1

SECRETARA DE EDUCACIN

PBLICA

Direccin General de Recursos Materiales y Servicios Direccin de Planeacin

Sistema de Inventario de

Bienes Instrumentales

SIBI-SEP

2

D I R E C C I O N G E N E R A L D E R E C U R S O S M A T E R I A L E S Y

S E R V I C I O S

Gua del Usuario del Sistema

de Inventarios de Bienes

Instrumentales de la SEP

SIBI-SEP.

3

C A P T U L O 1

Presentacin del

Sistema de Inventarios de

Bienes Instrumentales.

4-8

C A P T U L O 2

Reglas de Operacin. 9-12

C A P T U L O 3

Acceso al Sistema de

Inventarios de Bienes

Instrumentales.

13-17

C A P T U L O 4

Mdulos del sistema. 18-19

CAPTULO 5

Modulo de Alta de Bienes. 20-32

CAPTULO 6

Modulo de Desalojo y Baja 33-39

CAPTULO 7

Modulo DE Consulta 40-48

CAPTULO 8

Modulo Modificar 49-66

CAPTULO 9

Modulo De Resguardo 67-72

CAPTULO 10

4

PRESENTACIN

Este es la estructura organizacional que corresponde la Direccin de

Almacenes e Inventarios.

Captulo

1

5

INTRODUCCIN

La Direccin General de Recursos Materiales y Servicios, es un rgano de la Secretara

de Educacin Pblica que tiene como misin: plantear, organizar, ejecutar, controlar y

evaluar la contratacin de bienes y servicios; mantener y conservar los bienes

inmuebles; prestar los servicios generales de seguridad y proteccin civil; y llevar el

inventario de los bienes inmuebles , contribuyendo a que se consolide el proyecto

educativo establecido en el Programa Nacional de Educacin 2001-2006.En este

sentido, la Direccin de Planeacin a travs de la Subdireccin de Modernizacin y

Sistematizacin, en cumplimiento con la funcin de coordinar el desarrollo de sistemas informticos para el manejo de la informacin generada de los procesos que

opera la DGRMYS, para lograr la homogeneidad de stos, desarroll el Sistema de Inventario de Bienes Instrumentales de la Secretara de Educacin Pblica , que tiene

como objetivo la sistematizacin del inventario de bienes instrumentales. El sistema

cuenta con cinco diferentes mdulos: alta, baja, modificacin, consulta y resguardo;

proporcionado as un adecuado control de los bienes instrumentales propiedad de la

dependencia. El Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales permite a sus

usuarios tener acceso a toda la informacin relacionada con stos, como es:

el estado fsico, ubicacin, etc. El Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de

la Secretara de Educacin Pblica, responde a las exigencias de la innovacin

tecnolgica, por sistematizar los procedimientos con los que operan las unidades

administrativas, lo que permitir que las labores se realicen con mayor eficacia y en

menor tiempo, dando atencin oportuna y de calidad a nuestros usuarios.

En la actualidad se cuenta con equipos tan potentes que pueden procesar y almacenar

millones de datos sin importar la complejidad de los mismos lo cual produce un efecto

de mejora continua en los procedimientos de cada una de las reas de la Direccin

General de Recursos Materiales y Servicios. Otro elemento importante es sin duda el

uso del Internet, los cual facilita an ms el acceso a la informacin, es por ello que

considerando estas ventajas y procedimientos en la Administracin Pblica se ha

desarrollado una serie de aplicaciones que nos permiten acceder a la informacin,

mantenerla actualizada y poder consultarla de manera dinmica y en tiempo real.

Por lo tanto, es necesario contar con un documento de comunicacin que sirva de gua

a los usuarios, en la operacin del Sistema de Inventario de Bienes Instrumentales de

la Secretara de Educacin Pblica. En este sistema se muestra las interconexiones con

otros sistemas, su infraestructura, seguridad y operacin.

Con la infraestructura necesaria de Internet el sistema permite la operacin desde los

propios planteles educativos para que puedan llevar acabo el registro de las solicitudes

de Alta, Baja y Cambios de Adscripcin del Inventario (Con toda la debida supervisin

y aprobacin de su Coordinacin Administrativa).

OBJETIVO GENERAL

El propsito es controlar y administrar los inventarios de una manera automatizada,

reduciendo con esto trmites burocrticos, tiempo y dar transparencia a la

informacin. As como mantener actualizado y controlado el inventario mediante el uso

del nuevo sistema de procedimiento electrnico de informacin de los Inventarios de

Bienes Instrumentales que integran el patrimonio de la Secretara de Educacin Pblica

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OBJETIVOS ESPECFICOS Generar solicitudes de Altas de los bienes.

Generar solicitudes de Baja de los bienes.

Validacin de los Bienes del SIBI al SIBISEP.

Consultas de las Altas, Bajas y Reclasificacin de los bienes.

Modificaciones de la informacin de los bienes.

Reclasificacin de los bienes.

Cambio de Adscripcin entre Unidades Responsables.

Cambio de Adscripcin dentro de la misma Unidad Responsable.

Asignar y quitar Resguardos.

Generar vales Resguardos.

Generar etiquetas de cdigos de barras.

BENEFICIOS

Administrar y actualizar los Bienes Instrumentales que se encuentran en

las Dependencias Centralizadas y Descentralizadas correspondientes.

Puede tener acceso al sistema desde cualquier computadora con

Internet (teniendo su Login y Password personalizado).

Seguridad de la informacin.

Capacidad de aprovechamiento ptimo de los recursos.

Capacidad de operacin y control de procesos de Altas, Bajas y

Resguardos en los Bienes.

Capacidad de evolucin de acuerdo a los avances tecnolgicos.

Capacidad de orientar las acciones y recursos hacia la satisfaccin de

necesidades especficas.

Llevar a cabo con oportunidad, eficacia y eficiencia la administracin

de los bienes instrumentales para ejercer su registro y control desde su

alta hasta su baja y destino final.

ALCANCES

Consulta de los Bienes de las Unidades Responsables que se

encuentren en toda la Repblica.

Control de la informacin a nivel de Centro de Trabajo.

El sistema es uso exclusivo de los usuarios autorizados, ya que es un

sistema interno.

RESTRICCIONES DEL SISTEMA

A Nivel Interno

Los perfiles de los usuarios en la UR de Direccin de Recursos Materiales y

Servicios tienen privilegios tanto de Usuario como de Administrador, as pues,

por ser el punto sede y origen y control del sistema, slo esta UR tiene los

derechos de modificarlo y adaptarlo, a las necesidades del control de los

bienes instrumentales.

A Nivel Externo

En todas las dependencias la mayora del personal tendrn los perfiles de

Usuario, por que as lo requieren los procesos.

Otra restriccin en cuanto al sistema slo se accede a l, por va de

Internet, tanto en redes LAN (normales inalmbricas a un servidor) por

medio de lnea telefnica.

