Sesión5-6-Identificación de Oportunidades Con BI

Maestría en Supply Chain Management

Business IntelligenceSesión 5 - 6

Prof.: Mg. Jorge A. Castillo Sánchez

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Prof. Mg. Jorge A. Castillo Sánchez

Introducción

El primer objetivo para comenzar una iniciativa en BI es identificar que es lo que se desea conseguir.

Esto significa buscar las oportunidades en la organización en donde BI pueda mejorar la calidad de la toma de decisiones.

La clave es decidir qué oportunidades ofrecen el mayor valor.


Propósito

Es describir un proceso que sea fácil de usar para hacer sesiones de brainstorming (tormenta de ideas) y evaluación de oportunidades específicas de BI en la organización.

Se dividen en tres pasos o fases:–Hacer los deberes.–Recopilar y compartir ideas.–Evaluar alternativas.


Hacer los deberes

Precisa la estimación de dónde BI puede ser aplicado en una organización (unidades de negocio o áreas funcionales), quienes se benefician (directores, gerentes) y qué tipos de datos son necesarios (dimensiones, medidas).

Para poder identificar las oportunidades en BI nos hacemos las siguientes preguntas:


¿Dónde será utilizada la aplicación BI?

Para responder esta preguntase requiere investigar qué áreas de la organización pueden beneficiarse por la utilización de una solución BI.

Lo ideal es comenzar con los procesos críticos de las áreas funcionales (departamento de una unidad de negocio se enfoca en una función específica) y unidades de negocio (estructura organizacional donde un conjunto de actividades funcionales se ejecutan dentro de una línea de negocio)


Preguntas a tomar en cuenta

¿Qué funciona? Frente a ¿Qué no funciona?

¿Dónde se hacen las mayores inversiones de dinero para un retorno apreciable?

¿Qué procesos toman mucho tiempo?

¿Dónde piensa usted que se pierden oportunidades?

¿Dónde se están tomando decisiones equivocadas?

¿Dónde se están tomando decisiones acertadas?

Una revisión a las áreas funcionales y los procesos críticos, rápidamente descubrirá muchas oportunidades que se puedan considerar.

Las técnicas de BI son universales, se pueden aplicar a cualquier área


¿Quiénes son los usuarios de la aplicación?

Es importante comprender quien o quienes usaran la aplicación.

La regla es simple:– Mientras más baja es la clasificación de empleo del usuario

final mas probable es la necesidad de datos operacionales detallados y particular es para un área funcional; a nivel mas alto en la clasificación de empleo, mas probable es la necesidad de dados consolidados para el análisis de tendencias y patrones dentro y atreves de las aéreas funcionales.

Para determinar quien o quienes usaran la aplicación de BI, hay que intentar pensar cómo la aplicación podrá cubrir la necesidad de diferentes usuarios


¿Cuál es la información necesaria ?

Necesitamos identificar las medidas sobre las cuales enfocarse. Ej. :–Volumen de ventas–Número de clientes–Margen de beneficio–Dimensiones (tiempo, producto y cliente)

Es esencial un modelo mental de cómo funciona el negocio para determinar los requerimientos de información.


Identificar medidas

Las medidas para un negocio en la actualidad debe enfocarse en los factores éxito críticos para cada área funcional.

Las métricas (o medidas) pueden ser divididas en :–Medidas , capturadas a nivel de transacción. Ej. Importe de

ventas, unidades vendidas, etc.–Medidas calculadas , Ej. Promedio de ventas, de precio, ventas

por empleado, etc.

Las medidas mas relevantes son determinadas por el área funcional y los procesos donde la solución BI está siendo desarrollada.


Definir dimensiones

Luego de comprender la importancia de las medidas para aplicación, se podrá definir las dimensiones en las cuales serán descritas. Para entenderlo mejor:

–Las medidas: importe de ventas, unidades vendidas y costo unitario.–La medidas calculadas:

• costo =unidades vendidas * costo unitario• margen bruto=importe de ventas – costo

–Dimensiones: el tiempo ( trimestres), productos y regiones.


