December 2018, version 3

Krav på e-handel i samband med upphandling

www.SFTI.se

InnehållFörord...........................................................................................................41 Inledning..............................................................................................5

1.1 E-handel som en del i inköpsprocessen...............................................................................51.2 Avgränsning.........................................................................................................................51.3 Att använda elektroniska inköpsprocesser är en prioriterad fråga......................................6

1.3.1 Elektronisk fakturering.................................................................................................71.4 Krav på e-handel vid samordnad upphandling eller när en inköpscentral gör upphandlingen.................................................................................................................................7

2 Analysera förutsättningarna för e-handel...............................................92.1 Kartlägg era e-handelsmöjligheter.......................................................................................92.2 Bedöm potentiella leverantörers e-handelsmognad..........................................................102.3 Publicera e-handelsinformation på organisationens webbplats.........................................11

3 Välj lämplig form av e-handel ochaffärsprocess utifrån upphandlingsföremålet................................................................................12

3.1 SFTI:s rekommenderade affärsprocesser...........................................................................133.1.1 Beställning från produktkatalog.................................................................................143.1.2 Beställning via webbshop (punch-out).......................................................................143.1.3 Orderöverenskommelse.............................................................................................153.1.4 Beställning av tjänsteuppdrag....................................................................................163.1.5 Beställning med rekvisition........................................................................................173.1.6 Periodisk fakturering..................................................................................................183.1.7 Fristående fakturering................................................................................................18

3.2 Inköpssamordning..............................................................................................................183.3 Specialprocesser................................................................................................................19

3.3.1 Beställningar inom hälso- och sjukvård – läkemedel och slutenvårdsdos..................193.3.2 Samordnad varudistribution.......................................................................................19

4 Utforma upphandlingsdokumenten.......................................................204.1 Olika sätt att formulera krav, avtalsvillkor och/eller tilldelningskriterier i upphandlingsdokument.................................................................................................................20

4.1.1 Kvalificeringskrav.......................................................................................................204.1.2 Obligatoriska krav på upphandlingsföremålet............................................................204.1.3 Tilldelningskriterier.....................................................................................................214.1.4 Särskilda villkor för fullgörande av kontrakt...............................................................21

4.1.5 Kommersiella villkor...................................................................................................214.2 På vilket sätt bör kraven på e-handel ställas i upphandlingsdokumenten?........................224.3 Hänvisa till SFTI:s affärsprocesser......................................................................................234.4 Vikta eventuella tilldelningskriterier...................................................................................244.5 Formulera krav, tilldelningskriterier och kommersiella villkor............................................254.6 Bedöm behovet av andra kommersiella villkor eller ytterligare angränsande obligatoriska krav 26

4.6.1 Kommersiella villkor som behöver ställas för en väl fungerande e-handel................274.6.2 Kommersiella villkor för en väl fungerande e-handel.................................................27

4.7 Förtydliga kostnadsansvaret med mera.............................................................................295 Bilagor................................................................................................306 Kontaktinformation.............................................................................31

3

FörordElektronisk handel (e-handel) innebär att offentliga organisationer kan skapa effektiva inköpsprocesser med it som stöd. Genom att göra leverantörsavtalen beställningsbara i ett e-handelssystem blir det enkelt att söka fram avtalade varor och tjänster och se de aktuella priserna. Med e-handel blir inköpsuppföljningen av myndighetens inköp innehållsrik och kan ge ett bra underlag för det fortsatta strategiska arbetet med upphandling. E-handel stärker också den interna kontrollen och gör det möjligt att effektivisera och automatisera de interna processerna.

När offentliga organisationer ska införa e-handel kan de göra det fortlöpande med de leverantörer som organisationen har avtal med. Det kan också vara bra att redan i samband med en upphandling ställa krav på att leverantörer av varor, tjänster eller byggentreprenader, (nedan leverantörer) ska kunna hantera e-handel på olika sätt. Men hur ska en upphandlande myndighet eller enhet (nedan upphandlande myndighet) ställa dessa krav?

Den här handledningen riktar sig till upphandlingsansvariga och projektledare för e-handel på kommuner, landsting/regioner, statliga myndigheter samt bolag som omfattas av regelverket för offentlig upphandling. Handledningen ska hjälpa de ansvariga att svara på frågan hur de ska ställa krav på e-handel i samband med upphandlingar av varor, tjänster eller byggentreprenader som genomförs enligt upphandlingslagarna1. Det handlar om att analysera den egna organisationens förutsättningar, att analysera vilken eller vilka affärsprocesser som kan vara aktuella samt att utforma kraven i upphandlingsdokumenten.

Förutom denna handledning finns det flera mallar (1-9) med exempel på beskrivande texter om e-handel och förslag till e-handelskrav i form av särskilda kontraktsvillkor respektive tilldelningskriterier. Mallarna är publicerade i wordformat på SFTI:s webbplats, sfti.se .

Det här är en uppdaterad version av den handledning som SFTI publicerade i december 2016. SFTI har uppdaterat handledningen med anledning av förändrad lagstiftning, bland annat nya upphandlingslagar2 och ny lag om obligatorisk e-faktura till följd av offentlig upphandling3 samt för nya tekniska standarder som antagits av SFTI:s styrgrupp4. Det kan vara bra att se över befintliga interna mallar för krav på e-handel vid upphandling med anledning av dessa förändrade lagar och standarder.

1 Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner.2 Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner.3 Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling4 Läs mer på sfti.se under fliken Standarder

4

Stockholm i december 2018

1 Inledning

Handledningen har tagits fram inom ramen för Single Face to Industry (SFTI) för att ge stöd till upphandlande myndigheter när de ska ställa krav på elektronisk handel (e-handel) i samband med upphandlingar av varor, tjänster eller byggentreprenader (fortsättningsvis bara upphandlingar). Handledningen riktar sig främst till upphandlingsansvariga och projektledare för e-handel på kommuner, landsting, regioner, statliga myndigheter samt bolag som omfattas av regelverket för offentlig upphandling.

SFTI är ett samarbete som drivs av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) och Upphandlingsmyndigheten (UHM) för att främja förutsättningarna för e- handel i den offentliga sektorn i Sverige. SFTI ger stöd för elektronisk upphandling (e-upphandling) samt stöd och rekommendationer om standarder för e-handel i form av affärsprocesser, meddelanden och infrastruktur för kommunikation och säkerhet. Med SFTI:s standardiserade affärsprocesser menas de affärsflöden eller affärsmetoder för e-handel som är fastställda av SFTI. SFTI ger också stöd, utbildning och svarar på frågor om e-upphandling och e-handel.

Information om offentliga sektorns e-handel och rekommenderade SFTI-standarder finns på SFTI:s webbplats. Här finns även beskrivningar av de begrepp och standarder som förekommer i det här dokumentet. För mer information och definitioner, se sfti.se.

I arbetet med handledningen har utöver SFTI:s representanter även SKL Kommentus inköpscentral AB och Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet medverkat.

1.1 E-handel som en del i inköpsprocessenNär vi talar om e-handel i den här handledningen menar vi de delar i den offentliga inköpsprocessen som kommer efter kontraktstilldelningen och rör beställning, leverans och fakturahantering. Med e-handel utbyter köpare och leverantörer av varor, tjänster eller byggentreprenader (fortsättningsvis bara leverantörer) elektroniska meddelanden mellan sina respektive e-handelssystem i enlighet med en i förväg överenskommen affärsprocess. På så sätt kan båda parter ta del av de fördelar som en automatiserad e-handel innebär.

Många offentliga organisationer har infört eller är på väg att införa e-handel. Övergången till e-handel kan göras fortlöpande med de leverantörer som

5

organisationen har avtal med om leverantörerna samtycker till det. Det kan dock vara bra att redan i samband med en upphandling ställa krav på att leverantörerna bör kunna hantera e-handel i någon form.

1.2 Avgränsning

De exempel som är bilagor till denna handledning syftar till att inspirera upphandlande myndigheter i deras arbete med att ställa krav på e-handel vid upphandling. Exemplen behöver alltid anpassas så att de är korrekta utifrån organisationens förutsättningar samt det aktuella upphandlingsföremålet.

Handledningen tar inte upp frågor relaterade till elektronisk upphandling (e-upphandling). Mer information om e-upphandling finns på SFTI.se och på Upphandlingsmyndigheten.se.

Handledningen tar på ett övergripande sätt upp olika sätt att ställa krav och använda tilldelningskriterier vid offentlig upphandling. För mer information om offentlig upphandling, se upphandlingsmyndigheten.se.

1.3 Att använda elektroniska inköpsprocesser är en prioriterad fråga

EU arbetar för att digitalisera inköpsprocessen och det slutliga målet är en genomgående elektronisk inköpsprocess där alla faser, från meddelandet om upphandling (elektronisk annonsering) till betalningen (elektronisk fakturering) sker automatiserat med elektroniska metoder.5

Det finns också ett nationellt fokus på den elektroniska inköpsprocessen, bland annat som ett prioriterat område i regeringens nationella upphandlingsstrategi.6 Prioriteringen märks även i nuvarande och kommande regleringar samt i de nationella stödåtgärder som genomförs.