Adems tener actualizados los navegadores de Internet para tener una

mejor interaccin con el sistema y su configuracin.

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INFRAESTRUCTURA

EQUIPO

Tipo de Hardware:

DGRMyS

- Servidor

- Servidor respaldo

- Aire acondicionado

- Antivirus

- Planta elctrica

- No-break

Equipo Usuario

- Computadora

- Acceso a Internet

- Manual

DEPENDENCIA

- DGTEC (Internet)

- Administracin Local

- Proxis

INFORMACIN DEL SISTEMA

Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretara de Educacin Pblica

Herramientas de desarrollo: Los lenguajes de programacin son de

licencia libre con paquetera compatible, todo esto dentro de las

normas legales.

El uso y desarrollo de ste software es exclusivo de la Subdireccin de

Modernizacin y Sistematizacin.

Se utiliz para el desarrollo de este sistema, los pasos de diseo y

anlisis de sistemas adecuado a los estudios de factibilidad y de las

necesidades de los responsables del proceso, as como los derechos

legales de ste.

Es un sistema perfectible, por lo tanto se actualiza y se mejora segn lo

requieran los responsables del proceso y de los usuarios finales.

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Reglas de operacin para el uso del

Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales.

I.- Disposiciones Generales.

El presente documento tiene por objeto establecer las polticas y lineamientos en

materia de actualizacin y administracin de inventarios en el Sistema de

Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretaria de Educacin Publica.

Corresponder a la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios:

I. Asesorar y capacitar a travs de la Direccin de Planeacin a los usuarios

para el manejo efectivo y eficiente del Sistema de Inventarios de Bienes

Instrumentales de la Secretaria de Educacin Publica.

II. Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo al sistema para su

adecuado funcionamiento.

III. Mantener actualizado el manual del Sistema de Inventarios de Bienes

Instrumentales y ponerlo al alcance de los usuarios a travs de la pagina

de Internet del Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales.

IV. Promover acciones de mejora para agilizar los procedimientos

sistematizados y recibir y analizar las propuestas de los usuarios para la

mejora del sistema.

V. Atender las asesoras de los usuarios va telefnica en un horario de 9

a.m. a 3 p.m.; en caso de que el usuario necesite asesora personalizada,

deber concertar una cita en la Direccin de Planeacin. En caso de

requerir efectuar correcciones a la informacin capturada a travs del

sistema, ests debern estar debidamente justificadas por medio del oficio

correspondiente.

Captulo

2

9

Corresponder a los usuarios de las Unidades Responsables:

I. Capacitarse para dar un buen manejo al Sistema de Inventarios de Bienes

Instrumentales de la Secretaria de Educacin Pblica, previa solicitud del

Coordinador Administrativo o equivalente de la Unidad Responsable.

II. Leer la gua del usuario del Sistema de Inventarios de Bienes

Instrumentales, y tenerla a la mano para cualquier consulta o duda sobre

la operacin del sistema.

III. Cumplir con la captura de la informacin dentro del sistema en tiempo y

forma y asegurarse de que la informacin capturada sea confiable y se

encuentre actualizada.

II.- Alta de Bienes.

1. El alta de bienes se realizara en funcin de las necesidades de cada Unidad

Responsable. 2. La unidad responsable ser la encargada de hacer la solicitud de alta de los

bienes por medio del Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales, as

como hacer llegar en tiempo y forma la documentacin soporte que la

normatividad marque para este procedimiento.

3. Una vez hecha la solicitud de alta, el sistema generar tanto el nmero SEP

como el nmero de inventario para cada bien.

4. La Direccin de Almacenes e Inventarios ser la encargada de autorizar o

cancelar las solicitudes de alta generadas por las Unidades Responsables, la

autorizacin o cancelacin de las mismas depender del cumplimiento de los

requerimientos establecidos. 5. Cada bien que sea dado de alta en el Sistema de Inventarios de Bienes

Instrumentales de la Secretaria de Educacin Publica deber ser asignado a un

rea especifica, dicha rea tendr que ser dada de alta previamente en el

Sistema de Control de reas de la Secretaria de Educacin Publica.

III.-Modificacin de Bienes.

1. Una vez que sea dado de alta un bien en el Sistema de Inventarios de Bienes

Instrumentales de la Secretaria de Educacin Publica, el usuario podr hacer

modificaciones sobre los datos de cualquier bien incluyendo el rea de

adscripcin, estas se harn segn las necesidades y los privilegios que el

usuario tengo sobre el sistema.

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2. El usuario podr reclasificar los bienes que cambian de instrumentales a de

consumo, teniendo en cuenta que son bienes instrumentales los considerados

como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan

las dependencias, siendo susceptibles de la asignacin de un nmero de

inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en

el servicio, y que son bienes de consumo los que por su utilizacin en el

desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, tienen un desgaste

parcial o total y son controlados a travs de un registro global en sus

inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Una vez firmado este proceso el bien no figurar en el inventario.

3. Cualquier modificacin a los datos de los bienes hecho en el sistema, es

responsabilidad de la persona encargada del uso del mismo en su plantel.

IV.-Baja de Bienes.

1. El usuario podr realizar la solicitud de baja de cualquier bien instrumental que

este registrado en el Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de la

Secretaria de Educacin Publica, dentro de su Unidad Responsable.

correspondiente.

2. La Direccin de Almacenes e Inventarios ser la encargada de autorizar o

cancelar las solicitudes de baja generadas por las Unidades Responsables, la

autorizacin o cancelacin de las mismas depender del cumplimiento de los

requerimientos establecidos.

V.-Resguardo de Bienes.

1. todo bien instrumental deber estar incluido en el vale nico de resguardo.

2. el resguardo tiene por objeto controlar la asignacin de los bienes muebles a

los servidores pblicos y contendr los datos relativos al registro individual de

los bienes, as como los datos del empleado responsable quien deber firmar el

documento respectivo.

3. los bienes que no sean asignados a ningn usuario, por ser de uso comn,

estarn bajo resguardo y responsabilidad del servidor pblico de mayor

jerarqua que se encuentre en el rea donde se encuentre fsicamente el bien

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VI.-Perfiles de Usuario.

En el Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretaria de Educacin

Publica existen tres perfiles de usuario, estos perfiles estn determinados por los

accesos sobre el sistema que tiene cada uno.

Administrador.

Este perfil se debe otorgar a la(s) persona(s) encargada(s) de monitorear a nivel

global el sistema, ya que tiene todos los accesos existentes para el Sistema de

Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretaria de Educacin Publica y la

acciones que puede llevar a cabo sobre el sistema estarn determinadas por los

privilegios de su firma electrnica.

Responsable nivel Unidad Responsable.

Este perfil se debe otorgar a la(s) persona(s) encargada(s) de manejar informacin

sobre el sistema a nivel de Unidad Responsable ya que tendr acceso a todos los

centros de trabajo y reas que estn dentro de la Unidad Responsable. especificada.