Definir dimensiones

Dimensiones comunes en BI:

–Ventas y marketing (productos, clientes, demográficas (grupos de edades),geografía, etc.

–Recursos Humanos (estructura organizativa, empleados, unidad de negocio, etc.)

–Operaciones (desplazamiento, tiempo, línea de ensamblaje, almacén, etc.)

– Finanzas ( divisa, cuenta, escenario, tiempo unidad de negocio, etc.)


Definir nivel de detalle

Datos al nivel más alto o resumidos, tiende a minimizar los datos analizar, por lo que no permite localizar tendencias a un mínimo detalle.

Por otro la lado menor consolidación o resumen, significa analizar mas puntos de datos para localizar tendencias.

De manera realista se necesita combinar ambas vistas, detalladas y consolidadas para cubrir las necesidades de toda la organización.


Recopilar y compartir ideas

Se delineará los pasos para recopilar y compartir las ideas de las personas de la organización.

–Organizar sesiones de tormentas de ideas.• Se reúne a un grupo de personas con la finalidad de discutir

cuales procesos de negocio deben beneficiarse del BI.• EL objetivo es desarrollar un lista de preguntas del negocio.• Para facilitar cada brainstorming se recomienda utilizar notas

adhesivas.


Definir equipo de Tormenta de Ideas

Es conveniente invitar a los usuarios, analistas y gerentes de esa área funcional.

Las discusiones brainstorming, estudian como funcionan los procesos y de donde proviene la información.

Se recomienda que el departamento de tecnología debe estar involucrado en las últimas sesiones.

Las sesiones brainstorming se desarrollan mejor con una persona experiencia.


Hacer preguntas del negocio

Se debe hacer preguntas sin preocuparse de las respuestas.

Las preguntas con “por que” son las mas interesantes

Las expresiones en forma de preguntas proporcionan pistas importantes acerca de las medidas y dimensiones.

Para documentarlas se debe:

#1

Cuales son las líneas de producto que

generan mas margen en Florida?

Ventas

#2

Por que recibimos mas llamadas de soporte

proveniente de la Costa Oeste que de otras

regiones?

Atención al Cliente

#3

Quienes son los mejores

representantes de ventas en Estados

Unidos?

Ventas


Se puede identificar las necesidades de información en cualquiera de estas 3 formas:

–Por discusiones de las necesidades dentro del grupo.–Por búsquedas en los informes actuales.–Por utilizar una nota adhesiva o pizarra para dibujar informes simples con

filas y encabezados que identifiquen la información.

Identificar las necesidades de información


#1

¿Cuales son las líneas de producto que generan mas

margen en Florida?

Importe de ventas, unidades vendidas, costo,

margen

Por producto(# producto)

Por geografía(region)

Por tiempo(mes)

Ventas

#2

¿Por que recibimos mas llamadas de soporte

proveniente de la Costa Oeste que de otras

regiones?

Orden de llamadas, duración de la llamada

Por geografía(distrito)

Por clase de llamadas(nivel1)

Por cliente(ID cliente)


Por tiempo(dia)

Atención al Cliente

#3

¿Quienes son los mejores

representantes de ventas en Estados

Unidos?

Importe de ventas, unidades

vendidas, cantidad de

pedidos, unidades pedidas,

comisiones

Por geografía(distrito)


Por representante de ventas(ID rep.)

Por cliente(ID Cliente)

Por tiempo(semana)

Ventas


Organizar las necesidades de información

En el proceso final de brainstorming se debe organizar la información de las notas adhesivas para registras las medidas y dimensiones en una tabla llamada anteproyecto Business Intelligence (BI Blueprint).

En las columnas de las tablas documentamos los nombres de las dimensiones.

En la filas llenamos el numero de referencia de la nota adeshiva y las medidas.