Statliga myndigheter ska hantera sina ingående och utgående fakturor elektroniskt7. De ska också tillhandahålla en leverantörsportal för de leverantörer som inte själva har möjligheter till elektroniskt informationsutbyte avseende faktura.8 Myndigheter med fler än 50 anställda ska också hantera sina utgående beställningar elektroniskt.9 Från den 1 november 2018 är det även obligatoriskt för statliga myndigheter att vara ansluten till PEPPOL:s 5 Kommissionens meddelanden COM (2012) 179, COM (2013) 453.6 Finansdepartementet (2016), Nationella upphandlingsstrategin [pdf]. Regeringskansliet. https://www.regeringen.se/49eaf7/globalassets/regeringen/dokument/finansdepartementet/pdf/2016/upphandlingsstrategin/nationella-upphandlingsstrategin.pdf. Hämtad 14 september 2018.7 Förordning (2003:770) om statliga myndigheters informationsutbyte.8 21f § förordning (2000:606) om myndigheters bokföring.9 Föreskrifter till 3§ förordning (2003:770) om statliga myndigheters informationsutbyte

6

infrastruktur för att skicka och ta emot elektroniska fakturor. I föreskrifterna finns också angivet vilka format/specifikationer för olika meddelanden som statliga myndigheter måste ha kapacitet att kunna hantera. 10

För kommuner, landsting och regioner finns i dagsläget inga krav utöver lagen om obligatorisk e-faktura till följd av offentlig upphandling, men många har ändå infört e-handel. SKL följer upp statusen för e-handel i kommuner, landsting och regioner via återkommande enkäter. Resultatet från den senaste undersökningen (2016/2017) visar att e-fakturering och e-handel har ökat de senaste åren11.

DIGG, som startade sin verksamhet i september 2018 har föreskriftsrätt för hela den offentliga sektorn gällande e-faktura och det kan komma föreskrifter inom området. DIGG har även övertagit ESV:s uppdrag att främja arbetet med e-handel i staten samt att följa upp och verka för användningen och realiseringen av ekonomiska nyttor med hjälp av e-handel. I uppdraget ingår även samverkan med SKL och Upphandlingsmyndigheten inom ramen för SFTI.

1.3.1 Elektronisk faktureringRiksdagen har fattat beslut om en ny lag12 som innebär att inköp i den offentliga sektorn ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Med e-fakturor avses enligt lagen fakturor som har utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format. Det sistnämnda innebär att det ska vara möjligt att behandla fakturorna automatiskt och elektroniskt. En pdf-faktura lever inte upp till detta krav. Lagen innebär att alla fakturor som utfärdas som en följd av en upphandling som påbörjas från och med 1 april 2019 ska skickas elektroniskt och överensstämma med den europeiska standarden för elektronisk fakturering, om inte annat överenskommits. Det gäller även alla inköp som görs som följd av direktupphandling. Fakturor som utfärdas till följd av offentliga upphandlingar som påbörjats före den 1 april 2019 omfattas inte retroaktivt av lagen.

Upphandlande myndigheter ska kunna ta emot fakturor enligt den nya europeiska standarden för e-faktura. Leverantörer ska skicka e-fakturor enligt detta format om inget annat format överenskommits. Vissa undantag finns från lagen och det är om det finns risk för röjande av sekretessbelagd information eller det är säkerhetskänslig information. För att säkerställa att kravet på fakturastandard uppfylls rekommenderar SFTI att fakturan skapas i formatet PEPPOL BIS Billing.

10 Föreskrifter till 3§ förordning (2003:770) om statliga myndigheters informationsutbyte.11 SKL, Enkät om omfattning av e-handel och e-fakturering (pdf), 2017. www.skl.se , https://skl.se/ekonomijuridikstatistik/juridik/upphandling/ehandelocheupphandling/nyheteromehandel/enkatomomfattningavehandelochefakturering.12772.html Hämtad 14 september 2018. 12 Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling

7

Läs mer om av SFTI rekommenderade e-fakturastandarder på sfti.se under fliken Standarder.

1.4 Krav på e-handel vid samordnad upphandling eller när en inköpscentral gör upphandlingen

En stor del av inköpen i offentlig sektor görs via avtal som upphandlats av inköpscentraler eller genom samordnade upphandlingar. Därför är det viktigt att man ställer krav på e-handel även i dessa avtal.

Inköpscentraler eller andra samverkande organisationer som upphandlar avtal för andras räkning behöver ta hänsyn till flera faktorer när de ställer krav på e-handel:

De organisationer (kommuner, landsting, regioner, myndigheter etc.) som avropar från ramavtal eller tillämpar avtal som upphandlats via samordnad upphandling har olika typer av verksamheter, är olika stora och har olika behov av de varor och tjänster som avtalen avser.

Organisationer som använder avtalen kan ha infört e-handel i större eller mindre utsträckning och de som tillämpar e-handel har olika it-stöd och operatörer.

Organisationerna som använder avtalen kan ha olika preferenser för vilka affärsprocesser, format och kommunikationssätt som de kan eller vill tillämpa i sin e-handel.

Tilldelning av kontrakt som grundar sig på ramavtal med flera leverantörer kan göras på olika sätt. Det val som upphandlande myndighet gör vad gäller sättet som kontrakt tilldelas kan påverka förutsättningarna för e-handel.

Inköpscentraler måste leva upp de grundläggande principerna inom offentlig upphandling, (till exempel proportionalitetsprincipen), precis som andra upphandlande myndigheter. Kraven på e-handel måste vara så flexibla att de inte förhindrar leverantörer att lämna anbud.

Även vid upphandling av ramavtal är det viktigt att man analyserar förutsättningarna för e-handel i förstudier och marknadsundersökningar.

Vid upphandling av ramavtal för andra organisationers räkning kan inköpscentraler normalt sett inte garantera vilka volymer som kommer att avropas. Inte heller vilken typ av e-handel som ska användas, eller i vilken utsträckning e-handel kommer att tillämpas. Därför kan det vara lämpligt att använda generella krav som täcker in flera möjliga sätt att bedriva e-handel på. Kraven bör utgå från SFTI:s rekommenderade standarder, som består av standardiserade affärsprocesser med ett fördefinierat innehåll och format för de meddelanden som utväxlas mellan affärsparterna. De avropande organisationerna kan sedan i sina avrop specificera mer detaljerade krav på e-

8

handel, till exempel vilken eller vilka affärsprocesser som de vill tillämpa och vilka alternativ de vill ge.

För ramavtal där alla villkor är fastställda och där produkter, tjänster och priser har definierats i ramavtalet, finns möjlighet att ställa krav på exakt vilket sortiment som ska vara tillgängligt i leverantörernas webbutiker eller kataloger.

För ramavtal som inte har ett specificerat sortiment, till exempel ramavtal med förnyad konkurrensutsättning eller delvis förnyad konkurrensutsättning, kan det vara lämpligt att i avropet precisera och ange kraven på e-handel. Det gäller under förutsättning att denna möjlighet finns beskriven i ramavtalet eller i ramavtalets förlaga för kontrakt. Villkoren i ett kontrakt som grundar sig på ett ramavtal får inte avvika väsentligt från villkoren i ramavtalet.

Vid samordnad upphandling behöver också kraven på e-handel anpassas, eftersom det sannolikt finns olika behov och önskemål om affärsprocesser hos de olika parter som ingår i den samordnade upphandlingen. Vid en samordnad upphandling är det möjligt att ange specifika krav och/eller villkor för respektive upphandlingskontrakt som avses ingås för respektive organisation som deltar i den samordnade upphandlingen.

2 Analysera förutsättningarna för e-handel

E-handel med automatiserade affärsprocesser innebär alltid ett visst inslag av teknik och påverkar ofta rutiner och invanda arbetssätt. Inför en upphandling är det viktigt att inventera de egna tekniska möjligheterna för e-handel och att stämma av angränsande rutiner så att organisationen kan svara upp mot de krav som ställs gentemot leverantörerna. Det är också viktigt att bedöma vilka förutsättningar för e-handel som finns i den aktuella branschen.

2.1 Kartlägg era e-handelsmöjligheterElektroniska affärsmeddelanden behöver utformas på ett strukturerat sätt för att fungera i mottagarens e-handelssystem och det behövs lösningar för att adressera och skicka dem. SFTI rekommenderar ett antal väl etablerade standarder för meddelandeformat och kommunikationssätt. Men en organisation behöver ändå gå igenom vilka möjligheter som finns, både för att välja affärsprocess och för att beskriva förutsättningarna tydligt för de leverantörer som är målgrupp för den aktuella upphandlingen.

Följande frågor kan vara bra att ställa till den som ansvarar för e-handel i organisationen.

1. Kan vi erbjuda en leverantörsportal till våra leverantörer?

9

En leverantörsportal är ett webbgränssnitt där leverantörerna manuellt kan registrera elektroniska produktkataloger, ta emot elektroniska beställningar och skicka e- fakturor. Om organisationen erbjuder en leverantörsportal kan även leverantörer som saknar relevant e-handelssystem uppfylla upphandlande myndighets krav på e-handel när anbud lämnas.

För statliga myndigheter är det obligatoriskt att tillhandahålla en leverantörsportal för e-faktura och för myndigheter med fler än 50 anställda är det obligatoriskt även för produktkatalog och order13.

