingen
Artikel 2.53 lid 3 AW Waarborgen van transparantie en gelijke behandeling, naleving
Advies van rapporteur aan aanbestedingsteam in geval van wezenlijke wijziging van het voorwerp van de aanbesteding of van de geschiktheidseisen of gunningscriteria
Naleving
Onderwerpen aanbestedingsrapport (12)
81
Aanbesteding Maatregel Verplichting Doel
Beoordeling van de inschrijvingen
Toepassing uitsluitingsgronden en voldoen aan geschiktheidseisen
Geschiktheid, naleving
Controle door aanbestedingsteam of de inschrijvingen geldig zijn
Artikel 2.113 AW Naleving
Beoordeling van de inschrijvingen op basis van het gunningscriterium
Artikelen 2.114 – 2.116 AW
Doelmatige inkoop, naleving
Door rapporteur geaccordeerd advies inzake gunningsbeslissing
- Naleving
Onderwerpen aanbestedingsrapport (13)
82
Aanbesteding Maatregel Verplichting Doel
Archivering Digitaal archiveren van aanbestedingsrapport
Artikelen 2.56, 2.132 en 3.77 lid 2 AW
Externe en interne verantwoording
Stap 3: uitvoering
• Deugdelijk voorbereid aanbestedingsproces zal in de regel gunning aan inschrijver
met werkbare oplossing mogelijk maken en – hopelijk – tot goede uitvoering
opdracht leiden
• Bij de uitvoering is van belang zoveel mogelijk vast te houden aan bepalingen in
contract en afwijkingen tijdig te signaleren
• Bewaking goede opvolging en check (stilzwijgende) verlengingen
• Bij afwijkingen/ wijzigingen contractsbepalingen is overleg met rapporteur over
mogelijke gevolgen op zijn plaats
• Bij naderend einde contract tijdig starten met voorbereiding nieuwe aanbesteding
83
Onderwerpen aanbestedingsrapport (14)
Uitvoering Maatregel Verplichting Doel
Monitoring Registreren relevante
contractswijzigingen
- Doelmatig contractbeheer,
naleving (Pressetext-arrest)
Contractbeheer (afname,
looptijd)
- Doelmatig contractbeheer
84
De nieuwe werkwijze
3. Aanbestedingsaudit
Door Loyens & Loeff is in een team met vertegenwoordigers van aanbestedende diensten de NTA 8058
ontwikkeld, een bij het Nederlands Normalisatie Instituut geregistreerde norm voor aanbestedingssystemen.
Aan de hand van deze norm kunnen audits plaatsvinden van de aanbestedingsprakijk (de uitvoering van
aanbestedingsprocedures) en het aanbestedingsbeleid van een aanbestedende dienst of SBB.
Er kan gekozen worden voor een audit die zich richt op de gehele aanbestedingspraktijk van een
aanbestedende dienst of SBB als voor een audit die slechts bestaat uit enkele steekproeven of zelfs maar uit
een enkel project of een specifieke aanbesteding.
De ervaringen van aanbesteders met dergelijke audits zijn positief. Zij leiden tot verbetering van de
aanbestedingspraktijk (blinde vlekken) en tot een grotere disciplinering bij de naleving van het
aanbestedingsrecht.
85
De nieuwe werkwijze
In ontwikkeling is een erkenningsregeling, die door aanbestedende diensten gebruikt kan worden
bijvoorbeeld als onderdeel van het beleid inzake meervoudig onderhandse procedures. Via de
erkenningsregeling kunnen de ondernemers voor dergelijke procedures geselecteerd worden.Daarvoor wordt
gebruik gemaakt van de ervaringen van SBB met erkenningsregelingen.
86
Producten Loyens & Loeff (“Triple A”)
• Model Aanbestedingsrapport (motivering van keuzes/interne verantwoording)
• Model Aanbestedingsbeleid met waar mogelijk motivering keuzes
- Model erkenningsregeling voor meervoudig onderhandse procedures
• (Verkorte) Aanbestedingsaudit
- Checklist ter beoordeling aanbestedingsstukken en -beleid
87
Presentatie Negometrix - Elektronisch Aanbesteden
Negometrix
Eenvoudig(er) invulling geven aan de aanbestedingwet?
Negometrix
• Sinds 2000 actief op gebied van online transacties;
• 2005 onderzoek naar kansen digitaal EU aanbesteden & E-veilingen;
• Erkenning van kracht online aanbesteden;
• Vandaag de dag online aanbestedingsplatform.
>30.000 gebruikers
>7000 digitale inkooptrajecten sinds 2010
70% gebruikers valt onder aanbestedingsregime
89
“Elektronisch Aanbesteden”
• Online publiceren;
• Online documenten delen;
• Online digitale kluis;
• Online minimale eisen stellen en beantwoorden;
• Online gewogen criteria stellen en beantwoorden;
• Online Vraag en antwoord, automatische NvI;
• Online evalueren en motiveren;
• Online automatische rangschikking en gunning;
• Online automatisch gegenereerd aanbestedingsdossier; +
Elektronisch aanbesteden!