Responsable nivel Centro de Trabajo.

Este perfil va dirigido a usuarios que solo manejan informacin de un centro de trabajo

especifico, por lo mismo los accesos y las posibles acciones que tiene sobre el Sistema

de Control de Personal de la Secretaria de Educacin Publica son limitados.

12

Acceso al Sistema

SIBI-SEP

El Navegador Mozilla Firefox

Para ingresar al sistema X es necesario utilizar el navegador WEB

Mozilla Firefox, si usted tiene instalado ste software en su equipo

deber dirigirse al escritorio de Windows y dar doble clic sobre el icono

con la leyenda Mozilla Firefox para iniciar la ejecucin de dicho navegador.

Si usted requiere instalar por primera vez el navegador referido

puede encontrar una gua de instalacin en el Anexo 1 del presente

manual.

Captulo

3

13

Portal Principal de la DGRMyS

El portal Web de la Direccin General de Recursos Materiales y

Servicios es el nico enlace para ingresar a los sistemas internos de

esta direccin, para acceder a este portal deber contar con una

conexin a Internet y escribir la siguiente direccin electrnica

http://webdgrms.sep.gob.mx/DGRMyS.htm en la barra de direcciones

del navegador como se muestra en la siguiente figura.

Acceso a los Sistemas Internos de la Direccin

General de Recursos Materiales y Servicios.

Existen dos formas para acceder a los sistemas internos, la primera es

dando clic sobre la leyenda Sistemas Internos, la cual se encuentra en el lado izquierdo del men superior de la pgina, la segunda forma

es dando clic sobre el candado ubicado en el men vertical del lado

izquierdo de la pantalla.

Certificado de Seguridad

Existe un certificado de seguridad que requiere ser autorizado por el

usuario de nuestros sistemas antes de comenzar a trabajar con ellos,

debido a que los sistemas internos de la Direccin General de Recursos

Materiales y Servicios utilizan protocolos de seguridad los cuales

aseguran que la informacin manipulada por ellos viaje encriptada o

codificada con el fin de mantenerla ntegra y protegida.

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La siguiente figura muestra la ventana que aparece para notificar a los

usuarios de la existencia de dicho certificado.

Para continuar y poder ingresar al sistema, le recomendamos que de

clic en la opcin que dice Accept this certificate permanently la cual sirve para indicar que aceptamos trabajar con el certificado de

seguridad de manera permanente y as la prxima vez que ingrese a

los sistemas no sea necesario aceptar nuevamente ste certificado,

cuando esta opcin se encuentre seleccionada de clic en el botn OK.

Nota: Tome en cuenta que s da clic en el botn Cancel, no podr

entrar a los sistemas.

Pantalla de autentificacin de usuarios

Una vez que usted visualice la siguiente pantalla, usted deber

introducir el nombre de usuario (Login) y su contrasea (Password)

para tener acceso al sistema.

Nota: Para poder acceder a los sistemas, debemos contar con un

Login y Password, si usted aun no los tiene, o bien, olvido esta

informacin puede solicitarla en el Centro de Atencin Telefnica (CAT)

Salir del Sistema

Introducir Login y

Password y

despus dar clic en

Entrar

Ligas para descargar el

software requerido para

trabajar con los sistemas

de la DGRMyS.

Regresar a la

pgina de la DGRMyS

15

de la Direccin de Planeacin al conmutador de la SEP Extensiones:

25730 y 25741 (Cercirese que al momento de llamar tenga a la

mano la CURP del usuario).

Si el login o password que introdujo son incorrectos visualizar el

siguiente mensaje.

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Indica claramente para poder trabajar correctamente con los sistemas es necesario

tener actualizado su explorador de Internet, en este caso l Netscape el Mozilla

(Recomendado), para que s muestren todas las propiedades y las animaciones del

portal.

Adems la configuracin en el monitor debe tener una resolucin de

pantalla a 1024x768 pxeles y una calidad de color de 16 bits de alta

densidad, esto es para se pueda observar todos los objetos y datos en la

pantalla.

Al hacer click en o bien en nos manda a la siguiente

pantalla.

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Men de Sistemas

Una vez que hayan sido verificados sus datos visualizar la pantalla

que contiene el men de los sistemas a los que usted tiene acceso. En

esta pantalla debe aparecer el nombre del sistema al que quiere

ingresar, de no ser as deber comunicarse al CAT para solicitar el

acceso.

Su nombre completo, la clave de la unidad administrativa a la que

pertenece y su rea de adscripcin estarn presentes en la parte

superior de la pantalla mientras este trabajando dentro de los

sistemas, tenga en cuenta que todos los procesos que realice dentro

del sistema quedarn asociados con dicha informacin.

Muestra un men que

indica cuales son los

sistemas a los que

tiene acceso el usuario

En la identificacin de

sesin describe los

datos del usuario:

UR, rea y Nombre.

17

MDULOS DEL SISTEMA

Al dar click aparece el men principal del sistema SIBISEP, el cual consta de

cinco opciones:

En la parte inferior de la pantalla aparecern las modificaciones mas recientes hechas

al sistema

Captulo

4

18

ALTA DE BIENES

Para llevar a cabo el procedimiento de alta de un bien dentro del sistema

SIBISEP, se tiene que aplicar el siguiente procedimiento, primero capturar la informacin requerida en l modulo de alta, posteriormente se tiene que

remitir la documentacin soporte que avale este movimiento a la Direccin

de Almacenes e Inventarios de la DGRMyS, para ser tramitada y una vez

aceptada (Autorizada), se convierta en un registro de alta dentro del

inventario de la UR que la solicit.

El nmero de folio que genera el sistema cuando se realiza la Solicitud de

Alta, es el factor que permitir dar seguimiento a este proceso, para que

despus se genere un folio de Alta y los bienes se integren a su inventario.

19

MODULO DE ALTA DE BIENES

SOLICITUD DE ALTA DE BIENES

Aqu vemos una

pantalla con tres

opciones las cuales

son: Solicitud de Alta

de Bienes, Estado de

la Solicitud del Alta y

Consulta.

Solicitud de Alta de

Bienes.- Registra la

solicitud de alta de

un bien que est

ubicado en un rea.

Captulo

5

20

Seleccionar el Centro de Trabajo que se encuentran tambin previamente

establecidos y autorizados con la clave definida por la UR 210, Direccin de

Planeacin, Programacin y Presupuesto (DGPPP).

Seleccionar el rea del Centro de Trabajo que se encuentran tambin

previamente establecidos y autorizados por las mismas Unidades

Responsables y la Direccin de Almacenes e Inventarios.

Se puede observar que aparece otro cuadro para clasificar el bien

instrumental en la familia CAMBS.

Se puede observar los datos para escoger el tipo de bien instrumental y

consumible de forma general en la familia CAMBS.

Para escoger el bien de forma especfica se selecciona una de las

21

opciones de la variable CAMBS.

