SESIÓN N°03-GESTIÓN DEL ALCANCE.pdf

7/17/2019 SESIN N03-GESTIN DEL ALCANCE.pdf

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GERENCIA DE LA CONSTRUCCIN

GESTIN DEL ALCANCE DE LOS PROYECTOS

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Ing. Juan Carlos Ruiz

Gestin del alcance

Son todos los procesos

necesarios para asegurar que elproyecto incluya todo el trabajorequerido, y slo el trabajorequerido, para completar el

proyecto con xito.


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Preguntas que responde la Gestin del alcance

Cmo determinar que trabajo se tiene que hacer en elproyecto?

Cmo asegurar que se realice todo el trabajo previsto en el

proyecto?

Cmo asegurar que no se realice trabajo no previsto en elproyecto?

Cmo asegurar que se obtenga la aprobacin del trabajo

realizado en el proyecto?


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Los Procesos de la Gestin del Alcance de Proyectos

Recopilacin de requisitos

Definicin del alcance

Creacin de EDT

Verificacin del alcance

Control del alcance

PLANIFICACIN

CONTROL


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Proceso que consiste en definir ydocumentar las necesidades de losinteresados a fin de cumplir con losobjetivos del proyecto.

Los requisitos incluyen las necesidades,deseos y expectativas cuantificadas ydocumentadas del patrocinador, del clientey de otros interesados. Estos requisitos

deben recabarse, analizarse y registrarsecon un nivel de detalle suficiente, quepermita medirlos una vez que se inicia elproyecto.


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Recopilar requisitos significa definir ygestionar las expectativas del cliente.Los requisitos constituyen la base de

la EDT. La planificacin del costo, delcronograma y de la calidad se efectaen funcin de ellos.

El xito del proyecto depende

directamente del cuidado que se

tenga en obtener y gestionar los

requisitos del proyecto y del

producto.


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ENTRADAS

Acta de constitucin delproyecto.

Registro de involucrados.

HERRAMIENTASY TCNICAS

Entrevistas.

Focus Group.

Talleres de facilitacin.Tcnicas de creatividad

grupal.

Tcnicas de toma dedecisiones grupales.

Cuestionarios yencuestas

Observaciones.

Prototipos.

SALIDAS

Documentacin derequerimientos.

Plan de gestin derequerimientos.

Matriz de trazabilidad derequerimientos.


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Documentacin de requerimientos (Documentation ofRequirements).-Describe como un requerimiento individualalcanza la necesidad del negocio para el proyecto.


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Plan de Gestin de Requerimientos (Requirements ManagementPlan).- Documenta como los requerimientos sern analizados,documentados y gestionados a lo largo del proyecto.

Matriz de Trazabilidad de Requerimientos (RequirementsTraceability Matrix).- Es una tabla que relaciona requerimientoscon sus orgenes y los sigue por todo el ciclo de vida del proyecto.


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Proceso que consiste en desarrollar unadescripcin detallada del proyecto y delproducto.

Durante el proceso de planificacin, elalcance del proyecto se define y se describede manera ms especfica conforme se varecabando mayor informacin acerca delproyecto.

Se analizan los riesgos, los supuestos y lasrestricciones existentes, para verificar queestn completos; segn sea necesario, seirn agregando nuevos riesgos, supuestos yrestricciones.


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En esta etapa, las necesidades, deseos yexpectativas de los interesados seconvierten en requisitos (requerimientos).

La preparacin de una declaracin

detallada del alcance del proyecto esfundamental para su xito, y se elabora apartir de los entregables principales, lossupuestos y las restricciones que sedocumentan durante el inicio delproyecto.


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ENTRADAS

Acta de constitucin delproyecto.


Activos de procesos de laorganizacin.


Juicio de expertos.

Anlisis del producto.

Identificacin dealternativas.

Talleres de facilitacin.

SALIDAS

Enunciado del alcancedel proyecto.

Actualizacin de ladocumentacin delproyecto.


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Definicin del Alcance del Proyecto

El alcance del proyecto se define y describe con mayor detalle porque se conocemayor informacin del proyecto. Las necesidades, deseos y expectativas de losinteresados se analizan y convierten en requisitos.

Segn el PMBOK:Alcance (Scope).- La suma de productos, servicios y resultados que se proporcionarncomo un proyecto.