2. Vilka standardiserade meddelandeformat kan läsas in i vår organisations systemlösning och vilka meddelanden kan skickas till leverantören?

För statliga myndigheter är det obligatoriskt att ha kapacitet att stödja de format som SFTI rekommenderar.14 Även kommuner, landstig och regioner använder SFTI:s rekommenderade format/standarder.

13 Föreskrifter till 3§ förordning (2003:770) om statliga myndigheters informationsutbyte.14 Föreskrifter till 3§ förordning (2003:770) om statliga myndigheters informationsutbyte.

10

3. Har vi stöd för att skicka och ta emot e-handelsmeddelanden via PEPPOL-nätverket?

Det är bra att i upphandlingsdokumenten kort kunna beskriva vilka möjligheter organisationen har för att skicka och ta emot elektroniska affärsmeddelanden. Sedan 2014 rekommenderas PEPPOL av SFTI för kommunikation av elektroniska meddelanden.

För statliga myndigheter är det från och med november 2018 obligatoriskt att vara ansluten till PEPPOL:s infrastruktur.15

4. Har vi möjlighet att arbeta med affärsprocessen ”beställning via webbutik (punch-out)”?

Affärsprocessen innebär att beställare gör ”uthopp” från e-handelssystemet till externa webbutiker och där skapar en varukorg som hämtas tillbaka till systemet för internt godkännande eller attest. Därefter sänds en order till leverantören.

5. Har vi en mall, i cellstrukturerat format (till exempel Excel), som kan användas för att läsa in produktkataloger i e-handelssystemet?

Det finns ofta möjlighet att använda Excelmallar i de olika e-handelssystemen. Om den möjligheten erbjuds i en upphandling kan man behöva bifoga mallen med upphandlingsdokumenten.16 .

2.2 Bedöm potentiella leverantörers e-handelsmognad

Kraven på e-handel i en upphandling behöver utgå från potentiella leverantörers e-handelsmognad. I vissa branscher har många av leverantörerna e-handlat med sina kunder i många år, i andra branscher kanske e-handel inte är så vanligt än. Inom en bransch kan också mognaden skilja sig åt mellan olika leverantörer, exempelvis kan nya aktörer eller mindre företag ha mindre erfarenhet av e-handel.

Man bör erbjuda de potentiella leverantörerna flexibla lösningar för e-handel i varje upphandling. Av upphandlingsdokumenten bör det framgå att det finns flera olika alternativa sätt att e-handla med köparen.

För att även kunna e-handla med små företag som saknar it-stöd för e-handel är det viktigt att erbjuda mindre tekniskt avancerade metoder för e-handel. Det 15 Föreskrifter till 3§ förordning (2003:770) om statliga myndigheters informationsutbyte.16 För att underlätta för leverantörer utvecklas f.n. inom SFTI en standardiserad mall/ ett stödverktyg i cellstrukturerat format. Denna mall som fylls i av leverantören genererar sedan en katalog i formatet Svekatalog 2.

11

kan vara att läsa in avtal och sortiment i systemet genom att använda en enkel mall för prislistor i cellstrukturerat format (till exempel Excel). Med mindre tekniskt avancerade metoder kan en attesterad order, i exempelvis pdf-format, skickas via e-post till leverantören. Även orderbekräftelsen kan skickas via e-post. Leverantören skickar sedan en e-faktura, med inköpsordernummer som referens. Med mindre tekniskt avancerade metoder för e-handel går det att e-handla med alla leverantörer. Nackdelen är att de manuella åtgärderna för både köpare och leverantör ökar. Det är därför viktigt att parterna för respektive avtal avgör vilken ambitionsnivå som är möjlig och vilken lösning som blir mest kostnadseffektiv.

Dagens e-handelssystem kan vanligen hantera olika affärsprocesser. En produktkatalog kan läsas in mer eller mindre automatiskt i e-handelssystemet, en beställning kan nå leverantören på olika sätt och en faktura kan hanteras i det elektroniska arbetsflödet oavsett om leverantören har kommunicerat den via en elektronisk infrastruktur eller registrerat den manuellt i en leverantörsportal. Det innebär att organisationen kan ställa flexibla e-handelskrav där det finns flera olika alternativa sätt att e-handla med köparen. Den önskade effektiviseringen kan uppnås med olika metoder (olika sätt att e-handla).

För de fall där det är motiverat bör dock organisationen kunna kräva en viss definierad affärsprocess med en rekommenderad standard. Utgå alltid från de standarder som SFTI rekommenderar. Det underlättar för såväl leverantörer som de offentliga organisationerna.

2.3 Publicera e-handelsinformation på organisationens webbplats

Den upphandlande myndigheten bör ha viss e-handelsinformation tillgänglig på sin webbplats. Det kan till exempel vara uppgifter om vilken leverantörsportal organisationen tillhandahåller, vilka affärsprocesser och meddelandeformat som används, hur de kan skickas och tas emot och vem man ska kontakta vid frågor. Informationen bör vara tillgänglig fortlöpande, och senast i samband med att upphandlingsdokumenten finns publicerade. Den fyller sin funktion som både stöd till anbudsgivare och till leverantörer under avtalets giltighetstid.

Informationen om e-handel på organisationens webbplats bör minst omfatta: vilka affärsmeddelanden som används vilka möjligheter till kommunikation av elektroniska meddelanden som

finns samt önskat kommunikationssätt, till exempel via PEPPOL elektronisk adress i PEPPOL och/eller kontaktinformation för routing/

partsuppsättning

12

Tänk på att utgå från potentiella leverantörers och branschens e-handelsmognad samt proportionalitetsprincipen och inte ställa högre krav än vad som är motiverat.

uppgifter om eventuell leverantörsportal samt hur den kan användas tydlig information på vilket eller vilka sätt organisationen kan ta emot e-

fakturor och enligt vilka standarder. Information om hantering av sekretessfakturor bör finnas.

kontaktuppgifter vid eventuella frågor

3 Välj lämplig form av e-handel och affärsprocess utifrån upphandlingsföremålet

Innan en organisation ställer krav på e-handel i en upphandling, eller när parterna ska komma överens, är det lämpligt att göra en bedömning av vilken eller vilka affärsprocesser som lämpar sig bäst för upphandlingsföremålet. Kraven bör utgå från vald affärsprocess och av SFTI:s rekommenderad tekniska standard eftersom det underlättar för både köpare och leverantör.

Inom SFTI finns ett antal olika varianter av affärsprocesser för inköp av varor och tjänster. I det här kapitlet beskriver vi olika affärsprocesser och när respektive affärsprocess kan vara lämplig att använda. SFTI rekommenderar även vilken teknisk standard som bör användas för respektive affärsprocess.

E-handel handlar om att skapa elektroniska flöden mellan köpare (beställare) och leverantör. Att ansluta ett avtal till e-handel kan göras på olika sätt

Det kan vara lämpligt att erbjuda olika metoder för e-handel som ett alternativ för leverantörer som saknar tillämpligt it-stöd. Det kan vara order via e-post, katalog i cellstrukturerat format (som till exempel Excel) samt leverantörsportal för manuell registrering av fakturor, hantering av kataloger och ordrar. Att skicka order via e-post från e-handelssystemet i stället för exempelvis en standardiserad Sveorder innebär en lägre automatiseringsgrad för leverantören, men jämfört med en helt manuell hantering överväger fördelarna stort.

Pris- och produktinformation kan hanteras både med en produktkatalog i e-handelssystemet och genom att priser- och sortiment finns i en extern webbutiker (så kallad punch-out) som integreras mot köparens e-handelssystem.

Beställaren skapar en beställning (order) med de varor eller tjänster som ska beställas. Beställningen går sedan vidare elektroniskt för godkännande/attest. Beställningen skickas sedan elektroniskt till leverantören på överenskommet sätt.

När leverantören mottagit en order kan en elektronisk bekräftelse skickas tillbaka till beställaren. Bekräftelsen kan antingen vara ett ordererkännande, som betyder att leverantören bekräftar att ordern tagits emot, eller en

13

orderbekräftelse, som ger besked om varan kan levereras eller ej. Köparen och leverantören kan även komma överens om att leveransavisering ska skickas.

Leverans av varor eller kvittens av utförda tjänster registreras i e-handelssystemet. Ibland kallas det att leveransgodkänna eller att göra inleverans. En effektiviserad inköpsprocess kan nås genom en automatiserad matchning mellan beställning, kvittenser och e-faktura där fokus läggs på att hantera avvikelser. E-handel skapar ”ordning och reda” på organisationens inköp och det är bra att tillämpa e-handel för så många beställningar och fakturor som möjligt. Det finns ett stort värde med att göra inköpen via organisationens e-handelssystem, även om e-handeln inte i alla affärsrelationer sker med den högst automatiserade affärsprocessen. Dagens e-handelssystem erbjuder goda möjligheter för att göra inköp på olika sätt.

3.1 Affärsmeddelanden i SFTI som stödjer olika affärsprocesserSFTI:s rekommendationer av affärsmeddelanden för olika e-handelsprocesser ger stöd för både inköp av varor och tjänster. Tabell 1 visar en sammanställning kopplat till olika delar av beställnings- och fakturahanteringsprocessen samt koppling till bilagor i denna handledning.