90
Definitie “Digitaal Aanbesteden”
• Beslis-intelligentie;
• Lasten verlichting;
• Kennis onderbrengen in templates en slim hergebruiken;
• Beslisintelligentie wordt tot heden met name gekoppeld aan de opdracht;
- Gunningmodel;
- Uiteindelijke gunning;
• Beslisintelligentie kan ook aan de “voorkant” worden toegepast waar het het
motiveren betreft. Hierover later meer…….
91
Ontwikkelingen in de Europese unie en Nederland
• De europese unie heeft het doel gesteld in 2016 alle EU aanbestedingen digitaal te laten
plaatsvinden;
• Versplinterd Europees landschap met verschillende invulling:
A. SAAS centralized model Malta, Ireland, Cyprus, Lithuania
B. Slovakia hosted centralized model
C. Decentralized model hybrid Czech Republic
D. Decentralized model SAAS Portugal and Scotland (required by law)
France (in regulatory process), Holland (now denounced the government for unfair competition)
• Interoperabiliteit
Is de mogelijkheid van verschillende autonome, heterogene systemen, apparaten of andere
eenheden (bijvoorbeeld organisaties of landen) om met elkaar te communiceren eninteracteren.
Om dit te bewerkstelligen zijn standaarden, protocollen en procedures nodig voor de afstemming
van de verschillende entiteiten op elkaar.
92
Ontwikkelingen in de Europese unie en Nederland
• Golden book on e-procurement
• In Nederland Tenderned & commerciële platformen.
- Gekoppeld, dus voldoen aan publicatieplicht;
- Tenderned als basissysteem;
- Commerciele platformen gaan verder;
• Vandaag in Barcelona
94
Hoe kunnen platformen bijdragen aan het voldoen
aan de aanbestedingswet?
Wij zien verschillende kansen:
• Leverancierportaal voor (lokale) aanbieders ten behoeve van onderhandse aanvragen;
• Beslisintelligentie om te komen tot 3-5 aanbieders ten behoeve van onderhands;
• Aanbestedingswetgeving en (eventueel) eigen beleid op slimme wijze onderbrengen in
platform. Koppel hieraan tevens keuze en beslisintelligentie
• Motivatie slim vastleggen (Aanbestedingsrapport Loyens & Loeff slim geïntegreerd)
• Templates, zelf ontwikkeld of ontwikkeld door externe partij
• Klachtenloket onderbengen in online digitale tenders
95
Beslisintelligentie om te komen tot 3-5 aanbieders
ten behoeve van onderhands
• Automatische randomizer?
• Shortlist bepalen op basis van gewogen criteria?
• Shortlist bepalen op basis van past performance?
• Of kan een digitale onderhandse aanbesteding dermate efficiënt worden ingericht (lage lasten)
voor inschrijvers dat het niet per definitie bezwaarlijk is meer dan 5 aanbieders uit te nodigen?
96
Leverancierportaal voor (lokale) aanbieders
ten behoeve van onderhandse aanvragen
• (lokale) aanbieders registreren via open portaal:
• Geven aan in welke categorie / categorieën ze actief zijn;
• Beantwoorden enkele minimale criteria;
• Gecategoriseerde en goedgekeurde aanbieders worden vervolgens uitgenodigd in een
specifieke uitvraag (onderhandse procedure)
97
Aanbestedingswetgeving en (eventueel) eigen
beleid op slimme wijze onderbrengen in platform
• Doel: Organisaties in staat stellen aanbestedingswetgeving en inkoopbeleid beter te borgen,
vast te leggen en aan te reiken aan collega’s die het toe is gestaan in te kopen.
• Concreet:
• AD geeft in profiel organisatie profiel aan onder welk aanbestedingsregime ze vallen;
• op basis van regime worden drempelwaarden automatisch toegepast;
• Daarnaast kan AD in vrije tekst velden haar beleid opnemen in de software, al dan niet
voorzien van documenten;
• Beleid kan zichtbaar of onzichtbaar zijn voor externe partijen (leveranciers)
98
Motivering slim vastleggen (Loyens & Loeff
aanbestedingsrapport slim geïntegreerd)
• Motivering vastleggen in platform;
• Motiveren bij opstarten Tender, denk aan keuze procedure etc.
• Motiveren tijdens het bouwen van de tender;
- Indien keuze voor laagste prijs, motivatieveld;
- Indien keuze voor clustering, motivatieveld
- Sprake van percelen, motivatie waarom wel, waarom niet;
- Termijnen, motivatieveld in planning;
• Dit alles online en intuïtief ondergebracht in lijn met wetgeving en intern beleid.