#Nota Medidas Producto Geografía Cliente Clase de llamada

Representante de ventas

Tiempo

1 Unidades vendidas

# producto Región N/A N/A N/A Mes

1 Importe de ventas


1 Costos # producto Región N/A N/A N/A Mes

1 Margen # producto Región N/A N/A N/A Mes

2 # llamadas # producto Distrito ID cliente Nivel 1 n/a Día

2 Duración de llamada

# producto Distrito ID cliente Nivel 1 n/a Día

3 Unidades vendidas

# producto Distrito ID cliente N/A Id rep. Semana

3 Importe de ventas


3 Unidades pedidas


3 Importe de pedidos



Agrupar las necesidades en áreas de oportunidad

El BI Blueprint documenta las medidas y dimensiones respondiendo preguntas de negocio y refleja las necesidades mas fundamentales para la construcción de soluciones BI.

Área de oportunidad, en términos de negocio es definido como un conjunto de requerimientos de un grupo de usuarios que pueden ser ubicados mas o menos en la misma estructura del sistema.

Por ejemplo:Para una gran corporación de ventas pueden incluir gestión de

ventas, gestión de canal y forecasting.Para finanzas incluiría informes financieros y presupuesto.Áreas de oportunidad multifuncionales serian el análisis de

contribución de productos y la rentabilidad del cliente/canal.


#Nota Medidas Producto Geografía Cliente Clase de llamada

Representante de ventas

Tiempo

Análisis de margen de producto

1 Unidades vendidas


1 Costos # producto Región N/A N/A N/A Mes

1 Margen # producto Región N/A N/A N/A Mes

Análisis de ventas

3 Comisiones # producto Distrito ID cliente N/A Id rep. Semana

3 Importe de pedidos


3 Unidades vendidas


3 Importe de ventas


3 Unidades pedidas


Servicio al cliente

2 # llamadas # producto Distrito ID cliente Nivel 1 n/a Día

2 Duración de llamada

# producto Distrito ID cliente Nivel 1 n/a Día


Clasificar las oportunidades por importancia

Para clasificar en orden de importancia se puede utilizar el test basado en los siguientes 3 criterios:

1. Accionabilidad de la información2. Materialidad del impacto3. Enfoque estratégico frente enfoque táctico.

Al aplicar estos criterios se podrá asignar el grado de importancia alto, medio y bajo para cada área de oportunidad.



1. Accionabilidad de la información:• Es la capacidad intrínseca para originar una decisión o una reacción

inmediata• Es puntuada en una escala de valores alto, medio y bajo. Las

oportunidades que puntúan a nivel bajo pueden ser automáticamente identificadas como de baja prioridad en la importancia de la información.

• Se debe olvidar aquellas oportunidades que no son claramente procesables y enfocarnos en aquellas que puedan fortalecer a las personas para que marquen la diferencia en la compañía.



2. Materialidad del Impacto:• Importancia que tiene la información de influir en la

organización.• ¿Podría obtener o ahorrar una cantidad importante de dinero si

la información estuviese disponible sobre una base continua?.• ¿Cuál es el secreto de nuestro éxito? El área funcional o

proceso que debería mejorar al implementar una solución de BI constituirá una competencia clave que proporcione una ventaja competitiva.



3. Enfoque Estratégico frente a enfoque táctico• Analizar las oportunidades en términos de su influencia táctica frente a

la estratégica sobre el negocio.• ¿Qué impacto tiene la aplicación del BI sobre los objetivos a corto

plazo y los resultados operativos, en relación con los objetivos a largo plazo o la obtención de ventajas competitivas significativas?.

• Impacto de BI es frecuentemente estratégico, y este impacto positivo, a menudo viene por la simple acumulación de toma de decisiones perfeccionadas por gerentes y directores.

• Las iniciativas estratégicas de BI, aunque son en teoría importantes, también son altamente arriesgadas en su implementación.

• Debe existir un fuerte compromiso desde arriba hacia abajo en la organización.


Importante comprender la dificultad de cada oportunidad.