Tabell 1 Affärsmeddelanden som SFTI rekommenderar för olika affärsprocesser

Affärsprocesser Hantera pris- och produkt-

information

Beställa

Hantera leverans

och faktura

Bilaga -exempel nr

Beställning från produktkatalog

X X X 1, 2

Beställning via webbutik (punch-out)

X X X 2, 3

Orderöverenskommelse – X X 4Beställning av tjänsteuppdrag

X X X 5

Beställning med rekvisition

(X)17 X X 6

Periodisk fakturering för abonnemang med mera.

– – X 7

Fristående fakturering – – X 8

I följande avsnitt ger vi en förklaring till affärsprocesserna och vilken teknisk standard som SFTI rekommenderar till varje process. Sist beskrivs också några

17 E-handelssystemen har vanligen funktionalitet för att hantera detta steg inbyggt i sin systemlösning. Däremot finns det ingen SFTI standard för detta.

14

specialfall. Mallarna med exempel på texter med e-handelskrav är baserade på dessa olika processer.

Mer information om SFTI:s affärsprocesser och de tekniska förkortningar som används finns på sfti.se .

15

3.1.1 Beställning från produktkatalogBeställning från produktkatalog är en typisk e-handelsprocess. Den inleds med att en produktkatalog med beställningsbara artiklar läses in i e-handelssystemet där beställaren kan göra en beställning, dvs. skapa en order18. När beställningen är godkänd i beställarens organisation får leverantören en elektronisk order.19 Leverantören skickar sedan ett eller flera ordersvar/bekräftelser elektroniskt. Ibland sänds en leveransavisering. Slutligen sänds en e-faktura.

Figur 1: Elektroniskt beställningsflöde, affärsprocessen beställning från produktkatalog

Utgångspunkten är att produktkatalogen innehåller upphandlat sortiment och avtalade priser. Detta sätt att beställa ger goda möjligheter att styra organisationens inköp exempelvis genom att referera till avtal och beställning i efterföljande steg. På så sätt går det att automatisera arbetet och få statistik över inköpen.

Processen är lämplig för frekventa beställningar och används ofta vid beställning från varuavtal. Processen tillämpas även vid tjänstebeställningar.

Teknik: Beställning från produktkatalog kan hanteras både med e-handel med EDI (i XML- och Edifact-format), via en leverantörsportal, eller med katalogen i cellstrukturerat format (t.ex. Excelformat). De XML-baserade lösningarna rekommenderas av SFTI under namnet SFTI Svehandel. De Edifact-baserade lösningarna utgår från SFTI:s rekommendationer och går under namnet SFTI/ESAP 6.20

3.1.2 Beställning via webbutik (punch-out)Beställning via webbutik (punch-out) innebär att beställaren gör ett uthopp från det egna e-handelssystemet till en extern webbutik och skapar varukorgen där. 18 Begreppet order används i SFTI:s standarder och är synonymt med beställning.19 Mer information om godkännande och attester finns i ”<kontroll av verifikationer”, en vägledning för kontrollmiljö och testregler,2013,nr ESV nr 2013:40, se www.sfti.se20 Läs mer på sfti.se /standarder

16

Varukorgen ”hämtas hem” till det egna e-handelssystemet. En order skapas i e-handelssystemet, ordersvar/bekräftelser kan skickas och sist i processen mottas en e-faktura.

Här är det viktigt att leverantören avgränsar webbutiken utifrån avtalet, så att priser, sortiment och övriga villkor är i linje med vad som avtalats parterna emellan. Beställaren behöver även då följa upp och kontrollera innehållet i den anpassade webbutiken, till exempel på hur detta kan göras är genom stickprovskontroller eller genom att kontrollera datafiler/listor från leverantören som visar aktuella priser och sortiment i webbutiken (detta kallas ibland ”utlistning”).Figur 2: Elektroniskt beställningsflöde, affärsprocessen beställning via webbutik

Den här affärsprocessen är vanlig när det rör sig om mycket stora produktkataloger som exempelvis köp av litteratur. Den kan också vara lämplig för att beställa produkter som är konfigurerbara eller har priser som ändras snabbt. Leverantören får också möjlighet att visa lagersaldo eller att ge mer exakt information om leveranstid för varor som inte lagerhålls. Processen ger fördelar i form av styrning, effektiv hantering och inköpsstatistik.

Teknik: SFTI rekommenderar PEPPOL Punch Out för beställning via webbutik. Standarden har tagits fram inom OpenPEPPOL och bygger på grundstandarden XML som används inom Svehandel i övrigt. För den tekniska uppkopplingen och

17

Observera att önskemål om punch-out bör utformas så att de blir flexibla för leverantören utifrån de olika lösningar och standarder som finns på marknaden särskilt eftersom SFTI började rekommendera PEPPOL Punch Out först hösten 2017 och en ny uppdaterad version kommer 2019. Därför har lagts till ”eller som annat etablerat varukorgsmeddelande i XML-format”.

För information om den nya PEPPOL Punch Out, kontakta SFTI:s tekniska kansli: tekniskt.kansli@skl.se.

överföring av meddelande (Punch Out) mellan webbshop och beställarens system har en särskild specifikation tagits fram21

3.1.3 OrderöverenskommelseOrderöverenskommelsen kan användas för att ge beställaren möjlighet att beställa direkt via leverantörens webbshop, via telefon eller genom hämtköp. Leverantören bekräftar köpet genom att sända meddelandet PEPPOL Order Agreement som innehåller information om de valda artiklarna till exempel pris och kvantitet. När fakturan kommer kan den automatiskt stämmas av mot orderöverenskommelsen.

Med den här affärsprocessen går det inte att attestera en beställning i förväg, men orderöverenskommelsen underlättar fakturamatchning och inköpsstatistik. Leverantörens sortiment och priser i förhållande till avtalet behöver dock följas upp av den som ansvarar för avtalsuppföljningen hos köparen.

Figur 3: Elektroniskt beställningsflöde, affärsprocessen orderöverenskommelse

Orderöverenskommelsen kan lämpa sig väl när det är rörliga priser, exempelvis vid beställningar av resor. Orderöverenskommelsen är en ny standard och har därför ännu inte hunnit implementeras i bredare omfattning.

Teknik: SFTI rekommenderar PEPPOL Order Agreement för affärsprocessen ordersöverenskommelse. Standarden har tagits fram inom ramen för OpenPEPPOL och bygger på grundstandarden XML som används inom

21 Läs mer på sfti.se/standarder

18

Svehandel i övrigt. Det är en ny standard och har i skrivandets stund ännu inte implementerats i bredare omfattning. 22

3.1.4 Beställning av tjänsteuppdrag Vid köp av tjänster är det vanligt att köparen skapar formulär i e-handelssystemet för att göra tjänsten elektroniskt beställningsbar. Formulären syftar till att säkerställa att den information som behövs skrivs in i beställningsformuläret (till exempel antal timmar och timpris) och sedan skapas beställningen. Ofta finns funktionalitet för att bifoga bilagor till formulärbeställningar. När beställningen är attesterad sänds den till leverantören i form av en elektronisk order och sist i processen mottas en e-faktura.

Det är också möjligt att produktifiera tjänster och skapa en katalog för inläsning, se Beställning från produktkatalog.

När det gäller tjänsteköp brukar e-fakturan ofta hanteras med manuell kontroll. Orsaken är att man vill kunna följa upp att faktureringen, eller delfaktureringen, av tjänsten är rimlig och korrekt. Eftersom leverantören angivit inköpsordernummer på e-fakturan kan den automatiskt kopplas ihop med beställningen, vilket gör det möjligt att följa upp hur mycket av den aktuella ordern som fakturerats.

Om det rör sig om mer komplicerade tjänster eller mer komplicerade avropsprocesser behöver beställaren ofta ta kontakt med leverantörerna. Leverantörskontakterna kan syfta till att precisera avropet och/eller att tillämpa de villkor som gäller för avropsprocessen. Olika e-handelssystem har olika funktionalitet för att ge användaren stöd i avropsprocessen. Viss information kan finnas i systemet, till exempel om eventuell rangordning. Ofta finns beskrivningar av de villkor som gäller för avropsprocessen. Ibland sker avropsprocessen helt utanför e-handelssystemet, exempelvis kan det vid en förnyad konkurrensutsättning vara e-upphandlingssystemet som används. När den processen är klar kan beställningen läggas i e-handelssystemet. 22 Läs mer på sfti.se/standarder

19

Organisationer som överväger att använda orderöverenskommelse skulle som ett särskilt villkor för fullgörande av kontrakt kunna ange att organisationen vill använda affärsprocessen under avtalsperioden på begäran av upphandlande myndighet och efter en viss tidsfrist. Observera att ett sådant särskilt kontraktsvillkor i ett upphandlingsdokument kan göra det svårt för anbudsgivare. PEPPOL Order Agreement är en ny standard och det är därför svårt för anbudsgivare att bedöma vad det innebär i form av kostnad och annat om detta kommer upp som förslag under avtalsperioden.

Teknik: Tjänsteuppdrag kan beställas med Sveorder eller i en leverantörsportal, men skickas ofta via e-post. Fakturering kan ske med e-faktura eller via en leverantörsportal.