Se puede observar que los datos que se introdujeron al sistema quedan

seleccionados. Posteriormente aparece un cuadro que es la Entidad

Federativa a donde pertenece la UR. Se escoge la Entidad Federativa donde

perteneciente la UR donde se da de alta el bien.

De la eleccin de todos estos elementos se conforma el numero de inventario.

Numero de Inventario

El numero de inventario esta conformado por 28 digitos.

Ahora se captura los datos del bien de forma ms exacta y se requiere de

la siguiente informacin :

Descripcin (Detallar ms el concepto del bien, marca, tipo, serie, etc.).

Adquisicin (mostrar por que medio obtuvo el bien).

Valor (del bien en Moneda nacional, slo el nmero, sin comas, signos,etc.).

Documentacin soporte (nmero de factura, recibo, fecha, etc.).

Fecha de adquisicin (Fecha del da que lleg el bien, no de la captura).

Cantidad (El no. de bienes que cumplan exactamente con las mismas

caractersticas se podr utilizar esta opcin).

Ramo

UR CT CAMB

Ao

Consecutivo

o Entidad

22

Es importante que seleccione la forma de adquisicin, las cuales son:

EA Entrada de almacn, CD Compra directa, DO Donacin, NP Nacencia produccin, SI Indocumentacin, RP Reposicin, TR Transferencia, RE Reasignacin.

Se introduce la fecha de Adquisicin con una lista en cada dato, da, mes,

Ao (viene los 31 das, los 12 meses y el ao desde 1980 a la actualidad).

Nmero de bienes a dar de alta. (No ms de 250 por folio!) Si existen ms

bienes de las mismas caractersticas por ejemplo 300, se registran 250 y

posteriormente los otros 50. Para dar otra alta se realiza el mismo

procedimiento de click nuevamente en Agregar (cada vez que se agregue

otro(s) bien(es) se va al mismo folio) y al autorizarse el folio se respetar l

rea a donde los bienes se han capturado.

Para terminar con la alta damos click en Registrar, esto es si ya no va

capturar ms bienes y se proceder a Firmar Electrnicamente, (sino da clic

en el botn Registrar , perder todas las capturas que se realizaron para generar folio).

NOTA: El precio se debe

poner sin separar los

millares, solo puntos

decimales.

23

Es muy importante que marque esta opcin

porque se verificar con la documentacin

soporte que se solicite y debe de cuadrar.

Cuando se termina de registrar la Solicitud Alta de un bien aparece una

pantalla con todos los datos que se dieron del(os) bien(es) a dar de alta por

el sistema.

si no est seguro de los bienes que se registraron puede eliminarlos seleccionndolos

con la columna de la parte derecha, ya

teniendo los bienes necesita dar otro bien se da clic en el botn Agregar otro Bien regresa a la pantalla de la captura de los bienes, en el caso contrario puede hacer clic en el men auxiliar el botn Regresar.

En el caso de que se eliminen todos los bienes con el botn Eliminar aparecer la Alta de Bienes aparecer este mensaje:

En el caso de que se presione el botn Firmar, aparecer un cuadro que indica qu movimiento se realizar:

Al introducir la clave de la Firma Electrnica son 15 dgitos ni uno ms ni uno menos, se permite letras y nmeros, excepto caracteres especiales, para

solicitar su Firma Electrnica debe mandarse por oficio a la Direccin de

Planeacin dirigido al Director argumentando que necesita del uso de la

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Firma Electrnica, despus marcar al CAT para preguntar los procedimientos

de dicha firma para que la d de alta y pueda realizar de todos los

movimientos que desee realizar.

Entonces pude cancelar o realizar otro intento:

Al firmar correctamente aparece el mensaje de quin firm y

posteriormente hacer clic en CONTINUAR.

Al firmar correctamente y dar clic en continuar aparecen los bienes

Solicitados con No. SEP y No. de Inventario, Descripcin y Valor, pero muy

importante en revisar el No. de Folio de Solicitud:

25

Estado de Solicitudes

de Alta.- Son las

Solicitudes de alta

donde ya han sido

registrados o

cancelados los

bienes que estn

ubicados en un rea.

Tambin aqu s

pueden Editar los

bienes que requieran

alguna correccin

antes de ser

autorizadas la

solicitudes.

Posteriormente aparecer una pantalla como esta:

Es un pequeo buscador de todos los Folios de Solicitud y los Folios de Alta

(Para la DAI) en una UR (Folios de Solicitud y Alta Cancelados Autorizados).

Para el usuario para visualizar su nuevo Folio de Solicitud de Alta s

selecciona en la parte derecha de la etiqueta y en el crculo dar clic y

Aparecen otras opciones:

26

Se observa que aparecen las opciones de SOLICITUD automticamente en

CANCELADA y AUTORIZADA con no, puesto que en los folios no se han autorizado o cancelado por la DAI.

Si se marca no en CANCELADA por lgica s deshabilitan las opciones de AUTORIZADA (no se autoriza un folio cancelado). Entonces por cada seleccin que se haga cambia en la lista que s

presenta en la opcin de FOLIO SOLICITUD, se busca el No. de Folio que ya

fue solicitado hacer clic en el No.

Despus hacer clic en el botn inferior Consultar:

En esta parte es donde el usuario todava puede realizar cambios a la

informacin de sus bienes, si existe un error se puede modificar por bloque o

agregado de los bienes. Se muestra como encabezado la informacin

principal dentro del folio de que UR, CT y rea se solicita.

En la parte de AUTORIZACIN DE BIENES es donde la DAI (no el usuario), se encarga de revisar si los bienes solicitados pasan o no al inventario, por lo

tanto en sta parte se da clic en el Men auxiliar en el botn IMPRIMIR para que sea parte de la documentacin soporte y se enve a su enlace para que

27

autorice todos los bienes o slo los que pasaron la revisin.

Volviendo con la opcin de poder realizar unos ltimos cambios en los Folios

de Solicitud se procede a ir a la EDICIN DE GRUPO DE BIENES en la columna EDITAR:

Entonces aparecer un apartado, en donde se podr modificar ciertos

campos dentro de la informacin de los bienes dentro del folio, slo s

corregir la Descripcin, Valor, Documentacin Soporte y Forma de

Adquisicin:

Se procede a realizar los cambios deseados y se da clic en el botn

Actualizar. Se proceder a firma electrnicamente de nuevo, se pueden hacer los

cambios necesarios:

28

Entonces se mostrar un mensaje que ya fueron hechas las modificaciones

correspondientes con el no. de bienes y en qu folio, hacer clic en Cerrar.

Entonces se vuelve a consultar el mismo folio de solicitud y se comprueban

los cambios:

Cuando los bienes son autorizados se muestra la informacin que ya fue

autorizado, poner en AUTORIZADA opcin si, buscar folio y consultar:

Se mostrar el Folio de Alta, Fecha de Alta, la persona que autoriz esos

bienes y una lista de los bienes autorizados, en algunos casos cuando los

bienes no pasan no son palomeados entonces son los bienes rechazados:

29

30

Consulta

Muestra todas las

solicitudes que ya fueron

autorizadas.