• Motiveringsrapportage per tender;
99
Templates, zelf ontwikkeld of ontwikkeld
door externe partij
• Beleid en aanbestedingsrapport ondergebracht in een template;
• Template kan gedeeld worden binnen de eigen organisatie, maar ook tussen organisaties;
100
Onderwerpen
• Klachtafhandeling bij aanbesteden
• Bewijsmiddelen (eigen verklaring)
NB: Gedragsverklaring aanbesteden kan vanaf 27 maart 2013 worden
aangevraagd via www.justis.nl/Producten/gedragsverklaringaanbesteden/
102
Klachtenregeling – deel 1
Standaard voor klachtafhandeling voor aanbesteders en ondernemers
• Klachten snel en laagdrempelig afdoen
• Gang naar de rechter voorkomen
• AD wordt aangeraden regeling onderdeel te maken van aanbestedingsbeleid
• AD en ondernemers kunnen van klacht leren en kennis bij toekomstige
aanbestedingen in praktijk brengen (bevordering professionalisering)
• Klachtenmeldpunt is aanspreekpunt “dat onafhankelijk en met een frisse blik de
klacht bekijkt en daarover een advies uitbrengt aan de aanbestedende dienst”
• AD kan ook over ondernemers klagen (onderdeel IV van deel 1)
104
Klachtenregeling (1): uitgangspunten
• AD is vrij in invulling klachtenmeldpunt
- belangrijkste voorwaarde: persoon die het klachtenmeldpunt vormt is niet
direct betrokken geweest bij (het opstellen) van de aanbesteding
• AD kan ook samen met andere AD’s klachtenmeldpunt opzetten
• Belanghebbenden zijn naast gegadigden, (potentiële) inschrijvers, hun
onderaannemers ook brancheverenigingen en klachtenloketten
• De regeling geldt alleen voor ‘klachten’, niet voor ‘vragen’
• Over alle soorten aanbestedingen (nationaal/Europees), over handelen
in strijd met regels en/of beginselen (niet over beleid)
105
Klachtenregeling (1): procedure
• Klacht mag niet anoniem worden ingediend
• Klacht moet schriftelijk en tijdig worden gedaan
• Aanbestedingsprocedure loopt gewoon door (opschorting mogelijk)
• Geen concrete termijnen voor indienen en afhandeling van klachten
• AD is vrij om klacht bij NvI of per e-mail aan klager af te handelen
• Advies van klachtenmeldpunt wordt aangemerkt als besluit ter voorbereiding van
privaatrechtelijke rechtshandeling (zonder mogelijkheid van bezwaar en beroep)
• Ontvangst klacht van AD over ondernemer moet per omgaande worden
bevestigd, met spoed worden bestudeerd en gemotiveerd op worden gereageerd
106
Klachtenregeling – deel 2
Bemiddeling door Commissie van Aanbestedingsexperts
• Onafhankelijke commissie bestaande uit ten minste een voorzitter en een
vicevoorzitter (benoemd voor twee jaar, herbenoeming mogelijk)
• Commissie schakelt experts in “die hun sporen in de aanbestedingspraktijk
hebben verdiend” volgens nader op te stellen regeling
• Voorzitter stelt lijst van experts samen en publiceert deze op de website
• Uitgangspunt: klager legt eerst klacht voor aan klachtenmeldpunt AD
- bij ontbreken daarvan kan klager rechtstreeks naar commissie
- klager kan ook naar commissie indien AD klacht niet binnen ‘redelijke tijd’ in
behandeling neemt
107
Klachtenregeling (2): inhoudelijk
• Doel: verbetering dialoog, verbetering professionaliteit etc.