3.1.5 Beställning med rekvisitionBeställning med rekvisition är i dag ingen elektronisk affärsprocess som ingår i SFTI:s standardiserade meddelanden. Affärsprocessen beskriver istället de interna beställningsrutinerna där vissa delar kan stödjas med till exempel fristående e-fakturering. Rutinen kan innebära att beställaren har en utskriven blankett – en rekvisition – som underlag för att göra inköpet i butik. Rekvisitionen är attesterad enligt organisationens delegationsordning/ arbetsordning och innehåller ett inköpsordernummer som kan användas för fakturamatchning. En rekvisition kan gälla både varor och tjänster. Beställningar som görs med rekvisition utformas vanligen med fritext i e-handelssystemet, till exempel med stöd av ett formulär. Rekvisitioner används ibland vid köp från leverantörer där det saknas avtal i e-handelssystemet.

Styrningen kan uppnås genom att en beställning kan attesteras av den eller de personer som är ansvariga enligt attestreglementet innan beställningen läggs. När köpet genomförs via e-handelssystemet blir det också lättare att dokumentera inköpet, då det går att matcha e- fakturan och generera statistik i systemet.

Avtal som till exempel handlar om att en vara fysiskt behöver provas och hämtas ut, exempelvis terminalglasögon, kan anslutas till e-handelssystemet och följa affärsprocessen för beställning med rekvisition.

Observera att även beställningar med rekvisition ska faktureras elektroniskt från och med den 1 april 2019 enligt lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Det gäller om inga av de i lagen nämnda undantagen är tillämpliga, se avsnittet 1.3.1.

Observera att beställning med rekvisition inte ska förväxlas med den mer automatiserade processen med orderöverenskommelse (se avsnitt 3.2.3).

Teknik: Rekvisitionsblanketten behöver ge varu- eller tjänsteleverantören information om bland annat betalningsvillkor samt innehålla ett inköpsordernummer. Fakturering kan ske med e-faktura eller via en leverantörsportal.

3.1.6 Periodisk faktureringPeriodisk fakturering innebär att återkommande fakturor från en viss leverantör hanteras automatiskt i e-handelssystemet. Det handlar om fakturor för fortlöpande leveranser eller förbrukning där det finns ett abonnemang (eller

20

motsvarande) som grund, till exempel prenumerationer, energi- och mobilabonnemang. Periodisk fakturering kan även gälla hyror. Faktureringen kan avse både varor och tjänster.

Abonnemangen registreras i ett register (objektsregister) och kompletteras med uppgifter om kontering, förväntade fakturabelopp och periodicitet (hur ofta fakturan ska komma). Inkommande fakturor matchas mot objektsregistret och kan konteras och attesteras med automatik. Fakturor med avvikelser skickas ut i det vanliga arbetsflödet för fakturor.

Det går att göra stora effektiviseringsvinster med automatisk hantering av abonnemang eftersom de ofta motsvarar en stor andel av det totala antalet fakturor. Observera att organisationen behöver utforma en intern rutin för att underhålla objektsregistret.

Teknik: För periodisk fakturering används SFTI:s rekommenderade format för elektroniska fakturor.23 Fakturan behöver innehålla ett id-nummer eller motsvarande som hänvisar till objektet/abonnemanget som fakturan avser.

3.1.7 Fristående faktureringFristående e-fakturering används när de tidigare stegen vid en beställning inte har hanterats via e-handelssystemet. Observera att fakturor som utfärdas till följd av en offentlig upphandling (även en direktupphandling) som påbörjats 1 april 2019 eller senare ska faktureras elektroniskt (se avsnitt 1.3.1).

Teknik: För fristående fakturering används SFTI:s rekommenderade format för elektroniska fakturor. Fakturor som utfärdas till följd av en offentlig upphandling efter den 1 april 2019 bör utfärdas i formatet PEPPOL BIS BILLING (om inget annat format överenskommits) för att säkerställa att lagkravet uppfylls.24

3.2 InköpssamordningIbland har organisationen vissa utpekade personer som ansvarar för att samordna inköpen. I dessa fall skapar beställaren ett beställningsunderlag som först går via en beställnings-samordnare innan den slutförs. Det kan vara aktuellt i exempelvis ett arbetslag i en skola eller för läkemedelsbeställningar där det är strängt reglerat vem som är behörig att förskriva receptbelagda läkemedel. Samordningen av beställningar gör det möjligt att få en högre grad av styrning. Det kan också användas för att få lägre fraktkostnader och för att standardisera produkter som används i organisationen. Inköpssamordning kan kombineras med flera av de tidigare beskrivna affärsprocesserna.

23 Läs mer på sfti.se/standarder24 Läs mer på sfti.se/standarder

21

3.3 SpecialprocesserSFTI rekommenderar följande specialanpassade processer för vissa typer av beställningar eller fakturering. För förslag till kravställning för SFTI:s specialprocesser hänvisas till SFTI:s tekniska kansli: tekniskt.kansli@skl.se .

3.3.1 Beställningar inom hälso- och sjukvård – läkemedel och slutenvårdsdos

En av de specialanpassade beställningsprocesserna som SFTI har stöd för genom olika affärsmeddelanden är beställning av läkemedel och slutenvårdsdos. Vid beställningar av läkemedel ställs särskilda krav utifrån lagar och regelverk m.m. samt behov av specifik information som kräver anpassning av affärsprocessen. Särskilt prislistan har anpassats utifrån dessa specifika behov. Inom SFTI finns stöd för läkemedelsbeställningar, se på SFTI:s webbplats under Läkemedelsbeställningar. Inom SFTI finns även stöd för beställning av läkemedel extempore, det vill säga specialtillverkade läkemedel för enskild patient eller för patientgrupper. Arbetet med beställningar samt en tillverkningsrapport pågår inom ramen för en arbetsgrupp inom SFTI.

Det bedrivs även ett arbete med slutenvårdsdosbeställningar, det vill säga maskinell dosdispensering av läkemedel för slutenvård eller annan vård där vården ansvarar för patientens läkemedelsanvändning. Arbetet avser hur beställningar kan göras elektroniskt genom en slutenvårdsdosbilaga samt bilageerkännande som görs utanför e-handelssystemet och detta testas för närvarande.

3.3.2 Samordnad varudistributionAtt samordna transporter lokalt via en distributionscentral kan ge fördelar för både leverantörer och köpare i form av bättre miljö, snabbare distribution och färre leveranser. Detta har därför blivit alltmer vanligt. Användningen av elektroniska meddelanden har behövts utvecklas för hela processen. Affärsprocessen för samordnad varudistribution innebär att en beställning görs hos en leverantör av varor. Varuleverantören eller en av denna anlitad transportör lämnar de beställda varorna vid den av beställaren angivna distributionscentralen. Från denna distributionscentral levereras sedan varorna ut av köparens eller av denne anlitad transportör till de olika leveransställena, det kan exempelvis vara till en kommuns skolor. Eftersom det är flera parter inblandade i denna affärsprocess har ett speciellt meddelande behövts för distributionen av varorna via köparens distributionscentral. Affärsprocessens meddelanden för denna finns definierad inom SFTI och ett meddelande liknande leveransavisering har utvecklats, transportavisering.25

25 Läs mer på sfti.se/standarder

22

4 Utforma upphandlingsdokumenten

4.1 Olika sätt att formulera krav, avtalsvillkor och/eller tilldelningskriterier i upphandlingsdokument

I det här avsnittet går vi igenom olika sätt att formulera krav i upphandlingsdokumenten.

4.1.1 KvalificeringskravEn upphandlande myndighet får i sin upphandling ställa krav på att leverantörerna ska vara kvalificerade i vissa avseenden. Syftet med kvalificeringskrav är att bedöma om leverantören har tillräcklig förmåga att leverera den vara, utföra den tjänst eller genomföra de byggnadsentreprenadsarbeten som upphandlingen avser.

Kraven får endast avse behörighet att utöva yrkesverksamhet, ekonomisk och finansiell ställning eller teknisk och yrkesmässig kapacitet.26 Ett kvalificeringskrav måste vara uppfyllt redan i samband med att leverantören lämnar in sitt anbud. Ett anbud från en leverantör som förklarar sig inte vilja eller kunna uppfylla ett kvalificeringskrav måste förkastas.

De kvalificeringskrav som den upphandlande myndigheten eller enheten ställer ska vara lämpliga för att säkerställa att leverantören har den rättsliga och finansiella förmåga samt den tekniska och yrkesmässiga kapacitet som krävs för att utföra det kontrakt som ska tilldelas. Alla krav ska ha anknytning till det som ska anskaffas och stå i proportion till detta. Kraven kan uttryckas som minimikrav på förmåga.

Ibland kan kvalificeringskrav som innebär höga kostnader för leverantörerna, i form av investeringar eller nyrekryteringar som annars inte skulle genomförts, vara oproportionerliga att ställa upp. Anledning till detta är att ett sådant krav tvingar alla leverantörer, även de som inte kommer att tilldelas ett kontrakt, att ta stora kostnader bara för att få lämna anbud. Den kostnadströskel som skapas kan vara förödande för konkurrensen. För att undvika detta bör krav som kan vara kostnadsdrivande ställas i form av ett särskilt kontraktsvillkor, se nedan. Om detta görs är det endast de leverantörer som tilldelats kontrakt som behöver ta de kostnader som kravet innebär.