Es un modulo solo de

consulta ya que la

informacin disponible no

se puede editar.

Si damos clic en l numero de folio de alta nos aparecen mas detalles de la solicitud

seleccionada. Como son los datos de los bienes, as como el nombre de la persona que

autorizo los bienes.

DESALOJO Y BAJA

31

Para llevar a cabo el procedimiento de baja de un bien dentro del sistema

SIBISEP, se tiene que aplica el siguiente procedimiento, primero capturar la

informacin requerida en l modulo dentro de el, posteriormente se tiene

que remitir la documentacin soporte que avale este movimiento a la

Direccin de Almacenes e Inventarios de la DGRMyS, para ser tramitada y

una vez aceptada, se convierta en un registro de baja dentro del inventario

de la UR que la solicito.

Nota: En los tipos de Baja existe la opcin de Baja por Duplicidadque es una opcin administrativa dentro del sistema, en el cual indica una

correccin al inventario de manera que no altere el mismo y es solicitado por

la Unidad.

32

MODULO DESALOJO Y BAJA

SOLICITUDES DE

DESALOJO Y BAJAS

Al hacer clic en este apartado

nos manda una pantalla con

varias opciones.

Captulo

6

33

Bsqueda rpida de bienes.

Aqu podemos buscar algn bien utilizando el no. sep o el no. de inventario, cabe

mencionar que el sistema restringe a un solo bien por bsqueda.

Solicitud de desalojo de bienes.

Se elige el centro de trabajo y el rea donde estn asignados los bienes que se

quieren desalojar, especificamos si son bienes informaticos o bienes NO informaticos y

se da clic en buscar

ya que aparecen los bienes que estn en el rea seleccionada, elegimos cual(es)

bien(es) necesitamos desalojar y damos clic en solicitar desalojo.

34

Solicitud de Baja Directa de Bienes.

Se elige el centro de trabajo y el rea donde estn asignados los bienes que se

quieren dar de baja, especificamos si son bienes informaticos o bienes NO

informaticos y se da clic en buscar .

ya que aparecen los bienes que estn en el rea, seleccionamos cual(es) bien(es) se

necesita dar de baja, y se da clic en solicitar baja directa.

Despus nos manda una pantalla con los bienes seleccionados, opciones de causa de la

baja y un recuadro para poner observaciones sobre la baja.

35

una vez elegida la causa de la solicitud, nos aparece la opcin de firmar

electrnicamente la solicitud para completar el proceso.

Se proporciona la firma electrnica y se da clic en Firmar Solicitud.

Si la firma es correcta nos aparecer un mensaje que confirma que el movimiento se

realizo exitosamente y que nos proporciona l numero de folio de solicitud que genero

el movimiento.

Si damos clic en la opcin continuar bajas regresaremos al men de bajas y desalojo.

Solicitud de Disposicin Final.

Se elige el centro de trabajo y el rea donde estn asignados los bienes que se

quieren mandar a disposicin final, especificamos si son bienes informaticos o bienes

NO informaticos y se da clic en buscar .

ya que aparecen los bienes que estn en el rea, seleccionamos cual(es) bien(es) se

necesita mandar a disposicin final, y se da clic en solicitar disposicin final.

36

despus nos manda una pantalla con los bienes seleccionados y aqu podemos elegir la

causa por la cual hacemos esta solicitud, tambin tenemos espacio para poner el

acuerdo del comit, el no. de oficio de autorizacin o soporte documental y tenemos

un espacio para poner observaciones.

Una vez que llenamos los campos correspondientes y elegimos la causa de la solicitud

de disposicin final, nos va a aparecer el botn de Firmar solicitud, damos click en este

botn y aparecer el espacio para firmar.

Ya que firmamos la solicitud aparecer el folio que se genero de esta solicitud y

confirma que el movimiento se realizo exitosamente.

ESTADO DE LAS SOLICITUDES DE BAJA

37

Este apartado nos sirve para

consultar las solicitudes de baja

que hemos realizado en nuestra

unidad responsable. las podemos

consultar utilizando diferentes

criterios de bsqueda.

Podemos consultar las solicitudes utilizando diferentes criterios de bsqueda como son,

por numero de folio, por status de la solicitud o por causal de la solicitud.

Al hacer una eleccin de cualquiera de estas opciones nos va a aparecer detalles de el

folio elegido, en el siguiente ejemplo se eligieron las solicitudes con status de no

canceladas.

38

Al elegir algn numero de folio de la lista, nos mandara una pantalla con los detalles

del folio elegido.

Nota: la informacin es solo de consulta, no podemos editar nada de esta informacin.

39

MDULO DE CONSULTAS

Es solo el Mdulo sin opciones, el cual puede un consultar todos los bienes

de la SEP, sin realizar ningn movimiento cambio alguno, slo que desee

modificar un bien en especfico.

Muestra automticamente la ubicacin del usuario (UR, CT, rea) que va a

consultar sus bienes.

Captulo

7

40

Para escoger en un Centro de Trabajo y rea especfica, se debe

seleccionar en los cuadros de la derecha palomeando si desea consultar

slo el CT (Todas las reas dentro de ese CT), y el rea (Especfico slo un

rea).

Posteriormente se implementa la opcin de escoger cul Base de Datos s

desea consultar (SIBI SIBISEP), para que no haya confusin por ello en el SIBI

estn cargados los bienes que no han sido validados ni modificados (no es

necesario seleccionar el rea, porque estn todos en un Centro de Trabajo,

en el SIBISEP se encuentran los bienes que ya han sido actualizados y

modificados, y es necesario seleccionar un rea.

Despus pasa al cuadro de los CRITERIOS ESPECFICOS DE BSQUEDA, l cual se puede seleccionar ms de un criterio para realizar una consulta ms

concreta a los bienes que se desean consultar.

41

En algunos criterios se seleccionan automticamente pero en otro se debe

palomear el criterio deseado.

Por ejemplo si no se selecciona el Tipo de movimiento, se mostrarn los

bienes de alta, baja y reclasificacin (todos), tanto el No. de Inventario como

No. SEP slo mostrarn un bien a la vez, la Descripcin se mostrarn los bienes

que tienen esa(s) palabra(s) especficas dentro de la descripcin de los

bienes.

En el caso de los bienes de Alta aparece una lista que muestra un criterio

de bsqueda todava ms especfico, puede dejar todos o bien seleccionar

uno de la lista (Entrada de Almacn, Compra Directa, Donacin, Nacencia

Produccin, Indocumentacin, Reasignacin y Transferencia):

En el caso de los bienes de Baja aparece otra lista en la misma ubicacin

pero si son otros criterios que se toman en cuenta para realizar la bsqueda

deseada, tambin se puede dejar todos o bien seleccionar uno de la lista

(Inutilidad, Robo, Extravo, Siniestro-Accidente o Muerte, Reasignacin,

Duplicidad):

42

Para el caso de Reclasificacin no tiene una lsta dado que son ya bienes

de consumo no instrumentales.