Alcance del Producto.- Los rasgos y funciones que caracterizan a un producto, servicio oresultado.

Alcance del Proyecto.- El trabajo que debe realizarse para entregar un producto,servicio o resultado con las funciones y caractersticas especificadas.

ALCANCEDEL

PRODUCTO

ALCANCEDEL

PROYECTOALCANCE


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Enunciado del alcance del proyecto

(Project Scope Statement)

Describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario

para crear tales productos entregables. El enunciado del alcance del proyecto

detallado incluye lo siguiente:

A. Objetivos del proyecto.

B. Descripcin del alcance del producto: caractersticas del producto, servicio o

resultado para el cual se cre el proyecto.

C. Requisitos del proyecto: Condiciones que deben cumplir o las capacidades que

deben tener los productos entregables del proyecto.

D. Lmites del proyecto: Mencionar qu est incluido y excluido respecto al

proyecto.


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E. Criterios de aceptacin del producto: Definen el proceso y criterios para

aceptar los productos terminados.

F. Restricciones del proyecto.

G. Asunciones (Suposiciones) del proyecto.

H. Organizacin inicial del proyecto. Interesados y equipo inicial del

proyecto.I. Riesgos iniciales definidos.

J. Hitos del cronograma.

K. Limitacin de fondos: Cualquier limitacin aplicada a la financiacin del

proyecto.

L. Estimacin del costo.

M. Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto: Describe el nivelde gestin de la configuracin y de control de cambios que debe

implementarse en el proyecto.

N. Especificaciones del proyecto: Documentos de especificaciones con los

que debera cumplir el proyecto.


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Creacin de EDT

Proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y eltrabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fcilesde manejar.

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposicin

jerrquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutarel equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crearlos entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDTrepresentando una definicin cada vez ms detallada del trabajodel proyecto.


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Creacin de EDT

ENTRADAS

Enunciado del alcancedel proyecto.




Descomposicin

SALIDAS

Estructura de desglosedel trabajo

Diccionario de la EDT

Lnea base del alcance

Actualizacin de ladocumentacin delproyecto.


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Crear EDT (WBS)

La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o WBS (WorkBreakdown Structure) organiza y define el alcance total delproyecto.

La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajoms pequeas y fciles de manejar, donde cada nivel descendenterepresenta una definicin cada vez mas detallada del trabajo delproyecto.

Podemos decir que la EDT es la sumatoria de todos los entregablesdel proyecto, donde los entregables del nivel mas bajo de la EDT sonllamados paquetesde trabajo(work package).


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Crear EDT (WBS)


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Creacin del EDT


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Creacin del EDT


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Creacin del EDT

Respalda y acompaa a la EDT. Puede incluir

para cada componente de la EDT: Un identificador de cdigo de cuenta.

Un enunciado del trabajo.

La organizacin responsable.

Una lista de hitos del cronograma.

Diccionario de la EDT

(WBS Dictionary)


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Creacin del EDT

El enunciado del alcance del proyecto detallado y aprobado

(Descrito en el Enunciado del Alcance del Proyecto), as comosu EDT y diccionario de la EDT relacionados, constituyen lalnea base del alcance del proyecto.

Lnea Base del Alcance

(Scope Baseline)


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Verificar el alcance

Proceso que consiste en formalizar laaceptacin de los entregables delproyecto que se han completado.

Incluye revisar los entregables con elcliente o el patrocinador paraasegurarse de que se han completadosatisfactoriamente y para obtener de

ellos su aceptacin formal.


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La verificacin del alcance difiere delcontrol de calidad en que mientras laprimera corresponde principalmente a laaceptacin de los entregables, el segundo

se refiere sobre todo a corroborar laexactitud de los entregables y sucumplimiento con los requisitos decalidad especificados para losentregables. Por lo general, el control de

calidad se lleva a cabo antes de laverificacin del alcance, pero ambosprocesos pueden efectuarse en paralelo.


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ENTRADAS

Plan de direccin delproyecto.

Documentacin derequisitos.

Matriz de rastreabilidadde requisitos.

Entregables validados.


Inspeccin.

SALIDAS

Entregables aceptados.

Solicitudes de cambio.

Actualizaciones a losdocumentos delproyecto.