4.1.2 Obligatoriska krav på upphandlingsföremåletObligatoriska krav kallas ofta för ”ska-krav”. Ett obligatoriskt krav måste vara uppfyllt redan i samband med att leverantören lämnar in sitt anbud, om inget annat angetts i upphandlingsdokumenten. Ett anbud från en leverantör som förklarar sig inte vilja eller kunna uppfylla ett obligatoriskt krav måste förkastas.

26 Se bl.a. lag (2016:1145) om offentlig upphandling, 14 kap. 1§

23

Ibland kan krav som innebär höga kostnader för leverantörerna, i form av investeringar eller nyrekryteringar som annars inte skulle genomförts, vara oproportionerliga att ställa upp i form av ett obligatoriskt krav. Anledning till detta är att ett sådant obligatoriskt krav tvingar alla leverantörer, även de som inte kommer att tilldelas ett kontrakt, att ta stora kostnader bara för att få lämna anbud. Den kostnadströskel som skapas kan vara förödande för konkurrensen. För att undvika detta bör krav som kan vara kostnadsdrivande ställas i form av ett särskilt kontraktsvillkor, se nedan. Om detta görs är det endast de leverantörer som tilldelats kontrakt som behöver ta de kostnader som kravet innebär.

4.1.3 TilldelningskriterierTilldelningskriterier används för att utvärdera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet inför tilldelning av kontrakt. De kallas även utvärderingskriterier eller ibland för ”bör-krav”. När en upphandlande myndighet använder sig av utvärderingsgrunden ”bästa förhållandet mellan pris och kvalitet” utgör ett eller flera tilldelningskriterier tillsammans med offererat pris grunden för upphandlingens utvärderingsmodell.27

Det är viktigt för den upphandlande myndigheten att vara medveten om att det är teoretiskt möjligt för en leverantör att vinna utvärderingen trots att deras anbud helt saknar funktionalitet i förhållande till ett visst tilldelningskriterium. Av den anledningen bör funktioner som är nödvändiga för den upphandlande myndighetens tillgodogörande av tjänsten eller varan inte ställas upp i form av tilldelningskriterier (för viktning av tilldelningskriterier, se avsnitt 4.2).

4.1.4 Särskilda villkor för fullgörande av kontraktDenna typ av krav kallas ofta för särskilda kontraktsvillkor. Ett sådant villkor behöver inte vara uppfyllt i samband med att leverantören lämnar in sitt anbud. Det är tidigast efter avtalstecknande som en upphandlande myndighet kan kräva att den eller de vinnande leverantörerna ska uppfylla ett sådant villkor. Vanligtvis fastställs dock införlivandetiden av sådana villkor till en senare tidpunkten, i anslutning till leveransstarten. Det är också möjligt att ha olika införlivandetider för olika villkor för att möjliggöra en gradvis implementering av mer komplicerade lösningar.

Villkoren ska anges i upphandlingsdokumenten och särskiljas från tekniska specifikationer, kvalificeringskrav och tilldelningskriterier. Det enda som kan krävas av leverantören vid anbudslämnade är att den intygar att den vid villkorens framtida införlivandetid kommer att uppfylla dem. Ett anbud från en leverantör som förklarar sig inte vilja eller kunna uppfylla ett villkor måste förkastas.

27 Se lag (2016:1145) om offentlig upphandling, 16 kap. 1-2 §§.

24

4.1.5 Kommersiella villkorKommersiella villkor reglerar kontraktsrättsliga förhållanden under avtalstiden. Denna typ av krav är en form av särskilda villkor för fullgörande av kontrakt. Vad som sagt ovan om särskilda villkor för fullgörande av kontrakt gäller även för kommersiella villkor.

Denna typ av villkor fastställer ramarna för avtalsparternas affärsförhållande under avtalstiden. Det kan exempelvis röra sig om villkor som fastställer avtalstid, handlingars inbördes ordning, villkor för förtida upphörande, immaterialrättsliga villkor med mera. De kommersiella villkoren brukar även ha med skrivningar som rör betalning och fakturering, och/eller leveranstider. Dessa behöver kontrolleras så att de stämmer överens med den tänkta affärsprocessen för e-handel.

4.2 På vilket sätt bör kraven på e-handel ställas i upphandlingsdokumenten?

SFTI:s förslag är att i första hand ställa krav på e-handel i form av särskilda villkor för fullgörande av kontrakt. Då blir det möjligt att både utforma flexibla villkor där det framgår att det är möjligt att e-handla på olika sätt, och att erbjuda en tidsfrist, så att leverantören får viss tid på sig att uppfylla villkoret. Detta kan ge tid för leverantörer att skapa den e-handelsförmåga som behövs när de vet att de vunnit upphandlingen och att de kommer att tilldelas kontrakt.

Det behövs ofta tid för tester samt anslutning till viss affärsprocess. Båda parterna ska genomföra tester för att säkerställa att en viss affärsprocess för e-handel fungerar eller för att testa viss önskvärd version av ett e-handelsmeddelande. Det ställer krav på att även beställaren måste vara redo för tester. Om det å andra sidan redan finns fungerande e-handel med tidigare leverantör kan beställaren vilja ha en snabbare övergång till en elektronisk beställningsprocess och därför ge en kortare tidsfrist åt leverantören.

Att formulera e-handelskrav som ett kvalificeringskrav eller ett obligatoriskt krav riskerar att leda till färre anbud och sämre konkurrens. Särskilt om den upphandlande myndigheten kravställt en specifik affärsprocess eller ett begränsat sätt att genomföra e-handeln på. I vissa fall kan det dock vara motiverat att formulera e-handelskrav som ett kvalificeringskrav eller ett obligatoriskt krav, till exempel för att säkerställa elektronisk fakturering, för att kunna leva upp till lagen om obligatorisk elektronisk fakturering till följd av offentlig upphandling28.

Det kan vara bra att använda tilldelningskriterier som är relaterade till e-handel, för att i utvärderingen gynna anbudsgivare med förmåga att e-handla som den upphandlande myndigheten vill. Tilldelningskriterierna kan med fördel användas som ett komplement till särskilda kontraktsvillkor i upphandlingen. De särskilda 28 Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling

25

kontraktsvillkoren säkerställer att det finns en lägsta nivå för e-handel. Genom att därutöver använda tilldelningskriterier kan den upphandlande myndigheten i utvärdering gynna de anbudsgivare som även kan erbjuda mervärden.

I syfte att säkerställa att ett avtalsvillkor uppfylls så kan det vara aktuellt att lägga till en sanktion, till exempel i form av ett vite. Av denna anledning finns det med exempel på vitesklausuler i exemplen 1-8 till denna handledning.

När organisationen överväger en vitesklausul kopplad till ett avtalsvillkor så bör man även vara uppmärksam på att en vitesklausul riskerar att uppfattas som en ökad affärsrisk, vilket kan påverka vilja att vilja lägga anbud i en offentlig upphandling eller påverka leverantörens prissättning.Det är viktigt att fundera över tidsaspekten i en eventuell vitesklausul och att organisationen själv kan svara upp mot att införa e-handel på det sätt och vid den tidpunkt som ni begär att leverantören ska göra det.

Om det finns bestämmelser i avtalet som innebär att en viss sanktion ska användas vid ett visst avtalsbrott så ska sanktionen också nyttjas. I det fall att sanktionen inte tillämpas kan det innebära en väsentlig förändring av avtalet vilket inte är tillåtet enligt LOU.

4.3 Hänvisa till SFTI:s affärsmeddelanden för olika processerNär en organisation vill ställa krav på e-handel vid en upphandling bör man först bestämma vilken affärsprocess eller vilka affärsprocesser som är lämpliga att tillämpa (se kapitel 3). Affärsprocessen ska baseras på behoven för det aktuella upphandlingsföremålet och organisationen måste ha förmåga och vara förberedd för att hantera elektroniska handelsmeddelanden enligt den processen.

De meddelandestandarder som SFTI rekommenderar (till exempel Svehandel och SFTI ESAP 6) speglar olika affärsprocesser och innehåller den information som behövs för att effektivisera inköpen med hjälp av e-handel. Genom att hänvisa till SFTI:s rekommenderade standardiserade affärsmeddelanden för olika affärsprocesserbehöver organisationen inte räkna upp alla uppgifter som ska finnas med i de olika meddelandena. All information, även på detaljnivå, finns på sfti.se. Men vill organisationen uttryckligen peka på viss information i meddelandet som man ser som angelägen är det naturligtvis bra att ange den i upphandlingsdokumenten (se avsnitt 4.4).

Observera att SFTI:s rekommenderade affärsmeddelanden för olika affärsprocesser har utvecklats under årens lopp och det innebär att det finns

26

SFTI:s förslag är att i första hand ställa krav på e-handel i form av särskilda villkor för fullgörande av kontrakt.

olika versioner av dem. SFTI rekommenderar dock att upphandlande myndighet som huvudregel inte ställer krav på en viss version i samband med en upphandling. Det kan innebära att organisationen inte får den önskade versionen och även att införandet kan försenas något. Det ska ställas i relation till att kraven på uppgiftslämnande kan anses vara för höga om leverantören ska kunna precisera vilken version de kan stödja. Är det en ”mogen” bransch med vilken organisationen redan har fungerande e-handel kan det däremot finnas större skäl att efterfråga vilken version som leverantören kan stödja. Detsamma gäller om det är beställningar med specifik information där senare versioner behövs, till exempel vid läkemedelsbeställningar.