Para una bsqueda ms compleja se cuenta con la opcin por Catlogo

CAMBS, que realiza una bsqueda por categoras, ejemplo una consulta de

puros vehculos, computacin, etc., en el caso de la fecha de Alta se maneja

de cuando se captur el bien(es) en el sistema, tanto los de un da como los

de un mes hasta los de un ao, seleccionando todos en el da mes de la fecha, esta opcin es de complemento para las bsquedas ms especficas.

Despus de seleccionar los criterios deseados, se procede a consultar y

mostrar el resultado de la consulta, desde la UR, CT y rea (Segn lo

seleccionado), con los criterios de Bsqueda seleccionados:

43

Muestra el No. SEP, No. de Inventario, Descripcin, Valor y en la parte

derecha muestra s el bien En SIBI? si dice SI viene de SIBI (validado) y dice NO viene del SIBISEP (autorizado por la DAI).

En el caso de que no existan bienes en el rea, CT se muestra la siguiente

pantalla:

En el caso de una consulta normal de todos los bienes muestra opciones

que le ayudan a la impresin del inventario que se presentan a continuacin:

44

Si desea visualizar los datos completos del bien deseado, entonces debe

dar clic sobre el No. SEP el No. de Inventario:

* En el caso de consultar un bien validado presenta la informacin de las

dos Bases de Datos, que se refieren al mismo bien:

45

Presentar la informacin SIBISEP que es la actual y puede ser modificado:

La informacin SIBI, son el inventario que se tena en el anterior sistema

donde fue Migrado por la Direccin de Planeacin como ayuda a que las

Unidades no tengan que capturar su inventario nuevamente, pero esta no

ser modificada dado que en la validacin se pueden hacer las

modificaciones y actualizaciones correspondientes.

* En caso de consultar un bien no validado presentar la informacin de

slo la Base de Datos SIBISEP:

46

* En el caso de consultar los bienes de la Base de Datos SIBI donde s

concili con la DAI, se consulta simplemente cambiando la seleccin de la

Base de Datos y sin seleccionar rea:

Si desea una lista de todos los bienes del SIBI no validados, puede

seleccionar el texto subrayado de azul que dice De la bsqueda, mostrar slo datos_NO_ validados en SIBISEP:

Para visualizar los datos a validar:

VALIDACIN Y ASIGNACIN DE BIENES EN LAS REAS

Con el fin de garantizar la calidad de la informacin se dispuso que l

47

SIBISEP contara con l modulo de validacin. Este modulo aplica sobre las

dos bases tanto la de SIBI como tambin sobre la de SIBISEP, en especial

sobre la de SIBI la informacin que contiene se requiere sea validada y

trasferida a la base de SIBISEP, una vez validados los datos del bien estos

podrn ser asignados a las reas y a su vez al personal que los resguardan.

48

MDULO DE MODIFICAR

VALIDACIN DE BIENES / ASIGNACIN DE REA (SIBI-SIBISEP)

El primer paso que

debemos hacer es

distribuir todos los

bienes que tenemos

en SIBI dentro del

Centro de Trabajo, a

que se han registrado

sus respectivas reas

y Verificar los datos

en el sistema para

aplicar alguna

correccin en el caso

que as lo requiera,

seleccionamos la

opcin Validacin de

Datos / Asignacin de

rea (SIBI-SIBISEP).

Captulo

8

49

Para validar los bienes se hace el mismo proceso de bsqueda del Mdulo

de CONSULTAS, pero la diferencia es que en la Base de Datos slo aparecer

SIBI.

En este mdulo slo podrn validar los bienes de la UR donde pertenece l

usuario no otros bienes de otra UR.

Al ubicar al bien se da clic en el No. SEP en el No. de Inventario y aparecer

en el ttulo VALIDACIN DE BIEN - SIBISEP y el No. SEP, en la parte del cuadro se muestra la informacin SIBISEP UR, CT pero no est el rea, entonces para

distribuir los bienes a sus respectivas REAS, aqu podemos hacer alguna

correccin (si es necesario) y seleccionar el REA que le correspondiente al

bien, al final se verificar consultando el bien ya integrado en SIBISEP.

50

51

MODIFICACIN DE DATOS

Para realizar las

actualizaciones y

correcciones debidas

en la informacin del

SIBISEP de todos los

bienes nuevos y

validados se procede

a seleccionar la

opcin de

Modificacin de

Datos.

Para modificar los

bienes se hace el mismo

proceso de bsqueda del

Mdulo de CONSULTAS, pero la diferencia es que en la Base de Datos slo

aparecer SIBISEP.

Aparecer la informacin en esta pantalla los datos de la Unidad

Responsable y una lista de los bienes.

Entonces al localizar al bien, se da clic en el No. SEP. No. de Inventario y

52

se muestra los datos ya habilitados para que se puedan modificar, excepto l

No. de Inventario, Estado del Bien y Resguardo:

Al realizar este cambio el sistema le indica que usted modific el bien y s

procede a consultarlo de nuevo:

53

Se muestran los cambios inmediatamente:

54

RECLASIFICACIN

En esta opcin son

los bienes que pasan

por su procedimiento

a ser de consumo y la

DAI (Direccin de

Almacenes e

Inventarios) ya no

toma en cuenta estos

bienes, slo toma en

cuenta los bienes

de Alta y Baja, dentro

de bienes

instrumentales,

entonces se va a la

opcin de

Reclasificacin.

Para reclasificar los bienes se hace el mismo proceso de bsqueda del

Mdulo de CONSULTAS, pero la diferencia es que en la Base de Datos slo

aparecer SIBISEP.

Aparecen los datos del bien que se va a reclasificar:

55

Entonces antes de realizar este proceso debe saber que el bien ya no s

modificar en el tipo de movimiento, quedar como reclasificado y no s

podr realizar un Cambio de Adscripcin a UR ni Cambios de Adscripcin

Internos (CT ni rea).

NOTA: Si desea saber ms informacin comunicarse con su enlace en Direccin de

Almacenes e Inventarios antes de firmar cualquier reclasificacin de los bienes.

Aparece el mensaje de que usted reclasific el bien y debe consultarlo de

nuevo:

56

Da la consulta inmediatamente y para finalizar en una futura consulta del

bien seleccionar el No. SEP y el Tipo de Movimiento como Reclasificacin.