Se sugiere un rápido test para evaluar el nivel de dificultar en implementar una oportunidad basada en tres criterios: Multifuncionalidad del diseño, existencia y accesibilidad de los datos, y complejidad de los cálculos.

Clasificar las oportunidades por grado de dificultad


Diseño Multifuncional

Oportunidades multifuncionales son normalmente mas difíciles para diseñar y poner en marcha que las estrictamente funcionales o en los departamentos.

Soluciones diseñadas con tendencia a cubrir las necesidades de múltiples grupos funcionales.

Toma tiempo y trabajo duro conseguir el diseño correcto.



Existencia y accesibilidad de los datos

¿Existen los datos que puedan mantener las medidas y dimensiones? Ejm. Cantidad de inventario como medida.

¿Existen los datos para mantener las nuevas métricas que han sido identificadas? Desarrollo de completo de nuevos procesos.

¿Cuánta factibilidad tiene el nivel de detalle que fue especificado? Nivel de detalle en las combinaciones resulta en un agobiante numero de puntos de datos que no pueden ser procesados dentro del tiempo disponible.



Complejidad de los cálculos

El nivel de complejidad de las medidas calculadas puede ser un desafió, cuando estamos solicitando información desde diferentes sistemas OLTP.



Aplicando los criterios de Dificultad

Multifuncional Disponibilidad de datos Complejidad de los cálculos

Todos

Análisis de margen de producto

Difícil Medio Difícil Difícil

Análisis de Ventas Fácil Medio Fácil Fácil

Servicios al Cliente Fácil Fácil Medio Fácil


Clasificar las oportunidades

1. Comparación entre las diferentes oportunidades

2. Relación a costos, beneficios y retornos de inversión para una especifica área de oportunidad



Bajo

Baja Prioridad Alta Prioridad

Difícil

Fácil

Alta

III

III IV

Alto Nivel de esfuerzo DIFICIL

Bajo Nivel de esfuerzo FACIL



Oportunidades alta/fácil: Mantenidas por datos disponibles con cálculos directos. Buenas candidatas para valorar mejor y comenzar pronto.

Oportunidades media/fácil y baja/fácil: Cuando somos principiantes esta oportunidad es buena por ser fácil el nivel del esfuerzo.

Oportunidades alta/media y alta/difícil: proyecto piloto, para evaluar el compromiso de los recursos hasta que se evalúe la dificultad del proyecto

Oportunidades media/media y baja/media;: También proyecto piloto. Menor justificación y fondos

Oportunidades media/difícil y baja/difícil: No tiene sentido invertir recursos.


Costos

Costos del nuevo hardware o costo de oportunidad de utilizar el HW existente

Costo de SW, herramientas BD, OLAP, paquetes de aplicaciones y SW para usuarios finales.

Costo de desarrollos internos, equipos y gastos para el diseño y puesta en marcha de la oportunidad BI

Costo de desarrollos externos, servicios profesionales con experiencia en desarrollo de BI . Es importante cuando se negocia la 1° vez.

Formación interna (aprender a velocidad las tecnologías BI )

Mantenimiento continuo después de la implementación


Beneficios cuantificables

Tiempos ahorrados en la producción de informes

Eficiencias operativas provenientes de información especifica

Menores niveles de inversión como consecuencia de la mejora de procesos tales como mejor inventario o cuentas por cobrar

Mejoras en la satisfacción y servicio al cliente y posteriormente incrementar los ingresos provenientes de ampliación de productos, servicios, garantías, etc.


Beneficios NO cuantificables

Mejoramiento en las decisiones operacionales y estratégicas como consecuencia de mejores y mas informaciones oportunas.

Mejoramiento en las comunicaciones de los empleados y satisfacción interna como consecuencia de un gran sentido de fortalecimiento.

Mejoramiento en la distribución de la información.


En conclusión, los pasos:

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Gracias !

Prof.: Mg. Jorge A. Castillo Sánchez

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