Information om vilken version av de olika affärsmeddelandena som rekommenderas som SFTI för olika affärsprocesser finns på sfti.se/standarder.Om kommunikationen sker via PEPPOL föreslår SFTI att i

första hand använda det format som är obligatoriskt.

4.4 Vikta eventuella tilldelningskriterierDen upphandlande myndigheten måste inför varje upphandling själv ta ställning till viktningen av eventuella tilldelningskriterier relaterade till e-handel. Värderingen av krav på e-handel måste sättas i relation till andra tilldelningskriterier och utformas enligt aktuell utvärderingsmodell. Observera att SFTI:s förslag är att använda tilldelningskriterier som ett komplement till särskilda kontraktsvillkor för e-handel.

Utformningen av tilldelningskriterier och deras relation till priset bör baseras på den betydelse det har för organisationen att bedriva e-handel med leverantören. Om det är ett avtal med många beställningar, många fakturor och om beställningsprocessen är decentraliserad i organisationen kan det sannolikt spara mycket tid och pengar att hantera den elektroniskt. Det bör återspeglas i viktningen av tilldelningskriteriet. Om organisationen redan har infört e-handel på det aktuella området och inte vill återgå till de gamla rutinerna kan det finnas anledning att ge hög vikt för tilldelningskriterier relaterade till e-handel. Det kan vara rimligt att använda och vikta tilldelningskriterier som premierar leverantörer som kan använda strukturerade e-handelsmeddelanden eftersom det möjliggör en mer automatiserad och mer effektiv beställningsprocess. Om organisationen å andra sidan ser e-handel som angeläget men mindre viktigt i relation till priset och eventuella övriga tilldelningskriterier så bör det viktas lägre.

27

Undvik att kräva en speciell version av SFTI:s affärsmeddelanden i upphandlingsdokumenten. Sträva efter flexibilitet och ange gärna flera versioner som ni har stöd för i upphandlingsdokumenten. Om kommunikationen sker via PEPPOL föreslår SFTI att i första hand använda det format som är obligatoriskt.

Det finns ingen exakt formel för att räkna ut vilken vikt ett tilldelningskriterium kopplat till e-handel ska ha. Ofta utgår man från ett resonemang om utvärderingskriteriets vikt i relation till anbudssumman. Är värdet av en särskilt effektiv e-handel värt N procent av anbudssumman vid anbudsutvärderingen? Är värdet högre? Eller lägre?

Det är vanligt att använda mervärdesmodeller vid anbudsutvärdering. Ett förenklat exempel på hur en mervärdesmodell kan vara utformad är:

anbudssumman (priser*volymer)minus summan av erhållna prisavdrag för erbjudna mervärden= utvärderingspris

Anbudet eller anbuden med lägst utvärderingspris vinner. Om en mervärdesmodell används så fastställs fasta värden på tilldelningskriterierna för e-handel (X kronor per mervärde). Om en anbudsgivare kan erbjuda det mervärde för e-handel som beskrivits i tilldelningskriterierna, så dras det fiktiva mervärdet av från anbudssumman när anbudet utvärderas.

Det finns ingen skillnad i viktning mellan bilagornas olika exempel för om leverantören kan skicka i strukturerat format enligt SFTI:s standarder eller om de enbart kan hantera meddelandena i en leverantörsportal. Det föreslår SFTI för att det ska vara så flexibelt som möjligt att ansluta till e-handel för leverantörer med olika förutsättningar.

Om organisationen däremot vill vikta anbud från anbudsgivare som kan hantera strukturerade meddelanden högre än anbud med andra enklare sätt, föreslår vi att organisationen delar upp frågorna i två eller flera rader med olika vikt (exempelvis via poäng eller mervärde). Det kan även vara rimligt för att premiera leverantörer som satsar mer på e-handel genom att använda strukturerade meddelanden. En bifogad prislista eller katalog i cellstrukturerat format (t.ex. Excel) behöver läsas in manuellt. Det innebär mer manuell hantering för den upphandlande myndigheten jämfört med en prislista eller katalog i strukturerat format som Edifact eller XML. För att skilja dessa åt kan organisationen även ge olika poäng eller mervärden för dessa alternativ.

4.5 Formulera krav, tilldelningskriterier och kommersiella villkor

Många av dagens e handelslösningar ger breda möjligheter till e-handel. Innan ni formulerar krav på e-handel i era upphandlingsdokument bör ni ha analyserat och dokumenterat er egen förmåga att e-handla (se avsnitt 2). Det är viktigt att tydligt informera om vilka möjligheter för e-handel som ni kan erbjuda vid ett framtida avtal.

28

I er formulering av hur framtida e-handel kan gå till bör det även finnas en beskrivning av e-handel med mindre tekniskt komplicerade metoder (till exempel katalog i cell-strukturerat format, order och orderbekräftelse via e-post och e-faktura via portal). Det skapar en flexibilitet hos er för att e-handla på olika sätt med leverantörer med olika teknisk förmåga och kapacitet. En leverantör kan ha investerat i teknik för SFTI:s rekommenderade standarder och kommunikation och en annan kan i stället välja att ha löpande kostnader för manuell registrering i en leverantörsportal. En flexibilitet för att e-handla på många olika sätt och även med tekniskt enkla metoder gör att det går att minimera risken att avskräcka eller utestänga leverantörer från att lägga anbud.

I exemplen 1-9 finns förslag på skrivningar i upphandlingsdokument relaterade till e-handel för olika affärsprocesser som stöds av SFTI:s affärsmeddelanden. Syftet med exemplen är att inspirera och ge vägledning. Utgångspunkten är att skapa en flexibilitet, så att leverantörerna får flera möjligheter för e-handel med organisationen.

Exemplen 1-9 ger exempel på hur texter och krav kan formuleras i upphandlingsdokument:

1) Beställning från produktkatalog2) Beställning från produktkatalog och via webbshop3) Beställning via webbshop (punch-out)4) Orderöverenskommelse5) Beställning av tjänsteuppdrag6) Beställning med rekvisition7) Periodisk fakturering8) A: Fristående fakturering före 201904018) B: Fristående fakturering efter 201904019) Exempel på tilldelningskriterier

Upphandlande myndighet behöver utforma sina krav, tilldelningskriterier och avtalsvillkor utifrån organisationens förutsättningar för e-handel och utifrån vilken eller vilka affärsprocesser för e-handel som är aktuella för det aktuella upphandlingsföremålet.

Varje organisation kan behöva anpassa strukturen på skrivningarna så att de passar in i upphandlingsdokumenten. Om upphandlande myndighet vill ändra formuleringar, eller efterfråga andra bevis eller redovisningar så behöver skrivningarna i exemplen anpassas och formuleringar kring kraven på bevis tillkomma.

I exempel 9 finns förslag på tilldelningskriterier relaterade till e-handel för olika affärsprocesser som stöds av SFTI:s affärsmeddelanden. Syftet med förslagen är att exemplifiera kring mervärden kopplade till SFTI:s affärsmeddelanden som kan finnas. Upphandlande myndighet behöver välja det eller de

29

tilldelningskriterier som är relevanta för den aktuella upphandlingen. Det är sannolikt aldrig så att samtliga i bilagan angivna tilldelningskriterier är aktuella i en enskild upphandling. Värderingen av krav på e-handel måste sättas i relation till andra tilldelningskriterier och utformas enligt utvärderingsmodellen.

Om upphandlande myndighet vill efterfråga ett annat bevis på att tilldelningskriteriet uppfylls än leverantörens egna intygande av sin förmåga så behöver frågorna i exempel 9 anpassas och formuleringar kring kraven på bevis tillkomma. Upphandlande myndighet kan behöva anpassa struktur på hur frågorna ställs så att de passar in i upphandlingsdokumentet.

Upphandlande myndighet behöver också justera respektive tilldelningskriteriets vikt (till exempel mervärde i SEK eller poängsättning eller dylikt) utifrån den aktuella upphandlingens utvärderingsmodell.

4.6 Bedöm behovet av andra kommersiella villkor eller ytterligare angränsande obligatoriska krav

Förutom att krav på e-handel ställs i upphandlingsdokumenten så kan det därutöver finnas behov av att ställa vissa affärskrav för att e-handeln ska fungera på ett bra sätt. Det kan exempelvis vara i form av övriga kommersiella villkor. SFTI beskriver här kommersiella villkor som behöver ställas för en väl fungerande e-handel, och kommersiella krav som bör ställas för en väl fungerande e-handel. Det är dock naturligtvis upp till varje upphandlande myndighet att avgöra hur detaljerade villkor de vill ställa.

4.6.1 Kommersiella villkor som behöver ställas för en väl fungerande e-handel

Produktkataloger och prislistor ska visa de avtalade nettopriserna. Det gäller oavsett om produktkatalogerna och prislistorna läses in i den upphandlande myndighetens e-handelssystem eller om artiklarna presenteras på leverantörens webbplats. Motivet för det är att avtalet ska följas och när nettopriser synliggörs skapas även en ökad prismedvetenhet hos beställarna. Det krävs också nettopriser och inte exempelvis en angiven rabattsats för att fakturan automatiskt ska kunna kontrolleras och matchas mot beställningen.