57

CAMBIO DE ADSCRIPCIN

Cuando necesitamos cambiar los bienes de una rea a otra rea dentro del mismo

Centro de Trabajo o entre Centros de Trabajo de la misma UR hacemos un Cambio de

Adscripcin dentro de la misma Unidad Responsable, los Cambios de Adscripcin

Internos

entre reas pueden efectuarse sin la autorizacin de la DAI dentro del sistema

SIBISEP, y

cuando se trata de cambiar un bien de una UR a otra UR se trata de un Cambio de

Adscripcin entre Unidades Responsables las cuales son autorizadas por la

Direccin de

Almacenes e Inventarios.

EN L MODULO DE

MODIFICACIONES SE

DEBE DE

SELECCIONAR LA

OPCIN DE

CAMBIO DE

ADSCRIPCIN CAMBIO DE ADSCRIPCIN DENTRO DE LA MISMA UR CAMBIO DE ADSCRIPCIN ENTRE URs EN ESTA OPCIN NO SE REQUIERE DE INTERACTUAR CON EN ESTA OPCIN REQUIERE DE INTERACTUAR CON LA

LA DAI YA QUE LOS VALORES GLOBALES DEL INVENTARIO DAI YA QUE LOS VALORES GLOBALES DEL NO CAMBIAN, SIN EMBARGO ESTO NO EXCLUYE LA POSIBILIDAD INVENTARIO CAMBIAN. SE REQUIERE LA DE CONTROLES INTERNOS DOCUMENTACIN SOPORTE EN LO QUE COMPETE AL PERSONAL ESTE DEBE DE ESTAR IDENTIFICADO EN DONDE FSICAMENTE LABORAN. POR TAL MOTIV SI TENEMOS LOS BIENES EN DONDE SE ENCUENTRAN FSICAMENTE Y AL PERSONAL DONDE PRESTA SUS

SERVICIOS SE PODR OBTENER EL RESGUARDOREAL DE LOS BIENES. ES FUNDAMENTAL CONTAR CON LA INFORMACIN CORRECTA TANTO EN EL SISTEMA DE REAS COMO EN EL DE PERSONAL

EN CUANTO A LAS REAS ES UN REQUISITO DEL SISTEMA QUE LOS CCT Y LAS REAS ESTN DADOS DE ALTA YA QUE EN REALIDAD EL INVENTARIO SUFRE UNA DISGREGACIN HASTA EL NIVEL DE REA QUE USTED ESPECIFIQUE, Y POR TAL MOTIVO LA REVISIN E INTEGRACIN DEL INVENTARIO SE PUEDE DEFINIR HASTA UN NIVEL DE OFICINA, AS DE ESTA FORMA LOS BIENES ESTARN ASIGNADOS Y REALMENTE IDENTIFICADOS EN EL SITIO EN DONDE FSICAMENTE SE ENCUENTRAN.

58

CAMBIO ENTRE UNIDADES REPONSABLES

Existe un Submen

que es ms

especifico tratndose

los cambios de los

bienes. Se selecciona

Cambio entre

Unidades

Responsables

Obtenemos un cuadro

de bsqueda ms

simple, sin criterios,

pero es

indispensable que se seleccione el Centro de Trabajo y el rea donde se encuentra el

bien , si no se realiza no podr realizar los Cambios de Adscripcin.

Si selecciona un rea que no tenga bienes aparecer el siguiente mensaje:

59

Cuando se ubican los bienes en el rea deseada solamente aparecern

los bienes de Tipo de Movimiento Alta, no aparecern los bienes dados de

baja o los que estn en Folios de Solicitud de Baja (Pendientes).

Se puede seleccionar todos los bienes en el cuadro superior de la derecha,

o bien se puede seleccionar uno o ms bienes segn sea necesario:

Al dar clic en el botn eliminar asociacin con rea aparecern los bienes y una aclaracin, de que los bienes pueden tener ya un Resguardo, por lo tanto se debe

verificar...

Se visualiza la informacin del usuario y su ubicacin:

Se da clic en detalle

para visualizar la

informacin del

resguardante.

60

Tomando un bien sin resguardo, se procede a realizar un cambio:

Al solicitar el Cambio aparece un mensaje de comprobacin si se ha

verificado al rea a la que se ubicar el bien:

Lo recomendable es no

mover el bien hasta que

se quite el resguardo a la

persona aunque el

sistema permite el

movimiento se procede

mejor quitar los vnculos

de relacin del

bien usuario.

Ubicacin origen

Ubicacin destino

Viendo que no hay

resguardo, se solicita el cambio de adscripcin

61

Si se selecciona afirmativamente se mostrar un Folio de Solicitud de

Cambio de Adscripcin entre Unidades Responsables.

Como se observa no se requiere firma electrnica, para consultar el Folio se

ver en la opcin de Reporte de Cambios de Adscripcin.

CAMBIO DENTRO DE LA MISMA UNIDAD RESPONSABLE

Existe un Submen

que es ms

especifico que

trata los cambios de

los bienes de forma

interna, se selecciona

Cambio dentro de la

misma Unidad

Responsable (

Cambios de

Adscripcin Internos).

Obtenemos un cuadro de bsqueda ms simple, sin criterios, pero es

indispensable que se seleccione el Centro de Trabajo y el rea, si no se

62

realiza no podr realizar los Cambios de Adscripcin.

Se realizan los mismos procedimientos como en la opcin anterior, slo

cambiar la opcin de la seleccin a cual UR se enviar, sino a cual CT

cul rea se reubicar el bien(es).

Al seleccionar el bien, se proceden con los mismos pasos que un Cambio

de Adscripcin entre Unidades Responsables:

Se procede a Firmar Electrnicamente:

Ubicacin destino Viendo que no hay

resguardo, se firma el

cambio de adscripcin

63

Y finalmente se muestra un mensaje con el folio de Cambio de Adscripcin,

el cual se debe de anotar para el control interno del cambio de los bienes:

REPORTE DE CAMBIOS DE ADSCRIPCIN

Existe un Submen

que especifica lo Folios

de los cambios de

bienes, se selecciona

Reporte de Cambios

de Adscripcin.

Se muestra una pantalla en la cual se consultarn los Cambios de

64

Adscripcin y se pueden buscar por tipo (internas o externas).

Se seleccionan los Cambios de Adscripcin si son atendidos, no atendidos o

cancelados, para una bsqueda ms especfica se selecciona la fecha deseada:

Cuando se consulta un Cambio de Adscripcin ya sea Atendido, No Atendido o

cancelado, aparece el reporte con el Folio de Solicitud, Origen (rea), Destino (rea) y

Solicitud, quin solicit:

Si da clic en el No. de Folio, Donde Dice Detalles aparece el movimiento y

quin los autoriz:

65

En la opcin de No Atendido abajo del No. de Folio dice Atender (lo hace la DAI) bien si el Usuario desea cancelar el Folio, puede hacerlo:

Al solicitar la cancelacin del cambio de adscripcin aparecer este mensaje:

Al dar clic en aceptar el cambio de adscripcin quedara cancelado.