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Plan de la direccin de proyectos:

Enunciado del alcance del proyecto, incluye descripcin del alcance, los

entregables y los criterios de aceptacin.

La EDT, define cada entregable y su descomposicin en paquetes de trabajo.

El diccionario de la EDT, contiene una descripcin detallada del trabajo ydocumentacin tcnica de cada paquete de trabajo.

Documentacin de requisitos, enumera los requisitos tcnicos y de cualquier

otra ndole del proyecto/producto.

Matriz de Rastreabilidad, vincula los requisitos con su origen y los monitorea

a lo largo del ciclo de vida del producto/proyecto.

Entregables validados, los entregables han sido verificados y validados para

corroborar su exactitud a travs del proceso de control de calidad.

ENTRADAS

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Entregables aceptados, los entregables que cumplen con los criterios

de aceptacin son formalmente aceptados y aprobados por el cliente

o patrocinador, toda esta documentacin es transferida al proceso de

cerrar el proyecto.

Solicitudes de cambio, los entregables que no han sido aceptados

formalmente se documentan junto con las razones por las cuales no

fueron aceptados. Esos entregables pueden necesitar una solicitud de

cambio para reparar los defectos.

Actualizaciones a los documentos del proyecto, pueden actualizarse

todos aquellos documentos que definen el producto o que informan

sobre su estado de terminacin.

SALIDAS

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Controlar el alcance

Proceso por el que se monitorea el estado del alcance delproyecto y del producto, y se gestionan cambios a la lnea basedel alcance.

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El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambiossolicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadasse procesen a travs del proceso Realizar el Control Integrado deCambios. El control del alcance del proyecto tambin se utiliza

para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra alos otros procesos de control. Los cambios no controlados amenudo se denominan corrupcin del alcance del proyecto. Loscambios son inevitables, por lo que se impone algn tipo deproceso de control de cambios.

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ENTRADAS

Plan de direccin del

proyecto. Informacin sobre el

desempeo del trabajo.

Documentacin derequisitos.



Anlisis de variacin.

SALIDAS

Mediciones al

desempeo del trabajo.Actualizacin a los

procesos.

Solicitudes de cambio.

Actualizaciones al plan ya los documentos delproyecto.

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El plan de direccin del proyecto: Lnea base del alcance, la cual se compara con los resultados reales para verificar si es necesario

implementar un cambio.

El plan para la gestin del alcance del proyecto, describe la manera en la cual se gestionar y controlar

el alcance del proyecto.

Plan de gestin de cambios, define el proceso para gestionar los cambios del proyecto.

El plan de gestin de la configuracin, define elementos que son configurables, los que requieren un

control formal de cambios y el proceso para controlar los cambios a estos elementos.

El plan de gestin de requisitos, puede incluir el modo en que se realizara la configuracin

Informacin sobre el desempeo del trabajo: se refiere a informacin sobre

el avance del proyecto tal como los entregables que estn en proceso y los

que han sido finalizados.

Documentacin de requisitos.

Matriz de rastreabilidad.

Activos de los proceso de la organizacin, pudiendo ser afectados: Polticas, procedimientos y lineamientos existentes.

Mtodos de seguimiento e informacin que se utilizaran.

ENTRADAS

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Mediciones del desempeo del trabajo, stas pueden incluir

comparaciones del desempeo tcnico planificado versus el real.

Actualizaciones a los procesos de la organizacin, entre las que

pueden encontrarse las causas de las variaciones, las acciones

correctivas y la razn de su seleccin, otros tipos de lecciones

aprendidas procedentes del control del alcance del proyecto.

Solicitudes de cambio, el anlisis del desempeo puede dar origen a

una solicitud de cambio del alcance del proyecto, entonces ser

necesario revisar y volver a emitir un enunciado del alcance, la EDT y

el diccionario de la EDT con los cambios aprobados.

SALIDAS

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Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto, pueden ocurrir

actualizaciones a la lnea base del plan del proyecto debido a

solicitudes de cambio aprobadas y en funcin de ello actualizaciones

a otras lneas base de tiempo y costo del proyecto.

Actualizaciones a los documentos del proyecto, pueden actualizarse:

Documentacin de requisitos.

Matriz de rastreabilidad de requisitos.

SALIDAS

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