Beställningsdagens pris ska faktureras. Det är en förutsättning för att fakturan ska kunna matchas mot beställningen. Om leverantören i stället fakturerar till leveransdagens pris kan den upphandlande myndigheten gå miste om den effektivisering som matchningen kan ge.

Fakturor ska märkas med ordernummer. Ordernumret gör att fakturan kan matchas med beställningen i e-handelssystemet.

30

Vid periodisk fakturering ska abonnemangsnumret eller motsvarande anges på fakturan. Abonnemangsnumret eller motsvarande gör att fakturan kan matchas mot objektsregistret.

4.6.2 Kommersiella villkor för en väl fungerande e-handelDärutöver bör man, beroende på vilken affärsprocess och metod för e-handel som är aktuell, ställa nedan angivna kommersiella villkor för att få en väl fungerande e-handel: Produktkataloger ska innehålla det sortiment som är upphandlat. Vid

varuupphandling är det vanligt att endast en delmängd av sortimentet utvärderas i anbudsutvärderingen. Det kallas ofta för ett anbudssortiment. Ibland omfattar avtalet enbart ett utvärderat anbudssortiment. Men ibland omfattar avtalet även ett övrigt sortiment, som kanske har en upphandlats med en generell rabattsats. Om katalog innefattar ett övrigt sortiment utöver anbudssortimentet, så ska det framgå vilka av katalogens artiklar som utgör anbudssortiment respektive övrigt sortiment, vilket anges genom uppgift om pristyp eller på annat sätt.

Om det rör sig om affärsprocessen ”beställning via webbutik (punch-out)” ska det finnas krav på att webbutiken avgränsas för köparen utifrån villkoren i avtalet och att den avgränsade webbutiken innehåller det sortiment som är upphandlat. Det är vanligt att en leverantörs webbshop innehåller ett större sortiment än vad upphandlingen omfattar. Därför är det viktigt att som huvudregel ställa krav alternativt formulera avtalsvillkor med innebörden att webbutiken ska avgränsas utifrån det sortiment som avtalats och att webbutiken ska innehålla de priser och de specifikationer som avtalats. För att kontrollera priser i webbshopar kan det vara aktuellt att begära så kallad utlistning. Det innebär att köparen får tillgång till datalistor över innehållet i den för köparen avgränsade webbutiken. Datalistorna innehåller bland annat artikelnummer och priser, för att förenkla kontroll och avtalsuppföljning. Det kan inte minst underlätta priskontroller i webbutikar efter att en avtalsenlig prisjustering genomförts. Därför kan det vara bra att kontrollera förutsättningarna för utlistning i den aktuella branschen.Om det är möjligt kan en skrivning finnas med bland de kommersiella villkoren som ålägger leverantören att tillhandahålla efterfrågad information vid något eller några tillfällen per år. Det förutsätter att den upphandlande myndigheten avser följa upp avtalet och kontrollera den utlistade informationen mot avtalet.

Se över avtalsförlagans prisjusteringsklausul. Kontrollera att prisjusteringsklausulen är rimlig i förhållande till upphandlingsföremålet och den affärsprocess som avses användas. Det kan behöva förtydligas i avtalsvillkor att leverantören ska leverera en uppdaterad katalog inom en viss angiven tid och att katalogen ska accepteras av köparen för att

31

prisjusteringen ska kunna träda i kraft. Otydliga skrivningar om hur och när en produktkatalog ska prisjusteras, uppdateras och levereras kan i värsta fall leda till att leverantören börjar fakturera ”nya” priser på artiklar som löpande beställs i köparens organisation. Det leder i sin tur till att inga priser matchar mot de ordrar som lagts. De kommersiella villkoren bör vara tydliga med att nya priser (priser efter avtalsenlig prisjustering) inte får faktureras innan köparen godkänt en ny e- katalog. Det kan vara bra att fundera igenom vilken rutin som ska finnas hos köparen för att godkänna leverantörens e- katalog, för att säkerställa en snabb och effektiv hantering.

Det måste tydligt framgå vilket avtal produktkatalogen och prislistan är kopplade till. Om det inte framgår vilket avtal som produktkatalogen och prislistan tillhör går det inte att automatiskt koppla dem till rätt avtal i e-handelssystemet. Det är särskilt viktigt när det finns flera avtal med en leverantör men även för att eventuella villkor om rangordning eller dylikt ska fungera samt för att det ska vara möjligt att få fram statistik och göra avtalsuppföljning.

Periodiska fakturor med abonnemang och motsvarande kan behöva separeras från övrig fakturering. Tjänster där periodisk fakturering är lämplig kan bestå av flera delar. Vissa delar kan vara knutna till ett specifikt abonnemang eller motsvarande och hanteras automatiskt med hjälp av matchning med ett objektsregister, medan andra delar kan beställas separat. Till exempel kan bevakningstjänster faktureras dels som en fast periodisk kostnad för grundtjänsten, dels som rörliga kostnader för utryckningar i samband med larm. Om båda dessa delar faktureras tillsammans med grundtjänsten fungerar inte matchningen med objektsregistret. Om ni avser använda periodisk fakturering så bör ni ta ställning till vilka krav på fakturaflödena som är aktuella för avtalet.

Se över avtalsförlagans skrivningar om faktureringsvillkor: Det kan vara viktigt att se över avtalsförlagans skrivningar om faktureringsvillkor så att det inte förekommer några motsägelser mot hur faktureringsprocessen vid e-handel fungerar. Ett exempel på detta är fakturadatum och förfallodatum, där det är viktigt att avtalsförlagans eventuella skrivningar om fakturering tydliggör att det är datumet då fakturan ställdes ut (och inte när fakturan fysiskt anländer) som gäller avseende fakturans förfallodag.

Övriga krav på innehållet i en produktkatalog. Vid behov kan ytterligare krav på innehållet i produktkatalog ställas. Exempel på märkningar/information som kan vara aktuella är nettoprismärkningar, sökord, produktbeskrivning, länk till produktbild och produktblad, relaterade produkter, lagervara, produktklassificeringskod, miljömärkning och liknande märkningar.

32

4.7 Förtydliga kostnadsansvaret med meraTekniken för e-handel kan innebära kostnader för både köpare och leverantör. Det finns ofta kostnader förknippade med kommunikationen, för att skicka och ta emot SFTI:s rekommenderade meddelanden. Ibland behöver det egna it-systemet utvecklas eller uppgraderas så att det kan hantera SFTI:s rekommenderade standarder. Vid komplexa affärsprocesser kan det förekomma kostnader för konsultinsatser eller egen arbetstid för tester och liknande. Dessa kostnader hämtas dock i regel hem genom att hanteringen av stora volymer av beställningar och fakturor blir mycket mer effektiv.

En grundläggande princip inom e-handel är att affärsparter själva står för sina kostnader. Köparen har ett it-stöd för e-handel (ett inköpssystem eller e-handelssystem) för att skicka till exempel ordrar, och leverantören kan använda en annan lösning för att ta emot dem. Det kan antingen ske automatiskt i ett ordersystem eller motsvarande eller manuellt via en anvisad leverantörsportal. Principen om att var och en står för sina egna kostnader innebär att avsändaren ansvarar för att skapa ett affärsmeddelande och för att skicka det på de sätt som till exempel har överenskommits i ett avtal. På motsvarande sätt ansvarar mottagaren för att kunna ta emot och hantera det överenskomna meddelandet. Därför bör en upphandlande myndighet som ställer krav på e-handel förtydliga att leverantören står för kostnaderna knutna till sin del av e-handeln, inklusive kommunikationen.

33

5 Bilagor

Till denna vägledning har vi tagit fram bilagor som innehåller exempel på särskilda villkor för fullgörande av kontrakt och e-handelskrav för olika affärsprocesser som stöds av SFTI:s affärsmeddelanden. Som bilaga finns även exempel på tilldelningskriterier.

Exempel 1: Beställning från produktkatalogExempel 2: Beställning från produktkatalog och via webbshopExempel 3: Beställning via webbshop (punch-out)Exempel 4: OrderöverenskommelseExempel 5: Beställning av tjänsteuppdragExempel 6: Beställning med rekvisitionExempel 7: Periodisk fakturering Exempel 8 a: Fristående fakturering före 20190401Exempel 8 b: Fristående fakturering efter 20190401Exempel 9: Exempel på tilldelningskriterier.

Mallarna finns publicerade i Word-format på SFTI:s webbplats.

Utgångspunkten för mallarna är att skapa en flexibilitet, så att leverantörerna får flera tekniska möjligheter. Varje organisation behöver göra anpassningar av texter och krav till sin egen situation och till den aktuella upphandlingen.

34

6 Kontaktinformation

Det är möjligt att ställa frågor till oss som rör e-handel eller krav på e-handel vid upphandling till Upphandlingsmyndigheten, SKL och DIGG.

För frågor av teknisk karaktär är du välkommen att ställa din fråga till SFTI:s tekniska kansli på e-postadressen: tekniskt.kansli@sfti.se

35