Cuando el Usuario desea que le autoricen su Cambio de Adscripcin entre

Unidades Responsables, slo la Direccin de Almacenes e Inventarios realiza

este movimiento:

Cuando el Usuario mande la documentacin (oficio, doc. Soporte, etc.) la

Direccin de Almacenes e Inventarios revisar quin lo solicit y decidir si se

cancela o autoriza, en este caso se autorizar un Folio:

Un enlace de la DAI, realizar la autorizacin con su Firma Electrnica,

66

MDULO DE RESGUARDOS

Teniendo ya capturadas

las reas (En el Sistema

de Control de reas

SICA), y el Personal (En el Sistema de

Control de Personal

SICOPE) y asignado los bienes a sus

respectivas reas,

llevamos a cabo el

resguardo de bienes:

En la primer pantalla debemos elegir: Unidad Responsable, Centro de Trabajo, rea y

Persona.

Despus de seleccionar a la persona tendr disponible las siguientes opciones:

Captulo

9

67

Mostrar Resguardos En este apartado se muestran los bienes asignados a la persona.

tambin se muestran las siguientes opciones.

Observaciones. Si desea agregar algn comentario en el vale de resguardo,

primero debe seleccionar la casilla de Agregar a Modificar Observaciones, despus poner el comentario correspondiente y por ultimo dar clic en el botn Guardar Observaciones

Quitar. Si desea eliminar el resguardo de uno o mas bienes, debe seleccionarlo(s) en

la parte derecha de la pantalla y despus dar clic en el botn Quitar, al solicitar la

eliminacin del resguardo, aparecer una pantalla que muestra el bien que

seleccionamos y que nos pide la firma electrnica para finalizar el movimiento.

68

Se procede a firmar electrnicamente.

Al firmar, nos mandara un mensaje de que el procedimiento se concluyo

satisfactoriamente

Generar Vale de Resguardo.

El vale de resguardo es un documento que contiene los datos de la persona

resguardante, as como los datos de los bienes que tiene a su resguardo.

En este caso el sistema nos da dos opciones para obtener el vale de resguardo.

En ambos casos nos manda

un formato como el siguiente y ambos tienen la opcin de imprimir.

69

Generar Etiquetas (Cdigo de Barras)

En este apartado podemos generar las etiquetas de cdigo de barras con las cuales

podemos identificar los bienes de nuestro inventario, podemos generar las etiquetas de

todos los bienes que una persona tenga resguardados pero tambin tenemos la opcin

de generar solo las etiquetas que necesitemos, para hacer esto seleccionamos en la

parte derecha de la pantalla los bienes de los cuales queremos obtener las etiquetas.

Ya que tenemos seleccionados los bienes, damos click en el botn de Generar

etiquetas de los bienes seleccionados y nos aparecer una pantalla como la siguiente:

En este formato se especifican los nmeros SEP de las etiquetas que se van a generar

y nos da la opcin de elegir la posicin de la plantilla en la cual queremos iniciar a

imprimir, esta opcin es muy til cuando tenemos plantillas parcialmente utilizadas,

despus de verificar que son los bienes necesarios y de especificar la posicin de inicio

de impresin damos click en el botn generar.

70

Al elegir esta opcin nos manda un documento en formato pdf, con los cdigos de

barras de los bienes asignados a una persona.

AADIR RESGUARDOS

Al elegir esta opcin aparecen los bienes que no tienen resguardo alguno, pero se

encuentran en el rea

Estos bienes estn en espera de asignacin, y se seleccionan a la derecha de la

pantalla los que quieran ser resguardados y se da clic en Agregar, al momento de

pulsar Agregar se le presentar una ventana preguntndole si ha elegido el BIEN

correctamente, si usted esta seguro de haber elegido correctamente, presione Firmar

para asignar el bien a la persona en el rea seleccionada.

Ya que firmo, aparecer una pantalla donde le informan que el proceso finalizo

exitosamente.

No SEP

No. de Inventario

Precio

Centro de Trabajo

al que Pertenece

Descripcin

71

NOTA: Los datos de asignacin de bienes NICAMENTE se guardarn hasta que usted

firme el resguardo. Si cierra su explorador de Internet sin firmar el resguardo, las

asignaciones realizadas NO se guardarn.

VER RESGUARDOS EN ESPERA DE FIRMA

En esta opcin podemos ver los bienes que ya asignamos pero que no hemos firmado.

podemos visualizar los resguardos pendientes de firma para asignarlos

permanentemente, si no existen resguardos en espera de firma aparecer la siguiente

leyenda.

POSIBLE ERROR.

Como medida de seguridad, despus de identificarse, si usted no utiliza su

navegador en un lapso de tiempo determinado (20 minutos

aproximadamente), el sistema destruye la sesin en la cual se guardan sus

datos como usuario identificado, por lo que al intentar realizar algn

movimiento dentro del mismo, le aparecer un mensaje diciendo: su sesin

ha expirado. Por lo que tendr que identificarse de nuevo para poder seguir

trabajando.

Es importante sealar que si su sesin expira antes de que usted firme los

bienes resguardados, estos se eliminarn y tendr que asignarlos de nuevo.

Y tambin si desea firmar:

CONFIGURACIN E INSTALACIN

La configuracin del software es dependiendo del navegador o browser

de Internet seleccionado, lo cual ya se ha recomendado que sean las

ltimas versiones y el navegador de ms preferencia es el Mozilla FireFox. Referente a la instalacin slo es acceder a los sistemas internos del portal,

lo cual no se queda guardado en el equipo de trabajo, lo cual es muy fcil

72

empezar a operar el sistema.

En cuanto al equipo se necesita una computadora con las siguientes

caractersticas:

- Memoria: 64 RAM.

- Procesador: Pentium III.

- Disco Duro: 3 GB.

- Hardware: Conexin a Internet por LAN Lnea telefnica.

- Conexin a Internet.

GLOSARIO DE TERMINOS

A.- rea.

CAMBS.- Catlogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios.

CAT.- Centro de Atencin a Clientes.

CT.- Centro de trabajo.

DGRMyS.- Direccin General de Recursos Materiales y Servicios.

SEP.- Secretara de Educacin Pblica.

UR.- Unidad Responsable.

DGPPP.- Direccin General de Planeacin, Programacin y Presupuesto.

SECODAM.- Secretara de Contralora Y Desarrollo Administrativo.

SIBI.- Sistema de Inventario de Bienes Instrumentales.

DAI.- Direccin de Almacenes e Inventarios.

Altas:

EA.- Entrada de almacn.

CD.- Compra directa.

DO.- Donacin.

NP.- Nanencia produccin.

SI.- Indocumentacin.

RP.- Reposicin.

TR.- Transferencia.

RE.- Reasignacin.

Bajas:

ILP.-Inutilidad.

M.- Siniestro, Accidente muerte.

R.- Robo.

E.- Extravo.

DU.- Duplicidad.