• Kan bemiddelen of (niet-bindend) advies geven over de klacht
• Kosteloos? Conceptregeling vermeldde dat kosten in rekening zou worden gebracht;
definitieve regeling zegt hier niets over
• Commissie kan aanbestedingsprocedure niet stilleggen
• Commissie prioriteert zelf (maar motiveert afwijzing klacht)
• Ondernemers en AD’s kunnen over elkaar klagen
• Beslissingen Commissie worden in geanonimiseerde vorm gepubliceerd
108
109
Vraag aan AD
Reactie in NvI of vertrouwelijk verstrekt antwoord Geen
overeenstemming
Indienen klacht bij meldpunt
Onderzoek door meldpunt
Conclusie AD
Klacht (deels) gegrond Klacht ongegrond
Optioneel: bemiddeling of
advies commissie
Optioneel: bemiddeling
of advies commissie
Corrigerende en/of preven-
tieve maatregelen meedelen
aan klager en betrokkenen
motiveren
Eigen verklaringen
Staatscourant 22 maart 2013: Regeling modellen eigen verklaring
• Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures AD’s, inclusief toelichting
• Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedure SSB’s, inclusief toelichting
Verschil in toepassing uitsluitingsgronden (eerstgenoemde verklaring is uitgebreider,
maakt onderscheid naar procedure boven en onder EU drempel en bevat
verwijzingen naar Gids Proportionaliteit)
Uitgangspunt t.o.v. voorlopige modellen ongewijzigd: alleen winnaar(s) aanbesteding of
geselecteerde gegadigden leveren bewijsmiddelen bij gunning/selectie áls AD/SSB er om vraagt
111
Niet bij inschrijving: voorbeelden Wel bij inschrijving: voorbeelden
Uittreksel handelsregister (2.89 lid 1 jo. 2.87 lid 1
sub a en Toelichting Eigen Verklaring)
Verklaringen voorkennis, belangenverstrengeling
Verklaring belastingdienst (2.89 lid 3 jo. 2.87 lid 1
sub d)
Model K-verklaring (geen strijd mededingingsrecht)
Bewijsstukken financiële draagkracht, zoals
bankverklaring, verzekeringspolis, balans/
jaarrekening, omzetverklaring (2.91)
Referenties (2.85 lid 3 jo. 2.93 sub a en b), incl.
“certificaat” dat werk, dienst, levering naar behoren
is uitgevoerd
Bewijsstukken technische en beroepsbekwaamheid,
zoals diploma’s, milieubeheermaatregelen,
personeelsbezetting verklaring en certificaten (2.93)
Bewijsmiddelen betreffende technische specificaties
anders dan dierenwelzijn-, milieu- en sociale criteria
Verklaring onafhankelijke instantie dat ondernemer
aan milieubeheernormen voldoet (2.97)
Bewijsmiddelen betreffende uitvoeringsvoorwaarden
anders dan dierenwelzijn-, milieu- en sociale criteria
Bewijs/ vergunning beroepsbevoegdheid (2.98) Bewijsmiddelen t.b.v. puntentoekenning in kader van
gunning, ongeacht waar deze betrekking op hebben
Accountantsverklaring (V 3.5E Gids proportionaliteit) Overige verklaringen/bewijsmiddelen die niet zien
op punten uit eigen verklaring
112
Controle eigen verklaring/ opvragen bewijsmiddelen
• AD is verplicht om bewijsmiddelen die bij inschrijving moeten worden gevoegd te
controleren (artikel 2.101)
Zo nodig tot uitsluiting overgaan indien inschrijver/gegadigde niet blijkt te voldoen
Vraag: hoe omgaan met (herstel van) gebreken?
• AD is bevoegd maar niet verplicht om de overige bewijsmiddelen bij winnende
inschrijver/geselecteerde gegadigden op te vragen (artikel 2.102)
Voorbehoud maken in aanbestedingsstukken/ voorlopige gunningsbrief
Vraag: wel of niet opvragen stukken bij selectie (gelet op lastenverlichting)?
113
Uitsluitingsgronden
Stelling 1: Uitsluiting van inschrijvers die een NMa-boete hebben gehad is mogelijk
Stelling 2: Proportionaliteitstoets van artikel 2.88 AW is een dode letter
Stelling 3: Een compliance-regeling is onder AW een must geworden
115
Proportionaliteit
Stelling 1: Onbeperkte aansprakelijkheid in contract is onrechtmatig
Stelling 2: Alleen in uitzonderingsgevallen niet-openbare procedure toepassen
Stelling 3: Clusteren is verleden tijd
116
Opdrachten onder EU drempel
Stelling 1: Aanbesteder mag zelf weten wie hij uitnodigt voor meervoudig
onderhandse procedure
Stelling 2: Erkenningsregeling is nieuwe inkoopmethode voor onder de drempel
Stelling 3: 2B-diensten mogen niet meer onderhands worden gegund
117
Rechtsbescherming
Stelling 1: klachtenregeling biedt goede nieuwe mogelijkheid om bezwaar te uiten
Stelling 2: Aanbesteder zal vaker keuzes moeten kunnen verantwoorden, ook in
rechte
Stelling 3: In juridische procedure kan worden voorzien in uitkomst klachtafhandeling
118
Contactgegevens:
Loyens & Loeff: Negometrix:
Maurice Essers Jan Siderius
Advocaat/Partner – Mededinging & Overheid Managing Director
T: 020 578 5928 T 06 53 166 921
F: 020 578 5862 F 084 737 9061
E: [email protected] E: [email protected]
Gert-Wim van de Meent Sander de Vocht
Advocaat/Partner – Mededinging & Overheid Commercieel directeur
T: 020 578 5966 T 06 55 715 624
F: 020 578 5858 F 084 737 9061
E: [email protected] E: [email protected]
Laurens Terpstra
Advocaat – Mededinging & Overheid
T: 020 578 5345
F: 020 578 5862
119